CHƯƠNG IV: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH
4.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải
4.2.1. Hoàn thiện và nâng cao năng lực nghiên cứu, nhận dạng, dự báo rủi ro Trong bối cảnh giao thương quốc tế hiện nay, sự biến động của môi trường kinh tế, chính trị, pháp luật thường xuyên gây ra nhiều rủi ro trong hoạt động giao nhận vận chuyển quốc tế của doanh nghiệp. Sự khác biệt về thể chế chính trị, phong tục tập quán kinh doanh, văn hóa của các doanh nghiệp ở các quốc gia khác nhau luôn tiềm ẩn những rủi ro khó lường mà công ty phải đối mặt. Mặc dù chịu tác động của cả các yếu tố chủ quan và khách quan, nhưng để hạn chế sự tác động của chúng, công ty cần thực hiện tốt công tác nghiên cứu và dự báo rủi ro.
Công ty cần chú trọng nhiều vào công tác dự báo rủi ro trước khi thực hiện hợp đồng vì nó rất quan trọng. Dự báo sớm những rủi ro có thể xảy ra, công ty sẽ chủ động hơn trong việc phòng ngừa và kiểm soát chúng. Quá trình dự báo rủi ro cần đầu tư rất nhiều thời gian và nhân lực để có thể nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn, phân tích diễn biến tiến trình của chúng và vạch ra biện pháp để kiểm soát hiệu quả. Thực tế tại Doora Hà Nội đang ở những bước khai sơ để hình thành bộ phận mới là quản trị rủi ro, nhưng vẫn còn nhiều bất cập do nhân viên chưa đủ năng lực để nghiên cứu, dự báo rủi ro. Mặt khác, lại kiêm nhiệm nhiều công việc dẫn tới tình trạng khó tập trung vào một công việc. Do đó, công ty cần trang bị kiến thức về nghiên cứu, nhận dạng rủi ro trong các công việc đảm nhiệm, cung cấp cho nhân viên những kiến thức cập
nhật về chính sách, thông tin thị trường và cho phép nhân viên tham gia vào các buổi hội thảo về quản trị rủi ro trong hoạt động giao nhận vận chuyển.
Công ty cũng cần chiêu mộ và đào tạo những cán bộ chuyên sâu về quản trị rủi ro để tập trung nghiên cứu và xây dựng bộ phận quản trị rủi ro vững chắc. Các nhân sự này sẽ dự báo rủi ro sớm, phân tích một cách chính xác và lập kế hoạch để ngăn ngừa và kiểm soát rủi ro nhanh chóng.
Công ty cũng cần cập nhật thường xuyên thông tin về thị trường, biến động kinh tế và chính trị, cũng như khả năng cung ứng của thị trường để xử lý kịp thời những thay đổi và phối hợp với người xuất khẩu trong thực hiện hợp đồng. Ban lãnh đạo cần tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường cụ thể và nghiên cứu kỹ về đối tác và hoạt động kinh doanh để tránh bị lừa đảo. Bộ phận nghiên cứu thị trường cần phối hợp và báo cáo thường xuyên với lãnh đạo để điều chỉnh các hoạt động của công ty phù hợp với điều kiện hiện tại.
4.2.2. Hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ phân tích và đo lường rủi ro
Kiểm tra, giám sát thực hiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng xuất khẩu
Để đảm bảo quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển diễn ra trơn tru và hiệu quả, các khâu trong quy trình cần được giám sát kỹ càng và nghiêm túc để tránh các rủi ro có thể xảy ra. Việc trao đổi thông tin thường xuyên giữa các bộ phận là cần thiết để đảm bảo cùng nhau hiểu và thực hiện quy trình giao nhận một cách chính xác.
Công tác kiểm tra chứng từ cần chú ý và thận trọng kiểm tra chi tiết các thông tin trong bộ chứng từ để đảm bảo tính khớp nhau và đúng như hợp đồng đã ký. Tuy nhiên, thủ tục giấy tờ tại hải quan hiện nay vẫn còn rất phức tạp với nhiều loại giấy tờ phải được xử lý. Do đó, nhân viên kinh doanh cần có một kế hoạch hợp lý để tối ưu thời gian làm thủ tục, tránh thời gian chờ.
Cán bộ kinh doanh trong quá trình giao hàng cần đặc biệt chú trọng đến thời gian vì các đại lý tàu biển chỉ cho phép hàng hóa được lưu lại tại cảng tối đa 5 ngày, nếu quá thời gian này, công ty sẽ phải chịu thêm nhiều chi phí phát sinh. Do đó, các cán bộ cần am hiểu chuyên môn, thực hiện các thao tác nhanh chóng, chính xác và tránh các trục trặc có thể xảy ra làm chậm tiến độ giao hàng. Công tác giao hàng cần
phải được thường xuyên cập nhật thông tin về công ty từng giờ, từng ngày để kịp thời phát hiện các rủi ro và sai sót, và nhanh chóng tìm ra các biện pháp xử lý thích hợp.
Một trong những rủi ro thường gặp khi thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty là lỗi hàng hóa, hư hỏng, mất mát. Vì vậy, cần tăng cường kiểm tra về số lượng, mẫu mã, chất lượng hàng hóa, đồng thời thuê chuyên gia hoặc cơ quan giám định có uy tín để phối hợp đề kiểm tra, giám định hàng hóa một cách chính xác. Cần thống nhất về cơ quan giám định và thông báo kết quả giám định hàng hóa với người xuất khẩu để tránh tình trạng không đồng tình giữa các bên. Nhận và kiểm tra hàng cũng phải lên kế hoạch rõ ràng về thời gian và địa điểm, phương pháp kiểm tra cần chặt chẽ, nghiêm túc để đảm bảo quá trình diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Chú trọng đầu tư vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên kiểm tra về hàng hóa ở cảng, giỏi về nghiệp vụ, kinh nghiệm và kỹ năng để có thể nhận biết các rủi ro về hàng hóa rõ ràng, kịp thời phân tích và xử lý. Đồng thời chiêu mộ thêm các nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong việc quản trị rủi ro, có khả năng thông thạo ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Trung để sẵn sàng làm việc với đối tác khi có trục trặc trong quá trình thực hiện hợp đồng giao nhận.
Công ty cần sắp xếp nhân sự hợp lý cho công tác quản trị rủi ro, tránh tình trạng nhân viên chằng chéo công việc dẫn đến hoạt động không hiệu quả. Đồng thời phối hợp chặt chẽ các đầu mối của công việc từ Ban lãnh đạo đến nhân viên, hoạch định công tác quản trị rủi ro trong các khâu một cách hợp lý, có hiệu quả.
4.2.3. Hoàn thiện quá trình kiểm soát rủi ro
Hoàn thiện công tác chuẩn bị nhân công, kho bãi, thuê phương tiện vận chuyển phục vụ tốt quá trình giao nhận
Công ty cần có phương án bố trí nhân công vừa đủ cho quá trình bốc dỡ hàng hóa. Các nhân viên hiện trường cần có kiến thức chuyên môn về các mặt hàng xuất khẩu để có thể kiểm tra hàng đúng mẫu mã, số lượng cũng như bốc đỡ, xếp hàng phải phù hợp với đặc tính của hàng hóa, tránh xảy ra tình trạng xô vỡ, xước hàng.
Hệ thống kho bãi phải đủ rộng, sạch và thoáng mát, có các thiết bị báo quản hàng hóa hiện đại, áp dụng khoa học công nghệ để đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất khi giao cho khách.
Công ty cần tìm hiểu kỹ các hãng tàu, đối tác cho thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm, có đủ thông tin về số hiệu tàu, chủ tàu trong mỗi chuyến hàng vận chuyển. Thêm vào đó, khi kí hợp đồng vận chuyển với các hãng tàu, cần quy định rõ ràng các điều khoản về trách nhiệm của các bên khi xảy ra rủi ro. Trong quá trình vận chuyển, các hãng vận tải phải luôn thông báo lịch trình, quá trình di chuyển của các phương tiện vận tải và kế hoạch thực hiện hợp đồng vận chuyển cho rõ ràng chi tiết.
Hoàn thiện trong quá trình thanh toán
Để quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi thì bộ phận xuất nhập khẩu hàng hóa phối hợp cùng bộ phận kế toán để cùng nhau thực hiện tốt quá trình thanh toán phù hợp với quy trình giao hàng xuất khẩu, tránh những rủi ro không đáng có, gây không nhận được tiền từ khách hàng dẫn đến tổn thất cho công ty.
Công ty cần đặc biệt chú trọng đến những biến động của môi trường chính trị, kinh tế, biến động tỷ giá để có những biện pháp khắc phục kịp thời rủi ro, sử dụng các công cụ dự báo tiền tệ, đưa các điều khoản về biến động tỷ giá đồng tiền ngoại tệ và nội tệ với các đối tác trong hợp đồng mua bán vận chuyển hàng hóa để khi có rủi ro thì có cơ sở để lấy được tiền. Ngoài ra, công ty nên sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro trên thị trường tiền tệ bằng cách kí các hợp đồng kỳ hạn, tương lai khi thanh toán để phòng ngừa các khoản rủi ro phải trả.
Khi gặp trục trặc trong quá trình thanh toán với khách hàng, các bên cũng nên ngồi lại để thương lượng, bàn bạc phương án xử lí rủi ro, cùng nhau gánh chịu tổn thất trên cơ sở duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác nước ngoài.
4.2.4. Hoàn thiện công tác tài trợ rủi ro
Hiện nay, trong hoạt động giao nhận vận chuyển hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng và bằng tất cả các phương thức khác nói chung, công ty còn gặp khó khăn do nguồn vốn còn hạn hẹp và khả năng huy động nguồn vốn lớn còn chậm. Do đó, công ty đã bỏ lỡ rất nhiều cơ hội để đem về lợi nhuận lớn, thay vào đó, công ty thường ký các hợp đồng có giá trị nhỏ, ít rủi ro, ít gây ảnh hưởng lớn cho các đối tác lớn nước ngoài. Để có thể khắc phục các khó khăn trên, để xây dựng được nguồn quỹ dự phòng rủi ro thì công ty phải có những chính sách, biện pháp huy động các nguồn vốn tự tài trợ rủi ro từ:
- Khuyến khích cán bộ nhân viên trong công ty cùng góp vốn và được hưởng lãi suất cao.
- Huy động vốn từ Ngân hàng Vietcombank, ngân hàng mở L/C của công ty để có nguồn vốn đủ đáp ứng cho việc thực hiện các hợp đồng vận chuyển.
- Tạo lập uy tín, mối quan hệ làm ăn lâu năm với các hãng tàu, hãng hàng không lớn để thỏa thuận trong việc thanh toán tiền vận chuyển chậm, kéo dài thời gian đặt cọc để đỡ phải chờ để thu vốn từ việc ký nhiều hợp đồng khác hoặc giảm tiền vay ngân hàng, tránh trả lãi suất cao.
- Liên doanh với các đối tác lớn, có uy tín trong và ngoài nước góp cổ phần để có nguồn vốn dồi dào hơn.
Bên cạnh đó, xây dựng quỹ dự phòng rủi ro lớn để có thể nhanh chóng xử lý các tổn thất từ hoạt động giao nhận. Đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn là một biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư, không cần sử dụng nhiều vốn mà vẫn có thể đem lại doanh thu, lợi nhuận cao.