Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty tnhh dịch vụ xuất nhập khẩu Sao Việt Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty tnhh dịch vụ xuất nhập khẩu Sao ViệtQuản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty tnhh dịch vụ xuất nhập khẩu Sao ViệtQuản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty tnhh dịch vụ xuất nhập khẩu Sao ViệtQuản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty tnhh dịch vụ xuất nhập khẩu Sao Việt
TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Ngày nay, cùng với xu hướng mở cửa và hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, việc giao lưu buôn bán quốc tế được thúc đẩy, các doanh nghiệp không chỉ cạnh tranh ở thị trường trong nước mà còn phải cạnh tranh trên phạm vi toàn cầu Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp đã nhận thấy tầm quan trọng của quản trị rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa nói riêng cũng nhƣ mối quan hệ giữa quản trị rủi ro nói chung và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Đặc biệt việc quản trị rủi ro trong quá trình giao nhận vận tải biển - một mắt xích quan trọng trong chuỗi dịch vụ logistics và là nhân tố quan trọng đóng góp vào sự phát triển kinh tế của quốc gia Theo Cục Hàng hải Việt Nam, 2 tháng đầu năm 2024, tổng khối lƣợng hàng hóa thông qua các cảng biển Việt Nam ƣớc đạt trên 111 triệu tấn, tăng 8% so với cùng kỳ năm 2023 cho thấy khối lƣợng hàng hóa thông qua cảng biển ngày càng tăng mạnh
Theo Báo cáo tài chính Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt giai đoạn 2020 – 2023, vận tải quốc tế đường biển là loại hình dịch vụ phổ biến nhất, đem lại doanh thu chiếm khoảng 50% trong tổng doanh thu Là dịch vụ chủ đạo, mũi nhọn của công ty Sao Việt, giao nhận hàng bằng đường biển luôn được chú trọng đẩy mạnh và phát triển Tuy nhiên trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt, tác giả nhận thấy công tác quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty vẫn còn nhiều thiếu sót, những phương án thực hiện phòng ngừa và giảm thiểu các rủi ro chưa mang lại hiệu quả chưa cao, tổn thất vẫn thường xuyên xảy ra, ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín của công ty Để nâng cao chất lƣợng dịch vụ, giảm thiểu các tổn thất thì việc quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty là đặc biệt cần quan tâm Vì vậy tác giả quyết định lựa chọn đề tài “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt” với mong muốn kết quả của đề tài sẽ góp phần cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản trị rủi ro quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty thời gian tới
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một trong những đề tài khá phổ biến đƣợc nhiều tác giả quan tâm và thực hiện nghiên cứu:
Hoàng Minh Quang (2023), “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH giao nhận và vận tải Doora Hà Nội”, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương mại Đề tài phát hiện các rủi ro có tần suất xuất hiện cao và gây mức độ tổn thất cao là các rủi ro trong quy trình thanh toán; rủi ro trong kiểm tra, giám định hàng hóa và rủi ro về hàng hóa Bên cạnh đó rủi ro trong khai thuê hải quan tần suất xuất hiện cao nhƣng mức độ tổn thất không nhiều,…Tác giả đã đo lường các rủi ro này và đưa ra 04 giải pháp: hoàn thiện năng lực, quy trình giao nhận, quá trình kiểm soát rủi ro và công tác tài trợ rủi ro cho doanh nghiệp cùng với kiến nghị với Tổng cục Hải Quan và cơ quan nhà nước nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro
Nguyễn Sao Mai (2023), “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Vàng”, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương mại Đề tài đã phát hiện, phân tích nguyên nhân và tổn thất 06 rủi ro, từ đó đo lường phát hiện rủi ro về hàng hóa và rủi ro về thời hạn giao hàng là 2/6 loại rủi ro có tần suất và tổn thất cao Sau đó, đƣa ra đánh giá về thực trạng quản trị rủi ro của công ty và đề xuất biện pháp, khuyến nghị và định hướng cho công ty
Nguyễn Thu Hồng (2022), “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải Bách Việt”, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương mại Tác giả đã phát hiện 06 rủi ro thường xảy ra trong quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty trong đó rủi ro có tần suất xuất hiện cao gồm: rủi ro trong khai thuê Hải Quan, rủi ro trong khâu kiểm tra giám định hàng hóa và rủi ro về hàng hóa Sau đó tác giả phân tích và đƣa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả trong việc nhận dạng; phân tích và đo lường; kiểm soát và tài trợ rủi ro
Trương Thị Hà (2022), “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần giao nhận KTO”, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương mại Để phát hiện các rủi ro, tác giả đã tổng hợp từ phiếu điều tra và cho kết quả số vụ việc rủi ro trong quá trình vận chuyển bốc dỡ, bảo quản và khi làm thủ tục hải quan là cao nhất với 10 vụ việc Từ đó tác giả đƣa ra đánh giá, khuyến nghị nâng cao quản trị rủi ro của công ty
Nguyễn Thành Đạt (2022), “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần thương mại và vận tải quốc tế Tân Cả Lợi”, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương mại Qua quá trình thực tập tại công ty, tác giả đã phát hiện 07 rủi ro thường xảy ra và đo lường được rủi ro trong quá trình thanh toán và khâu kiểm tra, kiểm định hàng hóa có tần suất xuất hiện và mức độ tổn thất cao Cũng qua đó tác giả đưa ra các giải pháp tương ứng với các rủi ro để giảm thiểu tổn thất cho công ty
Nhìn chung các công trình trên đã khái quát hóa đƣợc hệ thống cơ sở lý luận về quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển và rút ra các kết luận đa dạng về những rủi ro cũng nhƣ mức độ tác động của chúng cùng với giải pháp thực tiễn giúp các doanh nghiệp giao nhận có thể giải quyết những loại rủi ro này Tuy nhiên, phần lớn các nghiên cứu còn sự hạn chế về phạm vi nghiên cứu cũng nhƣ tính cập nhật qua các năm cùng với những biện pháp chƣa thực sự triệt để, các định hướng đi trước có thể không còn phù hợp, Căn cứ vào các khoảng trống đó, tác giả lựa chọn đề tài “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt” nhằm đƣa ra các giải pháp cụ thể, phù hợp với công ty Sao Việt nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung đang gặp phải.
Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt Từ đó, đề ra khuyến nghị nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro cho công ty
Bài luận tập trung làm rõ và hướng đến 03 mục tiêu cụ thể như sau:
Thứ nhất, Khái quát hệ thống các vấn đề lý thuyết cơ bản liên quan đến quản trị rủi ro, quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
Thứ hai, Tìm hiểu, phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt và từ đó đánh giá những mặt đã đạt đƣợc và vấn đề còn tồn tại trong quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty
Cuối cùng, Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
Đối tƣợng nghiên cứu
Những rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về nội dung: Các hoạt động trong quản trị rủi ro đối với quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Phạm vi về không gian: Đề tài nghiên cứu các vấn đề tại Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu thực trạng từ năm 2021 đến năm 2023 Từ đó, đưa ra định hướng cho giai đoạn năm 2024 đến năm 2026.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu sơ cấp: Thông qua phương pháp quan sát và tổng kết thực tiễn được thực hiện trong quá trình thực tập tại công Sao Việt
Dữ liệu thứ cấp: Tổng hợp các dữ liệu thứ cấp sẵn có đƣợc thu thập từ các nguồn tin cậy bên trong công ty nhƣ: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021 – 2023; Báo cáo tài chính;… và các nguồn tin cậy bên ngoài: Tìm hiểu, đọc và nghiên cứu các giáo trình, sách báo và một số khóa luận tốt nghiệp có liên quan trong Thư viện Trường Đại học Thương mại
1.6.2 Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu
Phương pháp thống kê: Thu thập, phân loại thông tin, số liệu, qua đó đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty
Phương pháp phân tích: Phân tích các thông tin, số liệu từ những tài liệu nội bộ của công ty để nghiên cứu các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê
Phương pháp so sánh: Lập bảng biểu thống kê, sơ đồ hình vẽ về hoạt động kinh doanh qua các năm, từ đó so sánh chỉ ra sự khác nhau, đánh giá thành tựu, hạn chế, doanh thu, lợi nhuận qua các năm
Phương pháp tổng hợp: Phân tích, đưa ra các nhận xét đánh giá về thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
Kết cấu Khóa luận
Nội dung của Khoá luận bao gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về nguy cơ, rủi ro, tổn thất
Khái niệm về nguy cơ
“Nguy cơ là những đe dọa nguy hiểm có thể xảy ra, là hiện tƣợng bất lợi đối với con người, luôn tiềm ẩn và song hành cùng các hoạt động của con người” (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009)
Nhƣ vậy, có thể hiểu nguy cơ là sự kết hợp giữa khả năng xảy ra một sự cố với mức độ nghiêm trọng của hậu quả (tổn hại) nếu sự cố đó xảy ra
Khái niệm về rủi ro
“Rủi ro là những sự kiện bất ngờ ngoài mong đợi của con người và gây ra những thiệt hại cho các hoạt động của con người Mặc dù rủi ro là sự kiện khách quan, nhưng con người lại hoàn toàn có thể kiểm soát được rủi ro ở những mức độ khác nhau, từ đó có những biện pháp hạn chế tối đa những tổn thất rủi ro mang đến” (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009)
Với cách hiểu thông thường, rủi ro là khả năng xảy ra tổn thất cho doanh nghiệp do các nguy cơ có thể xảy ra Tuy nhiên, trên thực tế hoạt động của doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với thách thức và cơ hội, khi đó rủi ro đã được nhìn nhận tổng quát hơn, là các tình huống có thể đem lại lợi ích cho doanh nghiệp nếu nhƣ có sự quản trị rủi ro phù hợp
Khái niệm về tổn thất
“Tổn thất là những thiệt hại, mất mát về tài sản, cơ hội mất hưởng về con người, tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp của họ do những nguyên nhân từ các rủi ro gây ra” (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009)
Nhìn chung, tổn thất là hậu quả của rủi ro, đối tượng chịu ảnh hưởng của rủi ro khác nhau thì tổn thất gây ra cũng khác nhau
2.1.2 Khái niệm về quản trị rủi ro
“Quản trị rủi ro là quá trình nhận dạng, phân tích (bao gồm cả đo lường và đánh giá) rủi ro, xây dựng và triển hai kế hoạch kiểm soát, tài trợ để khắc phục các hậu quả của rủi ro” (PGS.TS Trần Hùng, 2017)
Quản trị rủi ro là sự thiết lập một quy trình mang tính hệ thống và tính nguyên tắc để hoạch định chiến lƣợc và áp dụng trong phạm vi toàn doanh nghiệp Mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn các rủi ro nhƣng các doanh nghiệp nên áp dụng mô hình quản trị rủi ro để phát hiện các nguy cơ, đánh giá và quản lý những sự kiện có khả năng xảy ra ảnh hưởng tới mục tiêu doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có khả năng triển khai các biện pháp ứng phó kịp thời nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực và nắm bắt cơ hội
2.1.3 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Theo Luật thương mại 2005 tại Điều 28, khoản 1, khái niệm xuất khẩu được nêu cụ thể nhƣ sau: “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hoá đƣợc đƣa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đƣa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam đƣợc coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.”
Khái niệm vận tải đường biển
Vận tải đường biển là hình thức sử dụng tàu kết hợp với hệ thống cơ sở hạ tầng đường biển, để vận chuyển hàng hóa đến khu vực trong hoặc ngoài phạm vi một quốc gia
Khái niệm dịch vụ giao nhận
Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “Dịch vụ giao nhận đƣợc định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng nhƣ cũng nhƣ các dịch vụ tƣ vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá”
Theo luật thương mại Việt nam 2005: “Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để gioa hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác”
Như vậy, giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình bán hàng hóa ra nước ngoài bằng hình thức sử dụng tài chuyên chở kết hợp với hệ thống cơ sở hạ tầng đường biển nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).
Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là hệ thống các nghiệp vụ nhằm nhận dạng, phân tích, xây dựng và triển hai kế hoạch kiểm soát, tài trợ, đối phó với những nguyên nhân và hậu quả của rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển bằng cách đưa ra các biện pháp hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất do rủi ro mang đến
2.2 Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.2.1 Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Bước 1: Nhận và xử lí thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
Tiếp nhận thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ từ khách hàng, công ty giao nhận thực hiện kiểm tra các thông tin lô hàng do khách hàng cung cấp: điều kiện giao hàng (Incoterms), loại hàng, kích thước, trọng lượng, cảng đi/cảng đến, tên hàng, số lượng hàng/trọng lượng hàng, phương tiện vận chuyển, mã loại hình xuất khẩu, thời gian dự kiến xuất hàng,
Bước 2: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Forwarder tiến hành thương lượng giá cả (nếu có yêu cầu) với đơn vị Shipping lines để có mức giá tốt cho khách hàng Sau đó đặt chỗ và nhận mail của Shipping lines về Booking Note/ Shipping Note, lệnh giao vỏ rỗng Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking Request của khách hàng và gửi Booking Request đến hãng tàu để đặt chỗ
Bước 3: Duyệt và kiểm tra Booking với hãng tàu
Sau khi đặt đƣợc chỗ với hãng tàu thì hãng tàu sẽ cung cấp các nội dung cần thiết, thông tin cơ bản theo yêu cầu của bên cấp booking để lấy đƣợc booking: Thông tin cảng đi, cảng đến, địa điểm đích vận chuyển bảo thuế, thời gian tàu chạy, thời gian đóng hàng Kiểm tra thông tin cảng đi cảng đến, loại cont, kích thước cont, số lƣợng cont, thời gian, hạn nộp thông tin làm bill (Cut off SI) thời gian cắt máng (Cut off CY), Nơi cấp rỗng, kiểm tra thông tin DEM, DET
Bước 4: Đóng hàng Đối với hàng nguyên container (FCL): Nhận container rỗng, sau đó mang cont về kho và đóng hàng vào Sau khi hoàn tất công việc đóng hàng, kéo container chứa hàng trở lại cảng biển để giao cho hãng tàu
Còn nếu là hàng lẻ container (LCL) thì sẽ đƣợc đóng gói tại kho và ghi ký hiệu cho kiện hàng theo yêu cầu của người nhập khẩu Công ty Forwarder sẽ đưa hàng ra kho hàng lẻ CFS tại cảng và đóng hàng vào container chung với nhiều lô hàng lẻ khác
Bước 5: Chuẩn bị các loại giấy tờ
- Chuẩn bị các giấy tờ, giấy chứng nhận phù hợp theo yêu cầu của nước nhập khẩu: Chứng nhận kiểm dịch thực vật, hun trùng, kiểm tra chất lƣợng, chứng nhận xuất xứ,
- Chuẩn bị chứng từ khai hải quan Booking, Invoice Commercial (hóa đơn thương mại), Packing List (phiếu đóng gói), số cont…
Bước 6: Thủ tục hải quan xuất khẩu
Nhân viên giao nhận thực hiện nghiệp vụ khai báo trên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5VNACCS Nhân viên giao nhận sẽ thực hiện khai các thông tin dựa vào bộ chứng từ: Invoice, Bill of Lading, Sau khi truyền tờ khai, nhân viên giao nhận thực hiện lấy kết quả phân luồng:
- Nếu kết quả Hải Quan trả về là luồng xanh thì hàng hóa đƣợc chấp nhận thông quan
- Nếu là luồng vàng thì nhân viên hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ chứng từ đã đính kèm lên hệ thống khai báo hải quan ECUS5VNACCS và các chứng từ gốc khác nhƣ: Certificate of Origin, giấy phép nhập khẩu, chứng thƣ kiểm dịch, giấy công bố,… mà không cần kiểm tra thực tế hàng hóa của khách hàng Nếu hợp lệ, tờ khai hàng hóa đƣợc thông quan, nếu có dấu hiệu vi phạm tờ khai chuyển sang luồng đỏ
- Nếu là luồng đỏ là Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ & tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng
Bước 7: Phát hành vận đơn
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu, lô hàng hóa sẽ đƣợc chuyển lên tàu và rời cảng Từ khi hàng chuẩn bị được đóng, người xuất khẩu sẽ cung cấp các thông tin làm vận đơn (SI) cho công ty giao nhận
Sau khi rời tàu, các thông tin này sẽ đƣợc gửi cho hãng tàu vận chuyển để phát hành vận đơn đường biển (B/L) cho bên xuất khẩu
Bước 8: Gửi chứng từ cho khách hàng
Người xuất khẩu sẽ thu thập đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu của người nhập khẩu: Packing List, B/L, Invoice, C/O… Nếu thanh toán bằng T/T thì những chứng từ này sẽ gửi cho người nhập khẩu trực tiếp, còn thanh toán bằng L/C sẽ gửi qua ngân hàng
2.2.2 Nội dung hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Nhận dạng rủi ro là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Một số rủi ro có thể gặp phải trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Rủi ro về hợp đồng: không có điều khoản trọng tài, điều khoản bất khả kháng trong trường hợp hàng hóa gặp vấn đề giao nhận,…; Rủi ro từ nắm bắt không đầy đủ thông tin về hàng hóa và khách hàng
Bước 2: Rủi ro khi đặt tàu và chọn hãng tàu: hãng tàu không đáp ứng được yêu cầu về trọng tải cho lô hàng xuất cần giao chuyển, tàu kém chất lƣợng, container không đạt tiêu chuẩn, lịch trình chạy bị trì hoãn,
Bước 3: Rủi ro trong việc sai thông tin trên Booking: sai số container, số seal,cảng xuất, hạ hàng,…
Bước 4: Rủi ro hàng hóa: chất lượng, số lượng
Bước 5: Rủi ro trong việc chuẩn bị chứng từ không phù hợp
Khái quát về Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
3.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
Hình 3.1 Logo và slogan của công ty TNHH XNK Sao Việt
Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ xuất nhập khẩu Sao Việt Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn
Trụ sở công ty: Số 09, Đường Lê Thái Tổ, Phường Võ Cường, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Chuyên - điện thoại: 0989858561
Ngày cấp giấy: 05/01/2015; ngày hoạt động: 05/01/2015
Công ty TNHH dịch vụ XNK Sao Việt hoạt động trong lĩnh vực chính là cung cấp dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải trong giao nhận hàng hóa quốc tế (mã 5229) Mạng lưới của kinh doanh dịch vụ của công ty bao gồm nhiều loại hình doanh nghiệp gồm cả doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp chế xuất Đồng thời công ty cũng tiếp nhận thực hiện dịch vụ xuất nhập khẩu thông qua các Fowarder lớn nhƣ Icel Logistics, Nam Yang International Logistics, JNB Logistics giúp mở rộng tệp khách hàng và mối quan hệ trong kinh doanh
3.1.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt giai đoạn 2021-2023
3.1.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
Sao Việt có lợi thế khi lƣợng khách hàng tin cậy là những doanh nghiệp FDI thực hiện đầu tƣ sản xuất kinh doanh tại các khu công nghiệp lớn nằm trong tỉnh
Bắc Ninh: KCN Quế Võ 1, KCN Yên Phong, KCN Tiên Sơn, KCN Đại Đồng-Hoàn Sơn,…và các doanh nghiệp nằm ở các khu vực lân cận: Bắc Giang, Vĩnh Phúc,…Các tập đoàn lớn có thương hiệu nổi tiếng trong khu vực và thế giới như: Canon, Samsung Electronics, HanSung, Samkwang, Newflex,… thường xuyên xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị và các nguyên liệu gia công, sản xuất xuất khẩu thông qua dịch vụ của công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt Dịch vụ XNK này góp phần lớn vào kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh công ty Sao Việt giai đoạn 2021-2023
Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận so với năm trước
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Sao Việt giai đoạn 2021 - 2023
Ngay cả khi trong thời kỳ kinh tế suy thoái, Sao Việt vẫn giữ sự tăng trưởng doanh thu ổn định qua các năm Điều này cho thấy công ty phát triển rất tốt dịch vụ giao nhận vận chuyển, xuất nhập khẩu tiếp cận nhiều doanh nghiệp XNK tiềm năng tương đối Thêm vào đó, Hiệp định RCEP thực thi sẽ cắt giảm thuế quan về 0% đối với nhiều mặt hàng của các quốc gia tham gia, theo đó chi phí giao dịch đƣợc cắt giảm do nhiều thủ tục đƣợc đơn giản hóa Vì vậy, việc xuất khẩu hàng hóa nói chung và các mặt hàng chủ lực (máy móc, điện tử, viễn thông, công nghệ thông tin…) của các khu công nghiệp tại Bắc Ninh-nơi có các nhà máy sản xuất lớn của Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc tiếp tục gia tăng, giúp Sao Việt mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty
3.1.2.2 Tình hình hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
Dịch vụ vận tải đường biển hiện nay đang phát triển mạnh mẽ trước nhu cầu về vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển của các doanh nghiệp thương mại, gia công sản xuất xuất khẩu Theo báo cáo tài chính công ty Sao Việt giai đoạn 2021 – 2023, tỉ trọng đóng góp của dịch vụ vận tải quốc tế đường biển vào doanh thu của công ty chiếm khoảng 50% và không có sự chênh lệch nhiều trong giai đoạn 2021-2023
Hình 3.2 Doanh thu giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển tại
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Sao Việt giai đoạn 2021 – 2023 Đối với dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty Sao Việt không có sự chênh lệch quá lớn giữa dịch vụ xuất khẩu và nhập khẩu hóa vì rõ ràng xuất khẩu của tỉnh Bắc Ninh vẫn dự trên nguồn nguyên liệu chủ yếu từ nhập khẩu Việc cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu của công ty phần lớn cho các doanh nghiệp FDI nằm trong các KCN nên việc xuất khẩu sản phẩm gia công, sản phẩm sản xuất xuất khẩu, tái xuất trang thiết bị máy móc,… cùng với việc nhập khẩu nguyên vật liệu gia công, sản xuất xuất khẩu, máy móc,… diễn ra thường xuyên và khá đồng đều Các thị trường chính công ty giao hàng xuất khẩu là Trung Quốc, Hàn Quốc, Mỹ,…
Giao hàng xuất khẩu Nhận hàng nhập khẩu
Tuy nhiên có thể thấy doanh thu nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển qua các năm chiếm tỷ trọng nhiều hơn so với doanh thu từ việc nhận hàng nhập khẩu của công ty Sao Việt Giai đoạn 2021-2023, doanh thu giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty tăng 34%, trong khi đó doanh thu nhận hàng nhập khẩu chỉ tăng 14,2%.
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
Bước 1: Nhận và xử lí thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
Công ty Sao Việt thực hiện nhận thông tin khách hàng và kiểm tra các thông tin lô hàng do khách hàng cung cấp bao gồm: điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán, loại hàng, kích thước, trọng lượng, cảng đi/cảng đến, tên hàng, số lượng hàng/trọng lượng hàng, phương tiện vận chuyển, mã loại hình xuất khẩu, thời gian dự kiến xuất hàng, Đồng thời thực hiện kiểm tra các thông tin trong Invoice, Packing List, Contract,… đã đầy đủ thông tin và khớp nhau chƣa Bước 2: Thực hiện xin giấy phép xuất khẩu (nếu có) Đối với những hàng hóa thuộc danh mục quản lý có điều kiện của Nhà Nước thì Sao Việt phải thực hiện xin giấy phép xuất khẩu theo đúng quy định tại Nghị định 187 và các quy định liên quan khác
Bước 3: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Sao Việt cũng cung cấp dịch vụ môi giới hàng hải, công ty liên kết và hợp tác với nhiều hãng tàu biển quốc tế lớn để nâng cao khả năng phục vụ khách hàng cũng như đảm bảo hiệu quả cao Dưới đây là một số hãng tàu tiêu biểu doanh nghiệp thường xuyên hợp tác trong các lô hàng xuất khẩu đường biển giai đoạn 2021-2023: Pan Continental Shipping Co., Ltd, Evergreen Line, Yang Ming, MCC, Dong Young shipping co ltd… Bộ phận kinh doanh của Sao Việt sẽ căn cứ trên Booking Request của khách hàng và gửi Booking Request đến hãng tàu để đặt chỗ
Bước 4: Duyệt và kiểm tra Booking với hãng tàu
Sau khi tiếp nhận yêu cầu, hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation hay còn đƣợc gọi là lệnh cấp container rỗng Sao Việt thực hiện kiểm tra các thông tin trên Booking để có thể chắc chắn các thông tin đó là chính xác để có thể tránh việc xảy ra tranh chấp không mong muốn Mỗi hãng tàu sẽ có 1 form booking khác nhau, nhƣng sẽ đều thể hiện những thông tin cơ bản quan trọng nhƣ sau:
Hình 3.3 Booking Confirmation khách hàng-Jasung Vina của Sao Việt
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Bước 5: Đóng hàng Đối với hàng nguyên container (FCL): Nhận container rỗng, sau đó mang cont về kho và đóng hàng vào Sau khi hoàn tất công việc đóng hàng, kéo container chứa hàng trở lại cảng biển để giao cho hãng tàu Hình ảnh thực tế container chứa hàng của Sao Việt:
Hình 3.4 Hình ảnh thực tế container chứa hàng của khách hàng Sam Sung
Climate Control của Sao Việt
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Còn nếu là hàng lẻ container (LCL) thì sẽ đƣợc đóng gói tại kho và ghi ký hiệu cho kiện hàng theo yêu cầu của người nhập khẩu Công ty Forwarder sẽ đưa hàng ra kho hàng lẻ CFS tại cảng và đóng hàng vào container chung với nhiều lô hàng lẻ khác
Bước 6: Chuẩn bị các loại giấy tờ
Sao Việt thực hiện chuẩn bị các giấy tờ, giấy chứng nhận phù hợp theo yêu cầu của nước nhập khẩu; chuẩn bị bộ chứng từ khai báo hải quan: Invoice, Packing List, Booking,…
Bước 7: Khai báo hải quan, thông quan hàng hóa
Nhân viên Sao Việt thực hiện nghiệp vụ lên nháp tờ khai trên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5VNACCS Nhân viên giao nhận sẽ thực hiện khai các thông tin dựa vào bộ chứng từ: Invoice, Booking, Số cont, seal Sau khi lên tờ khai nháp Sao Việt thực hiện gửi tờ khai nháp qua mail cho khách check Đợi khách xác nhận tờ khai thì thực hiện truyền tờ khai, lấy kết quả phân luồng:
+ Nếu kết quả Hải Quan trả về là luồng xanh thì nhân viên khai báo Sao Việt gửi TKTQ + Mã vạch + Phí cơ sở hạ tầng đối với hàng Container (FCL/CY) và hàng lẻ (LCL/CFS) có trọng lƣợng trên 1000kg
+ Nếu là luồng vàng thì nhân viên hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ chứng từ đã đính kèm lên hệ thống khai báo hải quan ECUS5VNACCS và các chứng từ gốc khác nhƣ: Certificate of Origin, giấy phép nhập khẩu, chứng thƣ kiểm dịch, giấy công bố,… mà không cần kiểm tra thực tế hàng hóa của khách hàng Sau đó bộ phận nhân viên giao nhận hiện trường thực hiện nhiệm vụ thông quan hải quan + Nếu là luồng đỏ là Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng Sao Việt thực hiện chuẩn bị hàng sẵn và cho nhân viên hiện trường tới sớm để chuẩn bị, chuẩn bị các dụng cụ đóng gói lại hàng hóa, seal niêm phong lại container sau khi kiểm hóa
Bước 8: Phát hành vận đơn
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu, lô hàng hóa sẽ đƣợc chuyển lên tàu và rời cảng Từ khi hàng chuẩn bị được đóng, người xuất khẩu sẽ cung cấp các thông tin làm vận đơn (SI) cho công ty giao nhận Sau khi rời tàu, các thông tin này sẽ được gửi cho hãng tàu vận chuyển để phát hành vận đơn đường biển (B/L) cho bên xuất khẩu
Thông tin trên vận đơn bao gồm: thông tin người nhận, người gửi, cảng đi, cảng đến, số chuyến tàu, mô tả hàng hóa, cân, kiện, ngày hàng lên tàu, …
Hình 3.5 Bill of Lading khách hàng Sam Sung Climate Control Viet Nam của
Sao Việt Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Bước 9: Gửi chứng từ cho khách hàng
Sao Việt sẽ thu thập đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu của người nhập khẩu: Packing List, B/L, Invoice, C/O… Nếu thanh toán bằng T/T thì những chứng từ này sẽ gửi cho người nhập khẩu trực tiếp, còn thanh toán bằng L/C sẽ gửi qua ngân hàng.
Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
3.3.1 Nhận dạng rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Sao Việt
3.3.1.1 Rủi ro khi nhận và xử lí thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ Đối với việc xử lý thông tin và tƣ vấn cho khách hàng, nếu nhân viên phòng kinh doanh tiếp nhận không đầy đủ các thông tin lô hàng, thông tin doanh nghiệp, mục đích sản xuất kinh doanh, giấy phép đăng ký kinh doanh,… sẽ dẫn tới sai sót trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu, đồng thời sẽ phát sinh các chi phí trong quá trình thực hiện
Thực tế, tại công ty Sao Việt trong đầu tháng 02/2024 khi khách hàng là công ty TNHH ESD Work Vina là doanh nghiệp chế xuất có nhu cầu xuất khẩu 1 lô hàng hàng sea ra nước ngoài loại hình kinh doanh E42 nhưng do nhân viên xử lý sai thông tin về loại hình và nhầm lẫn giữa doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp chế xuất dẫn đến xác định sai loại hình doanh nghiệp E62 Theo quyết định 1357/QĐ-TCHQ
2021 của Tổng cục hải quan ban hành thì loại hình doanh nghiệp chế xuất xuất khẩu sản phẩm là loại hình E42 Công ty xác định sai loại hình nên mở sai tờ khai dẫn đến không thể đƣa hàng hóa đến cửa khẩu giám sát và bị lỡ tàu
3.3.1.2 Rủi ro việc xin giấy phép xuất khẩu (nếu có)
Có nhiều mặt hàng kiểm soát về số lƣợng, chất lƣợng, mức an toàn, an ninh quốc gia để thực hiện theo các cam kết, hiệp định mà Việt Nam tham gia Với mặt hàng cần xin giấy phép xuất khẩu được nhà nước quy định theo nghị định số 69/2018/NĐ-CP của Bộ Công Thương Với những mặt hàng thuộc danh mục này thì việc xin cấp giấy phép là một công đoạn bắt buộc trong quy trình xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp Đối với Sao Việt-với tệp khách hàng là các nhà máy, doanh nghiệp thuộc các khu công nghiệp thì việc xuất khẩu mặt hàng hóa chất, tạm nhập tái xuất máy móc, thiết bị cần xin giấy phép xuất khẩu
Thực tế, đối tác của công ty là công ty TNHH Value Plus Vina trong tháng 02/2024 muốn tạm xuất máy chủ lưu trữ dữ liệu đã qua sử dụng ra nước ngoài bằng đường biển để bảo hành sửa chữa nhưng công ty Sao Việt không xin dc giấy phép xuất khẩu của Bộ Công Thương dẫn đến hàng hóa bị kiểm tra thực tế tại chi cục hải quan quản lý và không được phép tạm xuất ra nước ngoài do không xin được giấy phép
3.3.1.3 Rủi ro trong việc liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
An toàn hàng hóa và chi phí, thời gian vận chuyển sẽ không đƣợc đảm bảo nếu doanh nghiệp thuê phải tàu không đảm bảo chất lƣợng (tàu già, không đủ khả năng đi biển, hãng vận chuyển không có uy tín, cont không đảm bảo chất lƣợng) Khâu vận tải, xếp dỡ hàng hóa tại cảng cũng có thể phát sinh nhiều sự cố nếu doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm trong việc kiểm soát hay không nắm rõ quy trình, quy định về thời gian, cách thức giao nhận dẫn tới lỡ lịch khởi hành, phát sinh chi phí lưu kho bãi hay hàng bị từ chối xuất/ nhập cảnh do thiếu chứng từ…
Thực tế, tại Sao Việt công ty Sam Sung Climate Control có thuê dịch vụ vận chuyển của Sao Việt sang công ty mẹ là Sam Sung Co.Ltd bên Hàn Quốc Tuy nhiên trong giai đoạn cao điểm, do Sao Việt không chủ động đặt lịch tàu sớm hơn nên khi công ty liên hệ với hãng tàu Pan Continental Shipping Co., Ltd là đối tác của Sao Việt nên đã lỡ lịch khởi hành dẫn tới tiến độ giao hàng bị đẩy lùi, ảnh hưởng tới uy tín Sao Việt trong việc cung ứng dịch vụ
3.3.1.4 Rủi ro trong việc duyệt và kiểm tra Booking với hãng tàu
Khi nhận đƣợc Booking Confirmation hoặc Booking Note từ hãng tàu/đại lý, việc quan trọng đầu tiên chúng ta phải làm đó chính là kiểm tra toàn bộ thông tin trên đó, để đảm bảo đƣợc tính chính xác, phù hợp với yêu cầu của chủ hàng cũng nhƣ nắm đƣợc tất cả deadline cần phải hoàn thành trên Booking
Thực tế, tháng 08/2023 Sao Việt đã có một lô hàng bị rớt tàu do thiếu sót trong việc kiểm tra Booking Vì hàng hóa có số lƣợng lớn cần phải đóng vào nhiều container, Sao Việt không sắp xếp ngày đóng hàng sớm, đóng sát ngày cut off không kịp làm chứng từ, không kịp vận chuyển container về hạ, cũng ko kịp xử lý tờ khai để rớt tàu Vì vậy công ty phải chịu các chi phí phát sinh
3.3.1.5 Rủi ro trong việc đóng hàng
Trường hợp rủi ro này ít xảy ra tại Sao Việt, tuy nhiên không phải không có: Trường hợp container bị hỏng sàn, bụi bẩn không được gia cố chắc chắn dẫn đến bị quá tải trọng sập pallet, những pallet nhựa gỗ không đạt tiêu chuẩn chƣa hun trùng đã qua sử; hàng hóa bị va đập, bóp méo do người sắp xếp các bưu phẩm đã không sắp xếp chặt nên trong quá trình di chuyển các bưu phẩm đã va đập vào nhau; cẩu hàng lên bị rơi vỡ… Đối với các rủi ro này nếu không đƣợc quản trị tốt công ty sẽ phải bồi thường thiệt hại cho nhà xuất khẩu
3.3.1.6 Rủi ro trong việc chuẩn bị các loại giấy tờ
Chứng từ không đầy đủ, không thể hiện rõ ràng điều kiện giao hàng (Term FOB, CIF, EXW, ) dẫn đến xác định sai trị giá tính thuế
Thực tế, tại Sao Việt tháng 05/2023 có lô hàng mặt hàng Băng dính một mặt chất có CO form D cần xin Bộ Công Thương Việt Nam phát hành xuất hàng đi Hàn Quốc bằng đường biển Tuy nhiên, do nhân viên chứng từ không xin theo yêu cầu của khách hàng dẫn đến số tiền thuế tại nước nhập khẩu phát sinh quá cao khiến doanh nghiệp phải cấn trừ vào các chi phí các lô hàng khác để bù đắp
3.3.1.7 Rủi ro khi khai báo hải quan, thông quan hàng hóa
Rủi ro trong khai báo hải quan, thông quan hàng hóa ở công ty Sao Việt có thể do khai sai mã HS code, khai sai số cont khi xuất hàng nguyên container CY/FCL, khai không đầy đủ tên hàng hóa,…
Thực tế, tại Sao Việt, vào tháng 01/2024 có một lô hàng xuất khẩu bằng đường biển vượt quá 50 mặt hàng, vì vậy tờ khai tách làm 2 nhánh, trong quá trình khai báo tờ khai nhánh 2, nhân viên khai báo đã thực hiện điền tay số tờ khai nhánh
1 không để hệ thống tự tách số tờ khai dẫn tới không hiện số tờ khai nhánh 1 số container không ăn vào mã vạch Hàng hóa đƣợc phân luồng là luồng xanh nên công ty phải xin hủy tờ khai, phải chịu các chi phí liên quan và mở tờ khai khác
Hình 3.6 Tờ khai không hiện số tờ khai đầu tiên, luồng xanh, đã hủy
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Trường hợp thực tế nữa tại Sao Việt là vào tháng 03/2023 khách hàng của Sao Việt là công ty TNHH Samkwang Vina xuất khẩu mặt hàng: Vỏ nhựa của điện thoại di động Trong quá trình lên tờ khai nhân viên khai báo đã xác định mã HS code cho mặt hàng này là 39269099 nhƣng thực tế hàng hóa đã là sản phẩm chỉ dùng cho điện thoại nên phải áp mã HS code 85177021 Việc lên sai hs code trong tờ khai khiến hải quan nghi ngờ và kiểm tra thực tế hàng dẫn tới việc lỡ tàu và giao hàng chậm so với dự kiến
Đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
Tác giả tiến hành đánh giá hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Sao Việt thông qua đánh giá của 20 nhân viên trong phòng ban xuất nhập khẩu và phòng ban hiện trường của Sao Việt theo thang điểm từ 1 (rất yếu) đến 5 (rất tốt) Kết quả cho thấy:
Hình 3.10 Đánh giá của nhân viên Sao Việt về hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Trong số 20 nhân sự có tới 65% nhân sự cho rằng Sao Việt đang quản trị tốt các rủi ro trong việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, số còn lại đánh giá rất tốt và trung bình Có 2 nhân sự chiếm 10% cho rằng hoạt động quản trị rủi ro của công ty còn yếu tuy nhiên nhìn chung với kết quả khảo sát cho thấy rằng hoạt động quản trị rủi ro tại Sao Việt nhìn chung diễn ra khá tốt trong thời điểm cạnh tranh nhƣ ngày nay
Việc nhận dạng, phân tích và đo lường rủi ro: công ty đã chủ động tổ chức các buổi đánh giá, tổng kết, điều tra, xây dựng các bảng biểu nhằm liệt kê và đánh giá tỷ lệ các rủi ro có thể xuất hiện để luôn ở thế chủ động và sẵn sàng ứng phó với những loại rủi ro đó Từ những thông tin thu thập từ thực tiễn đó mà các nhà quản trị của công ty có thể đánh giá và đề xuất ra những phương pháp giải quyết phù hợp
Việc kiểm soát rủi ro: công ty chủ trương triển khai nhiều các biện pháp, kỹ thuật và công cụ khác nhau một cách logic và hợp lý Bên cạnh đó công ty đặc biệt hợp tác và xây dựng mối quan hệ mật thiết với các hãng tàu đồng thời đặc biệt quan tâm tới việc giám sát thực hiện hợp đồng ở tất cả các khâu Đây là nguyên nhân khi có những yếu tố bất ngờ xảy ra, công ty có thể kịp thời đƣa ra biện pháp để kiểm soát và khắc phục rủi ro ngay lập tức, không để ảnh hưởng tới tiến độ giao hàng cho khách cũng nhƣ hạn chế tổn thất cho công ty
Việc tài trợ rủi ro: công ty chủ động trong việc hình thành các quỹ trong việc bù đắp các thiệt hại về kinh tế do các loại rủi ro đã xác định gây ra, không gây ảnh hưởng đến nguồn tài chính đầu tư cho các hoạt động khác của doanh nghiệp
Việc nhận dạng, phân tích và đo lường rủi ro còn hạn chế và nhiều thiếu sót: Đội ngũ nhân viên trẻ còn chƣa có kinh nghiệm trong việc nhận dạng, phân tích và đo lường rủi ro Khi khối lượng công việc quá tải, nhân sự thường chủ quan bỏ qua việc nhận dạng rủi ro, không kiểm tra kỹ trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Việc kiểm soát rủi ro chƣa có sự đồng bộ: cơ cấu tổ chức, công ty chƣa có bộ phận riêng biệt nghiên cứu về quản trị rủi ro và chƣa có nhân viên phụ trách xử lý, đƣa ra các biện pháp kiểm soát rủi ro, giải pháp đƣa ra còn mang tính thụ động chỉ khi gặp rủi ro mới triển khai hướng xử lý
Việc tài trợ rủi ro công ty vẫn còn chủ quan: thực hiện việc mua bảo hiểm cho các chuyến vận chuyển chƣa đầy đủ Nhiều mặt hàng cần bảo hiểm loại cao nhƣng công ty lại mua loại bảo hiểm hàng hóa không phù hợp, điều này dẫn đến tình trạng khi rủi ro xảy ra, tổn thất mà công ty đối mặt luôn rất lớn
Việc nhận dạng, phân tích và đo lường rủi ro: Công ty Sao Việt thực hiện việc nhận dạng, phân tích và đo lường rủi ro theo cá nhân, mặc dù tổ chức nhiều buổi đào tạo công tác nghiệp vụ nhƣng vẫn còn chƣa thực sự hiệu quả do chƣa đƣợc áp dụng thực tế mà chỉ mang tính lý thuyết thực tiễn, do đó thường rơi vào thế bị động khi rủi ro xảy ra và khó linh động trong giải quyết vấn đề
Việc kiểm soát rủi ro: Thiếu sự chủ động trong việc xây dựng triển khai kiểm soát rủi ro
Việc tài trợ rủi ro: Doanh nghiệp chƣa có sự quản lý phù hợp, chủ quan trong việc phòng ngừa các rủi ro Sao Việt tập trung quá nhiều vào các mục tiêu ngắn hạn, dễ đạt được hơn thay vì là một chiến lược đường dài
Sự thiếu đồng bộ và nhất quán trong các quy định, chính sách điều lệ về thuế, hải quan, giấy tờ chứng thực, các quy định chồng chéo, phức tạp…gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc nắm bắt và cập nhật các thông tin khi làm các thủ tục thông quan hàng hóa xuất khẩu tại cửa khẩu Vì vậy, việc quản trị rủi ro phức tạp và phải thường xuyên cập nhật theo các công văn chỉ định mới
Dịch vụ giao nhận hàng hóa ngày càng phát triển và mở rộng nên sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng tăng Vì vậy chi phí cho hoạt động quản trị rủi ro phải đƣợc tối thiểu hóa
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH
DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU SAO VIỆT
Định hướng phát triển quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
Trong suốt quá trình thực hiện nghiên cứu, những kết quả phân tích đánh giá đã giải quyết đƣợc những mục tiêu đặt ra ban đầu Thứ nhất, Khái quát hệ thống các vấn đề lý thuyết cơ bản liên quan đến quản trị rủi ro, quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt Thứ hai, dựa vào những dữ liệu thứ cấp và kết quả phân tích số liệu sơ cấp, nghiên cứu đã thể hiện rõ những mặt đã làm đƣợc và những mặt còn tồn tại trong việc quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty Vì vậy, việc duy trì và cố gắng hạn chế để rủi ro xảy ra ít nhất là nhiệm vụ cũng nhƣ là một trong những mục tiêu chính của mọi công ty, đặc biệt đối với Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt Định hướng công ty đặt ra trong giai đoạn 2024-2026 là:
Thứ nhất, Sao Việt định hướng xây dựng khuôn khổ quản trị rủi ro để theo dõi, quản trị và đánh giá rủi ro thường xuyên, thiết kế và sử dụng một phương pháp tính điểm nhất quán để đánh giá tất cả các rủi ro Điều này cho phép sắp xếp thứ tự ƣu tiên về mức độ đe dọa của các rủi ro và khả năng xảy ra tổn thất của những rủi ro đó Một khi khuôn khổ quản lý rủi ro đƣợc thiết lập, giám sát liên tục là một trong những yếu tố thành công quan trọng trong việc xác định các rủi ro có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp Sao Việt định hướng thiết lập một cơ chế quản trị để giám sát định kỳ các rủi ro trong chuỗi cung ứng và xác định các biện pháp để giảm thiểu rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Thứ hai, xây dựng phòng ban chuyên biệt về quản trị rủi ro Phòng ban sẽ họp định kỳ để xem xét các rủi ro hàng đầu trong chuỗi cung ứng và xác định các phương pháp giảm thiểu
Thứ ba, xây dựng mối quan hệ thân thiết với các đối tác, tăng cường kết nối hải quan - doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả các hoạt động nghiệp vụ ngăn ngừa các rủi ro.
Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty xây dựng phòng ban quản trị công tác rủi ro TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt
Trên cơ sở những phân tích được thực hiện qua nghiên cứu, dưới đây là một số giải pháp đƣợc đề xuất với Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Sao Việt nhằm hạn chế rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển:
4.2.1 Giải pháp nhằm nâng cao năng lực nhận dạng rủi ro
Ngoài những rủi ro mà công ty đã xác định từ trước, vẫn có rất nhiều những rủi ro tiềm ẩn gây ra hậu quả tổn thất nghiêm trọng mà không thể đánh giá qua phương pháp trực quan hay khảo sát Do đó công ty cần tăng sự chủ động và dự báo của mình đối với các thể loại rủi ro có thể gặp phải bằng cách:
Thứ nhất, Bổ sung nguồn nhân lực có chuyên môn tốt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, công ty nên tập trung vào tuyển dụng những sinh viên đã thực tập tốt tại công ty vì dù gì họ cũng có thời gian làm quen với môi trường văn hóa của công ty, thuận lợi hơn cho việc đào tạo, trao dồi kỹ năng và cũng tiết kiệm đƣợc chi phí và thời gian đào tạo
+ Nhân viên chứng từ: yêu cầu phải có chuyên môn, kiến thức chuyên ngành, khả năng giao tiếp tốt với khách hàng, đại lý trong và ngoài nước, thành thạo vi tính và ngoại ngữ để tránh những sai sót trong khâu làm bộ chứng từ, gây chậm trễ trong việc giao hàng
+ Nhân viên kinh doanh: ngoài trình độ chuyên môn, anh văn giao tiếp, họ phải có khả năng giao tiếp tốt, khả năng thuyết phục và đàm phán với khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty vì họ là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng
+ Nhân viên hiện trường: ngoài kiến thức chuyên môn, nhân viên giao nhận cần có sức khỏe, đam mê công việc và có mối quan hệ với hải quan để thuận lợi hơn trong vấn đề làm thủ tục hải quan
Thêm vào đó, Sao Việt cần đầu tƣ các trang thiết bị hiện đại, phát hiện những điều bất thường, dự báo nhanh chóng, kịp thời và chính xác hơn về những rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải với từng lô hàng xuất khẩu
Thứ hai, Sao Việt cần xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro, phát triển và cập nhật thường xuyên một cách có hệ thống bảng theo dõi quá trình của lô hàng ở từng khâu để kịp thời phát hiện sai sót Đánh giá các chiến lƣợc để quản lý các loại rủi ro xuất khẩu hàng hóa khác nhau trên hệ thống quản lý
4.2.2 Giải pháp nhằm nâng cao năng lực phân tích và đo lường rủi ro
Thứ nhất, Sao Việt cần đào tạo và nâng cao kiến thức cho nhân viên:
Yếu tố con người có ý nghĩa quan trọng hàng đầu và quyết định Vì vậy, Sao Việt cần tăng cường đào tạo nhân viên, nâng cao nhận thức về an toàn trong vận chuyển hàng hóa, nâng cao kỹ năng, cập nhật tin tức và những kinh nghiệm có liên quan, giúp họ có năng lực phân tích và đo lường rủi ro tốt nhất: Nguồn nhân lực trẻ có ƣu điểm là tiếp thu nhanh, sáng tạo trong quá trình học việc, dễ dàng đạt đƣợc kết quả tốt Sao Việt phải truyền đƣợc lửa đam mê cho nhân viên, tạo điều kiện và nguồn động lực để nhân viên tham gia vào các khóa đào tạo để nâng cao nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Những nhân viên trong công ty giỏi nghiệp vụ và kiến thức chuyên môn cần giảng và truyền đạt lại những kiến thức, kinh nghiệm cho nhân viên trẻ, nhân viên mới vào làm việc nhằm giúp nhân viên nhanh thích nghi với công việc và nâng cao năng lực phân tích và đo lường rủi ro Để động viên tinh thần và kích thích sự phát triển về chuyên môn, kỹ năng và trình độ ngoại ngữ của nhân viên, Sao Việt nên tổ chức các cuộc thi kiểm tra và trao giải thưởng cho nhân viên đạt thành tích Công ty cũng phải chú ý sắp xếp cho nhân viên tham gia các buổi hội thảo hoặc giao lưu về nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển để họ hiểu rõ hơn tổng quát toàn bộ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển và có cơ hội tích lũy kinh nghiệm, tổ chức các cuộc hội nghị, tọa đàm, đối thoại với chuyên gia Mời các chuyên gia đầu ngành về rủi ro và quản trị rủi ro đến công ty để truyền đạt kiến thức về một tiến trình quản trị rủi ro hoàn chỉnh, về lợi ích của công tác quản trị rủi ro của doanh nghiệp Buổi hội nghị, tọa đàm, đối thoại doanh nghiệp tổ chức phải có sự tham gia của các cấp lãnh đạo, các chuyên viên của các phòng ban để tăng cường nhận thức của nhân viên doanh nghiệp về sự cần thiết hơn trong việc quản trị rủi ro
Riêng về các ban lãnh đạo và các trưởng phòng cần thường xuyên cập nhật các thông tư và luật định liên quan mới nhất về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển để truyền đạt lại cho nhân viên, tạo điều kiện cho việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển diễn ra nhanh chóng, tránh các sai lầm và các phát sinh chi phí
Thứ hai, xây dựng phòng ban chuyên biệt về quản trị rủi ro Phòng ban sẽ họp định kỳ để xem xét các rủi ro hàng đầu trong chuỗi cung ứng, phân tích và đo lường rủi ro một cách có liên kết, hiệu quả
4.2.3 Giải pháp nhằm nâng cao năng lực kiểm soát, quản trị rủi ro
Sao Việt cần liệt kê ra những rủi ro theo khả năng có thể xảy ra với doanh nghiệp mình, từ đó lên kế hoạch hạn chế và quản trị bằng cách:
Thứ nhất, phải chủ động xây dựng kịch bản ứng phó phù hợp với các loại rủi ro trong các bước của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đặc biệt các rủi ro thường gặp của Sao Việt: rủi ro khai báo hải quan, thông quan hàng hóa; Rủi ro trong việc nhận và xử lý thông tin khách hàng; rủi ro trong việc chuẩn bị các loại giấy tờ,… Toàn bộ các nội dung có liên quan phải đƣợc truyền tải đến từng bộ phận, từng nhân viên nhằm đảm bảo hiệu quả của hoạt động quản trị rủi ro Hoạt động giám sát rủi ro phải liên tục, thường xuyên duy trì nhằm có sự đánh giá, điều chỉnh kịp thời Để ứng phó với các loại rủi ro thường gặp trên, Sao Việt cần liên kết nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường Nhân viên chứng từ phải báo ngay cho nhân viên hiện trường khi đã có Booking Note, tờ khai hải quan, mã vạch hoặc phải thông báo trước cho nhân viên hiện trường biết những lô hàng nào mà khách hàng cần gấp để họ hoàn thành với khả năng nhanh nhất Trưởng phòng hoặc phó phòng cần kiểm soát chặt chẽ sự phối hợp giữa nhân viên chứng từ và hiện trường
Kiểm soát, quản trị rủi ro của nhân viên chứng từ Sao Việt:
+ Nhân viên chứng từ phải cẩn thận trong từng thao tác, kiểm tra kỹ các chứng từ mà khách hàng gửi qua, nhanh nhẹn khắc phục các tình huống cho một số sai sót có thể xảy ra
+ Nhân viên chứng từ không đƣợc tự áp mã HS hay định mức, mà phải lấy thông tin này từ khách hàng Trước khi khai tờ khai chính thức cần phải gửi tờ khai nháp qua cho khách hàng bằng email và phải nhận đƣợc sự xác nhận của khách hàng bằng email là mọi thông tin trên tờ khai đã đúng, sau đó nhân viên chứng từ mới lên tờ khai chính thức Ngoài ra, nhân viên chứng từ hoặc các bộ phận khác cần tƣ vấn cho khách hàng cách áp mã HS chính xác nhất, tên hàng phù hợp với HS,…
Một số kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị với Nhà nước Đầu tƣ xây dựng, phát triển cơ sở hạ tầng để thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa nội địa cũng như việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Xây dựng nâng cấp hệ thống cảng bãi tại Việt Nam nói chung và các cảng tại Hải Phòng nói riêng Cảng biển Hải Phòng dù có nguồn hàng dồi dào, chiếm quá nửa tổng lƣợng hàng hóa của khu vực, song nhiều điểm nghẽn về giao thông kết nối, cơ chế quản lý khiến các bến cảng vẫn chƣa tối ƣu đƣợc công năng sử dụng Sản lƣợng hàng hóa xuất khẩu thông qua các cảng Ðình Vũ, Greenport, cảng Hải Phòng,…tại Hải Phòng của Sao Việt chiếm khoảng 90% Ðể đáp ứng đƣợc lƣợng hàng hóa nhƣ vậy của các doanh nghiệp nói chung và Sao Việt nói riêng, đòi hỏi phải đẩy nhanh tốc độ đầu tƣ hiện đại hóa cảng Hải Phòng Nhà nước cần chú trọng đầu tư trang bị các thiết bị hiện đại cùng với đẩy nhanh tiến độ xây dựng, cải tạo các hệ thống cảng, luồng vào cảng, cải tiến công nghệ xếp dỡ, phát triển cảng mới để giảm chi phí, giảm thời gian làm hàng và giải phóng nhanh tàu ra vào cảng Áp dụng công nghệ thông tin vào việc trao đổi dữ liệu trong lĩnh vực hàng hải
Hoàn thiện hệ thống pháp luật về giao nhận một cách đồng bộ và nhất quán, phù hợp với tình hình giao nhận hàng hóa xuất khẩu hiện nay và trên thế giới Có biện pháp xử lý nghiêm khắc các trường hợp vi phạm nhằm hạn chế phát sinh tiêu cực làm cản trở cho các doanh nghiệp
4.3.2 Kiến nghị với cơ quan Hải quan
Thứ nhất, Hải quan cần chú trọng hơn trong việc cung cấp thông tin, hướng dẫn giải đáp thắc mắc cho doanh nghiệp để tư vấn và cập nhật thường xuyên thông tin Thứ hai, Cơ quan Hải quan đơn giản hóa các loại chứng từ, hỗ trợ doanh nghiệp nhiều hơn với các thủ tục xác định mã HS và tham vấn xác định trị giá hải quan để doanh nghiệp không gặp rủi ro trong khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan
Thứ ba, Các chi cục Hải quan cũng nên có một cơ chế kết nối, chia sẻ chung về lịch sử kiểm tra thực tế hàng hóa của doanh nghiệp để tránh kiểm tra trùng lặp gây những rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp.
