TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẢU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY
Tính cấp thiết của việc nghiên cứu hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, Việt Nam tích cực tham gia vào nhiều tổ chức kinh tế và ký kết hiệp định với các quốc gia và khu vực toàn cầu Sự tham gia này tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh tế, đặc biệt là trong ngành dịch vụ giao nhận quốc tế Ngành này được dự báo sẽ đóng góp một tỷ lệ phần trăm lớn vào GDP quốc gia trong tương lai, với nhiều triển vọng phát triển và mang lại kết quả tích cực cho đất nước.
Cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận vận tải đang rất lớn, tuy nhiên, thách thức cũng không ít Sự gia tăng số lượng doanh nghiệp trong và ngoài nước tham gia vào ngành đã tạo ra một môi trường cạnh tranh khốc liệt Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược rõ ràng và xác định giá trị cốt lõi Điều quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần chú trọng là cung cấp dịch vụ chất lượng tốt.
Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa có vai trò vô cùng quan trọng với mỗi doanh nghiệp kinh doanh trong ngành.
Công ty TNHH Kintetsu World Express, một liên doanh Nhật Bản, là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực logistics tại Việt Nam Tuy nhiên, trong bối cảnh phát triển kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế, công ty đã đối mặt với nhiều thách thức trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải Mặc dù đã nỗ lực cải thiện, kết quả vẫn chưa đạt yêu cầu Với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng giao nhận hàng hóa, tôi đã chọn đề tài “Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express” cho khóa luận của mình.
Tổng quan nghiên cứu
Cho đến nay, tôi đã nghiên cứu một số công trình liên quan đến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường hàng không, bao gồm các đề tài nghiên cứu cụ thể về quy trình này.
“Nguyễn Đức Hoàng Nam (2013): Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải đường không của chi nhánh Kintetsu World Express Việt Nam”
Đỗ Thị Hải Yến (2013) đã đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường hàng không tại công ty TNHH dịch vụ giao nhận - thương mại Trường Phú Nghiên cứu tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu thời gian giao nhận, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express, đồng thời nêu ra những định hướng mới cho ngành vận tải hàng không Việt Nam Mặc dù trước đây đã đề cập đến các chứng từ và thành công của công ty, nhưng chưa phân tích toàn diện quy trình thực hiện, dẫn đến việc chưa làm nổi bật ý nghĩa của nghiên cứu Khóa luận này sẽ khắc phục điều đó, giúp làm rõ hơn về các bước và giải pháp cần thiết trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
- Tìm hiểu thực tế quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express
- Đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express.
Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tạiCông ty TNHH Kintetsu World Express
Phạm vi nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu tập trung vào quy trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường hàng không, đặc biệt là tại Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express.
Hà Nội với vai trò là đại lý và người gom hàng.
Phạm vi nghiên cứu về không gian
Trong quá trình nghiên cứu, tôi chú trọng vào việc cải thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World.
Phạm vi nghiên cứu về thời gian
Khóa luận này tập trung vào việc nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express, từ năm 2011 đến nay.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu sơ cấp là quá trình quan sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và theo dõi các nhân viên trong công ty khi thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường hàng không.
Dùng phương pháp phỏng vấn trực tiếp, thu thập thông tin, tra cứu số liệu, tài liệu và tham gia vào quá trình làm việc tại Công ty.
Phương pháp thu thập thông tin qua phiếu điều tra trắc nghiệm được áp dụng bằng cách đưa ra các câu hỏi liên quan đến vấn đề nghiên cứu Phiếu điều tra này sẽ được phát tới nhân viên bộ phận kinh doanh và hỗ trợ kinh doanh của Chi nhánh, những người đảm nhận các công việc trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả và tiến trình hoạt động Bên cạnh đó, các tài liệu liên quan đến thủ tục trong quá trình hoạt động cũng được trình bày rõ ràng, giúp đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định.
Dữ liệu tại thư viện gồm các luận văn đề tài thuộc lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không.
Dữ liệu được thu thập từ việc tìm kiếm trên Internet và các tài liệu của các tổ chức hiệp hội trong ngành vận tải, đặc biệt là vận tải đường hàng không, cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình và xu hướng trong lĩnh vực này.
1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Bài nghiên cứu áp dụng các phương pháp phân tích số liệu như thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh, và tính chỉ số, tỷ lệ để đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh Ngoài ra, phương pháp định lượng được sử dụng làm phương pháp nghiên cứu chính, kết hợp với phương pháp định tính nhằm xác định mục tiêu và định hướng phát triển cho những năm tiếp theo.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận được chia làm 4 phần:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express.
Chương 2: Cơ sở lí luận về giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không.
Chương 3: Phân tích thực trạng của quy trình nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express.
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu WorldExpress.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Một số lý thuyết về giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
Sự khác biệt về quốc tịch trong thương mại quốc tế yêu cầu hàng hóa xuất nhập khẩu phải được vận chuyển qua biên giới của ít nhất một quốc gia Để hàng hóa đến tay người mua, cần thực hiện nhiều bước như thông quan xuất nhập khẩu, chuẩn bị giấy tờ, thuê phương tiện vận chuyển và bốc xếp hàng hóa lên phương tiện.
Trước đây, việc giao nhận hàng hóa thường do người gửi, người nhận hoặc người chuyên chở thực hiện Tuy nhiên, với sự phát triển của buôn bán quốc tế và sự chuyên môn hóa ngày càng cao trong phân công lao động, giao nhận đã trở thành một ngành nghề chính thức, do các tổ chức và tập đoàn giao nhận chuyên nghiệp đảm nhiệm.
Dịch vụ giao nhận theo quy tắc mẫu của FIATA bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa, như gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp tư vấn liên quan đến các vấn đề hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
2.1.2 Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không là quá trình vận tải hàng không, bao gồm các nghiệp vụ cần thiết để chuyển hàng từ nơi gửi đến nơi nhận Điều này không chỉ bao gồm việc tổ chức chuyên chở mà còn giải quyết các thủ tục liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa qua không gian.
Dịch vụ giao nhận hàng không có thể được thực hiện bởi nhiều đối tượng khác nhau, bao gồm chủ hàng, các hãng hàng không, người giao nhận chuyên nghiệp, hoặc bất kỳ cá nhân nào có liên quan.
Hiện nay, dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không chủ yếu do đại lý hàng hóa hàng không và người giao nhận hàng không thực hiện Đại lý hàng hóa hàng không đóng vai trò trung gian giữa hãng vận chuyển (các hãng hàng không) và chủ hàng (người xuất khẩu hoặc nhập khẩu) Trong số các đại lý, đại lý IATA được coi là tiêu chuẩn nhất, vì đây là những đại lý giao nhận được đăng ký bởi Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế và được các hãng hàng không thành viên IATA chỉ định để đại diện cho họ.
Người giao nhận hàng không là những chuyên gia cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa qua đường hàng không, có thể là đại lý IATA hoặc không Họ chủ yếu thực hiện dịch vụ gom hàng, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách hiệu quả và an toàn.
Nội dung chủ yếu của dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đường hàng không:
- Chuẩn bị các chứng từ.
- Quy trình làm giao nhận của các đại lý hàng không.
Hỗ trợ người gửi hàng trong việc tìm hiểu thông tin cần thiết theo yêu cầu của nước nhập khẩu là rất quan trọng, không chỉ trong giai đoạn ký kết hợp đồng mà còn trong quá trình đàm phán hợp đồng.
- Tạo phương tiện cho việc thu gom những chuyến hàng xuất khẩu của khách hàng.
Để đảm bảo quy trình vận chuyển hàng không diễn ra suôn sẻ, cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hàng không và hoàn thành việc lập vận đơn, bao gồm tất cả các chi phí liên quan Đồng thời, các hóa đơn và chứng từ này phải đáp ứng mọi yêu cầu của cơ quan hải quan.
- Kiểm tra giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu của lô hàng có đầy đủ và hoàn toàn phù hợp với luật lệ Nhà nước không.
Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, giấy chứng nhận đóng gói và bản kê khai của người gửi hàng, đặc biệt là đối với hàng nguy hiểm và súc vật sống, cần phải được cung cấp bởi người xuất khẩu và tuân thủ đầy đủ quy định của IATA cũng như các quy định của Nhà nước.
- Lo thu xếp bảo hiểm cho khách hàng
- Thu xếp vận chuyển và lưu khoang máy bay với hãng hàng không và định lịch trình giao hàng tại sân bay.
- Theo dõi việc di chuyển hàng
- Tạo phương tiện cho việc tiếp nhận những chuyến hàng nhập khẩu.
- Lo thu xếp việc chia hàng lẻ, cung cấp phương tiện vận chuyển lô hàng từ sân bay đến tay người nhận hàng.
2.1.3 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
- Các tuyến đường của dịch vụ vận tải hàng không hầu hết là các đường thẳng nối hai điểm vận tải với nhau.
- Tốc độ của vận tải hàng không cao, tốc độ khai thác lớn, thời gian vận chuyển nhanh.
- Dịch vụ vận tải hàng không an toàn hơn so với các phương tiện vận tải khác.
- Dịch vụ vận tải hàng không luôn đòi hỏi sử dụng công nghệ cao.
- Vận tải hàng không cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn hơn hẳn so với các phương thức vận tải khác.
- Vận tải hàng không đơn giản hoá hơn về các chứng từ và thủ tục so với các phương thức vận tải khác.
- Cước dịch vụ vận tải hàng không cao.
- Dịch vụ vận tải hàng không không phù hợp với việc vận chuyển hàng hoá cồng kềnh, hàng hoá có khối lượng lớn hoặc có giá trị thấp.
- Vận tải hàng không đòi hỏi đầu tư lớn về cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như đào tạo nhân lực phục vụ.
* Dịch vụ vận tải hàng không áp dụng đối với các lô hàng:
- Hàng hoá đòi hỏi giao ngay, an toàn và chính xác
- Hàng hoá có giá trị cao
- Hàng hoá có cự ly vận chuyển dài
2.1.4 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
Vận tải hàng không, mặc dù ra đời sau các phương thức vận tải khác, hiện nay đã trở thành một yếu tố quan trọng trong vận tải quốc tế Ngành vận tải hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không ngày càng thể hiện rõ ưu thế vượt trội so với các phương thức khác Sự mở rộng của thương mại quốc tế đã thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của ngành này, mang lại lợi ích lớn cho nền kinh tế và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Đối với nền kinh tế
- Góp phần đẩy nhanh tốc độ giao lưu hàng hóa xuất nhập khẩu với các nước trên thế giới.
- Tạo điều kiện đơn giản hóa chứng từ.
- Làm cho hàng hóa Việt Nam trở nên cạnh tranh hơn.
Việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực giao nhận đã giúp hàng hóa được chuyển đến tay người tiêu dùng nhanh chóng, an toàn và đảm bảo chất lượng Sự cạnh tranh gay gắt trong ngành này đã nâng cao hiệu quả và giảm chi phí giao nhận, phục vụ khách hàng tốt nhất Nhờ đó, giao nhận đường hàng không không chỉ giảm giá thành sản phẩm mà còn thúc đẩy sự phát triển của thương mại quốc tế.
Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Các nhà xuất nhập khẩu có thể tiết kiệm chi phí bằng cách giảm bớt các khoản chi không cần thiết, chẳng hạn như chi phí xây dựng kho bãi hoặc chi phí thuê bến bãi từ đơn vị giao nhận Bên cạnh đó, việc giảm chi phí đào tạo nhân công cũng góp phần tối ưu hóa ngân sách cho doanh nghiệp.
- Tránh phân tán nguồn lực, tập trung sản xuất.
- Giúp giảm giá thành hàng hóa xuất nhập khẩu, từ đó làm cho hàng hóa của công ty có tính cạnh tranh hơn.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Gồm các bước nghiệp vụ sau:
Bước 1: Thông qua chủ hàng để có các chứng từ
- Hợp đồng uỷ thác giao nhận.
- Phiếu đóng gói, bản kê chi tiết.
- Giấy chứng nhận phẩm chất, kiểm dịch, xuất xứ (nếu có).
- Bản chỉ thị lập vận đơn ( Shipper’s Letter of Instruction).
Khi gửi hàng nguy hiểm hoặc động vật sống, người gửi cần hoàn thành và ký tên vào Bản kê khai hàng nguy hiểm hoặc Bản chứng nhận động vật sống để đảm bảo tuân thủ quy định.
Bước 2: Chuẩn bị hàng hoá, lập chứng từ để giao hàng a) Trường hợp nhận hàng tại kho của chủ hàng
Đưa hàng về kho của người giao nhận bao gồm các bước như đóng gói, thực hiện thủ tục kiểm hoá văn hoá phẩm và kiểm dịch, tùy theo thỏa thuận và hợp đồng đã ký với khách hàng Đồng thời, cần đánh dấu kiện hàng và dán nhãn phù hợp như nhãn vận đơn, nhãn cho hàng dễ hư hỏng, dễ vỡ, hàng nguy hiểm và động vật sống.
Người giao nhận sẽ cấp cho người xuất khẩu Giấy Chứng Nhận Đã Nhận Hàng (Forwarder’s Certificate of Receipt), xác nhận chính thức rằng hàng hóa đã được nhận.
Người giao nhận sẽ cung cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu nếu hàng hóa được lưu trữ tại kho của họ trước khi được gửi đi bằng hãng hàng không.
- Lưu khoang máy bay (lập booking note với hãng hàng không), qua đó có được thông tin về thời gian chuyến bay, tuyến đường bay…
- Lập vận đơn gom hàng (HAWB) và lược khai hàng hoá (Consolidation Manifest) nếu gom hàng với các chủ hàng khác
- Thu xếp phương tiện vận tải chuyên chở hàng hoá đến sân bay sao cho phù hợp với chuyến bay.
- Làm thủ tục hải quan, mở tờ khai hàng xuất, lập phiếu cân (phiếu hướng dẫn làm thủ tục hàng hoá XNK).
- Đưa hàng vào kho chờ để xếp lên máy bay.
Yêu cầu hãng hàng không phát hành vận đơn chính (MAWB) và cập nhật thông tin thực tế của lô hàng vào vận đơn phụ (HAWB) sau khi hàng hóa đã được nhập kho, bao gồm số kiện và trọng lượng.
Gửi bộ chứng từ hàng hóa bao gồm toàn bộ hồ sơ, MAWB, HAWB và lược khai hàng hóa (Consolidation Manifest) trong trường hợp lô hàng gom từ nhiều chủ hàng, cùng các giấy tờ liên quan theo yêu cầu của hợp đồng xuất nhập khẩu, ngoại trừ hợp đồng ủy thác giao nhận và bản yêu cầu lập vận đơn của chủ hàng Trong trường hợp chủ hàng giao hàng tại sân bay, cần tuân thủ quy trình và yêu cầu cụ thể.
Nếu hàng được giao tại sân bay, chủ hàng tự chịu trách nhiệm về vận chuyển nội địa, người giao nhận chỉ tiến hành:
- Thu gom toàn bộ hồ sơ tại sân bay.
- Kê khai hải quan, kiểm hoá…
- Gửi bộ chứng từ theo hàng.
Bước 3: Thông báo cho người nhận hàng
Sau khi hàng hóa đã được tập kết vào kho của hãng hàng không, người giao nhận cần thông báo ngay cho người nhận hàng hoặc đại lý tại điểm đến về lịch trình, số hiệu chuyến bay và ngày bay thông qua Shipping Advice/ Prealert.
- Số hiệu chuyến bay, ngày bay.
- Tên hàng, số lượng, thể tích hàng hoá.
- Chi tiết về hàng hóa, nếu là lô hàng thu gom.
Bước 4: Thanh toán các chi phí
Thu cước toàn chặng nếu là cước trả trước (Prepaid) theo biểu cước thống nhất với chủ hàng (người uỷ thác)
Thu phí giao nhận vận chuyển trong trường hợp chủ hàng uỷ thác cho người giao nhận làm dịch vụ này.
Lập bản kê chi tiết về tiền cước vận chuyển và thực hiện thanh toán với hãng hàng không Theo quy định, cước phí trên MAWB thường là trả trước; tuy nhiên, nếu cần thanh toán sau cho từng lô hàng, phải có sự đồng ý của hãng hàng không và đại lý tại điểm đến.
When processing payment documents for agency fees and freight charges, particularly in cases of deferred payment, it is essential to generate accurate records such as Credit Notes, Debit Notes, and Statements of Account with the agent at the destination.
Hạch toán lô hàng, vào sổ theo dõi.
Cơ sở để xác định chi phí đại lý dựa vào hợp đồng đại lý, trong khi cơ sở thu cước và phí giao nhận được xác định theo hợp đồng ủy thác giữa chủ hàng và người giao nhận.
Bước 5: Thanh lý hợp đồng nội: Sau khi hoàn thành công việc trên, làm phiếu thanh toán chuyến và thanh lý hợp đồng nội
Một số chứng từ cần thiết trong giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Giấy phép xuất nhập khẩu
Giấy phép xuất nhập khẩu do cơ quan quản lý xuất nhập khẩu của một nước cấp, ở Việt Nam là Bộ Công Thương.
Giấy phép xuất nhập khẩu gồm những nội dung chủ yếu sau:
Tên và địa chỉ của người xuất nhập khẩu, số giấy phép, ngày cấp, thời hạn hiệu lực, cơ sở cấp giấy phép, loại hình kinh doanh, cửa khẩu nhập, và hợp đồng số là những thông tin quan trọng cần được ghi rõ trong hồ sơ xuất nhập khẩu.
- Ngày; Dạng hợp đồng; Chi tiết về vận tải; Ðiều kiện và địa chỉ giao hàng;
Thời hạn giao hàng; Phương thức thanh toán; Ðồng tiền thanh toán; Tên hàng, chủng loại bao kiện, tên và đặc điểm hàng hoá; Ký mã hiệu hàng hoá.
Số lượng hàng hoá, đơn giá và trị giá là các yếu tố quan trọng trong việc xin cấp giấy phép Người xin cấp giấy phép cần ghi rõ thông tin cá nhân và ngày tháng liên quan Đồng thời, xác nhận từ hải quan và chữ ký, con dấu của cơ quan duyệt cấp giấy phép cũng là yêu cầu không thể thiếu trong quy trình này.
Bản kê chi tiết hàng hoá là tài liệu quan trọng của người gửi hàng, cung cấp thông tin cụ thể về các mặt hàng được vận chuyển Trong một số trường hợp, phiếu đóng gói có thể được sử dụng thay thế cho bản kê khai chi tiết này.
Nội dung chính của bản khai chi tiết:
- Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Tên hàng; Ký mã hiệu của hàng; Số kiện hàng; Trọng lượng toàn bộ.
- Trọng lượng tịnh; Kích thước của hàng hoá; Ô tả hàng hoá; Chữ ký của người lập.
Bản lược khai hàng hoá
Lược khai hàng hoá là bản kê khai tóm tắt về hàng hoá chuyên chở, được lập bởi người giao nhận trong trường hợp có nhiều lô hàng lẻ gửi chung một vận đơn, thường gặp khi gom hàng.
Lược khai hàng hoá bao gồm những nội dung chính sau:
- Tên, địa chỉ người gửi; Tên, địa chỉ người nhận; Số thứ tự của vận đơn; Tên hàng; Ký mã hiệu; Trọng lượng.
- Số kiện hàng của từng vận đơn; Nơi đi; Nơi đến.
Giấy chứng nhận xuất xứ
Là chứng từ ghi nơi sản xuất của hàng hoá do người xuất khẩu kê khai, ký và
Giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Tên và địa chỉ của người nhận hàng;
Phương tiện và tuyến vận tải; Mục đích sử dụng chính thức; Số thứ tự của lô hàng;
Mã và số hiệu bao bì, tên hàng cùng mô tả hàng hóa, số lượng và trọng lượng hàng hóa, số và ngày của hóa đơn thương mại, cũng như cam đoan của người xuất khẩu về hàng hóa là những thông tin quan trọng cần được ghi rõ trong quá trình xuất khẩu.
- Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Tờ khai hàng hoá XNK (khai hải quan)
Văn bản này được chủ hàng và chủ phương tiện khai báo và xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hóa hoặc phương tiện được xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua lãnh thổ quốc gia.
Sau khi hoàn tất các thủ tục với hãng hàng không và sân bay, cũng như thanh toán các chi phí liên quan, người giao nhận sẽ gửi kèm theo hàng hóa các chứng từ cần thiết.
- Các bản còn lại của MAWB và HAWB.
- Bản kê khai chi tiết hàng hoá.
- Giấy chứng nhận xuất xứ.
- Và các chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu.
Người giao nhận sẽ chuyển giao bản gốc số 3 cho người gửi hàng (MWAB hoặc HAWB) kèm theo thông báo thuế, thu tiền cước và các khoản chi phí cần thiết liên quan.
Một số nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
2.4.1 Nhân tố khách quan 2.4.1.1 Môi trường luật pháp
Hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu qua đường hàng không liên quan đến nhiều quốc gia, và bất kỳ sự thay đổi nào trong môi trường pháp lý, như ban hành hoặc phê duyệt nghị định của Chính phủ hay thông qua Công ước quốc tế, đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động này Do đó, việc nắm vững các nguồn luật khác nhau, đặc biệt là từ các quốc gia khác, sẽ giúp người giao nhận hàng không thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.
2.4.1.2 Môi trường chính trị, xã hội
Biến động trong môi trường chính trị và xã hội ở các quốc gia liên quan đến giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không có ảnh hưởng lớn đến quy trình này Chẳng hạn, trong trường hợp xảy ra xung đột vũ trang, việc nhận và giao hàng cho hãng hàng không sẽ gặp khó khăn, và máy bay có thể phải thay đổi lộ trình Những thay đổi này sẽ tạo ra cơ sở cho việc xác định các trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở.
Thời tiết có ảnh hưởng đáng kể đến quá trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa qua đường hàng không, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận.
2.4.1.4 Đặc điểm của hàng hoá
Mỗi loại hàng hóa đều có những đặc điểm riêng biệt, chẳng hạn như hàng nông sản thường dễ hỏng và biến đổi chất lượng, trong khi hàng máy móc, thiết bị lại có kích thước và khối lượng lớn Những đặc điểm này ảnh hưởng đến cách thức bao gói, xếp dỡ và chằng buộc hàng hóa, nhằm đảm bảo chất lượng trong quá trình giao nhận và vận chuyển.
2.4.2 Những nhân tố chủ quan 2.4.2.1 Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm văn phòng, kho hàng, và các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản hàng hoá Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, người giao nhận cần có cơ sở hạ tầng hiện đại để gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng Sự phát triển công nghệ thông tin giúp người giao nhận quản lý hoạt động và thông tin khách hàng qua hệ thống máy tính và truyền dữ liệu điện tử Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị tiên tiến, người giao nhận ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị không đầy đủ sẽ gây khó khăn cho quá trình giao nhận hàng hoá Để xây dựng cơ sở hạ tầng hiện đại, người giao nhận cần một lượng vốn đầu tư lớn, nhưng không phải lúc nào cũng có khả năng tài chính dồi dào Do đó, với nguồn tài chính hạn hẹp, họ cần tính toán kỹ lưỡng để xây dựng cơ sở vật chất hiệu quả, đồng thời xem xét việc thuê hoặc liên doanh với các doanh nghiệp khác để sở hữu máy móc và trang thiết bị chuyên dụng.
2.4.2.3 Trình độ người tổ chức điều hành, tham gia quy trình
Quy trình giao nhận hàng hoá có thể được rút ngắn đáng kể nếu các cá nhân tham gia, cả trực tiếp lẫn gián tiếp, có trình độ chuyên môn cao Sự hiệu quả trong việc đưa hàng hoá đến tay khách hàng phụ thuộc vào kỹ năng và kinh nghiệm của đội ngũ thực hiện quy trình này.
Người tham gia quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không có kiến thức và kinh nghiệm sẽ xử lý thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả Kinh nghiệm làm việc với nhiều loại hàng hóa khác nhau cũng giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa được vận chuyển.
Chương 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNGXUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH
Giới thiệu về Công ty TNHH Kintetsu World Express
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam, được thành lập theo giấy phép đầu tư số 825/GP-HCM vào ngày 28 tháng 3 năm 2005, là doanh nghiệp liên doanh chính thức hoạt động tại Việt Nam dưới sự cấp phép của Ủy ban Nhân Dân Thành Phố Hồ Chí Minh.
Tên công ty : Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam
Mã số thuế: 0303721875 Tên giao dịch quốc tế: KINTETSU WORLD EXPRESS (VIETNAM) INC Tên viết tắt: KWE
Trụ sở chính: 51 Yên Thế, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: (08) 38488845
Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam, dưới sự lãnh đạo của Giám đốc Naohiro Ikeda, hoạt động tại Hà Nội với chi nhánh giao dịch đặt tại tầng 4, tòa nhà văn phòng và kho bãi tạm cư Cảng hàng không Quốc tế Nội Bài, Huyện Sóc Sơn, TP Hà Nội Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập website www.kwe.com hoặc liên hệ qua fax: (08) 38488936.
3.1.2 Ngành nghề hoạt động chính
- Đại lý vận tải tàu biển và đường hàng không.
- Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, hàng không trong nước và quốc tế.
- Dịch vụ làm thủ tục hải quan, khai thuế hải quan, cho thuê kho bãi.
- Đại lý mua, đại lý bán, kí gửi hàng hóa.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Kintetsu WorldExpress Việt Nam
Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam có một bộ máy tổ chức chặt chẽ và hiệu quả, với nguồn nhân lực được quản lý bởi phòng nhân sự Nhân lực của đơn vị đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và phát triển bền vững.
Công ty hiện có 50 nhân viên với trình độ từ Đại học trở lên Đội ngũ nhân lực nhanh nhẹn, nhiệt tình và có chuyên môn cao đã góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty, nâng cao chất lượng dịch vụ ngày càng tốt hơn.
Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Kintetsu World Express Hà Nội Đơn vị: Người
Phòng dịch vụ kinh doanh
Phòng hành chính, nhân sự
(Nguồn: Phòng hành chính của Công ty TNHH Kintetsu World Express Hà Nội) 3.1.5 Cơ sở vật chất kĩ thuật của đơn vị
Hiện nay, công ty TNHH Kintetsu World Express chi nhánh tại Hà Nội đang thuê thêm mặt bằng và hoạt động tại lô 38G, khu công nghiệp Quang Minh, huyện
Mê Linh, Hà Nội, sở hữu một văn phòng rộng rãi với thiết kế hợp lý Văn phòng được trang bị đầy đủ máy tính kết nối Internet, điện thoại cố định, máy in và máy fax, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.
HÀNG NHẬP SEA hỗ trợ nhân viên trong việc gặp gỡ khách hàng, đàm phán hợp đồng và trao đổi thông tin trong quá trình hợp tác giữa các bên.
3.1.6 Tài chính của doanh nghiệp
Vốn đầu tư đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp liên doanh là 750.000 USD.
3.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Kintetsu World Express
Kintetsu Việt Nam, công ty con của tập đoàn vận tải lớn thứ hai Nhật Bản, đã nhanh chóng khẳng định vị thế trong ngành nhờ vào việc đầu tư mạnh mẽ vào nguồn lực và cơ sở hạ tầng Với đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và hệ thống phân phối, kho bãi hiệu quả trên toàn quốc, cùng mối quan hệ tốt với các cơ quan hữu quan, Kintetsu Việt Nam trở thành đối tác tin cậy, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
Kintetsu World Express tại Hà Nội đang mở rộng mạnh mẽ hoạt động kinh doanh, hỗ trợ tổng công ty với các dịch vụ giao nhận vận chuyển quốc tế bằng đường biển và hàng không Công ty cung cấp các giải pháp logistics đa dạng, bao gồm vận chuyển đường bộ, đường biển, và hàng không nội địa, tổ chức cho thuê kho bãi, cùng với dịch vụ hải quan chuyên nghiệp.
Sau gần 10 năm hoạt động, Kintetsu Hà Nội đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, cùng với việc hiện đại hóa trang thiết bị và phương tiện vận tải Những cải tiến này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh mà còn nâng cao uy tín của công ty Kintetsu Hà Nội đã ghi nhận những kết quả ấn tượng, đóng góp một tỷ lệ phần trăm lớn vào ngân sách chung của tổng công ty hàng năm Dưới đây là số liệu cụ thể về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2010 đến nửa đầu năm 2014.
Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Kintetsu World
Express Việt Nam giai đoạn 2010 đến tháng 6 năm 2014 Đơn vị: triệu đồng
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Kintetsu World Express) Bảng 3.3 Tỉ trọng đóng góp trong từng lĩnh vực hoạt động của Kintetsu
World Express Hà Nội Đơn vị: %
Hoạt động vận tại quốc tế 41,9 42,4 40,8 45,4 17,73
Hoạt động giao nhận nội địa 31,1 31,2 29,2 27,7 25,947
Hoạt động kinh doanh kho bãi 17,3 18,5 20,8 20,5 12,821
Hoạt động khai báo hải quan 9,7 7,9 13,2 6,4 6,308
(Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty TNHH Kintetsu World Express tại Hà Nội)
Hoạt động giao nhận vận chuyển bằng đường biển và hàng không là một trong những lĩnh vực chủ chốt của Kintetsu World Express, đóng góp đáng kể vào doanh thu và lợi nhuận của chi nhánh, bên cạnh các dịch vụ logistics khác.
Dưới đây là kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế của công ty từ năm 2010 đến đầu năm 2014:
Bảng 3.4 Kết quả tổng sản lượng giao nhận hàng hóa xuất nhập theo phương thức vận tải của Công ty Kintetsu World Express giai đoạn 2010- 2014 Đơn vị: Tấn Năm
6 tháng đầu năm 2014 Tổng sản lượng giao nhận 77.459 119.298 104.569 130.452 71.257
Sản lượng hàng xuất bằng đường hàng không
Sản lượng hàng xuất bằng đường biển
Sản lượng hàng nhập bằng đường hàng không
Sản lượng hàng nhập bằng đường biển
( Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty TNHH Kintetsu World Express Hà Nội)
Năm 2010, công ty đối mặt với khó khăn do khủng hoảng kinh tế toàn cầu, dẫn đến sản lượng hàng hóa giao nhận thấp Tuy nhiên, nhờ tận dụng lợi thế từ công ty mẹ và mối quan hệ với các khách hàng nước ngoài, đặc biệt là các công ty Nhật Bản, công ty đã vượt qua khó khăn Đến năm 2011, tổng sản lượng giao nhận đã tăng lên khoảng 41,839 tấn Tuy nhiên, vào năm 2012, sản lượng có sự giảm nhẹ do sự cạnh tranh gia tăng trong ngành.
Đến năm 2013 và đầu năm 2014, công ty đã tận dụng mạng lưới đại lý toàn cầu để đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường, dẫn đến sự gia tăng đáng kể tổng sản lượng.
Từ năm 2010 đến năm 2014, tình hình kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận hàng không của công ty có sự biến động rõ rệt Đặc biệt, vào đầu năm 2013, công ty đã ký hợp đồng trở thành đại lý của một số hãng hàng không lớn như Thai Airways, Korean Airlines và China Airlines, chứng tỏ sự phát triển mạnh mẽ của công ty Những hãng hàng không này đều có uy tín trong lĩnh vực vận tải hàng hóa hàng không Nhờ vào các hợp đồng này, doanh thu dịch vụ xuất-nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty đã tăng lên, đồng thời giúp công ty có được mức giá cạnh tranh hơn so với các đối thủ khác tại Việt Nam.
Vận tải hàng không mang lại lợi ích lớn về thời gian và sự thuận tiện trong việc giao nhận hàng hóa, nhưng chi phí vận chuyển khá cao Phương thức này thường chỉ phù hợp với các loại hàng hóa có khối lượng nhỏ và giá trị cao, do hạn chế về khối lượng hàng chuyên chở.
Khách hàng của dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế
Khách hàng chính của công ty là các doanh nghiệp liên doanh có vốn đầu tư nước ngoài, với Panasonic là khách hàng lớn nhất và lâu năm nhất Panasonic, một tập đoàn lớn trong lĩnh vực sản xuất điện tử, có nhu cầu cao về nguyên vật liệu và tiêu thụ sản phẩm, mang lại nhiều lô hàng xuất nhập khẩu cho công ty mỗi tháng Ngoài Panasonic, công ty còn hợp tác với các đối tác nổi bật như Hoya, Sumitomo Backline, Zamil Steel và các doanh nghiệp nội địa như Công ty may Đức Giang và TNHH Seo Clothing.
Các thị trường chính của Chi nhánh
Ngoài hoạt động giao nhận vận chuyển trong nước thì thị trường giao nhận hàng hoá quốc tế của Kintetsu Hà Nội bao gồm:
- Khu vực Châu Á có Trung Quốc, Hồng Kông, Nhật Bản, Đài Loan và Hàn Quốc
- Châu Âu có Pháp, Đức, Thuỵ Điển, Đan Mạch, Hà Lan, Ý, Bỉ…
- Châu Mỹ có Hoa Kỳ, Canada, Mexico và một số nước Châu Mỹ Latinh
- Châu Phi có Angola, Algeria, Benin…
Thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express
Các bước tiến hành nghiệp vụ hàng xuất tại công ty TNHH Kintetsu WorldExpress (KWE)
Hình 3.2 Các bước thực hiện nghiệp vụ hàng xuất bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express Nguồn : Sinh viên tự tổng hợp
Bước 1: Nhận đề nghị xuất hàng (từ trực tiếp khách hàng hoặc đại lý)
Khi nhận thông tin về hàng chỉ định từ đại lý nước ngoài, nhân viên KWE sẽ liên hệ trực tiếp với nhà xuất khẩu và nhà cung ứng để xác định chi tiết hàng hoá, bao gồm thời gian sẵn sàng xuất hàng, khối lượng, kích cỡ, điều kiện giao hàng, và yêu cầu gửi chỉ thị làm hàng từ người gửi cho người giao nhận.
Người xuất khẩu cần liên hệ trực tiếp với KWE để đề xuất làm hàng, bao gồm thông tin về thời gian xuất hàng dự kiến, điều kiện giao hàng và các chứng từ cần thiết như hóa đơn thương mại và phiếu đóng hàng Điều này giúp KWE chủ động trong việc sắp xếp và xử lý hàng hóa.
Bước 2: KWE tiến hành đặt chỗ với bên vận chuyển (request booking)
Dựa trên đề nghị xuất hàng và các chứng từ như hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói, KWE sẽ liên hệ với các hãng vận chuyển để đặt chỗ cho lô hàng Đồng thời, KWE cũng sẽ sắp xếp các bộ phận liên quan nhằm mở thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa và thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu.
Các bước tiến hành nghiệp vụ hàng xuất tại KWE
Bước 1: Nhận đề nghị xuất hàng
Bước 5 : Gửi thông báo xuất khẩu đến đại lý và người gửi hàng
Bước 4: Làm thủ tục để xuất khẩu hàng hóa Bước 3: Gửi xác nhận đặt chỗ
Bước 2: KWE tiến hành đặt chỗ với bên vận chuyển
Bước 3: Gửi xác nhận đặt chỗ (booking confirm)
Nhân viên thị trường và dịch vụ khách hàng cung cấp thông tin quan trọng cho người gửi hàng, bao gồm lịch trình bay, hãng hàng không, và thời gian cuối cùng hàng hóa cần có mặt tại cửa khẩu Nội Bài để thực hiện thủ tục xuất và giao hàng với hãng vận chuyển.
Căn cứ vào báo giá với khách hàng KWE sẽ tiến hàng đặt chỗ với bên airline có thể chọn các phương án gửi hàng như sau:
+ Tuyến đường đi thẳng (Direct flight - non stop)
Tuyến đường vận chuyển qua trung tâm chuyển tải của Đại lý giao nhận nước ngoài đóng vai trò quan trọng trong việc gom hàng và chuyển đến những địa điểm chưa có chuyến bay trực tiếp Điều này giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa, đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận một cách nhanh chóng và hiệu quả.
+ Tuyến đường theo chuyến bay nối tiếp (connecting flight) của cùng một hãng hàng không (thường là để tiếp nhiên liệu).
Bước 4: Làm thủ tục để xuất khẩu hàng hóa
KWE cung cấp dịch vụ khai hải quan yêu cầu người gửi hàng cung cấp các tài liệu cần thiết như thư chỉ dẫn, giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có), hoá đơn thương mại, danh mục đóng gói, hợp đồng, và giấy phép xuất nhập khẩu từ các cơ quan chức năng (nếu có) Tất cả thông tin liên quan đến lô hàng là cần thiết để hoàn tất thủ tục khai báo Nhân viên của KWE sẽ tiến hành lập tờ khai, truyền dữ liệu điện tử đến hệ thống Hải quan và thực hiện thông quan hàng xuất.
Nếu khách hàng tự mở tờ khai, vui lòng gửi lại hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói hoặc hướng dẫn làm vận đơn để bộ phận hàng xuất có đủ thông tin cần thiết cho việc làm vận đơn.
Vận chuyển hàng hóa từ kho khách hàng đến địa điểm tập kết hàng xuất tại sân bay theo thời gian quy định.
Tại sân bay, bộ phận hiện trường sẽ tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển, bao gồm tổ chức bốc xếp, cân hàng, dán nhãn, và thực hiện các thủ tục kiểm tra hải quan, văn hóa hoặc kiểm dịch động thực vật nếu cần thiết.
Khi cần thiết, hàng hóa có thể được đưa về kho để đóng gói lại hoặc thêm đá khô cho hàng đông lạnh Tùy thuộc vào tính chất của lô hàng và dịch vụ đã chào cho khách, bộ phận hiện trường sẽ thực hiện các bước cụ thể để đảm bảo chất lượng và an toàn cho hàng hóa.
Trong quy trình làm hàng hàng không, vai trò của hiện trường là vô cùng quan trọng, yêu cầu kiến thức chuyên môn vững vàng về các cơ sở xử lý hàng hóa Chỉ một sai sót nhỏ tại hiện trường cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như mất mát, thất lạc hàng hóa và chậm trễ trong việc giao hàng.
- Đối với hàng đặc biệt như đồng đen, vàng, tín phiếu, hài cốt phải dán nhãn hiệu đặc biệt, chú ý nơi đặt hàng.
- Đối với hàng dễ hư hỏng, như hàng tươi sống (Perishable goods), hàng rau quả, hàng đông lạnh, phải có kỹ thuật và phương tiện chuyên dùng.
- Đối với hàng nguy hiểm (Dangerous goods) như hoá chất, súng đạn, chất nổ phải có giấy chứng nhận được phép làm hàng nguy hiểm do IATA cung cấp.
- Đối với hàng dễ vỡ phải chèn lót cẩn thận.
- Đối với hàng động vật sống phải được nhốt trong chuồng thích hợp, chú ý việc đảm bảo điều kiện sống trong suốt quá trình vận chuyển
Ngoài ra, nhân viên làm công tác hiện trường còn phải nắm vững các mã sân bay, thành phố để việc chuyển tải được chính xác.
Khi xác định khối lượng hàng, cần lưu ý rằng đối với các lô hàng thông thường, khối lượng thực tế cả bì (gross weight) thường được sử dụng để tính cước (chargeable weight) Tuy nhiên, đối với hàng hóa nhẹ nhưng cồng kềnh, giá cước sẽ được tính theo khối lượng thể tích (volume).
Sau khi dán tem hàng hóa của KWE với thông tin như số MAWB, số HAWB, mã địa điểm xếp dỡ và tổng số kiện, bộ phận hiện trường sẽ phối hợp với cán bộ cân hàng tại kho Nội Bài để xác định trọng lượng lô hàng Sau khi hoàn tất việc cân, cán bộ sẽ ghi khối lượng thực tế vào phiếu cân và ký xác nhận.
Thực hiện quy trình giám sát hàng hóa và bàn giao lại cho kho hàng Nội Bài để sắp xếp hàng lên các phương tiện vận chuyển của hãng.
Để hoàn chỉnh vận đơn đại lý "HAWB" do KWE phát hành, người gửi hàng là nhà xuất khẩu Việt Nam cần cung cấp thông tin chính xác về người nhận hàng là nhà nhập khẩu nước ngoài Một bản sao của vận đơn phải được giao cho nhà xuất khẩu Đồng thời, cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm HAWB, bảng kê hàng hóa chở trên tàu bay (manifest), cùng các chứng từ khác như C/O, invoice, packing list gốc (nếu có) và phiếu cân hàng Tất cả tài liệu này sau đó phải được gửi đến văn phòng của bên vận chuyển hàng hóa (airline) để tiến hành làm MAWB.
Master AWB là bộ vận đơn do hãng hàng không cấp cho người giao nhận hoặc đại lý của họ Bộ vận đơn này được gửi kèm theo hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong việc nhận diện và theo dõi các khâu liên quan trong quá trình vận chuyển.
House AWB: là bộ vận đơn người gom hàng cung cấp cho chủ hàng, một bộ được gửi theo hàng và chuyển đến người nhận hàng.
Cargo Manifest: là chứng từ người giao nhận gửi cho đại lý của họ và hải quan cửa khẩu đến dùng để nhận biết các lô hàng.
Bước 5: Gửi thông báo xuất khẩu đến đại lý và người gửi hàng (pre- alert), thường thực hiện qua email
Gửi HAWB kèm MAWB (nếu có) đến đại lý của KWE tại địa điểm dỡ hàng để thông báo người nhận hàng làm thủ tục nhận hàng.
Gửi HAWB đến người gửi hàng để họ thông báo hoàn tất việc xuất khẩu tại Việt Nam cho người nhận hàng và theo dõi để lấy hàng.
Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express
3.4.1 Những thành công đã đạt được
Chi nhánh có năng lực chuyên chở lớn nhờ vị trí thuận lợi giữa Sân bay quốc tế Nội Bài và thủ đô Hà Nội, cùng với văn phòng gần cụm cảng Nội Bài Điều này giúp công ty thực hiện nhanh chóng các thủ tục giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
Với nhiều năm uy tín và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, công ty chúng tôi luôn mang đến mức giá đặt chỗ cạnh tranh hơn so với các đối thủ khác, đồng thời đảm bảo sự nhanh chóng và thuận tiện trong quá trình đặt vé Đặc biệt, việc ký kết hợp đồng với các hãng hàng không quốc tế như Thai Airways, Korean Airlines và China Airlines vào năm 2013 đã minh chứng cho sự phát triển mạnh mẽ của công ty Nhờ vào các thỏa thuận này, khối lượng hợp đồng giao nhận tăng lên đáng kể, góp phần làm tăng doanh thu dịch vụ vận chuyển hàng xuất nhập khẩu của công ty.
Hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty được thực hiện một cách đơn giản và hiệu quả, giúp đảm bảo tiến độ giao hàng và tạo sự tin tưởng từ khách hàng.
Mất hàng hóa trong quá trình vận chuyển là hiện tượng hiếm gặp, do xe thường không bị quá tải trọng cho phép và tình trạng kẹt xe cũng ít xảy ra Điều này giúp đảm bảo thời gian giao hàng không bị chậm trễ, từ đó ít ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và sức cạnh tranh của công ty.
Chất lượng dịch vụ của công ty KWE được đánh giá cao, với độ chính xác về thời gian giao hàng đạt mức hài lòng của khách hàng Khách hàng có thể dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng của mình trong suốt quá trình vận chuyển thông qua trang web của KWE.
3.4.2 Những vấn đề còn hạn chế và nguyên nhân
Việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ thường gặp sai sót, gây tốn thời gian và kéo dài quy trình làm thủ tục Điều này có thể dẫn đến những sơ suất nhỏ không đáng có do thiếu sự kiểm tra kỹ lưỡng.
Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng không tại Sân bay Nội Bài mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên quy trình hoạt động vẫn chưa hoàn thiện Vẫn tồn tại một số khó khăn trong việc nhận hàng nhập khẩu và thực hiện thủ tục xuất khẩu với cơ quan Hải quan.
Tỷ lệ hàng hóa giao chậm vẫn còn cao, mặc dù nguyên nhân không phải do quá trình vận chuyển Điều này đã gây ra sự không hài lòng cho khách hàng trong quy trình thực hiện của KWE.
Tỉ lệ hàng bị giữ lại cao chủ yếu do nguyên nhân khách quan, trong đó lượng hàng CF (charge forward) phải chờ xác nhận thanh toán chiếm tỉ lệ lớn Các yêu cầu khắt khe từ Hải quan và an ninh hàng không khiến nhiều lô hàng tại sân bay bị trả về Ngoài ra, việc thiếu công văn, cam kết về nội dung hàng xuất, và khai Hải quan không đúng với thực tế cũng là những lý do quan trọng dẫn đến tình trạng này.
Một lý do khác dẫn đến việc tăng số lượng hàng hóa bị giữ lại là do khách hàng không cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về tên, địa chỉ và mã Postcode của người nhận Nhiều lô hàng không thể tra cứu mã để in Larose, dẫn đến việc phải giữ lại hàng chờ thông tin bổ sung từ khách hàng.
Mặc dù Luật doanh nghiệp đã tạo điều kiện thuận lợi, nhưng việc quy định một số ngành nghề kinh doanh phải có điều kiện đã dẫn đến nhiều Bộ, Ngành trình Chính phủ ban hành các Nghị định yêu cầu giấy phép Điều này gây ra trở ngại lớn cho các doanh nghiệp và phát sinh nhiều thủ tục hành chính mà họ khó có thể đáp ứng.
Chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực thuế và thủ tục Hải quan tại Việt Nam còn thiếu sự nhất quán, dẫn đến việc áp mã số thuế không đồng bộ Thời gian thực hiện thủ tục Hải quan tại các cửa khẩu kéo dài, phát sinh nhiều chi phí ngoài sổ sách Quy trình làm thủ tục Hải quan vẫn còn rườm rà và tốn thời gian, đồng thời có sự quan liêu trong cách thức làm việc của đội ngũ Hải quan.
Sai sót trong kiểm tra chứng từ thường xảy ra khi khách hàng giao thiếu hoặc giao nhiều lần Do đó, cần kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ ngay khi nhận từ khách hàng Nếu phát hiện thiếu chứng từ, yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ trong một lần duy nhất để tránh tình trạng giao nhiều lần, gây phân tán và mất tập trung cho nhân viên kiểm tra.
Sai sót thường xảy ra khi các cơ quan như hải quan hay Bộ Tài chính ban hành văn bản mới mà nhân viên KWE chưa kịp cập nhật Điều này có thể dẫn đến việc thực hiện không đúng một số quy trình, từ đó làm chậm tiến độ giao hàng.
Do nhân viên trẻ của KWE thiếu kinh nghiệm, họ có thể mắc lỗi trong việc ghi điều kiện thanh toán trên vận đơn, như nhầm lẫn giữa tiền cước thu hộ và tiền cước trả sau, dẫn đến việc Hải quan từ chối giao hàng.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẲNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH KINTETSU WORLD EXPRESS
Định hướng phát triển của Công ty TNHH Kintetsu World Express
4.1.1 Dự báo nhu cầu phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, Việt Nam đã gia nhập nhiều tổ chức thương mại quốc tế, phản ánh sự mở cửa và hội nhập sâu rộng của nền kinh tế quốc dân.
Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam đang gia tăng, nhờ vào mối quan hệ ngày càng mở rộng với các nước trên thế giới, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của buôn bán quốc tế Điều này cho thấy tiềm năng lớn cho dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế tại Việt Nam trong những năm tới Mặc dù vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không chỉ chiếm một thị phần nhỏ trong tổng khối lượng vận chuyển, nhưng lại đóng góp đến 25% giá trị thương mại vận chuyển của Việt Nam qua hình thức này.
Theo Chiến lược phát triển ngành giao thông vận tải, Việt Nam dự kiến sẽ có 26 sân bay vào năm 2020 Hiện tại, hai sân bay lớn tại Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh đang được mở rộng, cùng với sân bay quốc tế Long Thành sẽ chính thức hoạt động trong năm 2020 Theo dự báo của IATA, đến năm 2017, Việt Nam có khả năng đứng thứ 7 trong số các thị trường hàng không phát triển nhanh nhất thế giới, với tỷ lệ vận chuyển hành khách quốc tế tăng 6,9% và vận chuyển hàng hóa quốc tế đạt 6,6%.
Việt Nam sở hữu mạng lưới giao thông đa dạng bao gồm đường bộ, đường sắt và đường biển, kết nối với các quốc gia trong khối ASEAN và toàn cầu Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của ngành vận tải hàng không và dịch vụ giao nhận hàng hóa Nhờ vậy, Kintetsu World Express và các công ty giao nhận vận tải khác có cơ hội mở rộng dịch vụ giao nhận và vận tải ngoại thương.
4.1.2 Phương hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express
Để nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng, cần ổn định nhân sự và nâng cao trình độ nghiệp vụ thông qua việc cử cán bộ đi đào tạo Đồng thời, xây dựng một bộ máy làm việc gọn nhẹ và hiệu quả là điều cần thiết.
- Duy trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống, các hãng hàng không then chốt, chiến lược nhằm lấy được giá tốt để cung cấp cho khách hàng.
Kintesu World Express tiếp tục nâng cao chất lượng và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận, khẳng định thế mạnh truyền thống của mình.
Nâng cấp cơ sở hạ tầng để cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng là rất quan trọng, với các phương tiện phân phối đáng tin cậy Đồng thời, việc đa dạng hóa các tùy chọn dịch vụ sẽ giúp khách hàng có nhiều lựa chọn phù hợp với nhu cầu của họ.
Đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp nhằm cung cấp dịch vụ thân thiện, chu đáo, chính xác và hiệu quả, qua đó xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
- Phân cấp quản lý, quá trình giao nhận hợp lý với chất lượng dịch vụ cao, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế.
- Lắng nghe những ý kiến quý báu của khách hàng để hoàn thiện hơn những dịch vụ chưa hoàn thiện và phát huy tốt hơn những dịch vụ hoàn hảo.
Các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Kintetsu World Express
4.2.1 Hoàn thiện công tác nhận hàng và kiểm tra hàng
Trong quy trình xuất khẩu và nhập khẩu, công ty cần chú trọng đến chất lượng hàng hoá ngay từ khâu kiểm tra và nhận hàng Việc kiểm tra hàng hoá phải được thực hiện một cách kỹ lưỡng; nếu phát hiện sai sót về phẩm chất, chất lượng hoặc số lượng, công ty cần thông báo ngay cho khách hàng để họ nắm rõ tình trạng hàng hoá trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
Nhân viên Giao nhận cần kiểm tra kỹ hồ sơ khi đến nhận hàng của khách Nếu phát hiện hồ sơ thiếu sót, hãy đề nghị khách bổ sung ngay để tránh tình trạng mất hàng hoặc thiếu hàng.
Để đảm bảo hàng hóa kịp thời xuất phát, nhân viên cần ghi lại số điện thoại của khách hàng yêu cầu báo cân trước khi xuất Điều này giúp Dịch vụ khách hàng thông báo cho khách hàng về tình trạng lô hàng.
Nhân viên Giao nhận cần chú ý giao hàng đúng giờ để tránh tình trạng giao hàng sát giờ cắt (cut-off), điều này có thể dẫn đến việc không kịp làm thủ tục xuất hàng và hàng bị để lại Để đảm bảo hiệu quả trong công việc, nhân viên nên luôn trang bị đầy đủ các vật dụng cần thiết như nhãn dán xác định loại dịch vụ, vận đơn, phiếu ký nhận phát hàng, và phiếu ghi nhận hành trình công tác hàng ngày.
Trước khi nhận hàng, cần kiểm tra kỹ lưỡng các vấn đề liên quan đến hàng hóa để có biện pháp xử lý kịp thời khi gặp tình huống bất ngờ Đặc biệt, chú ý kiểm tra hồ sơ Hải quan mà khách hàng cung cấp, bao gồm các hồ sơ hàng mậu dịch, và yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc sửa chữa nếu cần thiết để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng.
4.2.2 Hoàn thiện các công tác làm thủ tục Hải quan
Nhân viên KWE cần nắm rõ yêu cầu của Hải Quan đối với các mặt hàng nhạy cảm như sách báo, băng đĩa, đá quý và những mặt hàng xuất khẩu có điều kiện Đặc biệt, cần chú ý đến các quy định của An ninh Hàng không và hãng Hàng không liên quan đến hàng nguy hiểm như bệnh phẩm, chất bột và dung dịch Việc khai Hải Quan cần phải hợp lý để tránh tình trạng hàng hóa không được phép vận chuyển hoặc gặp khó khăn trong thủ tục tại các trạm trung chuyển, từ đó đảm bảo hàng hóa không bị giữ lâu, ảnh hưởng đến tỉ lệ giao hàng đúng hạn.
4.2.3 Hoàn thiện trong khâu vận chuyển
Khâu vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hàng hoá, vì chỉ cần chằng buộc sai quy cách có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng Do đó, nhân viên làm hàng và lái xe cần có kiến thức vững về hàng hoá để duy trì chất lượng Việc làm hàng vội và không kiểm tra kỹ càng có thể dẫn đến việc xếp hàng sai quy cách, ảnh hưởng đến bao bì và chất lượng sản phẩm Nhân viên giao nhận cần giám sát chặt chẽ từ quá trình bao gói đến xếp dỡ, đảm bảo chằng buộc hàng hoá phù hợp với đặc tính riêng của từng loại hàng.
Công ty cần đào tạo nhân viên về đặc điểm của từng loại hàng hóa, bao gồm cách xếp dỡ và chằng buộc đúng quy cách để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển.
3.2.4 Hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ
Khâu chuẩn bị chứng từ là một phần quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là khi vận chuyển bằng đường không, vì cần nhiều loại chứng từ khác nhau như chứng từ hàng hóa, vận tải, hải quan và thuế Việc không kiểm tra kỹ chứng từ có thể dẫn đến sai sót và tốn thời gian Để tối ưu hóa quy trình, có thể phân loại chứng từ và giao cho từng người phụ trách, giúp giảm chồng chéo công việc và tăng cường kinh nghiệm trong việc phát hiện lỗi Tuy nhiên, cách làm này có thể dẫn đến sự phân tán trong khâu chuẩn bị, làm cho bộ chứng từ không khớp nhau Để khắc phục, nên chia nhân viên thành nhóm làm việc dưới sự giám sát của trưởng nhóm, đồng thời lưu ý đến đặc điểm hàng hóa và điều kiện xuất nhập khẩu khác nhau, từ đó đảm bảo bộ chứng từ đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất và các văn bản pháp lý liên quan.
4.2.5 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự Để bộ máy thực hiện hoạt động giao nhận hợp lý, đạt hiệu quả làm việc cao, công ty nên cơ cấu lại lại nhận sự, phân rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của từng bộ phận để đạt được hiệu quả làm việc cao nhất.
Để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, cần tạo ra môi trường làm việc giúp họ phát triển tính tự tin và quyết đoán Việc này sẽ giúp nhân viên xử lý công việc một cách độc lập và hiệu quả hơn.
Rèn luyện tính kỷ luật và nghiêm túc trong công việc là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng công việc và hiệu quả kinh doanh của công ty Đặc biệt, nhân viên nghiệp vụ cần nắm vững giờ bay và lịch trình của các hãng hàng không, đồng thời báo giá chính xác cho khách hàng Điều này không chỉ tạo thuận lợi cho khách hàng trong việc làm hàng mà còn giúp tránh sai sót trong lập vận đơn và địa chỉ giao hàng.
Giao nhận là lĩnh vực phức tạp, liên quan đến nhiều vấn đề như luật pháp, hải quan và tài chính, vì vậy, ngay cả sai sót nhỏ cũng có thể gây tốn kém và không đạt yêu cầu của khách hàng Nhân viên Kintetsu World Express cần có kiến thức sâu rộng về giao nhận và vận tải hàng hóa, cùng với khả năng ngoại ngữ và hiểu biết về các thủ tục của nhiều quốc gia Để nâng cao nghiệp vụ và trách nhiệm của nhân viên đối với hàng hóa, công ty có thể áp dụng nhiều biện pháp hiệu quả.
Công ty cam kết tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các khóa học ngoại ngữ, tin học, luật pháp và đặc biệt là các khóa đào tạo về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.
- Cử cán bộ được đi nước ngoài học hỏi kinh nghiệm ngay từ Tập đoàn chính của công ty tại Nhật Bản.
KWE chú trọng đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên trẻ chưa có kinh nghiệm thông qua các lớp ngắn hạn về nghiệp vụ giao nhận, do những nhân viên có năng lực giảng dạy Đồng thời, công ty cũng tuyển dụng thêm nhân viên mới có chuyên môn để thay thế những nhân viên lớn tuổi khi họ nghỉ hưu Điều này giúp tạo sự chuyển tiếp suôn sẻ giữa các thế hệ nhân viên mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ Sự chuyển giao này là yếu tố then chốt trong việc xây dựng uy tín, niềm tin và hình ảnh tích cực của KWE trong mắt khách hàng.
Một số kiến nghị với các cơ quan chức năng
4.3.1 Kiến nghị với Cơ quan hải quan Việt Nam
Hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam đang trên đà phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là xuất khẩu, đóng góp đáng kể vào sự tăng trưởng kinh tế Tuy nhiên, thủ tục Hải quan vẫn là một rào cản lớn cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực này Kể từ khi Luật Hải quan có hiệu lực vào năm 2001, ngành Hải quan đã có nhiều cải cách nhằm cải thiện dịch vụ cho doanh nghiệp, như phân luồng xanh-đỏ và thí điểm thủ tục Hải quan điện tử Dù vậy, ngành Hải quan vẫn gặp khó khăn về trang thiết bị và nguồn nhân lực, với một số cán bộ vẫn duy trì tư duy cũ, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quy trình xuất nhập khẩu Do đó, Kintesu World Express và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khác đang kỳ vọng vào những cải cách từ Tổng cục Hải quan để thúc đẩy sự phát triển này.
Đơn giản hóa và hiện đại hóa thủ tục Hải quan là mục tiêu hàng đầu, giúp quy trình Hải quan Việt Nam tiếp cận gần hơn với các chuẩn mực quốc tế đã được công nhận Đồng thời, việc nâng cao chất lượng dịch vụ Hải quan sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Trong công tác quản lý nhân sự, việc tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên Hải quan là rất quan trọng, bao gồm khen thưởng và đào tạo đội ngũ Sự hỗ trợ chính trị từ lãnh đạo ngành Hải quan cần được kết hợp với sự hợp tác tích cực từ các doanh nghiệp Khi doanh nghiệp xây dựng văn hóa tuân thủ quy định hải quan và không hối lộ, cơ hội cho nhân viên Hải quan nhũng nhiễu sẽ giảm đáng kể.
4.3.2 Kiến nghị với Nhà nước
Kintesu World Express không ngừng mở rộng hoạt động bằng cách thiết lập thêm chi nhánh tại các tỉnh thành trong cả nước Để hỗ trợ sự phát triển này, Nhà nước cần đẩy mạnh cải cách và đơn giản hóa thủ tục hành chính, đặc biệt là quy trình xin cấp giấy phép thành lập văn phòng và chi nhánh mới tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Kintesu World Express trong việc cung cấp các giải pháp kinh doanh tối ưu cho khách hàng.
Nhà nước cần đầu tư hợp lý vào cơ sở hạ tầng cho vận chuyển hàng hóa hàng không, bao gồm việc xây dựng và mở rộng sân bay, hiện đại hóa thiết bị xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa, cùng với việc nâng cấp các kho hàng tại sân bay.
Nhà nước cần đầu tư mở rộng tuyến đường sắt đạt tiêu chuẩn quốc tế và nâng cấp hệ thống đường bộ, cầu cống Việc này sẽ hỗ trợ cho vận tải hàng không, giúp người giao nhận thực hiện vận tải hàng hóa đa phương thức một cách thuận tiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Các thủ tục hành chính quan liêu đang cản trở sự phát triển của hoạt động kinh doanh giao nhận hàng không Để thúc đẩy giao nhận vận tải quốc tế, Nhà nước và Cục Hàng không dân dụng Việt Nam cần ban hành các văn bản pháp luật hướng dẫn cho các ngành liên quan như Hải quan và an ninh hàng không, nhằm đảm bảo quy trình gọn nhẹ, hiệu quả và thực hiện nguyên tắc một cửa Cần khắc phục sự chồng chéo trong quản lý, đơn giản hóa thủ tục xuất nhập khẩu và hải quan, đồng thời tăng cường phối hợp giữa các Bộ, ngành để giảm bớt các thủ tục không cần thiết Chính sách ưu đãi và khuyến khích nhu cầu vận chuyển hàng không cũng cần được áp dụng, tạo điều kiện cho hàng hóa lưu chuyển nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
