Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc phụ kiện văn phòng từ thị trường trung quốc đài loan và hồng kông của công ty tnhh thương mại công nghệ và dịch vụ GTC Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc phụ kiện văn phòng từ thị trường trung quốc đài loan và hồng kông của công ty tnhh thương mại công nghệ và dịch vụ GTCQuản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc phụ kiện văn phòng từ thị trường trung quốc đài loan và hồng kông của công ty tnhh thương mại công nghệ và dịch vụ GTCQuản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc phụ kiện văn phòng từ thị trường trung quốc đài loan và hồng kông của công ty tnhh thương mại công nghệ và dịch vụ GTCQuản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc phụ kiện văn phòng từ thị trường trung quốc đài loan và hồng kông của công ty tnhh thương mại công nghệ và dịch vụ GTC
TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, toàn cầu hóa và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế là đặc trưng và xu hướng phát triển của nền kinh tế thế giới, bất luận là nền kinh tế đó có quy mô và trình độ phát triển ra sao và thuộc chế độ chính trị - xã hội thế nào Nước Việt Nam chúng ta cũng đang nỗ lực hết mình để hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới Điều này được thể hiện rất rõ khi Việt Nam tham gia các tổ chức quốc tế và duy trì mối quan hệ với rất nhiều tổ chức phi chính phủ, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp Việt Nam mở rộng các thị trường và lĩnh lực kinh doanh xuất nhập khẩu với các quốc gia trên toàn thế giới Mặt khác thì việc toàn cầu hóa cũng đem lại nhưng thách thức cho doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam cần phải am hiểu về các nghiệp vụ XNK, đồng thời phải có năng lực quản lý và điều hành hoạt động XNK hiệu quả và tối ưu, luôn luôn học hỏi và cải tiến để nâng cao năng lực của doanh nghiệp mình trên thị trường quốc tế
Hoạt động XNK có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận cho các Công ty, đặc biệt còn quảng bá hình ảnh và thương hiệu của họ đến thị trường quốc tế Điều này đã giúp nâng cao vị thế và uy tín của doanh nghiệp ở trong và ngoài nước Tuy nhiên, để hoạt động NK diễn ra hiệu quả thì vấn đề đặt ra đối với các doanh nghiệp là làm thế nào để thực hiện một cách hiệu quả và tối ưu nhất cho doanh nghiệp Trên thực tế đã có rất nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng gây ra những thiệt hại về tài sản và uy tín đối với doanh nghiệp, hoặc gây ra những thiệt hại khác mà trong quá trình thực hiện hợp đồng các doanh nghiệp chưa thể tính trước được do kiến thức pháp luật còn hạn chế, thiếu kinh nghiệm và chưa chú trọng đến vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng Vì vậy, việc nâng cao hiệu quả của công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK là vấn đề hết sức quan trong đối với các doanh nghiệp XNK
Là một doanh nghiệp có hoạt động nhập khẩu lâu năm, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC cũng không phải ngoại lệ Hiện tại Công ty đang thực hiện các hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng từ các thị trường Đông Á: Trung Quốc, Đài Loan và Hồng Kông về phân phối tại thị trường Việt Nam Để đảm bảo hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi và an toàn thì việc thiết lập và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là vô cùng cần thiết và quan trọng Bởi vì hợp đồng là cơ sở pháp lý xác định quyền lợi giữa các bên liên quan, là căn cứ để giải quyết khi có các vấn đề phát sinh Khi các doanh nghiệp thực hiện tốt từ khâu hợp đồng thì sẽ giúp giảm thiểu chi phí, đảm bảo về tiến độ và chất lượng hàng hóa, từ đó sẽ đem lại lợi thế cạnh tranh và khẳng định uy tín của doanh nghiệp trên thị trường
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC, em đã được học hỏi và cọ sát với công việc thực tế, em đã nhận thấy quy trình thực hiện hợp đồng rất quan trọng đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Trong thời gian qua Công ty đã làm tốt việc thực hiện các hợp đồng thương mại quốc tế nói chung và hợp đồng NK nói riêng, đã có những đóng góp quan trọng đến việc mở rộng các hoạt động kinh doanh và nâng ca uy tín của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế, song bên cạnh đó Công ty cũng đang bộc lộ những tồn tại và khó khăn Vì vậy, với mong muốn được đóng góp những ý kiến nhỏ của mình cho việc hoàn thiện và phát triển quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại doanh nghiệp, em đã lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC”.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế hội nhập như hiện nay, hợp đồng TNnói chung và hợp đồng nhập khẩu nói riêng là một phần quan trọng không thể thiếu Hoạt động XNK hàng hóa đối với mỗi doanh nghiệp đã không còn là mới mẻ, tuy nhiên việc quản trị quy trình thực hiện nhập khẩu lại luôn được chú trọng và được học hỏi để hoàn thiện mỗi ngày Cho đến nay đã có rất nhiều đề tài, công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này, song mỗi đề tài, công trình lại có những hướng tiếp cận và nội dung nghiên cứu khác nhau, điển hình như:
Luận văn: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy biến áp sang thị trường Châu Âu tại Công ty TNHH ABB” của tác giả Phí Thị Thu
Trang, khóa luận tốt nghiệp năm 2012 Tác giả đã chỉ ra những thuận lợi và hạn chế trong việc thực hiện hợp đồng của loại máy biến áp, đặc biệt là quy trình thông quan đối với sản phẩm Tuy nhiên, tác giả chưa đi phân tích sâu hoạt động quản trị trong quy trình thực hiện hợp đồng mà đưa ra những thuận lợi và hạn chế, song giải pháp khắc phục vẫn còn khá mơ hồ
Luận văn: “Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp từ thị trường Hàn Quốc của Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Á Châu”, của tác giả Lê Thị Như Anh, khóa luận tốt nghiệp năm 2017 Tác giả đã phân tích thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ đó đã nêu ra được nhữn thành công, hạn chế Đồng thời cũng đề xuất ra những giải pháp cho Công ty Tuy nhiên, tác giả lại chưa đi sâu vào phân tích các bước trong thực hiện hợp đồng, chỉ dừng lại phân tích chung chun, chưa làm rõ được vấn đề
Luận văn: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng chịu lửa từ Trung Quốc của Công ty TNHH Phát triển Khoa học Công nghệ Zhelu”, của tác giả
Nguyễn Thị Huyền, khóa luận tốt nghiệp năm 2020 Tác giả đã phân tích thực trạng quản trị quy trình nhập khẩu đối với mặt hang chịu lửa từ thị trường Trung Quốc Từ đó đã đưa ra những đề xuất giải pháp và giảm thiểu những khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng
Luận văn: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thiết bị công nghiệp của Công ty TNHH Kỹ thuật cơ điện Tân Phú từ Trung Quốc”, của tác giả
Nguyễn Hải Quỳnh, khóa luận tốt nghiệp năm 2021 Tác giả đã làm rõ được các cơ sở lý luận liên quan đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng, tuy nhiên khi phân tích thực trạng tại Công ty TNHH Kỹ thuật cơ điện Tân Phú thì chưa được cụ thể
Luận văn: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy may công nghiệp bằng đường biển của Công ty Cổ phần đầu tư Thương mại và Dịch vụ quốc tế”, của tác giả Nguyễn Đoàn Minh Ngọc, khóa luận tốt nghiệp năm 2022
Với đề tài này, tác giả đã phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Cổ phần đầu tư Thương mại và Dịch vụ quốc tế Tiếp đó, đưa ra các giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu mang lại hiệu quả cao cho Công ty
Luận văn thạc sĩ: “Các rủi ro phát sinh khi thực hiện hợp đồng ngoại thương của các doanh nghiệp Việt Nam”, của tác giải Nguyễn Hải Nam, luận văn thạc sĩ kinh tế đối ngoại năm 2008 Với đề tài này, tác giả đã phân tích những rủi ro mà doanh nghiệp Việt Nam gặp phải trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế Từ đó đã đưa ra những đề xuất giải pháp để giải quyết những tranh chấp phát sinh từ hợp đồng XNK và bài học kinh nghiệm
Kết luận và khoảng trống nghiên cứu:
Các đề tài, công trình nghiên cứu trên có hướng nghiên cứu khá tương đồng, phần nào cũng đã đề cập đến các lý luận cơ bản về hợp đồng nhập khẩu và phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp Từ đó đã tìm ra những hạn chế còn tồn đồng và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả cho quy trình thực hiện hợp đồng cho doanh nghiệp Tuy nhiên, quy trình thực hiện hợp đồng tại từng công ty có sự khác biệt về mặt hàng, thị trường nhập khẩu, phạm vi nghiên cứu, thời gian nghiên cứu, số liệu, có những thay đổi liên tục trong môi trường thương mại quốc tế nên khó có thể áp dụng những kết quả nghiên cứu đó một cách đồng loạt Chình vì vậy, tiếp nối những thành công và rút ra những bài học từ những nghiên cứu trên, đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC”, đi sâu vào nghiên cứu, phân tích quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế, từ đó có thể đề xuất các giải pháp cụ thể, tối ưu cho Công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hợp đồng TMQT, quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam
Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC
Phạm vi nghiên cứu
Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC
Thời gian nghiên cứu: Các thông tin, số liệu được thu thập, phân tích trong giai đoạn từ 01/01/2021 đến 31/12/2023
Nội dung nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phương pháp quan sát, tổng hợp thực tiễn: Ghi chép, tổng hợp cá nhân từ việc trực tiếp tham gia làm việc tại bộ phận XNK của Công ty kết hợp quan sát quá trình làm việc của các nhân viên khác trong bộ phận
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp: Số liệu từ báo cáo tài chính, tài liệu thống kế, báo cáo kết quả kinh doanh, giai đoạn 2021-2023
Website chính thức của Công ty
Các giáo trình, luận văn, tạp chí, sách báo liên quan đến hoạt động nhập khẩu và quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Phương pháp phân tích, thống kê: Thu thập các dữ liệu liên quan đến quá trình nghiên cứu, phân loại chúng và sử dụng Excel để thống kê các chỉ tiêu kết quả kinh doanh, sau đó tính phần trăm và so sánh với tình hình chung để đưa ra những nhận xét và đánh giá khách quan và chính xác
Phương pháp tổng hợp: Đây là phương pháp trọng tâm được sử dụng để thu thập thông tin, số liệu về hoạt động kinh doanh và nhập khẩu của doanh nghiệp Tổng hợp những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét, đánh giá về thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị, máy mọc văn phòng
Phương pháp so sánh: Phương pháp này đối chiêu các dự kiện số liệu với nhau theo một tiêu chí nhất định với cùng một đơn vị so sánh Có thể đối chiều kết quả giữa các thời kì với nhau, giữa các nhóm nghiên cứu này với các nhóm nghiên cứu khác nhằm đưa ra kết quả đánh giá về ý nghĩa của số liệu đó với vấn đề nghiên cứu Trong đề tài này, phương pháp này được dùng để so sánh kết quả kinh doanh 3 năm gần nhất để thấy được sự chênh lệch biến động qua từng năm Ngoài ra còn so sánh kim ngạch nhập khẩu từ 3 quốc gia Trung Quốc, Đài Loan và Hồng Kông, từ đó có những đánh giá khách quan và những tiềm năng đối với 3 thị trường này qua từng năm.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời cam đoan; lời cảm ơn; mục lục; danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ; danh mục từ viết tắt; kết luận; tài liệu tham khảo và phụ lục, khóa luận gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Chương 3: Thực trạng quy trình làm hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan và Hồng Kông của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Khái quát về hợp đồng thương mại quốc tế
2.1.1 Khái niệm, phân loại hợp đồng
2.1.1.1 Khái niệm về hợp đồng
Hợp đồng TMQT là sự thoả thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau Hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình và đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thoả thuận trong hợp đồng (PGS.TS.Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính)
Hợp đồng TMQT có thể được phân loại như sau:
- Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng, có:
+ Hợp đồng ngắn hạn thường được ký kết trong một thời gian tương đối ngắn, và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên về hợp đồng đó cũng kết thúc
+ Hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện tương đối dài mà trong thời gian đó việc giao hàng được thực hiện làm nhiều lần
- Xét theo nội dung quan hệ kinh doanh có:
+ Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền hàng
+ Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng
- Xét theo nội dung mua bán, có: Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng mua bán dịch vụ Hợp đồng thuê tư vấn, hợp đồng đại lý, hợp đồng môi giới, hợp đồng uỷ thác là các hợp đồng mua bán dịch vụ
- Xét theo hình thức của hợp đồng: Hình thức văn bản và hình thức miệng
- Xét theo cách thức thành lập hợp đồng, có:
+ Hợp đồng một văn bản là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung mua bán, các điều kiện giao dịch đã thoả thuận và có chữ ký của hai bên
+ Hợp đồng gồm nhiều văn bản như: Đơn chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua; Đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán; Đơn chào hàng tự do của người bán, chấp nhận của người mua và xác nhận của người bán; Hỏi giá của người mua, chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua
2.1.2 Vai trò của hợp đồng TMQT
Bản chất của hợp đồng thương mại quốc tế là các hợp đồng mua bán hàng hoá và dịch vụ, là sự thoả thuận của các bên ký kết hợp đồng Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thỏa thuận không được cưỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được Hợp đồng TMQT giữ một vai trò quan trọng trong kinh doanh TMQT, là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình và đồng thời yêu cầu các bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thoả thuận trong hợp đồng Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu càng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp Việc ký hợp đồng cần xác định nội dung đầy đủ, chuẩn bị thận trọng và chu đáo
2.1.3 Nội dung của hợp đồng TMQT
Một hợp đồng TMQT thường gồm có 2 phần chính Những điều trình bày chung và các điều khoản của hợp đồng
• Phần trình bày chung bao gồm:
Số liệu của hợp đồng; Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng; Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng; Các định nghĩa dùng trong hợp đồng; Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng
• Phần các điều khoản của hợp đồng:
- Điều khoản về tên hàng (Commodity): Điều khoản này chỉ rõ đối tượng cần giao dịch, cần phải dùng các phương pháp quy định chính xác tên hàng
- Điều khoản về chất lượng (Quality): Trong điều khoản này quy định chất lượng của hàng hoá giao nhận, và là cơ sở để giao nhận chất lượng hàng hoá, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng, thì điều khoản chất lượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp chất lượng
- Điều khoản về số lượng (Quantity): Quy định số lượng hàng hoá giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng
- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking): Quy định loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì Quy định về nội dung và chất lượng của ký mã hiệu
- Điều khoản về giá cả (Price): Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương pháp quy định giá và quy tắc giảm giá (nếu có)
- Điều khoản về thanh toán (Payment): Điều khoản này quy định đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, phương thức thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán
- Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery): Quy định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (ga, cảng) đi (ga, cảng) đến (ga cảng) thông qua, phương thức giao nhận, giao nhận cuối cùng, thông báo giao hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo và một số các quy định khác về việc giao hàng
- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure/ Acts of god): Quy định những trường hợp được miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trường hợp miễn trách
- Điều khoản khiếu nại (Claim): Quy định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, và nghĩa vụ của của các bên khi khiếu nại
- Điều khoản bảo hành (Warranty): Quy định thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung bảo hành và trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi nội dung bảo hành
- Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty): Quy định các trường hợp phạt và bồi thường, cách thức phạt và bồi thường, trị giá phạt và bồi thường
- Điều khoản trọng tài (Arbitration):Quy định các nội dung: Ai là người đứng ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử địa điểm tiến hành trọng tài cam kết chấp hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài
Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Khái niệm quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
“Quy trình thực hiện hợp đồng TMQT là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau” (PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính)
2.2.2 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là để công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả công việc cao nhất Trong quá trình quản trị, thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Như vậy, tổ chức thực hiện tốt hợp đồng cần dựa trên cơ sở tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc theo một hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau (PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính)
Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng TMQT là một quá trình phức tạp các bên đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối ưu hoá quá trình thực hiện
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm:
- Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
- Tổ chức thực hiện hợp đồng
- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng
2.2.3 Vai trò của hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị là hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức Quanr trị quy trình thực hiện hợp đồng TMQT hàng hoá là cơ sở tổ chức tốt từng mắt xích công việc của một hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau
Trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể nảy sinh nhiều tình huống phát sinh Vì vậy việc quản trị thực hiện hợp đồng là một yếu tố góp phần vào thành công, sự phát triển và bền vừng của một doanh nghiệp nhập khẩu Ngoài ra, nó cũng là cơ sở để giảm thiểu những rủi ro trong hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp dẫn đến sẽ tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Hoạt động quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng nội dung của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng cũng có vai trò xác định:
- Lập kế hoạch có vai trò định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp; phân tích và dự báo những cơ hội, thách thức trong quá trình thực hiện hợp đồng, từ đó có nhưng phương án chủ động giải quyết, hạn chế tối thiểu rủi ro
- Tổ chức thực hiện hợp đồng là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được liên kết chặt chẽ với nhau và có vai trò vô cùng quan trọng bởi hợp đồng TMQT có thành công hay không tùy thuộc vào hiệu quả của tổ chức thực hiện Thực hiện tốt một công việc là làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Như vậy để tổ chức thực hiện hợp đồng là trên cơ sở tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc theo một hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau
- Giám sát và điều hành cũng có ý nghĩa lớn đến việc thực hiện hợp đồng TMQT Giám sát là một hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh về những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để từ đó đảm bảo cả hai bên sẽ không chậm trễ và kịp thời phát hiện ra các sai sót để từ đó có thể đề ra các phương án giải quyết Quá trình này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ trong hợp đồng, đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quy trình thực hiện.
Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
• Trình tự lập kế hoạch
- Chuẩn bị lập kế hoạch:
+ Thu thập các thông tin, phân tích các yếu tố của môi trường vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng
+ Phân tích các yếu tố thuộc về doanh nghiệp như khả năng sản xuất, kinh doanh, các nguồn lực thuộc về doanh nghiệp, các yếu tố thuộc về đối tác
+ Nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu
- Tiến hành lập kế hoạch: Sau khi nghiên cứu, phân tích các yếu tố của môi trường vĩ mô, điều kiện của doanh nghiệp, của đối tác, các nội dung của hợp đồng, người lập kế hoạch phải xác định các chỉ tiêu cần đạt được, các nội dung công việc và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc, phân bổ các nguồn lực và xác định cách thức tiến hành các công việc đó
- Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi được lập phải được trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện
• Nội dung kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm:
Kế hoạch thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra hàng và thanh toán Nhưng tuỳ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể mà kế hoạch có những nội dung tương ứng Trong mỗi kế hoạch tác nghiệp cần xác định các nội dung công việc, phương thức tiến hành, thời điểm tiến hành, kết thúc và các nguồn lực cần tập trung để thực hiện kế hoạch
2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong mỗi chuyến hàng nhập khẩu Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu ở mỗi nước, mỗi thời kỳ có đặc điểm khác nhau
Khi doanh nghiệp muốn nhập khẩu hàng hoá thì cần phải có giấy phép nhập khẩu theo năm hoặc theo chuyến Đây là một hình thức quản lý hoạt động nhập khẩu của Nhà nước Khi tham gia nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào các doanh nghiệp cần phải biết mặt hàng này có nằm trong diện được phép nhập khẩu hay không và nếu có thì hàng hóa này có cần xin giấy phép nhập khẩu không Điều này rất quan trọng và cơ bản vì nó đảm bảo hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp là hợp pháp
2.3.2.2 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Khi làm lô hàng nhập khẩu cả người mua và người bán đều phải thỏa thuận và lựa chọn phương thức thanh toán quốc tế phù hợp Hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán để cho các doanh nghiệp lựa chọn, tuy nhiên có một số hình thức tiêu biểu:
- Thanh toán bằng L/C: Khi hợp đồng thanh toán bằng L/C, người mua cần phải mở L/C Thời gian mở L/C nếu hợp đồng không quy định gì, phụ thuộc vào thời gian giao hàng Thông thường L/C được mở 20-25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng
- Thanh toán bằng CAD: Người mua đến ngân hàng hoàn thành thủ tục thanh toán: mở tài khoản ký thác đúng theo yêu cầu
- Thanh toán bằng T/T trả trước: Người mua nhận bộ chứng từ do người bán chuyển đến, tiến hành kiểm tra và viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền để trả tiền cho người bán xuất khẩu
- Thanh toán bằng D/A, D/P: Người mua thanh toán cho ngân hàng nhờ thu ngay hoặc thanh toán khi đến hạn
2.3.2.3 Thuê phương tiện vận tải
Tùy thuộc vào các điều kiện mà các bên thỏa thuận với nhau, nghĩa vụ vận chuyển sẽ thuộc về bên mua hoặc bên bán Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng Incoterm của hợp đồng thương mại quốc tế:
- Nếu điều kiện giao hàng theo điều kiện nhóm C và D (Incoterms - 2010) bao gồm các điều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, DAT, DAP, DDP thì bên xuất khẩu phải thuê phương tiện vận tải
- Nếu điều kiện giao hàng thuộc nhóm E và F bao gồm điều kiện EXW, FOB, FCA, FAS thì bên nhập khẩu phải tiến hành việc thuê phương tiện vận tải
Khi thuê phương tiện vận tải phải dựa trên căn cứ thực tế hợp đồng TMQT như điều kiện cơ sở giao hàng, quy định đặc điểm phương tiện vận tải, quy định mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ, căn cứ khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển cũng như tối ưu hóa tải trọng phương tiện
Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ cho chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của quy trình thực hiện hợp đồng Nó trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, sự an toàn của hàng hóa, dễ xảy ra rủi ro và có liên quan đến nhiều nội dung khác trong quá trình thực hiện hợp đồng Chính vì vậy, khi thuê phương tiện vận tải cần phải tiến hành nghiên cứu, phân tích để có quyết định thuê tàu phù hợp, đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng và hạn chế rủi ro
Bảo hiểm là một sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm về những mất mát, hư hỏng thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã thỏa thuận gây ra, với điều kiện người được bảo hiểm đã mua cho đối tượng đó một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm
Trong kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa thường phải vận chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp, do đó, hàng hóa dễ bị hư hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển Chính vì vậy, việc mua bảo hiểm cho hàng hóa để giảm bớt rủi ro được nhiều nhà kinh doanh xuất nhập khẩu lựa chọn
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TỪ THỊ TRƯỜNG
Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty
Công ty TNHH Thương mại công nghệ và dịch vụ GTC được thành lập vào ngày 3/9/2014 và chính thức đi vào hoạt động cùng ngày, do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với mã số thuế là
0102062527 với loại hình là Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài
NN với chủ sở hữu là ông Lê Thanh Tuấn, tính đến nay Công ty đã hoạt động được 15 năm
Trải qua 15 năm hoạt đông, Công ty TNHH Thương mại công nghệ và dịch vụ GTC đã phát triển thành là công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực kinh doanh thương mại tư vấn chuyên sâu thiết bị máy văn phòng, số hóa và chuyển đổi số giúp xây dựng tổ chức của khách hàng theo mô hình công nghệ số Công ty luôn cố gắng đảm bảo và duy trì nguồn hàng phong phú, ổn định và chất lượng cao Điều này giúp cho Công ty mở rộng thị trường kinh doanh và đem lại phát triển đôi bên cùng có lợi cho khách hàng và đối tác trong và ngoài nước
Tên đầy đủ: Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: GTC SERVICE AND TECHNOLOGY TRADING COMPANY LIMITED
Mã số thuế: 0104147705 Địa chỉ VP tại Hà Nội: Số 4 ngách 6/41 ngõ 6 Trần Quốc Hoàn, Cầu Giấy, Hà Nội Đại diện pháp luật: Ông Lê Thanh Tuấn | Chức vụ: Giám đốc Điện thoại: +84 9772889888
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ GTC kinh doanh các máy móc, thiết bị văn phòng được nhập khẩu từ các nước Đông Á: Trung Quốc, Đài Loan và Hồng Kông
Bảng: Danh sách một số sản phẩm kinh doanh của Công ty
- Máy in: Máy in Ricoh, máy in HP, máy in Samsung, máy in Brother…
- Linh kiện máy in: Mực in, Catridge…
Với gần 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu, GTC đã duy trì được những mối quan hệ uy tin với đối tác và khách hàng, đem lại cho khách hàng những trải nghiệm sản phẩm tốt mà giá cả cạnh tranh
Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC
Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC
Từ sơ đồ trên có thể thấy, hoạt động với cơ cấu tổ chức Công ty khá cơ bản theo đúng mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn Các bộ phận của công ty được phân chia theo chức năng và đặc thù hoạt động riêng
3.1.4 Năng lực tài chính của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC
Vốn điều lệ của Công ty: 9.900.000.000 (chín tỷ chín tăm triệu đồng)
Bảng 3.1: Cơ cấu nguồn vốn và tài sản của Công ty giai đoạn 2021 – 2023
Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 14,55 18,39 19,95
Về cơ bản tài sản của Công ty, tài sản lưu động và tài sản cố định giữ tương đối ổn định qua các năm Tài sản lưu động của công ty có xu hướng tăng từ năm 2021 đến
2023 Tổng tài sản của GTC ổn định, tỷ lệ tài sản lưu động tăng mạnh hơn so với tổng tài sản của công ty, tránh các rủi ro bởi tỷ lệ vay vốn cao Mức vay vốn của công ty ổn định qua các năm với năm 2021 là 1,12; năm 2022 là 1,25 và năm 2023 là 1,21 tỷ VND Có thể thấy mức vay vốn của công ty đã có sự giảm từ (1,25 xuống 1,21) Điều này là minh chứng cho nguồn tài vốn của công ty khá tốt và lành mạnh, tạo được uy tín lớn khi làm việc cùng các đối tác cũng như dễ dàng hơn trong khâu gia hạn các khoản nợ, xoay vòng đầu vốn nhanh hơn, tạo nhiều cơ hội đầu tư hơn Hơn nữa, tài sản lưu động và tài sản cố định đều tăng dần qua các năm, phần nào nó cho thấy sự mở rộng phát triển của Công ty
3.1.5 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC (2021 - 2023)
3.1.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh (2021-2023)
3.1.5.1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty
Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại
Công nghệ và Dịch vụ GTC giai đoạn 2021-2023 Chỉ tiêu 2021 2022 2023 Tốc độ tăng trưởng
Nguồn: Báo cáo Kết quả kinh doanh giai đoạn 2021-2023, Phòng Kế toán của
Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC
Dựa vào bảng số liệu từ Báo cáo Kết quả kinh doanh giai đoạn 2021-2023, Phòng Kế toán của Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC, chúng ta có thể thấy rằng tình hình Công ty có sự tăng trưởng qua các năm Năm 2021, mặc dù chịu ảnh hưởng của đại dịch Covid nên doanh thu của Công ty đạt được thấp nhất trong 3 năm nhưng lợi nhuận sau thuế vẫn đạt 1,69 tỷ đồng Đến năm 2022, tình hình kinh tế có sự ổn định, các biện pháp cách li đã được dỡ bỏ nên doanh thu năm 2023 đạt 61,53 tỷ đồng (tăng 10,85 tỷ đồng, tốc độ tăng trưởng đạt 21,4 % so với năm 2021 Đây là tín hiệu đáng mừng đối với Công ty sau một thời gian dài thực hiện giãn cách xã hội Đến năm 2023, doanh thu của Công ty đạt 120,39 tỷ đồng (tăng 58,86 tỷ đồng và tốc độ tăng trưởng đạt 95,7% so với năm 2022 Tuy nhiên, năm 2023 được đánh giá là năm nền kinh tế có nhiều biến đông, suy thoái kinh tế đã diễn ra Vì vậy, Công ty đã giảm giá lợi nhuận để giữ chân khách hàng cũ và mở rộng tệp khách hàng mới Do đó lợi nhuận của Công ty có sự giảm nhẹ so với năm 2022 (giảm 0,3%) Điều này đã chứng tỏ công ty đã có những sự chuẩn bị ổn định tệp khách hàng cho sự phát triển năm 2024
3.1.5.1.2 Hoạt động nhập khẩu của Công ty (2021-2023)
• Quy mô và cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu
Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC chuyên nhập khẩu các máy móc, thiết bị văn phòng từ các nước công nghiệp phát triển hàng đầu như Trung
Quốc, Đài Loan, Hồng Kông và phân phối đến các nhà thương mại và các doanh nghiệp trên cả nước
Bảng 3.3 Kim ngạch nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC giai đoạn 2021- 2023
Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC giai đoạn 2021-2023
Biểu đồ 3.1 Kim ngạch nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC giai đoạn 2021-2023
Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC giai đoạn 2021-2023
Từ bảng số liệu và biểu đồ trên, ta có thể thấy được kim ngạch nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC giai đoạn 2021-2023 Năm
2021, kim ngạch nhập khẩu của Công ty đạt thấp nhất trong 3 năm (chỉ đạt 38,55 tỷ đồng), nguyên nhân do bởi đại dịch Covid gây khó khăn rất lớn trong việc nhập khẩu, chi phí nhập khẩu tăng cao, thị trường nhập khẩu chính của Công ty là Trung Quốc Quốc gia này lại bị ảnh hưởng vô cùng lớn bởi đại dịch, do đó kim ngạch nhập khẩu của Công ty biến động theo chiều hướng giảm Vì vậy, năm 2021công ty cũng đã có những chiến lược nhập khẩu từ 2 thị trường Đài Loan và Hồng Kông để giảm sự phụ thuộc vào hàng nhập khẩu từ Trung Quốc hoặc đã tìm được các nguồn cung ứng nội địa với giá cả hợp lí
Bước sang năm 2022,2023 nền kinh tế bắt đầu khôi phục trở lại, hoạt động thương mại đã được mở cửa Vì vậy, hoạt động nhập khẩu của Công ty đã trở nên thuận lợi hơn, do đó kim ngạch nhập khẩu đã có sự tăng trưởng trở lại Năm 2022, kim ngạch nhập khẩu tăng 11,64 tỷ đồng so với năm 2022 và năm 2023 kim ngạch nhập khẩu đã tăng 45,57 tỷ đồng so với năm 2022 Đây là con số ấn tượng, đánh dấu sự phục hồi của Công ty sau đại dịch Covid kéo dài
Bảng 3.4 Cơ cấu mặt hàng máy móc, phụ kiện văn phòng của Công ty TNHH
Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC giai đoạn 2021-2023
Mặt hàng Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Tỷ trọng trong cơ cấu (%)
Tỷ trọng trong cơ cấu (%)
Tỷ trọng trong cơ cấu (%)
Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC giai đoạn 2021-2023
Công ty đã nhập khẩu các máy móc, phụ kiện văn phòng chủ yếu từ thị trường Trung Quốc và bên cạnh đó có cả Hồng Kông và Đài Loan Các mặt hàng mà công ty nhập khẩu chủ yếu là máy scan và linh kiện máy in Hai sản phẩm này chiếm tỷ trọng cao trong kim ngạch nhập khẩu của Công ty Các lĩnh vực này được coi là lĩnh vực chủ đạo và là điểm mạnh của công ty Việc chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu nhập khẩu cho thấy công ty đã nhận thấy tiềm năng và nhu cầu ngày càng tăng của hai sản phẩm này ở thị trường hiện tại và tương lai
Bảng 3.5: Thị trường nhập khẩu máy, thiết bị văn phòng của Công ty TNHH
Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC giai đoạn 2021-2023
Nguồn: Báo cáo tình hình nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC giai đoạn 2021-2023
Biểu đồ 3.2 Cơ cấu theo thị trường nhập khẩu (Đơn vị: %)
Nguồn: Báo cáo tình hình nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại Công nghệ và Dịch vụ GTC giai đoạn 2021-2023
Từ biểu đồ trên ta có thể thấy được các loại máy, thiết bị văn phòng của GTC được nhập khẩu chủ yếu từ 3 thị trường chính là Trung Quốc, Hồng Kông và Đài Loan Đặc biệt là việc nhập khẩu linh kiện, máy móc từ thị trường Trung Quốc đều
Trung Quốc Hồng Kông Đài Loan
Trung Quốc Đài loan Hồng Kông
Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC
3.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quá trình phức tạp, liên quan đến nhiều bộ phận của doanh nghiệp Vì vậy việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng vào Việt Nam tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC là việc bắt buộc để tránh những rủi ro và sai sót Tại Công ty, việc lập kế hoạch để xác định rõ mục tiêu, nội dung công việc, phân bổ nguồn lực, cách thức thực hiện các mục tiêu đó
Sau khi hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng được ký kết, thông qua sự chỉ đạo của ban Giám đốc công ty, phòng chứng từ sẽ có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu Trình tự kế hoạch tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC được tiến hành theo các bước sau:
3.2.1.1 Chuẩn bị lập kế hoạch
Bởi vì hoạt động kinh doanh của Công ty là nhập khẩu về rồi phân phối bán cho: các dự án: các bệnh viện, các cơ quan của các Bộ, ngân hàng ; bán lại cho các cty phân phối cấp dưới của GTC; bán lẻ cho khách tiêu dùng cuối cùng: cá nhân gia đình, cty doanh nghiệp Vì vậy, trước khi bắt đầu thực hiện một hợp đồng nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc, Đài Loan và Hồng Kông, nhân viên phòng chứng từ kết hợp với nhân viên phòng kinh doanh thu thập các thông tin về số liệu, xem xét phân tích lại các yếu tố của môi trường vĩ mô liên quan đến hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng như: các quy định chính sách của nhà nước về hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng, yêu cầu về chất lượng, các quy định về thanh toán, các vấn đề trong giao nhận vận chuyển thiết bị, máy móc văn phòng vào thị trường Việt Nam Từ những thông tin này, nhân viên phòng chứng từ sẽ tiến hành phân tích kết hợp với những yếu tố như khả năng kinh doanh, các nguồn lực của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC , cùng với các điều khoản trong hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng để có quyết định các nội dung của hợp đồng
3.2.1.2 Tiến hành lập kế hoạch
Xét về kế hoạch thu mua, Công ty sẽ lên kế hoạch nhập khẩu tùy thuộc kế hoạch mua của 3 nhóm khách hàng:
- Nhóm 1: theo các kế hoạch mời thầu, dự án công của các cơ quan nhà nước -
Bộ - ngân hàng - bệnh viện: Công ty tham gia thầu, trúng thì sẽ đặt hàng và nhập từ Trung Quốc, Đài Loan và Hồng Kông về Việt Nam bán cho các gói thầu Phụ thuộc thời gian thầu/triển khai của gói thầu
- Nhóm khách 2: Tùy theo mức độ đặt hàng theo tháng/quý của các đại lý cấp dưới thì Công ty sẽ đặt hàng từ NCC rồi nhập về, giao cho đại lý
Từ lúc đặt tới khi hàng về VN giao cho đại lý giao động 2-5 tuần tùy số lượng
Công ty luôn nhập hàng dự trữ trong kho để bán được tối thiểu 2 tháng để đảm bảo nguồn cung ra thị trường, tránh bị thiếu hụt hàng hoá
Các nhân viên trong phòng nhập khẩu sẽ tiến hành lập kế hoạch để hoàn thành việc thực hiện hợp đồng một cách tốt nhất nhằm hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra, thể hiện rõ những mục tiêu, thời gian thực hiện các công việc và kế hoạch chi tiết cho từng nội dung công việc, nguồn lực và cách thức tiến hành công việc đó Nội dung chủ yếu của kế hoạch bao gồm: kế hoạch thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra hàng và thanh toán,
Bản kế hoạch sau khi được lập sẽ được trình duyệt lên trưởng phòng chứng từ để mọi người thông qua và có những đóng góp, sau đó bản kế hoạch sẽ được điều chỉnh dưới sự góp ý của trưởng phòng và các thành viên trong nhóm, kế hoạch sẽ được nộp lên ban lãnh đạo để chỉnh sửa, phê duyệt trước khi chính thức đi vào giai đoạn thực hiện
Quá trình lập kế hoạch này sẽ diễn ra trong khoảng 5 ngày kể từ ngày công ty ký kết hợp đồng với đối tác Trung Quốc, Đài Loan và Hồng Kông, do đây là hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC được diễn ra thường xuyên, và số lượng hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị tương đối nhiều nên đòi hỏi sự nhanh chóng trong quá trình duyệt kế hoạch nói riêng và các bước trong tổ chức hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng nói chung để có thể tối ưu hóa thời gian và đảm bảo tiến độ hợp đồng nhập khẩu Có thể thấy, một kế hoạch được coi là hoàn thành khi nó được lãnh đạo phê duyệt Và để làm được điều đó thì các bước chuẩn bị, tiến hành lập kế hoạch phải được thực hiện một cách đầy đủ
Biểu đồ 3.3 Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu ngay từ lần đầu tiên của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC giai đoạn
Qua sơ đồ trên có thể thấy, số kế hoạch hoàn thành ngay từ lần đầu thực hiện có xu hướng tăng rõ rệt qua các năm, từ 79% vào năm 2021 lên mức 92% vào năm 2023 Con số này cho thấy chất lượng kế hoạch ngày càng được cải thiện và trình độ chuyên môn và thái độ làm việc của nhân viên trong công ty cũng được cải thiện Ngược lại có thể thấy tỉ lệ không hoàn thành theo chiều hướng giảm, năm 2023 giảm xuống còn 8% Điều này thể hiện Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC đang ngày càng trú trọng trong việc lập kế hoạch và phấn đấu tới năm 2025, tỉ lệ kế hoạch sai sót chỉ chiếm dưới 5% trong tổng số kế hoạch được xây dựng Dù được được đánh giá bước lập kế hoạch được thực hiện khá tốt nhưng trong giai đoạn 2021-2023 vẫn còn tồn tại những kế hoạch cần phải chỉnh sửa do có sai sót và lỗ hổng trong quá trình thực hiện Những lỗi sai hay những nội dung cần chỉnh sửa chủ yếu liên quan đến thiếu container vào năm 2021, giá tàu cao và phần thực hiện thanh toán, thủ tục hải quan chưa được lên kế hoạch đầy đủ, cần phải bổ sung, chỉnh sửa Đây là những nghiệp vụ phức tạp, nếu không lên kế hoạch cẩn thận sẽ dẫn đến sai sót gây tổn thấy về chi phí cho công ty và làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng về Việt Nam của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC
Hoàn thành Không hoàn thành
Hoàn thànhKhông hoàn thành
3.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC nhập khẩu hàng hóa từ thị trường Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông chủ yếu theo điều kiện CIF và FOB (Incoterm 2010) với 2 phương thức thanh toán chính là T/T và L/C thông qua Ngân hàng Thương mại Cổ phần Hàng hải Việt Nam (MSB), Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân Đội (MB) và Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam (Techcombank) Quy trình thực hiện hợp đồng của công ty gồm:
3.2.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Vì mặt hàng nhập khẩu chính của Công ty là máy móc, thiết bị văn phòng (như máy in, máy scan …) nên mã HS của từng mặt hàng như sau: Đối với máy in mã HS:
844311 và 844331; đối với máy scan mã HS: 847190
Các mặt hàng máy móc, thiết bị văn phòng của Công ty là những mặt hàng không nằm trong danh sách hàng hoá cấm nhập khẩu Trước đây, việc nhập khẩu thiết bị in được quản lý thông qua “giấy phép nhập khẩu“ Tuy nhiên, theo quy định mới tại nghị định 72/2022/NĐ-CP sửa đổi nghị định 60/2014/NĐ-CP sẽ thay giấy phép nhập khẩu bằng thủ tục khai báo nhập khẩu thiết bị in Vì vậy, trước khi nhập khẩu thiết bị in, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo nhập khẩu thiết bị in với Cục xuất bản – Bộ thông tin truyền thông sau đó mới tiến hành thủ tục nhập khẩu Theo quy định tại điều
27 nghị định 60/2014/NĐ-CP (sửa đổi bởi nghị định 72/2022/NĐ-CP) quy định như sau:
- Thiết bị in quy định tại khoản 5 Điều 2 Nghị định này, trước khi nhập khẩu, tổ chức, cá nhân nhập khẩu phải khai báo với Bộ Thông tin và Truyền thông theo quy định tại Điều 28 của Nghị định này (trừ máy in phun, máy in laser đơn màu hoặc đa màu có tốc độ in từ 60 tờ/phút (khổ A4) trở xuống hoặc có khổ in từ A3 trở xuống và máy in kim)
• Tiêu chí nhập khẩu đối với các thiết bị in như sau:
+ Đối với các thiết bị in quy định tại điểm a khoản 5 Điều 2 Nghị định này, tuổi thiết bị không vượt quá 10 năm;
+ Đối với các thiết bị in quy định tại điểm b và điểm c khoản 5 Điều 2 Nghị định này, tuổi thiết bị không vượt quá 20 năm;
+ Đối với các thiết bị in quy định tại điểm d khoản 5 Điều 2 Nghị định này, tuổi thiết bị không vượt quá 03 năm
Vì Công ty nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng từ 3 thị trường khác nhau nên nên việc xin giấy phép nhập khẩu ở từng thị trường cũng có sự khác nhau, cụ thể như sau:
• Bộ chứng từ nhập khẩu của Công ty bao gồm:
Đánh giá hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông
3.3.1 Những thành tựu đạt được
Nhờ sự cố gắng, nỗ lực trong việc phối hợp, tương hỗ lẫn nhau của mỗi thành viên trong từng bộ phận của công ty nên nhìn chung công ty đã gặt hái được nhiều thành công, có nhiều hợp đồng nhập khẩu từ Mỹ Công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty ngày càng được nâng cao, các nhân viên luôn cố gắng đảm bảo việc thực hiện hợp đồng được diễn ra một cách chính xác quy trình nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất Các bước Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, Tổ chức thực hiện hợp đồng, Giám sát & điều hành hợp đồng nhập khẩu đều được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng, tuân theo đúng yêu cầu của hợp đồng Trong đó cần kể đến một vài thành công:
- Trong nghiệp vụ mua bảo hiểm: Mỗi năm từ 2021-2023 có khoảng 85% các hợp đồng nhập khẩu của công ty được mua bảo hiểm theo điều kiện loại A Việc mua bảo hiểm luôn được công ty chủ động thực hiện Các lô hàng đều được mua bảo hiểm từ hãng bảo hiểm của Việt Nam giúp nâng cao uy tín của các hãng bảo hiểm trong nước, đồng thời, khi có tổn thất xảy ra công ty có thể khiếu nại và yêu cầu xử lý, bồi thường một cách nhanh chóng
- Về phương tiện vận tải: Trong một vài hợp đồng, công ty cũng đã nhập khẩu theo điều kiện vận chuyển FOB để giành quyền thuê phương tiện vận tải Việc này sẽ giúp cho công ty có thêm nhiều lựa chọn hơn trong thuê các hãng tàu hoặc công ty giao nhận, vận tải và sẽ có thể tìm được dịch vụ tốt với mức giá thấp hơn bên đối tác
Mỹ Bên cạnh đó, khi thuê những hãng tàu của Việt Nam, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nhận được các chứng từ cần thiết để giải quyết nhanh, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả cho việc giao nhận, thanh toán tiền hàng cũng là tạo điều kiện cho ngành vận tải biển Việt Nam phát triển
- Về thủ tục hải quan: Để thuận tiện hơn trong quy trình nhập khẩu hàng hoá, công ty đã lựa chọn được các công ty giao nhận uy tín và phù hợp để họ có thể giúp công ty làm thủ tục hải quan một cách nhanh chóng Có thể thấy hầu hết các lô hàng nhập khẩu của công ty đều được phân vào luồng xanh Điều đó chứng tỏ công ty đã có nhiều kinh nghiệm về việc này, chú trọng trong việc chuẩn bị hồ sơ chứng từ, giám sát các quy trình và các công việc của forwarder giúp hàng hoá được thông quan nhanh, tránh việc mất thêm những chi phí không đáng có, tăng tính cạnh tranh ở thị trường trong nước
- Về vấn đề thanh toán: Nghiệp vụ thanh toán quốc tế của công ty được đánh giá khá tốt Thời gian mở L/C kịp thời đáp ứng nhu cầu về thời gian thanh toán của hợp đồng, các công tác thanh toán đã giảm thiểu được sai sót qua các năm nhờ kinh nghiệm và các thủ tục được thực hiện nhanh chóng do có sự chuẩn bị trước Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều được thanh toán đúng hạn và đầy đủ nên đã tạo được niềm tin với đối tác cũng như các ngân hàng Ngoài ra, khi có đủ uy tín thì các ngân hàng cũng sẽ tạo điều kiện, có những chính sách riêng về vay vốn, tín dụng giúp các hoạt động kinh doanh và quy trình hoạt động kinh doanh thiết bị nhập khẩu của công ty trở nên thuận lợi hơn
- Trong nghiệp vụ khiếu nại và giải quyết khiếu nại: tất cả các hợp đồng nhập khẩu của công ty với các đối tác trong và ngoài nước đều thực hiện đúng quy định của luật pháp quốc tế và luật pháp Việt Nam Khi có vấn đề xảy ra, công ty luôn nỗ lực và ưu tiên giải quyết bằng thương lượng, hòa giải và chưa có trường hợp nào giải quyết bằng tòa án Bên cạnh đo, Công ty còn nỗ lực không ngừng trong việc giảm thiểu sai sót, vi phạm, hạn chế các rủi ro và tránh được các tranh chấp trong quy trình hực hiện hợp đồng
3.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những thành công mà Công ty đạt được thì vẫn tồn tại những hạn chế như sau:
- Việc phân công công việc còn xảy ra tình trạng chồng chéo, không phân định rõ quyền hạn giữa các phòng ban
Việc mở L/C về cơ bản sẽ do nhân viên phòng chứng từ phụ trách nhưng khi làm thủ tục với ngân hàng lại do nhân viên phòng Tài Chính-Kế toán thực hiện Phòng Tài Chính – Kế toán nắm rõ về khả năng tài chính của công ty nhưng họ không hiểu rõ về chứng từ, quy trình thủ tục mở thư tín dụng nên trong quá trình làm việc với ngân hàng vẫn thường xuyên xảy ra những sai sót như khai không chính xác với nội dung trên chứng từ Điều này gây tốn thời gian và chi phí chỉnh sửa L/C từ đó ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng về thị trường Việt Nam
Bên cạnh đó, công ty cũng chưa có bộ phận riêng biệt chuyên làm nghiên cứu thị trường, mà công tác này sẽ do phòng kinh doanh phụ trách vì vậy mà không mang tính chuyên sâu, không đủ thông tin và nhân lực để nắm bắt hết nhu cầu thị trường trong nước và thông tin cập nhật từ thị trường bên ngoài, đồng thời chưa khuếch trương rộng rãi được ưu điểm của công ty đến bạn hàng
- Trong quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng Công ty còn thường xuyên gặp nhiều khó khăn do sự thay đổi quy định của Nhà nước, thủ tục còn rườm rà, thời gian thông quan hàng hoá còn lâu, kéo theo chi phí lưu bãi
- Quá trình nhận hàng và kiểm tra hàng hoá chưa tốt và chưa thực sự khách quan Quá trình kiểm tra hàng hoá của Công ty đa số được kiểm tra bằng mắt thường, còn qua loa và chưa chi tiết
- Hạn chế về nguồn vốn Do nguồn vốn của Công ty còn hạn chế, phụ thuộc vào nguồn vốn vay ngân hàng Vì vậy hàng năm Công ty sẽ phải chịu thêm một khoản lãi suất đối với ngân hàng, điều này sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty Ngoài ra, việc chậm trễ trong việc thanh toán cũng làm ảnh hưởng đến quá trình thanh toán các đơn hàng khác
- Công ty chưa xây dựng được phương pháp cũng như phần mềm điều hành giám sát hợp đồng hoàn chỉnh, chưa có hệ thống cảnh báo sớm Vì vậy khi xảy ra các tình huống phát sinh nằm ngoài hợp đồng xảy ra thì lúc này nhân viên mới bắt đầu xử lý mà không có sự chuẩn bị nào trước đó Thực tế hiện nay công ty chưa chú trọng nhiều công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng Các nhân viên phụ trách chỉ giám sát bằng cách gọi điện, gửi email Nội dung giám sát mới chỉ ở một số khía cạnh chủ yếu như: lịch giao hàng, lịch trình tàu, việc kiểm tra hàng hóa…
- Về việc nhận hàng hóa nhập khẩu: Công ty vẫn còn những sai sót trong quá trình nhận hàng chủ yếu là việc nhầm lẫn chứng từ và sai sót về thời gian nhận hàng
Về phía đối, vẫn còn xảy ra tình trạng giao hàng không đúng thời hạn trong hợp đồng đã ký kết; công ty giao nhận đôi lúc gặp phải lỗi đưa tàu đến cảng bốc hàng không đúng quy định của hợp đồng chuyên chở kết quả là làm chậm tiến độ nhận hàng nhập khẩu của công ty, làm trì hoãn các đơn hàng của khách hàng trong nước của công ty
3.3.2.2 Nguyên nhân của hạn chế
