Quản lý quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Toàn Cầu EIC
MỤC LỤC
Cơ sở lý luận của quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Một số khái niệm cơ bản 1 Nhập khẩu
Vận chuyển hàng hóa, xét theo quan điểm quản trị logistics, là sự di chuyển hàng hóa trong không gian bằng sức người hay phương tiện vận tải nhằm thực hiện các yêu cầu của mua bán, dự trữ trong quá trình sản xuất kinh doanh (Giáo trình Quản trị Logistics kinh doanh, Trường Đại học Thương Mại, 2018). Người gửi hàng cũng chính là chủ hàng và là bên bán hàng hóa cho người nhận hàng, là người sở hữu hàng hóa và có nhu cầu vận chuyển hàng hóa đến địa điểm nhất định trong khoảng thời gian xác định (Phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng trong các giao dịch mua bán thương mại quốc tế).
Cơ sở lý thuyết về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 1 Nhận thông tin về yêu cầu vận chuyển của khách hàng
Sau khi nhận đƣợc A/N của hãng tàu, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành làm A/N và Debit cước phí vận chuyển gửi cho khách hàng để chuẩn bị lên tờ khai với các điều kiện giao hàng. Sau khi hoàn thành các thủ tục chuyển hàng về địa điểm mà khách hàng yêu cầu, nhân viên chứng từ cẩn kiểm tra và sắp xếp thành một bộ chứng từ hoàn chỉnh, công ty sẽ giao cho khách hàng một bộ và giữ lại một bộ.
Toàn Cầu ECI
Vận tải đường hàng không: Công ty đang phát triển rất tốt về dịch vụ vận tải hàngkhông, luôn muốn mang đến cho khách hàng một dịch vụ nhanh và an toàn, giữ quan hệ tốt với các hãng hàng không quốc gia để tạo cho khách hàng một niềm tin tuyệt đối.Các dịch vụ cung cấp nhƣ: đƣa hàng từ kho đến sân bay (Door to Airport), giao hàng từ sân bay về kho (Airport to Door), nhận hàng từ kho này chuyển đến kho khác (Door to Door). Nhân viên kinh doanh cần phải tìm hiểu đƣợc tất cả các thông tin cần thiết của lô hàng đó từ khách hàng, các thông tin cần phải nắm đƣợc nhƣ: cảng xuất khẩu, cảng nhập khẩu, tên mặt hàng, mã HS code, số lƣợng hàng hóa, quy cách đóng gói, ngày hàng sẵn sàng, điều kiện vận chuyển, kích thước và khối lượng lô hàng, ngoài ra xem mặt hàng có cần giấy chứng nhận xuất xứ hay MSDS hay không. Bước này hầu như là được thực hiện tương đối tốt tại công ty ECI vì bộ phận chứng từ của công ty phần lớn là những người đã có kinh nghiệm lâu năm, hơn nữa bước này còn có sự hỗ trợ của nhân viên kinh doanh, vì có kinh nghiệm nên khâu này đƣợc thực hiện nhanh chóng, chính xác, đƣợc lên kế hoạch cụ thể để tránh chồng chéo hay bỏ sót thông tin.
Một số vấn đề khác có thể phát sinh trong bước làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa nhƣ: các chứng từ phải nộp trong hồ sơ hải quan không phù hợp tên hàng sai, mã HS sai hay giữa daonh nghiệp và cơ quan hải quan không thống nhất đƣợc với nhau về áp mã tính thuế, trị giá tính thuế, tham vấn giá,..Điều đó cũng làm ảnh hưởng tới tốc độ thông quan hàng hóa và làm kéo dài quá trình giao nhận. Nhân viên giao nhận công ty ECI ra cảng, liên hệ với phòng thương vụ cảng đưa 1 bản D/O gốc cho nhân viên thương vụ cảng để làm phiếu giao nhận container (hay còn gọi tất là phiếu EIR), trước khi nhân viên giao nhận lấy phiếu EIR, nhân viên giao nhận cần đóng phí nâng container, phí chuyển bãi kiểm hóa (nếu có), phí hàng nguy hiểm (nếu có). Trường hợp đại lý trả lời chậm, hoặc tính chất lô hàng gấp hay lô hàng có phát sinh, nhân viên công ty sẽ email nhiều lần trong ngày để có thể nắm bắt thông tin của lô hàng sớm nhất và luôn cập nhật để có các phương án xử lý kịp thời.Ví dụ, nhân viên Customer mail cho đại lý để kiểm tra về thời gian tàu chạy để nhân viên chứng từ thực hiện khai Manifest.
Thứ hai, nhờ thiết lập đƣợc nhiều mối quan hệ thân thiết đối với các đại lý vận tải bên các thị trường như Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ,… nên công ty có thể nhận được giá cước vận chuyển hàng nhập cạnh tranh nhất thị trường và linh động được trong việc sắp xếp hành trình hàng hóa, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cần đến sự phối hợp của rất nhiều khâu khác nhau trong đó có các khâu phải tác động trực tiếp lên hàng hóa nhƣ khâu nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, vận chuyển hàng..Chúng cũng ít nhiều liên quan, ảnh hưởng và trong nhiều trường hợp làm hàng hóa bị hỏng hóc, sứt mẻ..làm giảm chất lƣợng nhận hàng của công ty. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đòi hỏi nhân viên thực hiện phải có kiến thức sâu rộng về pháp luật quốc tế, kinh nghiệm trong giao nhận vận tải quốc tế, nắm bắt đƣợc các thuộc tính của hàng hóa khi vận chuyển và phải có khả năng sử dụng ngoại ngữ một cách thành thạo khi giao dịch với các đối tác nước ngoài.
TNHH Toàn Cầu ECI
Giá cước giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có nhiều biến động, giá các loại dịch vụ hàng hải và phụ phí có nhiều biến động, phụ phí chƣa ổn định vì chƣa có sự quản lý của Nhà nước về vấn đề này, các công ty tự điều chỉnh giá mà không căn cứ vào vào chi phí và mức giá chung trên thị trưởng. Công ty nên chú trọng vào những chính sách đãi ngộ hợp lý để mỗi nhân viên có thể gắn bó lâu dài với công ty và làm việc hiệu quả nhất: Cần có chính sách đầu tƣ cho đội ngũ nhân viên gắn bó lâu dài với công ty, tạo điều kiện để nhân viên tham gia các khoá học nghiệp vụ nhằm nâng cao khả năng nghề nghiệp, có chế độ khen thưởng hợp lý tuỳ theo năng lực và khối lƣợng xử lý công việc của mỗi nhân viên. Công ty cần thường xuyên tổ chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương, thanh toán quốc tế, giao tiếp, pháp luật, ngoại ngữ… Đồng thời thường xuyên hàng quý có những bài kiểm tra và đánh giá về trình độ, về sự trau dồi kiến thức, ngoại ngữ của nhân viên để kiểm tra và đánh giá về trình độ, về sự trau dồi kiến thức và học hỏi của họ.
Về chính sách chăm sóc khách hàng, Công ty cần chú trọng vào việc chăm sóc khách hàng sau khi cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải: Cụ thể bộ phận kinh doanh nên tƣ vấn, giúp đỡ các khách hàng khi khách hàng gặp trục trặc hay khó khăn, tạo quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua việc thăm hỏi, gặp gỡ vào các ngày cuối tuần. Hiện nay để phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp trong nước, các công ty giao nhận đã không ngừng nghiên cứu và phát triển các dịch vụ đi kèm nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn trong đó có dịch vụ giao hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển. Mặc dù vậy ngoài những ƣu điểm thì trong quy trình cũng tồn tại những nhƣợc điểm liên quan tới những sai sót trong khi làm chứng từ của nhân viên, lỗi phần mềm hải quan và những nhân tố tác động bên ngoài khác khiến đôi khi quy trình không thuận lợi, không thể mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ của công ty.
Do đó từ những nhược điểm cùng với phương hướng và mục tiêu công ty hướng tới trong tương lai, tác giả đưa ra năm nhóm giải pháp: nâng cao năng lực nhân sự; đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng; hoàn thiện cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động cung ứng dịch vụ của công ty; mở rộng thị trường cung ứng dịch vụ nhập khẩu bằng đường biển; tối ưu hóa quy trình nhận hàng nhập khẩu. Thời gian thực tập tại công ty đã giúp tác giả có cái nhìn tổng quan hơn về lĩnh vực xuất nhập khẩu, nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu và cách sắp xếp, tổ chức nhân sự tại một chi nhánh của công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Bài báo cáo “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH Toàn Cầu ECI” cũng đã phân tích cụ thể của quy trình, nhận xét tổng quan về tình hình giao nhận, đưa ra một số vấn đề còn vướng mắc và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa nhiệm vụ quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty.