Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
a, Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Giám sát thực hiện hợp đồng nhằm theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của các bên tham gia vào việc thi hành hợp đồng nhập khẩu, hoạt động này diễn ra khi thực tế có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, đòi hỏi cần phải có sự thay đổi về quy định và các điều khoản của hợp đồng
Hoạt động giám sát hợp đồng là nhiệm vụ của doanh nghiệp nhập khẩu, nhằm đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ của mình và theo dõi nhà xuất khẩu thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng Các nghĩa vụ này được thực hiện vào các thời điểm khác nhau trong quá trình thực hiện hợp đồng, tùy thuộc vào các thỏa thuận riêng của từng bên.
Một vài cách thức giám sát có thể áp dụng tùy vào từng hợp đồng có thể kể đến như: hồ sơ hợp đồng theo dõi, phiếu giám sát hợp đồng, phiếu chỉ số giám sát hợp đồng và các phương pháp sử dụng máy điện toán Hiện nay cách thức sử dụng phiếu giám sát hợp đồng là phổ biến nhất b, Điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Trong thực tế khi hợp đồng được thực hiện, việc có nhiều vấn đề xảy ra ngoài tầm kiểm soát là không thể tránh khỏi, do đó, việc điều hành hợp đồng nhập khẩu giúp dễ dàng giải quyết các chi phí phát sinh dựa trên đánh giá thực tế Nội dung của điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu như: thuê phương tiện vận tải, bảo hiểm cho hàng hóa, thủ tục hải quan, nhận hàng hóa, điều chỉnh giá, các điều khoản thanh toán, giải quyết các khiếu nại…để thực hiện tối ưu các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo được quyền lợi của cả hai bên.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 17 1 Nhân tố bên trong 17 1.1 Khả năng tài chính 17 1.2 Nguồn nhân lực 17 1.3 Cơ sở vật chất 17 2 Nhân tố bên ngoài 17 2.1 Tỷ giá hối đoái 17 2.2 Hệ thống tài chính ngân hàng 17 Hệ thống cơ sở hạ tầng 18 2.4 Chính sách của nước xuất, nhập khẩu 18 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIÊN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU DẦU NHỜN GULF OIL CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI LIÊN MINH 19 3.1 Tổng quan về Công ty cổ phần hàng hải Liên Minh 19 3.1.1 Khái quát về CTCP hàng hải Liên Minh 19 3.1.1.1 Giới thiệu và khái quát sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của CTCP hàng hải Liên Minh
Tài chính là nhân tố cực kỳ quan trọng và quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp cũng như hoạt động xuất khẩu Có nguồn tài chính dồi dào sẽ đảm bảo hoạt động nhập khẩu được thực hiện và diễn ra liên tục.Với khả năng chủ động của doanh nghiệp tốt thì có thể tăng khả năng cạnh tranh bằng các biện pháp như ứng trước tiền hàng , và dễ dàng hơn trong việc đàm phán ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Trình độ chuyên môn và năng lực làm việc của mỗi thành viên trong Công ty là yếu tố cơ bản quyết định sự thành công trong kinh doanh Xét về tiềm lực của doanh nghiệp thì con người là vốn quý nhất Một đội ngũ vững vàng về chuyên môn, kinh nghiệm trong giao thương quốc tế, có khả năng ứng phó linh hoạt trước biến động của thị trường và say mê nhiệt tình trong công việc luôn là đội ngũ lý tưởng trong hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hóa 2.3.2 Nhân tố bên ngoài
Khi đồng nội tệ tăng giá, doanh nghiệp sẽ có xu hướng đẩy mạnh nhập khẩu hơn
Lý do là vì lúc này giá trị đồng nội tệ tăng lên Doanh nghiệp sẽ phải trả ít tiền hơn so với trước kia để mua một lượng hàng hóa như nhau Ngược lại, khi nội tệ giảm giá, chi phí nhập khẩu sẽ tăng lên Điều này sẽ làm hạn chế nhập khẩu 2.3.2.2 Hệ thống tài chính ngân hàng
Hệ thống tài chính ngân hàng có vai trò quan trọng trong việc quản lý, cung cấp vốn, giúp các doanh nghiệp trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế và các cảnh báo cho doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu Trong nhiều trường hợp, do có uy tín với ngân hàng, doanh nghiệp có thể được ngân hàng bảo lãnh hay cho vay với khối lượng vốn lớn, kịp thời tạo điền kiện cho các doanh nghiệp chớp lấy những cơ 17 hội làm ăn hấp dẫn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình 2.3.2.3 Hệ thống cơ sở hạ tầng
Hệ thống cơ sở hạ tầng bao gồm sự phát triển của các yếu tố như: hệ thống logistic giao thông vận tải, trình độ phát triển của hệ thống thông tin liên lạc Các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian, khả năng nhận hàng, giao dịch quốc tế Nếu một trong các hệ thống này không được quan tâm và cải thiện thì sẽ rất dễ bị ảnh hưởng đến mức độ an toàn của hàng hóa Mặt đường không bằng phẳng, hệ thống đường ray cũ kỹ, thông tin liên lạc chậm trễ sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa, nhất là đối với những hàng hóa dễ vỡ hay lương thực, thực phẩm và tới tốc độ nhận hàng của doanh nghiệp
2.3.2.4 Chính sách của nước xuất, nhập khẩu Đây là nhân tố không chỉ tác động đến hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp ở hiện tại mà còn cả trong tương lai Chính sách ngoại thương của mỗi quốc gia trong mỗi thời kỳ lại có sự thay đổi Nó có thể tạo ra cơ hội cũng như thách thức cho các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nhập khẩu Vì vậy, doanh nghiệp cần nghiên cứu, nắm bắt được các chiến lược, chính sách phát triển kinh tế của đất nước để biết được xu hướng vận động của nền kinh tế và sự can thiệp của nhà nước Từ đó, tuân theo và lập kế hoạch nhập khẩu trong tương lai cho phù hợp để tận dụng tối đa các cơ hội và hạn chế rủi ro
CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIÊN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU DẦU NHỜN GULF OIL CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
3.1 Tổng quan về Công ty cổ phần hàng hải Liên Minh
3.1.1 Khái quát về CTCP hàng hải Liên Minh
3.1.1.1 Giới thiệu và khái quát sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của CTCP hàng hải Liên Minh
- Tên quốc tế: ALLIANCE MARITIME JOINT STOCK COMPANY -
Tên viết tắt: ALLIANCE JSC
- Địa chỉ: Số 802 Lê Hồng Phong, Phường Thành Tô, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
- Người đại diện: HOÀNG VĂN DƯƠNG
- Quản lý bởi: Chi cục Thuế khu vực Ngô Quyền - Hải An
- Loại hình DN: Công ty cổ phần ngoài NN
∙ Email: alliance.jsc@alliance-vietnam.com
❖ Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Hàng hải Liên Minh được thành lập năm 2009 và không ngừng phát triển Từ năm 2014, công ty trở thành đại lý độc quyền dầu nhờn Gulf Oil Marine, cung ứng cho hàng trăm tàu biển trong và ngoài nước, được chủ tàu đánh giá cao về chất lượng dịch vụ Sau 10 năm thành lập, Liên Minh được công nhận là công ty tư nhân uy tín trong lĩnh vực quản lý và xuất khẩu thuyền viên, hợp tác với các chủ tàu Đài Loan và Nhật Bản.
3.1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh chính
Hiện nay, công ty chủ yếu tuyển dụng, đào tạo và cung cấp thuyền viên có trình độ và kinh nghiệm cho đội tàu công ty, các chủ tàu trên toàn thế giới Ngoài ra, công ty còn làm đại lý, môi giới thuyền viên cho các tàu trong và ngoài nước Bên cạnh đó, công ty còn cung ứng dầu nhờn Gulf Oil Marine cho các tàu biển: Công ty cổ phần
Hàng Ha ̉i Liên Minh la ̀ nhà phân phối độc quyền cu ̉a ha ̃ng dầu nhơ ̀n Gulf Oil tai Vi ̣ ệt Nam, chuyên nhập khẩu và phân phối các loại dầu nhờn cho xe máy, xe ô tô, xe vận tải, xe công trình và các nhà máy công nghiệp Với chất lượng cao, giá thành hợp lý và dịch vụ chuyên nghiệp, công ty đã cung ứng dầu nhờn Gulf Oil Marine cho hàng trăm tàu biển Việt Nam tại các cảng của Việt Nam và nước ngoài và được các chủ tàu đánh giá cao về chất lượng phục vụ
Cơ cấu tổ chức của công ty hiện được xây dựng theo cơ cấu chức năng:
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần hàng hải Liên Minh (Nguồn:
Website công ty cổ phần hàng hải Liên Minh)
3.1.1.4 Nhân lực của đơn vị
Bảng 3.1 Cơ cấu lao động tại CTCP HH Liên Minh tính đến 31/12/2022
Chỉ tiêu Số lượng lao động
Phân theo trình độ học vấn
- Trình độ đại học trở lên 39
- Trình độ cao đẳng chuyên nghiệp 13
- Trình độ trung cấp chuyên nghiệp 12
Phân theo phân công lao động
- Viên chức quản lý chuyên trách 23
- Viên chức quản lý không chuyên trách 69
(Nguồn: Báo cáo tổng kết của CTCP HH Liên Minh năm 2022)
Tỷ lệ nhân sự nam và nhân sự nữ có sự chênh lệch khá rõ rệt nhưng không đáng kể, tuy nhiên tỷ lệ này phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của công ty Trong đó, nhân viên nữ chủ yếu làm việc ở phòng nhân sự và phòng hành chính; còn lại nhân viên nam đa số làm việc ở phòng thuyền viên và phòng tàu Thành viên chủ chốt của công ty và lãnh đạo của các phòng ban đều là những người có trình độ học vấn cao, có tuổi đời từ 35-55 tuổi, đây là độ tuổi có độ chín nhất định về trình độ kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn Đa số nhân viên của công ty đều có trình độ học vấn từ đại học trở lên đảm bảo chất lượng, tiến độ công việc luôn ổn định và đạt hiệu quả cao
Bảng 3.2 Bảng cơ cấu nguồn vốn của CTCP HH Liên Minh giai đoạn 2020-2022
STT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
(Nguồn: Báo cáo tổng kết của CTCP HH Liên Minh năm 2022)
Giai đoạn 2020-2022, tổng tài sản của công ty tăng liên tục, nếu như năm 2020, tổng tài sản của công ty là hơn 290.4 tỷ đồng thì đến năm 2021, con số này là hơn 325.2 tỷ đồng, tăng 11.9% Năm 2022, tổng tài sản của công ty tiếp tục tăng đáng kể, tăng 42.1% so với năm 2021 Bên cạnh đó, nợ phải trả của công ty cũng tăng dần các năm từ hơn 114,3 tỷ năm 2020 lên tới gần 138.5 tỷ vào năm 2022 (tăng khoảng 21.1 tỷ đồng). Tuy nhiên, không thể phủ nhận công ty đang ngày càng phát triển vững chắc trên thị trường
3.1.1.6 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Văn phòng của công ty được trang bị đầy đủ hệ thống máy móc, thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, máy scan…đặc biệt là toàn bộ máy tính đều được nối mạng internet tốc độ cao để nhanh chóng cập nhật thông tin hàng hóa, thông tin về thị trường, theo dõi các thay đổi trong chính sách thuế và hải quan. Ngoài ra, nhân viên cũng được trang bị thêm laptop cá nhân để phục vụ làm việc cơ động hoặc từ xa Ngoài ra, do là đại lý độc quyền phân phối cho hãng dầu nhờn Gulf Oil, không gian văn phòng kinh doanh dầu nhờn cũng được trang trí rất quy mô với nhiều đồ dùng được in logo và phối màu của hãng, khẳng định uy tín và chất lượng của doanh nghiệp.
3.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của CTCP hàng hải Liên Minh giai đoạn 2020-2022
3.1.2.1 Tổng kết hoạt động kinh doanh
Bảng 3.3 Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020-2022 của CTCP HH Liên Minh
Giá trị Tăng Giá trị Tăng trưởng so với 2020 (%) trưởng so với 2021 (%)
Tổng lợi nhuận trước thuế
(Nguồn: Báo cáo tổng kết của CTCP HH Liên Minh năm 2022)
So sánh cho thấy thấy tổng doanh thu từ năm 2020 đến năm 2022 đều có xu hướng tăng dần đều, đặc biệt tốc độ tăng trưởng được phục hồi rõ rệt nhất vào năm 2022 sau khi dịch Covid qua đi và các nước mở cửa trở lại Năm 2022 doanh thu tăng 42% so với năm 2021, các chỉ tiêu tài chính khác cũng ghi nhận mức tăng trưởng ổn định
Do mở rộng quy mô, chi phí của công ty tăng qua các năm Mặc dù vậy, công ty luôn nỗ lực tối ưu hóa chi phí để duy trì biên lợi nhuận tối đa Điều này được phản ánh qua mức lợi nhuận năm
Quy mô và cơ cấu mặt hàng nhập khẩu 25 3.1.3.2 Thị trường và đối tác nhập khẩu 26 3.2 Thực trạng hoạt động quản trị quy trình hợp đồng nhập khẩu dầu nhờn Gulf Oil của công ty cổ phần hàng hải Liên Minh 28 3.2.1 Thực trạng lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu dầu nhờn Gulf Oil của CTCP hàng hải Liên Minh 28 3.2.2 Thực trạng
Thành tựu
Nhờ nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên, CTCP HH Liên Minh đã đạt được những mục tiêu đề ra và nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị quy trình nhập khẩu mặt hàng gia dụng.
Có thể kể đến một số thành tựu trong các khâu của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu như:
Công ty có kinh nghiệm trong việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu nên việc xem xét, kiểm tra nên hầu hết các tờ khai hải quan đều được phân luồng và xử lí nhanh gọn, hàng hóa được thông quan ngay mà không sợ phát sinh thêm thời gian hay chi phí Việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng được thực hiện tốt và hiệu quả, từ đó giúp công ty định hướng được các công việc cần thực hiện, phân bổ nguồn lực hợp lý, quy rõ trách nhiệm giữa các phòng ban và chuẩn bị kỹ lưỡng cho các tình huống phát sinh xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng
Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu trở nên bài bản và ít xảy ra sai sót nghiêm trọng Từ việc mở L/C, làm thủ tục hải quan, nhận và kiểm tra hàng hóa cho đến thanh toán, khiếu nại Số lượng hợp đồng xảy ra sai sót và cần phải khiếu nại giảm dần trong những năm gần đây
Việc điều hành và giám sát thực hiện hợp đồng được trực tiếp quản lý dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc và trưởng bộ phận kinh doanh dầu nhờn nhằm kịp thời can thiệp những sự cố ngoài ý muốn Thực tế, các vụ khiếu nại và tranh chấp đều thực hiện đúng quy định của luật pháp quốc tế và luật pháp Việt Nam Khi có vấn
38 đề xảy ra, công ty luôn nỗ lực và ưu tiên giải quyết bằng thương lượng, hòa giải và chưa có trường hợp nào giải quyết bằng tòa án Bên cạnh đó, công ty còn nỗ lực không ngừng trong việc giảm thiểu sai sót, vi phạm, hạn chế các rủi ro và tránh được các tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng.
Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân
3.4.2.1 Những vấn đề còn tồn tại
Sự phân bổ nhân viên ở các phòng ban còn chưa hợp lí Phòng kinh doanh dầu nhờn của công ty đảm nhiệm nhiều công việc từ đàm phán kí hợp đồng nhập khẩu, xin giấy phép, làm thủ tục hải quan, kiểm tra hàng hóa khi hàng về kho Ngoài ra còn phải giám sát quá trình hàng hóa được vận chuyển từ các nước xuất khẩu về đến Việt Nam Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại số lượng nhân sự vẫn conf hạn chế dẫn đến việc đôi khi xảy ra sai sót và trì trệ trong công việc
Năm 2022, nền kinh tế đối mặt với cú sốc tỷ giá Đã có lúc, VND mất giá cao so với USD (mất gần 9%) trong tháng 11/2022 Hợp đồng nhập khẩu dầu nhờn thỏa thuận thanh toán bằng đồng USD vậy nên tỷ giá đồng USD và VNĐ có tác động không nhỏ đến lợi nhuận của công ty, cụ thể năm 2021 khi dịch Covid gần như làm tê liệt mọi hoạt động kinh tế, sự biến động liên tục của đồng USD đã khiến doanh thu công ty so với năm 2020 chỉ tăng 14.9%, tuy nhiên việc dự đoán và phòng ngừa rủi ro tỷ giá hối đoái vẫn chưa được công ty quan tâm sát sao
Công ty vẫn chưa có phương pháp và phần mềm hiệu quả để giám sát hợp đồng Chủ yếu dựa vào các phương tiện đơn giản như fax, email, điện thoại, chỉ giám sát được những thông tin cơ bản như thời gian tàu chạy, kiểm tra hàng hóa Khi có vấn đề đột xuất, nhân viên còn lúng túng, không thể xử lý kịp thời.
Công ty chưa có một hệ thống giám sát và mô hình điều hành hiệu quả để phát hiện và cảnh báo những rủi ro một cách kịp thời để đưa ra biện pháp cụ thể Sự giám sát quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu còn chưa linh hoạt, phương pháp giám sát truyền thống như telephone, fax, email… mức độ giám sát hợp đồng chưa thường xuyên
Nguồn vốn của công ty phần lớn là vốn chủ sở hữu, vốn lưu động còn hạn chế
39 gây khó khăn trong việc xoay vòng vốn để nhập hàng và kinh doanh trong nước Việc đầu tư cho cơ sở vật chất chưa được chú trọng để đáp ứng mục tiêu kinh doanh dài hạn.
Hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị còn hạn chế, lạc hậu
Ngoài những nguyên nhân chủ quan xuất phát từ chính công ty thì còn có những nguyên nhân khách quan không thể tránh được như: quy định thủ tục hải quan rườm rà, nhiều giấy tờ phức tạp, cảng biển, kho hàng, các phương tiện giao thông chưa đáp ứng đủ nhu cầu lưu kho và vận chuyển… Đặc biệt trong năm 2020 và 2021, đại dịch covid làm suy giảm mạnh nền kinh tế, CTCP HH Liên Minh cũng gặp vô vàn khó khăn trong việc huy động vốn, duy trì hoạt động kinh doanh và đảm bảo công việc cho nhân sự Ngoài ra tỷ giá ngoại tệ trong bối cảnh dịch bệnh biến động thất thường Trong khi công ty vẫn chưa dự trữ được nguồn ngoại tệ đủ lớn, biến động tỷ giá làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và lợi nhuận.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU DẦU NHỜN GULF OIL CỦA CTCP HÀNG HẢI LIÊN MINH
Định hướng phát triển hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu dầu nhờn Gulf Oil của CTCP HH Liên Minh
Với mục đích phát huy thế mạnh, khắc phục các tồn tại, hạn chế trong hoạt động kinh doanh, CTCP HH Liên Minh đã vạch ra định hướng phát triển tổng quát trong giai đoạn tiếp theo.
Thứ nhất, Hoạt động nhập khẩu tiếp tục được khẳng định là định hướng kinh doanh chính Công ty chủ trương đẩy mạnh ký kết hợp đồng nhập khẩu với phương thức thanh toán là LC
Thứ hai, xây dựng chiến lược kinh doanh đúng đắn nhằm bảo vệ và mở rộng thị phần của sản phẩm nhập khẩu tại Việt Nam Chiến lược này sẽ giúp củng cố vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực nhập khẩu và tiêu thụ dầu nhờn tại thị trường Việt Nam.
Thứ ba, Nâng cao năng lực ban lãnh đạo có bản lĩnh, có chuyên môn, đồng thời duy trì đào tạo đội ngũ quản lý, nhân viên kinh doanh và thu hút các chuyên gia giỏi. Chăm lo đời sống tinh thần và vật chất cho cán bộ công nhân viên, duy trì và xây dựng các chính sách nhân sự, chế độ đãi ngộ, lương thưởng
Thứ tư, Tiếp tục duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác từ thị trường nước ngoài Châu Âu, Ấn Độ, Nhật Bản, UAE Đồng thời thiết lập các mối quan hệ kinh doanh với các doanh nghiệp nước ngoài mới có uy tín, lợi thế về giá thành, mẫu mã để mở rộng thị trường Doanh nghiệp hiện nay đang có xu hướng mở rộng thị trường nhập khẩu từ Nhật Bản và Ấn Độ
Thứ năm, Tăng cường đầu tư công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm để có thể chủ động tiêu thụ sản phẩm, thu hồi và quay vòng vốn Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, hành chính, lưu trữ và truyền tải thông tin.
4.1.2 Định hướng cho hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu dầu nhờn Gulf Oil
Quản trị nhập khẩu dầu nhớt Gulf Oil đóng vai trò quan trọng đối với doanh thu và lợi nhuận của công ty Trong tương lai, công ty sẽ tập trung nhập khẩu từ các thị trường Châu Âu, Ấn Độ, Nhật Bản, UAE để tận dụng lợi thế về giá, chất lượng, thời gian giao hàng và chi phí vận chuyển Bên cạnh đó, công ty cần nghiên cứu thị trường, lựa chọn thời điểm nhập hàng hợp lý, đầu tư vào các dự án hiệu quả Công ty cũng nên mở rộng danh mục sản phẩm và tìm kiếm nhà cung cấp thay thế để hạn chế rủi ro thiếu hụt nguồn cung trong trường hợp có vấn đề với nhà cung cấp hiện tại.
Ngoài ra, công ty cần hoàn thiện hơn nữa quy trình nhập khẩu để có thể nhập khẩu mặt hàng dầu nhờn Gulf Oil với giá cả tốt nhất và giảm thiểu rủi ro có thể gặp phải Thực hiện định hướng này bằng các giải pháp phát triển đội ngũ cán bộ nhân sự, tăng cường chuyên môn nghiệp vụ và đầu tư hỗ trợ các công cụ cần thiết trong quá trình làm việc
Tiến hành thực hiện các thủ tục nhập khẩu nói chung và nhập khẩu dầu nhờn nói riêng cần dựa trên cơ sở pháp luật và những quy định pháp lý để phát huy những lợi thế sẵn có từ chính sách pháp luật Nhà nước Việt Nam về miễn giảm thuế
4.2 Các đề xuất giải pháp để hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu dầu nhờn Gulf Oil của CTCP HH Liên Minh 4.2.1 Đối với doanh nghiệp
4.2.1.1 Đối với nghiệp vụ lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu của CTCP
Công ty thực hiện văn bản hóa hoặc quản lý kế hoạch trên một hệ thống riêng để có cơ sở đánh giá cũng như giám sát công việc Hệ thống văn bản kiểm soát việc lập kế hoạch sẽ được tích lũy sau từng lần thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ đó sẽ có cái nhìn tổng quát cũng như rút ra được các bất cập trong công tác nhập khẩu tại công ty.
4.2.1.2 Đối với các nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của CTCP
+ Giải pháp nâng cao hiệu quả nghiệp vụ mở L/C
Hiện nay, phương thức thanh toán L/C không hủy ngang là phương thức thanh toán chủ yếu của công ty, vì vậy khi mở L/C, công ty phải chuẩn bị thật kĩ chứng từ, cử những nhân viên thành thạo có kinh nghiệm để giảm thiểu các sai sót làm tăng chí phí và thời gian mở L/C
Ngoài ra, công ty cần phải xác định thời gian mở L/C hợp lí để đạt hiệu quả cao nhất Nếu mở L/C quá sớm sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty Ngược lại nếu mở quá muộn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng, tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty
+ Giải pháp liên quan đến công tác hải quan
Khai báo, làm thủ tục hải quan là khâu phức tạp nhất trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Bất cứ sai sót nào về hàng hóa, giấy tờ đều có thể làm cho hàng hóa bị lưu kho, ảnh hưởng đến việc thông quan, luân chuyển hàng hóa, tốn kém chi phí.
Do đó, công ty cần chuẩn bị những chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan, chứng từ nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải… nếu không đủ chứng từ cần thiết thì công ty sẽ không nhận được hàng đúng thời hạn, vì vậy việc làm tốt khâu chuẩn bị chứng từ sẽ giúp quá trình lưu thông hàng hóa trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn Bên cạnh đó, công ty cần chú trọng đào tạo, lựa chọn những nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ và nắm vững luật pháp, am hiểu và thông thạo mọi thủ tục, quy trình khai báo hải quan để nhập khẩu hàng hóa nhằm đẩy nhanh tiến độ ở bước này, đảm bảo nhanh gọn, hiệu quả và có thể xử lý công việc một cách linh hoạt khi có những sai sót xảy ra trong quá trình làm việc với hải quan Đặc biệt, công ty còn phải nghiêm túc thực hiện đúng và tuân thủ các quyết định của cơ quan hải quan nhằm giữ vững mối quan hệ làm ăn hợp tác lâu dài với các công chức hải quan, giúp thông quan thuận lợi, hạn chế việc các lô hàng bị phân luồng đỏ
