TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI QUỐC TẾ MTL Giảng viên Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải quốc tế MTL Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, trong xu thế toàn cầu hóa phát triển mạnh mẽ, việc hội nhập kinh tế quốc tế với các nền kinh tế thế giới đã tạo ra cơ hội giao thương hàng hóa giữa các nước, thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu của quốc gia Để đáp ứng sự phát triển mạnh mẽ của giao thương và nhu cầu ngày càng lớn trong trao đổi hàng hóa quốc tế, các doanh nghiệp giao nhận đã đầu tƣ và phát triển dịch vụ hoạt động giao nhận hàng qua rất nhiều hình thức vận tải, đặc biệt là đối với vận tải đường biển Đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam chúng ta đang dần có các chiến lƣợc hợp tác kinh tế đa phương, song phương ngày càng quan trọng, ví dụ như việc nâng tầm quan hệ lên thành Đối tác tác chiến lƣợc toàn diện giữa Việt Nam và Mỹ; ký kết nhiều hiệp định thương mại tự do trở thành nền kinh tế hội nhập sâu rộng nhất
Với chính sách mở cửa, ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam hiện nay đang phát triển mạnh về số lƣợng kim ngạch, quy mô hoạt động và phạm vi thị trường Đây là cơ hội lớn cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu Với xu thế chuyển dịch dây chuyền sản xuất của các nước lớn sang Việt Nam, trong bối cảnh các nước lo ngại về căng thẳng chính trị gây gián đoạn chuỗi cung ứng, nước ta sẽ không chỉ hưởng lợi về việc thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước mà còn có thêm cơ hội cho các hoạt động xuất nhập khẩu phát triển Có thể kể đến việc các công ty Mỹ chuyển dịch dây chuyền sản xuất, mở rộng thêm các nhà máy của các tập đoàn lớn nhƣ: Intel, Marvel, Foxconn, Apple, …; Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ về logistics với đầy đủ những mặt hàng nhƣ may mặc, nông sản, thiết bị điện tử, Đây đều là những mặt hàng đòi hỏi quản trị quy trình giao nhận phải thật khắt khe, đảm bảo đƣợc những yếu tố bên ngoài sẽ không tác động đƣợc đến mặt hàng bên trong do hàng hóa bên trong đều là những mặt hàng giá trị, có thể dễ bị hƣ hại nếu tiếp xúc với những điều kiện như nước, do đó kéo theo rất nhiều rủi ro và thách thức cho dịch vụ của công ty Nhƣng trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy rằng mặc dù đã có quản quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu xong hiệu quả vẫn chƣa cao, công ty vẫn chƣa thực sự kiểm soát và hạn chế tối đa đƣợc một số rủi ro trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu của mình, đặc biệt trong phương thức vận tải bằng đường biển Trong khi đó, quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển xuất hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau và ngày càng trở nên phức tạp Điều này vừa làm tổn thất về kinh tế vừa ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của công ty trên thị trường kinh doanh Chính vì vậy, việc nghiên cứu và đề xuất ra giải pháp để công ty có thể kiểm soát và hạn chế sai sót trong quy trình nhận hàng nhập khẩu, em lựa chọn đề tài “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải quốc tế MTL” với mong muốn nâng cao kiến thức bản thân đồng thời đóng góp một phần nhỏ sức lực vào sự phát triển của công ty.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Hiện nay về các vấn đề nghiên cứu, có tương đối nhiều đề tài nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng hóa Đây là một trong những vấn đề đƣợc quan tâm nhiều trong thời điểm hiện nay khi mà nền kinh tế thế giới đang hội nhập ngày càng sâu rộng, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp giao nhận ngày một gay gắt Đã có những công trình nghiên cứu về vấn đề này nhƣ sau:
● Đối với đề tài trong nước
Luận văn: “Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng container xuất nhập khẩu tại Cảng SSIT” – Nguyễn Hoàng Yến, Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học
Bà Rịa – Vũng Tàu (2020) Nghiên cứu, tìm hiểu hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công Ty Liên Doanh Dịch Vụ Container Quốc Tế Cảng Sài Gòn – SSA (SSIT) Đề tài tìm ra ƣu nhƣợc điểm cũng nhƣ khó khăn trong công tác giao nhận tại công ty thông qua những dữ liệu từ cảng, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty
Luận văn “Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận tải quốc tế Võ Lương - Văn phòng đại diện tại Hà Nội”, Hoàng Thị Huệ (2021) khóa luận đã đƣa ra các lý luận thực tiễn có liên quan, cùng giải pháp để hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty cùng lĩnh vực nhƣng trong bối cảnh thực tế của công ty và chƣa có nhiều đột phá
Luận văn: “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu”, Nguyễn Thị Quỳnh Nhƣ (2021),Khóa luận tốt nghiệp _ Đại học kinh tế Huế Tác giả đã đi phân tích từ cơ sở lý luận đến các bước cụ thể trong quy trình nhận hàng nhập khẩu nguyên container của Chim Bồ Câu Logistics từ đó chỉ ra đƣợc một số ƣu điểm và nhƣợc điểm trong quy trình thực hiện của doanh nghiệp Từ đó nêu ra những rào cản, bất cập khiến công ty giảm sút năng lực cạnh tranh trên thị trường nhƣ về trình độ, nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên hay dịch vụ chăm sóc khách hàng
Luận văn “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh Công ty TNHH Melody Logistics tại Hà Nội”, Nguyễn Vũ Hà (2021) Các lý luận thực tiễn về quy trình nhập khẩu đã đƣợc tác giả đƣa ra, phân tích chi tiết về quy trình nhận hàng nhập khẩu của Công ty và đƣa ra đƣợc các giải pháp cho công ty Tuy nhiên các giải pháp vẫn chƣa thực sự đƣợc áp dụng một cách hiệu quả
● Đối với đề tài nước ngoài
“Supply Chain Risk Assessment and Control of Port Enterprises: Qingdao port as case study” xuất bản trên ấn phẩm The Asian Journal of Shipping and Logistics (B Jian LI, Si Shen, 2018) Bài viết lấy cảng Qingdao làm đối tƣợng để nghiên cứu và đánh giá rủi ro dịch vụ giao nhận của doanh nghiệp Tăng cường kiểm soát rủi ro, cải thiện hiệu quả dịch vụ cảng, nâng cao khả năng hoạt động của cảng Các rủi ro trong bài là nghiên cứu đề cập là rủi ro trong quy trình dịch vụ cảng, rủi ro vận hành và rủi ro đến môi trường bên ngoài
Milan Andrejic, Milorad Kilibarda (2018), “Risk analysis of freight forwarder’ activities in organization of international commodity flows” trên tạp chí International Journal for Traffic and Transport Engineering Bài nghiên cứu này phân tích các rủi ro của nhà giao nhận vận tải trong quá trình tổ chức các luồng vận tải hàng hóa quốc tế Để phân tích rủi ro, nhóm tác giả đã sử dụng phương pháp FMEA (Failure Modes and Effects Analysis), qua đó xác định đƣợc những rủi ro trong quá trình chuẩn bị và xếp hàng, thông quan xuất khẩu, chuẩn bị chứng từ, vận chuyển, thông quan nhập khẩu, dỡ hàng, tính toán chi phí và thanh toán
Từ việc tổng quan nghiên cứu, rõ ràng thấy rằng quản trị quy trình giao nhận hàng và nhập khẩu đang thu hút sự quan tâm đáng kể cả trong phạm vi nội địa và quốc tế Nghiên cứu đã tổng hợp và phân tích một cách chi tiết về hoạt động giao nhận hàng nói chung, đặc biệt là quản trị quy trình nhập khẩu qua đường biển, từ đó đề xuất những biện pháp cải thiện để tối ƣu hóa quy trình nhận hàng nhập khẩu Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một khoảng trống khi quản trị quy trình này chƣa đƣợc áp dụng một cách hiệu quả đối với công ty MTL Nhằm mục đích đánh giá và phân tích thực trạng thực hiện quản trị quy trình nhập hàng nhập khẩu qua đường biển của doanh nghiệp, dự án nghiên cứu "Quản trị quy trình nhập hàng nhập khẩu qua đường biển của Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL" đã đƣợc lựa chọn
Mục tiêu của dự án là cung cấp các giải pháp cụ thể để cải thiện việc quản trị quy trình, từ đó giúp công ty nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường hiệu suất hoạt động và đảm bảo sự trơn tru và hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh của họ.
Mục đích nghiên cứu
- Mục tiêu tổng quan: Đề tài nghiên cứu quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL chỉ ra các mặt ƣu điểm, hạn chế của quá trình quản trị quy trình từ đó đƣa ra các giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình của Công ty
+ Hệ thống các cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
+ Phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận tải quốc tế MTL
+ Để xuất giải pháp quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận tải quốc tế MTL.
Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là: Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL.
Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
- Phạm vi không gian: Nghiên cứu về các bước trong quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
- Phạm vi thời gian: Từ năm 2021 đến nay.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Các dữ liệu được thu thập qua các trang thông tin chính thống của các Bộ, cơ quan liên quan đến ngành xuất nhập khẩu: Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ; Bộ Tài chính; Hải quan Việt Nam, …; và các nguồn tài liệu nội bộ của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL: báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, …
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Các dữ liệu này được thu thập từ việc quan sát thực tế thông qua tìm hiểu từ cán bộ nhân viên thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển và trong quá trình trực tiếp làm các hoạt động liên quan đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
- Phương pháp so sánh: So sánh, đối chiếu các số liệu, bảng biểu qua từng năm, từng đối tƣợng để thấy đƣợc sự hiệu quả, kết quả của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu qua từng năm
1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
- Phương pháp thống kê: Thu thập, phân loại thông tin, dữ liệu nhằm đánh giá về thực trạng thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
- Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp các thông tin, dữ liệu từ đó phân tích, đánh giá và đƣa ra nhận xét về thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
- Phương pháp phân tích: là phương pháp sử dụng tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các dữ liệu thu thập đƣợc từ tài liệu công ty về hiệu quả quản trị quy trình thực hiện dịch vụ của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL.
Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khóa luận đƣợc chia làm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI QUỐC TẾ MTL
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa quốc tế và người giao nhận
Theo LTM 2005 Điều 28 khoản 1 về nhập khẩu hàng hoá “Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam đƣợc coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”
Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bản trên phạm vi quốc tế, là quá trình trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giả lấy tiền tệ là môi giới Mục tiêu hoạt động kinh doanh nhập khẩu là sử dụng hiệu quả nguồn ngoại tệ để nhập khẩu vật tƣ, dịch vụ, phục vụ cho quá trình tái sản xuất mở rộng, nâng cao năng suất lao động, tăng giá trị ngày công và giải quyết sự khan hiếm hàng hóa, vật tư trên thị trưởng nội địa
Khái niệm dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa:
Theo Quy tắc mẫu của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế - FIATA về dịch vụ giao nhận: “Dịch vụ giao nhận là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu hàng, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tƣ vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”
Theo Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, dịch vụ giao nhận là là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người giao nhận khác
Khái niệm người giao nhận:
Theo Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế ( FIATA): “ Người giao nhận là người lo toan về hàng hóa chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở Người giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa,…”
Theo Luật thương mại Việt Nam 1997, người giao nhận được hiểu là người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa
2.1.2 Nội dung dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Theo những chỉ dẫn giao hàng của người nhập khẩu, người giao nhận sẽ: + Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng
+ Kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá
+ Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần)
+ Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí và những chỉ phí khác cho hải quan và những cơ quan khác
+ Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng
+ Nếu cần giúp đỡ người nhận hàng tiền hành khiếu nại đối với người chuyên chở về những tôn thất của hãng hoá nếu có
+ Giúp người giao nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối nếu cần
Ngoài những dịch vụ đã nêu ở trên, người giao nhận cũng có thể làm mội dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những dịch vụ đặc biệt khác nhƣ gom hàng có liên quan đến hàng công trình: vận chuyển máy móc, thiết bị cho các công trình xây dựng lớn, vận chuyển quần áo may sẵn trong các container đến thăng của hàng, vận chuyên hàng trin lãm ra nước ngoài Người giao nhận cũng có thể thông báo khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng
2.1.3 Phân loại dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
- Dịch vụ khai báo hải quan và thông quan hàng hoá: Hiện nay thủ tục khai báo hải quan điện tử đã thay thế cho việc khai báo hải quan bằng giấy, giúp các doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện thủ tục hải quan trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn, tránh đƣợc nhiều rủi ro hơn khi khai thủ tục hải quan theo cách truyền thống Dịch vụ này sẽ thay mặt cho doanh nghiệp của bạn thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật Có hai hình thức trong dịch vụ khai báo hải quan: Khai thuê hải quan và Đại lý hải quan:
+ Khai thuê hải quan: Doanh nghiệp sẽ làm giấy giới thiệu và sau đó u quyền cho một đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan Sau đó, đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan sử dụng giấy giới thiệu và thay mặt cho doanh nghiệp để làm thủ tục thông quan Đơn vị trực tiếp làm dịch vụ thông qua giấy giới thiệu sẽ không xuất hiện tên pháp nhân trên các chứng từ hải quan
+ Đại lý hải quan: đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan sẽ đứng tên cùng với chữ ký số xuất hiện trong tờ khai Sau đó, chứng từ sẽ đƣợc sao y nguyên để nộp hồ sơ hải quan Với hình thức này, công ty kinh doanh dịch vụ cũng sẽ sử dụng chính tên đơn vị mình để làm dịch vụ thông quan cho khách hàng
Sau khi khai báo hải quan, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ tiếp tục thực hiện trình diện hồ sơ, hàng hóa cho Hải quan để kiểm tra Nếu không có bất kỳ điểm nào chƣa phù hợp với quy định thì hàng hóa sẽ đƣợc thông quan nhanh chóng Ngƣợc lại nếu có thì sẽ phải khai bổ sung thông tin đối với hàng hóa luồng vàng và kiểm tra thực tế hàng hoá đối với hàng hoá bị phân vào luồng đỏ
- Dịch vụ vận chuyển đường bộ: Sau khi hàng hóa được thông quan, nếu bên khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ cảng, kho bãi về địa điểm giao hàng mà khách hàng mong muốn như: xưởng sản xuất, địa điểm kinh doanh, … thì khách hàng có thể ký thêm hợp đồng vận chuyển hàng hóa với bên doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận Tuỳ vào khối lƣợng và loại hàng hoá mà bên doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ tìm phương tiện vận tải phù hợp: xe tải hạng nhẹ/ trung/ nặng/ siêu trường siêu trọng; xe thùng kín, xe tải lạnh, …
- Dịch vụ cho thuê kho, thuê bãi: Khách hàng có thể sử dụng dịch vụ này nhằm tối ƣu hoá chi phí cũng nhƣ để bảo quản hàng hoá Ví dụ nhƣ thuê kho ngoại quan: ƣu điểm chính của nó là hoãn việc nộp thuế hải quan Giống nhƣ kho tiêu chuẩn, kho ngoại quan cho phép các doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa của họ gần hơn với khách hàng ở nước ngoài để giao hàng nhanh hơn, với ưu điểm là đẩy nhanh việc thanh toán thuế hải quan cho đến khi hàng hóa đƣợc đƣa ra khỏi kho ngoại quan Loại kho này có thể được sử dụng để lưu trữ hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu Khi gửi hàng tại kho ngoại quan, doanh nghiệp có thể trực tiếp ủy quyền cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thực hiện các thủ tục nhƣ phân chia, đóng gói, điều hòa, bảo dƣỡng hàng hóa,… Ngoài ra, còn có thể chuyển hàng hóa hai chiều giữa các kho và thực hiện đƣợc các thủ tục xuất nhập khẩu
Khái niệm quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2 1 Khái niệm về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Giao nhận vận chuyền hàng hóa là một bộ phận cấu thành quan trọng trong thương mại quốc tế, là một khâu không thẻ thiếu trong quá trình lưu thông nhằm đƣa hàng hóa từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng Hoạt động giao nhận vận chuyền này là một quy trình nhiều công việc mà nhà quản trị sẽ phải lựa chọn và đƣa ra các quyết định tổ chức giao nhận, vận chuyển và thực hiện các quyết định đó nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp là tăng cường hiệu quả, giảm chỉ phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình di chuyển Bài khóa luận này sẽ xem xét hoạt động quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế dưới cả góc độ của người cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển lập kế hoạch
Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế là việ tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm (một địa điểm bốc hàng và một địa điểm dỡ hàng) lại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến toàn, hiệu quả và chỉ phí
2.2.2 Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2.2.2.1 Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Để thực hiện quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, người giao nhận cần lên kế hoạch Việc lập kế hoạch cần dựa trên một số căn cứ:
- Hợp đồng vận tài: Dựa trên hợp đồng vận tài, người giao nhận sẽ xác định đƣợc loại hàng hóa, càng bốc hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), khối lƣợng hàng (volume), thời gian giao hàng dự kiến (ETD), thời gian nhận hàng dự kiến (ETA), phương thức vận chuyển đường biển quốc tế hay đường biển nội địa vận chuyển container hay hàng lẻ LCL
- Khối lƣợng và đặc điểm hàng hóa: Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm bốc xếp, bảo quản, vận chuyển khác nhau nên người giao nhận dựa trên khối lượng hàng hóa để tối ưu hóa tải trọng của phương tiện, từ đó tối ưu hóa được chi phí đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa để lựa chọn phương tiện đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình giao nhận vận chuyển
- Điều kiện thực tế của doanh nghiệp: Doanh nghiệp giao nhận khi lập kế hoạch giao nhận vận chuyển cần căn cứ trên thực tế nguồn lực của mình nhƣ nhân sự, ngân sách, cơ sở vật chất
- Liên quan đến các công việc cần thực hiện trong quá trình nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận có thể lập kế hoạch cho những nội dung sau:
+ Nắm bắt tình hình vận chuyển hàng hóa và phương tiện vận tải
+ Chuẩn bị bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu
+ Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
2.2.2.2 Tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1: Nắm tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải
Sau khi hai bên mua bán ký hợp đồng thoả thuận xong các điều khoản có trong hợp đồng, người nhập khẩu sẽ tìm các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận và cung cấp các thông tin cần thiết của hàng hoá để các doanh nghiệp hỏi giá với các Đại lý nước ngoài:
Các thông tin cần thiết phải có:
- Loại hàng: hàng thường, hàng nguy hiểm, hàng hóa chất, hàng đã qua sử dụng, …
- Trọng lƣợng hàng, số lƣợng hàng hoá, số kiện hàng
- Điều kiện giao hàng (Terms) (đối với điều kiện EXW thì cần phải có thêm thông tin về địa chỉ lấy hàng để báo cho Đại lý lấy hàng)
- Khách hàng có yêu cầu thêm gì không, ví dụ như: thời gian lưu kho, lưu bãi (DEM, DET), …
- Thời gian người bán có thể cung cấp hàng
Người nhập khẩu sau khi xem báo giá dịch, đồng ý với giá dịch vụ và chấp nhận sử dụng; nhân viên kinh doanh sẽ báo cho đại lý nước ngoài để lấy hàng cho người nhập khẩu, vận chuyển hàng đến cảng và đặt cước tàu biển, đồng thời cùng các thông tin về hàng hoá sau khi xác nhận với người nhập khẩu, thông tin người gửi hàng và người nhận hàng (Đầy đủ tên, Địa chỉ, Số điện thoại), ETD, ETA, Mã chuyến Tàu
Về phương tiện vận tải, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận cần phối hợp với hãng tàu để cập nhật lịch trình của tàu và theo dõi những thay đổi của lịch trình (nếu có); nếu có thay đổi cần kịp thời báo cho bên người mua (người nhập khẩu) để có các phương án xử lý
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Trong thời gian hàng hoá đƣợc vận chuyển từ cảng đi, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận nhận Pre-alert và MB/L chính thức từ Đại lý nước ngoài, phối hợp với người mua kiểm tra các chứng từ nhập khẩu cần phải có; đồng thời so sánh, đối chiếu HB/L(s) và MB/L với Đại lý nước ngoài để xem các thông tin cần thiết chính xác hay chƣa:
- Thông tin về Shipper – Người gửi hàng, Consignee – Người nhận hàng
- Vessel/ Voyage No – Mã/ số chuyến tàu
- Container/ Seal No – Số container/ số chì
- Thông tin mô tả hàng hoá: Tên hàng, Mã HS Code
- Số lƣợng, số kiện, số cân hàng hoá
- Cước trả trước/ Cước trả sau – Freight Prepaid/ Freight Collect
Số lƣợng, khối lƣợng, mã hàng hoá, tên chuyến, POL, POD, mã container, mã chì xem có sai lệch gì không Nếu có thì bên người giao nhận cần phải mail thông báo cho bên đại lý, yêu cầu họ kiểm tra lại các thông tin, chỉnh sửa vận đơn để khai, nộp tờ khai
Sau khi hàng hoá được vận chuyển, trước ngày hàng đến/ cập cảng trước 2-3 ngày thì bên Hãng tàu hoặc các Co-loader sẽ phát thông báo hàng đến (Arrival notice), 11 trên giấy thông báo hàng đến sẽ thường có các phí cước và Local Charges (Phí cước phải trả ở cảng xếp/ dỡ hàng) cần phải thanh toán:
- Phí dịch vụ hải quan – Customs Fee
- Phụ phí xếp dỡ tại cảng (THC – Terminal Handling Charge)
- Phí nâng hạ Cont (lift on/ lift off – LO/LO)
- Phí bốc xếp (CFS Charge)
- Ngoài ra còn có các phí khác: CIC, LSS (nếu có), PSS (nếu có), …
Bước 3: Nhận hàng hoá tại địa điểm quy định
Sau khi tàu cập cảng nhập khẩu, người mua (người nhập khẩu) phối hợp cùng với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận thực hiện các thủ tục hải quan cho hàng hoá Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ có bộ phận chứng từ khai báo hàng nhập khẩu và thông quan hàng hoá nhập khẩu Người giao nhận có thể khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên mình (Đại lý khai báo hải quan) Sau khi nhận được kết quả phân luồng hàng hóa, nhân viên Hiện trường sẽ cầm bộ chứng từ và đi phân hồ sơ Có 3 kết quả phân luồng:
- Nếu hàng hóa thuộc luồng xanh : sẽ đƣợc thông quan nhanh chóng hàng hóa sẽ đƣợc thông quan miễn kiểm tra hàng, chỉ việc đóng thuế, đóng phí cơ sở hạ tầng (nếu có), xuất trình phiếu EIR, lấy mã vạch thông quan là có thể lấy hàng hoá
- Nếu hàng thuộc luồng vàng : nhân viên Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi kiểm tra chứng từ, sau khi kiểm tra bộ chứng từ và đƣợc chấp thuận thì nhân viên sẽ tiếp tục quy trình đóng thuế … nếu bộ chứng từ thiếu sót, nhân viên hiện trường sẽ cần phải phối hợp với nhân viên chứng từ để khai bổ sung thêm thông tin còn thiếu theo hướng dẫn của Hải quan;
Một số lý thuyết về liên quan quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.3.1 Các chứng từ trong quy trình nhận hàng nhập khẩu
Khi xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển, người giao nhận được uỷ thác của người gửi hàng lo liệu cho hàng hoá từ khi thông quan cho đến khi hàng được xếp lên tàu Các chứng từ sử dụng trong quá trình này cụ thể nhƣ sau:
Hợp đồng thương mại (Sale contract)
Là tổng hợp các điều khoản mà các bên tham gia giao kết hợp đồng đã thỏa thuận, các điều khoản này xác định quyền và nghĩa vụ dân sự của các bên giao kết hợp đồng
Nội dung của hợp đồng:
- Thông tin về bên bán hàng và bên mua hàng
- Số lƣợng, trọng lƣợng hàng
- Đơn giá hàng, kèm theo điều kiện thương mại
- Thời hạn, địa điểm giao hàng
- Phương thức, thời hạn thanh toán
- Quy cách đóng gói và ghi nhãn hiệu hàng hóa
- Bảo hành hàng hóa (nếu có)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Là hóa đơn do người xuất khẩu phải chuẩn bị Đó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn
Mục đích của hóa đơn thương mại:
- Là chứng từ không thể thiếu trong vấn đề giao hàng
- Là một trong những chứng từ quan trọng để xác lập thanh toán với đối tác
- Là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu
Nội dung của hóa đơn thương mại:
- Số và ngày lập hóa đơn:
- Tên, địa chỉ người bán và người mua hàng
- Thông tin về hàng hóa: Cách mô tả, số lƣợng, đơn giá, số tiền
- Điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list-PL) Để mô tả cách đóng gói hàng hóa
Nội dung của phiếu đóng gói:
- Số và ngày lập hóa đơn (thường người ta không hay dùng số Packing list)
- Tên địa chỉ người bán và người mua
- Thông tin hàng hóa: Mô tả số lƣợng, trọng lƣợng, thể tích, số kiện
Vận đơn đường biển (Bill of lading- B/L)
Là một chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc người đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi hàng đã xuất lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp
Hình 2.1 Hình ảnh vận đơn đường biển
Giấy thông báo hàng đến (Arrival notice-AN)
Là một văn bản mà người vận chuyển cấp cho người nhận hàng nhằm thông báo cho người nhận hàng biết thời gian lô hàng của người nhận sẽ đến, vị trí giao lô hàng, các khoản cước phí và phụ phí mà người nhập phải trả nếu có do chủ tàu phát hành được gửi tới người nhận hàng trước khi tàu cập cảng để người nhận hàng có thể chuẩn bị giấy tờ và thủ tục cần thiết khi nhận hàng
Hình 2.2: Giấy thông báo hàng đến
Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu
Là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo, xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi nhận hàng hoặc phương tiện nhập vào lãnh thổ quốc gia
Nội dung của tờ khai hải quan:
- Thông tin về người xuất khẩu, nhập khẩu, người ủy thác, đại lý hải quan
- Số, ngày hóa đơn và hợp đồng
- Số vận đơn, ngày vận đơn
- Điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, đồng tiền thanh toán, tỉ giá
- Mô tả hàng hóa, mã hàng hóa
Giấy giới thiệu-ủy quyền
Trong trường hợp người đang sở hữu lô hàng ủy quyền cho một bên khác để thay mặt mình nhận hàng thì cần có giấy ủy quyền của người sở hữu lô hàng cho người nhận
Lệnh giao hàng (Delivery order – D/O)
Do người chuyển chở hoặc đại lý của họ ký phát với mục đích hướng dẫn cảng hoặc bộ phận quản lý hàng hóa chuyển giao quyền cầm giữ hàng hóa cho bên đƣợc định danh (Giao hàng cho người nhập khẩu)
Hình 2.3: Lệnh giao hàng nhập khẩu
Danh sách hàng qua khu vực giám sát
Khi hàng hóa nhập khẩu dƣợc khai báo hải quan và đƣợc hải quan chấp nhận thông quan cần phải theo dõi, giám sát hải quan và lấy đƣợc dnah sách hàng, container qua khu vực giám sát thì mới thực sự nhận đƣợc hàng
Hóa đơn cược vỏ container/hóa đơn nâng hạ container
Trường hợp nhận hàng nguyên container, người nhận hàng muốn đưa container hàng nhập về kho của mình để khai thác thì phải đóng cho hãng tàu một khoản phí cƣợc vỏ và một khoản phí nâng hạ container
Sau khi hoàn thành các thủ tục với cảng, bãi người nhận hàng container tại bãi và lập phiếu giao nhận container với bộ phận bãi gồm 3 liên: Liên trắng (bãi giữ), liên hồng (người nhận hàng giữ) và liên xanh (lái xe giao cho bảo vệ cổng cảng)
Debit note-Hóa đơn thanh toán
Kết thúc quá trình giao hàng các bên lập bảng kê thanh toán (Debit note) và xuất hóa đơn thanh toán cho khách hàng
2.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.3.2.1 Các yếu tố khách quan a, Môi trường kinh tế
Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa phụ thuộc rất lớn vào những diễn biến của nền kinh tế thể giới Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế như một sợi dây vững chắc liên kết hoạt động kinh tế giữa các quốc gia Môi trường kinh tế có thể tác động đến giá cả của hàng hóa và dịch vụ Khi có biến động giá, giá cả vận chuyển hàng hóa bằng đường biển cũng có thể thay đổi Điều này có thể ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm và phí lưu kho Ngoài ra môi trường kinh tế còn có thể gây ra biến động trong tỷ giá hối đoái giữa các đồng tiền quốc gia Những biến động này có thể ảnh hưởng đến giá trị của hàng hóa và chi phí vận chuyển Điều này có thể tạo ra những thay đổi trong quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu, đặc biệt là trong việc xử lý thanh toán và quản lý rủi ro tỷ giá hối đoái b, Môi trường chính trị, pháp luật
Môi trường chính trị và pháp luật ổn định của Việt Nam có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động thương mại quốc tế Việt Nam, với sự ổn định trong chính trị, không có bạo lực và hệ thống pháp luật minh bạch, đã tạo ra điều kiện thuận lợi để thúc đẩy xuất nhập khẩu Chính phủ Việt Nam đã triển khai nhiều chính sách nhằm khuyến khích xuất nhập khẩu, bao gồm việc áp dụng mức thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu, cải cách luật hải quan, luật thuế xuất nhập khẩu, luật thuế tiêu thụ đặc biệt,… Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những quốc gia có nền chính trị bất ổn do chiến tranh nhƣ là giữa Nga và Ukraine, chiến tranh xung đột biển Đỏ, các cấm vận thương mại của Mỹ dành cho Trung Quốc khiến cho quá trình lưu thông tại các cảng biển bị tắc nghẽn, giá cước biển tăng cao c, Đối thủ cạnh tranh
Sự phát triển của thương mại quốc tế đã thúc đẩy sự tăng trưởng của các công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) cho biết hiện có hơn 4.000 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics quốc tế và nội địa Cùng với đó, nhiều tập đoàn logistics lớn nhƣ DHL, MARKS, UPS,… đã có mặt tại Việt Nam với cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại và khả năng cung cấp toàn bộ chuỗi dịch vụ logistics, bao gồm cả dịch vụ giao nhận hàng hóa Điều này tạo ra sự cạnh tranh lớn với các công ty giao nhận trong nước, đòi hỏi các công ty nội địa phải không ngừng phát triển để không bị
“ông lớn” trong ngành lấn át d, Cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, hạ tầng thông tin
Hiện tại, chính phủ đang chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật và hạ tầng thông tin để hỗ trợ các hoạt động kinh tế và thương mại Các tuyến đường cao tốc được xây dựng liên kết với các trung tâm công nghiệp lớn trên toàn quốc, cùng với việc xây dựng và nâng cấp nhiều cảng để phục vụ cho việc lưu thông hàng hóa trong nước và quốc tế Việc cải thiện hạ tầng giao thông đã đóng góp vào sự phát triển của các hình thức tổ chức vận tải đa phương thức, giúp việc di chuyển và kết nối giữa các khu vực kinh tế trở nên đơn giản hơn Sự ứng dụng của nhiều công nghệ đã giúp cải thiện việc thông quan hàng hóa, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình lưu giữ chứng từ, hồ sơ
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI QUỐC TẾ MTL
Giới thiệu về công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải và chuyển phát nhanh Với đội ngũ nhân viên trẻ tuổi am hiểu sâu rộng về luật pháp kinh tế cũng nhƣ các quy định Hải quan và quy định xuất nhập khẩu cùng với đầy đủ các giấy phép hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải, môi giới, dịch vụ hậu cần và chuyển phát nhanh quốc tế…Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL có thể cung cấp các dịch vụ đáng tin cậy trong lĩnh vực giao nhận vận tải tại Việt Nam cũng nhƣ trên toàn thế giới
- Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH VẬN TẢI QUỐC TẾ MTL
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Trách nhiệm hữu hạn
- Trụ sở chính: số 30, tổ 55, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố
Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL luôn nỗ lực phấn đấu trở thành công ty giao nhận hàng đầu được khách hàng yêu thích, đem niềm tự hào Việt Nam vươn ra thế giới với dịch vụ đẳng cấp, nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm, tạo ra giá trị gia tăng, đóng góp tích cực vào sự phát triển của cộng đồng
Công ty luôn cố gắng là một doanh nghiệp chuyên nghiệp, năng động, đáng tin cậy và thân thiện với khách hàng Với MTL, mỗi khách hàng đều là đối tƣợng đặc biệt cần đƣợc phục vụ và đáp ứng các yêu cầu khác nhau, không phân biệt Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi đƣợc đào tạo để giúp Quý khách hàng vƣợt qua những rào cản một cách hiệu quả, dảm bảo giao nhận hàng hóa nhanh chóng và cung cấp dịch vụ kịp thời
Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL cung cấp cho khách hàng các dịch vụ đẳng cấp, luôn thấu hiểu rằng khách hàng mong đợi chúng tôi cung cấp dịch vụ an toàn, đúng hẹn và tin cậy Vƣợt qua mong đợi của khách hàng đem lại sự thành công cho công ty Mọi hành động và kế hoạch của MTL xuất phát từ nhu cầu của khách hàng MTL luôn giữ cam kết và uy tín của mình
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Cùng sự phát triển không ngừng của nền kinh tế đất nước cũng như nhu cầu hội nhập thế giới Nắm bắt thời cơ công ty đã triển khai đăng ký kinh doanh và quyết định 32 thành lập doanh nghiệp với tên Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL ngày 09/01/2016
+ Ngày 09/01/2016 Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL đƣợc thành lập với trụ sở chính tại số 30 đường Nguyễn Khánh Toàn, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
+ Ngay sau đó, công ty chính thức mở văn phòng đại diện tại: Hải Phòng: Lô 7B, đường Lê Hồng Phong, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng
+ Đà Nẵng: số 170 đường Trưng Nữ Vương, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng Hồ Chí Minh: 75/16 đường Hoàng Sa, phường Đakao, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
Với mục tiêu trở thành doanh nghiệp logistic hàng đầu ở Việt Nam, công ty TNHH vận tải quốc tế MTL coi việc tổ chức và thực hiện hoạt động kinh doanh không chỉ là việc tiếp nhận, cung cấp dịch vụ logistics và các dịch vụ liên quan khi có yêu cầu và theo thỏa thuận Trong bối cảnh thị trường giao nhận vận tải và logistics ngày càng phát triển và hội nhập nhanh với thị trường khu vực và thế giới, cạnh tranh ngày càng lớn, tính chuyên nghiệp ngày càng cao; hoạt động của công ty đƣợc tổ chức và thực hiện trên cơ sở các kết nối nội bộ, kết nối với các khách hàng, đối tác để đạt mục đích là mang lại thành công cho tất cả
Hiện nay công ty đã và đang cố gắng phát triển dịch vụ một cách đa dạng để đáp ứng nhu cầu ngày một phong phú của khách hàng với các dịch vụ nhƣ:
• Vận tải bằng đường biển
Công ty MTL cung ứng dịch vụ đến khách hàng một cách liên tục thông qua vận tải bằng đường biển tới nhiều quốc gia trên thế giới Công ty cung cấp gói dịch vụ gửi hàng hóa xuất/nhập khẩu từ Việt Nam đến khắp nơi trên thế giới và ngƣợc lại
• Vận tải đường hàng không
Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không từ sân bay Tân Sơn Nhất, Nội Bài, Đà Nẵng, Phú Bài, đến hầu hết các sân bay trên toàn thế giới và ngƣợc lại thông qua các hợp đồng đã ký kết với các đối tác đáng tin cậy trong ngành hàng không, từ các hãng hàng không lớn đến các sân bay quy mô trong nước cũng như quốc tế
• Vận tải bằng đường bộ
Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường bộ nội địa cho tất cả các mặt hàng bằng xe tải, xe container, xe cẩu,… MTL có hệ thống đối tác sở hữu một số lƣợng lớn các xe tải, xe container, xe cẩu đủ mọi hạng cân, có thể phục vụ mọi yêu cầu đa dạng của quý khách hàng, từ xe có trọng tải lớn đảm bảo phục vụ vận chuyển từ 200 – 300 tấn mỗi ngày, đặc biệt MTL còn cung cấp các lịch chạy xe tuyến tầm trung và gần hằng ngày đảm bảo giao/nhận hàng hóa nhanh chóng cho những đơn hàng nhỏ lẻ
• Vận tải đa phương thức
Công ty dựa vào thế mạnh sẵn có của các hình thức vận chuyển, hợp tác với các đối tác uy tín phục vụ giao/ nhận trong nước và quốc tế cùng mạng lưới đại lý khắp nơi trên toàn cầu cũng nhƣ hợp đồng đã ký kết với các hãng tàu, hãng hàng không, các sân bay, cảng biển, dịch vụ tàu hỏa, các đơn vị cung ứng vận tải đường bộ
• Chuyển phát nhanh quốc tế
Dịch vụ chuyển phát quốc tế là dịch vụ nhận gửi, vận chuyển và phát các loại thư, tài liệu, vật phẩm, hàng hóa quốc tế theo chỉ tiêu thời gian tiêu chuẩn thường là các đơn hàng nhỏ
Các dịch vụ liên quan đến thủ tục Hải quan:
Khai báo Hải quan hàng hóa xuất/nhập gồm hàng nguyên tàu, nguyên đai Nguyên kiện, hàng lẻ, hàng rời với đa dạng các loại mặt hàng
Hỗ trợ thực hiện thông quan cho hầu hết các loại hình kinh doanh, đầu tƣ, tạm nhập, tái xuất, tạm xuất – tái nhập, hàng mẫu, kho hàng ngoại quan,…
• Cho thuê tàu và kho bãi
Dịch vụ môi giới tàu và kho hàng hóa cho các nhà xuất/ nhập khẩu, các chủ tàu không chỉ ở trong nước mà còn ở nhiều nước khác trong khu vực cũng như trên toàn thế giới Cung cấp/ môi giới/ ký kết hợp đồng với tàu chuyến, tàu định hạn, tàu chạy tuyến cố định
3.1.4 Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của công ty a, Cơ cấu tổ chức của công ty
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2021-
Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL có lĩnh vực kinh doanh chính là dịch vụ vận tải và dịch vụ logistics Dưới đây là các số liệu thể hiện tình hình phát triển kinh doanh của công ty qua doanh thu và lợi nhuận đạt đƣợc giai đoạn 2021 – 2023
Bảng 3.3 Kết quả thực hiện hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021 – 2023
Khoản mục Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Lợi nhuận trước thuế TNDN 1.839.967.150 1.279.917.800 2.390.804.700
Từ bảng 3.3 ta có thể thấy, trong 3 năm gần đây, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty tăng trưởng ổn định tăng trưởng đều qua hàng năm:
Năm 2021, mặc dù thực tế là đại dịch Covid-19 vẫn đang diễn ra, nhƣng nhờ các biện pháp phòng dịch được áp dụng linh hoạt, các chương trình tiêm chủng mở rộng đƣợc thực hiện rộng rãi cùng với đó là sự mở cửa trở lại của các nền kinh tế đã làm cho hoạt động kinh tế của thế giới sự phục hồi rõ rệt, công ty vẫn giữ đƣợc mức doanh thu ổn định 12.1 tỷ VND mặc dù tình trạng thiếu vỏ container nhƣng do nguồn khách hàng có sẵn và nhu cầu nhập khẩu hàng hóa dự trữ của các đối tác nước ngoài nên công ty vẫn có những tuyến hàng cố định mang lại doanh thu cho công ty
Năm 2022, doanh thu của công ty tăng 16.6% so với năm 2021 Điều này cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty đang phát triển, việc mở rộng kinh doanh đƣợc xem là có dấu hiệu tích cực Nguyên nhân là do kết thúc năm 2022, dịch bệnh Covid-19 đã đƣợc kiểm soát giúp cho các hoạt động kinh tế nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng dần hồi phục, công ty đã nắm bắt đƣợc nhu cầu và tận dụng cơ hội để phục hồi kinh tế Đến năm 2022, dù chịu tác động từ tình hình thế giới nhƣ chiến tranh, lạm phát, biến động giá nhiên liệu,… Tuy vậy lợi nhuận sau thuế sau thuế của công ty năm 2022 có sự sụt giảm đáng kể so với năm 2021 ( khoảng 29%) do mức chi tiêu đầu tƣ cho khoản cố định nhiều, quản lý chi phí của công ty chƣa tốt dẫn đến chi phí tăng lên từ đó lợi nhuận giảm đi
Trong năm 2023, doanh thu tăng 21.2% so với năm 2022, lợi nhuận sau thuế của công ty đã tăng mạnh nhất gần 2 tỷ VND Rút kinh nghiệm từ năm 2022 công ty có quy trình quản lý chi phí tốt hơn giảm thiểu các chi phí biến động phát sinh Thêm vào đó cho thấy công ty vẫn đang phát triển tận dụng tốt các hiệp định kinh tế nhƣ: CPTPP, EVFTA hay RCEP nhằm thúc đẩy xuất khẩu nông sản nhƣ sầu riêng, gạo, thanh long của Việt Nam năm 2023 lớn khiến cho hoạt động cung ứng dịch vụ vận tải và logistics của công ty vẫn phát triển tốt mở rộng thêm tệp khách hàng về nông sản và may mặc trong và ngoài nước
3.2.2 Tình hình hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty trong giai đoạn 2021-2023
Theo số liệu công bố vận tải biển do Cục Hàng hải Việt Nam tổ chức vào đầu năm 2023, tổng khối lƣợng hàng hóa thông qua cảng biển Việt Nam năm 2022 ƣớc đạt 733,18 triệu tấn, tăng 4% so với năm 2021 Trong đó, hàng xuất khẩu đạt 179,07 triệu tấn, giảm 3%; hàng nhập khẩu đạt 209,26 tấn, giảm 2% Hàng nội địa đạt 342,79 tấn, tăng 12% so với năm 2021 Đặc biệt, khối lƣợng hàng container thông qua cảng biển ƣớc đạt 25,09 triệu TEUs, tăng 5% Trong đó, lƣợng hàng hóa xuất nhập khẩu vận tải quốc tế của đội tàu biển Việt Nam tăng 10%, đạt khoảng 1,29 triệu tấn so với năm 2021 Đây là mức tăng trưởng cao, chủ yếu vận tải các tuyến nhƣ: đi Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, khu vực Đông Nam Á và một số tuyến châu Âu
Bảng 3.4 Doanh thu từ vận tải đường biển theo dịch vụ giai đoạn 2021 – 2023
Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng
Vận tải quốc tế bằng đường biển 7.892.263.500 64.7%
Từ số liệu 3.4 trên ta thấy nhìn chung doanh thu của công ty MTL từ vận tải đường biển vẫn là nguồn doanh thu chính của công ty trong vòng 3 năm từ 2021-
2023 chiếm khoảng 64%-67% nguồn doanh thu của công ty do cũng nắm bắt đƣợc nguồn tăng xu thế của thị trường và sự ưa chuộng loại hình vận tải này tại Việt Nam
Tỷ trọng vận tải bằng đường biển năm 2022 tỷ trọng này có lớn hơn 2021 và năm 2023 khoảng 3% nhƣng không có nhiều dịch chuyển về dịch vụ chính của công ty Đến năm 2023 công ty vẫn giữ đƣợc nguồn thu ổn định khoảng 11.3 tỷ đồng từ phương thứ vận tải biển mặc dù có những giai đoạn ảnh hưởng nhất định vào tháng 10/2023 do cuộc chiến tranh của Isarel và Hamas có cuộc sung đột làm cho quá trình vận tải qua biển Đỏ gặp khó khăn khiến quãng đường từ Việt Nam đến Mỹ và Châu Âu khó khăn hơn và cước vận chuyển tăng lên đáng kể tuy nhiên công ty vẫn giữ đƣợc doanh thu tăng với tỷ trọng vận tải biển vẫn giữ vai trò quan trọng trong dịch vụ kinh doanh
Tóm lại công ty đã và đang tận dụng được thế mạnh của đường biển và các cảng biển tại Việt Nam để phát triển dịch vụ của mình trong 3 năm vừa qua và kế hoạch mở rộng quy mô để phát triển thêm về dịch vụ đường biển tăng về doanh thu hơn nữa
3.2.3 Cơ cấu thị trường giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Trong những năm gần đây thì hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty thì không ngừng mở rộng thị trường ra nhiều nước trên toàn thế giới là thành viên của Global Logistics Alliance (Liên minh Logistics toàn cầu) Đây là một network toàn cầu với cơ cấu thành viên là các doanh nghiệp logistics và các forwarder hoạt động độc lập Từ đó các thị trường agent và khách hàng của công ty cũng đa dạng đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Bảng 3.5 Cơ cấu thị trường giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Thị trường Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ thị trường Châu Á đặc biệt là thị trường Trung Quốc và Hàn Quốc chiếm khoảng 75%-80% trong số lƣợng hàng nhập khẩu của công ty Như năm 2023 tỷ trọng hàng nhập khẩu ở các nước Châu Á của công ty lên đến khoảng 93% Bởi vì các doanh nghiệp FDI từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản vào Việt Nam với tỷ trọng ngày càng lớn nên khối lƣợng hàng nguyên liệu, máy móc vào trong quá trình sản xuất lớn phục vụ cho sản xuất, chế biến gia công tại Việt Nam và xuất sang thị trường Châu Âu và Mỹ
Riêng năm 2023 tỷ trọng nhập khẩu hàng hóa của các doanh nghiệp Trung Quốc của công ty có giảm so với năm 2022 khoảng 5% và thị trường Hàn Quốc lại tăng 8% do công ty có thêm 1 số đối tác lớn của thị trường Hàn Quốc do làn sóng đầu tƣ mạnh mẽ từ các doanh nghiệp Hàn Quốc và sự hợp tác mạnh mẽ và tạo điều kiện đầu tƣ cho các doanh nghiệp Hàn Quốc tại Việt Nam đặc biệt đầu tƣ vào lĩnh vực sản xuất linh kiện điện tử
Tại khu vực EU, Trung Đông, Nam Á có sự giảm dần trong cơ cấu giao nhận hàng hoá nhập khẩu qua từng năm từ năm 2021 tỷ trọng 15% qua năm 2022 và
2023 tỷ trọng này giảm 1 nửa do xung đột chiến tranh giữa Ukraine và Nga, chiến tranh biển Đỏ vào cuối năm 2023 khiến cho giá cước nhập khẩu của các khu vực này tăng cao, hàng trễ tàu lâu, chi phí sản phẩm của doanh nghiệp cũng tăng dẫn đến giá bán tăng nên khối lƣợng hàng hóa của khu vực này cũng giảm đi vào năm
Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
3.3.1 Thực trạng hoạt động lập kế hoạch
Tại Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL việc lập kế hoạch cho quá trình nhận hàng nhập khẩu là một phần không thể thiếu và diễn ra đều đặn Ban Giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp với các bộ phận để đề ra kế hoạch hàng tháng, xác định các mục tiêu về thu nhập, chi phí và phân bổ tài nguyên để đạt đƣợc những mục tiêu này Kế hoạch cụ thể về tổ chức việc nhận hàng được các trưởng phòng phối hợp xây dựng và đảm bảo phân bổ tài nguyên cho từng phòng ban Việc lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển sẽ yêu cầu một quy trình cụ thể, bao gồm các bước sau:
- Nắm bắt tình hình hàng hóa và phương tiện vận chuyển: khi có một lô hàng mới, nhân viên CUS sẽ liên hệ với đại lý nước ngoài để lấy các thông tin vận chuyển của lô hàng nhƣ tình hình chuẩn bị hàng hóa của shipper và thông tin booking, lịch tàu chạy, ngày đến dự kiến Sau đó nhân viên CUS báo cho các bộ phận khác để tiến hành làm hàng.
- Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa: khi đại lý gửi pre-alert và các chứng từ nháp, nhân viên khai hải quan kiểm tra thông tin xem đã chính xác chƣa, sau đó làm các chứng từ: HBL, khai MNF và AN khi nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu, lấy
DO Nhân viên khai báo hải quan thực hiện thông quan hàng hóa Nhân viên giao nhận (OPS) cầm bộ chứng từ đầy đủ đi nhận hàng.
- Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu và giao hàng cho khách: nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ đến kho/cảng đề nhận hàng Và sau đó đội vận tải sẽ sắp xếp phương tiện vận chuyển hàng từ cảng về kho của khách.
- Quyết toán chi phí: bộ phận kế toán quyết toán các chi phí để xuất hóa đơn cho các bên liên quan bao gồm: phí vận chuyển và phí local charge tại đầu nhập, phí hoa hồng cho đại lý và tổng chi phí thu khách hàng.
Bảng 3.6 Kế hoạch phân công nhiệm vụ và trách nhiệm thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty MTL
Công việc Bộ phận thực hiện
Nắm bắt tình hình hàng hóa và phương tiện vận chuyển
Nhận chứng từ và kiểm tra chứng từ hàng hóa Bộ phận chứng từ
Chuẩn bị bộ chứng từ Bộ phận chứng từ
Khai hải quan và thực hiện thông quan tại cảng Bộ phận khai hải quan, giao nhận Nhận hàng hóa và giao hàng cho khách Đội vận tải
Gửi chứng từ cho đại lý đầu nước ngoài Bộ phận CUS
Quyết toán công nợ và lưu hồ sơ Phòng kế toán
Nhìn chung kế hoạch nhận hàng nhập khẩu đƣợc thiết lập một cách cụ thể, từng công việc được phân chia rõ ràng và giao cho các bộ phận tương ứng Tổng thể, quá trình lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu tại MTL diễn ra mà không gặp phải nhiều khó khăn và mỗi bộ phận trong công ty nhận biết rõ đƣợc trách nhiệm và nhiệm vụ của mình trong việc thực hiện mỗi lô hàng .
3.3.2 Thực trạng hoạt động tổ chức nhận hàng
Nhận thấy tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu là khâu gồm nhiều công đoạn nhất trong quá trình quản trị Đây là khâu rất phức tạp và nhiều vấn đề liên quan lẫn nhau, do vậy chỉ cần một sai sót nhỏ có thể dẫn đến kết quả không mong muốn
Sơ đồ 3.2: Quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty vận tải quốc tế MTL
(Nguồn: Phòng Logistics) Bước 1: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải
Trước tiên bộ phận kinh doanh sẽ gửi cho bộ phận CUS thông tin như sau: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, ngày giao hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, phương thức thanh toán…
Nhân viên CUS và nhân viên chứng từ cần thường xuyên mail với đại lý để check về tình hình chuẩn bị hàng của shipper, lịch tàu chạy và ngày tàu đến dự kiến để tiến hành làm các chứng từ đúng hạn Và thông báo thường cho khách hàng biết đƣợc về tiết độ tàu, lịch tàu thông qua mail và ứng dung Zalo
Có thể thấy hầu hết đều thể hiện bước nắm bắt tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải đều có hiệu quả và tương đối tốt Ở bước này công ty thực hiện khá suôn sẻ do đã kinh nghiệm làm việc và mối quan hệ tốt với các đại lý nước ngoài Thông tin hàng hóa, phương tiện vận tải được cập nhật thường xuyên để nắm bắt và được xử lý kịp thời trong các trường hợp khẩn cấp
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Sau khi trao đổi và gửi các bộ chứng từ cần thiết cho hãng tàu thì hãng tàu sẽ gửi các chứng từ sang cho bộ phận CUS công ty thông qua hệ thống email gồm các nội dung đƣợc đính kèm trong file nhƣ Master Bill of Lading, Debit/Credit Note, thông tin về con tàu, ngày dự kiến tàu đến, thông báo hàng đến, hóa đơn cước biển tuy vào doanh nghiệp chọn phương thức mua bán
Bộ phận chứng từ công ty sẽ nhận các bộ chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng và tiến hành các công việc nhƣ in, kiểm tra đối chiếu các chi tiết trên MBL nhƣ POL, POD, Container/Seal, Description of goods,
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục trên, nhân viên khai báo hải quan của công ty MTL sẽ chuẩn bị các chứng từ đầy đủ để mở tờ khai Hồ sơ hải quan bao gồm: Tờ khai hải quan (2 bản chính, 1 bản dành cho người nhập khẩu, 1 bản cho hải quan lưu), hợp đồng ngoại thương (1 bản sao), hóa đơn thương mại (1 bản chính), phiếu đóng gói (1 bản chính)
Sau khi đã chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa đầy đủ và chính xác, nhân viên công ty sẽ tiến hành việc khai báo hải quan bằng hệ thống khai báo hải quan điện từ ECUS 5 Nếu truyền thành công, hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai hải quan.
Nhận xét với khâu này thường mắc nhiều lỗi sai sót cụ thể số lượng hợp đồng sai sót khi tiến hành làm thủ tục hải quan đƣợc nêu rõ trong bảng số liệu sau:
Bảng 3.7: Số hợp đồng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu của công ty vận tải quốc tế MTL
Số hợp đồng sai sót 30 35 42
Do thiếu chứng từ hải quan 8 14 20
Do thiếu sai thông tin 14 12
( Nguồn: Phòng khai báo hải quan)
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
3.4.1 Thành công và kết quả đạt được
Trải qua hơn 7 năm cố gắng Công ty MTL đã đạt đƣợc những thành tựu nhất định và khẳng định đƣợc tên tuổi của mình trong lĩnh vực Logistics đặc biệt ở khu vực Miền Bắc Tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ trong 3 năm từ năm 2021-
2023 nhìn chung tương đối tốt trong tình hình nền kinh tế và chính trị thế giới bất ổn Quy trình nhận hàng nhập khẩu có những thành tựu nhƣ sau:
Thứ nhất, về việc lên kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Đội ngũ ban lãnh đạo của công ty xây dựng kế hoạch hợp lý, phù hợp với tình hình nhân sự của công ty với các điều kiện về cơ sở vật chất hiện có Cùng với đội ngũ quản lý có kinh nghiệm nhiều năm với chuyên môn cao việc lập kế hoạch luôn đƣợc triển khai rõ ràng, minh bạch, dễ dàng thực hiện và luôn đúng theo tiến độ của mỗi đơn hàng
Thứ hai, xây dựng được quy trình nhận hàng nhập khẩu chặt chẽ, Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty được xây dựng với các bước rõ ràng dựa theo quá trình vận chuyên của hàng hóa Mỗi bước trong quy trình đã nêu rõ công việc cần làm, ai làm khi nào và nhƣ thế nào Quy trình tác nghiệp của công ty không chỉ chặt chẽ, phân chia nhiệm vụ rõ ràng mà còn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, bộ phận đẻ quy trình tô chức nhận hàng đạt đƣợc hiệu quả cao nhất Nhờ vào sự phối hợp giữa các phòng ban trong quy trình làm hàng nên nhân viên có thể phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, đảm bảo tiến độ lô hàng, qua đó thẻ hiện tính chuyên nghiệp vả năng lực cao của công ty
Thứ ba, về chất lượng của đội ngũ nhân viên, Đội ngũ nhân viên công ty có đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình, sáng tạo giàu kinh nghiệm, biết nắm bắt thị trường giúp cho hiệu suất công việc được nâng cao Ngoài ra, công ty cũng không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên để nhân viên luôn hoàn thành tốt Bằng những kinh nghiệm của mình, với đội ngũ lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm, công ty TNHH vận tải quốc tế MTL đã tạo điều kiện thuận lợi cho người nhập khẩu hoạt động có hiệu quả Giúp người nhập khẩu an tâm và tin tưởng vào khả năng của Công ty trong việc hoàn thành nhanh chóng các thủ tục trước khi nhận hàng cũng nhƣ trong quá trình nhận hàng nhập khẩu, tiết kiệm đƣợc chi phí và thời gian giao nhận, phục vụ tốt mọi nhu cầu của chủ hàng
Thứ tư, Mạng lưới mối quan hệ đối tác rộng lớn ngày càng được mở rộng
Ban Giám đốc cũng nhƣ đội ngũ kinh doanh đã không ngừng mở rộng các mối quan hệ thông qua các khách hàng của khách hàng thân thiết, qua các hiệp hội các doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ trên toàn quốc Và hệ thống đại lý nước ngoài là thành viên của Global Logistics Alliance (Liên minh Logistics toàn cầu) tạo đƣợc mức giá cạnh tranh với các đối thủ khác
Thứ năm, Kinh nghiệm xử lý đa dạng chủng loại hàng nhập từ nhiều thị trường như: hàng may mặc, hàng thuỷ sản nhƣ tôm; hàng lạnh socola từ Châu Âu; các sản phẩm hoá chất; các máy quá khổ…Đối với từng loại lô hàng nhập khẩu mà công ty đảm nhận giao nhận vận chuyển, công ty luôn nỗ lực để đảm bảo tính an toàn cho hàng hoá, mà không làm giảm chất lƣợng dịch vụ khác; sẵn sàng tƣ vấn cung cấp cho khách hàng sao cho đơn hàng đƣợc giao nhanh chóng, tiết kiệm, phục vụ nhu cầu ngày càng cao của khách hàng
Bên cạnh những ƣu điểm trên, nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu của Công ty còn có một số hoạt động chƣa hiệu quả, thể hiện một số điểm:
Việc khai báo hải quan nhập là một trong những công việc chiếm nhiều thời gian của công ty Đầu tiên là vấn đề liên quan đến thủ tục Hải quan, thời gian xử lý giấy tờ ở các chi cục khá lâu chi phí cho các thủ tục liên quan chƣa hợp lý Các sai sót trong quá trình chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan của nhân viên đối chiếu với thông tin giám sát của Hải quan không chính xác nhƣ áp sai mã HS, tính sai thuế, nhập dữ liệu sai,…Dẫn đến mất thời gian kiểm hóa cũng nhƣ chi phí cho khách hàng
Vấn đề lưu kho, bãi hàng hóa vẫn còn nhiều hạn chế, sắp xếp trong kho chưa mang lại hiệu quả cao, Vào thời gian cao điểm, trong kho do sắp xếp chƣa hợp lý nên nhiều hàng hóa phải đóng tạm vào container đƣa ra ngoài bãi để Khi đó sẽ tốn chi phí và thời gian cho việc đóng hàng vào container, để hàng ngoài bãi sẽ gây hỏng hàng, ẩm ướt, ảnh hưởng đến chất lượng hàng từ đó nảy ra những phát sinh gây tranh chấp làm chậm tiến độ giao hàng cho chủ hàng Đây là tồn tại chủ quan từ phía Công ty cần đƣợc khắc phục
Giá cước của công ty còn khá cao so với các đối thủ, khiến cho tỷ lệ cạnh tranh về dịch vụ cũng khó khăn với nguồn khách hàng là các công ty thương mại cũng nhƣ khu công nghiệp vì vậy khó để tiếp cận khách hàng với những lô hàng đầu tiên nhất là trong các trường hợp nhập hàng tại xưởng của đối tác nước ngoài Việc đàm phán giá với các đối tác nước ngoài còn hạn chế và giá cước đến với khách hàng cao Áp dụng công nghệ vào quản lý và giám sát quá trình nhận hàng còn hạn chế
Thông báo và cập nhập thông tin về hàng hóa và tiến độ hàng từ đến khách hàng chủ yếu qua mail hoặc trang điện tử nhƣ zalo Mặc dù hiện nay công ty đã có trang web: http://www.mtlvn.com nhƣng trang web này chỉ mang tính chất thông báo cho khách hàng cách dịch vụ mà công ty cung cấp mà chƣa có các hình thức đặt hàng, hợp đồng và thanh toán trực tuyến vì vậy đã khiến cho khách hàng mất thêm nhiều thời gian để hoàn thành thủ tục này theo các phương thức truyền thống
- Nhân viên công ty chưa thực sự chủ động trong vấn đề nắm bắt và theo sát quy trình, khi có vấn đề phát sinh trong lô hàng nhập khẩu nhiều khi vấn còn trồng chéo trong chức năng và xử lý các vấn đề trong quy trình làm việc giao nhận hàng hoá dẫn đến những sai sót không đáng có, làm chậm và giảm chất lƣợng quy trình dịch vụ công ty, tạo nên hình ảnh không đƣợc chuyên nghiệp cho công ty
- Đội ngũ nhân viên phòng ban chưa có tính ổn định Một phần là do nền kinh tế suy thoái, dẫn đến các công công ty phải cắt giảm nhân sự để duy trì khả năng kinh doanh Và Công ty vừa cắt giảm nhân sự đầu năm gây ra thiếu hụt nhân sự và thực tập sinh thì mới đƣợc tuyển, thời gian đào tạo chƣa đủ lâu nên tính chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm về công việc còn nhiều thiếu sót dẫn đến quá trình làm việc chƣa ổn định, hiệu quả
- Chậm trễ trong việc xin, nộp kết quả kiểm tra chất lượng phần lớn đến từ lỗi nhân viên, không chuẩn bị các bộ giấy tờ cần thiết ví dụ nhƣ giấy giới thiệu, … khiến cho việc xác nhận người nộp không rõ ràng làm chậm, gây khó khăn trong quá trình xét duyệt hồ sơ của nhân viên tiếp nhận hồ sơ tại các Bộ, ngành có liên quan
- Và cuối cùng, sự tương tác giữa nhân viên và người xuất khẩu, nhân viên và đối tác nước ngoài còn sai sót thông tin– người xuất khẩu hàng hóa cung cấp sai thông tin, sai mã số, model hàng hoá khiến cho quy trình hàng hoá bị gián đoạn – bị giữ lại ở cửa khẩu trong quá trình thông quan hàng hoá Để có thể giảm thiểu, khắc phục rủi ro này thì Công ty cần làm việc, đàm phán, nhờ Đại lý nước ngoài kiểm tra thông tin hàng hoá trước khi đóng gói, vận chuyển lên tàu để xuất khẩu
Định hướng phát triển về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
4.1.1 Định hướng phát triển kinh doanh của công ty trong vòng 5 năm tới
Trong chiến lược kinh doanh của đến năm 2029, MTL hướng tới trở thành một trong những công ty Forwarder uy tín và có chất lƣợng dịch vụ hàng đầu Việt thông qua việc đầu tƣ phát triển hệ thống kỹ thuật hiện đại, nâng cao chất lƣợng dịch vụ giao nhận, giảm thiểu đến tối đa những rủi ro trong quá trình giao nhận, đóng góp vào giá trị gia tăng và nâng cao năng lực cạnh tranh của khách hàng Ngoài việc tiếp tục phát huy thế mạnh sẵn có, Công ty vẫn cần nỗ lực cạnh tranh để tiếp tục cung cấp các dịch vụ chất lƣợng cũng nhƣ uy tín đối với khách hàng trong hoạt động dịch vụ nói chung và quá trình nhận hàng nhập khẩu nói riêng:
Tiếp tục mở rộng và tìm kiếm các thị trường tiềm năng, đồng thời củng cố, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác vốn đã thân quen; mở rộng mạng lưới dịch vụ cung và kết hợp thêm hoạt động kinh doanh Một trong những cơ hội đó là nguồn khách hàng Trung Quốc có xu hướng chuyển dịch nhà máy sang Việt Nam Theo báo cáo của Ủy ban Kinh tế vào năm 2023, thời gian qua các hãng công nghệ
Mỹ, Hàn Quốc đang đẩy nhanh sự đa dạng hóa sản xuất khỏi Trung Quốc mùa dịch và một số đã lựa chọn Việt Nam Apple gần đây liên tục tuyển dụng nhân sự tại Việt Nam với các vị trí từ kỹ sƣ, quản lý vận hành Đây là lần đầu tiên hàng triệu tai nghe AirPods đƣợc sản xuất ở Việt Nam Samsung cũng từng tính chuyển dây chuyền sản xuất một số smartphone cao cấp tới Việt Nam Từ đó công ty cũng đón nhận làn sóng đầu tƣ của doanh nghiệp FDI tại Mỹ và Hàn quốc để mở rộng cung ứng dịch vụ của mình sang các nước với nguồn nhập nguyên vật liệu đa dạng của các nhà máy sản xuất mở rộng nguồn khách hàng nhập của mình trong vòng 5 năm tới thay vì chỉ tập trung chủ yếu vào nguồn khách hàng nhập từ Trung Quốc hiện nay
Tiếp tục hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ, kiểm tra, vận chuyển hàng hóa, giám sát và điều hành quy trình Tìm ra phương án hoạt động tối ưu để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, hạn chế các sai sót, giảm thiểu chi phí phát sinh không đáng có, kịp thời đáp ứng nhu cầu khách hàng Đầu tƣ vào cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin nhằm phục vụ hiệu quả hơn cho các công việc trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Tiếp tục cải thiện nâng cao hiệu quả cho website quản lý đơn hàng đang sử dụng Đầu tƣ về kho bãi, đội xe vận chuyển khoảng 100 xe tải và đầu kéo các loại trong tuyến nội địa miền bắc và mạng lưới vận chuyển tuyến Bắc- Nam để hạn chế thuê ngoài, với giá cạnh tranh để tạo mạng khách đầu vào và phát triển thêm các dịch khác
Nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên, phát triển đội ngũ quản lý Xây dựng đƣợc hệ thống nhân sự có năng lực nghiệp vụ lớn với dịch vụ khai báo hải quan, hải quan tại cảng để nâng uy tín khách hàng hiện tại và mở rộng mạng lưới khách hàng trong tương lai
4.1.2 Định hướng phát triển quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
Thứ nhất, hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Các bộ phận kinh doanh, chứng từ, hiện trường và kế toán cần phối hợp thực hiện tốt các khâu trong quy trình từ khi tiếp nhận thông tin khách hàng đến khi quyết toán chi phí Các nhân viên cần đặc biệt lưu ý những lỗi sai đã từng gặp phải trong lô hàng tương tự để có một đội ngũ chuyên nghiệp hơn về nghiệp vụ
Thứ hai, hướng tới mục tiêu toàn bộ nhân viên được đào tạo bài bản và nâng cao nghiệp vụ thường xuyên Để thực hiện tốt mục tiêu này, ban lãnh đạo công ty cần quan tâm và đầu tư để nhân viên được tiếp xúc với những khóa học, chương trình đào tạo hoạt động quản trị trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Thứ ba, lấy hoạt động quản trị quy trình là chiến lược lâu dài, xuyên suốt trong hoạt động kinh doanh của công ty Coi những vấn đề sai sót là điều tất yếu sẽ xảy ra để có thể đối mặt một cách chủ động và linh hoạt Tăng cường công tác hoạch định các kế hoạch quản để công ty có thể nhận dạng đƣợc các rủi ro có thể xảy ra, phân tích và đánh giá và đƣa ra các biện pháp né tránh, giảm thiểu tổn thất và từ đó đƣa ra đƣợc những giải pháp hợp lý nhất
Thứ tư, thực hiện tốt các chính sách chăm sóc khách hàng, mở rộng và duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác trong và ngoài nước Tiếp nhận và ghi lại những ý kiến sau khi sử dụng dịch vụ từ phía khách hàng sửa đổi những khía cạnh bất cập trong dịch vụ Tăng cường liên doanh, hợp tác với các đối tác, doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế, học hỏi phương pháp hoàn thiện quy trình quản trị của đối tác và đối thủ và xây dựng hệ thống đối tác nước ngoài mạnh giúp cho quy trình hàng hóa vận chuyển chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty.
Giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
Thư nhất, Hoàn thiện công tác giám sát và vận hành quy trình, về giám sát, các cấp quán lý của mỗi phòng ban cẳn giám sát chặt chẽ hơn nữa tình hình thực hiện nghiệp vụ của nhân viên bộ phận mình, cẳn thường xuyên nhắn nhở nhân viên tập trung làm việc, theo dõi sát tiến độ của các chứng từ để thực hiện đầy đủ và chính xác nhất các chứng từ Về vận hành, các trưởng phòng ban của công ty cần nâng cao kỹ năng điều hành vấn đề phát sinh đề có thể giải quyết tốt nhất và nhanh hơn, tránh trường hợp phải chờ sự hỗ trợ từ cấp trên khiến kéo dài thời gian xử lý
Có những phương án kết hợp với nhau để xử lý vận đề một cách nhanh gọn, nâng cao hiệu quả quy trình từ đó dẫn dắt đội ngũ nhân viên tốt hơn
Thứ hai, Xây dựng một kế hoạch chi tiết cho hoạt động kiểm soát rủi ro trong quy trình nhập khẩu biển Công ty cần đƣa ra một bảng tổng hợp để xác định đƣợc nhân viên hay bộ phận nào sẽ chịu trách nhiệm ở từng khâu trong quá trình nhận hàng Công ty cần xác định rõ mục tiêu của quy trình sẽ hướng đến giảm thiểu hay né tránh sai sót đó trong những lần tiếp theo Chỉ khi phân tích và chỉ ra đƣợc đầy đủ những yếu tố này, quy trình mới có thể đƣợc đƣa vào vận hành trơn tru, kết nối hiệu quả tới đội ngũ nhân viên và đƣa đến những kết quả nhất định Ngoài ra, công ty cũng nên chuẩn bị kế hoạch và biện pháp đối phó khẩn cấp trong trường hợp bất ngờ xảy ra Kế hoạch bao gồm các biện pháp đối phó, cách liên lạc và thông báo, và quy trình khẩn cấp
Thứ ba, cải thiện cơ sở hạ tầng và áp dụng các thành tựu công nghệ vào quản quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Để tối ƣu hóa hoạt động quản lý cũng nhƣ tiện cho quá trình theo dõi, giám sát quy trình giao nhận hàng hóa tránh đứt gãy thông tin giữa quản lý và nhân viên; giữa nhân viên và khách hàng Cần phải nghiên cứu và xây dựng một nền tảng hoặc quy trình rõ ràng cho phép nhân viên truy cập, cập nhật tiến độ nhiệm vụ và các vấn đề cần thiết Ngoài ra, đối với nhân viên và khách hàng sẽ có một trục thời gian chi tiết về tình trạng hàng hoá cũng nhƣ có thêm các thông báo về quy trình nhận hàng đang ở giai đoạn nào, có vấn đề gì cần phải xử lý Có thể áp dụng các công cụ sẵn có trên các trang trình duyệt nhƣ: Google Sheet hoặc các Ứng dụng hỗ trợ quản lý doanh nghiệp mới trong ngành logistics Tuy nhiên về lâu dài cần có các ứng dụng cố định, nhằm bảo mật thông tin, thống nhất nền tảng cho tiện theo dõi,giám sát hàng hoá cho cả nhân viên lẫn khách hàng
Thứ tư, Mở rộng mạng lưới hệ thống đại lý đa quốc gia Công ty cần đẩy mạnh việc tìm kiếm theo đại lý nước ngoài cạnh tranh với chi phí đầu vào thấp (đặc biệt là các khoản chị phí nhập EXW hoặc nhập FOB bên đầu nước ngoài) từ đó có thể giảm giá cước vận chuyển và chi phí vận chuyển trong quá trình làm hàng nhập khẩu từ đỏ mới có thể cạnh tranh với hàng ngàn đối tác khách cùng lĩnh vực
Thứ năm, Giảm thiểu sai sót trao đổi thông tin giữa nhân viên và khách hàng; nhân viên và nhân viên Có thể thấy đƣợc từ những tồn tại đang xuất hiện trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL đó là sự thiếu hụt thông tin, sai lệch thông tin trong quá trình truyền tải giữa nhân viên và khách hàng; nhân viên và nhân viên Việc trao đổi rõ ràng, cụ thể, chi tiết thông tin hàng hóa giữa nhân viên và khách hàng giúp cho quá trình check giá đƣợc nhanh chóng, đạt hiệu quả cao từ đó góp phần đẩy nhanh quá trình giao nhận hàng hóa Về phía khách hàng, trong quá trình trao đổi thông tin hàng hoá có thể không tránh đƣợc các thiếu sót, nhầm lẫn thông tin Sự nhầm lẫn về thông tin tạo ra sự sai sót trong khai báo hải quan, giá cả dịch vụ và các nhầm lẫn khách trong quá trình làm hàng Chính vì vậy nhân viên Kinh doanh chăm sóc trực tiếp khách hàng cần chủ động hỏi, xác nhận lại các thông tin cẩn thận trước khi chuyển tiếp thông tin cho các bộ phận tiếp theo để xử lý quy trình cung cấp dịch vụ, tránh sai sót không và phát sinh thêm chi phí, …
Cuối cùng, Nâng cao và phát triển nguồn nhân lực, nguồn nhân lực đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong thành công của một tổ chức Để có thể hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu thì công ty cần tuyển thêm các nhân sự bù đắp các vị trí còn thiếu nhằm đáp ứng đầy đủ cần thiết các vị trí để có thể kịp thời xử lý vấn đề khi thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Tạo cơ hội để đội ngũ cán bộ nhân viên có cơ hội đƣợc tham gia đào tạo và bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ; đặc biệt là sau mỗi lần nhập hàng nhân viên và quản lý cần có những buổi trao đổi thông tin để rút ra kinh nghiệm cần phải thay đổi trong quá trình nhận hàng nhập khẩu Nếu có sai sót, chỉ ra và bàn luận đƣa ra giải pháp khắc phục, nếu đã hoàn thiện thì cần tiếp tục phát huy hoặc tìm phương pháp cải tiến nếu có thể Để có thể thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển một cách tốt nhất thì nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên cần phải đa dạng hơn nhƣng vẫn chuyên sâu một mảng riêng; tuy nhiên việc nắm rõ quy trình nhận hàng sẽ giúp cho quá trình đƣợc thông suốt hơn, khả năng tiếp nhận và xử lý các vấn đề sẽ tối ƣu hơn.
Một số kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị với nhà nước, chính phủ
Cần tăng cường tốc độ xử lý của nhiều bộ ban ngành liên quan đến việc cấp phép nhập khẩu Trên thực tế, có nhiều mặt hàng nhập khẩu cần xin giấy phép từ các bộ, cơ quan nhà nước, nhưng quá trình xử lý và cấp phép nhập khẩu của nhiều cơ quan còn chậm, gây khó khăn trong quy trình nhận hàng nhập khẩu Nhƣ khi nhập khẩu mặt hàng ròng rọc Tuy nhiên quy trình kiểm tra chất lƣợng rất phức tạp, và xử lý của Bộ Lao động thương binh và Xã hội cũng cũng mất nhiều thời gian
Xây dựng hệ thống pháp luật nhất quán và minh bạch, phù hợp với tập quán và thông lệ quốc tế Đây sẽ là một tiền để dễ thu hút hàng hóa về Việt Nam, tạo tâm lý an toàn cho các doanh nghiệp vận tải và giao nhận cũng nhƣ các doanh nghiệp mua bán trong và ngoài nước, Vì vậy, Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật, các chính sách về thuế, thủ tục hải quan, thủ tục hành chính nhằm thúc đẩy và phát triển hệ thống giao nhận, đầy mạnh cải sách, đơn giản hóa thủ tục hành chính trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển nói riêng Đầu tư cơ sơ hạ tầng giao thông phục vụ hoạt động giao nhận hàng hóa một cách đồng bộ, Cơ sở hạ tầng phục vụ cho logistics ở Việt Nam hiện còn thiếu để phục vụ bốc đỡ hàng hóa tàu biển bộ Đa phẩn cảng biển không đƣợc thiết chuyên dụng, chỉ số ít cảng có kết nỗi quốc tế với các cảng biển Châu Âu hoặc Mỹ Hệ thống kho bãi chƣa đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn quốc tế, nhiều kho bãi còn xuống cấp trầm trọng Hạ tằng yếu kém là một trong những nguyên nhân khiến hàng hóa bị tổn đọng, do kết cấu giao thông chƣa hợp lý, vào giờ cao điểm các xe container thường bị ùn tắc ở đây vài giờ đồng hỗ trước khi vào được cảng, lượng tiêu tốn nhiên liệu sẽ nhiều hơn, thời gian vận chuyển hàng hóa bị chậm lại Giảm thiểu đƣợc các yếu kém về cơ sở hạ tằng giúp làm giảm chỉ phí vận tải, tạo ra mức giá dịch vụ tốt hơn, gia tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp giao nhận
Nhà nước cần tăng cường hệ thống thông tin: Cơ quan hải quan nên đầu tƣ vào các công nghệ thông tin để tạo ra một hệ thống quản lý thông tin hải quan chuyên nghiệp và hiệu quả Hệ thống này cần đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và thời gian xử lý thông tin nhanh chóng để giảm thiểu thời gian lưu trữ hàng hóa tại cảng và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp Đồng thời là cải thiện quy trình xét duyệt hồ sơ, cần tối ƣu hóa quy trình xét duyệt hồ sơ để giảm thiểu thời gian xử lý, tăng cường tính minh bạch và đảm bảo đồng bộ giữa các quy trình trong quá trình nhập khẩu hàng hóa
Thúc đẩy hợp tác với các quốc gia khác trong khu vực và trên thế giới: Cơ quan nhà nước cần thúc đẩy hợp tác với các quốc gia khác trong khu vực và trên thế giới để tăng cường việc hợp tác giữa các quốc gia trong quản lý thương mại quốc tế và đẩy mạnh các quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa Nhà nước cũng cần tận dụng hơn nữa các nguồn vốn đầu tư của nước ngoài để góp phần phát triển kinh tế của đất nước và thông qua đó các doanh nghiệp của nước ta cũng học hỏi được thêm kinh nghiệm quản lý và điều hành, trình độ khoa học kĩ thuật tiên tiến của các
4.3.2 Kiến nghị với cơ quan hải quan
Loại bỏ các thủ tục hải quan còn rườm rà, nhiều thủ tục và tốn nhiều thời gian Do vậy, nhà nước cần quy định rõ về thời hạn áp dụng các văn bản pháp lý liên quan đến thủ tục hải quan và thuế xuất nhập khẩu để doanh nghiệp và hải quan có thể cùng cập nhật đƣợc thông tin Sử dụng công nghệ để tự động hóa việc xử lý tài liệu và thông tin liên quan đến hải quan để quy trình của doanh nghiệp đƣợc xử lý nhanh hơn và có thể tra cứu thông tin đơn giản nhƣ việc nộp thuế, kiểm hóa, các giấy chứng nhận kiểm tra chất lƣợng với những lô hàng để tránh tình trạng kéo dài thời gian thông quan
Các cán bộ hải quan phải luôn cập nhật thông tin về các mặt hàng đưa ra các quy định về mã HS, thuế với các mặt hàng đặc thù mới khác nhau để hạn chế sai sót và không kéo dài thời gian thông quan Ngoài ra, giúp đỡ các doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ, tận tình hướng dẫn bổ sung các chứng từ cần thiết để công ty có thể hoàn thành thủ tục hải quan trọng thời gian sớm nhất Ứng dụng chuyển đổi số toàn diện, có thể kể đến như hoàn thiện mô hình tổng thể xây dựng Hải quan số, Hải quan thông minh theo hướng số hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ hải quan tất cả các khâu trước, trong và sau thông quan đảm bảo đơn giản hóa, tự động hóa, liên thông giữa các luồng thông tin và phản ánh toàn diện yêu cầu quản lý nhà nước về hải quan từ khâu đầu đến khâu cuối, ứng dụng kỹ thuật khóa học công nghệ tiên tiến để phân tích, xử lý thông tin Từ đó giúp doanh nghiệp nắm bắt đƣợc các thông tin mới, giảm thiểu thời gian và tiền bạc trong quá trình nhận hàng nhập khẩu.
