Quản trị quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh vận tải và tiếp vận Toàn Cầu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU Quản trị quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh vận tải và tiếp vận Toàn Cầu Quản trị quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh vận tải và tiếp vận Toàn Cầu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN

LỜI CAM ĐOAN

“ Em xin cam đoan đề tài: Quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường

biển của công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu là một công trình nghiên cứu độc lập dưới sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn: TS- Mai Thanh Huyền và trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu

Trong quá trình xây dựng và hoàn thiện đề tài khóa luận tốt nghiệp có sự tham khảo của một số tài liệu có nguồn gốc rõ ràng và dưới sự hướng dẫn, gợi ý của giáo viên hướng dẫn TS- Mai Thanh Huyền Các số liệu, kết quả trình bày trong bài khóa luận là hoàn toàn trung thực, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật của bộ môn và nhà trường đề ra nếu như có vấn đề gì xảy ra”

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2024 Sinh viên thực hiện

Thùy

Đào Thị Bích Thùy

Em xin bày tỏ lòng biết ơn đến các thầy cô Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học Thương Mại đã giảng dạy và đào tạo em trong suốt thời gian học tập, rèn luyện và nghiên cứu tại trường

Bên cạnh đó em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo, cán bộ nhân viên Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em được học tập, nghiên cứu và tiếp cận thực tế công việc trong quá trình làm việc tại công ty

Mặc dù bài khóa luận đã hoàn thành với tất cả nỗ lực của em, nhưng do trình độ cũng như kinh nghiệm còn hạn chế nên bài khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo và đóng góp của Thầy Cô để bài khóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 3

1.3.1 Mục tiêu tổng quát 3

1.3.2.Mục tiêu cụ thể 3

1.4 Đối tượng và phạm vị nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu 4

1.5.1.Phương pháp thu thập số liệu 4

1.5.2.Phương pháp xử lý số liệu 4

1.6 Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp 5

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 6

2.1 Một số khái niệm cơ bản 6

2.1.1 Khái niệm về giao nhận hàng hóa và người giao nhận 6

2.1.2 Khái niệm quy trình giao nhận hàng xuất khẩu 7

2.1.3 Khái niệm quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu 7

2.1.4 Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu 7

2.2 Một số lý thuyết về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 8

2.2.1 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 8

2.2.2 Vai trò của quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 8

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 9

2.3 Nội dung quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 12

2.3.1 Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 12

2.3.2.Tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 13

2.3.3 Giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 14

2.3.4 Điều hành quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 14

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU 16

3.1 Khái quát chung về công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu 16

3.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển 16

3.1.2 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh 17

3.1.3 Cơ cấu tổ chức 18

3.1.4 Các nguồn lực của công ty 19

3.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu 21

3.2.1 Chuỗi cung ứng của công ty 21

3.2.2 Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2021-2023 22

3.3 Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu 26

3.3.1 Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 26

3.3.2 Tổ chức quá trình giao hàng xuất khẩu 27

3.3.3 Giám sát việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 31

3.3.4 Điều hành việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 32

3.4 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty 33

3.4.1 Thành công 33

3.4.2 Hạn chế 35

3.4.3 Nguyên nhân của tồn tại: 36

CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU 38

4.1 Định hướng phát triển hoạt động của công ty trong giai đoạn 2024-2026 38

4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của thị trường logistics tại Việt Nam giai đoạn 2024 – 2026 38

4.1.2 Định hướng hoạt động của Công ty trong giai đoạn 2024 – 2026: 39

4.2 Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình giao nhận cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty 40

4.2.1 Hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan: 40

4.2.2 Hoàn thiện khâu giám sát và điều hành giao hàng 40

4.2.3 Phát triển nguồn nhân lực tại doanh nghiệp 41

4.2.4 Tăng cường đầu tư cho công nghệ thông tin 42

4.3 Một số kiến nghị 43

4.3.1 Kiến nghị với Nhà nước, hiệp hội giao nhận 43

4.3.2 Kiến nghị với bộ giao thông vận tải 44

4.3.3 Kiến nghị với tổng cục hải quan 44

KẾT LUẬN 46

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1: Thông tin chung về Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu 16

Bảng 3.2 Tài sản và nguồn vốn của GLOTRANS từ năm 2021 – 2023 19

Bảng 3.3: Cơ cấu nhân sự của GLOTRANS 20

Bảng 3.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của GLOTRANS từ 2021 – 2023 23

Bảng 3.5 Doanh thu theo phương thức kinh doanh giai đoạn 2021-2023 của công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu 24

Bảng 3.6 Tỉ trọng doanh thu theo thị trường 25

Bảng 3.7 Tỷ trọng các mặt hàng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2021-2023 25

Bảng 3.8 Kế hoạch phân công các công việc trong thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của công ty 27

Bảng 3.9 Các vấn đề phát sinh trong giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2021-2023 32

DANH MỤC HÌNH Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn 18

Hình 3.2 Sơ đồ chuỗi cung ứng dịch vụ giao nhận xuất khẩu bằng đường biển của GLOTRANS 22

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1 Danh mục từ viết tắt tiếng Việt

2 Danh mục từ viết tắt tiếng Anh

STT Kí hiệu Nguyên nghĩa tiếng Anh Nguyên nghĩa Tiếng Việt

4 CIF Cost, Insurance, Freigh Chi phí, bảo hiểm, cước tàu

5 ETA Estimated Time of Arrival Thời gian ước tính giao hàng khi hàng đã về điểm

9 HBL House bill of lading Vận đơn do công ty giao nhận phát hành

11 MBL Master bill lading Vận đơn do hãng tàu phát hành

Assistance

Đầu tư nước ngoài

trường/giao nhận 14 3PL Third Party Logistics Đơn vị logistics thứ 3 15 4PL Fourth Party Logistics Logistics chuỗi phân phối

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Ngày nay, với xu thế hội nhập và toàn cầu hóa, thương mại quốc tế đã trở thành một trong những hoạt động quan trọng góp phần củng cố nền kinh tế của mỗi quốc gia Việt Nam là một trong những quốc gia có năng lực sản xuất nhanh nhất thế giới và ngày càng có thêm nhiều cơ hội tham gia sâu rộng vào hoạt động giao thương với các quốc gia trên thế giới, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng nhộn nhịp Và sự phát triển mạnh mẽ của ngành giao nhận vận tải gần đây là do quy mô xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng

Đặc biệt, Việt Nam có tiềm năng phát triển ngành giao nhận vận tải biển nhờ vào vị trí địa lý thuận lợi, sự đầu tư vào cơ sở hạ tầng và sự hợp tác quốc tế Việt Nam tham gia vào các hiệp định quốc tế và khu vực như Hiệp định Thương mại Tổng hợp và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP), Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (RCEP) và có quan hệ hợp tác chặt chẽ với các đối tác quốc tế trong lĩnh vực giao nhận vận tải biển Sự toàn cầu hóa thương mại tạo ra một lượng lớn hàng hóa được vận chuyển qua biên giới tuy nhiên cũng đặt ra thách thức cho ngành giao nhận vận tải biển Quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu cần phải tuân thủ các quy định và luật pháp của quốc gia và quốc tế để đảm bảo tính chất hợp pháp và an toàn của hàng hóa Đồng thời, cần phải đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển một cách hiệu quả và nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu của thị trường và khách hàng

Nhu cầu xuất nhập khẩu gia tăng, các công ty giao nhận ngày càng phát triển về quy mô và chất lượng, cung cấp ngày càng nhiều dịch vụ đa dạng và phong phú Theo số liệu của Tổng cục thống kê năm 2022, trong lĩnh vực vận tải, kho bãi, số doanh nghiệp đăng ký thành lập mới trong 9 tháng đầu năm 2022 tăng 30,4%, nâng tổng số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải, kho bãi lên 5500 doanh nghiệp Sự cạnh tranh gay gắt về thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng dịch vụ bằng cách tăng cường ứng dụng chuyển đổi số, cải tiến quy trình nghiệp vụ

Đặt trong bối cảnh đó, sau một khoảng thời gian thực tập và nghiên cứu tại Glotrans- một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa, tác giả đã nhận ra quy trình giao hàng hóa xuất khẩu đường biển vẫn còn tồn tại một số khó khăn, vướng mắc ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty Từ việc nhìn nhận những mặt hạn chế và tồn tại của công ty, tác giả chọn đề tài: “Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu ”, với mục tiêu đóng góp một số giải pháp thực tế để khắc phục những vấn đề còn tồn đọng nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Để dòng chảy hàng hóa hoạt động trơn tru, quy trình giao hàng hóa xuất khẩu cần hoạt động chính xác, hiệu quả Chính vì thế, hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu đang là vấn đề được rất nhiều cá nhân, tổ chức quan tâm và nghiên cứu Liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu của đề tài luận án, có thể kể đến một số công trình nghiên cứu tiêu biểu sau: Ths Vũ Thị Hải (2018), “ Nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế tại công ty TNHH Jet Delivery Logistics Việt Nam”, luận văn Thạc sĩ ngành quản trị kinh doanh Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Tác giả đã nghiên cứu chuyên sâu về quy trình giao nhận, vận tải hàng hóa trong ngoại thương của công ty TNHH Jet Delivery Logistics Việt Nam thời gian qua ra sao, có điểm mạnh, điểm yếu gì Từ kết quả nghiên cứu sẽ đưa ra các đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa của công ty trong thời gian tới

ThS.Vũ Anh Tuấn và TS Lê Thị Việt Nga (2019), “Nghiên cứu chất lượng dịch vụ hỗ trợ vận tải biển Việt Nam trong bối cảnh hội nhập ”, Nghiên cứu khoa học cấp cơ sở Tác giả đã nghiên cứu bối cảnh hội nhập và những vấn đề đặt ra cho dịch vụ hỗ trợ vận tải biển Và đánh giá thực trạng dịch vụ hỗ trợ vận tải biển Việt Nam trong bối cảnh hội nhập Từ kết quả nghiên cứu sẽ đưa ra các đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ hỗ trợ vận tải biển Việt Nam ngày nay

Nguyễn Thu Hương (2020), “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH dịch vụ và giao nhận hàng hóa Thời Gian - Hải Phòng.”, khóa luận tốt nghiệp khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học Thương Mại Trong bài luận, tác giả đã hệ thống hóa được những lý luận cơ bản, phân tích được thực trạng về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp, đưa ra những nhận định về hạn chế đang tồn tại và những định hướng giải pháp để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại doanh nghiệp

Lê Thị Minh Thúy ( 2021), “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH vận tải Bách Việt”, khóa luận tốt nghiệp khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học Thương Mại Ở đề tài này, tác giả nghiên cứu chuyên sâu vấn đề quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải Bách Việt, để mắt bắt được thực trạng quy trình này, từ đó thấy được ưu, nhược để có thể đề ra được các phương hướng giải quyết cho công ty, nhằm hoàn thiện quy trình

Lê Nhật Anh ( 2021), “Quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler”, khóa luận tốt nghiệp khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học Thương Mại Với đề tài này, tác giả tìm hiểu, phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quá trình giao nhận bằng đường biển của Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler và từ đó đánh giá thực trạng nhằm đánh giá những mặt đã đạt được và vấn đề còn tồn tại trong quá trình rủi ro quy trình giao hàng để đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao công tác này

Nhìn chung các công trình nghiên cứu trên đã hệ thống được những cơ sở lý luận về hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển cũng như phân tích thực trạng và đưa ra các hướng giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề hạn chế của công ty đang gặp phải Tuy nhiên mỗi doanh nghiệp lại có những hạn chế khác nhau và hiện tại vẫn chưa có đề tài nghiên cứu về vấn đề này tại Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu Vì thế, tác giả đã lựa chọn đề tài “Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu”, để có một cái nhìn sâu sắc và thực tiễn hơn về quản trị quy trình giao hàng của công ty Vậy nên, khóa luận sẽ tập trung nghiên cứu sâu về thực trạng hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty trong khoảng thời gian 2021-2023 Từ đó rút ra được những giải pháp hiệu quả nhằm nâng cao và hoàn thiện quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

1.3.1 Mục tiêu tổng quát

Nghiên cứu nhằm mục đích hệ thống các vấn đề lý thuyết cơ bản về quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Từ đó, vận dụng lý thuyết liên quan để đưa ra những phân tích và đánh giá thực trạng của công ty, kèm theo là các giải pháp được đề xuất để hoàn thiện quản trị quy trình và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường

1.3.2.Mục tiêu cụ thể

Thứ nhất, tổng hợp các cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Đồng thời dựa trên những cơ sở này để làm rõ các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu của công ty

Thứ hai, phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty trong công ty Và đưa ra đánh giá về những thành công và hạn chế còn tồn tại trong việc quản trị quy trình của công ty, chỉ ra được nguyên nhân của các hạn chế

Thứ ba, từ nghiên cứu nêu ra những định hướng phát triển hoạt động của công ty trong thời gian tới và đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện tương ứng các hạn chế của công ty

1.4 Đối tượng và phạm vị nghiên cứu

a) Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu

b) Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi thời gian: Phạm vị nghiên cứu về thời gian lấy số liệu được thu thập từ các phòng

ban tại công ty trong khoảng thời gian 3 năm từ 2021-2023 và đề ra những định hướng của công ty trong vòng 3 năm tiếp theo (từ 2024-2026)

Phạm vị không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về quản trị quy trình giao hàng hóa xuất

khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu từ các thị trường xuất khẩu nước ngoài Công ty trong vai trò là người gom hàng, đại lý và làm thủ tục hải quan

Phạm vi nội dung: Khóa luận đi sâu vào tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng quản

trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu

1.5 Phương pháp nghiên cứu

1.5.1.Phương pháp thu thập số liệu

Đối với phương pháp thu thập số liệu sơ cấp, sinh viên dựa trên việc quan sát thực tế thông qua quá trình tìm hiểu và làm việc tiếp xúc trực tiếp với các bộ phận, để có thể thu thập thông tin về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty Bên cạnh đó, sinh viên lên kế hoạch phỏng vấn đối tượng là Trưởng phòng và nhân viên các phòng ban của công ty để có thể tổng hợp được những đánh giá khách quan về tình hình hoạt động

Đối với phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp, nguồn dữ liệu chủ yếu được lấy từ các nguồn sau:

● Nguồn dữ liệu tại thư viện của trường Đại học Thương mại gồm các giáo trình, các luận văn, luận án nghiên cứu các chuyên đề về giao nhận vận tải

● Nguồn dữ liệu trên Internet như các trang web về giao nhận vận tải đường biển, thủ tục hải quan hay thu thập từ website của công ty…

● Nguồn dữ liệu từ nội bộ Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu về báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm được phòng Kế toán tổng hợp

Phương pháp phân tích:

Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các số liệu thống kê được từ tài liệu hoạt động của công ty, từ đó đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty, góp phần đánh giá tính hợp lý hay không hợp lý của các dữ liệu này

Phương pháp tổng hợp:

Là việc tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra nhận xét và đánh giá về thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cuối cùng, đưa ra các đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này

1.6 Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp

Kết cấu của bài khóa luận bao gồm 4 chương sau: Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu

Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về giao nhận hàng hóa và người giao nhận

a) Khái niệm về giao nhận hàng hóa( Freight Forwarding)

Theo “Quy tắc mẫu của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế - FIATA (Federation Internationale de Associations de Transitaires et Assimilaimes) về dịch vụ giao nhận”, dịch vụ giao nhận là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu hàng, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa

Theo Luật Thương mại Việt Nam, dịch vụ giao nhận là là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người giao nhận khác

Trước đây, khi sản xuất và lưu thông hàng hóa chưa phát triển thì giao nhận là một khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Khi sản xuất và lưu thông phát triển ở mức độ cao, nhu cầu vận chuyển hàng hóa lớn thì hoạt động giao nhận tách riêng thành một nghề mới Hiện nay, giao nhận đã trở thành một ngành kinh doanh dịch vụ rất phát triển, đánh dấu cho sự phát triển đó là sự ra đời của các tổ chức quốc tế về giao nhận như FIATA ( Hiệp Hội Giao nhận quốc tế), IIC (Phòng Thương mại quốc tế), IATA ( Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế), …

Thực hiện quá trình giao nhận hàng hóa ngoại thương tức là thừa nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được hợp thức hoá và đưa vào lưu thông Vì vậy để đảm bảo tính hợp pháp của lô hàng cho tới khi đến tay người tiêu dùng, hàng hóa phải có đầy đủ chứng từ chứng minh tính hợp pháp và được phép lưu thông Ở Việt Nam, các loại chứng thư tuy đã được phát hành nhưng trong yêu cầu hội nhập quốc tế, vẫn còn phải tiếp tục hoàn thiện Cho nên công tác giao nhận sẽ gặp khó khăn nếu người làm công tác giao nhận không kịp thời theo dõi, nắm bắt những thay đổi để tuân thủ những quy định về chứng từ

b) Người giao nhận - Forwarder / International Freight Forwarder

Theo Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế - FIATA thì, người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân người giao nhận không phải là người vận tải, người giao nhận cũng đảm bảo thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan,.v.v

Theo Luật Thương mại Việt Nam, người làm dịch vụ giao nhận là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất cứ một người nào có giấy phép kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

2.1.2 Khái niệm quy trình giao nhận hàng xuất khẩu

Quy trình giao hàng xuất khẩu là các hoạt động được thực hiện nhằm vận chuyển, giao hàng hóa giữa hai địa điểm có khu vực địa lý khác nhau

Tìm hiểu từ tài liệu “ Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế” Bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT, Trường Đại học Thương mại: Quy trình giao hàng xuất khẩu bao gồm các công việc như nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải; giao hàng hóa tại địa điểm quy định, lập và bàn giao chứng từ vận tải; quyết toán chi phí

2.1.3 Khái niệm quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu

Theo “ Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế- Đại học Thương mại 2017” đưa ra khái niệm như sau: “ Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển quốc tế là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm (một địa điểm bốc hàng và một địa điểm dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí”

2.1.4 Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Việc giao nhận hàng hóa xuất khẩu yêu cầu rất nhiều loại chứng từ để có thể vận chuyển hàng hóa để đảm bảo tính chất hợp pháp và an toàn của hàng hóa Một vài chứng từ quan trọng được sử dụng trong quy trình này như:

Vận đơn vận tải (Bill of Lading): là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải như tàu biển, máy bay,… do hãng tàu hoặc hãng bay phát hành gọi là vận đơn chủ (MBL/MAWB) ngoài ra các công ty FWD cũng có thẻ phát hành vận đơn thứ để theo dõi tình tình vận tai hàng hóa (HBL/HAWB)

Phiếu đặt chỗ với hãng vận tải ( Booking note ): Đây là chứng từ được các đơn vị dịch vụ logistics phát hành gửi cho người đặt cước Dựa vào điều kiện mua bán trên hợp đồng ngoại thương để xác định bên bán hoặc bên mua có trách nhiệm book cước vận tải quốc tế

Hướng dẫn gửi hàng (Shipping Instruction) là chứng do người book cước phát hành gửi cho bên vận tải sau khi đã tiến hành book cước vận tải Người gửi hàng sẽ cung cấp SI cho hãng vận chuyển như một bản ghi chú về số lượng hàng hóa giao nhận các thông tin như: tên hàng, số lượng, hình thức vận tải, loại vận đơn mong muốn, các yêu cầu khác cần show trên vận đơn như thế nào

Phiếu xác nhận tải trọng container ( VGM ): Phiếu xác nhận khối lượng container dùng trong vận tải đường biển, người gửi hàng sẽ cung cấp chứng từ này cho hãng tàu theo quy định để hãng tàu kiểm soát được tải trọng của container trước khi đóng hàng…

Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Đây là chứng từ để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan Có 3 cách phân loại tờ khai hải quan cơ bản:

● Luồng xanh: Không phải kiểm hóa, người khai phải xuống hải quan để kiểm tra thuế đã nổi trong tài khoản của kho bạc hay chưa Khi đó, bạn có thể xuống cảng lấy hàng ● Luồng vàng: Chủ hàng xuất trình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại Ngoài ra, có

thể phải nộp thêm chứng từ vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng,…

● Luồng đỏ: Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, người khai vừa bị kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa Luồng đỏ ở kết quả sẽ gây tốn chi phí, thời gian và công sức của 2 bên Nếu có nghi vấn về hàng hải quan sẽ tiến hành nghiệp vụ bẻ luồng để tiến hành kiểm hóa hàng theo quy định thực tế có 3 trường hợp kiểm hóa : Kiểm 5%; kiểm hóa 10% và kiểm hóa toàn bộ hàng

2.2 Một số lý thuyết về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

2.2.1 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Do đây là một loại hình kinh doanh dịch vụ vậy nên không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất, chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào cảm nhận của khách hàng, hàng hóa không thể cất giữ trong kho, sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời Tuy nhiên hoạt động kinh doanh dịch vụ này có những đặc điểm riêng như:

● Dịch vụ giao nhận hàng hóa không tạo ra sản phẩm vật chất, nó chỉ làm cho đối tượng thay đổi về mặt không gian chứ không tác động làm thay đổi về mặt kỹ thuật Tuy nhiên giao nhận vận tải lại có tác động tích cực đến sự phát triển của sản xuất và nâng cao đời sống nhân dân

● Mang tính thụ động: dịch vụ này phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyển các ràng buộc về pháp luật, thể chế của chính phủ (nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước thứ ba, …)

● Mang tính thời vụ: Dịch vụ giao nhận là dịch vụ phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu nên nó phụ thuộc rất lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, tuy nhiên hoạt động xuất nhập khẩu lại mang tính chất thời vụ vậy nên hoạt động giao nhận cũng chịu ảnh hưởng

● Ngoài những công việc như làm thủ tục, môi giới, lưu cước, người làm dịch vụ giao nhận còn tiến hành các dịch vụ khác như gom hàng, chia hàng, bốc xếp nên để hoàn thành công việc tốt hay không còn phụ thuộc nhiều vào cơ sở vật chất và kinh nghiệm của người giao nhận

2.2.2 Vai trò của quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Trong quá trình toàn cầu hóa thương mại quốc tế, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển ngày một lớn mạnh, nối liền hoạt động kinh tế giữa các quốc gia với

nhau Do đó việc quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu của doanh nghiệp là rất cần thiết:

Đối với chủ hàng: Thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời hạn, đảm bảo giao hàng theo quy định của hợp đồng, thu về lợi nhuận

Đối với người chuyên chở: Thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận

Đối với người nhận hàng: Thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giúp nhận được hàng hóa đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh

Chính vì thế, doanh nghiệp làm dịch vụ giao nhận hàng hóa được xem như nhà tổ chức- kiến trúc sư của vận tải vì người tổ chức có khả năng tổ chức quá trình chuyên chở một cách tốt nhất an toàn nhất và tiết kiệm nhất Họ phải tính toán lựa chọn tuyến đường hay cảng biển thích hợp để đạt hiệu quả kinh tế nhất, đứng ra trực tiếp vận tải hay tổ chức thu xếp quá trình vận tải giúp vận chuyển qua nhiều nước và chịu trách nhiệm trực tiếp với chủ hàng.Vì thế, việc quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu mới đảm bảo được hàng hóa vận chuyển đúng tiến độ, tiết kiệm được thời gian, giảm chi phí vận chuyển hàng hóa

Quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp phát triển tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường, gia tăng lợi nhuận

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

2.2.3.1 Nhân tố bên ngoài

Thứ nhất là khách hàng:

Khách hàng của Glotrans chủ yếu là các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp kinh doanh thương mại có nhu cầu vận chuyển hàng hóa đến các quốc gia trên thế giới Để có thể đáp ứng được yêu cầu cao về chất lượng dịch vụ của các khách hàng, đòi hỏi quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Glotrans phải được hoàn thiện, có phân công nhiệm vụ rõ ràng Thêm vào đó, với mỗi khách hàng doanh nghiệp sẽ có những mặt hàng xuất khẩu khác nhau từ đó liên quan chính sách chuyên ngành trong việc làm thủ tục, giấy tờ đồng thời quy trình cung ứng dịch vụ giao nhận cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển cũng sẽ khác nhau, đòi hỏi đội ngũ nhân viên của Glotrans phải luôn cập nhật các quy định, chính sách mới nhất về ngành hàng, trau dồi kỹ năng và nghiệp vụ để có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

Thứ hai là đối thủ cạnh tranh:

Hiện nay, các công ty giao nhận trong nước và quốc tế xuất hiện ngày càng nhiều.Ttừ lúc chỉ có vài chục doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận thì giờ con số này đã tăng lên hàng nghìn công ty với mọi thành phần kinh tế tham gia

Tính cạnh tranh trên thị trường tác động thúc đẩy Glotrans hoàn thiện và phát triển liên tục, để nâng cao chất lượng dịch vụ và đứng vững trên thị trường Một vài đối thủ cạnh tranh trực tiếp với Glotrans có thể kể đến như: Công ty TNHH Vận tải Bách Việt; Công ty TNHH Logistics Dolphin… Đây đều là những doanh nghiệp lâu năm trong ngành với mức giá rất cạnh tranh và năng lực cung ứng dịch vụ tốt Các doanh nghiệp này cạnh tranh khách hàng trực tiếp với Glotrans thông qua giá cước, thời gian công nợ, thời gian thông quan hàng hóa, các dịch vụ giá trị gia tăng… đòi hỏi Glotrans phải luôn cải tiến dịch vụ và cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng đi kèm để giữ chân khách hàng, các dịch vụ giá trị gia tăng Glotrans đã triển khai như: dịch vụ quyết toán thuế hải quan, bảo hiểm hàng hóa

Thứ ba là yếu tố tự nhiên:

Việt Nam là một quốc gia có điều kiện tự nhiên hết sức thuận lợi với đường bờ biển dài 3260 km, nhiều cảng nước sâu, hệ thống cảng biển đa dạng, nằm trên các tuyến hàng hải quốc tế quan trọng Nhận biết được lợi thế của điều kiện tự nhiên Việt Nam trong việc phát triển dịch vụ logistics đường biển, Glotrans đã thành lập các chi nhánh văn phòng tại ba cảng biển lớn nhất cả nước là Hải Phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh với đội ngũ hải quan hiện trường tại địa phương nhiều kinh nghiệm, đảm bảo bộ phận hiện trường địa phương làm việc với hải quan địa phương, đáp ứng nhu cầu nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của các doanh nghiệp trên cả nước

Như vậy có thể thấy môi trường tự nhiên tạo điều kiện vô cùng thuận lợi cho các doanh nghiệp giao nhận nói chung và Glotrans nói riêng có thể tận dụng những ưu thế về đặc điểm địa lý trong việc kết nối giao thương cũng như tính toán các phương án vận chuyển xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển và nâng cao quy trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa Bên cạnh đó điều kiện thời tiết cũng ảnh hưởng rất lớn dịch vụ logistics đường biển Bão, biển động, sóng thần làm thay đổi, trì hoãn lịch trình vận chuyển hàng từ đó có thể gây hư hỏng hàng hóa thực phẩm như hàng đông lạnh, thậm chí gặp bão to, sóng lớn còn có thể khiến toàn bộ hàng hóa chìm dưới đáy đại dương

Thứ tư là các yếu tố khác như kinh tế, chính trị và luật pháp

Tình hình chính trị ổn định là điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp tại Việt Nam nói chung và Glotrans nói riêng có thể tập trung phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh Khi kinh tế tăng trưởng, các hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra sôi nổi thì các hoạt động giao nhận cũng phát triển theo và ngược lại Đầu năm 2023 với nỗi lo suy thoái kinh tế, lạm phát cao, dòng tiền không ổn định, các dự án bất động sản đóng băng… làm ảnh hưởng rất nhiều đến nhu cầu xuất khẩu hàng hóa Hơn nữa khi kinh tế khó khăn, các doanh nghiệp sản xuất lớn lại càng khắt khe trong việc lựa chọn đối tác cung ứng dịch vụ giao nhận, nhằm tìm nguồn cung giá tốt và chất lượng hơn để giảm chi phí đầu vào, lúc này mức độ cạnh tranh về giá dịch vụ càng trở nên gay gắt

Bên cạnh đó, thuế xuất khẩu, hàng rào thuế quan, hạn ngạch và các quy định xuất/nhập khẩu của nhà nước, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa, hoạt động giao thương giữa các quốc gia, các doanh nghiệp trong vùng lãnh thổ từ đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ giao nhận như Glotrans cũng chịu ảnh hưởng bởi các nghị định, quy định về điều kiện kinh doanh dịch vụ, có thể kể đến như: Nghị định số 87/2009/NĐ-CP về vận tải đa phương thức và Nghị định số 144/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định về vận tải đa phương thức, do Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan cấp giấy phép kinh doanh vận tải đa phương thức hay Nghị định 163/2017/NĐ-CP liên quan về quy định kinh doanh dịch vụ logistics,… Các nghị định, công văn cũng như quyết định từ Chính phủ, Pháp luật đều có sự ban hành hướng dẫn cũng như tạo ra cơ chế thuận lợi để các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ giao nhận như Glotrans có thể nâng cao năng lực trong quy trình cung ứng dịch vụ giao nhận cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

2.2.3.2 Nhân tố bên trong

Thứ nhất là cơ sở vật chất, kỹ thuật

Tại văn phòng, 100% nhân viên được trang bị máy tính cá nhân để làm việc, ngoài ra với nhân viên kinh doanh và nhân viên phòng dịch vụ khách hàng được cấp thêm điện thoại bàn để phục vụ việc liên hệ khách hàng và các đại lý nước ngoài Máy in, máy fax, máy photo được trang bị đảm bảo trong quá trình luôn chuyển và lưu trữ chứng từ Ngoài ra công ty cũng đang triển khai sử dụng phần mềm FastPro để có thể đồng bộ chứng từ và dữ liệu khách hàng trên toàn hệ thống, tạo thuận tiện cho công tác xử lý lô hàng và quản lý các tác nghiệp liên quan đến lô hàng

Thêm nữa Glotrans cũng đang triển khai thực hiện dự án tra cứu trạng thái lô hàng thông qua mã “Tracking number” trên website của Glotrans Tiện ích này giúp khách hàng có thể biết được vị trí của lô hàng, cập nhật được tình trạng lô hàng đã thông quan hay chưa, biết được thời gian dự kiến vận chuyển, thời gian dự kiến giao hàng, từ đó khách hàng có thể chủ động theo dõi tiến độ vận chuyển và điều chỉnh kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp Đối với dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển với rất nhiều những tình huống phát sinh có thể xảy ra thì việc triển khai mã “Tracking number” đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã cam kết được với khách hàng về thời gian vận chuyển, thời gian xử lý thủ tục hải quan đối với từng lô hàng, từ đó giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của Glotrans trên thị trường

Việc trang bị hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật đầy đủ, hiện đại sẽ giúp trước hết nhân viên trong công ty giảm sức lao động, thực hiện công việc hiệu quả hơn từ đó tốc độ cung ứng và khối lượng công việc được xử lý lớn hơn, tạo dựng hình ảnh uy tín công ty trong mắt khách hàng

Thứ hai là nguồn lực tài chính

Với khả năng kiểm soát tốt các chi phí và quan hệ tài chính với các bên liên quan như: nhà cung cấp và khách hàng, cán cân thanh toán ổn định nên khả năng tài chính của công ty đủ điều kiện để đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra bình thường Tuy nhiên xét nguồn vốn chủ sở hữu hiện tại của công ty chưa thể đảm bảo để doanh nghiệp phát triển các hoạt động kinh doanh, bởi Glotrans đang tập trung phát triển thị trường các khách hàng là các doanh nghiệp sản xuất ở khu công nghiệp – đối tượng khách hàng có yêu cầu cao về thời gian công nợ, trong khi việc mở rộng hệ thống đại lý nước ngoài mới lại thường yêu cầu thanh toán ngay, vì thế thực tế yêu cầu nguồn vốn lớn hơn để Glotrans có thể đáp ứng được định hướng phát triển thị trường của mình

Thứ ba là nguồn nhân lực

* Về trình độ: Tại Glotrans, tỷ lệ nhân viên trình độ Đại học và trên Đại học chiếm 59,4%, con số này phần nào cho thấy mức độ mạnh về chuyên môn và nghiệp vụ của doanh nghiệp Với đặc thù các thủ tục trong vận tải biển rất phức tạp, yêu cầu nhân viên phải có hiểu biết và kiến thức chuyên môn về logistics, giao nhận vận tải đường biển để có thể tiếp nhận và xử lý khối lượng lớn thông tin, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ để có thể thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa một cách hiệu quả nhất Hơn nữa với các mặt hàng đa dạng nên sẽ có rất nhiều các chính sách chuyên ngành liên quan đến từng mặt hàng, lúc này sự hiểu biết của nhân sự chính là yếu tố tạo nên năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Chất lượng nguồn nhân sự tốt là cơ sở để công ty có thể hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển

Thứ tư là trình độ quản lý của doanh nghiệp

Như đã phân tích, vận tải biển với quy trình phức tạp yêu cầu xử lý một lượng lớn các thông tin, vì vậy đội ngũ quản lý của Glotrans nhận định cần quản trị tốt yếu tố thông tin nhằm phối hợp cung cấp cho các bộ phận phòng ban kịp thời, chính xác để lên kế hoạch, thực thi và điều chỉnh các tác nghiệp của logistics đường biển Khi đội ngũ quản lý của Glotrans nắm vững được thông tin về biến động nhu cầu, thị trường và khách hàng họ có thể đưa ra những chỉ đạo để đảm bảo tính linh hoạt các nguồn lực logistics trong doanh nghiệp

2.3 Nội dung quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

2.3.1 Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Lập kế hoạch là xác định mục tiêu, đề xuất phương pháp tiếp cận và quyết định cách thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó Nhằm mục tiêu chung của quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách kịp thời, hiệu quả về chi phí, trước hết nhà quản trị phải xây dựng được một kế hoạch giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Sau khi nhận được hợp đồng vận chuyển/yêu cầu dịch vụ của chủ hàng, người giao nhận lập kế hoạch giao hàng vận chuyển Việc lập kế hoạch cần dựa trên một số căn cứ:

Thứ nhất, yêu cầu của khách hàng dựa trên hợp đồng: địa điểm lấy hàng, các bốc hàng, cảng dỡ hàng, địa điểm dỡ hàn,g thời gian gửi hàng và giao hàng dự kiến, phương thức giao hàng dự kiến…

Thứ hai, khối lượng hàng hóa vào đặc điểm hàng hóa: Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm khác nhau, hàng hóa có giá trị cao hay thấp, kiên cố hay dễ hỏng, hàng hóa thông thường hay đặc biệt nhạy cảm nên doanh nghiệp cần nắm bắt thông tin để có phương án tổ chức phù hợp

Thứ ba, điều kiện thực tế của doanh nghiệp: Tình hình nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất, có đủ đáp ứng những yêu cầu của khách hàng hay không Để từ đó, có các phương án và kế hoạch phù hợp đáp ứng nhu cầu của khách hàng

2.3.2.Tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Tổ chức thực hiện giao hàng hóa là việc nhà quản trị của doanh nghiệp tiến hành công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, phân bổ nguồn lực, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào … nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra trước đó

Quá trình người giao nhận theo sự ủy thác của người xuất khẩu lo liệu việc vận chuyển hàng hóa quốc tế được diễn ra theo các bước sau:

Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hoá và phương tiện vận tải

Người giao nhận nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của người xuất khẩu trong các vấn đề như: Tiến độ, trạng thái sản xuất hàng, tình trạng đóng gói, tình hình chuẩn bị các chứng từ cần thiết làm thủ tục hải quan

Người giao nhận nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyển phương tiện vận tải… Trường hợp đã có hợp đồng với người chuyên chở thực tế thì người giao nhận cần liên hệ với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển có gì thay đổi hay không để lên phương án giải quyết phù hợp

Bước 2: Giao hàng hoá tại địa điểm quy định

Doanh nghiệp giao nhận phối hợp với chủ hàng xuất khẩu để vận chuyển hàng hoá đến địa điểm được chỉ định Địa điểm này có thể là kho của người bán (nếu mua bán theo điều kiện EXW), địa điểm được người bán chỉ định hoặc tại cảng xuất khẩu

Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải

Doanh nghiệp giao nhận yêu cầu khách hàng cung cấp những thông tin chi tiết để làm vận đơn của lô hàng Tuỳ theo nhu cầu của khách hàng muốn lấy MBL hoặc HBL thì doanh nghiệp giao nhận gửi vận đơn nháp cho khách hàng kiểm tra, gửi “pre-alert” cho đại lý ở nước ngoài và tiến hành làm Hướng dẫn làm hàng cho hãng tàu để làm MBL

Bước 4: Quyết toán chi phí

Sau khi hàng hoá được đưa lên tàu và giao hàng an toàn đến tay người nhập khẩu, công ty giao nhận tiến hành quyết toán chi phí với người xuất khẩu, hãng tàu và hoa hồng cho đại lý nước ngoài của mình

Trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, giữa các bên người xuất khẩu, người nhập khẩu, người giao nhận, người vận chuyển thì quá trình trao đổi thông tin cần được diễn ra liên tục, luôn cập nhập thông tin nhanh chóng

2.3.3 Giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Để đảm bảo cho kế hoạch dịch vụ giao hàng xuất khẩu được thực hiện tốt, người giao nhận cần tiến hành giám sát và đánh giá dịch vụ một cách thường xuyên, trước, trong và sau quá trình cung ứng dịch vụ cho khách hàng

Phạm vi của giám sát là giám sát nội dung vào thời điểm tiến hành công việc, giám sát cả công việc của bên chủ hàng, người nhận và người giao nhận trong quá trình giao nhận hàng hóa

Quá trình giám sát cần thực hiện theo từng bước của quá trình giao nhận hàng hóa, đảm bảo đúng tiến độ Nội dung giám sát của người giao nhận trong quá trình giao hàng xuất khẩu bao gồm:

- Giám sát việc thuê phương tiện vận tải

- Giám sát việc đưa hàng lên phương tiện vận chuyển - Giám sát hành trình vận chuyển hàng hoá

- Giám sát dòng lưu chuyển của tiền cước, phí vận chuyển và các chứng từ vận tải

2.3.4 Điều hành quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có rất nhiều vấn đề phát sinh đòi hỏi các doanh nghiệp giao nhận phải giải quyết bao gồm: sai sót về thủ tục, chậm trễ trong giao nhận hàng hóa bị thiếu, hỏng và các sự cố khác Điều hành quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là tất cả các quyết định cần thiết đề ra để giải quyết những vấn đề không lường trước được, không đưa đầy đủ vào kế hoạch giao nhận hàng hoá

Những sự cố phát sinh đòi hỏi doanh nghiệp có biện pháp cụ thể giải quyết dựa trên lợi ích của khách hàng Những vấn đề phát sinh thường gặp như:

 Thiếu thông tin về quy định, luật lệ tại quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu, dẫn đến thiếu giấy phép cần thiết (đối với những hàng hóa cần xin giấy phép trước khi xuất khẩu hay nhập khẩu dẫn đến không thể xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hoá

 Thất lạc chứng từ hay trong quá trình chuyển phát chứng từ trễ từ người bán và người mua Lên tờ khai sai lệch với chứng từ đi kèm: lệch thông tin khi kê khai khử trùng, giám định phẩm chất giấy chứng nhận xuất xứ

 Sau khi đã hoàn thành về hàng hoá, tiến hành vận chuyển hàng ra cảng để đóng hàng vào container, trên đường vận chuyển đến cảng xuất bị kẹt xe, hay tai nạn dẫn đến trễ giờ

quy định hàng lên tàu, trong quá trình đó nhân viên giao nhận tiến hành lấy booking của hãng tàu, xác nhận ngày giờ đi, cảng nào, nhân viên giao nhận sẽ xuống văn phòng đại diện của hãng tàu tại các cửa khẩu hoặc trên văn phòng đóng dấu lấy container (Booking, giấy giới thiệu, chứng minh nhân dân)

 Rủi ro khi booking và nhận vỏ container từ hãng tàu: chủ hàng phải kiểm tra xem vỏ container có phù hợp với yêu cầu cho việc đóng hàng hoá không (chẳng hạn các vấn đề như lấy nhầm container, container không sạch, container bị hư hỏng hay hết container tại bãi chỉ định) nếu gặp phải những trường hợp này việc đóng hàng hoá vào sẽ chậm trễ dẫn đến trễ thời gian giao hàng và vi phạm hợp đồng) Đề giải quyết những sai sót gặp phải khi nhận container, chủ hàng cần phải đọc kỹ số container, yêu cầu vệ sinh container, đổi container, các nhận lại đâu chuyển sang bãi khác khi gập các trường hợp trên

 Một số rủi ro khác thường xuyên xảy ra như: Rủi ro về chất lượng hàng hóa do lỗi sắp xếp không theo đúng quy định, rủi ro do liên hệ với hàng tàu không đủ uy tín, điều này cần những doanh nghiệp giao nhận cải thiện bằng cách nâng cao nghiệp cụ, nhận thức và mức độ cập nhật thông tin của nhân viên Sử dụng dịch vụ có uy tín, lâu năm tin tưởng

Tất cả các vấn đề phát sinh dù lỗi tại khách hàng, hãng tàu, đại lý hay chính doanh nghiệp giao nhận thì doanh nghiệp cũng là người cần nắm bắt được thông tin cụ thể, giải quyết thỏa đáng cho khách hàng Đảm bảo giảm thiểu tối đa chi phí và tổn thất của khách hàng

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI

VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU

3.1 Khái quát chung về công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu

3.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển

Bảng 3.1: Thông tin chung về Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu

Tên Công ty Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu

Tên giao dịch quốc tế Global Logistics and Transport Company Limited

Tầm nhìn công ty: Tầm nhìn của GLOTRANS là xây dựng Công ty Toàn Cầu là công

ty dẫn đầu trong việc cung cấp những giải pháp logistics sáng tạo, luôn vượt qua sự trông đợi của khách hàng

Sứ mệnh công ty: Là sợi liên kết giá trị nhất trong chuỗi cung ứng của khách hàng

thông qua việc xác định đúng sản phẩm, đúng địa điểm, giá cả phù hợp, thời gian hợp lý và trong điều kiện thích hợp

GLOTRANS có được thành tích như trên là nhờ một tập thể lãnh đạo đoàn kết, đồng lòng, luôn lắng nghe, học hỏi, sáng tạo, cải tiến để tạo ra những sản phẩm tối ưu và đem lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng một đội ngũ cán bộ, nhân viên năng động, có trình độ và kiến thức chuyên môn cao, gắn bó lâu dài với Công ty

Với hệ thống chi nhánh, văn phòng đại diện và mạng lưới đại lý trên toàn cầu, GLOTRANS đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời những dịch vụ chuyên nghiệp nhất tới tất cả khách hàng

3.1.2 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh

Hiện nay Công ty Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu GLOTRANS là một trong những đơn vị hoạt động uy tín về cung cấp dịch vụ logistics toàn cầu và trọn gói vận chuyển door to door với hệ thống đại lý trên toàn cầu Các dịch vụ của công ty bao gồm: dịch vụ giao nhận vận chuyển ( đường biển, đường hàng không, đường bộ ), dịch vụ hải quan, dịch vụ kho bãi, dịch vụ gom hàng lẻ Tuy nhiên, hiện nay GLOTRANS đang chú trọng phát triển dịch vụ hải quan và dịch vụ vận chuyển

a) Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Dựa vào mạng lưới toàn cầu của GLOTRANS, dịch vụ giao nhận và vận chuyển đường biển không ngừng phát triển mạnh mẽ Công ty có thể xử lý tất cả các yêu cầu về vận chuyển đường biển của khách hàng Các sản phẩm và dịch vụ chủ yếu: Vận chuyển hàng lẻ, hàng nguyên cont và mọi loại hàng; Làm hàng tại cảng và vận chuyển nội địa; Những dịch vụ của nhà thầu vận chuyển hàng lẻ, hàng nguy hiểm; Ủy thác thư tín dụng; Lưu kho ngắn hạn và dài hạn

b) Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Với bề dày kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng không với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm và tận tâm với nghề, với một hệ thống đại lý năng động, rộng lớn toàn cầu, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải và là đối tác tin cậy của các hãng hàng không quốc tế, GLOTRANS có những điều kiện thuận lợi nhất để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng không chất lượng cao từ Việt Nam đến các sân bay quốc tế trên thế giới và ngược lại

c) Dịch vụ giao nhận vận chuyển nội địa

GLOTRANS có một mạng lưới các nhà cung ứng dịch vụ vận tải tại khắp các tỉnh và thành phố của Việt Nam với trang thiết bị vận tải hiện đại Công ty nhận chuyên chở trên mọi loại hình vận tải thuỷ nội địa, đường bộ, đường biển, đường sông, đường sắt, đường hàng không từ các cảng biển đến tận chân công trình, môi giới hàng xuất nhập khẩu, dịch vụ kho vận,

bao gồm cả việc lưu kho v.v đảm bảo mọi nhu cầu vận chuyển từ các loại hàng hoá thông thường, hàng hóa đóng kiện, đến các loại hàng dự án thiết bị, hàng siêu trường, siêu trọng d) Dịch vụ hải quan:

GLOTRANS là một đại lý thông quan được cấp phép Những chuyên viên môi giới hải quan giàu kinh nghiệm của chúng tôi đã làm việc trong ngành công nghiệp này trong nhiều năm, cung cấp cho các khách hàng của chúng tôi những giải pháp tốt nhất trong việc thông quan hàng hóa

3.1.3 Cơ cấu tổ chức

Glotrans có một bộ máy tổ chức hoạt động phù hợp, đem lại hiệu quả kinh tế và luôn làm hài lòng khách hàng của mình, cơ cấu tổ chức của công ty được đồng bộ ở tất cả các chi nhánh, cụ thể với sơ đồ sau:

Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu tại Hà Nội

(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự - Công ty Glotrans)

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban như sau:

a) Giám đốc:

Glotrasn Hà Nội được lãnh đạo bởi Giám đốc Trần Anh Giang, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của công ty; ban hành các quy định, quy chế quản lý nội bộ; quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng ban của công ty

b) Phó giám đốc:

Phó giám đốc Trần Thị Hải Hậu là người thực hiện theo sự phân công ủy quyền của Giám đốc và hỗ trợ Giám đốc trong việc điều hành chi nhánh và mọi hoạt động của các bộ phận trong công ty Tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý, kinh doanh, công tác nghiệp vụ của Glotrans

c) Bộ phận kế toán:

Kế toán viên thực hiện tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính kế toán của công ty, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ hàng tháng lên ban Giám đốc công ty

d) Bộ phận hành chính – nhân sự:

Chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân sự, báo cáo tình hình nhân sự công ty lên ban Giám đốc Phụ trách về vấn đề kỷ luật, quy định và tổ chức các hoạt động văn hóa tinh thần cho cán bộ nhân viên trong chi nhánh

e) Bộ phận kinh doanh:

Bộ phận kinh doanh của Glotrans Hà Nội được chia ra làm hai đội là kinh doanh hàng xuất và kinh doanh hàng nhập, tuy nhiên chức trách của hai đội đều giống nhau, đó là chịu trách nhiệm về mức độ hoàn thành kế hoạch kinh doanh của chi nhánh, thông qua các nghiệp vụ: tìm kiếm khách hàng, khai thác thông tin lô hàng của khách, thực hiện hỏi giá dịch vụ, làm báo giá, đàm phán, ký kết hợp đồng giao nhận cũng như các hoạt động chăm sóc khách hàng khác

f) Bộ phận dịch vụ khách hàng:

Chịu trách nhiệm hỏi giá đại lý, hãng tàu để báo giá cho bộ phận kinh doanh, lưu trữ và kiểm tra các chứng từ liên quan đến lô hàng Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết của lô hàng

g) Bộ phận kê khai hải quan – hiện trường:

Phụ trách kê khai hải quan các lô hàng xuất, nhập tại sân bay Nội Bài, hỗ trợ lấy hàng tại kho hàng lẻ cho khách hàng

3.1.4 Các nguồn lực của công ty