TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong thế kỷ XXI, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và viễn thông đã thúc đẩy thương mại toàn cầu Quá trình hội nhập kinh tế quốc tế mở ra nhiều cơ hội cho các quốc gia gia tăng giao thương và xuất nhập khẩu hàng hóa, từ đó phát triển kinh tế hiệu quả.
Nhờ chính sách mở cửa của chính phủ, ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, không chỉ về kim ngạch mà còn về quy mô hoạt động và phạm vi thị trường Điều này góp phần đẩy nhanh tốc độ lưu thông hàng hóa XNK của Việt Nam với các quốc gia trên thế giới, nâng cao sức cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Giao nhận vận tải bằng đường biển là hình thức phổ biến và phát triển nhất tại Việt Nam, nhưng hoạt động này gặp nhiều thách thức và rủi ro hơn so với giao nhận hàng hóa nội địa Do đó, quản trị rủi ro trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trở thành vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp trong ngành.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội, tôi nhận thấy rằng mặc dù công ty sở hữu cơ sở vật chất hiện đại và đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao, nhưng vẫn gặp nhiều khó khăn trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Những sự cố này không chỉ tốn thời gian và chi phí để khắc phục mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín, chất lượng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, việc xây dựng một quy trình quản trị rủi ro chặt chẽ là cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo niềm tin cho khách hàng hiện tại và tương lai.
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng việc quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng có tác động lớn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một yếu tố quan trọng đối với Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội Việc xác định và quản lý các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa không chỉ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn bảo vệ lợi ích của công ty và khách hàng Đề tài khóa luận tốt nghiệp này sẽ tập trung vào phân tích các rủi ro chính trong quy trình giao hàng, từ đó đề xuất các giải pháp tối ưu nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Trong nghiên cứu về "Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển" của Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora, chúng tôi tập trung vào việc xác định và phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình giao hàng Bài viết sẽ trình bày các biện pháp quản lý rủi ro hiệu quả nhằm nâng cao hiệu suất và độ tin cậy trong hoạt động xuất khẩu Thông qua nghiên cứu này, Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora mong muốn cải thiện quy trình giao hàng, giảm thiểu thiệt hại và tối ưu hóa chi phí vận chuyển.
Hà Nội”, em đã tham khảo nhiều khoá luận của các sinh viên khoá trước cùng nhiều đề tài nghiên cứu khác có liên quan như:
Hà Thị Thuỳ Trang, (2012), “Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty TNHH Vận tải và Thương mại Quốc Việt”
Tác giả Hà Thị Thuỳ Trang đã tiến hành đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu container bằng đường biển tại công ty TNHH Vận tải và Thương mại Quốc Việt Bên cạnh đó, tác giả cũng đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng nguyên container bằng đường biển của công ty.
Lê Thị Chinh (2012) đã nghiên cứu quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thiết bị Công nghệ Bình Minh, phân tích các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình này Tác giả đề xuất các giải pháp kiểm soát rủi ro nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Trần Thị Hồng Ánh (2016) trong bài viết “Phát triển dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần Thương mại, Dịch vụ và Công nghệ Sonic” đã phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty Tác giả cũng đưa ra các đề xuất nhằm nâng cao và phát triển dịch vụ này, góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động logistics của công ty.
Phạm Thị Phương Loan (2017) trong bài viết “Quản trị rủi ro trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm vách và khung bể bơi từ thị trường Austria của Công ty cổ phần Ngọc Phương Việt” đã khái quát quy trình nhập khẩu sản phẩm vách ngăn và khung bể bơi từ Áo Bài viết cũng phân tích thực trạng và những hạn chế trong quản trị rủi ro, đồng thời đề xuất giải pháp nâng cao khả năng quản trị rủi ro trong hoạt động này.
Mặc dù các đề tài đã khái quát nội dung kiểm soát rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển và cải thiện quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu, nhưng chưa đề cập đến hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Quản trị rủi ro trong quy trình này rất quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt giữa các công ty giao nhận cả trong và ngoài nước Hơn nữa, các đề tài cũng chưa đưa ra giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu một cách hiệu quả, phù hợp với thực tế doanh nghiệp và tình hình hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay.
Dựa trên các đề tài nghiên cứu và tài liệu tham khảo, tôi đề xuất nghiên cứu "Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội" Nghiên cứu này sẽ phân tích các rủi ro mà công ty có thể gặp phải trong quy trình giao hàng xuất khẩu, đồng thời đưa ra giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro, góp phần cải thiện hiệu quả kinh doanh của công ty.
1.3 Mục đích nghiên cứu Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
Hệ thống lý thuyết cơ bản về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của các công ty Logistics bao gồm việc xác định, phân tích và quản lý các rủi ro tiềm ẩn Quá trình này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả vận chuyển mà còn giảm thiểu thiệt hại và chi phí phát sinh Các công ty cần áp dụng các biện pháp kiểm soát rủi ro phù hợp để đảm bảo an toàn và đúng tiến độ giao hàng Việc hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình logistics cũng như các phương pháp quản lý rủi ro sẽ giúp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường xuất khẩu.
Bài viết này sẽ phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội Qua đó, chúng tôi sẽ đánh giá những thành tựu và những tồn tại trong quản trị rủi ro đối với quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty này.
Để nâng cao hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora cần triển khai các giải pháp như đánh giá và phân loại rủi ro, tăng cường đào tạo nhân viên về quản lý rủi ro, áp dụng công nghệ hiện đại trong theo dõi và giám sát hàng hóa, cũng như thiết lập quy trình phản ứng nhanh khi xảy ra sự cố Việc này không chỉ giúp giảm thiểu tổn thất mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và uy tín của công ty trên thị trường.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khoá luận nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội, nhằm nâng cao hiệu quả vận chuyển và giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Phạm vi nghiên cứu
Bài viết tập trung vào việc phân tích thực trạng các rủi ro trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của các công ty Logistics Đồng thời, nó cũng xem xét các yếu tố tác động đến quản trị rủi ro trong hoạt động giao hàng xuất khẩu của những công ty này.
- Phạm vi không gian: Tại Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
- Phạm vi thời gian: Để tài sử dụng dữ liệu của công ty trong giai đoạn 2020 –
2022 và đề xuất giải pháp đến năm 2025.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp bao gồm các nguồn thông tin từ bên trong và bên ngoài công ty, kết hợp với dữ liệu sơ cấp từ "Phiếu điều tra khảo sát hoạt động rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội".
Nguồn thông tin nội bộ của công ty bao gồm các báo cáo tài chính và bảng kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2020 - 2022, cùng với tình hình nhân lực và vốn kinh doanh Ngoài ra, dữ liệu cũng được thu thập từ các phòng ban liên quan như Phòng Kinh doanh, Phòng Vận chuyển, Phòng Kiểm soát Chất lượng, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Hỗ trợ Khách hàng, và Phòng Tổ chức và Quản lý.
Để hiểu rõ về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, bạn nên tìm hiểu và nghiên cứu các giáo trình, sách báo và khóa luận tốt nghiệp liên quan tại Thư viện số trường Đại học Thương Mại.
Thông tin về quá trình hình thành, phát triển và hoạt động của công ty được thu thập từ website và Fanpage của công ty, cùng với các trang báo điện tử chính thống và chuyên trang Logistics Những nguồn này cung cấp cái nhìn sâu sắc về các rủi ro mà các công ty Logistics thường gặp phải trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Phương pháp phân tích dữ liệu: Đề tài nghiên cứu sử dụng các phương pháp phân tích như:
Phương pháp tổng hợp dữ liệu về lao động, cơ cấu tổ chức, kết quả hoạt động kinh doanh và vốn kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội trong giai đoạn 2020 - 2022 nhằm đánh giá hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Phương pháp phân tích bao gồm việc xem xét các số liệu quan trọng để tính toán và đánh giá các rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội.
Phương pháp so sánh được áp dụng để phân tích các dữ liệu liên quan đến lao động, vốn kinh doanh và kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội trong giai đoạn cụ thể Việc sử dụng so sánh tuyệt đối và so sánh tương đối giúp đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra những nhận định chính xác về sự phát triển của công ty.
Kết cấu đề tài
Chương I: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương II: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Chương III: Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
Chương IV: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về nguy cơ, rủi ro, tổn thất
Nguy cơ được định nghĩa là một nguồn, tình huống hoặc hành động có khả năng gây ra tổn hại cho con người, bao gồm cả tổn thương và ảnh hưởng đến sức khỏe (Theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7301-1:2008).
Các nguy cơ có thể ở dạng bất hoạt hoặc tiềm ẩn, chỉ gây hại về mặt lý thuyết Sự kiện do tương tác với mối nguy được gọi là sự cố Mức độ nghiêm trọng của hậu quả không mong muốn từ sự cố liên quan đến mối nguy, kết hợp với xác suất, tạo thành rủi ro liên quan.
Các nguy cơ có thể được phân loại theo nhiều cách, trong đó có phân loại theo nguồn gốc của mối nguy Một yếu tố quan trọng trong việc xác định mối nguy theo nguồn gốc là sự hiện diện của năng lượng lưu trữ trong mối nguy, vì khi năng lượng này được giải phóng, nó có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng.
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ gây thiệt hại cho con người trong các hoạt động của họ Mặc dù rủi ro là khách quan và xảy ra ngoài ý muốn, con người có khả năng kiểm soát chúng ở nhiều mức độ khác nhau Do đó, việc áp dụng các biện pháp hợp lý có thể giúp hạn chế tối đa tổn thất do rủi ro mang lại.
Khi đề cập đến rủi ro, cần lưu ý rằng rủi ro là những sự kiện bất ngờ có thể xảy ra bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu trong tương lai Sự bất ngờ này là điều mà con người không thể dự đoán một cách chắc chắn, và mức độ bất ngờ có thể khác nhau tùy thuộc vào nhận thức của mỗi người cũng như quy luật của rủi ro.
Sự kiện bất ngờ đó phải đã xảy ra thì mới được coi là rủi ro
Rủi ro là những sự cố có khả năng gây ra tổn thất, và khi chúng xảy ra, chúng thường để lại hậu quả Tất cả các rủi ro đều dẫn đến tổn thất, có thể là tổn thất nhỏ hoặc tổn thất gián tiếp trong một số trường hợp.
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ, thường gây ra tổn thất và không được mong đợi trong mọi hoạt động Đặc điểm của rủi ro là tính khó lường và tính khách quan, giúp loại bỏ những ý đồ chủ quan của những người tham gia.
Ba điều kiện của rủi ro bao gồm việc một sự kiện chỉ được coi là rủi ro khi thỏa mãn đồng thời cả ba điều kiện này Nghiên cứu rủi ro nhằm mục tiêu giảm thiểu thiệt hại cho các bên liên quan Điều này có nghĩa là việc phân tích rủi ro cần được thực hiện trong các phạm vi cụ thể, phù hợp với từng đối tượng và hoạt động nhất định Một sự kiện có thể được xem là rủi ro đối với một cá nhân hay doanh nghiệp, nhưng lại có thể là cơ hội cho người khác.
2.1.1.3 Khái niệm về tổn thất
Tổn thất là những thiệt hại và mất mát liên quan đến tài sản, cơ hội, con người, tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp, phát sinh từ các rủi ro.
Tổn thất trong thương mại quốc tế có thể chia thành hai loại: hữu hình và vô hình Tổn thất hữu hình bao gồm tài sản, con người và sức khỏe, trong khi tổn thất vô hình liên quan đến yếu tố tinh thần và đe dọa sự nghiệp Đáng chú ý, tổn thất vô hình hoàn toàn có thể đo lường và quy đổi thành tiền, và trong nhiều trường hợp, giá trị của nó thậm chí còn lớn hơn tổn thất hữu hình Tuy nhiên, trong hoạt động thương mại quốc tế, người ta thường chỉ chú trọng đến tổn thất hữu hình.
Rủi ro và tổn thất là hai khái niệm khác nhau nhưng có mối quan hệ nhân quả chặt chẽ Rủi ro được coi là nguyên nhân, phản ánh chất lượng của sự kiện không may, trong khi tổn thất là hậu quả, thể hiện mức độ thiệt hại về vật chất và tinh thần Qua đó, tổn thất giúp đánh giá mức độ nghiêm trọng của sự kiện do rủi ro gây ra.
2.1.1.4 Khái niệm quản trị rủi ro
Quản trị rủi ro là quá trình xác định, đánh giá và kiểm soát các mối đe dọa đối với vốn và nguồn thu nhập của tổ chức Những rủi ro trong doanh nghiệp có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm sự không chắc chắn về tài chính, trách nhiệm pháp lý, sai sót trong quản lý chiến lược, cũng như các mối đe dọa liên quan đến bảo mật công nghệ thông tin và dữ liệu.
Quá trình quản trị rủi ro là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo an toàn và giảm thiểu các mối đe dọa, rủi ro ở mức thấp nhất Trong hệ thống quản trị và các chiến lược doanh nghiệp, quản trị rủi ro cần được chú trọng song song với hoạt động sản xuất và kinh doanh, vì nó mang giá trị cốt lõi cho sự phát triển bền vững.
Khái niệm quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Theo Khoản 1 Điều 28 Luật Thương Mại số 36/2005/QH11 ban hành ngày 14 tháng 06 năm 2005, khái niệm xuất khẩu được định nghĩa như sau:
Xuất khẩu hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc vào khu vực đặc biệt được xem là khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật.
Xuất khẩu là hoạt động bán hàng hoá ra nước ngoài, không chỉ là giao dịch đơn lẻ mà là một hệ thống bán hàng tổ chức nhằm mục tiêu lợi nhuận Hoạt động này thúc đẩy sản xuất hàng hóa, chuyển đổi cơ cấu kinh tế, và nâng cao mức sống của người dân Mở rộng xuất khẩu giúp tăng thu ngoại tệ, tạo điều kiện cho nhập khẩu và khuyến khích các ngành kinh tế phát triển theo hướng xuất khẩu, từ đó giải quyết công ăn việc làm và gia tăng thu nhập quốc dân.
2.2.2 Khái niệm giao nhận vận tải hàng hóa
Giao nhận vận tải, hay còn gọi là freight forwarding, là dịch vụ chuyên nghiệp đảm nhận việc vận chuyển hàng hóa từ chủ hàng đến địa điểm đích Dịch vụ này bao gồm việc ký hợp đồng với người vận tải để đảm bảo hàng hóa được giao đúng nơi và đúng thời gian yêu cầu.
Theo quan điểm chuyên ngành, Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) đưa khái niệm về lĩnh vực này như sau:
Giao nhận vận tải bao gồm tất cả các dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa, từ gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói đến phân phối Ngoài ra, nó còn cung cấp các dịch vụ phụ trợ như tư vấn hải quan, tài chính và khai báo hàng hóa cho mục đích chính thức Các dịch vụ này cũng bao gồm việc mua bảo hiểm hàng hóa và xử lý các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
2.2.3 Khái niệm vận tải biển
Vận tải đường biển là hình thức vận chuyển hàng hóa thông qua các phương tiện như tàu thuyền và các thiết bị hỗ trợ như cần cẩu, xe cẩu tự hành Hệ thống cảng biển và cảng trung chuyển tàu thuyền đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra hiệu quả.
Vận tải đường biển là phương thức lý tưởng cho việc vận chuyển hàng cồng kềnh, hàng siêu trường và siêu trọng, đóng vai trò then chốt trong giao thương quốc tế So với vận tải đường bộ và hàng không, vận tải đường biển mang lại nhiều lợi thế, giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển.
2.2.4 Đặc điểm vận tải đường biển
Xuất khẩu hàng hóa qua đường biển đóng vai trò quan trọng trong vận chuyển hàng hóa toàn cầu và phát triển kinh tế quốc gia Lịch sử chứng minh rằng các quốc gia phát triển nhất thường có hệ thống giao thương biển mạnh mẽ, với bờ biển dài và cảng biển hiện đại.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển chiếm khoảng 80% tổng khối lượng hàng hóa được vận chuyển trên toàn cầu, nổi bật hơn so với các phương thức vận chuyển khác.
Dịch vụ vận tải quốc tế bằng đường biển là phương thức vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia qua mặt biển Đặc điểm nổi bật của hình thức vận tải này bao gồm khả năng chuyên chở khối lượng hàng hóa lớn, chi phí hợp lý và tính an toàn cao Với sự phát triển của thương mại toàn cầu, vận tải biển ngày càng trở thành lựa chọn ưu tiên cho nhiều doanh nghiệp.
- Phương tiện vận chuyển chủ yếu là tàu biển công suất lớn
- Quãng đường vận chuyển ở trên mặt biển (mặt nước)
- Tuyến vận tải thường đi qua nhiều cảng biển Ưu nhược điểm của vận tải bằng đường biển: Ưu điểm
- Năng lực chuyên chở của vận tải đường biển rất lớn
Chi phí vận tải đường biển thường thấp hơn so với các phương thức vận tải khác do tàu biển có trọng tải lớn, khoảng cách chuyên chở trung bình dài và năng suất lao động cao.
Vận tải đường biển nổi bật với khả năng chuyên chở hàng cồng kềnh và đa dạng, đồng thời có thể di chuyển nhiều tàu theo cả hai chiều Đây chính là lý do khiến phương thức vận tải này trở nên phổ biến trên toàn cầu từ trước đến nay.
Thời gian vận chuyển hàng hóa bằng đường biển thường kéo dài hơn so với các phương thức vận tải khác, do tốc độ di chuyển của tàu biển tương đối chậm.
- Vận tải đường biển đòi hỏi kỹ thuật cao về bảo quản chất lượng hàng hóa trên tàu
- Rủi ro trong quá trình vận tải bằng đường biển là khá cao và nguy hiểm, phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên
2.2.5 Khái niệm giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển bao gồm vận chuyển và thực hiện các thủ tục cần thiết để giao hàng từ người bán đến người mua Dịch vụ này đảm nhận toàn bộ quy trình, từ việc nhận hàng cho đến khi hoàn tất giao nhận, giúp tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho khách hàng.
2.2.6 Khái niệm quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một hệ thống nghiệp vụ quan trọng, giúp nhận diện, phân tích và đánh giá các nguyên nhân cũng như hậu quả của rủi ro Việc này không chỉ giúp đối phó hiệu quả với những rủi ro tiềm ẩn mà còn đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình giao hàng xuất khẩu.
Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển không chỉ là nhận diện rủi ro mà còn là đánh giá mức độ nguy hiểm của chúng Việc này bao gồm việc đưa ra các biện pháp nhằm giảm thiểu tổn thất do rủi ro gây ra, bắt đầu từ khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng cho đến khi giao hàng.
Một số lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.3.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ chủ động tìm kiếm khách hàng thông qua việc đăng tải thông tin trên Internet Họ sẽ liên hệ và trao đổi với những khách hàng có nhu cầu, cung cấp hỗ trợ và tư vấn về quy trình giao nhận hàng hóa.
Bước 2: Nhận và xử lí thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
Nhân viên kinh doanh sẽ nhận được thông tin chi tiết về lô hàng của khách, bao gồm cả cảng đi và cảng đến, tên hàng, số lượng và trọng lượng hàng hóa, loại hình vận chuyển, điều kiện giao hàng, cũng như thời gian dự kiến xuất hàng.
Bước 3: Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển
Dựa trên thông tin khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để xác nhận giá cả và lịch trình phù hợp Mỗi hãng tàu có lịch trình và tuyến đường khác nhau, đồng thời sở hữu thế mạnh riêng trên từng tuyến.
Bước 4: Chào giá cho khách hàng và chấp nhận giá
Nhân viên kinh doanh dựa vào giá chào từ các hãng tàu để tính toán chi phí và đưa ra giá cho khách hàng Tất cả các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu chạy cần được lưu giữ để có thể đối chiếu khi cần thiết.
Nếu khách hàng đồng ý với giá cước và lịch trình tàu chạy, họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (booking request) cho bộ phận kinh doanh Booking request này sẽ xác nhận thông tin hàng hóa bao gồm: người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, địa điểm đóng hàng (tại kho của người gửi hoặc bãi container của cảng), cảng hạ container để thông quan xuất khẩu, cảng đến (nước nhập khẩu) và ngày tàu chạy.
Bước 5: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào Booking Request của khách hàng để gửi yêu cầu đặt chỗ đến hãng tàu Sau khi nhận yêu cầu, hãng tàu sẽ xác nhận đặt chỗ thành công bằng cách gửi Booking Confirmation, hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng đối với hàng FCL Lệnh cấp container rỗng này cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình vận chuyển.
The booking number, vessel name, Port of Loading, Port of Delivery, and any Port of Discharge (if applicable) are essential details for shipping logistics Additionally, it is important to note the empty container release area and the Closing Time for operations.
Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển thông tin này cho khách hàng để họ có thể tiến hành đóng hàng và thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu.
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu
- Chuẩn bị hàng hóa: Công ty XK sẽ thực hiện công việc này
- Chuẩn bị phương tiện vận tải:
Nhân viên giao nhận sẽ mang lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu tại cảng để đổi lấy container Tại bước này, phòng điều độ sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ bao gồm các chứng từ như: danh sách đóng gói, seal tàu, vị trí cập container, và lệnh cấp container có chữ ký của điều độ cảng cho phép nhận container rỗng.
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu Tài xế cần xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được phê duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và sau đó lấy container rỗng để vận chuyển đến kho của người xuất khẩu để đóng hàng.
Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, container sẽ được vận chuyển đến cảng để hạ bãi và chờ xếp hàng theo thông tin trong Booking Confirmation Đồng thời, cần đóng phí hạ container cho cảng vụ.
- Chuẩn bị chứng tờ khai hải quan: Hồ sơ hải quan bao gồm:
+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract): l bản chính
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính
+ Phiếu đóng gói (Packing List): l bản chính
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu)
+ Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bán
Sau khi hoàn tất hồ sơ, nhân viên giao nhận sẽ đưa bộ hồ sơ đến cơ quan kiểm dịch thực vật để tiến hành đăng ký kiểm dịch Tại đây, nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ; nếu hồ sơ đạt yêu cầu, họ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký.
Bước 7: Thông quan hàng xuất khẩu
Nhân viên giao nhận sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử để truyền dữ liệu lên tờ khai qua mạng Khi việc truyền tải thành công, hệ thống hải quan sẽ tự động thông báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Bước 8: Phát hành vận đơn
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng và lập chứng từ hàng xuất Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ bao gồm việc xử lý và quản lý các tài liệu liên quan đến hàng hóa xuất khẩu.
- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa
- Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu
- Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn
Nếu không, nhân viên giao nhận sẽ chuyển bản sao hồ sơ cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu yêu cầu cấp vận đơn Sau khi hàng được xếp lên tàu và nhận được vận đơn có chữ ký và dấu của người chuyên chở hoặc đại lý, nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, hóa đơn (Invoice) và vận đơn (B/L) đến hải quan cảng để xác nhận hàng đã thực xuất Điều này giúp doanh nghiệp làm cơ sở hạch toán với các cơ quan như thuế và ngân hàng.
Bước 9: Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty
Giới thiệu về công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
3.1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp
- Tên đầy đủ: Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
- Tên quốc tế: DOORA HA NOI LOGISTIC AND TRANSPORTATION COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: DOORA CO., LTD
- Trụ sở chính: Số 40, Ngõ 188 Lê Trọng Tấn, Phường Khương Mai, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Người đại diện: Bà Nguyễn Thị Hương
- Website: https://doora.co.kr
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Được thành lập vào năm 1998 với khởi đầu là dịch vụ chuyển phát nhanh nội địa Philippines, Doora Logistics dần phát triển và mở rộng mạng lưới ra khắp toàn cầu tại Trung Quốc đại lục, Campuchia, Hồng Kông, Thái Lan, Indonesia…
Vào ngày 10/10/2008, công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội được thành lập, với Bà Nguyễn Thị Hương là người đại diện Công ty chuyên cung cấp dịch vụ logistics, vận chuyển hàng hóa quốc tế và đại lý vận tải, góp phần phát triển mạng lưới vận tải tại Việt Nam.
3.1.3 Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp
Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực logistics, vận chuyển hàng hoá quốc tế
Dịch vụ của công ty cung cấp bao gồm:
- Dịch vụ vận tải đường hàng không
- Dịch vụ vận chuyển hàng dự án
- Dịch vụ vận chuyển hàng hoá nguy hiểm
- Dịch vụ giao hàng theo yêu cầu
- Dịch vụ kho bãi và xếp hàng lên tàu
Công ty Doora không ngừng mở rộng mạng lưới vận chuyển và thiết lập mối quan hệ đối tác lâu dài với các hãng hàng không và hãng tàu, nhằm cung cấp lịch bay và lịch tàu hợp lý với chi phí thấp đến khắp nơi trên thế giới Đồng thời, Doora cũng thực hiện giao hàng và phân phối hàng hóa tận kho cho khách hàng trên toàn lãnh thổ Việt Nam.
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
3.2.1 Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
Sau 15 năm xây dựng và phát triển, công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora
Hà Nội đang ngày càng phát triển và khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực giao nhận và vận tải hàng hóa cả trong nước và quốc tế Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2019 – 2022 được tóm tắt qua bảng số liệu dưới đây.
Bảng 3.1: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà
Nội giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị: VND
Khoản mục Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Tổng doanh thu 116.552.519.520 97.368.918.192 128.010.188.722 Tổng chi phí 72.627.973.725 85.712.005.891 74.766.173.994 Lợi nhuận trước thuế
Thuế TNDN 9.663.400.075 1.748.536.845 11.713.683.240 Lợi nhuận sau thuế
Nguồn: Phòng tài chính – Kế toán công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà
Bảng 3.2: Tổng doanh thu của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà
Nội giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị: VND
Năm Tổng doanh thu Tỷ lệ chênh lệch so với năm trước (%)
Nguồn: Phòng tài chính – Kế toán công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà
Tổng doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty đã giảm mạnh trong năm 2021, chủ yếu do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 khiến nhiều quốc gia phải phong tỏa và siết chặt kiểm dịch, gây khó khăn trong việc thông quan và vận chuyển hàng hóa Nhiều khách hàng tạm dừng cung ứng hàng hóa, dẫn đến sụt giảm nghiêm trọng nguồn thu từ dịch vụ Đồng thời, chi phí vận tải tăng cao, các hãng tàu biển cắt giảm tuyến đường, buộc hàng hóa phải di chuyển quãng đường dài hơn và gặp khó khăn trong bảo quản Hoạt động vận tải hàng không cũng bị ảnh hưởng, mặc dù nhà nước đã có chính sách giảm thuế hỗ trợ doanh nghiệp, nhưng lợi nhuận sau thuế của công ty vẫn giảm 71,08% trong năm 2021, từ 34.261.145.720 VND xuống còn 9.908.375.456 VND.
Cuối năm 2021 và đầu năm 2022, khi dịch bệnh được kiểm soát, các quốc gia mở cửa trở lại và chuỗi cung ứng hàng hóa được phục hồi, công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội đã mở rộng dịch vụ và điều chỉnh hoạt động giao nhận, vận tải, ghi nhận nhiều tín hiệu tích cực Doanh thu năm 2022 đạt 128.010.188.722 VND, tăng 31,47% so với năm 2021 và tăng 9,83% so với năm 2020 trước khi Covid-19 bùng phát, trong khi tổng chi phí chỉ tăng 2,94% Điều này cho thấy công ty đã có những quyết định đúng đắn để phục hồi và phát triển sau đại dịch.
3.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của doanh nghiệp
Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội không chỉ hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh kho bãi và các hoạt động nội địa, mà còn cung cấp đa dạng dịch vụ thương mại quốc tế Các dịch vụ bao gồm vận tải quốc tế đường biển, vận tải quốc tế đường hàng không, dịch vụ gom hàng lẻ, khai báo hải quan và vận chuyển hàng hóa nguy hiểm.
Bảng 3.3: Tỷ trọng sản phẩm, dịch vụ trên tổng doanh thu của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị: Tỷ VND
Tên sản phẩm, dịch vụ
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng
Dịch vụ vận tải đường biển
Dịch vụ vận tải đường hàng không
32,77 28,12% 28,25 29,02% 38,52 30,09% Đại lý vận tải, tàu biển
Kinh doanh lưu trữ, kho bãi
Nguồn: Phòng tài chính – Kế toán công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà
Hình 3.1: Cơ cấu sản phẩm, dịch vụ trên tổng doanh thu của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải quốc tế Doora Hà Nội giai đoạn 2020 – 2022
Nguồn: Phòng tài chính – Kế toán công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà
3.2.3 Doanh thu theo thị trường trọng điểm của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội giai đoạn 2020 – 2022
Bảng 3.4: Doanh thu theo thị trường trọng điểm của công ty TNHH Giao nhận và
Vận tải Doora Hà Nội giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị: Tỷ VND
Nguồn: Phòng tài chính – Kế toán công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà
Thị trường Trung Quốc vẫn là một trong những thị trường trọng điểm của công ty, chiếm hơn 30% tổng doanh thu Các mặt hàng vận tải giữa Trung Quốc và Việt Nam bao gồm gạo, tinh bột, đồ nhựa, dệt may và hạt điều Doanh thu từ thị trường Trung Quốc trong năm 2020 đạt 43,03 tỷ VND, tương đương 36,92% tổng doanh thu, nhưng đã giảm xuống còn 32,24% trong năm sau.
Năm 2021, chính sách “Zero Covid” của Trung Quốc đã gây khó khăn cho việc cập cảng hàng hóa và làm tăng chi phí, khiến nhiều doanh nghiệp lo ngại và cắt giảm đơn hàng Đến năm 2022, khi Trung Quốc kiểm soát được tình hình dịch bệnh, hoạt động vận tải hàng hóa sang thị trường này đã phục hồi, với doanh thu đạt 48,53 tỷ VND và tỷ trọng trong tổng doanh thu tăng từ 34,15% lên 37,91%.
Doora Logistics, mặc dù khởi đầu tại thị trường Philippines, nhưng Hàn Quốc là quê hương thực sự của công ty Tại đây, doanh thu từ các mặt hàng vận tải chiếm từ 26,49% đến 27,81% tổng doanh thu Tuy nhiên, năm 2021, doanh thu giảm mạnh từ 32,41 tỷ VND năm 2020 xuống còn 25,79 tỷ VND do ảnh hưởng của dịch Covid-19 và tình trạng thiếu hụt chip bán dẫn Đến năm 2022, khi tình hình dịch bệnh cải thiện và nguồn cung chip tăng lên, doanh thu tại thị trường Hàn Quốc đã phục hồi và tăng nhẹ 9,19%.
Thái Lan là một trong những thị trường quan trọng của công ty, chiếm tỷ trọng doanh thu từ 16,13% đến 17,82% Các sản phẩm chủ yếu bao gồm linh kiện, máy móc, thiết bị, phụ tùng và sắt thép Trong năm 2020, doanh thu tại thị trường Thái Lan đạt 18,8 tỷ VND, nhưng đã giảm nhẹ xuống còn 16,78 tỷ VND trong năm sau.
2021 do tình hình dịch bệnh sau đó tăng lên 22,81 tỷ VND trong năm 2022
Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội không chỉ hoạt động tại các thị trường Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan mà còn mở rộng sang nhiều quốc gia khác như Philippines, Myanmar, Indonesia, Sri Lanka, Brazil, Mỹ và nhiều nước châu Âu Doanh thu từ các thị trường này khá ổn định, trong giai đoạn 2020 – 2022 chỉ biến động nhẹ, duy trì trong khoảng 21 – 22 tỷ VND.
3.2.4 Tình hình hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
Doora Hà Nội không chỉ phát triển dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu mà còn mở rộng sang lĩnh vực giao hàng xuất khẩu, đặc biệt là qua đường biển Hiện tại, công ty tập trung vào việc giao hàng xuất khẩu đến các thị trường như Trung Quốc, Hàn Quốc và Thái Lan.
Philippines,… với các mặt hàng: Gạo, tinh bột, đồ nhựa, dệt may, hạt điều, máy móc, thiết bị phụ tùng, linh kiện, sắt thép,
Bảng 3.5: Doanh thu dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty
TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội theo thị trường trọng điểm Đơn vị: tỷ VND
Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà
Thị trường Trung Quốc đóng vai trò quan trọng trong dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, chiếm tỷ trọng từ 30 – 40% doanh thu Năm 2020, doanh thu đạt 5,52 tỷ VND nhưng giảm xuống 3,94 tỷ VND vào năm 2021 do ảnh hưởng của dịch bệnh và đứt gãy chuỗi cung ứng Tuy nhiên, doanh thu đã phục hồi vào năm 2022, đạt 6,1 tỷ VND Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu bao gồm gạo, nguyên phụ liệu dệt may, hạt điều, được giao đến các cảng lớn như Shanghai, Shenzhen, Ningbo, Shantou, Qingdao và Guangzhou tại Trung Quốc.
Bảng 3.6: Cơ cấu nhóm mặt hàng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
Nguyên phụ liệu dệt may, da giày
Nguồn: Phòng vận chuyển công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
Thị trường Thái Lan chiếm khoảng 28-29% tổng doanh thu dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, là cơ hội tiềm năng cho công ty mở rộng hoạt động Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu bao gồm linh kiện điện tử, máy móc và hải sản, được giao đến các cảng như Bangkok, Laem Chabang và Songkhla Mặc dù doanh thu giao nhận hàng xuất khẩu tại thị trường này giảm nhẹ xuống 3,45 tỷ VND vào năm 2021, nhưng đã phục hồi lên 4,87 tỷ VND trong năm 2022.
Cũng có sự sụt giảm nhẹ doanh thu trong năm 2021 và tăng trở lại trong năm
Năm 2022, Dora Hà Nội đã chú trọng vào thị trường Hàn Quốc và Philippines, đặc biệt trong việc giao nhận máy móc, hàng dệt và thủy sản Các sản phẩm này được vận chuyển đến các cảng lớn như Busan, Incheon, Ulsan, Kwangyang tại Hàn Quốc và Manila North, Manila South, Davao tại Philippines.
Doora Hà Nội mở rộng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đến nhiều quốc gia, bao gồm Indonesia và các nước khác trong Đông Nam Á, tuy nhiên quy mô hoạt động tại đây còn hạn chế, với tổng doanh thu từ các thị trường này chỉ chiếm khoảng 6 – 10%.
Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty
Quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Doora Hà Nội được thực hiện qua nhiều bước quan trọng, dựa trên thông tin khảo sát và kinh nghiệm thực tập tại công ty.
3.3.1 Đàm phán và kí kết hợp đồng với khách hàng
Khi khách hàng yêu cầu báo giá cước biển, DHN sẽ gửi email cho đại lý hoặc trực tiếp xin giá từ các hãng tàu Bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ cung cấp báo giá chi tiết, bao gồm cước biển và phí cảng, đồng thời hỏi khách hàng về nhu cầu thuê dịch vụ làm thủ tục hải quan và vận chuyển Nếu khách hàng có nhu cầu, công ty sẽ tư vấn thêm về dịch vụ khai thuê hải quan cùng với phí địa phương tại cảng dỡ hàng hóa Sau khi nhận được xác nhận từ khách hàng, DHN sẽ tiến hành các bước tiếp theo.
Khi khách hàng đồng ý với mức giá đề xuất, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ, ủy thác Doora Hà Nội thực hiện giao hàng và các thủ tục liên quan đến lô hàng xuất khẩu Hai bên sẽ thương thảo và thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, bao gồm các điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (theo Incoterms) và trách nhiệm của mỗi bên.
3.3.2 Đặt booking và lấy container rỗng tại cảng
Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, chủ hàng sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking request) để xác nhận thông tin về hàng hóa đến người giao nhận của Doora Hà Nội Công ty sẽ tiến hành thu thập đầy đủ tất cả thông tin liên quan đến lô hàng.
Nhân viên công ty sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) đến hãng tàu để xác nhận chỗ trên tàu Sau đó, hãng tàu sẽ phản hồi bằng cách gửi Booking Confirmation (Lệnh cấp container rỗng), xác nhận đã chừa chỗ Booking Confirmation này bao gồm các thông tin quan trọng như số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (Port of Loading), cảng dỡ hàng (Port of Discharge), cảng chuyển tải (Transshipment), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, và giờ cắt máng (Cut-off time).
3.3.3 Chuẩn bị hàng xuất và đóng hàng
Bước tiếp theo là lập kế hoạch lấy container để đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm phong Sau khi nhận được Booking Confirmation từ hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu và thời gian đóng hàng cho nhân viên giao nhận Nhân viên giao nhận sẽ phối hợp với khách hàng để đưa container rỗng đến kho của khách hàng nhằm đóng hàng và vận chuyển ra cảng Đối với hàng LCL, xe tải sẽ được sử dụng để chở hàng lẻ đến kho CFS.
Nhân viên giao nhận sẽ đưa lệnh cấp container rỗng (Booking Confirmation) đến phòng điều độ của hãng tàu tại cảng để đổi lấy container Tại đây, phòng điều độ sẽ cung cấp một bộ hồ sơ cho nhân viên giao nhận Nhân viên này sau đó sẽ chuyển bộ hồ sơ cho tài xế kéo container, yêu cầu tài xế đến bãi chỉ định của hãng tàu để xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được phê duyệt và thanh toán phí nâng container cho phòng thương vụ bãi Cuối cùng, container rỗng sẽ được vận chuyển đến kho của người xuất khẩu để đóng hàng.
Nhân viên giao nhận chỉ cần đưa container đến kho của người xuất khẩu để đóng hàng nếu hàng đã được chuẩn bị sẵn Trong trường hợp hàng hóa nằm ở nhiều kho bãi khác nhau của cùng một công ty xuất khẩu, nhân viên giao nhận sẽ phải vận chuyển hàng về một kho chung để thực hiện việc đóng hàng.
3.3.4 Làm thủ tục hải quan
Mở tờ khai hải quan Để có thể mở được tờ khai hải quan, công ty cần chuẩn bị bộ chứng từ, hồ sơ hải quan hàng xuất gồm:
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản hải quan lưu)
- Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao và 1 bản chính
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính
- Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 1 bản chính
Để hoàn tất thủ tục hải quan, cần tiến hành đăng ký tờ khai với một bản chính Đăng ký viên sẽ sử dụng thông tin từ bước mở tờ khai để nhập dữ liệu và trình lãnh đạo hải quan ký duyệt Nếu lô hàng không gặp vấn đề gì, nó sẽ được đưa vào luồng xanh để thông quan Ngược lại, nếu lô hàng bị kiểm tra, có khả năng sẽ vào luồng vàng hoặc luồng đỏ Cuối cùng, cần đóng phí để thực hiện thủ tục hải quan.
Lấy tờ khai Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan)
Người làm thủ tục hải quan cần trình tờ khai đã hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra tình trạng của container và seal Sau khi xác nhận container đã được hạ đúng cách, nó sẽ được đưa vào hệ thống của cảng.
Dựa vào thông tin từ Booking, nhân viên giao nhận ghi số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container và số seal vào ô 28, 29 của tờ khai để tiến hành làm thủ tục vào số tàu Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng, hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Thực xuất tờ khai hải quan
Sau khi lô hàng được giao cho khách, nhân viên giao nhận cần thực hiện thủ tục xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ cần thiết như tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao), hóa đơn thương mại (1 bản chính) và vận đơn đường biển.
3.3.5 Giao hàng cho tàu và lấy B/L
Sau khi hoàn tất thông quan lô hàng, bước tiếp theo là cung cấp chi tiết bill để hãng tàu phát hành vận đơn Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu và yêu cầu cấp vận đơn Việc giao hàng cho tàu sẽ hoàn tất khi nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill Khi tàu khởi hành, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty Bộ phận chứng từ sẽ chuyển vận đơn cho nhân viên giao nhận để thực hiện xuất hàng Nhân viên giao nhận sẽ nộp tờ khai và vận đơn tại Chi cục hải quan để được đóng dấu xác nhận thực xuất.
3.3.6 Tập hợp bộ chứng từ và thanh toán với khách hàng
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan, người giao nhận sẽ kiểm tra và sắp xếp các chứng từ thành bộ hoàn chỉnh, trả lại cho khách hàng và lưu giữ một bản cho công ty Đồng thời, kèm theo giấy báo nợ (một bản cho khách hàng và một bản cho công ty) liệt kê các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng, bao gồm hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển và các phí khác Giám đốc sẽ ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ, sau đó người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng giấy báo nợ đi quyết toán với khách hàng.
Bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là thanh toán tiền hàng, yêu cầu người làm thủ tục xuất nhập khẩu hoàn tất bộ chứng từ thanh toán Bộ chứng từ này bao gồm Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn đường biển, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và Giấy chứng nhận khử trùng Nếu khách hàng chọn phương thức thanh toán bằng L/C, nhân viên công ty cần nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.
Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
3.4.1 Nhận dạng rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
- Chi trả toàn bộ chi phí khi bị cháy và làm mất uy tín của công ty dẫn đến mất khách hàng tiềm năng khác
Tổn thất chi phí lớn do phải bồi thường cho hàng hóa hư hỏng, dẫn đến giảm chất lượng sản phẩm Điều này khiến người nhập khẩu không nhận hàng, gây thiệt hại nghiêm trọng cho công ty.
Hàng hóa có thể bị giữ lại tại hải quan do sai sót trong bộ chứng từ hoặc tạm ngừng vận chuyển do các yếu tố thời tiết Điều này không chỉ làm tăng chi phí lưu kho tại cảng mà còn dẫn đến suy giảm doanh thu của doanh nghiệp.
Quá trình thanh toán kéo dài và không thành công do chứng từ không hợp lệ, cùng với sự biến động của tỷ giá, dẫn đến việc công ty không thu về doanh thu và lợi nhuận.
Công ty đối thủ có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội, cản trở doanh nghiệp đạt được mục tiêu Chẳng hạn, nếu đối thủ có chi phí vận chuyển thấp hơn hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu hút và giữ chân khách hàng của doanh nghiệp.
Bảng 3.7: Những rủi ro thường xảy ra trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
1 Rủi ro từ chủ thể đối tác
2 Rủi ro về thời gian giao hàng cho khách
3 Rủi ro về hàng hoá, mua bảo hiểm hàng hoá
4 Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản
5 Rủi ro trong quá trình khai thuê hải quan
6 Rủi ro trong kiểm tra giám định hàng hoá
7 Rủi ro trong quá trình thanh toán
Bài viết này trình bày kết quả khảo sát về hoạt động rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội Nghiên cứu tập trung vào các yếu tố gây rủi ro, ảnh hưởng đến hiệu quả giao hàng, và đề xuất các giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển Thông qua việc phân tích số liệu và ý kiến từ các chuyên gia trong ngành, bài viết cung cấp cái nhìn sâu sắc về thực trạng và xu hướng trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu.
1 Rủi ro từ chủ thể đối tác
Trước khi ký hợp đồng, việc tìm hiểu kỹ về đối tác là rất quan trọng, bao gồm kiểm tra giấy phép kinh doanh và độ tin cậy của bên nhập khẩu Đồng thời, cần đánh giá uy tín của FWD dựa trên khả năng làm việc, hoàn thành nhiệm vụ, cũng như khả năng vận chuyển và đảm bảo chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
2 Rủi ro về thời gian giao hàng cho khách
Giao hàng chậm hoặc kéo dài thời gian nhiều ngày so với trong hợp đồng
3 Rủi ro về hàng hóa, mua bảo hiểm hàng hóa
Hàng hóa có thể bị giao không đúng số lượng, mẫu mã, chất lượng hoặc bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển Do đó, việc kiểm tra hàng hóa khi nhận tại kho là rất quan trọng, và cần lập biên bản giao nhận với bên vận chuyển để đảm bảo tính minh bạch Nếu hàng hóa bị hư hỏng do nguyên nhân chủ quan, việc đền bù bằng bảo hiểm sẽ gặp khó khăn.
4 Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa trên biển, việc bốc dỡ lên tàu cần được thực hiện cẩn thận để tránh ảnh hưởng đến chất lượng hàng Nếu tàu có chất lượng kém và máy móc phục vụ không đủ tốt, hàng hóa dễ bị tổn hại Việc không bảo quản và bọc lót hàng hóa kỹ lưỡng trong suốt hành trình dài có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa bị ngâm nước biển hoặc bị đổ vỡ do sóng.
5 Rủi ro trong quá trình khai thuê hải quan
Thủ tục hải quan phức tạp có thể làm chậm quá trình giao hàng và gia tăng chi phí do hàng hóa bị giữ lại tại cảng quá lâu.
6 Rủi ro trong khâu kiểm tra giám định hàng hóa
Việc kiểm tra không kỹ lưỡng và thiếu chuyên môn của nhân viên trong quá trình xếp dỡ hàng hóa lên phương tiện vận chuyển đã dẫn đến tình trạng hàng hỏng vẫn được giao Hơn nữa, thiết bị hỗ trợ giám định lạc hậu và kết quả giám định không chính xác đã ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
7 Rủi ro trong quá trình thanh toán
Sự biến động của thị trường toàn cầu và trong nước ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ giá, có thể khiến công ty phải thanh toán mức giá cao hơn Hơn nữa, nếu bộ chứng từ không hợp lệ hoặc bị làm giả, quá trình thanh toán sẽ không thành công, gây ra tổn thất đáng kể cho công ty.
3.4.2 Phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
3.4.2.1 Phân tích rủi ro a) Hiểm họa
Các hiểm hoạ có thể gặp phải bao gồm:
Các yếu tố khách quan như thời tiết và sự thiếu cập nhật thông tin thời tiết trong quá trình vận chuyển có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hàng hóa Bên cạnh đó, các tàu thuyền với công nghệ lạc hậu không đủ khả năng chống chọi với gió, bão, và sóng thần, dẫn đến tình trạng hàng hóa bị rơi xuống biển, thất thoát và hư hỏng.
- Trục trặc trong khai báo hải quan khiến hàng hóa không được thông quan, bị giữ tại cửa khẩu
- Thiếu giấy tờ chứng từ hoặc thông tin trên chứng từ bị sai khiến hàng hóa không được bên nhập khẩu chấp nhận
- Gặp phải lừa đảo, đối tác không chuyên nghiệp
- Quá trình thanh toán gặp nhiều trục trặc khiến công ty không thu được tiền hàng
- Trong quá trình bốc dỡ và vận tải, hàng hóa bị rơi, vỡ, thất lạc, hư hại b) Nguyên nhân dẫn đến rủi ro
Rủi ro có thể đến từ các nguyên nhân như:
Rủi ro từ chủ thể đối tác xuất phát từ việc người giao nhận không thực hiện đầy đủ việc tìm hiểu thông tin về đối tác, bao gồm lĩnh vực kinh doanh, thâm niên hoạt động trên thị trường, tiềm lực tài chính, và thông tin về người đại diện pháp luật cũng như các đối tác liên quan.
Rủi ro từ chuyên môn nhân lực xuất phát từ việc một số nhân viên chưa có đủ kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc tại doanh nghiệp Thêm vào đó, nhiều doanh nghiệp chưa đầu tư vào việc bồi dưỡng nhân viên thông qua các khóa huấn luyện nghiệp vụ và ít tổ chức các hoạt động nhóm để khuyến khích sự phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình học hỏi.
Rủi ro về hàng hóa xuất phát từ nhiều nguyên nhân, trong đó có việc áp dụng không đúng các yếu tố kỹ thuật trong quá trình sản xuất và bảo quản Điều này đặc biệt quan trọng trong khâu vận chuyển, khi mà các phương pháp không phù hợp với đặc tính của hàng hóa có thể dẫn đến sự suy giảm chất lượng sản phẩm.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH
Định hướng phát triển quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
4.1.1 Định hướng chiến lược kinh doanh của công ty đến năm 2025 Để có thể cạnh tranh và phát triển trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, Doora Hà Nội đã đề ra một số định hướng chiến lược kinh doanh đến năm 2025 như: Đầu tiên, công ty sẽ tập trung vào việc hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, bằng cách đảm bảo tất cả các khâu từ báo giá, kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan, vận chuyển, bốc dỡ và nhận hàng đều được thực hiện chính xác và đúng theo quy định, hạn chế đến mức tối đa các rủi ro xảy ra
Công ty sẽ cải thiện quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, đồng thời đầu tư vào đào tạo nhân viên để nâng cao kiến thức và kỹ năng trong việc nhận diện, phân tích, đo lường và kiểm soát rủi ro.
Vào thứ ba, công ty sẽ đầu tư vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả giao nhận vận chuyển Cụ thể, công ty sẽ bổ sung phương tiện và thiết bị mới đạt tiêu chuẩn chất lượng, áp dụng công nghệ tiên tiến, đồng thời tạo dựng môi trường làm việc thân thiện và sáng tạo.
Công ty sẽ chú trọng thực hiện hiệu quả các chính sách chăm sóc khách hàng, đồng thời mở rộng và duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài với các đối tác trong nước và quốc tế Điều này không chỉ giúp công ty giữ vững thị phần mà còn góp phần tăng trưởng doanh thu và phát triển bền vững trong tương lai.
4.1.2 Định hướng phát triển về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội Để phát triển quản trị rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, công ty cần hoạch định kế hoạch quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Kế hoạch này bao gồm việc nhận dạng các rủi ro có thể xảy ra, phân tích đánh giá và đưa ra các biện pháp né tránh, giảm thiểu rủi ro Ban lãnh đạo cùng các bộ phận cần thường xuyên mở các cuộc họp để đưa ra nhận xét, đánh giá công tác quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận và đề xuất các định hướng phát triển
Công ty cần chủ động xây dựng các biện pháp phòng ngừa rủi ro tỷ giá trong thanh toán, bằng cách ký hợp đồng vận tải với các doanh nghiệp nội địa bằng VND Điều này giúp giảm thiểu rủi ro khi có biến động về tỷ giá.
Công ty cần nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên nhằm trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng xử lý rủi ro, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Việc tạo cơ hội cho nhân viên học hỏi thêm về nghiệp vụ, kiểm soát rủi ro và tăng cường giao lưu sẽ giúp cải thiện năng suất trong quá trình làm việc.
Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải
4.2.1 Hoàn thiện và nâng cao năng lực nghiên cứu, nhận dạng, dự báo rủi ro
Trong bối cảnh giao thương quốc tế hiện nay, sự biến động của môi trường kinh tế, chính trị và pháp luật tạo ra nhiều rủi ro cho hoạt động giao nhận vận chuyển quốc tế của doanh nghiệp Sự khác biệt về thể chế chính trị, phong tục tập quán kinh doanh và văn hóa giữa các quốc gia tiềm ẩn những rủi ro khó lường Để giảm thiểu tác động của các yếu tố này, công ty cần chú trọng vào công tác nghiên cứu và dự báo rủi ro một cách hiệu quả.
Công ty cần chú trọng đến việc dự báo rủi ro trước khi thực hiện hợp đồng, vì điều này rất quan trọng để chủ động phòng ngừa và kiểm soát các rủi ro tiềm ẩn Quá trình này đòi hỏi đầu tư thời gian và nhân lực để nhận diện, phân tích diễn biến và đề ra biện pháp kiểm soát hiệu quả Tại Doora Hà Nội, bộ phận quản trị rủi ro vẫn đang trong giai đoạn hình thành và gặp nhiều khó khăn do nhân viên thiếu năng lực nghiên cứu và dự báo Hơn nữa, việc kiêm nhiệm nhiều công việc khiến họ khó tập trung Do đó, công ty cần cung cấp kiến thức về nhận dạng rủi ro, cập nhật thông tin thị trường và khuyến khích nhân viên tham gia các hội thảo về quản trị rủi ro trong hoạt động giao nhận vận chuyển.
Công ty cần tuyển dụng và đào tạo các chuyên gia quản trị rủi ro nhằm xây dựng một bộ phận quản trị rủi ro vững mạnh Những nhân sự này sẽ có nhiệm vụ dự báo rủi ro sớm, thực hiện phân tích chính xác và lập kế hoạch hiệu quả để ngăn ngừa và kiểm soát rủi ro một cách nhanh chóng.
Công ty cần thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường, biến động kinh tế và chính trị, cũng như khả năng cung ứng để kịp thời xử lý các thay đổi và phối hợp hiệu quả với người xuất khẩu trong việc thực hiện hợp đồng Ban lãnh đạo nên tổ chức nghiên cứu thị trường chi tiết và xem xét kỹ lưỡng đối tác cùng hoạt động kinh doanh nhằm tránh rủi ro lừa đảo Bộ phận nghiên cứu thị trường cần thường xuyên phối hợp và báo cáo với lãnh đạo để điều chỉnh hoạt động của công ty theo tình hình hiện tại.
4.2.2 Hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ phân tích và đo lường rủi ro
Kiểm tra và giám sát quy trình giao nhận hàng xuất khẩu là rất quan trọng để đảm bảo việc giao hàng bằng đường biển diễn ra hiệu quả Các bước trong quy trình cần được theo dõi chặt chẽ nhằm giảm thiểu rủi ro Đặc biệt, việc trao đổi thông tin thường xuyên giữa các bộ phận là cần thiết để đảm bảo mọi người đều hiểu và thực hiện quy trình giao nhận một cách chính xác.
Công tác kiểm tra chứng từ cần được thực hiện một cách cẩn thận, đảm bảo các thông tin trong bộ chứng từ khớp nhau và đúng theo hợp đồng đã ký Tuy nhiên, thủ tục giấy tờ tại hải quan vẫn rất phức tạp với nhiều loại giấy tờ cần xử lý Do đó, nhân viên kinh doanh nên lập kế hoạch hợp lý để tối ưu hóa thời gian làm thủ tục, giảm thiểu thời gian chờ đợi.
Cán bộ kinh doanh cần chú trọng đến thời gian giao hàng, vì các đại lý tàu biển chỉ cho phép hàng hóa lưu lại tại cảng tối đa 5 ngày; nếu quá thời gian này, công ty sẽ phải chịu thêm chi phí phát sinh Để tránh trục trặc làm chậm tiến độ, cán bộ cần am hiểu chuyên môn và thực hiện các thao tác nhanh chóng, chính xác Hơn nữa, công tác giao hàng cần được cập nhật thông tin liên tục để kịp thời phát hiện rủi ro và sai sót, từ đó tìm ra biện pháp xử lý thích hợp.
Trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, rủi ro về lỗi hàng hóa, hư hỏng và mất mát là rất phổ biến Để giảm thiểu những rủi ro này, doanh nghiệp cần tăng cường kiểm tra số lượng, mẫu mã và chất lượng hàng hóa Việc thuê chuyên gia hoặc cơ quan giám định uy tín để phối hợp kiểm tra hàng hóa là rất cần thiết Đồng thời, cần thống nhất về cơ quan giám định và thông báo kết quả cho người xuất khẩu nhằm tránh sự không đồng thuận giữa các bên Ngoài ra, việc nhận và kiểm tra hàng cần có kế hoạch rõ ràng về thời gian, địa điểm và phương pháp kiểm tra để đảm bảo quá trình diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Đầu tư vào đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên kiểm tra hàng hóa tại cảng là rất quan trọng, nhằm nâng cao nghiệp vụ, kinh nghiệm và kỹ năng nhận diện rủi ro hàng hóa Cần thiết chiêu mộ thêm nhân viên có kinh nghiệm quản trị rủi ro, thông thạo tiếng Anh và tiếng Trung, để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng giao nhận với đối tác.
Công ty cần tổ chức nhân sự một cách hợp lý để quản trị rủi ro hiệu quả, tránh tình trạng chồng chéo công việc giữa các nhân viên Việc phối hợp chặt chẽ giữa Ban lãnh đạo và nhân viên là rất quan trọng, giúp hoạch định công tác quản trị rủi ro ở từng khâu một cách hợp lý và hiệu quả.
4.2.3 Hoàn thiện quá trình kiểm soát rủi ro
Hoàn thiện công tác chuẩn bị nhân công, kho bãi, thuê phương tiện vận chuyển phục vụ tốt quá trình giao nhận
Công ty cần lên kế hoạch bố trí nhân công hợp lý cho quá trình bốc dỡ hàng hóa Nhân viên hiện trường phải có kiến thức chuyên môn về hàng xuất khẩu để kiểm tra đúng mẫu mã và số lượng Việc bốc dỡ và xếp hàng cần phù hợp với đặc tính của hàng hóa nhằm tránh tình trạng hư hỏng như xô vỡ hay xước hàng.
Hệ thống kho bãi cần được thiết kế rộng rãi, sạch sẽ và thoáng mát, trang bị các thiết bị quản lý hàng hóa hiện đại Việc áp dụng khoa học công nghệ trong quản lý kho sẽ giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất khi giao đến tay khách hàng.
Công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng các hãng tàu và đối tác cho thuê phương tiện vận tải, đồng thời mua bảo hiểm với thông tin đầy đủ về số hiệu tàu và chủ tàu cho mỗi chuyến hàng Khi ký hợp đồng vận chuyển, cần quy định rõ ràng trách nhiệm của các bên trong trường hợp xảy ra rủi ro Trong suốt quá trình vận chuyển, các hãng vận tải phải thông báo chi tiết về lịch trình, quá trình di chuyển và kế hoạch thực hiện hợp đồng để đảm bảo tính minh bạch.
Để đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi, bộ phận xuất nhập khẩu hàng hóa cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán Sự hợp tác này giúp thực hiện quy trình thanh toán đúng cách, phù hợp với quy trình giao hàng xuất khẩu, từ đó giảm thiểu rủi ro không nhận được tiền từ khách hàng, tránh tổn thất cho công ty.
Công ty cần chú trọng đến biến động môi trường chính trị, kinh tế và tỷ giá để kịp thời khắc phục rủi ro Việc sử dụng công cụ dự báo tiền tệ và đưa điều khoản về biến động tỷ giá vào hợp đồng mua bán hàng hóa là cần thiết để đảm bảo quyền lợi khi xảy ra rủi ro Bên cạnh đó, công ty nên áp dụng biện pháp phòng ngừa rủi ro trên thị trường tiền tệ thông qua việc ký kết hợp đồng kỳ hạn và hợp đồng tương lai trong thanh toán để bảo vệ khỏi các khoản rủi ro phải trả.
Kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị với Tổng cục Hải quan
Hiện nay, thủ tục hải quan thường phức tạp và tốn nhiều thời gian Để tối ưu hóa quy trình này, công ty nên ủy thác công việc cho những cán bộ có chuyên môn cao và am hiểu các chính sách liên quan đến hải quan.
Công ty nên đề xuất với Tổng cục Hải quan cải thiện quy trình làm thủ tục hải quan, tích hợp công nghệ để rút ngắn thời gian và loại bỏ các bước không cần thiết Bên cạnh đó, công ty có thể gửi văn bản yêu cầu để Hải quan hỗ trợ giải quyết các thắc mắc trong những tình huống đặc biệt.
Tăng cường tập huấn và nâng cao chuyên môn cho cán bộ Hải quan giúp họ hiểu biết sâu sắc về hàng hóa, máy móc, thiết bị y tế và linh kiện điện tử, từ đó rút ngắn thời gian chờ đợi cho doanh nghiệp Đồng thời, tối ưu hóa quy trình thủ tục hải quan và giấy tờ sẽ tạo dựng văn hóa hải quan hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả.
4.3.2 Kiến nghị với cơ quan nhà nước
Nhà nước cần chú trọng đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ tốt cho hoạt động giao hàng xuất khẩu
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, hệ thống cảng biển và cảng sông vẫn còn yếu kém, không đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp Cảng biển nhỏ và nước cạn khiến tàu lớn khó cập cảng, phải dừng xa và chuyển hàng bằng tàu nhỏ, dẫn đến tốn kém thời gian và chi phí, ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và xuất khẩu của các công ty.
Nhà nước cần không chỉ nâng cấp hệ thống đường xá, cầu cống, cảng sông và cảng biển để cải thiện giao thông vận chuyển, mà còn phải triển khai các biện pháp hỗ trợ mở rộng và phát triển đội tàu biển, tàu buôn, tàu chợ và tàu chuyến Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả cho các chuyến hàng vận chuyển cả trong nước và quốc tế.
Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong xuất nhập khẩu nhằm đơn giản hóa và tinh gọn quy trình, đồng thời áp dụng khoa học công nghệ để nâng cao hiệu quả xử lý công việc.
Mặc dù cơ chế xuất nhập khẩu đã được cải thiện, nhưng thủ tục hành chính vẫn còn phức tạp và không phù hợp với thời đại số hóa Do đó, Nhà nước cần hoàn thiện các chính sách và quy định xuất khẩu một cách rõ ràng, cụ thể và đồng bộ, tránh mâu thuẫn giữa các văn bản của các cấp.
Nhà nước cần đồng bộ hóa hệ thống văn bản pháp lý và quy định nhằm khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia tích cực vào hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng dồi dào cho thị trường.
Nhà nước cần cải thiện cơ chế quản lý xuất khẩu bằng cách thường xuyên cập nhật và sửa đổi các quy định liên quan Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quy trình giao hàng xuất khẩu Đồng thời, cần đổi mới các chính sách xuất khẩu nhằm khuyến khích doanh nghiệp tăng cường hoạt động xuất khẩu.
Nhà nước cần hỗ trợ doanh nghiệp tham gia thương mại quốc tế bằng cách đơn giản hóa thủ tục và thực hiện chính sách một cửa, một đầu Các nghị định và thông tư cần được thống nhất từ cấp trên xuống dưới để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.
Nhà nước cần xây dựng môi trường kinh doanh cạnh tranh lành mạnh giữa doanh nghiệp trong nước và quốc tế, bao gồm cả doanh nghiệp tư nhân và nhà nước Cần thiết phải hỗ trợ doanh nghiệp thông qua các ưu đãi thuế và hạn ngạch, nhằm thúc đẩy hoạt động xuất khẩu hàng hóa mạnh mẽ hơn.