Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải quốc tế MTL

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI QUỐC TẾ MTL Giảng viên Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải quốc tế MTL Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải quốc tế MTL

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI

QUỐC TẾ MTL

Giảng viên hướng dẫn

THS CHU TIẾN MINH

Sinh viên thực hiện

LƯƠNG THU HUYỀN Lớp: K56E1

Mã sinh viên: 20D130024

Hà Nội - 2024

LỜI CAM ĐOAN

Em Lương Thu Huyền xin cam đoan rằng đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL” là sản phẩm do chính em nghiên cứu và xây dựng trong quá trình thực tập và làm việc tại Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL

Trong quá trình thực hiện, nghiên cứu và xây dựng đề tài khóa luận tốt nghiệp có sự than khảo của một số tài liệu có liên quan được liệt kê tại danh mục tài liệu tham khảo Tất cả số liệu, kết quả trong bài đều do em tự thu thập, thống kê từ nhiều nguồn khác nhau và không có sự sao chép từ bất cứ nguồn tài liệu nào khác

Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2024

Sinh viên thực hiện

Huyền Lương Thu Huyền

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, em xin cảm ơn sự hướng dẫn của Thạc sĩ Chu Tiến Minh, người đã trực tiếp chỉ bảo và hướng dẫn em một cách tận tình để em có được định hướng và giúp đỡ em hoàn thành tốt nhất khoá luận tốt nghiệp này

Em cũng xin cảm ơn các thầy, cô giảng viên Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, những người đã truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm quý báu trên giảng đường để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Bên cạnh đó, em cũng xin cảm ơn Ban Giám đốc Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL, cũng như các anh chị ở các phòng ban đã luôn giúp đỡ, chỉ bảo em thêm kiến thức, kỹ năng trong quá trình em thực hiện Báo cáo thực tập và Khóa luận tốt nghiệp tại Công ty

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, mặc dù đã có cố gắng, nỗ lực nhưng không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự đóng góp quý báu từ quý thầy, cô để đề tài khóa luận của em được hoàn thiện hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH vii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT viii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục đích nghiên cứu 4

1.4 Đối tượng nghiên cứu 4

1.5 Phạm vi nghiên cứu 4

1.6 Phương pháp nghiên cứu 5

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 5

1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu 5

1.7 Kết cấu của đề tài 5

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI QUỐC TẾ MTL 6

2.1 Một số khái niệm cơ bản 6

2.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa quốc tế và người giao nhận 6

2.1.2 Nội dung dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển 7

2.1.3 Phân loại dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 7

2.2 Khái niệm quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 9

2.2 1 Khái niệm về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 9

2.2.2 Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 9

2.2.3 Vai trò quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu 15

2.3 Một số lý thuyết về liên quan quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 16

2.3.1 Các chứng từ trong quy trình nhận hàng nhập khẩu 16

2.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng

đường biển 22

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI QUỐC TẾ MTL 25

3.1 Giới thiệu về công ty TNHH vận tải quốc tế MTL 25

3.1.1 Giới thiệu chung về công ty 25

3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 26

3.1.3 Lĩnh vực kinh doanh 27

3.1.4 Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của công ty 28

3.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật 32

3.1.6 Tài chính của công ty 33

3.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 35

3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2021-2023 35

3.2.2 Tình hình hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty trong giai đoạn 2021-2023 36

3.2.3 Cơ cấu thị trường giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty 38

3.3 Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty 39

3.3.1 Thực trạng hoạt động lập kế hoạch 39

3.3.2 Thực trạng hoạt động tổ chức nhận hàng 41

3.3.3 Thực trạng hoạt động giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu 46

3.3.4 Thực trạng hoạt động điều hành quy trình nhận hàng 47

3.4 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL 49

3.4.1 Thành công và kết quả đạt được 49

3.4.2 Những hạn chế 50

3.4.3 Nguyên nhân 51

CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI

QUỐC TẾ MTL 54

4.1 Định hướng phát triển về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH vận tải quốc tế MTL 54

4.1.1 Định hướng phát triển kinh doanh của công ty trong vòng 5 năm tới 54

4.1.2 Định hướng phát triển quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải quốc tế MTL 55

4.2 Giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải quốc tế MTL 56

4.3 Một số kiến nghị 58

4.3.1 Kiến nghị với nhà nước, chính phủ 58

4.3.2 Kiến nghị với cơ quan hải quan 60

KẾT LUẬN 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

9 Bảng 3.5 Cơ cấu thị trường giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng

10

Bảng 3.6 Kế hoạch phân công nhiệm vụ và trách nhiệm thực hiện quy

trình nhận hàng nhập khẩu của công ty MTL 40

11

Sơ đồ 3.2: Quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty vận tải quốc

12 Bảng 3.7: Số hợp đồng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan hàng

nhập khẩu của công ty vận tải quốc tế MTL 42

13

Hình 3.1: Bộ phận CUS của Công ty MTL cập nhật tình hình hàng

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH

FCL Full Container Load Vận chuyển nguyên container LCL Less than container load Vận chuyển hàng lẻ

C/O Certificate of original Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

LCC Local Charges Phí địa phương được trả tại cảng HS The Harmonized Commodity

Description and Coding System

Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa

CFS Container Freight Station Điểm giao hàng lẻ

FTA Free trade agreement Hiệp định thương mại tự do

FIATA

International Federation of

Freight Forwarders Associations Hiệp hội vận tải quốc tế

Phí lưu container tại bãi của cảng

DET Detention charge Phí lưu container tại kho ETD Estimated time of Departure Ngày dự kiến khởi hành ETA Estimated time of Arrival Ngày đến dự kiến

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, trong xu thế toàn cầu hóa phát triển mạnh mẽ, việc hội nhập kinh tế quốc tế với các nền kinh tế thế giới đã tạo ra cơ hội giao thương hàng hóa giữa các nước, thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu của quốc gia Để đáp ứng sự phát triển mạnh mẽ của giao thương và nhu cầu ngày càng lớn trong trao đổi hàng hóa quốc tế, các doanh nghiệp giao nhận đã đầu tư và phát triển dịch vụ hoạt động giao nhận hàng qua rất nhiều hình thức vận tải, đặc biệt là đối với vận tải đường biển Đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam chúng ta đang dần có các chiến lược hợp tác kinh tế đa phương, song phương ngày càng quan trọng, ví dụ như việc nâng tầm quan hệ lên thành Đối tác tác chiến lược toàn diện giữa Việt Nam và Mỹ; ký kết nhiều hiệp định thương mại tự do trở thành nền kinh tế hội nhập sâu rộng nhất

Với chính sách mở cửa, ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam hiện nay đang phát triển mạnh về số lượng kim ngạch, quy mô hoạt động và phạm vi thị trường Đây là cơ hội lớn cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu Với xu thế chuyển dịch dây chuyền sản xuất của các nước lớn sang Việt Nam, trong bối cảnh các nước lo ngại về căng thẳng chính trị gây gián đoạn chuỗi cung ứng, nước ta sẽ không chỉ hưởng lợi về việc thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước mà còn có thêm cơ hội cho các hoạt động xuất nhập khẩu phát triển Có thể kể đến việc các công ty Mỹ chuyển dịch dây chuyền sản xuất, mở rộng thêm các nhà máy của các tập đoàn lớn như: Intel, Marvel, Foxconn, Apple, …;

Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ về logistics với đầy đủ những mặt hàng như may mặc, nông sản, thiết bị điện tử, Đây đều là những mặt hàng đòi hỏi quản trị quy trình giao nhận phải thật khắt khe, đảm bảo được những yếu tố bên ngoài sẽ không tác động được đến mặt hàng bên trong do hàng hóa bên trong đều là những mặt hàng giá trị, có thể dễ bị hư hại nếu tiếp xúc với những điều kiện như nước, do đó kéo theo rất nhiều rủi ro và thách thức cho dịch vụ của công ty Nhưng trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy rằng mặc dù đã có quản quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu xong hiệu quả vẫn chưa cao, công ty vẫn chưa thực sự kiểm soát và hạn chế tối đa được một số rủi ro trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu của mình, đặc biệt trong phương thức vận tải

bằng đường biển Trong khi đó, quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển xuất hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau và ngày càng trở nên phức tạp Điều này vừa làm tổn thất về kinh tế vừa ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của công ty trên thị trường kinh doanh Chính vì vậy, việc nghiên cứu và đề xuất ra giải pháp để công ty có thể kiểm soát và hạn chế sai sót trong quy trình nhận hàng nhập khẩu, em

lựa chọn đề tài “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải quốc tế MTL” với mong muốn nâng cao kiến thức bản thân

đồng thời đóng góp một phần nhỏ sức lực vào sự phát triển của công ty

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Hiện nay về các vấn đề nghiên cứu, có tương đối nhiều đề tài nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng hóa Đây là một trong những vấn đề được quan tâm nhiều trong thời điểm hiện nay khi mà nền kinh tế thế giới đang hội nhập ngày càng sâu rộng, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp giao nhận ngày một gay gắt Đã có những công trình nghiên cứu về vấn đề này như sau:

● Đối với đề tài trong nước

Luận văn: “Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng container xuất nhập khẩu tại Cảng SSIT” – Nguyễn Hoàng Yến, Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Bà Rịa – Vũng Tàu (2020) Nghiên cứu, tìm hiểu hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công Ty Liên Doanh Dịch Vụ Container Quốc Tế Cảng Sài Gòn – SSA (SSIT) Đề tài tìm ra ưu nhược điểm cũng như khó khăn trong công tác giao nhận tại công ty thông qua những dữ liệu từ cảng, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty

Luận văn “Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận tải quốc tế Võ Lương - Văn phòng đại diện tại Hà Nội”, Hoàng Thị Huệ (2021) khóa luận đã đưa ra các lý luận thực tiễn có liên quan, cùng giải pháp để hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty cùng lĩnh vực nhưng trong bối cảnh thực tế của công ty và chưa có nhiều đột phá

Luận văn: “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu”, Nguyễn Thị Quỳnh Như (2021),Khóa luận tốt nghiệp _ Đại học kinh tế Huế Tác giả đã đi phân tích từ cơ sở lý luận đến các bước cụ thể trong quy trình nhận hàng

nhập khẩu nguyên container của Chim Bồ Câu Logistics từ đó chỉ ra được một số ưu điểm và nhược điểm trong quy trình thực hiện của doanh nghiệp Từ đó nêu ra những rào cản, bất cập khiến công ty giảm sút năng lực cạnh tranh trên thị trường như về trình độ, nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên hay dịch vụ chăm sóc khách hàng

Luận văn “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh Công ty TNHH Melody Logistics tại Hà Nội”, Nguyễn Vũ Hà (2021) Các lý luận thực tiễn về quy trình nhập khẩu đã được tác giả đưa ra, phân tích chi tiết về quy trình nhận hàng nhập khẩu của Công ty và đưa ra được các giải pháp cho công ty Tuy nhiên các giải pháp vẫn chưa thực sự được áp dụng một cách hiệu quả

● Đối với đề tài nước ngoài

“Supply Chain Risk Assessment and Control of Port Enterprises: Qingdao port as case study” xuất bản trên ấn phẩm The Asian Journal of Shipping and Logistics (B Jian LI, Si Shen, 2018) Bài viết lấy cảng Qingdao làm đối tượng để nghiên cứu và đánh giá rủi ro dịch vụ giao nhận của doanh nghiệp Tăng cường kiểm soát rủi ro, cải thiện hiệu quả dịch vụ cảng, nâng cao khả năng hoạt động của cảng Các rủi ro trong bài là nghiên cứu đề cập là rủi ro trong quy trình dịch vụ cảng, rủi ro vận hành và rủi ro đến môi trường bên ngoài

Milan Andrejic, Milorad Kilibarda (2018), “Risk analysis of freight forwarder’ activities in organization of international commodity flows” trên tạp chí International Journal for Traffic and Transport Engineering Bài nghiên cứu này phân tích các rủi ro của nhà giao nhận vận tải trong quá trình tổ chức các luồng vận tải hàng hóa quốc tế Để phân tích rủi ro, nhóm tác giả đã sử dụng phương pháp FMEA (Failure Modes and Effects Analysis), qua đó xác định được những rủi ro trong quá trình chuẩn bị và xếp hàng, thông quan xuất khẩu, chuẩn bị chứng từ, vận chuyển, thông quan nhập khẩu, dỡ hàng, tính toán chi phí và thanh toán

Từ việc tổng quan nghiên cứu, rõ ràng thấy rằng quản trị quy trình giao nhận hàng và nhập khẩu đang thu hút sự quan tâm đáng kể cả trong phạm vi nội địa và quốc tế Nghiên cứu đã tổng hợp và phân tích một cách chi tiết về hoạt động giao nhận hàng nói chung, đặc biệt là quản trị quy trình nhập khẩu qua đường biển, từ đó đề xuất những biện pháp cải thiện để tối ưu hóa quy trình nhận hàng nhập khẩu Tuy

nhiên, vẫn còn tồn tại một khoảng trống khi quản trị quy trình này chưa được áp dụng một cách hiệu quả đối với công ty MTL Nhằm mục đích đánh giá và phân tích thực trạng thực hiện quản trị quy trình nhập hàng nhập khẩu qua đường biển

của doanh nghiệp, dự án nghiên cứu "Quản trị quy trình nhập hàng nhập khẩu qua đường biển của Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL" đã được lựa chọn

Mục tiêu của dự án là cung cấp các giải pháp cụ thể để cải thiện việc quản trị quy trình, từ đó giúp công ty nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường hiệu suất hoạt động và đảm bảo sự trơn tru và hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh của họ

1.3 Mục đích nghiên cứu

- Mục tiêu tổng quan:

Đề tài nghiên cứu quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL chỉ ra các mặt ưu điểm, hạn chế của quá trình quản trị quy trình từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình của Công ty

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là: Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Các dữ liệu được thu thập qua các trang thông tin chính thống của các Bộ, cơ quan liên quan đến ngành xuất nhập khẩu: Bộ Kế hoạch và Đầu tư; Bộ Tài chính; Hải quan Việt Nam, …; và các nguồn tài liệu nội bộ của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL: báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, …

- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Các dữ liệu này được thu thập từ việc quan sát thực tế thông qua tìm hiểu từ cán bộ nhân viên thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển và trong quá trình trực tiếp làm các hoạt động liên quan đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

- Phương pháp so sánh: So sánh, đối chiếu các số liệu, bảng biểu qua từng năm, từng đối tượng để thấy được sự hiệu quả, kết quả của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu qua từng năm

1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

- Phương pháp thống kê: Thu thập, phân loại thông tin, dữ liệu nhằm đánh giá về thực trạng thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

- Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp các thông tin, dữ liệu từ đó phân tích, đánh giá và đưa ra nhận xét về thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

- Phương pháp phân tích: là phương pháp sử dụng tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các dữ liệu thu thập được từ tài liệu công ty về hiệu quả quản trị quy trình thực hiện dịch vụ của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL

1.7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khóa luận được chia làm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL

Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL

Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI

QUỐC TẾ MTL 2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa quốc tế và người giao nhận

 Khái niệm nhập khẩu:

Theo LTM 2005 Điều 28 khoản 1 về nhập khẩu hàng hoá “Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”

Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bản trên phạm vi quốc tế, là quá trình trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giả lấy tiền tệ là môi giới Mục tiêu hoạt động kinh doanh nhập khẩu là sử dụng hiệu quả nguồn ngoại tệ để nhập khẩu vật tư, dịch vụ, phục vụ cho quá trình tái sản xuất mở rộng, nâng cao năng suất lao động, tăng giá trị ngày công và giải quyết sự khan hiếm hàng hóa, vật tư trên thị trưởng nội địa

 Khái niệm dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa:

Theo Quy tắc mẫu của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế - FIATA về dịch vụ giao nhận: “Dịch vụ giao nhận là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu hàng, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”

Theo Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, dịch vụ giao nhận là là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người giao nhận khác

 Khái niệm người giao nhận:

Theo Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế ( FIATA): “ Người giao nhận là người lo toan về hàng hóa chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên

chở Người giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa,…”

Theo Luật thương mại Việt Nam 1997, người giao nhận được hiểu là người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

2.1.2 Nội dung dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển

Theo những chỉ dẫn giao hàng của người nhập khẩu, người giao nhận sẽ: + Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng

+ Kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá + Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần)

+ Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí và những chỉ phí khác cho hải quan và những cơ quan khác

+ Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng

+ Nếu cần giúp đỡ người nhận hàng tiền hành khiếu nại đối với người chuyên chở về những tôn thất của hãng hoá nếu có

+ Giúp người giao nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối nếu cần + Những dịch vụ khác

Ngoài những dịch vụ đã nêu ở trên, người giao nhận cũng có thể làm mội dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những dịch vụ đặc biệt khác như gom hàng có liên quan đến hàng công trình: vận chuyển máy móc, thiết bị cho các công trình xây dựng lớn, vận chuyển quần áo may sẵn trong các container đến thăng của hàng, vận chuyên hàng trin lãm ra nước ngoài Người giao nhận cũng có thể thông báo khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng

2.1.3 Phân loại dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

- Dịch vụ khai báo hải quan và thông quan hàng hoá: Hiện nay thủ tục khai

báo hải quan điện tử đã thay thế cho việc khai báo hải quan bằng giấy, giúp các doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện thủ tục hải quan trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn, tránh được nhiều rủi ro hơn khi khai thủ tục hải quan theo cách truyền thống Dịch vụ này sẽ thay mặt cho doanh nghiệp của bạn thực hiện các thủ tục thông quan

hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật Có hai hình thức trong dịch vụ khai báo hải quan: Khai thuê hải quan và Đại lý hải quan:

+ Khai thuê hải quan: Doanh nghiệp sẽ làm giấy giới thiệu và sau đó u quyền cho một đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan Sau đó, đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan sử dụng giấy giới thiệu và thay mặt cho doanh nghiệp để làm thủ tục thông quan Đơn vị trực tiếp làm dịch vụ thông qua giấy giới thiệu sẽ không xuất hiện tên pháp nhân trên các chứng từ hải quan

+ Đại lý hải quan: đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan sẽ đứng tên cùng với chữ ký số xuất hiện trong tờ khai Sau đó, chứng từ sẽ được sao y nguyên để nộp hồ sơ hải quan Với hình thức này, công ty kinh doanh dịch vụ cũng sẽ sử dụng chính tên đơn vị mình để làm dịch vụ thông quan cho khách hàng

Sau khi khai báo hải quan, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ tiếp tục thực hiện trình diện hồ sơ, hàng hóa cho Hải quan để kiểm tra Nếu không có bất kỳ điểm nào chưa phù hợp với quy định thì hàng hóa sẽ được thông quan nhanh chóng Ngược lại nếu có thì sẽ phải khai bổ sung thông tin đối với hàng hóa luồng vàng và kiểm tra thực tế hàng hoá đối với hàng hoá bị phân vào luồng đỏ

- Dịch vụ vận chuyển đường bộ: Sau khi hàng hóa được thông quan, nếu bên khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ cảng, kho bãi về địa điểm giao hàng mà khách hàng mong muốn như: xưởng sản xuất, địa điểm kinh doanh, … thì khách hàng có thể ký thêm hợp đồng vận chuyển hàng hóa với bên doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận Tuỳ vào khối lượng và loại hàng hoá mà bên doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ tìm phương tiện vận tải phù hợp: xe tải hạng nhẹ/ trung/ nặng/ siêu trường siêu trọng; xe thùng kín, xe tải lạnh, …

- Dịch vụ cho thuê kho, thuê bãi: Khách hàng có thể sử dụng dịch vụ này nhằm tối ưu hoá chi phí cũng như để bảo quản hàng hoá Ví dụ như thuê kho ngoại quan: ưu điểm chính của nó là hoãn việc nộp thuế hải quan Giống như kho tiêu chuẩn, kho ngoại quan cho phép các doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa của họ gần hơn với khách hàng ở nước ngoài để giao hàng nhanh hơn, với ưu điểm là đẩy nhanh việc thanh toán thuế hải quan cho đến khi hàng hóa được đưa ra khỏi kho ngoại quan Loại kho này có thể được sử dụng để lưu trữ hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu Khi gửi hàng tại kho ngoại quan, doanh nghiệp có thể trực tiếp ủy quyền cho

doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thực hiện các thủ tục như phân chia, đóng gói, điều hòa, bảo dưỡng hàng hóa,… Ngoài ra, còn có thể chuyển hàng hóa hai chiều giữa các kho và thực hiện được các thủ tục xuất nhập khẩu

2.2 Khái niệm quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.2 1 Khái niệm về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Giao nhận vận chuyền hàng hóa là một bộ phận cấu thành quan trọng trong thương mại quốc tế, là một khâu không thẻ thiếu trong quá trình lưu thông nhằm đưa hàng hóa từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng Hoạt động giao nhận vận chuyền này là một quy trình nhiều công việc mà nhà quản trị sẽ phải lựa chọn và đưa ra các quyết định tổ chức giao nhận, vận chuyển và thực hiện các quyết định đó nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp là tăng cường hiệu quả, giảm chỉ phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình di chuyển Bài khóa luận này sẽ xem xét hoạt động quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế dưới cả góc độ của người cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển lập kế hoạch

Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế là việ tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm (một địa điểm bốc hàng và một địa điểm dỡ hàng) lại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến toàn, hiệu quả và chỉ phí

2.2.2 Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2.2.2.1 Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Để thực hiện quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, người giao nhận cần lên kế hoạch Việc lập kế hoạch cần dựa trên một số căn cứ:

- Hợp đồng vận tài: Dựa trên hợp đồng vận tài, người giao nhận sẽ xác định được loại hàng hóa, càng bốc hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), khối lượng hàng (volume), thời gian giao hàng dự kiến (ETD), thời gian nhận hàng dự kiến (ETA), phương thức vận chuyển đường biển quốc tế hay đường biển nội địa vận chuyển container hay hàng lẻ LCL

- Khối lượng và đặc điểm hàng hóa: Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm bốc xếp, bảo quản, vận chuyển khác nhau nên người giao nhận dựa trên khối lượng hàng hóa để tối ưu hóa tải trọng của phương tiện, từ đó tối ưu hóa được chi phí đồng thời phải

căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa để lựa chọn phương tiện đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình giao nhận vận chuyển

- Điều kiện thực tế của doanh nghiệp: Doanh nghiệp giao nhận khi lập kế hoạch giao nhận vận chuyển cần căn cứ trên thực tế nguồn lực của mình như nhân sự, ngân sách, cơ sở vật chất

- Liên quan đến các công việc cần thực hiện trong quá trình nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận có thể lập kế hoạch cho những nội dung sau:

+ Nắm bắt tình hình vận chuyển hàng hóa và phương tiện vận tải + Chuẩn bị bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu

+ Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định + Quyết toán chi phí

2.2.2.2 Tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Bước 1: Nắm tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải

Sau khi hai bên mua bán ký hợp đồng thoả thuận xong các điều khoản có trong hợp đồng, người nhập khẩu sẽ tìm các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận và cung cấp các thông tin cần thiết của hàng hoá để các doanh nghiệp hỏi giá với các Đại lý nước ngoài:

Các thông tin cần thiết phải có: - Tên hàng hoá

- Loại hàng: hàng thường, hàng nguy hiểm, hàng hóa chất, hàng đã qua sử dụng, …

- Trọng lượng hàng, số lượng hàng hoá, số kiện hàng - Kích thước hàng

- Điều kiện giao hàng (Terms) (đối với điều kiện EXW thì cần phải có thêm thông tin về địa chỉ lấy hàng để báo cho Đại lý lấy hàng)

- Khách hàng có yêu cầu thêm gì không, ví dụ như: thời gian lưu kho, lưu bãi (DEM, DET), …

- Thời gian người bán có thể cung cấp hàng

Người nhập khẩu sau khi xem báo giá dịch, đồng ý với giá dịch vụ và chấp nhận sử dụng; nhân viên kinh doanh sẽ báo cho đại lý nước ngoài để lấy hàng cho người nhập khẩu, vận chuyển hàng đến cảng và đặt cước tàu biển, đồng thời cùng

các thông tin về hàng hoá sau khi xác nhận với người nhập khẩu, thông tin người gửi hàng và người nhận hàng (Đầy đủ tên, Địa chỉ, Số điện thoại), ETD, ETA, Mã chuyến Tàu

Về phương tiện vận tải, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận cần phối hợp với hãng tàu để cập nhật lịch trình của tàu và theo dõi những thay đổi của lịch trình (nếu có); nếu có thay đổi cần kịp thời báo cho bên người mua (người nhập khẩu) để có các phương án xử lý

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu

Trong thời gian hàng hoá được vận chuyển từ cảng đi, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận nhận Pre-alert và MB/L chính thức từ Đại lý nước ngoài, phối hợp với người mua kiểm tra các chứng từ nhập khẩu cần phải có; đồng thời so sánh, đối chiếu HB/L(s) và MB/L với Đại lý nước ngoài để xem các thông tin cần thiết chính xác hay chưa:

- Thông tin về Shipper – Người gửi hàng, Consignee – Người nhận hàng - Vessel/ Voyage No – Mã/ số chuyến tàu

- POD – Cảng dỡ hàng

- Container/ Seal No – Số container/ số chì

- Thông tin mô tả hàng hoá: Tên hàng, Mã HS Code - Số lượng, số kiện, số cân hàng hoá

- Cước trả trước/ Cước trả sau – Freight Prepaid/ Freight Collect - …

Số lượng, khối lượng, mã hàng hoá, tên chuyến, POL, POD, mã container, mã chì xem có sai lệch gì không Nếu có thì bên người giao nhận cần phải mail thông báo cho bên đại lý, yêu cầu họ kiểm tra lại các thông tin, chỉnh sửa vận đơn để khai, nộp tờ khai

Sau khi hàng hoá được vận chuyển, trước ngày hàng đến/ cập cảng trước 2-3 ngày thì bên Hãng tàu hoặc các Co-loader sẽ phát thông báo hàng đến (Arrival notice), 11 trên giấy thông báo hàng đến sẽ thường có các phí cước và Local Charges (Phí cước phải trả ở cảng xếp/ dỡ hàng) cần phải thanh toán:

- Phí chứng từ

- Phí dịch vụ hải quan – Customs Fee

- Phụ phí xếp dỡ tại cảng (THC – Terminal Handling Charge) - Phí nâng hạ Cont (lift on/ lift off – LO/LO)

- Phí bốc xếp (CFS Charge)

- Ngoài ra còn có các phí khác: CIC, LSS (nếu có), PSS (nếu có), …

Bước 3: Nhận hàng hoá tại địa điểm quy định

Sau khi tàu cập cảng nhập khẩu, người mua (người nhập khẩu) phối hợp cùng với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận thực hiện các thủ tục hải quan cho hàng hoá Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ có bộ phận chứng từ khai báo hàng nhập khẩu và thông quan hàng hoá nhập khẩu Người giao nhận có thể khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên mình (Đại lý khai báo hải quan) Sau khi nhận được kết quả phân luồng hàng hóa, nhân viên Hiện trường sẽ cầm bộ chứng từ và đi phân hồ sơ Có 3 kết quả phân luồng:

- Nếu hàng hóa thuộc luồng xanh: sẽ được thông quan nhanh chóng hàng

hóa sẽ được thông quan miễn kiểm tra hàng, chỉ việc đóng thuế, đóng phí cơ sở hạ tầng (nếu có), xuất trình phiếu EIR, lấy mã vạch thông quan là có thể lấy hàng hoá

- Nếu hàng thuộc luồng vàng: nhân viên Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi kiểm tra chứng từ, sau khi kiểm tra bộ chứng từ và được chấp thuận thì nhân viên sẽ tiếp tục quy trình đóng thuế … nếu bộ chứng từ thiếu sót, nhân viên hiện trường sẽ cần phải phối hợp với nhân viên chứng từ để khai bổ sung thêm thông tin còn thiếu theo hướng dẫn của Hải quan;

- Nếu hàng hóa bị phân vào luồng đỏ: thường bộ phận hiện trường phối hợp

cùng các cán bộ hải quan để kiểm hóa (kiểm tra thực tế hàng hoá) kết hợp kiểm tra bộ chứng từ Sau khi tiến hành kiểm tra, xác nhận hàng hoá và xin giấy phép lưu thông hàng hoá, kiểm định nhà nước về chất lượng, … và các giấy tờ có liên quan tới mặt hàng nếu cần thiết; hàng hoá được thông quan; Công ty giao nhận sẽ giao hàng hóa cho người nhập khẩu tại địa điểm đã thoả thuận trong hợp đồng dịch vụ

Bước 4: Quyết toán chi phí

Sau khi hàng hoá được giao tới người mua (người nhập khẩu), doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ quyết toán các chi phí dịch vụ kèm 1 bản Debit note (2 bản: 1 bản cho khách và 1 bản công ty giữ) trong đó liệt kê các chi phí dịch vụ, phí thu hộ Đại lý nước ngoài mà người nhập khẩu cần phải thanh toán cho doanh

nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận

Thêm vào đó quản lý công việc quyết toán chi phí có vai trò quan trọng để đánh giá hiệu suất tài chính của hoạt động giao nhận Giúp doanh nghiệp phân tích đánh giá được hiểu quả quá trình giao nhận; từ đó, tìm cách tối ưu hóa chi phí, làm giảm lãng phí, cải thiện lợi nhuận nâng cao được chất lượng dịch vụ

2.2.2.3 Giám sát quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Giám sát hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế gắn liền với quá trình từ khi có nhu cầu vận chuyển đến khi hàng hóa đã được giao cho người nhận hàng và thanh toán các loại chi phí liên quan, nhằm nhận dạng hành động cần làm và thời điểm cần hành động Quá trình giám sát cần thực hiện theo từng bước của quá trình giao nhận hàng hóa, đảm bảo đúng tiến độ

Nội dung giám sát bao gồm các công việc:

- Giám sát việc thuê phương tiện vận chuyển:

Trường hợp người giao nhận được chủ hàng ủy thác thuê phương tiện vận tải thi người giao nhận cần giám sát quá trình thuê phương tiện để đảm bảo người chuyên chở có đủ năng lực cung cấp dịch vụ và việc thuê phương tiện diễn ra đúng thời gian

- Giám sát việc đưa hàng lên phương tiện vận chuyển:

Quá trình đưa hàng hóa từ kho bãi lên phương tiện vận chuyển được thực hiện tốt giúp cho hàng hóa được đưa ra càng đúng lịch trình của phương tiện vận tài quốc tế (máy bay tàu biển )

- Giảm sát hành trình vận chuyển hàng hóa:

Trong quá trình hàng hóa được di truyền từ điểm đầu đến khi giao cho người nhận, người giao nhận và chủ hàng có thể theo dõi (tracing) lịch trình của lỗ hàng trong toàn bộ thời gian vận chuyển Để nếu có bất kỳ trục trặc gì xảy ra như hàng hóa bị chậm (delay), hoặc hàng hóa bị mất mặt, hư hỏng trong quá trình vận chuyển, người thuê phương tiện (người bán hoặc người mua) có được thông tin kịp thời để xử lý khắc phục trong thời gian sớm nhất

- Giám sát dòng lưu chuyển của tiền cước, phí vận chuyển và các chứng từ vận tải:

Sau khi hàng hóa được giao cho người vận tài, người gửi hàng cần giám sát

việc lấy chứng từ vận tải với đúng các nội dung thông tin Nếu thông tin trên chứng từ vận tải (như vận đơn) sai sót có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động thanh toán sau này

2.2.3.4 Điều hành quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Khi cả hai bên thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng thi thông thường kết quả của quá trình vận chuyển sẽ đạt được kết quả tốt Tuy nhiên, trong quá trình hàng hóa được vận chuyển, đặc biệt với những quãng đường xa, thời gian vận chuyển dài ngày, địa điểm giao hàng, nhận hàng tại các quốc gia khác nhau nên có nhiều vấn đề này sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng vận chuyển mà lúc xây dựng hợp đồng không tính trước được Điều hành quá trình vận chuyển hàng hóa là tất cả các quyết định cần phải để ra để giải quyết những vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng vận chuyển và do vậy không được chuẩn bị để đưa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng vận chuyển

Nội dung điều hành là những vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa phải tập trung giải quyết:

- Quá trình vận chuyển của hàng hóa:

Người giao nhận có thể gặp phải một số tình huống trong quá trình hàng hóa vận chuyển trên đường như: phương tiện vận chuyển gặp tai nạn (đắm tàu, rơi máy bay) phương tiện vận chuyển không đúng lịch trình, chậm chỗ (gặp bão, thời tiết không thuận lợi ); bằng hóa bị mất mát, thất lạc tại cảng trung chuyển

- Quá trình nhận hàng hóa:

Người xuất khẩu dựa trên thông tin tại booking confirmation về ngày thời gian giao hàng, địa chỉ kho hàng, bãi hạ container để chuẩn bị hàng hóa, chứng từ để giao hàng Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, hàng hóa có thể được giao theo phương thức FCL (hàng giao tại bãi container - CY) hoặc theo phương thức LCL (hàng giao tại kho CFS) Quá trình này có thể xảy ra những vấn đề như: hàng và phương tiện gặp tai nạn trong quá trình vận chuyển từ kho đến điền giao hàng; hàng hóa bị hư hỏng do chất xếp, báo quan không đúng yêu cầu về đặc tính của sản phẩm (hàng dễ cháy nổ, dễ vỡ, có hàm lượng hóa học cao, đồ điện từ tránh va đập, thực phẩm tươi sống ); bên vận chuyển quốc tế vận chuyển nội địa hủy đơn hàng

Trong quá trình giao hàng ở đầu nước ngoài có thể gặp vấn để như: hàng hóa bị thất lạc, mất mát, hư hỏng, hàng hóa bị giao nhầm, đặc biệt là với hàng LCL, hàng hóa bị biến đổi phẩm chất (ngấm nước mưa, vón cục, chảy nhão )

- Quá trình lập chứng từ:

Nhân viên chứng từ công ty giao nhận dựa trên thông tin do người nhập khẩu cấp và liên hệ đại lý ở đầu nước ngoài để lấy vận đơn chủ MBL và làm vận đơn và gửi cho người nhập khẩu kiểm tra và xác nhận sau đó mới in vận đơn bản chính Quá trình này có thể xảy ra những vấn đề như ghi sai thông tin trên vận đơn như sai tên shipper, tên consignee, sai điều kiện giao hàng, sai thông tin về cước phí (collect thành prepaid)

- Quá trình thanh toán:

Sau khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng, công ty giao nhận thực hiện việc thanh toán thu các chi phí đã thanh toán hộ khách (cước phí, phụ phí, lệ phí ) và tiền công của mình bằng việc gửi debit note cho khách hàng Quá trình này có thể xảy ra những rủi ro như khách hàng chậm thanh toán hay thanh toán nhỏ giọt hoặc không có khả năng thành toán bất ngờ

2.2.3 Vai trò quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu

Thứ nhất, dịch vụ nhận hàng nhập khẩu giúp thúc đẩy thương mại quốc tế phát triển, tạo ra cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đồng thời tạo ra nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hoá góp phần tạo thêm cơ hội cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa cho các công ty giao nhận Giao nhận hàng hóa bằng đường biển giúp các công ty thương mại xuất nhập khẩu đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường quốc tế Tăng cường xúc tiến thương mại với các nước, tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu, đẩy mạnh hợp tác kinh tế và thúc đẩy đầu tư nước ngoài

Thứ hai, đối với các doanh nghiệp nhập làm dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển giúp các doanh nghiệp quản lý lịch trình hàng hoá, tối ưu hoá được các chi phí về vận chuyển cũng như thời gian vận chuyển hàng vì khả năng cung ứng và thời gian gian giao hàng rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Giảm thiểu được chi phí vận tải sẽ góp phần làm cho giá cả hàng hóa trên thị

trường giảm xuống, mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng, tăng yếu tố cạnh tranh trong các doanh nghiệp

2.3 Một số lý thuyết về liên quan quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.3.1 Các chứng từ trong quy trình nhận hàng nhập khẩu

Khi xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển, người giao nhận được uỷ thác của người gửi hàng lo liệu cho hàng hoá từ khi thông quan cho đến khi hàng được xếp lên tàu Các chứng từ sử dụng trong quá trình này cụ thể như sau:

 Hợp đồng thương mại (Sale contract)

Là tổng hợp các điều khoản mà các bên tham gia giao kết hợp đồng đã thỏa thuận, các điều khoản này xác định quyền và nghĩa vụ dân sự của các bên giao kết hợp đồng

Nội dung của hợp đồng:

- Thông tin về bên bán hàng và bên mua hàng - Mô tả hàng hóa

- Phẩm chất hàng

- Số lượng, trọng lượng hàng

- Đơn giá hàng, kèm theo điều kiện thương mại - Thời hạn, địa điểm giao hàng

- Phương thức, thời hạn thanh toán

- Quy cách đóng gói và ghi nhãn hiệu hàng hóa - Bảo hành hàng hóa (nếu có)

- Kiếu nại - Trọng tài

- Các quy định khác

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Là hóa đơn do người xuất khẩu phải chuẩn bị Đó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn

Mục đích của hóa đơn thương mại:

- Là chứng từ không thể thiếu trong vấn đề giao hàng

- Là một trong những chứng từ quan trọng để xác lập thanh toán với đối tác

- Là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu

Nội dung của hóa đơn thương mại: - Số và ngày lập hóa đơn:

- Tên, địa chỉ người bán và người mua hàng

- Thông tin về hàng hóa: Cách mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền - Điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán

- Cảng xếp, cảng dỡ…

 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list-PL)

Để mô tả cách đóng gói hàng hóa Nội dung của phiếu đóng gói:

- Số và ngày lập hóa đơn (thường người ta không hay dùng số Packing list) - Tên địa chỉ người bán và người mua

- Thông tin hàng hóa: Mô tả số lượng, trọng lượng, thể tích, số kiện

 Vận đơn đường biển (Bill of lading- B/L)

Là một chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc người đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi hàng đã xuất lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp

Hình 2.1 Hình ảnh vận đơn đường biển

(Nguồn: Phòng chứng từ)

 Giấy thông báo hàng đến (Arrival notice-AN)

Là một văn bản mà người vận chuyển cấp cho người nhận hàng nhằm thông báo cho người nhận hàng biết thời gian lô hàng của người nhận sẽ đến, vị trí giao lô hàng, các khoản cước phí và phụ phí mà người nhập phải trả nếu có do chủ tàu phát

hành được gửi tới người nhận hàng trước khi tàu cập cảng để người nhận hàng có thể chuẩn bị giấy tờ và thủ tục cần thiết khi nhận hàng

Hình 2.2: Giấy thông báo hàng đến

Nguồn: (Phòng chứng từ)

 Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu

Là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo, xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi nhận hàng hoặc phương tiện nhập vào lãnh thổ quốc gia

Nội dung của tờ khai hải quan:

- Thông tin về người xuất khẩu, nhập khẩu, người ủy thác, đại lý hải quan - Loại hình tờ khai

- Số, ngày hóa đơn và hợp đồng - Số vận đơn, ngày vận đơn - Cảng đi, cảng đến

- Phương tiện vận tải

- Điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, đồng tiền thanh toán, tỉ giá - Mô tả hàng hóa, mã hàng hóa

- Xuất xứ - Ưu đãi

- Số lượng, đơn giá - Thuế

 Giấy giới thiệu-ủy quyền

Trong trường hợp người đang sở hữu lô hàng ủy quyền cho một bên khác để thay

mặt mình nhận hàng thì cần có giấy ủy quyền của người sở hữu lô hàng cho người

nhận

 Lệnh giao hàng (Delivery order – D/O)

Do người chuyển chở hoặc đại lý của họ ký phát với mục đích hướng dẫn cảng hoặc bộ phận quản lý hàng hóa chuyển giao quyền cầm giữ hàng hóa cho bên được định danh (Giao hàng cho người nhập khẩu)

Hình 2.3: Lệnh giao hàng nhập khẩu

Nguồn: (Phòng chứng từ)

 Danh sách hàng qua khu vực giám sát

Khi hàng hóa nhập khẩu dƣợc khai báo hải quan và đƣợc hải quan chấp nhận thông quan cần phải theo dõi, giám sát hải quan và lấy đƣợc dnah sách hàng, container qua khu vực giám sát thì mới thực sự nhận đƣợc hàng

 Hóa đơn cược vỏ container/hóa đơn nâng hạ container

Trường hợp nhận hàng nguyên container, người nhận hàng muốn đưa container hàng nhập về kho của mình để khai thác thì phải đóng cho hãng tàu một khoản phí cược vỏ và một khoản phí nâng hạ container

 Phiếu giao nhận container

Sau khi hoàn thành các thủ tục với cảng, bãi người nhận hàng container tại bãi và lập phiếu giao nhận container với bộ phận bãi gồm 3 liên: Liên trắng (bãi giữ), liên hồng (người nhận hàng giữ) và liên xanh (lái xe giao cho bảo vệ cổng cảng)

 Debit note-Hóa đơn thanh toán

Kết thúc quá trình giao hàng các bên lập bảng kê thanh toán (Debit note) và xuất hóa đơn thanh toán cho khách hàng

2.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.3.2.1 Các yếu tố khách quan a, Môi trường kinh tế

Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa phụ thuộc rất lớn vào những diễn biến của nền kinh tế thể giới Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế như một sợi dây vững chắc liên kết hoạt động kinh tế giữa các quốc gia Môi trường kinh tế có thể tác động đến giá cả của hàng hóa và dịch vụ Khi có biến động giá, giá cả vận chuyển hàng hóa bằng đường biển cũng có thể thay đổi Điều này có thể ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm và phí lưu kho Ngoài ra môi trường kinh tế còn có thể gây ra biến động trong tỷ giá hối đoái giữa các đồng tiền quốc gia Những biến động này có thể ảnh hưởng đến giá trị của hàng hóa và chi phí vận chuyển Điều này có thể tạo ra những thay đổi trong quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu, đặc biệt là trong việc xử lý thanh toán và quản lý rủi ro tỷ giá hối đoái

b, Môi trường chính trị, pháp luật

Môi trường chính trị và pháp luật ổn định của Việt Nam có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động thương mại quốc tế Việt Nam, với sự ổn định trong chính trị, không có bạo lực và hệ thống pháp luật minh bạch, đã tạo ra điều kiện thuận lợi để thúc đẩy xuất nhập khẩu Chính phủ Việt Nam đã triển khai nhiều chính sách nhằm khuyến khích xuất nhập khẩu, bao gồm việc áp dụng mức thuế suất 0% cho hàng

xuất khẩu, cải cách luật hải quan, luật thuế xuất nhập khẩu, luật thuế tiêu thụ đặc biệt,… Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những quốc gia có nền chính trị bất ổn do chiến tranh như là giữa Nga và Ukraine, chiến tranh xung đột biển Đỏ, các cấm vận thương mại của Mỹ dành cho Trung Quốc khiến cho quá trình lưu thông tại các cảng biển bị tắc nghẽn, giá cước biển tăng cao

c, Đối thủ cạnh tranh

Sự phát triển của thương mại quốc tế đã thúc đẩy sự tăng trưởng của các công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) cho biết hiện có hơn 4.000 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics quốc tế và nội địa Cùng với đó, nhiều tập đoàn logistics lớn như DHL, MARKS, UPS,… đã có mặt tại Việt Nam với cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại và khả năng cung cấp toàn bộ chuỗi dịch vụ logistics, bao gồm cả dịch vụ giao nhận hàng hóa Điều này tạo ra sự cạnh tranh lớn với các công ty giao nhận trong nước, đòi hỏi các công ty nội địa phải không ngừng phát triển để không bị “ông lớn” trong ngành lấn át

d, Cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, hạ tầng thông tin

Hiện tại, chính phủ đang chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật và hạ tầng thông tin để hỗ trợ các hoạt động kinh tế và thương mại Các tuyến đường cao tốc được xây dựng liên kết với các trung tâm công nghiệp lớn trên toàn quốc, cùng với việc xây dựng và nâng cấp nhiều cảng để phục vụ cho việc lưu thông hàng hóa trong nước và quốc tế Việc cải thiện hạ tầng giao thông đã đóng góp vào sự phát triển của các hình thức tổ chức vận tải đa phương thức, giúp việc di chuyển và kết nối giữa các khu vực kinh tế trở nên đơn giản hơn Sự ứng dụng của nhiều công nghệ đã giúp cải thiện việc thông quan hàng hóa, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình lưu giữ chứng từ, hồ sơ

2.3.3.2 Các yếu tố chủ quan

a, Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp

Đối với một doanh nghiệp, nguồn lực tài chính phản ánh khả năng điều hành hoạt động kinh doanh Các doanh nghiệp có tài chính mạnh mẽ thường tự mình quản lý quy trình tiếp nhận hàng nhập khẩu để đảm bảo chất lượng hàng hóa và thời gian nhận hàng phù hợp với kế hoạch Đối với các doanh nghiệp lớn như vậy, quản

lý thường được thực hiện một cách toàn diện và tỉ mỉ, thông qua sự hợp tác mạch lạc giữa các bộ phận và việc hạn chế tối đa các rủi ro có thể phát sinh

Trái lại, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với nguồn vốn hạn chế, thường chọn thuê các dịch vụ giao nhận hàng từ các công ty chuyên nghiệp để tiếp nhận hàng nhập khẩu Điều này dẫn đến việc các doanh nghiệp không có sự tự chủ cao trong quá trình tiếp nhận hàng, và do đó, có thể gặp phải các rủi ro không mong muốn nếu lựa chọn các đối tác dịch vụ giao nhận không đáng tin cậy

b, Năng lực, cơ chế quản lý

Đối với bất kỳ công ty nào, khả năng và cơ chế quản lý được thể hiện qua tầm nhìn và phong cách quản lý của người lãnh đạo Nhà quản trị là người trực tiếp lên kế hoạch, chỉ đạo và giám sát quy trình quản lý nhận hàng nhập khẩu, do đó khả năng quản lý là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả của toàn bộ quy trình Một nhà quản trị có tầm nhìn và tầm vóc, có khả năng lãnh đạo tốt và tầm nhìn rộng lớn sẽ có khả năng dự đoán những biến động có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo việc nhận hàng không bị chậm trễ hoặc xảy ra bất kỳ rủi ro nào, giúp đạt được những mục tiêu đã đề ra từ ban đầu

c, Chất lượng nhân sự

Chất lượng nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh của mọi công ty Khi thực hiện hoạt động nhận hàng nhập khẩu, nhân sự cần phải có kiến thức chuyên môn sâu rộng về những biến động của thị trường, tình hình giá cước, các tập quán thương mại, hiểu rõ những lưu ý đối với từng loại sản phẩm nhập khẩu, và am hiểu về luật, biểu thuế xuất nhập khẩu,… Hơn nữa, khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với sự đa dạng của các loại mặt hàng, nhân sự cần phải linh hoạt, ứng biến nhanh chóng với các tình huống có thể xảy ra để đảm bảo việc nhận hàng diễn ra đúng theo kế hoạch đã đề ra

d, Cơ sở vật chất kỹ thuật

Cơ sở vật chất kỹ thuật là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong việc quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu của một công ty, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và hiệu quả công việc Một công ty có cơ sở vật chất đầy đủ và hạ tầng kỹ thuật phát triển sẽ tạo ra tiền đề cho việc tổ chức nhận hàng nhập khẩu diễn ra một cách suôn sẻ, chủ động và hiệu quả

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI

QUỐC TẾ MTL

3.1 Giới thiệu về công ty TNHH vận tải quốc tế MTL

3.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải và chuyển phát nhanh Với đội ngũ nhân viên trẻ tuổi am hiểu sâu rộng về luật pháp kinh tế cũng như các quy định Hải quan và quy định xuất nhập khẩu cùng với đầy đủ các giấy phép hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải, môi giới, dịch vụ hậu cần và chuyển phát nhanh quốc tế…Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL có thể cung cấp các dịch vụ đáng tin cậy trong lĩnh vực giao nhận vận tải tại Việt Nam cũng như trên toàn thế giới

- Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH VẬN TẢI QUỐC TẾ MTL - Logo:

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Trách nhiệm hữu hạn - Vốn điều lệ: 8.000.000.000 VNĐ

- Trụ sở chính: số 30, tổ 55, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

- Mã số thuế: 0107697506 - Số điện thoại: 02438500006 - Fax: 02438203063

- Website: mtlvn.com.vn

Tầm nhìn

Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL luôn nỗ lực phấn đấu trở thành công ty giao nhận hàng đầu được khách hàng yêu thích, đem niềm tự hào Việt Nam vươn

ra thế giới với dịch vụ đẳng cấp, nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm, tạo ra giá trị gia tăng, đóng góp tích cực vào sự phát triển của cộng đồng

Sứ mệnh

Công ty luôn cố gắng là một doanh nghiệp chuyên nghiệp, năng động, đáng tin cậy và thân thiện với khách hàng Với MTL, mỗi khách hàng đều là đối tượng đặc biệt cần được phục vụ và đáp ứng các yêu cầu khác nhau, không phân biệt Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi được đào tạo để giúp Quý khách hàng vượt qua những rào cản một cách hiệu quả, dảm bảo giao nhận hàng hóa nhanh chóng và cung cấp dịch vụ kịp thời

Giá trị cốt lõi

Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL cung cấp cho khách hàng các dịch vụ đẳng cấp, luôn thấu hiểu rằng khách hàng mong đợi chúng tôi cung cấp dịch vụ an toàn, đúng hẹn và tin cậy Vượt qua mong đợi của khách hàng đem lại sự thành công cho công ty Mọi hành động và kế hoạch của MTL xuất phát từ nhu cầu của khách hàng MTL luôn giữ cam kết và uy tín của mình

3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Cùng sự phát triển không ngừng của nền kinh tế đất nước cũng như nhu cầu hội nhập thế giới Nắm bắt thời cơ công ty đã triển khai đăng ký kinh doanh và quyết định 32 thành lập doanh nghiệp với tên Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL ngày 09/01/2016

+ Ngày 09/01/2016 Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL được thành lập với trụ sở chính tại số 30 đường Nguyễn Khánh Toàn, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

+ Ngay sau đó, công ty chính thức mở văn phòng đại diện tại: Hải Phòng: Lô 7B, đường Lê Hồng Phong, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng

+ Đà Nẵng: số 170 đường Trưng Nữ Vương, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng Hồ Chí Minh: 75/16 đường Hoàng Sa, phường Đakao, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

Với mục tiêu trở thành doanh nghiệp logistic hàng đầu ở Việt Nam, công ty TNHH vận tải quốc tế MTL coi việc tổ chức và thực hiện hoạt động kinh doanh

không chỉ là việc tiếp nhận, cung cấp dịch vụ logistics và các dịch vụ liên quan khi có yêu cầu và theo thỏa thuận Trong bối cảnh thị trường giao nhận vận tải và logistics ngày càng phát triển và hội nhập nhanh với thị trường khu vực và thế giới, cạnh tranh ngày càng lớn, tính chuyên nghiệp ngày càng cao; hoạt động của công ty được tổ chức và thực hiện trên cơ sở các kết nối nội bộ, kết nối với các khách hàng, đối tác để đạt mục đích là mang lại thành công cho tất cả

3.1.3 Lĩnh vực kinh doanh

Hiện nay công ty đã và đang cố gắng phát triển dịch vụ một cách đa dạng để đáp ứng nhu cầu ngày một phong phú của khách hàng với các dịch vụ như:

• Vận tải bằng đường biển

Công ty MTL cung ứng dịch vụ đến khách hàng một cách liên tục thông qua vận tải bằng đường biển tới nhiều quốc gia trên thế giới Công ty cung cấp gói dịch vụ gửi hàng hóa xuất/nhập khẩu từ Việt Nam đến khắp nơi trên thế giới và ngược lại

• Vận tải đường hàng không

Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không từ sân bay Tân Sơn Nhất, Nội Bài, Đà Nẵng, Phú Bài, đến hầu hết các sân bay trên toàn thế giới và ngược lại thông qua các hợp đồng đã ký kết với các đối tác đáng tin cậy trong ngành hàng không, từ các hãng hàng không lớn đến các sân bay quy mô trong nước cũng như quốc tế

• Vận tải bằng đường bộ

Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường bộ nội địa cho tất cả các mặt hàng bằng xe tải, xe container, xe cẩu,… MTL có hệ thống đối tác sở hữu một số lượng lớn các xe tải, xe container, xe cẩu đủ mọi hạng cân, có thể phục vụ mọi yêu cầu đa dạng của quý khách hàng, từ xe có trọng tải lớn đảm bảo phục vụ vận chuyển từ 200 – 300 tấn mỗi ngày, đặc biệt MTL còn cung cấp các lịch chạy xe tuyến tầm trung và gần hằng ngày đảm bảo giao/nhận hàng hóa nhanh chóng cho những đơn hàng nhỏ lẻ

• Vận tải đa phương thức

Công ty dựa vào thế mạnh sẵn có của các hình thức vận chuyển, hợp tác với các đối tác uy tín phục vụ giao/ nhận trong nước và quốc tế cùng mạng lưới đại lý

khắp nơi trên toàn cầu cũng như hợp đồng đã ký kết với các hãng tàu, hãng hàng không, các sân bay, cảng biển, dịch vụ tàu hỏa, các đơn vị cung ứng vận tải đường bộ

• Chuyển phát nhanh quốc tế

Dịch vụ chuyển phát quốc tế là dịch vụ nhận gửi, vận chuyển và phát các loại thư, tài liệu, vật phẩm, hàng hóa quốc tế theo chỉ tiêu thời gian tiêu chuẩn thường là các đơn hàng nhỏ

• Khai thuế hải quan

Các dịch vụ liên quan đến thủ tục Hải quan:

Khai báo Hải quan hàng hóa xuất/nhập gồm hàng nguyên tàu, nguyên đai Nguyên kiện, hàng lẻ, hàng rời với đa dạng các loại mặt hàng

Hỗ trợ thực hiện thông quan cho hầu hết các loại hình kinh doanh, đầu tư, tạm nhập, tái xuất, tạm xuất – tái nhập, hàng mẫu, kho hàng ngoại quan,…

• Cho thuê tàu và kho bãi

Dịch vụ môi giới tàu và kho hàng hóa cho các nhà xuất/ nhập khẩu, các chủ tàu không chỉ ở trong nước mà còn ở nhiều nước khác trong khu vực cũng như trên toàn thế giới Cung cấp/ môi giới/ ký kết hợp đồng với tàu chuyến, tàu định hạn, tàu chạy tuyến cố định

3.1.4 Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của công ty

a, Cơ cấu tổ chức của công ty

Tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả phù hợp với quy mô hoạt động, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức và điều hành của công ty có sự điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu và để hoàn thành các mục tiêu của công ty Công ty sử dụng mô hình cấu trúc tổ chức này là hoàn toàn phù hợp với ngành nghề kinh doanh, vì môi trường kinh doanh của công ty là tương đối ổn định Chức năng quyền hạn của mỗi bộ máy được xác định rõ ràng, các bộ phận phòng ban, bộ phận công ty thành viên và chi nhánh đều có tổ chức nhiệm vụ cụ thể: