TỔNG QUAN CỦA QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀ THIÊN-
Tính cấp thiết của đề tài
Với sự phát triển của khoa học công nghệ và xu hướng toàn cầu hóa, hoạt động logistics từ sản xuất đến tiêu dùng ngày càng quan trọng đối với năng lực cạnh tranh của các ngành và nền kinh tế Lĩnh vực logistics Việt Nam đang có nhiều cơ hội phát triển nhờ vào lợi thế địa lý và sự mở cửa của nền kinh tế Trong đó, giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không đang phát triển mạnh mẽ, mang lại lợi ích về tốc độ, an toàn và tính linh hoạt, giúp vận chuyển hàng hóa đến những nơi mà các phương thức khác không thể thực hiện.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, tôi nhận thấy đây là một doanh nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải cả đường biển và hàng không Dù sở hữu cơ sở vật chất hiện đại và nguồn nhân lực chất lượng cao, công ty vẫn gặp khó khăn và rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, dẫn đến việc tốn nhiều thời gian và chi phí để khắc phục Do đó, việc phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty và đề xuất giải pháp hoàn thiện là rất cần thiết, không chỉ cho công ty TNHH Dịch vụ Hà Thiên mà còn cho nhiều doanh nghiệp giao nhận khác trong bối cảnh hội nhập và cạnh tranh ngày càng gia tăng.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của quy trình giao nhận hàng hóa, đặc biệt là quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Dịch vụ Hà Thiên - chi nhánh Hà Nội, tôi đã quyết định tiến hành nghiên cứu về đề tài này.
“Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Dịch vụ
Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội”.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu "Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội" tập trung vào quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty Bài viết không chỉ nêu bật những thành tựu mà công ty đã đạt được mà còn chỉ ra những tồn tại trong quá trình thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu Từ đó, nghiên cứu sẽ phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại này, nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động giao hàng xuất khẩu trong tương lai.
Trên cơ sở ấy, đề xuất một số giải pháp khắc phục , kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty.
Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài và thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, quy trình này cần được hoàn thiện theo thời gian để phù hợp với từng hoàn cảnh và nhu cầu hiện tại, bất kể nó có đơn giản hay phức tạp, hiện đại hay cơ bản.
Khi lựa chọn đề tài này, tôi đã nghiên cứu một số khóa luận của sinh viên các khóa trước và nhận thấy có nhiều đề tài liên quan đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
- Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải đường hàng không của chi nhánh Kintetsu World Express VN, khóa luận tốt nghiệp/Nguyễn Đức Hoàng Nam (2013).
- Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH thương mại và giao nhận AT, khóa luận tốt nghiệp/Hồ Thị Hoa (2016).
Các nghiên cứu hiện tại chưa phản ánh đầy đủ quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại các doanh nghiệp và chưa đặt trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế Hơn nữa, các bài viết chưa đề xuất giải pháp cụ thể nào để cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, điều này cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận và ngoại thương.
Sau khi nghiên cứu tài liệu và thực tập tại công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, tôi nhận thấy đề tài "Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh" là rất quan trọng Quy trình này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty mà còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Việc tối ưu hóa quy trình giao hàng xuất khẩu sẽ giúp công ty đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả hơn nhu cầu của thị trường.
Đề tài “Hà Nội” hiện đang rất cấp thiết và chưa có bất kỳ nghiên cứu nào được thực hiện tại công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
Hệ thống này trình bày các vấn đề lý thuyết cơ bản liên quan đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, đặc biệt từ góc độ của các doanh nghiệp giao nhận vận tải và logistics.
Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên đang tiến hành phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không để đánh giá những thành tựu đã đạt được cũng như những hạn chế còn tồn tại trong quy trình này Việc đánh giá này nhằm cải thiện hiệu quả giao hàng, tối ưu hóa quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ xuất khẩu của công ty.
Để hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên chi nhánh Hà Nội, cần đề xuất một số giải pháp hiệu quả Đầu tiên, cải tiến quy trình xử lý đơn hàng nhằm giảm thời gian chờ đợi và tăng cường sự chính xác trong việc vận chuyển Thứ hai, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng thông qua đào tạo nhân viên và cải thiện giao tiếp Thứ ba, áp dụng công nghệ mới trong quản lý kho và theo dõi lô hàng để tối ưu hóa quy trình logistics Cuối cùng, thiết lập các mối quan hệ đối tác chiến lược với các hãng hàng không và nhà cung cấp dịch vụ liên quan để nâng cao khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khóa luận nghiên cứu quy trình giao hàng xuất khẩu qua đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên tại chi nhánh Hà Nội.
Phạm vi nghiên cứu
Bài viết này tập trung vào việc nghiên cứu quy trình nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu qua đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên, chi nhánh Hà Nội Nghiên cứu sẽ phân tích các bước trong quy trình giao hàng, từ khâu chuẩn bị hàng hóa, đóng gói, đến việc vận chuyển và giao nhận, nhằm tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quá trình xuất khẩu.
- Về thời gian: phạm vi nghiên cứu về thời gian lấy số liệu trong 3 năm, từ 2015-
2017 Giải pháp cho đề tài được định hướng áp dụng trong 5 năm, từ 2018-2022.
Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên, chi nhánh Hà Nội, tọa lạc tại phòng 2401, tầng 24, tòa nhà 101 Láng Hạ, quận Đống Đa, TP Hà Nội, là địa điểm nghiên cứu quan trọng trong lĩnh vực dịch vụ.
Phương pháp nghiên cứu
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, em đã áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu để tìm hiểu về hoạt động kinh doanh và quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua quan sát thực tế và phỏng vấn cán bộ nhân viên công ty, nhằm đánh giá chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại phòng xuất nhập khẩu và phòng nội địa Kết quả ban đầu cung cấp thông tin quan trọng về hoạt động giao hàng xuất khẩu và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình này.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong khóa luận dựa trên các cơ sở dữ liệu được thu thập từ:
Dữ liệu nội bộ của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội bao gồm các báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, và báo cáo của phòng xuất nhập khẩu trong giai đoạn 2015 – 2017.
- Nguồn dữ liệu bên ngoài như các bài viết có liên quan được đăng trên báo, tạp chí.
1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê là kỹ thuật thu thập và phân loại dữ liệu nhằm đánh giá tổng quát một khía cạnh nào đó của đối tượng nghiên cứu.
Khóa luận này áp dụng phương pháp đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, dựa trên dữ liệu thu thập từ tài liệu nội bộ của công ty trong giai đoạn 2015 – 2017.
Phương pháp phân tích sử dụng tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ giữa dữ liệu thống kê từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty Qua đó, nó giúp đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, từ đó xác định tính hợp lý của các dữ liệu này.
Bài viết tổng hợp phân tích và so sánh để đánh giá quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên - chi nhánh Hà Nội Từ đó, bài viết đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình này, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu của công ty.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận bao gồm lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng, biểu đồ, từ viết tắt và tài liệu tham khảo, với kết cấu chính chia thành 4 chương.
Chương 1: Tổng quan của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội.
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế.
Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội.
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ HàThiên – chi nhánh Hà Nội.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀ THIÊN – CHI NHÁNH HÀ NỘI
Khái quát chung về giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
2.1.1 Khái niệm về giao hàng, giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, đặc điểm, vai trò và cơ sở pháp lý của giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không 2.1.1.1 Khái niệm giao hàng, giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Trong thương mại quốc tế, khoảng cách giữa người bán và người mua thường rất lớn Sau khi hợp đồng được ký kết, người bán tiến hành giao hàng, đưa hàng hóa từ nước mình đến tay người mua Để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển suôn sẻ, cần thực hiện nhiều công việc như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp dỡ và giao hàng đến nơi nhận Tất cả những công việc này được gọi là nghiệp vụ giao hàng.
Giao hàng là quy trình bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận Trong quá trình này, người giao hàng ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng và hợp đồng đối ứng với người vận tải Họ có thể thực hiện dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý, cũng như thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không là quy trình vận tải bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục cần thiết để chuyển hàng hóa từ người gửi ở quốc gia này đến người nhận ở quốc gia khác thông qua phương tiện máy bay.
2.1.1.2 Đặc điểm của giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không có rất nhiều đặc điểm, tuy nhiên có thể nêu ra một số đặc điểm cơ bản nhất như sau:
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không nổi bật với tốc độ nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu vận chuyển những mặt hàng cần giao gấp Máy bay dân dụng hiện nay có tốc độ gần đạt mức âm thanh, nhanh gấp 27 lần so với vận chuyển đường biển, 10 lần so với ô tô và 8 lần so với tàu hỏa.
Giao hàng xuất khẩu qua đường hàng không mang lại lợi ích lớn nhờ thời gian vận chuyển nhanh chóng và thiết bị hiện đại, giúp giảm thiểu tổn thất trong quá trình vận chuyển.
- Các tuyến đường hoàn toàn tự nhiên, khoảng cách giữa hai đia điểm gần như một đường thẳng, không phải đầu tư xây dựng tuyến đường.
Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không mang lại tính cơ động vượt trội, cho phép vận chuyển hàng hóa đến những địa điểm mà các phương tiện vận tải khác không thể tiếp cận.
Các thiết bị đặc trưng như container, xe xúc nâng, xe băng chuyền, ULD và pallet thường được sử dụng để đóng gói và vận chuyển hàng hóa Hoạt động giao hàng chủ yếu diễn ra tại các cảng hàng không.
Tuy nhiên, hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không cũng có những hạn chế nhất định:
Đi qua nhiều khu vực chính trị và xã hội khác nhau, chúng ta phải tuân thủ các luật lệ và tập quán đa dạng của từng quốc gia và khu vực.
- Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không đòi hỏi nhiều loại chứng từ khác nhau và quy trình tổ chức chuyên chở khá phức tạp.
Cước phí vận chuyển hàng không cao gấp 5-6 lần so với vận tải biển, trong khi khối lượng hàng hóa vận chuyển bị giới hạn bởi dung tích khoang chứa và trọng lượng của máy bay.
2.1.1.3 Vai trò của giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Vận chuyển hàng không ngày nay trở thành phương thức chủ yếu trong việc giao hàng hóa và đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế Sự gia tăng khối lượng hàng hóa được vận chuyển bằng đường hàng không cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của mạng lưới hàng không toàn cầu Hoạt động giao hàng xuất khẩu qua đường hàng không ngày càng trở nên phổ biến giữa các quốc gia, khẳng định tầm quan trọng của nó trong nền kinh tế toàn cầu.
Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không đóng vai trò then chốt trong vận tải đa phương thức và sự phát triển của vận tải hàng hóa quốc tế Hoạt động này không chỉ quan trọng trong việc kết nối kinh tế giữa các quốc gia mà còn là cầu nối văn hóa, đặc biệt với các quốc gia không giáp biển Việc vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, an toàn và linh hoạt từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu đã thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động xuất nhập khẩu và giao thương toàn cầu.
2.1.1.4 Cơ sở pháp lý của việc giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Các nguồn luật quốc tế
Quá trình ký kết hợp đồng giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không dựa trên các điều ước quốc tế như Công ước Vác-sa-va 1929, Nghị định thư Hague 1955, Công ước Guadalazala 1961, Hiệp định Montreal 1966, và Nghị định thư Guatemala 1971 Những văn bản này chủ yếu nhằm bảo vệ quyền lợi của người nhập khẩu và xác định trách nhiệm của người giao hàng cũng như người chuyên chở hàng không đối với hàng hóa trong quá trình vận tải.
Các nguồn luật Việt Nam
Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật nhằm quy định về vận tải, bốc dỡ và giao hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không Những văn bản này có mục đích cụ thể hóa và làm rõ các quy định trong Luật hàng không dân dụng Việt Nam.
Năm 1991, hãng hàng không Quốc gia Việt Nam đã ban hành Bản điều lệ vận chuyển hàng hóa quốc tế năm 1993 Hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không còn phải tuân theo Luật thương mại và Luật hải quan Đồng thời, các điều kiện kinh doanh chuẩn của Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS) cũng đóng vai trò quan trọng trong quy định này.
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
2.2.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tiến hành như sau:
2.2.1.1 Ký hợp đồng với khách hàng
Doanh nghiệp logistics cần tìm kiếm khách hàng và thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài để mở rộng danh sách khách hàng Các nguồn tìm kiếm khách hàng bao gồm Google, mạng xã hội, website B2B, và qua bạn bè, đối tác Nhân viên kinh doanh sẽ dựa vào giá chào của các hãng hàng không để tính toán chi phí và đưa ra báo giá cho khách hàng Khi khách hàng chấp nhận giá, hai bên sẽ ký hợp đồng dịch vụ và ủy thác cho công ty giao nhận thực hiện các thủ tục liên quan đến lô hàng xuất khẩu.
2.2.1.2 Chuẩn bị trước khi giao hàng 2.2.1.2.1 Chuẩn bị chứng từ
Nhân viên phụ trách chứng từ bên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng về bộ chứng từ có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu.
Người giao hàng yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin cần thiết như Shipper, Consignee, tên hàng và Shipping mark, thường dựa vào Commercial Invoice và Packing list Những thông tin này sẽ được nhập vào HAWB, Manifest và HAWB label, trong khi phần GW, CW và Dims sẽ để trống Số lượng kiện trên HAWB và Manifest sẽ được chờ thông tin thực tế từ kho hàng trước khi điền vào Cuối cùng, người giao hàng sẽ gửi bản nháp HAWB để khách hàng kiểm tra và xác nhận.
Người xuất khẩu gửi hàng cho người giao hàng cùng với thư chỉ dẫn để giao cho hãng vận chuyển và lập vận đơn Thư chỉ dẫn này được in sẵn theo mẫu và bao gồm những thông tin chính.
Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Nơi hàng đến và tuyến đường vận chuyển; Số kiện;
Trọng lượng; Kích thước của hàng; Ðặc điểm và số lượng hàng hóa; Giá trị hàng;
Phương pháp thanh toán cước phí; Ký mã hiệu hàng hóa; Có hay không mua bảo hiểm cho hàng hóa; Liệt kê các chứng từ gửi kèm.
Người giao hàng cấp cho người xuất khẩu Giấy Chứng Nhận Đã Nhận Hàng (Forwarder’s Certificate of Receipt - FCR), xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận FCR bao gồm các thông tin quan trọng như tên và địa chỉ của người uỷ thác, tên và địa chỉ của người nhận hàng, ký mã hiệu và số hiệu hàng hóa, số lượng kiện và cách đóng gói, tên hàng, trọng lượng cả bì, thể tích, cùng với nơi và ngày phát hành giấy chứng nhận.
Người giao nhận sẽ cấp Giấy chứng nhận vận chuyển (Forwarder’s Certificate of Transport - FTC) khi có trách nhiệm giao hàng tại đích Giấy chứng nhận này bao gồm các thông tin quan trọng như tên và địa chỉ của người ủy thác, người nhận hàng, địa chỉ thông báo, phương tiện vận chuyển, điểm xuất phát và nơi hàng đến, tên hàng, ký mã và số hiệu hàng hóa, trọng lượng cả bì, thể tích và thông tin về bảo hiểm.
Cước phí và kinh phí trả cho; Nơi và ngày phát hành chứng từ.
Người giao hàng sẽ cấp biên lai kho hàng (Forwarder’s Warehouse Receipt) cho người xuất khẩu nếu hàng hóa được lưu trữ tại kho của họ trước khi được gửi đi bằng hãng hàng không Biên lai này bao gồm các thông tin quan trọng như tên và thông tin của người cung cấp hàng.
Tên người gửi hàng, tên thủ kho, và tên kho cần được ghi rõ Cần chỉ định phương tiện vận tải, tên hàng, trọng lượng cả bì, cũng như tình trạng bên ngoài của hàng hóa khi nhận và người nhận hàng Mã và số hiệu hàng hóa, số hiệu và bao bì cũng phải được nêu cụ thể Đừng quên thông tin về bảo hiểm, cùng với nơi và ngày phát hành FWR.
Người giao hàng sẽ cung cấp một bản hướng dẫn bao gồm thông tin về shipper, consignee, notify party, tên hàng và số kiện Thông tin này sẽ được sử dụng để air-coloader in phiếu cân và gửi đến hãng hàng không nhằm phát hành MAWB, Manifest và nhãn MAWB.
Khách hàng có thể tự thực hiện hoặc ủy thác cho nhân viên giao hàng để làm thủ tục hải quan cho việc xuất khẩu và vận chuyển hàng hóa đến sân bay Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan hải quan để hoàn tất thủ tục.
Hồ sơ thủ tục hải quan bao gồm các tài liệu quan trọng như tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán hàng, hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết hàng hóa, giấy phép xuất khẩu (đối với hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc có điều kiện xuất khẩu), hợp đồng ủy thác xuất khẩu (nếu có), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để được hưởng thuế xuất ưu đãi, giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc thông báo miễn kiểm tra chất lượng, và chứng thư giám định (nếu hàng hóa được thông quan dựa trên kết quả giám định).
Khai báo và làm thủ tục hải quan theo quy trình sau:
- Người khai hải quan khai báo và nộp hồ sơ hải quan.
- Người khai hải quan tiếp nhận thông tin phản hồi của cơ quan hải quan và làm theo hướng dẫn.
Cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra các điều kiện cần thiết để đăng ký tờ khai hải quan Sau đó, họ sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và thực hiện thông quan cho lô hàng mà không cần kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Kiểm tra thực tế hàng hóa và thông quan đối với lô hàng phải kiểm tra thực tế.
Để hoàn tất thủ tục hải quan, cần thực hiện việc thu thuế và lệ phí hải quan, sau đó đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” trên tờ khai Cuối cùng, tờ khai hải quan sẽ được trả lại cho người nộp Cơ quan hải quan sẽ tiến hành phúc tập hồ sơ liên quan.
Dựa trên ủy thác của người xuất khẩu, người giao hàng sẽ thu thập và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết để giao hàng cho hãng hàng không Sau khi khách hàng xác nhận thông tin trên HAWB, người giao hàng sẽ in một bộ HAWB gốc cùng với 4 bản Manifest và nhãn HAWB (tùy thuộc vào loại hàng hóa mà dán từ 3-4 tờ/kiện) Bộ chứng từ kèm theo hàng hóa bao gồm: Giấy phép xuất khẩu, Bản kê chi tiết hàng hóa, Bản lược khai hàng hóa, Chứng nhận xuất xứ, Tờ khai hàng hóa xuất khẩu và Hóa đơn thương mại.
Nhân viên giao hàng làm việc cùng khách hàng và nhân viên kho để dỡ hàng từ xe, dán nhãn HAWB và yêu cầu bên air-coloader cũng thực hiện việc dán nhãn HAWB.
Người giao hàng cần đăng ký với kho hàng để thực hiện các bước cân, đo, soi an ninh, kiểm hóa và thanh toán phí xử lý hàng hóa Kết quả cân sẽ được ghi trên phiếu cân hàng, làm cơ sở để điền thông tin vào HAWB và Manifest.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
2.3.1 Nhân tố bên trong doanh nghiệp
Các nhân tố bên trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
Nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không Sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào trình độ chuyên môn và kỹ năng của đội ngũ nhân viên, vì tất cả các khâu trong quá trình giao nhận đều cần sự tham gia của con người Để thực hiện hiệu quả hoạt động giao hàng xuất khẩu, nhân viên cần có kiến thức vững về nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ, hiểu biết về luật pháp và sự nhạy bén trong công việc.
Quản lý là quá trình điều hành và phối hợp nhân lực để thực hiện các nhiệm vụ đã đề ra, nhằm tối ưu hóa nguồn lực trong tổ chức Nhà quản lý cần có sự năng động, bản lĩnh và khả năng đối mặt với thách thức, đồng thời phải tự tin và chuyên nghiệp trong phong cách làm việc Họ cần xây dựng mục tiêu rõ ràng, lập kế hoạch hành động và đưa ra giải pháp tối ưu cho mọi tình huống Đánh giá năng lực quản trị cũng cần xem xét thực tiễn quản trị so với các đối thủ cạnh tranh, vì thách thức càng lớn thì vai trò của lãnh đạo càng quan trọng.
Trong lĩnh vực dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, nguồn vốn đóng vai trò then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và giá thành Ngành này yêu cầu đầu tư vào công nghệ và thiết bị hiện đại để nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh Ngoài việc nâng cấp cơ sở vật chất, vốn còn được sử dụng cho các dịch vụ như ứng trước tiền lưu kho, lưu bãi và thủ tục hải quan Do đó, thiếu vốn hoặc vốn không đủ sẽ gây ra nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh.
Kỹ thuật và công nghệ
Hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng hàng không bao gồm nhiều bước và diễn ra qua các quốc gia Việc ứng dụng khoa học công nghệ trong kết nối thông tin giữa doanh nghiệp, khách hàng và đại lý nước ngoài giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả hơn và theo dõi tình trạng hàng hóa, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, doanh nghiệp cần có cơ sở vật chất đầy đủ, bao gồm hệ thống kho bãi, phương tiện vận chuyển và trang thiết bị chuyên dụng, cùng với các công cụ thông tin liên lạc hiện đại như mạng internet và phần mềm quản lý.
Tài sản vô hình của doanh nghiệp bao gồm thương hiệu, phát minh sáng chế, bí quyết công nghệ và các quyền lợi được pháp luật bảo hộ Trong dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, quá trình cung cấp và tiêu dùng diễn ra đồng thời, khiến thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Để khách hàng yên tâm lựa chọn, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hình ảnh, điều này là điểm mấu chốt để thành công trong quy trình giao hàng xuất khẩu.
2.3.2 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp bao gồm yếu tố vi mô và vĩ mô, trong đó yếu tố vĩ mô liên quan đến bối cảnh quốc tế, môi trường kinh tế - chính trị - xã hội - luật pháp, tình hình xuất khẩu trong nước và môi trường tự nhiên Các quy định pháp lý tại Việt Nam và quốc tế ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động giao hàng xuất khẩu Hạ tầng logistics cũng đóng vai trò quan trọng, tuy nhiên, hạ tầng giao thông hàng không tại Việt Nam chưa phát triển đủ để đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu, dẫn đến tình trạng ùn tắc hàng hóa trong mùa cao điểm Ngoài ra, hệ thống logistics phân bố không đồng đều, trang thiết bị còn thô sơ và hạ tầng công nghệ thông tin chưa được cải tiến kịp thời, gây khó khăn cho quá trình giao hàng xuất khẩu.
Các yếu tố vi mô như khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không và đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng gián tiếp đến quy trình giao hàng Doanh nghiệp cần chú trọng đến nhu cầu của khách hàng, vì sự tồn tại và phát triển của họ phụ thuộc vào sự hài lòng của khách hàng Số lượng và quy mô nhà cung cấp ảnh hưởng đến hiệu quả quy trình giao hàng, đặc biệt trong bối cảnh có nhiều đối thủ cạnh tranh Hiểu biết về đối thủ cạnh tranh là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀ THIÊN – CHI NHÁNH HÀ NỘI
Kết quả kinh doanh hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty
Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên - chi nhánh Hà Nội, thành lập năm 2001, hoạt động độc lập tại văn phòng 2401, tầng 24, tòa nhà 101 Láng Hạ, quận Đống Đa, TP Hà Nội Công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển, hàng không và đường bộ, với dịch vụ vận tải hàng không phát triển mạnh trong những năm gần đây Trong hơn 10 năm qua, chi nhánh Hà Thiên đã khẳng định uy tín và chất lượng dịch vụ trong lĩnh vực giao nhận cả trong nước và quốc tế Công ty hợp tác với nhiều hãng hàng không lớn như Thai Cargo, China Airlines, và American Airline Cargo, cung cấp dịch vụ giao nhận từ kho chủ hàng đến kho người nhận, dịch vụ khai hải quan, và đại lý hải quan Các thị trường xuất khẩu chính của công ty qua đường hàng không bao gồm Nhật Bản và Trung Quốc.
Mỹ, Thái Lan, Singapore và một số thị trường khác
Dưới đây là bảng số liệu và biểu đồ doanh thu của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty giai đoạn 2015 – 2017:
Bảng 3.1 trình bày tình hình doanh thu từ hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên - chi nhánh Hà Nội trong giai đoạn 2015-2017 Doanh thu đã có sự biến động đáng kể qua các năm, phản ánh sự phát triển và thách thức trong lĩnh vực logistics hàng không Số liệu này cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả kinh doanh và tiềm năng mở rộng của công ty trong tương lai.
Biểu đồ 3.1 thể hiện doanh thu từ hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên, chi nhánh Hà Nội trong giai đoạn nghiên cứu.
Doanh thu từ hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội đã tăng mạnh từ 3,711 tỉ đồng lên 5,4 tỉ đồng trong giai đoạn 2015-2017, với sự gia tăng đáng kể 1,095 tỉ đồng trong năm 2016-2017 Những con số này phản ánh hiệu quả trong việc mở rộng đầu tư và nâng cao chất lượng dịch vụ, đồng thời dự báo những thành công mới cho năm 2018.
Bảng 3.2: Cơ cấu thị trường hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội
Doanh thu % Doanh thu % Doanh thu %
(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty)
Nhật Bản là thị trường tiềm năng lớn với nhiều đối tác xuất khẩu hàng hóa, đặc biệt trong bối cảnh mối quan hệ kinh tế và ngoại giao giữa Việt Nam và Nhật Bản đang phát triển mạnh mẽ Công ty đã tận dụng lợi thế này bằng cách thiết lập mối quan hệ hợp tác với các công ty xuất nhập khẩu Nhật Bản như Canon, Toyota và Nitori Nhờ đó, lượng hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty đã tăng trưởng đều đặn hàng tháng Trong giai đoạn 2015 – 2017, doanh thu của công ty từ thị trường Nhật Bản đã tăng từ 1,020 tỉ VND lên 1,670 tỉ VND, đạt tốc độ tăng trưởng gần 4%.
Sau Nhật Bản, Trung Quốc và Thái Lan lần lượt đứng thứ hai và thứ ba trong việc đóng góp doanh thu giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không cho công ty Lượng hàng xuất khẩu từ hai thị trường này đã tăng ổn định qua các năm.
Về cơ cấu mặt hàng xuất khẩu mà Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh
Hà Nội đang thực hiện giao hàng bằng đường hàng không, với mặt hàng dệt may chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu sản phẩm của công ty Một số đối tác lớn trong lĩnh vực này bao gồm công ty Maxport JSC, công ty cổ phần may Thanh Trì, công ty cổ phần may xuất khẩu Phú Xuân và công ty cổ phần May 10 Dệt may đã trở thành mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam trong những năm gần đây, không chỉ mang lại nguồn ngoại tệ lớn cho đất nước mà còn đóng góp đáng kể vào doanh thu của các công ty giao nhận vận tải.
Bảng 3.3: Cơ cấu nhóm mặt hàng giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội trong giai đoạn 2015-2017
Sản phẩm điện tử và linh kiện
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu của công ty)
Trong giai đoạn 2015-2017, giá trị và tỉ trọng các mặt hàng xuất khẩu của công ty đã có sự biến động đáng kể Công ty đã ký nhiều hợp đồng xuất khẩu mới, đặc biệt là với các mặt hàng gia dày, sản phẩm điện tử và linh kiện, dẫn đến khối lượng hàng xuất khẩu tăng cao Những mặt hàng này không chỉ mang lại doanh thu lớn mà còn làm tăng tỉ trọng của chúng trong tổng doanh thu Mặt hàng dệt may vẫn duy trì sự tăng trưởng ổn định, trong khi tỉ trọng của các mặt hàng khác có xu hướng giảm, nhưng tổng đóng góp vẫn tăng nhờ vào việc mở rộng quan hệ bạn hàng.
Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội
3.2.1 Ký kết hợp đồng với khách hàng
Đội ngũ sales forwarder của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội là những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về thị trường xuất khẩu hàng hóa sang các nước như Trung Quốc, Nhật Bản, Thái Lan, Singapore và Mỹ, đặc biệt trong các lĩnh vực linh kiện điện tử, dệt may, gia dày và nông sản Với lợi thế cạnh tranh về cước vận chuyển, công ty tập trung mạnh vào việc cung cấp giá cước ưu đãi cho khách hàng, đồng thời tự chủ trong việc quản lý xe tải và xe đầu kéo, giúp đảm bảo dịch vụ trucking nội địa hiệu quả và linh hoạt.
Hiện nay, Hà Thiên sử dụng nhiều phương tiện để tiếp cận khách hàng mới, bao gồm các trang web B2B như Alibaba.com và Tradekey.com, cùng với các danh bạ công ty như trangvangvietnam.com Nhân viên cũng khai thác thông tin từ các cơ quan như Cục Kiểm dịch thực vật và Bộ Công Thương để có danh sách công ty xuất khẩu Ngoài ra, họ tận dụng Google và mạng xã hội, đặc biệt là các group trên Facebook và Instagram Một phần nhỏ khách hàng đến từ sự giới thiệu của đối tác và bạn bè, tạo nên mối quan hệ thân thiết và lâu dài.
Đội ngũ nhân viên Sales của Hà Thiên hoạt động tích cực và hiệu quả, nhờ vào kinh nghiệm dày dạn và khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt Họ đã ký kết nhiều hợp đồng xuất khẩu hàng hóa qua đường hàng không, mở rộng tập khách hàng và tăng trưởng doanh thu Năm 2017, Hà Thiên không chỉ duy trì mối quan hệ với các khách hàng thân thiết như Maxport JSC và Toyota, mà còn thiết lập hợp tác với nhiều khách hàng mới như Falcon và Takako Việt Nam, chứng tỏ sự nỗ lực và đóng góp quan trọng của phòng Sales và Marketing vào sự phát triển kinh doanh của công ty.
3.2.2 Chuẩn bị trước khi giao hàng 3.2.2.1 Chuẩn bị chứng từ
Trước tiên nhân viên bộ phận xuất khẩu hàng không của Hà Thiên cần phải xác định xem hàng hóa xuất khẩu là hàng chỉ định hay không.
Hàng hóa xuất khẩu là hàng chỉ định do Shipper
Nếu hàng hóa được chỉ định bởi Shipper, Shipper sẽ gửi thông tin chi tiết về booking, bao gồm số kiện, trọng lượng (KG) và kích thước (Dims), cho nhân viên chứng từ hàng xuất tại Hà Thiên.
Khi nhân viên phòng xuất khẩu hàng không nhận booking từ Shipper, họ sẽ tiến hành kiểm tra lịch bay, giá cước và đặt chỗ với hãng hàng không Sau khi nhận được báo giá, thông tin về chỗ ngồi và lịch bay từ hãng, nhân viên sẽ tiếp tục các bước cần thiết để hoàn tất quy trình.
Nhân viên xuất khẩu Hà Thiên sẽ thông báo cho Shipper về lịch bay để xác nhận tính hợp lý Sau khi Shipper chốt giá và xác nhận lịch bay cuối cùng, nhân viên xuất khẩu hàng không sẽ gửi xác nhận đặt chỗ cho Shipper, trong đó sẽ ghi rõ số MAWB, ngày bay, ngày giao hàng và kho giao hàng.
Shipper sẽ cung cấp thông tin chi tiết về người gửi hàng, người nhận hàng, số lượng và tên hàng Nhân viên xuất khẩu hàng không sẽ dựa trên thông tin này để soạn thảo bản nháp HAWB gửi cho Shipper kiểm tra và xác nhận Sau khi xác nhận, nhân viên xuất khẩu sẽ gửi một bản hướng dẫn bao gồm thông tin về Shipper, Consignee, Notify party, tên hàng và số kiện cho Air-coloader Thông tin này sẽ được sử dụng để lập phiếu cân và cung cấp cho hãng hàng không nhằm phát hành MAWB, Manifest và nhãn MAWB.
Hàng hóa xuất khẩu là hàng chỉ định do Consignee
Khi hàng hóa được chỉ định bởi Consignee, Agent của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội sẽ cung cấp thông tin của Shipper để công ty liên hệ trực tiếp Sau khi liên lạc với Shipper và nhận được thông tin booking (số kiện/KG/Dims dự kiến), nhân viên xuất khẩu hàng không sẽ chuyển thông tin này cho Agent Agent sẽ gửi lại cho Consignee để xác nhận Khi Consignee hoàn tất kiểm tra và xác nhận, Agent sẽ thông báo lại cho Hà Thiên, và công ty sẽ thông báo cho Shipper Tiếp theo, nhân viên xuất khẩu sẽ liên hệ với airline để đặt chỗ, lịch bay và giá cước Sau khi nhận được thông tin từ airline, Hà Thiên sẽ gửi cho Agent để xác nhận Khi Agent xác nhận xong, nhân viên xuất khẩu hàng không sẽ gửi booking confirmation cho Shipper, trong đó có thời gian, deadline giao hàng và ngày bay rõ ràng.
Nhân viên bộ phận xuất khẩu đường hàng không sẽ gửi hướng dẫn chi tiết bao gồm thông tin về người gửi, người nhận, bên thông báo, tên hàng và số kiện cho Air-coloader Thông tin này sẽ được sử dụng để in phiếu cân và cung cấp cho hãng hàng không nhằm phát hành MAWB, Manifest và nhãn MAWB Cuối cùng, nhân viên sẽ tập hợp và kiểm tra lại các chứng từ cần thiết để chuẩn bị cho việc khai báo hải quan.
Trong thời gian thực tập tại Hà Thiên, tôi nhận thấy quy trình chuẩn bị chứng từ của công ty được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả Nhân viên luôn kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ và sắp xếp chúng một cách cẩn thận để tránh nhầm lẫn giữa các hợp đồng Với mối quan hệ tốt với nhiều hãng hàng không lớn và đại lý quốc tế, Hà Thiên luôn cung cấp mức giá cạnh tranh, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng Quá trình trao đổi thông tin giữa các bên liên quan diễn ra kịp thời, đảm bảo tiến độ trong việc chuẩn bị chứng từ giao hàng.
Chuẩn bị chứng từ khai hải quan là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu Nhân viên của Hà Thiên sẽ kiểm tra và đối chiếu bộ chứng từ do khách hàng cung cấp với giấy phép xuất khẩu, sau đó hoàn thiện hồ sơ bao gồm: tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết hàng hóa, giấy phép xuất khẩu (nếu cần), hợp đồng ủy thác xuất khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có yêu cầu hưởng thuế ưu đãi, và giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc thông báo miễn kiểm tra Độ chính xác của bộ chứng từ là rất quan trọng, vì nếu không đầy đủ và chính xác, hàng hóa sẽ không được thông quan, gây chậm trễ trong quy trình giao hàng xuất khẩu.
Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa đầy đủ và chính xác, nhân viên công ty sẽ tiến hành khai báo hải quan thông qua hệ thống khai báo hải quan điện tử ECUS 5.
Nhân viên khai báo sẽ điền đầy đủ thông tin lô hàng theo yêu cầu của hệ thống, bao gồm địa chỉ người nhận, người gửi, thông tin vận đơn, danh sách hàng hóa (mã HS, mô tả chi tiết, số lượng, khối lượng, nguồn gốc xuất xứ, tính chất hàng, và các loại thuế áp dụng) cùng hóa đơn thanh toán.
Sau khi hoàn tất việc điền thông tin cần thiết, nhân viên công ty sẽ in tờ khai thử để kiểm tra sự khớp nhau giữa thông tin lô hàng và chứng từ Nếu phát hiện thông tin không trùng khớp, nhân viên sẽ tiến hành sửa chữa cho phù hợp Ngược lại, nếu mọi thông số đã chính xác, nhân viên sẽ lấy token (chữ ký số điện tử) được ủy quyền bởi doanh nghiệp xuất khẩu để thực hiện khai báo và truyền dữ liệu đến hệ thống hải quan.
Sau 3 – 5 phút, hệ thống hải quan điện tử sẽ trả lại số tiếp nhận và phân luồng của lô hàng, nhân viên khai báo tiến hành in tờ khai thật ra và gửi cho DN để họ đóng dấu vào tờ khai và nhận lại tờ khai đó để lập bộ hồ sơ chứng từ mang đến cơ quan hải quan để mở tờ khai và thông quan hàng hóa
Đánh giá thưc trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội
3.3.1 Những kết quả đạt được
Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên đã ghi nhận sự gia tăng đáng kể về số lượng hợp đồng ký kết cho dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không trong những năm qua Đồng thời, tập khách hàng của công ty cũng ngày càng được mở rộng và chăm sóc một cách hiệu quả.
Sau khi hàng hóa được giao lên máy bay, công ty liên tục theo dõi quá trình vận chuyển và cung cấp thông tin kịp thời cho khách hàng.
Thời gian giao hàng đã được rút ngắn đáng kể nhờ vào hệ thống khai báo hải quan điện tử ngày càng được cải tiến và phổ biến Sự nỗ lực không ngừng của toàn bộ nhân viên công ty cũng góp phần quan trọng vào việc đảm bảo giao hàng đúng dự kiến.
Hà Thiên luôn duy trì mối quan hệ chặt chẽ và tương tác hiệu quả với các đại lý nước ngoài và các hãng hàng không như Thai Cargo, China Airline, China Cargo Airline, American Airline Cargo, và Nippon Cargo Airline Điều này giúp công ty có được lợi thế về giá cả, đồng thời đảm bảo quy trình đặt chỗ hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Công ty đã tập trung cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, khắc phục lỗi và nâng cao hiệu quả Trong trường hợp xảy ra khiếu nại hoặc kiện tụng, công ty cam kết xử lý nhanh chóng và hiệu quả, bảo đảm quyền lợi cho khách hàng.
Mặc dù quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần được cải thiện và khắc phục.
Tình trạng ùn tắc hàng hóa xuất khẩu tại sân bay Nội Bài diễn ra thường xuyên trong mùa cao điểm, gây khó khăn cho việc giao hàng của Hà Thiên Nhiều lô hàng bị trì hoãn và không đúng lịch bay, khiến nhân viên hải quan của công ty phải chờ đợi và làm việc nhiều giờ tại sân bay.
Công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan là khâu tốn nhiều thời gian nhất trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Dù đã được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả, vẫn xảy ra tình trạng một số công ty xuất khẩu chậm trễ trong việc nộp thuế hoặc nộp thuế điện tử ngoài giờ hành chính Hệ quả là các lô hàng không được thông quan kịp thời, dẫn đến việc lưu kho và gây tổn thất chi phí cho người xuất khẩu, đồng thời gia tăng thời gian chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan cho nhân viên công ty Hà Thiên.
Việc theo dõi và kiểm tra tình trạng lô hàng trong quá trình vận chuyển đến cảng đích thường gặp khó khăn, do một số trang web của hãng bay không truy cập được hoặc mất nhiều thời gian để truy cập do lượng truy cập quá tải Bên cạnh đó, khi gọi điện, khách hàng có thể gặp tình trạng máy bận hoặc thái độ nhân viên không nhiệt tình.
Hai nhân viên mới của công ty, với chưa đầy một năm kinh nghiệm, gặp khó khăn trong việc xử lý tình huống kiểm hóa hàng hóa và chưa nhanh nhạy trong việc giải quyết ùn tắc tại sân bay trong mùa cao điểm.
Hà Thiên luôn bố trí thêm 1 người dày dặn kinh nghiệm đi cùng để chỉ dạy, hướng dẫn giải quyết công việc cho hiệu quả.
Vào thứ năm, thời tiết không thuận lợi đã ảnh hưởng xấu đến quá trình giao hàng xuất khẩu Cụ thể, trong tháng 8 năm 2016, hai chuyến hàng dệt may của công ty Maxport JSC xuất khẩu sang Nhật Bản bằng đường hàng không với khối lượng 1,036 tấn đã bị hoãn lại 2 ngày do cơn bão lớn Sự cố này không chỉ làm gián đoạn quy trình giao hàng mà còn khiến Maxport JSC phải chịu thêm phí lưu kho.
3.3.3 Nguyên nhân của tồn tại Thứ nhất, vẫn còn sự hạn chế về trình độ cũng như kỹ năng nghiệp vụ giao hàng của đội ngũ nhân viên mới Trong khâu kiểm tra hàng trước khi giao, nhân viên mới của công ty còn thiếu cẩn thận, chưa thực sự chú ý kiểm tra xem số lượng hàng, chất lượng hàng, quy cách bao gói có đúng như trên hợp đồng và phiếu đóng gói hàng hóa quy định hay không nên Hà Thiên luôn sắp xếp thêm người có kinh nghiệm đi cùng để kiểm tra lại, hỗ trợ và chỉ dạy cho người mới Ngoài ra, nhân viên mới của công ty vẫn còn bị động trong quá trình kiểm hóa hàng khi bị phân vào luồng đỏ do chưa có nhiều kinh nghiệm và chưa am hiểu nhiều về hàng hóa.
Trong một số trường hợp, trang web của hãng vận chuyển có thể bị quá tải do lượng truy cập lớn, dẫn đến việc nhân viên không thể kiểm tra quá trình di chuyển hàng hóa và không cung cấp thông tin kịp thời cho khách hàng Bên cạnh đó, khi khách hàng gọi điện trực tiếp đến hãng hàng không để hỏi về tình hình di chuyển hàng hóa, họ thường gặp tình trạng máy bận hoặc nhận được thái độ chưa nhiệt tình từ nhân viên.
Do ảnh hưởng từ phía khách hàng, một số doanh nghiệp vẫn gặp phải tình trạng chậm thuế, khiến Hà Thiên không thể thực hiện nhanh chóng các thủ tục thông quan hàng hóa Công ty cần chờ thông báo từ ngân hàng xác nhận rằng doanh nghiệp đã hoàn tất việc nộp thuế cho hải quan trước khi tiến hành thông quan và giao hàng.
Hệ thống khai báo hải quan điện tử hiện nay mặc dù tiên tiến và tiện lợi, nhưng vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu của các doanh nghiệp Vấn đề thường gặp là hệ thống mạng bị nghẽn khi có quá nhiều người truy cập cùng lúc, dẫn đến việc doanh nghiệp phải tốn nhiều thời gian để hoàn tất khai báo và nhận được số tiếp nhận cũng như kết quả phân luồng.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀ THIÊN – CHI NHÁNH HÀ NỘI
Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội
4.1.1 Định hướng chiến lược của công ty đến năm 2022
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, các công ty logistics cần nỗ lực không ngừng để tồn tại và phát triển trên thị trường Để đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, công ty đã xác định định hướng phát triển dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không đến năm 2022.
Để củng cố và phát triển quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, cần thực hiện tốt các khâu từ chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, nhận hàng, vận chuyển, lưu kho đến kiểm tra, nhằm hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả Công ty cũng hướng đến mục tiêu kết nối thị trường Bắc - Trung - Nam, cũng như kết nối thị trường Việt Nam với nước ngoài, đồng thời đáp ứng các tiêu chí về chất lượng dịch vụ và giá cả.
Cần chú trọng phát triển đội ngũ quản lý và nâng cao kỹ năng chuyên môn cho nguồn nhân lực trong công ty Việc tổ chức kiểm tra sát hạch trình độ hàng năm giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, từ đó xây dựng phương hướng phát triển nguồn nhân lực hiệu quả Đồng thời, mở thêm các lớp bồi dưỡng, đào tạo và huấn luyện kỹ năng cho nhân viên mới, cũng như các khóa đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ nhân viên lâu năm là rất cần thiết.
Đầu tư mạnh mẽ vào xây dựng cơ sở hạ tầng và trang thiết bị cho hoạt động giao nhận vận tải là điều cần thiết Việc áp dụng công nghệ tiên tiến và triển khai thiết bị mới đạt tiêu chuẩn chất lượng sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động Đồng thời, cần thúc đẩy tiêu chuẩn hóa trong khai thác, bao gồm chứng từ và công nghệ, cũng như phát triển các cổng thông tin logistics, EDI và e-logistics Cuối cùng, cải tiến và tân trang hạ tầng làm việc sẽ tạo ra môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả cho nhân viên.
Hà Thiên cần mở rộng tìm kiếm khách hàng mới và đa dạng hóa mối quan hệ với các đối tác kinh doanh cả trong và ngoài nước Việc mở rộng mạng lưới khách hàng trên toàn quốc và quốc tế sẽ giúp công ty nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, từ đó thu hút lượng khách hàng trung thành và tiềm năng Đồng thời, lên kế hoạch kết nối với các đối tác uy tín sẽ tạo ra mối quan hệ lâu dài, mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Hà Thiên cần nâng cao chất lượng dịch vụ để chiếm lĩnh thị phần trong lĩnh vực giao nhận vận tải đường hàng không Hiện tại, công ty chỉ chiếm một phần nhỏ trên thị trường do dịch vụ chưa hoàn hảo và còn tồn tại nhiều vấn đề Để cải thiện, công ty nên chú ý đến từng chi tiết nhỏ và xây dựng tiêu chí riêng về chất lượng giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Việc lập kế hoạch nâng cao chất lượng dịch vụ là yếu tố quan trọng mà Hà Thiên cần ưu tiên hàng đầu.
4.1.2 Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội Để quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội ngày càng hiệu quả, công ty đã nhanh chóng đề ra những định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của mình.
Để tối ưu hóa quy trình giao hàng, cần hoàn thiện bộ chứng từ và tìm ra phương án hoạt động hiệu quả nhất nhằm rút ngắn thời gian thực hiện và giảm thiểu chi phí liên quan.
Trong quá trình giao hàng, việc kiểm tra tình trạng hàng hóa cần diễn ra nhanh chóng và cẩn thận Vận chuyển, đóng gói và bốc hàng phải được kiểm soát chặt chẽ bởi nhân viên giao nhận để giảm thiểu tổn thất Khi xảy ra sự cố, các bên liên quan cần thảo luận kỹ lưỡng và xử lý kịp thời để tránh hậu quả nghiêm trọng.
Chúng tôi liên tục mở rộng mối quan hệ với khách hàng và các hãng hàng không đối tác, từ đó gia tăng số lượng đơn hàng giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Đồng thời, chúng tôi cũng học hỏi và rút ra kinh nghiệm quản lý, điều hành hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển từ các công ty hàng đầu thế giới.
Công ty cam kết không ngừng nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn cho cán bộ nhân viên, đặc biệt chú trọng đến việc phát triển phẩm chất đạo đức nghề nghiệp cho đội ngũ lao động mới.
Tạo điều kiện hỗ trợ nhân viên nâng cao chuyên môn và xây dựng môi trường làm việc thuận lợi giúp họ phát huy tối đa năng lực và điểm mạnh cá nhân.
Đề xuất giải pháp cho doanh nghiệp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
4.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan
Để nâng cao trách nhiệm của nhân viên phụ trách chuẩn bị chứng từ, cần áp dụng các hình phạt tài chính và phi tài chính đối với những sai sót xảy ra trong quá trình này Những lỗi này có thể dẫn đến việc chậm trễ trong quy trình giao hàng xuất khẩu, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Đào tạo nhân viên nghiệp vụ là rất quan trọng để chuẩn bị chứng từ hàng hóa, giúp họ nắm rõ quy định về các loại chứng từ cần thiết cho từng mặt hàng mà doanh nghiệp tiếp nhận Bên cạnh đó, nhân viên cũng cần phát triển kỹ năng xử lý linh hoạt khi xảy ra sai sót trong quá trình làm việc với hải quan, từ đó đảm bảo tiến trình thông quan hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của bộ chứng từ, cần phân công hai người thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện Họ sẽ tiến hành kiểm tra chéo nhau và hỗ trợ lẫn nhau nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị Nếu có bất kỳ chi tiết hay số liệu nào chưa rõ, cần trao đổi ngay với khách hàng và các bên liên quan để bổ sung kịp thời những chứng từ còn thiếu hoặc không phù hợp.
Cập nhật thông tin mới nhất về quy trình giao hàng xuất khẩu từ cơ quan chức năng là rất quan trọng Nhân viên cần được thông báo kịp thời để chuẩn bị chứng từ và thực hiện thủ tục hải quan, nhằm bổ sung và điều chỉnh các tài liệu cần thiết cho việc xuất khẩu.
4.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác khai báo hải quan
Lập danh sách các mặt hàng cùng với mã HS và thuế tương ứng để thông báo cho toàn bộ nhân viên, đặc biệt là bộ phận khai báo hải quan, nhằm tránh việc áp dụng sai mã HS và thuế suất cho hàng hóa.
Khi khai báo hải quan trên hệ thống điện tử, nhân viên cần nhập chính xác thông tin lô hàng theo chứng từ hàng hóa từ khách hàng Trước khi gửi dữ liệu cho hải quan, việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin là rất quan trọng để đảm bảo không có sai sót.
Nhân viên công ty cần liên tục cập nhật các văn bản hướng dẫn liên quan đến việc áp dụng biểu thuế và danh mục hàng hóa xuất khẩu do Nhà nước quy định, cũng như danh mục và biểu thuế riêng của hải quan cho các mặt hàng xuất khẩu.
4.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm tra, giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Trong quá trình giao hàng, nhân viên Hà Thiên phải kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng và tên hàng để đảm bảo chính xác với hợp đồng và các chứng từ kèm theo Việc so sánh với Packing List là cần thiết do danh mục hàng hóa thường dài và đa dạng, dễ dẫn đến nhầm lẫn Để đảm bảo trọng lượng và số lượng hàng hóa không sai lệch, cần có một số mẫu tiêu biểu trong quá trình kiểm tra.
Công ty cần chủ động mời cán bộ kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng hóa, đảm bảo thuận tiện về thời gian và địa điểm Đồng thời, cần cử cán bộ chuyên trách để hỗ trợ và giám sát quá trình kiểm tra, nhằm tránh hư hỏng không đáng có khi nhận hàng từ người xuất khẩu Việc lựa chọn cán bộ có chuyên môn, am hiểu về mặt hàng và có tính cẩn thận trong lĩnh vực kiểm hàng là rất quan trọng.
Khi kiểm tra hàng hóa, cần chú ý đến bao bì và mã ký hiệu trên sản phẩm Nhân viên phải đảm bảo rằng hàng hóa còn nguyên vẹn; nếu bao bì bị rách hoặc thiếu mã ký hiệu, cần tiến hành kiểm tra lại hàng hóa và thực hiện các biện pháp bổ sung, sửa chữa hoặc thay thế khi cần thiết.
4.2.4 Giải pháp về nguồn nhân lực
Để đảm bảo chất lượng nhân viên, Hà Thiên cần thực hiện quy trình tuyển dụng một cách nghiêm túc và khách quan, nhằm lựa chọn những ứng viên thực sự tài năng và đam mê với công việc Điều này sẽ giúp nhân viên nắm vững nghiệp vụ và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đào tạo sau này.
Công ty thường xuyên tổ chức bồi dưỡng và đào tạo kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng cho cán bộ và đội ngũ tham gia quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Để nâng cao trình độ chuyên môn, công ty tài trợ cho cán bộ công nhân viên có năng lực tham gia các khóa học ở nước ngoài và khuyến khích tích cực tham gia các hội thảo, hội nghị trong nước.
Ứng dụng Web fleet của Android là giải pháp di động hiệu quả cho việc kiểm soát lao động trong ngành logistics Với khả năng truy cập qua trình duyệt web, các chuyên gia logistics và giám đốc công ty có thể quản lý hoạt động kinh doanh theo thời gian thực từ điện thoại hoặc máy tính xách tay, bất kể vị trí Ứng dụng này giúp theo dõi các hoạt động hàng ngày 24/7, đảm bảo độ tin cậy của lực lượng lao động và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hà Thiên cần chuẩn bị nguồn nhân lực và hạ tầng kỹ thuật để đáp ứng yêu cầu thực hiện Cơ chế Một cửa Quốc gia Đồng thời, địa phương cần chủ động phối hợp với các cơ quan Nhà nước trong việc thực hiện các thủ tục hành chính trên Cổng thông tin Một cửa Quốc gia Ngoài ra, Hà Thiên cũng nên tích cực tham gia ý kiến vào các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến Cơ chế Một cửa Quốc gia và tham dự đầy đủ các buổi tập huấn do cơ quan Hải quan và các Bộ ngành tổ chức.
Việc phát triển nguồn nhân lực trẻ là rất quan trọng, vì họ có lợi thế trong việc tiếp cận tri thức mới, đồng thời sở hữu khả năng nhạy bén và năng động trong công việc.
4.2.5 Giải pháp mở rộng tìm kiếm khách hàng và thị trường mới
Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Nhà nước cần cải thiện khung pháp lý và chính sách cho hoạt động giao hàng xuất khẩu, đặc biệt là giao hàng bằng đường hàng không Cần xây dựng hành lang pháp lý thông thoáng, đồng nhất và tiêu chuẩn hóa các điều kiện kinh doanh, cấp phép cũng như quy trình hải quan để nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực này.
Nhà nước cần triển khai các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp và các trường đại học, cao đẳng nhằm thúc đẩy công tác đào tạo Việc này sẽ giúp tạo ra nhiều hình thức đào tạo linh hoạt, từ đó cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho ngành.
4.3.2 Đối với tổng cục hải quan
Cần cải tiến quy trình thủ tục hải quan để đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo quản lý hiệu quả Việc này sẽ giúp cơ quan hải quan và hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan.
Hướng dẫn của hải quan cần được cải thiện để trở nên rõ ràng, dễ hiểu và công khai hơn, nhằm giúp các doanh nghiệp thực hiện khai báo và quy trình thủ tục hải quan cho hàng hóa một cách dễ dàng.
- Có các biện pháp ngăn chặn kịp thời các tiêu cực khi doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục hải quan.
4.3.3 Đối với cơ quan thuế
Cơ quan thuế cần cải thiện quy trình đóng và thu thuế để trở nên thông thoáng và đơn giản hơn, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc nộp thuế và hoàn thuế một cách dễ dàng.
Cần thúc đẩy phát triển hệ thống nộp thuế trực tuyến nhằm giảm thiểu thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp trong quá trình giao nhận và rút ngắn thời gian giao hàng xuất khẩu.
Để hạn chế các tiêu cực khi doanh nghiệp làm thủ tục hoàn thuế tại cơ quan thuế, cần thiết phải áp dụng những biện pháp cụ thể nhằm đảm bảo sự minh bạch và rõ ràng trong quy trình này.
4.3.4 Đối với Cảng hàng không quốc tế Nội Bài
Cảng hàng không quốc tế Nội Bài là cảng lớn thứ hai tại Việt Nam về vận chuyển hành khách và hàng hóa Nhà ga hàng hóa hiện có diện tích 44.000m2 và công suất thiết kế chỉ 203.000 tấn hàng hóa/năm, chưa đáp ứng nhu cầu xuất khẩu ngày càng tăng Tình trạng ùn tắc hàng hóa thường xuyên xảy ra, đặc biệt trong mùa cao điểm, đòi hỏi cần quy hoạch và nâng cấp cảng Việc mở rộng quy mô nhà ga hàng hóa và kho hàng không, tăng công suất phục vụ lên 500.000 tấn/năm sẽ giúp giảm thiểu tình trạng ùn tắc hàng hóa.
Để thúc đẩy sản xuất và mở rộng thị trường, cần mở rộng các đường bay mới thuận tiện và tăng cường hợp tác với nhiều hãng hàng không quốc tế Điều này sẽ hỗ trợ hiệu quả cho việc xuất khẩu và giao hàng xuất khẩu.
Cảng hàng không quốc tế Nội Bài cần nâng cấp cơ sở vật chất và thiết bị để cải thiện quy trình cân đo, soi chiếu, kiểm tra, bốc xếp và vận chuyển hàng xuất khẩu, từ đó đảm bảo giao hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn.
