quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty tnhh toàn cầu eic

Đánh giá về thực trạng thực hiện quản trị quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển về cảng Hải Phòng của công ty TNHH Toàn Cầu ECI .... Nắm bắt được nhu cầu và xu thế phát

Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Thế giới đang bước vào kỷ nguyên hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa, vì thế mà việc hợp tác giao thương giữa các nước ngày càng diễn ra mạnh mẽ Các nước cũng tập trung vào hoạt động xuất nhập khẩu nhằm thúc đẩy phát triển kinh tế Trước bối cảnh đó, Việt Nam cũng đang cố gắng xúc tiến thương mại, đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu nhằm tăng trưởng nền kinh tế Theo công bố của Tổ chức Thương mại thế giới WTO, trong năm 2006, nền kinh tế Việt Nam đƣợc xếp hạng thứ 50 trên thế giới về xuất khẩu hàng hóa và xếp thứ 44 về nhập khẩu hàng hóa Trong kỳ 2 tháng 12/2022, theo Tổng cục Hải quan công bố tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa đạt gần 28,5 tỷ USD và tăng 3,3% (tương ứng tăng 913 triệu USD) so với kết quả thực hiện trong nửa đầu tháng 12/2022 Cùng với đó, nhờ vào kết quả đạt đƣợc trong nửa cuối tháng 12 đã đƣa tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của cả nước trong năm 2022 đạt 730,21 tỷ USD và tăng 9,1% (tương ứng tăng 61,2 tỷ USD) so với cùng kỳ năm 2021 Đây chính là dấu ấn nổi bật khi quy mô kim ngạch xuất nhập khẩu Việt Nam lần đầu cán mốc 700 tỷ USD Trong đó, một trong các hoạt động hỗ trợ đắc lực cho hoạt động xuất nhập khẩu chính là hoạt động vận chuyển hàng hóa quốc tế, đặc biệt là vận tải biển Theo nhƣ Tổng cục Thống kê công bố tổng khối lƣợng hàng hóa vận chuyển thông qua cảng biển Việt Nam năm 2022 ƣớc đạt 733,18 triệu tấn, tăng 4% so với năm 2021 Điều này chứng minh rằng, vận tải biển là một trong những loại hình vận tải phát triển mạnh mẽ và tiềm năng của Việt Nam Đặc biệt, Việt Nam lại có đường bờ biển dài trên 3.260km trải dài từ Bắc xuống Nam Không chỉ có thuận lợi về địa lý, Việt Nam cũng đầu tƣ xây dựng nhiều các cảng biển trong đó phải kể đến một số cảng biển quốc tế nhƣ: Cảng Hải Phòng, Cảng Sài Gòn, Cảng Vũng Tàu,… Đặc biệt, Cảng Hải Phòng là một cụm cảng biển tổng hợp cấp quốc gia, lớn thứ 2 ở Việt Nam sau cảng Sài Gòn và lớn nhất miền Bắc, là cửa ngõ quốc tế của Việt Nam nằm tại ba quận Hồng Bàng, Ngô Quyền và Hải An, bên cạnh đó cụm cảng Lạch Huyện đang đƣợc hoàn thiện sẽ mang một tầm vóc mới cho cảng biển Hải Phòng Sau khi đƣợc đƣa vào khai thác, Lạch Huyện đã có thể tiếp nhận tàu lên đến 20.000 TEU với hệ thống thiết bị hiện đại Lạch Huyện đã trở thành cảng biển nước sâu lớn nhất tại miền Bắc và là trung tâm kết nối nhiều tuyến dịch vụ hàng hải trên thế giới Nắm bắt được nhu cầu và xu thế phát triển của thị trường, Công ty TNHH Toàn Cầu ECI đang cố gắng hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển về cảng Hải Phòng Trong bối cảnh cạnh tranh nhƣ hiện nay, ECI Logistics luôn cố gắng mang lại lợi ích đến khách hàng đồng thời đƣa ra các giải pháp tối ƣu, chi phí vận chuyển hợp lý để nâng cao sự tin tưởng và uy tín trong lòng khách hàng Dưới góc độ là sinh viên chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, nhận thức đƣợc tầm quan trọng cũng nhƣ tính cấp thiết của việc vận chuyển hàng hóa, sinh viên lựa chọn đề tài:

“Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Toàn Cầu ECI” để làm một đề tài cho khóa luận tốt nghiệp giúp hoàn thiện, phát triển dịch vụ vận tải của công ty cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh và định vị thế trên thị trường hiện nay

Tổng quan vấn đề nghiên cứu (5 công trình nghiên cứu có liên quan)

“Hoàn thịện quy trình giao nhận hàng hóa XNK chuyên chở bằng đường biển tại công ty kho vận ngoại thương VIETTRANS” - khóa luận tốt nghiệp năm 2007 - Trương Thị Hương Giang, Khoa Thương Mại Quốc Tế Bài nghiên cưứu của tác giả đã chỉ ra được quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty VIETTRANS, đồng thời cũng nêu ra được những khó khăn, vướng mắc mà hoạt động quản trị của công ty đang gặp phải, từ đó đƣa ra đƣợc những giải pháp để hoàn thiện quy trình trên

“Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển tại công ty cổ phần VINAFOOD” - khóa luận tốt nghiệp năm 2008 - Vũ Thúy Hằng - Khoa Thương Mại Quốc Tế Bài nghiển cứu đã chỉ ra tình hình giao nhận hàng hóa XNK hiện tại của công ty cổ phần VINAFOOD thông qua phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp, nêu ra được những vướng mắc trong quy trình quản trị giao nhận và đƣa ra những biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị

“Báo cáo thực tập cuối khóa: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và những giải pháp phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty Cổ phần Cung Ứng Tàu Biển Sài Gòn (Saigon Ship Chandler)” năm 2014 - Tác giả Huỳnh Nhật Quốc Tài liệu lấy đề tài về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đƣợc đánh giá cao Ngoài những quy trình trong vấn đề giao nhận hàng hóa, tác giả cũng đã đề xuất những giải pháp nhằm phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển

“Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển tại công ty Cổ phần vận tải OVC” - khóa luận tốt nghệp năm 2010 - Ngô Thị Thúy Duyên, khoa Thương Mại Quốc Tế Bài nghiên cứu này giải một bài toán về việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa XNK, cách tiếp cận và phân tích giống nhau đều dựa vào nội dung lý thuyết từ đó phân tích ra quy trình XNK và cuối cùng là các giải pháp thiết thực để nâng cao nghiệp vụ quản trị quy trình giao nhận

"Maritime Logistics: A Complete Guide to Effective Shipping and Port Management" năm 2012 - Tác giả: Dong - Wook Song và Photis Panayides Công trình cung cấp một cái nhìn toàn diện về vận tải biển và quản lý cảng biển Tác giả Dong-Wook Song và Photis Panayides xplre chi tiết về quy trình logistics khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, cũng như về các chiến lược và phương pháp quản lý cảng biển hiệu quả Cuốn sách này thường bao gồm các chủ đề như tổ chức và quy trình của đường biển, quản lý vận tải biển, quản lý cảng và hệ thống logistics, cũng như ứng dụng các công nghệ hiện đại trong quản lý và vận hành cảng biển.

Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: Luận văn đánh giá đƣợc thành công và hạn chế, từ đó đưa ra các giải pháp quản trị quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Toàn Cầu ECI

Dựa trên mục tiêu tổng quát của luận văn thì có các nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau:

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoàn thiện hoạt động vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Từ những cơ sở lý luận, luận văn tiến hành phân tích và đánh giá thực

5 trạng hoạt động vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Toàn Cầu ECI để nêu ra những thành công và hạn chế của hoạt động vận chuyển hàng hóa tại công ty Đƣa ra kết luận và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Toàn Cầu ECI

Đối tƣợng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Toàn Cầu ECI

Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi về không gian: Cảng Hải Phòng

Phạm vi về thời gian: Dữ liệu đề tài đƣợc thu thập trong giai đoạn năm 2020 đến năm 2023 và định hướng phát triển đến năm 2025.

Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Thu thập dữ liệu sơ cấp: Luận văn sử dụng dữ liệu sơ cấp thông qua việc tìm hiểu thực tế các hoạt động diễn ra tại công ty trong quá trình nghiên cứu Điều tra, phỏng vấn trực tiếp giám đốc, nhân viên của Công ty TNHH Toàn Cầu ECI tại văn phòng Hà Nội Thu thập dữ liệu thứ cấp: Luận văn sử dụng dữ liệu thứ cấp từ báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển về Cảng Hải Phòng của Công ty TNHH Toàn Cầu ECI (2020 -2022); Các văn bản, số liệu liên quan đến quá trình thành lập, phát triển và định hướng 3 của công ty trong tương lai Ngoài ra, luận văn sử dụng từ các tài liệu khác như: sách, báo, luận văn, các nghiên cứu, tài liệu liên quan tới hoạt động vận chuyển hàng hóa

1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Phương pháp thống kê: Luận văn dùng phương pháp thống kê các số liệu, thông tin và bảng biểu thu thập đƣợc để đánh giá hiệu quả và đƣa ra các đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hoạt động vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển về Cảng Hải Phòng

Phương pháp so sánh: Luận văn dùng phương pháp này nhằm xác định sự tương quan và sự biến động giữa các chỉ tiêu phân tích nhƣ tình hình cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa qua các năm, nhu cầu thị trường, tính chất của sản phẩm từ đó đưa ra đánh giá đƣợc hiệu quả của đối tƣợng nghiên cứu

Phương pháp phân tích tổng hợp: Luận văn được sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp để phân tích, làm rõ các số liệu, thông tin và bảng biểu thu thập đƣợc để đƣa ra các đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cũng nhƣ nâng cao hoạt động vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển về Cảng Hải Phòng tại công ty

1.7 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp

Kết cấu khóa luận gồm 4 chương:

Chương 1: Nêu tổng quan về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Chương 3: Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển về Cảng Hải Phòng của Công TNHH Toàn Cầu ECI

Chương 4: Đề xuất giải pháp quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Toàn Cầu ECI.

Cơ sở lý luận của quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Một số khái niệm cơ bản

Nhập khẩu là hoạt động đưa hàng hóa từ nước ngoài vào lãnh thổ Việt Nam Hoạt động này bao gồm việc mua bán, trao đổi hàng hóa giữa các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân ở Việt Nam với các đối tác nước ngoài

Có hai loại hình nhập khẩu chính:

Nhập khẩu thương mại: Hoạt động nhập khẩu hàng hóa nhằm mục đích kinh doanh, buôn bán

Nhập khẩu phi thương mại: Hoạt động nhập khẩu hàng hóa phục vụ mục đích cá nhân, quà tặng, viện trợ,

2.1.2 Giao nhận vận chuyển hàng hóa

Trong nghĩa rộng, giao nhận vận chuyển hàng hóa là một quy trình kỹ thuật của bất kì sự di chuyển vị trí nào của vật phẩm Còn trong phạm vi kinh tế (nghĩa hẹp), vận chuyển chỉ bao gồm những sự di chuyển của vật phẩm khi thỏa mãn đồng thời hai tính chất: là hoạt động sản xuất vật chất và hoạt động kinh tế độc lập (Giáo trình Logistics và vận tải quốc tế, Trường Đại học Ngoại Thương, 2009) Ngoài ra, vận tải là một hoạt động kinh tế có mục đích của con người nhằm thay đổi vị trí của hàng hóa và của con người từ nơi này tới nơi khác bằng các phương tiện vận tải (Giáo trình Quản trị Logistics kinh doanh, Trường Đại học Thương Mại, 2018) Vận chuyển hàng hóa, xét theo quan điểm quản trị logistics, là sự di chuyển hàng hóa trong không gian bằng sức người hay phương tiện vận tải nhằm thực hiện các yêu cầu của mua bán, dự trữ trong quá trình sản xuất kinh doanh (Giáo trình Quản trị Logistics kinh doanh, Trường Đại học Thương Mại, 2018) Dưới góc độ tiếp cận này, hoạt động vận chuyển hàng hóa đƣợc xem nhƣ là sợi dây kết nối các hoạt động mang tính chất tác nghiệp sản xuất kinh doanh tại nhiều địa bàn khác nhau của một doanh nghiệp Vai trò chính của vận chuyển là cung cấp nguyên vật liệu, bán thành phẩm và hàng hóa đầu vào cho các cơ sở trong mạng lưới logistics Bên cạnh đó, một vai trò quan trọng khác của vận chuyển là cung ứng hàng hóa tới khách hàng đúng thời gian, địa điểm yêu cầu, đảm bảo an toàn hàng hóa với một mức chi phí hợp lý Hoạt động vận chuyển là một bộ phận quan trọng của quản trị logistics, góp phần hoàn thành hai mục tiêu trong doanh nghiệp là nâng cao chất lƣợng dịch vụ logistics và giảm tổng chi phí của toàn bộ hệ thống

2.1.3 Quản trị quy trình và quản trị quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Quản trị quy trình là phương pháp quản lý tập trung vào việc xác định, thiết kế, đánh giá và cải tiến các quy trình trong một tổ chức Nó bao gồm việc xác định các bước cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, phân công trách nhiệm cho từng bước, và thiết lập các hệ thống để theo dõi và đo lường hiệu quả của quy trình

Mục tiêu của quản trị quy trình:

 Nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động

 Giảm thiểu sai sót và lãng phí

 Cải thiện chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ

 Tăng cường sự hài lòng của khách hàng

 Nâng cao khả năng thích ứng với thay đổi

Quản trị quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là việc áp dụng các phương pháp quản lý để kiểm soát và tối ưu hóa các bước trong quy trình nhập khẩu Nó bao gồm các hoạt động nhƣ:

 Lập kế hoạch: Xác định nhu cầu nhập khẩu, lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng giá cả, và lên kế hoạch vận chuyển

 Thực hiện: Tìm kiếm thông tin về các quy định pháp luật, chuẩn bị hồ sơ, chứng từ, và tiến hành thủ tục thông quan

 Giám sát: Theo dõi tiến độ nhập khẩu, giải quyết các vấn đề phát sinh, và đảm bảo hàng hóa đƣợc nhập khẩu thành công

 Đánh giá: Phân tích hiệu quả của quy trình nhập khẩu, xác định các điểm yếu, và đề xuất các giải pháp cải tiến

2.1.4 Các thành phần tham gia vào quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển a Người gửi hàng (shipper)

Người gửi hàng cũng chính là chủ hàng và là bên bán hàng hóa cho người nhận hàng, là người sở hữu hàng hóa và có nhu cầu vận chuyển hàng hóa đến địa điểm nhất định trong khoảng thời gian xác định (Phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng trong các giao dịch mua bán thương mại quốc tế) Người gửi hàng sẽ có trách nghiệm hoàn thiện, tập hợp lô hàng, đảm bảo về thời gian cung ứng để không xảy ra các sự cố và hao hụt, trao đổi thông tin kịp thời chính xác và chính xác với khách hàng (là người nhận hàng) b Người nhận hàng (consignee) Người nhận hàng thường là khách hàng trong các giao dịch mua bán thương mại quốc tế Người nhận hàng là bên có yêu cầu được chuyển hàng hóa đến đúng thời gian, đúng số lƣợng, chất lƣợng và cơ cấu với một mức giá thỏa thuận như đơn đặt hàng đã ký với người gửi hàng theo các quy tắc thương mại quốc tế (Incoterm 2020) Tùy theo các điều kiện giao hàng cụ thể, người nhận hàng chịu trách nghiệm lo việc vận chuyển quốc tế và tối ƣu hóa tổng chi phí dịch vụ logistics Bởi vậy, người nhận hàng cần hiểu biết về những cơ hội và khó khăn của các phương án vận

8 chuyển bằng đường biển khác nhau, đồng thời người nhận hàng cần có kỹ năng, kinh nghiệm trong việc đàm phán với người vận tải (nếu đi thuê) Người nhận hàng cần lựa chọn và xây dựng mối quan hệ hợp tác gắn bó trên cơ sở cả hai cùng có lợi với người vận tải để phát triển bền vững c Người vận tải (carrier)

Người vận tải là tổ chức kinh doanh, sở hữu và vận hành đội tàu biển, chịu trách nhiệm quản lý nguồn lực và nâng cao hiệu quả vận chuyển hàng hóa

Trung gian vận tải đóng vai trò cầu nối giữa người gửi/nhận hàng và doanh nghiệp vận tải Hai loại hình trung gian phổ biến là:

 Môi giới vận tải: Giới thiệu cước phí, tuyến vận tải, năng lực chuyên chở và nhận hoa hồng

 Đại lý vận tải: Thu gom hàng lẻ, tối ƣu vận chuyển, hỗ trợ thông quan, phù hợp với chủ hàng nhỏ

Cả hai loại hình đều mang lại lợi ích như nâng cao hiệu suất sử dụng phương tiện và tạo sự thuận lợi cho chủ hàng Tuy nhiên, khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, cần lưu ý chọn đơn vị uy tín và ký kết hợp đồng rõ ràng.

Cơ sở lý thuyết về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.2.1 Nhận thông tin về yêu cầu vận chuyển của khách hàng

Thông qua các phương tiện như email, điện thoại hay gặp mặt trực tiếp, nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận đƣợc nhu cầu nhập khẩu của khách hàng bao gồm những thông tin của lô hàng hay những yêu cầu đặc biệt của khách hàng Những thông tin bao gồm: tên hàng hóa, điều kiện mua hàng, cảng nhập khẩu, cảng đến, kích thước hàng hóa, thời điểm hàng sẵn sàng hay những yêu cầu về giá hoặc thời gian của khách hàng

Sau khi có đầy đủ thông tin, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành kiểm gia giá với đại lý ở nước ngoài rồi tổng hợp lại làm bản báo giá hoàn chỉnh rồi gửi cho khách hàng Khi cả hai bên đồng ý về mức giá cũng nhƣ các điều kiện cần thiết, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với đại lý để book cước, xử lý hàng cho khách hàng

2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Nhân viên chứng từ sẽ nhận đƣợc bộ chứng từ MBL Sau đó, tiến hành kiểm tra chứng từ do đại lý gửi về một cách nhanh chóng xem thông tin trên vận dơn có đầy đủ thông tin và trùng khớp với các thông tin chính gốc nhƣ tên và địa chỉ cảu Shipper, Consignnee, tên hàng, chi tiết hàng hóa, số kiện,… hay chƣa Sau đó gửi HBL nháp cho khách kiểm tra, cuối cùng xác nhận lại với hãng tàu

Trường hợp các thông tin này có sự sai lệch thì nhân viên chứng từ cần liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh

Nhân viên chứng từ sẽ nhận đƣợc pre - alert và HBL final khi tàu khởi hành Bộ phận Customer và nhân viên kinh doanh sẽ cùng theo dõi hàng hóa và thông báo lịch trình con tàu cho khách hàng

Sau khi nhận đƣợc A/N của hãng tàu, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành làm A/N và

Debit cước phí vận chuyển gửi cho khách hàng để chuẩn bị lên tờ khai với các điều kiện giao hàng

Nhân viên chứng từ sẽ nhận đƣợc những bộ chứng từ cần thiết để lên tờ khai từ khách hàng Khi có đầy đủ bộ chứng từ và các thông tin, nhân viên sẽ tiến hành khai báo hải quan trên phần mềm Ecus Nếu truyền thành công, hệ thống mạng hải quan sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa

Sau khi nhận được tờ khai phân luồng, nhân viên hiện trường sẽ cầm bộ chứng từ và đi phân hồ sơ Bộ chứng từ sẽ bao gồm: tờ khai hải quan (2 bản chính), hợp đồng mua bán hàng hóa (1 bản chính), hóa đơn thương mại (1 bản), C/O và các chứng từ khác

Phân luồng hàng hóa có 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luông đỏ Đối với luồng xanh: hàng hóa thông quan sẽ đƣợc miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, chỉ việc đóng thuế tiếp đến là lấy mã vạch thông quan là có thể lấy hàng Đồi với luồng vàng: hàng sẽ bị kiểm tra chứng từ, sau khi bộ chứng từ đƣợc chấp thuận thì sẽ làm tương tự như luồng xanh Đối với luồng đỏ: Hàng sẽ bị kiểm tra chứng từ và thêm một bước kiểm hóa Sau khi kiểm hóa và đóng dấu xong, nếu đƣợc chấp thuận, hải quan sẽ trả lại bộ chứng từ kèm theo phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa Sau đó nhân viên chứng từ sẽ tiến hành đóng thuế, lấy mã vạch và thông quan cho hàng hóa

Sau khi thông quan cho hàng hóa, sẽ tiến hành giao hàng đến địa chỉ của Consignee kèm theo biên bản giao hàng

Nhân viên điều phối sẽ tiến hành làm thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho của cảng Sau đó sẽ liên hệ với các đối tác để đặt xe lấy hàng và tra hàng cho khách tại địa điểm mà khách hàng mong muốn kèm theo biên bản giao hàng đối với dịch vụ door to door

2.2.7 Quyết toán chi phí và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn thành các thủ tục chuyển hàng về địa điểm mà khách hàng yêu cầu, nhân viên chứng từ cẩn kiểm tra và sắp xếp thành một bộ chứng từ hoàn chỉnh, công ty sẽ giao cho khách hàng một bộ và giữ lại một bộ Đồng thời kèm theo đó là một bản giấy báo nợ, trên đó gồm các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, chi phí vận chuyển, chi phí phát sinh (nếu có) Sau khi đóng dấu, nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm quyết toàn chi phí với khách hàng của mình.

Cơ sở lý thuyết về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.3.1 Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.3.1.1 p ho h nh n h ng nh p h u ng ư ng iển nghĩa của việc lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu:

Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định các nội dung công việc và phân bổ các nguồn lực của nhà quản trị tại công ty giao nhận vận chuyển để thực hiện mục tiêu đã đề ra Việc lập một kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu tốt sẽ giúp cho nhà quản trị công ty giao nhận vận chuyển:

Xác định rõ nội dung công việc, yêu cầu thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức tiến hành của các chủ thể trong nội bộ doanh nghiệp, làm cho những người thực hiện nắm vững đƣợc công việc của mình, chủ động và có khả năng kiểm soát, điều khiển được quá trình thực hiện, tạo một môi trường ra quyết định an toàn hơn trong quá trình thực hiện dịch vụ nhận hàng nhập khẩu

Việc lập một kế hoạch nhận hàng tốt có tác dụng phối hợp các nguồn lực và các nỗ lực trong từng khâu của quá trình thực hiện dịch vụ nhận hàng nhập khẩu giữa công ty giao nhận vận chuyển, các khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan quản lý giúp cho hàng hóa đƣợc giao đúng thời gian, hàng hóa đƣợc chuyên chở một cách hoàn hảo nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất

Nội dung kế hoạch nhận hàng nhập khẩu:

Liên quan đến các công việc cần thực hiện để nhận hàng nhập khẩu, nhà quản trị công ty giao nhận có thể lập kế hoạch tổ chức nhận hàng nhập khẩu và tổ chức thực hiện nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu cần nhanh chóng, kết toán chính xác, các chứng từ, biên bản liên quan đến tổn thất hàng hóa đƣợc lập kịp thời, đầy đủ, hợp lệ để khiếu nại các bên liên quan, do đó nhà quản trị cần tổ chức thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu theo kế hoạch đã lập, bố trí nhân viên xử lý các bước trong quy trình nhằm xử lý các lô hàng nhập khẩu một cách trơn tru và hạn chế các tình huống xấu xảy ra, bao gồm các bước sau:

B1: Nắm bắt tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải

B2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu

B3: Nhận hàng hoá tại điểm quy định

2.3.1.2 Tổ hứ thự hiện quy trình nh n h ng hóa nh p h u ng ư ng iển

Bước 1: Nắm bắt tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải

Người giao nhận cần phối hợp với người nhận hàng người nhập khẩu nắm bắt tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước đăng ký chuyển phương tiện vận tải

Trường hợp đã có hợp đồng với người chuyên chở thực tế người giao nhận cần liên lạc với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển có gì thay đổi không Trường hợp cần lưu cước hãng hàng tàu cho người nhập khẩu là người chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế người giao nhận lập booking Note để làm bằng chứng về hợp đồng chuyên chở

Nhân viên kinh doanh sẽ phối hợp với bộ phận giá để có đầy đủ thông tin của hàng hóa từ khách hàng, từ đó sẽ lựa chọn chuyến tàu phù hợp nhất với mặt hàng cũng nhƣ yêu cầu của khách hàng

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ hàng nhập khẩu

Người giao nhận nhận pre -alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài in chứng từ kiểm tra đối chiếu các chi tiết có khớp nhau không cản trở càng bốc số hiệu tàu mô tả hàng hóa trọng lƣợng nếu có sự khác biệt, Thì cần viết mail báo cho đại lý ngay yêu cầu họ kiểm tra xem chi tiết trên cái nào đúng trước thời gian tàu đến cả nhập khẩu hãng tàu hoặc coloader sẽ gửi giấy báo hàng đến Trên A/N thường có thông báo số cước và các Local Charges phải nộp Kiểm tra xem tiền cước Collect có khớp với Pre - alert của đại lý không Dựa trên A/N của hãng vận chuyển để làm A/N của fowarder và gửi cho khách hàng

Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng D/O Người nhập khẩu chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho việc khai báo và thông quan nhƣ hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng thƣ hun trùng, chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận xuất xứ

Trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì bộ chứng từ hàng hoá gồm vận đơn được gửi trực tiếp từ người xuất khẩu sang người nhập khẩu

Trường hợp thanh toán bằng hình thức nhờ thu hoặc thư tín dụng, bộ chứng từ được gửi về ngân hàng Người nhập khẩu cần hoàn thành nghĩa vụ thanh toán tiền để được giải phóng bộ chứng từ Với vận đơn theo lệnh cần yêu cầu ngân hàng kí vào vận đơn mới lấy đƣợc hàng hoá

Bước 3: Nhận hàng hoá tại địa điểm quy định

Người giao nhận phối hợp với người nhận hàng/ người nhập khẩu để:

Khai báo và thông quan hàng hoá nhập khẩu Người giao nhận có thể khai báo dưới tên chủ hàng hoặc dưới tên chính mình, sau đó tiến hành kiểm nghiệm, giám định, nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp để nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế

*Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL/FCL):

 Mang D/O cùng bộ chứng từ nhận hàng đến Văn phòng quản lý tại cảng để xác nhận D/O, đồng thời mang 1 bản D/O đến Hải quan giám sát cảng để đối chiếu với Manifest

 Đến bãi và tìm vị trí container

 Đến phòng Điều độ của cảng để nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ container, nộp biên lai thanh toán các phí này cùng với D/O để đổi lấy phiếu xuất kho cho phép hàng rời khỏi cảng

Phân tích thực trạng quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển về cảng Hải Phòng tại Công ty TNHH Toàn Cầu ECI

Tổng quan về công ty TNHH Toàn Cầu ECI

3.1.1 Lịch sử, hình thành phát triển của công ty

Hình 3 1 Logo Công ty TNHH ECI

Tên doanh nghiệp Công ty trách nhiệm hữu hạn toàn cầu ECI

Người đại diện Đinh Quang Ngọc

Sứ mệnh Tạo ra giá trị đích thực cho khách hàng thông qua việc cung cấp các giải pháp phù hợp với các nhu cầu đặc thù của khách hàng

Sự nhiệt tình - Tính huyên nghiệp: Công ty TNHH toàn cầu ECI luôn sẵn sàng hỗ trợ đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng mọi lúc, mọi nơi đảm bảo, cam kết đúng uy tín của mình với khách hàng

Bằng chiến lƣợc phát triển bền vững, Công ty TNHH toàn cầu ECI định hướng trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu tại Việt Nam

Công ty TNHH Toàn Cầu ECI đƣợc thành lập vào đầu năm 2020 và trong cùng năm

2020 Công ty đã đƣợc cấp giấy phép kinh doanh bởi Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố

Trong thời buổi kinh tế thị trường và hội nhập toàn cầu, nhiều cơ hội cùng như nhiều thách thức mở ra cho các công ty ngoài Nhà nước ECI luôn đề cao sự đổi mới từng ngày về cung cấp dịch vụ và chăm sóc khách hàng Trải quan gần 4 năm hoạt động, công ty đã và đang hòa nhập cùng với sự phát triển của ngành XNK tại Việt Nam và thế giới Công ty ngày càng cạnh tranh gay gắt cả về dịch vụ và nhân sự bởi do số lƣợng tăng các đơn vị cùng ngành tăng cao trên địa bàn ECI là công ty còn non trẻ trong thời gian thành lập nhƣng tập thể nhân viên trong công ty luôn trau dồi kiến thức để từng ngày đổi mới và đa dạng các dịch vụ

Công ty có 4 văn phòng tại Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng và có mạng lưới đối tác rộng khắp trên thế giới ECI WORLDWIDE CO., LTD từ năm

2020 là Công ty Giao nhận Vận tải Quốc tế, Hợp nhất và cung cấp dịch vụ Logistics với phương châm:

DỊCH VỤ TUYỆT VỜI - GIÁ CẢ CẠNH TRANH - TIN CẬY

Công ty cung cấp một loạt các dịch vụ thông qua đội ngũ của công ty với kinh nghiệm phong phú và mạng lưới đại lý đa dạng trên toàn thế giới và đội ngũ chuyên gia tận tâm của công ty tự hào cung cấp các giải pháp và hậu cần toàn cầu tốt nhất cho khách hàng của công ty trên toàn cầu và các ngành dọc một cách cẩn thận nhất

Văn phòng mạng lưới Việt Nam và cung cấp đầy đủ các loại hàng hóa dịch vụ

Vận tải đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa

Kết nối các đối tác và cộng tác viên trên toàn thế giới

Công ty TNHH toàn cầu ECI phân bố cơ cấu nhân sự liên kết chặt chẽ với nhau theo mô hình trực tuyến, theo mô hình tinh gọn vô cùng hiệu quả và phù hợp với hoạt động của công ty

Hình 3 2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty ECI

Giám đốc: Chịu trách nhiệm pháp lý

Phó giám đốc, phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm quản lý công ty

Bộ phận kinh doanh: Chịu trách nhiệm thúc đẩy tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận nhanh chóng bằng cách phát triển các kế hoạch kinh doanh, đáp ứng các mục tiêu đã định và phối hợp với bộ phận tiếp thị để tạo khách hàng tiềm năng

Bộ phận giá: Liên hệ check giá cước vận chuyển với hãng tàu/ hãng hàng không/ đại lý Đồng thời cập nhật giá theo tuần/tháng cho phòng kinh doanh, cụ thể là nhân viên sales Ngoài ra, xây dựng, mở rộng và duy trì mối quan hệ với các hãng tàu /đại lý/ hãng hàng không và các công việc khác theo phân công của Trưởng bộ phận

Bộ phận hiện trường: phối hợp với các đối tác như quản lý kho, chuyển hàng, hải quan để giám sát các hoạt động bốc dỡ, đóng gói và vận chuyển hàng từ kho đến khu vực quy định Chịu trách nhiệm hoàn thành thủ tục từ mở tờ khai hải quan đến giao hàng đúng hẹn, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng uy tín với khách hàng của công ty

Bộ phận chứng từ và hải quan: quản lý việc nhận, kiểm tra chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu, liên lạc với khách hàng để xác nhận thông tin và điều chỉnh nếu cần Chịu

17 trách nhiệm lập tờ khai, invoice, và theo dõi quá trình làm hàng Đồng thời, giải quyết các vấn đề xuất nhập khẩu trong quá trình vận chuyển

Bộ phận kế toán: Ngoài nghiệp vụ kế toán thông thường, thì kế toán tại công ty còn phải thu đúng, thu đủ và chính xác công nợ, phí dịch vụ, phí chi hộ cùng từng 6 khách hàng Phối hợp với hiện trường/sales/nhân viên chứng từ tập hợp hóa đơn đầu vào, làm debit tới khách hàng

3.1.3 Các nguồn lực của công ty

Theo báo cáo tài chính năm 2023 của Công ty TNHH Toàn cầu ECI, vốn chủ sở hữu của công ty đạt 1 tỉ đồng (VNĐ) Bản báo cáo nhấn mạnh rằng do công ty không sở hữu bất kỳ tài sản cố định nào như kho bãi hay phương tiện vận tải, nhu cầu vốn vay không đƣợc coi là cần thiết Tình trạng vốn chủ sở hữu chiếm tỷ lệ 100% so với tổng tài sản là một biểu hiện cho sức mạnh tài chính và khả năng tự chủ cao của công ty Tuy nhiên, công ty cũng cần chú ý đến việc hiệu quả quản lý chi phí để đảm bảo khả năng sinh lời trong tương lai

Mạng lưới tài sản và cơ sở vật chất

Trải qua 4 năm hoạt động, công ty TNHH toàn cầu ECI đã đầu tƣ xây dựng và đồng bộ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh, phát triển các mảng dịch vụ Trụ sở chính của công ty nằm ở chính giữa trung tâm quận Cầu Giấy của thủ đô Hà Nội và 3 văn phòng khác ở Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng và Đà Nẵng Tại các cơ sở, công ty có trang bị các hệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ cho hoạt động kinh doanh bao gồm: máy tính để bàn, điều hòa, máy in, máy chiếu, bàn ghế làm việc, máy chiếu,

Hiện tại đang có tổng số 29 nhân viên đang làm việc và cống hiến hết mình cho công ty, trong đó có 26 nhân viên làm việc tại văn phòng và 3 nhân viên hiện trường Nguồn nhân lực của công ty có cơ cấu giới tính và trình độ học vấn đƣợc trình bày theo bảng dưới đây:

Bảng 3 1 Cơ cấu giới tính và trình độ học vấn của công ty TNHH Toàn cầu ECI

Giới tính Trình độ học vấn

Nam Nữ Đại học Cao đẳng

(Nguồn: phòng nhân sự ông ty TNHH To n Cầu ECI)

Cơ cấu lao động của công ty theo giới tính dù có chút chênh lệch giữa nam và nữ nhưng sự chênh lệch này hoàn toàn không ảnh hưởng tới quá trình làm việc của công ty do đặc thù của các công việc kinh doanh khối văn phòng của ngành logistics không quá phụ thuộc cơ cấu giới tính nhƣ một số ngành khác Xét về trình độ học vấn, nhân sự có trình độ đại học chiếm tỉ lệ rất lớn, nhân viên có trình độ cao đẳng ở công ty chiếm tỉ lệ nhỏ Tuy là có trình độ học vấn cao đẳng, nhƣng 4 nhân viên của công ty đều là những người có kinh nghiệm dày dặn và có tuổi nghề trên 3 năm, vì vậy mọi quy trình công việc do công ty đảm nhận xử lý đều đƣợc thực hiện một cách rất trơn tru và nếu có phát

Khái quát về lĩnh vực kinh doanh, thị trường và khách hàng

3.2.1 Lĩnh vực kinh doanh, thị trường và khách hàng a Lĩnh vực kinh doanh

Với kinh nghiệm có mặt trên thị trường logistics được 3 năm, công ty TNHH Toàn cầu ECI đã có đƣợc mối quan hệ thân thiết với các hãng tàu, các chủ container, các hệ thống đại lý rộng rãi tại nước ngoài, công ty đã có thể tự tin đưa ra một mức giá cạnh tranh Công ty cung cấp đa dạng các dịch vụ về giao nhận hàng hóa nhƣ:

Vận tải đường biển: Công ty luôn luôn đưa ra nhiều dịch vụ để có thể phục vụ khách hàng nhƣ: hàng lẻ (LCL) hàng nguyên container (FCL), dịch vụ vận chuyển container hàng nhập theo các phương thức như: nhận hàng tại cảng (CY - CY), nhận hàng tại xưởng (Door – CY) hay phương thức giao hàng đến tay người nhận (Door – Door), dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng hóa

Vận tải đường hàng không: Công ty đang phát triển rất tốt về dịch vụ vận tải hàngkhông, luôn muốn mang đến cho khách hàng một dịch vụ nhanh và an toàn, giữ quan hệ tốt với các hãng hàng không quốc gia để tạo cho khách hàng một niềm tin tuyệt đối.Các dịch vụ cung cấp nhƣ: đƣa hàng từ kho đến sân bay (Door to Airport), giao hàng từ sân bay về kho (Airport to Door), nhận hàng từ kho này chuyển đến kho khác (Door to Door)

Vận tải đường bộ và biên giới: Công ty cung cấp các dịch vụ vận tải mà vận tải biên giới tại khắp các tuyến đường trên cả nước

Vận tải đường sắt: dịch vụ nội địa từ Hà Nội - Tp.HCM, dịch vụ quốc tế từ Việt Nam đi Trung Quốc, Nga, các nước CIS, Mông Cổ, các nước Châu Âu qua Trung Quốc

Thủ tục hải quan: là một trong những hoạt động nằm trong chuỗi dịch vụ đƣợc cung ứng cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa Sự phức tạp về các thủ tục gây ra những khó khăn trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa Hiểu đƣợc sự khó khăn này, công ty đã đƣa ra nhiều dịch vụ nhƣ:

1 Lên tờ khai hải quan theo chứng từ chủ hàng gửi

2 Nộp hồ sơ, nộp thuế và làm thủ tục thông quan

3 Thực hiện thông quan cho tất cả các loại hình nhƣ kinh doanh, đầu tƣ, tạm nhập tái xuất, xuất - tái nhập, gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch, hàng kho ngoại quan,…

4 Tƣ vấn giấy phép nhập khẩu, mã số thuế nhập khẩu

5 Hỗ trợ khách hàng phát sinh sau thông quan b Thị trường và khách hàng

Công ty ECI bán sản phẩm cho các doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu vận chuyển hàng hóa Cụ thể, các đối tƣợng khách hàng của ECI bao gồm:

 Các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, sản xuất, thương mại, ECI cung cấp các dịch vụ vận tải, kho bãi, thủ tục hải quan, giúp các doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng, an toàn và hiệu quả

 Các cá nhân, bao gồm các khách hàng cá nhân có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế ECI cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa cá nhân như vận chuyển đồ đạc, hàng hóa,

Thị trường mục tiêu: Khách hàng của ECI là tất cả các doanh nghiệp sản xuất, thương mại hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu bằng đường biển và hàng không

Cụ thể, khách hàng của ECI là khách hàng có nhu cầu xuất khẩu và khách hàng có nhu cầu nhập khẩu trên khu vực miền Bắc

 Đối với khách hàng có nhu cầu xuất khẩu: Các doanh nghiệp này đa dạng các ngành nghề từ nông sản, hàng dệt may, nguyên vật liệu, phụ tùng, gỗ và các sản phẩm từ gỗ, dƣợc phẩm, thiết bị y tế,

 Đối với khách hàng có nhu cầu nhập khẩu: ECI rất chú trọng vào mục tiêu các doanh nghiệp nhập khẩu vì đây đƣợc coi là thế mạnh của công ty và là nơi công ty có thể khai thác, kiểm soát và phục vụ tối đa đƣợc nhu cầu của khách hàng Các doanh nghiệp nhập khẩu chủ yếu là các ngành hàng nhƣ máy móc, đồ gia dụng, dƣợc phẩm, nguyên vật liệt, đồ nội thất,

Thị trường trọng điểm: ECI chú trọng và phục vụ các khách hàng quanh khu vực Miền Bắc, nếu khách hàng có nhu cầu ở Miền Trung Và Miền Nam thì ECI hoàn toàn có thể đáp ứng đƣợc khi có các chi nhánh tại đó ECI tập trung khai thác vào các doanh nghiệp nhập khẩu bằng đường biển, phần lớn nhà những doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ nằm rải rác rộng khắp Miền Bắc với lƣợng hàng nhập đều đặn hàng tháng

3.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 3 năm gần đây

Bảng 3 2 Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây của công ty ECI

Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023

(Nguồn: Báo áo inh doanh ủa ông ty ECI)

Dựa vào bảng số liệu và đồ thị thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty TNHH Toàn Cầu ECI trong giai đoạn 2021 - 2023, có thể nhận thấy rằng tình hình kinh doanh của công ty đang ở mức khá tích cực Chi tiết, doanh thu từ năm 2021 đạt 10 tỉ

20 đồng và gia tăng lên 15 tỉ đồng vào năm 2023 Sự tăng trưởng này được thúc đẩy bởi sự kiểm soát vững chắc đối với khách hàng hiện tại và việc mở rộng hoạt động dịch vụ đến khách hàng tiềm năng mới

Phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Toàn Cầu ECI

3.3.1 Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu

Lập kế hoạch là một bước rất quan trọng quyết định sự thành công của hợp đồng vận chuyển, do vậy cần phải đƣợc xây dựng một cách cẩn thận và cụ thể Tại công ty TNHH Toàn Cầu ECI, công tác lập kế hoạch sẽ do trưởng phòng kinh doanh đồng thời là phó giám đốc của công ty - anh Khắc Duy trực tiếp đảm nhận Các cuộc họp giữa anh và các phòng ban đƣợc diễn ra để đi tới thống nhất các mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận, khách hàng, thực hiện các mục tiêu đã đề ra Mỗi phòng ban và mỗi cá nhân sẽ có một nhiệm vụ riêng nhất định và sẽ thống nhất với mục tiêu chung đã đề ra Đối với những khách hàng lâu năm, nằm trong tệp khách hàng cứng của công ty thif sẽ không cần trực tiếp anh Khắc Duy lên kế hoạch vì hàng hóa của họ gần nhƣ là cố định, nếu có nhu cầu là sẽ dƣợc tiến hành nhƣ hững kế hoạch cũ đã đề ra, nếu có sự thay đổi thì sẽ linh hoạt điều chỉnh Còn đối với các khách hàng mới, kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển sẽ bao gồm các bước như sau:

 Nắm bắt tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải: khi tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của một khách hàng mới, nhân viên kinh doanh sẽ thông qua khách hàng để nắm đƣợc những thông tin của hàng hóa nhƣ tên hàng, HS code, quy cách đóng gói, cảng uất khẩu, cảng nhập khẩu, thời gian hàng sẵn sàng, Sau đó nhân viên kinh doanh sẽ thông qua bộ phận giá, liên hệ với đại lý để lựa chọn đƣợc chuyến tàu phù hợp nhất với đặc điểm của hàng hóa cũng nhƣ là nhu cầu của khách hàng Sau hai bên thống nhất các điều kiện, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành làm hàng

 Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu: Sau khi đặt chỗ trên tàu, đại lý sẽ gửi cho nhân viên chứng từ các chứng từ nháp, nhân viên cần kiểm chứng sự trùng khớp và chính xác của các thông tin này đối với khách hàng và các chứng từ gốc Sau đó, khi hàng hóa đến cảng nhập, nhân viên sẽ tiến hành khai báo hải quan và thông quan cho hàng hóa Nhân viên hiện trường sẽ cầm bộ chứng từ đầy đủ để đi lấy mã vạch nhận hàng

 Nhận hàng hoá tại điểm quy định: Sau khi nhận đƣợc mã vạch và lấy đƣợc hàng hóa, nhân viên điều phối sẽ tiến hành điều xe tới cảng lấy hàng hóa để giao cho khách hàng tại địa điểm chỉ định đƣợc hai bên thống nhất

 Quyết toán chi phí: Bộ phận kế toán sẽ xuất hóa đơn theo báo giá mà nhân viên kinh doanh đã gửi cho khách hàng, kèm theo đó là những chi phí thu chị hộ và chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa Khách hàng có nghĩa vụ thanh toán công nợ cho công ty trong khoảng thời gian đã thông nhất

Bảng 3 4 Kế hoạch phân công công việc trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Công việc Bên phụ trách

Nhận thông tin về yêu cầu vận chuyển của khách hàng

Bộ phận kinh doanh, bộ phận giá

Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Bộ phận chứng từ

Nhận pre - alert, làm A/N Bộ phận Customer

Khai báo hải quan Bộ phận Ops văn phòng

Thông quan hàng hóa Bộ phận Ops hiện trường

Giao hàng cho khách Bộ phận điều phối

Quyết toàn và lưu hồ sơ Bộ phận kế toàn

3.3.2 Tổ chức nhận hàng nhập khẩu

Khâu tổ chức nhận hàng nhập khẩu là khâu gồm nhiều công đoạn nhất trong quá trình quản trị Đây là một khâu rất phức tạp và nhiều vấn đề liên quan lẫn nhau, do vậy, chỉ cần một sai sót sẽ dẫn đến kết quả không mong muốn

Bước 1: Nắm bắt tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải Đối với những lô hàng của khách hàng cũ, bộ phận back office sau khi nhận đƣợc nhu cầu của khách hàng thông qua nhân viên kinh doanh sẽ trực tiếp tiến hành các bước như trong kế hoạch đã được đề ra ở các lô hàng trước, nếu có sự thay đổi thì sẽ linh hoạt trong khâu làm hàng để thỏa mãn đƣợc yêu cầu của khách hàng Đối với các khách hàng mới, thông qua trao đổi bằng điện thoại, email hay gặp mặt trực tiếp, nắm bắt đƣợc nhu cầu muốn nhập khẩu của khách hàng Nhân viên kinh doanh cần phải tìm hiểu đƣợc tất cả các thông tin cần thiết của lô hàng đó từ khách hàng, các thông tin cần phải nắm đƣợc nhƣ: cảng xuất khẩu, cảng nhập khẩu, tên mặt hàng, mã HS code, số lƣợng hàng hóa, quy cách đóng gói, ngày hàng sẵn sàng, điều kiện vận chuyển, kích thước và khối lượng lô hàng, ngoài ra xem mặt hàng có cần giấy chứng nhận xuất xứ hay MSDS hay không Sau khi đã nắm đƣợc tất cả các thông tin cần thiết của lô hàng, nhân viên kinh doanh sẽ thông qua bộ phận giá để liên hệ với các đại lý nước ngoài để tiến hành tham khảo giá và các thông tin khác của tuyến tàu nhƣ thời gian đi, thời gian đến, thời gian trung chuyển, free time và các chi phí địa phương Từ đó, nhân viên kinh doanh sẽ lựa chọn tuyến tàu phù hợp nhất với đặc điểm hàng hóa và nhu cầu của khách hàng rồi làm báo giá chào hàng cho khách

Nếu hai bên thống nhất đƣợc toàn bộ các điều kiện của nhau thì sẽ đi đến ký kết hợp đồng và tiến hành vận chuyển lô hàng Trong lúc đó, nhân viên kinh doanh và bộ phận giá phải thường xuyên liên lạc với đại lý để cập nhật lịch tàu cũng như các chi phí để có thể kịp thời thông báo tới khách hàng, tránh việc không nắm bắt đƣợc thông tin và tạo thiện cảm không tốt với khách hàng

Sau khi hoàn tất việc giao hàng và bộ chứng từ cần thiết cho hãng tàu, Đại lý của công ty ở nước ngoài sẽ gửi các chứng từ sang cho ECI thông qua email bao gồm các nội dung đƣợc đính kèm nhƣ Mater bill of lading, Debit note, thông tin về tàu chạy và các nội dung mà ECI yêu cầu kiểm tra và xác nhận

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu

Nhân viên chứng từ sẽ nhận bộ chứng từ của đại lý gửi về Đối với lô hàng nhập khẩu, người gửi hàng trên Mater bill of lading là đại lý của công ty ECI còn người nhận hàng là ECI Logistics, còn trên Housse bill of lading mới thể hiện người gwirir và người nhận thực sự Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra và đối chiếu các thông tin trên vận đơn có đầy đủ và trùng khớp với các thông tin gốc như tên và địa chỉ người gửi, người nhận, tên tàu, ngày tàu đến, số container, số seal, mô tả hàng hóa chi tiết hay chưa Bước này hầu như là được thực hiện tương đối tốt tại công ty ECI vì bộ phận chứng từ của công ty phần lớn là những người đã có kinh nghiệm lâu năm, hơn nữa bước này còn có sự hỗ trợ của nhân viên kinh doanh, vì có kinh nghiệm nên khâu này đƣợc thực hiện nhanh chóng, chính xác, đƣợc lên kế hoạch cụ thể để tránh chồng chéo hay bỏ sót thông tin Bên cạnh những người có kinh nghiệm thì còn một bạn mới thử việc nhưng cũng được các chị hướng dẫn rất cẩn thận, tỉ mỉ và không có sai sót, nên khâu kiểm tra chứng từ được thực hiện rất tốt, đúng tiến độ

Sau khi kiểm tra, nhân viên chứng từ sẽ gửi House bill of lading nháp cho khách hàng kiểm tra và xác nhận Nếu khách hàng đồng ý thì sẽ xác nhận lại với đại lý, còn nếu có sai sót thi sẽ sửa một cách nhanh chóng và chính xác nhất để tránh gây chậm trễ cho hàng hóa

Nhận pre-alert, làm thông báo hàng đến và lệnh giao hàng

Nhân viên Customer sẽ nhận đƣợc thông báo hàng đến qua email Nhân viên kinh doanh sẽ kết hợp cùng nhân viên Customer theo dõi và thông báo cho khách hàng lịch trình của tàu cập cảng khi đó Theo đó, nhân viên kinh doanh sẽ thông báo cho khách để chuẩn bị các giấy tờ làm thủ tục nhập hàng

Khi nhận đƣợc thông báo hàng đến, bộ phận Operation văn phòng sẽ tiến hành khai manifest Sau khi nhận đƣợc thông báo hàng đến từ hãng tàu, nhân viên Customer sẽ tiếng hành làm thông báo hàng đến và lệnh giao hàng nối cho khách hàng, Tiếp đó sẽ làm đề nghị thanh toán LCC để thanh toán tiền cho hãng tàu, hoàn tất thanh toán sẽ tiến hành xin hóa đơn để sau này yêu cầu thanh toán từ phía khách hàng,

Sau khi thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thanh toán đối với hãng tàu thì ECI sẽ tiến hành đi lấy D/O (lệnh giao hàng) từ hãng tàu để đƣợc hãng tàu nhả hàng Sau khi nhận đƣợc A/N, nhân viên bộ phận giao nhận tiến hành đến hãng tàu lấy lệnh D/O Nếu vận đơn gốc thì khi đi lấy D/O, nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc và giấy giới thiệu của người nhập khẩu đến hãng tàu đổi lấy lệnh giao hàng D/O Nếu vận đơn Surrendered thì nhân viên giao nhận chỉ cần cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến đến hãng tàu là đổi đƣợc D/O Nhân viên của ECI sau khi nộp lệ phí và ký tên vào biên bản thu tiền thì hãng tàu sẽ xuất D/O cho nhân viên và nhân viên ký tên lên đó để xác nhận đã nhận lệnh

Trong bước này của công ty ECI, có sự tham gia của nhiều bộ phận nhưng tiến hành hầu hết là rất trơn tru, không gặp vướng mắc, luôn luôn cập nhật tình hình lô hàng, làm thủ tục nhanh chóng và chính xác nhất cho khách hàng

Bước 3: Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định

Thông quan cho hàng hóa

Đánh giá về thực trạng thực hiện quản trị quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển về cảng Hải Phòng của công ty TNHH Toàn Cầu

Trong quá trình thực hiện quản trị quy trình vận chuyển hàng hóa NK bằng đường biển, sinh viên đã rút ra những thành công mà công ty ECI Logistics đã đạt đƣợc:

Thứ nhất, quy trình vận chuyển hàng hóa NK bằng đường biển tại công ty ECI Logistics đƣợc tổ chức khác chặt chẽ, các giai đoạn quy trình đƣợc phân bổ rõ ràng, giúp nhân viên dễ dàng theo sát và thực hiện Bên cạnh đó, công ty luôn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật trong quá trình thực hiện thủ tục NK lô hàng Bên cạnh đó, hoạt động cung cấp dịch vụ đƣợc tổ chức thực hiện theo các quy trình của hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001, trong đó mô tả khá rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân đính kèm với quy trình hướng dẫn thực hiện Do vậy, công ty đảm bảo đƣợc tính ổn định về chất lƣợng dịch vụ khá cao

Thứ hai, nhờ thiết lập đƣợc nhiều mối quan hệ thân thiết đối với các đại lý vận tải bên các thị trường như Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ,… nên công ty có thể nhận được giá cước vận chuyển hàng nhập cạnh tranh nhất thị trường và linh động được trong việc sắp xếp hành trình hàng hóa, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng

Thứ ba công ty đang nỗ lực đa dạng hóa các dịch vụ cung cấp cho khách hàng Hiện nay, công ty có bộ phận chuyên trách về vận tải đường biển với mục tiêu tiếp tục chuyên môn hóa, phát huy lợi thế vốn có của công ty và đem đến cho khách hàng chất lƣợng phục vụ tốt nhất

Thứ tƣ, công ty cũng có nhiều chính sách đãi ngộ đối với nhân viên, luôn tạo điều kiện để nhân viên tích lũy kinh nghiệm Ngoài chế độ lương, chế độ thưởng các ngày lễ, tết luôn đƣợc công ty chú trọng tới từng nhân viên

3.4.2 Hạn chế, thách thức và nguyên nhân

3.4.2.1 Th i gian, ti n ộ nh n h ng ị h m l i so với th i gian quy ịnh Đây là tồn tại mà bản thân mỗi doanh nghiệp giao nhận nào cũng đều mắc phải Đặc biệt với nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thì đây lại là tồn tại rất lớn

Phát sinh trong hâu nh n h ng nh p h u:

Nếu nhân viên của ECI không chú ý cẩn thận kiểm tra, giám sát quá trình nhận hàng thì có thể làm phát sinh nhiều sai sót nhƣ nhận hàng không đúng, không đủ, thiếu về trọng lƣợng, số lƣợng, hàng đóng gói không đúng phẩm chất, quy cách, nhận nhầm hàng Khi đó bên đối tác của chủ hàng sẽ yêu cầu bổ sung hoặc thay thế hàng hóa nhận sai, từ đó làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết

Phát sinh trong hâu hu n ị hứng từ:

Vì sự chủ quan xuất phát trực tiếp từ người phụ trách của Công ty Khi chuẩn bị bộ chứng từ để khai báo Hải quan, do nhân viên ECI kiểm tra không kỹ, làm thiếu chứng từ hoặc khai báo sai sót các thông số ở các loại chứng từ khác nhau Đây là lỗi rất dễ mắc phải bởi vì bộ chứng tử bao gồm rất nhiều loại giấy tở kèm theo rất nhiều khoản mục trên đó Các thông số khai báo không khớp nhau dù chỉ là một điều khoản rất nhỏ cũng gây mất rất nhiều thời gian khi làm thủ tục hải quan do bị Hải quan trả lại hoặc phải mất thời gian sửa chữa hoàn thiện lại bộ chứng từ dẫn đến chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tới những bước tiếp theo của quá trình nhận hàng nhập khẩu Đôi khi, bộ chứng từ bị thiếu lại do bên khách hàng giao thiếu cho Công ty, song do nhân viên của Công ty đã không kịp thời phát hiện để thông báo cho khách hàng bổ sung, cũng có thể do trình độ nghiệp vụ của nhân viên mới vào nghề chƣa vững để xử lý kịp thời những thiếu sót này

Phát sinh trong hâu v n huyển h ng hóa:

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa nhiều khi gặp những trở ngại ngoài dự định, chẳng hạn như thời tiết xấu, mưa bão, ngập lụt , kích cỡ các con tàu chở hàng từ nước ngoài quá lớn, không đi sâu vào cảng đƣợc Khi đó, hãng tàu kết hợp với cảng để có cách giải quyết hợp lý, thời gian hàng bị tồn đọng này rất hay xảy ra khiến hàng nhập chậm lại

Tiến độ nhận hàng bị chậm còn do việc phối hợp giữa các bộ phận tham gia trực tiếp vào quy trình giao nhận còn thiếu nhịp nhàng, chƣa có sự phối hợp ăn ý giữa các nhân viên phụ trách các khâu khác nhau ( nhân viên làm chứng từ, nhận viên kiểm hàng, nhân viên vận chuyển hàng, bộ phận thuê tàu, )

Ngoài ra, các nguyên nhân khách quan cũng làm ảnh hưởng tới tiến độ nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển như:

Trong làm thủ tục hải quan, cán bộ Hải quan gây khó khăn trong quá trình làm thủ tục khai hải quan, thuế nộp cho cán bộ hải quan phải vòng qua kho bạc Nhà nước, do hãng đại lý gửi NOR xuống muộn hoặc tàu đến trễ, do nhà thầu phụ đến nhận hàng chậm so với thời gian quy định

3.4.2.2 Trong quá trình nh n h ng, h ng ị hư hỏng, ổ vỡ

Nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cần đến sự phối hợp của rất nhiều khâu khác nhau trong đó có các khâu phải tác động trực tiếp lên hàng hóa nhƣ khâu nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, vận chuyển hàng Chúng cũng ít nhiều liên quan, ảnh hưởng và trong nhiều trường hợp làm hàng hóa bị hỏng hóc, sứt mẻ làm giảm chất lƣợng nhận hàng của công ty

3.4.2.3 Trình ộ ội ngũ án ộ òn h n h , hiệu quả l m việ hưa ao

Tại ECI, 30% đội ngũ lao động đƣợc đánh giá là trình độ còn yếu, vẫn còn thiếu các kỹ năng và sự hiểu biết cần thiết nên vẫn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu hội nhập Thực tế hoạt động ở ECI cho thấy rằng những sai sót thiệt hại gay ra cho Công ty hầu hết là do nhân viên hạn chế về trình độ chuyên môn Và bên cạnh đó, hiệu quả làm việc cũng chƣa phản ánh đúng thực lực của Công ty Trong quá trình tuyển dụng, Công ty chƣa thực sự chú ý đến chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm thực tế của nhân viên Mặc dù phần lớn số nhân viên trong Công ty tốt nghiệp trình độ đại học khối kinh tế và quản trị kinh doanh, nhưng trong số đó hầu hết mới chỉ biết một ngoại ngữ, có người chưa thông thạo một ngoại ngữ

3.4.2.4 Cơ sở v t hất ỹ thu t hông thư ng xuyên ượ nâng ao, ổi mới

Do những yếu kém, hỏng hóc thường xuyên trong trang thiết bị, máy móc văn phòng, cơ sở vật chất kỹ thuật dẫn đến việc thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu gặp nhiều khó khăn, chƣa đƣợc hiện đại hóa Hạn chế này xuất phát từ nguyên nhân là do Công ty hạn chế về tài chính để đầu tƣ cho trang thiết bị kỹ thuật của Công ty

Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đòi hỏi nhân viên thực hiện phải có kiến thức sâu rộng về pháp luật quốc tế, kinh nghiệm trong giao nhận vận tải quốc tế, nắm bắt đƣợc các thuộc tính của hàng hóa khi vận chuyển và phải có khả năng sử dụng ngoại ngữ một cách thành thạo khi giao dịch với các đối tác nước ngoài Đây là yếu tố quan trọng góp phần không nhỏ vào sự thành công trong lĩnh vực giao nhận của công ty Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên của công ty còn yếu về chuyên môn và nghiệp vụ so với trình độ giao nhận của thế giới Mặc dù hầu hết nhân viên công ty đều tốt nghiệp đại học, tuy nhiên vẫn còn yếu về trình độ tiếng anh và chuyên môn nghiệp vụ, do kiến thức thực tế và các vấn đề phát sinh xảy ra đều khác xa so với kiến thức đƣợc học Ngoài ra cần phải nói đến sự bất cẩn thiếu tập trung trong công tác kiểm tra và làm thủ tục hải quan của nhân viên, do đây là khâu quan trọng quyết định sự thuận lợi hay không ở các bước nhận hàng về sau

Định hướng phát triển và đề xuất quản trị quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Toàn Cầu ECI

Xu hướng phát triển của thị trường giao nhận, vận chuyển bằng đường biển và phương hướng hoạt động của công ty TNHH Toàn Cầu ECI trong 5 năm tới năm 2030

và phương hướng hoạt động của công ty TNHH Toàn Cầu ECI trong 5 năm tới năm 2030

Những năm gần đây, do sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ nên việc giao thương với các nước trong khu vực và trên quốc tế diễn ra rất sôi động, vì vậy, ngành vận tải đang trở thành một trong những lĩnh vực đƣợc quan tâm hàng đầu

Trải qua giai đoạn dịch bệnh Covid 19 khó khăn với những hậu quả nặng nề làm gián đoạn và đứt gãy chuỗi cung ứng khiến giao thương hàng hóa giữa các nước bị đình trệ thì hiện nay đã có những tín hiệu tích cực cho thấy sự trở lại và tăng cường giao thương giữa các nước

Năm 2023, kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam đạt 732,5 tỷ USD, tăng 9,5% so với năm 2022 Trong đó, xuất khẩu hàng hóa đạt 371,3 tỷ USD (tăng 10,5%) và nhập khẩu hàng hóa đạt 361,2 tỷ USD (tăng 8,5%) Việt Nam hiện xếp thứ 22 về xuất khẩu và thứ 19 về nhập khẩu trên thế giới, lần lƣợt tăng 1 bậc so với năm 2021

Doanh nghiệp FDI đóng góp 72,4% tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa của cả nước Kim ngạch xuất nhập khẩu của nhóm doanh nghiệp FDI trong 11 tháng đầu năm

2023 đạt 537,3 tỷ USD, tăng 12,5% so với cùng kỳ năm 2022 Nhu cầu vận chuyển hàng hóa tiếp tục gia tăng do hoạt động xuất nhập khẩu sôi động Việc đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng cao, nhất là trong lĩnh vực logistics, đang là một bài toán cần giải quyết Cán cân thương mại hàng hóa năm 2023 ước tính xuất siêu 25,82 tỷ USD

Trong đó, Trung Quốc được coi là thị trường nhập khẩu lớn nhất Việt Nam Theo báo cáo vừa công bố của Tổng cục Thống kê, Kim ngạch nhập khẩu hàng hóa tháng 8/2023 sơ bộ đạt 29,3 tỷ USD, tăng 8,6% so với tháng trước và giảm 5,8% so với cùng kỳ năm trước Do đó, việc nhập khẩu hàng hóa đang là xu hướng không thể thiếu mà nhà nước cũng như các doanh nghiệp hướng đến

Diễn i n giá ướ v n tải iển:

 Sau khi đạt đỉnh vào tháng 9/2021, giá cước vận tải biển đã giảm mạnh trong 6 tháng cuối năm 2022 và tiếp tục giảm trong những tháng đầu năm 2023

 Nguyên nhân: Nhu cầu vận chuyển hàng hóa giảm do ảnh hưởng của dịch

COVID-19, lạm phát, chiến tranh Nga-Ukraine, trong khi nguồn cung tàu tăng do số lƣợng tàu đóng mới đƣợc giao cao

Dự áo thị trư ng:

 Tàu hàng khô: Diễn biến thị trường dự báo sẽ có những chuyển biến tích cực hơn trong 6 tháng cuối năm 2023

 Tàu container: Thị trường dự báo sẽ cải thiện trở lại do số lượng tàu đóng mới đƣợc giao ở mức cao (120 chiếc) trong bối cảnh nhu cầu vận chuyển hàng hóa thấp

 Giá cước: Các hãng tàu được cho là sẽ tiếp tục giảm giá cước vận chuyển như trong nửa đầu năm 2023 để đảm bảo hoạt động của đội tàu

Xu hướng ho t ộng v n huyển, giao nh n h ng hóa XNK:

 Hoạt động vận chuyển, giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển dự báo sẽ có xu hướng tăng cao trong thời gian tới

 Cơ hội: Tạo điều kiện cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải biển phát triển

 Thách thức: Doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm giá cước để cạnh tranh

4.1.2 Phương hướng phát triển của công ty tới năm 2030

Với xu hướng toàn cầu hóa bùng nổ, Logistics toàn cầu như một lẽ tất yếu, mở ra cánh cửa cho Việt Nam bứt phá trên bản đồ kinh tế quốc tế Vị trí địa lý đắc địa nằm trong khu vực kinh tế năng động, cùng hệ thống cảng biển hiện đại là những lợi thế cạnh tranh không thể chối cãi của Việt Nam Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và số hóa, điện tử hóa thủ tục hành chính đã tạo nên cú hích ngoạn mục cho ngành Logistics và giao nhận hàng hóa nói riêng Nhờ áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến, hoạt động giao nhận, vận chuyển đƣợc nâng lên tầm cao mới, gia tăng hiệu quả và tối ƣu hóa chi phí

Việt Nam đang đứng trước cơ hội vàng để khẳng định vị thế trong ngành Logistics toàn cầu Nắm bắt xu hướng, đầu tư vào hạ tầng, nâng cao chất lượng dịch vụ và nguồn nhân lực sẽ là chìa khóa để Việt Nam bứt phá, trở thành điểm đến logistics tiềm năng và thu hút đầu tư mạnh mẽ trong tương lai

Với tầm nhìn trở thành nhà cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển hàng đầu Việt Nam, ECI luôn nỗ lực không ngừng để:

 Nối liền khoảng cách, rút ngắn thời gian, mang đến cho khách hàng dịch vụ nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm

 Đề ra phương hướng phát triển hiệu quả, tìm kiếm giải pháp tối ưu nhằm đáp ứng các tiêu chí:

32 o Tính tiện lợi: Đơn giản hóa thủ tục, quy trình, mang đến trải nghiệm thông suốt cho khách hàng o Chi phí hợp lý: Cung cấp dịch vụ cạnh tranh, tối ƣu hóa chi phí cho khách hàng o Giá trị dịch vụ cao: Đảm bảo an toàn, chất lƣợng hàng hóa, hỗ trợ tƣ vấn và giải đáp thắc mắc tận tình

 Mang đến cho khách hàng những giá trị gia tăng và lợi ích thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và gia tăng lợi thế cạnh tranh

- Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới

Trong bối cảnh kinh tế khó khăn, khủng hoảng kinh tế toàn cầu và tỷ lệ lạm phát tăng cao, cùng với những vấn đề chính trị thế giới, ECI vẫn có thể đứng vững trên thị trường với doanh thu vẫn tăng qua từng năm và kinh nghiệm tích lũy qua nhiều năm hoạt động Bên cạnh đó, ECI luôn biết cách cập nhật thông tin liên quan đến nghiệp vụ giao nhận, vận tải trong và ngoài nước Công ty từng bước hoàn thiện và khẳng định được uy tín của mình với khách hàng và có vị thế trên thị trường Để giữ vững những kết quả kinh doanh đó, tập thể ban lãnh đạo và nhân viên công ty đã và đang nỗ lực không ngừng nhằm đạt đƣợc những mục tiêu chiến lƣợc là thu hút ngày càng nhiều khách hàng, tăng nguồn lợi vững chắc cho công ty và ban lãnh đạo đã đề ra những phương hướng sau:

 Gìn giữ và phát huy những kết quả, thành tích đã đạt đƣợc, tranh thủ những thuận lợi, lường trước những khó khăn thử thách, lập phương án kinh doanh, nghiên cứu thị trường

 Từng bước củng cố và phát triển lòng tin để xứng đáng là đối tác tin cậy của khách hàng trong và ngoài nước

 Phấn đấu 100% nhân viên trong công ty có trình độ ngoại ngữ và biết sử dụng máy tính thành thạo, các phần mềm, am hiểu luật pháp trong nước và quốc tế, có trình độ và năng lực thật sự cũng nhƣ thành thạo nghiệp vụ

Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển về công ty TNHH Toàn Cầu ECI

4.2.1 Nâng cao năng lực nhân sự

Nhân tố con người luôn đóng vai trò tiên quyết, là kim chỉ nam dẫn dắt mọi doanh nghiệp đến bến bờ thành công, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ nói chung và dịch vụ giao nhận, vận tải nói riêng Giữa thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, phát triển nguồn nhân lực chính là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp bứt phá và gặt hái hiệu quả kinh doanh Nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực đồng nghĩa với việc gia tăng nội lực, tạo nên sức mạnh tiềm tàng cho công ty Đó chính là mục tiêu cốt lõi mà giải pháp này hướng đến a Tuyển dụng nhân sự

Ngay từ khâu tuyển dụng cần nghiên cứu khách quan để chọn đƣợc những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình và đặc biệt tốt nghiệp với chuyển ngành phù hợp nhƣ ngành logistics hay kinh tế, kinh doanh quốc tế Điều này sẽ tạo thuận lợi cho các khâu đào tạo về sau Đặc biệt, công ty nên tuyển dụng thêm nhân viên vào bộ phận kinh doanh Công ty nên chú trọng vào những chính sách đãi ngộ hợp lý để mỗi nhân viên có thể gắn bó lâu dài với công ty và làm việc hiệu quả nhất: Cần có chính sách đầu tƣ cho đội ngũ nhân viên gắn bó lâu dài với công ty, tạo điều kiện để nhân viên tham gia các khoá học nghiệp vụ nhằm nâng cao khả năng nghề nghiệp, có chế độ khen thưởng hợp lý tuỳ theo năng lực và khối lƣợng xử lý công việc của mỗi nhân viên Việc nhân cao ý thức cho cán bộ nhân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp công ty nâng cao hiệu quả công việc Đó là tinh thần trách nhiệm, tinh thần đoàn kết, tƣ duy sáng tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản; cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty

Công ty cần thường xuyên tổ chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương, thanh toán quốc tế, giao tiếp, pháp luật, ngoại ngữ… Đồng thời thường xuyên hàng quý có những bài kiểm tra và đánh giá về trình độ, về sự trau dồi kiến thức, ngoại ngữ của nhân viên để kiểm tra và đánh giá về trình độ, về sự trau dồi kiến thức và học hỏi của họ Đặc biệt, lĩnh vực giao nhận, vận chuyển, luôn tiếp xúc với những chứng từ bằng tiếng Anh thì việc học tập để nâng cao trình độ ngoại ngữ là việc làm cần Chính vì vậy ECI cần đảm bảo 100% nhân viên trong công ty có kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh

Công ty phải tạo những thuận lợi cho nhân viên để họ có điều kiện học tập, nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ, nhằm nâng cao năng suất, hiểu biết lẫn Nhất là đối với những nhân viên ở phòng kinh doanh, phụ trách liên lạc và cập nhật thông tin trực tiếp từ đại lý nước ngoài Hiện nay, ngoài khả năng tiếng anh ra, các nhân viên phải am hiểu về các thuật ngữ chuyên ngành kinh doanh Nhƣ vậy sẽ giảm thiểu đƣợc tối đa các sai sót về chứng từ cũng nhƣ giảm khoảng cách về ngôn ngữ giữa công ty với đại lý

Thông qua việc tuyển dụng, đào tạo bài bản, công ty sẽ đào tạo đƣợc đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên nghiệp, nhiệt tình và giữ chân đƣợc nhân viên Việc tập trung phát triển bộ phận kinh doanh sẽ giúp công ty hoạt động có hiệu quả hơn, dễ dàng tìm kiếm nguồn hàng và mở rộng thị trường Với chính sách nhân sự luôn quan tâm, chú trọng tới nhân viên và khuyến khích nhân viên, các nhân viên trong công ty sẽ yêu thích công việc của mình hơn, dễ dàng tìm kiếm nguồn hàng và mở rộng thị trường Với chính sách nhân sự luôn quan tâm, chú trọng tới nhân viên và khích lệ nhân viên, các

34 nhân viên trong công ty sẽ yêu thích công việc của mình hơn, cống hiến hết sức mình cho công việc, mang lại hiệu quả cao cho toàn công ty

4.2.2 Đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, hạ tầng

Mục tiêu của giải pháp là nâng cao cơ sở hạ tầng và vật chất kỹ thuật của công ty để đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng, tăng sức cạnh tranh của công ty trên thị trường Hơn nữa cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ còn giúp công ty tiết kiệm chi phí cho các dịch vụ thuê ngoài nhƣ vận tải, kho bãi…giúp giảm giá thành dịch vụ Để đầu tư cho trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, việc trước hết công ty cần chuẩn bị là hoạt động huy động vốn, có thể sử dụng một phần lợi nhuận để đầu tƣ cho cơ sở vật chất, hoặc đi vay từ các nguồn bên ngoài Vốn vay dễ huy động hơn nhƣng ECI cũng phải cân nhắc kỹ lƣỡng vì rủi ro cao hơn Khi đã chuẩn bị đƣợc nguồn vốn, ECI nên đầu tƣ vào đội xe container và đặt tại Hải Phòng để thuận lợi cho nhu cầu vận chuyển nội địa của khách hàng Việc đầu tƣ đội xe riêng sẽ giúp ECI Logistics không phải phụ thuộc vào giá cước vận tải nội địa của các nhà xe khi ECI phải sử dụng dịch vụ thuê ngoài này Tuy nhiên, công ty cũng cần có chiến lƣợc và kế hoạch phù hợp khi đầu tƣ thêm vào phương tiện vận tải sao cho có thể đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng, nhưng đồng thời cũng phải thu đƣợc tối đa lợi nhuận Ngoài ra, công ty cũng cần đầu tƣ thêm một số thiết bị văn phòng nhƣ máy in, máy scan tránh không để nhân viên phải đợi nhau gây mất thời gian Việc đầu tư thêm phương tiện vận tải, trang bị đầy đủ cơ sở vật chất kỹ thuật sẽ giúp công ty cung cấp cho khách hàng những dịch vụ với chất lƣợng tốt, nhanh chóng và giá cả phải chăng Ngoài ra nó còn tạo thêm một hình ảnh đẹp của công ty trong mắt các khách hàng và đại lý, giúp công ty dễ dàng tìm kiếm bạn hàng và thị trường

4.2.3.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và quy trình cung ứng dịch vụ của công ty

Chất lƣợng dịch vụ luôn là yếu tố then chốt dẫn dắt thành công cho bất kỳ doanh nghiệp nào trong ngành giao nhận vận tải biển Giải pháp này ra đời với mục tiêu hướng đến một dịch vụ hoàn hảo, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng Nâng cao sự hài lòng của khách hàng về chất lƣợng dịch vụ là mục tiêu trọng tâm của giải pháp Bằng cách đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp sẽ thu hút thêm nhiều khách hàng mới, củng cố lòng tin và sự trung thành của khách hàng hiện hữu Với thị trường giao nhận vận tải biển đầy cạnh tranh, việc nâng cao chất lƣợng dịch vụ sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế và bứt phá trong thị trường đầy tiềm năng này Để làm đƣợc điều đó, công ty cần tập trung hoàn thiện quy trình chăm sóc khách hàng và thiết lập thêm bộ phận chăm sóc khách hàng

Ho n thiện quy trình hăm só há h h ng

Về chính sách chăm sóc khách hàng, Công ty cần chú trọng vào việc chăm sóc khách hàng sau khi cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải: Cụ thể bộ phận kinh doanh nên tƣ vấn, giúp đỡ các khách hàng khi khách hàng gặp trục trặc hay khó khăn, tạo quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua việc thăm hỏi, gặp gỡ vào các ngày cuối tuần Đây chính là cách quảng cáo hiệu quả nhất và tốn ít chi phí vì có thể duy trì khách hàng cũ và có thêm

35 khách hàng mới thông qua các mối quan hệ và phương thức “truyền miệng” Đặc biệt đối với những khách hàng thân thiết, công ty cũng nên dành cho họ một mức cước phí cạnh tranh, quà tặng vào các dịp đặc biệt Ngoài ra, công ty nên thường xuyên tiến hành các khảo sát ý kiến khách hàng về dịch vụ của mình

Về việc tối ƣu chi phí cho khách hàng, nhân viên giao nhận cần hết sức chú ý đến những rủi ro trong quá trình làm hàng Trong hoạt động giao nhận hàng hoá thì chỉ cần một chút sơ suất nhỏ cũng sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường: bất cẩn trong việc lựa chọn dịch vụ chuyên chở, đối chiếu không kỹ chứng từ với thông tin lô hàng trên vận đơn với hợp đồng, phiếu đóng gói Do đó, nhân viên cần ngăn ngừa trước thay vì phát hiện rồi mới sửa, đồng nghĩa với việc giảm chi phí phát sinh Từ đó, khách hàng vừa tiết kiệm chi phí cho việc điều chỉnh, vừa giảm phiền phức trong việc nhận hàng

Thi t l p ộ ph n hăm só há h h ng

Việc thiết lập phòng ban chăm sóc khách hàng sẽ giúp ECI có bộ phận chuyên môn hóa về tƣ vấn, hỗ trợ, giải quyết khiếu nại của khách hàng và thông báo tình hình lô hàng cho khách hàng Đây cũng đƣợc coi là một nhiệm vụ chồng chèo, chƣa đƣợc phân bổ trách nhiệm cụ thể giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận logistics của công ty Cụ thể, công ty có thể lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo 2 vị trí nhân sự cho bộ phận chăm sóc khách hàng (có thể là sinh viên thực tập hoặc vừa tốt nghiệp) Quá trình làm việc nhanh chóng và ít sai sót, tiết kiệm chi phí, giá cả cạnh tranh Một sản phẩm dịch vụ với chất lƣợng tốt, uy tín, giá cả phải chăng, khuyến mãi và hậu mãi sau bán hàng hấp dẫn chắc chắn sẽ mang về cho công ty số lƣợng khách hàng đáng kể, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường giao nhận, vận chuyển

4.2.4 Mở rộng thị trường cung ứng dịch vụ nhập khẩu bằng đường biển

Nhận thức của khách hàng ngày càng phát triển, các công ty xuất nhập khẩu chủ yếu lựa chọn các điều kiện thương mại mà họ có thể chủ động vận chuyển, ví dụ như nhập FOB, xuất CIF Do vậy nhu cầu ký kết hợp đồng vận tải quốc tế của các công ty xuất nhập khẩu ngày càng nhiều, đây là cơ hội để các công ty logistics nói chung và ECI nói riêng tìm kiếm thêm đƣợc lƣợng khách hàng, tăng doanh thu Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trường, muốn gia nhập, tồn tại và phát triển đồng thời mở rộng, nâng cao thị phần, ECI Logistics cần tìm kiếm các hàng, mở rộng thị phần giao nhận, vận chuyển

Mở rộng thị trường không phải là công việc đơn giản bởi mỗi thị trường lại có những đặc điểm và kinh tế, xã hội, luật pháp, văn hóa, phong tục tập quán không giống nhau Điều này tác động rất lớn tới môi trường kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hưởng đến việc thâm nhập, mở rộng thị trường Để dễ dàng hơn trong việc mở rộng thị trường và mạng lưới khách hàng, đối tác, công ty cần đem hình ảnh của mình giới thiệu đến các khách hàng trong và ngoài nước Việt Nam hội nhập ngày càng sâu rộng vào WTO sẽ tạo ra một thị trường xuất nhập khẩu hàng hoá lớn và là điều kiện thuận lợi để công ty tiếp tục phát triển hơn trong tương lai Để dễ dàng hơn trong việc mở rộng thị trường và mạng lưới khách hàng, đối tác, công ty cần đem hình ảnh của mình giới thiệu đến các khách hàng trong cả nước:

Nghiên ứu v thâm nh p thị trư ng:

 Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường

 Tìm hiểu, nghiên cứu thị trường là công việc trước tiên bởi “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”

 Nghiên cứu kỹ đối thủ cạnh tranh và các chiến lƣợc của họ để từ đó đề ra các chiến lược phù hợp thâm nhập thị trường hợp lý Mở một chi nhánh văn phòng đại diện thứ hai trong thành phố Hồ Chí Minh để mở rộng quy mô tiếp cận khách hàng tiềm năng trong khu vực miền Nam Đ y m nh xú ti n thương m i:

Các kiến nghị đối với các cơ quan nhà Nước và hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ logistics

vụ logistics Để đẩy mạnh và phát triển hoạt động giao nhận, vận chuyển tại công ty, ngoài sự nỗ lực của phía công ty cần có sự hỗ trợ của Nhà nước và các ban ngành có liên quan

4.3.1 Cải cách hành chính, tạo môi trường pháp luật thông thoáng

Nhà nước nên bãi bỏ những thủ tục hành chính rườm rà, không cần thiết, sửa đổi, bổ sung các thủ tục hành chính theo hướng tạo thuận lợi hơn nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp Các thủ tục hành chính, hệ thống pháp luật,…cần phải sửa đổi, bổ sung nhằm hoàn thiện và phù hợp với luật pháp quốc tế

Nâng cao, bồi dƣỡng trình độ nghiệp vụ của các cán bộ Hải quan, tránh tình trạng do cán bộ thiếu nghiệp vụ gây khó khăn cho doanh nghiệp, dẫn đến việc xuất, nhập hàng không kịp thời gian, gây tốn kém tiền của, giảm uy tín của doanh nghiệp Mở rộng quan hệ ngoại giao, từng bước ký kết thêm nhiều hiệp định thương mại song phương và đa phương Điều này tạo ra những thuận lợi và cơ hội lớn cho các doanh nghiệp nói chung và ECI nói riêng, vì nó mở ra nhiều cơ hội giao thương giữa Việt Nam với các nước trong khu vực và trên thế giới

4.3.2 Đơn giản hoá, hài hoà các thủ tục chứng từ liên quan Ở nước ta mặc dù đã được cải tiến nhưng vẫn được đánh giá là phức tạp, rườm rà, nhiều quy định chồng chéo và thường xuyên thay đổi, đặc biệt việc áp mã thuế vẫn còn nhiều điều bất cập Điều này cũng gây ra tranh cãi giữa doanh nghiệp nhập khẩu và ECI Logistics, từ đó ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công ty Do vậy, Nhà nước cần chú trọng vào công tác cải tiến hơn nữa cho phù hợp với xu thế chung của khu vực và thế giới

Cơ quan Hải quan nên ban hành các quy trình thủ tục hải quan đối với từng loại hình hàng hoá nhập khẩu theo hướng đơn giản, ít giấy tờ nhất, quy định rõ ràng về trách nhiệm của từng khâu, từng bộ phận để các doanh nghiệp biết, thực hiện một cách hiệu quả

4.3.3 Tạo môi trường kinh tế xã hội thuận lợi

Chú trọng việc đầu tƣ vào cơ sở hạ tầng, những trục giao thông chính nối liền với cảng biển mở rộng kho bãi và nâng cấp hệ thống các thiết bị vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá tại những khu vực cảng biển

Nhà nước cần tăng cường thu hút FDI vào ngành giao nhận vận tải: ngành giao nhận vận tải muốn phát triển cần phải có cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại Do vậy, Nhà nước ta cũng cần phải tận dụng hơn nữa các nguồn vốn đầu tư của nước ngoài để phát triển các nguồn lực kinh tế, phát triển đất nước Nhà nước tạo điều kiện thuận lợi không chỉ góp phần vào phát triển kinh tế của trong nước mà còn giúp các doanh nghiệp nước ta học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp sao cho có hiệu quả nhất

4.3.4 Nâng cao vai trò của hiệp hội logistics

Hiệp hội logistics là tổ chức đại diện cho các thành viên trong ngành dịch vụ logistics nhằm bảo vệ quyền lợi cho các thành viên trước các thế lực cạnh tranh cũng như những biến động của nền kinh tế có ảnh hưởng đến ngành Hiệp hội logistics còn giúp Nhà nước nắm bắt được các yêu cầu cũng như nguyện vọng của các doanh nghiệp trong ngành Do đó, Hiệp hội logistics phải luôn có những chính sách, tạo ra một sân chơi công bằng, ban hành những biện pháp thích hợp và kịp thời để điều chỉnh và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển trong khuôn khổ pháp luật Việt Nam