TỔNG QUAN CỦA QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀ THIÊN-
Tính cấp thiết của đề tài
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ và xu hướng toàn cầu hóa, các hoạt động logistics xuyên suốt từ sản xuất tới tiêu dùng ngày càng giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với năng lực cạnh tranh của các ngành sản xuất, dịch vụ và của toàn nền kinh tế nói chung Khi xem xét cả các yếu tố lợi thế nội tại và xu hướng vận động của thị trường quốc tế, có thể thấy lĩnh vực logistics Việt Nam có nhiều cơ hội phát triển và tham gia sâu hơn lĩnh vực logistics thế giới Trong các hoạt động giao nhận vận tải quốc tế, hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không đang ngày càng phát triển mạnh mẽ ở Việt Nam Những cơ hội có thể thấy rõ từ độ mở của nền kinh tế đang tăng lên và lợi thế địa lý để trở thành cửa ngõ giao thương, vận tải của khu vực và thế giới Ngoài ra, giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không còn có các ưu điểm như tốc độ nhanh chóng, tính an toàn và hành trình đều đặn, tính cơ động cao, cũng như giúp chuyên chở hàng hóa đến những nơi và nhiều phương tiện vận chuyển khác không có khả năng thực hiện Đó là những ưu điểm mà nhiều phương thức vận chuyển khác khó có thể có được
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh HàNội, em nhận thấy đây là một doanh nghiệp có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực giao nhận vận tải không chỉ đường biển mà cả đường hàng không Mặc dù có cơ sở vật chất hiện đại, nguồn nhân lực chất lượng cao, cùng với mô hình kinh doanh hiệu quả nhưng trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, công ty vẫn gặp những khó khăn, rủi ro và phải mất nhiều thời gian, chi phí để khắc phục chúng Vì vậy, có thể thấy rằng việc phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không là vấn đề đáng được quan tâm Đây là một vấn đề cấp thiết không chỉ đối với công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội nói riêng mà còn đối với hầu hết các công ty giao nhận nói chung khi đứng trước bối cảnh hội nhập cùng với sự gia tăng nhu cầu xuất khẩu, sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp trong và ngoài nước Nhận thức được tầm quan trọng và thực trạng của quy trình giao nhận hàng hóa nói chung và quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không nói riêng tại công ty TNHH Dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, em đã quyết định nghiên cứu đề tài:
“Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Dịch vụ
Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội”.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu về: "Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội", tập trung nghiên cứu đi sâu vào quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty Bên cạnh những thành tựu công ty đạt được, đề tài cũng phản ánh những tồn tại trong công tác thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu, từ đó đưa ra nguyên nhân của những tồn tại. Trên cơ sở ấy, đề xuất một số giải pháp khắc phục , kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty.
Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài cùng với thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà thể hoạt động hiệu quả trong mọi điều kiện mà nó cần phải được hoàn thiện theo thời gian, cho phù hợp với từng hoàn cảnh, nhu cầu hiện tại.
Khi lựa chọn đề tài này, em đã tìm hiểu một số khóa luận của các sinh viên khóa trước và thấy có khá nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề liên quan tới hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không như:
- Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải đường hàng không của chi nhánh Kintetsu World Express VN, khóa luận tốt nghiệp/Nguyễn Đức Hoàng Nam (2013).
- Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH thương mại và giao nhận AT, khóa luận tốt nghiệp/Hồ Thị Hoa (2016).
Các vấn đề được nghiên cứu qua các đề tài này chưa thể hiện được chi tiết quy trình giao hàng xuất bằng đường hàng không thực tế tại các doanh nghiệp, đồng thời cũng chưa thực sự được đặt trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, với sự thay đổi của hoạt động giao nhận nói riêng và hoạt động ngoại thương nói chung Mặt khác, các bài viết này cũng chưa đưa ra được những giải pháp cụ thể bám sát vào quy trình thực tế nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Vì vậy, từ việc nghiên cứu các tài liệu cùng với quá trình thực tập tại công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, nhận thấy đề tài “Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh
Hà Nội” là một đề tài rất cấp thiết trong bối cảnh hiện nay và chưa có bài nghiên cứu nào về đề tài này tại công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
- Hệ thống được các vấn đề lý thuyết cơ bản về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của các doanh nghiệp giao nhận vận tải, logistics.
- Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên nhằm đánh giá những mặt đạt được và những tồn tại trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty.
- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên chi nhánh Hà Nội.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội.
Phạm vi nghiên cứu
- Về nội dung: Đề tài đi sâu nghiên cứu quy trình nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội.
- Về thời gian: phạm vi nghiên cứu về thời gian lấy số liệu trong 3 năm, từ 2015-
2017 Giải pháp cho đề tài được định hướng áp dụng trong 5 năm, từ 2018-2022.
- Về không gian: đề tài nghiên cứu tại công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội Địa chỉ: phòng 2401 tầng 24, tòa nhà 101 Láng Hạ, quận Đống Đa, TP
Phương pháp nghiên cứu
Để hiểu thêm về hoạt động kinh doanh cũng như quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, trong thời gian thực tập tại đây em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như:
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp quan sát thực tế thông qua quá ty đánh giá về chất lượng hoạt động cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại phòng xuất nhập khẩu và phòng nội địa Kết quả ban đầu đã cung cấp các thông tin về hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của doanh nghiệp và các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao hàng xuất khẩu.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong khóa luận dựa trên các cơ sở dữ liệu được thu thập từ:
- Nguồn dữ liệu nội bộ công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội như: các báo cáo tài chính; thuyết minh báo cáo tài chính; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo của phòng xuất nhập khẩu trong giai đoạn từ 2015 – 2017.
- Nguồn dữ liệu bên ngoài như các bài viết có liên quan được đăng trên báo, tạp chí.
1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu. Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của Công ty giai đoạn 2015 – 2017.
Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty, qua đó đánh giá thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, góp phần đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này.
Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công tyTNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, từ đó đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng, biểu đồ, từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội.
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế.
Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội.
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ HàThiên – chi nhánh Hà Nội.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀ THIÊN – CHI NHÁNH HÀ NỘI
Khái quát chung về giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
2.1.1 Khái niệm về giao hàng, giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, đặc điểm, vai trò và cơ sở pháp lý của giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không 2.1.1.1 Khái niệm giao hàng, giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Trong hoạt động thương mại quốc tế, người bán và người mua thường ở cách xa nhau Sau khi hợp đồng được kí kết, người bán thực hiện việc giao hàng, nghĩa là hàng hóa phải di chuyển từ nước người bán sang nước người mua Để cho quá trình vận chuyển được bắt đầu, tiếp tục, kết thúc, tức là hàng hóa đến được với người mua, thì cần thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ giao hàng.
Như vậy, giao hàng là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng), trong đó người giao hàng ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ Người giao hàng có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác.
Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác bằng đường hàng không và sử dụng phương tiện vận tải là máy bay.
2.1.1.2 Đặc điểm của giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không có rất nhiều đặc điểm, tuy nhiên có thể nêu ra một số đặc điểm cơ bản nhất như sau:
- Sự hấp dẫn của dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không chính là tốc độ nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu của các mặt hàng cần vận chuyển nhanh Tốc độ của máy bay dân dụng hiện nay xấp xỉ tốc độ âm thanh, có thể gấp 27 lần so với đường biển và 10 lần so với ô tô và 8 lần so với tàu hỏa.
- Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không chịu ít tổn thất nhất bởi thời gian vận chuyển nhanh chóng, trang thiết bị phục vụ vận chuyển ngày càng hiện đại.
- Các tuyến đường hoàn toàn tự nhiên, khoảng cách giữa hai đia điểm gần như một đường thẳng, không phải đầu tư xây dựng tuyến đường.
- Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không còn có tính cơ động cao, giúp chuyên chở hàng hóa đến những nơi mà phương tiện vận chuyển khác không có khả năng thực hiên.
- Thường sử dụng các thiết bị đặc trưng: container, xe xúc nâng, xe băng chuyền, ULD, pallet … để đóng gói, vận chuyển hàng hóa Nơi diễn ra hoạt động giao hàng thường là các cảng hàng không.
Tuy nhiên, hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không cũng có những hạn chế nhất định:
- Đi qua nhiều khu vực chính trị - xã hội khác nhau, do đó chịu chi phối bởi các luật lệ, tập quán của các nước, các khu vực khác nhau.
- Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không đòi hỏi nhiều loại chứng từ khác nhau và quy trình tổ chức chuyên chở khá phức tạp.
- Cước phí vận chuyển cao hơn nhiều lần so với ngành vận tải khác (5-6 lần vận tải biển) và khối lượng vận chuyển bị hạn chế bởi dung tích khoang chứa hàng và sức nặng của máy bay.
2.1.1.3 Vai trò của giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Ngày nay, vận chuyển hàng không được sử dụng rộng rãi để vận chuyển hàng hóa và đóng một vai trò rất quan trọng trong thương mại quốc tế Bằng chứng là ngày càng có nhiều hàng hóa được vận chuyển bằng phương thức này Mạng lưới hàng không bao phủ khắp địa cầu và hoạt động rất nhộn nhịp Do đó, hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không ngày càng phổ biến giữa các quốc gia trên thế giới. Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không còn là một mắt xích quan trọng trong quá trình tổ chức vận tải đa phương thức và góp phần vào sự phát triển của vận tải hàng hóa quốc tế Đồng thời, hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không nói riêng và vận tải hàng không nói chung còn có vị trí rất quan trọng trong giao lưu kinh tế giữa các nước, là cầu nối giữa các nền văn hóa của các dân tộc, đặc biệt là các quốc gia không có phần tiếp giáp với biển Vận chuyên hàng hóa từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu được thực hiện nhanh chóng với độ an toàn và tính linh hoạt cao đã ngày càng thúc đẩy hoạt động trao đổi hàng hóa, hoạt động xuất nhập khẩu, giao thương giữa các nước.
2.1.1.4 Cơ sở pháp lý của việc giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Các nguồn luật quốc tế
Quá trình ký kết các hợp đồng giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không căn cứ trên các điều ước quốc tế về vận tải hàng không: Công ước Vác-sa-va 1929, Nghị định thư Hague 1955, Công ước Guadalazala 1961, Hiệp định Montreal 1966, Nghị định thư Guatemala 1971… Các công ước, hiệp định, nghị định thư chủ yếu nhằm đảm bảo quyền lợi của người nhập khẩu và trách nhiệm của người giao hàng cũng như người chuyên chở hàng không đối với hàng hóa và quá trình vận tải hàng không.
Các nguồn luật Việt Nam
Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến vận tải, bốc dỡ, giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không Nhằm mục đích cụ thể hóa và giải thích rõ các quy định trong Luật hàng không dân dụng Việt Nam
1991, hãng hàng không Quốc gia Việt Nam đã cho ban hành Bản điều lệ vận chuyển hàng hóa quốc tế của hãng hàng không quốc gia Việt Nam năm 1993 Ngoài hai nguồn luật trên thì hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không còn chịu sự điều chỉnh của Luật thương mại và Luật hải quan Bên cạnh đó không thể không nhắc tớiCác điều kiện kinh doanh chuẩn của Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS) Ngoài ra khi tiến hành hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không còn cần quan tâm tới các văn bản pháp quy của Chính phủ về hàng không như Quyết định số 971/TTg ngày 28/12/1996 của Thủ tướng chính phủ ban hành quy chế đăng ký tàu bay, đăng ký chuyển nhượng quyền sở hữu tàu bay, Nghị định của Chính phủ số29/CP ngày 02/04/1997 ban hành quy chế phối hợp hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước tại cảng hàng không, sân bay dân dụng, hải quan, Nghị định số 10/CP/2001 quy định về điều kiện kinh doanh dịch vụ đại lý vận tải ở Việt Nam Những văn bản quy phạm pháp luật của các ngành, các bộ (Bộ giao thông vận tải, Bộ tài chính…) như
Quyết định số 2073/QĐ-GT ngày 06/10/1991, Quyết định số 2106/QĐ-GTVT ngày 23/08/1997 hay Luật thuế xuất nhập khẩu …
2.1.2 Khái niệm, vai trò, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao hàng xuất khẩu
2.1.2.1 Khái niệm về người giao hàng
Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997, người giao hàng là thương nhân có giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh dịch vụ giao hàng hóa.
Trước đây, người giao hàng là một đại lý thay mặt người xuất khẩu thực hiện các công việc thông thường như bốc/dỡ hàng hóa, lưu kho hàng hóa, sắp xếp viêc vận chuyển trong nước…Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế và của các phương thức vận chuyển khác nhau trong nhiều năm qua mà việc giao hàng cũng được mở rộng hơn Ngày nay, người giao hàng cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hóa.
2.1.2.2 Vai trò của người giao hàng
Người giao hàng với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người xuất khẩu) những công việc sau:
- Lựa chọn truyến đường vận tải
- Ðặt/thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải
- Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan.
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
2.2.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tiến hành như sau:
2.2.1.1 Ký hợp đồng với khách hàng
Trước tiên doanh nghiệp logistics phải tìm kiếm khách hàng, thiết lập mối quan hệ kinh doanh hợp tác và đi đến kí kết hợp đồng lâu dài để mở rộng danh sách khách hàng của mình Có rất nhiều nguồn để tìm kiếm và tiếp cận khách hàng như Google, mạng xã hội, B2B website, qua bạn bè, đối tác … Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng hàng không, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng Sau khi chào giá, nếu khách hàng chấp nhận mức giá đã đưa ra thì hai bên sẽ kí hợp đồng dịch vụ, ủy thác cho công ty giao nhận giao hàng và làm các thủ tục có liên quan đến lô hàng xuất khẩu.
2.2.1.2 Chuẩn bị trước khi giao hàng
Nhân viên phụ trách chứng từ bên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng về bộ chứng từ có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu.
Người giao hàng yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin (Shipper, Consignee,tên hàng, Shipping mark… thông thường dựa vào Commercial Invoice và Packing list)
Dims Số lượng kiện trên HAWB, Manifest để chờ thông tin thực tế trên kho hàng mới điền vào Sau đó người giao hàng gửi bản nháp HAWB để khách hàng kiểm tra và xác nhận.
Người xuất khẩu chuyển hàng cho người giao hàng kèm với thư chỉ dẫn của người gửi hàng để người giao hàng giao cho hãng vận chuyển và lập vận đơn Thư chỉ dẫn của người gửi hàng được in sẵn thành mẫu và bao gồm những nội dung chính sau: Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Nơi hàng đến và tuyến đường vận chuyển; Số kiện; Trọng lượng; Kích thước của hàng; Ðặc điểm và số lượng hàng hóa; Giá trị hàng; Phương pháp thanh toán cước phí; Ký mã hiệu hàng hóa; Có hay không mua bảo hiểm cho hàng hóa; Liệt kê các chứng từ gửi kèm.
Người giao hàng cấp cho người xuất khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàng (Forwarder’s Certificate of Receipt) Ðây là sự thừa nhận chính thức của người giao hàng là họ đã nhận hàng FCR gồm những nội dung chính sau: Tên, địa chỉ của người uỷ thác; Tên, địa chỉ của người nhận hàng; Ký mã hiệu và số hiệu hàng hóa; Số lượng kiện và cách đóng gói; Tên hàng; Trọng lượng cả bì; Thể tích; Nơi và ngày phát hành giấy chứng nhận;
Người giao nhận sẽ cấp giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận (Forwarder’s Certifficate of Transport), nếu người giao nhận có trách nhiệm giao hàng tại đích Nội dung chính của FTC gồm: Tên địa chỉ của người ủy thác; Tên và địa chỉ của người nhận hàng; Ðịa chỉ thông báo; Phương tiện vận chuyển; Từ/qua; Nơi hàng đến; Tên hàng; Ký mã và số hiệu hàng hóa; Trọng lượng cả bì; Thể tích; Bảo hiểm; Cước phí và kinh phí trả cho; Nơi và ngày phát hành chứng từ.
Người giao hàng sẽ cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu (Forwarder’sWarehouse Receipt) nếu hàng được lưu tại kho của người giao hàng trước khi gửi cho hãng hàng không FWR gồm những nội dung chính sau: Tên và người cung cấp hàng; Tên người gửi vào kho; Tên thủ kho; Tên kho; Phương tiện vận tải; Tên hàng; Trọng lượng cả bì; Tình trạng bên ngoài của hàng hoá khi nhận và ai nhận; Mã và số hiệu hàng hóa; Số hiệu và bao bì; Bảo hiểm; Nơi và ngày phát hành FWR.
Người giao hàng sẽ gửi một bản hướng dẫn (Shipper, Consignee, Notify party, tên hàng, số kiện …) để air-coloader in phiếu cân và cung cấp thông tin cho airline để phát hành MAWB, Manifest, MAWB label.
Khách hàng tự mình hoặc ủy thác cho người giao hàng làm thủ tục hải quan xuất khẩu và vận chuyển hàng ra sân bay Có bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ đưa đến cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan.
Hồ sơ thủ tục hải quan gồm: Tờ khai hải quan; Hợp đồng mua bán hàng; Hóa đơn thương mại; Bản kê chi tiết hàng hóa; Giấy phép xuất khẩu (mặt hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu/xuất khẩu có điều kiện); Hợp đồng ủy thác xuất khẩu (nếu nhận ủy thác xuất khẩu); Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu yêu cầu được hưởng thuế xuất ưu đãi đặc biệt; Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc thông báo miễn kiểm tra chất lượng; Chứng thư giám định (Nếu hàng được thông quan trên cơ sở kết quả giám định).
Khai báo và làm thủ tục hải quan theo quy trình sau:
- Người khai hải quan khai báo và nộp hồ sơ hải quan.
- Người khai hải quan tiếp nhận thông tin phản hồi của cơ quan hải quan và làm theo hướng dẫn.
- Cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra điều kiện, đăng ký tờ khai hải quan,kiểm tra hồ sơ và thông quan với lô hàng miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Thu thuế, lệ phí hải quan, đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan”, trả tờ khai cho tờ khai hải quan Cơ quan hải quan phúc tập hồ sơ.
Trên cơ sở ủy thác của người xuất khẩu, người giao hàng tiến hành tập hợp và lập đầy đủ các chứng để chuẩn bị giao hàng cho hãng hàng không Sau khi khách hàng đã xác nhận thông tin trên HAWB, người giao hàng in một bộ HAWB gốc, 4 Manifest, HAWB label (tùy hàng mà dán 3-4 tờ/kiện) Ngoài ra, bộ chứng từ kèm hàng hóa còn gồm: Giấy phép xuất khẩu, Bản kê chi tiết hàng hóa, Bản lược khai hàng hóa, Chứng nhận xuất xứ, Tờ khai hàng hóa xuất khẩu, Hóa đơn thương mại …
Nhân viên giao hàng phối hợp với khách hàng, nhân viên kho hàng để dỡ hàng xuống khỏi xe, dán HAWB label và yêu cầu bên air-coloader dán HAWB label
Người giao hàng đăng ký với kho hàng để hàng được cân, đo, soi an ninh, kiểm hóa và thanh toán phí xử lý hàng hóa cho kho hàng Kết quả cân đó được thể hiện trên phiếu cân hàng và là căn cứ để điền trên HAWB và Manifest các thông tin về
QW, CW, Dims Hàng hóa sau khi được cân, đo, soi an ninh thành công sẽ được chuyển vào kho hàng Sau đó hàng hóa sẽ được đưa vào các thiết bị đựng hàng của airline (container, pallet) và đưa ra máy bay.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
2.3.1 Nhân tố bên trong doanh nghiệp
Các nhân tố bên trong doanh nghiệp là yếu tố chủ yếu, tác động trực tiếp đến việc thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, bao gồm:
Nguồn nhân lực là nguồn lực vô cùng quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là yếu tố then chốt,cơ bản có vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự thành công của các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không, tất cả các khâu trong quá trình giao nhận đều có sự tham gia của con người Trình độ đội ngũ nguồn nhân lực có tác động rất lớn đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Đó là do hoạt động này đòi hỏi các cán bộ phải có trình độ cao về nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ, am hiểu luật pháp, có kiến thức sâu rộng và có sự nhạy bén
Quản lý là quá trình điều hành, phối hợp sắp xếp và bố trí nhân lực thực hiện các nhiệm vụ đã cho trước, là hoạt động phối hợp và sử dụng tối ưu các nguồn lực (con người, tài chính) trong tổ chức Nhà quản lí là người năng động, có bản lĩnh, dám đương đầu với thách thức; Tự tin, có phong cách chuyên nghiệp và quyết đoán; Xây dựng mục tiêu, kế hoạch hành động và đưa ra các giải pháp xử lí tối ưu cho mọi tình huống Việc đánh giá năng lực quản trị, cần cân nhắc thực tiễn quản trị có năng lực và hiệu quả ra sao đối với các đối thủ cạnh tranh Những thách thức đối với doanh nghiệp càng lớn thì tầm quan trọng của lãnh đạo càng lớn.
Trong hoạt động kinh doanh dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, nguốn vốn rất quan trọng, bởi lẽ ngành dịch vụ giao nhận vận chuyển áp dụng rất nhiều công nghệ, những máy móc thiết bị hiện đại tạo nên năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng dịch vụ và giá thành của dịch vụ Ngoài việc sử dụng đồng vốn để nâng cấp trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho đơn vị kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế, còn phải dùng trong quá trình thực hiện các dịch vụ như ứng trước tiền lưu kho, lưu bãi, tiền làm thủ tục hải quan Nên nếu không có vốn hoặc vốn không đủ sẽ gây rất nhiều khó khăn trong quá
Kỹ thuật và công nghệ
Hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng hàng không gồm có nhiều khâu và diễn ra trong một không gian rộng từ quốc gia này sang quốc gia khác Khoa học công nghệ được ứng dụng vào việc kết nối thông tin giữa doanh nghiệp và khách hàng, giữa doanh nghiệp và đại lý ở đầu nước ngoài Nên việc áp dụng khoa học công nghệ sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt hơn các đơn hàng nắm được tình trạng hàng hóa và góp phần tạo nên năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi người kinh doanh phải có một khối lượng cơ sở vật chất nhất định để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và khắt khe của khách hàng, đó là hệ thống kho bãi chứa hàng, số lượng đầu xe vận chuyển và các loại xe cũng như trang thiết bị chuyên dụng, trang bị các phương tiện thông tin liên lạc hiện đại như hệ thống mạng máy tính kết nối internet, các phương tiện viễn thông quốc tế, các phương tiện phần mềm dùng trong quản lý
Tài sản vô hình của doanh nghiệp bao gồm: thương hiệu, phát minh sáng chế, bí quyết công nghệ hay các quyền lợi khác được pháp luật bảo hộ… Đặc tính của dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không là quá trình cung cấp và tiêu dùng dịch vụ diễn ra đồng thời Để khách hàng yên tâm lựa chọn doanh nghiệp thì yếu tố môi như thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng Vì vậy, việc xây dựng hình ảnh đòi hỏi phải có sự chủ động của doanh nghiệp, và là một trong những điểm mấu chốt để tạo nên thành công của doanh nghiệp trong việc hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
2.3.2 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp gồm yếu tố vi mô và vĩ mô Các yếu tố vĩ mô bao gồm bối cảnh quốc tế, môi trường kinh tế - chính trị - xã hội – luật pháp (của quốc gia và thế giới), tình hình xuất khẩu trong nước và môi trường tự nhiên Các quy định pháp lý, nguồn luật của Việt Nam (Luật hàng không dân dụng Việt Nam, Luật thương mại, Luật hải quan, Các thông tư, nghị định…) cũng như của quốc tế (Công ước Vác- sa-va, Nghị định thư Hague, Hiệp định Montreal …) có tác dụng điều chỉnh mạnh mẽ hoạt động giao hàng xuất khẩu của Hà Thiên nói riêng và các doanh nghiệp khác nói chung Bên cạnh đó yếu tố hạ tầng logistics cũng tác động không nhỏ đến hiệu quả của quá trình giao hàng Cơ sở hạ tầng giao thông hàng không của Việt Nam chưa thực sự phát triển, hệ thống tuyến đường bay vẫn còn hạn chế và hạ tầng sân bay chưa đáp ứng được nhu cầu phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, tình trạng ùn tắc hàng hóa vẫn diễn ra thường xuyên trong mùa cao điểm Các trung tâm logistics phân bố manh mún, nhỏ lẻ, hệ thống máy móc trang thiết bị còn thô sơ, chưa làm tròn được vai trò của mình Hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ logistics chưa được cải tiến liên tục và kịp thời khiến cho quá trình giao hàng xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp còn gặp khó khăn, chưa thực sự nhanh chóng.
Ngoài ra các yếu tố vi mô (Khách hàng, nhà cung ứng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, đối thủ cạnh tranh…) cũng có những tác động gián tiếp đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng và họ cũng tham gia vào quy trình giao hàng của doanh nghiệp do vậy cần phải đáp ứng tốt hơn nhu cầu họ Số lượng, quy mô nhà cung cấp sẽ quyết định tới hiệu quả của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Thêm nữa, thị trường logistics hiện nay đang rất phát triển, đồng nghĩa với việc có nhiều đối thủ cạnh tranh Sự am hiểu về đối thủ cạnh tranh có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀ THIÊN – CHI NHÁNH HÀ NỘI
Kết quả kinh doanh hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty
Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên - chi nhánh Hà Nội được thành lập năm 2001 với văn phòng đại diện đặt ở phòng 2401 tầng 24, tòa nhà 101 Láng Hạ, quận Đống Đa, TP Hà Nội Là chi nhánh nhưng mọi hoạt động và hạch toán của công ty đều độc lập Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ; dịch vụ môi giới hải quan và các dịch vụ kho bãi Trong đó dịch vụ vận tải đường hàng không là hoạt động kinh doanh khá phát triển trong những năm gần đây Trong vòng hơn chục năm qua, chi nhánh công ty TNHH Dịch vụ Hà Thiên tại Hà Nội đã nỗ lực từng bước khẳng định được uy tín, chất lượng dịch vụ trong lĩnh vực giao nhận thị trường trong nước cũng như nước ngoài Hà Thiên là đối tác của nhiều hãng hàng không trong nước cũng như quốc tế, chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận từ kho chủ hàng hoặc kho của sân bay đến sân bay hoặc kho người nhận; dịch vụ khai hải quan và giao nhận nội địa; dịch vụ đại lý hải quan; đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới như Thai Cargo, China Airlines, American Airline Cargo, Airnet Express, Nippon Cargo Airline, Singapore Airline Cargo Các thị trường hoạt động xuất khẩu chính bằng đường hàng không của công ty chủ yếu là Nhật bản, Trung quốc,
Mỹ, Thái Lan, Singapore và một số thị trường khác
Dưới đây là bảng số liệu và biểu đồ doanh thu của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty giai đoạn 2015 – 2017:
Bảng 3.1: Tình hình doanh thu của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên - chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2015-2017
(Nguồn: phòng xuất nhập khẩu công ty)
Biểu đồ 3.1: Biểu đồ doanh thu hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội giai đoạn
Từ biểu đồ 3.1 có thể thấy được doanh thu của hoạt động giao hàng xuất khẩu
Doanh thu tỉ đồng), đặc biệt tăng mạnh trong giai đoạn 2016-2017 (tăng 1,095 tỉ đồng) Những con số này đã chứng tỏ hiệu quả rõ rệt trong việc mở rộng đầu tư và phát triển nâng cao chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội và báo hiệu những thành công mới trong năm 2018.
Bảng 3.2: Cơ cấu thị trường hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội
(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty)
Nhật Bản là thị trường có tiềm năng lớn nhất vì công ty có rất nhiều đối tác xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Nhật Hơn nữa trong vài năm trở lại đây, mối quan hệ kinh tế, ngoại giao giữa Việt Nam – Nhật Bản rất phát triển Đây là một lợi thế mà công ty đã nắm bắt được Bằng việc tạo mối quan hệ hợp tác tốt với các công ty XNKNhật Bản có hoạt động kinh doanh tại thị trường Việt Nam và Nhật Bản như tập đoànCanon, tập đoàn Toyota hay tập đoàn Nitori mà lượng hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty nhận đều đặn hàng tháng và có sự tăng trưởng qua các năm.Với tốc độ tăng trưởng gần 4%, doanh thu của Công ty đối với thị trường Nhật
Theo sau Nhật Bản là Trung Quốc và Thái Lan, lần lượt đứng vị tri thứ 2, thứ 3 trong việc đóng góp một phần không nhỏ doanh thu giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không cho Công ty Lượng hàng xuất khẩu mà Công ty tiến hành nhận từ 2 thị trường này tăng ổn định qua các năm.
Về cơ cấu mặt hàng xuất khẩu mà Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh
Hà Nội thực hiện giao bằng đường hàng không, có thể thấy mặt hàng dệt may là một trong những mặt hàng thế mạnh của Công ty, chiếm tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu mặt hàng Các đối tác lớn của công ty về mặt hàng này có thể kể tới như công ty Maxport JSC, công ty cổ phần may Thanh Trì, công ty cổ phần may xuất khẩu Phú Xuân, công ty cổ phần May 10… Chúng ta đều biết trong những năm gần đây, dệt may là một mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam, đem lại không chỉ nguồn ngoại tệ to lớn cho đất nước mà còn đóng góp vào doanh thu của các công ty giao nhận vận tải.
Bảng 3.3: Cơ cấu nhóm mặt hàng giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội trong giai đoạn 2015-2017
Sản phẩm điện tử và linh kiện
Qua bảng số liệu trên cho thấy giá trị và tỉ trọng của các loại mặt hàng đều có sự biến động trong 3 năm từ 2015 đến 2017 Trong những năm qua, công ty ký thêm được nhiều hợp đồng giao hàng xuất khẩu đối với các mặt hàng gia dày, sản phẩm điện tử và linh kiện nên khối lượng hàng xuất khẩu ngày càng lớn Những loại hàng này lại đem về doanh thu cao nên tỷ trọng có xu hướng tăng lên Mặt hàng dệt may luôn giữ vị trí tăng trưởng ổn định Ngoài ra tỉ trọng những mặt hàng khác tuy không đều, có xu hướng giảm nhưng tổng đóng góp cũng tăng lên cùng với việc mở rộng quan hệ bạn hàng của công ty.
Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội
3.2.1 Ký kết hợp đồng với khách hàng
Sales forwarder của công ty là những người nhanh nhạy, giàu kinh nghiệm và hiểu được công ty mạnh về hàng xuất các tuyến đi Trung Quốc, Nhật Bản, Thái Lan, Singapore, Mỹ…(linh kiện điện tử, dệt may, gia dày, nông sản …) từ đó dễ dàng tư vấn cho Shipper Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội mạnh về cước nên tập trung chào mạnh về cước, bám vào cước là lợi thế tuyệt đối Ngoài ra, công ty còn tự chủ về xe tải, xe đầu kéo nên có khả năng lo luôn cả phần trucking nội địa. Hiện nay có rất nhiều phương tiện và cách thức mà Sales forwarder của Hà Thiên sử dụng để tìm kiếm và tiếp cận với khách hàng mới như sử dụng B2B Website(Alibaba.com, Tradekey.com, ec21.com, indiamart.com…), các web danh bạ công ty(trangvangvietnam.com, hosocongty.vn…), Google và mạng xã hội (các group trên facebook, instagram) Ngoài ra, nhân viên của công ty cũng có được danh sách các công ty xuất khẩu từ quá trình đăng kí tại các cơ quan như Cục Kiểm dịch thực vật,động vật; Bộ Công Thương và VCCI (đăng kí C/O), (lúc đăng kí hay mua C/O, có thể thấy danh sách hàng loạt công ty đăng kí); cơ quan hải quan (lúc nộp lệ phí có danh sách các công ty và tờ khai đã thông quan hay bị kiểm hóa, nhân viên của Hà Thiên đã nhanh tay note lại) Và một phần nhỏ công ty kiếm được những khách hàng cực kì thân thiết, lâu dài dựa vào sự giới thiệu từ các đối tác hay bạn bè
Theo như tìm hiểu và quan sát của cá nhân, em thấy đội ngũ nhân viên Sales của Hà Thiên làm việc rất tích cực và hiệu quả Với kinh nghiệm dày dặn, sự khôn khéo và tiếng anh giao tiếp tốt, họ đã tiếp cận và kí kết được nhiều hợp đồng giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không với đa dạng các mặt hàng, từ đó mở rộng thêm tập khách hàng Bằng chứng là số lượng hợp đồng kí kết được tăng lên đáng kể, kéo theo sau là sự tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận của công ty Bên cạnh những khách hàng thân thiết (công ty Maxport JSC, công ty TNHH Đỉnh Vàng, công ty Toyota, Honda, May 10, công ty TNHH Tsuchiya TSCO…), trong năm 2017 Hà Thiên đã thiết lập được quan hệ hợp tác với nhiều khách hàng mới như công ty TNHH Falcon, công ty Xuất nhập khẩu Thái Bình, công ty TNHH Takako Việt Nam, công ty Parosy, công ty TNHH Tombow Việt Nam… Điều này đã cho thấy sự nỗ lực và đóng góp đáng kể của nhân viên phòng Sales và Marketing cho hoạt động kinh doanh của Hà Thiên.
3.2.2 Chuẩn bị trước khi giao hàng
Trước tiên nhân viên bộ phận xuất khẩu hàng không của Hà Thiên cần phải xác định xem hàng hóa xuất khẩu là hàng chỉ định hay không.
Hàng hóa xuất khẩu là hàng chỉ định do Shipper
Nếu là hàng chỉ định do Shipper, Shipper sẽ gửi booking (thông tin chi tiết hàng hóa: số kiện/KG/Dims) cho nhân viên chứng từ hàng xuất của Hà Thiên.
Khi nhân viên phòng xuất khẩu hàng air nhận được booking của Shipper sẽ check lịch bay/giá cước/đặt chỗ với airline Sau khi airline báo giá, chỗ và lịch bay cho
Hà Thiên thì nhân viên xuất khẩu sẽ báo lại cho Shipper lịch bay như vậy có hợp lý không Đến khi Shipper xác nhận và chốt giá, lịch bay lần cuối cùng thì nhân viên xuất khẩu hàng air của công ty sẽ gửi booking confirmation cho Shipper (trong booking confirmation sẽ thể hiện rõ số MAWB/ngày bay/ngày giao hàng/kho giao hàng…)
Shipper sẽ gửi thông tin chi tiết (Người gửi hàng/Người nhận hàng/Số lượng hàng/Tên hàng), nhân viên xuất khẩu hàng không sẽ dựa vào đó làm draft HAWB gửi cho Shipper kiểm tra và xác nhận Sau đó nhân viên bộ phân xuất khẩu đường hàng không sẽ gửi 1 bản hướng dẫn (Shipper/Consignee/Notify party/Tên hàng/Số kiện) để Air-coloader in phiếu cân và cung cấp thông tin cho airline để phát hành MAWB, Manifest, MAWB label.
Hàng hóa xuất khẩu là hàng chỉ định do Consignee
Nếu hàng là hàng chỉ định do Consignee, thông thường Agent của công tyTNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội sẽ chủ động cung cấp thông tin củaShipper để cho công ty trực tiếp liên hệ Khi Hà Thiên đã liên hệ được với Shipper,Shipper cũng sẽ gửi booking (Số kiện/KG/Dims dự kiến) Sau đó, nhân viên xuất khẩu hàng không của công ty sẽ gửi thông tin chi tiết nhân được từ Shipper cho Agent của mình Agent cũng sẽ đồng thời gửi lại cho Consignee để xác nhận Nếu Consignee kiểm tra và xác nhận xong, Agent sẽ confirm ngược lại cho Hà Thiên và công ty sẽ báo cho Shipper biết Tiếp đó, nhân viên xuất khẩu sẽ tiến hành liện hệ với airline để đặt chỗ/lịch bay/giá cước Khi có được thông tin đầy đủ từ airline, Hà Thiên sẽ gửi cho đại lý của mình để xác nhận Khi Agent xác nhận xong, nhân viên xuất khẩu hàng không sẽ gửi booking confirmation cho Shipper Trong booking confirmation cũng thể hiện rõ thời gian, deadline giao hàng/ngày bay.
Sau đó nhân viên bộ phân xuất khẩu đường hàng không sẽ gửi 1 bản hướng dẫn (Shipper/Consignee/Notify party/Tên hàng/Số kiện) để Air-coloader in phiếu cân và cung cấp thông tin cho airline để phát hành MAWB, Manifest, MAWB label Cuối cùng, nhân viên bộ phận xuất khẩu đường hàng không tập hợp, kiểm tra lại các chứng từ cần thiết để chuẩn bị cho việc khai báo hải quan.
Trong suốt thời gian thực tập tại Hà Thiên, theo đánh giá của cá nhân sau sự quan sát, học hỏi và tìm hiểu công việc, em thấy bước chuẩn bị chứng từ của công ty diễn ra theo trình tự khoa học, khá hiệu quả Nhân viên công ty luôn kiểm tra chứng từ kĩ càng, ghi chú sắp xếp chứng từ cẩn thận không để bị lẫn lộn giữa các hợp đồng với nhau Nhờ có quan hệ tốt với nhiều hãng hàng không lớn và đại lý hàng không trên thế giới mà Hà Thiên luôn nhận được mức giá ưu đãi hợp lý, có tính cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu khách hàng, đặt được chỗ nhanh chóng Quá trình trao đổi thông tin giữa các bên liên quan cũng diễn ra kịp thời, đảm bảo tiến độ chuẩn bị chứng từ giao hàng.
Chuẩn bị chứng từ khai hải quan
Căn cứ vào bộ chứng từ do khách hàng cung cấp, nhân viên của Hà Thiên kiểm tra đối chiếu với giấy phép xuất khẩu, khai báo vào tờ khai hàng xuất khẩu và chuẩn bị bộ hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan, Hợp đồng mua bán hàng hóa, Hóa đơn thương mại, Bản kê chi tiết hàng hóa, Giấy phép xuất khẩu (đối với mặt hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện), Hợp đồng ủy thác xuất khẩu (nếu nhận ủy thác xuất khẩu),Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu yêu cầu được hưởng thuế xuất ưu đãi đãi đặc biệt,
Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc thông báo miễn kiểm tra chất lượng, Chứng thư giám định (Nếu hàng được thông quan trên cơ sở kết quả giám định). Đây là một khâu hết sức quan trọng, đòi hỏi độ chính xác cao bởi nếu bộ chứng từ không đầy đủ và chính xác thì hàng sẽ không được thông quan, công ty phải mất nhiều thời gian để bổ sung và sửa chữa hồ sơ, dẫn đến làm chậm lại quy trình giao hàng xuất khẩu.
Sau khi đã chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa đầy đủ và chính xác, nhân viên công ty tiến hành việc khai báo hải quan bằng hệ thống khai báo hải quan điện tử ECUS 5. Dựa vào những thông tin chi tiết về lô hàng hóa được thể hiện trên bộ chứng từ, nhân viên khai báo sẽ điền đầy đủ tất cả các thông tin về lô hàng mà hệ thống khai báo yêu cầu, bao gồm: địa chỉ người nhận, người gửi, thông tin chi tiết về vận đơn, danh sách hàng hóa (mã HS, mô tả chi tiết hàng, số lượng, khối lượng, nguồn gốc xuất xứ, tính chất hàng, các loại thuế áp dụng cho các mặt hàng đó) và hóa đơn thanh toán
Tiếp theo, khi đã điền đầy đủ các thông tin cần thiết để khai báo, nhân viên công ty thực hiện thao tác in ra tờ khai thử để xem và đối chiếu với thông tin lô hàng thể hiện trên chứng từ có trùng khớp hay không Trong trường hợp nếu các thông tin không trùng khớp thì nhân viên khai báo tiến hành sửa chữa để cho khớp với thông tin trên bộ chứng từ Ngược lại, nếu các thông số đã khớp và chính xác rồi thì nhân viên khai báo lấy token (chữ ký số điện tử) mà DN xuất khẩu ủy quyền cho công ty sử dụng tiến hành khai báo và truyền dữ liệu đến hệ thống hải quan thật.
Sau 3 – 5 phút, hệ thống hải quan điện tử sẽ trả lại số tiếp nhận và phân luồng của lô hàng, nhân viên khai báo tiến hành in tờ khai thật ra và gửi cho DN để họ đóng dấu vào tờ khai và nhận lại tờ khai đó để lập bộ hồ sơ chứng từ mang đến cơ quan hải quan để mở tờ khai và thông quan hàng hóa
Nếu doanh nghiệp không nợ thuế, hồ sơ chứng từ đầy đủ, nhân viên hải quan ký xác nhận và chuyển hồ sơ qua đội trưởng hải quan để phúc lập tờ khai Sau đó bộ phận thu thuế sẽ kiểm tra vào sổ sách, máy tính và ra thông báo thuế.
Đánh giá thưc trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội
3.3.1 Những kết quả đạt được
Thứ nhất, số lượng hợp đồng kí kết sử dụng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên tăng lên đáng kể qua các năm Tập khách hàng của công ty ngày càng được mở rộng và chăm sóc hiệu quả.Thứ hai, sau khi giao hàng lên máy bay, công ty luôn theo dõi sự dịch chuyển của hàng hóa và cung cấp thông tin kịp thời tới khách hàng
Thứ ba, thời gian giao hàng được rút ngắn lại hơn so với trước, giao hàng đúng dự kiến nhờ có hệ thống khai báo hải quan điện tử ngày càng được nâng cấp, sử dụng một cách phổ biến cùng với sự làm việc nỗ lực hết mình của toàn bộ nhân viên công ty.
Thứ tư, Hà Thiên luôn phát triển quan hệ, tương tác và trao đổi thông tin hiệu quả với đại lý của công ty ở nước ngoài , các hãng hàng không (Thai Cargo, China Airline, China Cargo Airline, American Airline Cargo, Nippon Cargo Airline …) để có được lợi thế về giá cả cho công ty, giúp đặt chỗ cho hàng hóa được nhanh chóng. Cuối cùng, công ty đã quan tâm chú trọng đến việc hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, khắc phục những lỗi sai và đưa ra biện pháp hoàn thiện hơn nữa quy trình giao hàng Nếu trường hợp xảy ra khiếu nại, kiện tụng thì công ty sẽ thay mặt khách hàng xử lí sự việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và đảm bảo lợi ích cho khách hàng.
Bên cạnh những ưu điểm trên, quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty cũng còn một vài chế nhất định cần được khắc phục và tháo gỡ. Thứ nhất, tình hình ùn tắc hàng hóa xuất khẩu tại sân bay Nội Bài vẫn diễn ra thường xuyên trong mùa cao điểm khiến cho việc giao hàng xuất khẩu của Hà Thiên còn gặp khó khăn, vẫn có những lô hàng bị ngừng trệ và bay chậm lịch dự kiến, khiến nhân viên làm thủ tục hải quan của công ty gặp nhiều khó khăn, phải chờ đợi và làm việc nhiều giờ tại sân bay Nội Bài.
Thứ hai, công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan vẫn là khâu chiếm nhiều thời gian nhất trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Mặc dù công tác này được thực hiện một cách trôi chảy, khoa học và có hiệu quả nhưng trong vài năm qua vẫn có một vài trường hợp công ty xuất khẩu chậm trễ trong việc nộp thuế hay nộp thuế điện tử cho ngân hàng ngoài giờ hành chính nên các lô hàng không được làm thủ tục thông quan ngay mà phải nằm lưu kho, gây tổn thất chi phí cho người xuất khẩu và gia tăng thời gian chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan của nhân viên công ty Hà Thiên.
Thứ ba, việc theo dõi và kiểm tra tình trạng lô hàng trên đường vận chuyển đến cảng đích trong một vài trường hợp vẫn gặp khó khăn do một số trang web của hãng bay không truy cập được hoặc hoặc thời gian truy cập rất lâu do lượng truy cập quá tải, mà gọi điện thì có thể máy bận hoặc thái độ nhân viên không được nhiệt tình.
Thứ tư, hai nhân viên hiện trường mới của công ty chưa đầy một năm kinh nghiệm, chưa linh hoạt xử lý tình huống khi hàng bị kiểm hóa, chưa nhanh nhạy trong việc giải quyết công việc khi hàng hóa ùn tắc tại sân bay trong mùa cao điểm Vì vậy,
Hà Thiên luôn bố trí thêm 1 người dày dặn kinh nghiệm đi cùng để chỉ dạy, hướng dẫn giải quyết công việc cho hiệu quả.
Thứ năm, thời tiết không luận lợi cũng tác động xấu đến quá trình giao hàng xuất khẩu Trong tháng tám năm 2016, hai chuyến hàng dệt may của công ty Maxport JSC xuất khẩu sang Nhật bằng đường hàng không với khối lượng 1,036 tấn đã bị hoãn lại, phải lùi lịch bay 2 ngày, không được vận chuyển đúng thời gian dự định do cơn bão lớn, vì vậy đã làm gián đoạn quy trình giao hàng và Maxport JSC đã phải chịu thêm khoản phí lưu kho.
3.3.3 Nguyên nhân của tồn tại
Thứ nhất, vẫn còn sự hạn chế về trình độ cũng như kỹ năng nghiệp vụ giao hàng của đội ngũ nhân viên mới Trong khâu kiểm tra hàng trước khi giao, nhân viên mới lượng hàng, quy cách bao gói có đúng như trên hợp đồng và phiếu đóng gói hàng hóa quy định hay không nên Hà Thiên luôn sắp xếp thêm người có kinh nghiệm đi cùng để kiểm tra lại, hỗ trợ và chỉ dạy cho người mới Ngoài ra, nhân viên mới của công ty vẫn còn bị động trong quá trình kiểm hóa hàng khi bị phân vào luồng đỏ do chưa có nhiều kinh nghiệm và chưa am hiểu nhiều về hàng hóa.
Thứ hai, trong một số trường hợp trang web của hãng vận chuyển quá tải do lượng truy cập lớn, nhân viên công ty không thể kiểm tra quá trình di chuyển hàng hóa và không cung cấp được thông tin ngay khi khách hàng yêu cầu Ngoài ra trong nhiều lần gọi điện thoại trực tiếp cho hãng hàng không để biết thông tin về tình hình di chuyển hàng hóa thì máy bận hoặc thái độ nhân viên chưa được nhiệt tình.
Thứ ba, do các yếu tố từ khách hàng Vẫn còn trường hợp doanh nghiệp chậm thuế nên Hà Thiên cũng không thể nhanh chóng làm các thủ tục thông quan cho hàng hóa Công ty phải đợi giấy báo của ngân hàng về việc doanh nghiệp đã hoàn thành việc nộp thuế cho hải quan trước mới có thể tiến hành thông quan hàng hóa và tiến hành giao hàng.
Thứ tư, về hệ thống khai báo hải quan điện tử Hệ thống phần mềm khai báo Hải quan Điện Tử tuy tiên tiến và tiện lợi nhưng vẫn chưa có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp, hệ thống mạng thường xuyên bị nghẽn nếu có quá nhiều người truy cập vào cùng một lúc Doanh nghiệp đôi khi mất nhiều thời gian khai báo để có thể nhận được số tiếp nhận và kết quả phân luồng.
Thứ năm, do cơ cở hạ tầng logistics tại sân bay Nội Bài còn hạn chế, thủ tục dườm dà, máy móc kỹ thuật cân đo, kiểm hóa, nâng đỡ hàng hóa còn kém hiện đại so với thế giới, chưa đáp ứng tốt nhu cầu xuất khẩu hàng hóa xuất khẩu ngày càng tăng của doanh nghiệp
Cuối cùng, do các yếu tố khách quan về điều kiện tự nhiên Thời tiết xấu, mưa bão dễ gây tổn thất về hàng hóa, có thể làm trì hoãn quá trình giao hàng, gây tốn kém thời gian, chi phí để có thể tiến hành giao hàng và gây tổn thất cho người xuất khẩu.
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀ THIÊN –
Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội
4.1.1 Định hướng chiến lược của công ty đến năm 2022
Với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế mạnh mẽ, sự tham gia vào các tổ chức khu vực và thế giới cũng như sự xuất hiện của nhiều công ty logistics, để tồn tại và đứng vững trên thị trường, công ty cần phải nỗ lực hết mình để đạt được những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn Công ty đã và đang đưa ra định hướng về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không đến năm 2022:
Thứ nhất, củng cố và phát triển quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Thực hiện tốt các khâu trong quy trình từ trước khi giao hàng, trong khi giao hàng và sau khi giao hàng Các khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, nhận hàng từ khách hàng, vận chuyển, lưu kho, kiểm tra đều phải được thực hiện theo nguyên tắc đã đề ra và hạn chế các sai sót gây ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình Bên cạnh đó, công ty cũng đặt ra mục tiêu kết nối thị trường Bắc - Trung - Nam trong dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, thị trường Việt Nam với nước ngoài và đáp ứng được các tiêu chí về chất lượng dịch vụ và giá cả.
Thứ hai, quan tâm đến công tác phát triển đội ngũ quản lý, nâng cao trình độ và kỹ năng chuyên môn của nguồn nhân lực trong công ty Tổ chức các cuộc kiểm tra sát hạch trình độ thường niên để nắm được điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân viên, từ đó đề ra các phương hướng phát triển nguồn nhân lực Mở thêm các lớp bồi dưỡng, đào tạo và huấn luyện kỹ năng cho nhân viên mới, các lớp đào tạo kỹ năng chuyên sâu cho đội ngũ nhân viên lâu năm.
Thứ ba, đầu tư có chiều sâu vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động giao nhận vận tải Tìm hiểu và áp dụng các công nghệ tiên tiến trên thế giới, triển khai các trang thiết bị mới đạt yêu cầu về chất lượng Thúc đẩy và gắn kết công nghệ thông tin trong ngành GNVT, đặc biệt khâu thủ tục hải quan và tại biên giới (tăng cường tổ chức, thúc đẩy tiêu chuẩn hóa trong khai thác như chứng từ, tiêu chuẩn công nghệ…, phát triển các cổng thông tin logistics, EDI, e-logistics…) Tích cực cải tiến, tân trang hạ tầng làm việc của công ty để tạo môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả.
Thứ tư, mở rộng tìm kiếm khách hàng mới và đa dạng hóa mối quan hệ với các đối tác kinh doanh trong và ngoài nước Hà Thiên cần mở rộng mạng lưới khách hàng trên toàn cả nước, các khu vực lân cận và trên toàn thế giới, nhanh chóng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và tìm kiếm được lượng khách hàng trung thành, khách hàng tiềm năng Bên cạnh đó, lên kế hoạch kết nối các đối tác uy tín trong nước và trên thế giới, tạo mối quan hệ lâu dài cùng giúp nhau có lợi.
Cuối cùng, Hà Thiên cần nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ Công ty chỉ mới chiếm thị phần nhỏ trên thị trường giao nhận vận tải đường hàng không một phần là do chất lượng dịch vụ chưa thực sự hoàn hảo, vẫn còn những tồn tại nhất định Do vậy, công ty cần phải chú ý đến những vấn đề nhỏ nhất, xây dựng tiêu chí về chất lượng giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không cho riêng công ty mình để dựa vào đó đánh giá và có biện pháp khắc phục cho hiệu quả Dịch vụ mang tính chất vô hình nên việc lập kế hoạch để nâng cao chất lượng dịch vụ cũng là một vấn đề quan trọng mà công ty Hà Thiên cần đặt lên hàng đầu.
4.1.2 Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội Để quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội ngày càng hiệu quả, công ty đã nhanh chóng đề ra những định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của mình.
- Hoàn thiện công tác chuẩn bị bộ chứng từ, tìm ra phương án hoạt động tối ưu nhất để có thể rút ngắn thời gian thực hiện quy trình giao hàng cũng như giảm bớt các chi phí liên quan đến hoạt động này
- Trong quá trình giao hàng, các hoạt động kiểm tra về tình trạng hàng hóa phải diễn ra vừa nhanh chóng vừa cẩn thận, vận chuyển, đóng gói hàng hóa cũng như quá trình bốc hàng phải được tiến hành dưới sự kiểm soát của nhân viên giao nhận sao cho hạn chế những tổn thất không đáng có Với các trường hợp xấu xảy ra, cần có sự bàn bạc kỹ lưỡng giữa các bên liên quan và xử lý kịp thời để không để lại hậu quả nghiêm trọng.
- Không ngừng mở rộng mối quan hệ với khách hàng cũng như các hãng hàng không quốc tế, các công ty nước ngoài đang hoạt động trong lĩnh vực này trên cơ sở hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau làm tăng số lượng các đơn hàng giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Đồng thời tiến hành học hỏi, đúc rút kinh nghiệm quản lý, điều hành hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của các công ty nổi tiếng trên thế giới.
- Không ngừng nâng cao năng lực, trình độ cũng như phẩm chất đạo đức nghề nghiệp đối với cán bộ nhân viên công ty, đặc biệt chú trọng vào đội ngũ lao động mới.Tạo điều kiện giúp đỡ các nhân viên công ty nâng cao trình độ chuyên môn cũng như tạo môi trường làm việc thuận lợi để họ có thể phát huy được năng lực, những điểm mạnh của bản thân mình.
Đề xuất giải pháp cho doanh nghiệp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
4.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan
- Tăng cường trách nhiệm của nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ bằng các hình phạt tài chính và phi tài chính nếu nhân viên gây ra những sai sót trong khâu này khiến cho quy trình giao hàng xuất khẩu bị chậm lại.
- Đào tạo nhân viên nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ hàng hóa, nắm rõ quy định các loại chứng từ cần thiết đối với từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp nhận và kĩ năng xử lí công việc một cách linh hoạt khi có những sai sót xảy ra trong quá trình làm việc với hải quan để tiến hành thông quan hàng hóa.
- Phân công hai người cùng thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ Nếu có bất cứ chi tiết, số liệu nào chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bên liên quan, kịp thởi bổ sung những chứng từ còn thiếu hoặc không phù hợp.
- Cập nhật thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu từ phía cơ quan chức năng, kịp thời phổ biến cho nhân viên chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan để tiến hành bổ sung, điều chỉnh phù hợp các chứng từ cần thiết.
4.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác khai báo hải quan
- Lên danh sách các đầu mục hàng hóa tương ứng với mã HS và thuế đối với từng mặt hàng đó để phổ biến cho toàn thể nhân viên công ty biết, đặc biệt là bộ phận khai báo hải quan, tránh áp sai mã HS và thuế suất cho hàng hóa.
- Khi khai báo hải quan trên hệ thống hải quan điện tử, nhân viên phải cẩn thận nhập các thông tin dữ liệu của lô hàng một cách chính xác và đúng với các thông tin thể hiện trên bộ chứng từ hàng hóa mà khách hàng giao cho công ty Trước khi khai chính thức, gửi dữ liệu cho hải quan, nhân viên cần phải kiểm tra lại kỹ lưỡng xem thông tin có bị sai lệch hay không rồi mới tiến hành khai.
- Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa xuất khẩu của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của hải quan cho các mặt hàng xuất khẩu.
4.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm tra, giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
- Trong quá trình giao hàng, nhân viên Hà Thiên cần kiểm tra hàng xem số lượng, chất lượng, tên hàng có đúng chính xác với hợp đồng và các chứng từ được giao không So sánh đối chiếu cẩn thận với Packing List vì danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng hóa khác nhau nên rất dễ bị nhầm lẫn Quá trình kiểm tra cần có một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và số lượng hàng không có sai lệch ngoài phạm vi cho phép.
- Công ty chủ động khi mời các cán bộ của cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng sao cho có sự thuận tiện nhất cả về thời gian và địa điểm nhận hàng Cần cử thêm cán bộ chuyên trách trong công ty hỗ trợ và giám sát việc kiểm tra để tránh những đổ vỡ, hư hỏng không đáng có ngay thời điểm nhận hàng từ người xuất khẩu và kiểm hàng Vì vậy những cán bộ có chuyên môn, hiểu biết về mặt hàng đồng thời có tính cẩn thận, hiểu về lĩnh vực kiểm hàng nên lựa chọn.
- Kiểm tra cẩn thận bao bì cũng như mã ký hiệu trên bao bì sản phẩm (nếu có) cũng phải được lưu ý, nhân viên công ty khi kiểm tra hàng cần đảm bảo chắc chắn rằng hàng vẫn còn nguyên vẹn Nếu bao bì bị rách hay kí hiệu mã bị thiếu thì cần phải bỏ hàng ra kiểm tra lại đồng thời có sự bổ sung, sửa chữa, thay thế nếu cần thiết.
4.2.4 Giải pháp về nguồn nhân lực
- Ngay từ khâu tuyển dụng Hà Thiên cần nghiêm túc, khách quan để chọn được nhân viên có tài thật sự, nhiệt huyết với công việc Như vậy mới đảm bảo được nhân viên nắm vững nghiệp vụ, thuận lợi cho đào tạo nghiệp vụ sau này.
- Thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao, đào tạo những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và kĩ năng cho cán bộ công ty và đội ngũ trực tiếp tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, tài trợ cho các cán bộ công nhân viên có năng lực tham gia các khóa học ở nước ngoài để nâng cao kỹ năng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như tích cực tham gia vào các hội thảo, hội nghị trong nước.
- Ứng dụng kiểm soát lao động hàng ngày trong logistics - Ứng dụng Web fleet của Android: Ứng dụng Web fleet của Android là một ứng dụng di động trong việc truy cập thông qua trình duyệt web, các chuyên gia logistics, giám đốc công ty có thể quản lý hoạt động kinh doanh trong thời gian thực từ điện thoại hoặc máy tính xách tay của họ ở bất kỳ nơi đâu, giúp theo dõi các hoạt động hàng ngày 24/24 giờ để đảm bảo độ tin cậy của lực lượng lao động và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
- Hà thiên cần chuẩn bị nguồn nhân lực, hạ tầng kĩ thuật đáp ứng yêu cầu thực hiện Cơ chế Một cửa Quốc gia và chủ động phối hợp với các cơ quan Nhà nước trong việc thực hiện các thủ tục hành chính trên Cổng thông tin Một cửa Quốc gia; tích cực tham gia ý kiến vào các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật triển khai Cơ chế Một cửa Quốc gia; tham dự đầy đủ các buổi tập huấn do cơ quan Hải quan và các Bộ ngành tổ chức.
- Ngoài ra cần chú trọng đến phát triển nguồn nhân lực trẻ bởi nguồn nhân lực trẻ có lợi thế được tiếp cận với tri thức mới, có khả năng nhạy bén và năng động trong công việc …
4.2.5 Giải pháp mở rộng tìm kiếm khách hàng và thị trường mới
Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
- Nhà nước cần hoàn thiện hơn nữa khung khổ pháp lý và thể chế chính sách liên quan đến hoạt động giao hàng xuất khẩu nói chung và giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không nói riêng Song song với hành lang pháp lý đảm bảo tính thông thoáng, nhất quán, cần tiêu chuẩn hóa về điều kiện kinh doanh, cấp phép, thống nhất và tiêu chuẩn hóa thủ tục hải quan.
- Nhà nước cũng cần có chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp, cho các trường đại học, cao đẳng để đẩy mạnh công tác đào tạo với nhiều hình thức linh hoạt, cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho ngành.
4.3.2 Đối với tổng cục hải quan
- Cần nghiên cứu quy trình thủ tục hải quan hiện đại hơn nữa để có những biện pháp đơn giản hóa thủ tục hải quan nhưng vẫn đảm bảo được sự quản lý của cơ quan chủ quản Qua đó giúp các cơ quan hải quan và hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không giảm bớt được thời gian và chi phí khi thực hiện thủ tục hải quan.
- Các hướng dẫn của hải quan cần phải rõ ràng, dễ hiểu và công khai hơn để các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện khai báo và quy trình thủ tục hải quan cho hàng hóa
- Có các biện pháp ngăn chặn kịp thời các tiêu cực khi doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục hải quan.
4.3.3 Đối với cơ quan thuế
- Cơ quan thuế cần có những thủ tục đóng và thu thuế thông thoáng hơn, đơn giản hơn giúp cho doanh nghiệp dễ dàng trong quá trình thực hiện nộp thuế hay hoàn thuế.
Cần đẩy mạnh phát triển việc nộp thuế trực tuyến để giảm bớt thủ tục giấy tờ cũng như tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp giao nhận, rút ngắn thời gian giao hàng xuất khẩu.
- Cần có những biện pháp để hạn chế các tiêu cực khi các doanh nghiệp đến cơ quan thuế để hoàn thuế và luôn phải đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng.
4.3.4 Đối với Cảng hàng không quốc tế Nội Bài
- Cảng hàng không quốc tế Nội Bài là cảng hàng không lớn thứ hai của Việt Nam cả về vận chuyển hành khách và hàng hóa trong nước cũng như quốc tế Hiện nay, nhà ga hàng hóa Cảng Nội Bài có tổng diện tích 44.000m2, công suất phục vụ theo thiết kế là 203.000 tấn hàng hóa/năm chưa đáp ứng được nhu cầu xuất khẩu hàng hóa ngày càng tăng của các doanh nghiệp xuất khẩu Tình hình hàng hóa ùn tắc vẫn xảy ra nhất là trong mùa cao điểm Vì vậy, đòi hỏi cảng Nội Bài cần quy hoạch và nâng cấp lại, mở rộng quy mô nhà ga hàng hóa, kho hàng không, đẩy mạnh công suất phục vụ hàng hóa lên 500.000 tấn/năm, từ đó sẽ giúp giảm thiểu tình trạng ùn tắc hàng
- Cần mở rộng thêm các đường bay mới tiện lợi nhất, đẩy mạnh hợp tác với nhiều hãng hàng không quốc tế khác để doanh nghiệp có đẩy mạnh sản xuất, thuận tiện cho việc xuất khẩu cũng như giao hàng xuất khẩu và mở rộng thị trường.
- Cảng hàng không quốc tế Nội bài cũng cần đổi mới và nâng cao hơn nữa chất lượng cơ sở vật chất, máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình cân đo, soi chiếu, kiểm tra, bốc xếp cũng như vận chuyển hàng xuất khẩu giúp cho quá trình giao hàng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Ngày nay, mặc dù khoa học kĩ thuật phát triển, nhiều phương tiên vận tải hiện đại mới ra đời, tuy nhiên vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không luôn giữ được tầm quan trọng, khó có thể thay thế Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không là một cách thức giao hàng hiệu quả, nhanh chóng, có thể chuyên chở được hàng hóa đến nơi mà các phương tiện khác khó có thể thực hiện được, phù hợp với những hàng hóa giá trị cao, cần tốc độ vận chuyển nhanh… Các cảng hàng không đang ngày càng hoàn thiện để tăng cường hơn nữa tính an toàn và tiện lợi của mình Vì vậy, cơ hội phát triển của ngành trong tương lai là rất lớn.
Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên - chi nhánh Hà Nội là một công ty hoạt động lâu năm trong ngành logistics Nhờ có được sự hậu thuẫn mạnh mẽ từ công ty mẹ tại
TP Hồ Chí Minh và chi nhánh ở Hải Phòng, đồng thời nhờ có quan hệ thân thiết với nhiều đối tác, đại lý và nhiều hãng vận chuyển lớn trên thế giới mà hoạt động kinh doanh của Hà Thiên luôn phát triển ổn định qua các năm Tuy nhiên, trong thời kì kinh tế thị trường khốc liệt như hiện nay, khi mà các công ty logistics mới xuất hiện ngày càng nhiều với các lợi thế cạnh tranh đa dạng, đặc biệt về giá, thì Hà Thiên phải không ngừng hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ của mình, trong đó có quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không để có thể giữ vững vị thế và tạo đà cho sự lớn mạnh hơn nữa của công ty trong tương lai.
Là một sinh viên chuyên ngành Kinh tế và kinh doanh quốc tế, được đào tạo bài bản về những nghiệp vụ tác nghiệp thương mại quốc tế, bằng vốn kiến thức của mình em đã nghiên cứu thực tiễn quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tạiCông ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội nhằm đưa ra những đánh giá xác đáng và đóng góp những giải pháp của mình vì mục tiêu hoàn thiện hơn nữa quy trình nghiệp vụ này Hy vọng rằng trong thời gian tới, Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội nói riêng và các công ty kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải sẽ xác định được bước đi đúng đắn nhằm thực hiện tốt các tiêu chí đã đề ra, nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Từ đó có thể nâng cao vị thế của các công ty trên thị trường và thúc đẩy sự phát triển cũng như quá trình hội nhập nền kinh tế Việt Nam vào nền kinh tế thế giới.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm 2015, 2016, 2017, Phòng Kế toán
2 Công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội, Báo cáo tài chính năm
3 TS Doãn Kế Bôn (2010), Bài giảng Quản trị giao nhận và vận chuyển hàng hóa của Bộ môn QTTN TMQT.
4 Nguyễn Đức Hoàng Nam (2013), Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải đường hàng không của chi nhánh Kintetsu World Express VN, KLTN – Khoa TMQT.
5 Hồ Thị Hoa (2016), Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH thương mại và giao nhận AT, KLTN – Khoa TMQT
6 Tạp chí chuyên ngành kinh tế ngoai thương: VISABATIMES, VINALINES
7 Website: http://vietship.vn (Diễn đàn giao nhận vận tải)
8 Website: http://thutuchaiquan.vn (Diễn đàn thủ tục xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan)
9 Website: http:// www.hathien-galaxy.com
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
Khoa kinh tế và kinh doanh quốc tế
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN KHÓA LUẬN TỐT
Họ và tên giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Doãn Kế Bôn Đơn vị công tác: Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế - ĐHTM
Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hương
Tên đề tài: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội.
Sau quá trình hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp, tôi có nhận xét như sau:
1 Quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp của sinh viên:
