Quản trị Quy trình Thực Hiện Hợp Đồng Nhập Khẩu Thiết Bị Điện, Linh Kiện Điện Tử
MỤC LỤC
Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài khóa luận là quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử của Công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp tổng hợp, thống kê: các dữ liệu đƣợc tính toán và tổng hợp, chọn lọc từ nhiều nguồn khác nhau trong Công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới, sau đó đƣợc đƣa vào các loại bảng biểu trong phần mềm Microsoft Excel để thống kê các chỉ tiêu kết quả kinh doanh và thực trạng các bước quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Cuối cùng, dựa trên thông tin đã phân tích và đánh giá, tác giả sẽ tổng kết kết quả và đề xuất các phương pháp quản trị tốt nhất để cải thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Cổ phần Năng lƣợng và Tầm nhìn Mới.
Kết cấu của khóa luận
Phương pháp so sánh: dựa trên những dữ liệu đƣợc thống kê, tác giả tiến hành đối chiếu các số liệu với nhau theo một tiêu chí nhất định với cùng một đơn vị so sánh và đối chiếu số liệu giữa các thời kỳ để cho thấy biến động. Từ đó, tác giả đánh giá thông tin từ các tài liệu đó phõn tớch để hiểu rừ hơn về quy trỡnh thực hiện hợp đồng nhập khẩu, những thách thức và cơ hội có thể phát sinh, cũng nhƣ các yếu tố rủi ro và biện pháp giảm thiểu.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
Khái quát lý thuyết về hợp đồng thương mại quốc tế 1. Khái niệm về loại hợp đồng thương mại quốc tế
Chính vì vậy, hợp đồng giữ một vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế vì xác nhận những nội dung giao dịch các bên đã thoả thuận và cam kết thực hiện, đồng thời, xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình giao dịch thương mại. Về nguồn luật điều chỉnh, do hợp đồng thương mại quốc tế có sự tham gia của yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh hợp đồng thương mại quốc tế bao gồm luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế, trong đó có thể kể đến Hiệp định GATT, GATS của WTO, Công ƣớc Viên về mua bán hàng hoá quốc tế năm 1980, bộ quy tắc về các điều kiện thương mại quốc tế INCOTERMS,.
Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 1. Khái niệm quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Lập kế hoạch là nội dung khởi đầu và quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng do hoạt động này định hướng cho toàn bộ hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp; đồng thời hoạt động này cũng có vai trò phân tích và dự báo trước những cơ hội, thách thức, thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng, từ đó doanh nghiệp có hướng chủ động giải quyết để nắm bắt cơ hội, hạn chế rủi ro. Giám sát và điều hành cũng có vai trò quan trọng trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu do đây là hoạt động đóng vai trò nhƣ hệ thống báo động sớm, thông báo những công việc mà mỗi bên phải thực hiện nhằm đảm bảo không có sự chậm trễ nào và phát hiện kịp thời những thiếu sót để có hướng giải quyết.
Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi nhận hàng, nhà nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra hàng hoá về số lƣợng, chất lƣợng để đảm bảo quyền lợi đã đƣợc cam kết trong hợp đồng của mình, ngăn chặn kịp thời những thiệt hại nếu hàng hoá bị mất mát, hỏng hóc, phân định trách nhiệm của các bên, và là cơ sở để khiếu nại sau này (nếu có). Nội dung của điều hành hợp đồng bao gồm tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng như: thuê phương tiện vận tải, bảo hiểm cho hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, điều chỉnh giá, các điều khoản thanh toán, giải quyết các khiếu nại và một số nội dung khác nhƣ bảo hành, bất khả kháng, bảo lãnh.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 1. Các nhân tố bên ngoài
Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc thuận tiện, an toàn và hệ thống thông tin liên lạc nhanh chóng, rộng khắp, bảo mật sẽ cho phép các doanh nghiệp tận dụng đƣợc các cơ hội kinh doanh, đơn giản hoá các khâu tổ chức, nâng cao tính kịp thời, nhanh gọn, đồng thời trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Bộ phận vận tải (nhƣ xe tải, xe kéo container, container chứa hàng) cũng có ảnh hưởng lớn đến tiến độ giao nhận hàng hoá nhập khẩu, do đó, doanh nghiệp sở hữu phương tiện vận tải hay có những mối quan hệ hợp tác kinh doanh với các đơn vị vận tải thì quá trình chuyên chở hàng hoá sẽ chủ động hơn và đáp ứng kịp thời thời gian giao nhận hàng.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN, LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA
Cụ thể, đối với các đối tác Nhật Bản, công ty sẽ nhập các sản phẩm liên quan đến các linh kiện điện tử, máy móc,… Còn đối với các đối tác Trung Quốc, công ty sẽ nhập khẩu những sản phẩm liên quan đến hệ thống lắp đặt thiết bị điện, vi mạch, cảm biến, tấm pin năng lƣợng mặt trời,… Nhìn chung, những đối tác chủ lực của Công ty vẫn giữ đƣợc mức tỷ trọng ổn định đồng thời các hãng khác mức tỷ trọng ngày càng tăng lên là do Công ty mở rộng quy mô đầu tƣ, lƣợng nhập khẩu nhiều hơn. Các yếu tố bên ngoài bao gồm: Các quy định về cấp phép nhập khẩu, hạn ngạch nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử của Việt Nam; Quy định về xuất khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử của Trung Quốc và Nhật Bản; Thủ tục hải quan nhập khẩu từ Trung Quốc và Nhật Bản; Các quy định của ngân hàng về quá trình thanh toán; Biến động tỷ giá hối đoái nhân dân tệ/. Các thông tin về yếu tố bên trong được thu thập trong bước chuẩn bị lập kế hoạch bao gồm: Số lƣợng nhân sự, bộ phận tham gia thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử từ Trung Quốc và Nhật Bản; Ngân sách và thời gian mong muốn hoàn thành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử từ ban giám đốc..Thời gian chuẩn bị lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử từ Trung Quốc của công ty thường diễn ra trong khoảng thời gian ngắn, từ 1-2 ngày, từ Nhật Bản khoảng 3-4 ngày kể từ khi ký hợp đồng do công ty có quan hệ tốt với các nguồn tin thứ cấp đáng tin cậy nhƣ hải quan cảng Hải Phòng, công ty TNHH vận tải Bách Việt, công ty TNHH bestcare shipping, ngoài ra nhân viên bộ phận Nhập khẩu của công ty cũng chủ động thu thập thông tin qua kênh mạng internet.
Năm 2023
- ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP
- Giám sát thuê phương tiện vận tải: Đảm bảo các thông tin về cảng đi, cảng đến, số container, mã số tàu, ngày nhận hàng dự kiến là trùng khớp với booking note từ hãng tàu; Yêu cầu nhân viên công ty forwarder cập nhật lộ trình của lô hàng cũng nhƣ bất cứ phát sinh nào trong quá trình vận chuyển khiến thời gian nhận hàng dự kiến thay đổi để cập nhật thông tin sớm nhất cho khách hàng nhập khẩu; Trong chặng vận chuyển nội địa từ cảng về kho, yêu cầu nhân viên giao nhận ký các biên bản bàn giao hàng hóa và cập nhật lộ trình vận chuyển, thời gian dự kiến hàng về đến kho để có kế hoạch nhận hàng cũng nhƣ điều phối xe nâng, nhân công bốc xếp hàng hóa. - Giám sát quá trình làm thủ tục hải quan: Định kỳ kiểm tra tiến độ thông quan hàng hóa, thời gian thực hiện các nghiệp vụ của nhân viên bộ phận nhập khẩu, đặc biệt là việc chuẩn bị chứng từ do mặt hàng linh kiện điện tử nhập khẩu từ Trung Quốc và Nhật Bản cần những loại giấy tờ khác với hàng hóa thông thường..; nhằm kịp thời phát hiện các vấn đề, đƣa ra giải pháp để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giúp tiết kiệm nguồn lực của công ty. Nhận xét: Công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử của công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới diễn ra khá nhanh chóng tại thời điểm trưởng phòng kinh doanh đưa ra quyết định nhƣng hơi chậm trễ trong khâu tiến hành do đội ngũ nhân viên đông và đòi hỏi sự phối hợp của các cá nhân, các bên liên quan nên bị mất thời gian chờ phản hồi.