Hoàn thiện quy trình quản trị hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan và Hồng Kông.

Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan,

Quá trình lập kế hoạch này sẽ diễn ra trong khoảng 5 ngày kể từ ngày công ty ký kết hợp đồng với đối tác Trung Quốc, Đài Loan và Hồng Kông, do đây là hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC được diễn ra thường xuyên, và số lượng hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị tương đối nhiều nên đòi hỏi sự nhanh chóng trong quá trình duyệt kế hoạch nói riêng và các bước trong tổ chức hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị văn phòng nói chung để có thể tối ưu hóa thời gian và đảm bảo tiến độ hợp đồng nhập khẩu. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC nhập khẩu hàng hóa từ thị trường Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông chủ yếu theo điều kiện CIF và FOB (Incoterm 2010) với 2 phương thức thanh toán chính là T/T và L/C thông qua Ngân hàng Thương mại Cổ phần Hàng hải Việt Nam (MSB), Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân Đội (MB) và Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam (Techcombank). - Bill of Lading hay Vận đơn đường biển (B/L): Do Công ty nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển nên đây là chủ yếu từ là một loại chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người vận chuyển hoặc đại diện của bên vận chuyển cấp cho người gửi hàng (phía đối tác Trung Quốc, Đài Loan và Hồng Kông) sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp.

+ Certificate of Quality: là giấy chứng nhận chất lượng máy móc, thiết bị văn phòng của Công ty phù hợp với tiêu chuẩn của Trung Quốc, Đài Loan và Hồng Kông, đáp ứng các tiêu chí nhất định, vượt qua các bài kiểm tra tính năng và kiểm tra đảm bảo chất lượng và cũng đáp ứng các tiêu chuẩn trong hợp đồng, thông số kỹ thuật và quy định. Theo điều kiện FOB, không có quy định bắt buộc bên nào phải mua bảo hiểm cho lô hàng nhưng để hạn chế tối đa rủi ro và bảo vệ lợi ích của mình, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ GTC sẽ chủ động tiến hành mua bảo hiểm cho tất cả lô hàng với điều kiện FOB này (bởi công ty chịu trách nhiệm và rủi ro nhiều hơn nhà cung cấp , rủi ro của công ty kéo dài từ khi hàng hóa đặt lên tàu đến khi về tới kho). Tìm hiểu thêm về khâu này, thì khi được hỏi các lô hàng hoá thường được hải quan kiểm tra và xếp vào luồng hàng hóa nào thì các nhân viên cho biết tùy thuộc vào lô hàng đó là hàng hóa gì mà hải quan sẽ quyết định hình thức kiểm tra nhưng thông thường với mặt hàng máy móc, thiết bị văn phòng nhập khẩu cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bằng mắt thường tại chỗ.

Công ty nhận được giấy báo sẽ cử nhân viên đến để nhận hàng và xuất trình bộ chứng từ nhận hàng gồm: xuất trình hồ sơ đã hoàn thành tờ khai hải quan, lệnh giao hàng (D/O) trên cơ sở xuất trình B/L (đối với tàu biển), hợp đồng bốc dỡ hàng, bảng kê khai chi tiết hàng hóa, các hóa đơn và các giấy tờ khác có liên quan để nhận hàng.

Đánh giá hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông

Phòng Tài Chớnh – Kế toỏn nắm rừ về khả năng tài chớnh của cụng ty nhưng họ khụng hiểu rừ về chứng từ, quy trình thủ tục mở thư tín dụng nên trong quá trình làm việc với ngân hàng vẫn thường xuyên xảy ra những sai sót như khai không chính xác với nội dung trên chứng từ. Bên cạnh đó, công ty cũng chưa có bộ phận riêng biệt chuyên làm nghiên cứu thị trường, mà công tác này sẽ do phòng kinh doanh phụ trách vì vậy mà không mang tính chuyên sâu, không đủ thông tin và nhân lực để nắm bắt hết nhu cầu thị trường trong nước và thông tin cập nhật từ thị trường bên ngoài, đồng thời chưa khuếch trương rộng rãi được ưu điểm của công ty đến bạn hàng. Về phía đối, vẫn còn xảy ra tình trạng giao hàng không đúng thời hạn trong hợp đồng đã ký kết; công ty giao nhận đôi lúc gặp phải lỗi đưa tàu đến cảng bốc hàng không đúng quy định của hợp đồng chuyên chở kết quả là làm chậm tiến độ nhận hàng nhập khẩu của công ty, làm trì hoãn các đơn hàng của khách hàng trong nước của công ty.

- Về việc nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu: Do sự bất cẩn về việc chuẩn bị hồ sơ chứng từ đi nhận hàng, tâm lý chủ quan của công ty, của nhân viên và cả sự tin tưởng quá mức đối với các đối tác làm ăn lâu dài của công ty và các công ty giao nhận nên chưa giám sát kĩ lưỡng nghiệp vụ giao nhận hàng; không thực hiện việc kiểm tra hàng tại cảng đến một cách cẩn thận, kỹ lưỡng trước khi hàng hóa được nhập về kho. Ngoài những nguyên nhân chủ yếu trên mang tính chủ quan thì còn không ít nguyên nhân khách quan khác gây nên những hạn chế, tồn tại ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và công tác quản trị quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty nói riêng như : thủ tục hải quan còn rườm rà, mang tính chất hành chính; các điều kiện để thực hiện thanh toán trả chậm còn khắt khe; Cơ sở hạ tầng phục vụ cho việc giao nhận hàng hóa trong nước như: bến cảng, đường xá, sân bay còn kém, việc phát triển ngành đóng tàu còn chưa đáp ứng được nhu cầu vận tải đường biển của các doanh nghiệp trong nước.

Các đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy móc, thiết bị văn phòng từ Trung Quốc, Đài Loan

Về việc nhận hàng hóa nhập khẩu: Để hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả công tác nhận hàng hóa công ty cần cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin về chuyến hàng cho cơ quan vận tải tại cảng bao gồm: tên hàng, ngày cập cảng, tên, số hiệu con tàu, số lượng, quy cách bao bì..để tránh nhầm lẫn xảy ra. Nếu muốn tiết kiệm chi phí và tự tiến hành kiểm tra hàng hóa thì nhân viên NK của công ty kết hợp với người giao nhận kiểm tra đầy đủ kỹ càng các chi tiết như: kiểm tra số container, số chì, kiểm tra quá trình chuyển ô tô xuống cảng, quá trình cẩu container từ tàu vào cảng, cẩn trọng trong bảo quản. Nhà nước ta cần phải bổ sung, điều chỉnh hệ thống pháp luật, văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động giao hàng nhập khẩu sao cho ngày càng chặt chẽ, đầy đủ, minh bạch hơn để đảm bảo quyền lợi và lợi ích hợp pháp cho các DN, giúp cho các DN này yên tâm hơn trong việc hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh đó, nhà nước cần tham khảo hệ thống Luật, Công ước, Hiệp định Hàng Hải quốc tế để bổ sung hoàn thiện hệ thống pháp luật hàng hải nước ta để tránh mâu thuẫn, chồng chéo trong việc xử lý các vụ tranh chấp, kiện tụng liên quan đến hoạt động nhập khẩu với Mỹ nói riêng và tất cả các nước nói chung. Vì vậy, Nhà nước cần xem xét việc đàm phán các cam kết về TMĐT, theo hướng phù hợp với nội lực của Việt Nam, có những giải pháp và bước đi kịp thời và hợp lý trong tiến trình hội nhập, nhằm đảm bảo bắt kịp với xu hướng thời đại, tận dụng được các lợi thế, biến TMĐT trở thành công cụ hỗ trợ nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng và cho toàn bộ nền kinh tế Việt Nam nói chung.