Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị truyền động công nghiệp từ Trung Quốc của Công ty TNHH Neway Group

Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 1. Khái niệm quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Doãn Kế Bôn (2009), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê: "Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu (hợp đồng TMQT) là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau mà các bên đã thỏa thuận và cam kết có nghĩa là thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của mọi bên". Lập kế hoạch là nội dung khởi đầu và trọng yếu đối với quá trình thực hiện hợp đồng vì nó có tác dụng định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp; phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng từ đó chủ động có giải pháp để nắm bắt cơ hội, hạn chế rủi ro.

Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 1. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Nhận hàng từ tàu biển: chuẩn bị chứng từ để nhận hàng → ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan ga cảng giao nhận hàng → xác nhận với cơ quan ga cảng về hàng hóa và kế hoạch tiếp nhận hàng → cung cấp tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa (vận đơn, lệnh giao hàng..) → tiến hành nhận hàng (người NK cần phải kiểm tra giám sát chặt chẽ) → thanh toán chi phí cho cơ quan ga cảng. Để khiếu nại, người NK phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại, kèm theo bằng chứng về sự vi phạm (biên bản giám định, ROROC - biên bản kết toán nhận hàng với tàu, COR - biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng hay CSC - giấy chứng nhận hàng thiếu ..) và các chứng từ khác có liên quan (hóa đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm nếu khiếu nại công ty bảo hiểm..).

Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Trong nhiều trường hợp, do có uy tín với ngân hàng, doanh nghiệp có thể được ngân hàng bảo lãnh hay cho vay với khối lượng vốn lớn, kịp thời tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chớp lấy những cơ hội làm ăn hấp dẫn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Trong nhiều trường hợp, do có uy tín với ngân hàng, doanh nghiệp có thể được ngân hàng bảo lãnh hay cho vay với khối lượng vốn lớn, kịp thời tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chớp lấy những cơ hội làm ăn hấp dẫn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ thị trường Trung Quốc của công ty

Chuẩn bị lập kế hoạch: Ban giám đốc công ty giao nhiệm vụ cho nhân viên phòng NK thu thập thông tin, phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng: Quy định Hải quan tại nước nhập khẩu là Việt Nam và nước xuất khẩu tại Trung Quốc; quy định của ngân hàng tại Việt Nam mà công ty dùng để thanh toán tiền hàng; quy định của ngân hàng thụ hưởng của nhà cung cấp nước ngoài; chính sách nhà nước Việt Nam về nhập khẩu..; Xác định tổng chi phí để hoàn thành hợp đồng: chi phí thuế, hải quan, chi phí vận chuyển và các chi phí khác theo đặc điểm từng lô hàng; Xác định nguồn lực từ các Phòng Nhập khẩu, Kho, Kế toán, Kinh doanh trong công ty để phối hợp thực hiện hợp đồng. Sau khi hàng hóa được đưa lên tàu xuất khẩu, trong vòng 3 ngày kể từ ngày tàu khởi hành, bên bán tức nhà xuất khẩu sẽ fax hoặc email bộ chứng từ nhận hàng cho công ty để làm các thủ tục xin giấy phép cần thiết trước và gửi tiếp một bộ chứng từ gốc theo đường chuyển phát nhanh về Việt Nam để công ty làm thủ tục nhận hàng, hai bộ còn lại sẽ gửi về ngân hàng mở L/C. Và kế tiếp, sau khi nhân viên giao nhận nộp hồ sơ vào bàn công chức Hải quan đã được phân thể hiện trên tờ khai tại Chi cục Hải quan cảng nhập, công chức đăng ký tờ khai sẽ kiểm tra sơ bộ tính thống nhất giữa chứng từ và thông tin trên tờ khai, nếu như có sai sót sẽ yêu cầu công ty phải điều chỉnh lại tờ khai nếu không sẽ chuyển tiếp sang cho công chức tính thuế để kiểm tra lại tính chính xác của số thuế thể hiện trên tờ khai.

Ở khâu nhận hàng, qua biểu đồ trên ta thấy nguyên nhân dẫn đến những sai sót chủ yếu là do nhân viên nhận hàng của công ty thiếu kinh nghiệm hoặc sơ suất, số chứng từ cần chuẩn bị để đi nhận hàng lại tương đối nhiều nên khó tránh khỏi nhầm lẫn, ngoài ra còn bắt nguồn từ bên xuất khẩu, bên xuất khẩu giao hàng không đúng thời hạn giao hàng như trong hợp đồng, bên bán chậm giao chứng từ để cho công ty thực hiện nhận hàng do bộ chứng từ nhận hàng mà đối tác lập còn có sai sót như về lỗi chính tả, tên người nhận hàng, ký mã hiệu hàng hóa chưa đúng do đó làm chậm tiến độ nhận hàng của công ty.

Đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ thị trường Trung Quốc của

Điều đó chứng tỏ công ty đã ngày càng chú trọng trong việc chuẩn bị hồ sơ chứng từ, giám sát các quy trình và các công việc của forwarder giúp hàng hóa được thông quan nhanh, tránh việc mất thêm những chi phí không đáng có, tăng tính cạnh tranh ở thị trường trong nước, đảm bảo tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ Trung Quốc của công ty. Thứ ba, về nghiệp vụ thanh toán: Trong một số trường hợp hồ sơ của công ty vẫn bị từ chối do thiếu các giấy tờ cần thiết hoặc thông tin trong hồ sơ không khớp với dữ liệu các bên cung cấp, một phần xuất phát xuất phát từ lỗi đánh máy và kiểm tra tài liệu của nhân viên bộ phận Nhập khẩu của công ty TNHH Neway Group, lỗi trong quá trình trao đổi thông tin giữa công ty TNHH Neway Group và công ty đối tác.

Định hướng phát triển của công ty TNHH Neway Group đối với hoạt động nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp

Một là thúc đẩy hoạt động nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ thị trường Trung Quốc thông qua gia tăng số lượng đơn hàng và sản lượng mỗi đơn, đồng thời tìm kiếm và mở rộng nguồn cung cấp mặt hàng này từ thị trường Trung Quốc. Ba là đẩy mạnh nghiên cứu về nhu cầu nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp tại các doanh nghiệp Việt Nam, dung lượng thị trường tiêu thụ sản phẩm trong nước cũng như khả năng cung cấp của thị trường Trung Quốc, giá sản phẩm, các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp của hai quốc gia để chủ động lên kế hoạch tiếp cận các hợp đồng nhập khẩu mới.

Đề xuất giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng

Khuyến khích tinh thần trách nhiệm và nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ bằng chính sách thưởng nóng, hoa hồng đối với những nhân viên làm việc hiệu quả, vượt chỉ tiờu; đồng thời, cú hỡnh thức nhắc nhở, phạt rừ ràng, cụ thể với những nhõn viờn mắc lỗi gây tổn hại đến thời gian, chi phí thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm và tạo động lực cho nhân viên hoàn thiện, phát triển bản thân. Về nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải: Công ty cần chủ động hơn trong việc nghiên cứu thị trường logistics để có sự so sánh, đánh giá giữa các công ty cung cấp dịch vụ, linh hoạt thay đổi công ty giao nhận khi cần thiết để tối đa hóa hiệu quả trong công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu, tiết kiệm thời gian cũng như tối thiểu chi phí.