Tính cấp thiết của đề tài
Hòa cùng với xu thế khu vực hóa và toàn cầu hóa về hợp tác kinh tế đang nổi trội, với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, với tính phụ thuộc lẫn nhau về kinh tế và thương mại giữa các quốc gia ngày càng sâu sắc, Việt Nam đã và đang không ngừng cố gắng đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước đưa nền kinh tế hòa nhập vào nền kinh tế thế giới.
Trong bối cảnh đó, hoạt động xuất nhập khẩu sẽ là hoạt động chủ lực, có vai trò quyết định trong việc hội nhập kinh tế của Việt Nam Để hoạt động này thực sự mang lại hiệu quả kinh tế cao cần phải có những chiến lược phát triển hợp lý mà một trong số đó là đẩy mạnh giao nhận hàng nhập khẩu Đây là một hoạt động phụ trợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động nhập khẩu Dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu làm đẩy mạnh đáng kể tốc độ lưu chuyển hàng hóa của hàng hóa nhập khẩu, làm phong phú thêm các mặt hàng trong nước.
Trong lĩnh vực giao nhận, giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là phương thức có nhiều ưu điểm như chuyên chở được hàng hóa có khối lượng lớn, cồng kềnh, trên những tuyến đường xa, giúp tiết kiệm chi phí Nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là một quy trình phức tạp bao gồm nhiều khâu trong mối quan hệ với nhiều bên như: khách hàng, hãng tàu, cơ quan cấp giấy phép, hải quan, cảng vụ… Nên các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận cũng mắc nhiều lỗi như chậm tiến độ giao hàng, sai sót trong chuẩn bị chứng từ và các tài liệu có liên quan, hàng hóa bị hỏng hóc, mất mát, giao sai, vướng mắc về thủ tục hải quan, chậm trễ trong toàn quy trình do thiếu khả năng quản lý nguồn lực Những tác động này ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và hạn chế sự phát triển của ngành giao nhận vận tải việt Nam trong bối cảnh cạnh tranh quốc tế gay gắt như hiện nay.
Công ty Cổ phần hàng hải MACS là một doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực, trong đó giao nhận hoạt động chủ lực do vậy công ty cũng không tránh khỏi những khó khăn chung của ngành Chính vì vậy, việc phân tích, nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty, từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động đó là một vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết Việc tiếp cận quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty nhưng ở góc độ quản trị sẽ giúp nhìn nhận được thực trạng một cách tổng quát, khoa học, từ đó có thể có cách đánh giá, điều chỉnh những sai sót hiệu quả hơn và mang tính thống nhất trong cả quá trình Nghiên cứu trên góc độ quản trị cũng giúp nâng cao năng lực quản lý của nhà quản tri, giúp họ điều phối những nguồn lực cho quy trình hớp lý hơn
Từ thực tế trên, qua quá trình thực tập tại công ty Cổ phần hàng hải MACS và dựa trên những kiến thức đã được trang bị ở trường, em xin chọn đề tài: “Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội” giai đoạn 2011-2014 làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bao gồm nhiều khâu, nhiều bên liên quan do vậy công tác quản trị quy trình lại càng khó khăn và phức tạp Không những thế,giao nhận hàng hóa bằng đường biển trong XNK hiện nay rất phổ biến, chiếm khoảng 80% trong giao nhận quốc tế, vì thế mà đối với các doanh nghiệp làm giao nhận thì giao nhận đường biển rất được quan tâm, chú trọng, nó bao gồm các khâu như thuê phương tiện vận chuyển, khai báo hải quan, lập bộ chứng từ…đòi hỏi phải đảm bảo được các quy tắc và những yêu cầu về độ an toàn, chính xác và quyền lợi của các bên liên quan.
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu thì cũng có một vài đề tài khóa luận có liên quan như :
- “ Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK chuyên chở bằng đường biển tại công ty kho vận ngoại thương VIETRANS”- khóa luận tốt nghiệp năm 2007 của Trương Thị Hương Giang, Khoa Thương Mại Quốc Tế.
- " Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển tại công ty cổ phần VINAFCO”- khóa luận tốt nghiệp năm
2008 của Vũ Thúy Hằng, Khoa Thương Mại Quốc Tế.
Cả 2 bài viết này đều có điểm chung đó là các phân tích lập luận chưa có cơ sở vững chắc, phần lớn là chỉ dựa vào các dữ liệu thứ cấp, chưa có điều tra thực tế thông qua các câu hỏi trắc nghiệm và phỏng vấn Mặt khác trong phần tình hình giao nhận của Công ty các nghiên cứu này cũng chỉ nêu lại như trong lý thuyết, do đó tình hình hoạt động của Công ty chưa nêu được rõ rang nên giải pháp đưa ra cũng còn nhiều hạn chế và thiếu sót.
Từ năm 2009, Nhà trường đã có những thay đổi mới trong quy cách làm khóa luận nên các khóa luận sau này có những thay đổi tích cực Ví dụ như:
- “Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng container của Công ty TNHH Royal Cargo”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 của Hoàng Thị Phương
Biên , Khoa Thương Mại Quốc Tế.
- “Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển tại Công ty
Cổ phần vận tải OVC”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 của Ngô Thị Thúy Duyên,
Khoa Thương Mại Quốc Tế.
Các khóa luận này đã tiếp cận được cả dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp nên phân tích có độ chính xác cao hơn, cho chúng ta cái nhìn cụ thể và đa chiều hơn về thực trạng của Công ty và đưa ra các giải pháp thiết thực để nâng cao nghiệp vụ giao nhận.
Mục đích nghiên cứu
-Hệ thống hóa được các cơ sở lý luận cơ bản về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng bằng đường biển
-Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Hàng hải MACS- Chi nhánh Hà Nội một cách toàn diện và chính xác hơn
-Đề xuất một số giải pháp đối với Công ty và đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác quản trị quy trình giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển của Công ty Cổ phần Hàng hải MACS- Chi nhánh Hà Nội, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, nâng cao khả năng cạnh tranh cho Công ty.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu thông qua quá trình điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn các anh chị làm việc trong Công ty.
1.6.1.2 Phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp
Đối với nguồn dữ liệu thu thập từ nội bộ Công ty:
Dữ liệu thứ cấp cung cấp những số liệu cụ thể về tình hình kinh doanh của đơn vị, những số liệu này được thu thập từ phòng kế toán, phòng gian nhận của Công ty
Đối với nguồn dữ liệu thu thập từ bên ngoài:
Những dữ liệu này được thu thập chủ yếu qua internet, khóa luận các năm trước,các báo, tập san và tạp chí chuyên ngành.
1.6.2 Phương pháp sàng lọc và phân tích dữ liệu
1.6.2.1 Đối với dữ liệu sơ cấp
Sau khi thu thập phiếu điều tra trắc nghiệm và ghi chép nhật ký phỏng vấn chuyên gia, em đã tiến hành tổng hợp các dữ liệu sơ cấp và phân tích kết quả thu được
1.6.2.2 Đối với dữ liệu thứ cấp
- Dữ liệu thu thập được từ nguồn nội bộ Công ty: tiến hành tập trung phân tích những số liệu kế toán từ 2011 đến 2014.
- Dữ liệu thu thập được từ bên ngoài: được dùng làm cơ sở để nghiên cứu mở rộng vấn đề Tuy nhiên do đặc tính đa dạng của nguồn dữ liệu này, vì vậy, những thông tin được sử dụng trong luận văn đã được sàng lọc một cách kỹ càng, nhằm tránh tình trạng thông tin không chính xác, gây ảnh hưởng đến hiệu quả nghiên cứu vấn đề.
Kết cấu của khóa luận
Trong bài khóa luận, ngoài các phần như: Lời cảm ơn, Danh mục bảng biểu, Danh mục từ viết tắt, Tài liệu tham khảo, và Phụ lục, nội dung của Luận văn gồm 4 chương sau:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội
Chương 2: Một số vấn đề lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng công tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Một số lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.1.1 Giao nhận hàng hóa quốc tế
2.1.1.1 Khái niệm về giao nhận và người giao nhận
* Khái niệm về dịch vụ giao nhận
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA về dịch vụ giao nhận, thì dịch vụ giao nhậnđược định nghĩa như là bất ký loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá
Theo Luật thương mại Việt Nam năm 2005 thì giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhậnkhác.
Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).
* Khái niệm về người giao nhận
Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”.
Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Theo luật Thương mại Việt Nam thì người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa
2.1.2 Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.1.2.1 Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Việc giao nhận hàng hoá nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế, Việt Nam Đó là:
- Các Công ước về vận đơn, vận tải; Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hoá :Công ước Viên 1980 về buôn bán quốc tế.
- Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vận tải; các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng nhập khẩu
Ví dụ: + Bộ luật hàng hải 2005
+ Nghị định 29/2009NĐ- CP, 46/2006NĐ-CP
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam như sau:
- Việc giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng
- Ðối với những hàng hoá không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (tàu) Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện. Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng
- Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tầu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng
- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan
- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của các bên tham gia vào hoạt động giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển
* Nhiệm vụ của các chủ hàng
- Ký kết hợp đồng uỷ thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng phải thông qua cảng.
- Tiến hành giao nhận hàng hoá trong trường hợp hàng hoá không qua cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hoá XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hoá với cảng.
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hoá và tàu.
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan.
- Thanh toán các chi phí cho cảng.
* Nhiệm vụ của người giao nhận
- Khi người giao nhận đóng vai trò là người môi giới hải quan:
Người giao nhận sẽ chuẩn bị tất cả các thủ tục, chứng từ cần thiết cho việc thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu theo đúng quy chế quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu của các nước.
- Khi người giao nhận đảm nhận công việc như một đại lý (agent):
Trước đây người giao nhận không đảm nhận vai trò của người chuyên chở. Anh ta chỉ họat động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như là một đại lý của người chuyên chở hoặc của người gửi hàng Người giao nhận sẽ hoạt động theo sự ủy thác của người gửi hàng hoặc người chuyên chở và nhận thù lao theo hợp đồng ủy thác.
-Khi người giao nhận đóng vai trò là người gom hàng (cargo consolidator): Dịch vụ này đã xuất hiện rất sớm ở châu Âu, chủ yếu phục vụ cho đường sắt. Đặc biệt trong vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng càng không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL) Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là những người chuyên chở hoặc đại lý.
-Khi người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở (carrier):
Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là trực tiếp kí hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ nơi gửi hàng tới nơi nhận hàng Người giao nhận đóng vai trò là người kí chuyên chở theo hợp đồng (contracting carrier), nếu anh ta kí hợp đồng mà không thực hiện việc chuyên chở Trường hợp người giao nhận trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế (performing carrier)
2.1.2.3 Các chứng từ sử dụng trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.3.1 Các nhân tố môi trường bên ngoài
* Biến động kinh tế thế giới
Trong mấy năm trở lại đây, tình hình thế giới có nhiều biến động lớn trên tất cả những lĩnh vực kinh tế và đời sống Đầu tiên phải kể đến xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế Tiêu biểu là sự kiện năm 2006, Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức thứ 150 của Tổ chức Thương mại thế giới WTO Hay sắp tới đây, Việt Nam sẽ chính thức thực hiện PPP như đã cam kết và gia nhập cồng đồngAsean Để tăng cường hội nhập, các nước đang phát triển trong đó có Việt Nam đang đứng trước những yêu cầu mở cửa thị trường dịch vụ giao nhận Trước cơ hội phát triển và sự cạnh tranh gay gắt trong tương lai, công ty phải có những chiến lược dài hạn, giải pháp hoàn thiện tốt hơn nữa công tác quản trị quy trình giao nhận hàng để nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường Bên cạnh đó có những dấu hiệu biến động như giá vàng, giá dầu tăng cao, thị trường chứng khoán chao đảo, động đất sóng thần, chiến tranh,… làm ảnh hưởng tới tình hình XNK trên thế giới
* Cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nước
Hiện nay Nhà nước có những chính sách thông thoáng, rộng mở sẽ thúc đẩy sự phát triển của giao nhận vận tải, ngược lại sẽ kìm hãm nó Cơ chế ở đây bao gồm tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu nói chung Chính phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chính sách tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao nhận như áp mức thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu, đổi mới Luật Hải quan, luật thuế XNK, thuế VAT,… Đối với chính sách về hải quan, nếu như trước đây bên hải quan sẽ giúp chủ hàng khai hải quan, thì bây giờ trách nhiệm khai hải quan thuộc về chủ hàng Điều này khiến dịch vụ khai thuê hải quan rất phát triển, mà người thành thạo trong lĩnh vực này không ai khác là người giao nhận Từ đó vị trí của người giao nhận càng được nâng cao.
Theo thống kê ước tính có khoảng hơn 1000 doanh nghiệp tham gia vào thị trường kinh doanh dịch vụ giao nhận tại Việt Nam Trong đó 80% là các doanh nghiệp tư nhân, đa phần các doanh nghiệp có quy mô nhỏ bé, hạn chế vốn và công nghệ.Ngoài ra, rất nhiều các tập đoàn logistics lớn đã có mặt tại nước ta với quy mô lớn, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, kinh nghiêmk lâu năm và khả năng cung ứng toàn bộ chuỗi dịch vụ logistic trong đó bao gồm cả dịch vụ giao nhận hàng hóa, họ là đối thủ cạnh tranh lớn đối với các công ty trong nước.
* Cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, hạ tầng thông tin Đa số các công ty giao nhận của Việt Nam đều có nguồn vốn hạn chế đẫn đến khó khăn trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và phương tiện kỹ thuật chủ yếu phải đi thuê, mượn làm cho chi phí phải trả rất lớn, lợi nhuận giảm Kinh doanh dịch vụ giao nhận không thể không nói tới vai trò của công nghệ thông tin, bởi lẽ đây là đặc thù của ngành Mọi hoạt động của ngành: tìm kiếm khách hàng, liên lạc hãng tàu không thể không thông qua công nghệ thông tin Công nghệ thông tin hiện đại sẽ là ưu thế cạnh tranh của công ty Do đó việc trang bị các phương tiện kỹ thuật cao, phục vụ cho việc tìm kiếm, truyền tải, bảo mật thông tin là rất cần thiết.
2.3.2 Các nhân tố môi trường bên trong
Nhân sự ngành giao nhận phải có chuyên môn vững vàng về xu hướng phát triển của thị trường giá cước, thành thạo những điều khoản, thuật ngữ trong hợp đồng ngoại thương, nghiệp vụ thuê tàu, nắm vững luật hàng hải quốc tế, các tập quán thương mại, xếp dỡ hàng hóa của các nước khác nhau và các thủ tục, yêu cầu cụ thể với việc giao nhận hàng hóa XNK của từng loại hàng hóa, trên từng tuyến đường vận chuyển Chỉ một sự non nớt khi ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận có thể gây thiệt hại to lớn cho doanh nghiệp, một sự bất cẩn khi kiểm nhận hàng có thể dẫn đến sự tranh chấp không đáng có Điều này có nghĩa là chất lượng nhân sự sẽ là yếu tố cạnh tranh quan trọng trên thị trường kinh doanh dịch vụ giao nhận Đặc biệt hơn với vận tải biển, chuyên chở những hàng hóa siêu trường, siêu trọng, mức độ rủi ro cao hơn các phương tiện vận tải khác thì chất lượng nhân sự lại càng đóng vai trò vô cùng quan trọng Quản trị quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển có nghĩa là quản trị nhân sự thực hiện quy trình đó, đặc biệt là khâu tỏ chức nhận hàng.
* Năng lực, cơ chế quản lý
Nhà quản trị chính là người trực tiếp lập kế hoạch, chỉ đạo thực hiện và giám sát hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nên năng lực quản lý là yếu tố tiên quyết quyết định hiệu quả của toàn bộ quy trình Một nhà quản trị giỏi sẽ thiết lập một kế hoạch và tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển phù hợp với môi trường kinh doanh và tận dụng được tối đa nguồn lực hữu hạn của doanh nghiệp Năng lực quản lý tốt giúp nhà quản trị có được tầm nhìn rộng, từ đó dự đoán những biến động có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời tiến trình giao nhận, đảm bảo được những mục tiêu đề ra.
Hầu hết các Công ty giao nhận tại Việt Nam còn hạn chế về vốn kinh doanh do vậy sẽ rất khó khăn khi muốn quảng bá, phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh của mình Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường đang đua nhau phát triển như hiện nay, vấn đề vốn đầu tư vào các hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp là một vấn đề cần thiết, không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI
Giới thiệu về Công ty
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty
Thông qua Quyết định của Bộ Giao Thông Vận Tải, Công ty Cổ Phần Hàng Hải MACS (MACS SHIPPING CORPORATION) đã được thành lập vào tháng 3 năm 1994 MACS là một đơn vị trực thuộc Cục Hàng Hải Việt Nam (VINAMARINE) - cơ quan thay mặt Chính phủ quản lý toàn bộ hoạt động của nền Công nghiệp Hàng hải Việt Nam.
-Tên gọi đầy đủ bằng Tiếng Việt:CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI
- Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: MACS SHIPPING
- Tên Công ty viết tắt: MACS SHIPPING CORP.
- Địa chỉ: Số 89 Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh.
- Email: info@macsvietnam.com.vn
- Website:www.macsvietnam.com.vn
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
3.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty
- Các chi nhánh/ văn phòng đại diện của Công ty:
+ Chi nhánh Hà Nội ( MACS HANOI).
+ Chi nhánh Hải Phòng (MACS HAIPHONG).
+ Chi nhánh Quảng Ninh ( MACS QUANGNINH).
+ Chi nhánh Đà Nẵng ( MACS DANANG).
+ Chi nhánh Nha Trang ( MACS NHATRANH).
+ Chi nhánh Vũng Tàu ( MACS VUNGTAU
- Chi nhánh MACS Hà Nội:
+ Địa chỉ: tầng 4 tòa nhà INFISCO, Số 9 Nguyên Hồng, Ba Đình, Hà Nội. + Điện thoại: 04 3514 3185 / 86- 04 3514 7560 (STX)
+ Email: macshan@hn.vnn.vn
- Cơ cấu tổ chức bộ máy:
MACS SHIPPING CORP có 6 chi nhánh/ văn phòng đại diện tại các đầu mối kinh doanh chiến lược khắp Việt Nam với một số bộ phận chủ chốt như:
+ Phòng Đại lý vận chuyển/ Container.
(Nguồn: phòng tổ chức hành chính)
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty 3.1.3 Chức năng và nhiệm vụ
Công ty MACS hoạt động với các chức năng chủ yếu sau :
+ Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải (ô tô, tàu biển, máy bay, xà lan, container ) và thực hiện các dịch vụ khác liên quan đến hàng hoá nói trên, như việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hoá và giao hàng hoá đó cho người chuyên chở để chuyển tiếp đến nơi quy định.
+ Phối hợp với các tổ chức khác ở trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm, hàng tư nhân, tài liệu, chứng từ liên quan, chứng từ phát nhanh.
+ Làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài và làm công tác phục vụ cho tàu biển của nước ngoài vào cảng Việt Nam.
+ Thực hiện các dịch vụ tư vấn về vấn đề giao nhận, vận tải kho hàng và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
Với các chức năng hoạt động mà Công ty đã vạch ra thì Công ty phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau :
+ Hoạch định chiến lược, chính sách, kế hoạch kinh doanh và sau đó, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty theo quy tắc hiện hành.
+ Sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn kinh doanh, phát triển nguồn vốn đó bằng năng lực cốt lõi của Công ty và huy động nguồn vốn từ bên ngoài, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách đối với nhà nước.
+ Hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện vật chất kỹ thuật của Công ty cho phù hợp với cuộc cách mạng công nghiệp hiện nay.
+ Các phương thức giao nhận, vận chuyển hàng hóa phải đáp ứng yêu cầu tiên tiến, hợp lý, an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi giao nhận hàng hoá và đảm bảo, bảo quản hàng hoá an toàn trong phạm vi trách nhiệm của Công ty.
+ Nghiên cứu sự phát triển thị trường kinh doanh dịch vụ giao nhận, kho vận để có thể đưa ra được các chính sách về giá cả, về dịch vụ đi kèm khi giao nhận nhằm thu hút khách hàng, củng cố và nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường trong nước và quốc tế.
Khái quát về hoạt động kinh doanh của Công ty
3.2.1 Hoạt động kinh doanh chung
MACS là một Công ty làm các chức nămg nhiệm vụ quốc tế về vận chuyển, giao nhận và XNK hàng hóa Như vậy, Công ty thực hiện các chức năng tổ chức, phối hợp vối các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hóa XNK, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh…
Bảng 3.1 Báo cáo kết quả kinh doanh của MACS- chi nhánh Hà Nội năm 2014 Đơn vị tính: VND
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 208.257.094 116.023.915
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
4 Giá vốn hàng bán 11 VI.27 12.758.512.994 10.077.750.438
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 310.837.694 241.863.672
7 Chi phí tài chính 22 VI.28 18.600.000 22.790.000
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23 18.600.000 22.790.000
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 340.108.247 302.138.529
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
Nhận xét: Qua bảng số liệu trên có thể thấy lợi nhuân của MACS Hà Nội năm
2014 tăng khoảng 456 triệu so với năm 2013, tương ứng với tỷ lệ 26.62% Có được sự tăng trưởng như vậy là do năm 2014 chi nhánh đã có thêm nhiều đối tác, bạn hàng mới, nền kinh tế trong nước và thế giới cũng có nhiều khởi sắc hơn so với năm
2013 Ngoài ra, chi nhánh còn có được sự hậu thuẫn rất lớn từ công ty mẹ trong thành phố Hồ Chí Minh.
3.2.2 Hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hoạt động chính của Công ty, doanh thu của dịch vụ này luôn chiếm tỷ trọng lớn vào khoảng 85- 95% tổng doanh thu Trong đó giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng đường biển là phương thức giao nhận chủ yếu của Công ty, với tỷ trọng doanh thu vào khoảng 65- 75% so với doanh thu của dịch vụ giao nhận
Công ty chủ yếu thực hiện giao nhận cho các nhà máy sản xuất hàng may mặc, các nhà máy sản xuất hàng xuất khẩu, các công ty nhập khẩu máy móc thiết bị, nhập khẩu nguyên liệu và nhập khẩu hàng tiêu dùng trong đó khách hàng mục tiêu mà công ty hướng tới là các công ty sản xuất hàng xuất khẩu gỗ ván ép, bột đá, nông sản, thủ công mỹ nghệ…
Thị trường lớn mà MACS tập trung khai thác là thị trường các nước Châu Á Các đối tác lớn của MACS phải kể đến như Mi won, Orion Sam Sung ( Hàn quốc), Euro Window, Vina Corp…
Bảng 3.2 Giá trị giao nhận hàng hoá bằng đường biển của MACS- chi nhánh
Hà Nội Đơn vị tính: triệu đồng
Tổng GTGN toàn Chi nhánh 10.385 10.595 10.635 12.917
Qua bảng số liệu về giá trị giao nhận từ năm 2011 đến 2014 của Chi nhánh cho thấy tổng giá trị giao nhận năm 2012 tăng so với năm 2011 là 210 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng là 2,02 % Giá trị giao nhận năm 2013 tăng so với năm
2012, tuy nhiên, mức tăng tương đối thấp, chỉ 40 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 0,39% Giá trị giao nhận năm 2014 tăng mạnh so với năm 2013 là 2.282 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ là 21,45% Nhìn chung, mặc dù sản lượng giao nhận trong vận tải biển chiếm khá cao (hơn 70%) nhưng giá trị giao nhận dao động ở mức tương đối (55%-70%)
3.3 Thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
3.3.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
Tại chi nhánh MACS Hà Nội, công tác lập kế hoạch giao nhận hàng do trưởng phòng giao nhận là anh Vũ Đức Thành trực tiếp đảm nhận Tuy nhiên, các nhận viên trong Công ty đã được tuyển dụng và làm việc tại một chức vụ nhất định, do vậy mỗi người sẽ làm một mảng riêng và công việc của họ sẽ liên quan, thống nhất vì công việc chung Với những khách hàng lâu năm thì hầu như việc lập kế hoạch giao nhận hàng không cần trưởng phòng tiến hành Còn với những khách hàng mới,Trưởng phòng giao nhận sẽ lên kế hoạch phân công cụ thề nhân viên quản lý công tác chuẩn bị nhận hàng, thông báo thời gian và địa điểm nhận, các công việc phải làm trong tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển, nhận viên làm chứng từ,thời hạn hoàn thành chứng từ, công việc quyết toán và nhận viên có trách nhiệm.Nói chung, việc lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại chi nhánh MACS Hà Nội là khá đơn giản vì các nhận viên đã khá quen với công việc mình làm và có trách nhiệm riêng với phần công việc của mình.
3.3.2 Tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
Tổ chức thực hiện là khâu gồm nhiều công việc nhất trong quá trình quản trị. Để đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc, em đã tiến hành lập bảng câu hỏi trắc nghiệm có kèm đánh giá điểm Số lượng bảng câu hỏi phát ra là 20 bản, phát cho nhân viên trong chi nhánh MACS Hà Nội Số phiếu hợp lệ thu về là 20 phiếu và được tổng hợp thành bảng số liệu.
Sơ đồ 3.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
Cổ phần Hàng hải MACS
Hàng hải Macs Nhân viên giao nhận
Nhận hồ sơ từ khách hàng, kiểm tra hồ sơ, chứng từ
Làm thủ tục khai báo hải quan
Kiểm hóa & nhận hàng tại cảng
Thanh lý và quyết toán
Dưới đây là bảng số liệu sơ cấp thu thập được về thực trạng quản trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh.
Bảng 3.3 Thực trạng quản trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của
Chi nhánh MACS Hà Nội (trong đó, với mức độ gặp nhiều khó khăn tương ứng với 1điểm, gặp ít khó khăn - 2 điểm, bình thường- 3 điểm, làm tốt- 4 điểm, rất tốt- 5 điểm)
Các chỉ tiêu Mức độ đánh giá ĐTB
1 Chuẩn bị để nhận hàng 12.5% 50% 37.5% 3.75
2 Làm thủ tục hải quan 12.5% 62.5% 25% 2.875
3 Tổ chức nhận hàng từ tàu
5 Giao hàng cho chủ hàng 50% 50% 4.5
(Nguồn: phiếu điều tra) Nhận xét:
-Chuẩn bị để nhận hàng
Nhân viên của MACS tiến hành khai thác các chứng từ cần thiết và tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay khi nhận được thông báo giao hàng của người bán Sau đó lên kế hoạch chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân để xếp dỡ
Theo kết quả điều tra thì có 37.5 % ý kiến đánh giá khâu này thực hiện ở mức trung bình, 12.5% đánh giá rất tốt, còn 50% đánh giá là tương đối tốt Mức điểm trung bình là 3.75, có thể đánh giá chung là tương đối tốt, vì khâu này được các nhân viên của cảng giúp đỡ rất nhiều khi nhận kho bãi và chuẩn bị nhân công để nhận hàng.
-Làm thủ tục hải quan
Căn cứ vào bộ chứng từ do khách hàng cung cấp, cán bộ MACS kiểm tra đối chiếu với giấy phép nhập khẩu, các văn bản của cơ quan chuyên ngành ngày phương tiện cập cảng, sau đó khai báo vào tờ khai nhập khẩu. Đối với khâu này thường mắc sai sót khi áp thuế NK, lập thiếu chứng từ, cụ thể số lượng hợp đồng sai sót khi tiến hành làm thủ tục hải quan được nêu rõ trong bảng số liệu 6 mức độ thực hiện khâu này được đánh giá trung bình là 2.875, còn gặp nhiều khó khăn.
Bảng 3.4 Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan giao nhận hàng nhập khẩu của Chi nhánh MACS- Hà Nội
Tổng số hợp đồng giao nhận bằng đường biển
Số hợp đồng sai sót 10 8 12 9
+ Do các nguyên nhân khác 3 0 3 2
Nhận xét: Qua đây có thể thấy được những sai sót phổ biến khiến cho khâu làm thủ tục hải quan gặp nhiều khó khăn là do việc áp thuế sai và thiếu chứng từ. Đây là các lỗi dễ mắc phải bởi vì bộ chứng từ gồm có rất nhiều loại giấy tờ (tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa,…) lại kèm theo nhiều khoản mục ghi trên đó (tên hàng, tên cảng đi, tên cảng đến, số vận đơn, số giấy phép,…). Nhưng đôi khi việc thiếu chứng từ là do bên khách hàng giao thiếu cho công ty, song do nhân viên công ty đã không kịp thời phát hiện ra để thông báo cho khách hàng bổ sung hoặc báo để khách hàng làm đơn xin hải quan cho nợ chứng từ.
Còn việc áp thuế sai cũng là điều khó tránh khỏi do nhân viên áp thuế đôi khi chưa biết cụ thể về mặt hàng NK nên cũng không biết áp thuế như thế nào, nguyên nhân có thể là do trình độ nghiệp vụ của nhân viên mới vào còn yếu, chưa có kinh nghiệm để xử lý kịp thời những thiếu sót này Bên cạnh đó, việc các thông số khai báo không khớp nhau, dù chỉ là một điều khoản rất nhỏ thôi cũng gây mất nhiều thời gian đế sửa chữa, hoàn thiện lại, làm chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tới những khâu tiếp theo của quá trình giao hàng NK
-Tổ chức nhận hàng từ tàu
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
3.4.1 Những thành tựu đạt được
Sau những nỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên, chi nhánh đã dần xây dựng được thương hiệu của mình trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển, đại lý hải quan và đạt được một số kết quả khả quan
Hoạt động kinh doanh các dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS mặc dù diễn ra trong bối cảnh thị trường thế giưois có nhiều biến động về cung, cầu, giá cả, chính sách xuất nhập khẩu… nhưng vẫn đạt mức tăng trưởng khá Với sự năng động sáng tạo, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm của ban giám đốc Công ty cùng với sự nỗ lực to lớn của cán bộ và đội ngũ nhân viên đã vượt qua mọi thách thức, taanj dụng tối đa mọi lợi thế nên kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển luôn có những bước tiến vượt bậc, công tác quản trị nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển phát triển và ngày càng bền vững, góp phần xây dựng uy tín của Công ty trên thương trường
Có thể khẳng định, nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển của MACS nhìn chung có những chuyển biến tích cực nhờ uy tín thương hiệu.
Bộ phận Marketing của Công ty đã tích cực làm việc tìm kiếm khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ đem lại kết quả tốt, không chỉ Chi nhánh ở Hà Nội mà Chi nhánh ở Hải Phòng, Đà Nẵng…cũng đạt được những thành công to lớn Nhờ đó thị trường giao nhận ngày càng mở rộng trên phạm vi cả nước và quốc tế.
Hơn nữa, từ khi thành lập đến nay, MACS thực sự tạo dựng cho mình một hình ảnh quen thuộc với nhiều bạn hàng, đối tác lớn trong khu vực cũng như trên thế giới Do thường xuyên đảm nhận công tác khai báo hải quan, nhận hàng tại các cảng biển cho nên hiện nay MACS có mối quan hệ tốt với Hải quan, với cảng và có thể cung cấp cho Công ty một hệ thống thầu phụ với chi phí chấp nhận, thuận lợi cho quá trình làm thủ tục Hải quan cho hàng hóa nhập khẩu Thêm vào đó, mối quan hệ làm ăn lâu dài của MACS trong lĩnh vực giao nhận với các hãng tàu lớn trong và ngoài nước (Công ty vận tải biển Việt Nam Vosco, hãng tàu STX Pan Ocean của Hàn Quốc, hàng tàu Shing Yang của Malaysia…) có các đại lý của mình tại nhiều quốc gia trên thế giới, tạo nên sự thông suốt, nhanh chóng và uy tín trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển Coi các mối quan hệ là một nguồn lực đã góp phần thuận lợi cho đội ngũ quản trị của Công ty trong quá trình quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
3.4.2 Những mặt còn hạn chế
Trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty, dù các nhà quản trị, các nhân viên của MACS đã luôn nỗ lực để làm tốt những công việc có liên quan đến nghiệp vụ nhận hàng, song vẫn không thể tránh khỏi những tồn tại, vướng mắc phát sinh khi thực hiện chúng
3.4.2.1 Thời gian, tiến độ nhận hàng bị chậm lại so với thời gian quy định Đây là tồn tại mà bản thân mỗi doanh nghiệp giao nhận nào cũng đều mắc phải Đặc biệt với nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thì đây lại là tồn tại rất lớn.
Phát sinh trong khâu chuẩn bị chứng từ:
Vì sự chủ quan xuất phát trực tiếp từ người phụ trách của Công ty Khi chuẩn bị bộ chứng từ để khai báo Hải quan, do nhân viên MACS kiểm tra không kỹ, làm thiếu chứng từ hoặc khai báo sai sót các thông số ở các loại chứng từ khác nhau. Đây là lỗi rất dễ mắc phải bởi vì bộ chứng từ bao gồm rất nhiều loại giấy tờ kèm theo rất nhiều khoản mục trên đó Các thông số khai báo không khớp nhau dù chỉ là một điều khoản rất nhỏ cũng gây mất rất nhiều thời gian khi làm thủ tục hải quan do bị Hải quan trả lại hoặc phải mất thời gian sửa chữa hoàn thiện lại bộ chứng từ dẫn đến chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tới những bước tiếp theo của quá trình nhận hàng nhập khẩu. Đôi khi, bộ chứng từ bị thiếu lại do bên khách hàng giao thiếu cho Công ty, song do nhân viên của Công ty đã không kịp thời phát hiện để thông báo cho khách hàng bổ sung, cũng có thể do trình đọ nghiệp vụ của nhân viên mới vào nghề chưa vững để xử lý kịp thời những thiếu sót này
Phát sinh trong khâu nhận hàng nhập khẩu:
Nếu nhận viên của MACS không chú ý cẩn thận kiểm tra, giám sát quá trình nhận hàng thì có thể làm phát sinh nhiều sai sót như nhận hàng không đúng, không đủ, thiếu về trọng lượng, số lượng, hàng đóng gói không đúng phẩm chất, quy cách, nhận nhầm hàng… Khi đó bên đối tác của chủ hàng sẽ yêu cầu bổ sung hoặc thay thế hàng hóa nhận sai, từ đó làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết.
Phát sinh trong khâu vận chuyển hàng hóa:
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa nhiều khi gặp những trở ngại ngoài dự định, chẳng hạn như thời tiết xấu, mưa bão, ngập lụt…, kích cỡ các con tàu chở hàng từ nước ngoài quá lớn, không đi sâu vào cảng được Khi đó, hãng tàu kết hợp với cảng để có cách giải quyết hợp lý, thời gian hàng bị tồn đợi này rất hay xảy ra khiến hàng nhập chậm lại.
Tiến độ nhận hàng bị chậm còn do việc phối hợp giữa các bộ phận tham gia trực tiếp vào quy trình giao nhận còn thiếu nhịp nhàng, chưa có sự phói hợp ăn ý giữa các nhân viên phụ trách các khâu khác nhau ( nhân viên làm chứng từ, nhận viên kiểm hàng, nhận viên vận chuyển hàng, bộ phận thuê tàu,…).
Ngoài ra, các nguyên nhân khách quan cũng làm ảnh hưởng tới tiến độ nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển như:
- Trong làm thủ tục hải quan, cán bộ Hải quan gây khó khăn trong quá trình làm thủ tục khai hải quan, thuế noppj cho cán bộ hải quan phải vòng qua kho bạc Nhà nước.
- Do hãng đại lý gửi NOR xuống muộn hoặc tàu đến trễ.
- Do nhà thầu phụ đến nhận hàng chậm so với thời gian quy định.
3.4.2.2 Trong quá trình nhận hàng, hàng bị hư hỏng, đổ vỡ
Nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cần đến sự phối hợp của rất nhiều khâu khác nhau trong đó có các khâu phải tác động trực tiếp lên hàng hóa như khâu nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, vận chuyển hàng…Chúng cũng ít nhiều liên quan, ảnh hưởng và trong nhiều trường hợp làm hàng hóa bị hỏng hóc, sứt mẻ…làm giảm chất lượng nhận hàng của công ty.
3.4.2.3 Trình độ đội ngũ cán bộ còn hạn chế, hiệu quả làm việc chưa cao
Tại MACS, đội ngũ lao động được đánh giá là trình độ còn non yếu, vẫn còn thiếu các kỹ năng và sự hiểu biết cần thiết nên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu hội nhập Thực tế hoạt động ở MACS cho thấy rằng những sai sót thiệt hại gay ra choCông ty hầu hết là do nhận viên thiếu kinh nghiệm và hạn chế về trình độ chuyên môn Và bên cạnh đó, hiệu quả làm việc cũng chưa phản ánh đúng thực lực củaCông ty Trong quá trình tuyển dụng, Công ty chưa thực sự chú ý đến chuyên môn,tay nghề, kinh nghiệm thực tế của nhân viên Mặc dù phần lớn số nhân viên trong
Công ty tốt nghiệp trình đọ đại học khối kinh tế và quản trị kinh doanh, nhưng trong số đó hầu hết mới chỉ biết một ngoại ngữ, có người chưa thông thạo một ngoại ngữ.
3.4.3.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật không thường xuyên được nâng cao, đổi mới
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI
Định hướng của Công ty
4.1.1 Định hướng chung của Công ty Để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, MACS đã đề ra mục tiêu giữ vững tỷ lệ lãi trên doanh thu trong mấy năm tiếp theo ở mức từ 10%- 20% Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển cố gắng đóng góp khoảng 50%- 60% so với toàn bộ các hoạt động của Công ty Để thực hiện được mục tiêu khó khăn này, Công ty đang nỗ lực duy trì và mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng các nhu cầu của khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp XNK vừa và nhỏ ở trong nước Cùng với đó, Công ty cũng đã xác định cho mình những phương hướng phát triển như sau:
- Đầu tư, tận dụng, khai thác tối đa cơ sở vật chất, kho bãi, đổi mới thiết bị phương tiện vận tải bốc xếp để tổ chức tốt dịch vụ giao nhận
- Xây dựng, thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh, cơ chế giá cả, hoa hồng, tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống.
- Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, chú trọng tới thị trường Trung Quốc, Châu Âu, Mỹ, tìm kiếm khả năng mở rộng ngành nghề.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời phát triển hoạt động giao nhận theo nhiều phương thức, nhưng vẫn chủ yếu chú trọng vào phương thức giao nhận bằng đường biển trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh sẵn có trong kinh doanh như hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật về kho tàng, bến bãi, đội ngũ cán bộ được đào tạo và có kinh nghiệm.
- Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong văn phòng công ty, giữa văn phòng với chi nhánh và giữa các chi nhánh với nhau vì lợi ích chung và lợi ích của từng đơn vị.
- Thường xuyên tổ chức hội thảo, đưa ra các chương trình đào tạo có thể là ngắn hạn cho các cán bộ nhân viên để truyền đạt kinh nghiệm, hoàn thiện trình độ nghiệp vụ và nâng cao được ý thức trách nhiệm đối với Công ty.
4.1.2 Quan điểm quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Ngoài những định hướng chung của Công ty trong thời gian tới, Công ty còn đưa ra phương hướng nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Đó là hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty, đồng thời đơn giản hóa và hiện đại hóa việc thực hiện quy trình đó.
Giải pháp cụ thể và đề xuất kiến nghị
* Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ
Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo Hải quan, chứng từ giao nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải… Nếu công ty không đủ chứng từ cần thiết,nhân viên MACS không thể nhận hàng đúng hạn Do đó, làm tốt khâu chuẩn bị chứng từ sẽ giúp cho quy trình nhận hàng được thông suốt, dễ dàng hơn Công ty nên có những giải pháp cụ thể để tăng cường trách nhiệm của các nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ như:
- Phân công hai người cùng thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhau nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ Nếu có bất cứ chi tiết, số liệu nào còn chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bêb liên quan, kịp thời bổ sung những chứng từ thiếu sót hoặc không phù hợp.
- Cần phân công người theo dõi, cập nhập thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía các cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến hoặc có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp với các chứng từ cần thiết.
* Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Sau khi chuẩn bị chứng từ cần thiết, nhân viên MACs sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu.
- Đối với khâu tính thuế: Các biện pháp để thực hiện tốt khâu này là:
+ Khi tiến hành tra và áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên công ty cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà khi làm thủ tục.
+ Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi, cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa XNK của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của Hải quan cho các mặt hàng nhập khẩu
+ Khó khăn còn do chủ quan xuất phát từ phía các cán bộ hải quan thiếu trình độ, thiện chí và sự năng động khi tiếp nhận bộ chứng từ và lô hàng nhập của công ty, nhất là những hàng hóa khó xác định mã thuế Khi đó, MACS sẽ rất cần đến những nhân viên thực sự năng động, giỏi chuyên môn, phản ứng nhanh với tình huống, có vậy mới tạo dựng được một mối quan hệ tốt, dành lại được thiện cảm và sự tin tưởng của cán bộ hải quan, giúp công việc nhận hàng nhập khẩu được thực hiện trôi chảy.
- Đối với khẩu kiểm hóa: Đây sẽ là khâu quyết định hàng hóa có được phép nhập khẩu hay không, vì thế nhân viên Công ty cần làm tốt khâu này.
+ Chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hoá thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho chủ hàng đúng về thời gian hoặc giải phóng hàng kịp thời cho kho, bãi, cảng.
+ Phân công cán bộ phụ trách có kinh nghiệm, nắm vững được mặt hàng nhập khẩu và có sự chuẩn bị tốt cho các phương án giải trình trong trường hợp bị hỉa quan chất vấn.
* Hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng
Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ xem có phù hợp về chất lượng, phù hợp với các chứng từ được giao, đồng thời có đúng với những điều khoản của hợp đồng hay không Khâu kiểm háo có thực hiện tốt mới đảm bảo cho công ty bảo vệ được quyền lợi của mình vì đã có căn cứ xác nhận khi có vấn đề phát sinh đối với chất lượng, số lượng hàng.
- Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa tại đâu, khi nào là nội dung đầu tiên mà nhân viên MACS phải hết sức lưu ý Bởi chỉ cần sai sót nhỏ về thời gian hoặc địa điểm diễn ra công tác kiểm nghiệm cũng làm chậm lại quá trình nhận hàng Địa điểm kiểm nghiệm có thể tại kho của khách hàng, tại kho của cảng… vào lúc trong hoặc sau khi nhận hàng.
- Công ty cũng phải chủ động khi mời các cán bộ của cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng sao cho có sự thuận tiện nhất cả về thời gian và địa điểm nhận hàng Cấn cử thêm cán bộ chuyên trách trong Công ty hỗ trợ và giám sát việc kiểm tra để tránh những đổ vỡ, hư hỏng không đáng có ngay thời điểm nhận và kiểm hàng Vì vậy, những cán bộ có chuyên môn, hiểu biết về mặt hàng đồng thời có tính cẩn thận, hiểu về lĩnh vực kiểm hàng nên được lựa chọn.
- Kiểm tra hàng trong quá trình nhận hàng phải hết sức chính xác Nhận viên cần kiểm tra tên hàng xem có đúng hợp đồng, so sánh đối chiếu cẩn thận với packing list vì danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng khác nhau nên dễ bị nhầm lẫn.
- Số lượng và chất lượng hàng là hai yếu tố cần được đặc biệt quan tâm Nhân viên Công ty cần căn cứ vào bản thảo hợp đồng và các chứng từ có liên quan để kiểm tra lại cho chính xác Quá trình kiểm hàng cần kiểm tra một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và khối lượng hàng không có sai lệch ngoài phạm vi cho phép.
- Kiểm tra cẩn thận bao bì cũng như mã ký hiệu trên bao bì sản phẩm (nếu có) cũng phải được lưu ý đối với nhân viên MACS khi kiểm hàng để chắc chắn hàng nhận còn nguyên vẹn Nếu bao bì bị rách hay ký mã hiệu thiếu thì cần phải bỏ hàng ra kiểm tra lại đồng thời có sự bổ sung, sửa chữa, thay thế nếu thấy cần thiết.
* Hoàn thiện công tác nhận hàng với tàu
