TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa mạnh mẽ, Việt Nam đang nỗ lực không ngừng để hòa nhập vào nền kinh tế toàn cầu Quốc gia này mở rộng quan hệ với nhiều nước trên thế giới, không chỉ trong khu vực Châu Á mà còn ở các châu lục khác Kinh tế luôn được ưu tiên hàng đầu trong các mối quan hệ quốc tế thông qua hoạt động buôn bán ngoại thương.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế đóng vai trò trung gian quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp quá trình này diễn ra thuận lợi hơn Các doanh nghiệp giao nhận vận tải tại Việt Nam đang đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ các công ty nước ngoài có quy mô lớn và sức ảnh hưởng mạnh mẽ Để đạt được mục tiêu đề ra, các doanh nghiệp cần nỗ lực liên tục, áp dụng các giải pháp cụ thể và thiết thực, đồng thời cần sự hỗ trợ từ phía nhà nước.
Giao nhận hàng bằng container đang trở nên phổ biến nhờ khả năng vận chuyển khối lượng lớn, chi phí thấp và quãng đường dài, cùng với địa lý thuận lợi của Việt Nam Tuy nhiên, dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container tại các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa phát triển như mong đợi Do đó, việc cải thiện chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu phát triển xuất nhập khẩu hàng hóa là một thách thức quan trọng cho các công ty giao nhận quốc tế.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh - chi nhánh Hà Nội, tôi nhận thấy đây là một chi nhánh mới mở nhưng đã gặt hái nhiều thành công nổi bật trong lĩnh vực giao nhận vận tải, đặc biệt là trong việc giao nhận hàng nhập khẩu bằng container.
Việc nghiên cứu và phân tích quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội là rất cần thiết để khắc phục những khó khăn và rủi ro trong quá trình giao nhận hàng Điều này không chỉ giúp cải thiện quy trình của công ty mà còn hỗ trợ các công ty giao nhận khác trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc nghiên cứu thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa, đặc biệt là quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế - chi nhánh Hà Nội, tôi đã quyết định thực hiện nghiên cứu về đề tài này.
“Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội.”
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu "Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội" nhằm phân tích sâu sắc quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty, đồng thời ghi nhận những thành tựu và tồn tại trong thực hiện quy trình này Nghiên cứu không chỉ chỉ ra nguyên nhân của các vấn đề tồn tại mà còn đề xuất các giải pháp khắc phục hiệu quả Ngoài ra, bài viết còn đưa ra những kiến nghị với Nhà nước và các cơ quan chức năng nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Một vài năm gần đây cũng đã có một số bài khóa luận viết về đề tài này như:
Khóa luận tốt nghiệp của Phạm Thị Mai, dưới sự hướng dẫn của Th.S Vũ Anh Tuấn, tập trung vào việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty DACO Logistics Hà Nội Nghiên cứu này thuộc Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, nhằm nâng cao hiệu quả logistics và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong lĩnh vực vận tải biển.
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH NISSIN Logistics Việt Nam được trình bày trong khóa luận tốt nghiệp của Đỗ Thị Hạnh Ngân, dưới sự hướng dẫn của T.S Nguyễn Bích Thủy từ Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế Bài viết nêu rõ các bước cần thiết trong quy trình, từ việc đặt hàng, vận chuyển đến thủ tục hải quan, nhằm đảm bảo hiệu quả và an toàn cho hàng hóa Công ty NISSIN Logistics Việt Nam cam kết cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực logistics.
Các đề tài đã giúp hoàn thiện lý luận về quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu, đặc biệt là hàng hóa nhập khẩu bằng container Mỗi đề tài có đối tượng và phạm vi nghiên cứu riêng, vì vậy, dựa trên thực trạng của công ty thực tập, tôi nhận thấy đây là một đề tài phù hợp, chưa có nghiên cứu nào về vấn đề này tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội.
Mục đích nghiên cứu
Để nghiên cứu hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng container của Công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh - chi nhánh Hà Nội, cần tập trung vào các vấn đề quan trọng như quy trình giao nhận, hiệu quả logistics, và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động vận tải.
Mục đích nghiên cứu đầu tiên là hệ thống hóa các lý thuyết liên quan đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế.
Mục đích nghiên cứu là đánh giá quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội, từ đó xác định những thành công và tồn tại trong quy trình này Nghiên cứu sẽ tìm ra nguyên nhân gây ra các vấn đề trong quy trình nhận hàng nhập khẩu, nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty.
Mục tiêu của nghiên cứu này là đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh, chi nhánh Hà Nội.
Đối tượng nghiên cứu
Khóa luận này nghiên cứu quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh, chi nhánh Hà Nội Nội dung nghiên cứu sẽ làm rõ các bước trong quy trình nhận hàng, từ việc chuẩn bị thủ tục đến việc kiểm tra và giao nhận hàng hóa Mục tiêu là cải thiện hiệu quả hoạt động logistics của công ty, đồng thời đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp lý trong lĩnh vực vận tải quốc tế.
Phạm vi nghiên cứu
Bài viết này tập trung vào việc phân tích và đánh giá quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh, chi nhánh Hà Nội Qua nghiên cứu, chúng tôi sẽ làm rõ các bước trong quy trình, những thách thức gặp phải và đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả công việc.
Đề tài nghiên cứu này tập trung vào quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội trong giai đoạn 2014 – 2018, đồng thời đưa ra những hướng phát triển cho công ty đến năm 2022.
Nghiên cứu quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội tập trung vào việc cải thiện hiệu quả logistics và tối ưu hóa quy trình xử lý hàng hóa Bài viết sẽ phân tích các bước trong quy trình nhận hàng, từ khâu chuẩn bị đến kiểm tra và giao nhận, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng 2 phương thức sau:
Phương pháp quan sát đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu quy trình hoạt động của công ty, cho phép người nghiên cứu nắm bắt rõ ràng các hoạt động thực tế Việc quan sát này thường diễn ra trong thời gian thực tập tại công ty, giúp tạo ra cái nhìn sâu sắc về môi trường làm việc và các quy trình nội bộ.
Phỏng vấn trực tiếp là phương pháp hiệu quả để hiểu rõ quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container, thông qua việc làm việc và phỏng vấn cán bộ nhân viên trong quá trình thực tập tại công ty.
Dựa trên dữ liệu thu thập được, chúng tôi sẽ phân tích và lựa chọn những thông tin thiết yếu phù hợp với mục tiêu nghiên cứu Kết quả ban đầu đã chỉ ra các thông tin liên quan đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của doanh nghiệp, cùng với những yếu tố tác động đến quy trình này.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong khóa luận dựa trên các thông tin được thu thập từ:
Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh - chi nhánh Hà Nội bao gồm các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh từ phòng kinh doanh và báo cáo từ phòng HCNS.
Nguồn dữ liệu bên ngoài cho nghiên cứu về giao nhận vận tải bằng container bao gồm các bài viết trên báo và tạp chí, luận văn chuyên đề tại thư viện trường Đại học Thương Mại, cùng với các trang web chuyên cung cấp luận văn.
1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê là công cụ quan trọng để thu thập và phân loại dữ liệu nhằm đánh giá tổng quát các khía cạnh của đối tượng nghiên cứu Trong khóa luận này, phương pháp này được áp dụng để đánh giá quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội, thông qua việc phân tích dữ liệu thu thập từ tài liệu của công ty trong giai đoạn 2014 – 2018.
Phương pháp phân tích sử dụng tư duy logic để nghiên cứu và so sánh mối quan hệ giữa các dữ liệu thống kê từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty Qua đó, bài viết đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh, chi nhánh Hà Nội.
Bài viết tổng hợp phân tích và so sánh nhằm đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh - chi nhánh Hà Nội Từ những nhận xét này, bài viết đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của công ty.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận bao gồm các phần như lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, từ viết tắt và danh mục tài liệu tham khảo, với cấu trúc chính được chia thành 4 chương.
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lí luận về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế.
Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội.
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội.
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ
Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa
2.1.1 Khái niệm giao nhận và nội dung dịch vụ giao nhận. a, Khái niệm
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận (Freight forwarding service) bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các vấn đề liên quan như hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Luật Thương mại Việt Nam năm 2015, dịch vụ giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, thực hiện lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để chuyển giao hàng hóa cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc dịch vụ giao nhận khác.
Giao nhận hàng hóa là quá trình vận tải bao gồm các công việc liên quan đến việc di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận Dịch vụ giao nhận bao gồm nhiều nội dung quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và hiệu quả.
Những dịch vụ mà người giao nhận thực hiện gồm có:
- Chuẩn bị hàng hóa để chuyên chở
- Tổ chức chuyên chở hàng hóa trong phạm vi ga, cảng
- Tổ chức xếp dỡ hàng hóa
- Ký kết hợp đồng vận chuyển với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước
- Làm các thủ tục gửi hàng và nhận hàng
- Làm thủ tục hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng
Nhận hàng từ người gửi để vận chuyển bao gồm các bước như đóng gói bao bì và ghi ký mã hiệu Sau đó, hàng hóa sẽ được chuyển từ kho của người gửi đến cảng, bến tàu hoặc bến xe, theo thỏa thuận giữa người vận chuyển và người thuê vận chuyển.
- Giao hàng cho người vận chuyển, xếp hàng lên phương tiện vận chuyển theo quy định, nhận hàng hóa được vận chuyển đến.
- Tổ chức nhận hàng, lưu kho, lưu bãi, bảo quản hàng hóa hoặc thực hiện giao hàng hóa được vận chuyển đến cho người có quyền nhận hàng.
- Thông báo tình hình của phương tiện vận tải
- Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho, lưu bãi
- Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại, đòi bồi thường
2.1.2 Vai trò, quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận a, Khái niệm
Theo quy tắc mẫu của FIATA, người giao nhận có trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng ủy thác, đồng thời hành động vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người chuyên chở Họ cũng thực hiện tất cả các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm bảo quản, lưu trữ, trung chuyển và làm thủ tục hải quan.
Theo Luật Thương mại Việt Nam (2015), người giao nhận là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, đại lý hàng hóa, công ty xếp dỡ, kho hàng, hoặc bất kỳ cá nhân nào có đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực này Vai trò của người giao nhận rất quan trọng trong việc đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Dịch vụ môi giới khai thuê hải quan giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách ủy thác các thủ tục hải quan cho các công ty giao nhận hoặc hãng vận chuyển Những đơn vị này sẽ thực hiện các thủ tục hợp pháp cần thiết để vận chuyển hàng hóa, hoạt động như một nhà môi giới chuyên nghiệp trong lĩnh vực khai thuê hải quan.
Người giao nhận hoạt động như một đại lý, đóng vai trò cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở Họ nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở để thực hiện các nhiệm vụ như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ và làm thủ tục lưu kho, tất cả đều dựa trên hợp đồng ủy thác.
Người gom hàng là người tập hợp các lô hàng lẻ từ nhiều người gửi để tạo thành một lô hàng nguyên container, nhằm gửi đến một hoặc nhiều người nhận tại cùng một địa điểm Hàng lẻ (LCL) bao gồm các lô hàng nhỏ không đủ để chiếm một container hoặc những lô hàng lớn từ nhiều người gửi khác nhau.
Dịch vụ gom hàng đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi các lô hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL), giúp tối ưu hóa sức chứa của container và giảm chi phí vận chuyển.
Trong quá trình gom hàng, người giao nhận đóng vai trò như một người trung gian vận chuyển giữa người gửi hàng và người chuyên chở thực sự Những người gửi và nhận hàng lẻ không có sự tiếp xúc trực tiếp với người chuyên chở chính, mà thông qua người giao nhận để thực hiện giao dịch.
Người giao nhận hiện nay thường đảm nhiệm vai trò của người chuyên chở, ký kết hợp đồng vận tải trực tiếp với chủ hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa Nếu người giao nhận chỉ ký hợp đồng mà không thực hiện việc chuyên chở, họ được xem là người thầu chuyên chở Ngược lại, khi họ trực tiếp tham gia vào quá trình vận chuyển, họ sẽ trở thành người chuyên chở thực tế (Actual Carrier).
Khi khách hàng cần lưu kho hàng hóa trước khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu, người giao nhận sẽ sắp xếp phương tiện và phân phối hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng.
Vận tải đa phương thức quốc tế là phương pháp vận chuyển hàng hóa sử dụng ít nhất hai hình thức vận tải khác nhau, dựa trên một hợp đồng vận tải đa phương thức Phương thức này cho phép hàng hóa được vận chuyển từ một địa điểm ở quốc gia này đến một địa điểm chỉ định ở quốc gia khác, đảm bảo việc giao hàng hiệu quả và linh hoạt.
Vận tải đa phương thức mang lại nhiều lợi ích cho các bên liên quan trong giao nhận vận tải, bao gồm việc giảm chi phí và tăng cường an toàn cho hàng hóa Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức quá trình vận chuyển một cách hiệu quả, an toàn và tiết kiệm, thông qua việc kết hợp các phương thức vận tải như đường ô tô, hàng không, và đường sắt Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận cũng cần được xác định rõ để đảm bảo trách nhiệm trong quá trình vận chuyển.
Luật thương mại 2015 quy định, người giao nhận có quyền và nghĩa vụ như sau:
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lí khác
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng.
Nội dung nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container
2.2.1 Khái niệm nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng container a, Khái niệm container
Theo tiêu chuẩn ISO 668:1995 (E), container hàng hóa là công cụ vận tải bền vững, được thiết kế để vận chuyển hàng hóa bằng nhiều phương thức mà không cần dỡ ra và đóng lại Container được trang bị thiết bị giúp xếp dỡ thuận tiện, đặc biệt khi chuyển đổi giữa các phương thức vận tải khác nhau, và dễ dàng cho việc đóng và rút hàng Thể tích bên trong của container phải bằng hoặc lớn hơn 1 mét khối (35,3 ft khối) Dịch vụ giao nhận vận tải bằng container đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa.
Dịch vụ giao nhận vận tải bằng container là quá trình vận chuyển hàng hóa từ địa điểm gửi đến địa điểm nhận thông qua container Trong đó, người giao nhận (freight forwarder) sẽ ký hợp đồng với chủ hàng và đồng thời ký hợp đồng với nhà vận tải để thực hiện dịch vụ này.
2.2.2 Phân loại dịch vụ giao nhận vận tải bằng container a, Gửi hàng nguyên container (FCL – Full container load)
FCL (Full Container Loaded) là hình thức vận chuyển hàng hóa trong đó lô hàng đủ lớn để xếp đầy một hoặc nhiều container Trong trường hợp này, cả người gửi và người nhận hàng đều có trách nhiệm trong việc xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container.
- Trường hợp áp dụng: Khi người mua hàng có khối lượng hàng hóa lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặc nhiều container.
- Theo cách gửi FCL/ FCL, trách nhiệm về giao nhận, bốc dỡ và các chi phí khác được phân chia như sau:
Trách nhiệm của người gửi hàng (Shipper) Người gửi hàng FCL sẽ có trách nhiệm:
– Thuê và vận chuyển container rỗng về kho hoặc nơi chứa hàng của mình để đóng hàng.
– Ðóng hàng vào container kể cả việc chất xếp, chèn lót hàng trong container.
– Ðánh mã ký hiệu hàng và ký hiệu chuyên chở.
– Làm thủ tục hải quan và niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu.
– Vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại bãi container (CY), đồng thời nhận vận đơn do người chuyên chở cấp.
– Chịu các chi phí liên quan đến các công việc trên.
Việc đóng hàng vào container có thể thực hiện tại trạm đóng hàng hoặc bãi container của người chuyên chở Người gửi hàng cần vận chuyển hàng hóa của mình đến bãi container để thực hiện việc đóng hàng.
Trách nhiệm của người chuyên chở (Carrier).
Người chuyên chở có những trách nhiệm sau:
– Phát hành vận đơn cho người gửi hàng.
Quản lý và chăm sóc hàng hóa trong container là quy trình quan trọng, bắt đầu từ khi nhận container tại bãi container cảng gửi cho đến khi giao hàng cho người nhận tại bãi container cảng đích Việc đảm bảo an toàn và đúng tiến độ trong suốt quá trình này là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả logistics.
– Bốc container từ bãi container cảng gửi xuống tàu để chuyên chở, kể cả việc chất xếp container lên tàu.
– Dỡ container khỏi tàu lên bãi container cảng đích.
– Giao container cho người nhận có vận đơn hợp lệ tại bãi container.
– Chịu mọi chi phí về các công việc trên.
Trách nhiệm của người nhận chở hàng Người nhận chở hàng ở cảng đích có trách nhiệm:
– Thu xếp giấy tờ nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng.
– Xuất trình vận đơn (B/L) hợp lệ với người chuyên chở để nhận hàng tại bãi container.
– Vận chuyển container về kho bãi của mình, nhanh chóng rút hàng và hoàn trả container rỗng cho người chuyên chở (hoặc công ty cho thuê container).
Chịu mọi chi phí liên quan đến công việc vận chuyển, bao gồm cả chi phí chuyên chở container đến và từ bãi chứa Đối với hàng lẻ, dịch vụ gửi hàng Less than container load (LCL) là lựa chọn hợp lý cho những lô hàng không đủ để lấp đầy một container.
LCL (Less than Container Load) là hình thức vận chuyển hàng hóa lẻ được đóng chung trong một container Trong quá trình này, người gom hàng, bao gồm người chuyên chở hoặc người giao nhận, sẽ chịu trách nhiệm về việc đóng và dỡ hàng vào ra khỏi container.
- Trường hợp áp dụng: Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên một container, chủ hàng có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ.
Trách nhiệm của người gửi hàng.
Vận chuyển hàng hóa từ kho nội địa đến trạm đóng container (CFS - Container Freight Station) của người gom hàng, người gửi sẽ chịu trách nhiệm chi phí này.
- Chuyển cho người gom hàng những chứng từ cần thiết liên quan đến hàng hóa, vận tải và quy chế thủ tục hải quan.
- Nhận vận đơn của người gom hàng (Bill of Lading) và trả cước hàng lẻ.
Trách nhiệm người chuyên chở.
Người chuyên chở hàng lẻ có thể là các hãng tàu thực tế hoặc là những cá nhân, tổ chức đứng ra tổ chức việc chuyên chở mà không sở hữu tàu.
Người kinh doanh chuyên chở hàng hóa lẻ, còn được gọi là người gom hàng, có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ chuyên chở hàng lẻ Họ ký phát vận đơn thực (LCL/LCL) cho người gửi hàng, bốc container xuống tàu và vận chuyển đến cảng đích Sau khi dỡ container ra khỏi tàu, họ tiếp tục vận chuyển đến bãi trả hàng và giao hàng lẻ cho người nhận hàng theo vận đơn đã ký phát tại cảng đi.
- Người tổ chức chuyên chở hàng lẻ.
Người tổ chức chuyên chở hàng lẻ, thường là các công ty giao nhận, hoạt động dưới danh nghĩa người gom hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ cảng gửi đến cảng đích Họ không phải là đại lý mà là người chuyên chở, đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ Tuy nhiên, do không sở hữu phương tiện vận tải, người gom hàng cần thuê tàu từ các chuyên chở thực tế để vận chuyển các lô hàng lẻ được đóng trong container và niêm phong.
Quan hệ giữa người gom hàng lúc này là quan hệ giữa người thuê tàu và người chuyên chở.
Người chuyên chở thực hiện việc bốc container lên tàu và ký phát vận đơn cho người gom hàng, bao gồm vận đơn chủ (Master Ocean Bill of Lading) và vận đơn cảng đích Họ cũng đảm nhiệm việc dỡ container, vận chuyển đến bãi container và giao hàng cho đại lý hoặc đại diện của người gom hàng tại cảng đích.
Trách nhiệm của người nhận hàng lẻ
- Thu xếp giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng.
- Xuất trình vận đơn hợp lệ với người gom hàng hoặc đại diện của người gom hàng để nhận hàng tại bãi trả hàng ở cảng đích.
- Nhanh chóng nhận hàng tại trạm trả hàng (CFS) c, Gửi hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL)
Phương pháp gửi hàng kết hợp là sự kết hợp giữa FCL và LCL, cho phép chủ hàng thỏa thuận với người chuyên chở tùy theo điều kiện cụ thể Phương pháp này mang lại sự linh hoạt trong việc vận chuyển hàng hóa.
- Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)
Khi sử dụng phương pháp giao hàng kết hợp LCL/FCL, trách nhiệm của chủ hàng và người chuyên chở sẽ thay đổi tùy theo từng giai đoạn Cụ thể, trong trường hợp gửi nguyên (FCL), trách nhiệm của người gửi và người chuyên chở tương tự như khi gửi hàng nguyên kiện Tuy nhiên, khi nhận hàng, trách nhiệm sẽ chuyển sang chủ nhận và người chuyên chở như trong phương pháp gửi hàng lẻ (LCL).
Phân loại dịch vụ giao nhận vận tải bằng container
Để bắt đầu quy trình giao nhận hàng hóa, công ty dịch vụ giao nhận quốc tế sẽ thu thập thông tin từ khách hàng Sau khi nhận được thông tin đóng hàng, công ty sẽ liên hệ với đại lý để cung cấp thông tin liên lạc của người gửi hàng (shipper) Đại lý sẽ phối hợp với shipper để thống nhất thời gian và địa điểm nhận hàng, đồng thời lập kế hoạch đóng hàng để vận chuyển về nước nhập khẩu.
Sau khi hàng hóa được chở về kho, đại lý sẽ xác định kích thước và trọng lượng chính xác để lập hóa đơn Packing list và invoice thương mại sẽ được shipper chuẩn bị từ khi nhận hàng hoặc gửi qua email Dựa trên chứng từ và kích thước thực tế, đại lý sẽ tạo hóa đơn nháp và gửi cho công ty dịch vụ giao nhận quốc tế để xác nhận thông tin Ngoài ra, đại lý còn chuẩn bị các chứng từ khác như C/O và giấy chứng nhận chất lượng theo yêu cầu của nhà nhập khẩu Trước khi gửi bản gốc, đại lý cũng sẽ gửi file các chứng từ như debit note và C/O cho công ty giao nhận Nhân viên sẽ đối chiếu thông tin giữa MBL và HBL về số cont/seal, GW, số kiện và mô tả hàng hóa.
Sau khi nhận xác nhận thông tin làm B/L, đại lý sẽ gửi bill gốc qua email cho công ty giao nhận ngay sau khi hàng được xếp lên tàu, bao gồm tên tàu, số chuyến và lịch trình Đồng thời, đại lý cũng thông báo cho đại lý tại nước nhập khẩu để họ thông báo cho công ty giao nhận thực hiện khai manifest và cập nhật lên hệ thống hải quan theo mẫu quy định Đối với hàng FCL và LCL, khi khai báo thông tin, cần có số container và số seal của kiện hàng.
Trước ngày hàng dự kiến đến, công ty giao nhận sẽ nhận được thông báo hàng đến từ đại lý qua email hoặc fax, thường là 1-2 ngày trước đó, dựa trên thông tin hiển thị trên bill ở phần notify of party Sau khi nhận thông báo, công ty sẽ tiến hành lấy D/O để hoàn tất thủ tục nhận hàng.
- Nếu là hàng FCL thì cần mang B/L gốc kèm giấy giới thiệu của người NK đến hãng tàu để đổi lệnh D/O.
Khi vận chuyển hàng FCL, bạn cần mang theo vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng Để nhận D/O, bạn phải thanh toán phí chứng từ và phí hàng lẻ.
Bước 4 trong quy trình thông quan hàng hóa là việc nhân viên giao nhận sử dụng phần mềm ECUSS5 để truyền tờ khai lên hệ thống hải quan Sau khi nhận kết quả phân luồng, công ty giao nhận sẽ thông báo cho khách hàng về việc nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng Việc tính toán và nộp thuế diễn ra tại bước này; đối với hàng hóa FCL, nhân viên giao nhận sẽ đến phòng Thương vụ tại cảng để nộp D/O và thanh toán các khoản phí nâng hạ, lưu container nhằm xuất phiếu EIR.
Bộ chứng từ cần để thông quan hàng hóa:
- Tờ khai thông quan hàng hóa.
- HBL (House bill of lading), MBL (Master bill of lading).
- Hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Công văn đề nghị giao hàng của công ty giao nhận (tên công ty nằm trên MBL).
- Giấy giới thiệu của công ty NK.
- Packing list, Invoice -Lệnh giao hàng (D/O), (không cần thiết giao cho hải quan).
Hàng hóa có thể được phân vào 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
Luồng xanh là quy trình mà cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục để được duyệt, sau đó đóng dấu thông quan vào tờ khai mà không cần kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa thực tế.
Luồng vàng cho phép hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế, chỉ cần hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết Nếu hồ sơ hợp lệ, nó sẽ được chuyển đến lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan vào tờ khai.
Hồ sơ luồng đỏ sẽ được chuyển đến bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa, với tỷ lệ kiểm tra từ 5% đến 100% tùy thuộc vào quyết định của lãnh đạo chi cục Nếu hàng hóa được xác nhận đúng với khai báo và các chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ niêm phong container và ghi chú vào tờ khai để xác nhận tính chính xác, sau đó chuyển hồ sơ cho lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan.
Sau khi hoàn tất kiểm tra chứng từ và kiểm hàng, hải quan chuyên trách sẽ nhập thông tin vào hệ thống Nhân viên giao nhận của công ty sẽ kiểm tra trên trang web hải quan để in mã vạch.
Bước 5 trong quy trình thanh lý hải quan yêu cầu nhân viên công ty giao nhận chuẩn bị bộ chứng từ bao gồm lệnh giao hàng, tờ khai hải quan (bản chính và bản sao), và phiếu EIR Hải quan sẽ ghi nhận lô hàng vào sổ hải quan, đóng dấu trên tờ khai và phiếu EIR, sau đó trả lại tờ khai hải quan (bản chính) và phiếu EIR cho nhân viên giao nhận.
Bước 6: Giao hàng cho khách hàng
- Đối với hàng FCL Công ty giao nhận sẽ cho xe vào bãi CY chở hàng ra giao đến kho cho khách hàng
Khi khách hàng yêu cầu công ty giao nhận đại diện nhận hàng LCL, công ty sẽ sử dụng phiếu xuất kho và mã vạch để đến kho CFS, thực hiện việc nhận hàng và sau đó chuyển giao lại cho khách hàng.
Trong trường hợp khách hàng không yêu cầu hoặc không ủy thác công ty giao nhận thực hiện việc nhận hàng thay mình, công ty sẽ chỉ giao lệnh cho khách hàng khi họ xuất trình B/L để tự mình ra kho CFS nhận hàng.
Bước 7 trong quy trình là thanh toán, quyết toán và lưu hồ sơ Sau khi hoàn tất giao hàng và có biên bản xác nhận, kế toán công nợ sẽ lập debit note và xuất hóa đơn gửi đến khách hàng dựa trên hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký kết trước đó.
2.2.4 Chứng từ sử dụng trong nhận hàng nhập khẩu bằng container a, Chứng từ hải quan
Tờ khai hải quan là văn bản mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện cần nộp cho cơ quan hải quan trước khi thực hiện xuất hoặc nhập hàng hóa qua lãnh thổ quốc gia.
Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp
Hóa đơn thương mạiSau khi giao hàng xuất khẩu, người XK phải chuẩn bị một bộ hóa đơn thương
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng
2.4.1 Nhân tố bên trong doanh nghiệp a, Nguồn nhân lực Đối với bất cứ doanh nghiệp nào thì nguồn nhân lực cũng luôn đóng vai trò rất là quan trọng, nó quyết định đến sự thành bại của công ty Là một công ty giao nhận vận tải quốc tế thì trình độ, kinh nghiệm, kiến thức của đội ngũ nhân viên giao nhận là yếu tố đáng được quan tâm nhất Những doanh nghiệp có được đội ngũ nhân viên giỏi nghiệp vụ, có kiến thức về tính chất hàng hóa, có khả năng thuyết phục khách hàng, am hiểu luật pháp…thì cơ hội thành công của doanh nghiệp đó sẽ càng cao.
Nếu đội ngũ nhân viên không có đủ kiến thức và chuyên môn, điều này có thể dẫn đến sự giảm sút hiệu quả kinh doanh của công ty Bên cạnh đó, cơ sở vật chất kỹ thuật cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng công việc.
Quy mô và chất lượng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đặc biệt là giao nhận hàng nhập khẩu, phụ thuộc lớn vào cơ sở vật chất của doanh nghiệp Nếu công ty không đầu tư hợp lý vào cơ sở vật chất kỹ thuật, chất lượng dịch vụ sẽ bị ảnh hưởng Do đó, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận cần chú trọng đầu tư vào phương tiện vận tải, kho bãi, và trang thiết bị bốc xếp hàng hóa Đồng thời, việc ứng dụng khoa học công nghệ là cần thiết để mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng dịch vụ, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Nguồn tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời ảnh hưởng đến chất lượng quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty.
Doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định sẽ xây dựng được niềm tin từ khách hàng, chủ động trong việc thanh toán và đáp ứng nhu cầu phát triển Điều này giúp công ty mở rộng quy mô hoạt động và trang bị thêm thiết bị cần thiết cho việc nhận hàng nhập khẩu.
2.4.2 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp a, Các nhân tố vĩ mô
Hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng container chịu ảnh hưởng lớn từ tình hình quốc tế Chỉ cần một thay đổi nhỏ trong chính sách xuất nhập khẩu của quốc gia nơi công ty hoạt động có thể làm biến động lượng hàng hóa nhập khẩu.
Sự tăng hoặc giảm của nhập khẩu (NK) có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của công ty Bên cạnh đó, những biến động toàn cầu như chiến tranh, xung đột và biểu tình cũng tác động mạnh mẽ đến quá trình nhận hàng NK, dẫn đến tổn thất về hàng hóa và việc giao hàng không đúng hẹn.
Môi trường kinh tế bao gồm các yếu tố như tốc độ tăng trưởng, lạm phát, tỷ giá hối đoái và kim ngạch xuất nhập khẩu, tất cả đều ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giao nhận vận tải Những yếu tố này không chỉ tạo ra cơ hội mà còn mang đến thách thức cho doanh nghiệp Để tận dụng cơ hội và giảm thiểu khó khăn, doanh nghiệp cần theo dõi và dự đoán các biến động trong môi trường kinh tế, từ đó đưa ra các chính sách và giải pháp kịp thời.
Môi trường tự nhiên của mỗi vùng miền và quốc gia ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp, tạo ra cả cơ hội và thách thức Các yếu tố như vị trí địa lý gần nguồn nguyên liệu, trung tâm công nghiệp và hệ thống giao thông thuận lợi đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh doanh.
Hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ yếu tố tự nhiên như thời tiết và vị trí bờ biển Trong trường hợp thời tiết xấu như bão, động đất hay lũ lụt xảy ra, hàng hóa có thể bị hư hỏng và tổn thất, dẫn đến việc giao hàng bị chậm trễ.
Môi trường chính trị - xã hội tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp, đồng thời cũng có thể cản trở hoạt động kinh doanh Yếu tố này không chỉ thúc đẩy sự hợp tác với các quốc gia khác mà còn ảnh hưởng đến ngành giao nhận vận tải quốc tế.
Biến động chính trị - xã hội là yếu tố quan trọng trong việc xác định các trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận và người chuyên chở Mỗi quốc gia có môi trường chính trị - xã hội khác nhau và thường xuyên thay đổi, điều này có thể tạo ra thách thức cho doanh nghiệp giao nhận quốc tế, đặc biệt ở những quốc gia có tình hình chính trị bất ổn như Thái Lan trong giai đoạn 2013 – 2014.
Cơ chế quản lí của nhà nước
Cơ chế quản lý của nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của giao nhận hàng quốc tế Nếu chính sách không mở cửa, thiếu thông thoáng và minh bạch, sẽ cản trở hoạt động này Cơ chế quản lý bao gồm tất cả các chính sách liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu (XNK), không chỉ riêng các chính sách về giao nhận hàng nhập khẩu bằng container.
Chính phủ Việt Nam đã triển khai nhiều chính sách hỗ trợ cho hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Trong lĩnh vực hải quan, trách nhiệm khai báo hàng hóa hiện nay thuộc về chủ hàng, thay vì do hải quan thực hiện như trước đây Điều này đi kèm với việc tinh gọn các thủ tục, giúp việc theo dõi và quản lý tờ khai lô hàng trở nên dễ dàng hơn thông qua mạng Internet.
Hoạt động xuất nhập khẩu (XNK) trong nước có mối liên hệ chặt chẽ với giao nhận vận tải, khi lượng hàng XNK tăng, nhu cầu vận chuyển cũng sẽ cao hơn Điều này dẫn đến việc người giao nhận có nhiều hàng để vận chuyển, từ đó doanh thu từ hoạt động nhận hàng nhập khẩu cũng tăng lên Giá trị của hàng nhập khẩu không bị ảnh hưởng bởi giá trị nhập khẩu, nhưng lại chịu tác động lớn từ khối lượng hàng hóa Do đó, quy mô hoạt động nhập khẩu có thể phản ánh quy mô hoạt động nhận hàng nhập khẩu.
Tổng quan về công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội
3.1.1 Khái quát về công ty
Công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh - chi nhánh Hà Nội, được thành lập vào ngày 08/02/2014, là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải chuyên nghiệp tại Việt Nam.
- Tên công ty: Công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh - chi nhánh Hà Nội.
- Tên tiếng anh của công ty: Duong Minh International Transport Logistics Company Limited Ha Noi Branch.
- Tên viết tắt: Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội
- Văn phòng giao dịch: Tầng 2, Tòa nhà 25T2 Nguyễn Thị Thập, Trung Hòa Nhân Chính, Cầu Giấy, Hà Nội.
- Đại diện pháp luật: Nguyễn Minh Hoàng
- Giấy phép kinh doanh số: 0312581864 - 004
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh - chi nhánh Hà Nội đã xây dựng được uy tín vững chắc trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa và thủ tục hải quan tại Việt Nam và quốc tế Trụ sở chính của Dương Minh Logistics tọa lạc tại 59 Trần Đình Xu, Phường Cầu Kho, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
22/04/2000 theo giấy phép kinh doanh số: 4102028970 - Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 22/02/2000.
Vào năm 2014, Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Dương Minh chính thức được đổi tên thành Dương Minh Logistics Sự kiện này đánh dấu việc công ty mở rộng chi nhánh tại Hà Nội vào ngày 09/02/2014, với văn phòng tọa lạc tại Tầng 2, Tòa nhà 25T2 Nguyễn Thị Thập, Trung Hòa Nhân Chính, Cầu Giấy, Hà Nội, và được gọi tắt là Công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội.
Năm 2015, công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội đã thực hiện những bước đi chậm rãi nhưng vững chắc nhằm duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh của mình.
Cụ thể là công ty đã mua thêm 3 xe tải nhỏ.
Năm 2016, công ty tiếp tục phát triển mạnh mẽ, mở rộng hoạt động kinh doanh và thiết lập thêm các đại lý mới tại nhiều thị trường khác nhau.
Singapore, Mỹ… mua thêm xe container và xe mooc, từng bước phát triển vững mạnh hơn.
Vào đầu năm 2017, công ty đã đầu tư mua sắm thêm xe đầu kéo và 2 xe tải, đồng thời nâng cấp trang thiết bị hiện đại nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh Sự đầu tư này giúp công ty mở rộng dịch vụ và tăng cường khả năng cung cấp dịch vụ sang các thị trường Thái Lan, Nhật Bản, Singapore và nhiều nước khác.
Sau hơn 4 năm hình thành và phát triển, Công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội đang trên đà phát triển mạnh mẽ và liên tục đạt được những thành tựu ấn tượng trong lĩnh vực kinh doanh.
3.1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội cung cấp các hoạt động dịch vụ giao nhận vận tải như:
Vận chuyển quốc tế bao gồm nhiều phương thức khác nhau như vận chuyển bằng đường sắt, ô tô, biển và hàng không Các hình thức vận tải đa phương thức cũng được áp dụng, kết hợp giữa vận chuyển đường ô tô và hàng không, đường sắt và ô tô, cũng như đường biển và hàng không, nhằm tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho việc vận chuyển hàng hóa toàn cầu.
+ Chuyên vận chuyển và xuất hàng container lạnh đi Trung Quốc.
+ Cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa tận nơi (Door to Door).
- Vận chuyển nội điạ: vận chuyển tuyến Bắc – Nam, vận chuyển đường thủy nội địa.
- Dịch vụ khác như: gom hàng, đại lý môi giới tàu biển và hàng không.
Nhân lực Sau hơn 4 năm hoạt động, số lượng lao động tại công ty hiện nay là 33 nhân viên
Bảng 3.1.Cơ cấu lao động của công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế
Dương Minh – chi nhánh Hà Nội năm 2017 Tiêu chí Số lượng (người) Tỷ trọng (%)
Trình độ Đại học và trên đại học 20 60,6
(Nguồn: Phòng HCNS - Công ty Dương Minh Logistics chi nhánh Hà Nội)
Công ty có lực lượng lao động đa dạng về giới tính, độ tuổi và chuyên môn, với hơn 60% nhân viên trong độ tuổi từ 22 đến 30 Trong số 33 nhân viên, có 18 người là nam giới, và phần lớn đã tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học Điều này tạo ra lợi thế cho công ty nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và có năng lực chuyên môn cao.
Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 3.1.Cơ cấu tổ chức của Công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội
Công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội là một doanh nghiệp trẻ với cơ cấu tổ chức tinh gọn Đội ngũ nhân viên chủ yếu tập trung ở phòng kinh doanh, nhằm mục tiêu mở rộng ảnh hưởng trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế.
Công ty Dương Minh Logistics chi nhánh Hà Nội được trang bị đầy đủ thiết bị và cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động kinh doanh, bao gồm hệ thống máy vi tính kết nối Internet, máy photocopy, máy in, phần mềm khai báo hải quan điện tử và hệ thống quản lý cấp chứng nhận xuất xứ điện tử Ngoài ra, công ty còn sở hữu hơn 10 đầu xe các loại như xe tải nhỏ, xe container và xe mooc.
Vào năm 2017, tổng số vốn của công ty đạt 58.397 triệu VND, trong đó vốn cố định chiếm hơn 60%.
Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty
Công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội chuyên cung cấp đa dạng các dịch vụ logistics, bao gồm vận tải nội địa và quốc tế, dịch vụ hải quan, cùng với các dịch vụ bổ sung như gom hàng lẻ và đại lý môi giới tàu biển, hàng không.
BỘ PHẬN CHỨNG TỪBỘ PHẬN CHỨNG TỪ
BỘ PHẬN GIAO NHẬNBỘ PHẬN GIAO NHẬN
- Kết quả kinh doanh chung
Bảng 3.2.Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2014 - 2017
Tăng % so với năm trước
Tăng % so với năm trước
Doanh thu của Công ty Dương Minh Logistic - chi nhánh Hà Nội đã có sự tăng trưởng ổn định qua các năm, đặc biệt ghi nhận mức tăng mạnh 40,3% trong năm 2015 so với năm 2014, từ 42.407 triệu VND lên 59.513 triệu VND Tuy nhiên, năm 2016, doanh thu giảm 10,3% do sự cạnh tranh khốc liệt trong ngành giao nhận, dẫn đến việc mất một lượng khách hàng đáng kể Dù vậy, nhờ vào các chính sách phù hợp và nỗ lực của công ty, tình hình kinh doanh đã cải thiện, với doanh thu năm 2017 tăng 12,6% so với năm 2016, đạt 60.130 triệu VND.
- Kết quả kinh doanh theo các dịch vụ chính
Bảng 3.3.Cơ cấu doanh thu các dịch vụ chính của công ty Dương Minh
Logistics - chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2014 – 2017 Dịch vụ
Giao nhận vận tải quốc tế
(Nguồn: Phòng KTTC Công ty Dương Minh Logistic - chi nhánh Hà Nội)
Hoạt động vận tải nội địa của công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội rất phát triển, chủ yếu tập trung vào vận tải Bắc – Nam và đường thủy nội địa Dịch vụ này hỗ trợ chuyển cảng và hàng giữa các khu công nghiệp, kết hợp vận tải biển và đường bộ, giúp đưa hàng từ cảng về kho hoặc giữa các kho của doanh nghiệp Doanh thu từ hoạt động này luôn duy trì ở mức trên dưới 13 tỷ VND, với năm 2015 đạt cao nhất 16.145 tỷ VND (chiếm 27,1%) Mặc dù năm 2014 có tỷ trọng lớn nhất với 30,9%, nhưng dịch vụ này luôn đóng góp trung bình trên 20% tổng doanh thu của công ty.
Giao nhận vận tải quốc tế
Hoạt động giao nhận vận tải quốc tế của công ty chủ yếu là vận tải bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ và đường sắt.
Hoạt động giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển tại công ty Dương Minh Logistics chi nhánh Hà Nội chiếm hơn 50% tổng doanh thu giao nhận hàng hóa quốc tế Với hệ thống đại lý rộng khắp trên toàn cầu, bao gồm các quốc gia như Trung Quốc, Thái Lan, Nhật Bản, Singapore và Mỹ, cùng với mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu lớn như Hanjin, COSCO, Maersk và NYK, công ty đã khẳng định được thương hiệu của mình thông qua việc cung cấp đa dạng các sản phẩm dịch vụ chất lượng cao.
- Vận tải hàng không luôn chiếm hơn 10% doanh thu vận tải quốc tế của công ty.
Công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa từ kho của chủ hàng hoặc sân bay đến kho người nhận, bao gồm cả dịch vụ khai báo hải quan và đại lý hải quan Chúng tôi hợp tác với nhiều hãng hàng không lớn như China Airlines, Korea Airlines và Thai Air Cargo, cam kết mang đến giá cả cạnh tranh và dịch vụ chuyên nghiệp nhất.
Dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế bằng đường bộ của công ty Dương Minh Logistics tại Hà Nội bao gồm nhiều loại hình như vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt, cũng như vận chuyển hàng quá cảnh, hàng tạm nhập – tái xuất và tạm xuất – tái nhập Công ty còn cung cấp dịch vụ bốc xếp, sắp xếp hàng hóa, giao nhận vận tải hàng trọn gói, lưu kho và phân phối hàng hóa Doanh thu từ hoạt động vận tải đường bộ quốc tế đóng góp đáng kể vào tổng doanh thu vận tải quốc tế của công ty, luôn chiếm hơn 15%.
Dương Minh Logistics chi nhánh Hà Nội không chỉ cung cấp dịch vụ vận tải đường biển và hàng không mà còn tổ chức vận tải đường sắt, đặc biệt chú trọng vào lĩnh vực vận chuyển container lạnh đi đường trường sang các biên giới phía Bắc như Lạng Sơn, Lào Cai và Hà Giang.
Công ty Dương Minh Logistics chi nhánh Hà Nội chuyên cung cấp dịch vụ hải quan đa dạng, bao gồm khai thuê hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận hun trùng, kiểm dịch thực vật và động vật Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ xin giấy phép nhập khẩu và công bố chất lượng sản phẩm, giúp khách hàng thuận lợi trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Doanh thu từ dịch vụ hải quan của công ty, mặc dù không cao so với các dịch vụ khác, nhưng luôn có xu hướng tăng trưởng qua các năm Cụ thể, năm 2014, doanh thu đạt 2.735 triệu VND.
2015 đạt 3.089 triệu VND, năm 2016 đạt 3.242 triệu VND, năm 2017 tăng mạnh lên 4.387 triệu VND.
Công ty có cung cấp thêm một số dịch vụ ngoài khác như:
Dịch vụ gom hàng lẻ giúp tập hợp những lô hàng đơn lẻ với số lượng ít, nhằm tối ưu hóa chi phí vận chuyển cho khách hàng.
Công ty chúng tôi tự hào là đại lý môi giới tàu biển và hàng không, hợp tác với các hãng lớn như MOL, COSCO, NYK và China Airlines Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa của khách hàng một cách hiệu quả và tin cậy.
Doanh thu từ dịch vụ khác có xu hướng giảm dần từ 3.928 triệu VND (năm
2014) xuống còn 2.187 triệu VND (năm 2017), chỉ có năm 2015 doanh thu có tăng nhẹ l7 triệu VND lên 4.098 triệu VND nhưng sau đó lại tiếp tục giảm.
3.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container của công ty.
Bảng 3.4.Tỷ lệ hàng nhập FCL và LCL từ năm 2014 - 2017 Đơn vị: %
(Nguồn: Phòng KTTC Công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội)
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng giai đoạn năm 2014 – 2017 tỷ lệ hàng nhập FCL luôn cao hơn hàng nhập LCL, cụ thể:
- Hàng nhập FCL luôn chiếm hơn 70%, nhưng lại có xu hướng giảm, năm
2014 là 71,56%, năm 2015 tăng lên 75,19%, tuy nhiên đến năm 2016 lại giảm 3,11% xuống còn 72,08%, và năm 2017 vẫn tiếp tục giảm còn 71,5%
Trong lĩnh vực hàng nhập LCL, tỷ lệ chiếm lĩnh thị trường đã có những biến động đáng chú ý Cụ thể, năm 2014, tỷ lệ này đạt 28,44%, nhưng đã giảm 3,63% xuống còn 24,81% vào năm 2015 Tuy nhiên, trong hai năm tiếp theo, xu hướng tăng trưởng đã trở lại với mức tăng 3,11% lên 27,92% vào năm 2016 và đạt 28,5% vào năm 2017.
Lượng hàng FCL giảm và lượng hàng LCL tăng do sự gia tăng đơn hàng đi cảng truyền tải trong những năm gần đây Các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam lựa chọn phương thức transit để tiết kiệm chi phí, dẫn đến tỷ lệ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container giảm nhẹ, trong khi nhu cầu giao nhận hàng nhập khẩu hàng lẻ lại gia tăng.
Bảng 3.5 Doanh thu dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container theo thị trường của Công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội Đơn vị: Triệu đồng
Một số quốc gia khác 1.877 1.419 1.215 1.952
(Nguồn: Phòng KTTC Công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội)
Thị trường chính của công ty chủ yếu tập trung ở các nước Châu Á, với Trung Quốc là thị trường lớn nhất, tiếp theo là Nhật Bản và Thái Lan Doanh thu từ Trung Quốc đã tăng mạnh từ 4.340 triệu VND lên 9.105 triệu VND trong giai đoạn 2014 – 2015, nhưng đã giảm xuống còn 7.476 triệu VND vào năm 2016 và 6.901 triệu VND vào năm 2017 Ngược lại, doanh thu từ các thị trường khác như Nhật Bản và Singapore lại có xu hướng tăng đều Sự thay đổi này xảy ra do Việt Nam đã mở cửa nền kinh tế mạnh mẽ hơn từ năm 2016, tham gia nhiều FTA, và giảm sự phụ thuộc vào Trung Quốc bằng cách giảm nhập siêu, dẫn đến nhu cầu nhập khẩu từ các quốc gia khác tăng lên, qua đó thúc đẩy doanh thu từ hoạt động nhập khẩu của công ty.
Mặt hàng khác Nông sản Nguyên phụ liệu dệt may, da, giày
Sản phẩm điện tử và linh kiện
Biểu đồ 3.1 thể hiện tỷ trọng doanh thu dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container của Công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội, được phân loại theo các nhóm hàng hóa khác nhau.
(Nguồn: Phòng KTTC Công ty Dương Minh Logistics chi nhánh Hà Nội)
Phân tích thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội
Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty Dương Minh, chi nhánh Hà Nội, được thực hiện theo quy trình khoa học và chi tiết, đảm bảo hiệu quả và chất lượng trong từng bước.
Sơ đồ 3.2.Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH
Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh - chi nhánh Hà Nội
3.3.1 Tìm kiếm khách hàng, ký hợp đồng giao nhận
Nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ nghiên cứu thông tin thị trường qua đại lý, trang web B2B, mạng xã hội như Facebook và LinkedIn, cũng như dữ liệu từ Bộ Công thương và Hải quan để tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho dịch vụ giao nhận của công ty.
Tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng giao nhậnTìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng giao nhận
Kiểm tra chứng từ để nhận hàng và khai manifest manifest manifest
Kiểm tra chứng từ để nhận hàng và khai manifest manifest manifest
Nhận thông báo hàng đến và đi lấy lệnh D/ONhận thông báo hàng đến và đi lấy lệnh D/O
Thông quan hàng nhậpThông quan hàng nhập
Giao hàng hóa cho khách hàngGiao hàng hóa cho khách hàng
Thanh lí Hải quanThanh lí Hải quan
Quyết toán và lưu hồ sơQuyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi tiếp nhận nhu cầu từ khách hàng, nhân viên sẽ kiểm tra Danh mục hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam theo giấy phép nhập khẩu có hiệu lực từ ngày 20/2/2014 Họ sẽ xác định xem loại hàng cần vận chuyển có được phép nhập khẩu hay không, và nếu được, có cần xin giấy phép hay chứng nhận chất lượng hay không Nếu hàng hóa thuộc diện cấm nhập khẩu, công ty sẽ không nhận Dựa trên điểm đi, điểm đến và loại hàng, nhân viên sẽ tính toán chi phí và gửi báo giá cho khách hàng, người sẽ so sánh với các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận khác.
Sau khi hai bên xem xét và cân nhắc, nếu báo giá phù hợp, công ty và khách hàng sẽ tiến hành thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.
3.3.2 Nhận và kiểm tra chứng từ để nhận hàng
Ngay sau khi bên xuất khẩu hoàn tất giao hàng và gửi bộ chứng từ cho hãng tàu, đại lý của công ty ở nước ngoài sẽ gửi bill nháp để xác nhận thông tin Đồng thời, đại lý cũng gửi các chứng từ khác như C/O, C/Q qua email, bao gồm các tài liệu đính kèm như Master Bill of Lading, House Bill of Lading, Debit/Credit Note, thông tin về con tàu và ngày dự kiến tàu đến, cùng với các nội dung mà công ty cần kiểm tra và xác nhận lại.
Master Bill of Lading thể hiện mối quan hệ giữa người gửi hàng và người nhận hàng Debit Note là tài liệu xác nhận khoản thanh toán hoa hồng mà công ty phải trả cho đại lý, trong khi Credit Note là giấy tờ yêu cầu đại lý thanh toán các chi phí phát sinh khi đại lý nhờ công ty đóng hộ cước cho hãng tàu.
Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ kiểm tra cẩn thận và nhanh chóng các chứng từ từ đại lý, đảm bảo thông tin trên vận đơn như tên người nhận, người gửi, tên tàu, ngày tàu đến, số cont, số chì và thông tin hàng hóa là chính xác và đầy đủ Nếu phát hiện sự không khớp giữa các chứng từ, nhân viên phải ngay lập tức liên hệ với đại lý để bổ sung và sửa chữa thông tin, đồng thời thông báo cho công ty khi việc sửa chữa hoàn tất Điều này giúp tránh tình huống chứng từ nhận hàng chưa được gửi khi tàu đã đến cảng đích Nếu đại lý không kịp thời bổ sung chứng từ, họ sẽ phải chịu các chi phí phát sinh liên quan.
Sau khi nhận thông báo từ đại lý về việc nhận hàng, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành khai manifest lên hệ thống Hải quan Thông tin khai báo phải khớp với B/L gốc mà đại lý gửi cho công ty và theo mẫu quy định của Hải quan Dù là hàng FCL hay LCL, cần ghi rõ số container và số chì của kiện hàng, vì thông tin này phải chính xác để tránh ảnh hưởng đến quá trình thông quan và nhận hàng.
3.3.3 Nhận thông báo hàng đến và đi lấy lệnh D/O
Đối với hàng nguyên container (FCL), đại lý công ty sẽ gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice) qua email hoặc fax trước 1-2 ngày so với ngày dự kiến hàng đến, dựa trên thông tin đã thỏa thuận trong mục Notify of Party của B/L Sau khi nhận được A/N, nhân viên giao nhận cần mang B/L gốc cùng giấy giới thiệu của người nhập khẩu đến hãng tàu để thực hiện việc đổi lệnh D/O.
Để hoàn tất quy trình nhận hàng, bạn cần đến văn phòng đại diện của hãng tàu với giấy giới thiệu và vận đơn gốc hoặc vận đơn surrender Nhân viên tại đây sẽ tiếp nhận hồ sơ và thông báo mức phí cần đóng Sau khi thanh toán, nhân viên giao nhận sẽ ký vào biên lai thu tiền và biên lai giá trị gia tăng Cuối cùng, đại lý hãng tàu sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận một tờ D/O mới, tương tự như D/O gốc, và nhân viên giao nhận cần ký xác nhận đã nhận lệnh.
Khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với bản sao vận đơn tại đại lý hãng tàu, chú ý các thông tin quan trọng như số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận, người gửi, tên hàng, cảng bốc và cảng dỡ Đặc biệt, đối với hàng nguyên container, cần kiểm tra thêm loại container, số container, số seal và số kiện của mỗi container Việc này giúp phát hiện sớm sai sót thông tin, tránh tình huống phải xử lý khi đã mang D/O về để nhận hàng.
Đối với hàng lẻ (LCL)
Sau khi hàng hóa được xếp lên tàu và vận chuyển đến kho CFS của đại lý tại nước nhập khẩu, đại lý sẽ gửi thông báo hàng hóa cho công ty qua email hoặc fax Tiếp theo, công ty sẽ cử nhân viên đến đại lý tại nước nhập khẩu để nhận D/O.
Những chứng từ cần thiết để lấy D/O gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty được ghi trên ô Consignee
- Tiền đóng Local charges tại đầu Việt Nam, tiền cước (nếu cần).
Nhân viên giao nhận cần chú ý đến thời hạn hiệu lực của D/O để quản lý việc lưu kho, lưu bãi và lưu container Một số hãng vận chuyển miễn phí trong khi có hãng lại tính phí sau khi D/O hết hiệu lực Do đó, việc sắp xếp thời gian hợp lý và thực hiện thủ tục nhận hàng kịp thời là rất quan trọng nhằm tránh phát sinh thêm chi phí.
Sau khi lấy được D/O nhân viên giao nhận mang D/O đến Hải quan đăng ký làm thủ tục hải quan, kiểm hóa và nhận chứng từ.
3.3.4.1 Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai Để mở tờ khai, nhân viên khai báo hải quan của công ty sẽ có trách nhiệm chuẩn bị các chứng từ gồm có:
- Tờ khai hải quan: gồm 2 bản chính, 1 bản dành cho hải quan, 1 bản gửi cho người NK.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao y
- Hóa đơn thương mại (Invoice): 1 bản chính
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): 1 bản chính
- Giấy giới thiệu của công ty NK: 1 bản
3.3.4.2 Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ khai báo hải quan, nhân viên sẽ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 để truyền dữ liệu lên tờ khai qua mạng Nếu quá trình truyền tờ khai thành công, hệ thống hải quan sẽ tự động cấp số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và thực hiện phân luồng hàng hóa.
Hàng hóa có thể được phân vào 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
Đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội
Công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội đã đạt được nhiều thành công đáng kể nhờ xây dựng một quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container khoa học, tinh gọn và dễ hiểu.
Công ty chúng tôi chuyên xử lý các đơn hàng nhập khẩu bằng container, đặc biệt là linh kiện điện tử Chúng tôi nỗ lực giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng nhận hàng, đảm bảo hiệu quả và độ chính xác cao.
Công ty TNHH Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội đã đạt được nhiều thành công trong hoạt động kinh doanh chỉ sau một thời gian ngắn thành lập Công ty đang thực hiện đúng hướng theo mục tiêu đã đề ra, với kết quả rõ ràng là doanh thu và lợi nhuận đang có xu hướng tăng trưởng.
Công ty tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên môn cao, được đào tạo bài bản và có tinh thần trách nhiệm Hầu hết nhân viên đều tốt nghiệp từ các trường cao đẳng, đại học, có khả năng tư vấn khách hàng bằng tiếng Việt, Anh, và Hoa Sự xuất sắc của đội ngũ này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên, công ty thường xuyên tổ chức các khóa huấn luyện và đào tạo về kỹ năng và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bằng container.
Công ty sở hữu một mạng lưới khách hàng và nhà cung cấp phong phú, trải dài khắp cả nước và quốc tế, bao gồm các thị trường lớn như Trung Quốc, Nhật Bản, Mỹ, Thụy Điển và Đan Mạch Ngoài ra, công ty cũng đã xây dựng và duy trì mối quan hệ thân thiết với nhiều hãng tàu và hàng không uy tín như Hanjin, OOCL, Maersk và China Airline.
Công ty chúng tôi tự hào hợp tác với nhiều khách hàng lớn và thường xuyên, bao gồm Công ty TNHH Uni Power, Công ty TNHH Hsiantai, Công ty TNHH Cafe Midas và Công ty TNHH Khởi Nguồn.
Công ty đã nhận được nhiều đánh giá tích cực từ khách hàng về chất lượng dịch vụ, điều này không chỉ củng cố lòng trung thành của khách hàng hiện tại mà còn thúc đẩy sự gia tăng số lượng khách hàng mới từ cuối năm 2016 đến nay.
Chất lượng dịch vụ của công ty được đảm bảo thông qua việc tổ chức và thực hiện tất cả các hoạt động cung cấp dịch vụ theo quy trình của hệ thống quản lý chất lượng, tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Công ty đã thực hiện cam kết về chất lượng dịch vụ, đảm bảo an toàn, chất lượng và giá cả hợp lý, mang lại sự hài lòng cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ.
Mặc dù công ty Dương Minh Logistics – chi nhánh Hà Nội đã đạt được nhiều thành công trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Thứ nhất, về đội ngũ nhân viên
Công ty mới thành lập đang gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng do thiếu nhân viên, đặc biệt là trong bộ phận giao nhận Chất lượng nhân viên không đồng đều, với một số nhân viên thiếu kinh nghiệm và kiến thức nghiệp vụ, dẫn đến sai sót trong quá trình nhập khẩu hàng hóa bằng container Ngoài ra, nhân viên chứng từ cũng gặp phải lỗi trong kiểm tra tài liệu, trong khi nhân viên khai báo hải quan đôi khi cung cấp thông tin sai về hàng hóa.
Thứ hai, về công tác chuẩn bị, kiểm tra chứng từ nhận hàng
Việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ thường gặp sai sót do nhân viên thiếu chú ý, chỉ xem qua các mục chính mà không chú trọng đến những chi tiết nhỏ.
Trong lô hàng nhập tháng 12/2017, công ty gặp phải sai sót về đơn vị đo hàng hóa khi MBL ghi là "package" nhưng HBL lại ghi là "packet" Việc này đã khiến công ty phải mất 2 ngày để liên hệ sửa chữa, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Thứ ba, về mạng lưới Internet
Hệ thống mạng internet tại công ty thường gặp phải tình trạng nghẽn mạng, dẫn đến tốc độ truy cập hạn chế Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của công ty, đặc biệt là trong quy trình khai báo Hải quan.
Cuối cùng, về công tác nhận hàng và giao hàng cho khách hàng
Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội đến năm 2022
4.1.1 Định hướng chiến lược của công ty
Trong suốt 4 năm hoạt động, công ty đã đạt được nhiều thành tựu và không ngừng nỗ lực để phát triển mạnh mẽ hơn Để đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, công ty đã xây dựng những chiến lược phát triển cụ thể Đến năm 2022, công ty đã định hướng rõ ràng về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container.
Thứ nhất, tiếp tục hoàn thiện và nâng cao quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container
Công ty cần thực hiện đầy đủ và hiệu quả tất cả các bước trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container, bao gồm chuẩn bị trước khi nhận hàng, quá trình nhận hàng và giao hàng cho khách Việc tuân thủ các nguyên tắc từ khâu chuẩn bị chứng từ, kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan đến nhận hàng là rất quan trọng để giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả của quy trình.
Công ty hướng tới việc mở rộng dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container, nhằm tăng cường kết nối giữa thị trường Việt Nam và các quốc gia khác trên toàn cầu.
Thứ hai, cần tăng cường công tác phát triển chất lượng đội ngũ nhân viên, nhằm nâng cao trình độ, năng lực và kỹ năng chuyên môn cho nguồn nhân lực của công ty.
Để nâng cao chất lượng nhân viên, công ty tiếp tục tổ chức các buổi huấn luyện và đào tạo, đặc biệt cho nhân viên mới, giúp họ nắm vững kiến thức chuyên môn Đội ngũ quản lý tăng cường công tác kiểm tra và hướng dẫn, nhằm xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và công bằng, nơi mọi người có thể phát huy khả năng của mình Ngoài ra, công ty còn tổ chức các cuộc kiểm tra và thi để phát hiện điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên, từ đó đề ra hướng phát triển phù hợp cho nguồn nhân lực.
Thứ ba, đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ quá trình giao nhận vận tải hàng hóa.
Để tối ưu hóa hiệu suất, cần tiếp tục áp dụng các tiến bộ trong khoa học công nghệ và thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng hệ thống xe tải cùng máy móc, nhằm giảm thiểu hao mòn không cần thiết Bên cạnh đó, cải thiện môi trường làm việc cũng rất quan trọng để mang lại hiệu quả cao nhất cho nhân viên.
Để nâng cao hiệu quả, cần thực hiện tốt hơn các chính sách chăm sóc khách hàng và mở rộng mối quan hệ với các đối tác kinh doanh, không chỉ trong nước mà còn quốc tế.
Chúng tôi tiếp tục mở rộng mạng lưới khách hàng trong và ngoài nước, đặc biệt là tại thị trường Mỹ và Thụy Điển, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Chúng tôi cam kết duy trì lượng khách hàng trung thành hiện có và tìm kiếm thêm khách hàng mới Đồng thời, chúng tôi xây dựng mối quan hệ lâu dài với các đối tác uy tín và các hãng tàu lớn trong và ngoài nước trên cơ sở hợp tác đôi bên cùng có lợi.
4.1.2 Định hướng hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của công ty Để hoàn thiện và nâng cao chất lượng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container hơn nữa, công ty Dương Minh Logistics - chi nhánh Hà Nội có đề ra một số định hướng sắp tới cho mình như sau:
Trong quá trình nhận và giao hàng, việc kiểm tra chứng từ cần được thực hiện một cách cẩn thận và nhanh chóng, đặc biệt là các thông tin trên B/L Việc so sánh và đối chiếu các chứng từ vận chuyển hàng hóa là cần thiết để hạn chế tổn thất không đáng có Nếu xảy ra tranh chấp hoặc hư hỏng hàng hóa, cần có biện pháp xử lý kịp thời và hợp lý để bảo vệ uy tín và sự tín nhiệm của khách hàng đối với công ty.
Chúng tôi tiếp tục mở rộng quan hệ với khách hàng và các hãng tàu trong và ngoài nước để hỗ trợ lẫn nhau và tăng cường số lượng đơn hàng nhập khẩu bằng container Đồng thời, chúng tôi không ngừng học hỏi và tiếp thu kinh nghiệm quản lý từ những công ty uy tín toàn cầu như DHL Supply Chain & Global Forwarding và Sinotrans Limited trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa.
Để nâng cao hiệu quả làm việc, đội ngũ nhân viên cần không ngừng cải thiện trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đặc biệt là nhân viên mới Xây dựng môi trường làm việc thuận lợi sẽ giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình Đội ngũ quản lý cần có chính sách phù hợp để tận dụng điểm mạnh của nhân viên, đồng thời thường xuyên động viên và khích lệ họ hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau trong việc xây dựng môi trường làm việc lành mạnh.
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng
4.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị và kiểm tra chứng từ
Để đảm bảo quá trình khai báo hải quan và nhận hàng diễn ra suôn sẻ, cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết và thường xuyên theo dõi hoạt động của hãng tàu cũng như đối tác Trong trường hợp phát hiện chứng từ thiếu hoặc sai sót, việc nhanh chóng liên hệ với khách hàng để bổ sung là rất quan trọng, nhằm tránh tình trạng nhận hàng không đúng hạn, từ đó phát sinh chi phí ngoài và ảnh hưởng đến cả khách hàng lẫn công ty.
Để giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm tra chứng từ của nhân viên, cần áp dụng các hình phạt tài chính và phi tài chính cụ thể Điều này không chỉ giúp hạn chế các lỗi xảy ra mà còn tăng cường trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của họ.
Đào tạo nhân viên về chứng từ hàng hóa, đặc biệt là chứng từ hàng nhập, là rất quan trọng để họ nắm rõ các loại chứng từ cần thiết cho từng mặt hàng Chẳng hạn, hàng thực phẩm yêu cầu giấy chứng nhận chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm, trong khi gỗ cần giấy chứng nhận hun trùng, và động vật sống cần giấy chứng nhận kiểm dịch động vật Bên cạnh đó, việc đào tạo kỹ năng quản lý công việc một cách linh hoạt cũng rất cần thiết nhằm giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.
Để nâng cao hiệu quả công việc, cần phối hợp chặt chẽ giữa các phòng, bộ phận liên quan và bổ sung nhân viên cho bộ phận chứng từ Việc này giúp kiểm tra chéo, phát hiện kịp thời sai sót và sửa chữa nhanh chóng, đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ.
Nhân viên được phân công có trách nhiệm theo dõi và cập nhật thường xuyên thông tin về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container từ các cơ quan chức năng Mọi thay đổi sẽ được xử lý kịp thời để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
4.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác khai báo hải quan
Công tác khai báo hải quan tại công ty còn mắc phải một số sai sót, vì thế công ty cần phải:
- Công ty cần cho những nhân viên giao nhận đi học lớp khai báo Hải quan điện tử để làm quen với việc khai báo điện tử.
Khi thực hiện khai báo hải quan điện tử, nhân viên cần chú ý cẩn thận để nhập thông tin lô hàng một cách chính xác, đảm bảo đúng với các thông tin trong bộ chứng từ hàng hóa mà công ty nhận từ khách hàng.
- Thường xuyên nắm bắt những thay đổi về biểu thuế của Hải quan cho từng mặt hàng NK.
4.2.3 Giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm tra, giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container
Trong quá trình xử lý lô hàng, cần có sự giám sát và quản lý chặt chẽ từ cán bộ của công ty Nếu phát sinh vấn đề, hãy liên hệ ngay với cán bộ để được hỗ trợ kịp thời.
Để đảm bảo tính minh bạch và khách quan trong quá trình kiểm tra hàng hóa, công ty nên chủ động mời cán bộ kiểm nghiệm tham gia cùng với cán bộ chuyên trách Cán bộ chuyên trách cần có kiến thức chuyên môn vững vàng về loại hàng hóa mà công ty cung cấp, nhằm tránh những sai sót không đáng có.
Khi nhân viên giao nhận phát hiện lô hàng bị hư hại hoặc không nguyên vẹn, cần ngay lập tức lập biên bản ghi nhận tình trạng hàng hóa và biên bản giam định Tiếp theo, nhân viên cần liên hệ với người chuyên chở và công ty bảo hiểm để tiến hành giải quyết khiếu nại cho khách hàng.
4.2.4 Giải pháp về con người
Công ty, với đội ngũ nhân viên trẻ, đang đối mặt với một số thách thức trong quá trình làm việc Để vượt qua những khó khăn này, công ty cần có những biện pháp khắc phục hiệu quả.
Cần chú trọng nâng cao công tác bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng và nghiệp vụ cho nhân viên, nhằm tối ưu hóa hiệu quả từ nguồn nhân lực trẻ Điều này sẽ giúp khai thác tối đa khả năng học hỏi nhanh, linh hoạt và nhạy bén với công việc của họ.
Để nâng cao hiệu quả làm việc và củng cố lòng trung thành của nhân viên, công ty nên áp dụng các chính sách hỗ trợ và khích lệ thường xuyên, không chỉ trong những dịp đặc biệt như lễ Tết Những biện pháp này sẽ tạo ra sự hứng thú trong quá trình làm việc, khuyến khích nhân viên cống hiến hết mình cho tổ chức.
Phân công công việc cho nhân viên một cách hợp lý, công bằng và khoa học là rất quan trọng Cán bộ quản lý cần nắm rõ năng lực thực sự của nhân viên qua quá trình làm việc để giao nhiệm vụ phù hợp Những công việc đòi hỏi trình độ cao nên được giao cho nhân viên có năng lực nổi trội, thay vì chỉ dựa vào thâm niên Có những nhân viên mặc dù thâm niên ít hơn nhưng lại thể hiện năng lực vượt trội nhờ vào sự ham học hỏi và nhanh nhạy, do đó họ sẽ được ưu tiên hơn trong công việc.
4.2.5 Giải pháp về khách hàng và thị trường
Để mở rộng quy mô hoạt động, công ty cần triển khai thêm các chiến lược quảng cáo nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu Đối với khách hàng cũ, việc duy trì liên lạc thường xuyên là rất quan trọng để cập nhật thông tin hàng hóa, gửi báo giá và tư vấn kịp thời Ngoài ra, tổ chức các buổi tiệc gặp mặt giữa công ty và nhóm khách hàng cũ cũng sẽ tạo cơ hội gắn kết và tăng cường mối quan hệ.
Để mở rộng thị trường tại Mỹ và Thụy Điển trong tương lai, công ty cần tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh bằng cách khẳng định chất lượng dịch vụ Điều này có thể đạt được thông qua mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu lớn như Maersk Lines, Yang Ming và K Line, cũng như việc liên kết gần gũi với các chi nhánh để xây dựng danh sách khách hàng ngày càng phong phú.
4.2.6 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ
Một số kiến nghị với Nhà nước và cơ quan chức năng để hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khấu bằng container của công ty TNHH Giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội
Hiện nay, số lượng doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế tại Việt Nam đang gia tăng, trong đó có nhiều doanh nghiệp nước ngoài quy mô lớn Doanh nghiệp trong nước còn hạn chế về quy mô, dẫn đến nhiều khó khăn Vì vậy, Nhà nước cần có những hoạt động hỗ trợ cho các doanh nghiệp này.
Nhà nước cần điều chỉnh và bổ sung hệ thống luật pháp cùng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng container Việc này phải phù hợp với luật pháp và thông lệ quốc tế nhằm đảm bảo tính minh bạch, đồng thời bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của các doanh nghiệp.
Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật hàng hải Việt Nam bằng cách tham khảo các Luật, Công ước và Hiệp định Hàng hải quốc tế Việc này sẽ giúp tránh mâu thuẫn trong xử lý các tranh chấp liên quan đến hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng container.
- Đơn giản thủ tục xuất nhập khẩu, ứng dụng công nghệ thông tin hơn nữa vào việc thực hiện các thủ tục hải quan.
Nhà nước cần tăng cường đầu tư vào hệ thống cảng biển, cảng thông quan nội địa, cũng như cải thiện hạ tầng giao thông như đường bộ, đường sắt, kho bãi và trang thiết bị Việc này cần được thực hiện một cách hợp lý và theo kế hoạch khoa học để hỗ trợ hiệu quả cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận vận tải.
Khi có sự thay đổi về biểu thuế xuất nhập khẩu, Nhà nước cần thông báo kịp thời cho các doanh nghiệp để họ có đủ thời gian thích ứng Điều này rất quan trọng vì thuế thường là nguyên nhân gây ra mâu thuẫn giữa Hải quan và doanh nghiệp.
Nhà nước cần áp dụng các biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với những trường hợp vi phạm trong ngành Hải quan Điều này nhằm hạn chế tình trạng tiêu cực, tham ô và nhũng nhiễu, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
- Nhà nước tiếp tục nâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ giao nhận vận tải hàng hóa.
Nhà nước cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng vận chuyển hàng hóa đường biển, bao gồm mở rộng cảng biển, hiện đại hóa thiết bị xếp dỡ, nâng cấp hệ thống đường bộ và mở rộng tuyến đường sắt đạt tiêu chuẩn quốc tế Những cải tiến này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện vận tải hàng hóa đa phương thức.
4.3.2 Về phía ngành Giao thông vận tải, hiệp hội liên quan a, Đề xuất với Bộ Giao Thông Vận Tải
Hệ thống cảng biển của Việt Nam hiện đang gặp nhiều vấn đề, với các cảng hoạt động manh mún và thiết bị kỹ thuật lạc hậu Để nâng cao hiệu quả kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế, Bộ Giao Thông Vận Tải cần đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống cảng, đặc biệt là các cảng nước sâu đạt tiêu chuẩn quốc tế, vì hiện tại phần lớn cảng nước ta là cảng nước nông, khiến tàu bè chở hàng không thể cập bến.
- Công khai mọi thủ tục Hải quan để doanh nghiệp nắm bắt và làm đúng
- Tăng cường kiểm tra, giám sát, quản lí hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu, tạo điều kiện cho thương mại phát triển.
Cán bộ Hải quan cần cung cấp hướng dẫn chi tiết và chỉ ra những sai sót cho doanh nghiệp Khi được giao nhiệm vụ, họ phải nhanh chóng thực hiện công việc để đảm bảo tiến độ, giúp doanh nghiệp nhận hàng đúng hạn và tránh tình trạng lưu kho lưu bãi.
Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về thời gian tối đa cho thủ tục xuất nhập khẩu để chủ động chuẩn bị chứng từ và cử nhân viên thực hiện, từ đó tránh kéo dài thời gian và phát sinh chi phí không cần thiết.
Đầu tư vào các trang thiết bị hiện đại hóa cho công tác Hải quan, chẳng hạn như hệ thống máy soi kiểm tra hàng hóa mà không cần phải dỡ hàng khỏi container, sẽ nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quy trình kiểm tra.
