Tính cấp thiết của đề tài
- Tính cấp thiết về mặt lý luận:
Trong bối cảnh kinh tế thị trường đang phát triển, việc Việt Nam gia nhập WTO và các tổ chức kinh tế quốc tế đã tạo ra nhiều cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp Sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp là điều không thể tránh khỏi, buộc các doanh nghiệp phải nỗ lực để khẳng định vị thế của mình trên thị trường Để tồn tại và phát triển bền vững, hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trở thành một yếu tố quyết định cho sự thành công và phát triển lâu dài.
Hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp thương mại phức tạp do sự đa dạng mặt hàng và liên quan đến các bộ phận như hàng tồn kho và doanh thu Kế toán là công cụ quan trọng để quản lý và kiểm soát hoạt động bán hàng, giúp thu thập và xử lý thông tin về hàng tồn kho, giá vốn, và doanh thu Bộ tài chính đã ban hành nhiều chuẩn mực kế toán như VAS 01, VAS 02, và VAS 14 để tạo hành lang pháp lý cho việc hạch toán doanh thu và giá vốn Tuy nhiên, việc áp dụng các chuẩn mực này vẫn còn gặp khó khăn, đòi hỏi cần có hướng dẫn và hoàn thiện Do đó, việc tổ chức và cải tiến công tác kế toán bán hàng theo quy định hiện hành là vấn đề cấp thiết đối với các kế toán viên trong doanh nghiệp.
- Tính cấp thiết về mặt thực tiễn:
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội, tôi nhận thấy rằng công tác kế toán bán hàng tại đây còn tồn tại nhiều hạn chế cần được cải thiện.
Doanh nghiệp chuyên kinh doanh rượu nhưng chưa chú trọng đến bộ phận kế toán bán hàng, dẫn đến việc kế toán phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác như kế toán công nợ Hệ thống kế toán hiện tại chưa theo dõi riêng chi phí bán hàng, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính.
Công nợ phải thu, phải trả chưa được theo dõi chặt chẽ theo thời hạn ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán.
Xuất phát từ tính cấp thiết và những lý luận cơ bản về kế toán bán hàng, tôi chọn đề tài "Kế toán bán mặt hàng rượu tại Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội" nhằm phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả công tác kế toán trong lĩnh vực này.
Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội
Mục đích nghiên cứu của đề tài
Đề tài nghiên cứu tập trung vào việc làm rõ các vấn đề lý luận liên quan đến kế toán bán hàng, đồng thời hệ thống hóa các cơ sở lý luận về kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp theo chế độ kế toán được quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC và các chuẩn mực kế toán hiện hành.
Khảo sát và phân tích công tác kế toán bán hàng rượu tại Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội nhằm đánh giá tổ chức kế toán, chứng từ sử dụng, quy trình luân chuyển chứng từ, và hạch toán các nghiệp vụ bán hàng Qua đó, xác định những ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán bán hàng Từ kết quả thực tiễn, đối chiếu với lý luận, đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng rượu tại công ty.
Phương pháp thực hiện đề tài
Phương pháp nghiên cứu tài liệu:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu về kế toán bán hàng là bước khởi đầu quan trọng trong việc nghiên cứu kế toán mặt hàng rượu tại công ty Qua đó, tôi đã tìm hiểu các đặc điểm quản lý và tổ chức kế toán bán hàng, từ đó đánh giá thực trạng kế toán tại công ty một cách toàn diện.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
Dựa trên tình hình hạch toán của công ty, cần thu thập số liệu từ chứng từ kế toán và báo cáo liên quan đến nghiệp vụ bán hàng cùng hệ thống báo cáo tài chính Ngoài ra, việc tham khảo các bài báo cáo và nghiên cứu về kế toán bán hàng cũng rất quan trọng.
Phương pháp xử lý dữ liệu:
Dựa trên dữ liệu thu thập, tôi áp dụng các phương pháp so sánh và phân tích số liệu để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và công tác kế toán bán hàng của công ty Qua quá trình này, tôi đã xác định được những hạn chế hiện có và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động.
Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo thì bài khóa luận có kết cấu gồm 3 chương:
-Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại.
-Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng mặt hàng rượu tại Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội.
Chương 3 trình bày các kết luận và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng mặt hàng rượu tại Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội Những giải pháp này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các báo cáo tài chính Việc áp dụng công nghệ thông tin và cải tiến quy trình kế toán sẽ góp phần tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Một số khái niệm cơ bản liên quan đến kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.1 Một số khái niệm cơ bản liên quan đến kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, diễn ra khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua Quá trình này không chỉ liên quan đến việc chuyển giao hàng hóa mà còn bao gồm việc nhận lại tiền tệ hoặc quyền đòi tiền từ người mua.
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong một kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường, góp phần tăng cường vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
14 - Doanh thu và thu nhập khác).
Doanh thu bán hàng là tổng số tiền thu được từ việc bán sản phẩm và hàng hóa cho khách hàng, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí phát sinh ngoài giá bán (nếu có) Số tiền này được ghi nhận trên hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hoặc theo thỏa thuận giữa người mua và người bán.
-Các khoản giảm trừ doanh thu :
Chiết khấu thương mại là mức giảm giá mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng khi họ mua hàng với số lượng lớn.
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ dành cho người mua khi hàng hóa không đạt chất lượng, không đúng quy cách hoặc không còn phù hợp với thị hiếu hiện tại.
Giá trị hàng bán bị trả lại là tổng giá trị của hàng hóa đã được tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
14_Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam)
Chiết khấu thanh toán là khoản tiền mà người bán giảm cho người mua khi người mua thực hiện thanh toán trước thời hạn theo hợp đồng.
(Đoạn 3, VAS 14_Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam)
-Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ :
Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu còn lại sau khi trừ đi các khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và thuế tiêu thụ đặc biệt trong kỳ kế toán Đây là căn cứ quan trọng để đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Giá vốn hàng bán là chỉ tiêu tổng hợp thể hiện giá trị thực tế của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và bất động sản đầu tư đã được tiêu thụ trong một kỳ nhất định.
Đặc điểm kế toán bán hàng và nhiệm vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
1.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp 1.2.1.1 Vai trò của bán hàng:
Bán hàng là một yếu tố thiết yếu không chỉ cho sự phát triển của mỗi doanh nghiệp mà còn có tác động lớn đến sự tiến bộ chung của nền kinh tế.
Hoạt động bán hàng là yếu tố quyết định cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giúp nhanh chóng thu hồi vốn và tạo ra lợi nhuận Qua đó, doanh nghiệp có khả năng phân phối lợi ích vật chất giữa các bên liên quan, như giữa doanh nghiệp với nhà nước thông qua thuế, với người lao động qua tiền lương và ưu đãi, cũng như với chủ doanh nghiệp thông qua lợi nhuận.
Việc thực hiện hiệu quả khâu bán hàng là yếu tố then chốt trong việc kết nối lưu thông hàng hóa và tiền tệ, giúp chu chuyển tiền mặt một cách ổn định Điều này không chỉ củng cố giá trị đồng tiền mà còn góp phần nâng cao đời sống của người lao động và toàn xã hội.
1.2.1.2 Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại:
Trong các doanh nghiệp thương mại việc tiêu thụ hàng hóa có thể được thực hiện theo các phương thức sau: a Phương thức bán buôn hàng hóa:
Bán buôn hàng hóa là hình thức cung cấp hàng hóa cho các đơn vị thương mại và doanh nghiệp sản xuất để tiêu thụ hoặc gia công Đặc điểm chính của hàng hóa bán buôn là chúng vẫn trong lĩnh vực lưu thông và chưa đến tay người tiêu dùng Hàng hóa thường được bán với số lượng lớn, với giá cả thay đổi tùy thuộc vào khối lượng và phương thức thanh toán Trong bán buôn, có hai phương thức chủ yếu: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho là hình thức mà hàng hóa được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Trong phương thức này, có hai hình thức chính để thực hiện giao dịch.
Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho cho phép khách hàng cử người mang giấy ủy nhiệm đến nhận hàng Sau khi nhận hàng, đại diện bên mua sẽ ký xác nhận đã đủ hàng vào chứng từ bán hàng và thực hiện thanh toán hoặc ký nhận nợ.
Bán hàng qua kho theo hình thức gửi hàng cho phép bên bán xuất kho dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng của người mua Hàng hóa được gửi bằng phương tiện vận tải của bên bán hoặc thuê ngoài, và chi phí vận chuyển có thể do bên bán hoặc bên mua chịu, tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng Quyền sở hữu hàng hóa vẫn thuộc về doanh nghiệp cho đến khi bên mua nhận hàng, chứng từ và thực hiện thanh toán, lúc này quyền sở hữu mới được chuyển giao.
Phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng là hình thức mà doanh nghiệp không lưu trữ hàng hóa trong kho mà giao ngay cho khách hàng sau khi mua từ nhà cung cấp Phương thức này có thể được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau.
Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp, hay còn gọi là giao tay ba, là quy trình trong đó doanh nghiệp thương mại nhận hàng từ nhà cung cấp và giao bán trực tiếp cho khách hàng tại địa điểm đã thỏa thuận Sau khi giao hàng, đại diện bên mua ký nhận vào chứng từ bán hàng, đồng nghĩa với việc quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển giao cho khách hàng, xác nhận hàng hóa đã được tiêu thụ.
Bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức gửi hàng, trong đó doanh nghiệp mua hàng và sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để giao hàng đến địa điểm đã thỏa thuận với bên mua Trong quá trình này, hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên mua thanh toán hoặc xác nhận đã nhận hàng Chỉ khi đó, hàng hóa mới được coi là đã tiêu thụ.
Bán lẻ hàng hóa là hình thức bán trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế với mục đích tiêu dùng nội bộ Hàng hóa bán lẻ đã ra khỏi lưu thông và chuyển sang giai đoạn tiêu dùng Đặc điểm của bán lẻ là thường bán từng sản phẩm hoặc số lượng nhỏ, với giá bán ổn định Các hình thức bán lẻ hàng hóa rất đa dạng và phong phú.
Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung tách biệt quy trình thu tiền và giao hàng, trong đó mỗi quầy hàng có nhân viên thu tiền chịu trách nhiệm thu tiền và lập hóa đơn cho khách Khách hàng sẽ nhận hàng tại quầy do nhân viên bán hàng giao dựa trên hóa đơn và tích kê Nhân viên thu tiền sẽ kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày và lập báo cáo bán hàng, sau đó làm giấy nộp tiền và chuyển tiền bán hàng cho thủ quỹ.
Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp cho phép nhân viên bán hàng thu tiền và giao hàng trực tiếp cho khách Vào cuối ngày, nhân viên sẽ kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán và lập báo cáo bán hàng Cuối cùng, họ sẽ làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ.
Hình thức bán hàng tự phục vụ cho phép khách hàng tự do lựa chọn sản phẩm theo nhu cầu của mình Sau khi đã chọn hàng, khách hàng sẽ mang sản phẩm đến quầy thu ngân để thanh toán Nhân viên thu ngân sẽ thực hiện việc thu tiền và lập hóa đơn cho giao dịch mua bán.
Hình thức bán hàng trả góp cho phép người mua thanh toán giá trị sản phẩm theo nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định, tuy nhiên, tổng số tiền phải trả thường lớn hơn so với việc thanh toán một lần Phương thức bán hàng đại lý cũng là một hình thức kinh doanh phổ biến, tạo điều kiện cho người tiêu dùng tiếp cận sản phẩm dễ dàng hơn.
Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp theo hướng dẫn của chuẩn mực kế toán Việt Nam
1.3.1 Theo chuẩn mực kế toán VAS 01 “Chuẩn mực chung”
Chuẩn mực kế toán VAS 01 – “Chuẩn mực chung” được ban hành và công bố theo quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Chuẩn mực kế toán số 01 thiết lập các nguyên tắc cơ bản về kế toán, bao gồm các yêu cầu và nguyên tắc chính, các yếu tố cấu thành báo cáo tài chính, cùng với tình hình tài chính, tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Ngoài ra, chuẩn mực này cũng quy định các khía cạnh liên quan đến tình hình kinh doanh, doanh thu và thu nhập khác Là một chuẩn mực chung, nó áp dụng cho tất cả các đối tượng kế toán, do đó kế toán bán hàng phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc được nêu trong chuẩn mực này.
Các nguyên tắc kế toán cơ bản:
Tất cả các giao dịch kinh tế và tài chính của doanh nghiệp, bao gồm tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí, cần được ghi chép vào sổ kế toán ngay khi phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thực tế nhận hoặc chi tiền mặt hay các hình thức tương đương.
Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
Báo cáo tài chính được lập dựa trên giả định doanh nghiệp hoạt động liên tục và sẽ duy trì hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không có ý định hoặc không bị buộc phải ngừng hoạt động hoặc thu hẹp quy mô đáng kể Nếu tình hình thực tế khác với giả định này, báo cáo tài chính cần được lập trên cơ sở khác và phải có giải thích rõ ràng về cơ sở đã sử dụng.
Tài sản cần được ghi nhận theo giá gốc, được xác định bằng số tiền đã chi, khoản phải trả hoặc giá trị hợp lý tại thời điểm ghi nhận Giá gốc này chỉ được điều chỉnh nếu có quy định khác trong các chuẩn mực kế toán cụ thể.
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí cần phải tương thích với nhau Mỗi khi ghi nhận doanh thu, cần ghi nhận một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí tương ứng bao gồm chi phí trong kỳ tạo ra doanh thu và chi phí từ các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ hiện tại.
Các doanh nghiệp cần áp dụng nhất quán các chính sách và phương pháp kế toán trong ít nhất một năm tài chính Nếu có sự thay đổi về chính sách hoặc phương pháp kế toán, doanh nghiệp phải giải trình rõ ràng lý do và tác động của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh của báo cáo tài chính.
Thận trọng trong kế toán là quá trình xem xét và phán đoán cần thiết để đưa ra ước tính trong điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc này yêu cầu lập các khoản dự phòng hợp lý, không đánh giá cao hơn giá trị tài sản và thu nhập, đồng thời không đánh giá thấp hơn giá trị nợ phải trả và chi phí Doanh thu chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng rõ ràng về khả năng thu lợi ích kinh tế, trong khi chi phí phải được ghi nhận khi có chứng cứ về khả năng phát sinh.
Thông tin được xem là trọng yếu khi sự thiếu hụt hoặc không chính xác có thể làm sai lệch báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng Tính trọng yếu này phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin cũng như các sai sót trong bối cảnh cụ thể Do đó, việc đánh giá tính trọng yếu cần xem xét cả phương diện định lượng và định tính.
1.3.2 Theo chuẩn mực kế toán VAS 02 “Hàng tồn kho”
Chuẩn mực kế toán VAS 02 “Hàng tồn kho” được ban hành theo QĐ số149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Chuẩn mực số 02 quy định và hướng dẫn các nguyên tắc kế toán hàng tồn kho, bao gồm việc xác định giá trị hàng tồn kho, kế toán chi phí bán hàng tồn kho, và ghi giảm giá trị hàng tồn kho theo giá trị thuần có thể thực hiện được Ngoài ra, chuẩn mực này cũng đề cập đến phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Giá gốc hàng hóa mua vào bao gồm nhiều yếu tố như giá mua, chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng hóa từ nơi mua về kho doanh nghiệp), chi phí bảo hiểm, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có) và thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ).
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong quá trình sản xuất và kinh doanh thông thường, sau khi trừ đi các chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm cũng như chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Giá trị thực tế của hàng xuất bán trong kì được tính bằng một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp tính theo giá đích danh: được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.
Phương pháp bình quân gia quyền là cách tính giá trị hàng tồn kho dựa trên giá trị trung bình của các mặt hàng tương tự ở đầu kỳ và giá trị của hàng hóa được mua hoặc sản xuất trong kỳ Việc tính giá trị trung bình có thể thực hiện theo từng thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) dựa trên giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước Theo đó, hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất gần thời điểm đó Giá trị hàng xuất kho được xác định theo giá của lô hàng nhập kho ở đầu kỳ, trong khi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho gần cuối kỳ.
Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) dựa trên giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất sau sẽ được xuất trước, trong khi hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ là hàng đã được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhận gần đây nhất, trong khi giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn.
Cuối kì kế toán phải phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán ra và cho hàng tồn kho cuối kì.
1.3.3 Theo chuẩn mực kế toán VAS 14 “Doanh thu và thu nhập khác”
Chuẩn mực kế toán VAS 14 “Doanh thu và thu nhập khác” được ban hành theo QĐ số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Chuẩn mực này nhằm quy định và hướng dẫn các nguyên tắc cũng như phương pháp kế toán liên quan đến doanh thu và thu nhập khác Nó bao gồm các loại doanh thu, thời điểm ghi nhận doanh thu, và các phương pháp kế toán cần thiết để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
* Xác định doanh thu: Theo đoạn 05, 06, 07, 08 của VAS 14
- Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được.
Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành (chế độ kế toán ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014)
độ kế toán ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014)
1.4.1 Chứng từ sử dụng a Các chứng từ sử dụng chủ yếu:
Theo Thông tư 200, chương IV tại điều 116 về quy định chung về chứng từ kế toán ghi rõ:
Chứng từ kế toán cho doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, cùng với các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan.
Về hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán, theo Thông tư 200, chương IV điều 117 quy định:
“1 Các loại chứng từ kế toán tại phụ lục 3 Thông tư này đều thuộc loại hướng dẫn.
Doanh nghiệp có quyền tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý của mình Tuy nhiên, các biểu mẫu này cần phải tuân thủ Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, cũng như dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
2 Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán theo hướng dẫn Phụ lục 3 Thông tư này.
3 Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.”
Theo quy định tại thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ sau:
- Các chứng từ phản ánh tình hình bán hàng, ghi nhận doanh thu:
Hợp đồng bán hàng và hóa đơn GTGT là những tài liệu quan trọng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh hàng hóa không chịu thuế GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường và bảng kê bán lẻ hàng hóa cũng cần thiết Các tài liệu này giúp đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định về thuế trong hoạt động kinh doanh.
- Các chứng từ phản ánh tình hình giá vốn, xuất nhập hàng hóa:
Phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, bảng thanh toán hàng gửi đại lý, ký gửi và thẻ kho là những tài liệu quan trọng trong quản lý hàng hóa Những phiếu này không chỉ giúp theo dõi quá trình xuất nhập hàng mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc thanh toán và quản lý kho Việc sử dụng đúng các loại phiếu này sẽ nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu rủi ro trong quản lý hàng tồn kho.
- Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán:
Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, ủy nhiệm chi b Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ở công ty như sau:
Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều cần phải được lập chứng từ kế toán Mỗi nghiệp vụ chỉ yêu cầu lập chứng từ một lần, và nội dung của chứng từ kế toán phải đầy đủ, rõ ràng và trung thực phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ phát sinh.
Chứng từ kế toán cần phải được lập đủ số liên theo quy định, đảm bảo tính hợp lệ và thống nhất Đối với chứng từ có nhiều liên, cần lập một lần cho tất cả các liên với nội dung giống nhau bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trong trường hợp đặc biệt không thể lập một lần tất cả các liên, có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo nội dung và tính pháp lý đồng nhất cho tất cả các liên chứng từ.
Tất cả các chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định để đảm bảo giá trị thực hiện Đối với chứng từ điện tử, cần phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
Tất cả chứng từ kế toán, dù do doanh nghiệp lập hay nhận từ bên ngoài, đều phải được gửi đến bộ phận kế toán Bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra và xác minh tính hợp pháp của các chứng từ trước khi chúng được sử dụng để ghi sổ kế toán.
Những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
(1) Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế và tài chính đã được ghi nhận trên chứng từ kế toán là rất quan trọng Quá trình này bao gồm việc đối chiếu các chứng từ kế toán với những tài liệu liên quan khác để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
(3) Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
Sau khi kiểm tra, chỉ những chứng từ kế toán đã hoàn chỉnh mới được sử dụng để ghi sổ Kế toán sẽ phân loại chứng từ dựa trên loại và nội dung ghi trên đó để thực hiện việc ghi sổ chính xác.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Các chứng từ bán hàng cần được sắp xếp theo trình tự thời gian và bảo đảm an toàn, cẩn thận theo quy định pháp luật Đồng thời, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính.
Chứng từ kế toán cần được lưu trữ trong 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc công việc kế toán Sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định (ít nhất 10 năm), chứng từ có thể được hủy bỏ Nếu mất hóa đơn bán hàng, cần báo cáo ngay với thủ trưởng và kế toán trưởng của đơn vị, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế để có biện pháp xử lý kịp thời.
1.4.2 Tài khoản sử dụng Để phản ánh các khoản liên quan giá bán, doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây: a Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Cụ thể TK 5111: “Doanh thu bán hàng”
Tổng quan về Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội
2.1.1.1 Khái quát chung về công ty
Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu Hapaco Hà Nội được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội, với lần đăng ký đầu tiên vào ngày 07 tháng 01 năm 2009 và thay đổi lần 1 vào ngày 03 tháng 06 năm 2009.
Tên công ty: Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu
Tên giao dịch: HANOI- HAPACO TRADING AND IMPORT EXPORT COMPANY
Tên viết tắt: HATRIMEX CO., LTD
Địa điểm trụ sở chính: Số 478 đường Minh Khai, phường Vĩnh Tuy, quận Hai Bà
Trưng, thành phố Hà Nội.
Đại diện pháp luật: Vũ Dương Hiền
Vốn điều lệ : 2.000.000.000 đồng (Bằng chữ: hai tỷ đồng)
Quy mô doanh nghiệp: Số lao động là 25 người.
Chức năng và nhiệm vụ:
Công ty hiện chuyên buôn bán và phân phối rượu nhập khẩu, chủ yếu hoạt động tại Hà Nội và các tỉnh lân cận Đồng thời, công ty cũng tích cực nghiên cứu thị trường để nắm bắt và đáp ứng những nhu cầu mới của khách hàng.
Bên cạnh những chức năng trên, công ty Hapaco Hà Nội còn phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Thực hiện kinh doanh theo đúng ngành nghề đã được ghi trong giấy phép kinh doanh.
- Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch khác có liên quan đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ của công ty.
- Thực hiên các cam kết trong hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng kinh tế.
Để nâng cao trình độ văn hóa và nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, công ty cần thực hiện hiệu quả chính sách cán bộ, quản lý tài sản, lao động tiền lương, và sử dụng phân công lao động hợp lý Đồng thời, việc đào tạo và bồi dưỡng cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển nguồn nhân lực.
- Tuân thủ các quy định của Nhà nước về bảo vệ công ty, bảo vệ môi trường, bảo vệ di tích lịch sử, trật tự an toàn xã hội.
Mở sổ sách kế toán và ghi chép theo quy định của pháp lệnh thống kê kế toán là yêu cầu bắt buộc, đồng thời phải chịu sự kiểm tra từ cơ quan thuế và tài chính.
- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật.
Ngành nghề kinh doanh chính:
- Kinh doanh hàng nông, lâm sản (trừ lâm sản Nhà nước cấm), thủy hải sản.
Kinh doanh các sản phẩm thực phẩm đa dạng như gạo, rau, hoa, quả, chè, cà phê, đường, sữa và các sản phẩm từ sữa Ngoài ra, còn cung cấp bánh kẹo và các sản phẩm chế biến từ bột, tinh bột và ngũ cốc.
- Kinh doanh nước hoa quả, đồ hộp đông lạnh, sản phẩm nông nghiệp đông lạnh, hạt điều, hạt tiêu.
- Kinh doanh rượu, bia, nước giải khát (không bao gồm kinh doanh quán bar).
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Kinh doanh Thương mại và XNK Hapaco Hà Nội, thành lập ngày 13/01/2009 với vốn điều lệ 2 tỷ đồng, chuyên cung cấp rượu nhập khẩu Những ngày đầu, công ty đối mặt với nhiều khó khăn do quy mô hạn chế và chưa có thương hiệu trên thị trường Việc hội nhập quốc tế cũng khiến công ty thiếu thông tin về các đối tác Mặc dù chỉ có 10 nhân viên khi mới thành lập, họ đã cùng nhau xây dựng kho hàng, trang thiết bị và hoàn thiện bộ máy quản lý để phát triển kinh doanh.
Sau 6 năm hoạt động, công ty đã phát triển mạnh mẽ và có những bước tiến đáng kể Hoạt động kinh doanh ngày càng ổn định, với một lượng khách hàng thân thiết và các đối tác uy tín Danh tiếng của công ty cũng được nâng cao Đội ngũ nhân viên và bộ máy quản lý đã được cải thiện, hiện tại công ty có 25 nhân viên.
2.1.2 Đặc điểm, tổ chức kinh doanh và quản lý của công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội
2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu Hapaco Hà Nội được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0104004987, lần đầu đăng ký vào ngày 07 tháng 01 năm 2009 và đã thực hiện thay đổi lần 1 vào ngày 03 tháng 06 năm 2009 Giấy phép này được cấp bởi Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội.
- Kinh doanh ô tô, xe máy các loại, phụ tùng, các bộ phận phụ trợ của ô tô, xe máy;
- Kinh doanh hàng nông, lâm sản (trừ lâm sản Nhà nước cấm), thủy, hải sản;
Kinh doanh các sản phẩm nông sản như gạo, thực phẩm, rau củ, hoa quả, chè, cà phê, đường, sữa và các sản phẩm từ sữa, bánh gạo, cùng với các sản phẩm chế biến từ bột, tinh bột và ngũ cốc.
- Kinh doanh nước hoa quả, đồ hộp đông lạnh, sản phẩm nông nghiệp đông lạnh, hạt điều, hạt tiêu;
- Kinh doanh rượu, bia, nước giải khát (không bao gồm kinh doanh quán bar);
- Kinh doanh thảm, đệm, chăn, màn, rèm, ga trải giường, gối, hàng dệt may, da giầy;
- Sản xuất bao bì, nhựa, gỗ, vải, hàng hộp, khung cửa nhôm kính, kính trắng, kính màu;
- Kinh doanh máy móc, thiết bị, phụ tùng ngành dệt may, da, và các sản phẩm dệt may, da giầy;
- Kinh doanh cao su và các sản phẩm từ cao su;
- Kinh doanh nước hoa, mỹ phẩm (trừ mỹ phẩm có hại cho sức khỏe con người);
Công ty TNHH kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội, theo giấy phép đăng ký kinh doanh, được phép xuất nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng, với sản phẩm chủ yếu là rượu nhập khẩu Đây là mặt hàng thuộc nhóm hàng tiêu thụ đặc biệt, chủ yếu nhắm đến đối tượng nam giới Hoạt động kinh doanh chính của công ty là lưu chuyển và phân phối rượu nhập khẩu đến tay người tiêu dùng nhằm mục đích thu lợi nhuận.
2.1.2.2.Đặc điểm phân cấp quản lý Đứng đầu công ty là Giám Đốc, giúp Giám Đốc vận hành và quản lý công ty là các Phòng: Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính- Kế toán, Phòng Hành chính- Nhân sự, Phòng Kế hoạch- Xuất nhập khẩu
Quản lý chi phí là trách nhiệm chủ yếu của nhà lãnh đạo cao cấp trong công ty, đặc biệt là giám đốc tài chính Bộ phận kế toán đóng vai trò hỗ trợ giám đốc công ty bằng cách cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, giúp tối ưu hóa quá trình ra quyết định Điều này không chỉ đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả mà còn nâng cao độ chính xác trong các hoạt động của các bộ phận khác.
Bộ phận kế toán tài chính của công ty có trách nhiệm xây dựng chế độ quản lý tài chính và chi phí kinh doanh phù hợp với quy định pháp luật và nội bộ công ty Họ lập kế hoạch chi phí thống nhất cho kỳ kinh doanh, tổ chức phân tích chi phí và kiểm tra việc thực hiện chi phí Đồng thời, bộ phận này cũng thực hiện các nghiệp vụ chi phí tài chính, xây dựng định mức và quy chế nhằm tránh lãng phí, thất thoát và thực hiện tiết kiệm chi phí cho công ty.
2.1.2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty (phụ lục số 06)
Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
Giám đốc là người đứng đầu và điều hành mọi hoạt động của công ty, có trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo chức năng, nhiệm vụ được quy định trong điều lệ công ty và pháp luật.
Phòng Tài chính - Kế toán có nhiệm vụ theo dõi và ghi chép tất cả hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn tài chính và tài sản Phòng cũng lập kế hoạch, phân tích tình hình tài chính, hạch toán tổng hợp các khoản công nợ, doanh thu và các khoản nộp ngân sách nhà nước, báo cáo định kỳ lên ban giám đốc nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh và đảm bảo thu chi tài chính được thực hiện tốt Ngoài ra, kế toán cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu sổ sách và số liệu, thực hiện công tác kế toán và kiểm toán một cách nhanh chóng, chính xác, trung thực và tuân thủ quy định pháp luật.
Thực trạng kế toán bán hàng mặt hàng rượu tại Công ty TNHH Kinh
2.2.1 Thực trạng về hạch toán ban đầu
Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội đang tuân thủ đầy đủ nội dung và phương pháp của Luật kế toán cùng với Thông tư 200/2014/TT-BTC, ban hành ngày 22/12/2014 bởi Bộ Tài chính Một số chứng từ quan trọng mà công ty thường sử dụng trong kế toán bán hàng bao gồm các loại hóa đơn, phiếu xuất kho và biên lai thu tiền.
Hóa đơn GTGT được lập bởi kế toán bán hàng khi hàng hóa được xuất cho khách hàng, dựa trên phiếu xuất kho Hóa đơn này được lập thành ba liên giống nhau để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch.
- Liên 1: Lưu tại sổ gốc
- Liên 2: Giao cho khách hàng
Hóa đơn GTGT là tài liệu quan trọng để xác định doanh thu bán hàng và tính thuế GTGT đầu ra phải nộp cho nhà nước Để đảm bảo tính chính xác, hóa đơn cần ghi rõ tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán Nhân viên kế toán sử dụng hóa đơn GTGT làm căn cứ để nhập số liệu vào phần mềm kế toán, đảm bảo việc lưu hành nội bộ và giao cho phòng kế toán được thực hiện đúng quy định.
Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng dùng để xuất bán hàng và lập hóa đơn GTGT, đồng thời ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa xuất bán Nhân viên kế toán kho phải ghi đầy đủ thông tin như họ tên người mua, tên đơn vị, ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất hàng và tên hàng hóa Để hợp lệ, phiếu xuất kho cần có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và giám đốc.
Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên giống nhau:
-Liên 2: Giao cho khách hàng
-Liên 3: Giao nội bộ để ghi sổ Sau khi phiếu lập xong giao cho người nhận hàng để xuống kho nhận hàng.
Phiếu thu là tài liệu quan trọng để xác định số tiền được nhập vào quỹ và là cơ sở để thủ quỹ thực hiện việc thu tiền và ghi sổ quỹ Phiếu thu được lập bởi kế toán bán hàng và phải có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng và giám đốc Sau khi hoàn tất, phiếu thu sẽ được chuyển cho thủ quỹ để thực hiện thủ tục nhập quỹ.
Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký.
Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc được chuyển cho phòng kế toán để nhập số liệu trên phần mềm.
Giấy báo Có của ngân hàng là tài liệu mà ngân hàng cung cấp để xác nhận rằng số tiền thanh toán của khách hàng đã được chuyển vào tài khoản của công ty.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng: Phiếu chi, giấy báo Nợ để phản ánh các khoản thanh toán chi phí phát sinh trong tài khoản.
2.2.2 Thực trạng về vận dụng hệ thống tài khoản và phương pháp hạch toán 2.2.2.1: Hệ thống tài khoản sử dụng:
Kế toán bán mặt hàng rượu trong công ty sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Tài khoản này được mở chi tiết tài khoản cấp 2: “5111- Doanh thu bán hàng” để theo dõi tình hình doanh thu bán hàng của công ty.
Nội dụng phản ánh: Phản ánh vào tài khoản này doanh thu bán rượu và kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu.
TK 5111 mở chung cho tất cả các loại hàng, không mở chi tiết cho từng nhóm hàng.
- TK 632- Giá vốn hàng bán:
Phản ánh trị giá vốn hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ Tài khoản này không được mở chi tiết theo dõi cho các loại mặt hàng khác nhau
- Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng”:
Tài khoản này công ty cũng mở chung cho tất cả các khách hàng, không mở riêng cho từng khách hàng
-TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng.
TK 156 “Hàng hóa” ghi nhận giá trị hiện tại và sự biến động của hàng hóa trong doanh nghiệp Tài khoản này được sử dụng chung cho tất cả các loại hàng hóa trong công ty, mà không phân chia chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể.
-TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho nhà nước.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, họ sẽ giao dịch với công ty qua phòng kinh doanh thông qua hợp đồng, fax, điện thoại hoặc internet Cán bộ phòng kinh doanh sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa để xác nhận tính đủ Nếu hàng hóa đủ, đơn hàng sẽ được chuyển lên phòng kế toán để tiến hành xuất hàng.
Khi phòng kế toán nhận đơn hàng từ phòng kinh doanh, họ sẽ kiểm tra lại số lượng và đơn giá trước khi chuyển xuống kho để xuất hàng Dựa trên đơn hàng, kế toán lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, đồng thời ghi nhận nghiệp vụ bán hàng vào phần mềm MISA.
(1) Hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Các mặt hàng của công ty bán ra đều có giá trị lớn hơn 200.000 đồng nên khi bán hàng doanh nghiệp luôn phải lập hóa đơn GTGT
* Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay: căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 111, TK 112: Tổng giá thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán rượu theo giá chưa thuế.
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp của số rượu đã tiêu thụ
Kế toán phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632: Trị giá vốn rượu đã tiêu thụ
Có TK 156: Trị giá vốn rượu đã tiêu thụ
Ví dụ 1: Ngày 08/01/2016, tại đơn vị phát sinh nghiệp vụ bán cho Công ty TNHH
Trường Anh vừa xuất nhập khẩu 240 chai rượu Sambanh Zalote 750ml Khách hàng sẽ nhận hàng tại kho và thanh toán ngay bằng tiền mặt Kế toán sẽ dựa vào hóa đơn GTGT số 0001098, Phiếu xuất kho và Phiếu thu để thực hiện hạch toán.
(các HĐGTGT, chứng từ ở phụ lục 8,9,10) Ghi nhận doanh thu:
* Đối với trường hợp bán hàng khách hàng nhận nợ: Kế toán hạch toán như sau:
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán rượu theo giá chưa thuế.
Có TK 3331: Thuế GTGT dầu ra phải nộp của số rượu đã tiêu thụ.
Khi khách hàng thực hiện thanh toán tiền hàng qua tiền mặt hoặc chuyển khoản, kế toán sẽ ghi nhận giao dịch dựa trên phiếu thu hoặc giấy báo Có từ ngân hàng.
Nợ TK 111, TK 112: Tổng giá thanh toán
Có TK 131: Tổng giá thanh toán
Kế toán phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632: Trị giá vốn rượu đã tiêu thụ
Có TK 156: Trị giá vốn rượu đã tiêu thụ
Vào ngày 13/01/2016, Công ty Cổ phần giao nhận Logix đã mua mặt hàng rượu Vodka Eruberanodirs Kaia 40% 1L từ đơn vị bán Khách hàng đã nhận hàng tại kho và ký xác nhận nợ thanh toán vào ngày 16/01/2016 Kế toán thực hiện hạch toán dựa trên hóa đơn GTGT số 0001108, Phiếu xuất kho và Phiếu thu.
(các HĐGTGT, chứng từ ở phụ lục 11,12,13) Ghi nhận doanh thu:
Kế toán ghi nhận giá vốn:
Có TK 156: 13.845.000 đồngNgày 16/01/2016, Công ty Cổ phần giao nhận Logix thanh toán tiền hàng theo hóa đơn số 0001108 bằng tiền mặt:
(2) Kế toán các nghiệp vụ liên quan phát sinh trong quá trình bán hàng.
+ Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại :
Khi phát sinh chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán, kế toán cần ghi nhận doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra ngay trên hóa đơn theo giá trị đã được chiết khấu hoặc giảm.
Trường hợp chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán phát sinh sau thời điểm bán, đã ghi nhận doanh thu thì kế toán hạch toán như sau:
-Đối với trường hợp chiết khấu thương mại:
Nợ TK 5211: Số tiền chiết khấu cho khách hàng theo giá chưa thuế GTGT
Nợ TK 3331: Số thuế GTGT phải nộp tính trên phần chiết khấu
Có TK 111, 112,131: Tổng số tiền chiết khấu Đối với trường hợp giảm giá hàng bán:
Nợ TK 5213: Khoản giảm giá cho khách hàng theo giá chưa có thuế GTGT
Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra tính trên khoản giảm giá
Khi khách hàng trả lại hàng hóa do không đạt tiêu chuẩn hoặc không đúng với hợp đồng kinh tế, khoản giảm giá sẽ được tính theo giá thanh toán Kế toán sẽ căn cứ vào hóa đơn xuất trả hàng để thực hiện định khoản cho TK 111, 112, 131.
Nợ TK 5212: Doanh thu hàng bán bị trả lại
Nợ TK 3331: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại.
Có TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại. Đồng thời ghi nhận giảm giá vốn hàng bị trả lại:
+ Trường hợp hàng đã chuyển về nhập kho Kế toán ghi:
Nợ TK 156: Giá vốn của hàng bị trả lại
Có TK 632: Giá vốn của hàng bị trả lại + Trường hợp hàng chưa về nhập kho, đang nhờ người mua giữ hộ Kế toán ghi:
Nợ TK 157: Giá vốn hàng bị trả lại
Có TK 632: Giá vốn của hàng bị trả lại.
Cuối kỳ kế toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu về TK 511 để xác định doanh thu thuần bán hàng Kế toán ghi:
Nợ TK 511: Tổng các khoản giảm trừ doanh thu
Có TK 5211: Chiết khấu thương mại
Có TK 5212: Hàng bán bị trả lại
Có TK 5213: Giảm giá hàng bán + Chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng:
Nợ TK 642: Chi phí thực tế phát sinh
Nợ TK 133: Thuế GTGT nếu có
Có TK 111,112,331: Tổng giá trị thanh toán
Ví dụ 3: Ngày 21/01/2016 tại đơn vị phát sinh nghiệp vụ bán 500 chai rượu
Công ty TNHH Kinh doanh thương mại Tuấn Hồng đã nhập khẩu sản phẩm Sambanh Zalote 750ml với mức chiết khấu 25% Khách hàng sẽ nhận hàng tại kho và thanh toán bằng tiền mặt ngay khi nhận Kế toán sẽ hạch toán dựa trên Hóa đơn số 0001157 và các chứng từ liên quan (Phụ lục số 14, 15, 16).
Kế toán ghi nhận giá vốn:
2.2.3 Thực trạng về tổ chức hệ thống sổ kế toán
CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG MẶT HÀNG RƯỢU TẠI CÔNG TY TNHH KINH
Kết luận về đánh giá thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH Kinh
3.1.1 Những kết quả đã đạt được
- Về tổ chức bộ máy kế toán:
+ Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty.
Nhân viên kế toán được phân công công việc dựa trên năng lực và chuyên môn của từng người, đảm bảo sự khoa học trong tổ chức Mặc dù khối lượng công việc lớn và nhiều nghiệp vụ phát sinh, họ luôn nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán chính xác, kịp thời cho ban giám đốc để hỗ trợ quyết định phù hợp.
+ Công tác kế toán có sự liên kết chặt chẽ giữa các cá nhân trong phòng kế toán và với các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Công ty áp dụng phần mềm kế toán MISA giúp nhân viên kế toán nâng cao hiệu quả công việc Phần mềm này đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành kế toán, từ đó tăng cường tính thống nhất và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu Nhờ vậy, các sai sót có thể được phát hiện và sửa chữa kịp thời.
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán hoàn chỉnh và nghiêm ngặt theo quy định của chế độ kế toán, đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Trình tự luân chuyển và bảo quản chứng từ được thực hiện theo đúng quy định, đảm bảo tính thống nhất trong phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế Các chứng từ kế toán bán hàng của doanh nghiệp được lập đầy đủ, chính xác theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, làm cơ sở hợp lệ cho công tác hạch toán.
Công ty đã vận dụng tài khoản theo đúng chế độ hiện hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho để quản lý hiệu quả tình hình nhập xuất hàng hóa diễn ra liên tục Phương pháp này cho phép kiểm soát chặt chẽ số lượng và giá trị hàng tồn kho, giúp kế toán xác định giá trị hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào Nhờ đó, lãnh đạo công ty có thể xây dựng kế hoạch dự trữ hợp lý, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng, gây ra khan hiếm.
Công ty đã triển khai chính sách chiết khấu hấp dẫn cho khách hàng mua số lượng lớn hoặc thanh toán nhanh, giúp nâng cao khả năng cạnh tranh và thu hút thêm nhiều khách hàng mới.
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi chép sổ sách, giúp đơn giản hóa quá trình kiểm tra và đối chiếu, đồng thời phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống sổ kế toán được xây dựng dựa trên quy định của Bộ Tài chính, linh hoạt điều chỉnh theo thực tế kinh doanh của công ty Sổ sách được tổ chức một cách hệ thống, phản ánh đầy đủ và hiệu quả kết quả kinh doanh Tất cả các sổ tổng hợp và sổ chi tiết đều tuân thủ mẫu Nhật ký chung theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính.
3.1.2 Những mặt hạn chế và nguyên nhân
Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng kế toán bán hàng đã được tổ chức và thực hiện đúng quy định của Bộ Tài chính, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý Điều này giúp quá trình bán hàng và xác định kết quả được phản ánh một cách chính xác và đầy đủ Công ty cần tiếp tục phát huy những kết quả tích cực này.
Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả tích cực, nhưng tổ chức kế toán của công ty vẫn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động và hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán.
- Về tổ chức bộ máy kế toán:
Do quy mô nhỏ của công ty, số lượng nhân viên hạn chế khiến kế toán không thể tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm Một kế toán phải đảm nhiệm nhiều vai trò như kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ và thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương, dẫn đến thiếu chính xác trong thông tin kế toán và hiệu quả công việc không cao.
- Về tổ chức và luân chuyển chứng từ:
Chứng từ được luân chuyển đúng quy định và có trách nhiệm rõ ràng, nhưng tại phòng kế toán, tất cả chứng từ chưa được phân loại và đều được gửi về phòng kế toán để xử lý Điều này dẫn đến việc sai sót trên chứng từ, gây chậm trễ trong lưu chuyển, ảnh hưởng đến việc ghi nhận nghiệp vụ và cung cấp thông tin cho nhà quản trị.
- Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán:
Các tài khoản TK 5111, TKT 632 và TK 156 trong kế toán chưa được mở chi tiết cho từng mặt hàng, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi doanh thu và giá vốn của từng sản phẩm Điều này gây cản trở cho quản lý công ty trong việc xác định mặt hàng nào có ưu thế trong tiêu thụ và mang lại lợi nhuận cao, từ đó ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh phù hợp.
Công ty không hạch toán chi tiết cho tài khoản 1561 (giá trị hàng mua) và 1562 (chi phí mua hàng), dẫn đến việc không xác định rõ ràng giá trị hàng hóa và chi phí liên quan đến việc mua sắm.
Kế toán không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với rượu nhập ngoại, một mặt hàng đặc biệt phụ thuộc vào thị hiếu và nhu cầu người tiêu dùng, cùng với sự biến động của ngoại tệ Việc không thực hiện dự phòng này ảnh hưởng tiêu cực đến việc sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Kinh
Để hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty, việc tuân thủ các quy định trong các văn bản pháp lý về kế toán như Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán là rất quan trọng Sự tuân thủ pháp luật không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là nền tảng giúp công ty tồn tại và phát triển bền vững trên thị trường.
Việc hoàn thiện kế toán bán hàng cần phải phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý riêng của từng công ty Mỗi doanh nghiệp có hình thức quản lý và yêu cầu khác nhau, phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, nhận thức của nhà quản lý và sản phẩm mà công ty cung cấp Do đó, để đạt được hiệu quả cao nhất trong việc hoàn thiện kế toán, cần chú trọng đến những đặc trưng riêng biệt của từng công ty.
Thứ ba, việc hoàn thiện kế toán bán hàng phải đảm bảo tiết kiệm và khả thi nhất.
Hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả, vì vậy quá trình này cần được thực hiện với chi phí tối ưu cho công ty Những thay đổi được đề xuất phải nằm trong khả năng thực hiện của công ty, tránh áp dụng các biện pháp tốn kém và không phù hợp với thực tiễn.
Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng mặt hàng rượu tại Công
ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội
Dựa trên nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội, bài viết đã chỉ ra những ưu và nhược điểm trong quy trình kế toán của công ty Từ đó, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ kế toán nói chung và đặc biệt là nghiệp vụ bán hàng rượu tại công ty này.
3.3.1 Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện lưu chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là yếu tố then chốt trong việc ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, giúp đảm bảo mọi giao dịch được phản ánh chính xác và đầy đủ Tại công ty TNHH Kinh doanh thương mại và Xuất nhập khẩu Hapaco, việc quản lý và sử dụng chứng từ kế toán hiệu quả là rất cần thiết để duy trì tính minh bạch và chính xác trong hoạt động tài chính.
Tại Hà Nội, mọi chứng từ kế toán đều được chuyển về phòng Tài chính - Kế toán để phân loại và kiểm tra, gây trở ngại cho việc luân chuyển Quá trình này mất nhiều thời gian, đặc biệt nếu có sai sót, việc sửa chữa sẽ làm chậm trễ hơn nữa Sự chậm trễ trong luân chuyển chứng từ không chỉ ảnh hưởng đến việc giải quyết các nghiệp vụ cơ bản mà còn có thể tác động tiêu cực đến quá trình kinh doanh và uy tín với đối tác.
Chứng từ kế toán cần được phân loại tại các phòng ban liên quan và sau đó chuyển đến phòng Tài chính - Kế toán theo loại chứng từ cụ thể Việc quy định rõ trách nhiệm của từng đơn vị và cá nhân trong quá trình luân chuyển chứng từ sẽ giúp giảm thời gian xử lý và tăng hiệu quả luân chuyển.
Để đảm bảo tính chính xác tối đa cho các chứng từ kế toán, cần tuân thủ đúng quy định trong việc lập chứng từ do công ty tự tạo Đối với chứng từ từ bên ngoài, kế toán phải kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ trước khi hạch toán Các yếu tố cần kiểm tra bao gồm tên chứng từ, ngày tháng, số thứ tự, tên và địa chỉ các bên liên quan, cùng với chữ ký của những người có trách nhiệm Để hạn chế sai sót, bộ phận phát sinh chứng từ cần thực hiện việc kiểm tra thường xuyên và chặt chẽ, coi đây là bước bắt buộc trong quy trình lập và tiếp nhận chứng từ.
3.3.2 Giải pháp thứ hai: Sử dụng thêm các tài khoản chi tiết Để có thể đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý thì nhà quản lý cần có những cái nhìn cụ thể về từng mặt hàng, từng chi phí liên quan Nhận định được mặt hàng bán tiềm năng, mặt hàng hợp thị hiếu để đưa ra chiến lược phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh Tuy nhiên, việc hạch toán ban đầu về hàng hóa của công ty được thực hiện,ghi chép ngay và tài khoản tổng hợp mà không thông qua tài khoản cấp hai, việc đó gây ra nhiều khó khăn trong hạch toán, đồng thời ảnh hưởng đến chi phí, cũng như các nhà quản lý không thể phân tích cụ thể từng yếu tố ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh
Tài khoản 156 - Hàng hóa bao gồm ba tài khoản cấp hai, trong đó có hai tài khoản chính là TK 1561 - Giá mua hàng hóa và TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa.
Việc hạch toán không sử dụng tài khoản cấp hai đã gây khó khăn trong việc phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho công ty Do đó, công ty cần phân chia các tài khoản theo cấp hai để thuận tiện hơn trong việc theo dõi và kiểm tra.
Ngoài ra các tài khoản 156, 632,5111 nên mở thêm các tài khoản cấp 2 cấp 3 để theo dõi chi tiết hơn cho từng mặt hàng, cụ thể như sau:
-TK 156 nên mở thêm tài khoản cấp 2, cấp 3 như: TK 1561- Giá mua hàng hóa, TK15611- Giá mua rượu nhập ngoại, TK15612- Giá mua phụ kiện rượu…
-TK 632 nên mở thêm tài khoản cấp 2 như: TK 6321- Giá vốn rượu, TK 6322- Giá vốn phụ kiện rượu…
3.3.3 Giải pháp thứ ba: Hoàn thiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Thương trường giống như một chiến trường, nơi mạo hiểm có thể mang lại lợi nhuận cao Tuy nhiên, cần áp dụng các biện pháp để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.
Công ty chuyên kinh doanh rượu nhập ngoại, sản phẩm này chịu ảnh hưởng lớn từ nhu cầu tiêu dùng và mức thu nhập quốc dân Bên cạnh đó, do là hàng nhập khẩu, tỉ giá đồng đô la Mỹ cũng tác động không nhỏ đến giá cả Nhu cầu của người tiêu dùng luôn thay đổi theo thời gian, cùng với sự biến động của nền kinh tế toàn cầu và chính trị thế giới Vì vậy, việc lập dự phòng cho hàng tồn kho là rất quan trọng Dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp công ty bù đắp thiệt hại do hàng hóa giảm giá và phản ánh đúng giá trị thực của hàng tồn kho, từ đó cung cấp cái nhìn trung thực về tài sản trong báo cáo tài chính cuối kỳ.
Mức trích lập dự phòng được tính theo công thức:
Mức dự phòng giảm giá hàng hóa
Lượng hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập BCTC x
Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
Giá gốc của hàng hoá tồn kho bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc vác và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, trừ đi chi phí hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ Việc ước tính này cần dựa trên bằng chứng tin cậy tại thời điểm kết thúc niên độ.
Tài khoản “TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” được sử dụng để ghi nhận tình hình trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá của hàng tồn kho.
+ Kết cấu và nội dung phản ánh:
Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết;
Trích lập khoản dự phòng tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Số dư bên Có: Số dự phòng hiện có cuối kỳ
+ Trình hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán cần hoàn nhập phần chênh lệch.
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2294)
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.
Kế toán cần xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho các vật tư và hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng hoặc không còn giá trị sử dụng Ghi nhận khoản này vào bên Nợ.
TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (số được bù đắp bằng dự phòng)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)
