Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh khu vực hóa và toàn cầu hóa về hợp tác kinh tế đang nổi trội,Việt Nam ta đã và đang không ngừng vươn lên để hòa mình vào xu thế ấy Sự giao thương giữa Việt Nam với các nước ngày càng phát triển mạnh, đặc biệt là khi Hiệp định Đối tác Thương mại xuyên Thái Bình Dương (TPP) được ký kết và chính thức thông qua Qua những nỗ lực hợp tác và hội nhập, mục tiêu công nghiệp hóa hiện đại hóa của đất nước ta đang lùi lại gần hơn.
Với điều kiện thuận lợi sẵn có, xuất khẩu sẽ trở thành hoạt động chủ lực để phát triển, nâng cao giá trị nền kinh tế, có vai trò quyết định trong việc hội nhập kinh tế thế giới của Việt Nam Để hoạt động này thực sự mang lại hiệu quả kinh tế cao cần phải có những chiến lược phát triển hợp lý mà một trong số đó là đẩy mạnh giao hàng xuất khẩu Đây là một hoạt động phụ trợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động xuất khẩu Dịch vụ giao hàng xuất khẩu tạo điều kiện làm tăng tính cạnh tranh của hàng hóa nước ta trên thị trường thế giới đồng thời đẩy mạnh đáng kể tốc độ lưu chuyển của hàng hóa xuất khẩu. Ở lĩnh vực giao nhận, giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cũng là phương thức có nhiều ưu điểm như chuyên chở được khối lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh, trên những tuyến đường xa, cước phí thấp tạo điều kiện cho các nhà xuất khẩu hoạt động hiệu quả Đặc biệt là đối với Việt Nam, biển là một điều kiện tự nhiên rất thuận lợi, vì thế mà giao hàng xuất khẩu bằng đường biển được khai thác Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một quy trình phức tạp với nhiều khâu trong mối quan hệ với nhiều bên như: khách hàng, hãng tàu, cơ quan cấp giấy phép, hải quan, cảng vụ… nên các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận thường thường mắc nhiều lỗi như chậm tiến độ giao hàng, sai sót trong chuẩn bị chứng từ và các tài liệu có liên quan, hàng hóa bị hỏng hóc, mất mát, giao sai, vướng mắc về thủ tục hải quan, chậm trễ trong toàn quy trình do thiếu khả năng quản lý nguồn lực Những tác động này ảnh hưởng tiêu cực tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và hạn chế sự phát triển của ngành giao nhận vận tải ở Việt Nam trong bối cảnh cạnh tranh quốc tế gay gắt như hiện nay.
Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng đang phải đối mặt với tình trạng khó khăn chung của ngành Chính vì vậy, việc phân tích, nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty từ đó đề ra các giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động đó là một vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết Việc tiếp cận quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty nhưng ở góc độ quản trị sẽ giúp nhìn nhận được thực trạng một cách tổng quát, khoa học từ đó có thể có cách đánh giá, điều chỉnh những sai sót hiệu quả hơn và mang tính thống nhất trong cả quy trình Nghiên cứu trên góc độ quản trị cũng giúp nâng cao năng lực quản lý của nhà quản trị, giúp họ điều phối các nguồn lực cho quy trình hợp lý hơn.
Từ thực tế trên, qua quá trình thực tập tại công ty và dựa trên những kiến thức đã được trang bị ở trường, em xin được chọn đề tài: “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans
Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Trong những năm gần đây, các luận văn của khoa Thương mại quốc tế có nhiều đề tài hướng về mảng hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Cụ thể là:
- Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Royal Cargo – Tác giả Hoàng Thị Phương Biên năm 2010.
- Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng container vận tải biển của công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh – Tác giả Trần Hà Phương năm 2015.
Nhìn chung các nghiên cứu đều đã đề cập đến hoạt động giao hàng xuất khẩu, mỗi đề tài tập trung chuyên sâu vào một vấn đề khác nhau Tuy nhiên em thấy những nghiên cứu chuyên sâu về quản trị quy trình này trong thời gian gần đây không được thực hiện Vì thế bằng nghiên cứu trong bài luận văn của mình, em hy vọng sẽ góp phần hoàn thiện đầy đủ những kiến thức về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài cùng với thực trạng của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương
Vinatrans Hà Nội, em thấy việc quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu cần được xem xét lại, thay đổi và hoàn thiện hơn sao cho phù hợp với thời gian và nhu cầu hiện tại.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
- Phân tích, đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội giai đoạn 2012-2015
- Đề xuất giải pháp với vấn đề quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1Thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp quan sát thực tế: phương pháp quan sát thực tế được áp dụng bằng cách thông qua quá trình tiếp xúc trực tiếp với quy trình giao hàng xuất khẩu tại phòng Giao nhận của công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội.
Thông qua phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp chuyên gia để thu kết quả đánh giá về tình hình hoạt động của công ty.
1.6.1.2 Thu thập dữ liệu thứ cấp
- Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội
- Báo cáo và tài liệu có liên quan đến tình hình hoạt động dịch vụ giao nhận tại công ty
- Báo cáo và ấn phẩm kinh tế khác trên các website
- Tài liệu của các tổ chức và doanh nghiệp khác
- Các luận văn, chuyên đề, nghiên cứu khóa học về đề tài liên quan của sinh viên Trường Đại học Thương Mại từ khóa 47 trở về trước
Phương pháp xử lý số liệu
Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu.
Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của công ty giai đoạn 2012-2015.
Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logis để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty nhằm đánh giá tính hợp lý và không hợp lý của các dữ liệu này.
Tổng hợp lại những phân tích để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội, từ đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Kết cấu khóa luận
Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Khái quát chung về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận
“Dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vi Thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển , lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người làm dịch vụ giao nhận khác ( gọi chung là khách hàng)” (Điều 136 Luật Thương mại)
Trong đó, người giao nhận là người thực hiện các dịch vụ giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng hoặc người chuyên chở Nói cách khác, người kinh doanh các dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi anh ta tự đứng ra thực hiện các công việc giao nhận cho hàng hoá của mình), là chủ tàu ( khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện các dịch vụ giao nhận ), công ty xếp dỡ hay kho hàng hoặc người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác thực hiện dịch vụ đó.
Giao hàng xuất khẩu là một bộ phận của dịch vụ giao nhận, là một hoạt động thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận sẽ thay mặt người xuất khẩu đứng ra thực hiện nghiệp vụ nhận hàng, gom hàng, lưu kho, tổ chức giao hàng hóa cho đơn vị vận tải, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan nhằm đảm bảo hàng hóa được giao cho người vận tải chuyển đến địa điểm quy định cụ thể theo thỏa thuận của chủ hàng gửi để hưởng thù lao.
Giao hàng xuất khẩu có thể được người giao nhận thực hiện qua nhiều phương thức: bằng đường hàng không, bằng đường sắt, bằng đường biển, bằng container,…Trong phạm vi khóa luận này, giao hàng xuất khẩu chỉ xin được đề cập qua phương thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tức là sử dụng tàu để vận chuyển hàng hóa– một phương thức vận tải phổ biến nhất trong thương mại quốc tế.
Vận tải đường biển là ngành vận tải chủ chốt so với các phương tiện vận tải khác trong chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu, nó đảm nhận chuyên chở gần 80% tổng khối lượng hàng hóa trong buôn bán quốc tế Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển có những nét chung của dịch vụ giao nhận nhưng cũng mang những đặc điểm riêng nổi bật bởi nó phụ thuộc khá nhiều vào điều kiện tự nhiên và chịu những rủi ro kỹ thuật, ảnh hưởng bởi luật pháp của các quốc gia trong tuyến đường mà tàu vận chuyển qua, quy trình có nhiều phức tạp mà tốc độ chậm.
2.1.2 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận
Quyền hạn của người giao nhận khi đóng vai trò là đại lý theo điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA(Liên đoàn các hiệp hội Giao nhận kho vận Quốc tế), người giao nhận có quyền:
- Tự do lựa chọn người ký hợp đồng phụ và tuỳ ý quyết định sử dụng những phương tiện và tuyến đường vận tải thông thường.
- Cần giữ hàng hoá để đảm bảo được thanh toán những khoản tiền khách hàng nợ.
Mặc dù người giao nhận có các quyền của người đại lý đối với chủ của mình,nhưng quyền này không thực sự đủ để bảo vệ cho họ trong thực tế giao nhận hiện đại ngày nay Vì lý do đó tốt hơn hết là người giao nhận nên giao dịch theo những đIều kiện và điều khoản đã biết và những điều kiện kinh doanh tiêu chẩu của các hiệp hội giao nhận quốc gia.
Nghĩa vụ của người giao nhận với tư cách là đại lý theo điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA, người giao nhận phải:
- Thực hiện sự uỷ thác của khách hàng với một sự quan tâm hợp lý nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng.
- Tổ chức và lo liệu vận chuyển hàng hoá được uỷ thác theo sự chỉ dẫn của khách hàng.
Trách nhiệm của người vận tải với tư cách là người đại lý: người giao nhận chỉ chịu trách nhiệm đối với những lỗi của bản thân mình hoặc người làm công cho mình.
- Trách nhiệm đối với khách hàng
+ Người giao nhận phải chịu trách nhiệm đối với khách hàng về những mất mát hoặc hư hỏng vật chất về hàng hoá nếu mất mát hoặc hư hỏng là do lỗi của anh ta hoặc người làm người làm công của anh ta Mặc dù theo những điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn, người giao nhận không phải chịu chách nhiệm về những tổn thất hoặc hậu quả gián tiếp nhưng người giao nhận nên bảo hiểm cả những rủi ro đó vì khách hàng vẫn có thể khiếu nại.
+ Người giao nhận phải chịu chách nhiệm đối với khách hàng về những lỗi lầm về nghiệp vụ: người giao nhận hoặc người làm công của anh ta có thể có lỗi lầm hoặc sơ suất không phải do cố ý nhưng gây thiệt hại về tài chính cho khách hàng của mình.
+ Giao hàng trái với chỉ dẫn: giao hàng không đúng như chỉ dẫn của khách hàng.
+ Quên mua bảo hiểm mà khách hàng đã có chỉ thị mua.
+ Sai sót khi làm thủ tục hải quan gây nên chậm trễ về khai hải quan hặc gây tổn thất cho khách hàng.
+ Gửi hàng sai địa chỉ: chuyển hàng đến sai địa điểm.
+ Tái xuất hàng mà không tuân theo những thủ tục cần thiết để xin hoàn thuế gây thiệt hại cho khách hàng, không thông báo hoặc thông báo không kịp thời cho người nhận hàng về thời gian giao hàng, giao hàng mà không thu tiền của chủ hàng.
+ Giao hàng thiếu mà không có giám định của hải quan hoặc của vinacontrol. Đối với việc giao hàng chậm mặc dù người giao nhận thường không ràng buộc mình phải giao hàng vào một ngày nhất định tại nơi đến và không nhận trách nhiệm về việc giao hàng chậm song xu hướng hiện nay là chấp nhận một mức độ trách nhiệm vừa phải về sự chậm trễ quá đáng; giới hạn bằng số tiền cước phải trả cho hàng chậm giao.
- Trách nhiệm đối với hải quan
Hầu hết ở tất cả các quốc gia người giao nhận có giấy phép được tiến hành công việc khai hải quan phải chịu trách nhiệm trước cơ quan hải quan về sự tuân thủ những quy định hải quan về sự khai báo đúng về trị giá số lượng và tên hàng nhằm tránh thất thu cho chính phủ Nếu vi phạm những quy định này người giao nhận có thể sẽ phải chịu phạt tiền mà tiền phạt đó không đòi lại được từ phía khách hàng.
- Trách nhiệm đối với bên thứ ba
Người giao nhận dễ bị bên thứ ba chẳng hạn như công ty bốc xếp, cơ quan cảng… là những người có liên quan đến hàng hoá trong quá trình chuyên chở, khiếu nại về:
+ Tổn thất vật chất về tài sản của bên thứ ba và hậu quả của tổn thất đó.
+ Người của bên thứ ba bị chết, bị thương hoặc ốm đau và hậu quả của việc đó.
Về chi phí, người giao nhận phải gánh chịu mọi chi phí trong quá trình điều tra, khiếu nại để bảo vệ quyền lợi cho mình và hạn chế tổn thất như chi phí giám định, chi phí pháp lý, phí lưu kho thậm chí nếu người giao nhận không phải chịu trách nhiệm anh ta cung không thể được phía bên kia bồi thường lại.
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.2.1 Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu Để tổ chức thực hiện hoạt động giao hàng xuất khẩu, người giao nhận thường thực hiện các bước sau:
- Xin giấy phép xuất khẩu và nhận L/C: Việc xin giấy phép xuất khẩu được hiểu theo 2 nghĩa :
+ DN phải xin phép được thực hiện hoạt động XNK, tức là phải xin được mã vạch hải quan.
+ DN phải xin đuợc giấy phép xuất khẩu cho từng chuyến hàng Về việc nhận L/C, DN thường kiểm tra L/c có đúng nội dung với hợp đồng mua bán không Nếu không thì phải tu chỉnh L/C.
- Xin giấy chứng nhận xuất xứ
- Chuẩn bị hàng hoá để xuất khẩu: căn cứ để thực hiện bước này là hợp đồng mua bán hàng hoá ngoại thương đã ký với nước ngoài và L/C Công việc này bao gồm:
+ Thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu
+ Ký mã hiệu hàng hoá
Trong bốn bước trên thì có 2 bước liên quan với nhau là : thu gom hàng thành lô hàng xuất khẩu và kiểm tra chất lượng Cơ sở của việc thu gom hàng là các hợp đồng
"nội, đó là hợp đồng kinh tế giữa công ty giao nhận và các cơ sở trong nước Việc kiểm tra chất lượng bao gồm kiểm tra cơ sở và kiểm nghiệm tiến hành ở lúc nhập ko và xuất kho để giao cho nhà nhập khẩu, việc kiểm tra ở cơ sở là quan trong nhất, Khi thu mua gom hàng ở các cơ sở sản xuất trong nước cần phải có sự giám định của các công ty giám định có uy tín, nếu đáp ứng chất lược thì mới thanh toán tiền hàng.
Doanh nghiệp phải hoàn thành bộ hồ sơ hải quan, rồi đến cục hải quan hay hải quan cảng Tại đây doanh nghiệp phải làm thủ tục xác minh thuế, nếu không nợ thuế thì mới được tiếp tục làm thủ tục hải quan Nếu hồ sơ hợp lệ các nhận viên tiếp nhận sẽ cấp tờ khai hải quan ghi vào sổ Doanh nghiệp mang tờ khai lên bàn vi tính chờ nhập dự liệu rồi nhận biên lai tiếp nhận hồ sơ Hồ sơ sau khi được tiếp nhận sẽ được chuyển đến bộ phận tính thuế, việc tính thuế được thực hiện trên cơ sở biểu thuế XNK do cục thuề ban hành, sau đó hồ sơ sẽ được chuyển qua phòng giám quản.
Sau khi hồ sơ được chuyển đến phòng giám quản, căn cứ trên tình hình sẵn sàng vào container của hàng hoá, doanh nghiệp mang biên nhận đếng phòng giám quản, đóng lệ phí và mời nhận viên hải quan đến kho riêng để kiểm tra hàng Nếu được xuất hàng doanh nghiệp sẽ cho hàng vào container dưới sự giám sát hải quan và hải quan có nhiệm vụ niêm phong cặp chì cuối cùng là đưa container vào bãi " hạ bãi" Muốn thế, trước đó doanh nghiệp phải đến cảng thuê bãi, sau đó liên hệ với ban quản lý bãi để đưa container vào đúng bãi được thuê, sau đó doanh nghiệp đem bộ chứng từ hải quan đến hải quan bãi để đăng ký xếp hàng lên tàu Đến đây là xong bước 4
- Giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán Để giao hàng doanh ngiệp thường lập hợp đồng xếp dỡ với cảng để cảng bốc hàng lên tàu Bộ chức từ thanh toán nhất thiết phải đúng với nội dung của L/C vì nếu không doanh nghiệp không thể nhận được tiền hàng Căn bản của bộ chứng từ thanh toán bao gồm những giấy tờ sau : Hối phiếu, hoá đơn thương mại, vận đơn , giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng số lượng.
2.2.2.1 Ðối với hàng hoá không phải lưu kho bãi tại cảng Ðây là hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng.
Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác có thể giao trực tiếp cho tầu Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng.
- Ðưa hàng đến cảng: do các chủ hàng tiến hành
- Làm các thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tầu
+ Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng về máng, địa điểm, cầu tầu xếp dỡ
+ Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch
+ Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tầu
+ Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng
+ Tiến hành xếp hàng lên tầu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng lên tầu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện)
+ Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tầu (là cơ sở để cấp vận đơn) Biên lai phải sạch
+ Người chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng ký, đóng dâú.
+ Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định
+ Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần)
+ Tính toán thưởng phát xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có)
2.2.2.2 Ðối với hàng phải lưu kho bãi của cảng Ðối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng XK cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu
*Giao hàng XK cho cảng bao gồm các công việc:
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hoá với cảng
-Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao chi cảng các giấy tờ:
+ Danh mục hàng hoá XK (cargo list)
+ Thông báo xếp hàng của hãng tầu cấp ( shipping order) nếu cần
+ Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note)
-Giao hàng vào kho, bãi cảng
* Cảng giao hàng cho tàu:
Trước khi giao hàng cho tầu, chủ hàng phải
+ Làm các thủ tục liên quan đến XK: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tầu đến (ETA), chấp nhận NOR
+ Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng- Tổ chức xếp và giao hàng cho tầu:
+ Trước khi xếp, phải tổ chức vận chuyên hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải nếu cần
+ Tiến hành bốc và giao hàng cho tầu Việc xếp hàng lên tầu do công nhân cảng làm Hàng sẽ được giao cho tầu dưới sự giám sát của đại diện hải quan.
Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tầu, ghi vào Final Report Phía tầu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet.
Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện
+ Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tầu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó (Mater Receipt) để trên cơ sở đó lập vận đơn (B/L)
- Lập bộ chứng từ thanh toán:
Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiềnhàng.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển
2.3.1 Các yếu tố bên trong
Một trong những nhân tố ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty nói chung cũng như hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty nói riêng là nguồn vốn.
Công ty có quy mô vừa và nhỏ, nguốn vốn hạn chế sẽ là nguyên nhân khiến cho công ty khó có thể đáp ứng đầy đủ được nhu cầu thị trường, và có thể chỉ dừng lại ở một số công đoạn của chuỗi logistics.
Con người là chủ thể của mọi hoạt động do đó chất lượng nhân sự sẽ là yếu tố cạnh tranh quan trọng của mỗi công ty và của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận.
Như vậy, nhân sự ngành giao hàng giao hàng xuất khẩu phải có chuyên môn vững vàng về xu hướng phát triển của thị trường giá cước , thành thạo thuật ngữ trong hợp đồng ngoại thương, nghiệp vụ thuê tàu, nắm vững luật hàng hải thế giới và các thủ tục, yêu cầu cụ thể với việc giao hàng xuất khẩu của từng loại hàng hóa, trên từng tuyến đường vận chuyển.
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cũng có nghĩa là quản trị nhân sự thực hiện quy trình đó, đặc biệt là trong khâu tổ chức giao hàng.
2.3.1.3 Năng lực, cơ chế quản lý
Nhà quản trị chính là người trực tiếp lập kế hoạch, chỉ đạo thực hiện, và giám sát hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nên năng lực quản lý là yếu tố tiên quyết quyết định hiệu quả của toàn bộ quy trình Một nhà quản trị giỏi sẽ thiết lập một kế hoạch và tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển phù hợp với môi trường kinh doanh và tận dụng được tối đa nguồn lực hữu hạn của doanh nghiệp Năng lực quản lý tốt giúp nhà quản trị có được tầm nhìn rộng, từ đó dự đoán những biến động có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời tiến trình giao nhận hàng, đảm bảo được những mục tiêu do tổ chức đề ra.
2.3.2 Các yếu tố bên ngoài
2.3.2.1 Cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, hạ tầng thông tin
Hạn chế về nguồn vốn dẫn đến công ty gặp khó khăn trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và phương tiện kỹ thuật Đây là vấn đề liên quan đến lợi nhuận công ty, là việc cơ sở hạ tầng của công ty phải đi thuê, mượn một phần hoặc hoàn toàn làm cho chi phí phải trả rất lớn, lợi nhuận bị giảm, ảnh hưởng tới việc phân bổ nguồn ngân sách của nhà quản trị.
Kinh doanh dịch vụ giao nhận không thể không nói đến vai trò của công nghệ thông tin bởi lẽ đây là đặc thù của ngành, mọi hoạt động của quá trình giao nhận như tìm kiếm khách hàng, liên lạc hãng tàu không thể không thông qua công nghệ thông tin Công nghệ thông tin hiện đại sẽ là ưu thế cạnh tranh của công ty Do đó việc trang bị các phương tiện kỹ thuật cao phục vụ cho việc tìm kiếm, truyền tải và bảo mật thông tin là rất cần thiết.
2.3.2.2 Cơ chế quản lý nhà nước về hoạt động xuất khẩu
Từ khi gia nhập WTO, cũng như gần đây nhất là hiệp định TPP được thông qua, hoạt động thương mại quốc tế của Việt Nam ngày càng phát triển Nhà nước và Chính phủ đã đưa ra nhiều chính sách tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu, đổi mới Luật Thương mại, Luật Hải quan, Luật thuế xuất nhập khẩu, nhằm tạo lập hành lang pháp lý vững chắc cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ liên quan đến hoạt động xuất khẩu.
Theo chính sách quản lý đối với hàng xuất khẩu hiện hành thì đa số các mặt hàng xuất khẩu đều được trực tiếp làm thủ tục hải quan tại cơ quan Hải quan, không phải xin giấy phép ở Bộ, ngành chủ quản, giảm chi phí về thời gian cho doanh nghiệp giao nhận, đáp ứng tiến độ giao hàng.
Theo thống kê hiện nay trên cả nước có khoảng hơn 600 doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận, 80% là các doanh nghiệp tư nhân đa phần là những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ hạn chế về vốn và công nghệ Thị trường giao nhận Việt Nam được đánh giá có tiềm năng rất cao, hấp dẫn các nhà đầu tư nước ngoài và thực tế họ đang kinh doanh rất sôi động tại Việt Nam Hầu hết các nhà kinh doanh dịch vụ giao nhận nước ngoài là các tập đoàn logistics lớn, có quy mô lớn, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, kinh nghiệm lâu năm, khả năng cung ứng toàn bộ chuỗi dịch vụ logistics vì thế mà họ chính là những đối thủ cạnh tranh nguy hiểm nhất của công ty.
2.3.2.4 Mối quan hệ với các bên liên quan
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty có liên quan tới nhiều bên như: người gửi hàng, đại lý chỉ định, người chuyên chở, cảng biển, hải quan.Tạo dựng tốt mối quan hệ này sẽ giúp cho công ty thực hiện quy trình giao hàng thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng và ngược lại.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI NGOẠI THƯƠNG VINATRANS HÀ NỘI
Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động của công ty
3.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty
VNT Hà Nội là một trong những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải đa phương thức quốc tế và các giải pháp logistics hàng đầu hiện nay với trên 12 năm kinh nghiệm hoạt động tại thị trường Việt Nam và quốc tế Được thành lập từ tháng 4 năm 2003 do cổ phần hóa chi nhánh Công ty
Vinatrans tại Hà Nội của Bộ Thương mại Tiền thân là chi nhánh Công ty Vinatrans tại
Hà Nội được thành lập từ năm 1996.
Một số thông tin về công ty như sau:
Tên doanh nghiệp Công ty cổ phần Giao nhận vận tải Ngoại thương
Tên giao dịch The Foreign Trade Forwarding and Transportation
Tên viết tắt Vinatrans Hà Nội
Trụ sở chính Số 2 Bích Câu - Quốc Tử Giám - Đống Đa - Hà Nội Điện thoại 043 7321090
Giấy phép thành lập số 0103002086
Tổng số nhân viên 145 Đại diện theo pháp luật Ông Nguyễn Xuân Giang –TGĐ
- Dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển cung cấp các gói dịch vụ như:
+ Hàng nguyên Container: Dựa trên những hợp đồng dài hạn với những hãng tàu khác nhau như: RCL, Rickmer,…
+ Hàng lẻ: Những lô hàng không đủ xếp nguyên một Container, công ty sẽ có các tuyến gom hàng từ các cảng chính của Việt Nam đi nước ngoài và ngược lại.
+ Dịch vụ cửa đến cửa (Door to door): Là một dịch vụ hoàn hảo tử cửa đến cửa một cách an toàn và nhanh chóng với các thiết bị hiện đại.
- Dịch vụ giao nhận vận tải đường hàng không
- Dịch vụ tổ chức triển lãm
- Dịch vụ thương mại và dịch vụ có liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu (thủ tục hải quan, tái chế, bao bì, kiểm kiện hàng hóa xuất nhập khẩu).
Nằm ở vị trí thuận tiện gần các cảng biển và trung tâm thành phố, được trang bị hệ thống ánh sáng,chữa cháy và thông gió tốt ; kho,bãi VNT Logistics là nơi tốt nhất để khách hàng lưu trữ hàng hoá của mình.
- Kho CFS (cho cả hàng đường biển và đường hàng không).
+ 10.000 m2 kho được bảo hiểm (bao gồm cả kho CFS và kho ngoại quan )
+ 50.000 m2 sân bê tông để lưu trữ hàng.
+ Cần cẩu,xe nâng : 22 chiếc
+ Xe tải và xe container : 80 chiếc
Trải qua hơn 12 năm thành lập, cùng với sự phát triển của công ty, đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp cũng đã tăng lên theo từng năm Hiện nay, công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Ngoại thương- Vinatrans Hà Nội có tổng số đội ngũ lên tới 145 cán bộ công nhân viên trong đó 62,50% tốt nghiệp đại học Ngoại thương, Kinh tế.
Năm 2003,Cổ phần hóa chi nhánh Công ty giao nhận ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh thành Giao nhận vận tải ngoại thương – VNT Logistics.
Năm 2007, vốn điều lệ của công ty được nâng từ 15 tỷ lên 20,72 tỷ thông qua hình thức phát hành cổ phiếu thưởng với tỷ lệ 70%, phát hành cho cổ đông hiện hữu với tỷ lệ 2:1, phát hành cho cán bộ công nhân viên có đóng góp đối với công ty và phát hành cho đối tác chiến lược của công ty. Đến nay thì vốn điều lệ của công ty đã lên tới 25,25 tỷ.Đây là một con số rất lớn đối với các công ty kinh doanh vận tải.
3.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa trong những năm gần đây
Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, Công ty Vinatrans Hà Nội hiện nay là một trong những công ty hạng nhất trong giao nhận hàng hóa ở Việt Nam.Đội ngũ nhân viên đông đảo, nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm cao, đội xe hùng hậu, nhiều chi nhánh khắp Việt Nam và các đại lý của Vinatrans khắp toàn cầu, kho bãi chứa hàng rộng lớn, công ty Vinatrans Hà Nội luôn tự tin là người đem đến những chất lượng dịch vụ tốt nhất, nhanh nhất với giá cả cạnh tranh nhất đến cho khách hàng.Cùng với các đơn vị liên doanh liên kết là Vinafreight, Vinalink, Vinatrans Đà Nẵng, Vinatrans Hà Nội đã tạo nên tập đoàn Vinatrans Group lớn mạnh nhất hiện nay về giao nhận với mạng lưới phủ khắp cả nước. Đặc biệt với dịch vụ giao nhận vận chuyển bằng đưởng biển, VNT Logistics cung cấp các gói dịch vụ:
- Đối với hàng nguyên container (FCL): Dựa trên những hợp đồng dài hạn với những hãng tàu khác nhau như RCL, Rickmer… cùng với thời gian vận chuyển nhanh nhất cho các loại container 20’ và 40’.
- Đối với hàng lẻ: Những lô hàng không đủ xếp nguyên container, Vinatrans Hà Nội có những tuyến gom hàng từ các cảng chính của nước ngoài về cảng chính của Việt Nam, Hải Phòng, Hồ Chí Minh.
- Đối với những lô hàng không thể đóng trong container: Có những lô hàng không thể đóng được trong container, Vinatrans Hà Nội có thể vận chuyển dưới dạng hàng rời từ các cảng chính của châu Âu, Bắc Mỹ, và một số cảng của Châu Á về Việt Nam
- Dịch vụ từ cửa đến cửa: Với hệ thống đại lý toàn cầu, với các phương tiện, thiết bị hiện đại, Vinatrans Hà Nội còn cung cấp dịch vụ vận chuyển từ cửa đến cửa cho các lô hàng lẻ, hàng container, hàng rời, một cách an toàn, và nhanh chóng.
Các chỉ tiêu doanh số, lợi nhuận cụ thể của công ty trong 4 năm qua như sau:
Bảng 3.1 Báo cáo kinh doanh của công ty Vinatrans Hà Nội từ năm 2012 – 2015
( Nguồn: phòng Kế toán- Tài chính)
Doanh thu 2014 tăng gần 14 tỷ đồng (tương đương 23%) so với 2013, trong đó chủ yếu là do gia tăng tỷ trọng doanh thu dịch vụ đường không, đường biển chỉ đứng sau đóng góp của dịch vụ đường không Lợi nhuận sau thuế 2014 đạt 16,48 tỷ đồng, tăng 95% so với năm 2013.
Trong năm 2013 và nửa đầu năm 2014 là thời gian khá thuận lợi đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ vận tải, giao nhận do nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa gia tăng mạnh mẽ
Mặc dù nửa cuối 2014, đầu năm 2015 là thời gian khó khăn nhất đối với các doanh nghiệp vận tải, nhưng doanh thu và lợi nhuận của Công ty cổ phần Giao nhậnVận tải Ngoại thương vẫn có mức tăng trưởng đều đặn Có được điều này là do một số các khách hàng, đối tác lâu năm của Công ty đã tăng một lượng lớn các đơn hàng vận tải trong và ngoài nước trong năm 2014.
Đánh giá thực trạng
- Công ty có bề dày hoạt động trên 12 năm và có uy tín nhất định trên thịtrường nên việc tiếp cận ban đầu với khách hàng có phần thuận lợi hơn so với các công ty giao nhận khác Hoạt động công ty đủ lớn mạnh để khẳng định cho mình một chỗ đứng vững chãi trên thị trường, uy tín chất lượng, tất cả nhờ vào bộ máy quản lý gọn nhẹ, phù hợp với tình hình phát triển của công ty và năng lực lãnh đạo của ban quản trị, Vinatrans Hà Nội đang sẵn sàng đương đầu với xu thế cạnh tranh ngày càng gay gắt trong ngành.
- Nguồn lực tài chính của công ty đủ mạnh để tham gia đấu thầu và thựchiện các công trình lớn.
- Thực hiện tốt vai trò đại lý tại Việt Nam cho các hãng tàu và hãng giao nhận nước ngoài đảm bảo nguồn thu đều đặn hàng tháng cho công ty Doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng đều qua từng năm và kết quả này đã làm vui lòng các nhà lãnh đạo và các nhà đầu tư của công ty Doanh thu từ dịch vụ giao nhận đường biển luôn giữ một mức ổn định, chiếm 30-35% tổng doanh thu từ dịch vụ giao nhận Khối lượng hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển cũng tăng đều qua các năm và tương ứng với doanh thu, đó là những con số khá quan trọng.
- Thị trường xuất khẩu cũng như các mặt hàng của Vinatrans Hà Nội ngày càng được mở rộng Các mặt hàng nông sản và hàng tiêu dùng ngày càng chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu mặt hàng xuất khẩu qua đường biển.
- Đội ngũ ban lãnh đạo có kinh nghiệm lâu năm trong nghề tạo lập nên những mối quan hệ vững chắc với đối tác trong và ngoài nước.Là đối tác tin cậy của các đại lý tàu biển lớn trên thế giới, với phương thức hoạt động rất chuyên nghiệp, Vinatrans Hà nội luôn tự tin với nguồn cung cấp dịch vụ của mình Mọi hoạt động, dự án hợp tác đều được chuẩn bị kỹ lưỡng kèm theo các hợp đồng ký kết.
3.3.2 Khó khăn, tồn tại và nguyên nhân phát sinh
Bên cạnh những thành công đạt được, không thể không kể đến những vấn đề còn tồn tại trong việc quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
- Trước tiên phải kể đến hạn chế đáng kể trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tổ chức giao hàng và điều hành giám sát giao hàng Những phần mềm quản lý và điều hành giao nhận hàng hóa là những công cụ hoạch định và giám sát mang tính khoa học cao, nhưng hạn chế về nguồn lực lại đang giới hạn khả năng ứng dụng của công ty.
- Hoạt động xuất khẩu của công ty thực hiện dưới hình thức ủy thác chính là việc giao hàng xuất khẩu, cho nên doanh thu đem lại từ hoạt động xuất khẩu thấp.Nguyên nhân là do công ty chưa tận dụng được nguồn lực nội tại, hoạt động tìm kiếm bạn hàng để xuất khẩu trực tiếp còn hạn chế.
- Do là người giao hàng xuất khẩu nên khi chuyển sang đối tác khác công ty ít nhiều gặp những biến động Vì vậy, ban quản trị công ty cần phải chủ động hơn trong việc cân đối nguồn lực.
- 2015 là một năm khó khăn đối với các doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải nói riêng Kết quả kinh doanh của công ty ảnh hưởng trực tiếp từ hoạt động của các doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất khẩu/ nhập khẩu Trong những tháng cuối năm, lượng đơn hàng từ đối tác nước ngoài của nhiều ngành hàng bị hủy bỏ hoặc sụt giảm, tiêu biểu như dệt may giảm khoảng 20% - 30% về số đơn hàng và giá, thủy sản giảm khoảng 30% đơn hàng và giá Nguyên nhân là do sự cạnh tranh trong ngành, ngày càng có nhiều doanh nghiệp tham gia hơn vào lĩnh vực giao nhận, chính vì vậy mà tính cạnh tranh trong ngành là rất cao.
- Hiện nay khó khăn lớn nhất đối với công ty là quy mô hoạt động và sức ép cạnh tranh từ các đối thủ Vận tải biển là một trong những dịch vụ chủ chốt mang lại nguồn doanh thu đáng kể cho doanh nghiệp trong khai thác những lợi thế về địa lý tự nhiên với hệ thống sông ngòi, cảng biển thuận lợi cho vận chuyển tới các quốc gia như Trung Quốc, Singapore,…Tuy nhiên việc khai thác một cách tối ưu nhất điều kiện thuận lợi mà thiên nhiên ban tặng ấy đối với những doanh nghiệp vận chuyển của Việt Nam và công ty cổ phận giao nhận nói riêng đang là vấn đề cần thiết.
- Công ty chưa đã ra những chỉ tiêu cụ thể mang tính định lượng để điều hành và giám sát quy trình giao hàng mà chỉ dừng lại ở việc thiết lập các tiêu chuẩn định tính chung.
- Trong tất cả các khâu hoàn thiện bộ chứng từ, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho cảng và tàu tuy thực hiện khá tốt nhưng vẫn tồn tại những hạn chế gây ảnh hưởng đến hiệu quả của toàn bộ quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty Một bộ chứng từ hàng hóa bao gồm rất nhiều loại giấy tờ do đó nhầm lẫn là điều không tránh khỏi kể cả công ty có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm Nguyên có thể bùng phát từ nhiều phía có thể do chính sách mới chưa được cập nhật, hoặc khi giao hàng khách hàng giao thiếu mà nhân viên công ty chưa kịp phát hiện Chính vì vậy, công ty cần cẩn trọng hơn trong từng khâu, đảm bảo hiệu quả về cả thời gian và chi phí.
Tất cả những khó khăn, hạn chế trên đều có nguyên nhân chủ quan, nhưng nguyên nhân khách quan của nó có thể là từ phía Nhà nước Đến nay vẫn chưa có văn bản pháp luật hướng dẫn cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, đặc biệt là logistics Bên cạnh đó thì các văn bản luật hiện hành lại có hiện tượng chồng chéo gây khó khăn rất lớn cho doanh nghiệp Thủ tục hành chính rườm rà cũng có những tác động xấu đến lợi ích của doanh nghiệp Ngoài ra các chính sách của Nhà nước về xuất khẩu và thuế quan còn chưa đồng bộ Vẫn còn tình trạng gian lận của cán bộ hải quan trong kê khai tính thuế cho doanh nghiệp, nhiều khi làm đội chi phí của doanh nghiệp lên đáng kể.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
Dự báo triển vọng và quan điểm giải quyết vấn đề
4.1.1 Dự báo nhu cầu phát triển hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển ở ViệtNam
Ngày nay khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, việc ứng dụng khoa học tiên tiến vào lĩnh vực sản xuất vật chất đã tạo ra bước đột phá về khối lượng và chất lượng hàng hóa Mặt khác sự phân công lao động xã hội ngày càng sâu sắc đã dẫn tới việc tập trung hàng hóa ở một nơi và đem tiêu thụ ở nước khác Để thực hiện được việc đó thì hàng hóa phải được vận tải và giao nhận từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Có thể nói hoạt động giao nhận vận tải khắc phục được những mâu thuẫn về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng, thúc đẩy thương mại quốc tế phát triển Ngược lại triển vọng của dịch vụ giao nhận phụ thuộc rất lớn vào khối lượng hàng hóa cần vận chuyển.
Xuất khẩu năm 2016 tăng trưởng cao hơn so với năm 2015 nhờ kinh tế thế giới tăng trưởng cao hơn Trong khi đó, các hiệp định thương mại tự do có hiệu lực trong năm 2016 sẽ giúp mở rộng thị trường xuất khẩu, nhất là đối với mặt hàng dệt may, giày dép, nông, lâm, thủy sản của Việt Nam.
Biểu đồ: 4.1 Dự báo thị trườngxuất khẩu của Việt Nam năm 2016-2020
Việt Nam có vị trí thuận lợi để tận dụng được lợi thế không thể tranh cãi của châu Á, khu vực giao thương năng động nhất trên thế giới Trung Quốc, Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Bangladesh và Hàn Quốc sẽ nằm trong số mười thị trường xuất khẩu tăng trưởng nhanh nhất của Việt Nam trong 20 năm tới.HSBC đánh giá tăng trưởng xuất khẩu sang các nước Châu Á của Việt Nam từ 2013 đến 2020 sẽ tiếp tục dẫn đầu với tăng trên 15%.Tăng trưởng xuất khẩu sang các nước châu Âu (trừ Nga) dự kiến sẽ đạt mức trung bình gần 10%/năm từ năm 2013 đến 2020 Tăng trưởng xuất khẩu đến Úc, New Zealand và châu Đại Dương sẽ hồi phục mạnh trong dài hạn và sẽ đạt mức trung bình 10%/năm từ năm 2016 đến 2020.Xuất khẩu sang châu Mỹ Latinh sẽ tăng trưởng trung bình hơn 10% từ năm 2013 đến 2020 và Brazil sẽ là đối tác xuất khẩu năng động nhất của Việt Nam trong khu vực này.
Bảng 4.2 Dự báo khối lượng hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam
Tốc độ tăng BQ/năm (%) 12,2 12,2
Gía trị hàng hóa giao nhận bằng đường biển
Tốc độ tăng trưởng bình quân/năm(%)
(Nguồn: Viện khoa học kinh tế giao thông vận tải)
Qua bảng trên ta thấy rằng con số sự báo cho toàn ngành giao nhận vận tải là rất khả quan, tăng bình quân trên 10%/năm nhưng với riêng giá trị sản lượng giao nhận bằng đường biển, các nhà dự báo về khối lượng hàng hóa sẽ vẫn tăng nhưng giá trị thì tốc độ tăng bình quân và tỷ trọng tổng giá trị giao nhận có xu hướng giảm.Tỷ trọng này sẽ được san sẻ cho ngành hàng không và đường sắt liên vận quốc tế Cho dù vậy cũng không có cơ sở nào để cho rằng ngành giao nhận vận tải biển sẽ không phát triển mạnh trong những năm tới bởi chúng ta không thể phủ nhận được ưu điểm của phương thức vận tải này, đồng thời Việt Nam cũng có những ưu thế riêng về vận tải biển.
4.1.2 Phương hướng phát triển của công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thươngVinatrans Hà Nội
- Công việc đầu tiên là công ty cần phải khắc phục những mặt yếu kém và tồn tại vẫn đang gặp phải.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp khác bằng cách phát huy năng lực của đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, trình độ cao và tạo dựng uy tín chất lượng dịch vụ giao nhận của công ty.
- Xây dựng được những chính sách khuyến khích khách hàng, đó là việc đưa ra thêm cho những dịch vụ miễn phí như dịch vụ tư vấn khách hàng về tình hình lựa chọn nhà cung cấp, về hãng tàu vận chuyển, thậm chí là lưu kho miễn phí trong trường hợp đặc biệt.
- Củng cố và tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác giao nhận hàng hóa quốc tế bằng vốn ngân sách Nhà nước, vốn tự có, vốn góp liên doanh, vốn vay.
- Tăng cường phát triển hoạt động giao nhận theo nhiều phương thức nhưng chú trọng hơn vào phương thức giao nhận hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không.
- Củng cố mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài, có uy tín đối với các cơ quan chức năng, các hãng tàu, các hãng hàng không để có thể được ưu tiên khi gặp những khó khăn như trong thời điểm gặp nhiều hàng hóa cùng một lúc đến khi có thể vẫn dành được chỗ.
- Một nhiệm vụ quan trọng nữa là phải thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận, các chương trình đào tạo có thể là ngắn hạn dành cho các cán bộ nhân viên để truyền đạt kinh nghiệm, hoàn thiện trình độ nghiệp vụ và nâng cao ý thức trách nhiệm.
4.1.3 Quan điểm giải quyết vấn đề
Dựa vào quá trình nghiên cứu, phân tích tình hình quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans
Hà Nội bằng phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp và điều tra sơ cấp trong nội bộ công ty, thực trạng và kết quả của vấn đề nghiên cứu đã được trình bày như ở trên.
Thông qua dự báo về triển vọng của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Việt Nam trong giai đoạn tới cũng như phướng hướng hoạt động của công ty, em xin được đưa ra quan điểm giải quyết của mình Đó là từng bước hiện đại hóa hoạt động quản trị kết hợp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển theo hướng phù hợp với kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhờ đó mà sự phối hợp giữa các bước trong quy trình được thực hiện trơn tru, đồng bộ, giảm tính rời rạc, bất hợp lý Muốn thực hiện điều này, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của công ty là rất cần thiết nó giúp tất cả các hoạt động của công ty được lên kế hoạch thực hiện và kiểm soát một cách khoa học Tuy nhiên, như đã đề cập, Vinatrans Hà Nội là một doanh nghiệp ở tầm trung, hạn chế về nguồn lực, do đó việc đầu tư, hoàn thiện và hiện đại hóa quy trình giao hàng xuất khẩu cần phải được thực hiện từng bước, hợp lý và chắc chắn.
Những kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội
4.2.1 Những giải pháp quản trị từ phía công ty
- Hoàn thiện khâu điều hành giám sát giao hàng Đây là khâu chưa thực hiện tốt tại Vinatrans Hà Nội trong thời gian qua trong khi đó vai trò của nó lại rất quan trọng đối với việc đánh gia hiệu quả hoạt động từ đó điều chỉnh kịp thời nếu có những sai sót xảy ra Việc điều hành giám sát hoạt động giao hàng xuất khẩu giúp công ty vừa điều chỉnh được những sai lệch đã xảy ra và kiểm soát được các hoạt động đang diễn ra trong toàn quy trình giao hàng.
Vậy để thực hiện tốt công tác này công ty cần phải họp giao ban đầu giờ hàng ngày để có thể nhìn nhận, tìm hiểu nguyên nhân và cách giải quyết những vướng mắc một cách kịp thời.
Xây dựng bản quy trình tác nghiệp giao nhận hàng hóa một cách chi tiết, cụ thể và phổ biến đặt ở nơi dễ thấy nhất của công ty Trong đó nêu chi tiết những loại chứng từ không thể thiếu, số lượng bản chính, bản sao hợp lệ để thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa Nhấn mạnh vào tính thống nhất về mặt chi tiết của các chứng từ bởi chỉ một sai sót nhỏ bộ chứng từ sẽ không được chấp nhận gây ảnh hưởng về mặt thời gian và chi phí Tùy vào chủng loại và tính chất của hàng hóa mà bộ chứng từ đi kèm sẽ bao gồm những loại giấy tờ khác nhau, dựa vào những mặt hàng giao xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn của công ty để lập ra một bộ chứng từ mẫu chung nhất và lưu ý về những khác biệt của từng loại.
Xây dựng những tiêu chuẩn mang tính định lượng khi đanh giá hiệu quả hoạt động của quy trình giao hàng xuất khẩu Những tiêu chí này nên được xác định trong một khoảng thời gian 1 tuần hay 1 tháng vì hoạt động giao nhận hàng hóa thường mang tính cấp bách về thời gian Công ty có thể có được những thống kê đơn giản về số hợp đồng giao hàng đã được thực hiện trong số trường hợp xuất hiện vướng mắc, tỷ lệ loại rắc rối gặp phải: thiếu hụt hàng hóa, hư hỏng, chậm tiến độ, sai sót chứng từ, vận đơn không sạch Từ đó có thể đánh giá cụ thể hơn về kết quả thực hiện quy trình, phần nào còn yếu kém, đưa ra cách khắc phục và tiếp tục đo lường để nhận định tình hình đã được cải thiện hay chưa.
- Củng cố khâu kiểm tra hàng hóa: Cần kiểm tra hàng hóa nhận từ khách hàng, xem có thiếu hay hư hỏng gì không, để kịp thời báo lại với khách Việc đóng gói hàng hóa cần được thực hiện một cách cẩn thận, phù hợp với đặc tính loại hàng đó, và lịch trình của hàng.
- Nâng cao văn hóa doanh nghiệp, đây là một khía cạnh còn yếu ở các doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ ở Việt Nam Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty, xây dựng nội bộ đoàn kết thống nhất với tinh thần trách nhiệm cao, làm việc vì lợi ích của công ty, không vì lợi ích cá nhân.
4.2.2 Những giải pháp từ phía các cơ quan hữu quan
- Công ty cần tích cực tham gia vào các tổ chức, hiệp hội trong ngành để qua đó có thể chia sẻ cũng như học hỏi kinh nghiệm từ các công ty khác Đây cũng là cơ hội để cho khách hàng cũng như các đối tác biết và tìm đến công ty.
- Nhà nước tiếp tục nâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ giao thông đặc biệt các công trình có liên quan đến việc giao nhận đường biển Cần đầu tư thích đáng để xây dựng các cơ sở vật chất kỹ thuật cho vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, như xây dựng mới và mở rộng, nâng cấp cảng biển, hiện đại hóa các thiết bị xếp dỡ hàng hóa, xây dựng nhà kho đạt tiêu chuẩn về bảo quản
- Xây dựng một hệ thống pháp luật đồng bộ và nhất quán, phù hợp với pháp luật và thông lệ quốc tế Đây sẽ là một tiền đề tạo ra một hành lang pháp lý ổn định, thu hút hàng hóa về Việt Nam, tạo tâm lý an toàn cho các doanh nghiệp vận tải và giao nhận cũng như các doanh nghiệp mua bán trong và ngoài nước Vì vậy, Nhà nước cố gắng tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật, các chính sách về thuế, thủ tục hải quan, thủ tục hành chính… nhằm thúc đẩy và phát triển hệ thống giao nhận.
- Tăng cường chính sách hợp tác quốc tế về kinh tế, chính trị,văn hóa xã hội Bởi vẫn còn một số quốc gia, vùng lãnh thổ mà nước ta có quan hệ không thân thiết Chúng ta cần thiết lập mối quan hệ tin tưởng đặc biệt là quan hệ thương mại, đôi bên cùng có lợi và vì lợi ích quốc gia Từ đó, gián tiếp thúc đẩy việc xuất khẩu hàng hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành vận tải và giao nhận phát triển Hơn nữa, việc cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài sẽ tạo động lực cho các doanh nghiệp trong nước phấn đấu và trưởng thành hơn.
- Công chức Hải quan phải hướng dẫn cụ thể, chỉ ra cái sai cho doanh nghiệp, từng trường hợp mà xử lý từ cảnh cáo đến phạt hành chính để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp kinh doanh và thực hiện mua bán đúng pháp luật Khi được phân bổ nhiệm vụ, công chức Hải quan cần làm việc nhanh chóng để đảm bảo tiến độ công việc giúp doanh nghiệp xuất hàng, nhận hàng trong thời gian ngắn nhất tránh để lưu kho lưu bãi làm tốn thời gian, chi phí cho doanh nghiệp.
- Các khâu làm thủ tục hải quan mất nhiều thời gian làm ảnh hưởng đến tiến trình kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là với doanh nghiệp giao nhận Vì vậy, giải pháp bức thiết là đơn giản hóa thủ tục hải quan theo hướng chuyên môn hóa hiện đại hóa giúp việc thông quan hàng hóa nhanh chóng, tránh những trường hợp đáng tiếc.
Trong bối cảnh Việt Nam đang hòa nhập mạnh mẽ với nền kinh tế thế giới, lĩnh vực ngoại thương, hoạt động xuất khẩu diễn ra ngày càng nhiều thì ngành giao nhận vận tải ngoại thương cũng chứng tỏ được vai trò vô cùng quan trọng của mình, là một trong những mắt xích quan trọng trong quá trình buốn bán quốc tế, nó mở ra ngành kinh doanh vận tải quốc tế rất đa dạng và đầy tiềm năng.
Trong tình hình đó, công ty cần tìm ra hướng đi riêng cho mình với phương châm lấy chất lượng phục vụ là yếu tố hàng đầu của công ty Công ty cần tập trung phát triển vào một ngành hàng mà công ty có thế mạnh, đồng thời tìm kiếm thêm thị trường mới Thành công đạt được từ hướng đi này sẽ giúp công ty khẳng định vị thế của mình trong ngành Hiện tại công ty đang rất chú trọng vào đẩy mạnh giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, dù chưa đạt tỷ trọng cao nhất nhưng vẫn là thế mạnh của công ty Để làm được điều đó, đòi hỏi công ty phải có sự đầu tư nghiên cứu nắm rõ tình hình hoạt động của thị trường vận tải biển và chủ động đối phó với những biến động dù là rất nhỏ của thị trường, của ngành hàng.
Bằng một số biện pháp quản trị nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận, mở rộng thêm các thị trường mới,… hy vọng trong tương lai công ty sẽ hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn, thành công hơn để nâng tầm vóc, vị thế của công ty lên một nấc thang mới ở vị trí cao hơn góp phần thúc đẩy sự phát triển của lĩnh vực giao nhận nói riêng và cả nền kinh tế ViệtNam nói chung.
1 Báo cáo kết quả kết quả hoạt động kinh doanh công ty Cổ phần Giao nhận
Vận tải Ngoại thương Vinatrans Hà Nội năm 2012,2013,2014,2015.
2 PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010), Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị hành chính, Hà Nội
3 PGS.TS Nguyễn Như Tiến(2011)Giáo trình vận tải và giao nhận trong ngoại thương, Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật Hà Nội
4 Trang web tham khảo: http://vntlogistics.com http://www.vietnamshipper.com
5 Khóa luận của các anh chị khóa 47 trở về trước
