Hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
MỤC LỤC
Mục đích nghiên cứu - Mục tiêu tổng quan
Nhằm mục đích đánh giá và phân tích thực trạng thực hiện quản trị quy trình nhập hàng nhập khẩu qua đường biển của doanh nghiệp, dự án nghiên cứu "Quản trị quy trình nhập hàng nhập khẩu qua đường biển của Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL" đã đƣợc lựa chọn. Mục tiêu của dự án là cung cấp các giải pháp cụ thể để cải thiện việc quản trị quy trình, từ đó giúp công ty nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường hiệu suất hoạt động và đảm bảo sự trơn tru và hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh của họ.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI
Giới thiệu về công ty TNHH vận tải quốc tế MTL 1. Giới thiệu chung về công ty
Trong bối cảnh thị trường giao nhận vận tải và logistics ngày càng phát triển và hội nhập nhanh với thị trường khu vực và thế giới, cạnh tranh ngày càng lớn, tính chuyên nghiệp ngày càng cao; hoạt động của công ty đƣợc tổ chức và thực hiện trên cơ sở các kết nối nội bộ, kết nối với các khách hàng, đối tác để đạt mục đích là mang lại thành công cho tất cả. Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường bộ nội địa cho tất cả các mặt hàng bằng xe tải, xe container, xe cẩu,… MTL có hệ thống đối tác sở hữu một số lƣợng lớn các xe tải, xe container, xe cẩu đủ mọi hạng cân, có thể phục vụ mọi yêu cầu đa dạng của quý khách hàng, từ xe có trọng tải lớn đảm bảo phục vụ vận chuyển từ 200 – 300 tấn mỗi ngày, đặc biệt MTL còn cung cấp các lịch chạy xe tuyến tầm trung và gần hằng ngày đảm bảo giao/nhận hàng hóa nhanh chóng cho những đơn hàng nhỏ lẻ. Công ty đã đang đầu tƣ vào một hệ thống kho với các thiết bị hiện đại cùng các dịch vụ bảo quản, lưu trữ, phân phối, vận tải kết hợp với các mối quan hệ trong và ngoài vì vậy công ty có thể đảm bảo thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng với giá thành cạnh tranh mà vẫn trong chuỗi cung ứng ở thời điểm hiện tại.
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Thêm vào đó cho thấy công ty vẫn đang phát triển tận dụng tốt các hiệp định kinh tế nhƣ: CPTPP, EVFTA hay RCEP nhằm thúc đẩy xuất khẩu nông sản nhƣ sầu riêng, gạo, thanh long của Việt Nam năm 2023 lớn khiến cho hoạt động cung ứng dịch vụ vận tải và logistics của công ty vẫn phát triển tốt mở rộng thêm tệp khách hàng về nông sản và may mặc trong và ngoài nước. Riêng năm 2023 tỷ trọng nhập khẩu hàng hóa của các doanh nghiệp Trung Quốc của công ty có giảm so với năm 2022 khoảng 5% và thị trường Hàn Quốc lại tăng 8% do công ty có thêm 1 số đối tác lớn của thị trường Hàn Quốc do làn sóng đầu tƣ mạnh mẽ từ các doanh nghiệp Hàn Quốc và sự hợp tác mạnh mẽ và tạo điều kiện đầu tƣ cho các doanh nghiệp Hàn Quốc tại Việt Nam đặc biệt đầu tƣ vào lĩnh vực sản xuất linh kiện điện tử. Tại khu vực EU, Trung Đông, Nam Á có sự giảm dần trong cơ cấu giao nhận hàng hoá nhập khẩu qua từng năm từ năm 2021 tỷ trọng 15% qua năm 2022 và 2023 tỷ trọng này giảm 1 nửa do xung đột chiến tranh giữa Ukraine và Nga, chiến tranh biển Đỏ vào cuối năm 2023 khiến cho giá cước nhập khẩu của các khu vực này tăng cao, hàng trễ tàu lâu, chi phí sản phẩm của doanh nghiệp cũng tăng dẫn đến giá bán tăng nên khối lƣợng hàng hóa của khu vực này cũng giảm đi vào năm 2022 và năm 2023.
Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Bởi vì, có những hàng hóa mới chƣa có tên trong biểu thuế nhất là máy móc kỹ thuật mới khiến cho việc đặt tên và áp thuế giữa công ty MTL và hải quan gặp bất đồng khó khăn và trường hợp sai thuế hay áp nhầm mã thuế đối với hàng hóa của nhân viên vẫn thường xuyên xảy ra gây tổn hại cho khách hàng và làm chậm quá trình thông quan. EIR và một bản DO gốc đƣa cho hải quan giám sát để thanh lý, hải quan sẽ ký tên đóng dấu lên phiếu EIR, trả lại phiếu EIR và tờ khai bản chính cho nhân viên OPS, Nhân viên giao nhận kiểm tra container xem container có bị hƣ hỏng gì khụng, cú bị múp mộo, rừ ri gỡ khụng, nờu cú phải tiến hành lập biờn bàn, chụp hỡnh đề lâm cơ sở pháp lý ban đầu khởi kiện các bên liên quan. - Giám sát quy trình kiểm tra hàng hóa nhập khẩu: Để đảm bảo chất lƣợng cũng nhƣ số lƣợng hàng hóa và để kiểm tra xem hàng hóa nhận đã đúng loại sản phẩm hay chƣa, khi nhận hàng công ty đặc biệt chú trọng kiểm tra tất cả thông tin về hàng hóa về tên sản phẩm, số lƣợng, kiểm tra bao bì hàng hóa, đối chiếu sự phủ hợp giữa thông tin hàng hóa và dự kiến xếp dỡ với hàng hóa thực tế tại cảng về số hiệu container, số niêm phong của hãng vận chuyển.
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
Mặc dù hiện nay công ty đã có trang web: http://www.mtlvn.com nhƣng trang web này chỉ mang tính chất thông báo cho khách hàng cách dịch vụ mà công ty cung cấp mà chƣa có các hình thức đặt hàng, hợp đồng và thanh toán trực tuyến vì vậy đã khiến cho khách hàng mất thêm nhiều thời gian để hoàn thành thủ tục này theo các phương thức truyền thống. - Nhân viên công ty chưa thực sự chủ động trong vấn đề nắm bắt và theo sát quy trình, khi có vấn đề phát sinh trong lô hàng nhập khẩu nhiều khi vấn còn trồng chéo trong chức năng và xử lý các vấn đề trong quy trình làm việc giao nhận hàng hoá dẫn đến những sai sót không đáng có, làm chậm và giảm chất lƣợng quy trình dịch vụ công ty, tạo nên hình ảnh không đƣợc chuyên nghiệp cho công ty. - Chậm trễ trong việc xin, nộp kết quả kiểm tra chất lượng phần lớn đến từ lỗi nhân viên, không chuẩn bị các bộ giấy tờ cần thiết ví dụ nhƣ giấy giới thiệu, … khiến cho việc xỏc nhận người nộp khụng rừ ràng làm chậm, gõy khú khăn trong quá trình xét duyệt hồ sơ của nhân viên tiếp nhận hồ sơ tại các Bộ, ngành có liên quan.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI
Định hướng phát triển về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
Tìm ra phương án hoạt động tối ưu để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, hạn chế các sai sót, giảm thiểu chi phí phát sinh không đáng có, kịp thời đáp ứng nhu cầu khách hàng. Đầu tƣ về kho bãi, đội xe vận chuyển khoảng 100 xe tải và đầu kéo các loại trong tuyến nội địa miền bắc và mạng lưới vận chuyển tuyến Bắc- Nam để hạn chế thuê ngoài, với giá cạnh tranh để tạo mạng khách đầu vào và phát triển thêm các dịch khác. Tăng cường liên doanh, hợp tác với các đối tác, doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế, học hỏi phương pháp hoàn thiện quy trình quản trị của đối tác và đối thủ và xây dựng hệ thống đối tác nước ngoài mạnh giúp cho quy trình hàng hóa vận chuyển chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty.
Giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải quốc tế MTL
Công ty cần đẩy mạnh việc tìm kiếm theo đại lý nước ngoài cạnh tranh với chi phí đầu vào thấp (đặc biệt là các khoản chị phí nhập EXW hoặc nhập FOB bên đầu nước ngoài) từ đó có thể giảm giá cước vận chuyển và chi phí vận chuyển trong quá trình làm hàng nhập khẩu từ đỏ mới có thể cạnh tranh với hàng ngàn đối tác khách cùng lĩnh vực. Có thể thấy đƣợc từ những tồn tại đang xuất hiện trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải quốc tế MTL đó là sự thiếu hụt thông tin, sai lệch thông tin trong quá trình truyền tải giữa nhõn viờn và khỏch hàng; nhõn viờn và nhõn viờn. Để có thể thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển một cách tốt nhất thì nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên cần phải đa dạng hơn nhƣng vẫn chuyờn sõu một mảng riờng; tuy nhiờn việc nắm rừ quy trỡnh nhận hàng sẽ giỳp cho quá trình đƣợc thông suốt hơn, khả năng tiếp nhận và xử lý các vấn đề sẽ tối ƣu hơn.
Một số kiến nghị
Thúc đẩy hợp tác với các quốc gia khác trong khu vực và trên thế giới: Cơ quan nhà nước cần thúc đẩy hợp tác với các quốc gia khác trong khu vực và trên thế giới để tăng cường việc hợp tác giữa các quốc gia trong quản lý thương mại quốc tế và đẩy mạnh các quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Sử dụng công nghệ để tự động hóa việc xử lý tài liệu và thông tin liên quan đến hải quan để quy trình của doanh nghiệp đƣợc xử lý nhanh hơn và có thể tra cứu thông tin đơn giản nhƣ việc nộp thuế, kiểm hóa, các giấy chứng nhận kiểm tra chất lƣợng với những lô hàng để tránh tình trạng kéo dài thời gian thông quan. Ứng dụng chuyển đổi số toàn diện, có thể kể đến như hoàn thiện mô hình tổng thể xây dựng Hải quan số, Hải quan thông minh theo hướng số hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ hải quan tất cả các khâu trước, trong và sau thông quan đảm bảo đơn giản hóa, tự động hóa, liên thông giữa các luồng thông tin và phản ánh toàn diện yêu cầu quản lý nhà nước về hải quan từ khâu đầu đến khâu cuối, ứng dụng kỹ thuật khóa học công nghệ tiên tiến để phân tích, xử lý thông tin.