Nguyên nhân của những sự chậm trễ

Chương 5 : GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN

a. Khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng

5.1.1. Nguyên nhân của những sự chậm trễ

Những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn đề nghiêm trọng.

Sai sót của con người là một trong những nguyên nhân lớn và cũng có thể do năng lực cơng tác

của nhân viên trong những cơ quan hữu quan gây nên. Những nguyên nhân phổ biến nhất của sự

chậm trễ:

- Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu

- Các sai sót về những thơng tin giữa các chứng từ

- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên cảng, Hải quan và các cơ quan

- Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng

SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 66

b.Khắc phục những chậm trễ sai sót

Để khắc phục những vấn đề như thế cần phải có nhân viên đúng chức năng giải quyết cơng

việc chứng từ. Trong q trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, cán bộ lập chứng từ cần

phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin về hàng

hố giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai

lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với người xuất khẩu để tìm hiểu nguyên

nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau.

Bên cạnh đó thực tế cho thấy tại Phịng kinh doanh dịch vụ XNK có thể có 1 hay 2 nhân

viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho ngời nhập khẩu. Vì vấn đề xảy ra là có nhiều thương vụ cùng làm

trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên ra để làm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó

trong một cơng ty.

Như vậy vấn đề này có thể được giải quyết một cách tốt hơn là xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ cơng việc trong trình tự đó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn

trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành

thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh được tiến độ cơng việc.

Trong q trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sự cập nhật thơng tin, các

văn bản hớng dẫn của cấp trên cũng như của các cơ quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn.

Trong q trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai lệch

giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản chứng nhận về tình

trạng của hàng hố” và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và chứng từ đó theo luật định của Hải

SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 67

Với kinh nghiệm của mình thì cơng ty đã giải quyết được những vướng mắc khó khăn trong

những chuyến hàng giao nhận nhập khẩu cũng như xuất khẩu. Nhưng có lẽ sự phục vụ giá trị

nhất của công ty đối với khách hàng của mình là trong lĩnh vực thơng tin liên lạc và những mối

quan hệ thân hữu. Thông qua những mối quan hệ thân hữu với những cơ quan hữu quan như Hải

quan, cảng, Bộ Thương mại cũng như giới vận tải bằng chính khả năng của mình, cơng ty có thể

giải quyết kịp thời khi xảy ra chậm trễ vướng mắc. Khi xảy ra những chậm trễ vướng mắc thì

người nhập khẩu sẽ khơng có được những mối quan hệ như thế và thường thấy khó khăn tốn nhiều thời gian để tìm cách giải quyết.

5.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng nhập khẩu cho chủ hàng

5.2.1. Nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận chuyển

Để thực hiện được khâu vận tải nội địa này cơng ty cần phải có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng

đồng thời phải tổ chức tốt q trình chun chở thì mới đảm bảo an tồn cho hàng hoá cũng như tiến độ thời gian giao hàng.

Việc tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hố cần vận chuyển đến cho chủ hàng NK

có một ý nghĩa hết sức quan trọng, bởi vì nếu như khơng nắm bắt hiểu rõ được quá trình vận

chuyển và làm cho hàng hoá dễ bị biến chất, hư hỏng, đổ vỡ.

Đối với những mặt hàng khô như sắt thép, xi măng, bông vải sợi, nguyên phụ liệu... thì

những đặc tính riêng biệt của những loại hàng hoá này dễ nhận biết. Việc dùng phương tiện nào?

Cách thức loại hàng hố đó dễ bị hư hỏng, biến chất, có thể khơng sử dụng được nữa, mà lúc này

hàng hoá đã được thông quan, trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển thuộc về công ty, do vậy công ty phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng NK, khơng những thế đơi khi cịn xảy ra tranh

SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 68

chấp và cơng ty cịn có thể gặp nhiều rắc rối khác và tất nhiên khi đó uy tín của công ty sẽ bị

giảm sút hoặc thua lỗ trong kinh doanh.

Đồng thời với quá trình làm thủ tục nhận hàng NK thì cơng ty cần phải có sự chuẩn bị về

nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dở, lưu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thoả thuận giữa hai

bên.

5.2.2 .Chuẩn bị nhân công, kho bãi, phương tiện để phục vụ tốt quá trình vận chuyển

Đồng thời với q trình làm thủ tục nhận hàng NK thì cơng ty cần phải có sự chuẩn bị về

nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dở, lưu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thoả thuận giữa hai

bên.

5.2.3.Tổ chức quá trình vận chuyển

Sau khi đã ký hợp đồng vận chuyển và giao hàng lên phương tiện vận chuyển chở hàng đến

đúng nơi quy định mà người uỷ thác u cầu thì cơng ty khơng phải đã hết trách nhiệm. Để thực hiện quá trình vận chuyển này thì đồng thời với việc người vận tải chở hàng đến cho nhà nhập

khẩu công ty phải cử 1 hoặc 2 cán bộ của cơng ty cùng áp tải hàng hố trong khi vận tải trên đ-

ường để cùng giám sát những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá được đặt ra cho người vận tải và hỗ trợ cho người vận tải trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại. Cán bộ áp tải hàng

phải luôn giữ liên lạc với cơng ty để thơng báo về tình hình vận chuyển. Khi gặp khó khăn cần

phải liên lạc với công ty để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo công ty trong việc xử lý giải quyết

tình huống khó khăn trở ngại đó. Trong q trình vận chuyển cán bộ áp tải hàng phải yêu cầu

người vận tải thực hiện nghiêm ngặt những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá để giảm thiểu mọi rủi ro có thể xảy ra.

SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 69

4.2.4. Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu

Đây là khâu cuối cùng trong quá trình vận chuyển nội địa này. Khi hàng hoá đã được chở

đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng nhập khẩu. Cán bộ áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho chủ hàng và phải lập biên bản giao hàng theo đúng khối lợng chất lượng mà nhà xuất nhập

khẩu đã uỷ thác cho công ty. Cán bộ áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ

hàng uỷ thác ký vào biên bản giao hàng vì đây sẽ là cơ sở để cơng ty địi tiền cước phí giao nhận

của ngời uỷ thác. Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người

uỷ thác sau đó nộp lại cho cơng ty.

Trong quá trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu thì cán bộ áp tải hàng có thể yêu cầu chủ

hàng giúp đỡ về việc thuê phương tiện nâng hạ hàng hoặc dỡ hàng đưa vào kho. Việc này còn tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa công ty và chủ hàng trong hợp đồng uỷ thác xem việc dở hàng khỏi

phương tiện vận tải là do người nhập khẩu làm hay cơng ty tự làm. Sau khi hồn thành việc giao

hàng cho chủ hàng nhập khẩu thì cơng ty mới thực sự hoàn thành nhiệm vụ và hết trách nhiệm

đối với hàng hoá.

Tóm lại, cơng tác vận chuyển hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng nhập khẩu đóng góp một

phần không nhỏ vào sự thành công của mỗi thương vụ uỷ thác giao nhận của cơng ty. Nó tuy là

khâu cuối cùng dễ thực hiện nhất trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng

container nhưng nếu không xác định đúng tầm quan trọng của cơng tác này thì cơng ty sẽ khơng

đảm bảo được tiến độ thực hiện hợp đồng uỷ thác. Và nếu không may xảy ra rủi ro xuất phát từ sự chuẩn bị khơng tốt của cơng ty thì cơng ty cịn phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập khẩu

trong khi giá trị của một lô hàng nhập khẩu khơng phải là nhỏ. Khi đó có thể làm cho công ty bị

SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 70

Để quy trình giao nhận hàng NK diễn ra tốt đẹp nhanh chóng thì cơng ty nên hồn thiện hơn

nữa công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển bộ chứng từ, công ty cần thực hiện tốt các vấn đề

trên sẽ giúp cho quá trình nhận hàng nhập khẩu nhanh hơn, kinh danh có hiệu quả hơn. Hay đối

với các loại hàng hoá dễ gãy vỡ hư hỏng thì cách sắp xếp chèn lót khi xếp hàng lên phương tiện

là như thế nào, trọng tải tối đa đối với loại hàng hố đó xe được phép chở bao nhiêu để khi vận

chuyển có xảy ra va đập thì hàng hố sẽ khơng bị vỡ, sắp xếp lên phương tiện ra sao để vận

chuyển thì khơng phải là việc khó khăn.

Vì vậy việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng hố để bố

trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức quá trình chuyên chở sẽ đảm bảo cho công ty thực hiện

tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng NK, không để xảy ra những rủi ro đáng tiếc.

5.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện khai báo hải quan

Thủ tục Hải Quan là cơ sở pháp lý để xác nhận rằng hàng hóa đã thông quan giữa hai

quốc gia. Nhưng đó chưa phải là hồn thiện việc khai báo Hải Quan, khai báo hải quan còn là

nghĩa vụ của doanh nghiệp.

o Đóng thuế và các lệ phí trong khâu khai báo hải quan

o Hàng hóa trước khi xuất khẩu, phải kiểm tra hàng hóa nhằm đảm bảo tính trung thực của doanh nghiệp. Nếu khai báo sai sẽ bị phạt theo luật hải quan.

o Các nhân viên xuất nhập khẩu phải am hiểu về nghiệp vụ hải quan, nắm vững những quy định của nhà nước về thủ tục hải quan để từ đó dễ dàng hơn trong khâu khai báo.

Việc khai báo hải quan đòi hỏi nhân viên khai báo phải là người có nhiều kinh nghiệm và xử

lý được các tình huống bất ngờ xảy ra. Phải có tác phong nhanh nhẹn, một trong những kỹ năng đòi hỏi trong nghiệp vụ ngoại thương.

SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 71

Trong quá trình khai báo nếu có thất lạc tờ khai thì nhân viên xuất nhập khẩu phải có ứng

biến sao cho phù hợp, bình tĩnh giải quyết vấn đề tránh hậu quả đáng tiếc.

Khi làm thủ tục hải quan các chứng từ trên tờ khai phải cẩn thận, vì mỗi lơ hàng có giá trị rất

lớn, nếu ta tính tốn sơ sài thì khai báo sẽ mất đi khoản tiền lợi nhuận lớn cho công ty.

Để kịp xu hướng hiện nay cải cách thủ tục hành chính đã có khai báo hải quan điện tử, giúp cho các công việc khai báo thuận tiện hơn, tuy nhiên quá trình thử nghiệm nên đơi khi vẫn cịn

vướng mắc cần sớm tháo gỡ.

5.4. Giải pháp 4: Tối thiểu hóa các chi phí

Ở đây cơng ty phải giảm thiểu các chi phí tổ chức,chi phí phát sinh,chi phí mua ngồi, kiểm

sốt việc sử dụng tài sản công ty, thu hồi các khoản nợ khách hàng.Việc này sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh và điều đó cũng tương đương với việc tạo thêm nguồn vốn kinh doanh cho cơng ty,hơn nữa là phịng chống được những rủi ro về thiếu hụt vốn hay rủi ro về nợ phải thu

5.5. Giải pháp 5: Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Trong một thị trường cạnh tranh về giá cả cũng như dịch vụ thì vậy muốn tồn tại, việc giữ

khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới ln là nhiệm vụ của cơng ty. Vì thế cơng ty phải làm hài lòng khách hàng về chất lượng dịch vụ cũng như giữ được uy tín trong mọi quy trình cơng việc để mang lại sự thỏa mãn cho khách hàng và kết quả cho sự thỏa mãn đó là tăng doanh thu và uy tín cho cơng ty.

5.6. Kết luận

Qua thời gian thực tập thực tế tại công ty tuy thời gian thực tập hạn chế nhưng em có thể

SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 72

xuất. Công ty đã cung ứng cho các thị trường lớn như Mỹ, EU, và thị trường Châu Á có số lượng

lớn. Thị trường cũng như các mặt hàng khá đa dạng

Quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty tương đối hồn thiện, cơng ty

đã ký kết và quan hệ làm ăn với nhiều đối tác lớn. Đội ngũ nhân viên tương đối nhiều kinh nghiệm trong nghiệp vụ kinh doanh, chứng từ và giao nhận… Từ đó ln có đơn hàng thường

xuyên làm hàng xuất khẩu. Uy tín của cơng ty cũng dần ngày càng được nâng cao và có vị trí trên

thương trường.

Nhìn chung cơng ty đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ trong q trình cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, cũng như chuẩn bị về mọi mặt cho quá trình kinh doanh phát

triển của công ty sau khi Việt Nam đã trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới

WTO.

Thực hiện nhanh gọn các thủ tục liên quan tới quản lý XNK và thuế quan, thủ tục HQ.

Cần có biện pháp hỗ trợ các doanh nghiệp về vốn thông qua hệ thống ngân hàng. Sử dụng hiệu

quả vốn hỗ trợ xuất khẩu, giải quyết khó khăn về vốn lưu động và vốn đầu tư đổi mới trang thiết

bị máy móc, áp dụng thành công các thành tựu khoa học kỹ thuật.

Trong bối cảnh cạnh tranh rất gay gắt như hiện nay, công ty Uni - Global muốn đẩy mạnh

hoạt động kinh doanh xuất khẩu tốt thì sự quan tâm giúp đỡ, tạo mọi điều kiện thuận lợi của nhà

nước là hết sức cần thiết, song quan trọng hơn cả là cơng ty phải dựa vào nội lực của chính mình. Với những khó khăn cịn tồn tại hiện nay của cơng ty thì việc áp dụng các giải pháp nhằm hồn

thiện, giải quyết các khó khăn cần phải được xem xét và triển khai thực hiện ngay. Cụ thể ở đây

công ty cần:

▪ Đa dạng hóa các loại hình kinh doanh xuất khẩu, uy tiên phát triển thêm các dịch vụ hỗ trợ khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.

SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 73 ▪ Tích cực, tăng cường đầu tư máy móc trang thiết bị, đổi mới công nghệ nhất là công nghệ quản lý để quá trình và thống kê dự liệu nhanh chóng hơn.

▪ Nhanh chóng xây dựng và phát triển thương hiệu của cơng ty trên chính sản phẩm mà mình sản xuất từ đó sẽ chiếm được thị phần quan trọng và có vị trí nhất định vững chắc trên thị

trường trong cũng như ngoài nước. Đây là vấn đề lâu dài và cực kỳ cần thiết để công ty phát triển