Ý NGHĨA VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong bối cảnh quốc tế hóa thương mại và việc gia nhập WTO, Việt Nam đã có nhiều cơ hội để tham gia sâu rộng vào thị trường toàn cầu Sự giao lưu và hợp tác kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội giữa Việt Nam và các quốc gia khác đã thúc đẩy sự phát triển của ngành giao nhận vận tải Nền kinh tế Việt Nam liên tục tăng trưởng ổn định và kim ngạch xuất khẩu tăng mạnh, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành vận tải phát triển hơn nữa Do đó, ngành giao nhận vận tải, đặc biệt là vận tải biển, ngày càng trở nên quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế của đất nước.
Hiện nay, Việt Nam có nhiều doanh nghiệp giao nhận vận tải với quy mô đa dạng Mặc dù ngành này còn mới so với thế giới, nhưng các doanh nghiệp Việt Nam đã chứng tỏ sự phát triển nhanh chóng và ổn định Do đó, việc hoàn thiện công tác giao nhận hàng hóa trở thành yếu tố quan trọng cho sự phát triển kinh tế xã hội, gắn liền với sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam trong khu vực và toàn cầu.
Hoạt động giao nhận hàng hóa là yếu tố then chốt trong ngoại thương, quyết định sự thành công và lợi nhuận của doanh nghiệp Để nâng cao hiệu quả trong dịch vụ giao nhận, quy trình nghiệp vụ cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề này, cùng với kiến thức học được và kinh nghiệm thực tập tại công ty Tiên Phong, tôi đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại-Dịch vụ Tiên Phong” cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
M ỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Bài viết này đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH Tiên Phong, nêu rõ tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận trong thời gian qua, cùng với những thuận lợi và hạn chế hiện có Đồng thời, bài viết cũng đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện hoạt động giao nhận của công ty trong tương lai, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Đ ỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu của bài viết là công ty TNHH Thương Mại-Dịch Vụ Tiên Phong, tập trung vào quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container qua đường biển tại công ty này.
P HƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp phân tích bao gồm việc xem xét các thông số và dữ liệu liên quan đến công ty nhằm đánh giá tình hình hoạt động hiện tại, nhận diện các kết quả mà công ty đã đạt được, cũng như xác định những lĩnh vực mà công ty vẫn chưa hoàn thành.
Phương pháp thống kê: Thống kê, tìm hiểu các chỉ tiêu về số lượng giao nhận, các chỉ tiêu về kinh doanh, chỉ tiêu về thị trường giao nhận…
Phương pháp logic: Tổng hợp, đánh giá về tình hình hoạt động cũng như đưa ra giải pháp trên cơ sở khoa học và mang tính thực tiễn.
T ÓM TẮT CÁC CHƯƠNG
Đề tài ngoài phần mở đầu và phần kết thúc gồm 3 chương chính là:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
K HÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO NHẬN TRONG HOẠT ĐỘNG NGOẠI THƯƠNG
1.1.1 Khái ni ệ m giao nh ậ n, ng ườ i giao nh ậ n, d ị ch v ụ giao nh ậ n và hi ệ u qu ả quy trình giao nh ậ n
Giao nhận là một chuỗi các hoạt động liên quan đến vận tải, nhằm mục đích chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận.
Trong mậu dịch quốc tế, việc vận chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua diễn ra qua nhiều quốc gia, và người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức di chuyển hàng hóa và thực hiện các thủ tục liên quan Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hoặc bất kỳ ai khác, với chuyên môn trong việc kết hợp nhiều phương thức vận tải, tối ưu hóa dung tích và trọng tải của phương tiện vận chuyển thông qua dịch vụ gom hàng Họ cũng cần biết kết hợp giữa vận tải, giao nhận và xuất nhập khẩu, đồng thời duy trì mối liên hệ tốt với các tổ chức như Hải quan, đại lý tàu, bảo hiểm, ga và cảng để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu (XNK) hoạt động hiệu quả thông qua dịch vụ giao nhận Doanh nghiệp XNK có thể tận dụng kho bãi của người giao nhận hoặc kho bãi thuê, giúp giảm chi phí xây dựng và duy trì kho Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng giảm được chi phí quản lý hành chính và đơn giản hóa bộ máy tổ chức, từ đó có thể tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh XNK.
Người gửi hàng (shipper) và người nhận hàng (consignee) thường không tự thực hiện các thủ tục và chứng từ cần thiết, mà thường ủy thác cho người giao nhận lo liệu quá trình vận tải Người giao nhận có thể thực hiện dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý của họ, cũng như có thể ký hợp đồng phụ để thực hiện các nhiệm vụ liên quan.
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, như xử lý vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Điều 163 của Luật Việt Nam ban hành ngày 23-05-1997, dịch vụ giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi và thực hiện các công việc như vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận Người làm dịch vụ có thể đại diện cho người xuất khẩu, người nhập khẩu, hoặc cả hai trong việc thực hiện các dịch vụ này.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ ủy thác giao nhận vận tải trong và ngoài nước, sử dụng nhiều phương tiện vận tải khác nhau Chúng tôi chuyên xử lý các loại hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hội chợ, hàng triển lãm, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng công trình, và hàng tư nhân đóng trong container cũng như hàng bao kiện rời.
Làm đầu mối vận tải đa phương thức giúp kết hợp nhiều phương tiện vận tải, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đến bất kỳ địa điểm nào theo yêu cầu của chủ hàng.
Chúng tôi cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan đến giao nhận và vận tải, bao gồm lưu cước tàu chợ, thuê tàu chuyến, và các phương tiện vận tải khác Chúng tôi cũng hỗ trợ mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất nhập khẩu, bảo quản hàng, tái chế, đóng gói, cũng như thu gom hoặc chia lẻ hàng Ngoài ra, chúng tôi còn cho thuê hoặc thuê vỏ container và giao hàng tận nơi đến cơ sở sản xuất hoặc địa điểm tiêu thụ.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu về tất cả các vấn đề liên quan đến giao nhận vận tải và bảo hiểm Ngoài ra, chúng tôi còn nhận ủy thác và thu gom hàng hóa xuất nhập khẩu, giúp tối ưu hóa quy trình logistics cho khách hàng.
Hiệu quả quy trình giao nhận
Giao nhận là một quá trình phức tạp, yêu cầu đồng thời xử lý công việc đối nội và đối ngoại Để đạt được hiệu quả trong quy trình giao nhận, cần tuân thủ một số yêu cầu quan trọng.
- Rút ngắn về thời gian giao nhận sẽ giảm bớt được mất mát, hư hỏng về hàng hóa, giảm ứ đọng vốn, đáp ứng đúng thời gian giao hàng
- Muốn rút ngắn thời gian giao nhận cần giảm thời gian lưu kho, lưu bãi, giảm thời gian lập chứng từ, thủ tục hải quan phải nhanh gọn
Để rút ngắn thời gian giao nhận hàng hóa, người làm công tác giao nhận cần nắm vững thủ tục hải quan, quy trình giao nhận và các loại chứng từ liên quan Hơn nữa, việc xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ quan chức năng cũng là yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình này.
Giao hàng chất lượng tốt yêu cầu sự chính xác trong quá trình giao nhận, khả năng đáp ứng cao với các yêu cầu của khách hàng và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu vận chuyển, người giao nhận hoặc chủ hàng hóa cần lựa chọn phương tiện phù hợp, lập đầy đủ và chính xác chứng từ vận tải, có kho hàng đáp ứng nhu cầu và nắm vững đặc tính của hàng hóa xuất nhập khẩu.
Chi phí trong giao nhận bao gồm các khoản như vận chuyển, kiểm dịch hàng hóa, lưu kho và xin giấy phép Những chi phí này phản ánh hiệu quả của quy trình giao nhận Khi giao nhận được thực hiện an toàn và tiết kiệm thời gian, sẽ giúp giảm thiểu đáng kể các chi phí phát sinh.
1.1.2 Vai trò c ủ a ng ườ i giao nh ậ n trong m ậ u d ị ch qu ố c t ế
C Ơ SỞ PHÁP LÝ TRONG XNK HÀNG HÓA BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN
1.2.1 Các công ướ c qu ố c t ế Điều ước quốc tế điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ yếu là Công ước Liên Hiệp Quốc năm 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế (gọi tắt là Công ước Viên năm 1980) Pháp luật của Việt Nam cho phép các bên sử dụng Công ước Viên 1980 để điều chỉnh các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế và có hiệu lực nếu các bên lựa chọn và ghi rõ trong hợp đồng Ngoài ra còn có: Công ước Lahaye 1964 về mua bán quốc tế; Công ước New York năm 1958 về công nhận và thi hành quyết định trọng tài nước ngoài; Luật mẫu của trọng tài UNCITRAL ban hành năm 1985
Và các Công ước quốc tế về vận tải gồm có:
Công ước quốc tế điều chỉnh các quan hệ pháp lý liên quan đến vận đơn và hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển bao gồm các quy định quan trọng như Hague Rules (Brussels 1924), Hague Visby Rules (1968) và Hamburg Rules Những quy định này đóng vai trò then chốt trong việc xác định quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong hoạt động vận chuyển hàng hóa qua biển.
The 2009 United Nations Convention on Contracts for the International Carriage of Goods Wholly or Partly by Sea establishes a comprehensive legal framework for the transport of goods by sea This convention aims to harmonize and modernize international shipping laws, ensuring clarity and predictability in maritime trade By addressing key aspects such as liability, documentation, and the rights and obligations of carriers and cargo owners, it seeks to enhance the efficiency and security of maritime transport.
Luật điều chỉnh lưu thông hối phiếu theo Công ước Geneva 1930 – 1931 bao gồm hai bộ luật chính: Luật thống nhất về hối phiếu (ULB: Uniform Law for Bills of Exchange) và Luật thống nhất về séc Những quy định này tạo ra khung pháp lý vững chắc cho việc giao dịch thương phiếu và séc, đảm bảo sự đồng nhất và minh bạch trong các giao dịch tài chính quốc tế.
1931 (ULC: Uniform Law for Check)
Các bên có thể lựa chọn áp dụng luật pháp quốc gia trong hợp đồng, nhưng nên chọn luật mà họ quen thuộc Việc lựa chọn này cần được ghi rõ trong một điều khoản của hợp đồng Luật pháp Việt Nam bao gồm các văn bản quan trọng như Pháp lệnh trọng tài Thương Mại 2003, Luật Thương Mại 2005, Bộ luật dân sự 2005, Bộ luật hàng hải Việt Nam 2005 và Luật trọng tài Thương Mại 2010.
Tập quán thương mại quốc tế áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ yếu là: Các điều kiện thương mại quốc tế - Incoterms (International
Các Điều khoản Thương mại do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành lần đầu vào năm 1936 và đã được sửa đổi vào các năm 1953, 1967, 1980, 1990, 2000 và gần đây nhất là 2010 Bên cạnh đó, Quy tắc chung về Tập quán và Thực hành Tín dụng Chứng từ (UCP 600) và Bộ nguyên tắc của UNIDROIT về Hợp đồng Thương mại Quốc tế năm 2004 cũng cung cấp những quy phạm chung để điều chỉnh các hợp đồng thương mại Thêm vào đó, Quy tắc Thống nhất về Nhờ thu (URC 52) cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các quy định trong lĩnh vực này.
1.2.4 Khái ni ệ m và nh ữ ng l ợ i ích c ủ a vi ệ c v ậ n chuy ể n hàng hóa b ằ ng container
Theo tiêu chuẩn ISO, container là một thiết bị vận chuyển có hình dáng cố định, bền chắc và có khả năng sử dụng nhiều lần Container được thiết kế đặc biệt để thuận tiện cho việc vận chuyển bằng nhiều phương tiện khác nhau, đồng thời có thiết bị hỗ trợ cho việc xếp dỡ hàng hóa và chuyển đổi giữa các phương tiện vận tải Ngoài ra, container còn có cấu trúc tối ưu để dễ dàng xếp hàng vào và dỡ hàng ra, với dung tích tối thiểu là 1m³.
1.2.4.2 Những lợi ích của việc vận chuyển hàng hóa bằng container
Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng container đang phát triển mạnh mẽ nhờ vào những lợi thế đặc biệt và nhu cầu hội nhập của ngành vận tải biển toàn cầu Trong những năm gần đây, khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam được vận chuyển bằng container đã tăng đột biến, vượt xa dự đoán của ngành hàng hải và các tổ chức nghiên cứu quốc tế Điều này không chỉ cho thấy sự bùng nổ của phương thức vận chuyển này mà còn khẳng định những lợi ích đáng kể mà nó mang lại cho tất cả các bên tham gia.
Đối với chủ hàng, việc bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển giúp tránh tổn thất, hư hỏng và mất mát, từ đó tiết kiệm chi phí nhờ giảm thời gian kiểm đếm hàng Điều này cũng nâng cao khả năng giám sát và tăng tốc độ chuyển tải, đồng thời đơn giản hóa các thủ tục trung gian trong vận chuyển nội địa, giúp tiết kiệm chi phí điều hành Hàng hóa được luân chuyển nhanh chóng và thuận tiện, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Chủ tàu có thể rút ngắn thời gian tàu đậu tại cảng, tăng nhanh vòng quay khai thác, và thuận lợi hóa việc chuyển tải cùng vận chuyển đa phương thức Điều này giúp giảm khiếu nại từ chủ hàng về hư hỏng trong quá trình vận chuyển, cho phép người vận tải tận dụng tối đa trọng tải và dung tích tàu, từ đó nâng cao hiệu quả khai thác.
Đối với đại lý vận tải, việc trở thành một người vận chuyển không khai thác tàu mở ra cơ hội cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng, bao gồm dịch vụ gom hàng lẻ, dịch vụ từ kho đến kho và dịch vụ phát hàng.
1.2.2 Nhi ệ m v ụ c ủ a các c ơ quan tham gia giao nh ậ n hàng hóa XNK
- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng Hợp đồng có hai loại:
Hợp đồng ủy thác giao nhận
Hợp đồng thuê mướn: Chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hóa
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu
- Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ
Cảng phải bồi thường cho hàng hóa lưu kho bãi bị hư hỏng hoặc tổn thất nếu có biên bản hợp lệ Trong trường hợp cảng không thể chứng minh rằng mình không có lỗi, trách nhiệm bồi thường vẫn thuộc về cảng.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau:
Không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng
Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn
Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn, mất mát)
1.2.2.2 Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK
- Ký kết hợp đồng giao nhận với Cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TIÊN PHONG
T ỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH T IÊN P HONG
2.1.1 Quá trình hình thành và phát tri ể n c ủ a công ty
2.1.1.1 Giới thiệu khái quát công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong
Tên công ty: Công ty TNHH TMDV TIÊN PHONG
Tên giao dịch đối ngoại: TIEN PHONG Co.,Ltd
Trụ sở chính: số 3, Phổ Quang, Phường 2, Q Tân Bình, Tp.HCM
Vốn điều lệ: 2.000.000.000 VND (2 tỷ đồng)
Mã số thuế: 0300993292.Do cục thuế thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 26/11/1997
Giám đốc: Ngô Xuân Lực
Công ty có con dấu riêng: Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TIÊN PHONG
Là thành viên của Hiệp hội Giao nhận Việt Nam (VIFFAS) và Hiệp hội Giao nhận Quốc tế (FIATA), chúng tôi đã nhận được sự đồng ý từ FIATA để phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu chung của tổ chức này từ năm 2001.
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong
Để phát triển, một quốc gia cần có nền kinh tế vững mạnh, điều này đòi hỏi phải mở cửa và hội nhập với nền kinh tế thế giới Đảng và Nhà nước ta đã tích cực thực hiện chính sách mở cửa, chú trọng vào xuất nhập khẩu và khuyến khích đầu tư nước ngoài Sự phát triển này đã dẫn đến sự hình thành nhiều doanh nghiệp, tìm kiếm cơ hội xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa thiết yếu Tuy nhiên, do buôn bán quốc tế còn mới mẻ, nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa nắm rõ quy định và nghiệp vụ thương mại quốc tế Để giải quyết những khó khăn này, năm 1994, anh Ngô Xuân Lực cùng gia đình đã thành lập công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa Tiên Phong Ban đầu, công ty hoạt động quy mô nhỏ, nhưng qua nhiều năm đã phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cung cấp dịch vụ trọn gói cho các hợp đồng Năm 1997, công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TIÊN PHONG được thành lập để phù hợp với tình hình mới và tổ chức lại hoạt động.
2.1.2 Ch ứ c n ă ng, nhi ệ m v ụ và ph ạ m vi ho ạ t độ ng c ủ a công ty
Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TIÊN PHONG là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ Công ty sở hữu con dấu riêng, có quyền tự chủ về tài chính và được sự cho phép của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Cung cấp các dịch vụ giao nhận trong lĩnh vực vận tải hàng hóa XNK bằng đường biển, đường hàng không và nội địa
Mua bán cước và lập tuyến đường, cung cấp các giá cước đường hàng không, đường biển, thu xếp tổ chức các tuyến đường phù hợp
Tổ chức vận tải đa phương thức chuyên cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ cho hàng xuất khẩu, nhập khẩu và nội địa, đồng thời có quyền phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu của FIATA.
Dịch vụ “từ cửa đến cửa” thu xếp nhận hàng và giao hàng tới sân bay, bến cảng, lưu kho, lưu bãi
Khai thuế hải quan: lập bộ chứng từ hải quan, thực hiện tất cả các thủ tục hải quan cho hàng hóa XNK, đóng gói hàng hóa
Môi giới tổ chức vận chuyển hàng rời, phân chia hàng lẻ và tổ chức quản lý về logistics
2.1.3 C ơ c ấ u t ổ ch ứ c b ộ máy qu ả n lý c ủ a công ty và ch ứ c n ă ng nhi ệ m v ụ các phòng ban
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lập theo mô hình trực tuyến, bao gồm các phòng ban liên kết chặt chẽ với nhau dưới sự quản lý của Giám đốc, Phó Giám đốc và Trưởng phòng Mỗi nhân viên đều có trách nhiệm và tự giác trong công việc của mình, góp phần vào sự hoạt động hiệu quả của toàn bộ hệ thống.
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Nguồn: Phòng quản lý nhân sự 2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Là người đứng đầu công ty, giám đốc có trách nhiệm điều hành các hoạt động, xây dựng kế hoạch kinh doanh và xác định phương hướng phát triển Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm pháp lý về các vấn đề liên quan đến công ty, thương lượng và ký kết các hợp đồng lớn Giám đốc cần theo dõi tình hình kinh doanh để kịp thời đưa ra các giải pháp phù hợp.
Phòng quản lý nhân sự
Chịu trách nhiệm quản lý tình hình dân sự của công ty, đề xuất mức lương và thưởng phạt cho nhân viên, đồng thời sắp xếp và bố trí nhân lực hợp lý Ngoài ra, theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện định mức lao động là nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo hiệu quả công việc.
Phòng Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động và quyết định bổ sung hoặc sa thải nhân viên Để đảm bảo môi trường làm việc tốt, phòng cần chăm lo đời sống nhân viên, hỗ trợ họ vượt qua khó khăn và tạo điều kiện giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ Ngoài ra, tổ chức các hoạt động sinh hoạt cho nhân viên cũng là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý nhân sự.
Chúng tôi trực tiếp tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với khách hàng trong và ngoài nước, đồng thời thương thảo giá cả và ký kết các hợp đồng quy mô nhỏ Ngoài ra, chúng tôi cũng lập kế hoạch và xác định phương hướng hoạt động cho công ty.
Hàng xuất chịu trách nhiệm lập kế hoạch và hướng dẫn thực hiện công việc giao nhận hàng hóa xuất khẩu, đồng thời thực hiện các thủ tục cần thiết tại các cảng và sân bay.
Hàng nhập là trách nhiệm của việc lập kế hoạch và thực hiện các công việc giao nhận, đồng thời xử lý các thủ tục cần thiết cho hàng hóa nhập khẩu tại các cảng và sân bay.
Thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế toán và tham mưu hiệu quả cho từng hợp đồng giao nhận, cung cấp số liệu chính xác và kịp thời cho Giám đốc và phòng kinh doanh để lập kế hoạch hoạt động Tính toán doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong các kỳ quyết toán, so sánh và đối chiếu với kế hoạch đề ra, từ đó đưa ra giải pháp hiệu quả cho giai đoạn tiếp theo Đồng thời, có trách nhiệm thực hiện tình hình tiền lương cho nhân viên.
Phòng sales & marketing đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch và chiến lược hoạt động cho doanh nghiệp, nhằm tìm kiếm khách hàng, đối tác và thị trường mới Để đáp ứng nhu cầu của các công ty xuất nhập khẩu về quy trình giao nhận, phòng cần phát triển các chiến lược cạnh tranh hiệu quả và quảng bá thương hiệu cùng dịch vụ của công ty Qua đó, phòng sales & marketing không chỉ thu hút thêm khách hàng mới mà còn đề xuất các chính sách ưu đãi hấp dẫn cho những khách hàng tiềm năng.
2.1.4 C ơ c ấ u d ị ch v ụ và m ạ ng l ướ i đạ i lý c ủ a công ty
Mua bán cước và lập tuyến đường:
- Luôn cung cấp giá cước hàng không, đường biển thấp, cạnh tranh
- Tổ chức tuyến đường luôn hướng gần tới yêu cầu về thời gian và giá thành của khách hàng
- Thu xếp và phối hợp gần gũi với người gửi, người nhận hàng cùng với việc luôn giám sát chặt chẽ tại chỗ
Tổ chức vận tải đa phương thức và gom hàng lẻ:
- Cung cấp dịch vụ cho cả hàng xuất, nhập khẩu và hàng nội địa bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ và đường thủy nội địa
- Áp dụng cho tất cả các thị trường chính trên thế giới và nội địa
- Phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu FIATA
Dịch vụ từ cửa đến cửa:
- Thu xếp nhận và giao hàng tới sân bay hay bến cảng
- Chỉ sử dụng dịch vụ của những hãng có uy tín
Công ty cung cấp dịch vụ giao hàng linh hoạt, có khả năng vận chuyển đến bất kỳ địa điểm nào mà khách hàng yêu cầu, bao gồm cả cảng, nơi làm thủ tục hải quan, và kho hàng của người nhập khẩu.
- Lưu kho bãi, và nhận hàng từ nhiều nhà máy để hợp lại thành 1 lô hàng
- Theo tập quán, khách hàng có thể mua bảo hiểm cho bất cứ điều khoản nào mà khách hàng thấy cần thiết
- Lập bộ chứng từ Hải quan
- Thực hiện tất cả các thủ tục Hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu theo bất cứ phương thức nào
Nhân viên khai thuê Hải quan của công ty chúng tôi đều có giấy chứng nhận và nhiều năm kinh nghiệm, đảm bảo hàng hóa của khách hàng được thông quan tại Hải quan Việt Nam trong thời gian ngắn nhất.
Kho bãi và phân phối:
- Chúng tôi cung cấp dịch vụ kho bãi cho hàng bách hóa, hàng nhập đã thông quan cho phân phối, và cả hàng xuất chờ kiểm hóa Hải quan
- Phụ trách kho có chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm và trung thực
- Diện tích kho: 1000m 2 , tường bê tông, mái tôn, khung thép và thông gió
- Vị trí kho: 458 Nguyễn Tất Thành, Quận 4, Tp.Hồ Chí Minh
- Môi giới và tổ chức vận chuyển hàng rời, hàng dự án, hàng siêu trường, siêu trọng
- Phân chia hàng lẻ, hàng chung chủ
- Tổ chức và quản lý về logistics
T ÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ XNK CỦA CÔNG TY TRONG CÁC NĂM 2011-2013
Kể từ khi thành lập, công ty đã trải qua nhiều khó khăn và hiệu quả hoạt động ban đầu chưa cao Tuy nhiên, từ năm 2011 đến 2013, công ty đã đạt được hiệu quả hoạt động tốt, duy trì mối quan hệ với khách hàng thân thiết và thu hút thêm nhiều khách hàng mới Chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng cũng ngày càng được nâng cao, phản ánh sự phát triển tích cực của công ty trong giai đoạn này Để có cái nhìn sâu sắc hơn về tình hình hoạt động, tôi sẽ phân tích chi tiết các hoạt động của công ty trong các năm 2011-2013.
2.2.1 K ế t qu ả ho ạ t độ ng kinh doanh c ủ a công ty trong các n ă m 2011-2013
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013 Đơn vị tính: triệu đồng
Qua bảng số liệu và biểu đồ trên ta thấy:
Trong ba năm qua, công ty đã có sự phát triển vượt bậc với doanh thu liên tục tăng trưởng hàng năm Đồng thời, chi phí chỉ tăng nhẹ, cho thấy tính ổn định trong quản lý tài chính.
Năm 2011, doanh thu của công ty đạt khoảng 7 tỷ đồng, với lợi nhuận sau khi trừ chi phí là hơn 4,2 tỷ đồng Mặc dù nền kinh tế Việt Nam gặp nhiều biến động và tỷ lệ lạm phát tăng cao, công ty vẫn duy trì tình hình kinh doanh ổn định và tích cực Tuy nhiên, cần xem xét lại việc phân chia chi phí để hợp lý hơn.
Năm 2012, doanh thu tăng 12.5% so với năm 2011, trong khi chi phí giảm 2%, dẫn đến lợi nhuận đạt 931 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 22% Sự gia tăng này cho thấy công ty đã kiểm soát và tiết kiệm chi phí hiệu quả hơn, tận dụng cơ sở kỹ thuật hiện có để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không cần đầu tư nhiều vào máy móc, thiết bị mới.
Năm 2013, doanh thu của công ty tăng 54% so với năm 2012 nhờ vào các biện pháp kích thích và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh Mặc dù chi phí tăng nhẹ 0.26%, nhưng điều này không ảnh hưởng nhiều đến lợi nhuận mà công ty đạt được.
Mặc dù kinh tế Việt Nam và thế giới gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn 2011-2013, năm 2011 được coi là năm đầy biến động với tình trạng lạm phát cao Tuy nhiên, nhờ vào kinh nghiệm và mối quan hệ tốt với khách hàng, đặc biệt là những khách hàng thân thiết trong hơn 10 năm qua, công ty đã đạt được lợi nhuận tương đối cao Hoạt động kinh doanh gần đây của công ty rất hiệu quả, cho thấy định hướng phát triển hợp lý và có khách hàng tiềm năng lâu dài Công ty cần duy trì và phát huy mối quan hệ này để tiếp tục phát triển hiệu quả hơn nữa.
Bảng 2.2: Kết quả kinh doanh dịch vụ của công ty trong các năm 2011-2013 ĐVT:USD
XNK và giao nhận 688,405,040 26.1 826,086,050 24.5 1,073,911,870 26.1 Đại lý cước tàu 476,588,110 18.1 619,564,540 18.4 743,477,450 18.1
K.doanh kho bãi và vận tải hàng hoá
Trong năm 2011, dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận tải hàng hóa trong nước chiếm tỷ trọng lớn nhất với 32% tổng doanh thu của công ty Tiếp theo là hoạt động kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu và giao nhận, đóng góp 26% Hoạt động mua bán hàng hóa hữu hình đứng thứ ba với tỷ trọng 24%, trong khi dịch vụ đại lý bán cước tàu và cước vận chuyển bằng đường hàng không nằm ở vị trí cuối cùng.
Dựa trên bảng số liệu, công ty Tiên Phong thể hiện rõ thế mạnh trong lĩnh vực dịch vụ kinh doanh kho bãi, phương tiện vận tải và giao nhận Với hơn 10 năm hoạt động, công ty đã xây dựng được uy tín vững chắc trong ngành Năm 2012, tỷ trọng dịch vụ kho bãi và vận tải hàng hóa nội địa vẫn duy trì ở mức cao, đạt 36,7%, cho thấy sự ổn định so với năm trước Đặc biệt, dịch vụ kho bãi ghi nhận mức tăng 46,5% so với năm 2011, trong khi các dịch vụ khác cũng có sự tăng trưởng đáng kể từ 10-30%.
Năm 2011, doanh thu của Tiên Phong tăng cao, khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường Dù năm 2012 có nhiều biến động, Tiên Phong vẫn duy trì được sự ổn định và năng lực kinh doanh ngày càng nâng cao Đến năm 2013, cơ cấu dịch vụ của công ty không có nhiều thay đổi, với tỷ trọng giữa các dịch vụ vẫn giữ ở mức ổn định như các năm trước.
Năm 2012, dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận tải hàng hóa chiếm tỉ trọng cao, nhưng mức tăng trưởng tuyệt đối và tương đối đã có sự thay đổi lớn Cụ thể, dịch vụ khai thác hàng hóa tăng 35% so với năm 2012, trong khi hoạt động môi giới nhập khẩu và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tăng 30% Ngược lại, dịch vụ kinh doanh kho bãi chỉ tăng 9.97% Sự tăng trưởng này được đánh giá là hợp lý và khả quan đối với doanh nghiệp chuyên về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như Tiên Phong.
2.2.2 Ph ươ ng h ướ ng kinh doanh trong th ờ i gian t ớ i
Dựa trên những thuận lợi và khó khăn đã nêu, công ty không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa Để thúc đẩy sự phát triển bền vững, công ty luôn xác định rõ mục tiêu và định hướng phát triển riêng cho mình.
Công ty đang chú trọng phát triển phòng kinh doanh nhằm tìm kiếm khách hàng mới và mở rộng thị trường đa dạng hơn, thay vì chỉ tập trung vào một số thị trường lớn.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động, công ty cần tăng cường đào tạo và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên Việc này giúp họ kịp thời cập nhật thông tin và tình hình giao nhận vận tải trên thế giới, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Tiết kiệm chi phí tối đa để xây dựng cơ cấu giá hợp lý là rất quan trọng Chúng tôi thường xuyên tìm kiếm và tổ chức các phương án vận tải hiệu quả, phối hợp để đạt được cước phí tối ưu nhất, nhằm đảm bảo bù đắp giá thành.
Để tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường, công ty cần củng cố mối quan hệ với khách hàng và các cơ quan liên quan, từ đó tạo ra những ưu đãi đặc biệt.
Q UY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH T HƯƠNG MẠI - D ỊCH VỤ T IÊN P HONG
ty TNHH Thương mại - Dịch vụ Tiên Phong
Tiên Phong không chỉ hoạt động trong lĩnh vực thương mại mà còn là một công ty Forwarder hàng đầu, cung cấp đa dạng dịch vụ như Door to CY, CY-CY và Door to Door Dưới đây là quy trình chi tiết xuất hàng container bằng đường biển theo điều kiện Door to CY.
Hình 2.3: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
Trong hợp đồng mua bán số 140324/ML ký ngày 24/03/2014 giữa cơ sở Lương Thị Hương Sen và công ty S.P.R.L.L’EMOI, cơ sở Lương Thị Hương Sen đã quyết định ủy thác cho một công ty giao nhận thực hiện thủ tục hải quan thay mặt mình.
1 Nhận yêu cầu từ khách hàng
2 Liên hệ với hãng tàu
4 Tiến hành đặt chỗ tàu
5 Nhận và kiểm tra chứng từ XK
9 Thông báo kết quả giao hàng
8 Quá trình lấy vận đơn
7 Giao hàng cho hãng tàu quan và các thủ tục liên quan đến lô hàng xuất này sao cho đến tay người nhận Chính vì vậy, cơ sở Lương Thị Hương Sen đã liên hệ với công ty TNHH Tiên Phong để hỏi giá cước vận chuyển cho lô hàng trên đi Belgium Khi nhận được kế hoạch xuất khẩu hàng hóa của khách hàng thì bộ phận XNK của công ty sẽ nhờ khách hàng cung cấp các thông tin về lô hàng gồm:
+ Nhà sàn lớn bằng tre tháo rời đồng bộ
- Xuất khẩu hàng theo điều kiện: CIP
- Cảng xuất khẩu: ICD Tanamexco, Việt Nam
- Cảng nhập khẩu: Antwerp, Belgium
- Hàng tre, nứa nên phải hun trùng
Vì Hương Sen là khách hàng quen thuộc, việc ký hợp đồng giao nhận không cần thiết Thông tin giao dịch với khách hàng được thực hiện qua Email, Fax và điện thoại, giúp công ty tương tác nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Nhân viên chứng từ cần chú ý đến thông tin chính xác về tên hàng và trọng lượng hàng hóa, vì sai sót trong các thông tin này có thể dẫn đến khó khăn trong việc xử lý chứng từ, gây tốn thời gian và chi phí chỉnh sửa.
Công ty Tiên Phong hiện đang gặp khó khăn trong công tác chào giá cho khách hàng, cho thấy sự thụ động và chưa khai thác hiệu quả vai trò của Phòng Kinh Doanh Điều này dẫn đến khả năng cạnh tranh và cung cấp dịch vụ giao nhận của công ty yếu kém hơn so với các đối thủ trong ngành.
Sau khi nắm rõ thông tin lô hàng, nhân viên phòng Xuất Nhập khẩu (XNK) liên hệ với một số hãng tàu có dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng, đồng thời kiểm tra giá cước từ ít nhất 03 hãng tàu đến cảng đích chính của khách Mục tiêu là đảm bảo giá cước cạnh tranh và dịch vụ tốt nhất Qua quá trình tìm hiểu và so sánh, nhân viên Tiên Phong đã chọn hãng tàu MSC (VIETNAM) CO., LTD vì cung cấp giá cước và dịch vụ tối ưu cho tuyến đường xuất đi Belgium.
Từ đó làm bảng giá và gửi cho khách hàng
Nhân viên giao nhận Tiên Phong cần nắm vững thông tin lịch tàu để thông báo kịp thời cho khách hàng Hương Sen Trong trường hợp có sự thay đổi về thời gian xuất hàng, nhân viên giao nhận phải nhanh chóng cập nhật và điều chỉnh lịch tàu cho phù hợp.
Khi đến cảng Antwerp, các hãng tàu sẽ đưa ra mức giá cước khác nhau do mỗi hãng có lợi thế riêng tại đại lý nước ngoài Vì vậy, nhân viên giao nhận cần chú ý đến cảng đến để tìm kiếm và liên hệ để có được giá cước hợp lý nhất.
2.3.3 Chào giá cho khách hàng
Sau khi tiến hành so sánh giá cước và chất lượng dịch vụ của các hãng tàu cho tuyến đường đi Bỉ liên quan đến đơn hàng 140324/ML, công ty Tiên Phong đã đưa ra mức giá cước cạnh tranh nhất cho cơ sở Hương Sen.
Khi giá cước và lịch trình tàu được Hương Sen chấp nhận, họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) hoặc chi tiết hàng (Detail of Bill) cho bộ phận Giao nhận của Tiên Phong Booking Request này bao gồm thông tin quan trọng như người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, địa điểm đóng hàng, cảng chất hàng lên tàu, cảng dỡ hàng xuống và ngày tàu chạy Những thông tin này rất cần thiết để chuẩn bị các chứng từ liên quan như Số Booking, Sea Waybill, Tờ khai Hải Quan và Vận đơn (Bill of Lading).
Sự phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên trong từng bộ phận chưa rõ ràng, dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc và gây khó khăn trong quá trình giao nhận hàng xuất khẩu Một ví dụ điển hình là việc nhiều nhân viên của Tiên Phong gửi báo giá cước phí khác nhau cho cùng một khách hàng, điều này khiến khách hàng băn khoăn về cách làm việc của hệ thống nhân viên và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty.
Nhận xét: Nhờ lợi thế cạnh tranh về các mối quan hệ và uy tín nên Tiên
Tiên Phong luôn dẫn đầu trong ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thể hiện thế mạnh nổi bật so với các công ty khác Tuy nhiên, giá cước mà công ty cung cấp cho khách hàng bị ảnh hưởng bởi các hãng tàu nước ngoài Đối với đơn hàng 140324/ML của cơ sở Hương Sen xuất khẩu sang Bỉ, cảng đến là Antwerp và cảng chuyển tải là Singapore.
Cước vận tải chủ yếu phụ thuộc vào các đại lý hãng tàu nước ngoài, điều này giải thích lý do tại sao hầu hết các công ty xuất khẩu tại Việt Nam chọn xuất khẩu theo giá FOB.
2.3.4 Tiến hành đặt chỗ tàu (Booking tàu)
Hương Sen và S.P.R.L L’EMOI mua bán theo điều kiện CIP, nên Hương Sen có nghĩa vụ thuê tàu, mua bảo hiểm và vận chuyển hàng tới cảng đến
Tiên Phong đã liên lạc với MSC (VIETNAM) CO., LTD để đặt container cho đơn hàng 140324/ML theo chỉ định của Hương Sen Sau khi hoàn tất việc đặt chỗ, hãng tàu đã gửi cho Tiên Phong phiếu đặt container Booking Note số IN1402946, trong đó ghi rõ tên tàu, số hiệu tàu, cảng đi, cảng đến, thời gian tàu đến và đi, cũng như closing time Thông tin này giúp Công ty chuẩn bị lấy vỏ container, đóng hàng và vận chuyển ra cảng đúng thời hạn.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
C ÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY
Dựa trên thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty TNHH TM-DV Tiên Phong và những phân tích về thành công cũng như tồn tại trong quy trình giao nhận, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động hoạch định nguồn nhân lực tại công ty.
3.1.1 Gi ả i pháp 1: Nâng cao và phát tri ể n trình độ qu ả n lý, nghi ệ p v ụ chuyên môn và công tác đ ào t ạ o c ủ a độ i ng ũ nhân viên giao nh ậ n Tiên Phong a Nội dung giải pháp
Về công tác quản lý:
Tổ chức cần tái cấu trúc cơ cấu quản lý nhân viên nhằm giảm thiểu chồng chéo trách nhiệm giữa các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận.
- Các phòng ban phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ với nhau để cùng hướng đến lợi ích chung của công ty và khách hàng
- Thực hiện chính sách “mở cửa” để khuyến khích nhân viên tích cực tham gia đóng góp ý kiến và các sang tạo cho công ty
Công ty tổ chức các buổi trao đổi với nhân viên để thảo luận về kế hoạch, thành tích và các hạn chế hiện tại, nhằm tạo cơ hội cho tất cả nhân viên đóng góp ý kiến trong việc cải thiện quy trình giao nhận.
Về công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn:
Để nâng cao năng lực chuyên môn và ngoại ngữ cho từng thành viên trong công ty, Ban lãnh đạo nên khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học và hội thảo trong ngành Việc cử nhân viên tham gia các khóa học tu nghiệp ở nước ngoài, đặc biệt tại các quốc gia như Singapore, Thái Lan và Nhật Bản về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa, sẽ giúp cải thiện kỹ năng và kiến thức chuyên môn của họ.
- Tạo điều kiện cho nhân viên có thể cọ xát với thực tế, tích lũy kinh nghiệm, phát huy khả năng sang tạo của mình
Để thực hiện công tác giao nhận hàng hóa xuất khẩu một cách chuyên nghiệp, cần nắm rõ quy trình từng bước và các công việc cụ thể liên quan Việc hiểu biết chi tiết về quy trình này sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả giao nhận và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng thời gian.
Thái độ và phong cách làm việc nhã nhặn, vui vẻ, lịch sự và chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng trong giao dịch với khách hàng, thể hiện chất lượng dịch vụ, uy tín và văn hóa kinh doanh của công ty Tiên Phong Để thực hiện tốt các giải pháp này, cần đảm bảo những điều kiện cần thiết.
Cán bộ quản lý cần có năng lực và kiến thức chuyên sâu để giải quyết vấn đề một cách dứt khoát, đồng thời phải am hiểu tường tận công việc của từng nhân viên.
Nhân viên giao nhận công ty cần có ý thức tự giác trong việc học tập và nâng cao kiến thức, kinh nghiệm thông qua các khóa học tu nghiệp Việc này không chỉ giúp họ phát triển bản thân mà còn mang lại hiệu quả tích cực cho công ty khi áp dụng những giải pháp mới.
Hiện tại Cải tiến Dự kiến hiệu quả
Quản lý nhân viên hiện tại còn yếu kém, thiếu sự nắm bắt rõ ràng về công việc cụ thể của từng cá nhân Hệ thống theo dõi tiến độ giao nhận công việc cũng đang gặp nhiều hạn chế.
- Công việc, trách nhiệm còn chồng chéo giữa các nhân viên
- Đề cử cán bộ quản lý có năng lực, am hiểu các công việc của từng nhân viên, phong cách làm việc quyết đoán, năng động, sáng tạo
Tổ chức và sắp xếp lại cơ cấu các phòng ban phù hợp với chuyên môn của từng nhân viên là rất quan trọng Việc các phòng ban kết hợp và hỗ trợ lẫn nhau thường xuyên sẽ nâng cao hiệu quả công việc và tạo ra môi trường làm việc hợp tác hơn.
- Ghi nhận đóng góp ý kiến từ nhân viên
- Công tác quản lý nhân viên được chặt chẽ hơn, tạo tính hiệu quả trong công việc giao nhận
- Phòng tránh rủi ro trong giao nhận về chứng từ, các khâu thủ tục hải quan (phòng chứng từ kết hợp với phòng giao nhận)
- Góp phần xây dựng, hoàn thiện quy trình giao nhận nhằm phát triển mục tiêu, định hướng kinh doanh của công ty
- Trình độ chuyên môn của nhân viên tương đối khá, nhưng kinh nghiệm còn nhiều hạn chế
- Tổ chức các khóa học nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tế
- Công ty có chính sách khen thưởng, nâng bậc
- Nâng cao trình độ chuyên môn, học hỏi kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên giao nhận
Tăng cường năng suất lao động và hiệu quả công việc là chìa khóa để nhân viên đạt thành tích xuất sắc, từ đó khuyến khích họ phát huy tối đa năng lực cá nhân Việc này không chỉ tạo niềm tin mà còn đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
3.1.2 Nhóm gi ả i pháp cho quy trình giao nh ậ n
3.1.2.1 Gi ả i pháp 2: C ả i ti ế n trong khâu chào giá cho khách hàng a Nội dung giải pháp
- Chủ động liên hệ với khách hàng cũ, tìm kiếm thêm khách hàng tiềm năng
Nhân viên nên lập kế hoạch làm việc rõ ràng và chủ động liên hệ với khách hàng qua email hoặc điện thoại định kỳ, nhằm đảm bảo phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Tham gia các hội chợ triển lãm do hiệp hội doanh nghiệp xuất khẩu như VEXA, ITPC, và Viettrade tổ chức là cơ hội tuyệt vời để tìm kiếm khách hàng mới và khảo sát thị trường trong lĩnh vực giao nhận.
- Liên hệ, cập nhật những thông tin của các hãng tàu như bảng báo giá cước trong từng thời điểm
Để đạt được giá cước vận chuyển tốt nhất, việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu là rất quan trọng Cần nắm rõ lợi thế của từng hãng tàu trên các tuyến đường vận chuyển cụ thể Điều này sẽ giúp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả logistics.
