TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẢU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY
Tính cấp thiết của việc nghiên cứu hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Trong giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, Việt Nam đang tích cực tham gia nhiều tổ chức kinh tế và kí kết các hiệp định với nhiều nước và nhiều khu vực trên thế giới Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh tế của đất nước, trong đó có ngành kinh doanh dịch vụ giao nhận quốc tế Tương lai, ngành kinh doanh dịch vụ quốc tế sẽ đóng góp tỉ lệ phần trăm GDP rất lớn cho quốc gia, ngành đang có nhiều triển vọng phát triển và đem lại kết quả tích cực cho đất nước. Tuy nhiên, cơ hội mở ra rất lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải nhưng thách thức đặt ra là không ít Ngày càng có nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước tham gia vào ngành khiến cho sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt Nếu doanh nghiệp không có chiến lược và không tìm ra giá trị cốt lõi thì rất dễ bị thất bại Cái doanh nghiệp phải có được đầu tiên đó là chất lượng dịch vụ tốt. Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa có vai trò vô cùng quan trọng với mỗi doanh nghiệp kinh doanh trong ngành.
Công ty TNHH Kintetsu World Express là công ty liên doanh của Nhật và là một trong các công ty hàng đầu của nước ta trong lĩnh vực này Nhưng trong thời gian gần đây cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường và quá trình mở của hội nhập kinh tế thì Kintetsu World Express đã gặp nhiều khó khăn, mặc dù đã có nhiều nỗ lực và cố gắng nhưng việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải chưa đạt kết quả như mong đợi Với mong muốn có thể góp một phần vào nâng cao chất lượng giao nhận vận tải hàng hóa tại Công ty nói riêng và nước ta nói chung nên em đã chọn đề tài: “ Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express ” làm chuyên đề làm khóa luận.
Tổng quan nghiên cứu
Cho đến nay em đã tìm hiểu được một số công trình nghiên cứu có liên quan đến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không như đề tài:
“Nguyễn Đức Hoàng Nam (2013): Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải đường không của chi nhánh Kintetsu World Express Việt Nam”
“Đỗ Thị Hải Yến (2013): Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH dịch vụ giao nhận - thương mại Trường Phú”
Các bài viết này đã phân tích thực trạng và giải pháp cho nghiệp vụ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Tuy nhiên bài viết vẫn chủ yếu kể tên các chứng từ sử dụng trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và phần lớn chỉ nêu lên những thành công mà công ty đã đạt được, nhưng lại chưa đi sâu phân tích toàn bộ quy trình thực hiện nghiệp vụ đó Do đó bài viết chưa làm nổi bật được ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu Khóa luận này của em sẽ phân tích rõ hơn về toàn bộ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express, đề cập những định hướng mới cho ngành vận tải hàng không Việt Nam nói chung và cho công ty nói riêng.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
- Tìm hiểu thực tế quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express
- Đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express.
Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tạiCông ty TNHH Kintetsu World Express
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu về nội dung Đề tài nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, trong đó nghiên cứu Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express tại
Hà Nội với vai trò là đại lý và người gom hàng.
Phạm vi nghiên cứu về không gian
Trong quá trình tìm hiểu, em tập trung nghiên cứu việc hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World
Phạm vi nghiên cứu về thời gian
Khóa luận đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express từ năm 2011 đến nay.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua việc quan sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và quan sát các anh chị trong công ty trong việc thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
Dùng phương pháp phỏng vấn trực tiếp, thu thập thông tin, tra cứu số liệu, tài liệu và tham gia vào quá trình làm việc tại Công ty.
Sử dụng phương pháp thu thập thông tin qua phiếu điều tra trắc nghiệm bằng việc đưa ra những câu hỏi liên quan đến vấn đề nghiên cứu Sau đó, em phát phiếu này tới các nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh và hỗ trợ kinh doanh của Chi nhánh, đảm nhiệm công tác thực hiện từng khâu trong quy trình vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các tài liệu về thủ tục trong quá trình hoạt động tại Chi nhánh nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express.
Dữ liệu tại thư viện gồm các luận văn đề tài thuộc lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không.
Dữ liệu thông qua việc tìm kiếm trên Internet, các tài liệu từ các tổ chức hiệp hội ngành vận tải nói chung và vận tải đường hàng không nói riêng.
1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Bài nghiên cứu của em sử dụng các phương pháp phân tích số liệu: thống kê,phân tích, tổng hợp, so sánh, phương pháp tính chỉ số, tỷ lệ để phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh và từ đó rút ra kết luận Bên cạnh đó, bài viết còn sử dụng phương pháp định lượng làm phương pháp nghiên cứu chủ đạo cùng với phương pháp định tính nhằm đưa ra mục tiêu và phương hướng hoạt động trong những năm tới.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận được chia làm 4 phần:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express.
Chương 2: Cơ sở lí luận về giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không.
Chương 3: Phân tích thực trạng của quy trình nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express.
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu WorldExpress.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Một số lý thuyết về giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
Sự khác nhau về quốc tịch giữa các chủ thể trong thương mại quốc tế đã dẫn đến hàng hóa xuất nhập khẩu phải được chuyên chở qua biên giới của ít nhất một nước Do vậy để hàng hóa đến tận tay người mua, nó phải trải qua hàng loạt các công việc như: thông quan xuất nhập khẩu, chuẩn bị giấy tờ, thuê phương tiện vận chuyển, bốc xếp hàng hóa lên phương tiện…
Trước kia, việc giao nhận có thể do người gửi hàng (nhà xuất khẩu), người nhận hàng (nhà nhập khẩu) hay do người chuyên chở đảm nhiệm và tiến hành Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của buôn bán quốc tế, phân công lao động quốc tế với mức độ và quy mô chuyên môn hoá ngày càng cao, giao nhận cũng dần dần được chuyên môn hóa, do các tổ chức, các tập đoàn giao nhận chuyên nghiệp tiến hành và giao nhận đã chính thức trở thành một ngành nghề.
Dịch vụ giao nhận theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”.
2.1.2 Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải hàng không nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hoá từ nơi gửi hàng tới nơi nhận hàng Giao nhận hàng không thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở hàng hoá bằng đường hàng không.
Người thực hiện dịch vụ giao nhận hàng không có thể là chủ hàng, các hãng hàng không, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác.
Hiện nay dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không thường do đại lý hàng hoá hàng không và người giao nhận hàng không thực hiện. Đại lý hàng hoá hàng không là bên trung gian giữa một bên là người chuyên chở (các hãng hàng không) và một bên là chủ hàng (người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu) Nói đến đại lý hàng hoá hàng không, người ta thường gọi là đại lý IATA vì đây là đại lý tiêu chuẩn nhất. Đại lý hàng hoá IATA là một đại lý giao nhận được đăng ký bởi hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, được các hãng hàng không là thành viên của IATA chỉ định và cho phép thay mặt họ.
Người giao nhận hàng không: Là người kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng không Người giao nhận hàng không có thể là đại lý IATA hoặc không phải là đại lý IATA, dịch vụ mà người giao nhận thường làm chủ yếu là dịch vụ gom hàng.
Nội dung chủ yếu của dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đường hàng không:
- Chuẩn bị các chứng từ.
- Quy trình làm giao nhận của các đại lý hàng không.
- Hỗ trợ người gửi hàng tìm hiểu các thông tin liên quan và cần thiết theo yêu cầu của nước nhập khẩu, không chỉ khi ký kết hợp đồng mà cả khi đàm phán hợp đồng.
- Tạo phương tiện cho việc thu gom những chuyến hàng xuất khẩu của khách hàng.
- Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hàng không, hoàn thành việc lập vận đơn hàng không kể cả mọi chi phí tính trong đó và đảm bảo những hóa đơn chứng từ đó đáp ứng được mọi yêu cầu của việc vận chuyển hàng không của cơ quan hải quan.
- Kiểm tra giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu của lô hàng có đầy đủ và hoàn toàn phù hợp với luật lệ Nhà nước không.
- Đảm bảo là giấy chứng nhận đóng gói và bản kê khai của người gửi hàng (trong trường hợp hàng nguy hiểm và súc vật sống) do người xuất khẩu cung cấp phù hợp với thể lệ của IATA và của Nhà nước.
- Lo thu xếp bảo hiểm cho khách hàng
- Thu xếp vận chuyển và lưu khoang máy bay với hãng hàng không và định lịch trình giao hàng tại sân bay.
- Theo dõi việc di chuyển hàng
- Tạo phương tiện cho việc tiếp nhận những chuyến hàng nhập khẩu.
- Lo thu xếp việc chia hàng lẻ, cung cấp phương tiện vận chuyển lô hàng từ sân bay đến tay người nhận hàng.
2.1.3 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
- Các tuyến đường của dịch vụ vận tải hàng không hầu hết là các đường thẳng nối hai điểm vận tải với nhau.
- Tốc độ của vận tải hàng không cao, tốc độ khai thác lớn, thời gian vận chuyển nhanh.
- Dịch vụ vận tải hàng không an toàn hơn so với các phương tiện vận tải khác.
- Dịch vụ vận tải hàng không luôn đòi hỏi sử dụng công nghệ cao.
- Vận tải hàng không cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn hơn hẳn so với các phương thức vận tải khác.
- Vận tải hàng không đơn giản hoá hơn về các chứng từ và thủ tục so với các phương thức vận tải khác.
- Cước dịch vụ vận tải hàng không cao.
- Dịch vụ vận tải hàng không không phù hợp với việc vận chuyển hàng hoá cồng kềnh, hàng hoá có khối lượng lớn hoặc có giá trị thấp.
- Vận tải hàng không đòi hỏi đầu tư lớn về cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như đào tạo nhân lực phục vụ.
* Dịch vụ vận tải hàng không áp dụng đối với các lô hàng:
- Hàng hoá đòi hỏi giao ngay, an toàn và chính xác
- Hàng hoá có giá trị cao
- Hàng hoá có cự ly vận chuyển dài
2.1.4 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
Tuy ra đời sau những phương thức vận tải khác, song đến nay vận tải hàng không đóng vai trò rất quan trọng trong vận tải quốc tế Ngành vận tải hàng hoá quốc tế bằng đường hàng không ngày càng tỏ rõ ưu thế của nó so với các phương thức vận tải khác Khi thương mại quốc tế ngày càng mở rộng thì cũng là lúc ngành vận tải hàng hoá hàng không đi vào qũy đạo, phát triển mạnh mẽ Nó đã đem lại lợi ích rất lớn không chỉ cho nền kinh tế mà còn cho cả những nhà kinh doanh xuất nhập khẩu Cụ thể:
Đối với nền kinh tế
- Góp phần đẩy nhanh tốc độ giao lưu hàng hóa xuất nhập khẩu với các nước trên thế giới.
- Tạo điều kiện đơn giản hóa chứng từ.
- Làm cho hàng hóa Việt Nam trở nên cạnh tranh hơn.
Ngoài ra, với sự áp dụng những tiến bộ khoa học kĩ thuật vào trong lĩnh vực giao nhận, hoạt động giao nhận đã ngày càng đưa hàng hóa đến tận tay người tiêu dùng với tốc độ nhanh hơn, an toàn hơn và đảm bảo chất lượng của hàng hóa Cùng với sự áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong lĩnh vực này đã tác động làm nâng cao hiệu quả và giảm chi phí của hoạt động giao nhận để nhằm phục vụ khách hàng ở mức tốt nhất Qua đó mà hoạt động giao nhận đường hàng không đã góp phần làm giảm giá thành của sản phẩm và thúc đẩy sự phát triển của thương mại quốc tế.
Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu
- Giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt các chi phí không cần thiết như chi phí xây dựng kho tàng bến bãi của người giao nhận hay do người giao nhận thuê, giảm chi phí đào tạo nhân công.
- Tránh phân tán nguồn lực, tập trung sản xuất.
- Giúp giảm giá thành hàng hóa xuất nhập khẩu, từ đó làm cho hàng hóa của công ty có tính cạnh tranh hơn.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Gồm các bước nghiệp vụ sau:
Bước 1: Thông qua chủ hàng để có các chứng từ
- Hợp đồng uỷ thác giao nhận.
- Phiếu đóng gói, bản kê chi tiết.
- Giấy chứng nhận phẩm chất, kiểm dịch, xuất xứ (nếu có).
- Bản chỉ thị lập vận đơn ( Shipper’s Letter of Instruction).
Trường hợp gửi hàng nguy hiểm hoặc động vật sống, người gửi phải hoàn thành và ký tên vào Bản kê khai hàng nguy hiểm hoặc Bản chứng nhận động vật sống.
Bước 2: Chuẩn bị hàng hoá, lập chứng từ để giao hàng a) Trường hợp nhận hàng tại kho của chủ hàng
- Đưa hàng về kho của người giao nhận, đóng gói, làm các thủ tục kiểm hoá văn hoá phẩm, kiểm dịch (tuỳ theo thoả thuận và hợp đồng đã ký với khách), đánh dấu kiện hàng, dán nhãn kiện hàng (nhãn vận đơn, hàng dễ hư hỏng, dễ vỡ, hàng nguy hiểm, động vật sống)
- Người giao nhận sẽ cấp cho người xuất khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàng của người giao nhận ( Forwarder’s Certificate of Receipt) Đây là sự thừa nhận chính thức của người giao nhận là họ đã nhận hàng
- Người giao nhận sẽ cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu (Forwarder’s Warehouse Receipt) nếu hàng được lưu tại kho của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không
- Lưu khoang máy bay (lập booking note với hãng hàng không), qua đó có được thông tin về thời gian chuyến bay, tuyến đường bay…
- Lập vận đơn gom hàng (HAWB) và lược khai hàng hoá (ConsolidationManifest) nếu gom hàng với các chủ hàng khác
- Thu xếp phương tiện vận tải chuyên chở hàng hoá đến sân bay sao cho phù hợp với chuyến bay.
- Làm thủ tục hải quan, mở tờ khai hàng xuất, lập phiếu cân (phiếu hướng dẫn làm thủ tục hàng hoá XNK).
- Đưa hàng vào kho chờ để xếp lên máy bay.
-Yêu cầu hãng hàng không lập vận đơn chính (MAWB) Bổ sung số liệu thực tế của lô hàng vào HAWB sau khi hàng đã nhập kho (số kiện, trọng lượng,…)
- Gửi bộ chứng từ theo hàng gồm toàn bộ hồ sơ, MAWB, HAWB và lược khai hàng hoá ( Consolidation Manifest) nếu là lô hàng gom của nhiều chủ hàng, các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của hợp đồng xuất nhập khẩu (trừ hợp đồng uỷ thác giao nhận và bản yêu cầu lập vận đơn của chủ hàng). b) Trường hợp chủ hàng giao hàng tại sân bay
Nếu hàng được giao tại sân bay, chủ hàng tự chịu trách nhiệm về vận chuyển nội địa, người giao nhận chỉ tiến hành:
- Thu gom toàn bộ hồ sơ tại sân bay.
- Kê khai hải quan, kiểm hoá…
- Gửi bộ chứng từ theo hàng.
Bước 3: Thông báo cho người nhận hàng
Sau khi đã tập kết hàng vào kho hàng của hãng hàng không, biết được lịch trình và số hiệu chuyến bay, ngày bay, người giao nhận phải thông báo (Shipping Advice/ Prealert) ngay cho người nhận hàng hoặc đại lý của mình tại điểm đến biết:
- Số hiệu chuyến bay, ngày bay.
- Tên hàng, số lượng, thể tích hàng hoá.
- Chi tiết về hàng hóa, nếu là lô hàng thu gom.
Bước 4: Thanh toán các chi phí
Thu cước toàn chặng nếu là cước trả trước (Prepaid) theo biểu cước thống nhất với chủ hàng (người uỷ thác)
Thu phí giao nhận vận chuyển trong trường hợp chủ hàng uỷ thác cho người giao nhận làm dịch vụ này.
Lập bản kê chi tiết tiền cước phải trả (hoặc phiếu chi) và thanh toán cước vận chuyển với hãng hàng không Thông thường, theo quy định của các hãng hàng không, cước trên MAWB là trả trước, trường hợp cước trả sau cho từng lô hàng cụ thể phải được sự đồng ý của hãng hàng không và đại lý tại nơi đến.
Lập chứng từ thanh toán đại lý phí và cước phí ( trong trường hợp cước phí trả sau) với đại lý của người giao nhận tại nơi đến (Credit Note, Debit Note, Statement of Account)
Hạch toán lô hàng, vào sổ theo dõi.
Lưu ý: Cơ sở chi đại lý phí là căn cứ vào hợp đồng đại lý Cơ sở thu cước và phí giao nhận là căn cứ vào hợp đồng uỷ thác giữa chủ hàng và người giao nhận
Bước 5: Thanh lý hợp đồng nội: Sau khi hoàn thành công việc trên, làm phiếu thanh toán chuyến và thanh lý hợp đồng nội
Một số chứng từ cần thiết trong giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Giấy phép xuất nhập khẩu
Giấy phép xuất nhập khẩu do cơ quan quản lý xuất nhập khẩu của một nước cấp, ở Việt Nam là Bộ Công Thương.
Giấy phép xuất nhập khẩu gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Tên, địa chỉ của người xuất nhập; Số giấy phép; Ngày cấp; Thời hạn hiệu lực; Cơ sở cấp giấy phép; Loại hình kinh doanh; Cửa khẩu nhập; Hợp đồng số.
- Ngày; Dạng hợp đồng; Chi tiết về vận tải; Ðiều kiện và địa chỉ giao hàng; Thời hạn giao hàng; Phương thức thanh toán; Ðồng tiền thanh toán; Tên hàng, chủng loại bao kiện, tên và đặc điểm hàng hoá; Ký mã hiệu hàng hoá.
- Số lượng hàng hoá; Ðơn giá; Trị giá; Người và ngày xin cấp giấy phép; Xác nhận của hải quan; Cơ quan duyệt cấp giấy phép ký tên, đóng dấu.
Bản kê chi tiết hàng hoá Ðây là bản khai chi tiết về hàng hoá của người gửi hàng, nhiều khi người ta dùng phiếu đóng gói thay bản kê khai chi tiết.
Nội dung chính của bản khai chi tiết:
- Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Tên hàng; Ký mã hiệu của hàng; Số kiện hàng; Trọng lượng toàn bộ.
- Trọng lượng tịnh; Kích thước của hàng hoá; Ô tả hàng hoá; Chữ ký của người lập.
Bản lược khai hàng hoá
Là một bản kê khai tóm tắt về hàng hoá chuyên chở Lược khai hàng hoá do người giao nhận lập khi hàng có nhiều lô hàng lẻ gửi chung một vận đơn (trường hợp gom hàng).
Lược khai hàng hoá bao gồm những nội dung chính sau:
- Tên, địa chỉ người gửi; Tên, địa chỉ người nhận; Số thứ tự của vận đơn; Tên hàng; Ký mã hiệu; Trọng lượng.
- Số kiện hàng của từng vận đơn; Nơi đi; Nơi đến.
Giấy chứng nhận xuất xứ
Là chứng từ ghi nơi sản xuất của hàng hoá do người xuất khẩu kê khai, ký và được cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu xác nhận.
Giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Tên và địa chỉ của người nhận hàng; Phương tiện và tuyến vận tải; Mục đích sử dụng chính thức; Số thứ tự của lô hàng;
Mã và số hiệu bao bì; Tên hàng và mô tả hàng hoá; Số lượng hàng hoá; Trọng lượng hàng hoá; Số và ngày của hoá đơn thương mại; Cam đoan của người xuất khẩu về hàng hoá.
- Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Tờ khai hàng hoá XNK (khai hải quan)
Là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo, xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia. Sau khi làm song thủ tục với hãng hàng không, sân bay và thanh toán các chi phí, người giao nhận sẽ gửi chứng từ kèm theo hàng hóa gồm:
- Các bản còn lại của MAWB và HAWB.
- Bản kê khai chi tiết hàng hoá.
- Giấy chứng nhận xuất xứ.
- Và các chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu.
Người giao nhận sẽ giao lại bản gốc số 3 cho người gửi hàng (MWAB hoặcHAWB) cùng thông báo thuế và thu tiền cước cùng các khoản chi phí cần thiết có liên quan.
Một số nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong những môi trường luật pháp như sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của Chính phủ ở một trong những quốc gia đó; hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế cũng sẽ có tác dụng hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu đặc biệt là đường hàng không Cho nên, việc hiểu biết về những nguồn luật khác nhau, đặc biệt là của những quốc gia khác nhau sẽ giúp người giao nhận bằng đường hàng không tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất.
2.4.1.2 Môi trường chính trị, xã hội
Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Chẳng hạn như ở một quốc gia có xảy ra xung đột vũ trang thì sẽ không thể tiến hành nhận và giao hàng cho hãng hàng không (nếu đó là nước gửi hàng) hoặc giao và nhận hàng đến tay người nhận hàng(nếu đó là nước nhận hàng) hoặc máy bay phải thay đổi lộ trình (nếu đó là nước đi qua),… Những biến động về chính trị, xã hội sẽ là cơ sở để xây dựng những trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở.
Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hoá bằng đường hàng không Nó cũng là cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận.
2.4.1.4 Đặc điểm của hàng hoá
Mỗi loại hàng hoá lại có những đặc điểm riêng của nó Ví dụ như hàng nông sản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn,… Chính những đặc điểm riêng này của hàng hoá sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hoá sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá trong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hoá.
2.4.2 Những nhân tố chủ quan
2.4.2.1 Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,… Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, nhất là trong điều kiện container hoá như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.
Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy móc thiếu hoàn chỉnh và không đầy đủ sẽ gây khó khăn và trở ngại cho quá trình giao nhận hàng hoá Tuy nhiên, để có thể xây dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu những trang thiết bị hiện đại, người giao nhận cần một lượng vốn đầu tư rất lớn Song không phải lúc nào người giao nhận cũng có khả năng tài chính dồi dào Cho nên với nguồn tài chính hạn hẹp người giao nhận sẽ phải tính toán chu đáo để xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hiệu quả bên cạnh việc đi thuê hoặc liên doanh đồng sở hữu với các doanh nghiệp khác những máy móc và trang thiết bị chuyên dụng.
2.4.2.3 Trình độ người tổ chức điều hành, tham gia quy trình
Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu hay không phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình.Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không thì sẽ xử lý thông tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất Không những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hoá khác nhau.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH
Giới thiệu về Công ty TNHH Kintetsu World Express
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam là doanh nghiệp liên doanh chính thức được thành lập và đi vào hoạt động theo giấy phép đầu tư số 825/GP- HCM ngày 28 tháng 3 năm 2005 do Ủy ban Nhân Dân Thành Phố Hồ Chí Minh cấp
Tên công ty : Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam
Tên giao dịch quốc tế: KINTETSU WORLD EXPRESS (VIETNAM) INC Tên viết tắt: KWE
Trụ sở chính: 51 Yên Thế, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: (08) 38488845
Công ty được hoạt động tại thành phố Hà Nội dưới hình thức: Chi nhánh Giao dịch Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam Địa chỉ tầng 4, tòa nhà văn phòng và kho bãi tạm cư Cảng hàng không Quốc tế Nội Bài, Huyện Sóc Sơn, TP
3.1.2 Ngành nghề hoạt động chính
- Đại lý vận tải tàu biển và đường hàng không.
- Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, hàng không trong nước và quốc tế.
- Dịch vụ làm thủ tục hải quan, khai thuế hải quan, cho thuê kho bãi.
- Đại lý mua, đại lý bán, kí gửi hàng hóa.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Kintetsu WorldExpress Việt Nam
Hình 3.1 Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam (Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam) 3.1.4 Nhân lực của đơn vị
Hiện nay, công ty có lượng nhân lực là 50 người, trình độ Đại học và trên Đại học Nhờ sự nhanh nhẹn, nhiệt tình, trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao của đội ngũ nhân lực mà công ty ngày càng phát triển, chất lượng dịch vụ ngày càng được nâng cao
Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Kintetsu World Express Hà Nội
PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
HÀNG NHẬP SEA Đơn vị: Người
Phòng dịch vụ kinh doanh
Phòng hành chính, nhân sự
(Nguồn: Phòng hành chính của Công ty TNHH Kintetsu World Express Hà Nội) 3.1.5 Cơ sở vật chất kĩ thuật của đơn vị
Hiện nay, công ty TNHH Kintetsu World Express chi nhánh tại Hà Nội đang thuê thêm mặt bằng và hoạt động tại lô 38G, khu công nghiệp Quang Minh, huyện
Mê Linh, Hà Nội Với diện tích rộng lớn, văn phòng được bố trí hợp lý, được trang bị máy tính có nối mạng Internet, điện thoại cố định, máy in, máy fax, tạo điều kiện cho nhân viện trong việc gặp gỡ khách hàng cũng như đàm phán ký kết hợp đồng và trao đồi trong quá trình liên kết giữa các bên.
3.1.6 Tài chính của doanh nghiệp
Vốn đầu tư đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp liên doanh là 750.000 USD.
3.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Kintetsu World Express
Là công ty con của tập đoàn vận tải lớn thứ hai Nhật Bản, cộng với sự mở rộng nhanh chóng, Kintetsu Việt Nam đã trở thành công ty có tiếng trong ngành Từ ngày đầu thành lập đến nay công ty luôn chú trọng vào việc xây dựng nguồn lực, cơ sở hạ tầng….do đó, với một đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, hệ thống phân phối và kho bãi trên toàn quốc hiệu quả và đáng tin cậy, cộng với mối quan hệ tốt với các cơ quan hữu quan, Kintetsu Việt Nam đáng là một đối tác đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
Tại Hà Nội, Kintetsu World Express đã và đang ngày càng phát triển mạnh mẽ hoạt động kinh doanh của mình để hỗ trợ cho tổng công ty với các hoạt động chính là giao nhận vận chuyển bằng đường biển và đường hàng không quốc tế, các dịch vụ logistics bao gồm vận chuyển đường bộ, đường biển, và đường hàng không nội địa, tổ chức cho thuê kho bãi, dịch vụ hải quan.
Sau gần 10 năm hoạt động, công ty ngày càng có nhiều kinh nghiệm hơn, đội ngũ nhân sự cũng được đào tạo vô cùng chuyên nghiệp, trang thiết bị và phương tiện vận tải cũng ngày càng được đổi mới và hiện đại hơn Điều này không chỉ giúp tạo cho công ty nhiều thuận lợi trong hoạt động kinh doanh mà còn giúp công ty nâng cao được uy tín của mình Kintetsu Hà Nội đã đạt được những kết quả rất đáng ghi nhận, mỗi năm đóng góp được tỉ lệ phần trăm rất lớn vào ngân sách chung của tổng công ty Dưới đây là số liệu cụ thể về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2010 đến 6 tháng đầu năm 2014 của công ty.
Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Kintetsu World
Express Việt Nam giai đoạn 2010 đến tháng 6 năm 2014 Đơn vị: triệu đồng
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Kintetsu World Express) Bảng 3.3 Tỉ trọng đóng góp trong từng lĩnh vực hoạt động của Kintetsu
World Express Hà Nội Đơn vị: %
Hoạt động vận tại quốc tế 41,9 42,4 40,8 45,4 17,73
Hoạt động giao nhận nội địa 31,1 31,2 29,2 27,7 25,947
Hoạt động kinh doanh kho bãi 17,3 18,5 20,8 20,5 12,821
Hoạt động khai báo hải quan 9,7 7,9 13,2 6,4 6,308
(Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty TNHH Kintetsu World Express tại Hà Nội)
Hoạt động giao nhận vận chuyển bằng đường biển và đường hàng không là một trong những hoạt động chủ lực của Kintetsu World Express Hoạt động này đem lại cho chi nhánh doanh thu và lợi nhuận lớn bên cạnh hoạt động logistics.Dưới đây là kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế của công ty từ năm 2010 đến đầu năm 2014:
Bảng 3.4 Kết quả tổng sản lượng giao nhận hàng hóa xuất nhập theo phương thức vận tải của Công ty Kintetsu World Express giai đoạn 2010- 2014 Đơn vị: Tấn
2014 Tổng sản lượng giao nhận 77.459 119.298 104.569 130.452 71.257
Sản lượng hàng xuất bằng đường hàng không
Sản lượng hàng xuất bằng đường biển
Sản lượng hàng nhập bằng đường hàng không
Sản lượng hàng nhập bằng đường biển
( Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty TNHH Kintetsu World Express Hà Nội)
Năm 2010, chịu ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới, sản lượng hàng hóa giao nhận của công ty vẫn còn ở mức thấp Tuy nhiên công ty đã biết tận dụng lợi thế kinh doanh của công ty mẹ với các khách hàng là các công ty nước ngoài nói chung và đặc biệt là các công ty Nhật nói riêng, công ty đã vượt qua được tình hình khó khăn mà vươn lên, tổng sản lượng giao nhận trong năm 2011 đã tăng lên xấp xỉ 41839 tấn so với năm 2010 Tuy nhiên sang tới năm 2012 thì có giảm nhẹ do vấp phải sự cạnh tranh tương đối giữa các công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực. Tới năm 2013 và đầu năm 2014, bằng cách tận dụng mạng lưới các đại lý của công ty trên toàn thế giới, đáp ứng mọi thị trường và nhu cầu của khách hàng mà tổng sảng lượng của công ty đã tăng lên đáng kể.
Tình hình kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận hàng không của công ty cũng biến động khá rõ từ năm 2010 đến năm 2014 Đầu năm 2013, việc công ty chính thức ký hợp đồng là đại lý của một vài hãng hàng không lớn như Thai Airways, Korean Airlines; China Airlines đã cho thấy sự lớn mạnh của công ty.Các hãng hàng không này đều là những hãng hàng không có uy tín trong vận tải hàng hóa hàng không Chính nhờ những hợp đồng này mà doanh thu dịch vụ hàng xuất- nhập bằng đường hàng không tại công ty tăng do công ty có được mức giá thấp hơn so với các công ty khác tại Việt Nam
Vận tải bằng hàng không tiết kiệm được thời gian, hàng hoá được giao nhận rất nhanh chóng thuận tiện nhưng ngược lại nó lại đòi hỏi một chi phí khá lớn, lượng hàng chuyên chở với khối lượng ít, và không phải hàng hóa nào cũng có thể chuyên chở được Thông thường chỉ những loại hàng hoá có khối lượng nhỏ nhưng về giá trị lại cao thì thường được vận chuyển bằng đường hàng không
Khách hàng của dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế
Khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp liên doanh có đầu tư nước ngoài trong đó khách hàng lớn nhất và lâu năm nhất phải kể đến công ty Panasonic Là một doanh nghiệp lớn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất điện tử nên nhu cầu về nguyên vật liệu đầu vào và nhu cầu tiêu thụ sản phẩm là rất lớn, do đó mỗi tháng Panasonic đem lại cho công ty rất nhiều lô hàng xuất và nhập Ngoài ra, công ty còn là đối tác quen thuộc của các công ty Hoya, Sumitomo Backline, Zamil Steel…hay các doanh nghiệp trong nước như Công ty may Đức Giang, công ty TNHH Seo Clothing…
Các thị trường chính của Chi nhánh
Ngoài hoạt động giao nhận vận chuyển trong nước thì thị trường giao nhận hàng hoá quốc tế của Kintetsu Hà Nội bao gồm:
- Khu vực Châu Á có Trung Quốc, Hồng Kông, Nhật Bản, Đài Loan và Hàn Quốc
- Châu Âu có Pháp, Đức, Thuỵ Điển, Đan Mạch, Hà Lan, Ý, Bỉ…
- Châu Mỹ có Hoa Kỳ, Canada, Mexico và một số nước Châu Mỹ Latinh
- Châu Phi có Angola, Algeria, Benin…
Thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express
Các bước tiến hành nghiệp vụ hàng xuất tại công ty TNHH Kintetsu World Express (KWE)
Hình 3.2 Các bước thực hiện nghiệp vụ hàng xuất bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express
Các bước tiến hành nghiệp vụ hàng xuất tại KWE
Bước 1: Nhận đề nghị xuất hàng
Bước 5 : Gửi thông báo xuất khẩu đến đại lý và người gửi hàng
Bước 4: Làm thủ tục để xuất khẩu hàng hóa Bước 3: Gửi xác nhận đặt chỗ
Bước 2: KWE tiến hành đặt chỗ với bên vận chuyển
Nguồn : Sinh viên tự tổng hợp
Bước 1: Nhận đề nghị xuất hàng (từ trực tiếp khách hàng hoặc đại lý)
Khi nhận được thông tin về hàng chỉ định của đại lý nước ngoài, nhân viên KWE liên hệ trực tiếp với nhà xuất khẩu (shipper), nhà cung ứng (supplier/vendor) để biết rõ chi tiết về hàng hoá, chuẩn bị cho việc vận chuyển, chẳng hạn như: khi nào hàng hoá chuẩn bị xong có thể xuất được, khối lượng cụ thể, kích cỡ, điều kiện giao hàng, và yêu cầu người gửi hàng gửi cho người giao nhận chỉ thị làm hàng (shipping instruction)
Người xuất khẩu liên hệ trực tiếp với KWE để đề nghị làm hàng, trong đó nêu rõ dự kiến thời gian xuất, điều kiện giao hàng và các chứng từ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng hàng để KWE chủ động sắp xếp làm hàng.
Bước 2: KWE tiến hành đặt chỗ với bên vận chuyển (request booking)
Căn cứ vào đề nghị xuất hàng và các chứng từ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói KWE sẽ tiến hành liên hệ với các hãng vận chuyển để đặt chỗ cho lô hàng (request booking) và sắp xếp các bộ phận liên quan để mở thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa, làm thủ tục tại cửa khẩu,
Bước 3: Gửi xác nhận đặt chỗ (booking confirm)
Các nhân viên thị trường hoặc dịch vụ khách hàng bộ phận xuất cung cấp cho người gửi hàng những thông tin cần thiết như: lịch trình bay (flight schedule), hãng hàng không sử dụng, thời gian muộn nhất hàng phải có mặt tại cửa khẩu Nội Bài để làm thủ tục xuất và vào hàng với bên hãng vận chuyển (airline).
Căn cứ vào báo giá với khách hàng KWE sẽ tiến hàng đặt chỗ với bên airline có thể chọn các phương án gửi hàng như sau:
+ Tuyến đường đi thẳng (Direct flight - non stop)
+Tuyến đường qua một trung tâm chuyển tải (transit hub) của Đại lý giao nhận nước ngoài để tiếp tục vận chuyển theo phương thức gom hàng, hay hàng cần chuyển đến một nơi mà ta chưa có chuyến bay một nước cần phải qua một trạm trung chuyển.
+ Tuyến đường theo chuyến bay nối tiếp (connecting flight) của cùng một hãng hàng không (thường là để tiếp nhiên liệu).
Bước 4: Làm thủ tục để xuất khẩu hàng hóa
- Trường hợp sử dụng dịch vụ khai hải quan của KWE KWE yêu cầu người gửi hàng cung cấp thư chỉ dẫn (Letter of instruction), giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) nếu có yêu cầu, hoá đơn thương mại (Commercial invoice), danh mục đóng gói (Packing list), hợp đồng, giấy phép XNK của các bộ ban ngành (nếu có), tất cả các chi tiết có liên quan đến lô hàng để có thể hoàn thành thủ tục khai báo Sau đó nhân viên hiện trường sẽ tiến hành lên tờ khai, truyền dữ liệu điện tử đến hệ thống Hải quan và tiến hành thông quan hàng xuất.
- Nếu khách hàng tự mở tờ khai Đề nghị khách hàng gửi lại hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói hoặc hướng dẫn làm vận đơn để bộ phận hàng xuất có thông tin làm vận đơn.
Vận chuyển hàng hóa từ kho khách hàng đến địa điểm tập kết hàng xuất tại sân bay theo thời gian quy định.
Tại địa điểm tập kết tại sân bay, bộ phận hiện trường sẽ thực hiện việc tiếp nhận hàng để chở (Acceptance for carriage), tổ chức bốc xếp, cân hàng dán nhãn,kiểm hải quan (nếu có), kiểm văn hoá hoặc kiểm dịch động thực vật (nếu có) Cũng có khi đem hàng về kho đóng gói lại nếu cần thiết hoặc cho thêm đá khô vào hàng đông lạnh tuỳ theo tính chất lô hàng hay dịch vụ chọn gói đã chào cho khách mà bộ phận hiện trường có những bước thực hiện cụ thể.
Trong thao tác này, nhiệm vụ của hiện trường rất quan trọng, đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn nhất định về làm hàng hàng không (Handling facilities) chỉ một sơ xuất nhỏ tại hiện trường có thể gây ra những hậu quả như: mất mát, thất lạc hàng hoá, chậm giao hàng cụ thể như:
- Đối với hàng đặc biệt như đồng đen, vàng, tín phiếu, hài cốt phải dán nhãn hiệu đặc biệt, chú ý nơi đặt hàng.
- Đối với hàng dễ hư hỏng, như hàng tươi sống (Perishable goods), hàng rau quả, hàng đông lạnh, phải có kỹ thuật và phương tiện chuyên dùng.
- Đối với hàng nguy hiểm (Dangerous goods) như hoá chất, súng đạn, chất nổ phải có giấy chứng nhận được phép làm hàng nguy hiểm do IATA cung cấp.
- Đối với hàng dễ vỡ phải chèn lót cẩn thận.
- Đối với hàng động vật sống phải được nhốt trong chuồng thích hợp, chú ý việc đảm bảo điều kiện sống trong suốt quá trình vận chuyển
Ngoài ra, nhân viên làm công tác hiện trường còn phải nắm vững các mã sân bay, thành phố để việc chuyển tải được chính xác.
Cũng cần phải chú ý đến việc xác định khối lượng hàng Trong nhiều trường hợp, đối với những lô hàng bình thường thì khối lượng thực tế cả bì (gross weight) cũng là khối lượng tính cước (chargeble weight) Tuy nhiên với những loại hàng nhẹ cồng kềnh chiếm thể tích lớn thì phải tính giá cước theo khối lượng (volume). Sau khi hoàn thành việc dán tem hàng hóa của bên KWE thể hiện số MAWB, số HAWB, mã địa điểm xếp hàng, mã địa điểm dỡ hàng, tổng số kiện Bộ phận hiện trường thu xếp với cán bộ cân hàng của kho hàng Nội Bài để xác định trọng lượng của lô hàng Khi hoàn tất việc cân hàng cán bộ cân hàng sẽ điền khối lượng thực tế của lô vào tờ phiếu cân hàng và ký xác nhận.
Làm thủ tục giám sát hàng hóa và bàn giao hàng lại cho kho hàng Nội Bài để họ sắp xếp hàng lên các phương tiện chuyên chở của hãng vận chuyển.
Căn cứ theo phiếu cân hàng kèm hướng dẫn làm vận đơn tiến hành hoàn chỉnh vận đơn đại lý “HAWB” do KWE phát hành, trên đó người gửi hàng là nhà xuất khẩu Việt Nam, người nhận hàng là nhà nhập khẩu nước ngoài và giao 1 bản cho người gửi hàng (nhà xuất khẩu) Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ đi kèm gồm HAWB, bảng kê hàng hóa chở trên tàu bay (manifest), các chứng từ khác như C/O, invoice, packing list gốc, (nếu có) kèm phiếu cân hàng và gửi đến văn phòng của bên vận chuyển hàng hóa (airline) để làm MAWB.
Master AWB: là bộ vận đơn của hãng hàng không cấp cho người giao nhận, hoặc đại lý của họ, một bộ được gửi đi cùng hàng để làm cơ sở nhận biết của các khâu có liên quan.
House AWB: là bộ vận đơn người gom hàng cung cấp cho chủ hàng, một bộ được gửi theo hàng và chuyển đến người nhận hàng.
Cargo Manifest: là chứng từ người giao nhận gửi cho đại lý của họ và hải quan cửa khẩu đến dùng để nhận biết các lô hàng.
Bước 5: Gửi thông báo xuất khẩu đến đại lý và người gửi hàng (pre- alert), thường thực hiện qua email
Gửi HAWB kèm MAWB (nếu có) đến đại lý của KWE tại địa điểm dỡ hàng để thông báo người nhận hàng làm thủ tục nhận hàng.
Gửi HAWB đến người gửi hàng để họ thông báo hoàn tất việc xuất khẩu tại Việt Nam cho người nhận hàng và theo dõi để lấy hàng.
Vào hệ thống tổng chi phí của lô hàng, căn cứ điều kiện giao để kế toán làm căn cứ thu tiền theo hệ thống Thu đại lý hoặc thu của người gửi hàng.
Theo dõi tình hình vận chuyển và cập nhật các phát sinh đến các bên liên quan.
* Đánh giá hiệu quả của việc thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Kintetsu World Express Để đánh giá hiệu quả của việc thực hiện từng bước trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Kintetsu World Express, em đã xây dựng một mẫu phiếu khảo sát và phát phiếu này cho những người chịu trách nhiệm chính trong từng khâu thực hiện Số lượng phiếu phát ra cụ thể là 10 phiếu Nội dung khảo sát: Mức độ hiệu quả của từng bước trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Kintetsu World Express.
Bảng 3.5 Kết quả đánh giá hiệu quả thực hiện các bước trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Kintetsu
World Express Đơn vị: Phiếu
Các bước thực hiện trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Kintetsu
World Express Đánh giá hiệu quả
Bước 1: Nhận đề nghị xuất hàng 8 2
Bước 2: KWE tiến hành đặt chỗ với bên 7 3 vận chuyển
Bước 3: Gửi xác nhận đặt chỗ 8 2
Bước 4: Làm thủ tục để xuất khẩu hàng hóa
Bước 5: Gửi thông báo xuất khẩu đến đại lý và người gửi hàng
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express
3.4.1 Những thành công đã đạt được
Năng lực chuyên chở của chi nhánh theo hình thức vận tải đường không rất lớn do có vị trí nằm giữa Sân bay quốc tế Nội Bài và thủ đô Hà Nội, văn phòng lại nằm ngay khu vực gần cụm cảng Nội Bài Điều này đã tạo được sự nhanh chóng cho công ty trong quá trình làm các thủ tục cho việc giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
Với uy tín nhiều năm của mình cùng đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và mối quan hệ lâu dài với các hãng hàng không nên quá trình đặt chỗ với các hãng hàng không công ty luôn đạt được mức giá rẻ hơn so với các công ty khác, đạt được sự nhanh chóng, thuận tiện hơn những hãng hàng không khác Đặc biệt, năm 2013, công ty kí kết thành công hợp đồng với các hãng hàng không nước ngoài như Thai Airways, Korean Airlines, China Ailines, điều này cho thấy sự phát triển ngày càng lớn mạnh của công ty Nhờ việc kí kết thành công với các hãng hàng không này mà các hợp đồng giao nhận của công ty cũng tăng lên, doanh thu dịch vụ vận chuyển hàng xuất nhập khẩu của công ty cũng tăng lên đáng kể.
Hoạt động giao nhận của công ty không quá phức tạp, tạo sự thuận tiện cho quá trình giao nhận hàng hóa, tiến độ giao nhận cũng được đảm bảo, tạo được sự tin tưởng của khách hàng.
Hiện tượng mất hàng hóa trong quá trình vận chuyển rất ít xảy ra, việc xe bị quá tải trọng cho phép lưu thông, kẹt xe gần như rất ít nên không làm chậm thời gian giao hàng, ít ảnh hưởng đến chất lượng và sức cạnh tranh của công ty.
Chất lượng dịch vụ của công ty khá tốt Độ chính xác về thời gian giao hàng khá cao, đạt được sư hài lòng của khách hàng Khách hàng có thể biết tình trạng hàng của mình trong quá trình vận chuyển trên hệ thống mạng của KWE bằng cách vào trang Web KWE
3.4.2 Những vấn đề còn hạn chế và nguyên nhân
Khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ hay xảy ra sai sót và mất nhiều thời gian và làm tăng thời gian làm thủ tục Vì thế mà nhiều khi dẫn đến những sơ suất nhỏ không đáng có do chưa kiểm tra kỹ chứng từ
Giao nhận vận chuyển bằng đường hàng không tuy có nhiều thuận lợi khi công ty có Văn phòng giao dịch ngay tại Sân bay Nội Bài nhưng quy trình hoạt động vẫn còn chưa hoàn thiện, vẫn có những vướng mắc trong việc nhận hàng nhập và làm thủ tục cho hàng xuất khẩu với Hải quan.
Tỉ lệ hàng hóa bị giao chậm còn khá cao mặc dù không do quá trình vận chuyển Tuy nhiên điều này gây ra không ít sự không hài lòng cho khách hàng trong khâu thực hiện quy trình này của KWE.
Nguyên nhân khiến tỉ lệ hàng bị giữ lại cao chủ yếu là nguyên nhân khách quan Lượng hàng CF (charge forward) phải giữ lại chờ xác nhận thanh toán chiếm tỉ lệ lớn Các yêu cầu của Hải quan và an ninh hàng không khắt khe cho nên rất nhiều lô hàng được đưa lên sân bay làm thủ tục xuất lại bị trả về Bên cạnh đó, còn do hàng thiếu công văn, cam kết nội dung hàng xuất, khai Hải quan không đúng như nội dung hàng
Một nguyên nhân nữa làm tăng lượng hàng bị giữ lại là khách hàng không cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về tên, địa chỉ, mã Postcode của người nhận hàng Nhiều lô hàng nhận về không thể tra được code để in Larose buộc phải giữ lại chờ lấy thêm thông tin từ khách hàng.
Luật doanh nghiệp thông thoáng nhưng khi quy định một số ngành nghề kinh doanh phải có điều kiện thì rất nhiều Bộ, Ngành đệ trình Chính phủ ban hành các Nghị định kinh doanh phải có giấy phép Việc này gây trở ngại lớn cho các doanh nghiệp và phát sinh một loạt thủ tục hành chính mà các doanh nghiệp không thể đáp ứng được. Một số chính sách của Nhà nước còn chưa nhất quán, cụ thể là biểu thuế áp mã số thuế, thủ tục Hải quan ở các cửa khẩu của Việt Nam còn mất nhiều thời gian, phát sinh thêm nhiều chi phí ngoài sổ sách Các bước làm thủ tục Hải quan còn rườm rà, tốn thời gian, có sự quan liêu trong cung cách làm việc của đội ngũ Hải quan Việt Nam.
Sai sót trong khâu kiểm tra chứng từ nhiều khi do khách hàng giao thiếu chứng từ, hoặc giao chứng từ làm nhiều lần Do đó, cần kiểm tra kỹ chứng từ ngay khi khách hàng giao cho, nếu khách hàng giao thiếu thì phải yêu cầu khách hàng giao đủ chứng từ trong thời gian sớm nhất chỉ trong một lần Tránh tình trạng giao nhiều lần sẽ dẫn đến sự phân tán, mất tập trung của nhân viên kiểm tra chứng từ.
Sự sai sót cũng hay xảy ra trong trường hợp mà phía hải quan hay Bộ tài chính, những ngành có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động giao nhận của KWE, khi các bộ ngành nàyra những văn bản mới mà nhân viên của KWE chưa kịp cập nhật, có thể làm không đúng một số khâu do đó sẽ làm chậm tiến độ giao hàng
Do các nhân viên trẻ của KWE không có nhiều kinh nghiệm nên có khi chỉ sai điều kiện trả tiền trên vận đơn như tiền cước thu hộ với tiền cước trả sau mà Hải quan cũng từ chối giao hàng
Có nhiều trường hợp nhân viên chứng từ đã không kiểm tra kỹ chứng từ,không phát hiện ra những lỗi sai trong chứng từ hoặc bộ chứng từ không thống nhất với nhau.
Do nhân viên KWE thường giao hoặc hoàn trả chứng từ cho chủ hàng không đúng thời hạn làm chủ hàng chậm trong khâu làm hồ sơ thanh toán
Bộ chứng từ giao nhận rất đa dạng và phức tạp, trong khi đó, số nhân viên kiểm tra chứng từ rất hạn chế.
Định hướng phát triển của Công ty TNHH Kintetsu World Express
4.1.1 Dự báo nhu cầu phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Ngày nay, nền kinh tế ngày càng phát triển, Việt Nam cũng gia nhập nhiều tổ chức về thương mại cho thấy sự mở cửa của nền kinh tế quốc dân cũng ngày càng lớn. Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu cũng ngày càng nhiều Mối quan hệ của Việt Nam với các nước trên thế giới không ngừng được mở rộng đã tạo điều kiện cho buôn bán quốc tế phát triển mạnh mẽ Điều này đồng nghĩa với tiềm năng phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế ở Việt Nam trong những năm tới là rất lớn. Đối với vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, mặc dù chỉ chiếm một thị phần rất nhỏ trong tổng khối lượng vận chuyển nhưng lại đóng góp 25% giá trị thương mại vận chuyển của Việt Nam qua đường hàng không.
Trong Chiến lược phát triển ngành giao thông vận tải, Việt Nam sẽ có 26 sân bay vào năm 2020 và hiện đang trong quá trình phát triển mở rộng 2 sân bay căn cứ Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh cùng với sân bay quốc tế mới Long Thành sẽ được đưa vào hoạt động trong năm 2020 IATA dự báo về ngành hàng không tới năm 2017, Việt Nam có thể xếp thứ 7 trong số những thị trường phát triển nhanh nhất thế giới với vận chuyển hành khách quốc tế tăng 6,9%; vận chuyển hàng hóa quốc tế đạt 6,6%.
Việt Nam có mạng lưới đường bộ, đường sắt, đường biển cho phép nối liền với các nước không chỉ trong khối ASEAN mà còn các nước khác trên thế giới cùng với nhiều lợi thế để phát triển ngành vận tải đường hàng không cũng như dịch vụ giao nhận vận tải đường hàng không như vậy, không chỉ giúp cho Kintetsu World Express mà còn cho tất cả các công ty giao nhận vận tải khác có thể phát triển mạnh dịch vụ giao nhận, vận tải ngoại thương
4.1.2 Phương hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express
- Ổn định nhân sự đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ, cử cán bộ đi đào tạo, xây dựng một bộ máy làm việc gọn nhẹ, hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng tốt nhất các đòi hỏi ngày càng khắt khe của khách hàng.
- Duy trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống, các hãng hàng không then chốt, chiến lược nhằm lấy được giá tốt để cung cấp cho khách hàng.
- Tiếp tục đẩy mạnh chất lượng và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận- một trong những thế mạnh truyền thống của Kintesu World Express.
- Nâng cấp cơ sở hạ tầng nhằm cung cấp chokhách hàng dịch vụ chất lượng với các phương tiện đáng tin cậy nhất của phân phối, đa dạng hoá các tuỳ chọn dịch vụ để khách hàng có những lựa chọn phù hợp với nhu cầu của họ.
- Đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp hơn, để cung cấp các dịch vụ thân thiện, chu đáo, chính xác, và hiệu quả nhằm xây dựng quan hệ đối táclâu dài với khách hàng.
- Phân cấp quản lý, quá trình giao nhận hợp lý với chất lượng dịch vụ cao, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế.
- Lắng nghe những ý kiến quý báu của khách hàng để hoàn thiện hơn những dịch vụ chưa hoàn thiện và phát huy tốt hơn những dịch vụ hoàn hảo.
Các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Kintetsu World Express
4.2.1 Hoàn thiện công tác nhận hàng và kiểm tra hàng
Ngay từ khâu kiểm tra hàng (đối với quy trình xuất khẩu) và khâu nhận hàng để vận chuyển (đối với quy trình nhập khẩu), công ty cần phải hết sức chú ý đến chất lượng của hàng hoá Công ty phải kiểm tra hàng hoá một cách kỹ lưỡng, nếu hàng hoá có sai sót gì về phẩm chất, chất lượng cũng như về số lượng thì công ty phải thông báo ngay với khách hàng để khách hàng biết về tình trạng của hàng hoá trước khi công ty tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình Cụ thể:
- Nhân viên Giao nhận khi đến nhận hàng của khách cần kiểm tra hồ sơ và đề nghị khách bổ sung luôn hồ sơ nếu thiếu, tránh để bị mất hàng, thiếu hàng.
- Đối với những hàng khách yêu cầu báo cân trước khi xuất, cần phải ghi lại số điện thoại của khách hàng để nhân viên Dịch vụ khách hàng thông báo cho khách hàng để lô hàng đi kịp chuyến
- Nhân viên Giao nhận cần chú ý giao hàng đúng giờ, tránh tình trạng giao hàng quá sát giờ (cut-off) nên không thể làm kịp thủ tục xuất hàng, khiến hàng bị để lại, đảm bảo luôn trang bị theo mình những vật dụng cần thiết để việc giao nhận hàng có hiệu quả như nhãn dán xác định loại dịch vụ, vận đơn, phiếu ký nhận phát hàng, phiếu ghi nhận hành trình công tác hàng ngày
- Kiểm tra kĩ những vấn đề liên quan đến hàng hóa trước khi nhận hàng để có những biện pháp xử lý kịp thời khi có những tình huống bất ngờ xảy ra Cần chú ý kiểm tra cả hồ sơ Hải quan được khách cung cấp (đặc biệt là các hồ sơ hàng mậu dịch), yêu cầu khách hàng bổ sung và sửa chữa nếu cần thiết kịp thời để có thể thông quan hàng một cách nhanh nhất.
4.2.2 Hoàn thiện các công tác làm thủ tục Hải quan
Nhân viên KWE cần cập nhật những yêu cầu của Hải Quan cửa khẩu đối với một số loại mặt hàng nhạy cảm (sách báo, băng đĩa, đá quý ) và những mặt hàng thuộc diện xuất khẩu có điều kiện Chú ý yêu cầu của An ninh Hàng không và hãngHàng không đối với loại hàng thuộc diện nguy hiểm (bệnh phẩm, loại hàng chất bột,dung dịch ) để khai Hải Quan cho hợp lý, tránh trường hợp hàng mang lên nhưng không được đi hoặc để có thể đảm bảo hàng không bị vướng mắc gì khi làm thủ tục
Hải quan tại các trạm trung chuyển, tránh tình trạng hàng bị giữ quá lâu gây ảnh hưởng đến tỉ lệ giao hàng đúng lịch.
4.2.3 Hoàn thiện trong khâu vận chuyển
Khâu vận chuyển là khâu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hoá Chỉ cần chằng buộc hàng hoá sai quy cách cũng sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá Chính vì vậy đòi hỏi nhân viên làm hàng cũng như nhân viên lái xe phải am hiểu về hàng hoá thì mới có thể đảm bảo chất lượng hàng hoá Đôi khi do làm hàng vội và không kiểm tra kỹ hàng hoá cũng như việc chằng buộc hàng hoá trên xe để chuyên chở, công ty đã xếp hàng sai quy cách gây ảnh hưởng đến bao bì của hàng hoá làm ảnh hưởng phần nào đến chất lượng hàng hoá Nhân viên giao nhận của công ty phải đến tận kho hoặc nơi làm hàng kiểm tra, giám sát kỹ quá trình làm hàng từ khi bao gói đến khi xếp dỡ, chằng buộc hàng hoá trên phương tiện vận chuyển phù hợp với những đặc tính riêng biệt của mỗi loại hàng hoá khác nhau.Công ty cũng cần hướng dẫn cho nhân viên làm hàng và lái xe về đặc điểm riêng của từng loại hàng và cách xếp dỡ, chằng buộc cho phù hợp với quy cách và đặc điểm của hàng hoá.
3.2.4 Hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ
Khâu chuẩn bị chứng từ là khâu rất quan trọng trong toàn bộ quy trình, bởi vì hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường không cần nhiều loại chứng từ khác nhau bao gồm chứng từ về hàng hoá, chứng từ về vận tải, các loại giấy tờ về Hải quan, thuế Khâu này thường mắc lỗi do không kiểm tra kỹ chứng từ và mất nhiều thời gian Có thể phân loại chứng từ thành từng loại riêng biệt và phân công mỗi người phụ trách về một loại chứng từ Điều này sẽ giảm bớt sự chồng chéo công việc trong các ban, ngành của KWE cũng như làm giảm tiến độ chuẩn bị và kiểm tra chứng từ do mỗi người sẽ phụ trách một loại chứng từ nên sẽ quen thuộc và có kinh nghiệm trong việc phát hiện những lỗi sai trong loại chứng từ đó Tuy nhiên biện pháp này sẽ làm khâu chuẩn bị chứng từ bị phân tán và nhiều khi bộ chứng từ có thể không khớp nhau làm cho tiến độ chuẩn bị chứng từ còn chậm hơn. Để khắc phục tình trạng đó có thể chia nhân viên thành từng nhóm cùng thực hiện công việc và sẽ chịu sự giám sát của một người là trưởng nhóm Lưu ý nhân viên về đặc điểm của các loại hàng hoá khác nhau cũng như điều kiện xuất nhập khẩu khác nhau sẽ dẫn đến bộ chứng từ gồm nhiều loại chứng từ khác nhau, chẳng hạn như hàng phục vụ cho công trình, máy móc, thiết bị, hàng viện trợ là máy móc nên bộ chứng từ sẽ thường phải có các chứng từ như: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất hoặc chứng từ giám định chất lượng cùng những giấy tờ cho phép xuất nhập khẩu hoặc những văn bản khác của Nhà nước
4.2.5 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự Để bộ máy thực hiện hoạt động giao nhận hợp lý, đạt hiệu quả làm việc cao,công ty nên cơ cấu lại lại nhận sự, phân rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của từng bộ phận để đạt được hiệu quả làm việc cao nhất.
Trong công việc cần nâng cao nghiệp trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, tạo tính tự tin, quyết đoán, xử lý công việc một cách độc lập và hiệu quả. Rèn luyện tính kỷ luật, nghiêm túc trong công việc cho mỗi nhân viên Đây là yếu tố rất quan trọng nó quyết định đến chất lượng công việc và hiệu quả kinh doanh của công ty. Đối với mỗi nhân viên đặc biệt là nhân viên nghiệp vụ cần phải nắm vững giờ bay, lịch trình của các hãng hàng không đồng thời phải báo chính xác giá cho khách hàng để vừa tạo thuận lợi cho khách hàng trong việc làm hàng vừa tránh được những sai sót trong lập vận đơn cũng như địa chỉ giao hàng.
Giao nhận là một lĩnh vực hoạt động rất phức tạp và liên quan đến rất nhiều vấn đề như: Luật pháp, Hải quan, tài chính…cho nên dù là một sai sót rất nhỏ cũng gây tốn rất nhiều công sức mà kết quả đạt được không như mong đợi của khách hàng Do vậy, ngoài hiểu biết về lĩnh vực giao nhận, vận tải hàng hoá còn đòi hỏi nhân viên Kintetsu World Express làm công tác giao nhận phải am hiểu một cách rộng rãi, giỏi ngoại ngữ, thông thạo các tục lệ nhiều nước Để nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên và tăng cường trách nhiệm của nhân viên hơn nữa đối với hàng hoá, công ty có thể áp dụng các biện pháp sau :
- Tạo điều kiện cho các nhân viên của công ty được tham gia các khoá học ngoại ngữ, vi tính, luật pháp và đặc biệt là khoá học về nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
- Cử cán bộ được đi nước ngoài học hỏi kinh nghiệm ngay từ Tập đoàn chính của công ty tại Nhật Bản.
- Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho những nhân viên trẻ chưa có kinh nghiệm như: mở những lớp chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn về nghiệp vụ giao nhận; do chính những nhân viên có năng lực và kinh nghiệm trong KWE giảng dạy cho những nhân viên mới của công ty Tuyển dụng thêm nhân viên mới có chuyên môn nghiệp vụ để thay thế những nhân viên đã có tuổi ở KWE khi những nhân viên này về hưu Tạo đuợc sự chuyển tiếp giữa thế hệ nhân viên này và thế hệ nhân viên tiếp theo trong KWE mà không tạo ra sự xáo trộn và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của KWE Đó là yếu tố quan trọng để gây dựng uy tín, niềm tin và một hình ảnh tốt đẹp về KWE với khách hàng.
Một số kiến nghị với các cơ quan chức năng
4.3.1 Kiến nghị với Cơ quan hải quan Việt Nam
Hoạt động xuất nhập khẩu của Việt nam đang tăng nhanh, đặc biệt hoạt động xuất khẩu ngày càng khởi sắc và đóng góp lớn cho sự tăng trưởng đầy ấn tượng của nền kinh tế Tuy nhiên, thủ tục Hải quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu lâu nay vốn vẫn là một vướng mắc rất lớn đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Kể từ khi Luật Hải quan Việt Nam có hiệu lực (năm 2001), Hải quan Việt Nam đã có nhiều cải cách, đổi mới để cung cấp dịch vụ tốt hơn cho các doanh nghiệp như: phân luồng xanh-đỏ đối với hàng hoá xuất nhập khẩu, thí điểm thủ tục Hải quan điện tử Nhưng bên cạnh đó, ngành Hải quan vẫn còn nhiều hạn chế về trang thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ, về yếu tố con người Một bộ phận cán bộ, nhân viên Hải quan vẫn còn mang nặng lối tư duy cũ, gây phiền hà cho các doanh nghiệp trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá Chính vì vậy, có hai vấn đề lớn mà Kintesu World Express nói riêng và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung luôn mong đợi được cải cách từ phía Nhà nước, cụ thể là Tổng cục Hải quan
- Thứ nhất là: Đơn giản hoá, hiện đại hoá thủ tục Hải quan, đưa thủ tục Hải quan Việt Nam ngày càng được tiếp cận gần hơn với các chuẩn mực củaH quan quốc tế vốn đã được công nhận rộng rãi; tăng cường chất lượng dịch vụ Hải quan để đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp
- Thứ hai là: Trong công tác quản lý nhân sự, cần tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc của nhân viên Hải quan, làm tốt công tác khen thưởng, đào tạo đội ngũ nhân viên Hải quan Bên cạnh sự hỗ trợ chính trị rất cao của lãnh đạo ngành Hải quan, các doanh nghiệp cũng cần có sự hợp tác tích cực Nếu doanh nghiệp xây dựng được văn hoá nề nếp tuân thủ các quy định của hải quan, không hối lộ thì cơ hội để nhân viên Hải quan nhũng nhiễu cũng khó xảy ra.
4.3.2 Kiến nghị với Nhà nước
Cùng với sự phát triển, Kintesu World Express không ngừng mở rộng vùng hoạt động bằng việc liên tục mở thêm các chi nhánh tại các tỉnh thành trong cả nước Vì vậy, một kiến nghị nữa đối với Nhà nước là Nhà nước nên ngày càng đẩy mạnh, thực hiện hiệu quả chương trình cải cách, đơn giản hoá và rút ngắn thủ tục hành chính, đặc biệt là thủ tục xin cấp giấy phép thành lập văn phòng, chi nhánh mới của công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh thành phố Được như vậy, Kintesu World Express sẽ càng có điều kiện thuận lợi để đem đến các giải pháp kinh doanh tối ưu cho các khách hàng.
Nhà nước cần đầu tư thích đáng để xây dựng cơ sở vật chất cho việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không như xây dựng và mở rộng sân bay, hiện đại hóa thiết bị xếp dỡ, vận chuyển hàng hóa, các kho hàng ở sân bay.
Ngoài ra, Nhà nước nên đầu tư mở rộng một tuyến đường sắt sao cho đạt tiêu chuẩn quốc tế, nâng cấp tu sửa hệ thống đường bộ, cầu cống để cùng với vận tải hàng không, người giao nhận có thể thực hiện vận tải hàng hóa đa phương thức một cách thuận tiện, dễ dàng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Các thủ tục hành chính quan liêu là một trở ngại lớn cho sự phát triển của các hoạt động kinh tế nói chung và hoạt động kinh doanh giao nhận hàng không nói riêng Nhằm tạo điều kiện cho việc phát triển giao nhận vận tải quốc tế thì Nhà nước và Cục Hàng không dân dụng Việt Nam cần sớm ban hành các văn bản pháp luật hướng dẫn đối với các ngành và bộ phận liên quan như Hải quan, an ninh hàng không… hoạt động theo hướng gọn nhẹ và hiệu quả, thực hiện nguyên tắc 1 cửa, khắc phục sự chồng chéo trong quản lý, giám sát của các cơ quan có liên quan; đơn giản thủ tục XNK, hải quan đặc biệt là sự phối hợp chặt chẽ giữa các Bộ, ngành nhằm đơn giản hóa thủ tục vận chuyển hàng không quốc tế, có chính sách ưu đãi, khuyến khích nhu cầu vận chuyển bằng đường hàng không, từ đó giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết, tạo điều kiện cho hàng hoá lưu chuyển nhanh chóng và dễ dàng, không gây phiền hà cho các chủ hàng xuất nhập khẩu mà vẫn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật.
