CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.3 Phân tích thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tạ
3.3.3 Nhận thông báo hàng đến và đi lấy lệnh D/O
Đối với hàng ngun container (FCL)
Đại lí của cơng ty sẽ gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice) trước ngày dự kiến hàng đến từ 1 -2 ngày bằng email hoặc bằng fax tùy thuộc vào thông tin được thỏa thuận ở mục Notify of Party của B/L. Sau khi nhận được A/N, nhân viên giao nhận mang B/L gốc kèm giấy giới thiệu của người NK đến hãng tàu để đổi lệnh D/O.
Tiếp theo, đến văn phòng đại diện của hãng tàu trình giấy giới thiệu, vận đơn gốc hoặc vận đơn surrender, chứng minh (nếu có) cho nhân viên tại phịng đại diện, nhân viên này sẽ tiếp nhận và đưa ra mức phí phải đóng. Nhân viên giao nhận đóng phí theo u cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng. Nhân viên của đại lí hãng tàu sẽ đưa cho nhân viên giao nhận một tờ D/O khác, có nội dung tương tự như D/O gốc, nhân viên giao nhận sẽ ký xác nhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh. Khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận đối chiếu lệnh với vận đơn (bản sao) ngay khi còn ở đại lí hãng tàu những nội dung chủ yếu như: số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận, người gửi, tên hàng, cảng bốc, cảng dỡ, vì là loại hàng nguyên container nên cần chú ý thêm loại container, số container, số seal, số kiện của mỗi container… để có thể phát hiện ngay những sai sót về thơng tin, tránh trường hợp mang D/O về để nhận hàng rồi mới phát hiện sai sót, khi đó sẽ khó xử lí.
Đối với hàng lẻ (LCL)
Sau khi hàng lên tàu, vận chuyển về kho CFS của bên đại lí nước NK thì bên đại lí nước NK sẽ gửi thông báo hàng đến cho công ty bằng emai, fax, sau đó cơng ty sẽ cử nhân viên qua đại lí tại nước NK để lấy D/O.
Những chứng từ cần thiết để lấy D/O gồm: - B/L (vận đơn chủ)
- Tiền đóng Local charges tại đầu Việt Nam, tiền cước (nếu cần).
Nhân viên giao nhận phải đặc biệt chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container vì có hãng miễn phí, có hãng tính phí sau khi D/O hết hiệu lực để sắp xếp thời gian hợp lí, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh phát sinh thêm các phí này.