1.3 .T RINH TỰ GIAO HANG XUẤT KHẨU
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TIÊN PHONG
2.1.1. Q trình hình thành và phát triển của cơng ty
2.1.1.1. Giới thiệu khái quát công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong
Tên công ty: Công ty TNHH TMDV TIÊN PHONG.
Tên giao dịch đối ngoại: TIEN PHONG Co.,Ltd.
Tên viết tắt: TPC.
Trụ sở chính: số 3, Phổ Quang, Phường 2, Q. Tân Bình, Tp.HCM.
Điện thoại: (08) 8448054.
Fax: (08) 8453762.
Website: www.t-freight.vn
Vốn điều lệ: 2.000.000.000 VND (2 tỷ đồng).
Mã số thuế: 0300993292.Do cục thuế thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 26/11/1997.
Giám đốc: Ngô Xuân Lực.
Cơng ty có con dấu riêng: Cơng ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TIÊN PHONG.
Là thành viên của Hiệp hội giao nhận Việt Nam (VIFFAS) và Hiệp hội giao nhận Quốc tế (FIATA), đã được sự đồng ý của FIATA cho phép phát hành vận đơn
đa phương thức theo mẫu chung của FIATA từ năm 2001.
2.1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong Dịch Vụ Tiên Phong
Một quốc gia muốn phát triển thì trước hết phải có một nền kinh tế vững mạnh, và muốn có một nền kinh tế vững mạnh đòi hỏi chúng ta phải mở cửa nền
kinh tế, hội nhập với nền kinh tế thế giới. Để thực hiện mục tiêu trên, Đảng và Nhà Nước ta đã và đang mở cửa nền kinh tế, đẩy mạnh công tác đối ngoại. Đặc biệt chú trọng đến cơng tác XNK và khuyến khích đầu tư nước ngồi. Cùng với sự phát triển
đó ngày càng có nhiều doanh nghiệp được hình thành và khơng ngừng tìm kiếm
những mặt hàng thiết yếu cho sản xuất, tiêu dùng, mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng vì bn bán quốc tế cịn rất mới với các doanh nghiệp Việt Nam, vì vậy các doanh nghiệp chưa nắm hết được các nghiệp vụ cũng như các quy định
quốc tế về thương mại hay không hiểu hết được đặc thù của ngành nghề. Để đáp ứng những khó khăn đó và nhu cầu cần thiết đó, vào năm 1994 anh Ngơ Xn Lực
cùng với các thành viên trong gia đình góp vốn thành lập cơng ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa Tiên Phong. Trong thời gian đầu hoạt động, quy mơ cịn nhỏ và rất hạn
chế, tuy nhiên qua nhiều năm hoạt động, công ty đã lớn mạnh và mở rộng phạm vi hoạt động trong lĩnh vực XNK và có thể bao trọn gói tất cả các khâu trong q trình thực hiện hợp đồng. Năm 1997, để phù hợp với tình hình mới và điều hịa quan hệ giữa các đối tác cũng như nhu cầu sắp xếp lại tổ chức, công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TIÊN PHONG ra đời.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty
Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TIÊN PHONG là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có quyền tự chủ về tài chính và được sự cho phép của nhà nước CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM với một số nhiệm vụ sau:
Cung cấp các dịch vụ giao nhận trong lĩnh vực vận tải hàng hóa XNK bằng
đường biển, đường hàng khơng và nội địa.
Mua bán cước và lập tuyến đường, cung cấp các giá cước đường hàng không, đường biển, thu xếp tổ chức các tuyến đường phù hợp.
Tổ chức vận tải đa phương thức và gom hàng lẻ cho cả hàng xuất khẩu, hàng
nhập khẩu, hàng nội địa và được phép phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu của FIATA.
Dịch vụ “từ cửa đến cửa” thu xếp nhận hàng và giao hàng tới sân bay, bến cảng, lưu kho, lưu bãi.
Khai thuế hải quan: lập bộ chứng từ hải quan, thực hiện tất cả các thủ tục hải quan cho hàng hóa XNK, đóng gói hàng hóa.
Mơi giới tổ chức vận chuyển hàng rời, phân chia hàng lẻ và tổ chức quản lý về logistics.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty và chức năng nhiệm vụ các phòng ban phòng ban
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến: Đó là một hệ thống các phịng ban có quan hệ mật thiết với nhau, chịu sự quản lý của Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phịng cùng với sự tự giác và trách nhiệm trong công việc của từng nhân viên.
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty
Nguồn: Phịng quản lý nhân sự 2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Ban Giám đốc.
Là người đứng đầu cơng ty, có trách nhiệm điều hành các hoạt động của công ty, tổng hợp và đưa ra kế hoạch kinh doanh, phương hướng phát triển chung của công ty. Chịu trách nhiệm về mặt pháp lý và dân sự trước pháp luật về những vấn
đề của công ty. Thương lượng và ký kết các hợp đồng về giao nhận có giá trị và quy
mơ lớn. Theo dõi tình hình kinh doanh của cơng ty để kịp thời đưa ra phương án
giải quyết.
Phòng quản lý nhân sự.
Chịu trách nhiệm về tình hình dân sự của công ty, đề xuất tiền lương, thưởng phạt và sự bố trí sắp xếp nhân lực trong cơng ty, theo dõi tình hình về định mức lao
Giám Đốc Phó Giám Đốc Phịng Kinh Doanh Hàng xuất Hàng nhập Sales Maketing Kho hàng Phòng Kế Tốn Phịng Sales & maketing Phòng Quản lý nhân sự
động và năng suất lao động, đề xuất việc bổ sung hay sa thải nhân viên trong công
ty. Chăm lo đời sống nhân viên trong cơng ty như mơi trường làm việc, những khó khăn của nhân viên để tìm cách giúp đỡ nhân viên hồn thành tốt cơng việc được
giao, tổ chức sinh hoạt cho các nhân viên… Phòng kinh doanh.
Trực tiếp tìm và quan hệ với khách hàng trong nước và ngồi nước, thỏa thuận giá cả và thương lượng kí kết các hợp đồng có quy mơ nhỏ, lập kế hoạch và phương hướng hoạt động của công ty.
Hàng xuất: Chịu trách nhiệm, đưa ra kế hoạch phương hướng thực hiện công việc giao nhận và làm các thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu tại các cảng, sân bay.
Hàng nhập: Chịu trách nhiệm, đưa ra kế hoạch phương hướng thực hiện công việc giao nhận và làm các thủ tục cho hàng hóa nhập khẩu tại các cảng, sân bay.
Phịng kế tốn.
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài chính kế tốn, tham mưu hiệu quả kinh tế của từng hợp đồng giao nhận, cung cấp các số liệu chính xác và kịp thời cho Giám đốc và phòng kinh doanh để lập ra kế hoạch hoạt động cho thời gian tới, tính tốn doanh thu, chi phí và lợi nhuận của cơng ty trong các kỳ quyết tốn. Qua đó so sánh và đối chiếu quá trình thực hiện và kế hoạch đề ra, từ đó đưa ra giải pháp hữu hiệu nhất cho giai đoạn kế tiếp. Ngồi ra có trách nhiệm thực hiện tình hình tiền lương cho nhân viên.
Phòng sales & marketing.
Đưa ra kế hoạch và chiến lược hoạt động cho tồn doanh nghiệp, tìm kiếm
khách hàng, đối tác và thị trường mới. Tìm hiểu rõ nhu cầu của các công ty XNK về quá trình giao nhận nhằm đề ra những chiến lược cạnh tranh và giới thiệu, quảng bá tên tuổi công ty cùng những dịch vụ cho khách hàng, từ đó có thể tìm kiếm được
thêm những khách hàng mới cho cơng ty và đưa ra những chính sách ưu đãi cho
những khách hàng tiềm năng.
2.1.4. Cơ cấu dịch vụ và mạng lưới đại lý của công ty
2.1.4.1. Cơ cấu dịch vụ
- Luôn cung cấp giá cước hàng không, đường biển thấp, cạnh tranh.
- Tổ chức tuyến đường luôn hướng gần tới yêu cầu về thời gian và giá thành của khách hàng.
- Thu xếp và phối hợp gần gũi với người gửi, người nhận hàng cùng với việc luôn giám sát chặt chẽ tại chỗ.
Tổ chức vận tải đa phương thức và gom hàng lẻ:
- Cung cấp dịch vụ cho cả hàng xuất, nhập khẩu và hàng nội địa bằng đường
biển, đường hàng không, đường bộ và đường thủy nội địa.
- Áp dụng cho tất cả các thị trường chính trên thế giới và nội địa. - Phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu FIATA.
Dịch vụ từ cửa đến cửa:
- Thu xếp nhận và giao hàng tới sân bay hay bến cảng. - Chỉ sử dụng dịch vụ của những hãng có uy tín.
- Cơng ty có thể giao hàng đến bất cứ nơi nào khách hàng yêu cầu, tới cảng hoặc nơi làm thủ tục Hải quan cho tới kho hàng của người nhập khẩu.
- Lưu kho bãi, và nhận hàng từ nhiều nhà máy để hợp lại thành 1 lơ hàng. - Theo tập qn, khách hàng có thể mua bảo hiểm cho bất cứ điều khoản nào mà khách hàng thấy cần thiết.
Khai thuế Hải quan:
- Lập bộ chứng từ Hải quan
- Thực hiện tất cả các thủ tục Hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu theo bất cứ phương thức nào.
- Các nhân viên khai thuê Hải quan của cơng ty là những người có giấy chứng nhận khai thuê Hải quan với nhiều năm kinh nghiệm có thể đảm bảo rằng hàng hóa của khách hàng sẽ được thông quan Hải quan Việt Nam với thời gian tối thiểu.
Kho bãi và phân phối:
- Chúng tôi cung cấp dịch vụ kho bãi cho hàng bách hóa, hàng nhập đã thơng quan cho phân phối, và cả hàng xuất chờ kiểm hóa Hải quan.
- Phụ trách kho có chun mơn cao, nhiều năm kinh nghiệm và trung thực. - Diện tích kho: 1000m2, tường bê tơng, mái tơn, khung thép và thơng gió. - Vị trí kho: 458 Nguyễn Tất Thành, Quận 4, Tp.Hồ Chí Minh
Các dịch vụ khác
- Môi giới và tổ chức vận chuyển hàng rời, hàng dự án, hàng siêu trường, siêu trọng.
- Phân chia hàng lẻ, hàng chung chủ - Tổ chức và quản lý về logistics.
2.1.4.2. Mạng lưới đại lý
Do đặc thù của ngành nghề, ngay từ đầu, Tiên Phong đã chú ý xây dựng một hệ thống văn phòng, đặc biệt là hệ thống đại lý ở nước ngồi để có thể cung cấp
dịch vụ cho khách hàng có nhu cầu trên tồn thế giới. Cơng ty đã từng hoặc đang là
đối tác của một số hãng giao nhận lớn trên thế giới, nhằm cung cấp các dịch vụ của
mình ra tồn thế giới bằng việc hợp tác với từng văn phòng nhất là ở các thị trường lớn như liên minh Châu Âu, Mỹ, Canada, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đông Nam Á và
khu vực Châu Đại Dương.
Trong nước, công ty đã xây dựng được một hệ thống các văn phòng, đại lý ở
các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng…