TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Xu hướng hội nhập kinh tế toàn cầu và gia tăng giao thương hàng hóa đang phát triển mạnh mẽ, dẫn đến nhu cầu vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia ngày càng cao về tốc độ, tiện lợi và an toàn Vận tải đường biển trở thành hình thức vận tải quốc tế phổ biến nhất tại Việt Nam Theo Cục Hàng hải Việt Nam, năm 2022, tổng khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu qua các cảng biển ước đạt 495,8 triệu tấn, chiếm 80% tổng lượng hàng hóa trong ngoại thương, trong đó hàng nhập khẩu đạt 121,56 triệu tấn.
Nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt qua đường biển, là một quy trình phức tạp với nhiều bước như chuẩn bị giấy tờ, thủ tục hải quan, đóng gói và vận chuyển Trong quá trình này, có nhiều rủi ro như hư hại hàng hóa, mất trộm, không đúng chủng loại, giấy tờ không hợp lệ, và hàng giả Do đó, quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu là rất quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho công ty.
Trung Quốc là thị trường chính cho hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty, nhờ vào nguồn hàng đa dạng, giá cả cạnh tranh và cơ sở hạ tầng logistics phát triển Tuy nhiên, thị trường này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro cho nhà nhập khẩu Do đó, việc nghiên cứu và dự đoán các rủi ro từ thị trường Trung Quốc sẽ giúp công ty giảm thiểu tổn thất cho bản thân và khách hàng.
Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương Mại Eureka đã hoạt động gần 10 năm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu và dịch vụ logistics Tuy nhiên, trong quá trình thực tập, tôi nhận thấy rằng mặc dù công ty đã áp dụng nhiều biện pháp phòng ngừa rủi ro, hiệu quả kiểm soát vẫn chưa cao, đặc biệt trong vận tải đường biển Rủi ro trong quy trình này ngày càng phức tạp và xuất hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau, dẫn đến tổn thất kinh tế và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty trên thị trường.
Việc nghiên cứu và đề xuất giải pháp kiểm soát rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, đặc biệt qua đường biển, là vô cùng cần thiết Do đó, tôi lựa chọn đề tài “Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka” với mong muốn nâng cao kiến thức cá nhân và góp phần vào sự phát triển của công ty.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Vũ Thị Hải (2018) trong luận văn thạc sĩ tại Đại học dân lập Hải Phòng đã phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty TNHH Jet Delivery Logistics Việt Nam Nghiên cứu này nhằm đánh giá hiệu quả của quy trình và đưa ra những định hướng, giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa quốc tế của công ty.
Nguyễn Thị Quỳnh Như (2021) trong khóa luận tốt nghiệp tại Đại học Kinh tế Huế đã phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) tại công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu Tác giả đã chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm trong quy trình thực hiện của doanh nghiệp, đồng thời nêu ra các rào cản và bất cập như trình độ chuyên môn của nhân viên và dịch vụ chăm sóc khách hàng, ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Cao Tuyết Nhi (2021) trong khóa luận tốt nghiệp tại Đại học Thương mại đã nghiên cứu "Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần cảng Hải Phòng" Bài nghiên cứu chỉ ra những rủi ro mà công ty gặp phải liên quan đến đối tác, nhân sự và trang thiết bị, đồng thời cung cấp cái nhìn toàn diện về thực trạng quản lý rủi ro tại doanh nghiệp Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hạn chế tác động tiêu cực và chuyển giao rủi ro.
Nguyễn Thu Hồng (2022) trong khóa luận tốt nghiệp tại Đại học Thương mại đã nghiên cứu quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải Bách Việt Bài nghiên cứu không chỉ nhận diện mà còn phân tích, đo lường và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong quy trình này Tác giả đã đề xuất các giải pháp thực tiễn nhằm hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.
Nguyên Thị Thêm (2022) đã thực hiện nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua vận tải biển tại công ty TNHH giải pháp công nghệ An Việt Bài viết phân tích những rủi ro mà công ty gặp phải, bao gồm việc hợp tác với các đối tác forwarder không uy tín, vấn đề bảo hiểm hàng hóa, thời gian giao hàng, cũng như quy trình bốc dở và bảo quản hàng hóa Để giảm thiểu những rủi ro này, tác giả đề xuất các giải pháp hiệu quả như ký hợp đồng bảo hiểm với các hãng tàu và tiến hành đánh giá kỹ lưỡng đối tác forwarder.
Nhóm tác giả Wen-Jui Tseng, Ji-Feng Ding, và Min-Hua Li đã thực hiện nghiên cứu về "Quản lý rủi ro hư hỏng hàng hóa trong hoạt động xuất khẩu của các nhà giao nhận vận tải biển tại Đài Loan" vào năm 2013 Nghiên cứu áp dụng các phương pháp đánh giá an toàn như phân tích bảng hỏi khảo sát và mô hình ma trận rủi ro để đánh giá quản trị rủi ro Tác giả khuyến nghị các nhà giao nhận vận tải biển nên tăng cường liên hệ với các chủ hàng để hiểu rõ hơn về đặc điểm hàng hóa, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn trong việc xử lý hàng hóa và xây dựng các liên kết trong chuỗi quản lý rủi ro của khách hàng.
Bài viết "Đánh giá Rủi ro Chuỗi Cung Ứng và Kiểm Soát Doanh Nghiệp Cảng: Nghiên Cứu Tình Huống Cảng Qingdao" được xuất bản trên tạp chí The Asian Journal of Shipping and Logistics (B Jian LI, Si Shen, 2018) tập trung vào việc đánh giá rủi ro dịch vụ giao nhận tại cảng Qingdao Nghiên cứu nhằm tăng cường kiểm soát rủi ro, cải thiện hiệu quả dịch vụ cảng và nâng cao khả năng hoạt động của cảng Các loại rủi ro được đề cập bao gồm rủi ro trong quy trình dịch vụ cảng, rủi ro vận hành và rủi ro từ môi trường bên ngoài Dựa trên các rủi ro này, bài viết đề xuất áp dụng phương pháp AHP cải tiến để đưa ra các biện pháp tăng cường quản lý rủi ro hiệu quả.
Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu về quản trị rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhưng ít nghiên cứu tập trung vào các công ty giao nhận Các nghiên cứu trước đây không còn phù hợp với bối cảnh hiện tại, khi logistics đang phục hồi và phát triển mạnh mẽ sau đại dịch Covid-19, cùng với sự thay đổi trong pháp luật và chất lượng nguồn nhân lực Nghiên cứu này đặc biệt chú trọng vào rủi ro từ thị trường Trung Quốc Do đó, đề tài “Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka” mang lại sự mới mẻ và không trùng lặp với các công trình đã có.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống các vấn đề lí thuyết cơ bản về quản trị rủi ro, quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu
Công ty TNHH xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka đang phải đối mặt với nhiều thách thức trong quản trị rủi ro liên quan đến quy trình nhận hàng nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc Đánh giá thực trạng cho thấy cần cải thiện các biện pháp kiểm soát rủi ro để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn trong hoạt động nhập khẩu Việc phân tích các yếu tố rủi ro hiện tại giúp công ty nhận diện và ứng phó kịp thời với các tình huống bất ngờ, từ đó nâng cao hiệu suất và giảm thiểu thiệt hại.
- Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro và phân tích ảnh hưởng của nó đến quy trình nhận hàng nhập khẩu từ thị trường TQ
Để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình nhận hàng nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc, công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka cần áp dụng các giải pháp quản trị rủi ro hiệu quả Các khuyến nghị bao gồm việc tăng cường đánh giá nhà cung cấp, cải thiện quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa, và thiết lập các biện pháp bảo hiểm phù hợp Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên về quản lý rủi ro và cập nhật công nghệ thông tin cũng là những yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả trong quy trình nhận hàng nhập khẩu.
1.4 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu rủi ro trong quá trình nhập khẩu từ thị trường
TQ của công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka
Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại chủ yếu thực hiện nhập khẩu hàng hóa qua đường biển, mặc dù cũng sử dụng đường bộ Qua quá trình làm việc và tìm hiểu, tôi nhận thấy rằng việc nhập khẩu bằng đường biển tiềm ẩn nhiều rủi ro Do đó, bài viết này sẽ tập trung nghiên cứu quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka.
- Phạm vi về không gian: Đề tài nghiên cứu tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka
- Phạm vi về thời gian: Đề tài tập trung phân tích, đánh giá số liệu giai đoạn
2020 – 2023, phát triển định hướng đến 2025
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Trong quá trình thực tập tại công ty, dữ liệu sơ cấp đã được thu thập thông qua việc làm việc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên ở các phòng ban Điều này giúp nắm bắt thông tin về tình hình hoạt động, quy trình nhận hàng nhập khẩu, cũng như chất lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Bên cạnh đó, thực tập sinh còn tìm hiểu về những rủi ro mà công ty gặp phải và các biện pháp đang được áp dụng để giảm thiểu những rủi ro này trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu.
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phiếu điều tra, nhằm tìm hiểu mức độ nhận diện các nguy cơ, rủi ro và tổn thất trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của doanh nghiệp Đối tượng khảo sát bao gồm nhân viên từ bộ phận kinh doanh, chứng từ, khai báo hải quan và nhân viên hiện trường, những người trực tiếp tham gia vào quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
- Phương pháp thu tập dữ liệu thứ cấp: Trong khóa luận, nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ:
Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty bao gồm báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, và các báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu cũng như phòng kinh doanh Những tài liệu này cung cấp cái nhìn tổng quan về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020-2022.
Dữ liệu bên ngoài như các bài viết liên quan được đăng tải trên báo, tạp chí, website của công ty, google.com,
1.6.2 Phương pháp tổng hợp và phân tích
Phương pháp thống kê được áp dụng thông qua việc thu thập và phân tích dữ liệu, từ đó tạo ra các bảng biểu và sơ đồ minh họa để đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty Bài viết sẽ tập trung vào việc phân tích tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020-2022.
Phương pháp phân tích đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Bằng cách sử dụng các số liệu có sẵn, phương pháp này giúp phân tích thông tin và so sánh mối quan hệ giữa các dữ liệu, từ đó nhận diện những điểm tích cực cũng như những hạn chế trong quy trình.
Phương pháp so sánh là một công cụ hữu ích trong việc phân tích hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm Bằng cách lập bảng biểu thống kê và sơ đồ hình vẽ, chúng ta có thể dễ dàng so sánh các chỉ số quan trọng như doanh thu và lợi nhuận Qua đó, việc chỉ ra sự khác nhau và mức độ tăng trưởng của công ty qua từng năm trở nên rõ ràng hơn, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn cho tương lai.
Phương pháp tổng hợp được sử dụng để phân tích và đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển của công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka Việc này nhằm xác định những điểm mạnh và yếu trong quy trình hiện tại, từ đó đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu quả quản lý rủi ro, đảm bảo an toàn và tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa.
Kết cấu đề tài
Khóa luận được chia làm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ thị trường TQ của công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka
Chương 3: Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu từ thị trường TQ của công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ thị trường TQ của công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC CỦA CÔNG
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm nhận hàng nhập khẩu
2.1.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa
Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) bao gồm các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp tư vấn về các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa, theo quy tắc mẫu của FIATA (Hiệp hội giao nhận kho vận quốc tế).
Dịch vụ giao nhận vận tải là tập hợp các công việc liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa Người làm dịch vụ này nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và cung cấp các dịch vụ khác để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác Họ có thể thực hiện các dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê bên thứ ba.
2.1.1.2 Khái niệm nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Vận tải hàng hóa bằng đường biển là hình thức chuyển hàng hóa sử dụng phương tiện và cơ sở hạ tầng đường biển, phục vụ mục đích vận chuyển hiệu quả.
Nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là dịch vụ vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho và làm thủ tục hải quan, đảm bảo quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ Dịch vụ này bao gồm toàn bộ công việc từ khi tiếp nhận hàng hóa từ người xuất khẩu cho đến khi giao hàng đến tay người nhập khẩu.
2.1.2 Khái niệm về rủi ro, tổn thất
2.1.2.1 Khái niệm về rủi ro
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ ngoài mong đợi, gây thiệt hại cho con người trong các hoạt động của họ Mặc dù rủi ro là sự kiện khách quan và xảy ra ngoài ý muốn, con người có khả năng kiểm soát rủi ro ở nhiều mức độ khác nhau Do đó, việc áp dụng các biện pháp hạn chế có thể giúp giảm thiểu tối đa tổn thất do rủi ro mang lại.
Khi nói đến rủi ro chúng ta cần lưu ý những vấn đề quan trọng như sau:
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ không thể dự đoán chắc chắn, có thể xảy ra bất cứ lúc nào và ở bất kỳ đâu trong tương lai Mặc dù mọi rủi ro đều mang tính bất ngờ, mức độ bất ngờ có thể khác nhau và phụ thuộc vào nhận thức của con người cũng như quy luật của rủi ro Để được coi là rủi ro, sự kiện bất ngờ đó cần phải xảy ra thực tế.
Rủi ro là những sự cố gây tổn thất, và khi chúng xảy ra, luôn để lại hậu quả Mỗi rủi ro đều có khả năng dẫn đến tổn thất, có thể là tổn thất không đáng kể hoặc tổn thất gián tiếp trong một số trường hợp.
Rủi ro là sự kiện không lường trước, mang lại tổn thất và thường gây ra sự cố bất ngờ trong mọi hoạt động Nó thể hiện tính khó lường và tính khách quan, đồng thời loại bỏ các ý đồ chủ quan của những người tham gia.
Một sự kiện được coi là rủi ro khi thỏa mãn ba điều kiện đồng thời Nghiên cứu rủi ro nhằm mục đích hạn chế thiệt hại cho các bên liên quan Việc này cần được xem xét trong các phạm vi và đối tượng cụ thể, vì một sự kiện có thể là rủi ro đối với một người hay công ty, nhưng lại là cơ hội cho người hay công ty khác.
2.1.2.2 Khái niệm về tổn thất
Tổn thất được định nghĩa là những thiệt hại và mất mát liên quan đến tài sản, cơ hội, cũng như ảnh hưởng đến con người về tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp, tất cả đều xuất phát từ các rủi ro.
Tổn thất đại diện cho sự mất mát, có thể hiểu là thiệt hại, và bao gồm cả tổn thất hữu hình như tài sản, con người, sức khỏe, cũng như tổn thất vô hình như tinh thần và sự nghiệp Rủi ro và tổn thất có mối liên hệ chặt chẽ; rủi ro phản ánh khả năng xảy ra sự kiện bất lợi, trong khi tổn thất thể hiện mức độ thiệt hại, cả về vật chất lẫn tinh thần, từ những sự kiện đó Qua đó, ta có thể đánh giá mức độ nghiêm trọng của các sự kiện liên quan đến rủi ro.
2.1.3 Khái niệm về quản trị rủi ro
2.1.3.1 Khái niệm quản trị rủi ro
Quản trị rủi ro là quá trình nhận diện và phân tích các rủi ro, bao gồm đo lường và đánh giá chúng Quá trình này cũng bao gồm việc xây dựng và triển khai các kế hoạch kiểm soát cũng như tài trợ nhằm khắc phục hậu quả của những rủi ro đã xác định.
Mục tiêu của quản trị rủi ro là tối ưu hóa nguồn lực bằng cách giảm thiểu thiệt hại và khai thác cơ hội từ rủi ro Quản trị rủi ro không chỉ là hoạt động thụ động mà còn bao gồm những hành động chủ động của nhà quản trị để dự đoán và giảm nhẹ hậu quả của thiệt hại có thể xảy ra.
2.1.3.2 Khái niệm quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Quản trị rủi ro trong thương mại quốc tế là một hệ thống nghiệp vụ thiết yếu, giúp nhận diện, đánh giá và ứng phó với nguyên nhân cũng như hậu quả của các rủi ro trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế.
Quản trị rủi ro trong thương mại quốc tế không chỉ là nhận diện rủi ro mà còn là đánh giá mức độ nguy hiểm của chúng Điều này giúp đưa ra các biện pháp giảm thiểu tổn thất trong từng giai đoạn của chuỗi tác nghiệp thương mại, từ việc lựa chọn đối tác cho đến thanh toán và thực hiện các nghĩa vụ liên quan.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1: Đặt lịch tàu (Booking tàu)
Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, bước tiếp theo là booking tàu để nhập hàng Để thực hiện việc này, cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD tại Việt Nam Họ sẽ liên hệ với nhà xuất khẩu để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch đã định Để lấy booking tàu, cần cung cấp các thông tin như cảng đi, cảng chuyển tải (transit hoặc direct), cảng đến, tên hàng, trọng lượng, thời gian tàu chạy (ETD), thời gian đóng hàng và các yêu cầu khác như loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió Sau khi kiểm tra thông tin booking, nếu có sai sót, cần yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa cho đến khi đạt yêu cầu.
Bước 2: Theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật thông tin từ nhà xuất khẩu là một phần quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển Nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch FDW tại Việt Nam sẽ giám sát và cập nhật thông tin cho đối tác Các thông tin cần thiết bao gồm ảnh chụp container rỗng và bảng nhiệt độ cho hàng đông lạnh, nhằm đảm bảo theo dõi tình hình hàng hóa và bám sát timeline đã đề ra.
Bước 3: Nhận và kiểm tra chứng từ
Người giao nhận nhận thông báo trước (pre-alert) và bản sao chứng từ từ đại lý nước ngoài, sau đó kiểm tra và đối chiếu giữa MBL (Master Bill of Lading) và HBL (House Bill of Lading) để xác định tính khớp nhau của các thông tin như POL, POD, Seal, Shipping mark, mô tả hàng hóa, trọng lượng (G.W) và kích thước Nếu phát hiện sự khác biệt giữa MBL và HBL, cần ngay lập tức thông báo cho đại lý để yêu cầu kiểm tra và chỉnh sửa trước khi nộp bản khai Manifest.
Bước 4: Nhận thông báo hàng đến (A/N) và lấy lệnh giao hàng (D/O)
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày, bạn sẽ nhận được A/N - giấy thông báo chi tiết từ hãng tàu hoặc đại lý giao nhận, thông báo thời gian dự kiến cập bến của lô hàng A/N sẽ chứa các thông tin tương tự như trên Bill, bao gồm tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, và mô tả hàng hóa, cùng với các phụ phí (local charges) liên quan.
Để lấy D/O, chứng từ quan trọng do công ty vận chuyển phát hành, cần chuẩn bị các giấy tờ như Giấy giới thiệu, Bill gốc và Giấy ủy quyền (nếu có) Khi thực hiện thủ tục, phải đóng các loại phí như phí làm D/O, phí vệ sinh container và phí THC Hãng tàu sẽ yêu cầu FWD ký tên vào một bản D/O, giữ lại bản này làm bằng chứng FWD cũng cần đối chiếu B/L với thông tin trong D/O để đảm bảo tính chính xác; nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu hãng tàu sửa chữa.
Bước 5: Thông quan hàng hóa nhập khẩu
Khai hải quan điện tử và đóng thuế
Việc khai hải quan điện tử có thể tiến hành đồng thời, song song với lấy D/O
Nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm ECUS5/VNACCS để thực hiện khai hải quan điện tử, truyền dữ liệu lên tờ khai qua mạng hải quan Khi quá trình truyền dữ liệu thành công, hệ thống hải quan sẽ tự động thông báo số tiếp nhận, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Lập tờ khai hải quan chính thức là bước quan trọng, đòi hỏi thông tin và số liệu chính xác Sau khi hoàn tất khai hải quan điện tử, người khai sẽ nhận được tờ khai hải quan hàng nhập, cần in ra và liên hệ với khách hàng để tiến hành nộp thuế.
Đăng ký tờ khai tại cảng
Sau khi hoàn tất khai hải quan điện tử và nhận tờ khai từ hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký tại cảng, bao gồm: tờ khai hải quan nhập khẩu, vận đơn (B/L), hóa đơn (Invoice), danh sách đóng gói (Packing list), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, giấy giới thiệu và đăng ký kiểm hóa nếu tờ khai thuộc luồng đỏ Sau đó, đơn vị vận chuyển (FWD) sẽ mang bộ chứng từ đã chuẩn bị để hải quan kiểm tra Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ của công ty, tiến hành kiểm tra và chuyển hồ sơ sang bộ phận tính thuế để công ty thực hiện nghĩa vụ thuế.
Để thực hiện thủ tục kiểm hóa khi gặp luồng đỏ, FWD cần liên hệ với hải quan theo bảng phân công Tiếp theo, FWD tiến hành đăng ký chuyển bãi kiểm hóa và thực hiện thủ tục cắt seal kiểm hóa Khi container hàng đã có mặt tại bãi kiểm hóa, công nhân cảng sẽ được điều động để cắt seal và dỡ hàng ra khỏi container phục vụ cho quá trình kiểm hóa Cuối cùng, công chức hải quan sẽ được mời xuống kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu của hải quan.
Trả tờ khai hải quan
Sau khi hoàn tất kiểm tra và đóng dấu, hải quan sẽ tiến hành trả tờ khai hải quan FWD sẽ mua tem lệ phí hải quan và dán vào tờ khai FWD cũng kiểm tra xem đã có đủ bộ chứng từ cần thiết, bao gồm tờ khai hải quan, phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ, và phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa (nếu thuộc luồng đỏ).
Bước 6: Nhận hàng hóa nhập khẩu
Sau khi hoàn tất việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, doanh nghiệp cần in mã vạch và nộp cùng với tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát tối thiểu 2 bộ Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, trong khi 1 bộ sẽ được hải quan giữ lại.
Sau khi thanh lý tờ khai, FWD đến phòng thương vụ tại cảng và nộp D/O cùng các khoản phí nâng/hạ/lưu container để nhận phiếu EIR (phiếu giao nhận container) Tiếp theo, FWD giao cho tài xế các chứng từ cần thiết như phiếu EIR và D/O để trình cho hải quan giám sát cổng, cho phép xe rời cảng và chờ hàng về kho.
Khi xe chở hàng đến kho, cần kiểm tra các giấy tờ như seal và tình trạng container hoặc xe chở hàng Sau khi rút hàng, tài xế sẽ trả container về cảng hoặc ICD theo chỉ định trong giấy mượn FWD sẽ mang giấy cược container, phiếu EIR và phiếu thu đến đại lý hãng tàu để làm thủ tục nhận lại tiền cược container.
Bước 7: Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan hàng nhập và giao hàng cho khách hàng, nhân viên chứng từ cần kiểm tra và sắp xếp các chứng từ một cách cẩn thận.
Một số lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
- Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế
- Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế
- Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa
- Chứng từ vận tải, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật
Trả lại các chứng từ kế toán cho khách hàng và lưu lại một bộ hồ sơ Đồng thời, kèm theo một bản Debit note (Giấy báo nợ) để thông báo cho khách hàng.
2.3 Một số lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.3.1 Nội dung quản trị rủi ro trong nhận hàng nhập khẩu
Nhận dạng rủi ro là quá trình liên tục và hệ thống nhằm xác định các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh Để thực hiện hiệu quả, cần xác định nguồn gốc, đối tượng và tổn thất mà rủi ro có thể gây ra, từ đó tiến hành phân tích và đo lường một cách chính xác.
Nhận dạng rủi ro được thực hiện thông qua việc phân tích nguồn rủi ro, tức là các yếu tố gây ra mối nguy, và đối tượng rủi ro, là những đối tượng có khả năng chịu tổn thất khi rủi ro xảy ra.
Nguồn rủi ro bao gồm các yếu tố môi trường và điều kiện khách quan, chủ quan có sự tương tác lẫn nhau, ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp Để đảm bảo sự tồn tại và phát triển, các nhà quản trị cần thường xuyên phân tích biến động của các yếu tố môi trường và tác động của chúng đến doanh nghiệp nhằm nhận diện các rủi ro tiềm ẩn.
Nhóm đối tượng rủi ro bao gồm tài sản, nhân lực và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp, những yếu tố này đều có thể chịu tổn thất khi rủi ro xảy ra.
Một số rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là:
Rủi ro từ đối tác kinh doanh có thể đến từ các công ty giả mạo hoặc không uy tín, thiếu giấy phép và đăng ký kinh doanh hợp lệ Những đối tác này thường không đủ điều kiện pháp lý và tiềm lực tài chính yếu, hoặc hoạt động vượt quá phạm vi được uỷ quyền, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
Rủi ro trong đàm phán có thể xuất phát từ nhiều yếu tố như các điều khoản quy định không rõ ràng và cụ thể, biến động tỷ giá, hoặc vi phạm hợp đồng Ngoài ra, việc hiểu sai ý nghĩa của từ ngữ nước ngoài và nhầm lẫn trong quá trình dịch thuật cũng có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng trong văn bản.
Rủi ro pháp lý trong kinh doanh bao gồm sự thay đổi về thuế suất, quy định kiểm tra chất lượng, quy định chống bán phá giá và các quy định liên quan đến danh mục hàng hóa nhập khẩu Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và yêu cầu doanh nghiệp phải cập nhật kịp thời để tuân thủ các quy định mới.
Rủi ro liên quan đến chứng từ bao gồm nhầm lẫn, thiếu sót, và chậm trễ trong việc gửi bộ chứng từ cho hải quan hoặc nhà nhập khẩu Những sai sót trong khai hải quan và việc giao bộ chứng từ không đầy đủ cho đại lý giao nhận cũng có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng.
Rủi ro trong kiểm tra và giám định hàng hóa có thể dẫn đến những lỗi không đáng có nếu quá trình này không được thực hiện một cách sát sao Những sai sót này không chỉ gây tổn thất cho bên chịu trách nhiệm kiểm tra mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến bên còn lại, gây ra thiệt hại về tài chính và uy tín Việc đảm bảo quy trình kiểm tra và giám định hàng hóa được thực hiện nghiêm ngặt là rất cần thiết để giảm thiểu rủi ro và bảo vệ lợi ích của cả hai bên.
Rủi ro trong khâu nhận hàng có thể xảy ra khi nhà xuất khẩu không giao hàng đúng hạn cho đại lý vận chuyển, hoặc khi người vận chuyển chưa chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật để tiếp nhận hàng hóa Các yếu tố khách quan như thời tiết xấu, bão lũ hay sóng thần cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình này Thêm vào đó, những sai sót và nhầm lẫn trong thông tin hợp đồng giữa hai bên và hãng tàu có thể gây ra khó khăn và trục trặc trong việc nhận hàng.
- Rủi ro trong thanh toán: biến động tỷ giá, đồng tiền thanh toán không khớp, điều khoản thanh toán không rõ ràng,
2.3.1.1.2 Các phương pháp nhận dạng rủi ro
Để lập bảng câu hỏi hiệu quả, cần xác định các rủi ro có thể gặp phải, mức độ tổn thất liên quan, tần suất xảy ra của các rủi ro trong một khoảng thời gian nhất định, cùng với các biện pháp phòng ngừa và tài trợ rủi ro Những thông tin này sẽ là cơ sở quan trọng để đánh giá và đề xuất các giải pháp quản trị rủi ro phù hợp.
Phân tích báo cáo tài chính bao gồm việc xem xét bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và phân tích chi tiết các tài khoản chi phí cũng như lợi nhuận, đồng thời đối chiếu với kế hoạch tài chính đã được thiết lập từ đầu năm Phương pháp này mang lại độ tin cậy cao và tính khách quan, nhưng việc áp dụng gặp khó khăn ở nhiều doanh nghiệp do yêu cầu nhân sự quản trị rủi ro cần có năng lực và kỹ năng tốt trong việc quản lý rủi ro và tổn thất.
Phương pháp nhận dạng theo nhóm tác nghiệp là cách phân chia chuỗi các tác nghiệp thương mại quốc tế thành những nhóm cụ thể dựa trên đặc thù và quy trình thực hiện nghĩa vụ Phương pháp này được nhiều doanh nghiệp áp dụng, giúp họ linh hoạt nhận diện các rủi ro liên quan đến từng nhóm tác nghiệp mà mình tham gia.
Phương pháp sơ đồ là một công cụ mô hình hóa hiệu quả để nhận diện rủi ro trong doanh nghiệp Bằng cách xây dựng các sơ đồ diễn ra trong những điều kiện và hoàn cảnh cụ thể, nhà quản trị có thể phân tích nguyên nhân, từ đó liệt kê các tổn thất tiềm năng về tài sản, trách nhiệm pháp lý và nguồn nhân lực cho từng hoạt động cụ thể.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC CỦA CÔNG TY
Tổng quan về công ty
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
3.1.1.2 Sơ lược về công ty
Bảng 3.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka
Tên công ty CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ
Tên giao dịch quốc tế EUREKA TRADE CO., LTD Đại diện pháp luật Vũ Minh Tú
Loại hình công ty TNHH Địa chỉ công ty Số 3, ngách 56, ngõ An Sơn, đường Đại La, Phường
Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Điện thoại 0898586633
Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka 3.1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển
Ngày 7/4/2017, công ty ra đời mang tên Công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại SGN với 10 người, hoạt động với hình thức vận chuyển tiểu ngạch 3/2018, ông
Vũ Minh Tú tìm và gây dựng kho Trung Quốc đầu tiên, tuyển dụng thêm nguồn nhân sự Kho hàng dần được hoàn thiện với diện tích 200m2
Năm 2021, Eureka đã triển khai các chính sách nhằm khắc phục hậu quả do đại dịch Covid-19 gây ra Đến tháng 5/2022, kho hàng tại Quảng Châu, Trung Quốc của công ty được mở rộng gấp ba lần so với trước, đồng thời quy mô công ty cũng được nâng cao với số lượng nhân sự đạt 60 người.
3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và mạng lưới kinh doanh
Hiện nay, công ty đang trên đà mở rộng và phát triển mạnh mẽ nhờ vào đội ngũ nhân lực trẻ trung, năng động và nhiệt huyết, cùng sự lãnh đạo tài tình của Ban giám đốc trong các lĩnh vực kinh doanh đa dạng.
- Dịch vụ vận tải đường bộ: Công ty Eureka cung ứng các dịch vụ vận tải theo lịch trình, thuê nguyên chuyến hoặc gom ghép container
- Dịch vụ vận tải đường biển: Công ty Eureka cung ứng các dịch vụ vận tải đường biển như: hàng lẻ ghép cont, nguyên cont; trung gian vận chuyển,…
- Dịch vụ đặt hàng hộ và ủy thác nhập khẩu: Công ty Eureka thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hóa hộ, nhập khẩu trung gian
Công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ bổ trợ đa dạng, bao gồm xin giấy phép nhập khẩu, đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm dịch động vật thực vật, và tư vấn thủ tục hải quan Với dịch vụ chuyên nghiệp, chúng tôi không chỉ thu hút khách hàng mới mà còn giữ chân khách hàng cũ.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nguồn lực của công ty
3.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Dưới đây là sơ đồ bộ máy quản lý của công ty, trong mỗi phòng ban lại có những chức vụ và công việc khác nhau:
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức công ty
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Eureka, thuộc nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ, có bộ máy tổ chức tối giản Sau 6 năm hoạt động, công ty đã mở rộng quy mô với 104 nhân viên, thể hiện sự phát triển mạnh mẽ trong cơ cấu tổ chức.
3.1.3.2 Nguồn lực của công ty
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành bại của công ty, vì vậy Eureka luôn chú trọng đến việc quản trị nhân lực hiệu quả Tính đến tháng 12 năm 2022, công ty có 104 nhân viên làm việc tại các bộ phận văn phòng và kho bãi ở Trung Quốc và Việt Nam.
Theo bảng 3.2 trong phụ lục, nguồn lực công ty được phân chia dựa trên các tiêu chí cụ thể Sự chênh lệch giới tính giữa nam và nữ trong công ty không đáng kể, chủ yếu tập trung vào đối tượng Gen Z trong độ tuổi từ 20.
Độ tuổi từ 25 đến 30 chiếm 80,77% lực lượng lao động, cho thấy đây là nguồn lực năng động với khả năng thích ứng cao Trong khi đó, nhóm tuổi từ 31 đến 45 chiếm 19,23%, được xem là lực lượng nòng cốt, đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt và đào tạo các thế hệ nhân viên mới trong công ty.
Cơ cấu nguồn lao động tại công ty chủ yếu là nhân viên có trình độ đại học, chiếm 78,85% tổng số nhân viên Số còn lại là trình độ cao đẳng và trung cấp, điều này không chỉ đảm bảo hiệu quả công việc mà còn tiết kiệm thời gian đào tạo, đồng thời phát huy năng lực trong quá trình phát triển của công ty.
Công ty đang đối mặt với tỷ lệ nhân viên chuyển việc cao, đặc biệt là ở nhóm tuổi từ 20-25, chiếm 50% tổng số Trong khi những nhân viên trên 25 tuổi thường tìm kiếm sự ổn định trong công việc, nhóm trẻ tuổi này lại có xu hướng muốn trải nghiệm và khám phá các môi trường làm việc mới, dẫn đến khả năng không gắn bó lâu dài với công ty.
3.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động ổn định của công ty và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên Nhằm đáp ứng nhu cầu của cán bộ và nhân viên, công ty Eureka đã đầu tư vào hệ thống cơ sở vật chất hiện đại và tiên tiến.
Tại văn phòng ở Hà Nội, công ty luôn nỗ lực tạo điều kiện cho nhân viên tiếp cận các trang thiết bị hiện đại, đảm bảo sự tiện lợi và thuận lợi trong công việc Không gian văn phòng được thiết kế với tính thẩm mỹ và khoa học, nhằm thúc đẩy sự thoải mái và hiệu quả làm việc cho nhân viên.
Công ty trang bị cơ sở hạ tầng hiện đại với máy vi tính kết nối Internet cho từng nhân viên, cùng với các tiện nghi như tủ lạnh, điều hòa, quạt gió, hệ thống báo cháy và camera giám sát an ninh, nhằm đảm bảo an toàn và đáp ứng nhu cầu của nhân viên trong quá trình làm việc.
Bảng 3.3 Trang thiết bị của công ty Eureka tính đến 12/2022
Trang thiết bị Số lượng
Máy tính 85 Điện thoại bàn 4
Công ty sở hữu một kho hàng tại Thanh Trì, Hà Nội, một kho tại gas Hồ Chí Minh, cùng hai kho ở Trung Quốc tại Quảng Châu và Bằng Tường, mỗi kho có diện tích trên 300m² Tất cả các kho đều được trang bị đầy đủ máy móc, đảm bảo quá trình bốc xếp và điều phối hàng hóa diễn ra thuận lợi.
3.1.5 Tài chính của đơn vị
Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương Mại Eureka, với vốn điều lệ 5 tỷ VNĐ, đã có những bước tiến vững chắc sau 6 năm hoạt động và đang ngày càng mở rộng quy mô.
Bảng 3.5: Tài sản và nguồn vốn Công ty giai đoạn 2020 - 2022 Đơn vị: tỷ VNĐ
TÀI SẢN Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Hệ số thanh toán ngắn hạn 1,78 1,31 1,95
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Eureka
Dựa vào bảng trên ta có thể thấy, tổng tài sản năm 2021 chỉ tăng khoảng 6,7% năm
Trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 bùng phát, hoạt động xuất nhập khẩu đã phải đối mặt với nhiều rủi ro, đặc biệt khi biến thể mới OMICRON lan rộng toàn cầu Năm 2022 đánh dấu một bước đột phá với sự tăng trưởng mạnh mẽ về tổng tài sản và nguồn vốn, khi Eureka gần như là đơn vị duy nhất khai thác hình thức gom cont đường biển, duy trì lợi thế cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường biển.
Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty
3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 2020 – 2022
Sau 6 năm hoạt động, công ty Eureka đang ngày càng phát triển và tăng trưởng mạnh mẽ Nhờ có sự cố gắng và nỗ lực hoàn thành các chỉ tiêu đề ra, trong những năm gần đây, công ty đã đạt được những thành quả đáng ghi nhận Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020 - 2022 được thể hiện như sau:
Bảng 3.6: Kết quả hoạt động kinh doanh công ty Eureka giai đoạn 2020-2022 Đơn vị: đồng
Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận so với năm trước - +1.8% +161,24%
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Eureka giai đoạn 2020 - 2022
Dựa vào số liệu trong bảng, có thể nhận thấy rằng doanh thu và lợi nhuận của công ty đang có xu hướng tăng liên tục qua các năm, đặc biệt là sự gia tăng mạnh mẽ trong giai đoạn 2021.
Năm 2022 được coi là năm thành công và đột phá của công ty, bất chấp những thách thức từ việc phục hồi kinh tế sau ảnh hưởng nặng nề của Covid-19.
Năm 2021, doanh thu của công ty tăng trưởng 3,47% (khoảng 2,3 tỷ VNĐ) so với năm trước Năm 2022 được xem là năm đột phá với doanh thu cao nhất trong 3 năm, đạt 135,9 tỷ VNĐ, tăng 104,45% (gần 70 tỷ VNĐ) so với năm 2021 Dù nền kinh tế bị ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch Covid-19, Eureka vẫn ghi nhận doanh thu vượt trội nhờ vào lợi thế chuyên môn trong vận chuyển và nhập khẩu các sản phẩm có nhu cầu cao Trong thời gian này, khi hoạt động xuất nhập khẩu tại các cửa khẩu Trung Quốc tạm dừng và hàng hóa không lưu thông bằng đường bộ, Eureka đã tận dụng lợi thế trong dịch vụ nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa chính ngạch bằng đường biển, khiến khách hàng sẵn sàng trả thêm phí.
Doanh thu tăng trưởng mạnh mẽ trong khi chi phí tăng với tỷ lệ thấp hơn, dẫn đến lợi nhuận sau thuế của Công ty năm 2021 đạt 8,356 tỷ VNĐ, tăng 1,8% so với năm 2020 Đặc biệt, năm 2022 chứng kiến sự bùng nổ lợi nhuận sau thuế với mức tăng ấn tượng hơn 161% so với năm 2021, nhờ vào lợi thế từ hình thức vận chuyển gom container và sự gia tăng số lượng khách hàng gấp 3 lần so với năm trước.
Doanh thu tăng đã kéo theo sự gia tăng chi phí, với mức tăng gần 4% vào năm 2021 (tương đương 2,1 tỷ VNĐ) và 93,67% vào năm 2022 (tương đương 52,5 tỷ VNĐ) Trong khi nhiều doanh nghiệp phải đóng cửa, Eureka vẫn duy trì và phát triển mạnh mẽ nhờ vào kinh nghiệm lâu năm, sự đa dạng hóa trong các sản phẩm dịch vụ, giá dịch vụ ổn định và chất lượng dịch vụ được cải thiện đáng kể.
3.2.2 Tình hình hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2020 – 2022
Bảng 3.7 Doanh thu từ vận tải đường biển theo dịch vụ giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị: đồng
Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu
Vận tải quốc tế đường biển
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Eureka giai đoạn 2020 – 2022
Năm 2021, doanh thu giảm nhẹ do sự ảnh hưởng của dịch Covid – 19 Đến năm
Năm 2022, dịch vụ vận tải đường biển đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ, chiếm tới 60% doanh thu, nhờ vào lợi thế cạnh tranh nổi bật của Eureka trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
Eureka tận dụng lợi thế đường bờ biển dài và các cảng biển lớn để phát triển hoạt động vận tải đường biển, đặc biệt khi có biên giới đường biển giáp với Trung Quốc Với kho hàng tại Quảng Châu, Eureka thuận tiện trong việc kéo hàng và phân phối ra cảng biển Tuy nhiên, công ty vẫn đối mặt với thách thức về giá cả do sự cạnh tranh gay gắt từ nhiều công ty Logistics khác, đòi hỏi Eureka cần tìm kiếm hướng phát triển phù hợp để nâng cao khả năng cạnh tranh.
Biểu đồ 3.1: Cơ cấu thị trường giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty
TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka (2020 - 2022)
Thị trường Trung Quốc đóng góp tỷ trọng lớn nhất vào cơ cấu doanh thu của công ty, với 89% vào năm 2020, 90.5% vào năm 2021, và 91% vào năm 2022 Đây cũng là thị trường chủ lực trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty.
Thái Lan là thị trường đứng thứ hai trong việc nhập khẩu với tỷ trọng lần lượt là 3% (2020), 3.2% (2021) và 2% (2022) Đây là một thị trường có nhu cầu nhập khẩu cao và khả năng thanh toán tốt, chủ yếu tập trung vào các sản phẩm giày dép và đồ chơi trẻ em.
Kế tiếp là thị trường Nhật Bản chiếm tỷ trọng, 2% (2020), 1.80% (2021), 1.50%
(2022), do đây không phải là thị trường và nhu cầu chủ lực
3.2.2.2 Các khách hàng tiêu biểu của công ty
Eureka tự hào là đối tác đồng hành cùng hơn 100 doanh nghiệp vừa và nhỏ, cam kết cung cấp dịch vụ vận chuyển và các dịch vụ liên quan với chất lượng tốt nhất.
Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty
3.3.1 Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty
Bước 1: Tiếp nhận thông tin và Booking tàu
Bộ phận Sales tiếp nhận thông tin từ khách hàng về hàng hóa và nhu cầu nhập khẩu, bao gồm tên sản phẩm, kích thước, trọng lượng, thông số kỹ thuật và công dụng để xác định mã HS code chính xác Sau đó, Sales cung cấp thông tin cần thiết cho bộ phận kiểm tra cước, bao gồm hàng hóa, điều kiện, khối lượng, địa chỉ xưởng, POL, POD và yêu cầu của khách hàng Đại lý hãng tàu sẽ kiểm tra cước và gửi báo giá cho Sales, dựa trên ngày hàng sẵn sàng, Sales sẽ lựa chọn tuyến tàu và thời gian cut off phù hợp để báo giá cho khách hàng Cuối cùng, hai bên thống nhất booking và tiến tới ký kết hợp đồng.
Sau khi hoàn tất việc đặt chỗ, khách hàng cần cung cấp thông tin của Shipper, bao gồm email và số điện thoại để đại lý hãng tàu có thể liên hệ và thống nhất ngày đóng hàng cũng như gửi các thông tin cần thiết Nhà xuất khẩu cần xác nhận thông tin và chuẩn bị nhãn tiếng Anh cho hàng hóa sớm nhất có thể, không muộn hơn ngày đóng container Đại lý sẽ gửi Shipping Order (SO) với các thông tin như số booking, số vận đơn, thông tin tàu, cảng đóng hàng, cảng dỡ và thời gian cắt hàng.
Bước 2: Theo dõi đóng hàng và cập nhật thông tin từ nhà xuất khẩu
Đội ngũ Sales sẽ cập nhật tình hình hàng hóa cùng với khách hàng, nhà xuất khẩu và đại lý để theo dõi tiến độ lô hàng Gần đến ngày đóng hàng, đại lý sẽ xác nhận lại thời gian đóng hàng cho line tàu đã chọn Vào ngày đóng hàng, Sales sẽ theo dõi tiến trình và cập nhật cho khách Khi nhận container, cần xác nhận tình trạng và ghi lại thông tin bằng video, ảnh chụp container rỗng, mặt trước, mặt sau, bên trong và quá trình đóng hàng để có bằng chứng xử lý khi cần Kiểm tra kỹ lưỡng xem hàng hóa có đủ nhãn dán và tem mác bằng tiếng Anh đúng quy định hay không, để bổ sung kịp thời Đối với mặt hàng cần xin giấy phép xuất khẩu, nhà xuất khẩu phải đăng ký và đảm bảo đầy đủ giấy tờ cần thiết cho quá trình thông quan Cuối cùng, theo dõi lịch tàu chạy dự kiến để đảm bảo tiến độ giao hàng.
Bước 3: Nhận, kiểm tra chứng từ
Sau khi hàng hóa được đóng vào container, bộ phận chứng từ sẽ tạo chứng từ nháp Đồng thời, container sẽ được cân để xác định trọng lượng tổng (GW) chuẩn theo khối lượng (cbm) và trọng lượng thực tế của lô hàng Nhân viên chứng từ sẽ điều chỉnh danh sách đóng gói (Packing List) để phù hợp với phiếu cân và hoàn thiện bản cuối cùng.
Hãng tàu hoặc đại lý sẽ gửi MBL/HBL nháp để nhân viên DOCS và Sales kiểm tra thông tin đã thống nhất với khách hàng, bao gồm shipper, consignee và thông tin hàng hóa Nếu cần điều chỉnh, khách hàng sẽ gửi email yêu cầu sửa đổi và DOCS sẽ liên hệ với đại lý để thực hiện Sau khi xác nhận các thông tin trên MBL đầy đủ và chính xác, sẽ gửi xác nhận để phát hành bill chính thức Vào ngày tàu chạy, hãng tàu gửi OBD Bill để xác nhận, từ đó tiến hành làm C/O dựa trên thông tin hàng hóa Cuối cùng, đại lý được ủy quyền hoặc người xuất khẩu sẽ thanh toán LCC đầu xuất và nhận Bill telex để thực hiện thủ tục thông quan đầu nhập.
Bước 4: Khai Manifest (MNF) Nhận thông báo hàng đến (A/N) và lấy lệnh giao hàng (D/O hoặc EDO)
Trước ngày hàng dự kiến đến, đại lý đầu Việt Nam sẽ gửi email cho bộ phận chứng từ để xác nhận phân quyền khai và nộp MNF Hãng tàu thực hiện khai Manifest cho MBL, trong khi nhân viên của công ty Eureka sẽ đảm nhận việc khai Manifest cho HBL Nếu khách hàng tự đứng tên nhập khẩu, hãng tàu sẽ khai MNF cho lô hàng Nhân viên Docs sẽ khai và nộp MNF trước thời hạn phân quyền đã được thông báo.
Trước khi tàu cập cảng 1-2 ngày, hãng tàu hoặc đại lý sẽ gửi email thông báo hàng đến (A/N) cho bộ phận chứng từ, đồng thời Sales sẽ nhận được email này để cập nhật thông tin và tiến độ cho khách hàng về thời gian dự kiến hàng đến A/N thường chứa thông báo về chi phí và các loại lệ phí cần nộp Nhân viên chứng từ sẽ chuyển thông tin thanh toán lệ phí sang phòng kế toán để thực hiện ủy nhiệm chi từ tài khoản công ty, giúp đại lý hoặc hãng tàu gửi lệnh giao hàng (D/O hoặc EDO) cho việc kéo hàng về Nhân viên Ops sẽ kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên D/O và đối chiếu với vận đơn tại đại lý hãng tàu, bao gồm số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận, người gửi, tên tàu, tên hàng, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, loại container, số container, số kiện, nhằm phát hiện sai sót kịp thời và thông báo lại với hãng tàu Đối với hàng hóa cần kiểm tra chất lượng hoặc tự công bố an toàn thực phẩm, bộ phận chứng từ sẽ chuẩn bị hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng và an toàn thực phẩm trên cổng thông tin một cửa để tránh tình trạng hàng hóa không được thông quan do thiếu giấy tờ, ảnh hưởng đến tiến độ toàn bộ lô hàng.
Dựa vào thông tin lô hàng trên A/N, như thông tin tàu, số container và bãi, nhân viên hải quan sẽ thực hiện việc khai báo tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
Bước 5: Thông quan hàng hóa nhập khẩu
Bộ phận chứng từ sẽ chuẩn bị các tài liệu cần thiết để mở tờ khai hải quan Hồ sơ hải quan nhập khẩu bao gồm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn, hợp đồng mua bán hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói hàng hóa và các chứng từ khác (nếu có).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, nhân viên khai báo hải quan sử dụng hệ thống khai báo điện tử ECUS để nhập thông tin chi tiết về lô hàng Họ hoàn thành các mục yêu cầu và lưu tờ khai nháp để các bộ phận khác kiểm tra, chú trọng vào tên hàng hóa, giá trị hàng, mã HS, thuế nhập khẩu và thông tin người nhập khẩu Khi các bộ phận xác nhận thông tin chính xác, nhân viên sẽ chính thức gửi tờ khai và chờ kết quả phân luồng.
Hàng hóa thường rơi vào luồng vàng hoặc đỏ, trong khi luồng xanh rất hiếm gặp Khi hàng hóa rơi vào luồng đỏ, cần tiến hành kiểm hóa, và Ops phải theo sát quá trình này, cung cấp thông tin chi tiết về tên gọi, xuất xứ, công dụng, chất liệu, tem nhãn, và bất kỳ yêu cầu nào từ hải quan để tránh hiểu lầm và khó khăn trong việc giải phóng hàng Đối với hàng hóa ở luồng vàng, hải quan sẽ kiểm tra thông tin trên bộ chứng từ, và thời gian kiểm tra có thể kéo dài đến 1 ngày hoặc hơn, đặc biệt trong thời điểm cao điểm cuối năm.
Bộ chứng từ gốc sẽ được gửi cho nhân viên giao nhận của Erk tại cảng nhận hàng để hoàn thành hồ sơ hải quan và thông quan hàng hóa Tại đây, nhân viên giao nhận sẽ thực hiện các thủ tục và đóng các chi phí cần thiết Công ty sẽ nộp hai loại thuế chính là thuế nhập khẩu và VAT, và có thể phát sinh thêm thuế môi trường hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt tùy thuộc vào mặt hàng Trong trường hợp khách hàng tự đứng tên nhập khẩu, công ty có thể ủy quyền để ứng thuế kho cho doanh nghiệp hoặc cá nhân nhập khẩu.
Sau khi hải quan xác nhận “đã hoàn thành thủ tục hải quan”, nhân viên Ops được phép lấy hàng hóa từ cảng về kho
Bước 6: Nhận hàng hóa nhập khẩu và giao hàng cho khách
Khi nhận hàng, bộ phận Ops kiểm tra hiệu lực lệnh giao hàng và xin gia hạn nếu lệnh đã hết hạn Nhân viên mang theo bộ chứng từ để xác nhận D/O và đối chiếu với Manifest, sau đó tiến hành làm giấy mượn container rỗng Nhân viên hiện trường sẽ đổi phiếu vận chuyển container và thông báo số xe vận chuyển cho bộ phận logistics để ghi vào giấy nhận chuyển container, đồng thời ghi số container tương ứng với số xe cho tài xế Cuối cùng, Ops xuất trình tờ khai hải quan và giấy vận chuyển container tại cổng, hoàn tất thủ tục nhận hàng sau khi hải quan kiểm tra và gửi lại tài liệu cho nhân viên giao nhận.
Tùy thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng, công ty sẽ giao hàng cho khách Nếu chủ hàng tự tổ chức vận chuyển từ cảng về kho, nhân viên giao nhận sẽ lập biên bản bàn giao hàng hóa sau khi giao cho người vận chuyển được chỉ định, sau đó công ty chấm dứt nghĩa vụ và tiến hành quyết toán chi phí Đối với hợp đồng vận chuyển trọn gói, công ty sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng về kho của chủ hàng, trong khi nhân viên cập nhật giá tìm xe chở hàng phù hợp Đối với hàng gom, container sẽ được vận chuyển về kho công ty để kiểm tra tình trạng và số lượng hàng hóa trước khi lập danh sách đơn hàng và lên phương án vận chuyển nội địa cho khách.
Bước 7: Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn tất việc giao nhận hàng hóa tại kho của khách hàng, Kế toán có trách nhiệm tổng hợp các chi phí liên quan như thuế và các chi phí phát sinh khác của đơn hàng trên hệ thống.
Đánh giá thực trạng về quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
Trong nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại chi nhánh công ty ERK, có thể thấy công ty đã đạt được nhiều thành công đáng kể.
Trong quá trình nhận dạng rủi ro
Mặc dù chỉ mới hoạt động trong 6 năm, công ty đã chú trọng vào việc nhận diện rủi ro thông qua việc xây dựng bản thống kê chi tiết về các rủi ro, tổn thất và nguyên nhân của từng phòng ban Bản thống kê này được phổ biến và đăng tải lên hệ thống làm việc chung, giúp toàn thể nhân viên có thể hạn chế và xử lý các rủi ro một cách hiệu quả Ngoài ra, bản thống kê cũng được cập nhật liên tục hàng quý và hàng năm, nhằm phản ánh kịp thời các rủi ro đã gặp phải và dự báo các rủi ro tiềm ẩn trong tương lai.
Ban lãnh đạo thường xuyên tổ chức các buổi trao đổi trực tiếp với nhân viên ở từng bộ phận để nắm bắt tình hình hoạt động thực tế của công ty Qua những buổi gặp gỡ này, lãnh đạo có thể nhanh chóng phát hiện các hiểm họa và rủi ro tiềm ẩn trong quá trình làm việc, từ đó đưa ra những góp ý và giải pháp nhằm giúp nhân viên tránh được những rủi ro không đáng có.
Trong hoạt động phân tích và đo lường rủi ro
Công ty chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân viên nhiệt huyết và có tinh thần trách nhiệm cao Năng lực chuyên môn của họ được nâng cao liên tục thông qua các buổi đào tạo chuyên sâu trong suốt quá trình làm việc Nhờ vậy, khi gặp phải các rủi ro bất ngờ, nhân viên có khả năng xác định chính xác nguyên nhân và xử lý một cách khéo léo, phù hợp với từng tình huống.
Công ty thu hút nhiều nhân tài với năng lực chuyên môn cao, tạo ra một môi trường làm việc chia sẻ, cởi mở và hỗ trợ lẫn nhau Nhân viên lâu năm với kinh nghiệm phong phú luôn tận tình hướng dẫn và giúp đỡ các đồng nghiệp trẻ, góp phần xây dựng một không khí làm việc thân thiện và thúc đẩy sự phát triển chung của tất cả mọi người.
Tôn trọng ý kiến của nhân viên là một giá trị cốt lõi, khẳng định rằng mọi cá nhân đều có quyền bình đẳng trong việc đóng góp ý kiến, bất kể chức vụ Hàng tuần hoặc hàng tháng, công ty tổ chức các cuộc họp giữa các phòng ban để phân tích và đánh giá hoạt động trong tuần trước, từ đó có cái nhìn thực tế và toàn diện về những rủi ro trong quá khứ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Công ty đã tăng cường quản trị rủi ro và nỗ lực kiểm soát rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, điều này thể hiện qua sự phát triển không ngừng và doanh thu tăng trưởng hàng năm Số lượng rủi ro trong các hợp đồng giao nhận đã giảm nhờ vào việc áp dụng linh hoạt các biện pháp kiểm soát như né tránh, chuyển giao, giảm thiểu và chấp nhận rủi ro Tất cả rủi ro đã xảy ra được tổng hợp và phổ biến đến toàn bộ nhân viên, giúp họ có phương án xử lý phù hợp.
Công ty đã thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác là các hãng tàu lớn, giúp dễ dàng ký kết hợp đồng và bảo đảm lợi ích cho cả hai bên, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận Khi gặp rủi ro bất ngờ, công ty kịp thời triển khai các biện pháp kiểm soát và khắc phục, đảm bảo tiến độ giao hàng không bị ảnh hưởng.
Trong hoạt động tài trợ rủi ro
Mỗi phòng ban trong công ty đều thiết lập quỹ quản trị rủi ro riêng, giúp tự tài trợ và bồi thường tổn thất khi cần thiết Nhờ đó, công ty luôn chủ động ứng phó với các rủi ro, với quỹ rủi ro sẵn có và khả năng giải quyết tổn thất nhanh chóng Hơn nữa, công ty còn triển khai chiến lược quỹ quản trị rủi ro chung nhằm duy trì và phát triển hỗ trợ cho công tác tài trợ rủi ro trong toàn bộ tổ chức.
Trong hoạt động nhận dạng rủi ro
Trong những tháng cao điểm cuối năm, khối lượng công việc của nhân viên tăng cao, đặc biệt là tại bộ phận kinh doanh với việc liên tục làm báo giá và ký kết hợp đồng, dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc Bộ phận khai báo hải quan phải thực hiện hai lần cho mỗi lô hàng, gia tăng khối lượng công việc Sự gia tăng này dễ dẫn đến rủi ro không được nhận diện và quản trị rủi ro trở nên lỏng lẻo Đội ngũ nhân viên không có phương án hợp lý và khoa học trong quy trình làm việc, dẫn đến tình trạng bị động và dễ mắc phải những rủi ro không nhận dạng được.
Mặc dù đội ngũ nhân viên phân tích và đo lường rủi ro được đào tạo bài bản từ các trường đại học, nhưng vẫn còn nhiều nhân viên trẻ thiếu kinh nghiệm và kỹ năng, dẫn đến sự thiếu nhiệt huyết trong công việc.
Nhân viên mới chỉ được đào tạo về nghiệp vụ mà chưa được củng cố kiến thức quản trị rủi ro, dẫn đến nguy cơ rủi ro cao cho công ty Khi nhân viên trực tiếp thực hiện công việc không nhận biết được rủi ro, ban giám đốc sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý kịp thời các tình huống rủi ro.
Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Công ty vẫn còn chủ quan trong việc mua bảo hiểm cho các chuyến vận chuyển, dẫn đến tình trạng lơ là Hiện tại, công ty chưa có bộ phận chuyên nghiên cứu về quản trị rủi ro và thiếu nhân viên phụ trách xử lý, kiểm soát rủi ro Các biện pháp kiểm soát chủ yếu được đưa ra và thực hiện bởi trưởng phòng hoặc ban giám đốc.
Tỷ giá có sự biến động liên tục, dẫn đến việc trong quá trình thanh toán có thể phát sinh những rủi ro bất khả kháng mà công ty gặp khó khăn trong việc kiểm soát.
Trong hoạt động tài trợ rủi ro
Mỗi phòng ban trong công ty đều có quỹ quản trị rủi ro riêng, được trích từ doanh thu tháng của phòng kinh doanh Nếu doanh thu cao, quỹ quản trị rủi ro sẽ tăng và ngược lại Do đó, quỹ này vẫn còn hạn chế, khiến công ty phải cân nhắc khi gặp rủi ro nghiêm trọng để có nguồn tài chính bù đắp tổn thất.
3.4.3 Nguyên nhân của hạn chế
Nguyên nhân từ khách quan:
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI EUREKA
Định hướng phát triển hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty
4.1.1 Định hướng chiến lược kinh doanh của công ty đến 2025
Ngành Logistics hiện nay được xem là "vua của mọi ngành", với sự phát triển mạnh mẽ của Logistics Việt Nam Nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước đang tham gia vào thị trường này Để tồn tại và phát triển bền vững, các công ty cần có định hướng phát triển rõ ràng, đặc biệt là phát huy thế mạnh trong dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Để nâng cao hiệu quả quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển, cần hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ, kiểm tra, vận chuyển và giám sát quy trình Việc tìm kiếm phương án hoạt động tối ưu sẽ giúp rút ngắn thời gian thực hiện, hạn chế sai sót và giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết, từ đó đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Đầu tư vào cơ sở hạ tầng và công nghệ thông tin là cần thiết để nâng cao hiệu quả quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển Cải thiện website quản lý đơn hàng hiện tại sẽ giúp tối ưu hóa quy trình này Bên cạnh đó, đầu tư vào kho bãi và đội xe vận chuyển nội địa sẽ giảm thiểu sự phụ thuộc vào dịch vụ thuê ngoài.
Ba là, mở rộng mối quan hệ giao dịch quốc tế với các đơn vị giao nhận Giữ vững mối quan hệ với các đại lý và đối tác hiện tại để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời đảm bảo nhận được những ưu đãi tốt nhất từ các đối tác.
Để đảm bảo sự ổn định doanh thu cho công ty, việc không ngừng tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới là rất quan trọng, bên cạnh việc duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại Gia tăng số lượng khách hàng trung thành và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của họ sẽ giúp tăng cường sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên và phát triển đội ngũ quản lý là mục tiêu quan trọng Việc xây dựng hệ thống nhân sự có năng lực, tinh thần trách nhiệm sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
4.1.2 Định hướng phát triển về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty
Để hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, các bộ phận kinh doanh, chứng từ, hiện trường và kế toán cần phối hợp chặt chẽ từ khi tiếp nhận thông tin khách hàng cho đến khi quyết toán chi phí Nhân viên nên chú ý đến những rủi ro đã gặp trong các lô hàng tương tự để có biện pháp phòng tránh hoặc giảm thiểu rủi ro hiệu quả.
Để đạt được mục tiêu đào tạo bài bản và nâng cao nghiệp vụ cho toàn bộ nhân viên, ban lãnh đạo công ty cần chú trọng đầu tư vào việc tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào các hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Hoạt động quản trị rủi ro cần được xem là một chiến lược dài hạn trong kinh doanh, giúp công ty chủ động và linh hoạt đối phó với các rủi ro Việc tăng cường hoạch định kế hoạch quản trị rủi ro sẽ giúp nhận diện, phân tích và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, từ đó đưa ra các biện pháp hiệu quả để né tránh và giảm thiểu tác động của chúng.
Thứ tư, việc duy trì và phát triển quỹ tài trợ rủi ro là rất quan trọng để ứng phó kịp thời với các rủi ro phát sinh Cần xây dựng một kế hoạch chi tiết và xác định mục đích sử dụng quỹ một cách hợp lý nhằm tránh lãng phí tài chính và nguồn lực.
Vào thứ năm, chúng tôi sẽ chú trọng vào việc thực hiện hiệu quả các chính sách chăm sóc khách hàng nhằm mở rộng và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác trong và ngoài nước Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ tăng cường liên doanh và hợp tác với các doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế, từ đó học hỏi và hoàn thiện quy trình quản trị rủi ro để nâng cao năng lực cạnh tranh.
Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty
4.2.1 Hoàn thiện và nâng cao năng lực nghiên cứu, nhận dạng và dự báo rủi ro
Công ty cần chú trọng đến công tác dự báo rủi ro, vì đây là yếu tố quan trọng giúp chủ động phòng ngừa và kiểm soát các rủi ro tiềm ẩn Để thực hiện hiệu quả, quá trình này đòi hỏi đầu tư thời gian và nhân lực nhằm nhận diện, phân tích diễn biến của rủi ro và đề ra biện pháp kiểm soát Hơn nữa, nhân viên cần ý thức tự giác trong việc quản trị rủi ro cá nhân, từ đó nâng cao năng lực chuyên môn để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Công ty cần chú trọng vào việc thu hút nhân tài và thường xuyên đào tạo chuyên môn, đặc biệt là trong lĩnh vực quản trị rủi ro Việc này sẽ giúp dự báo các rủi ro tiềm ẩn, phân tích tình huống và xây dựng các kế hoạch hiệu quả để ngăn ngừa và kiểm soát rủi ro một cách nhanh chóng và chính xác.
Công ty cần tổ chức nhân sự hợp lý cho công tác quản trị rủi ro nhằm tránh tình trạng chồng chéo công việc, dẫn đến hiệu quả hoạt động kém Việc phối hợp chặt chẽ giữa các đầu mối từ giám đốc đến nhân viên là rất quan trọng, giúp hoạch định công tác quản trị rủi ro một cách hợp lý và hiệu quả trong từng khâu.
4.2.2 Hoàn thiện và nâng cao năng lực phân tích và đo lường rủi ro
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cần được giám sát chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro Việc xây dựng lưu đồ hoạt động giúp kiểm soát quy trình và phân tích các bước nhằm nhận diện rủi ro tiềm ẩn, từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác dự báo rủi ro.
Công ty cần nâng cao khả năng đo lường nguy cơ và rủi ro nhập khẩu bằng cách áp dụng linh hoạt các phương pháp đánh giá và tính toán Việc này giúp xác định mức độ thiệt hại tiềm ẩn cho từng loại rủi ro, đồng thời phân tích ảnh hưởng của chúng đến hoạt động kinh doanh và hệ quả lâu dài mà công ty có thể phải đối mặt.
Dự tính để đo lường cả rủi ro nhận hàng nhập khẩu chưa xảy ra bao giờ
Công ty cần tổ chức nhân sự hợp lý để quản trị rủi ro hiệu quả, tránh tình trạng chồng chéo công việc giữa các nhân viên Việc phối hợp chặt chẽ giữa các đầu mối công việc từ giám đốc đến nhân viên là cần thiết để hoạch định công tác quản trị rủi ro một cách hợp lý và hiệu quả.
Để nâng cao chất lượng nhân sự trong phòng quản trị rủi ro, công ty cần chiêu mộ các chuyên gia có kinh nghiệm sâu sắc về lĩnh vực này Việc này sẽ tạo nền tảng vững chắc cho quá trình phân tích và đo lường rủi ro, giúp công ty thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn.
4.2.3 Hoàn thiện và nâng cao năng lực kiểm soát rủi ro
Công ty cần xây dựng kế hoạch chi tiết để đảm bảo đủ nhân công và trang thiết bị cho quá trình giao nhận hàng hóa Việc bố trí nhân công cần đảm bảo số lượng hợp lý, với những nhân viên có kiến thức chuyên môn về tính chất hàng hóa, nhằm tránh tình trạng hư hỏng như xô vỡ, đổ hay xước sàn container Điều này sẽ giúp quá trình kiểm tra và bốc dỡ hàng hóa diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý vật tư và trang thiết bị kho bãi giúp rút ngắn thời gian xếp dỡ hàng hóa, đồng thời đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất khi giao cho khách hàng.
Trước khi ký hợp đồng, cần chủ động tìm hiểu về uy tín của đối tác Khi ký kết, hai bên phải bàn bạc và thống nhất rõ ràng các điều khoản, đặc biệt là trách nhiệm của mỗi bên khi xảy ra rủi ro Đồng thời, theo dõi sát sao quá trình vận chuyển hàng hóa để cập nhật tình hình và có biện pháp xử lý kịp thời khi phát sinh vấn đề.
Công ty cần chú trọng đến biến động chính trị và kinh tế, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ giá của USD, CNY và VNĐ, giúp kiểm soát rủi ro thanh toán hiệu quả Để giảm thiểu rủi ro, công ty có thể ký hợp đồng kỳ hạn hoặc hợp đồng tương lai cho các khoản thanh toán.
4.2.4 Hoàn thiện năng lực tài trợ rủi ro
Công ty có thể huy động vốn từ ngân hàng để cân đối nguồn tài chính phục vụ đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và phát triển nguồn nhân lực Việc xây dựng các biện pháp huy động nguồn vốn hiệu quả và tận dụng khoản vay ưu đãi của nhà nước là cần thiết để đảm bảo tài chính trong trường hợp gặp tổn thất hoặc khi công nợ chưa thu hồi kịp thời.
Tiếp tục xây dựng quỹ dự phòng rủi ro nhằm xử lý tổn thất từ hoạt động giao nhận, đồng thời điều chỉnh cơ chế sử dụng nguồn quỹ để đảm bảo việc trích quỹ được thực hiện đúng mục đích và phù hợp.
Thiết lập mối quan hệ hợp tác bền vững với các hãng tàu giúp thương thảo về việc thanh toán chi phí vận chuyển chậm Điều này cho phép kéo dài thời gian chờ để thu hồi vốn từ việc ký kết nhiều hợp đồng khác nhau hoặc giảm tiền cọc.
Một số kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị với Nhà nước
Nhà nước cần xây dựng một môi trường kinh doanh công bằng và minh bạch, khuyến khích sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước và quốc tế, bao gồm cả doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp nhà nước.
Hỗ trợ các công ty về ưu đãi về thuế, hạn ngạch để thúc đẩy doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Nhà nước cần đơn giản hóa thủ tục hành chính và rút ngắn thời gian thực hiện để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Đồng thời, việc hoàn thiện và đồng bộ các văn bản pháp lý, quy định và cơ chế nhập khẩu là cần thiết để khuyến khích hoạt động kinh doanh Đặc biệt, cần cập nhật hệ thống một cửa nhằm giảm thiểu tình trạng sập, lag, giúp doanh nghiệp dễ dàng truyền tờ khai.
Nhà nước cần đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng cảng biển để nâng cao hiệu quả hoạt động nhận hàng nhập khẩu Việc áp dụng công nghệ và trang thiết bị hiện đại sẽ hỗ trợ tối ưu cho quy trình này Đồng thời, việc khai thác và mở rộng các cảng biển là cần thiết để giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn tàu trong mùa cao điểm, từ đó đảm bảo việc nhận hàng nhập khẩu diễn ra thuận lợi và kịp thời.
Để giảm thiểu rủi ro cho các doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu, cần đẩy mạnh công tác thông tin về biến động thị trường Các bộ, ban ngành cần cung cấp thông tin chính thống và chính xác, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại như hội chợ và triển lãm quốc tế Qua đó, doanh nghiệp sẽ có cơ hội tìm hiểu thông tin, kết nối với đối tác kinh doanh và mở rộng cơ hội xuất nhập khẩu hàng hóa.
Nhà nước cần xây dựng mô hình quản lý thống nhất nhằm giảm bớt thủ tục cho doanh nghiệp, giúp họ nắm bắt cơ hội kinh doanh Đồng thời, cần chú trọng làm trong sạch đội ngũ cán bộ hải quan và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
4.3.2 Kiến nghị với Tổng cục Hải quan
Để cải thiện quy trình hải quan, cần đơn giản hóa và rút ngắn thủ tục, triển khai hệ thống EDI và giao dịch không giấy tờ tại các cửa khẩu, đồng thời thực hiện cải cách hành chính và minh bạch hóa dịch vụ công.
Tổ chức các tọa đàm nhằm nâng cao hiểu biết cho doanh nghiệp về nghiệp vụ hải quan là cần thiết, giúp chỉ ra những thiếu sót và sai phạm thường gặp Cán bộ hải quan sẽ hướng dẫn doanh nghiệp từ việc cảnh báo đến xử lý vi phạm, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh hợp pháp Ngoài ra, công chức Hải quan cần làm việc nhanh chóng để đảm bảo tiến độ xuất nhập hàng hóa, tránh tình trạng lưu kho kéo dài, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Cơ quan Hải quan cần cập nhật và triển khai kịp thời các văn bản chính sách mới về thuế, thực hiện đúng quy định kế toán thuế và quy trình nghiệp vụ Việc niêm yết công khai các chế độ chính sách mới sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và thực hiện, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong thủ tục hải quan Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin kịp thời mà còn phòng ngừa và giảm thiểu hành vi vi phạm pháp luật cũng như các hành vi tiêu cực khác.
Cơ quan Hải quan cần thúc đẩy mạnh mẽ việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đồng bộ trong khai báo hải quan điện tử cho các doanh nghiệp CNTT đóng vai trò then chốt, hỗ trợ cán bộ hải quan thực hiện nghiệp vụ hiệu quả, từ đó rút ngắn thời gian ra quyết định và quá trình thông quan.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ và hội nhập thương mại quốc tế sâu rộng, ngành giao nhận vận chuyển đã có những bước tiến vượt bậc Sự ra đời của nhiều doanh nghiệp giao nhận tạo ra môi trường cạnh tranh khốc liệt, đồng thời mở ra cơ hội cho Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka phát triển Công ty đã không ngừng đổi mới để bắt kịp xu hướng và đạt được hiệu quả hoạt động với doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng ổn định qua các năm Thành công này là kết quả của nỗ lực toàn thể nhân viên cùng với sự lãnh đạo tài tình của ban quản lý.
Để phát triển mạnh mẽ hơn, công ty cần chú trọng đến quản trị rủi ro trong quá trình nhận hàng Qua quá trình phát triển, công ty đã xây dựng hệ thống nhận diện, phân tích, đo lường và kiểm soát rủi ro tương đối hiệu quả Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục Đề tài này hy vọng góp phần hoàn thiện quy trình quản trị rủi ro, hỗ trợ công ty trên con đường phát triển trong tương lai Với sự phát triển của nền kinh tế, Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka sẽ tiếp tục đổi mới và phấn đấu trở thành một trong những tập thể vượt bậc trong thời gian tới.
Em xin chân thành cảm ơn TS Mai Thanh Huyền vì đã nỗ lực và đồng hành cùng em trong quá trình hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp Những kiến thức và kinh nghiệm quý báu mà cô truyền đạt sẽ là hành trang vững chắc cho sự nghiệp của em trong tương lai.
1 Báo cáo Logistics Việt Nam 2022, NXB Công Thương
2 Báo cáo tổng kết Phòng kế toán Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Eureka 2020 – 2022
3 PGS TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, NXB Chính trị hành chính
4 PGS TS Trần Hùng, Giáo trình quản trị rủi ro, 2017, Đại học Thương Mại, Hà Nội, NXB Hà Nội
5 Vũ Thị Hải (2018), “Nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế tại công ty TNHH Jet Delivery Logistics Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ_Đại học dân lập Hải Phòng
6 Nguyễn Thị Quỳnh Như (2021), “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu”, Khóa luận tốt nghiệp _ Đại học kinh tế Huế
7 Cao Tuyết Nhi (năm 2021) “Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần c Hải Phòng” Khóa luận tốt nghiệp - Đại học Thương mại