Quản trị quy trình nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường đài loan bằng đường biển của công ty tnhh giải pháp công nghệ IBF Việt Nam

Quản trị quy trình nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường đài loan bằng đường biển của công ty tnhh giải pháp công nghệ IBF Việt Nam Quản trị quy trình nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường đài loan bằng đường biển của công ty tnhh giải pháp công nghệ IBF Việt NamQuản trị quy trình nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường đài loan bằng đường biển của công ty tnhh giải pháp công nghệ IBF Việt NamQuản trị quy trình nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường đài loan bằng đường biển của công ty tnhh giải pháp công nghệ IBF Việt Nam

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG MÁY MÓC TỪ THỊ TRƯỜNG ĐÀI LOAN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ IBF VIỆT NAM

Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa và phát triển thương mại giao lưu với các nước trên thế giới, hoạt động thương mại nhất là xuất nhập khẩu được coi là một trong những hoạt động mũi nhọn của nền kinh tế nước ta Với nhu cầu xuất nhập khẩu ngày càng tăng, khách hàng ngày càng nhiều, các công ty giao nhận ngày phát triển về quy mô và chất lượng, cung cấp ngày càng nhiều dịch vụ đa dạng và phong phú Tính đến thời điểm hiện tại, Việt Nam hiện có đến mấy trăm doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này, một lượng không nhỏ so với các quốc gia trong khu vực Các công ty hoạt động trong lĩnh vực này thường chọn hình thức giao nhận bằng đường biển làm hoạt động mục tiêu của doanh nghiệp bởi những lợi ích mà vận tải đường biển có thể đem lại như vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, chi phí không cao và quãng đường vận chuyển dài… Hơn thế nữa, Việt Nam, quốc gia có đường bờ biển dài hơn 3260km, cùng với 272 bến cảng với khoảng 92,2 km chiều dài bến cảng, những con số có thể nói lên được lợi thế để phát triển mạnh mẽ hoạt động giao nhận đường biển trong thời gian sắp tới Đặc biệt trong xu thế phát triển của xã hội ngày nay, khi mà ngày càng nhiều hiệp định thương mại song phương, đa phương được ký kết thành công, Việt Nam chính thức hội nhập sâu rộng với khu vực và thế giới, tiêu biểu là hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) đã ký ngày 5/10/2015, hay các hiệp định song phương Việt Nam- EU và nhiều hiệp định thương mại khác Chính điều này đã mở ra nhiều cơ hội giao thương giữa các nước, ngành giao nhận đường biển càng khẳng định vai trò trong sự phát triển của kinh tế thế giới Để nắm bắt cơ hội trên, Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam đã chú trọng đến hoạt động giao nhận đường biển và ngày càng nâng cao chất lượng để đáp ứng nhu cầu giao nhận vận tải đường biển Đối với những cơ hội cũng như thách thức mới sắp tới, đòi hỏi công ty phải vạch sẵn chiến lược hành động, chủ động trước diễn biến của thị trường Việc giao nhận hàng hóa càng được thực hiện và tổ chức tốt sẽ càng thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu Nhận thức được tầm quan trọng của công tác giao nhận trong buôn bán Quốc Tế cùng với những kiến thức được học ở trường kết hợp với thời gian tiếp xúc tìm hiểu tại Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam nên em đã quyết định chọn đề tài “Quản trị quy trình nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường Đài Loan bằng đường biển của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp cho mình.

Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Đã có nhiều công trình nghiên cứu được thực thiện về vấn đề quản trị quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển như:

- Tác giả Lê Bùi Chí Hữu (năm 2015), “Quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH PCSC”, khóa luận trường Đại học Công Nghệ TP Hồ Chí Minh Luận văn đã hệ thống hóa được cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng hóa Bài luận văn đã phân tích quy trình giao nhận hàng nhập khẩu, nêu được những thành công và hạn chế, trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Tuy nhiên, tác giả mới chỉ phân tích một cách khái quát, chưa cụ thể hóa được tình hình về quy trình giao nhận nhập khẩu bằng đường biển tại công ty

- Tác giả Nguyễn Hữu Tú (2013), “Thực trạng kinh doanh dịch vụ vận tải biển tại công ty cổ phần giao nhận kho vận Mê Linh” luận văn đã đưa ra giải pháp về tổ chức quản lý; giải pháp về thị trường; giải pháp về loại hình dịch vụ phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế tại công ty cổ phần giao nhận kho vận Mê Linhtuy nhiên chưa đi sâu vào quy trình

Nhìn chung, các nghiên cứu mới tập trung vào mảng nhân tố ảnh hưởng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hoặc giải pháp nâng cao hoạt động giao nhận cho doanh nghiệp mà chưa nghiên cứu nào đi sâu về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Do đó để làm mới vấn đề cũng như mong muốn giúp cho công ty hoàn thiện, nâng cao được hiệu quả hoạt động dịch vụ em đã chọn đề tài này nhằm làm rõ:

+ Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

+ Tìm hiểu ưu và nhược điểm còn tồn tại trong quản trị quy trình

+ Đưa ra các giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn vấn đề quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu của Công ty

Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về giao nhận hàng hóa và quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp

Nghiên cứu và làm rõ thực trạng quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam giai đoạn

2020 -2023 Và đề xuất một số giải pháp kiến nghị hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam.

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu đường biển của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam.

Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: nghiên cứu tại Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam

- Về thời gian: phân tích những dữ liệu trong giai đoạn 2020-2023

- Về nội dung: chủ yếu tập trung đánh giá, phân tích nhằm hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam.

Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp, để phục vụ nghiên cứu của mình em có tiến hành nghiên cứu và thu thập dữ liệu thứ cấp qua báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh cũng như các tài liệu về thủ tục trong quá trình hoạt động của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam

Nguồn dữ liệu bên ngoài như: các luận văn tốt nghiệp về đề tài liên quan, tài liệu, sách báo về giao nhận xuất nhập khẩu Tìm hiểu thông tin trên internet, các trang web về giao nhận như vietforwader.com, vietlogi.com…

1.6.2 Phương pháp xử lý số liệu Để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài sau khi thu thập số liệu, nhằm làm rõ mối tương quan giữa các số liệu em tiến hành phương pháp tổng hợp, phân tích so sánh giữa các số liệu Ngoài ra trong bài viết cũng sử dụng bảng biểu thống kê Qua đó có những phân tích đánh giá chính xác hơn.

Kết cấu khóa luận

Ngoài phần tóm lược, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo và kết luận, khóa luận gồm bốn chương:

Chương 1: Tổng quan của vấn để nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG MÁY MÓC TỪ THỊ TRƯỜNG ĐÀI LOAN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Khái quát hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận và người giao nhận

2.1.1.1 Khái niệm và vai trò của giao nhận

Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa cần phải được di chuyển đến nhiều nước khác nhau, từ nước người bán đến nước người mua Trong trường hợp đó người giao nhận (Forwarder Transitaire) là người tổ chức việc di chuyển hàng và thực hiện các thủ tục liên hệ đến việc vận chuyển

Theo quy tắc mẫu của FIATA (Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế) về dịch vụ giao nhận (Freight Forwwarding Service) là “bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và thu tiền hay những chứng từ liên quan đến hàng hóa Dịch vụ giao nhận bao gồm cả cả dịch vụ Logistics cùng với công nghệ thông tin hiện đại liên quan chặt chẽ đến quá trình vận tải, xếp dỡ hoặc lưu kho bãi và quản lý chuỗi cung ứng thực tế Những dịch vụ này có thể được cung cấp để đáp ứng với việc áp dụng linh hoạt các dịch vụ được cung cấp” Ta có thể hiểu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là dịch vụ trong đó người làm dịch vụ giao nhận (người trung gian) sẽ thay mặt người xuất khẩu đứng ra chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến nhận hàng, gom hàng, tổ chức giao hàng, thực hiện các thủ tục chứng từ có liên quan đến hàng hóa đó với các bên có liên quan cùng với các giấy tờ cần thiết khác và phải hoàn toàn có trách nhiệm với hàng hóa đó được giao tận tay chủ hàng Người trung gian chịu trách nhiệm tập hợp những nghiệp vụ, chứng từ giấy tờ có liên quan đến giao hàng trong quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ người gửi tới người nhận, do đó sẽ hoàn toàn phải chịu trách nhiệm từng quy trình từ khu nhận hàng từ người gửi, di chuyển hàng tới người nhận

Trong thời đại phát triển công nghệ hiện nay cho phép kết hợp các quy trình sản xuất, lưu kho hàng hóa, tiêu thụ hàng hóa với hoạt động vận tải có hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn Hơn nữa công nghệ thông tin cũng giúp người vận tải nâng cao chất lượng dịch vụ đối với người gửi hàng Dịch vụ giao nhận hàng hóa không chỉ đơn giản là việc nhận hàng ở cảng rồi chuyên chở đến cảng đích mà đã mở rộng dịch vụ giao hàng từ bất kì địa điểm nào tới người nhận theo thông tin ngày giờ địa điểm được yêu cầu Những người cung cấp dịch vụ tiếp vận không chỉ làm giao nhận mà còn đảm nhận mọi công việc ở tất cả các công đoạn nhằm giúp khách hàng tiết kiệm được chi phí đầu vào trong khâu dịch chuyển, lưu kho, lưu bãi, phân hàng hóa ở mức tối thiểu cho khách hàng để nâng cao lợi nhuận

Logistics ra đời và phát triển mạnh mẽ trong Thương mại quốc tế Dịch vụ Logistics là sự phát triển ở giai đoạn cao của các khâu dịch vụ kho vận Logistics là tổ chức chi tiết và thực hiện một hoạt động phức tạp Đối với kinh doanh, hậu cần là việc quản lý dòng chảy giữa điểm xuất phát và điểm tiêu thụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng hoặc doanh nghiệp Các tài nguyên được quản lý trong hậu cần có thể bao gồm hàng hóa hữu hình (vật liệu, thiết bị, …) hay thực phẩm và các mặt hàng tiêu hao khác Logistics của các mặt hàng thường liên qua đến việc tích hợp luồng thông tin, xử lý vật liệu, sản xuất, đóng gói, tồn kho, vận chuyển, kho bãi và thường là an ninh

Dịch vụ Logistics là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ khi hàng hóa còn trong kho của người gửi (người bán) cho đến lúc giao hàng đến địa chỉ kho cho người nhận cuối cùng (người mua) Nó bao gồm các hoạt động liên quan đến bốc xếp hàng hóa, đóng hàng vào container để chuyển hàng đi và dỡ hàng từ container di chuyển vào kho Liên quan đến kho bãi, dịch vụ bao gồm đóng gọi, chèn lót, đóng thùng gỗ đối với hàng dễ vỡ, cho thuê kho vận để chứa hàng và bảo quản hàng hóa trong kho cho tới khu hàng được vận chuyển để chứa hàng và bảo quản hàng hóa trong kho cho tới khi hàng được vận chuyển đi Đối với vận chuyển nội địa, dịch vụ bao gồm lấy hàng tại kho hoặc tại địa chỉ người yêu cầu rồi di chuyển hàng ra cảng để tiến hành lên tàu

Ngoài ra dịch vụ Logistics cũng nhận khai thuê Hải quan hàng hóa lên hệ thống điện tử để thông qua xuất nhập khẩu

Theo điều 223 Luật Thương Mại Việt Nam năm 2005 quy định, “Giao nhận hàng hóa là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hay nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi kí mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao” Vì vậy những hoạt động không thuộc danh sách liệt kê phía trên không được coi là hoạt động Logistics

Tóm lại, giao nhận hàng hóa là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của bên thứ ba khác

Ngày trước, mỗi doanh nghiệp, việc giao nhận chỉ là một khâu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của họ, công việc này chủ yếu là do bên giao hàng hoặc nhận hàng, hay người chuyên chở đảm nhận và thực hiện Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng của Thương mại quốc tế thì việc sản xuất hàng hóa và lưu thông hàng hóa cũng phát triển vượt bậc, cùng với đó là nhu cầu vận chuyển hàng hóa cũng tăng lên Điều này đã thúc đẩy và đòi hỏi hoạt động giao nhận cần được chuyên môn hóa và phát triển một cách đa dạng hơn, và khi đó hoạt động giao nhận hàng hóa đã chính thức được tách ra và trở thành một ngành hoàn toàn mới

Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng góp tích cực vào thành tự tăng trưởng, phát triển xã hội Tỷ trọng hoạt động giao nhận hàng hóa đóng góp vào GDP tăng dần theo các năm, bổ sung nguồn vốn cho nền kinh tế nước nhà Cùng với đó, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng là ngành nghề dịch vụ liên quan mật thiết tới hoạt động thương mại và vận tải quốc tế Đây chính là một loại hình dịch vụ thương mại không cần đầu tư quá nhiều vốn nhưng lại mang lại nguồn lợi tương đối chắc chắn và ổn định nếu biết khéo léo tổ chức và điều hành trên cơ sở tận dụng hệ thống cơ sở hạ tầng

Trong nền kinh tế Thương mại, dịch vụ giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa được lưu thông nhanh chóng, đảm bảo vấn đề an toàn và tiết kiệm mà không cần có sự hiện diện, tham gia của bên xuất khẩu và nhập khẩu trong quá trình tác nghiệp

Không những vậy, giao nhận hàng hóa tạo điều kiện cho các nhà xuất nhập khẩu có thể tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh của mình, tối ưu hóa cho phí xuất nhập khẩu để giảm giá hàng hóa Dịch vụ này cũng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được các khoản chi phí không cần thiết như chi phí xây dựng kho bãi, bến bãi nhờ việc sử dụng kho cảng bến bãi của người giao nhận

Giao nhận hàng hóa còn giúp giảm giá thành hàng hóa xuất nhập khẩu do doanh nghiệp không phải đầu tư nhiều vào cơ sở hạ tầng, phương tiện và trang thiết bị máy móc để vận chuyển hàng hóa của mình sang các thị trường khác Việc này cũng giúp doanh nghiệp giảm các chi phí phát sinh, xảy ra trong quá trình vận chuyển, lưu thông hàng hóa như chi phí vận tải, chi phí lưu thông, …

Cùng với đó, giao nhận hàng hóa còn là cầu nối giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm của mình vươn ra thế giới, mở rộng được thị trường, giúp doanh nghiệp phát triển không chỉ ở trong nước mà còn có thể phát triển ra toàn cầu

2.1.1.2 Khái niệm và vai trò của người giao nhận

Người giao nhận hay người kinh doanh dịch vụ giao nhận (Freight Forwarder/ Forwarder) có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

Bên cạnh đó, theo điều 164 Luật Thương Mại Việt Nam năm 2005: Người giao nhận là thương nhân có giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh về dịch vụ giao nhận hàng hóa

Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là quá trình tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc nhận hàng hóa nhập khẩu thông qua vận chuyển đường biển Quá trình này bao gồm các hoạt động từ khi hàng hóa được tải lên tàu tại cảng xuất khẩu cho đến khi hàng được giao đến cảng nhập khẩu và tiếp nhận bởi bên nhập khẩu

- Lập kế hoạch nhận hàng:

Xác định thời gian và tài nguyên cần thiết để tiếp nhận hàng hóa, bao gồm cả việc xác định cổng và khu vực nhận hàng phù hợp

- Thủ tục hải quan và giấy tờ:

Chuẩn bị và xác minh các tài liệu hải quan cần thiết để tiếp nhận hàng hóa, bao gồm hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn vận chuyển và các chứng từ khác liên quan đến quy trình nhập khẩu

Thực hiện kiểm tra hàng hóa khi được xác nhận nhận hàng, đảm bảo tính chính xác và trạng thái của hàng hóa như đã mô tả trong tài liệu

Tiến hành các hoạt động xử lý hàng hóa như di chuyển, phân loại và lưu trữ tạm thời trong kho để chuẩn bị cho quá trình giao nhận cuối cùng

- Bảo quản và an toàn: Đảm bảo các biện pháp bảo quản và an toàn được thực hiện đối với hàng hóa để ngăn chặn sự hỏng hóc, mất mát và tai nạn trong quá trình vận chuyển và xử lý

- Theo dõi và báo cáo:

Theo dõi quá trình tiếp nhận hàng hóa và tạo báo cáo về hiệu suất và chất lượng của quy trình, đồng thời thông báo về bất kỳ vấn đề nào cần sự can thiệp hoặc điều chỉnh

Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đòi hỏi sự điều phối cẩn thận và quản lý hiệu quả giữa các bên liên quan, bao gồm bên xuất khẩu, bên nhập khẩu, các công ty vận chuyển đường biển, nhà cung cấp dịch vụ cảng biển và cơ quan chức năng liên quan như hải quan và kiểm dịch

2.2.2 Vai trò của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và thành công của quá trình nhập khẩu Dưới đây là một số vai trò quan trọng của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển:

1 Quản lý tài chính: Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đảm bảo sự quản lý tài chính hiệu quả trong việc thanh toán các chi phí liên quan đến vận chuyển, hải quan và các dịch vụ liên quan khác Điều này bao gồm việc kiểm soát chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, phí lưu trữ và các khoản phí khác

2 Quản lý rủi ro: Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển giúp xác định và quản lý các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa Điều này bao gồm việc đảm bảo an toàn và bảo vệ hàng hóa khỏi thiệt hại, mất mát, hoặc gian lận trong quá trình vận chuyển

3 Điều phối và quản lý chuỗi cung ứng: Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đảm bảo sự điều phối và quản lý hiệu quả trong chuỗi cung ứng hàng hóa Điều này bao gồm việc đảm bảo thời gian giao hàng thông qua việc điều phối vận chuyển, lưu trữ và phân phối hàng hóa một cách liên tục và hiệu quả

4 Tuân thủ quy định pháp lý: Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đảm bảo tuân thủ các quy định và quy định pháp lý liên quan đến nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa Điều này bao gồm việc thực hiện các thủ tục hải quan, khai báo hàng hóa, thanh toán thuế và các yêu cầu liên quan khác để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các vấn đề pháp lý

5 Giám sát và đánh giá hiệu suất: Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển giúp giám sát và đánh giá hiệu suất của quá trình nhập khẩu Điều này bao gồm việc theo dõi và đánh giá các chỉ số hiệu suất như thời gian vận chuyển, chi phí, chất lượng hàng hóa và hài lòng của khách hàng, từ đó tìm hiểu và áp dụng các cải tiến để nâng cao hiệu suất và hiệu quả của quá trình nhập khẩu

Tổ chức và quản lý quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đòi hỏi sự chủ động, điều phối và quản lý cẩn thận của các bên liên quan, bao gồm bên xuất khẩu, bên nhập khẩu, công ty vận chuyển, cơ quan chức năng liên quan và các bên liên quan khác trong chuỗi cung ứng

2.2.3 Nội dung của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.2.3.1 Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Sau khi ký kết được hợp đồng nhập khẩu, các nhân viên kinh doanh XNK cần tiến hành công việc đầu tiên đó là lập kế hoạch thực hiện nhận hàng nhập khẩu bao gồm các công việc cần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức thực hiện, phân bố nguồn lực cho các công việc Thông thường kế hoạch thực hiện kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bao gồm: kế hoạch thuê phương tiện vận tải, kế hoạch mua bảo hiểm cho hàng hóa, kế hoạch làm thủ tục hải quan, kế hoạch nhận hàng và kiểm tra hàng nhập khẩu, kế hoạch thanh toán…

Kế hoạch sau khi được lập ra sẽ được trình lên cấp lãnh đạo để xem xét, bổ sung và phê duyệt trước khi đi vào thực hiện

2.4.1.2 Nội dung kế hoạch giao nhận hàng hóa nhập khẩu: a Xin giấy phép nhập khẩu

Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Môi trường chính trị - xã hội không chỉ ảnh hưởng đến sự phát triển của quốc gia đó mà nó còn là yếu tố ảnh hưởng đến các quốc gia khác Sự ổn định về chính trị

- xã hội của mỗi quốc gia tạo điều kiện thuận lợi cho thương nhân nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó

Mỗi quốc gia đều sẽ có những yêu cầu khác nhau về điều kiện sử dụng vùng biển của mỗi quốc gia đó Các công ty và hãng tàu cần tuân thủ và đảm bảo tuyệt đối các yêu cầu của quốc gia để tránh làm mất thời gian cũng như đảm bảo tính an toàn cho chuyền tàu

Những biến động trong môi trường xã hội, chính trị của mỗi quốc gia có sự ảnh hưởng lớn lên hoạt động giao nhận hàng xuất – nhập khẩu Nếu nơi gửi hàng thuộc quốc gia đang xảy ra xung đột vũ trang thì sẽ không thể tiến hành giao hàng và nhận hàng,…

Hoạt động giao nhận hàng hóa không chỉ trong phạm vi một quốc gia mà còn liên quan đến nhiều các quốc trên thế giới, nên môi trường luật pháp ở đây không chỉ là môi trường pháp luật của một quốc gia (nơi gửi hàng hóa đi) mà của cả quốc gia khác (nơi hàng hóa được đi qua và hàng hóa đến)

Các bộ luật, Công ước quốc tế không chỉ quy định về nguyên tắc, phạm vi hoạt động mà còn quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ của những doanh nghiệp nằm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa Vì vậy, mọi sự thay đổi đều có sự ảnh hưởng đến việc thúc đẩy hoặc hạn chế trong hoạt động giao nhận hàng hóa

Một hệ thống pháp luật hoàn thiện, không thiên vị, rõ ràng, nhất quán tạo cơ sở hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu diễn ra thuận lợi, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận được cạnh tranh bình đẳng Mức độ hoàn thiện, sự thay đổi và thực thi pháp luật trong nền kinh tế có ảnh hưởng lớn đến việc hoạch định, và tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Sự phát triển ngày càng mạnh mẽ về công nghệ đã góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của các công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận, đem lại hiệu quả về năng suất của các phương tiện vận tải, giảm các chi phí khai thác,… Việc thực hiện những thay đổi các thiết kế của khoang tàu, việc sử dụng những vật liệu tiên tiến, áp dụng những công nghệ tin học hiện đại vào quá trình chế tạo tàu biển đã đem lại rất nhiều lợi ích và có những tác động tiêu cực đối với ngành dịch vụ giao nhận và vận tải nói chung

Yếu tố thời tiết luôn có những ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đến tất cả các hoạt động thuộc bất kì lĩnh vực nào và ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa cũng không ngoại lệ Trong điều kiện thời tiết xấu sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc giao nhận hàng hóa bằng đường biển, ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển, thời gian giao hàng, vận chuyển hàng, tốc độ vận chuyển hàng và hàng hóa được vận chuyển,… điều này gây ra thiệt hại rất lớn và phát sinh những vấn đề về tài chính, tranh chấp giữa các bên có liên quan Khi gặp thời tiết xấu thì các hãng tàu cần phải thay đổi lịch trình của tàu, đặc biệt là trong quá trình di chuyển, đặc biệt là trong quá trình di chuyển nếu tàu gặp phải tình trạng thời tiết xấu, đâm phải đá ngầm,… thì có thể ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng, thời gian giao nhận hàng, có thể gây thiệt hại về người và của, hoặc làm chậm trễ thời gian giao hàng gây thiệt hại về kinh tế cho các bên liên quan Chính vì vậy để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển cần xem xét, dự báo, dự phòng các phương án ảnh hưởng của tự nhiên

Các yếu tố về cơ sở vật chất kĩ thuật

Cơ sở vật chất kĩ thuật là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng dường biển Cơ sở vật chất kĩ thuật bao gôm hệ thống giao thông vận tải, hệ thống cảng biển, tàu biển, trang thiết bị khai thác hàng hóa và hệ thống thông tin liên lạc Các nhân tố này sẽ làm tăng cường hoặc hạn chế các hoặt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận, để giao được hàng đến kho của chủ hàng thì giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển phải kết hợp với các phương thức vận tải khác như đường bộ, đường thủy nội địa và đường sắt Tuy nhiên hiện nay cơ sở hạ tầng của Việt Nam còn nhiều hạn chế, phát triển không đồng đều, có những cầu không chịu được trọng tải lớn, đặc biệt là các loại hàng siêu trường, siêu trọng Các cửa khẩu lớn xuất hiện tình trạng tắc nghẽn, điều này ảnh hưởng xấu đến quá trình giao nhận hàng hóa tại thị trường Việt Nam Chính vì vậy để nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận thì cơ sở hạ tầng cần được đảm bảo, nâng cấp, nếu điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật kém sẽ dẫn đến sự chờ đợi làm tăng thời gian vận chuyển, thời gian giao hàng, và tăng chi phí phát sinh

Việc khách hàng vận chuyển mặt hàng nào, khối lượng bao nhiêu, địa điểm ở đâu, thời gian giao nhận hàng trong hợp đồng, … tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình giao nhận của doanh nghiệp Trong nhiều trường hợp, mặc dù thống nhất thời gian giao nhận hàng, khối lượng, yêu cầu bảo quản, loại hàng, … nhưng do những lý do khác nhau mà khách hàng có thể thay đổi một số điều khoản của hợp đồng, dẫn đến phải thay đổi kế hoạch ban đầu Điều này không những làm tăng thêm thời gian giao hàng mà còn làm tăng thêm chi phí gây khó khăn cho bên giao nhận Đặc điểm hàng hóa

Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm riêng nên yêu cầu về thời gian vận chuyển, điều kiện bảo quản của từng loại hàng hóa cũng khác nhau Dựa vào những đặc điểm này, việc quy định cách bao gói, xếp dỡ hàng hóa đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng là cần thiết Việc này sẽ đảm bảo chất lượng của hàng hóa trong suốt quá trình giao nhận và chuyên chở

Bên cạnh đó, các loại hàng hóa cũng khác nhau sẽ đòi hỏi những loại chứng từ khác nhau để chứng nhận về chất lượng, phẩm chất của chúng Tùy theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc theo bộ chứng từ thanh toán mà người giao nhận sẽ phải chuẩn bị các loại chứng từ phù hợp Tùy vào loại hàng hóa và đặc tính của nó để đưa ra những phương án vận chuyển và bảo quản đúng cách, tránh làm hư hỏng hay đổ vỡ, biến dạng hàng hóa

Mức độ cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận ngày càng trở lên gay gắt vì các doanh nghiệp tham gia vào thị trường này không cần vốn đầu tư lớn nhưng lợi nhuận đem lại cao Chính vì vậy để có thể trụ lại và phát triển trong ngành dịch vụ này các doanh nghiệp cần phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín của mình

Chiến lược kinh doanh là mục tiêu hoạt động dài hạn của công ty Việc đưa ra những chiến lược kinh doanh đúng dắn, sáng suốt, bắt kịp thị trường sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển ổn định và bền vững hơn Ngược lại, nếu chiến lược không đúng đắn, nóng vội sẽ là cho doanh nghiệp bị tụt lại phía sau, không thu được lợi nhuận thậm chí thua lỗ

Mức độ uy tín của công ty

Mức độ uy tín của công ty được thể hiện ở niềm tin của khách hàng đối với công ty, thể hiện ở tần suất khách hàng quay trở lại sử dụng dịch vụ mà công ty cung cấp Công ty có dịch vụ giao nhận tốt thì sẽ thu hút được nhiều Khách hàng mới và luôn duy trì được lượng khách hàng cũ đã sử dụng dich vụ của mình Vì vậy mức độ uy tín của công ty là yếu tố quan trọng đóng góp vào sự thanh công của công ty

Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG MÁY MÓC TỪ THỊ TRƯỜNG ĐÀI LOAN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ IBF VIỆT NAM

Giới thiệu về công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam

3.1.1 Giới thiệu chung về công ty

 Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH giải pháp công nghệ IBF Việt Nam

 Tên giao dịch: Viet Nam IBF TECHNOLOGY SOLUTIONS COMPANY LIMITED

 Địa chỉ: 124 Phùng Khoang – Trung Văn – Nam Từ Liêm – Hà Nội

 Giấy phép đăng ký kinh doanh số : 0106584612 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp 26/6/2014

 Tài khoản số : 21510001463221 tại Ngân hàng BIDV chi nhánh Cầu Giấy

 Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh theo hình thức : Công ty TNHH và hoạt động theo Luật doanh nghiệp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty a Quá trình thành lập:

Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin Đất Việt được thành lập ngày 26 tháng 6 năm 2014 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0106584612, với chức năng cung cấp các thiết bị tin học, điện, điện tử, giải pháp toàn diện cho ngành công nghệ thông tin, đào tạo và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, sản xuất phần mềm tin học Nhờ số lượng nhân viên có trình độ kỹ thuật cao, đầy nhiệt huyết và tinh thần phục vụ tận tình hiệu quả, IBF Việt Nam đã thiết lập được cơ sở hạ tầng vững chắc để phát triển b Quá trình phát triển:

Ngày đầu thành lập, Đất Việt chỉ có 05 người làm việc trong một cửa hàng diện tích lớn hơn 60m2 Sau hơn 3 năm hoạt động, hiện nay quy mô công ty tăng lên với gần 40 nhân viên và 2 địa điểm kinh doanh có diện tích gần 200m2 Gắn liền quá trình hoạt động phát triển của IBF Việt Nam là những sự kiện và chính sách kinh doanh mang tính đột phá trong lĩnh vực kinh doanh các giải pháp công nghệ thông tin và chính sách kinh doanh "bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng", chính sách bảo hành "1 đổi 1 trong vòng 6 tháng" Qua đó, IBF Việt Nam luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện về mọi mặt một cách bền vững so với các công ty kinh doanh cùng lĩnh vực trên cùng địa bàn hoạt động Khách hàng luôn tin tưởng IBF Việt Nam bởi các chính sách, cam kết, dịch vụ mà rất nhiều công ty giải pháp công nghệ khác không làm được

Từ khi thành lập đến nay với sự năng động và nhiệt tình của Ban Giám đốc và đội ngũ nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết đã giúp công ty trở thành địa chỉ tin cậy của khách hàng trong lĩnh vực công nghệ thông tin Điều đó đã chứng minh bằng các dự án lớn của công ty đã tham gia đảm nhiệm Trải qua quá trình hình thành và phát triển, IBF Việt Nam đã vượt qua các giai đoạn khó khăn và liên tục phát triển vững vàng và đáng tin cậy của khách hàng là một địa chỉ quen thuộc cung cấp,chuyển giao và đào tạo các giải pháp công nghệ trong giáo dục với các trường Tiểu học trong khu vực thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận

Công ty đã và đang phát triển lớn mạnh cùng các mối quan hệ bền vững, tạo dựng độ tin cậy hiệu quả với các đối tượng khách hàng IBF Việt Nam đã khẳng định được thương hiệu là nơi cung cấp các giải pháp công nghệ bao gồm: Camera, Laptop,Bảng tương tác công nghệ thông tin áp dụng trong ngành giáo dục, Máy chiếu, Wifi, Phần mềm giáo dục,

Hiện nay công ty TNHH giải pháp công nghệ IBF Việt Nam đang kinh doanh đa ngành nghề bao gồm:

STT Tên ngành Mã ngành

1 Lập trình máy vi tính 62010

2 Sản xuất linh kiện điện tử 26100

3 Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào đâu 7490

4 Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh 4741

5 Bán lẻ thiết bị nghe nhìn trong các cửa hàng chuyên doanh 47420

6 Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh 47610

7 Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp 82110

8 Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác 8219

9 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu 82990

11 Giáo dục khác chưa được phân vào đâu 85590

12 Dịch vụ hỗ trợ giáo dục 85600

13 Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí 90000

14 Hoạt động vui chơi giải trí khác chưa được phân vào đâu 93290

16 Dịch vụ liên quan đến in 18120

17 Sao chép bản ghi các loại 18200

18 Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận 73200

20 Hoạt động tư vấn quản lý 70200

21 Sản xuất máy vi tính và thiết bị ngoại vi của máy vi tính 26200

22 Sản xuất thiết bị truyền thông 26300

23 Sản xuất sản phẩm điện tử dân dụng 26400

24 Sản xuất máy móc và thiết bị văn phòng (trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi của máy vi tính) 28170

25 Đại lý, môi giới, đấu giá 4610

26 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình 4649

27 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm 46510

28 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông 46520

29 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 4659

31 Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính 62020

32 Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính 62090

33 Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan 63110

35 Hoạt động hỗ trợ dịch vụ tài chính chưa được phân vào đâu 66190

36 Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác 7730

Với vị thế của một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và cung cấp các phần mềm và thiết bị giáo dục, Công ty TNHH Giái pháp Công nghệ IBF Việt Nam đang tập trung vào hoạt động kinh doanh và phân phối nội địa các sản phẩm thiết bị phục vụ cho ngành giáo dục

3.1.4 Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của công ty

Bảng 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban

-Hoạt động kinh doanh và các công việc khác của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của Ban Giám đốc Ban Giám đốc có trách nhiệm định hướng chiến lược phát triển và phương án đầu tư của Công ty trên cơ sở các định hướng đã được Hội đồng cổ đông thông qua, thông qua việc hoạch định các chính sách, ra nghị quyết cho từng thời kỳ phù họp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty

- Là người đại diện tư cách pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và trước pháp luật về điều hành mọi hoạt động của công ty.Có quyền kí nhận vốn (kể cả nợ), đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác để quản lí và sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ của Ban Giám đốc giao

- Đây là phòng có chức năng vô cùng quan trọng giúp Ban Giám đốc tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và tổ chức hạch toán kinh tế trong toàn bộ công ty theo chế độ chính sách, điều lệ của các tổ chức Tài chính kế toán, pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước và những quy định cụ thể của Tổng công ty về quản lý kinh tế tài chính Cụ thể là thực hiện các nhiệm vụ kế toán của doanh nghiệp và cung cấp các số liệu cần thiết cho Ban Giám đốc cũng như các bộ phận kinh doanh để phân tích kịp thời và đưa ra những quyết định đúng đắn trong kinh doanh

Phòng kinh doanh Phòng dự án Phòng kế toán Phòng kĩ thuật

- Lên kế hoạch dự án của công ty về công nghệ thông tin trong các tỉnh Miền Bắc

- Tư vấn triển khai các dự án

- Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của Phòng từng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt

- Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ

- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành

- Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành phân công

 Lĩnh vực Quan hệ khách hàng

- Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu & các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng để trình Tổng giám đốc phê duyệt

- Đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng, trình Tổng giám đốc và thực hiện theo chính sách được phê duyệt

- Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình Tổng giám đốc phê duyệt định kỳ và thực hiện tổ chức triển khai bán các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhằm đạt mục tiêu đã được phê duyệt Tuân thủ các quy định của Công ty trong công tác đề xuất các chính sách cho khác hàng khi cung cấp các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhiệm vụ

- Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của Công ty

- Tìm kiếm khách hàng thực hiện đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết theo kế hoạch và chiến lược phát triển của Công ty

- Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng Chăm sóc khách hàng theo chính sách của Công ty

- Thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định Đầu mối về việc thu nhập, quản lý thông tin khách hàng để phục vụ cho công tác đánh giá xếp hạng khách hàng, thẩm định và tái thẩm định các hồ sơ khách hàng

 Lĩnh vực Tư vấn Tài chính và Phát triển sản phẩm

- Định kỳ thu thập và phân tích thông tin ngành, nhu cầu của thị trường nhằm tham mưu cho Ban điều hành định hướng, định vị thị trường, định vị sản phẩm thỏa mãn nhu cầu thị trường

Hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt

3.2.1 Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam giai đoạn 2020-2023

Bảng 3.5 BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH HỢP NHẤT Năm 2020:

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ

Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ

Doanh thu hoạt động tài chính 21 213,837,960

Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 4,690,344,

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 839,827,339

Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành

Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp

Chỉ tiêu Mã số Thuyết

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ

6 Doanh thu hoạt động tài chính

9 Chi phí quản lý doanh nghiệp

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế

15 Chi phí thuế TNDN hiện hành

17 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp

Chỉ tiêu Mã số Thuyết

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ

6 Doanh thu hoạt động tài chính

9 Chi phí quản lý doanh nghiệp

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế

15 Chi phí thuế TNDN hiện hành

17 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 15.504.395.619

2 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 0

3 Doanh thu tuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10-02) 10 15.504.395.619

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 1.081.700.278

6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 207.598

- Trong đó chi phí lãi vay 23 88.006.896

8 Chi phí quản lý kinh doanh 24 1.004.524.624

9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế

15 Lợi nhuận sau thuế TNDN 60 -

(Nguồn: Bộ phận kế toán cung cấp dữ liệu)

Theo bảng cáo tài chính trên về hoạt động kinh doanh hợp nhất, đã có sự tăng trưởng về doanh thu so với năm trước, đây có thể là một dấu hiệu tích cực về hoạt động kinh doanh Lợi nhuận gộp cũng tăng, cho thấy Công ty có khả năng quản lý giá thành và biên lợi nhuận tốt

Nhìn vào tổng doanh thu, từ năm 2020 – 2022 thấy rằng doanh thu có sự tăng trưởng đều đặn qua các năm Tổng doanh thu cao nhất là năm 2022 với 18,004 tỷ đồng, thấp nhất là năm 2020 với khoảng 16,19 tỷ đồng Từ năm 2020 đến năm

2022, doanh thu tăng 0,86 tỷ đồng, tốc độ tăng trưởng giảm hơn so với cùng kỳ năm

2020 – 2022 Trong thời gian gian này, dịch bệnh nhiều khiến đồng thời công việc bị gián đoạn đoạn bởi một số hoạt động nâng cao cơ sở vật chất, hoạt động thương mại quốc tế phá triển chậm, cónhiều vấn đề nên mức độ trưởng có phần sụt giảm

Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế qua cảng là dịch vụ mũi nhọn được công ty chú trọng đẩy mạnh đầu tư phát triển Công Ty TNHH Giải pháp Công Nghệ IBF Việt Nam là đại lý vận chuyển lâu năm của DHL, FeDex, UPS,… và luôn nhận được giá cước tranh trực tiếp từ cảng

3.2.2 Hoạt động nhập khẩu hàng hóa của công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam giai đoạn 2020-2023

Bảng 3.6 Tình hình kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng giai đoạn 2020-9/2023 Đơn vị tính: Ngàn USD, % Năm 2020 2021 2022 2020/2021

Tương đối Tổng 151 265 242 114 75,5 -23 -8,68 -16 -7,82 Camera 40,4 45,7 46,7 5,3 13,0 1,0 2,3 2,3 14,0 Máy chiếu

(Nguồn: Bộ phận kế toán cung cấp dữ liệu)

Kim ngạch nhập khẩu hàng năm chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu, thường chiếm khoảng 99% trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu và nhập khẩu có xu hướng gia tăng hàng năm từ 151 ngàn USD năm 2020 chiếm 99,7% lên 265 ngàn USD năm 2021 chiếm 99,5%; 242 ngàn USD năm 2022 chiếm 99,75% giảm 8,68% so với năm trước do ảnh hưởng từ COVID 19 Sản phẩm máy chiếu thường chiếm trên 2/3 tổng kim ngạch nhập khẩu

Trong đó tỷ trọng máy chiếu so với tổng giá trị nhập của toàn công ty và tỷ trọng ngày càng giảm trong khi tỷ trọng giá trị nhập khẩu camera so với máy chiếu ngày càng tăng Camera tăng liên tục, trong 3 năm qua tốc độ tăng trung bình 3,1%/năm Và tỷ trọng so với tổng giá trị là 46,7% Hơn nữa trên thị trường doanh nghiệp nhập loại này chưa nhiều, mối lợi lớn, khả năng có thể và công ty đã nhanh chóng nhập về, được khách hàng chấp nhận Lựa chọn mặt hàng kinh doanh là bước đầu tiên trong việc tiến hành kinh doanh nhập khẩu Không nên quá tập trung vào chỉ một mặt hàng, cần phải luôn duy trì sản phẩm, danh tiếng của mình trên thị trường, có nghĩa là phải mở rộng mặt hàng kinh doanh và chất lượng sản phẩm cần hết sức chú trọng, nó là cái quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp Công ty TNHH IBF Việt Nam đã nhanh chóng xác định được xu hướng của thị trường và sản phẩm, đưa ra kế hoạch nhập khẩu cho hợp lý thông qua xác định bằng tỷ trọng, điều này khẳng định đó chính là sự nhanh nhạy của những người điều hành và nghiên cứu thị trường

3.2.3 Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường Đơn vị tính: Ngàn USD Bảng 3.7 Số liệu các thị trường nhập khẩu hàng hóa máy móc của công ty

(Nguồn: Bộ phận kế toán cung cấp dữ liệu)

Thị trường nhập khẩu của công ty chủ yếu ở các nước Đài Loan, Trung Quốc, Sigapore, Italia, trong đó nhập khẩu ở thị trường Đài Loan và Trung Quốc chiếm tỷ trọng cao nhất Thị trường Đài Loan chiếm tỷ trọng 47,3% năm 2020, 58,49% và 58,26% vào năm 2021 Tiếp theo là thị trường Trung Quốc, thị trường Đài Loan và Trung Quốc chủ yếu nhập nhãn hàng SUNDT Còn ở thị trường Singapore và Italia tỷ trọng nhập hàng ở thị trường này ít hơn với tỷ trọng nhập khẩu dưới 15%/ năm.

Thực trạng quy trình nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường Đài Loan bằng đường biển của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam

3.3.1 Lập kế hoạch quy trình nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường Đài Loan bằng đường biển của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam

3.3.1.1 Căn cứ lập kế hoạch

Công ty TNHH IBF Việt Nam là công ty giao nhận, bộ phận sale phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng cho công ty Đây là bước quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu và lợi nhuận của bộ phận giao nhận nói riêng và toàn công ty nói chung Chính vì vậy mà nhân viên sale được coi là linh hồn của công ty, việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng với sản lượng ổn định là vô cùng quan trọng

Công ty và khách hàng liên hệ với nhau, nhân viên của công ty TNHH IBF Việt Nam sẽ báo giá làm các thủ tục hợp đồng rồi công ty cử nhân viên giao nhận đến làm việc trực tiếp với khách hàng

Từ năm 2021 đến 2023, theo thống kê của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu công ty TNHH IBF Việt Nam, số lượng hợp đồng kí kết giữa công ty và doanh nghiệp nhập khẩu ngày càng tăng, mức tăng từ 528 lên đến con số 893 hợp đồng được kí kết Trong đó, tỷ lệ kí kết với doanh nghiệp vừa và nhỏ ở mức cao khoảng 80% Tuy rằng số lượng chào hàng không lớn (khoảng 1500), tuy nhiên lượt kí kết thành công lại rất cao có thể thấy việc quảng bá của công ty khá tốt Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban đẫ giúp cho việc triển khai bước đầu được diễn ra suôn sẻ

3.3.1.2 Nội dung lập kế hoạch nhận hàng

Sau khi chuẩn bị các kế hoạch cần thiết được trưởng phòng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua, các bước tiếp theo mà nhân viên giao nhận của công ty TNHH IBF Việt Nam thực hiện như sau: a Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Xem xét mặt hàng mà công ty nhận hàng nhập khẩu có nằm trong mục phải có giấy phép nhập khẩu hay không Từ đó xin giấy phép, lâu nhất trong thời gian 3 ngày Nhân viên công ty với các nghiệp vụ cao, các thủ tục hành chính rườm rà được giảm bớt, cải thiện giúp cho việc chuẩn bị chứng từ ngày một nhanh chóng hơn b Mở L/C

Nhân viên của ông ty công ty TNHH IBF Việt Nam nếu được yêu cầu sẽ lên ngân hàng thay mặt người xuất khẩu để mở L/C Để mở L/C cần có:

- Giấy đăng kí kinh doanh

- Quyết định thành lập công ty

- Quyết định bổ nhiệm giảm đốc và kế toán trưởng Ở mục này, do chứng từ phần lớn bằng tiếng anh, nên nhân viên công ty còn nhiều sai sót, đặc biệt là đối với các loại hàng hóa lạ lẫm c Làm thủ tục hải quan

Việc làm thủ tục Hải quan ở Việt Nam luôn được xem là phức tạp Ý thức được điều này, công ty luôn cố gắng thực hiện việc khai báo hải quan một cách đầy đủ và cẩn thận nhất Việc chuẩn bị hồ sơ hải quan đóng vai trò rất quan trọng trong việc làm thủ tục thông quan hàng hoá

Công ty TNHH IBF Việt Nam sẽ khai báo hải quan thực hiện thay mặt khách hàng Sau khi nhận được hồ sơ khách hàng bao gồm: Vận đơn đường biển(B/L); Hóa đơn thương mại(CI), Phiếu đóng gói hàng hóa (PL), Hợp đồng mua bán (SC), Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO) và các chứng từ liên quan khác thì nhân viên phòng khai thuế hải quan của công ty sẽ thực hiện khai báo hải quan, quy trình này diễn ra như sau:

Quy trình thủ tục hải quan

 Nhân viên chứng từ của công ty tiến hành lập tờ khai hải quan điện tử (thực hiện trên phần mềm ECUS5), khai đầy đủ thông tin trên tờ khai yêu cầu Khi có số tiếp nhận của hệ thống hải quan trả về thì xem như đã xong bước gửi tờ khai điện tử Đợi kết quả phân luồng hàng hóa

- Nếu nhận được yêu cầu sửa đổi, bổ sung các nội dung khai báo thì nhân viên công ty cần kiểm tra lại thông tin đã nhập xem đã đúng chưa, sau khi điều chỉnh, nhân viên chứng từ gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới

- Nếu khai báo thành công, công ty sẽ được cấp số tờ khai

 Khi có số tờ khai, nhân viên chứng từ chờ kết quả phân luồng tờ khai

- Nếu hàng hóa thuộc luồng xanh: hàng hóa được thông quan ngay, thủ tục và thời gian nhanh chóng

- Hàng hóa thuộc luồng vàng: công ty phải xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan kiểm tra, tính thuế

- Hàng hóa thuộc luồng đỏ: công ty cần xuất trình cả bộ hồ sơ và hàng hóa thực tế để hải quan kiểm tra

 Nhân viên công ty sẽ nộp thuế, lệ phí (nếu có) cho cán bộ hải quan

 Thông quan hàng nhập khẩu

Việc hoàn tất thủ tục hải quan của công ty đạt mức tương đối, việc chuẩn bị hồ sơ hải quan xảy ra tình trạng sai sót chủ yếu do sự thiếu trách nhiệm và tỉ mỉ của cán bộ phòng XNK khi thực hiện, nhất là với các chứng từ như Bản kê chi tiết hàng hoá, tờ khai giá trị hàng nhập khẩu … Trong một số trường hợp, do các đối tác nhập khẩu chậm gửi các tài liệu như giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, vận đơn, các tài liệu đi kèm với hàng hoá, nên công ty không thể nhanh chóng thực hiện thủ tục thông quan cho hàng hoá

Công ty thường khai báo và làm thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng và cảng nội địa ICD Mỹ Đình

Với kinh nghiệm hoạt động nhiều năm cũng như nguồn nhân lực giàu kinh nghiệm, luôn học hỏi đổi mới, trau dồi kiến thức nghiệp vụ quy trình này được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi cho các bước nhận hàng về sau c Nhận và kiểm tra hàng hóa

Khi nhận được thông báo hàng đã về cảng (chủ yếu cảng nhận là cảng Hải Phòng), nhân viên XNK của công ty sẽ chuẩn bị các công tác cần thiết để có thể nhận hàng Bao gồm các nội dung chuẩn bị chứng từ đi nhận hàng, ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan vận tải ở cảng, tiến hành nhận hàng

Khi kiểm hóa, nhân viên giao nhận có trách nhiệm mở hàng, giải trình để hải quan kiểm tra xem hàng có phù hợp với tờ khai và bộ chứng từ không Đồng thời, phải theo sát và giải thích tường tận về tên gọi, xuất xứ, công dụng, chất liệu… tránh xảy ra hiểu lầm gây khó khăn cho việc giải phóng hàng Sau khi kiểm hóa, cán bộ hải quan sẽ xác nhận “Đã hoàn thành thủ tục hải quan”, khi đó, công ty TNHH IBF Việt Nam sẽ được đem hàng ra khỏi cảng và vận chuyển tới địa điểm giao hàng cho người nhận hàng Đem D/O đến phòng điều độ để đổi lấy “Phiếu vận chuyển container” gồm 4 liên, màu khác nhau nhưng có giá trị như nhau Đồng thời thông báo cho nhân viên phòng điều độ biết số xe nào sẽ vận chuyển container nào để nhân viên điều độ ghi cụ thể từng số xe ứng với từng container trên “giấy nhận chuyển container” (mỗi container sẽ có 1 giấy vận

3.3.2 Tổ chức quy trình nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường Đài Loan bằng đường biển của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam

3.3.2.1 Quy trình nhận hàng rời

Các sản phẩm hàng rời được công ty TNHH IBF Việt Nam chuyên chở là các trang thiết bị máy móc

HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG MÁY MÓC TỪ THỊ TRƯỜNG ĐÀI LOAN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ IBF VIỆT NAM

Định hướng phát triển về quản trị quy trình nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường Đài Loan bằng đường biển của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam

4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của hoạt động nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường Đài Loan bằng đường biển của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam

Việt Nam đã đạt được tăng trưởng kinh tế ổn định trong nhiều năm qua. Ngàng Logistics đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng của mình đối với các nền kinh tế trên thế giới nói chung cũng như đối với các doanh nghiệp cá nhân nói riêng Logistics chính là cầu nối giữa thị trường và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Cùng với việc Việt Nam đã ký kết nhiều hiệp định thương mại tự do và tham gia vào các khối kinh tế vùng, điều này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu Việc mở cửa thị trường và hội nhập kinh tế sẽ tạo ra cơ hội để nhập khẩu hàng máy móc từ các quốc gia khác với giá cạnh tranh và chất lượng tốt

4.1.2 Định hướng phát triển quy trình nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường Đài Loan bằng đường biển của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam

Theo Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA), tốc độ phát triển của ngành Logistics tại Việt Nam những năm gần đây đạt khoảng 14% - 16%, có quy mô khoảng 40 - 42 tỷ USD/năm Sự phát triển vượt bậc này giúp củng cố cho công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam đặt ra những mục tiêu phát triển cao hơn trong tương lai

Mục tiêu trước mắt của công ty vẫn là cung cấp dịch vụ chất lượng cao, duy trì những chiến lược đang được áp dụng, nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, tạo uy tín với khách hàng và đối tác, tạo sự tin tưởng, giữ mối quan hệ với các công ty, đại lý và khách hàng

Mục tiêu lâu dài (đến năm 2025), đẩy mạnh hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển ra nhiều trên phạm vi rộng hơn, ngoài những khu vực cảng quen thuộc như tại Đà Nẵng, Hải Phòng Ngoài ra, tìm kiếm mở rộng mục tiêu khách hàng tại các thị trường lớn khác ngoài thị trường Đài Loan… Đưa nhận hàng nhập khẩu trở thành lĩnh vực kinh doanh mũi nhọn của công ty Từ đó đấy mạnh doanh thu bằng lĩnh vực nhận hàng đường biển Để chuẩn bị cho những mục tiêu đặt ra, công ty đã đưa ra những nhiệm vụ cần hoàn thành:

- Kế hoạch đầu tư vào nguồn nhân lực để đảm bảo cạnh tranh thắng lợi và cung cấp dịch vụ có hàm lượng chất xám cao hơn Đào tạo và chuyên môn hóa lực lượng lo thủ tục Hải quan trong các công ty giao nhận quốc tế Xây dựng kế hoạch, cử người đi tham quan, học hỏi ở nước ngoài, có chính sách đãi ngộ tốt và xứng đáng với các nhân viên giỏi chuyên môn, kỹ thuật Đào tạo và tái đào tạo nguồn lực hiện có, thu hút lao động từ xã hội có trình độ đại học, cao đẳng chuyên ngành liên quan, am tường ngoại ngữ, có kiến thức địa lý, ngoại thương, cập nhật thường xuyên kỹ thuật mới trong nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế

- Củng cố, tăng cường cải tiến cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác chuyên chở, giao nhận hàng hóa Nâng cao chất lượng và độ an toàn nhận hàng hóa trên tất cả các loại hình vận tải của công ty

- Thúc đẩy mạnh mẽ chiến lược marketing, nâng cao khả năng hiểu biết về công ty của khách hàng Với chiến lược chính vẫn là chất lượng là hàng đầu, chiến lược giá cả hợp lý và cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng để tạo tính cạnh tranh thu hút khách hàng mới tham gia.

Đề xuất giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quy trình nhập khẩu hàng máy móc từ thị trường Đài Loan bằng đường biển của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ IBF Việt Nam

 Những giải pháp đối với phía công ty

- Hiện đại hóa ứng dụng công nghệ:

Từng bước hiện đại hóa hoạt động quản trị kết hợp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển theo hướng phù hợp với kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhờ đó mà sự phối hợp giữa các bước trong quy trình được thực hiện trơn tru, đồng bộ giảm tính rời rạc, bất hợp lý Muốn thực hiện được điều này, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của công ty là rất cần thiết nó giúp tất cả các hoạt động của công ty đực lên kế hoạch thực hiện và kiểm soát một cách khoa học Hiện nay các phần mềm quản lý phương tiện vận tải từ xa đã ra đời như hệ thống quản lý vận tải của FBS, ELCOM, DSS Những phần mềm này giúp cho sự quản lý hệ thống này trở nên dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều mang lại sự yên tâm khi khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty có thể tìm hiểu và ứng dụng hệ thống quản lý từ xa này để tăng tính hiệu quả hơn trong khâu quản lý vận tải

- Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phù hợp với tình hình mới :

Nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp khác bằng cách phát huy năng lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiều kinh nghiệm và tạo dựng uy tín chất lượng dịch vụ giao nhận cho công ty Từ khâu tuyển dụng đầu vào, công ty cần lựa chọn nhân viên có tiềm năng và năng lực phát triển, từ đó bổ trợ nghiệp vụ chuyên môn và trở thành những nhân viên có kinh nghiệm, giúp cho hoạt động của doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ cho đến trau dồi kĩ năng kiến thức mới đáp ứng với nhu cầu khách hàng cả trong nước lẫn thế giới Một nhiệm vụ quan trọng nữa là phải thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận, các chương trình đào tạo có thể là ngắn hạn dành cho các cán bộ nhân viên để truyền đạt kinh nghiệm, hoàn thiện trình độ nghiệp vụ và nâng cao ý thức trách nhiệm Xây dựng cho nhân viên một môi trường làm việc thân thiện, năng động, nhiệt tình cho các nhân viên làm việc, tạo khả năng sáng tạo, phát huy chiến lược mới

- Bộ phận chăm sóc khách hàng:

Người đã sử dụng dịch vụ của công ty đó cũng chính là một kênh truyền bá thông tin cực kỳ hiệu quả Nên việc thành lập thêm bộ phận dịch vụ chăm sóc khách hàng riêng biệt là cần thiết Nhằm kịp thời hỗ trợ những thông tin cần thiết sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ Đồng thời bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm thiết kế các chương trình marketing tìm kiếm khách hàng mới, các chương trình ưu đãi dành cho các khách hàng đã sử dụng dịch vụ công ty để khuyến khích họ quay trở lại cũng như đó cũng là một kênh truyền thông mạnh mẽ nhất khi họ sẽ lại giới thiệu cho các đối tác hay bạn bè đồng nghiệp của họ cùng sử dụng chung dịch vụ công ty

Xây dựng được nhưng chính sách khuyến khích khách hàng, đó là việc đưa ra thêm cho những dịch vụ miễn phí như dịch vụ tư vấn cho khách hàng về tình hình lựa chọn nhà cung cấp, về hãng tàu vận chuyển, thậm chí là lưu kho miễn phí trong trường hợp đặc biệt.Nhất là đối với công tác vận chuyển hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng nhập khẩu đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành công của mỗi thương vụ Tuy là khâu cuối cùng nhưng nếu không xác định đúng tầm quan trọng của công tác này thì công ty sẽ không đảm bảo được tiến độ thực hiện hợp đồng thành công Nếu không may xảy ra rủi ro từ sự chuẩn bị không tốt của công ty thì phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập khẩu là điều không tránh khỏi Như vậy sẽ ảnh hưởng trực tiếp lên doanh số, lợi nhuận và quan trọng hơn đó là danh tiếng, uy tín của công ty trên thị trường Hoàn thiện dịch vụ đểcủng cố niềm tin khách hàng cực kỳ cần thiết để tạo mối quan hệ đối với khách hàng không chỉ một àm nhiều thương vụ

 Những giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình nghiệp vụ a Hoàn thiện khâu lập kế hoạch nhận hàng

Lập kế hoạch thực hiện là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng đối với quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK Lãnh đạo công ty cần phải lập kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, tính toán công việc nào cần làm trước, vấn đề nào có thể làm sau, trong khoảng thời gian nào là phù hợp nhất và phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng công việc

Xây dựng bản quy trình tác nghiệp một cách chi tiết cụ thể Trong đó nêu chi tiết những loại chứng từ không thể thiếu, số lượng bản chính, bản sao hợp lệ để thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa Nhấn mạnh vào tính thống nhất về mặt chi tiết của các chưng từ bởi chỉ một sai sót nhỏ bộ chứng từ sẽ không được chấp nhận gây ảnh hưởng về mặt thời gian và chi phí Ở khâu này, các nhân viên giao cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với khách hàng để tìm hiểu nguyên nhân và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho khớp với nhau Còn ở khâu thực hiện, xây dựng một trình tự làm việc hợp lý và chia nhỏ công việc Mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong quản trị quy trình đó Như vậy việc quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu có thể diễn ra trơn tru và ít mắc phải những sai sót nhất Ngoài ra việc hoàn thiện thủ tục hải quan, việc áp thuế chính xác cho hàng hóa là điều vô cùng quan trọng Vì thế, ở khâu này, nhân viên chứng từ cũng cần tìm hiểu kĩ càng về đặc điểm của hàng hóa, sử dụng biểu thuế do Bộ Tài Chính ban hành để đối chiếu tính mức thuế Luôn cập nhật thông tin, văn bản hướng dẫn, văn bản quy định về mức thuế áp dụng đối với một số mặt hàng đặc biệt Ví dụ một số văn bản, thông tư như: Biểu thuế 2015, Thông tư 14/2006/TT-BTC hướng dẫn thực hiện thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt của Việt Nam, thông tư 152/2015 TT-BTC hướng dẫn về thuế tài nguyên…

Khi tiến hành tra và áp thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên công ty cần câng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai gây phiền hà khi làm thủ tục Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi, cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp biểu thuế, danh mục hàng hóa xuất khẩu của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của hải quan cho các mặt hàng giao nhận

Chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hóa thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho khách hàng đúng thời hạn Phân công các cán bộ phụ trách có kinh nghiệm nắm vững mặt hàng giao nhận và có sự chuẩn bị tốt cho các phương án giải trình trong những trường hợp bị hải quan chất vấn

Hoàn thiện các khâu khiếu nại và giải quyết khiếu nại, thanh toán, thủ tục hải quan… Tôn trọng lợi ích của hai bên và bình đẳng trong mối quan hệ Chủ động tích cực trong việc tìm cách giải quyết tranh chấp Hạn chế đến mức thấp nhất việc phải sử dụng đến các cơ quan trọng tài hay toàn án Nói cách khác nếu có thể hai bên nên giải quyết các tranh chấp phát sinh bằng phương pháp hòa bình b Hoàn thiện khâu nhận hàng hóa nhập khẩu

Nhận và kiểm tra hàng hóa theo đúng hợp đồng đã ký là việc làm hết sức cần thiết để tránh những sai sót và kiện cáo của các bên liên quan về sau Kiểm hàng trong quá trình nhận hàng phải hết sức chính xác Nhân viên cần phải kiểm tra tên hàng xem có đúng như hợp đồng, so sánh đối chiếu với Packing list vì danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng hóa khác nhau nên rất dễ bị nhầm lẫn Số lượng và chất lượng hàng hóa là hai yếu tố cần được đặc biệt quan tâm Nhân viên trong công ty cần phải căn cứ vào bản hợp đồng và các chứng từ có liên quan để kiểm lại cho chính xác, xem có khớp với lượng và quy cách phẩm chất hàng hóa được giao nhận như đã ký trong hợp đồng hay không Qua trình kiểm tra hàng hóa cần kiểm tra một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và khối lượng hàng không có sai lệch ngoài phạm vi cho phép Đối với những hàng hóa đang trong quá trình chờ xếp hàng lên phương tiện vận tải hoặc trong lúc trước khi hàng hóa được gom vào container thì việc kiểm hàng trước khi lưu kho để bảo quản hàng hoá cần được nhân viên giao nhận của công ty hết sức chú ý, nhất là đối với các loại hàng hóa có tính dễ hỏng, dễ bị tác động của môi trường bên ngoài như tính hút ẩm cao, dễ bị ăn mòn, oxi hóa để có những giải pháp bảo vệ kịp thời

+ Chuẩn bị nhân công, phương tiện để phục vụ tốt quá trình vận chuyển

Cùng với quá trình làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu thì công ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dỡ, lưu kho hoặc chuyển thẳng hàng hóa đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thỏa thuận hai bên

+ Tổ chức quá trình vận chuyển hiệu quả

Trong quá trình vận chuyển, công ty nên cử 1 hoặc 2 nhân viên cùng áp tải và giám sát hàng hóa đồng thời hỗ trợ người vận tải nếu gặp khó khăn trên đường Nhân viên giám sát phải luôn giữ liên lạc với bộ phận liên quan để thông báo tình hình vận chuyển Khi gặp trở ngại phải liên hệ ngay với công ty để nhận chỉ đạo kịp thời, xử lý tình huống nhanh nhất có thể

+ Giao hàng cho khách Đây là khâu cuối cùng trong quá trình vận chuyển nội địa Khi hàng hóa đã được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng, cán bộ áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho người nhận và phải lập biên bản giao hàng theo đúng khối lượng chất lượng trong hợp đồng đã ký kết với khách Cán bộ áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác ký vào biên bản giao hàng vì đây là cơ sở để công ty đòi tiền cước phí giao nhận của người ủy thác Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người ủy thác sau đó nộp lại cho công ty

Trong quá trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu thì cán bộ áp tải hàng có thể yêu cầu chủ hàng giúp đỡ về việc thuê phương tiện nâng hạ hàng hoặc dỡ hàng đưa vào kho Việc này còn tùy thuộc vào thỏa thuận giữa công ty và chủ hàng trong hợp đồng ủy thác xem việc dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải là trách nhiệm của ai

Sau khi hoàn thành việc giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu thì công ty mới thực sự hoàn thành nhiệm vụ và hết trách nhiệm đối với hàng hóa c Nâng cao chất lượng điều hành và giám sát quá trình thực hiện

Một số kiến nghị

4.3.1 Kiến nghị với nhà nước, chính phủ

Hoàn thiện hành lang pháp lý

- Do yêu cầu của sản xuất kinh doanh và giao nhận hàng hóa quốc tế càng ngày chúng ta càng ban hành nhiều luật chuyên ngành như luật Thương mại, luật doanh nghiệp, luật Hải quan, luật thuế TNDN Để thi hành các luật đó trong lĩnh vực giao nhận thì các cơ quan nhà nước cần có sự trao đổi với Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam và các hiệp hội khác có liên quan để đảm bảo có tính khả thi sau khi ban hành

- Cải thiện công tác quản trị quy trình thủ tục hải quan XNK thông qua hợp lý hoá các khâu xử lý dữ liệu, giảm bớt các thủ tục rườm rà, nhằm tránh lãng phí về thời gian và tiền bạc của các doanh nghiệp TMQT

- Các quy định hải quan về giấy phép trong giao nhận, đại lý hải quan, chứng từ xuất nhập khẩu nên phù hợp với thông lệ quốc tế và khu vực

Hoàn thiện công tác quản lý

Hiệp hội Giao nhận kho vận Việt Nam VIFFAS cần năng động hơn trong việc quản lý bảo vệ quyền lợi của hội viên, đặc biệt là trong đào tạo, gắn kết trao đổi thông tin ,điều phối ,hướng dẫn các thành viên tiếp cận và xâm nhập các thị trường nước ngoài

Những loại giá dịch vụ tương tự khác Chính phủ nên để cho các cảng và khách hàng tự thỏa thuận, tự điều tiết với nhau thông quan các hợp đồng tập thể giữa các Hiệp hội ngành nghề (Hiệp hội cảng biển và các hiệp hội chủ tàu, chủ hàng) cho phù hợp với thực tế thị trường và thực tế từng cảng biển

Hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng

Trong nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển thì vấn đề phát triển cơ sở hạ tầng sẽ cần được nhà nước, các ban ngành quan tâm, hỗ trợ lớn Cảng biển chính là nơi ra vào, đậu neo của tàu biển, là nơi phục vụ tàu bè và hàng hóa, là đầu mối giao thông quan trọng của một nước Phát triển cảng biển bao gồm việc phát triển hệ thống cầu cảng, kho bãi cảng thông quan nội địa (ICD) đầu tư các phương tiện xếp dỡ ,phương tiện vận chuyển hàng hóa trong cảng cũng như từ ICD đến cảng và ngược lại

Phát triển nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển cũng gằn liền với quá trình phát triển của hàng hải, cùng với sự phát triển của phương thức vận tải bằng container, đáp ứng yêu cầu nhanh chóng, an toàn và hiệu quả Các cảng cần đầu tư, hiện đại hóa để đủ sức tiếp nhận các tàu container thế hệ mới phù hợp với xu thế phát triển của hàng hải thế giới

4.3.2 Kiến nghị với cơ quan hải quan

Cần nghiên cứu quản trị quy trình thủ tục hải quan hiện đạo hơn nữa để có những biện pháp đơn giản hóa thủ tục hải quan nhưng vẫn đảm bảo được sự quản lý chặt chẽ của cơ quan chủ quản Qua đó giúp cho cơ quan Hải quan và hoạt động giao nhận giảm bớt được thời gina và chi phí thực hiện các thủ tục Hải quan Các hướng dẫn của hải quan phải ngày càng rõ rang, dễ hiểu và công khai hơn cho các doanh nghiệp nắm vững các bước khai báo Ngoài ra, cần có những biện pháp ngăn chặn kịp thời các tiêu cực khi các doanh nghiệp tiến hành thủ tục hải quan.