TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra mạnh mẽ thông qua các hiệp định thương mại tự do song phương và đa phương Những hiệp định này tạo điều kiện thuận lợi cho tự do thương mại, ưu đãi thuế quan và mở cửa thị trường mới, giúp các quốc gia và khu vực tận dụng lợi thế và tham gia vào chuỗi giá trị toàn cầu Nhờ đó, ngành giao nhận có thêm nhiều cơ hội phát triển và đóng vai trò quan trọng trong việc lưu chuyển hàng hóa.
Biển Việt Nam, với diện tích trên 1 triệu km2, nằm bên bờ biển Đông và đóng vai trò quan trọng trong giao thương quốc tế giữa Ấn Độ Dương và Thái Bình Dương Khu vực này chứng kiến hoạt động thương mại sôi nổi, đặc biệt giữa các nước Châu Á-Thái Bình Dương, cho thấy mạng lưới vận tải đường biển của Việt Nam rất nhộn nhịp và năng động Việt Nam nằm trên tuyến đường biển chiến lược, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển ngành vận tải đường biển và hỗ trợ vận chuyển nội địa cũng như quốc tế Theo dự báo, quy mô vận tải hàng hóa và logistics của Việt Nam ước đạt 45,19 tỷ USD vào năm 2023, với tốc độ tăng trưởng CAGR 6.34%, trong đó vận tải đường biển và đường thủy nội địa là những phương thức phát triển nhanh nhất.
Vận tải biển hiện vẫn đối mặt với nhiều nguy cơ và hạn chế, như thiếu chính sách mở rộng phù hợp và thủ tục rườm rà, gây khó khăn cho các đối tác xuất nhập khẩu Điều này tạo ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp giao nhận phát triển, trở thành cầu nối giữa khách hàng và nhà cung cấp Tuy nhiên, sự cạnh tranh trong lĩnh vực này rất gay gắt, đòi hỏi doanh nghiệp phải nâng cao hiệu quả kinh doanh để tồn tại Quản trị rủi ro trong hoạt động giao nhận là yếu tố then chốt, giúp doanh nghiệp tổ chức quá trình vận chuyển hiệu quả, kiểm soát và hạn chế các rủi ro có thể xảy ra Qua đó, việc quản trị rủi ro không chỉ đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí.
Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia đã hoạt động 5 năm trong ngành, nhưng vẫn chưa kiểm soát hiệu quả các rủi ro trong hoạt động giao hàng xuất khẩu, đặc biệt là vận tải đường biển Điều này gây tổn thất kinh tế và ảnh hưởng đến uy tín công ty Quản trị rủi ro trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển có thể giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình vận chuyển, nâng cao hiệu quả kinh doanh Với sự hỗ trợ từ nhân viên và hướng dẫn của TS Trương Quang Minh, tôi đã chọn đề tài “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia” cho khóa luận tốt nghiệp, nhằm nâng cao kiến thức và đóng góp vào sự phát triển của công ty.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu đang thu hút sự chú ý lớn từ cộng đồng, dẫn đến việc nhiều bài báo và nghiên cứu khoa học từ cả trong và ngoài nước đã được công bố về chủ đề này.
Khi lựa chọn đề tài, tôi đã nghiên cứu một số khóa luận của sinh viên khóa trước và nhận thấy nhiều đề tài nghiên cứu tập trung vào quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu của các doanh nghiệp.
Hoàng Minh Quang (2023) “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và vận tải DOORA Hà Nội”
Khóa luận tốt nghiệp- Đại học thương mại
Nghiên cứu chỉ ra những rủi ro mà công ty TNHH Giao nhận và vận tải DOORA Hà Nội gặp phải liên quan đến đối tác, nhân sự, trang thiết bị và chứng từ Bài viết cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình quản lý rủi ro tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp nhằm hạn chế tác nhân tiêu cực, đồng thời kiểm soát chặt chẽ từng quy trình giao hàng xuất khẩu.
Nguyễn Sao Mai (2023) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp tại Đại học Thương mại với chủ đề "Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần giao nhận vận tải vàng" Bài nghiên cứu tập trung vào việc phân tích các rủi ro trong quá trình giao hàng xuất khẩu và đề xuất các giải pháp quản trị hiệu quả nhằm nâng cao an toàn và hiệu suất trong hoạt động vận tải biển.
Nghiên cứu này đã làm rõ lý luận về quản trị rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, đồng thời khảo sát thực trạng tại công ty cổ phần giao nhận vận tải vàng Bài viết chỉ ra những tồn tại và thành công trong quản trị rủi ro, cùng với nguyên nhân gây ra các vấn đề Từ đó, nghiên cứu đưa ra cái nhìn khách quan và đề xuất các biện pháp cải thiện công tác quản trị rủi ro của công ty.
Nguyễn Thu Hồng (2022) trong khóa luận tốt nghiệp tại Đại học Thương mại đã nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vận tải Bách Việt Nghiên cứu chỉ ra rằng rủi ro phát sinh từ nhiều yếu tố như chứng từ, đối tác và hàng hóa, cùng với các nguyên nhân dẫn đến những rủi ro này Dựa trên các nguyên nhân và hạn chế trong công tác quản trị rủi ro hiện tại của công ty, tác giả đề xuất các định hướng phát triển và giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả quản trị rủi ro tại công ty TNHH Vận tải Bách Việt.
Trần Thị Thanh Vân (2021) đã thực hiện một nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao nhận và vận tải CARGOTRANS Việt Nam Khóa luận phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị rủi ro, từ đó đưa ra kết luận tổng quan và đề xuất các định hướng cùng giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro của công ty trong tương lai.
Phạm Thị Ninh (2021) trong khóa luận tốt nghiệp tại Đại học Thương mại đã nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Ngoại thương Bài viết chỉ ra các ưu và nhược điểm của quy trình, phân tích nguyên nhân gây ra nhược điểm, đồng thời đề xuất các định hướng phát triển và giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị rủi ro trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
Bài viết phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, chỉ ra các rủi ro như đối tác không uy tín, việc mua bảo hiểm hàng hóa, thời gian giao hàng cho khách hàng, và quy trình bốc dỡ, bảo quản Đồng thời, bài viết cũng đề xuất những giải pháp hiệu quả và hợp lý để giảm thiểu các rủi ro này.
Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu này phân tích và đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia Mục tiêu là đề xuất các giải pháp nhằm giúp công ty chiếm lĩnh thị trường dịch vụ giao nhận.
Hệ thống lý luận về quản trị nguy cơ, rủi ro và tổn thất đóng vai trò quan trọng trong việc hiểu rõ các khái niệm giao hàng vận tải Quy trình xuất khẩu bằng đường biển cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả và an toàn trong vận chuyển hàng hóa Việc áp dụng các lý thuyết này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình logistics.
Nghiên cứu thực trạng rủi ro trong hoạt động giao hàng xuất khẩu của Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia từ năm 2020 đến giữa năm 2023 Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
Đối tƣợng nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu tập trung vào việc phân tích các rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia.
Phạm vi nghiên cứu
1.5.1 Phạm vi nội dung Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
1.5.2 Phạm vi về thời gian
Nghiên cứu này đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia trong giai đoạn từ năm 2020 đến giữa năm 2023 Dữ liệu được thu thập vào tháng 10/2023, nhằm đề xuất các giải pháp và kiến nghị để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty trong giai đoạn từ cuối năm 2023 đến năm 2025.
1.5.3 Phạm vi về không gian
Nghiên cứu hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1: Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ 2 nguồn chính:
Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp bao gồm các báo cáo kết quả kinh doanh từ năm 2020 đến nửa đầu năm 2023, cùng với các tài liệu liên quan đến quản trị rủi ro trong hoạt động giao hàng xuất khẩu của Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia.
Nguồn dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp bao gồm các công trình khoa học, sách báo và thông tin trên internet liên quan đến quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận vận tải xuất nhập khẩu, đặc biệt là trong vận tải đường biển.
Thu thập dữ liệu sơ cấp Để thu thập dữ liệu sơ cấp cho bài nghiên cứu này, em đã sử dụng một số phương pháp sau:
- Sử dụng phiếu điều tra:
Bài viết này tập trung vào việc khảo sát mức độ nhận diện các nguy cơ, rủi ro và tổn thất trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp Qua việc thực hiện 20 phiếu khảo sát, tôi đã thu thập ý kiến từ các nhân viên trong phòng Xuất Nhập Khẩu, những người chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, hoàn thiện thủ tục và theo dõi đơn hàng trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
- Sử dụng phương pháp phỏng vấn
Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn các quản lý và nhân viên trực tiếp tham gia vào quy trình giao hàng tại cảng Hải Phòng, nhằm tìm hiểu cách thức tiếp nhận hàng hóa xuất khẩu tại kho Bài viết cũng đề cập đến những chia sẻ của họ về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia, cũng như những nhận xét và khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải trong quá trình ứng dụng.
1.6.2 Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu
Phương pháp tổng hợp và thống kê sử dụng Excel để phân tích các chỉ tiêu kết quả kinh doanh và quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu Sau khi thống kê, tính toán phần trăm và so sánh với tình hình chung, chúng ta có thể đưa ra những nhận xét và đánh giá chính xác hơn về hiệu quả hoạt động.
Phương pháp so sánh được áp dụng để phân tích kết quả kinh doanh trong ba năm gần đây, nhằm làm nổi bật sự biến đổi về chi phí, doanh thu và hiệu quả kinh doanh thông qua quản trị rủi ro.
Phương pháp phân tích kinh tế được áp dụng để đánh giá kết quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, dựa trên các dữ liệu thống kê và bảng biểu Nhóm nghiên cứu tìm ra những thành công, hạn chế và nguyên nhân của hoạt động này, từ đó đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả trong tương lai.
Kết cấu của khóa luận
Bài viết này bao gồm các phần Tóm lược, Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, từ viết tắt, Lời mở đầu, Kết luận và tài liệu tham khảo, cùng với 4 chương chính.
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
Chương 4: Định hướng phát triển và các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công t y TNHH Thương Mại và XNK Hải Gia
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1.Khái niệm về nguy cơ, rủi ro, tổn thất a, Khái niệm về nguy cơ
Theo Đại từ điển tiếng Việt, "nguy cơ" được định nghĩa là khả năng phát sinh tai họa trong thời gian gần, trong khi "rủi" (danh từ) chỉ những điều không tốt lành, tai họa bất ngờ xảy ra.
Theo từ điển Oxford, "risk" được định nghĩa là khả năng xảy ra một tình huống hoặc sự việc có thể dẫn đến nguy hiểm hoặc hậu quả tiêu cực trong tương lai.
Theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 14121-1: 2007, "nguy cơ" được định nghĩa là sự kết hợp giữa xác suất xảy ra tổn hại và mức độ nghiêm trọng của tổn hại đó Điều này có nghĩa là nguy cơ rủi ro phản ánh những đe dọa tiềm ẩn có thể xảy ra, và có thể được đo lường thông qua xác suất thống kê.
Theo Từ điển Tiếng Việt do trung tâm từ điển học Hà Nội xuất bản năm 1995:
“Rủi ro là điều không lành, không tốt, bất ngờ xảy đến”
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ có thể gây thiệt hại cho con người trong các hoạt động của họ Mặc dù rủi ro xảy ra ngoài ý muốn, con người vẫn có khả năng kiểm soát ở nhiều mức độ khác nhau Từ đó, có thể áp dụng các biện pháp nhằm hạn chế tối đa tổn thất do rủi ro gây ra.
Rủi ro là sự biến động tiềm ẩn của kết quả trong mọi hoạt động của con người, dẫn đến sự bất định và không thể dự đoán chính xác kết quả Nguy cơ rủi ro phát sinh khi hành động tạo ra khả năng mất mát hoặc lợi ích không thể đoán trước, được đo lường bằng xác suất thống kê Nguy cơ rủi ro đề cập đến khả năng xảy ra các sự kiện bất lợi đối với con người, trong khi rủi ro là những sự kiện đã xảy ra và gây thiệt hại Tóm lại, rủi ro là những sự kiện bất lợi, bất ngờ gây tổn thất cho con người.
Nói đến rủi ro, chúng ta cần lưu ý:
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ không thể dự đoán chắc chắn, có thể xảy ra bất kỳ lúc nào và ở bất cứ đâu Mặc dù mọi rủi ro đều mang tính bất ngờ, mức độ bất ngờ có thể khác nhau tùy thuộc vào nhận thức của con người và quy luật rủi ro Chỉ khi sự kiện bất ngờ đó mang tính tiêu cực thì mới được xem là rủi ro.
Rủi ro là những sự cố có thể gây ra tổn thất, và khi xảy ra, chúng thường để lại hậu quả rõ rệt Mọi rủi ro đều dẫn đến tổn thất, có thể là tổn thất trực tiếp hoặc gián tiếp, và trong một số trường hợp, mức độ tổn thất có thể không đáng kể.
Rủi ro là những sự kiện không lường trước, thường dẫn đến tổn thất không mong muốn, do đó, chúng được xem là điều không ai muốn xảy ra trong mọi hoạt động.
Một sự kiện được coi là rủi ro khi thỏa mãn đồng thời cả ba điều kiện Nghiên cứu rủi ro nhằm hạn chế thiệt hại ngoài mong đợi cho các đối tượng liên quan trong quá trình hoạt động Việc này được xem xét trong phạm vi nhất định, gắn liền với từng đối tượng và hoạt động cụ thể Điều này cho thấy rằng, một sự kiện có thể là rủi ro đối với người này nhưng lại là cơ hội cho người khác.
Rủi ro được định nghĩa là những sự kiện bất ngờ mà con người không thể lường trước, dẫn đến những thiệt hại trong các hoạt động của họ Tổn thất liên quan đến những hậu quả tiêu cực mà rủi ro gây ra cho con người.
Tổn thất là thiệt hại xảy ra đối với một đối tượng do biến cố bất ngờ, không nằm trong ý muốn của chủ sở hữu hoặc người sử dụng.
Tổn thất không chỉ phản ánh sự mất mát mà còn tương đương với thiệt hại Nó có thể xuất hiện dưới dạng hữu hình như tài sản, con người và sức khỏe, hoặc vô hình như tinh thần và các mối đe dọa.
Rủi ro và tổn thất có mối liên hệ chặt chẽ, trong đó rủi ro phản ánh sự kiện bất lợi có thể xảy ra, bao gồm nguyên nhân, mức độ và tính chất Tổn thất thể hiện mức độ thiệt hại về vật chất và tinh thần do rủi ro gây ra, qua đó cho thấy mức độ nghiêm trọng của sự kiện thông qua khả năng tổn thất.
Khả năng tổn thất là chỉ số thể hiện mức độ tổn thất trong một số tình huống nhất định, thường được sử dụng để đánh giá các tình trạng xấu đã xảy ra trong quá khứ của một nhóm đối tượng cụ thể Để xác định khả năng tổn thất, cần dựa vào thống kê kinh nghiệm từ quá khứ, với dữ liệu được thu thập từ một tổng thể đủ lớn về số lượng trường hợp và thời gian quan sát Có hai cách để đánh giá khả năng tổn thất, từ đó cung cấp cái nhìn sâu sắc về các rủi ro tiềm ẩn.
● Tính theo giá trị: gọi là Mức độ tổn thất
● Tính theo số lượng: gọi là Tần số tổn thất
Khả năng tổn thất là chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác các rủi ro liên quan đến hoạt động của mình Việc hiểu rõ khả năng tổn thất cho phép doanh nghiệp có thái độ xử lý đúng đắn và áp dụng biện pháp cụ thể để quản lý các rủi ro và tổn thất hiệu quả.
Một số lý thuyết của vấn đề nghiên cứu
2.2.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Trong quy trình thương mại quốc tế, mỗi bên tham gia đảm nhận những trách nhiệm và công việc riêng Hoạt động giao hàng xuất khẩu chủ yếu do bên giao nhận vận chuyển thực hiện sau khi ký hợp đồng vận tải với nhà xuất khẩu.
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ chủ động tìm kiếm khách hàng thông qua việc đăng tải thông tin trên Internet, đồng thời liên hệ và hỗ trợ những khách hàng có nhu cầu về dịch vụ giao hàng xuất khẩu.
Bước 2: Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
Nhân viên kinh doanh sẽ nhận thông tin lô hàng của khách bao gồm cảng đến, cảng đi, tên hàng, số lượng, trọng lượng, loại hình vận chuyển, điều kiện giao hàng và thời gian dự kiến xuất hàng.
Bước 3: Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển
Dựa trên thông tin khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với các hãng tàu để tìm hiểu giá cả và lịch trình phù hợp Mỗi hãng tàu đều có lịch trình và tuyến đường riêng, cùng với những thế mạnh đặc trưng trên từng tuyến.
Bước 4: Chào giá cho khách hàng và chấp nhận giá
Nhân viên kinh doanh dựa vào giá chào từ các hãng tàu để tính toán chi phí và đưa ra báo giá cho khách hàng Đồng thời, cần lưu trữ các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu để có thể đối chứng khi cần thiết.
Khi giá cước và lịch trình tàu chạy được khách hàng chấp nhận, họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (booking request) cho bộ phận kinh doanh Yêu cầu này sẽ xác nhận thông tin hàng hóa, bao gồm người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, địa điểm đóng hàng (tại kho của người gửi hoặc bãi container của cảng), cảng hạ container để thông quan xuất khẩu, cảng đến (nước nhập khẩu) và ngày tàu chạy.
Bước 5: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào yêu cầu đặt chỗ của khách hàng để gửi booking request đến hãng tàu Sau khi nhận được yêu cầu, hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công bằng cách gửi booking confirmation, hay còn gọi là lệnh cấp container rỗng Lệnh cấp container rỗng này bao gồm các thông tin quan trọng như số booking, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng giao hàng, cảng chuyển tải (nếu có), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng và giờ cắt máng.
Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển thông tin này đến khách hàng để họ tiến hành đóng hàng và thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu.
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu
- Chuẩn bị hàng hóa: Công ty XK sẽ thực hiện công việc này
- Chuẩn bị phương tiện vận tải:
Nhân viên giao nhận mang lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu tại cảng để đổi lấy container Tại đây, phòng điều độ sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ bao gồm: danh sách đóng gói container, seal tàu, vị trí cấp container, và lệnh cấp container có chữ ký của điều độ cảng cho phép nhận container rỗng.
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu, nơi tài xế cần xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được phê duyệt Sau đó, tài xế sẽ đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và nhận container rỗng để vận chuyển đến kho của người xuất khẩu để đóng hàng.
Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, container sẽ được vận chuyển đến cảng để hạ bãi chờ xếp hàng theo xác nhận đặt chỗ Đồng thời, cần phải thanh toán phí hạ container cho cảng vụ.
- Chuẩn bị chứng từ khai hải quan: Hồ sơ hải quan bao gồm:
+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính ( 1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính
+ Hợp đồng thương mại (invoice): 1 bản chính
+ Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh : bản sao y kèm bản chính đối chiếu ( nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu)
+ Giấy giới thiệu của công ty XK: 1 bản
Khi hồ sơ đã được chuẩn bị đầy đủ, nhân viên giao nhận sẽ mang đến cơ quan kiểm dịch thực vật để tiến hành đăng ký kiểm dịch Tại đây, nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ; nếu mọi thứ hợp lệ, họ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký.
Bước 7: Thông quan hàng hóa xuất khẩu
Nhân viên giao nhận sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử để gửi dữ liệu lên tờ khai qua mạng Khi quá trình truyền dữ liệu thành công, hệ thống hải quan sẽ tự động thông báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Bước 8: Phát hành vận đơn
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất khẩu để phát hành vận đơn cho khách hàng Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng và lập chứng từ hàng xuất Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ bao gồm việc kiểm tra, xử lý và hoàn thiện các tài liệu cần thiết cho quá trình xuất khẩu.
- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa
- Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu
- Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn
Nếu không, nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu yêu cầu cấp vận đơn Sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu và nhận được vận đơn có chữ ký và dấu của người chuyên chở hoặc đại lý, nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, hóa đơn và B/L đến hải quan cảng để xác nhận hàng đã thực xuất Điều này giúp doanh nghiệp có cơ sở hạch toán với các cơ quan như thuế và ngân hàng.
Bước 9: Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, Hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động QTRR trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quản trị rủi ro đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức hoạt động doanh nghiệp, giúp thực hiện mục tiêu sứ mạng và chiến lược kinh doanh Nó hỗ trợ các nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn, nâng cao vị thế và độ an toàn cho tổ chức Trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, hoạt động quản trị rủi ro cũng chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố khác nhau.
2.3.1 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
2.3.1.1 Môi trường chính trị Đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa thì môi trường chính trị của nước xuất khẩu hay nước nhập khẩu đều tác động trực tiếp đến quy trình xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp Do vậy, hoạt động quản trị rủi ro có thể sẽ bị ảnh hưởng nếu môi trường chính trị bất ổn như xảy ra chiến tranh, việc thay đổi chế độ cầm quyền,
Mọi doanh nghiệp đều phải tuân thủ hệ thống pháp luật, với quy định rõ ràng giúp hỗ trợ hoạt động kinh doanh Quy trình xuất khẩu hàng hóa chịu ảnh hưởng từ các vấn đề pháp lý như hải quan, tiêu chuẩn xuất khẩu và vận tải Những yếu tố này có tác động trực tiếp đến quản trị rủi ro của doanh nghiệp.
Các yếu tố kinh tế như lạm phát, lãi suất thị trường, mức độ cạnh tranh và thị trường tài chính có thể tác động mạnh mẽ đến rủi ro trong hoạt động xuất khẩu, đặc biệt khi áp dụng các phương thức quản lý rủi ro.
2.3.2 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
2.3.2.1 Năng lực và quyết định của nhà quản trị
Để quản trị rủi ro hiệu quả, cần có kế hoạch cụ thể và rõ ràng, cùng với kỹ năng phân tích của các nhà quản trị Điều này giúp đưa ra các phương án hiệu quả và cách thức giải quyết rủi ro, từ đó hạn chế tổn thất.
Yếu tố nhân lực là chìa khóa để quy trình xuất khẩu diễn ra nhanh chóng và chính xác Kỹ năng trong việc nắm bắt, dự báo và xử lý các vấn đề phát sinh trong giao hàng xuất khẩu sẽ nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro.
2.3.2.3 Lọai hình kinh doanh của doanh nghiệp
Trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa, có nhiều loại hình doanh nghiệp như cung cấp dịch vụ vận tải đường biển, giao nhận hàng hóa và hoàn tất chứng từ Mỗi loại hình dịch vụ này yêu cầu các phương pháp quản trị rủi ro khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
2.3.2.4 Tính linh hoạt của quy trình xuất khẩu hàng hóa
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển rất phức tạp, gây ra nhiều thách thức cho hoạt động quản trị rủi ro Để quản lý rủi ro hiệu quả, cần phải phân tích và hiểu rõ quy trình xuất khẩu, vì có những yếu tố không thể dự đoán và liên tục thay đổi.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN QUẢN TRỊ RỦI RO
Giới thiệu về đơn vị nghiên cứu
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Logo Công ty TNHH Thương Mại và XNK Hải Gia
Bảng3.1: Thông tin chi tiết công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
Tên quốc tế Hai Gia Trading and import export company Limited
Tên viết tắt Hai Gia Trading anh Import Export CO.,LTD
Mã số thuế 0108663757, địa chỉ tại số 5 - dãy C5, Tập thể nhà máy Pin Văn Điển, Thị trấn Văn Điển, Huyện Thanh Trì, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Người đại diện là Chu Mạnh Hải, điện thoại liên hệ 0983361833.
Quản lý bởi Chi cục thuế huyện Thanh Trì
Loại hình DN Công ty TNHH 2 thành viên trở lên ngoài doanh nghiệp NN Tình trạng Đang hoạt động ( đã được cấp GCN ĐKT)
Thời gian hoạt động tính đến hiện tại
Hải Gia Logistics cam kết hỗ trợ và tư vấn khách hàng hiểu rõ nhu cầu của mình, từ đó lựa chọn dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế phù hợp Chúng tôi luôn nỗ lực cung cấp dịch vụ chất lượng tốt nhất, uy tín và bền vững, tuân thủ các quy định pháp luật trong nước và quốc tế Mục tiêu của Hải Gia Logistics là trở thành đơn vị tin cậy hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế.
3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh chính
Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia chủ yếu cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải đường biển bao gồm:
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển của chúng tôi cung cấp giải pháp gửi hàng xuất khẩu và nhập khẩu từ Việt Nam đến mọi nơi trên thế giới và ngược lại Chúng tôi chuyên cung cấp các loại hình dịch vụ như hàng FCL, door-to-door, container yard, door-container yard và container yard-door, đảm bảo sự thuận tiện và hiệu quả cho khách hàng.
Hải Gia liên tục cải tiến dịch vụ vận chuyển hàng FCL để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ trong quá trình vận chuyển, bao gồm đặt booking với hãng tàu biển, chọn vỏ và cung cấp số Container, phát hành vận đơn House Bill hoặc Master Bill, thu hồi vận đơn House Bill gốc, nâng hạ và xếp dỡ Container cho hãng tàu biển, cũng như thanh toán tất cả các phí tại cảng cho khách hàng.
Dịch vụ door-to-door quốc tế của chúng tôi đảm bảo vận chuyển hàng hóa an toàn và nhanh chóng từ tay người giao đến tay người nhận Chúng tôi cam kết thực hiện đầy đủ các thủ tục hải quan, mang đến sự thuận tiện và tiết kiệm thời gian cho khách hàng.
Công ty Hải Gia Logistics cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ hàng tuần từ các tỉnh thành trên toàn quốc để xuất khẩu đi các nước hoặc nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam (Hàng LCL) Chúng tôi thường xuyên hợp tác với các quốc gia ở khu vực Châu Á và Đông Nam Á, đặc biệt là các cảng lớn như Thượng Hải, Thẩm Quyến và Busan để đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi.
Dịch vụ hải quan của công ty đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của Hải quan đối với hàng hóa, bao gồm các dịch vụ tiêu biểu như thông quan, tư vấn giá, làm thủ tục chứng nhận xuất xứ hàng hóa (certificate of origin), và hỗ trợ các thủ tục hải quan khác.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
Nguồn: Bộ phận nhân sự công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
Ông Chu Mạnh Hải hiện đang giữ vị trí Tổng giám đốc của công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Ông trực tiếp giám sát các đơn vị, phòng ban chức năng và đơn vị trực thuộc Dưới sự lãnh đạo của Tổng giám đốc, công ty có tổng cộng 8 bộ phận chuyên biệt, mỗi bộ phận đảm nhận các vị trí và nhiệm vụ khác nhau.
Bộ phận vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động nghiệp vụ của công ty TNHH Thương mại và XNK, được xem như xương sống của doanh nghiệp Đây là yếu tố then chốt tạo ra giá trị thặng dư, giúp công ty phát triển bền vững.
Bộ phận kinh doanh: Phụ trách Sales và báo giá khách hàng
Bộ phận môi giới hải quan: Bộ phận này đảm nhận việc thực hiện các thủ tục hải quan, giải quyết các vấn đề liên quan đến hải quan
Bộ phận an ninh có nhiệm vụ quản lý và giám sát các vấn đề liên quan đến an ninh toàn công ty, bao gồm việc kiểm soát camera, đảm bảo an toàn kho bãi, quản lý hàng hóa xuất nhập, và xử lý các trường hợp hàng hóa bị mất hoặc hư hỏng.
Bộ phậ n kinh doa nh phậBộ n môi giới hải qua
Bộ ph ận an ni nh
Bộ phận tài chính tế toán
Bộ phận Marketing: Phụ trách hoạt động truyền thông, xây dựng thương hiệu, kết nối nhu cầu giữa khách hàng và công ty…
Bộ phận pháp lý chịu trách nhiệm xử lý tất cả các giấy tờ và hợp đồng có tính pháp lý, đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến tranh chấp và tố tụng.
Bộ phận tài chính- kế toán: Quản lý dòng tiền của công ty
Bộ phận nhân sự: Chịu trách nhiệm về vấn đề nhân sự, chính sách lao động, lương thưởng và các sự kiện nội bộ khác
3.1.4 Năng lực tài chính của công ty
Vốn là yếu tố thiết yếu cho sự tồn tại và phát triển của công ty Khi mới thành lập, công ty đã có vốn điều lệ là 5.240.000.000 đồng (năm tỷ hai trăm bốn mươi triệu đồng).
Công ty đã liên tục gia tăng vốn điều lệ qua các năm, đạt được những bước tiến vững chắc, điều này được thể hiện rõ qua các chỉ số tài chính hiện tại.
Bảng3.2 : Năng lực tài chính của công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia từ năm 2020 đến 6 tháng đầu năm 2023 (đơn vị:Tỷ đồng)
Tài sản có kỳ hạn 5,103 5,497 8,528 10,485
Tổng nợ ( nợ ngắn hạn và nợ dài hạn) 1,240 1,452 2,645 2,940
Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
Vốn cổ phần của công ty giữ ổn định ở mức 1,5 tỷ đồng qua các năm, phản ánh sự ổn định từ các cổ đông Tài sản lưu động chủ yếu gồm vật tư dự trữ phục vụ sản xuất và vận chuyển hàng hóa đúng hạn, bao gồm máy nâng, container, nhiên liệu, phụ tùng thay thế và công cụ lao động nhỏ Ngoài ra, tài sản lưu động còn bao gồm các khoản công nợ chưa thanh toán từ khách hàng Cuối năm 2021-2022, tài sản lưu động tăng đột biến, cho thấy khả năng đầu tư mạnh mẽ vào máy móc và công nghệ, đồng thời thúc đẩy phát triển mô hình giao nhận hàng hóa quốc tế và cho thuê kho bãi Tài sản có kỳ hạn cũng được ghi nhận trong năm này.
Năm 2022 chứng kiến sự tăng trưởng vượt bậc so với hai năm trước, phản ánh thực trạng tích cực của công ty sau khi lệnh đóng cửa biên giới vì đại dịch Covid được dỡ bỏ Điều này cho thấy hiệu quả của các giải pháp khắc phục chuỗi cung ứng và sự mở rộng dịch vụ giao nhận quốc tế vào cuối năm 2021 và 2022.
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH Thương Mại và
3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020- 6 tháng đầu năm 2023
Sau hơn 5 năm hình thành và phát triển, Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia đã vượt qua nhiều thách thức và gặt hái thành công đáng kể trong các lĩnh vực kinh doanh Kết quả hoạt động của công ty trong giai đoạn 2020 đến nửa đầu năm 2023 đã chứng minh rõ nét cho sự phát triển bền vững và hiệu quả của Hải Gia.
Biểu đồ 3.1:Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2020 đến 6 tháng đầu năm 2023
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Thương mại và XNK XNK Hải Gia
Theo số liệu từ biểu đồ trên, doanh thu của công ty đã có sự tăng trưởng nhất định trong những năm gần đây
Năm 2020-2021: Doanh thu của công ty trong trong giai đoạn này chỉ tăng
Năm nay, công ty đạt doanh thu 920 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng trưởng 9,27% so với năm trước Tuy nhiên, sự tăng trưởng chậm này chủ yếu do công ty vừa mới thành lập vào năm 2019, thiếu kinh nghiệm và chưa thiết lập được các đối tác xuất nhập khẩu ổn định Thêm vào đó, tình trạng gián đoạn thương mại quốc tế kéo dài do ảnh hưởng của COVID-19 đã khiến công ty gặp nhiều khó khăn.
Công ty đã trải qua giai đoạn phục hồi mạnh mẽ về doanh thu trong năm 2021-2022, với mức tăng trưởng 56,91% tương đương 6,17 tỷ đồng so với năm 2021 Sự phục hồi này cho thấy công ty đã vượt qua khó khăn sau đại dịch Covid-19 và đã thiết lập được vị thế nhất định trên thị trường nhờ vào sự đổi mới và cải tiến chất lượng dịch vụ Trong giai đoạn 2022-6 tháng đầu năm 2023, công ty tiếp tục đạt mức tăng trưởng doanh thu gần 30%, tương đương 5,103 tỷ đồng so với năm 2022, bất chấp những ảnh hưởng từ chiến tranh Nga-Ukraine.
Nhìn chung, lợi nhuận của công ty vẫn tăng lên qua các năm Từ năm 2020-
Năm 2021, lợi nhuận của công ty tăng không đáng kể do mới bắt đầu hoạt động và gặp nhiều rủi ro do thiếu kinh nghiệm, dẫn đến tổn thất lớn Trong những năm tiếp theo, lợi nhuận tăng trưởng ổn định với mức bình quân 2 tỷ đồng/năm Đặc biệt, trong 6 tháng đầu năm 2023, công ty đã đạt lợi nhuận 1,882 tỷ đồng, tương đương 116% so với lợi nhuận năm 2021.
2022 Đây có lẽ là con số đáng tự hào của công ty sau những khó khăn liên tiếp kéo dài
Biều đồ 3.2 : Doanh thu từ các thị trường chính của công ty 2020-6 tháng đầu năm 2023
Nguồn: Phòng kinh doanh công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
Biểu đồ thống kê cho thấy công ty đã vận chuyển hàng hóa đến hầu hết các châu lục, với các quốc gia lớn như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Mỹ và Hồng Kông Thị trường chính mang lại doanh thu lớn nhất cho công ty là Trung Quốc, chiếm 36%, nhờ vào hệ thống cảng biển thuận tiện cho giao thương quốc tế như Shanghai, Ningbo và Xiamen, cùng với việc giao hàng bằng đường bộ qua các cửa khẩu như Bằng Tường và Đông Hưng Hàn Quốc đứng thứ hai với tỷ trọng 28%, chủ yếu nhận các đơn hàng xuất khẩu từ công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia, tập trung vào nhóm hàng máy vi tính và linh kiện điện tử.
Sau Trung Quốc và Hàn Quốc, Nhật Bản là thị trường quan trọng thứ ba mang lại doanh thu lớn cho công ty từ hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế, với tỷ lệ chiếm 19%.
Mỹ chiếm 10%; Hồng Kông chiếm 5% và các quốc gia khác chiếm 2%
3.2.2 Tình hình hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương Mại và XNK Hải Gia giai đoạn 2020- 6 tháng đầu năm 2023
Hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia trong giai đoạn 2020-2023 đã trở thành một trong những dịch vụ mang lại doanh thu cao nhất cho doanh nghiệp.
Biểu đồ 3.3 : Doanh thu từ hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia (Đơn vị: Tỷ đồng)
Nguồn: Tài chính- kế toán công ty TNHH Hải Gia
Biểu đồ báo cáo tài chính của công ty cho thấy doanh thu từ hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển trong năm 2020-2021 đạt 4,082 tỷ đồng và 4,316 tỷ đồng, tương ứng chiếm 41,15% và 39,82% Trong bối cảnh thương mại quốc tế gặp nhiều khó khăn và biến động phức tạp, công ty đã nỗ lực tăng cường kim ngạch xuất khẩu, góp phần đưa Việt Nam trở thành một trong những quốc gia có tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu dương trong giai đoạn này.
Trong giai đoạn từ năm 2022 đến nửa đầu năm 2023, doanh thu từ dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp đã tăng lên lần lượt 6,584 tỷ đồng và 10,235 tỷ đồng, cho thấy nỗ lực không ngừng của công ty trong việc cải tiến dịch vụ cho khách hàng Công ty cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đến mọi quốc gia trên thế giới, sử dụng phương thức vận tải Container (FCL) và hàng lẻ (LCL).
Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty
ty TNHH Thương Mại và XNK Hải Gia
Quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia bao gồm các bước sau: thực tập tại công ty, thu thập thông tin khảo sát, và thực hiện quy trình giao hàng.
Sơ đồ 3.2: Quy trình chung của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bước đầu tiên trong quy trình vận hành của công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia là đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng Bộ phận kinh doanh tìm kiếm khách hàng thông qua việc quảng bá trên Internet và tiếp nhận yêu cầu cùng thông tin lô hàng như cảng đi, cảng đến, tên hàng, số lượng, trọng lượng và loại hình vận chuyển Sau đó, họ liên hệ với các hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp Dựa trên giá chào từ các hãng tàu, bộ phận kinh doanh sẽ tính toán chi phí và tiến hành đàm phán trước khi ký kết hợp đồng với khách hàng.
Tập hợp bộ chứng từ và thanh toán với khách hàng
Chuẩn bị hàng xuất và đóng hàng
Để thực hiện thủ tục hải quan, đầu tiên, bạn cần giao hàng cho quan tàu và nhận B/L Tiếp theo, hãy đặt booking và lấy container rỗng tại cảng để chào giá cho khách hàng Sau khi gửi báo giá, đợi khách hàng xác nhận trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
Nếu khách hàng đồng ý với mức giá đã đề xuất, hai bên sẽ ký hợp đồng dịch vụ, ủy thác Hải Gia Logistics thực hiện giao hàng và các thủ tục liên quan đến lô hàng xuất khẩu Sau đó, hai bên sẽ thống nhất nội dung hợp đồng, bao gồm các điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), và trách nhiệm của mỗi bên.
Nếu khách hàng không đồng ý với mức giá đã đề xuất, bộ phận kinh doanh sẽ tiếp tục liên hệ với các đại lý để xin giá và tính toán chi phí phù hợp với nhu cầu của khách hàng, sau đó gửi báo giá mới cho khách hàng.
Bước 2: Đặt booking và nhận container rỗng tại cảng Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, chủ hàng cần gửi yêu cầu đặt chỗ để xác nhận thông tin hàng hóa với công ty Công ty sẽ thu thập tất cả thông tin cần thiết liên quan đến lô hàng.
The sales department will send a booking request to ONE - Ocean Network Express to secure space on a vessel In response, the shipping company will provide a Booking Confirmation, which serves as a container release order, confirming that space has been reserved This Booking Confirmation includes essential details such as the booking number, vessel name, port of loading, port of discharge, transshipment port, and the location for the empty container release.
Sau khi nhận được Booking Confirmation từ hãng tàu, bộ phận kinh doanh sẽ chuyển thông tin lô hàng xuất khẩu cho bộ phận vận hành Bộ phận này sẽ phối hợp với khách hàng để đưa container rỗng đến kho của khách hàng nhằm đóng hàng và vận chuyển ra cảng Đối với hàng LCL, xe tải sẽ được sử dụng để chở hàng lẻ đến kho CFS.
Bộ phận vận hành thực hiện việc cấp lệnh container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lấy container Tại phòng điều độ ở cảng, nhân viên vận hành nhận một bộ hồ sơ và chuyển giao cho tài xế kéo container Tài xế sẽ đưa bộ hồ sơ này đến bãi chỉ định của hãng tàu, xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt và thanh toán phí nâng container cho phòng thương vụ bãi Cuối cùng, container rỗng sẽ được vận chuyển đến kho của người xuất khẩu để đóng hàng.
Khi hàng hóa đã được người xuất khẩu chuẩn bị sẵn trong kho, bộ phận vận hành sẽ chỉ cần đưa container đến kho để giao hàng Nếu hàng hóa nằm ở nhiều kho khác nhau, chúng sẽ được tập trung về một kho duy nhất để tiến hành đóng hàng.
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tiềm ẩn nhiều rủi ro, vì vậy việc đảm bảo an toàn cho hàng hóa và bồi thường tổn thất là rất cần thiết Một trong những giải pháp hiệu quả là mua bảo hiểm hàng hóa từ công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia hoặc các công ty bảo hiểm khác Các điều kiện trong hợp đồng bảo hiểm sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hàng hóa, bao bì, hãng tàu chuyên chở và phương thức xếp hàng.
Để hoàn tất thủ tục hải quan, bộ phận môi giới hải quan sẽ thực hiện các quy trình cần thiết tại Chi cục Hải Quan Cảng Đình Vũ, thành phố Hải Phòng.
Các bước làm thủ tục hải quan như sau:
Để mở tờ khai hải quan, công ty cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ và hồ sơ hải quan cho hàng xuất khẩu.
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính dành cho người xuất khẩu và 1 bản do chi cục hải quan cảng Đình Vũ lưu
- Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao và 1 bản chính
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) 1 Bản chính
- Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing list): 1 bản chính
- Booking: 1 bản chính Đăng ký tờ khai
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết nội dung và hàng hóa từ tờ khai hải quan Sau đó, tờ khai sẽ được đóng dấu và chuyển cho bộ phận trả tờ khai Công ty sẽ nhận kết quả phân luồng qua hệ thống, với ba trường hợp có thể xảy ra.
Luồng xanh là quy trình mà công ty in 2 bản tờ khai hải quan xuất khẩu hàng hóa và nộp tại chi cục Hải quan cảng Đình Vũ, Hải Phòng Công ty thực hiện nghĩa vụ nộp thuế tại Kho bạc Nhà nước Hải An, số hiệu tài khoản 7111 (nếu có), và nộp phí thông quan Cuối cùng, công ty nhận bản tờ khai đã được đóng dấu thông quan để tiến hành giải phóng hàng tại địa điểm lưu giữ.
Thực trạng về hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương Mại và XNK Hải Gia
3.4.1 Nhận dạng rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương Mại và XNK Hải Gia
Theo khảo sát từ 20 nhân lực trong các bộ phận khác nhau của công ty, hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia gặp nhiều rủi ro hơn so với các phương thức giao hàng xuất khẩu khác Doanh nghiệp thường thực hiện đầy đủ quy trình nhận dạng rủi ro trong suốt quá trình giao hàng xuất khẩu.
Biểu đồ 3.4 : Đánh giá các phương pháp nhận diện rủi ro của công ty TNHH
Thương mại và XNK Hải Gia
Nguồn: Kết quả khảo sát
Kết quả khảo sát trong doanh nghiệp cho thấy, 75% rủi ro chủ yếu được nhận diện và đánh giá thông qua phương pháp xây dựng bảng liệt kê và thanh tra hiện trường Trong khi đó, các phương pháp báo cáo tài chính và lưu đồ chỉ chiếm 25% tổng số phiếu, tương đương 5 phiếu.
Cụ thể đối với quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp thường gặp các rủi ro sau:
Bảng 3: Các rủi ro thường gặp trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
Quy trình giao hàng xuất khẩu
Rủi ro thường gặp Tình huống thực tiễn
Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng
+Rủi ro từ phía đối tác + Hàng hóa bị hạn chế xuất khẩu
+Rủi ro từ phía doanh nghiệp
+Đối tác không nắm rõ thông tin lô hàng xuất khẩu
+Nhân viên kinh doanh mới vào làm, chưa có kinh nghiệm, dẫn đến làm sai quy trình trong bản hợp đồng
Bước 2: Đặt booking và lấy container rỗng tại cảng
+Sử dụng sai loại container trên booking +Bị nhầm tên giữa các cảng
+ Chọn vỏ container chưa đúng với hàng hóa
+ Tình trạng container không tốt
Sử dụng container của ZIM để xuất khẩu sang Mỹ nhưng lại đặt chỗ qua CMA, trong khi đơn hàng của ZIM hướng tới Trung Quốc, đã gây ra sự nhầm lẫn Thêm vào đó, việc nhầm lẫn tên cảng Đình Vũ và PTSC Đình Vũ cũng đã xảy ra Hơn nữa, tình trạng container không tốt đã dẫn đến hư hỏng hàng hóa, tạo ra tranh cãi giữa doanh nghiệp và hãng tàu.
Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất và đóng hàng
+Chuẩn bị hàng không kịp
+ Đóng hàng không chắc chắn
Khi xuất khẩu hàng hóa, nếu một lô hàng gồm hai container nhưng chỉ có một container được vận chuyển, cần liên hệ ngay với hãng tàu để yêu cầu cho container còn lại đi trước và chờ tại cảng trung chuyển Sau đó, hai container sẽ được đưa đến cảng đích cùng chuyến tàu.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan
+Nhập sai dữ liệu lên hệ thống
+Sai sót trong số vận đơn, số container, tên hàng, lượng hàng hóa
Bước 5: Giao hàng cho tàu và lấy B/L
+Phương tiện chở hàng gặp sự cố
+Phân loại sai hàng hóa +Hàng hóa bị thiếu
Sự cố thiên tai như bão lũ đã gây ra chậm trễ trong thời gian giao hàng cho tàu Ngoài ra, việc phân loại hàng hóa không đúng cách cũng dẫn đến tình trạng hàng hóa không được phép lên tàu, do các quy định nghiêm ngặt về hàng hóa của tàu.
Bước 6: Tập hợp bộ chứng từ và thanh toán với khách hàng
+Thanh toán chậm +Thất lạc chứng từ
+Thiếu chứng từ thanh toán trong bộ hồ sơ dẫn đến thanh toán chậm
Nguồn: Kết quả khảo sát
Biểu đồ 3.5 : Đánh giá khả năng dễ nhận diện rủi ro trong các bước xuất khẩu
Nguồn: Kết quả khảo sát
Theo kết quả khảo sát, 32% ý kiến cho rằng quy trình “Đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng” và 27% cho rằng “Đặt booking và lấy container rỗng” là những quy trình dễ nhận diện rủi ro nhất Rủi ro trong các quy trình này chủ yếu xuất phát từ sự sơ xuất và thiếu hiểu biết cũng như kinh nghiệm của nhân viên và đối tác Ngược lại, một số quy trình khác được nhân viên đánh giá là khó nhận biết rủi ro do các rủi ro thường xảy ra bất ngờ và khó dự đoán.
Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia đã gặp phải sự cố trong quá trình xuất khẩu linh kiện điện tử sang Hàn Quốc khi lô hàng bị từ chối nhập khẩu do sai sót trong phân loại hàng hóa Mặc dù các thông tin về sản phẩm đã được xác minh đúng đắn trước khi giao hàng, nhưng tại cảng Kyung, nhân viên hải quan phát hiện tên hàng hóa ghi là “Linh kiện điện tử phụ”, trong khi thực tế là các sản phẩm chính, dẫn đến yêu cầu thuế và chứng nhận hải quan khác nhau Việc này không chỉ làm lô hàng không được nhập khẩu mà còn khiến công ty phải chịu thêm chi phí và thực hiện thủ tục hải quan sửa đổi, dẫn đến việc trì hoãn tiến độ giao hàng và yêu cầu các bộ phận phải xử lý lại từ đầu.
Hình ảnh: Bảng kê khai hàng hóa xuất khẩu đạt tiêu chí “CTH” của công ty
TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
Nguồn: Bộ phận kinh doanh công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
3.4.2 Phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
Bảng 3.4 : Nguyên nhân các rủi ro của công ty TNHH Thương mại và XNK
Rủi ro thường gặp Nguyên nhân của rủi ro
+Rủi ro từ phía đối tác
+ Hàng hóa bị hạn chế xuất khẩu
+Rủi ro từ phía doanh nghiệp
- Không tìm hiểu kỹ thông tin từ phía đối tác của mình
- Nhân viên chưa tích lũy đủ kiến thức và kinh nghiệm làm việc
- Doanh nghiệp chưa đầu tư đào tạo bồi dưỡng nhân viên một cách bài bản
+Sử dụng sai loại container trên booking
+Bị nhầm tên giữa các cảng
+ Chọn vỏ container chưa đúng với hàng hóa
+ Tình trạng container không tốt
- Do chủ quan trong quá trình booking tàu
- Nhân viên chưa tích lũy đủ kiến thức và kinh nghiệm làm việc
+Chuẩn bị hàng không kịp
+ Đóng hàng không chắc chắn
- Do yếu tố kỹ thuật còn lạc hậu, tàu biển cũ, khả năng bảo quản kém
- Thiếu thiết bị hỗ trợ bốc dỡ và thiết bị hỗ trợ bốc dỡ kém chất lượng
+Nhập sai dữ liệu lên hệ thống
- Sơ xuất từ phía doanh nghiệp và sự chủ quan của đối tác khi chưa kiểm tra kỹ
+Phương tiện chở hàng gặp sự cố
+Phân loại sai hàng hóa
- Do ảnh hưởng của thời tiết
- Do nhân viên không đối xứng kỹ lượng hàng hóa thực tế và hàng hóa trong chứng từ, dẫn đến thiếu hàng, phân loại hàng sai
- Không đồng nhất đồng tiền thanh toán, tỷ giá biến động không kiểm soát được
- Khủng hoảng kinh tế khiến đồng tiền mất giá, ngân hàng hai bên chậm trễ trong quá trình thanh toán
Ngoài những nguyên nhân liên quan đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, công ty còn đối mặt với rủi ro do sai lầm trong việc chọn lựa chiến lược kinh doanh và cơ chế quản lý Thiếu thông tin về thị trường và đặc tính sản phẩm cũng góp phần vào vấn đề này Hơn nữa, sự không đồng bộ giữa các bộ phận trong quy trình làm việc và việc thiếu đào tạo cho đội ngũ nhân viên đã dẫn đến sự chênh lệch về kỹ năng và kinh nghiệm của từng cá nhân.
Bộ phận giám sát và vận hành của công ty cần nâng cao sự chú ý và trách nhiệm trong công việc để giảm thiểu rủi ro trong quy trình giao hàng bằng đường biển Đồng thời, bộ phận nhân sự nên tổ chức thêm các lớp đào tạo nhằm trang bị kiến thức, chuyên môn và kỹ năng xử lý các tình huống bất ngờ cho nhân viên.
Khi đối mặt với rủi ro không lường trước, công ty phải gánh chịu nhiều tổn thất, bao gồm chi phí bồi thường nếu lỗi thuộc về mình, phụ phí vận chuyển và thời gian bị mất trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Những yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng mà còn có thể làm giảm uy tín của công ty trong mắt đối tác.
3.4.2.2 Đo lường rủi ro Đối với mỗi bước trong quy trình đều có những rủi ro nhất định và khả năng tổn thất cũng phụ thuộc vào từng loại rủi ro
Bảng3.5 : Bảng đo lường khả năng xảy ra và mức độ rủi ro theo nhóm
Khả năng xảy ra thấp, mức độ tổn thất thấp
Khả năng xảy ra thấp, mức độ tổn thất cao
Khả năng xảy ra cao, mức độ tổn thất thấp
Khả năng xảy ra cao, mức độ tổn thất cao
-Hàng hóa bị hạn chế xuất khẩu
Số lượng hàng hóa thực tế khác với chứng từ được bàn giao
-Sử dụng sai loại container trên booking -Chọn vỏ container chưa đúng với loại hàng
Nhầm tên giữa các cảng
Chuẩn bị hàng không kịp Đóng hàng không chắc chắn
Chứng từ sai Nhập dữ liệu muộn Nhập sai dữ liệu trên hệ thống
Phân loại sai hàng hóa Phương tiện chở hàng gặp sự cố
Nguồn: Kết quả khảo sát
Từ bảng đo lường thu được từ kết quả khảo sát, ta có thể thấy:
Bước đầu tiên trong quy trình là đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng Tại giai đoạn này, rủi ro dễ nhận biết và có thể phòng tránh, dẫn đến khả năng xảy ra rủi ro thấp và tổn thất thường không lớn Những rủi ro phổ biến như hàng hóa bị hạn chế xuất khẩu hoặc số lượng hàng hóa không khớp với chứng từ đã được công ty giải quyết bằng cách sửa đổi chứng từ trong quy trình tiếp theo, do đó không gây thiệt hại lớn đến doanh thu.
Bước 2 trong quy trình đặt booking và lấy container rỗng tại tàu có khả năng xảy ra rủi ro thấp nhưng mức độ tổn thất lại cao Mặc dù vậy, công ty chưa ghi nhận rủi ro trong bước này nhờ vào sự kiểm soát chặt chẽ từ lãnh đạo Bên cạnh đó, đây cũng là bước dễ dàng nhận biết rủi ro sau bước 1, với những rủi ro thường được dự đoán và phòng tránh hiệu quả.
Bước 3 trong quy trình chuẩn bị hàng xuất và đóng hàng yêu cầu khảo sát bộ phận vận hành để đánh giá rủi ro Mặc dù rủi ro thường xuyên xảy ra, nhưng tổn thất thường không lớn, chủ yếu do các nguyên nhân khách quan như thời tiết không ổn định hoặc sự cố máy móc Những vấn đề này có thể làm kéo dài thời gian chuẩn bị hàng hoặc gây khó khăn trong quá trình đóng gói do máy móc bị hoen rỉ Tuy nhiên, bộ phận vận hành vẫn có khả năng kiểm soát những rủi ro này.
Bước 4 trong quy trình xuất nhập khẩu là thủ tục hải quan, yêu cầu đội ngũ có kiến thức và kinh nghiệm để xử lý giấy tờ một cách chi tiết Theo khảo sát từ bộ phận môi giới hải quan, quy trình này thường ít rủi ro, nhưng nếu xảy ra, tổn thất có thể rất lớn, dẫn đến hàng hoá không được thông quan và kéo dài thời gian giao hàng, làm mất uy tín với đối tác Vì vậy, nhân viên trong bộ phận này cần cẩn thận và tỉ mỉ trong việc nhập và rà soát dữ liệu.
Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương Mại và XNK Hải Gia
Trong quá trình thực tập và nghiên cứu về quản trị rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia, tôi nhận thấy công ty đã có sự phát triển đáng kể và đạt được nhiều thành công.
- Trong quá trình nhận dạng rủi ro
Mỗi quý, giám đốc công ty tổng hợp và báo cáo các rủi ro thường gặp trong từng khâu giao nhận hàng hóa bằng đường biển, cùng với tổn thất của từng quy trình Điều này giúp từng cá nhân trong các bộ phận nhận biết rõ ràng về rủi ro trong quy trình của mình và tìm cách phòng tránh hiệu quả.
Trước khi ký hợp đồng, công ty thường cử nhân sự khảo sát thị trường và tiềm năng của đối tác, đồng thời hoạch định kế hoạch cho từng bộ phận nhằm đảm bảo quy trình giao hàng diễn ra thuận lợi.
- Trong hoạt động phân tích và đo lường
Mỗi rủi ro mà công ty gặp phải đều được phân tích nguyên nhân gốc rễ, từ đó đề ra các biện pháp khắc phục tối ưu Nhờ vào việc phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, công ty đã giảm thiểu đáng kể số lượng rủi ro xảy ra cũng như mức độ nghiêm trọng của chúng.
Công ty luôn tìm kiếm và tuyển chọn những nhân tài xuất sắc, với yêu cầu nhân viên ở các vị trí then chốt phải có trình độ đại học hoặc ít nhất một năm kinh nghiệm làm việc Đội ngũ nhân viên không ngừng nỗ lực hoàn thiện công việc và thể hiện trách nhiệm lớn đối với nhiệm vụ của mình, đồng thời cùng nhau nâng cao kiến thức về quản trị rủi ro một cách hiệu quả nhất.
- Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia đã nâng cao hoạt động kiểm soát rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, dẫn đến việc giảm đáng kể số lượng rủi ro trong từng quy trình Sự giám sát chi tiết từ cấp trên và liên kết chặt chẽ giữa các khâu trong quá trình giao hàng là yếu tố then chốt Năng lực nhân sự đóng góp 75% vào hiệu quả quản trị rủi ro, vì vậy công ty đã áp dụng chính sách khen thưởng cho những cá nhân thực hiện tốt nhiệm vụ và phạt đối với những người gây ra thiệt hại do sự chủ quan.
- Trong hoạt động tài trợ rủi ro
Công ty áp dụng các phương pháp tài trợ rủi ro linh hoạt và đa dạng, giúp tối ưu hóa lợi ích từ việc tài trợ cho lô hàng Chiến lược thành công nhất của công ty là duy trì và phát triển hợp tác trong tài trợ rủi ro, qua đó giảm thiểu đáng kể tổn thất cho doanh nghiệp.
3.5.2 Hạn chế còn tồn tại
Mặc dù công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia đã đạt được nhiều thành công, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế gây ra tổn thất cho doanh nghiệp Dưới đây là những vấn đề còn tồn tại mà công ty cần khắc phục.
- Trong quá trình nhận dạng rủi ro
Theo thống kê khảo sát, phương pháp nhận dạng rủi ro hiện tại chưa hiệu quả, và việc xây dựng danh sách rủi ro không phù hợp với tình hình thực tế Các rủi ro trước đây không thể áp dụng để giải quyết những rủi ro hiện tại, trong khi chính sách pháp luật ngày càng nghiêm ngặt trong quy trình xuất khẩu Mặc dù phương pháp thanh tra tại hiện trường giúp giải quyết các vấn đề rủi ro phát sinh, nhưng nó lại tốn nhiều chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.
Khi công ty ký kết quá nhiều hợp đồng, tình trạng chồng chéo công việc dễ xảy ra, gây khó khăn trong việc thực hiện các quy trình một cách hợp lý Việc sắp xếp thứ tự công việc không phù hợp có thể dẫn đến những rủi ro không thể nhận diện, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Trong hoạt động phân tích và đo lường
Theo khảo sát với 20 nhân sự, gồm 10 từ bộ phận kinh doanh, 5 từ bộ phận môi giới hải quan và một số từ các bộ phận khác, cho thấy rằng hầu hết các tổn thất trong công ty xuất phát từ sự thiếu hiểu biết và kinh nghiệm của nhân viên Nhiều nhân viên thiếu nhiệt huyết trong công việc dẫn đến các sai sót như nhầm tên cảng và lựa chọn vỏ container không đúng loại Mặc dù được đào tạo bài bản từ các trường đại học về quy trình xử lý, nhưng thực tế cho thấy rằng các rủi ro không giống nhau và không hoàn toàn theo lý thuyết, làm tăng nguy cơ rủi ro cho công ty.
Công ty cần đầu tư vào máy móc và thiết bị hiện đại, phù hợp với xu hướng thị trường hiện tại, bao gồm việc nâng cấp máy nâng và bổ sung hệ thống nhập dữ liệu, nhằm cải thiện khả năng kiểm soát đơn hàng hiệu quả hơn.
- Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Mặc dù doanh nghiệp đã triển khai nhiều hoạt động kiểm soát rủi ro, nhưng những biện pháp này chỉ mang tính chất hạn chế và chưa thực sự triệt để trong việc giảm thiểu rủi ro.
Theo khảo sát, năng lực và quyết định của nhà quản trị chỉ chiếm 10% trong các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị rủi ro của doanh nghiệp Nguyên nhân là do công ty chưa có bộ phận chuyên trách nghiên cứu và xử lý các vấn đề liên quan đến quản trị rủi ro Các biện pháp kiểm soát rủi ro chủ yếu được đưa ra dưới hình thức lệnh từ cấp trên xuống.
Công ty chưa thực hiện đào tạo bài bản cho nhân viên về cách xử lý rủi ro trong từng quy trình, dẫn đến việc nhân viên thường chờ đợi chỉ đạo từ cấp trên khi xảy ra sự cố Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn làm giảm khả năng kiểm soát quy trình.
- Trong hoạt động tài trợ rủi ro
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG
Định hướng phát triển quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
Đến năm 2025, công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia cam kết tạo ra giá trị và đảm bảo tăng trưởng bền vững thông qua tối đa hóa lợi ích từ các hoạt động kinh doanh Hải Gia Logistics sẽ phát huy thế mạnh và khắc phục những hạn chế hiện tại, đồng thời chú trọng vào quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhằm đạt được thành công trong tương lai.
Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia cần xác định và đánh giá rủi ro một cách hoàn thiện thông qua các phương pháp như xây dựng bảng liệt kê, thanh tra hiện trường và phân tích báo cáo tài chính Việc này giúp nhận diện nguồn gốc rủi ro và mức độ tổn thất mà chúng gây ra cho công ty, từ đó tìm kiếm biện pháp né tránh và khắc phục Để nâng cao hiệu quả quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, ban Giám đốc nên thường xuyên chia sẻ các trường hợp rủi ro mà công ty thường gặp phải để cùng nhau đánh giá và đưa ra ý kiến.
Để giảm thiểu rủi ro, cần áp dụng và phát triển các biện pháp đối phó hiệu quả, bao gồm tăng cường an ninh hàng hóa, mua bảo hiểm cho tài sản và thực hiện các quy định an toàn nghiêm ngặt trong quy trình vận chuyển.
Hệ thống hóa quy trình quản trị rủi ro là cần thiết để xây dựng một hệ thống quản trị rủi ro hiệu quả Điều này bao gồm việc thiết lập quy trình theo dõi, đánh giá và phản hồi nhằm giảm thiểu rủi ro trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
Nhân lực đóng vai trò quan trọng trong phát triển dịch vụ logistics bền vững, vì vậy việc nâng cao nhận thức về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là cần thiết Đầu tư vào đội ngũ nhân viên chất lượng và có trình độ chuyên môn là ưu tiên hàng đầu Công ty nên tổ chức các buổi đào tạo thực tế nhằm giúp nhân viên nhận diện, phân tích, đo lường và kiểm soát rủi ro, từ đó tăng cường khả năng xử lý linh hoạt các tình huống rủi ro trong từng quy trình.
Để đảm bảo quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển hiệu quả, các doanh nghiệp cần mở rộng và duy trì mối quan hệ lâu dài với các đối tác đáng tin cậy trong và ngoài nước Việc tăng cường liên doanh và hợp tác với các công ty vận tải quốc tế sẽ giúp học hỏi và cải thiện phương pháp quản lý rủi ro Đồng thời, xây dựng mối quan hệ vững chắc với các đối tác vận chuyển, cảng biển và công ty bảo hiểm là yếu tố quan trọng để xử lý các rủi ro một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Công ty tiến hành thanh tra hiện trường định kỳ nhằm đánh giá hiệu quả của hệ thống quản trị rủi ro, đảm bảo rằng nó luôn đáp ứng các yêu cầu thay đổi của môi trường kinh doanh.
Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia
4.2.1 Xây dựng các quy trình nghiệp vụ trong quản trị rủi ro
Để nâng cao khả năng nhận dạng rủi ro, công ty nên kết hợp song song các phương pháp như lưu đồ và xây dựng bảng liệt kê, thay vì chỉ liệt kê những rủi ro đã gặp phải Phương pháp lưu đồ sẽ giúp chỉ ra rủi ro trong từng quy trình giao hàng xuất khẩu, từ khi nhận hàng từ xưởng cho đến khi đến tay khách hàng cuối cùng Việc kết hợp hai phương pháp này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc nhận dạng rủi ro một cách chủ động và hiệu quả hơn.
Công ty cần tổ chức nhân lực hiệu quả bằng cách phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, nhằm tránh chồng chéo công việc Việc tuyển dụng nhân sự phù hợp cho từng vị trí hoặc mở lớp đào tạo toàn diện sẽ giúp các bộ phận hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, nâng cao hiệu suất làm việc chung.
❖Trong hoạt động phân tích và đo lường
Phân tích dữ liệu lịch sử về các trường hợp rủi ro trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển giúp nhận diện mô hình và xu hướng rủi ro, từ đó dự đoán và phòng tránh các rủi ro tiềm ẩn trong tương lai.
Sự thành công của công ty phụ thuộc vào nhân viên, khả năng phục vụ khách hàng, và uy tín dịch vụ Để đạt được mục tiêu tương lai, công ty cần đầu tư vào phát triển nhân lực, cải thiện khả năng thu hút và giữ chân khách hàng, đồng thời tạo ra sự khác biệt trong dịch vụ.
Nâng cao chất lượng nội dung đào tạo là ưu tiên hàng đầu, với mục tiêu chuyên sâu và đảm bảo tính khoa học Chương trình đào tạo sẽ tập trung vào việc phát triển các kỹ năng cần thiết để xử lý các rủi ro bất ngờ một cách hiệu quả.
Khuyến khích nhân viên có kinh nghiệm lâu năm chia sẻ và hướng dẫn nghiệp vụ chuyên sâu về giao hàng xuất khẩu, bao gồm khai báo hải quan và vận tải, cho nhân viên mới tại công ty thông qua việc tổ chức các buổi tọa đàm trực tiếp.
Cải tiến phương thức đào tạo nhân lực trong ngành vận tải biển là cần thiết, bao gồm việc kết hợp giữa đào tạo lý thuyết và thực hành Việc tổ chức các buổi thanh tra hiện trường và đi thực tế tại cảng biển sẽ giúp nhân viên công ty có cái nhìn tổng thể hơn về quy trình giao hàng xuất khẩu, từ đó nâng cao khả năng đánh giá chi tiết các rủi ro liên quan.
Để nâng cao hiệu quả giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia cần đầu tư vào nguồn nhân lực và trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc hiện đại Việc này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình giao hàng mà còn giúp chủ động phòng ngừa rủi ro, đảm bảo an toàn và hiệu quả cho hoạt động xuất khẩu.
❖Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Công ty nên hợp tác với các chuyên gia có kinh nghiệm trong xử lý hàng hóa để phân tích và dự đoán các rủi ro trong từng quy trình đơn hàng, từ đó tư vấn các biện pháp phòng ngừa hiệu quả Dựa vào các phương pháp nhận diện rủi ro, công ty cần thiết lập các quy định rõ ràng về trách nhiệm của các bên liên quan khi xảy ra sự cố, giúp nhân viên tự giải quyết vấn đề mà không cần chờ chỉ đạo từ cấp trên, giảm thiểu thời gian phản hồi Bên cạnh đó, trong quá trình vận chuyển, công ty phải thường xuyên cập nhật lịch trình và tình trạng lô hàng cho các bên liên quan để đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng và kịp thời.
❖Trong hoạt động tài trợ rủi ro
Bộ phận kế toán cần thống kê chi tiết dòng tiền ra vào của công ty theo từng quý và nộp báo cáo lên cấp trên để theo dõi liên tục, nhằm khắc phục kịp thời tình trạng thất thoát ngân sách do nợ từ tổn thất ngoài dự tính Bên cạnh việc mua bảo hiểm phòng ngừa rủi ro, công ty nên xây dựng quỹ dự phòng rủi ro và sử dụng công cụ phái sinh để quản lý nguy cơ và rủi ro về tỷ giá hối đoái cũng như lãi suất.
4.2.2 Xây dựng quy trình xử lý cố định và hiệu quả các rủi ro thường gặp phải Để quản trị rủi ro một cách hiệu quả trong dài hạn, công ty cần chú trọng xây dựng một quy trình xử lý rủi ro đối với những rủi ro thường gặp phải, cụ thể:
Quá trình phân tích rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia cho thấy nguyên nhân chính dẫn đến rủi ro thường xuất phát từ sự bất cẩn của nhân viên, sơ xuất của doanh nghiệp và sự chủ quan từ phía đối tác Do đó, ban lãnh đạo cần thiết lập các điều khoản rõ ràng về trách nhiệm của từng bên khi xảy ra rủi ro, chẳng hạn như áp dụng mức phạt cho nhân viên trong trường hợp sơ xuất hoặc yêu cầu đối tác chịu toàn bộ chi phí thiệt hại do lỗi của họ Bằng cách thực hiện các giải pháp này, quy trình giao hàng xuất khẩu sẽ hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao uy tín của công ty với đối tác và tạo sự kết nối tốt hơn với đội ngũ nhân viên, từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
Trong quá trình xây dựng quy trình và xử lý các rủi ro, Ban lãnh đạo cần đồng hành cùng nhân viên để kiểm soát và theo dõi hành trình đơn hàng Điều này giúp Ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quát, xử lý nhanh chóng khi rủi ro xảy ra Bằng cách tham gia trực tiếp vào quy trình giao hàng xuất khẩu, Giám đốc công ty có thể đánh giá hiệu quả quản trị và đề xuất phương án cải thiện khi cần thiết.
4.2.3 Xây dựng kết hợp cách mạng công nghệ 4.0, vận dụng thương mại điện tử vào quản trị rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Nền kinh tế toàn cầu đang phát triển mạnh mẽ, với thương mại điện tử ngày càng trở nên phổ biến Việc áp dụng công nghệ 4.0 vào quản trị rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển có thể giúp nhận diện và kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn, nâng cao khả năng giám sát, cải thiện độ chính xác và tăng cường dịch vụ khách hàng.
Hệ thống thương mại điện tử giúp doanh nghiệp trong việc giao nhận vận chuyển bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý vận chuyển trực tuyến Điều này cho phép theo dõi vị trí đơn hàng theo thời gian thực, từ đó giảm thiểu tình trạng thất lạc đơn hàng.
Một số kiến nghị để nâng cao khả năng phòng ngừa rủi ro trong quy trình
4.3.1 Kiến nghị đối với nhà nước
Ngành giao nhận hàng hóa quốc tế tại Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây, mặc dù đã tồn tại từ lâu Để quản trị rủi ro hiệu quả trong bối cảnh hội nhập và phát triển hiện nay, sự can thiệp của nhà nước là rất cần thiết Do đó, bên cạnh nỗ lực phòng ngừa rủi ro từ phía doanh nghiệp, cần có sự hỗ trợ từ Nhà nước để đảm bảo hoạt động này diễn ra suôn sẻ.
Nhà nước cần hoàn thiện khung pháp lý quản lý rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng cách ứng dụng công nghệ số, như hệ thống theo dõi hàng hóa và GPS, đồng thời tăng cường hợp tác phòng chống phá hoại để nâng cao giám sát và quản trị rủi ro trong giao hàng đường biển.
Nhà nước cần mở rộng và phát triển cơ sở hạ tầng, đặc biệt là nâng cấp hệ thống giao thông và xây dựng các đường cao tốc, quốc lộ để giảm thiểu rủi ro tai nạn và sự cố trong vận chuyển Đồng thời, cần chuyển đổi hạ tầng Logistics như cảng biển và cảng thủy nội địa, tăng cường kiểm soát và quản lý tại cảng bằng cách đầu tư vào hệ thống an ninh hiện đại và nâng cao sự hiện diện của cán bộ kiểm tra, nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa và hỗ trợ doanh nghiệp logistics cũng như hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi, hạn chế tối đa các rủi ro.
Tăng cường hợp tác quốc tế trong việc chia sẻ thông tin và kinh nghiệm về quản trị rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là cần thiết, đồng thời tham gia các hiệp định và quy tắc quốc tế về an toàn và bảo mật hàng hóa Nhà nước cần thực hiện các chính sách mở cửa để tạo môi trường kinh doanh lành mạnh cho các công ty xuất nhập khẩu và giao nhận phát triển Bên cạnh đó, cần có biện pháp tuyên truyền về chính sách và pháp luật để doanh nghiệp nắm vững, từ đó thực hiện đúng quy định và tránh rủi ro do thiếu hiểu biết về luật hải quan và quy định xuất nhập khẩu.
Sự phát triển của ngành Logistics Việt Nam gắn liền với sự biến đổi của cán cân thương mại quốc tế, vì vậy Nhà nước cần hỗ trợ doanh nghiệp thông qua việc cung cấp vốn đầu tư cho công nghệ mới, đào tạo nhân viên, và mua sắm thiết bị an ninh nhằm nâng cao khả năng phòng ngừa rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Đồng thời, cần kịp thời sửa đổi và bổ sung các văn bản pháp lý để tạo điều kiện cho doanh nghiệp Logistics phát triển cạnh tranh một cách lành mạnh.
4.3.2 Kiến nghị đối với Tổng cục Hải Quan
Tổng cục Hải Quan cần đóng vai trò quan trọng trong việc tối đa hóa quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, bên cạnh sự hỗ trợ của nhà nước về quản trị rủi ro.
Thủ tục Hải Quan hiện nay gặp nhiều vướng mắc và bất cập, đặc biệt khi các quy định mới được áp dụng, dẫn đến việc thực hiện các thủ tục trở nên tốn thời gian Do đó, cán bộ Hải Quan cần có chuyên môn vững vàng, nhanh chóng cập nhật và hiểu rõ các quy định mới để áp dụng một cách chính xác và hiệu quả.
Các cán bộ Hải Quan cần có kiến thức chuyên sâu về tất cả các loại mặt hàng, đặc biệt là hàng hóa có giá trị cao như máy móc và linh kiện điện tử Điều này giúp họ hướng dẫn nhân viên hiện trường chuẩn bị đầy đủ chứng từ khi làm thủ tục Hải Quan, tránh mất thời gian bổ sung giấy tờ Hơn nữa, đối với những lô hàng cần tham vấn hải quan, yêu cầu cán bộ hải quan phải có chuyên môn nghiệp vụ cao.
Tổng cục Hải Quan cần tích hợp công nghệ cao vào quy trình kiểm hóa đơn hàng, sử dụng máy móc hiện đại để rà soát hàng hóa, nhằm tiết kiệm thời gian thông quan.
Trong bối cảnh ngành Logistics và xuất nhập khẩu phát triển mạnh, quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là rất quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia Điều này yêu cầu áp dụng các biện pháp quản trị rủi ro hiệu quả nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực từ các yếu tố rủi ro, và công ty đã thực hiện vấn đề này một cách thành công.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế phát triển, doanh nghiệp cần theo dõi và phát triển để thích ứng với những thay đổi toàn cầu Rủi ro không chỉ xuất hiện trong nội bộ mà còn từ bên ngoài, ảnh hưởng đến quy trình giao hàng xuất khẩu Do đó, việc dự báo và kiểm soát rủi ro là cần thiết Đề tài “Quản trị rủi ro trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia” đã phân tích thực trạng và nguyên nhân, đánh giá thành công và hạn chế trong quản trị rủi ro Từ đó, đề xuất giải pháp phát triển cho ngành xuất khẩu hàng hóa của công ty Với thời gian và trình độ hạn chế, tác giả mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô và bạn đọc.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo THs Trương Quang Minh cùng toàn thể anh chị em trong công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia đã tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này.
1 Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm 2020, 2021, 2022 và 6 tháng đầu năm 2023 Phòng kinh doanh.
2 Công ty TNHH Thương mại và XNK Hải Gia, Báo cáo tài chính năm 2020,2021,2022 và 6 tháng đầu năm 2023 Phòng kế toán
3 Doãn Kế Bôn (2009), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị- Hành Chính
4 C.Arthur Williams, Jr Michael L Smith (1998) trong cuốn “Risk management and insurance”
5 Trần Hùng (2017), Giáo trình quản trị rủi ro, Nhà xuất bản Hà Nội
6 Hoàng Minh Quang (2023) “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và vận tải DOORA Hà Nội”
Khóa luận tốt nghiệp- Đại học thương mại
7 Nguyễn Sao Mai (2023) “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần giao nhận vận tải vàng” - Khóa luận tốt nghiệp- Đại học Thương mại
8 Nguyễn Thu Hồng (2022) “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt” Khóa luận tốt nghiệp- Đại học Thương mại
9 Trần Thị Thanh Vân (2021) “ Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và vận tải CARGOTRANS Việt Nam” Khóa luận tốt nghiệp- Đại học Thương mại
10 Phạm Thị Ninh (2021) “ Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương”
Khóa luận tốt nghiệp- Đại học Thương mại.