3.4.1. Những thành công đã đạt được
Năng lực chuyên chở của chi nhánh theo hình thức vận tải đường khơng rất lớn do có vị trí nằm giữa Sân bay quốc tế Nội Bài và thủ đơ Hà Nội, văn phịng lại nằm ngay khu vực gần cụm cảng Nội Bài. Điều này đã tạo được sự nhanh chóng cho cơng ty trong q trình làm các thủ tục cho việc giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng khơng.
Với uy tín nhiều năm của mình cùng đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và mối quan hệ lâu dài với các hãng hàng khơng nên q trình đặt chỗ với các hãng hàng khơng cơng ty luôn đạt được mức giá rẻ hơn so với các cơng ty khác, đạt được sự nhanh chóng, thuận tiện hơn những hãng hàng không khác. Đặc biệt, năm 2013, cơng ty kí kết thành cơng hợp đồng với các hãng hàng khơng nước ngồi như Thai Airways, Korean Airlines, China Ailines, điều này cho thấy sự phát triển ngày càng lớn mạnh của cơng ty. Nhờ việc kí kết thành cơng với các hãng hàng khơng này mà các hợp đồng giao nhận của công ty cũng tăng lên, doanh thu dịch vụ vận chuyển hàng xuất nhập khẩu của công ty cũng tăng lên đáng kể.
Hoạt động giao nhận của công ty không quá phức tạp, tạo sự thuận tiện cho q trình giao nhận hàng hóa, tiến độ giao nhận cũng được đảm bảo, tạo được sự tin tưởng của khách hàng.
Hiện tượng mất hàng hóa trong q trình vận chuyển rất ít xảy ra, việc xe bị quá tải trọng cho phép lưu thơng, kẹt xe...gần như rất ít nên khơng làm chậm thời gian giao hàng, ít ảnh hưởng đến chất lượng và sức cạnh tranh của công ty.
Chất lượng dịch vụ của cơng ty khá tốt. Độ chính xác về thời gian giao hàng khá cao, đạt được sư hài lịng của khách hàng. Khách hàng có thể biết tình trạng hàng của mình trong quá trình vận chuyển trên hệ thống mạng của KWE bằng cách vào trang Web KWE.
3.4.2 Những vấn đề còn hạn chế và nguyên nhân
Hạn chế
Khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ hay xảy ra sai sót và mất nhiều thời gian và làm tăng thời gian làm thủ tục. Vì thế mà nhiều khi dẫn đến những sơ suất nhỏ khơng đáng có do chưa kiểm tra kỹ chứng từ
Giao nhận vận chuyển bằng đường hàng khơng tuy có nhiều thuận lợi khi cơng ty có Văn phịng giao dịch ngay tại Sân bay Nội Bài nhưng quy trình hoạt động vẫn cịn chưa hồn thiện, vẫn có những vướng mắc trong việc nhận hàng nhập và làm thủ tục cho hàng xuất khẩu với Hải quan.
Tỉ lệ hàng hóa bị giao chậm cịn khá cao mặc dù khơng do q trình vận chuyển. Tuy nhiên điều này gây ra khơng ít sự khơng hài lịng cho khách hàng trong khâu thực hiện quy trình này của KWE.
Nguyên nhân
Nguyên nhân khách quan
Nguyên nhân khiến tỉ lệ hàng bị giữ lại cao chủ yếu là nguyên nhân khách quan. Lượng hàng CF (charge forward) phải giữ lại chờ xác nhận thanh toán chiếm tỉ lệ lớn. Các yêu cầu của Hải quan và an ninh hàng không khắt khe cho nên rất nhiều lô hàng được đưa lên sân bay làm thủ tục xuất lại bị trả về. Bên cạnh đó, cịn do hàng thiếu cơng văn, cam kết nội dung hàng xuất, khai Hải quan không đúng như nội dung hàng...
Một nguyên nhân nữa làm tăng lượng hàng bị giữ lại là khách hàng không cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về tên, địa chỉ, mã Postcode của người nhận hàng. Nhiều lô hàng nhận về không thể tra được code để in Larose buộc phải giữ lại chờ lấy thêm thông tin từ khách hàng.
Luật doanh nghiệp thơng thống nhưng khi quy định một số ngành nghề kinh doanh phải có điều kiện thì rất nhiều Bộ, Ngành đệ trình Chính phủ ban hành các Nghị định kinh doanh phải có giấy phép. Việc này gây trở ngại lớn cho các doanh nghiệp và phát sinh một loạt thủ tục hành chính mà các doanh nghiệp khơng thể đáp ứng được.
Một số chính sách của Nhà nước cịn chưa nhất quán, cụ thể là biểu thuế áp mã số thuế, thủ tục Hải quan ở các cửa khẩu của Việt Nam còn mất nhiều thời gian, phát sinh thêm nhiều chi phí ngồi sổ sách. Các bước làm thủ tục Hải quan cịn rườm rà, tốn thời gian, có sự quan liêu trong cung cách làm việc của đội ngũ Hải quan Việt Nam.
Sai sót trong khâu kiểm tra chứng từ nhiều khi do khách hàng giao thiếu chứng từ, hoặc giao chứng từ làm nhiều lần. Do đó, cần kiểm tra kỹ chứng từ ngay khi khách hàng giao cho, nếu khách hàng giao thiếu thì phải yêu cầu khách hàng
giao đủ chứng từ trong thời gian sớm nhất chỉ trong một lần. Tránh tình trạng giao nhiều lần sẽ dẫn đến sự phân tán, mất tập trung của nhân viên kiểm tra chứng từ.
Sự sai sót cũng hay xảy ra trong trường hợp mà phía hải quan hay Bộ tài chính,...những ngành có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động giao nhận của KWE, khi các bộ ngành nàyra những văn bản mới mà nhân viên của KWE chưa kịp cập nhật, có thể làm khơng đúng một số khâu do đó sẽ làm chậm tiến độ giao hàng
Nguyên nhân chủ quan
Do các nhân viên trẻ của KWE khơng có nhiều kinh nghiệm nên có khi chỉ sai điều kiện trả tiền trên vận đơn như tiền cước thu hộ với tiền cước trả sau mà Hải quan cũng từ chối giao hàng.
Có nhiều trường hợp nhân viên chứng từ đã không kiểm tra kỹ chứng từ, không phát hiện ra những lỗi sai trong chứng từ hoặc bộ chứng từ không thống nhất với nhau.
Do nhân viên KWE thường giao hoặc hoàn trả chứng từ cho chủ hàng không đúng thời hạn làm chủ hàng chậm trong khâu làm hồ sơ thanh toán.
Bộ chứng từ giao nhận rất đa dạng và phức tạp, trong khi đó, số nhân viên kiểm tra chứng từ rất hạn chế.
Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẲNG ĐƯỜNG
HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH KINTETSU WORLD EXPRESS 4.1. Định hướng phát triển của Công ty TNHH Kintetsu World Express
4.1.1. Dự báo nhu cầu phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằngđường hàng không đường hàng không
Ngày nay, nền kinh tế ngày càng phát triển, Việt Nam cũng gia nhập nhiều tổ chức về thương mại cho thấy sự mở cửa của nền kinh tế quốc dân cũng ngày càng lớn. Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu cũng ngày càng nhiều. Mối quan hệ của Việt Nam với các nước trên thế giới không ngừng được mở rộng đã tạo điều kiện cho buôn bán quốc tế phát triển mạnh mẽ. Điều này đồng nghĩa với tiềm năng phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế ở Việt Nam trong những năm tới là rất lớn.
Đối với vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng khơng, mặc dù chỉ chiếm một thị phần rất nhỏ trong tổng khối lượng vận chuyển nhưng lại đóng góp 25% giá trị thương mại vận chuyển của Việt Nam qua đường hàng không.
Trong Chiến lược phát triển ngành giao thông vận tải, Việt Nam sẽ có 26 sân bay vào năm 2020 và hiện đang trong quá trình phát triển mở rộng 2 sân bay căn cứ Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh cùng với sân bay quốc tế mới Long Thành sẽ được đưa vào hoạt động trong năm 2020. IATA dự báo về ngành hàng khơng tới năm 2017, Việt Nam có thể xếp thứ 7 trong số những thị trường phát triển nhanh nhất thế giới với vận chuyển hành khách quốc tế tăng 6,9%; vận chuyển hàng hóa quốc tế đạt 6,6%.
Việt Nam có mạng lưới đường bộ, đường sắt, đường biển cho phép nối liền với các nước khơng chỉ trong khối ASEAN mà cịn các nước khác trên thế giới cùng với nhiều lợi thế để phát triển ngành vận tải đường hàng không cũng như dịch vụ giao nhận vận tải đường hàng không như vậy, không chỉ giúp cho Kintetsu World Express mà cịn cho tất cả các cơng ty giao nhận vận tải khác có thể phát triển mạnh dịch vụ giao nhận, vận tải ngoại thương.
4.1.2. Phương hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằngđường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express
- Ổn định nhân sự đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ, cử cán bộ đi đào tạo, xây dựng một bộ máy làm việc gọn nhẹ, hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng tốt nhất các đòi hỏi ngày càng khắt khe của khách hàng.
- Duy trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống, các hãng hàng không then chốt, chiến lược nhằm lấy được giá tốt để cung cấp cho khách hàng.
- Tiếp tục đẩy mạnh chất lượng và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận- một trong những thế mạnh truyền thống của Kintesu World Express.
- Nâng cấp cơ sở hạ tầng nhằm cung cấp chokhách hàng dịch vụ chất lượng với các phương tiện đáng tin cậy nhất của phân phối, đa dạng hoá các tuỳ chọn dịch vụ để khách hàng có những lựa chọn phù hợp với nhu cầu của họ.
- Đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp hơn, để cung cấp các dịch vụ thân thiện, chu đáo, chính xác, và hiệu quả nhằm xây dựng quan hệ đối táclâu dài với khách hàng.
- Phân cấp quản lý, quá trình giao nhận hợp lý với chất lượng dịch vụ cao, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế.
- Lắng nghe những ý kiến quý báu của khách hàng để hoàn thiện hơn những dịch vụ chưa hoàn thiện và phát huy tốt hơn những dịch vụ hoàn hảo.
4.2. Các đề xuất nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩubằng đường hàng không tại công ty TNHH Kintetsu World Express bằng đường hàng không tại công ty TNHH Kintetsu World Express
4.2.1. Hồn thiện cơng tác nhận hàng và kiểm tra hàng
Ngay từ khâu kiểm tra hàng (đối với quy trình xuất khẩu) và khâu nhận hàng để vận chuyển (đối với quy trình nhập khẩu), cơng ty cần phải hết sức chú ý đến chất lượng của hàng hố. Cơng ty phải kiểm tra hàng hố một cách kỹ lưỡng, nếu hàng hố có sai sót gì về phẩm chất, chất lượng cũng như về số lượng thì cơng ty phải thơng báo ngay với khách hàng để khách hàng biết về tình trạng của hàng hố trước khi công ty tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình. Cụ thể:
- Nhân viên Giao nhận khi đến nhận hàng của khách cần kiểm tra hồ sơ và đề nghị khách bổ sung luôn hồ sơ nếu thiếu, tránh để bị mất hàng, thiếu hàng.
- Đối với những hàng khách yêu cầu báo cân trước khi xuất, cần phải ghi lại số điện thoại của khách hàng để nhân viên Dịch vụ khách hàng thông báo cho khách hàng để lô hàng đi kịp chuyến.
- Nhân viên Giao nhận cần chú ý giao hàng đúng giờ, tránh tình trạng giao hàng q sát giờ (cut-off) nên khơng thể làm kịp thủ tục xuất hàng, khiến hàng bị để lại, đảm bảo ln trang bị theo mình những vật dụng cần thiết để việc giao nhận
hàng có hiệu quả như nhãn dán xác định loại dịch vụ, vận đơn, phiếu ký nhận phát hàng, phiếu ghi nhận hành trình cơng tác hàng ngày...
- Kiểm tra kĩ những vấn đề liên quan đến hàng hóa trước khi nhận hàng để có những biện pháp xử lý kịp thời khi có những tình huống bất ngờ xảy ra. Cần chú ý kiểm tra cả hồ sơ Hải quan được khách cung cấp (đặc biệt là các hồ sơ hàng mậu dịch), yêu cầu khách hàng bổ sung và sửa chữa nếu cần thiết kịp thời để có thể thơng quan hàng một cách nhanh nhất.
4.2.2. Hồn thiện các cơng tác làm thủ tục Hải quan
Nhân viên KWE cần cập nhật những yêu cầu của Hải Quan cửa khẩu đối với một số loại mặt hàng nhạy cảm (sách báo, băng đĩa, đá quý...) và những mặt hàng thuộc diện xuất khẩu có điều kiện. Chú ý yêu cầu của An ninh Hàng không và hãng Hàng không đối với loại hàng thuộc diện nguy hiểm (bệnh phẩm, loại hàng chất bột, dung dịch...) để khai Hải Quan cho hợp lý, tránh trường hợp hàng mang lên nhưng khơng được đi hoặc để có thể đảm bảo hàng khơng bị vướng mắc gì khi làm thủ tục Hải quan tại các trạm trung chuyển, tránh tình trạng hàng bị giữ quá lâu gây ảnh hưởng đến tỉ lệ giao hàng đúng lịch.
4.2.3. Hoàn thiện trong khâu vận chuyển
Khâu vận chuyển là khâu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hoá. Chỉ cần chằng buộc hàng hoá sai quy cách cũng sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hố. Chính vì vậy địi hỏi nhân viên làm hàng cũng như nhân viên lái xe phải am hiểu về hàng hố thì mới có thể đảm bảo chất lượng hàng hố. Đơi khi do làm hàng vội và khơng kiểm tra kỹ hàng hố cũng như việc chằng buộc hàng hố trên xe để chun chở, cơng ty đã xếp hàng sai quy cách gây ảnh hưởng đến bao bì của hàng hoá làm ảnh hưởng phần nào đến chất lượng hàng hố. Nhân viên giao nhận của cơng ty phải đến tận kho hoặc nơi làm hàng kiểm tra, giám sát kỹ q trình làm hàng từ khi bao gói đến khi xếp dỡ, chằng buộc hàng hoá trên phương tiện vận chuyển phù hợp với những đặc tính riêng biệt của mỗi loại hàng hố khác nhau. Cơng ty cũng cần hướng dẫn cho nhân viên làm hàng và lái xe về đặc điểm riêng của từng loại hàng và cách xếp dỡ, chằng buộc cho phù hợp với quy cách và đặc điểm của hàng hố.
3.2.4. Hồn thiện khâu chuẩn bị chứng từ
Khâu chuẩn bị chứng từ là khâu rất quan trọng trong tồn bộ quy trình, bởi vì hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường không cần nhiều loại chứng từ khác nhau bao gồm chứng từ về hàng hoá, chứng từ về vận tải, các loại giấy tờ về Hải quan, thuế. Khâu này thường mắc lỗi do không kiểm tra kỹ chứng từ và mất nhiều thời gian. Có thể phân loại chứng từ thành từng loại riêng biệt và phân công mỗi người phụ trách về một loại chứng từ. Điều này sẽ giảm bớt sự chồng chéo công việc trong các ban, ngành của KWE cũng như làm giảm tiến độ chuẩn bị và kiểm tra chứng từ do mỗi người sẽ phụ trách một loại chứng từ nên sẽ quen thuộc và có kinh nghiệm trong việc phát hiện những lỗi sai trong loại chứng từ đó. Tuy nhiên biện pháp này sẽ làm khâu chuẩn bị chứng từ bị phân tán và nhiều khi bộ chứng từ có thể khơng khớp nhau làm cho tiến độ chuẩn bị chứng từ còn chậm hơn. Để khắc phục tình trạng đó có thể chia nhân viên thành từng nhóm cùng thực hiện cơng việc và sẽ chịu sự giám sát của một người là trưởng nhóm. Lưu ý nhân viên về đặc điểm của các loại hàng hoá khác nhau cũng như điều kiện xuất nhập khẩu khác nhau sẽ dẫn đến bộ chứng từ gồm nhiều loại chứng từ khác nhau, chẳng hạn như hàng phục vụ cho cơng trình, máy móc, thiết bị, hàng viện trợ là máy móc...nên bộ chứng từ sẽ thường phải có các chứng từ như: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất hoặc chứng từ giám định chất lượng cùng những giấy tờ cho phép xuất nhập khẩu hoặc những văn bản khác của Nhà nước...
4.2.5. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự
Để bộ máy thực hiện hoạt động giao nhận hợp lý, đạt hiệu quả làm việc cao, công ty nên cơ cấu lại lại nhận sự, phân rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của từng bộ phận để đạt được hiệu quả làm việc cao nhất.
Trong cơng việc cần nâng cao nghiệp trình độ nghiệp vụ chuyên mơn cho nhân viên, tạo tính tự tin, quyết đốn, xử lý công việc một cách độc lập và hiệu quả.
Rèn luyện tính kỷ luật, nghiêm túc trong cơng việc cho mỗi nhân viên. Đây là yếu tố rất quan trọng nó quyết định đến chất lượng công việc và hiệu quả kinh doanh của công ty.
Đối với mỗi nhân viên đặc biệt là nhân viên nghiệp vụ cần phải nắm vững giờ bay, lịch trình của các hãng hàng khơng đồng thời phải báo chính xác giá cho khách