TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Năm 2006, Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của WTO, mở ra một thế giới mới, cơ hội mới cho các DNVN vươn ra thị trường quốc tế, Việt Nam sẽ nâng cao vị thế trong các mối quan hệ quốc tế, phát triển sản xuất, tạo việc làm, thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu theo hướng hiện đại hóa, nâng dần sức cạnh tranh của các doanh nghiệp Gia nhập WTO sẽ đặt nền kinh tế đất nước cũng như các doanh nghiệp trước những thách thức vô cùng to lớn Sức cạnh tranh để giành giật thị trường tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ ngày càng lớn trên quy mô toàn cầu và ngay chính trên thị trường nội địa. Được thành lập vào năm 2004, trải qua 13 năm không ngừng phát triển công ty cổ phần Robotics Tosy là một trong những công ty tiên phong trong sản xuất các sản phẩm robot và đồ chơi công nghệ cao Năm 2008 đánh dấu bước chuyển mình của Tosy khi bắt đầu hoạt động xuất khẩu ra thị trường thế giới Mặt hàng chủ lực Discorobo đem lại nguồn lợi không nhỏ cho công ty và được chú trọng sản xuất và xuất khẩu sang các thị trường khó tính, đặc biệt là Mỹ Mặc dù công ty đánh giá cao vai trò và coi trọng lợi ích từ công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu, coi đó là hoạt động có tính quyết định trong kinh doanh thương mại của mình, tuy nhiên trong quá trình xuất khẩu, công ty vẫn không tránh khỏi nhiều khó khăn, trong công tác quản trị. Trong quá trình thực tập tại phòng kinh doanh 2 của Công ty cổ phần Robotics Tosy, em đã có cơ hội tiếp xúc và làm quen với những nghiệp vụ thương mại quốc tế của công ty, áp dụng kiến thức học trên giảng đường vào tình huống cụ thể, nắm
Phan Thu Trang, em quyết định chọn đề tài: “ Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty cổ phầnTosy robtotics ”.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Đề tài “ quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu” không phải là một đề tài mới. Theo như tìm hiểu tại trường đại học Thương Mại, em nhận thấy đã có nhiều sinh viên khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế đã thực hiện hướng đề tài này Mặc dù đã có một số công trình nghiên cứu nhưng trong mỗi công trình nghiên cứu vẫn có sự khác nhau về đặc điểm công ty, mặt hàng xuất khẩu, thị trường xuát khẩu nên trong mỗi quy trình xuất khẩu mỗi loại hàng hóa khác nhau thì cách thức thực hiện của chúng hoàn toàn khác nhau, có những ưu điểm, nhược điểm khác nhau Vì vậy, em có thể khẳng định đề tài “ Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty cổ phần Robotics Tosy” là một đề tài mới chưa ai nghiên cứu tại công ty cổ phẩn Robotics Tosy và trường đại học Thương Mại.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
- Làm rõ thực trạng hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty cổ phần Robotics Tosy.
- Đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình thực hiện xuất đồng nhập khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty cổ phần Tosy.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty cổ phần Tosy, bao gồm các hoạt động từ lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, tổ chức triển khai đến giám sát,điều hành hợp đồng xuất khẩu.
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu về không gian: các hoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu chủ yếu do phòng kinh doanh của công ty đảm nhiệm.
- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: thông tin, số liệu được thu thập phân tích trong các năm từ 2011 đến 2015.
- Giới hạn vấn đề nghiên cứu: Khóa luận tập trung nghiên cứu công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Em đã có cơ hội để trao đổi với các nhân viên trong bộ phận kinh doanh 2 về các hợp đồng xuất khẩu để khái quát được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, những thành tựu đạt được và đồng thời rút ra những tồn tại, nguyên nhân tồn tại trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty.
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
+ Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp:
Nguồn dữ liệu bên trong doanh nghiệp gồm có: Báo cáo tài chính từ năm 2011 đến năm 2015; các văn bản và quyết định của Công ty; bản kế hoạch và mục tiêu phát triển của Công ty, từ đó đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty và các mục tiêu phát triển trong tương lai.
+ Nguồn dữ liệu bên ngoài:
Ngoài việc thu thập thông tin bằng các phương pháp trên, em còn thu thập thông tin từ: Các bài khóa luận và luận văn tốt nghiệp của các khóa trước; tạp chí; sách báo; sách giáo trình “Quản trị tác nghiệp TMQT” của trường Đại học Thương Mại; trên Internet, website của Công ty.
- Phương pháp phân tích dữ liệu:
Các phương pháp được sử dụng trong phân tích dữ liệu bao gồm: phương pháp phân tích, phương pháp so sánh.
+ Phương pháp phân tích: Thông qua các dữ liệu thu thập được, đưa ra những đánh giá, nhận xét của bản thân về công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty hiện nay.
+ Phương pháp so sánh: So sánh tình hình kinh doanh và tình hình thực hiện hợp đồng XK của Công ty qua các năm gần đây.
Kết cấu của khóa luận 3 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN
Ngoài lời mở đầu, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, từ viết tắt, kết luận, các tài liệu tham khảo và phụ lục, kết cấu của khóa luận bao gồm bốn chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu trong thương mại quốc tế
Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty cổ phần Robotics Tosy
Chương 4: Định hướng phát triển và những giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty cổ phần Robotics Tosy.
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN
Một số khái niệm cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
“ Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.” (James Stoner và Stepen Robbin).
2.1.2 Khái niệm hợp đồng xuất khẩu
Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền hàng ( PGS.TS Doãn Kế Bôn, Giáo trình quản trị tác nghiệp
2.1.3 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế là tự nguyện thực hiện các điều mà các bên đã thỏa thuận và cam kết, có nghĩa là thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là quá trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và giám sát điều hành các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất Nó đảm bảo các công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng quy trình, đúng thời hạn và đạt hiệu quả công việc cao nhất Quản trị quy trình thực hiện xuất khẩu bao gồm:
- Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
-Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
-Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Một số lý thuyết về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.1 Nội dung hợp đồng xuất khẩu
Kết cấu hợp đồng xuất khẩu: gồm hai phần chính, phần trình bày chung và phần các điều khoản hợp đồng. a Những điều trình bày chung của hợp đồng TMQT
- Số hiệu của hợp đồng ( Contract No)
- Địa điểm, thời gian kí hợp đồng.
- Tên và địa chỉ các chủ thể tham gia kí kết hợp đồng.
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General definition)
- Cơ sở pháp lý đề kí kết hợp đồng.
Từ hai năm trở lại đây, luật Việt Nam có thêm quy định trên hợp đồng phải ghi rõ tên ngân hàng của người mua, bán và số tài khoản thanh toán. b Những điều khoản cơ bản trong hợp đồng TMQT
Nội dung cơ bản các điều khoản trong hợp đồng bao gồm các điều khoản (không giới hạn và bắt buộc tất cả các điều khoản) mà hai bên cùng thống nhất thông qua, bao gồm:
* Điều khoản chủ yếu: là các điều khoản cần thiết và bắt buộc cho một hợp đồng, nếu không có nó hợp đồng không có giá trị pháp lý.
+ Điều khoản về tên hàng (Commodity): chỉ rõ đối tượng cần giao dịch, cần phải dùng các phương pháp quy định chính xác tên hàng Nếu gồm nhiều mặt hàng chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải lập bảng liệt kê ( phụ lục) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục thành một bộ phận của điều khoản tên
+ Điều khoản về chất lượng (Quality): Quy định chất lượng của hàng hoá giao nhận, và là cơ sở để giao nhận chất lượng hàng hoá, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng, thì điều khoản chất lượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp chất lượng.
+ Điều khoản về số lượng (Quantity): Quy định số lượng hàng hoá giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng.
+ Điều khoản về bao bì, kí mã hiệu (Packing and marking): Trong điều khoản này phải quy định loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lượng bao bì, chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì Quy định về nội dung, chất lượng của mã ký hiệu.
+ Điều khoản về giá cả (Price): Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương pháp quy định giá và quy tắc giám giá (nếu có).
+ Điều khoản về thanh toán (Payment): Để điều kiện người mua trả tiền cho người bán cho nên điều khoản này quy định các loại tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán.
+ Điều khoản giao hàng (Shipment/ Delivery): Quy định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (ga, cảng) đi.(ga, cảng) đến ga cảng thông qua, phương thức giao nhận, giao nhận cuối cùng, thông báo giao hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo và một số các quy định khác về việc giao hàng.
* Các điều khoản khác: là các điều khoản rất cần thiết cho một hợp đồng,nhưng nếu không có nó hợp đồng vẫn có giá trị pháp lý.
+ Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure acts of god): Trong điều kiện này quy định những trường hợp được miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng.
+ Điều khoản khiếu nại (Claim): Quy định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, và nghĩa vụ của các bên khi khiến nại.
+ Điều khoản bảo hành (Warranty): Quy định thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung bảo hành và trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi nội dung bảo hành. + Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty): Quy định các trường hợp phạt và bồi thường, cách thức phạt và bồi thường, trị giá phạt và bồi thường tuỳ theo từng hợp đồng có thể có riêng điều khoản phạt và bồi thường hoặc được kết hợp với các điều khoản giao hàng, thanh toán…
+ Điều khoản trọng tài (Arbitration): Quy định các nội dung: Ai là người đứng ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử địa điểm tiến hành trọng tài cam kết chấp hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài.
Là các thông số kỹ thuật của hàng hoá, phần thêm kèm theo khi có trường hợp sửa đổi hợp đồng và các giấy tờ ghi chú kèm theo.
2.2.2 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một quá trình phức tạp, có liên quan đến nhiều bộ phận chức năng của doanh nghiệp, dễ xảy ra sai sót nên cần thiết phải có một kế hoạch thực hiện rõ ràng, cụ thể Sau khi ký kết được hợp đồng xuất khẩu,căn cứ vào hợp đồng đã kí, điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của bên xuất khẩu, doanh nghiệp xuất khẩu cần tiến hành công việc đầu tiên đó là lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Nội dung của kế hoạch bao gồm: thiết lập các mục tiêu, các công việc cần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức thực hiện, phân bổ nhân lực cho các công việc.
Thông thường, với vai trò của người xuất khẩu, kế hoạch thực hiện hợp đồng
XK bao gồm: kế hoạch chuẩn bị hàng, kế hoạch kiểm tra hàng, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng và thanh toán.
Kế hoạch sau khi được lập ra sẽ được trình lên cấp lãnh đạo để xem xét, bổ sung và phê duyệt trước khi đi vào thực hiện.
2.2.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các nội dung: Xin giấy phép xuất khẩu, chuẩn bị hàng XK, kiểm tra hàng XK, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho phương tiện vận tải, làm thủ tục thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại ( nếu có). a.Xin giấy phép xuất khẩu
Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Quản trị là hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức.Hoạt động quản trị là nhằm hướng tất cả mọi nguồn lực theo mục tiêu chung, giúp các bộ phận phối hợp với nhau một cách hợp lý, khoa học trên cơ sở đó đạt được hiệu quả cao.
Thực tế, trong quá trình thực hiện hợp đồng XK có nhiều vấn đề nảy sinh, gây ra những thiệt hại về tài sản, gây mất uy tín trong kinh doanh và nhiều thua thiệt khác Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng XK có vai trò giúp các hoạt động tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả cao nhất Mặt khác, hoạt động quản trị giúp thích nghi được với môi trường biến động, nắm bắt tốt hơn tận dụng hết các cơ hội và giảm bớt tác động tiêu cực của các nguy cơ, nhằm thực hiện tốt hợp đồng Cụ thể là:
- Lập kế hoạch có tác dụng định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp; phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng từ đó chủ động có giải pháp để nắm bắt cơ hội, hạn chế rủi ro; là cơ sở để phân quyền, nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, các bộ phận trong tổ chức và là cơ sở để triển khai kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động sau này.
- Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu có vai trò vô cùng quan trọng bởi hợp đồng xuất khẩu có thành công hay không, những kế hoạch lập ra có thành hiện thực hay không tùy thuộc vào hiệu quả của tổ chức thực hiện.
- Giám sát, điều hành giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu qua việc theo dõi, quản lý xung quanh các sự kiện nhằm phòng ngừa rủi ro và đưa ra các quyết định, giải pháp để kịp thời đối phó, giải quyết các vấn đề phát sinh.
Nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty bao gồm: văn phòng, nhà xưởng, kho hàng, máy móc, trang thiết bị, hệ thống phương tiện vận chuyển, hệ thống điện nước…Cơ sở vật chất kỹ thuật càng khang trang hiện đại càng tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh trơn tru và hiệu quả Đặc biệt trong quá trình xuất khẩu của công ty, cơ sở hạ tầng ảnh hưởng lớn đến chất lượng hàng hóa Nếu công ty có một hệ thống kho hàng và phương tiện vận chuyển tốt thì chất lượng hàng hóa cũng được đảm bảo và ngược lại Bên cạnh đó, hoạt động tác nghiệp thương mại quốc tế của đội ngũ nhân viên sẽ trở nên nhanh chóng chính xác hơn nếu có sự hỗ trợ từ các thiết bị công nghệ như: điện thoại, máy tính, máy kiểm tra chất lượng hàng hóa -Vốn và tình hình sử dụng vốn của công ty
Vốn là một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, là vũ khí cạnh tranh không thể thiếu giúp khẳng định uy tín của công ty trên thị trường Trong đó, vốn lưu động lớn giúp công ty giải quyết được cá vấn đề phát sinh liên quan đến xuất khẩu hàng hóa sang thị trường nước ngoài.
Nhân lực là yếu tố quyết định kết quả hoạt động của công ty Có được những nhân viên trình độ cao, giàu kinh nghiệm trong nghiệp vụ ngoại thương sẽ giúp cho công ty thực hiện quy trình xuất khẩu nhanh chóng và hiệu quả Ngoài ra cơ cấu tổ chức và sự phân công nhiệm vụ và quyền hạn trong nội bộ công ty cũng ảnh hưởng khá lớn đến hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. b Nhân tố khách quan
Bên cạnh những nhân tố chủ quan đến từ bên trong công ty, hoạt động xuất khẩu của công ty còn chịu ảnh hưởng chi phối từ các nhân tố khách quan đến từ môi trường ngành và môi trường vĩ mô như:
-Tình hình luật pháp chính trị trong và ngoài nước
Quốc gia nơi công ty hoạt động có tình hình chính trị luật pháp ổn định sẽ tác động tích cực đến việc công ty an tâm kinh doanh và phát triển, mở rộng quy mô hoạt động Bên cạnh đó, nếu các quốc gia có chủ thể tham gia thực hiện hợp đồng
XK có mối quan hệ tốt, tương đồng về chính trị thì các hoạt động ngoại thương sẽ được tạo điều kiện Từ đó, hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sẽ bớt phức tạp hơn.
-Cơ chế và chính sách quản lý tại các quốc gia có liên quan
Hầu hết các quốc gia đều muốn tăng cường việc xuất khẩu và hạn chế nhập khẩu để bảo vệ nền sản xuất trong nước và đảm bảo an ninh quốc gia Chính phủ các quốc gia có những biện pháp thúc đẩy xuất khẩu hàng hóa Hiểu biết về các cơ chế và chính sách của các quốc gia giúp việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu diễn ra trôi chảy và hiệu quả.
Hệ thống cơ sở hạ tầng có tác động quan trọng tới việc quản quy trình xuất khẩu, đặc biệt là hệ thống giao thông cũng như cảng, bến bãi phục vụ cho việc bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa Việc mở rộng, nâng cấp hệ thống cơ sở hạ tầng nói trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty lựa chọn phương thức vận chuyển tiết kiệm chi phí, thực hiện các hoạt động tác nghiệp nhanh chóng
Bên cạnh những thuận lợi từ cơ sở hạ tầng giao thông, công nghệ thông tin phát triển cũng ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của các công ty Việc tìm kiếm các khách hàng nước ngoài, đàm phán kí kết hợp đồng, giao dịch với hãng vận tải, ngân hàng hay làm thủ tục hải quan đều tiết kiệm thời gian và chi phí hơn do có sự giúp đỡ của điện thoại, internet,fax từ đó rút ngắn thời gian thực hiện hợp đồng, nâng cao lợi ích.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU SẢN PHẨM DISCOROBO SANG THỊ TRƯỜNG MỸ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TOSY
Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Tosy
Tên đầy đủ Tiếng Việt: Công ty cổ phẩn robot Tosy
Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: Tosy Robotics Joint Stock
Địa chỉ: Số.7, Ngõ 538, Đường Láng, Hà Nội
Website: www.Tosy.com.vn
Tosy (Tosy Robotics) là một công ty của Việt Nam chuyên nghiên cứu và sản xuất những sản phẩm robot và đồ chơi công nghệ cao, với trụ sở được đặt tại Hà Nội Được thành lập từ tháng 9 năm 2004, các sản phẩm của Tosy đến nay đã có mặt tại hơn 60 quốc gia trên thế giới và đều được đăng ký bằng sáng chế và sở hữu trí tuệ tại các quốc gia này Các dòng sản phẩm thương mại chính hiện nay bao gồm DiscoRobo, TOOP và AFO.
Tosy là chữ cái đầu viết tắt của:
Technology – Công nghệ sáng tạo
Originality – Sản phẩm độc đáo
Satisfaction – Trải nghiệm mới lạ
Yearning – Nỗ lực không ngừng
Với những nỗ lực không ngừng, Tosy đã vinh dự nhận các giải thưởng uy tín trong nước và quốc tế:
-Guinness World Record for TOOP, 2011.
-Best of CES cho mRobo, tạp chí Washington Post, 2012.
-Best of CES cho mRobo, tạp chí Huffington Post, 2012.
-Best of Toy Fair cho DiscoRobo, tạp chí Popular Science, 2012.
-Best Toy Awards cho AFO, tạp chí Good Housekeeping, 2011.
-Top Tech Toy cho AFO, tạp chí The Street, 2011.
-Great toys of the year cho TOOP, tạp chí Good Housekeeping, 2012.
-Space Age Award for Best High-tech Toy for SketRobo, 2012.
-Top products at New York Toy Fair cho SketRobo, tạp chí Mashable, 2012.Công ty hiện là một trong những doanh nhiệp tiên phong trong lĩnh vực sản xuất robot và đồ chơi công nghệ cao, có uy tín và vị thế trong nước và trên trường quốc tế.
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần robot Tosy
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty cổ phần Tosy là một công ty uy tín với lịch sử 13 năm hình thành và phát triển trong lĩnh vực kinh doanh Công ty đã và đang tích cực mở rộng quy mô đồng thời phát triển lĩnh vực kinh doanh của mình với nhiều ngành nghề khác nhau.Với sự cố gắng và nỗ lực không ngừng, mỗi lĩnh vực ngành nghề đó đều mang lại những kết quả tích cực và góp phần đáng kể cho những bước tiến quan trọng đối với sự phát triển của công ty Điều đó đã được phản ánh một cách cụ thể thông qua kết quả hoạt động kinh doanh mà công ty đã đạt được trong những năm gần đây từ năm 2014– 2016.
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Tosy giai đoạn 2013 – 2015
Năm Doanh thu Lợi nhuận
( Nguồn: Báo cáo tài chính của phòng kinh doanh)
Qua bảng số liệu ta thấy, doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng dần trong giai đoạn 2013-2015.
* Về doanh thu: Hoạt động kinh doanh của công ty trong vòng các năm trở lại đây có sự biến động rõ nét về doanh thu Năm 2013 công ty đạt doanh thu 39.22 tỉ VNĐ, tăng 18% so với cùng kỳ năm 2012 Tổng doanh thu năm 2014 là 44.54 tỷ VNĐ tăng lên so với năm 2013 là 13,56%, năm 2015 tăng lên 17,44% năm 2013 so với cùng kỳ năm trước.
* Về lợi nhuận: Mức độ hiệu quả trong hoạt động kinh doanh được biểu hiện thông qua lợi nhuận mà công ty đã đạt được Từ bảng số liệu trên ta thấy, lợi nhuận của công ty tăng dần qua các năm và không có biến động Năm 2013, công ty đạt lợi nhuận 15.97 tỉ VNĐ Nếu năm 2014 lợi nhuận công ty đạt 17.75 tỷ VNĐ, tăng11,15% so với năm 2013 thì đến năm 2015 lợi nhuận tăng khá mạnh với tỷ lệ tăng23,55% so với năm trước.
Như vậy, có thể thấy, với nỗ lực của ban quản trị cũng như các thành viên trong công ty, doanh thu và lợi nhuận của Tosy vẫn tăng đều qua các năm và không có dấu hiệu chững lại.
3.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty
Công ty Tosy là doanh nghiệp Việt Nam chuyên sản xuất các sản phẩm từ robot Từ năm 2004 đến 2008, công ty chủ yếu sản xuất và trao đổi hàng hóa ở thị trường trong nước.Từ năm 2008 đến nay, công ty đã đa dạng hóa các ngành nghề xuất khẩu và mở rộng TM ra thị trường quốc tế.
Các ngành nghề kinh doanh của Tosy bao gồm : robot giải trí robot phục vụ, robot công nghiệp, đồ chơi công nghệ cao.
3.2.3 Quy mô và cơ cấu các mặt hàng xuất khẩu
Các mặt hàng xuất khẩu của công ty ngày càng trở nên đa dạng và phong phú hơn Trong những năm gần đây, công ty còn mở rộng sang một số lĩnh vực như: xuất khẩu BallRobo (Robot bóng) và TyreRobo (Robot lốp xe) Tuy nhiên, mặt hàng xuất khẩu chủ đạo của công ty vẫn là robot giải trí, robot phục vụ, robot công nghiệp, đồ công nghệ cao.
Bảng 3.2 Tổng kim ngạch xuất khẩu các mặt hàng chủ lực của công ty
( Nguồn: Báo cáo tài chính của phòng kinh doanh)
Qua bảng ta thấy 3 mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty có tỷ trọng biến động qua các năm 2014- 1016 nhưng sản phẩm DiscoRobo vẫn giữ vai trò chủ đạo trong việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận của công ty.
3.2.4 Thị trường xuất khẩu của công ty
Thị trường xuất khẩu các sản phẩm của công ty ngày càng mở rộng Công ty chủ yếu tập trung thị trường khó tính như EU , Hàn Quốc, Nhật Bản.`Trong những năm gần đây, công ty đã tích cực tham gia các triển lãm về robot công nghệ cao ở
Mỹ nhằm quảng bá sản phâm của công ty ra thị trường quốc tế Năm 2014, công ty xuất khẩu lô hang Discorobo sang Nga với số lượng 30.000 con có giá trị khoảng 1 triệu USD Mỗi năm, công ty ký kết các hợp đồng xuất khẩu sang Mỹ, Hàn Quốc và các quốc gia khác Hiện nay, sản phẩm của công ty đã có mặt trên hơn 60 quốc gia trên thế giới.
Bảng 3.3 : Tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty qua các thị trường chính giai đoạn 2014- 2016
Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng
3.3.1 Công tác lập kế hoạch
Công ty rất coi trọng việc lập kế hoạch trong hoạt động quản trị quy trình nhập khẩu Ngoài việc lập ra một kế hoạch xuất khẩu chung tổng thể cho năm và các kế hoạch xuất khẩu theo tháng và từng thị trường, đối với mỗi hợp đồng xuất khẩu,công ty luôn yêu cầu phải có kế hoạch thực hiện cụ thể Công ty hiện đang xuất khẩu sang thị trường Mỹ các mặt hàng chủ lực bao gồm : UFO, DiscoRobo, AFO,TOPIO Các mặt hàng này được phân chia cho các nhân viên trong phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý Theo quy định của công ty, nhân viên quản lý mặt hàng nào sẽ lập kế hoạch và chịu trách nhiệm thực hiện theo dõi quá trình xuất khẩu hàng hóa đó Kế hoạch được trình Giám đốc và trưởng phòng xét duyệt, chậm nhất là 3 ngày kể từ sau khi hợp đồng được kí kết Quy trình lập kế hoạch thực hiện hợp đồng như sau: Sau khi hợp đồng xuất khẩu được ký kết, nhân viên chịu trách nhiệm về mặt hàng trong hợp đồng sẽ tiến hành thu thập thông tin và xem xét phân tích lại các yếu tố có ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng như: các quy định, chính sách của Nhà nước; các quy định về hải quan về giấy phép, kiểm định chất lượng và giao nhận hàng hóa, nguồn lực hiện có của đối tác, nghiên cứu phân tích các nội dung của hợp đồng Từ những yếu tố trên, nhân viên đó tiến hành lập kế hoạch bao gồm: các công việc cần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức thực hiện và phân bổ các nguồn lực cho các công việc cụ thể Kế hoạch thực hiện hợp đồng XK của Tosy bao gồm: kế hoạch chuẩn bị hàng, kế hoạch kiểm tra hàng, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, giao hàng và thanh toán.
Các đối tác Mỹ của Tosy là những khách hàng khó tính nên công ty tập trung nghiêm túc việc lập kế hoạch cụ thể và chi tiết để tránh sai sót. a Kế hoạch chuẩn bị hàng
Công ty Tosy lập kế hoạch chuẩn bị hàng khá cẩn thận và tỉ mỉ Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu với các đối tác Mỹ, các bộ phận bắt tay ngay vào việc lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu Các trưởng phòng sẽ lên bản kế hoạch chi tiết về nguồn hàng, nhà cung cấp, số lượng nguyên vật liệu nhập khẩu dựa trên nguồn lực hiện có của công ty Trưởng bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm phân công cho các nhân viên tìm kiếm và đánh giá, lựa chọn, lập danh sách các nhà cung cấp đáng tin cậy để thực hiện ký hợp đồng. b Kế hoạch kiểm tra hàng xuất khẩu
Sau khi lập kế hoạch chuẩn bị hàng, các bộ phận phòng Sản xuất & Cung ứng sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch kiểm tra hàng Việc lập kế hoạch này được thực hiện chi tiết và cẩn trọng, bao gồm kế hoạch kiểm tra chất lượng nguồn hàng, số lượng, quy cách, bao bì đóng gói… c Kế hoạch thuê phương tiện vận tải
Việc lập kế hoạch thuê phương tiện vận tải được công ty Tosy giao cho bộ phận Kinh doanh 2 thực hiện Trưởng phòng Kinh doanh 2 chỉ đạo nhân viên phác thảo và trình bày kế hoạch thuê phương tiện vận tải, bao gồm kế hoạch thuê hãng vận tải, thời điểm, chi phí thuê. d Kế hoạch làm thủ tục hải quan
Việc làm thủ tục hải quan của công ty do đại lý của công ty thuê để thực hiện nên các bộ phận không chịu trách nhiệm lập kế hoạch mà thay vào đó là cung cấp các giấy tờ và chứng từ cần thiết để bên đại lý làm việc với cơ quan hải quan. e Kế hoạch giao hàng
Kế hoạch giao hàng của công ty được giao cho bộ phận Kinh doanh thực hiện trên cơ sở các thông tin do các bộ phận khác cung cấp Các nhân viên phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết các công việc giao hàng cho đối tác, bao gồm kế hoạch về thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng. f Kế hoạch thanh toán
Lập kế hoạch thanh toán là khâu cuối cùng trong công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty Kế hoạch thanh toán phải được thực hiện rõ ràng, tránh sai sót nên công việc này thường được công ty giao cho các nhân viên có tính cẩn thận và tỉ mỉ Kế hoạch thanh toán bao gồm kế hoạch về thời gian, địa điểm, phương thức và hình thức thanh toán.
Sau khi các bản kế hoạch được thực hiện, người được giao lập kế hoách sẽ trình duyệt và bảo vệ trước Trưởng phòng và Ban Giám Đốc Nếu kế hoạch được chỉnh sửa, bổ sung và phê duyệt, các bộ phận sẽ tiến hành đi vào giai đoạn thực hiện.
3.3.2 Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty a Xin giấy phép xuất khẩu
Công ty cổ phần Robotics Tosy sau hơn 13 năm thành lập đã trở nên vững mạnh, việc xin giấy phép xuất khẩu đã được thực hiện ngay từ thời gian đầu thành lập.
Với quá trình hiện đại hóa đất nước từ việc Việt Nam là thành viên của khốiASEAN, APEC và mới đây là gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới WTO các trong quá trình hội nhập của đất nước với thế giới Cho nên hiện nay việc đơn giản hóa thủ tục giấy phép là vấn đề cấp bách cần được các cấp chính quyền đơn giản hóa nhằm khuyến khích các doanh nghiệp xuất khẩu và thu hút vốn đầu tư nước ngoài. b Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
* Lên kế hoạch sản xuất
Sau khi hợp đồng đã hoàn tất thủ tục, bộ phận kế hoạch sẽ đánh giá và lên kế hoạch sản xuất Căn cứ theo tốc độ dây chuyền sản xuất và thời hạn giao hàng, nhân viên bộ phận kế hoạch sẽ lập bảng báo cáo đánh giá xem cần bao nhiêu chuyền sản xuất cho một lô hàng đã ký hợp đồng Từ đó sẽ gửi bản kế hoạch sản xuất xuống các xí nghiệp, lãnh đạo xí nghiệp tự phân công sản xuất.
* Nhập nguyên phụ liệu, kiểm tra, chuẩn bị sản xuất
Các thị trường ở nước ngoài rất đa dạng, năng động và có sự cạnh tranh đến mức nếu như nhà sản xuất ở các nước đang phat triển không có kế hoạch và không có sự chuẩn bị thì không có cơ hội thâm nhập Cần tuân thủ và thực hiện đúng những điều kiện trong hợp đồng thương mại về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều kiện khác Để làm tốt điều này trước tiên phải tổ chức tốt hệ thống thu mua nguyên liệu đúng quy cách phẩm chất và đáp ứng đúng thời hạn giao hàng phục vụ cho xuất khẩu.
Sau khi nguyên phụ liệu tập kết tại kho, được mua đúng số lượng và KCS kiểm tra chất lượng, sẽ được chuyển vào xưởng để thực hiện công đoạn sản xuất sản phẩm theo đúng hợp đồng.
* Triển khai sản xuất, theo dõi
Sản phẩm cần phải xắp xếp theo đúng quy cách mẫu mã, loại hàng sau đó đóng gói ghi tên sản phẩm, nơi sản xuất, các điều kiện bảo quản sản phẩm, sử dụng, mã số, mã vạch Công ty tuân thủ rất chặt chẽ những quy định về kiểm tra từng công đoạn đầu đến khi ra thành phẩm, theo dõi tiến độ may hàng ngày và chất lượng sản phẩm trong quá trình chế tạo và xem xét coi có đạt hiệu quả hay chưa Vì thế các sản phẩm của Công ty đã tạo dựng được uy tín và vị thế trong khách hàng.
* Đóng gói và nhập kho
Đánh giá công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu robot
a Thành công của công ty trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ
Công ty cổ phần Tosy Robotics đã có sự quan tâm tới công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung và mặt hàng robot Discorobo nói riêng Qua các năm, sự tiến bộ của công tác này thể hiện rõ qua sự tăng lên về số lượng hợp đồng và giảm về số lượng cũng như tỷ trọng các hợp đồng sai lỗi.
Bảng 3.4: Kết quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng Discorobo sang thị trường Mỹ
Bảng số liệu thống kê trên đã cho thấy tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty trong những năm gần đây là khá tốt Số lượng các hợp đồng ký kết của công ty tăng dần qua các năm Số lượng hợp đồng được thực hiện sau khi ký kết đều ở mức cao nhất 100%, không có hợp đồng nào bị hủy Mặc dù vẫn còn sai sót xảy ra, tuy nhiên số hợp đồng có sai sót đã giảm đi Bên cạnh đó, công ty luôn đảm bảo thực hiện đúng tiến độ hợp đồng, không có vấn đề phát sinh nào gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình thực hiện hợp đồng Đó là dấu hiệu đáng mừng khẳng định sự tiến bộ trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty
Trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Discorobo trong thời gian qua, công ty đã đạt được những thành công cụ thể như sau:
- Trước hết, khâu lập kế hoạch thực hiện hợp đồng XK đã được các nhân viên phòng kinh doanh của công ty thực hiện khá tốt đã cho thấy sự đầu tư quan tâm của công ty đến việc thực hiện từng hợp đồng XK Các kế hoạch thực hiện hợp đồng XK của công ty được lập một cách chi tiết rõ ràng và phân công cụ thể, do đó đã giúp công ty tránh được những biến cố bất lợi và sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Việc tổ chức thực hiện hợp đồng XK của công ty được thực hiện tương đối tốt Tốc độ triển khai thực hiện hợp đồng rất nhanh chóng Các sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng vẫn còn nhưng đã được cải thiện nhiều Các lỗi thường gặp trong khâu lập bộ chứng từ để thanh toán L/C, thuê đại lý làm thủ tục hải quan, giao hàng… đã được hạn chế Công ty chưa để xảy ra tranh chấp, khiếu nại nào dẫn đến phải giải quyết bằng trọng tài Các tranh chấp nhỏ xảy ra như :giao hàng sai số lượng, giao hàng chậm… đều được giải quyết dựa trên cơ sở thỏa thuận, thương lượng giữa hai bên, tránh gây tổn hại về chi phí và uy tín Công ty đã xây dựng được chữ tín với đối tác Mỹ cũng như các bên liên quan khác như: ngân hàng, hải quan, hãng vận chuyển… nên việc tổ chức thực hiện hợp đồng XK của công ty được tiến hành một cách thuận tiện, nhanh chóng giúp công ty giảm được chi phí, thời gian thực hiện, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Công tác điều hành giám sát thực hiện hợp đồng XK đã đạt được những kết quả nhất định Việc điều hành giám sát hợp đồng được thực hiện song song với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng XK giải quyết tương đối tốt những tình huống phát sinh. b Những tồn tại và nguyên nhân trong công tác quản trị quy trình thực
• Những vấn đề còn tồn tại
- Sự kết nối giữa các phòng ban chưa chặt chẽ Các công việc được mặc định cho từng nhân viên chứ không được phân công rõ ràng trên giấy tờ đẫn đến công việc bị bỏ qua hoặc thực hiện trùng lặp
- Quá trình giao hàng và kiểm tra hàng hóa của công ty chưa được tốt Các sản phẩm Discorobo với số lượng lớn nhưng đôi khi khâu kiểm tra thường diễn ra qua loa, thiếu cẩn thận, kiểm tra chỉ mang tính đại diện
- Đại lý làm thủ tục hải quan của công ty đôi khi thực hiện sai sót trong khâu khai báo và công ty không thể giải quyết kịp thời, ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng với đối tác
- Trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng XK, công ty chưa xây dựng được phương pháp cũng như phần mềm điều hành giám sát hợp đồng hoàn chỉnh, chưa có hệ thống cảnh báo sớm Vì vậy khi xảy ra các tình huống phát sinh nằm ngoài hợp đồng thì nhân viên của công ty còn lúng túng trong việc giải quyết, nhiều khi thụ động phải chờ sự chỉ đạo từ cấp trên.
• Nguyên nhân của những tồn tại
- Do chưa có sự thống nhất phân công rõ ràng nào trong việc thực hiện nào từ phía cấp trên để giữa các phòng ban bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau Các phòng ban đảm nhận nhiệm vụ và chức năng tương tự nhau, công việc vẫn còn chồng chéo, chưa phát huy tối đa hiệu quả Sự quản lý của cấp lãnh đạo chưa chặt chẽ.
- Thiếu chủ động trong việc thuê phương tiện vận tải và chủ quan trong công tác mua bảo hiểm cho hàng hóa.
- Công ty chưa có một hệ thống giám sát và mô hình điều hành hiệu quả để có thể phát hiện, cảnh báo sớm được những rủi ro có thể xảy ra đồng thời đưa ra những biện pháp ứng phó kịp thời trước những tình huống phát sinh đó Cơ chế giám sát thực hiện hợp đồng XK của công ty chưa linh hoạt, không sử dụng nhiều biện pháp giám sát, thêm vào đó mức độ giám sát không được thực hiện thường xuyên.
Ngoài ra, có không ít nguyên nhân khách quan khác gây nên những hạn chế, tồn tại ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh XNK nói chung và công tác quản trị quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK của công ty nói riêng như: hoạt động của các hệ thống ngân hàng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp XNK về vốn, hoạt động quản lý ngoại tệ và tỷ giá, công tác khuyến khích phát triển các ngành giao nhận vận tải, bảo hiểm
Tóm lại, trong thời điểm hiện nay nhiệm vụ cấp thiết nhất đối với công ty là phát huy những điểm mạnh, tìm ra biện pháp khắc phục những hạn chế tồn tại trên,góp phần hoàn thiện và nâng cao hơn nữa công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản phẩm Discorobo sang thị trường Mỹ.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG
Định hướng phát triển hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty
Bất cứ công ty nào khi tham gia hoạt động thương mại quốc tế cũng phải tìm con đường đi đúng đắn để tận dụng thời cơ và hạn chế những rủi ro Công ty cổ phần Tosy cũng vạch ra những định hướng để phát triển trước mắt và lâu dài Cụ thể :
Tổ chức tốt công tác theo dõi nắm bắt thông tin thị trường và tình hình tiêu thụ trong nước để có biện pháp điều chỉnh giá bán cho phù hợp và thực hiện các biện pháp bình ổn giá theo sự chỉ đạo của Chính phủ.
Tăng cường hoạt động marketing, xúc tiến thương mại, phát triển hệ thống mạng lưới tiêu thụ Đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu nhằm giảm sức ép cạnh tranh trên thị trường nội địa.
Phấn đấu nỗ lực không ngừng để tăng tỷ trọng xuất khẩu trong nước và ngoài
nước, từ đó tăng doang thu và lợi nhuận của công ty,
Nâng cao mối quan hệ với các đối tác, bạn hàng quốc tế để đem về những hợp đồng xuất khẩu có giá trị.
Một số giải pháp nhằm cải thiện công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty
4.2.1 Giải pháp cho công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu đã được công ty giao cho từng nhân viên khá cụ thể Ban lãnh đạo đã có sự quan tâm kiểm tra về nội dung kế hoạch trước khi nó được đưa vào thực hiện Tuy nhiên, trong quá trình biến kế hoạch thành các hoạt động trong quy trình thì công ty lại không có sự quản lý bằng các ràng buộc rõ ràng, nội dung kế hoạch mang tính chung chung, dẫn đến tình trạng nhân viên thực hiện hợp đồng thiếu khoa học, hay thiếu sót Điều này khiến cho việc lập kế hoạch không những không phát huy được hiệu quả của nó mà còn gây lãng phí công sức của công ty, ảnh hưởng đến các công tác khác trong kinh doanh Để khắc phục tình trạng này, ban lãnh đạo cần có những quy định cụ thể về việc bám sát kế hoạch của nhân viên, có các hình thức kiểm tra, đôn đốc để kế hoạch lập phù hợp với từng hợp đồng cụ thể.
4.2.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác triển khai tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Giải pháp hoàn thiện cho phương thức thanh toán
Đối với phương thức thanh toán thì công ty nên có lựa chọn cho công ty mình nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: T/T (100%), D/P at sight, L/C… áp dụng cho các đối tác khác nhau Nếu phía đối tác có quan hệ lâu dài tin tưởng lẫn nhau thì công ty không nên dùng phương thức L/C vì mỗi lần tu bổ L/C là rất tốn kém, không những cho bên người mua và cả bên người bán Tuy nhiên, nếu đối tác là lần đầu hợp tác với công ty thì L/C là phương thức đảm bảo nhất giúp công ty tránh được những rửi ro trong quá trình thanh toán tiền hàng.
Lựa chọn ngân hàng có uy tín trong thanh toán cũng là giải pháp tốt cho công ty, với một ngân hàng có uy tín, khả năng thanh toán nhanh, chi phí dịch vụ ưu
Nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên xuất nhập khẩu về nghiệp vụ thanh toán để khi lập bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng tốt hơn, giảm thiểu rủi ro khi lập bộ chứng từ bất hợp lệ vì bộ chứng từ bất hợp lệ sẽ kéo dài thời gian thanh toán chậm, chi phí cao, vốn ứ đọng, lãi suất ngân hàng phát sinh.
Để tránh các sai sót trong nghiệp vụ hoàn thiện bộ chứng từ cung cấp cho ngân hàng TP Bank, công ty cần thỏa thuận cụ thể, chính xác với bên đối tác về các điều khoản trong hợp đồng: thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện vận tải và các chứng từ cần xuất trình… Khi tiến hành lập bộ chứng từ có liên quan thì cần phải bám sát vào các điều khoản trong hợp đồng đã được ký kết Các trưởng phòng cần nhắc nhở các nhân viên kiểm tra kỹ các nội dung bộ chứng từ thanh toán để tránh những sai sót không đáng có như: sai lỗi chính tả, viết nhầm tên, địa chỉ… để không mất thời gian sửa chữa Các nhân viên thực hiện lập bộ chứng từ thanh toán phải có kiến thức vững chắc về nghiệp vụ L/C, nắm rõ các giấy tờ cần thiết và đầy đủ vì nếu xảy ra sai sót hoặc thiếu một trong các giấy tờ quan trọng, ngân hàng mở L/C sẽ từ chối thanh toán Bên cạnh đó, nhân viên cũng phải linh hoạt giải quyết khi có vấn đề xảy ra để thỏa thuận với ngân hàng và nhận tiền thanh toán.
Giải pháp đối với kiểm tra hàng hóa xuất khẩu Đổi mới trang thiết bị máy móc, giúp doanh nghiệp gia tăng sản phẩm, sẽ giúp công ty có khả năng chuẩn bị tốt nguồn hàng xuất khẩu hơn, công ty nhập thêm nhiều dây chuyền công nghệ mới vào sản xuất, với đội ngũ công nhân may có tay nghề cao Từ đó sản xuất ra nhiều sản phẩm đáp ứng được đơn hàng xuất khẩu từ đối tác nâng cao lợi nhuận cho công ty.
Hoàn thiện khai báo hải quan
Do công ty thuê đại lý làm thủ tục hải quan nên các nhân viên chịu trách nhiệm cung cấp các giấy tờ cần thiết cho đại lý phải hết sức cẩn thận và đầy trách nhiệm và có kinh nghiệm.
Chú trọng mua bảo hiểm hàng hóa
Khi mua bảo hiểm cho hàng hóa, công ty cần hiểu rõ điều khoản hợp đồng và tính chất của hàng hóa cũng như đặc thù riêng của quá trình vận chuyển từ đó đi đến quyết định lựa chọn mức bảo hiểm phù hợp Đối với hợp đồng xuất khẩu sản phầm robot Discorobo sang thị trường Mỹ theo điều kiện CIF, công ty chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa và phải theo dõi sát, sử dụng các nhà cung cấp bảo hiểm có tên tuổi và có trụ sở tại Việt Nam để thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm của công ty đối với mặt hàng xuất khẩu.
4.2.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả giám sát điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Tăng cường công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác
Giám sát hợp đồng XK không chỉ là giám sát hoạt động của chính mình mà còn giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác nước ngoài Thực tế hiện nay công ty đã dần chú trọng đến giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác Mỹ, tuy nhiên các hình thức giám sát vẫn chưa đa dạng Công ty mới chỉ giám sát bằng cách gửi thư điện tử, gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax cho đối tác và biết được qua giấy thông báo do bên xuất khẩu gửi tới Đó là những biện pháp giám sát từ xa, có thể chưa phản ánh đúng tình hình thực tế của đối tác Do vậy, ngoài các biện pháp trên công ty có thể thực hiện việc giám sát bằng nhiều cách khác như: cử cán bộ nghiệp
Ngoài ra, công ty nên thiết lập một hệ thống nhắc nhở đối tác thực hiện nghĩa vụ của mình tại từng thời điểm, tránh xảy ra việc đối tác quên hoặc không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình Công ty cần tăng cường giám sát việc thực hiện hợp đồng của đội ngũ nhân viên, luôn cố gắng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình vừa để tránh các sai sót vừa đẩy nhanh tiến trình thực hiện hợp đồng và hơn nữa là tạo nên sự tin tưởng của đối tác.
Lựa chọn phương pháp điều hành, giám sát hợp đồng phù hợp
- Sử dụng máy điện toán trong công tác điều hành, giám sát hợp đồng Điều hành giám sát hợp đồng được thực hiện bằng máy vi tính giúp cho việc quản lý dữ liệu một cách hiệu quả Thiết lập hệ thống các công việc cần thực hiện và giám sát trên máy vi tính thông qua bảng biểu sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác giám sát và đảm bảo việc điều hành hợp lý, giảm thiểu chi phí, dễ dàng trong tổ chức và thu thập thông tin về quá trình thực hiện hợp đồng và tiện cho việc kiểm tra.
Nhiều công ty lớn trên thế giới đã sử dụng một số phần mềm phục vụ cho công tác giám sát và điều hành hợp đồng như: EDI – Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, ICMOS – Hệ thống giám sát hợp đồng nhập khẩu Thực tế, một vài năm trở lại đây, các công ty XNK thường sử dụng phần mềm Quản lý hợp đồng Esoft HD và cho thấy hiệu quả tốt Công ty nên tiếp cận và đưa vào sử dụng phiên bản mới nhất của phần mềm này để giúp quản lý hoạt động nhập khẩu đơn giản, hiệu quả hơn.Phần mềm này giúp công ty quản lý tốt hơn các hợp đồng, theo dõi một cách kịp thời và chính xác tình hình thực hiện hợp đồng Trên cơ sở đó, công ty có thể đưa ra các loại báo cáo liên quan đến hợp đồng từ chi tiết đến tổng hợp theo nhiều tiêu chí khác nhau Ngoài ra, Esoft HD còn cho phép công ty tự tạo ra những mẫu hợp đồng cũng như mẫu báo cáo mới theo những phát sinh mới trong công tác quản lý hợp đồng.
- Xây dựng hệ thống bảng biểu, phiếu giám sát phục vụ cho công tác giám sát điều hành hợp đồng Để giám sát và điều hành hợp đồng theo một trình tự công việc nhất định, cán bộ điều hành cần thiết lập hệ thống bảng biểu ghi lại những sự kiện, những công việc đã ngầm định hoặc đề cập rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, ngày tháng bắt đầu và kết thúc của công việc, các biện pháp giám sát phòng ngừa cần thiết.
Các giải pháp về nguồn nhân lực
Con người là yếu tố quyết định đến thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Để công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng XK đạt được hiệu quả tốt hơn, công ty phải thường xuyên nâng cao trình độ, nghiệp vụ XNK cho các cán bộ nhân viên Công ty cần chú trọng đến các biện pháp sau:
- Nâng cao trình độ ngoại ngữ cho đội ngũ nhân viên tham gia thực hiện hợp đồng XK, tạo điều kiện cho nhân viên đi học thêm để nâng cao trình độ nghiệp vụ.
Một số kiến nghị
a Đối với cơ quan Nhà nước
Vai trò của Nhà nước đối với sự phát triển của các doanh nghiệp được thể hiện ở các hệ thống văn bản pháp quy có liên quan đến hoạt động xuất khẩu Nó có thể là nhân tố thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của mỗi công ty, đặc biệt là những công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các công ty xuất nhập khẩu nói chung và công ty cổ phần Tosy Robotics nói riêng, Nhà nước cần quan tâm hỗ trợ hơn nữa bằng các biện pháp Cụ thể:
Tăng cường mức ưu đãi đầu tư cho sản xuất kinh doanh mặt hàng robot và đồ chơi công nghệ cao
Với hệ thống chính sách khuyến khích, ưu đãi hiện hành trong sản xuất kinh doanh nội địa, các dự án sản xuất mặt hàng robot và đồ chơi công nghệ cao không được hưởng mức ưu đã cao hơn các mặt hàng công nghệ truyền thống Chính vì vậy, Nhà nước cần hỗ trợ mức hưởng mức ưu đãi cao hơn đối với mặt hàng đồ chơi công nghệ cao.
Tăng cường trợ cấp xuất khẩu cho các dooanh nghiệp xuất nhập khẩu
Có hai hình thức trợ cấp xuất khẩu đó là trợ cấp xuất khẩu trực tiếp và trợ cấp xuất khẩu gián tiếp.
Trợ cấp xuất khẩu trực tiếp là việc áp dụng thuế suất ưu đãi đối với hàng xuất khẩu hoặc miễn giảm thuế đối với các nguyên vật liệu nhập khẩu để sản xuất xuất khẩu, cho các công ty xuất khẩu hưởng giá ưu đã đối với các yếu tố đầu vào sản xuất.
Trợ cấp gián tiếp là hình thức trợ cấp của Nhà nước thông qua việc Nhà nước dùng ngân sách để quảng cáo các mặt hàng sản xuất trong nước, tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch xuất khẩu. Đối với mặt hàng robot, cả hai hình thức nói trên đều rất cần thiết Hình thức trợ cấp xuất khẩu trực tiếp tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất, nâng cao chất lượng hàng hóa, giảm giá thành, nâng cao cạnh tranh Hình thức trợ cấp xuất khẩu gián tiếp có tác dụng giúp công ty xuất nhập khẩu nói chung và công ty cổ phần Tosy Robotics nâng cao kim ngạch và mở rộng thị trường.
Thực hiện nhanh gọn các thủ tục liên quan tới quản lý XNK và thuế quan, thủ tục hải quan
Cần có biện pháp hỗ trợ các doanh nghiệp về vốn thông qua hệ thống ngân hàng Sử dụng hiệu quả vốn hỗ trợ xuất khẩu, giải quyết khó khăn về vốn lưu động và vốn đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc, áp dụng thành công các thành tựu khoa học kỹ thuật.
Cải thiện môi trường đầu tư, thương mại, hoàn thiện hành lang pháp lý, tạo điều kiện hỗ trợ các doanh nghiệp xuất khẩu, luật thương mại.
Hệ thống ngân hàng Việt Nam phải có cơ sở pháp lý đủ mạnh, nâng cao nghiệp vụ
Tìm hiểu lộ trình hội nhập quốc tế, bảo hộ mậu dịch của Việt Nam để thực hiện đúng các quy định, chính sách này và để tận dụng những ưu đãi thuế quan mà các nước đã dành cho Việt Nam.
Nhà nước thường xuyên tổ chức các buổi tọa đàm, diễn đàn giao lưu hợp tác kinh tế nhiều hơn với các nước, hỗ trợ doanh nghiệp dệt may trong nước tìm hiểu thị trường và nâng cao hiệu quả hoạt động các tổ chức xúc tiến thương mại, đẩy mạnh hợp tác ký kết với các nước ASEAN.
Cần nghiện cứu, có kế hoạch hỗ trợ đầu tư vào ngành công nghệ cao và các sản phẩm robot đồ chơi công nghệ cao vì trong tương lai, đây được coi là ngành trọng điểm trong thời đại kinh tế hiện đại phát triển.
Nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng và khuyến khích các hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các hợp đồng TMQT.
Nhà nước cần tiếp tục quan tâm mở rộng hệ thống ga, cảng biển, sân bay để đáp ứng được nhu cầu vận chuyển trọng tải lớn của các hợp đồng của các doanh nghiệp Mở rộng hệ thống kho bãi, nâng cao chất lượng dịch vụ của những khu vực này nhằm giảm chi phí lưu trữ, bốc dỡ đồng thời đảm bảo bảo quản hàng hóa nhập khẩu.
Có cơ chế quản lý ngoại tệ linh hoạt, ổn định tỷ giá.
Tỷ giá hối đoái là một nhân tố quan trọng để thực hiện chiến lược hướng ngoại, đẩy mạnh xuất khẩu hàng hóa Tỷ giá hối đoái ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp xuất khẩu Thực tế cho thấy trong thời gian hoạt động kinh doanh, công ty đã có vài trường hợp phải bỏ ngang hợp đồng do sự biến động tỷ giá gây bất lợi cho công ty và dẫn đến tình trạng thua lỗ Vì vậy, để đảm bảo hiệu quả cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của các doanh nghiệp, Nhà nước cần có biện pháp để giảm lạm phát, ổn định giá trị của đồng nội tệ và có tỷ giá chính thức hợp lý, phù hợp với mục tiêu chung trong chiến lược phát triển đất nước.
Ngoài ra, nhà nước còn cần có chính sách hỗ trợ các ngành logistics, bảo hiểm cho các doanh nghiệp khi tham gia hợp đồng xuất khẩu. b Đối với công ty cổ phần Tosy Robotics
Trong bối cảnh cạnh tranh rất gay gắt như hiện nay, công ty cổ phần Tosy muốn đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất khẩu tốt thì sự quan tâm giúp đỡ, tạo mọi điều kiện thuận lợi của nhà nước là hết sức cần thiết, song quan trọng hơn cả là Công ty phải dựa vào nội lực của chính mình Với những khó khăn còn tồn tại hiện nay của công ty thì việc áp dụng các giải pháp nhằm hoàn thiện, giải quyết các khó khăn cần phải được xem xét và triển khai thực hiện ngay Cụ thể ở đây công ty cần:
- Đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh xuất khẩu, tăng cường phát triển mẫu mã sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu đối với ngành công nghệ cao
- Tích cực, tăng cường đầu tư máy móc trang thiết bị, đổi mới công nghệ Nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Nhanh chóng xây dựng và phát triển thương hiệu của công ty trên chính sản phẩm mà mình sản xuất từ đó sẽ chiếm được thị phần quan trọng và có vị trí nhất định vững chắc trên thị trường trong cũng như ngoài nước Đây là vấn đề lâu dài và cực kỳ cần thiết để công ty phát triển bền vững.
- Hoạt động xúc tiến thương mại Công ty thường xuyên tham gia vào các chương trình như triển lãm, hội chợ thương mại quốc tế và trong nước nhằm quảng bá thương hiệu và sản phẩm của công ty và tìm đối tác làm ăn, mở rộng thị phần của sản phẩm.
