1.3 .T RINH TỰ GIAO HANG XUẤT KHẨU
3.1. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU
3.1.2.2. Giải pháp 3: Hạn chế rủi ro do sai sót của nhân viên
a. Nội dung giải pháp
- Hạn chế sai sót của nhân viên chứng từ.
- Hạn chế sai sót của nhân viên giao nhận trong khâu đóng hàng. - Hạn chế rủi ro của nhân viên xếp dỡ trong khâu đóng hàng.
b. Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
- Nhập các thông tin của khách hàng vào cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý của Tiên Phong để tra cứu khi cần thiết. Nhân viên chứng từ cần cẩn thận trong từng thao tác khi lập chứng từ, đối chiếu các thông tin của khách hàng trong phần mềm quản lý.
Nhanh chóng kịp thời xử lý các tình huống rủi ro xảy ra. Mọi thao tác của nhân viên chứng từ cần phải có sự cẩn thận, tính chun nghiệp trong cơng việc.
- Có kế hoạch cơng việc cụ thể như đặc điểm, tính chất của hàng hóa để có sơ đồ
hướng dẫn đóng hàng, xác định vị trí kho hàng để sắp xếp phương tiện và thời gian phù hợp để đóng hàng vào container, giảm các chi phí như neo đậu xe rơmooc, thuê kho bãi đóng hàng. Khi phát hiện các bao bì, đóng gói hàng bị hư, rách… báo ngay cho khách hàng về sự cố này trước khi đóng hàng vào container. Cân đo, kiểm đếm hàng hóa thật chính xác trọng lượng, quy cách đóng gói, tình trạng của hàng hóa. - Bố trí lượng nhân viên xếp dỡ phù hợp với lượng hàng hóa, ln phiên cơng việc giữa các nhân viên tránh làm việc quá tải, giảm năng suất làm việc.
Công việc xếp dỡ hàng vào container phải thực hiện nghiêm túc như không được hút thuốc tại kho hàng, khơng đùa giỡn…
Có biện pháp xử lý nghiêm khắc các tình huống như gian lận, hàng hóa bị thất thốt, thiếu tinh thần trách nhiệm đối với cơng việc.
c. Dự trù hiệu quả hoặc kết quả nếu ứng dụng giải pháp này ở công ty
Hiện tại Cải tiến Dự kiến hiệu quả
- Sự sai sót về các chứng từ giao nhận như Master B/L, House B/L
ảnh hưởng đến các
chứng từ liên quan như Sea Waybill…
- Làm việc trên hệ thống phần mềm quản lý các chứng từ.
- Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên chứng từ trước khi gửi cho khách hàng.
- Hoàn chỉnh các chứng từ giao nhận, tránh mất thời gian và chi phí chỉnh sửa. - Tiến độ thực hiện khâu
chứng từ nhanh hơn, chính xác hơn.
- Kiểm tra, giám sát q trình đóng hàng cịn nhiều sai sót ảnh hưởng tiến độ đóng hàng vào container - Có kế hoạch đóng hàng cụ thể cho từng đơn hàng.
- Lập 2 biên bản kiểm kê hàng hóa nhằm đối chiếu
- Đóng hàng đúng theo
thời gian dự tính, giúp cho cơng tác giao nhận đúng,
nhanh chóng.
- Giảm sai sót về trọng lượng hàng hóa, tiết kiệm thời gian phải kiểm tra lại.
Năng suất xếp dỡ chưa cao, ý thức làm việc cịn nhiều hạn chế: Làm hư hỏng hàng hóa trong khi đóng hàng. - Đưa ra các quy định chặt chẽ trong cơng tác đóng hàng.
- Phân chia cơng việc rõ rang, luân phiên nhau tránh làm việc quá tải.
- Thể hiện tinh thần làm việc có trách nhiệm, ý thức công việc hơn.
- Tránh gây tổn thất hàng hóa cho khách hàng cũng như chất lượng dịch vụ của công ty.
- Nâng cao năng suất làm việc, không gây hư hỏng,
đảm bảo an tồn hàng hóa
khi đóng hàng.