5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp:
1.4 Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành (chế
1.4.4 Sổ kế toán sử dụng
Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:
“Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế tốn cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thơng tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp khơng tự xây dựng hình thức ghi sổ kế tốn cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế tốn được hướng dẫn trong phụ lục số 4 Thông tư này để lập Báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.” Kế tốn bán hàng có thể sử dụng một trong 5 hình thức sổ kế tốn sau:
+Hình thức nhật kí chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký
chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung trong kế toán bán hàng bao gồm: - Sổ NKC
- Sổ Nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền,... - Sổ cái: TK 511, TK 521, TK632, TK131...
- Sổ chi tiết: Kế toán mở sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng...
(Quy trình ghi sổ xem ở phụ lục số 01)
+ Hình thức Chứng từ- ghi sổ: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ
ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi theo hệ thồng trên Sổ Cái của các tài khoản.
Hình thức kế tốn Chứng từ- ghi sổ kế tốn bán hàng sử dụng các loại sổ sau: - Chứng từ ghi sổ
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã lập chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái: TK511, TK 521,TK 131,TK632,...
- Sổ, thẻ kế tốn chi tiết: TK511, TK 131,TK632, TK642...
(Quy trình ghi sổ xem ở phụ lục số 02)
+ Hình thức Nhật ký sổ cái: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ
Cái: Sử dụng Nhật ký sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trên sổ kết hợp ghi theo trình tự thời gián và ghi theo hệ thống.
Theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái kế toán bán hàng sử dụng các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký sổ cái: Sổ này phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trật tự thời gian.
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
(Quy trình ghi sổ xem ở phụ lục số 03)
+ Hình thức kế tốn Nhật Ký-Chứng từ: theo hình thức ghi sổ này kế tốn sử
dụng các sổ sau:
- Sổ nhật ký chứng từ số 8: dùng để tập hợp số phát sinh bên có của các tài khoản 511, 521, 131. Sổ này được ghi chép vào cuối tháng, căn cứ trân các bảng kê số 1, 2, 8, 10 để ghi sổ.
- Các bảng kê: bảng kê số 1, 2, 10, 11
- Sổ cái: kế toán mở sổ cái cho các tài khoản: 511, 521, 156, 632….
- Sổ chi tiết: Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu từng mặt hàng, từng nhóm hàng, sổ chi tiết thanh tốn người mua.
(Quy trình ghi sổ xem ở phụ lục số 04)
+ Hình thức kế tốn trên máy vi tính: Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn
trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn
và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế tốn trên máy vi tính: Phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng bắt buộc hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN BÁN HÀNG MẶT HÀNG RƯỢU TẠI CƠNG TY TNHH KINH DOANH THƯƠNG MẠI VÀ XNK HAPACO HÀ NỘI
2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội
2.1.1.1 Khái quát chung về công ty
Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu Hapaco Hà Nội được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh của sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội với các đặc trưng như sau :
Đăng ký lần đầu: ngày 07 tháng 01 năm 2009 Đăng ký thay đổi lần 1: ngày 03 tháng 06 năm 2009
Tên công ty: Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu
Hapaco Hà Nội
Tên giao dịch: HANOI- HAPACO TRADING AND IMPORT EXPORT COMPANY
LIMITED
Tên viết tắt: HATRIMEX CO., LTD
Địa điểm trụ sở chính: Số 478 đường Minh Khai, phường Vĩnh Tuy, quận Hai Bà
Trưng, thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 04.36334238/01.22427930 Fax: 04.36334238
Email: hatrimex@hapaco.vn
Đại diện pháp luật: Vũ Dương Hiền Mã số thuế: 0103188522
Vốn điều lệ : 2.000.000.000 đồng (Bằng chữ: hai tỷ đồng) Quy mô doanh nghiệp: Số lao động là 25 người.
Hiện tại chức năng chủ yếu của công ty là buôn bán và là nhà phân phối các sản phẩm rượu nhập khẩu. Thị trường mà công ty cung cấp chủ yếu là địa bàn Hà Nội và một số tỉnh thành lân cận. Bên cạch đó cơng ty cũng đang khơng ngừng nghiên cứu để nắm bắt những nhu cầu mới trên thị trường để tìm cách thỏa mãn những nhu cầu đó.
Bên cạnh những chức năng trên, cơng ty Hapaco Hà Nội cịn phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Thực hiện kinh doanh theo đúng ngành nghề đã được ghi trong giấy phép kinh doanh.
- Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch khác có liên quan đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ của công ty.
- Thực hiên các cam kết trong hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng kinh tế. - Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ quản lý tài sản, lao động tiền lương, sử dụng phân công lao động hợp lý, đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ công nhân viên của cơng ty để khơng ngừng nâng cao trình độ văn hóa, nghiệp vụ chun mơn.
- Tuân thủ các quy định của Nhà nước về bảo vệ công ty, bảo vệ mơi trường, bảo vệ di tích lịch sử, trật tự an tồn xã hội.
- Mở số sách kế tốn, ghi chép sổ sách theo qui định của pháp lệnh thống kê kế toán và chịu sự kiểm tra của cơ quan thuế, tài chính.
- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật.
Ngành nghề kinh doanh chính:
- Kinh doanh hàng nơng, lâm sản (trừ lâm sản Nhà nước cấm), thủy hải sản.
- Kinh doanh gạo, thực phẩm, rau, hoa, quả, chè, cà phê, đường, sữa, sản phẩm từ sữa, bánh kẹo và các sản phẩm chế biến từ bột, tinh bột, ngũ cốc.
- Kinh doanh nước hoa quả, đồ hộp đông lạnh, sản phẩm nông nghiệp đông lạnh, hạt điều, hạt tiêu.
- Kinh doanh rượu, bia, nước giải khát (không bao gồm kinh doanh quán bar).
2.1.1.2 Q trình hình thành và phát triển
Cơng ty TNHH kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà nội được thành lập vào ngày 13/01/2009 với số vốn điều lệ là 2 tỷ đồng hoạt đồng chủ yếu trong lĩnh vực thương
mại cung cấp các mặt hàng rượu nhập khẩu. Trong những ngày đầu mới thành lập, cơng ty đã gặp nhiều khó khăn; Cơng ty với quy mơ cịn khá hạn chế, chưa có thương hiệu trên thị trường, đồng thời cũng mới tham gia vào hội nhập quốc tế nên có rất ít thông tin về các nước bạn hàng. Khi mới thành lập cơng ty mới có 10 nhân viên nhưng đã cùng nhau xây dựng kho hàng, thiết bị, mặt hàng kinh doanh cũng như hoàn thiện bộ máy quản lý của cơng ty.
Tính đến nay, sau 6 năm đi vào hoạt động, cơng ty đã hồn thiện và ngày càng phát triển lớn mạnh hơn, có những khởi sắc đáng kể. Hoạt động kinh doanh của công ty đã dần đi vào ổn định, cơng ty đã có một lượng khách hàng thân thiết, có những đối tác làm ăn tin cậy và uy tin cơng ty ngày càng được nâng cao. Bên cạnh đó đội ngũ nhân viên cũng như bộ máy quản lý của cơng ty cũng được hồn thiện hơn, số lượng nhân viên hiện nay đã là 25 người.
2.1.2 Đặc điểm, tổ chức kinh doanh và quản lý của công ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội.
2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty TNHH Kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu Hapaco Hà Nội hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0104004987 đăng ký lần đầu vào ngày 07 tháng 01 năm 2009, đăng ký thay đổi lần 1 vào ngày 03 tháng 06 năm do Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp.
- Kinh doanh ô tô, xe máy các loại, phụ tùng, các bộ phận phụ trợ của ô tô, xe máy; - Dịch vụ thuê ô tô;
- Kinh doanh hàng nông, lâm sản (trừ lâm sản Nhà nước cấm), thủy, hải sản;
- Kinh doanh gạo, thực phẩm, rau, hoa, quả, chè, cà phê, đường, sữa, sản phẩm từ sữa, bánh gạo và các sản phẩm chế biến từ bột, tinh bột, ngũ cốc;
- Kinh doanh nước hoa quả, đồ hộp đông lạnh, sản phẩm nông nghiệp đông lạnh, hạt điều, hạt tiêu;
- Kinh doanh rượu, bia, nước giải khát (không bao gồm kinh doanh quán bar); - Kinh doanh thảm, đệm, chăn, màn, rèm, ga trải giường, gối, hàng dệt may, da giầy;
- Sản xuất bao bì, nhựa, gỗ, vải, hàng hộp, khung cửa nhơm kính, kính trắng, kính màu;
- Kinh doanh máy móc, thiết bị, phụ tùng ngành dệt may, da, và các sản phẩm dệt may, da giầy;
- Kinh doanh cao su và các sản phẩm từ cao su;
- Kinh doanh nước hoa, mỹ phẩm (trừ mỹ phẩm có hại cho sức khỏe con người); Theo như trong giấy phép đăng ký kinh doanh thì cơng ty TNHH kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội được phép kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng, trong đó mặt hàng kinh doanh chính hiện nay của công ty là các sản phẩm rượu nhập khẩu. Đây là một trong những mặt hàng được xếp vào nhóm hàng tiêu thụ đặc biệt và mặt hàng này chủ yếu hướng tới một giới nhất định đó là nam giới.Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là lưu chuyển, phân phối sản phẩm hàng hóa là rượu nhập khẩu đến tay người tiêu dùng nhằm mục đích thu lợi nhuận.
2.1.2.2.Đặc điểm phân cấp quản lý
Đứng đầu công ty là Giám Đốc, giúp Giám Đốc vận hành và quản lý cơng ty là các Phịng: Phịng Kinh doanh, Phịng Tài chính- Kế tốn, Phịng Hành chính- Nhân sự, Phịng Kế hoạch- Xuất nhập khẩu.
Quản lý chi phí thường thuộc về nhà lãnh đạo cao cấp của công ty người quản lý cao nhất về tài chính thuộc thẩm quyền của giám đốc cơng ty, giúp việc cho giám đốc công ty trong hoạt động quản lý là bộ phận kế tốn của cơng ty nhằm cung cấp thơng tin phục vụ cho quá trình ra quyết định một cách chính xác và kịp thời và giúp cho các bộ phận khác điều hành công việc kinh doanh được liên tục, hiệu quả và chính xác.
Bộ phận kế tốn tài chính của cơng ty có nhiệm vụ: Dựa vào quy định của pháp luật và các quy định của công ty xây dựng nên chế độ quản lý tài chính, chi phí kinh doanh thích hợp với cơng ty, lập kế hoạch chi phí kinh doanh thống nhất cho kỳ kinh doanh. Bộ phận kế toán tổ chức cơng tác phân tích chi phí và kiểm tra việc thực hiện chi phí. Ngồi ra, thường xuyên thực hiện các cơng tác nghiệp vụ chi phí tài chính, xây dựng các định mức, quy chế về chi phí tránh lãng phí thất thốt và thực hiện việc tiết kiệm chi phí của cơng ty.
2.1.2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty (phụ lục số 06)
Chức năng nhiệm vụ của từng phịng ban:
- Giám đốc: Là người điều hành tồn bộ các hoạt động của công ty và chịu trách
nhiệm về việc thực hiên các quyền và nghĩa vụ được giao theo chức năng, nhiệm vụ ghi trong điều lệ công ty và theo quy định của pháp luật.
- Phịng Tài chính- Kế toán: làm nhiệm vụ theo dõi, ghi chép mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính và tài sản của cơng ty. Lập kế hoạch, phân tích tình hình tài chính và hạch tốn tổng hợp về các khoản công nợ, doanh thu, khoản nộp ngân sách nhà nước được báo cáo theo định ký và trình lên ban giám đốc để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn kinh doanh, đảm bảo việc thực hiện tốt thu chi tài chính. Ngồi ra, kế tốn phải thường xun kiểm tra, đối chiếu sổ sách, số liệu, cơng tác kế tốn, kiểm tốn nhanh chóng, chính xác, trung thực và đúng quy định của pháp luật.
- Phịng Hành chính- Nhân sự: Chịu trách nhiệm tồn bộ các cơng việc về quản lý tổ chức, hành chính và điều hành nhân sự của cơng ty theo sự chỉ đạo của Giám Đốc công ty. Kiến nghị với Giám đốc về hình thức khen thưởng các cá nhân có thành tích thực hiện tốt các nhiệm vụ và hình thức xử lý các trường hợp vi phạm nội quy hoạt động và các quy định của công ty.
- Phòng Kinh doanh: Tổ chức các hoạt động tiếp thị, bán hàng, tiếp nhận và xử lý các thơng tin có liên quan đến đơn đặt hàng, các khiếu nại của khách hàng.
- Phòng Kế hoạch- Xuất nhập khẩu: Kiểm tra việc nhập- xuất hóa đơn bán hàng, báo cáo định kỳ cơng tác xuất- nhập khẩu.
Mỗi phịng, bộ phận chức năng của cơng ty tuy có nhiệm vụ chức năng khác nhau nhưng mối quan hệ các phòng ban mật thiết với nhau, cũng phối hợp phục vụ việc điều hành sản xuất kinh doanh của công ty nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
2.1.3 Đặc điểm, tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty TNHH Kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế tốn là một trong những cơng việc quan trọng hàng đầu trong cơng tác kế tốn, chất lượng cơng tác kế tốn phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, sự phân công quản lý, phân nhiệm hợp lý. Cơng tác kế tốn mà công ty TNHH kinh doanh thương mại và XNK Hapaco Hà Nội lựa chọn là hình thức tổ chức kế tốn tập trung, tồn bộ cơng việc xử lý thơng tin trong tồn cơng ty được thực hiện tập trung ở phịng Tài chính – Kế tốn; các bộ phận thực hiện thu thập, phân loại và chuyển chứng từ về phịng Tài chính – Kế tốn xử lý.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty (phụ lục số 07)
-Kế toán trưởng: Kế tốn trưởng tại Cơng ty TNHH Kinh doanh thương mại
và XNK Hapaco Hà Nội là người phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc về tồn bộ cơng tác kế tốn của doanh nghiệp, giám sát vấn đề tài chính, lập báo cáo tài chính và phản ánh tồn bộ q trình hoạt động của doanh nghiệp.
-Kế tốn TSCĐ: Kế tốn TSCĐ ghi chép và tổng hợp tình hình hiện có, tang
giảm tài sản cố định của từng bộ phận, phòng ban; tham gia kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ theo quy định của nhà nước, lập các báo cáo về tài sản cố định của doanh nghiệp.