1.3 .T RINH TỰ GIAO HANG XUẤT KHẨU
2.4. NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER
2.4.1. Những thành cơng trong quy trình giao nhận
Qua phân tích ở trên, ta có thể rút ra được những điểm mạnh trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của công ty như sau:
- Việc tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng giữa công ty và khách hàng
diễn ra khá đơn giản, tất cả giao dịch với khách hàng đều thực hiện hệ thống công nghệ thông tin hiện đại như Email, Fax, Scan... giúp cho công ty phục vụ khách
hàng được thuận lợi hơn.
- Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH TMDV Tiên Phong đa dạng nên khách hàng có thể chọn bất cứ lĩnh vực nào về cơng tác giao nhận như ủy thác xuất khẩu, vận chuyển hàng hóa... để hợp tác. Cơng ty Tiên Phong có đội ngũ nhân viên chuyên tư vấn, thực hiện công tác giao nhận theo yêu cầu của khách hàng.
- Cơng ty TNHH TMDV Tiên Phong có trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh, tọa lạc tại Quận Tân Bình – một trong những quận tập trung nhiều công ty xuất khẩu lớn, thuận lợi cho khách hàng và bộ mặt của công ty. Đồng thời, Tiên Phong có thể giao nhận hàng hóa xuất khẩu ở các tỉnh lân cận tập trung nhiều khu công nghiệp lớn như Bình Dương, Đồng Nai, Long An...
- Cơng ty thiết lập được các mối quan hệ tốt với các hãng tàu, hải quan, cảng... giúp cho cơng ty có giá cước tốt nhất, thời gian làm thủ tục được rút ngắn. Chất lượng của quy trình được nhiều khách hàng đánh giá cao nên công ty đã tạo được uy tín cho khách hàng và ln có chế độ đãi ngộ về chi phí dịch vụ, do đó khách hàng
luôn tin tưởng tuyệt đối và sẵn sàng hợp tác với Tiên Phong.
- Thực hiện khai Hải quan điện tử: thời gian khai báo nhanh hơn nhiều so với khai báo Hải quan truyền thống, nó giảm được phần nào công việc cho nhân viên Hải
quan, tăng trách nhiệm của doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ thơng quan hàng hóa. - Cơng ty TNHH TMDV Tiên Phong với đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình, năng động, nhanh nhẹn xử lý các tình huống trong cơng việc, xây dựng mối quan hệ thân
thiện tạo nên môi trường làm việc vui vẻ, thoải mái.
2.4.2. Những tồn tại trong quy trình giao nhận
2.4.2.1. Tồn tại 1 : Công tác quản lý của cán bộ và năng lực làm việc của nhân viên khâu giao nhận còn hạn chế nhân viên khâu giao nhận còn hạn chế
a. Chứng minh tồn tại.
- Khả năng quản lý của ban lãnh đạo:
Công việc, trách nhiệm của từng phịng ban khác nhau, địi hỏi của cơng việc là phải có tính chun mơn hóa cao nhưng ban lãnh đạo chưa nắm rõ công việc của các nhân viên giao nhận và các phòng ban. Chưa phân định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ. Chưa chun mơn hố được trong công việc, cụ thể là một số nhân viên giao nhận còn phải đảm nhiệm cùng lúc nhiều công việc khác nhau.
- Năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên khâu giao nhận:
Đội ngũ nhân viên giao nhận trẻ là một lợi thế. Tuy nhiên, với một đội ngũ nhân
viên còn non trẻ, chưa tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong thực tế nên kinh
nghiệm làm việc vẫn còn nhiều hạn chế và nếu so với các đồng nghiệp trong khu vực và trên thế giới thì trình độ nghiệp vụ và ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên giao nhận của cơng ty Tiên Phong vẫn cịn khá non yếu.
b. Hậu quả.
- Từ sự yếu kém của Ban lãnh đạo trong khâu quản lý nhân viên sẽ:
Khiến cho các phịng ban chưa có sự phối hợp chặt chẽ với nhau dẫn đến không nắm bắt được cụ thể công việc của từng nhân viên, gây ra sự chồng chéo trong cơng việc, gây khó khăn trong tiến trình cơng tác giao nhận hàng xuất khẩu và làm chậm trễ công tác giao nhận.
Bên cạnh đó, việc một người phải đảm nhiệm cùng lúc nhiều việc mà khơng có
sự chun mơn cao gây ra khó khăn cho họ trong q trình giải quyết cơng việc, tình trạng bỏ sót việc thường xun xảy ra và hiệu quả không cao trong công tác giao nhận. Bên cạnh đó, áp lực trong cơng việc rất cao, dễ gây ra tình trạng nhàm
- Với vốn kinh nghiệm cịn khá ít ỏi của đội ngũ nhân viên giao nhận dẫn đến: Chưa đủ khả năng làm thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng. Chưa thể đáp ứng nhu cầu hội nhập đặc biệt là trong công tác giao nhận. Khiến cho sự tin tưởng của khách hàng có phần bị lung lay.
Chưa phát huy hết các chức năng cũng như nghiệp vụ của mình để nâng cao khả năng tiếp cận với khách hàng. Bỏ lỡ một lượng khách hàng mới và tiềm năng.
Gây ra những sai sót trong q trình làm chứng từ hoặc giao nhận làm mất nhiều thời gian và chi phí.
2.4.2.2 Tồn tại 2: Cơng tác thực hiện trong giao nhận
a. Chứng minh tồn tại.
- Chào giá cước cho khách hàng:
Không chủ động liên hệ, tìm kiếm và chào giá cho khách hàng.
Hầu hết đơn hàng giao nhận được thực hiện do sự chỉ định của đại lý giao nhận bên nước ngoài.
- Các chứng từ trong giao nhận:
Do sự sai sót của nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhân, không kiểm tra kỹ các thông tin từ khách hàng. Các chứng từ không thống nhất với nhau trong Master B/L và House B/L về tên hàng hóa, trọng lượng, cảng đi, cảng đến.
- Công tác kiểm tra đóng hàng, giám sát:
Hàng hóa bị hư hỏng, thất thốt, trọng lượng hàng xuất khơng đúng trên thực tế, dẫn
đến sai chứng từ giao nhận
Điều kiện, thời gian đóng hàng phụ thuộc vào vị trí kho bãi (như đóng hàng
container trong đêm tại Tp.Hồ Chí Minh), khơng tuân thủ quy trình làm việc như hút thuốc, đùa giỡn... trong khi làm việc.
- Phương tiện xếp dỡ, vận chuyển hàng hóa:
Phương tiện vận tải của cơng ty vẫn cịn rất ít ỏi, chỉ mới đáp ứng được một phần
nhu cầu chuyên chở của công ty.
Năng suất xếp dỡ thấp. Xe nâng hạ xếp dỡ hàng hóa đã cũ, vào những thời điểm có nhiều hợp đồng cần giải quyết thì xảy ra tình trạng q tải, khơng đủ phương tiện vận chuyển hàng hóa.
- Hệ thống kho bãi lưu container: Phải lưu container tại kho bãi của cảng.
Kho bãi riêng của cơng ty cịn hạn chế về diện tích, khơng thể lưu nhiều container, chưa sửa chữa được.
b. Hậu quả:
Những thiếu sót trong cơng tác thực hiện quy trình giao nhận gây ra những hậu quả:
- Giá cả và chất lượng dịch vụ chuyến tàu phụ thuộc vào đại lý giao nhận bên nước ngoài.
- Mất thời gian chỉnh sửa chứng từ. Gây ra sự chậm trễ trong công tác giao nhận.
Điều này ảnh hưởng rất xấu đến kế hoạch kinh doanh, mua bán của khách hàng.
- Gây tổn thất hàng hóa và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của Tiên Phong. - Mất nhiều thời gian và chi phí nhân cơng, phải th xe vận chuyển ngồi làm tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp. Hàng hóa bị hư hỏng.
- Phát sinh thêm chi phí thuê kho bãi.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Ngày nay nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng nhiều trong một nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là ngành giao nhận đường biển với lưu lượng hàng hóa tăng nhanh chóng. Cơng ty Tiên Phong xác định hoạt động kinh doanh trong
lĩnh vực giao nhận là nâng cao chất lượng phục vụ, tạo sự hài lòng cho khách hàng
đối với dịch vụ của cơng ty.
Ngồi việc kinh doanh dịch vụ giao nhận, cơng ty Tiên Phong cịn mở rộng thêm các dịch vụ khác như: làm thủ tục chứng từ khai Hải quan, làm đại lý cho hãng tàu… điều đó cho thấy doanh nghiệp đã tìm ra hướng đi đúng với chun mơn nên đã đưa cơng ty phát triển vượt bậc. Vì vậy, cơng ty Tiên Phong đã trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều công ty lớn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Tuy nhiên, quy mô và phương tiện kỹ thuật cũng như trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên công ty Tiên Phong vẫn chưa so sánh được với nhiều công ty khác cùng ngành, điều này ảnh hưởng đến công tác giao nhận của công ty. Do đó, cơng
ty Tiên Phong đang cố gắng tạo lập một cơ cấu quản lý phù hợp, có đội ngũ công nhân viên làm việc một cách chuyên nghiệp, đầu tư thêm về cơ sở vật chất kỹ
thuật…
Từ những thực trạng được phân tích ở trên, sau đây là những giải pháp, kiến
nghị được thể hiện trong chương 3 nhằm đẩy mạnh và hồn thiện hơn nữa quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển nói riêng và cơng tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung. Đồng thời góp phần giúp cơng ty phát huy những điểm mạnh của mình và khắc phục những điểm yếu, nâng cao hiệu quả
CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT