Chương 3 : GIỚI THIỆU CÔNG TY
4.6. Giao hàng cho người vận tải
• Sau khi nhận được sự phân cơng của người phụ trách, nhân viên giao nhận hàng hóa XNK thực hiện công việc sau:
- Nhận yêu cầu xuất hàng theo bảng phân công hằng ngày - Nhận Booking và kiểm tra
SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 45
Cửa khẩu xuất
Thời gian xuất, chú ý giờ cut line (thời gian nhận hàng)
Tên tàu, cảng đến
Người liên hệ đóng hàng của đại lý tại cảng, sân bay
- Nhận packing list và kiểm tra mã hàng, số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói - Đối chiếu số lượng hàng hóa với số khối trên Booking để đảm bảo đủ chỗ đóng hàng - Kiểm tra, đối chiếu mẫu sản phẩm với bảng định mức NVL, mẫu vải lưu, mẫu nhãn chính…
- Liên hệ với các đơn vị sản xuất để nắm tình hình hàng hóa sẵn sang xuất kho
- Xem kế hoạch bố trí, điều xe hoặc Cont chở hàng để thông báo cho các đơn vị sản xuất thời gian lấy hàng.
- Lấy các chứng từ hàng hóa cần thiết gửi kèm theo hàng
- Hỗ trợ nhân viên Hải quan đóng lệ phí và rút tờ khai Hải quan xuất
- Nhận hàng từ thủ kho Công ty hoặc các đơn vị sản xuất, giám sát việc xếp hàng lên xe hoặc container theo đúng số kiện đã khai báo và theo yêu cầu xếp hàng của khách, ký phiếu xuất
kho thành phẩm.
- Nhắc nhở lái xe Công ty và lái xe các công ty vận tải tuân thủ đúng giờ giấc để kịp thời gian thanh lý tờ khai tại cảng theo yêu cầu trên booking của các đại lý hang tàu
- Tiến hành kiểm hóa Hải quan
- Hạ bãi container hoặc đóng hàng vào kho (container), thanh lý TK tại HQ giám sát
- Bàn giaoTK đã hoàn tất thủ tục xuất khẩu cho phụ trách Tổ giao nhận vào sổ theo dõi và chuyển cho nhân viên chứng từ XNK
SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 46 ✓ Ghi chú: tùy đại lý, hãng tàu có thể đóng phí cấp cont, nâng hạ trước hoặc sau khi giao hàng,
• Cụ Thể Hàng Xuất Bằng Container Đóng Bãi Của Cơng Ty
- Trước ngày giao hàng phụ trách giao nhận xắp xếp xe đúng với số lượng hàng cần vận chuyển
- Xuất 599 kiện hàng ra cảng để xuất sang France cần 6 xe chở hàng gồm: 1 xe 15 chỗ, 2 xe 1.5 tấn, 2 xe 2.5 tấn và 1 xe 5 tấn.
- Đến ngày giao hàng 6 xe này đến công ty và chất hàng lên xe và đưa ra cảng Cát Lái. Cửa khẩu xuất hàng tại ICD TRANSIMEX khu vực IV.
- Chuẩn bị mẫu lưu của TKXK
- Nhân viên làm chứng từ của Công ty đến Cục Hải quan Tp. Hồ Chí Minh,nhân viên Hải quan mở TK có số 26266 , rút TKHQ, đưa ra bộ phận HQ kiểm hóa.
- Đóng lệ phí Hải quan, sau khi làm thủ tục Hải quan, liên hệ Hải quan giám sát bãi để đóng hàng vào Container.
- Ra cảng Cát Lái liên hệ hãng tàu ghi trên Booking để đổi lệnh cấp Container
- Đến thương vụ đóng tiền chuyển Container đóng bãi cầm lệnh cấp Container đã có đóng dấu thu tiền của phòng thương vụ đến phòng điều độ xin cấp Container theo như yêu cầu trên lệnh cấp Container.
- Lấy số Container là APZU4286817 của hãng tàu Blue Anchor Line, nhập số Cont để tra vị trí cont Kiểm tra cont sạch, tốt đủ điều kiện đóng hàng thì nhận cont này Đề nghị điều độ cấp giấy điều công nhân bốc xếp.
SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 47
- Liên hệ cơng nhân và điều xe tới vị trí cont. để đóng hàng vào cont.. Đóng xong liên hệ đội trưởng của công nhân để lấy phiếu bấm seal, cầm phiếu này trở lại điều độ đóng dấu xác nhận.
- Cầm tờ khai đã thơng quan, phiếu bấm seal đã có xác nhận và biên bản bàn giao tới Hải quan bãi để đóng dấu tiếp nhận TK.
- Nhận thêm giấy xác nhận đã vào sổ HQ (chỉ có thơng tin số TK, chi cục HQ, ngày, tháng…) chưa có dấu trên giấy này. Trở lại phịng thanh lý vào sổ tàu đóng dấu lên giấy xác nhận vào sổ HQ, người ta giữ lại một biên bản bàn giao trả lại TK và giấy xác nhận vào sổ HQ.
- Cầm giấy này và TK có ghi thơng tin tàu, chuyến, seal , số cont tới bàn vào sổ tàu, nhận lại TKHQ và phiếu xác nhận chính thức in thơng tin TK, giờ tàu.
- Hoàn thành thủ tục xuất hàng. ❖ Cấp giấy tờ liên quan tới lơ hàng
• Phát hành Vận đơn (House Bill of Lading)
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận
đơn cho khách hàng.
Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lơ hàng để lập chứng từ hàng xuất.
Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau:
- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa.
- Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu - Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn.
- Người gửi hàng chịu trách nhiệm cân đong, đo đếm và đóng hàng của mình vào container và niêm phong kẹp chì trước khi giao cho người chuyên chở vì thế miễn trách nhiệm cho người
SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 48
chuyên chở về số lượng, chất lượng hàng hóa bên trong container, trên vận đơn thường có ghi
chú “said to contain” “Shipper’sload, countand seal” (đóng xếp hàng, đếm hàng và kẹp chì do người gửi hàng chịu trách nhiệm).
- Sau khi có đầy đủ những thơng tin trên, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ phát hành vận đơn (House Bill of Lading) cho người gửi hàng. Đồng thời, gửi thông tin cho hãng tàu liên quan phát hành vận đơn cho công ty Uni - Global (Master Bill of Lading) số: HDMUHMWB0245587
• Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty.Bộ phận chứng
từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. Nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải
quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất. Gửi bộ chứng từ cho đại
lí cơng ty Uni - Global ở nước ngồi.
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược
về lô hàng vận chuyển: Shipper/ Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA
(Ngày đi/ngày dự kiến đến), Số vận đơn (HBL,MBL), loại vận đơn (Surrender, Original, Sea Waybill…), hợp đồng, Invoice, Packing List cho đại lý để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao HBL, MBL.