Khóa luận tốt nghiệp thực trạng hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty uni – global

GIỚI THIỆU CHUNG

Lý do chọn đề tài

Kể từ khi gia nhập WTO, kinh tế Việt Nam đã có những bước chuyển mình mạnh mẽ, đạt được nhiều thành tựu đáng kể nhờ vào chính sách mở cửa Đặc biệt, lĩnh vực xuất nhập khẩu đã chứng kiến sự tăng trưởng nhanh chóng, với kim ngạch xuất khẩu liên tục gia tăng qua các năm Việt Nam không chỉ mở rộng thị trường xuất khẩu trong khu vực ASEAN mà còn vươn ra toàn cầu, cho thấy khả năng tận dụng ưu thế và phát huy năng lực xuất khẩu hàng hóa Sản phẩm mang nhãn hiệu “Made in Vietnam” đã tiến xa hơn, xâm nhập sâu vào thị trường quốc tế.

Hoạt động logistics là một phần thiết yếu trong xuất nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế toàn cầu Chi phí logistics chiếm một tỷ trọng nhất định trong giá thành sản phẩm khi đến tay người tiêu dùng, bao gồm các hoạt động như vận tải nội địa, lưu kho, xếp dỡ, và vận tải đường biển, đường không cùng với các chi phí quản lý liên quan.

Hoạt động kết nối chuỗi cung ứng hàng hóa từ nguyên vật liệu đến sản phẩm cuối cùng cho người tiêu dùng là rất quan trọng Việc thiết kế và tối ưu hóa hệ thống cơ sở hạ tầng cùng máy móc trang thiết bị nhằm đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng loại, đúng số lượng, đến đúng vị trí và trong thời gian yêu cầu là mục tiêu hàng đầu.

Trong lĩnh vực logistics, các doanh nghiệp thường phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc khẳng định vị thế cạnh tranh, mở rộng quy mô và tối ưu hóa lợi nhuận.

Hoạt động điều phối logistics tại Việt Nam hiện nay chủ yếu tập trung vào vai trò đại lý trung gian giữa chủ hàng và hãng vận tải, thực hiện các công việc kiểm kê và quản lý kho Tuy nhiên, một số công ty tiên phong đã mở rộng mô hình trung tâm phân phối, áp dụng công nghệ cao hơn so với kho hàng truyền thống, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp.

Theo thống kê của Hiệp hội Logistics Việt Nam, có hơn 1.200 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, trong đó doanh nghiệp nước ngoài chiếm khoảng 80% thị phần Các công ty trong nước chủ yếu hoạt động trong các phân khúc nhỏ như dịch vụ giao nhận hàng hóa, cho thuê kho bãi, làm thủ tục hải quan và gom hàng lẻ.

Kết hợp thực trạng xuất nhập khẩu và hoạt động của các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam, tôi đã chọn nghiên cứu đề tài: "Thực trạng hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Uni – Global" cho khóa luận tốt nghiệp của mình.

Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu hoạt động xuất khẩu hàng hóa tại công ty, phân tích thực trạng và đưa ra các phương pháp khắc phục thúc đẩy hiệu quả hoạt động

Nghiên cứu này tập trung vào việc khám phá mối liên kết giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và ngành logistics, nhằm tối ưu hóa lợi ích trong hoạt động thương mại và thúc đẩy sự phát triển kinh tế Sự hợp tác chặt chẽ giữa hai lĩnh vực này không chỉ nâng cao hiệu quả vận chuyển hàng hóa mà còn góp phần tăng cường sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp trên thị trường toàn cầu.

Hệ thống hóa kiến thức lý luận về xuất khẩu hàng hóa, phân tích các vấn đề thực tiễn để rút ra kết luận về cơ hội và thách thức trong hoạt động xuất khẩu của công ty Đánh giá những thành công, hạn chế và nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả xuất khẩu.

SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 3

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức hoạt động xuất nhập khẩu của công ty Uni – Global

Chức năng và nhiệm vụ xuất nhập khẩu trong công ty như: phòng chứng từ, phòng sale, phòng thủ tục hải quan,…

Phương pháp quan sát thực tế là cách hiệu quả để hỗ trợ các hoạt động giao nhận và lập chứng từ tại công ty Bằng việc quan sát trực tiếp quy trình và thủ tục làm việc, cùng với việc phỏng vấn nhân viên, chúng ta có thể thu thập thông tin sơ cấp một cách chính xác và đầy đủ.

Phương pháp thống kê: thu thập và xử lý các thông tin trong nội bộ công ty và các thông tin qua sách, tài liệu, báo chí, internet …

Phương pháp phân tích chỉ số: phân tích, so sánh các số liệu, tỉ lệ, …

Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào công ty Uni - Global, với thời gian nghiên cứu thực tiễn chủ yếu diễn ra trong thời gian thực tập tại đây.

1.6 Nội dung chính của đề tài

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN

Chương 3: GIỚI THIỆU CÔNG TY

Chương 4: TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY UNI – GLOBAL

Chương 5: GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN

1.7 Mục đích của đợt thực tập

Có cơ hội khảo sát, tìm hiểu thực tế về hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Uni –Global

Tìm hiểu thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Uni-Global, bài viết sẽ phân tích các vấn đề hiện tại trong quy trình xuất khẩu Đồng thời, đưa ra một số giải pháp kiến nghị nhằm phát triển dịch vụ xuất khẩu bằng đường biển của công ty, từ đó nâng cao hiệu quả và cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào công ty Uni - Global, với thời gian thực hiện nghiên cứu chủ yếu diễn ra trong thời gian thực tập tại đây.

Nội dung chính của đề tài

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN

Chương 3: GIỚI THIỆU CÔNG TY

Chương 4: TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY UNI – GLOBAL

Chương 5: GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN

Mục đích của đợt thực tập

Có cơ hội khảo sát, tìm hiểu thực tế về hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Uni –Global

Thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Uni-Global đang gặp nhiều thách thức Để nâng cao hiệu quả dịch vụ xuất khẩu, cần đề xuất một số giải pháp như cải thiện quy trình logistics, tăng cường đào tạo nhân viên, và áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý Những cải tiến này sẽ giúp công ty phát triển bền vững và nâng cao khả năng cạnh tranh trong lĩnh vực xuất khẩu.

CƠ SỞ LÝ LUẬN

Các công việc cần làm để thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Sau khi ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương, đơn vị xuất khẩu cần tổ chức thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả Quá trình này đòi hỏi sự chú ý đến nhiều yếu tố phức tạp để đảm bảo thành công trong giao dịch.

Việc tuân thủ các quy định của luật quốc gia và quốc tế là cần thiết, đồng thời cần bảo vệ quyền lợi quốc gia và duy trì uy tín kinh doanh của tổ chức.

Giấy phép xuất khẩu là yếu tố pháp lý quan trọng đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa Để thúc đẩy hợp tác quốc tế, Nhà Nước đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh thực hiện xuất khẩu, đặc biệt là đối với những mặt hàng không bị hạn chế.

Nhà nước quản lý xuất nhập khẩu bằng hạn ngạch và bằng luật pháp, hàng hoá là đối tượng quản lý có 3 mức:

• Những danh mục hàng hoá cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu

Thủ tướng Chính Phủ quyết định điều chỉnh danh mục hàng hoá cấm xuất khẩu và cấm nhập khẩu dựa trên đề nghị của Bộ trưởng Bộ Thương Mại Trong những trường hợp đặc biệt, việc xuất khẩu và nhập khẩu hàng hoá thuộc danh mục cấm sẽ được xem xét và quyết định riêng lẻ bởi Thủ tướng Chính Phủ.

• Hàng hoá xuất nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương Mại

Bộ Thương Mại chủ trì phối hợp với các bộ, ngành liên quan để cụ thể hoá danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương Mại, dựa trên mã số của danh mục biểu thuế xuất và biểu thuế nhập khẩu (nếu có) Việc điều chỉnh này bao gồm lộ trình bãi bỏ loại giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, do Thủ tướng Chính phủ quyết định.

Chính phủ đã quyết định dựa trên đề nghị của Bộ trưởng Bộ Thương mại Việc ký hợp đồng xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa trong danh mục này chỉ được phép thực hiện sau khi có giấy phép từ Bộ Thương mại.

• Hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện quản lý chuyên ngành

Thủ tướng chính phủ quyết định điều chỉnh và bổ sung danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện quản lý chuyên ngành dựa trên đề nghị của thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành và bộ trưởng bộ thương mại Các bộ ngành quản lý chuyên ngành sẽ hướng dẫn thực hiện quy trình xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá trong danh mục này.

Thủ tục cấp giấy phép:

Khi doanh nghiệp cần xin giấy phép xuất nhập khẩu, hồ sơ xin phép phải bao gồm: bản sao hợp đồng xuất/nhập, bản giải trình cho mặt hàng cấm, đơn xin cấp giấy phép, và đối với hàng hóa có điều kiện, cần thêm bản sao hạn ngạch Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp gửi đến Bộ Thương Mại, nơi sẽ chuyển tiếp đến các bộ quản lý chuyên ngành.

Thời gian cấp giấy phép xuất nhập khẩu phụ thuộc vào loại hàng hóa Đối với mặt hàng cấm xuất/nhập, không có quy định cụ thể về thời gian Trong khi đó, với mặt hàng có điều kiện, nhân viên quản lý sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng quy định.

Trong vòng 3 ngày, các hồ sơ xin phép cần bổ sung, sửa đổi hoặc không đủ điều kiện cấp giấy phép sẽ được phản hồi Đối với những hồ sơ hợp lệ, giấy phép sẽ được cấp sau 7 ngày, bao gồm cả các ngày nghỉ.

Hàng hóa xuất khẩu chủ yếu được thanh toán qua phương thức tín dụng chứng từ (Documentary L/C) Khi hợp đồng ngoại thương quy định sử dụng phương thức này, doanh nghiệp xuất khẩu cần nhắc nhở người nhập khẩu nước ngoài mở L/C đúng thời hạn và theo nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Sau khi nhận được L/C, người xuất khẩu cần kiểm tra kỹ lưỡng nội dung và điều kiện trong hợp đồng Nếu L/C phù hợp, họ sẽ tiến hành thực hiện các công việc theo hợp đồng Ngược lại, nếu có sự không phù hợp, người xuất khẩu phải yêu cầu bên nhập khẩu sửa đổi và bổ sung bằng văn bản để đảm bảo an toàn trong việc thu tiền bán hàng.

Thư tín dụng cần tuân thủ đúng các thủ tục và phù hợp với nội dung hợp đồng để tránh tranh chấp và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Việc sai sót trong thời hạn thanh toán hoặc nội dung thư tín dụng mà không được sửa chữa có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng Nếu thư tín dụng không khớp với hợp đồng, người mua và ngân hàng cần được yêu cầu điều chỉnh cho đúng Do nhiều lý do, nội dung thư tín dụng có thể không đồng nhất với hợp đồng, vì vậy việc kiểm tra và sửa đổi là rất cần thiết.

• Kiểm tra tính chất của thư tín dụng

• Kiểm tra số tiền và đơn vị tiền tệ thanh toán

• Kiểm tra các điều khoản về chất lượng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì của hàng hóa

• Kiểm tra thời gian bốc xếp, địa điểm thanh toán và thời hạn hiệu lực của L/C

• Sửa chữa thư tín dụng

• Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu

Để thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng cần chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu dựa trên hợp đồng đã ký với đối tác nước ngoài và/hoặc theo L/C, nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C.

• Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu (kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng xuất khẩu)

Khi lập bộ chứng từ thanh toán, cần chú ý đến việc thực hiện nhanh chóng và chính xác, đồng thời đảm bảo phù hợp với yêu cầu của L/C về cả nội dung và hình thức Các chứng từ liên quan phải khớp nhau, đúng loại và đúng số bản theo quy định của L/C.

Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu

Người mua bảo hiểm cần tuân thủ các quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc thư tín dụng liên quan đến nhu cầu thỏa thuận về bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, và giá trị của bảo hiểm Họ cũng có trách nhiệm cung cấp và gửi chứng từ bảo hiểm cho người mua hàng.

Các trường hợp người xuất khẩu phải mua bảo hiểm

• Người xuất khẩu bắt buộc mua bảo biểm khi xuất khẩu theo điều kiện giao hàng là CIF hoặc CIP được quy định trong hợp đồng ngoại thương

• Lựa chọn điều kiện bảo hiểm

• Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm, người xuất khẩu thường dựa vào các căn cứ sau đây:

• Điều khoản bảo hiểm ghi trong hợp đồng ngoại thương

• Tính chất bao bì và phương thức xếp dỡ hàng

• Loại hình phương tiện chuyên chở

• Khoảng cách và thời gian vận chuyển

Thực hiện thủ tục hải quan

2.5.1 Khai báo và nộp tờ khai hải quan

Người xuất khẩu cần tự khai báo và áp dụng mã thuế cho hàng hóa, đồng thời nộp tờ khai xuất khẩu cùng các giấy tờ liên quan theo quy định của thủ tục hải quan, tùy thuộc vào từng loại hình kinh doanh.

2.5.2 Đưa hàng đến địa điểm quy định để kiểm tra Địa điểm kiểm tra của hải quan là các cửa khẩu, bao gồm các cảng biển, cảng sông, các cảng hàng không dân dụng quốc tế, cửa khẩu quốc tế, ga tàu lửa liên vận quốc tế, bưu cục ngoại dịch, bưu cục kiểm quan và trạm trả trả hàng nội địa

Doanh nghiệp xuất khẩu có thể vận chuyển hàng hóa đến các điểm thông quan nội địa (ICD) được thành lập theo quyết định của thủ tướng hoặc các địa điểm do tổng cục hải quan được thủ tướng cho phép.

2.5.3 Làm nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu

Nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu và thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật là rất quan trọng Để đảm bảo tuân thủ, các doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình hải quan theo luật định.

2.6 Giao hàng cho người vận tải

Hàng xuất khẩu của Việt Nam chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển, và chủ hàng thường chỉ cần lập "Bảng kê khai hàng chuyên chở" Việc giao hàng và xếp hàng lên tàu thường do cảng thực hiện, nếu có người giám sát quá trình xếp hàng Sau khi hoàn tất việc xếp hàng, thuyền phó sẽ cấp cho chủ hàng Bill of Lading.

• Hàng hóa vận chuyển bằng tàu chợ: o Trường hợp hàng chuyên chở không dùng container

- Lập bảng đăng ký hàng chuyên chở (caro list) và lưu khoang

- Xuất trình bảng caro list cho người vận tải để xem hồ sơ xếp hàng (caro pland / stowage pland)

- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững thời gian làm hàng

Để đảm bảo quá trình xếp hàng lên tàu diễn ra thuận lợi, cần lấy vận đơn đường biển hoàn hảo, được ký bởi thuyền trưởng hoặc hãng tàu Điều này bao gồm các loại vận đơn như clean B/L, clean on board và clean shipped on board, đặc biệt trong trường hợp hàng hóa được chuyên chở bằng container.

Liên hệ với các đại lý container để nắm bắt lịch trình tàu chạy, nhằm đặt chỗ trước cho hàng hóa cần vận chuyển Cần lập bảng đăng ký chuyên chở lịch trình cho từng tàu và booking note để giữ khoang, chỗ, đồng thời mượn vỏ container.

Mời hải quan tiến hành kiểm tra tại bãi container (C/Y) hoặc bãi đóng hàng vào container (CFS) Sau khi hải quan xác nhận kiểm tra và ghi vào tờ khai hải quan, container sẽ được kẹp chì niêm phong.

- Lấy vận đơn hoàn hảo đã bốc hàng lên tàu (Clean B/L, Clean on board, Clean shipped on board)

Có hai phương thức gửi hàng bằng container là:

- FCL (full container load): Giao hàng nguyên container

- LCL (less than a container load): Giao hàng lẻ không đủ container

Lập bộ chứng từ thanh toán

Sau khi hoàn tất giao hàng xuất khẩu, cần nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán và trình ngân hàng để yêu cầu thanh toán tiền hàng Đảm bảo rằng bộ chứng từ được lập chính xác theo yêu cầu của ngân hàng về nội dung và hình thức, đồng thời các chứng từ phải thống nhất với nhau.

Bộ chứng từ thanh toán gồm:

- Vận đơn đường biển sạch

- Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm nếu bán theo điều kiện CIF hoặc CIP

- Giấy chứng nhận xuất xứ

- Các giấy chứng nhận cần thiết như: chứng nhận phẩm chất, trọng lượng, khối lượng, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận kiểm dịch thực vật ( động vật)

Khi lập bộ chứng từ, cần đảm bảo tất cả chứng từ tuân thủ yêu cầu của L/C về số lượng bản, hàng hóa và thời gian lập Số tiền trên hối phiếu phải tương đương 100% giá trị hóa đơn Nếu hàng hóa gửi lên tàu vượt quá số lượng quy định trong L/C, nhà xuất khẩu cần tham khảo ý kiến người mua Chỉ khi người mua chấp nhận, hàng hóa mới được giao và lập hai bộ chứng từ thanh toán: một bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ, và một bộ cho lượng hàng hóa dư sẽ thanh toán theo phương thức khác do hai bên thỏa thuận.

Khiếu nại và thanh lý hợp đồng

Khi người mua khiếu nại người bán về việc hàng hóa không đủ số lượng, chất lượng kém, giao hàng chậm trễ, hoặc không đúng hợp đồng, người bán cần xem xét tính hợp lý và hợp pháp của hồ sơ khiếu nại Việc xác minh tính đầy đủ của khiếu nại là cần thiết, và nếu lỗi thuộc về người bán, họ nên nhanh chóng thỏa thuận để tìm biện pháp giải quyết hiệu quả.

Khi nhận hồ sơ khiếu nại từ người mua hoặc các bên liên quan, người bán cần nghiên cứu kỹ lưỡng hồ sơ để tìm ra giải pháp hợp lý và thỏa đáng.

Theo quy định của thương mại quốc tế, trách nhiệm của người bán đối với hàng hóa không kết thúc ngay sau khi giao hàng Người bán chỉ hết trách nhiệm khi hàng hóa đã được giao lên tàu hoặc cho người vận chuyển Điều này phụ thuộc vào các điều kiện giao hàng cụ thể Do đó, quyền sở hữu hàng hóa sẽ chuyển từ người bán sang người mua khi người mua chấp nhận hàng.

Công ty chỉ chấm dứt trách nhiệm khi hết thời hạn khiếu nại của hợp đồng mà người mua không có khiếu nại nào Trong trường hợp có khiếu nại từ khách hàng, công ty sẽ chủ động đàm phán để tìm ra giải pháp hợp lý nhằm tránh việc hủy hợp đồng, điều này có thể gây tổn thất cho công ty.

GIỚI THIỆU CÔNG TY

Giới thiệu công ty thực tập

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty cổ phần giao nhận Thế Giới Toàn Cầu, thành lập ngày 08/07/2010, xuất phát từ Công ty trách nhiệm hữu hạn giao nhận dịch vụ Vân Long, đã nhanh chóng nắm bắt cơ hội kinh doanh Để đáp ứng nhu cầu phát triển của đất nước trong bối cảnh nền kinh tế tăng trưởng mạnh mẽ, công ty đã triển khai những chiến lược kinh doanh mới mẻ và hợp lý, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ ngoại thương.

Công ty cổ phần giao nhận Thế Giới Toàn Cầu, được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 123456 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư TP.HCM cấp ngày 08 tháng 07 năm 2010, chuyên cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa trong và ngoài nước.

Vào ngày 01/07/2010, Công ty cổ phần giao nhận Thế Giới Toàn Cầu chính thức được thành lập Ngay từ những ngày đầu, công ty đã tập trung củng cố cơ cấu hoạt động và tổ chức, đồng thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh để phù hợp với tình hình đổi mới của đất nước.

Vào ngày 31/05/2012, Công ty đầu tư vốn đã mở thêm chi nhánh mới tại Hải An, Hải Phòng, do Phó giám đốc công ty làm đại diện Đây đánh dấu thời điểm Công ty bắt đầu phát triển ổn định với hai loại hình dịch vụ chính là hàng LCL và FCL.

Năm 2013, Công ty mở thêm các đại lý ở các nước thuộc Châu Âu và Châu Phi so với trước đó chỉ tập trung vào Châu Á và Châu Mỹ

Năm 2015, công ty đã đẩy mạnh việc tìm kiếm và mở rộng đối tượng khách hàng, đồng thời mở rộng danh mục hàng hóa giao nhận Đặc biệt, công ty ghi nhận sự gia tăng nhanh chóng về số lượng khách hàng tại khu vực miền Trung và miền Tây Nam Bộ, trong đó bao gồm cả việc nhập khẩu các mặt hàng nguy hiểm như hóa chất và thuốc trừ sâu, yêu cầu tiêu chuẩn cao.

Trước sự phát triển không ngừng của nền kinh tế toàn cầu, mỗi quốc gia cần áp dụng các giải pháp cải cách kinh tế riêng biệt Để đáp ứng tình hình này, Chính phủ đã triển khai chính sách mở cửa và khuyến khích phát triển các thành phần kinh tế, chuyển đổi sang cơ chế thị trường.

Sự phát triển giao thương quốc tế đã gia tăng nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa Nhằm đáp ứng nhu cầu này, ban lãnh đạo công ty đã điều chỉnh chiến lược kinh doanh theo phương châm “Uy tín, chất lượng, nhanh chóng, hiệu quả, tận tâm” Dù bắt đầu hoạt động trong bối cảnh kinh tế khó khăn, công ty vẫn nỗ lực không ngừng để cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu hiệu quả và trở thành giải pháp hậu cần đáng tin cậy cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước, mặc dù đội ngũ nhân sự ban đầu còn hạn chế.

Công ty đã phát triển từ 10 nhân viên ban đầu lên gần 40 nhân viên, mở rộng đa dạng dịch vụ bao gồm giao nhận, gom hàng, khai thuê hải quan, làm chứng từ và vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và hàng không từ Việt Nam đến các thị trường lớn như Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản, Đông Nam Á, Trung Quốc và Ấn Độ Sự chuyển mình này cho thấy công ty đang đạt được những thành công nhất định trong hoạt động kinh doanh.

• Một số thông tin cơ bản về công ty:

- Tên giao dịch tiếng việt: Công ty cổ phần Giao nhận Thế giới Toàn cầu

- Tên giao dịch tiếng anh: UNI-GLOBAL LOGISTICS JSC

- Tên gọi tắt: UNI-GLOBAL

Hình 3.1: Logo công ty Uni – Global

Nguồn: Truy cập từ http://uni-global.com.vn/en/ - 2016

- Địa chỉ: Lầu 3, Cao ốc Đinh Lễ, số 1 Đinh Lễ, Phường 12, Quận 4, Thành Phố Hồ Chí Minh

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần

- Đại diện theo pháp luật: Nguyễn Minh Tú

- Website: www.uni-global.com.vn

- Email: info@uni-global.com.vn

- Ngày bắt đầu hoạt động: 01/07/2010

3.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự Để thống nhất công tác quản lý, hoạt động của các phòng ban trong quá trình làm việc cũng như nâng cao tính hiệu quả của từng chức năng nhiệm vụ phòng ban, Ban lãnh đạo đã tổ chức nhân sự theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty cổ phần Giao nhận Thế giới Toàn cầu

Công ty cổ phần Giao nhận Thế giới Toàn cầu hoạt động theo chế độ thủ trưởng, với Giám đốc là người đứng đầu và có toàn quyền điều hành Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả kinh doanh và tổ chức hoạt động của công ty Nhân viên cần có trình độ chuyên môn tương ứng với chức danh và ít nhất một ngoại ngữ, thường là Tiếng Anh.

Nhiệm vụ của các phòng ban

Là người đứng đầu công ty, giám đốc điều hành đại diện cho công ty trong việc quản lý và đưa ra quyết định về tất cả các hoạt động kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý về những quyết định đó.

Giám đốc Phó Giám đốc

Trang Võ Minh Trang điều hành và phân công công việc cho nhân viên trong công ty, đồng thời quyết định các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm tài sản cố định.

Là người đề ra các phương án kinh doanh, các phương hướng phát triển của công ty và chịu trách nhiệm mọi vấn đề

Trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký kết các hợp đồng dịch vụ

Bổ nhiệm, miễm nhiệm, cách chức các vị trí trong công ty

Tuyển dụng lao động mới cho công ty, quyết định mức lương của các nhân viên trong công ty

Kiểm soát tình hình chung của công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động thường nhật của các phòng ban

Kiểm soát tất cả các vấn đề có liên quan đến tài chính như: các báo cáo doanh thu, thuế, bảng lương và các khoản phải thu chi

Theo dõi và phân tích đánh giá thường xuyên các khách hàng lớn và lập kế hoạch chăm sóc khách hàng

Chịu trách nhiệm về sự hoạt động của toàn bộ hệ thống máy tính của công ty

Nghiên cứu và phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu cho công ty Đối nội, đối ngoại khi cần thiết

Thực hiện các nhiệm vụ cần thiết để thông quan hàng hóa

Thực hiện toàn bộ quy trình trong hoạt động xuất nhập khẩu, bao gồm việc lập chứng từ và hoàn tất các thủ tục xuất hàng ra nước ngoài hoặc nhập hàng về kho của doanh nghiệp.

Trang Võ Minh Trang cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp trong lĩnh vực logistics, bao gồm lập hồ sơ và khai hải quan, thu thập các chứng từ cần thiết, thuê và điều động xe chở hàng, giám sát quá trình đóng hàng tại cảng, cũng như đăng ký thực hiện các dịch vụ liên quan.

Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng

Tiết kiệm chi phí đến mức thấp nhất, tạo uy tín tốt đối với khách hàng

Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp chặt chẽ với Phòng Kinh doanh và Phòng Marketing, nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng, đảm bảo sự hài lòng và xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.

• Phòng chứng từ – xuất nhập khẩu

Phát hành vận đơn, lệnh giao hàng, cung cấp dịch vụ như một đại lý hãng tàu

Cung ứng các dịch vụ xuất nhập khẩu theo yêu cầu khách hàng

Các công việc cần làm để thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Trong kinh doanh xuất khẩu, có nhiều phương thức thanh toán, mỗi phương thức mang lại lợi ích và rủi ro khác nhau cho nhà xuất khẩu Để giảm thiểu rủi ro, các công ty cần lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp, nhằm tối ưu hóa chi phí và bảo vệ lợi ích của mình.

Công ty thường sử dụng hai phương thức thanh toán chính là L/C và T/T, mỗi phương thức đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng Do đó, việc lựa chọn phương thức phù hợp sẽ giúp hạn chế rủi ro một cách tối đa trong từng trường hợp cụ thể.

Thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu Thuê phương tiện vận tải Mua bảo hiểm cho hàng hóa XK

Thực hiện thủ tục hải quan Giao hàng cho người vận tải Lập bộ chứng từ thanh toán Khiếu nại và thanh lý hợp đồng

SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 28 Đối với khách hàng mới công ty thường dùng phương thức L/C, khách hàng quen có thể dùng phương thức T/T trả sau

Tuy nhiên còn nhiều yếu tố tác động đến việc lựa chọn phương thức thanh toán:

- Phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người bán và người mua

- Thế lực kinh doanh của công ty

- Năng lực đàm phán với đối tác

- Trị giá của thương vụ (nhỏ hay lớn hay vừa)

- Phụ thuộc vào uy tín của công ty vào đối tác kinh doanh

- Phụ thuộc vào sự hiểu biết của cán bộ xuất nhập khẩu về phương thức thanh toán

- Phụ thuộc vào khả năng khống chế đối tác trong việc trả tiền và giao hàng

- Phụ thuộc vào chính sách thanh toán mà đối tác có quan hệ thương mại với công ty

Dựa vào các yếu tố trên, công ty lựa chọn phương thức thanh toán tối ưu nhất Phương thức T/T được coi là thiếu an toàn, mặc dù nó đơn giản, nhanh chóng và thuận lợi Ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian, do đó, việc thanh toán phụ thuộc vào thiện ý của bên mua, không đảm bảo an toàn cho bên bán, dễ dẫn đến việc người mua chiếm dụng vốn Phương thức T/T chỉ nên được sử dụng trong những trường hợp cụ thể.

- Để trả nợ đến hạn

- Trả tiền hàng đã gửi bán

- Thanh toán tiền mậu dịch

- Số tiền không quá lớn và thị trường là thị trường của người mua

Trong bối cảnh hiện tại, phòng xuất nhập khẩu đã có đủ nhân lực để áp dụng hiệu quả các điều kiện Incoterms trong hoạt động xuất khẩu, với điều kiện FOB được xem là dễ áp dụng nhất và phát huy tốt vai trò của nó Đa số đối tác nước ngoài chấp nhận điều kiện FOB, mặc dù một số yêu cầu báo giá theo điều kiện CIF và CNF Trong thời gian tới, cần tổ chức nghiên cứu và vận dụng Incoterms 2000 vào hoạt động xuất khẩu của công ty Việc áp dụng đa dạng các điều kiện Incoterms 2000 không chỉ giúp đa dạng hóa giá cả mà còn nâng cao dịch vụ, từ đó mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp.

- Chủ động trong việc lập kế hoạch sản xuất, giao hàng

- Tăng thêm giá trị hàng hóa cho doanh nghiệp

- Có cơ hội để tăng giá bán

- Có thêm điều kiện trong thương lượng hợp đồng

- Thể hiện tính chuyên nghiệp và khả năng đáp ứng như cầu khách hàng

Công ty linh hoạt trong giao dịch, tạo điều kiện mở rộng hoạt động xuất khẩu trong tương lai Đối với hợp đồng nhập nguyên phụ liệu, công ty sử dụng vốn của mình để mua nguyên phụ liệu từ các nhà cung cấp trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài Mỗi nhà cung cấp sẽ có một hợp đồng mua bán riêng biệt, quy định rõ ràng từng điều khoản Khách hàng có quyền chỉ định nhà cung cấp, và chất lượng hàng hóa được đảm bảo theo yêu cầu của khách hàng.

Công ty SV: TRANG VÕ MINH TRANG chịu trách nhiệm trong việc cung cấp hàng hóa, đồng thời chủ động giới thiệu những nhà cung cấp chất lượng và giá cả cạnh tranh đến khách hàng Mỗi hợp đồng xuất khẩu được ký riêng cho từng khách hàng, quy định rõ ràng về thời gian giao hàng, tên hàng hóa, và thông tin người nhận Nhiều hợp đồng nhập khẩu có thể phục vụ cho một hợp đồng xuất khẩu, và ngược lại, nhiều hợp đồng xuất khẩu có thể sử dụng chung nguyên phụ liệu Ví dụ, cùng một lô vải phối có thể được nhập khẩu để sản xuất cho hợp đồng xuất khẩu của hai khách hàng khác nhau nhưng với sản phẩm có vải phối giống nhau.

Thanh toán hợp đồng xuất khẩu có thể thực hiện qua phương thức L/C trả ngay hoặc chuyển tiền trong thời gian 30 hoặc 60 ngày sau khi giao hàng Chứng từ thanh toán sẽ được giao trong vòng 7 ngày làm việc sau khi giao hàng hoặc theo quy định của L/C.

Theo hợp đồng này Công ty áp dụng phương thức thanh toán là L/C (trả sau 30 ngày) hoặc TT (trước hoặc trong vòng 90 ngày)

Công ty yêu cầu khách hàng mở L/C qua ngân hàng của mình, sau đó ngân hàng sẽ gửi bản L/C nháp cho công ty để kiểm tra Trong quá trình kiểm tra, công ty sẽ đối chiếu L/C với hợp đồng, chú ý đến các thông tin như số hiệu, địa điểm, ngày mở L/C, tên và địa chỉ người thụ hưởng, người yêu cầu mở L/C, ngân hàng mở L/C và ngân hàng thông báo Ngoài ra, công ty cũng xem xét số tiền trong L/C, loại L/C, ngày và địa điểm hết hiệu lực, thời gian giao hàng, cách giao hàng, phương thức vận tải, mô tả hàng hóa, chứng từ xuất trình và thời hạn, địa điểm xuất trình chứng từ cùng các chi tiết khác trong L/C.

Khi L/C hợp lệ, công ty sẽ lập kế hoạch sản xuất hàng xuất khẩu Ngược lại, nếu L/C không hợp lệ, công ty sẽ yêu cầu khách hàng điều chỉnh L/C và gửi lại để công ty kiểm tra.

Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu

Chuẩn bị hàng hóa: Công ty khách hàng đã gom đủ hàng và cất trữ trong kho Chuẩn bị phương tiện vận tải

Nhân viên giao nhận sẽ thuê xe tải vận chuyển lều đến cảng Hồ Chí Minh, sau đó dỡ hàng để đóng vào container Họ cần mang lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu tại cảng để đổi lấy container Tại đây, nhân viên sẽ nhận bộ hồ sơ bao gồm: Danh sách đóng gói, Seal tàu, vị trí cấp container, và lệnh cấp container có chữ ký của điều độ cảng.

Nhân viên công ty giao bộ hồ sơ cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu Tài xế xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi Sau đó, tài xế lấy container rỗng để vận chuyển đến bãi dỡ hàng của sà lan, nơi sẽ tiến hành dỡ hàng và đóng hàng.

Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, container sẽ được vận chuyển đến cảng để hạ bãi, chờ xếp hàng theo thông tin trên Booking Confirm Đồng thời, cần thanh toán phí hạ container cho cảng vụ.

Thuê phương tiện vận tải

Liên hệ với hãng tàu: để hỏi cước và lịch trình vận chuyển Có các hãng đi tuyến Incheon như Wanhai, TS Line, KMTC, YML,…

Căn cứ vào các thông tin mà khách hàng cung cấp:

- POL: Hochiminh Port, Viet Nam

Công ty Uni – Global sẽ liên hệ với ít nhất ba hãng tàu uy tín như Wanhai, TS Line, KMTC và YML để hỏi giá và lịch trình tàu trên tuyến Incheon – Hàn Quốc, nhằm đảm bảo nhận được báo giá tốt nhất cho khách hàng.

Chào giá cho khách hàng dựa trên giá chào từ các hãng tàu, cần tính toán chi phí để đưa ra mức giá hợp lý Bảng giá chào sẽ bao gồm các khoản chi phí liên quan.

- Phí vận chuyển ớt đỏ từ kho khách hàng đến cảng Hồ Chí Minh

- Phí đóng hàng tại cảng Incheon

- Phí Thủ tục Hải quan: 2.000.000VNĐ

- Phí lấy C/O: 200.000 VNĐ (lấy C/O Phòng Quản lý XNK Khu vực TP.HCM Bộ Công thương tại 12 Nguyễn Thị Minh Khai, Q.1, TP.HCM )

- Cước vận chuyển hàng hóa theo tuyến khách hàng yêu cầu gồm:

THC - Terminal Handling Charge - Phụ phí xếp dỡ tại cảng

EBS - Emergency Bunker Surcharge - Phụ phí xăng dầu

AFS - Advanced Filing Charge - Phụ phí khai báo Manifest tại cảng đến Indonesia

Sau khi khách hàng chấp nhận giá cước và lịch trình tàu chạy, họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) cho công ty Uni - Global Yêu cầu này xác nhận thông tin hàng hóa, bao gồm người gửi, người nhận, tên hàng, trọng lượng, loại container, địa điểm đóng hàng (tại kho người gửi hoặc bãi container của cảng), cảng hạ container để thông quan xuất khẩu, cảng đến (nước nhập khẩu) và ngày tàu chạy.

Để đặt chỗ, khách hàng cần gửi Booking Request cho công ty Uni - Global Dựa trên yêu cầu này, Uni - Global sẽ liên hệ với hãng tàu để thực hiện việc đặt chỗ Sau khi hoàn tất, hãng tàu sẽ gửi lại Booking Confirmation, hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng, để xác nhận việc đặt chỗ đã thành công.

The empty container release order includes essential information such as the Booking Number, vessel name, Port of Loading, Port of Delivery, and Port of Discharge (if applicable), along with the empty container release yard and the closing time.

▪ Trên thực tế ví dụ:

- Cảng xếp hàng (Port of Loading): HOCHIMINH, VIETNAM

- Cảng giao hàng (Port of Delivery): INCHEON, KOREA

- Giờ cắt máng (Closing time): 2017/06/05 at 24:00 h

Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, công ty Uni - Global sẽ gửi lệnh cấp container rỗng cùng thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu và thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận Nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp việc đưa container rỗng đến địa điểm đóng hàng và tiến hành vận chuyển Cuối cùng, công ty sẽ thực hiện thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu.

Nhân viên kinh doanh sẽ tạo Booking Profile để ghi lại thông tin cơ bản về lô hàng, sau đó chuyển cho bộ phận chứng từ để theo dõi Các thông tin cần thiết bao gồm: tên lô hàng, số lượng, ngày giao hàng và địa điểm nhận.

- Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu): HANH VINH DIEN CO LTD

- Người phụ trách: MR TOAN

- Phía khách hàng: NEWGREEN CO., LTD

- Tên hãng tàu: HYUNDAI LINE

- Điều khoản thanh toán cước: Freight Prepaid – cước phí trả trước

- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan

Mua bảo hiểm cho hàng hóa XK

Để mở bảo hiểm cho hàng hóa, hãy liên hệ với công ty dịch vụ bảo hiểm Bảo Minh Bạn cần cung cấp Invoice cho người phụ trách bảo hiểm tại Bảo Minh, sau đó họ sẽ gửi bản bảo hiểm nháp qua email Nhân viên của công ty Uni – Global sẽ chuyển bản nháp này cho khách hàng để kiểm tra và xác nhận tính chính xác của bảo hiểm.

Khi có xác nhận từ phía khách hàng, nhân viên Uni – Global cũng sẽ xác nhận bảo hiểm chính xác cho nhân viên bảo hiểm

Khi xác định ngày tàu chạy, nhân viên bảo hiểm cho phát hành bộ bảo hiểm gốc và chuyển về công ty Uni – Global

Sau khi xác nhận bộ bảo hiểm gốc khớp với bản nháp đã được phê duyệt, nhân viên chứng từ của công ty Uni – Global sẽ thông báo cho kế toán để tiến hành thanh toán hợp đồng bảo hiểm cho công ty Bảo Minh.

Chuyển bộ bảo hiểm gốc đến công ty khách hàng

Thực hiện thủ tục hải quan

Hình 4.1 Thủ tục xuất khẩu của Công ty

Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu

• Hồ sơ khai Hải quan bao gồm:

- Tờ khai Hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho Hải quan lưu)

- Hợp đồng mua bán hàng hóa (Contract) số:

Lấy số liệu từ phòng kinh doanh

Lên chứng từ xuất hàng

Giao cho người vận chuyển

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) số: YV 170416 (CM) (1 bản chính)

Xin Chứng nhận xuất xứ

• Hồ sơ đề nghị cấp C/O gồm có:

- Đơn đề nghị cấp C/O Mẫu AJ đã được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (theo mẫu)

- Bộ C/O Mẫu AJ đã được khai hoàn chỉnh gồm: một (01) bản chính và hai (02) bản sao

Tờ khai Hải quan đã hoàn tất thủ tục Hải quan, bao gồm một bản sao có dấu đỏ và chữ ký của người có thẩm quyền từ phía khách hàng, cùng với dấu “Sao y bản chính”.

- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) số: YV170416(CM)(1 bản gốc)

Khi mua hàng trong nước từ nông dân không có khả năng xuất hóa đơn, cần có hóa đơn giá trị gia tăng (1 gốc và 1 sao y) cùng với bảng kê thu mua được xác nhận bởi chính quyền địa phương nơi thực hiện giao dịch.

- Packing List số: YV170416(CM) (1 bản gốc)

- Bill of Lading (Vận đơn) số: HDMUHMWB0245587

- Bộ hồ sơ thương nhân (nếu cần)

Để xuất khẩu hàng hóa, cần chuẩn bị các giấy tờ quan trọng như Giấy phép xuất khẩu, Hợp đồng mua bán số 4050455956/4050454156/4050459497/4050459488, mẫu nguyên liệu, phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu, cùng các chứng từ chứng minh xuất xứ sản phẩm Tùy thuộc vào từng mặt hàng và quốc gia xuất khẩu, cán bộ C/O sẽ hướng dẫn các bước cần thiết tiếp theo.

• Thời hạn cấp C/O: không quá ba (03) ngày làm việc kể từ thời điểm người đề nghị cấp C/O nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ

Công ty Mex Global Sài Gòn đã xin chứng nhận CO mẫu AJ cho lô hàng lều du lịch gửi đi Nhật Bản Nhờ kinh nghiệm từ những lần trước, quy trình xin CO diễn ra nhanh chóng Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, công ty đã nộp lệ phí và nhận chứng nhận CO.

• Thông quan hàng xuất khẩu o Khai Hải quan điện tử

Dựa trên chứng từ khách hàng cung cấp như hợp đồng thương mại, invoice và packing list, nhân viên giao nhận sử dụng phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUS5 - VNACCS để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng.

Sau khi khai và truyền tờ khai, tờ khai sẽ được phân luồng Phân luồng hàng hóa có 3 luồng

- Luồng xanh: hệ thống tự động thông quan tờ khai

Hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết Nếu hồ sơ hợp lệ, nó sẽ được chuyển cho lãnh đạo chi cục duyệt và thông quan, sau đó sẽ vào tờ khai xuất khẩu.

Luồng đỏ là quy trình mà hồ sơ được chuyển đến bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa, với tỷ lệ kiểm tra do lãnh đạo chi cục quyết định, có thể là 5%, 10% hoặc 100% Sau khi kiểm tra, nếu lô hàng khớp với tờ khai và các chứng từ liên quan, cán bộ Hải quan sẽ niêm phong container và ghi chú xác nhận vào tờ khai Hồ sơ sau đó được chuyển cho lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan, hoàn tất thủ tục Hải quan trước khi vào tờ khai xuất khẩu.

Chính sách khuyến khích xuất khẩu của Nhà nước giúp các lô hàng lều du lịch thường được phân luồng xanh hoặc vàng Nếu lô hàng xuất khẩu lều du lịch được phân vào luồng xanh, sẽ thực hiện thủ tục Hải quan tại cảng.

Hình 4.2 Quy trình khai báo hải quan theo phương pháp thủ công

Theo thông tin từ Hải quan Tp Hồ Chí Minh, mặt hàng lều du lịch thường được ưu tiên qua luồng xanh và luồng vàng, hai trường hợp miễn kiểm hóa Quy trình thanh lý tờ khai tại cảng bắt đầu bằng việc đăng ký mở tờ khai xuất khẩu.

- Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, bạn cần mang bộ chứng từ bao gồm: Giấy giới thiệu, 2 tờ khai Hải Quan (bản chính), Packing List (bản chính), Hợp đồng thương mại (sao y) và Invoice (bản chính) đến Hải quan để thực hiện các thủ tục cần thiết.

Hải quan tiếp nhận hồ sơ của công ty và kiểm tra việc tuân thủ pháp luật Hải quan trên hệ thống mạng Họ sẽ xác minh tính chính xác của thông tin trong tờ khai so với chứng từ và kiểm tra xem hàng xuất khẩu có nằm trong danh mục hàng cấm hay không.

KI ỂM TRA HÀNG HÓA

HQ Thủ tục kiểm tra hồ sơ

Lãnh đạo đội, chi cục phân công

Cấp số TK, nhập máy Đóng lệ phí hải quan

HQ giám sát, đối chiếu chứng từ Đăng ký lịch kiểm hàng

SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 39 o Bước 2: Trả tờ khai

- Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai

- Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem o Bước 3: Thanh lý Hải quan bãi

- Nhân viên giao nhận photo tờ khai và đến Hải quan thanh lý hàng xuất ở Phúc Long để thanh lý

- Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến Hải quan giám sát bãi ghi số Container/Seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc

- Sau đó, nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lí

- Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc (đã đóng mộc) o Bước 4: Vào sổ tàu hàng xuất

Dựa trên thông tin từ Booking, nhân viên giao nhận cần ghi lại số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số Container và số Seal vào ô 28 của tờ khai để thực hiện việc vào sổ tàu.

- Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu

- Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu

Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng, hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.

QUÁ TRÌNH KHAI BÁO HẢI QUAN HÀNG ỚT ĐỎ XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY

Theo Hợp đồng số 04-10/GASN-NEW WAVE +PK27 Được ký ngày 01/03/2010, ngày hết hạn: 01/03/2011

• Góc bên trái của tờ khai:

Tên cơ quan Hải Quan, nơi làm thủ tục Hải Quan

Cục hải quan: TP Hồ Chí Minh

Chi cục hải quan: Hải quan quản lý hàng Gia công

• Phần giữa của tờ khai:

Ghi số đăng ký của tờ khai: Tờ khai số 26266/XK/XS/XNPO20

Số lượng phụ lục tờ khai: 0

• Góc bên phải tờ khai:

Công chức Hải quan có trách nhiệm tiếp nhận và đăng ký tờ khai, ký tên và ghi rõ họ tên Họ cũng phải đóng dấu mộc của nhân viên khi tiếp nhận tờ khai.

PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI

1 Người xuất khẩu, mã số:

Tên công ty: HANH VINH DIEN CO LTD Địa chỉ: 188 NGUYEN THI LANG, GIONG SAO HAMLET, TAN PHU TRUNG VILLAGE,

CU CHI DIST, HOCHIMINH CITY, VIETNAM

2 Người nhập khẩu, mã số:

Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch, cần ghi đầy đủ tên và địa chỉ của doanh nghiệp hoặc cá nhân nhập khẩu ở nước ngoài khi mua hàng từ người xuất khẩu tại Việt Nam Nếu có mã số, vui lòng điền vào ô mã số tương ứng.

Tên công ty: NEWGREEN CO., LTD Địa chỉ: 140, EUNHAENG-RO, SIHEUNG-SI, GYEONGGI-DO, SOUTH KOREA

SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 41 Ở đây không có người được ủy thác

4 Đại lý làm thủ tục Hải quan

Không có đại lý đứng ra làm thủ tục mà Công ty tự làm

Giao hàng cho người vận tải

• Sau khi nhận được sự phân công của người phụ trách, nhân viên giao nhận hàng hóa XNK thực hiện công việc sau:

- Nhận yêu cầu xuất hàng theo bảng phân công hằng ngày

- Nhận Booking và kiểm tra

Thời gian xuất, chú ý giờ cut line (thời gian nhận hàng)

Người liên hệ đóng hàng của đại lý tại cảng, sân bay

- Nhận packing list và kiểm tra mã hàng, số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói

- Đối chiếu số lượng hàng hóa với số khối trên Booking để đảm bảo đủ chỗ đóng hàng

- Kiểm tra, đối chiếu mẫu sản phẩm với bảng định mức NVL, mẫu vải lưu, mẫu nhãn chính…

- Liên hệ với các đơn vị sản xuất để nắm tình hình hàng hóa sẵn sang xuất kho

- Xem kế hoạch bố trí, điều xe hoặc Cont chở hàng để thông báo cho các đơn vị sản xuất thời gian lấy hàng

- Lấy các chứng từ hàng hóa cần thiết gửi kèm theo hàng

- Hỗ trợ nhân viên Hải quan đóng lệ phí và rút tờ khai Hải quan xuất

Nhận hàng từ thủ kho hoặc đơn vị sản xuất, giám sát quá trình xếp hàng lên xe hoặc container theo đúng số kiện đã khai báo và yêu cầu của khách hàng, sau đó ký phiếu xuất kho thành phẩm.

Lái xe của công ty và các công ty vận tải cần tuân thủ đúng giờ giấc để đảm bảo tiến độ thanh lý tờ khai tại cảng, theo yêu cầu trong booking của các đại lý hàng tàu.

- Tiến hành kiểm hóa Hải quan

- Hạ bãi container hoặc đóng hàng vào kho (container), thanh lý TK tại HQ giám sát

- Bàn giaoTK đã hoàn tất thủ tục xuất khẩu cho phụ trách Tổ giao nhận vào sổ theo dõi và chuyển cho nhân viên chứng từ XNK

- Lưu phiếu xuất kho hàng hóa

✓ Ghi chú: tùy đại lý, hãng tàu có thể đóng phí cấp cont, nâng hạ trước hoặc sau khi giao hàng,

• Cụ Thể Hàng Xuất Bằng Container Đóng Bãi Của Công Ty

- Trước ngày giao hàng phụ trách giao nhận xắp xếp xe đúng với số lượng hàng cần vận chuyển

- Xuất 599 kiện hàng ra cảng để xuất sang France cần 6 xe chở hàng gồm: 1 xe 15 chỗ, 2 xe 1.5 tấn, 2 xe 2.5 tấn và 1 xe 5 tấn

Vào ngày giao hàng, 6 xe được đưa đến công ty để chất hàng lên và vận chuyển ra cảng Cát Lái, thông qua cửa khẩu xuất hàng tại ICD TRANSIMEX khu vực IV.

- Chuẩn bị mẫu lưu của TKXK

Nhân viên làm chứng từ của Công ty đã đến Cục Hải quan Tp Hồ Chí Minh, nơi nhân viên Hải quan đã mở tài khoản số 26266, thực hiện rút tài khoản Hải quan và chuyển giao cho bộ phận Hải quan kiểm hóa.

- Đóng lệ phí Hải quan, sau khi làm thủ tục Hải quan, liên hệ Hải quan giám sát bãi để đóng hàng vào Container

- Ra cảng Cát Lái liên hệ hãng tàu ghi trên Booking để đổi lệnh cấp Container

Để thực hiện thương vụ đóng tiền chuyển Container, bạn cần cầm lệnh cấp Container đã được đóng dấu thu tiền của phòng thương vụ Sau đó, hãy đến phòng điều độ để xin cấp Container theo yêu cầu trên lệnh cấp này.

Để kiểm tra vị trí của container APZU4286817 thuộc hãng tàu Blue Anchor Line, bạn cần nhập số container vào hệ thống Sau khi xác nhận container sạch và đạt đủ điều kiện để đóng hàng, hãy nhận container này Cuối cùng, đề nghị điều độ cấp giấy điều cho công nhân bốc xếp.

Liên hệ công nhân và điều xe đến vị trí container để thực hiện việc đóng hàng Sau khi hoàn tất, liên hệ với đội trưởng công nhân để nhận phiếu bấm seal, sau đó mang phiếu này trở lại bộ phận điều độ để đóng dấu xác nhận.

- Cầm tờ khai đã thông quan, phiếu bấm seal đã có xác nhận và biên bản bàn giao tới Hải quan bãi để đóng dấu tiếp nhận TK

Để nhận giấy xác nhận đã vào sổ hải quan, bạn cần thông tin về số tài khoản, chi cục hải quan, ngày và tháng, tuy nhiên giấy này chưa có dấu Sau đó, bạn trở lại phòng thanh lý để đóng dấu lên giấy xác nhận vào sổ hải quan Lúc này, một biên bản bàn giao sẽ được lập để trả lại tài khoản và giấy xác nhận vào sổ hải quan.

Cầm giấy này và thông tin trên TK gồm tàu, chuyến, seal, số cont sẽ được ghi vào sổ tàu Sau đó, bạn nhận lại TKHQ cùng với phiếu xác nhận chính thức, trong đó có in đầy đủ thông tin TK và giờ tàu.

- Hoàn thành thủ tục xuất hàng

❖ Cấp giấy tờ liên quan tới lô hàng

• Phát hành Vận đơn (House Bill of Lading)

Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng

Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất

Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau:

- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa

- Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu

- Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn

Người gửi hàng có trách nhiệm thực hiện việc cân đong, đo đếm và đóng gói hàng hóa vào container, đồng thời niêm phong kẹp chì trước khi bàn giao cho người chuyên chở Do đó, người chuyên chở sẽ không chịu trách nhiệm về tình trạng hàng hóa khi nhận.

Trang 48 của vận đơn thường ghi chú về số lượng và chất lượng hàng hóa bên trong container, với các cụm từ như “said to contain” và “Shipper’s load, count and seal”, cho thấy trách nhiệm của người gửi hàng trong việc đóng xếp, đếm và kẹp chì hàng hóa.

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ phát hành vận đơn House Bill of Lading cho người gửi hàng Đồng thời, thông tin sẽ được gửi đến hãng tàu để phát hành vận đơn Master Bill of Lading cho công ty Uni - Global với số hiệu HDMUHMWB0245587.

Sau khi tàu khởi hành, hãng tàu gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty Bộ phận này chuyển giao vận đơn cho nhân viên giao nhận để thực hiện xuất hàng Nhân viên giao nhận sẽ đến Chi cục Hải quan để nộp tờ khai và vận đơn, yêu cầu Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất Cuối cùng, bộ chứng từ sẽ được gửi cho đại lý Uni - Global ở nước ngoài.

Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo tóm tắt về lô hàng vận chuyển, bao gồm thông tin về Shipper/Consignee, tên tàu/số chuyến, cảng đi/cảng đến, ETD/ETA (ngày đi/ngày dự kiến đến), số vận đơn (HBL, MBL), loại vận đơn (Surrender, Original, Sea Waybill), hợp đồng, Invoice và Packing List cho đại lý Điều này giúp đại lý theo dõi lô hàng tại cảng đến, kèm theo bản sao HBL và MBL.

Lập bộ chứng từ thanh toán

Lập chứng từ kế toán dựa vào Booking Profile, nếu cước phí là trả trước (Freight Prepaid), nhân viên chứng từ sẽ lập Debit Note gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ Chỉ khi người gửi hàng thanh toán đầy đủ cước phí và các khoản phí liên quan như THC, Bill fee, Seal fee… theo báo giá, nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ.

Trong trường hợp cước phí trả sau (Freight Collect), nhân viên chứng từ sẽ lập Debit Note để thu cước từ người nhận hàng, gửi đến đại lý tại cảng để nhờ thu hộ Người gửi hàng chỉ cần đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.

Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan, người giao nhận cần kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh để trả lại cho khách hàng và lưu lại một bản cho công ty Kèm theo chứng từ, cần có một bản Debit Note (giấy báo nợ) cho khách hàng và một bản cho công ty, trong đó liệt kê các khoản chi phí đã nộp, bao gồm hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển và các chi phí khác Cuối cùng, giám đốc sẽ ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ, và người giao nhận sẽ mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note để quyết toán với khách hàng.

Khiếu nại và thanh lý hợp đồng

Trong suốt quá trình thành lập, công ty luôn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và đối tác, tạo dựng sự tin tưởng trong thực hiện hợp đồng mà không xảy ra mâu thuẫn hay tranh chấp lớn Mặc dù có thể có những mâu thuẫn nhỏ, công ty và đối tác đã giải quyết ổn thỏa trong quá trình đàm phán, từ đó nâng cao sự tín nhiệm từ khách hàng và đối tác.

Sự tín nhiệm từ khách hàng đã tạo ra nhiều mối quan hệ tốt đẹp cho công ty, cả trong và ngoài nước Điều này đã góp phần vào việc ký kết nhiều hợp đồng mua bán dài hạn với đối tác, từ đó kim ngạch xuất khẩu của công ty đã tăng trưởng đáng kể trong những năm gần đây.

Theo quy định trong thương mại quốc tế, trách nhiệm của người bán đối với hàng hóa vẫn tiếp tục cho đến khi hàng hóa được giao lên tàu hoặc cho người vận chuyển Chỉ khi đó, người bán mới hoàn tất nghĩa vụ của mình, tùy thuộc vào các điều kiện giao hàng đã thỏa thuận.

Quyền sở hữu hàng hóa sẽ được chuyển từ người bán sang người mua khi người mua chấp nhận nhận hàng, theo quy định cụ thể tại trang 50 của SV: TRANG VÕ MINH TRANG.

Công ty chỉ hoàn toàn hết trách nhiệm khi hết thời hạn khiếu nại của hợp đồng mà người mua không có khiếu nại nào Nếu xảy ra khiếu nại, công ty sẽ tìm cách đàm phán để giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa, nhằm tránh tình trạng hủy hợp đồng và tổn thất cho công ty.

phân tích tình hình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty UNI –

4.9.1.Phân tích doanh thu dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty

Bảng 4.1: Doanh thu giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty qua các năm Đơn vị tính: triệu đồng

Xuất khẩu đường biển Doanh thu xuất khẩu đường biển

Tỉ trọng so với tổng doanh thu(%)

Nguồn: Phòng kế toán công ty Uni – Global

Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển đã tăng liên tục qua các năm, từ 8.084 triệu đồng năm 2012 lên 13.536 triệu đồng năm 2016, tương ứng với mức tăng 5.452 triệu đồng (tăng 1,67 lần) Tỉ trọng doanh thu cũng tăng từ 26,65% lên 40,77%, tăng 14,12% Năm 2013, doanh thu đạt 9.363 triệu đồng, tăng 1.279 triệu đồng so với năm 2012, tương đương với mức tăng 15,82% về giá trị và 3,48% về tỉ trọng Sự gia tăng doanh thu này được ghi nhận là do công ty đã ổn định và phát triển sau 2 năm thành lập, với phần lớn khách hàng đến từ thị trường ASEAN, thị trường xuất khẩu lớn thứ hai của Việt Nam sau Trung Quốc Năm 2014, doanh thu bộ phận xuất khẩu đường biển đạt 10.624 triệu đồng.

Năm 2012, doanh thu của công ty đạt 1.261 triệu đồng, tăng 13,47% về giá trị và 3,91% về tỷ trọng nhờ vào việc mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng, đặc biệt tại Châu Âu và Châu Phi Tuy nhiên, đến cuối năm 2013, tốc độ tăng trưởng giảm xuống còn 13,47% do sự ra đi của hai nhân viên Sales, cho thấy sự thay đổi nhân sự có tác động lớn đến doanh thu hàng năm Đến năm 2015, doanh thu từ bộ phận xuất khẩu đường biển đạt 11.885 triệu đồng.

Năm 2013, doanh thu tăng 1.261 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 11,87% về giá trị và 2,8% về tỷ trọng Tuy nhiên, đây là năm có tốc độ tăng trưởng chậm nhất trong 04 năm qua Nguyên nhân chủ yếu là do khi mở rộng thị trường, nhân viên công ty đã quá chú trọng vào việc tìm kiếm khách hàng mới, dẫn đến việc lơ là chăm sóc khách hàng cũ, làm mất đi nhiều khách hàng quen thuộc.

Vào năm 2016, doanh thu giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển đạt 13.536 triệu đồng, tăng 1.651 triệu đồng so với năm 2015, tương đương với mức tăng 13,89% về giá trị và 4,34% về tỷ trọng Đây là năm ghi nhận tốc độ tăng trưởng cao nhất trong 04 năm qua, nhờ vào một số yếu tố quan trọng.

Sau khi doanh thu tăng trưởng chậm lại vào năm 2015, ban lãnh đạo công ty đã thực hiện một cuộc đánh giá toàn diện để xác định lại những điểm mạnh và điểm yếu của mình Họ cũng đã phân tích các cơ hội và thách thức mới trên thị trường để tìm ra nguyên nhân làm chậm quá trình tăng trưởng và đưa ra các biện pháp khắc phục hiệu quả.

Năm 2015, công ty đã tăng cường tìm kiếm và mở rộng khách hàng, đặc biệt là ở khu vực miền Trung và miền Tây Nam Bộ Sự phát triển này còn thể hiện qua việc mở rộng các loại mặt hàng giao nhận, bao gồm cả xuất khẩu các sản phẩm nguy hiểm như hóa chất và thuốc trừ sâu, yêu cầu tiêu chuẩn cao.

Sự tăng cường hợp tác với các doanh nghiệp vận tải nội địa đã đóng góp đáng kể vào sự tăng trưởng của công ty Liên hệ chặt chẽ với các chủ xe tải giúp hàng hóa được giao nhanh chóng sau khi thông quan, đặc biệt trong những ngày cao điểm Điều này đã tạo dựng niềm tin từ khách hàng, dẫn đến việc khách hàng cũ giới thiệu khách hàng mới Sự hợp tác này cũng giúp kết nối công ty với các doanh nghiệp ở xa Do đó, cần nghiên cứu và đưa ra giải pháp cụ thể để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty.

Sự gia tăng số lượng và quy mô doanh nghiệp sản xuất đã dẫn đến sự tăng trưởng của hợp đồng giao nhận, cùng với đó là sự gia tăng lô hàng xuất khẩu từ khách hàng cũ Trong tháng 6/2017, doanh thu xuất khẩu đường biển giảm nhẹ so với năm 2016, đạt 7.386 triệu đồng, chiếm 39,14% tổng doanh thu, giảm 0,44% so với năm trước Mặc dù có sự giảm sút, nhưng mức giảm này không đáng kể, cho thấy sự cạnh tranh ngày càng cao trong lĩnh vực giao nhận với sự chú trọng vào giá cả và chất lượng dịch vụ.

Để đối phó với tình hình hiện tại, ban lãnh đạo Công ty cổ phần giao nhận Thế Giới Toàn Cầu cần triển khai các chiến lược hợp lý nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh với các công ty trong ngành và thu hút nhiều khách hàng hơn.

4.9.2 Phân tích doanh thu theo loại hình giao nhận

Bảng 4.2: Doanh thu giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển theo loại hình giao nhận từ năm 2012 – 2016 Đơn vị tính: triệu đồng

Nguồn: Phòng giao nhận công ty Uni - Global

Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu theo phương thức LCL đã trải qua sự biến động không đều trong những năm qua Cụ thể, năm 2012, doanh thu đạt 1.835 triệu đồng, tăng nhanh lên 2.286 triệu đồng vào năm 2013, tương ứng với mức tăng 24,6% Tuy nhiên, doanh thu sau đó giảm xuống còn 2.251 triệu đồng vào năm 2014 (giảm 1,54%) và tiếp tục giảm 0,54% trong năm 2015, dừng lại ở mức 2.239 triệu đồng Đến năm 2016, doanh thu đã phục hồi với mức tăng 7,91%, đạt 2.416 triệu đồng.

So với năm 2012, doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng LCL đường biển đã tăng lên 581 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 31,66% Tuy nhiên, khi so sánh với mức tăng tổng thể của hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển là 5.452 triệu đồng, thì đóng góp từ mảng LCL vẫn chưa cao.

Tốc độ tăng trưởng doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng LCL của công ty khá biến động, mặc dù đội ngũ nhân viên ngày càng tăng, cho thấy năng lực cung cấp dịch vụ cũng được cải thiện Tuy nhiên, doanh thu trong một số năm như 2013 và 2014 lại giảm, điều này cho thấy nguồn hàng của công ty không ổn định.

Trong lĩnh vực FCL, doanh thu và tỷ trọng đã tăng trưởng liên tục qua các năm, với tốc độ tăng cao nhất đạt 18,32% vào năm 2014 và thấp nhất là 13,24% vào năm 2012, cho thấy sự phát triển ổn định Đặc biệt, năm 2016, doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng nguyên container bằng đường biển đạt 11.120 triệu đồng.

Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển đã tăng lên 4.871 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 77,95% so với năm 2012, đạt tỷ trọng 82,15%, rất cao Sau 5 năm, doanh thu này đã tăng 4,85%, chủ yếu nhờ sự gia tăng của hoạt động giao nhận hàng nguyên container.

Như vậy, mảng FCL vẫn là mảng kinh doanh chủ lực của công ty (77,3% năm 2012 và

82,15% năm 2016) Còn mảng LCL là mảng tiềm năng, có khả năng tăng trưởng hơn nữa khi

Công ty đang mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng dịch vụ, ký kết hợp đồng với nhiều khách hàng lớn, từ đó mang lại doanh số cao và ổn định Do đó, việc phát triển mảng LCL là điều cần thiết để duy trì và tăng cường sự phát triển này.

4.9.3 Phân tích doanh thu theo mặt hàng giao nhận

Bảng 4.3: Doanh thu giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển theo loại hàng giao nhận Đơn vị tính: triệu đồng

Nguồn: Phòng giao nhận công ty Uni - Global Nhận xét:

GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN

Giải pháp 1

a Khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng

Với sự gia tăng tốc độ vận tải, việc sử dụng container trở nên phổ biến hơn bao giờ hết Trong quá trình chuẩn bị, các công ty cần lưu ý rằng người nhập khẩu thường yêu cầu người xuất khẩu gửi nhanh chóng toàn bộ chứng từ cần thiết theo hợp đồng thương mại ngay sau khi hàng hóa được giao lên phương tiện vận tải.

5.1.1 Nguyên nhân của những sự chậm trễ

Chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành vấn đề nghiêm trọng, với sai sót của con người là một nguyên nhân chính Bên cạnh đó, năng lực công tác của nhân viên tại các cơ quan hữu quan cũng góp phần vào tình trạng này Những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến sự chậm trễ cần được xác định và khắc phục kịp thời.

- Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu

- Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ

- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên cảng, Hải quan và các cơ quan

- Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng

- Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp

Để khắc phục những chậm trễ và sai sót trong quá trình xử lý chứng từ, cần có nhân viên có chức năng phù hợp Cán bộ lập chứng từ phải kiểm tra kỹ lưỡng sự khớp nhau giữa các chứng từ nhận từ người xuất khẩu Nếu phát hiện sai lệch thông tin về hàng hóa, cần xác định nguyên nhân và nguồn gốc của sự sai lệch, đồng thời nhanh chóng liên hệ với người xuất khẩu để yêu cầu sửa đổi chứng từ cho chính xác.

Tại Phòng kinh doanh dịch vụ XNK, một hoặc hai nhân viên thường đảm nhận toàn bộ quy trình từ chuẩn bị giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan đến vận chuyển hàng hóa cho người nhập khẩu Tuy nhiên, do nhiều thương vụ diễn ra đồng thời, việc phân chia nhân sự là cần thiết, dẫn đến khả năng xảy ra trục trặc trong quá trình làm việc của công ty.

Để giải quyết vấn đề hiệu quả hơn, cần xây dựng một trình tự làm việc rõ ràng và chia nhỏ công việc cho từng cán bộ, nhân viên Mỗi người sẽ đảm nhận một công đoạn cụ thể, giúp họ có thời gian nghiên cứu chuyên sâu và nâng cao kỹ năng trong lĩnh vực đó, từ đó đẩy nhanh tiến độ công việc.

Trong quá trình lập các chứng từ cần thiết, việc cập nhật thông tin và tuân thủ các văn bản hướng dẫn từ cấp trên và các cơ quan liên quan là rất quan trọng Các quy định mẫu đã có sẵn cần phải được tuân thủ một cách nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các tài liệu.

Khi kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế, nếu phát hiện sự sai lệch, cần yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản chứng nhận về tình trạng của hàng hoá” Việc giải quyết sự sai lệch này phải tuân thủ theo quy định của Hải quan.

Công ty đã tích lũy kinh nghiệm trong việc giải quyết những khó khăn trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu Tuy nhiên, giá trị lớn nhất mà công ty mang lại cho khách hàng chính là khả năng thông tin liên lạc và xây dựng mối quan hệ thân thiết với các cơ quan như Hải quan, cảng, Bộ Thương mại và giới vận tải Nhờ vào những mối quan hệ này, công ty có thể xử lý kịp thời các sự cố chậm trễ, điều mà người nhập khẩu thường gặp khó khăn và tốn thời gian để giải quyết do thiếu kết nối.

Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng nhập khẩu cho chủ hàng

5.2.1 Nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận chuyển Để thực hiện được khâu vận tải nội địa này công ty cần phải có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng đồng thời phải tổ chức tốt quá trình chuyên chở thì mới đảm bảo an toàn cho hàng hoá cũng như tiến độ thời gian giao hàng

Việc hiểu rõ đặc tính riêng biệt của hàng hóa trong quá trình vận chuyển là rất quan trọng đối với chủ hàng nhập khẩu Nếu không nắm bắt quy trình vận chuyển, hàng hóa có thể bị biến chất, hư hỏng hoặc đổ vỡ Đối với các mặt hàng khô như sắt thép, xi măng, bông vải sợi, việc nhận diện đặc tính của chúng tương đối dễ dàng Việc lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp và cách thức bảo quản là cần thiết để tránh hư hỏng, bởi khi hàng hóa đã thông quan, trách nhiệm bảo quản và vận chuyển thuộc về công ty, và họ phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng nhập khẩu, đồng thời có thể dẫn đến tranh chấp.

Trong quá trình nhận hàng nhập khẩu, công ty cần chuẩn bị nhân công, kho bãi và phương tiện vận chuyển để đảm bảo việc xếp dỡ, lưu kho và giao hàng đúng tiến độ đã thỏa thuận Nếu không, công ty có thể gặp rắc rối và uy tín sẽ bị ảnh hưởng, dẫn đến thua lỗ trong kinh doanh.

Để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, công ty cần chuẩn bị đầy đủ nhân công, kho bãi và phương tiện vận chuyển Song song với việc thực hiện thủ tục nhận hàng, việc sắp xếp nhân lực và cơ sở vật chất là rất quan trọng để kịp thời xếp dở, lưu kho hoặc vận chuyển hàng đến tay chủ hàng theo đúng thời gian đã thỏa thuận.

5.2.3.Tổ chức quá trình vận chuyển

Sau khi ký hợp đồng vận chuyển, công ty vẫn giữ trách nhiệm cho đến khi hàng hóa được giao đến nơi quy định Để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, công ty cử 1 hoặc 2 cán bộ đi cùng để giám sát và hỗ trợ người vận tải Các cán bộ này phải duy trì liên lạc với công ty, thông báo tình hình vận chuyển và xin chỉ đạo khi gặp khó khăn Họ cũng có nhiệm vụ yêu cầu người vận tải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu kỹ thuật để giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao hàng.

4.2.4 Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu Đây là khâu cuối cùng trong quá trình vận chuyển nội địa này Khi hàng hoá đã được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng nhập khẩu Cán bộ áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho chủ hàng và phải lập biên bản giao hàng theo đúng khối lợng chất lượng mà nhà xuất nhập khẩu đã uỷ thác cho công ty Cán bộ áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký vào biên bản giao hàng vì đây sẽ là cơ sở để công ty đòi tiền cước phí giao nhận của ngời uỷ thác Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người uỷ thác sau đó nộp lại cho công ty

Trong quá trình dỡ hàng cho người nhập khẩu, cán bộ áp tải có thể yêu cầu chủ hàng hỗ trợ thuê phương tiện nâng hạ hoặc dỡ hàng vào kho Điều này phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng ủy thác giữa công ty và chủ hàng, xác định ai sẽ thực hiện việc dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải Chỉ sau khi hoàn tất việc giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu, công ty mới hoàn thành nhiệm vụ và chấm dứt trách nhiệm đối với hàng hóa.

Công tác vận chuyển hàng nhập khẩu là yếu tố quan trọng quyết định thành công của mỗi thương vụ ủy thác giao nhận Dù là khâu cuối cùng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container, nếu không nhận thức đúng tầm quan trọng của nó, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc đảm bảo tiến độ hợp đồng Rủi ro từ sự chuẩn bị không tốt có thể dẫn đến thiệt hại cho nhà nhập khẩu, gây thua lỗ nặng cho công ty và ảnh hưởng xấu đến uy tín trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Để đảm bảo quy trình giao nhận hàng nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, công ty cần hoàn thiện công tác lập, lưu trữ, bảo quản và lưu chuyển bộ chứng từ Việc thực hiện tốt các vấn đề này sẽ giúp rút ngắn thời gian nhận hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh Đối với hàng hóa dễ vỡ, cần chú ý đến cách sắp xếp và chèn lót khi xếp hàng lên phương tiện, đồng thời xác định trọng tải tối đa cho phép để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển Sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý sẽ giúp giảm thiểu rủi ro va đập và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt hành trình.

Việc tổ chức nghiên cứu kỹ lưỡng các đặc tính của hàng hóa là rất quan trọng để sắp xếp phương tiện vận chuyển và tổ chức quá trình giao nhận Điều này giúp công ty thực hiện hiệu quả khâu cuối cùng trong nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu, từ đó giảm thiểu rủi ro không mong muốn.

5.3 Giải pháp 3: Hoàn thiện khai báo hải quan

Thủ tục Hải Quan là cơ sở pháp lý xác nhận hàng hóa đã thông quan giữa hai quốc gia, nhưng doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ thực hiện khai báo hải quan đầy đủ Doanh nghiệp cần đóng thuế và lệ phí liên quan trong quá trình này Trước khi xuất khẩu, hàng hóa phải được kiểm tra để đảm bảo tính trung thực; khai báo sai sẽ bị xử phạt theo luật hải quan Nhân viên xuất nhập khẩu cần am hiểu nghiệp vụ hải quan và nắm vững quy định của nhà nước để thực hiện khai báo một cách hiệu quả.

Khai báo hải quan là một nhiệm vụ đòi hỏi nhân viên phải có kinh nghiệm phong phú và khả năng xử lý tình huống bất ngờ Tác phong nhanh nhẹn là một trong những kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực ngoại thương.

Trong quá trình khai báo, nếu tờ khai bị thất lạc, nhân viên xuất nhập khẩu cần ứng biến một cách phù hợp và bình tĩnh để giải quyết vấn đề, nhằm tránh những hậu quả không mong muốn.

Khi thực hiện thủ tục hải quan, cần chú ý cẩn thận đến các chứng từ trên tờ khai, vì mỗi lô hàng có giá trị lớn và việc khai báo sơ sài có thể dẫn đến mất mát lợi nhuận cho công ty Để phù hợp với xu hướng hiện nay, việc cải cách thủ tục hành chính đã đưa vào khai báo hải quan điện tử, giúp việc khai báo trở nên thuận tiện hơn Tuy nhiên, trong quá trình thử nghiệm, vẫn còn một số vướng mắc cần được giải quyết sớm.

5.4 Giải pháp 4: Tối thiểu hóa các chi phí Ở đây công ty phải giảm thiểu các chi phí tổ chức,chi phí phát sinh,chi phí mua ngoài, kiểm soát việc sử dụng tài sản công ty, thu hồi các khoản nợ khách hàng Việc này sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh và điều đó cũng tương đương với việc tạo thêm nguồn vốn kinh doanh cho công ty,hơn nữa là phòng chống được những rủi ro về thiếu hụt vốn hay rủi ro về nợ phải thu

5.5 Giải pháp 5: Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Kết luận

Trong thời gian thực tập tại công ty Uni-Global, mặc dù thời gian có hạn, tôi đã nhận thấy quy trình hoạt động của công ty diễn ra rất hiệu quả và chuyên nghiệp.

Công ty Trang Võ Minh Trang đã cung cấp sản phẩm cho các thị trường lớn như Mỹ, EU và Châu Á với số lượng lớn Sản phẩm của công ty rất đa dạng, đáp ứng nhu cầu của nhiều thị trường khác nhau.

Công ty đã xây dựng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hoàn thiện, ký kết với nhiều đối tác lớn Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực kinh doanh, chứng từ và giao nhận, giúp duy trì đơn hàng xuất khẩu thường xuyên Nhờ đó, uy tín của công ty ngày càng được nâng cao và khẳng định vị thế trên thị trường.

Công ty đã ghi nhận những thành tựu ấn tượng trong quá trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước, đồng thời chuẩn bị kỹ lưỡng cho sự phát triển kinh doanh sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO).

Để tối ưu hóa quy trình quản lý xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan, cần thực hiện nhanh chóng các thủ tục liên quan Đồng thời, cần có biện pháp hỗ trợ doanh nghiệp về vốn thông qua hệ thống ngân hàng, nhằm sử dụng hiệu quả nguồn vốn hỗ trợ xuất khẩu Điều này giúp giải quyết khó khăn về vốn lưu động và đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc, đồng thời áp dụng thành công các thành tựu khoa học kỹ thuật.

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, công ty Uni - Global cần sự hỗ trợ từ nhà nước để thúc đẩy hoạt động xuất khẩu, nhưng quan trọng hơn là phải dựa vào nội lực của chính mình Để vượt qua những khó khăn hiện tại, công ty cần áp dụng các giải pháp nhằm hoàn thiện và giải quyết các vấn đề tồn tại, và cần triển khai ngay những biện pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

▪ Đa dạng hóa các loại hình kinh doanh xuất khẩu, uy tiên phát triển thêm các dịch vụ hỗ trợ khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ

Tích cực đầu tư vào máy móc và trang thiết bị, cũng như đổi mới công nghệ, đặc biệt là công nghệ quản lý, nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình thống kê và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng.

Xây dựng và phát triển thương hiệu công ty từ chính sản phẩm sản xuất là cách hiệu quả để chiếm lĩnh thị phần quan trọng, tạo vị trí vững chắc trên thị trường trong và ngoài nước Đây là một chiến lược lâu dài và thiết yếu cho sự phát triển bền vững của công ty.

Tiêu đề	Thực Trạng Hoạt Động Tổ Chức Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu Bằng Đường Biển Tại Công Ty Uni – Global
Tác giả	Trang Võ Minh Trang
Người hướng dẫn	Thạc Sĩ: Nguyễn Văn Mỹ
Trường học	Đại Học Quốc Tế Sài Gòn
Chuyên ngành	Kinh tế đối ngoại
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2017
Thành phố	Thành Phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	100
Dung lượng	2,66 MB