CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
3.4. Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
3.4.2. Phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
3.4.2.1. Phân tích rủi ro a) Hiểm họa
Các hiểm hoạ có thể gặp phải bao gồm:
- Sự ảnh hưởng từ các yếu tố khách quan về thời tiết hoặc thiếu cập nhật về tình hình thời tiết trong quá trình vận chuyển, các yếu tố kĩ thuật của tàu thuyền còn
lạc hậu không chịu được ảnh hưởng lớn của gió, bão, sóng thần, làm cho hàng hóa bị rơi xuống biển, thất thoát, hư hỏng.
- Trục trặc trong khai báo hải quan khiến hàng hóa không được thông quan, bị giữ tại cửa khẩu.
- Thiếu giấy tờ chứng từ hoặc thông tin trên chứng từ bị sai khiến hàng hóa không được bên nhập khẩu chấp nhận.
- Gặp phải lừa đảo, đối tác không chuyên nghiệp.
- Quá trình thanh toán gặp nhiều trục trặc khiến công ty không thu được tiền hàng.
- Trong quá trình bốc dỡ và vận tải, hàng hóa bị rơi, vỡ, thất lạc, hư hại.
b) Nguyên nhân dẫn đến rủi ro
Rủi ro có thể đến từ các nguyên nhân như:
- Rủi ro từ chủ thể đối tác: nguyên nhân dẫn đến rủi ro này là người giao nhận không tìm hiểu kĩ thông tin đối tác của mình về lĩnh vực kinh doanh, thâm niên hoạt động trên thị trường, tiềm lực về tài chính, thông tin về người đại diện pháp luật, thậm chí các đối tác của họ...
- Rủi ro từ chuyên môn nhân lực: nguyên nhân dẫn đến rủi ro này là một số nhân viên chưa tích lũy đủ kiến thức và kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này để đáp ứng được công việc thực tế tại các doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp chưa đầu tư để bồi dưỡng nhân viên đi học thêm các khóa huấn luyện nghiệp vụ, ít tổ chức sắp xếp các công việc nhóm để mọi người phối hợp hỗ trợ học hỏi nhau...
- Rủi ro về hàng hóa: có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc hàng hóa kém chất lượng như việc áp dụng các yếu tố kĩ thuật trong quá trình sản xuất, bảo quản trong khâu vận chuyển không phù hợp với đặc tính của hàng hóa...
- Rủi ro từ nội dung kí kết: các bên chủ quan, không kiểm tra kĩ các điều khoản về hàng hóa, thời gian giao hàng, thanh toán... dẫn đến những rủi ro không đáng có.
- Rủi ro về pháp lý: nguyên nhân từ việc nhà nước thay đổi các chính sách, thuế suất, quy định về kiểm tra chất lượng nhanh chóng khiến doanh nghiệp chưa cập
nhật kịp thời cũng gây ra một số rủi ro trong quá trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển.
- Rủi ro về thời hạn giao hàng: bao gồm các nguyên nhân chủ quan từ phía nhà xuất khẩu không giao hàng cho đại lý vận chuyển đúng hạn, phía nhà cung ứng nguyên liệu đầu vào thiếu dẫn đến tình hình sản xuất chậm trễ và giao hàng chậm. Và nguyên nhân khách quan từ yếu tố thiên nhiên như bão, lũ lụt, động đất, sóng thần...
hay gặp phải cướp biển trong quá trình vận chuyển làm cho thời gian vận chuyển kéo dài hơn gây tổn thất lớn cho các bên.
- Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, tồn trữ: nguyên nhân do các yếu tố kĩ thuật lạc hậu, các tàu biển còn cũ, khả năng bảo quản kém và các thiết bị máy móc hỗ trợ bốc dỡ kém chất lượng, công nghệ chưa hiện đại tân tiến ảnh hưởng xấu đến chất lượng hàng hoá.
- Rủi ro trong khâu nhận bộ chứng từ: nhân viên giao nhận không kiểm tra kĩ thông tin, địa chỉ của người nhận dẫn đến sai địa chỉ người nhận, sơ suất dẫn đến thiếu một số chứng từ trong bộ chứng từ,..
- Rủi ro trong khâu mua bảo hiểm hàng hóa: nguyên nhân dẫn đến rủi ro này là các nhà xuất nhập khẩu chủ quan không mua bảo hiểm hàng hóa trước khi giao hàng, cách xếp đặt hàng hóa trên tàu quá tải hoặc sai quy cách đặc tính hàng hóa dẫn đến hư hỏng hàng và không được đền bù bằng bảo hiểm, phương tiện vận chuyển không đủ khả năng lưu hành, hàng hóa bị tổn thất trước khi cấp đơn bảo hiểm cũng không được đền bù bằng bảo hiểm.
- Rủi ro trong khi kiểm tra, giám định hàng hóa: Nhân viên không kiểm tra kĩ tất cả hàng hóa, thiếu hàng, thiếu giấy tờ vẫn cho nhập kho, kết quả giám định chưa chính xác mà đã niêm phong hàng hóa, máy móc thiết bị hỗ trợ giám định còn lạc hậu và độ chính xác không cao.
- Rủi ro trong quá trình thanh toán: nguyên nhân dẫn đến sai sót trong quá trình thanh toán từ việc không đồng nhất đồng tiền thanh toán, tỷ giá biến động không kiểm soát được, các vấn đề về khủng hoảng kinh tế lạm phát khiến đồng tiền mất giá, ngân hàng hai phía chậm trễ trong quá trình thanh toán...
Ngoài những nguyên nhân kể trên, rủi ro cũng đến từ những sai lầm trong việc lựa chọn chiến lược kinh doanh, cơ chế quản lí, thiếu thông tin về thị trường, về đặc
tính các mặt hàng kinh doanh. Bản thân công ty chưa đầu tư nhiều vào cho việc đồng bộ hóa đào tạo và xây dựng công tác quản trị rủi ro trong từng khâu thích hợp. Công ty chưa việc đào tạo đội ngũ nhân viên, sự chênh lệch về kĩ năng kinh nghiệm của mỗi nhân viên gây khó khăn hình thành một bộ phận về quản trị rủi ro trong khâu vận chuyển, chưa đào tạo nhân viên chuyên sâu có thể xử lí các rủi ro bất ngờ xảy ra.
Khi gặp phải những rủi ro thì công ty sẽ mất thêm nhiều chi phí bỏ ra để bù những sản phẩm hỏng, hay phụ phí về tàu thuyền trong quá trình vận chuyển. Giảm uy tín của công ty với khách hàng, gây ra bỏ lỡ nhiều khách hàng tiềm năng.
c) Tổn thất
Những rủi ro khác nhau đều gây ra những tổn thất cho công ty như:
- Thiệt hại hàng hóa, giảm sút doanh thu, mất thêm nhiều chi phí bỏ ra để bù những sản phẩm hỏng, hay phí phụ về tàu thuyền trong quá trình vận chuyển.
- Giảm uy tín của công ty với đối tác, gây ra bỏ lỡ nhiều khách hàng tiềm năng.
Tổn thất này rất lớn vì trong kinh doanh, chữ tín còn quý hơn vàng.
3.4.2.2. Đo lường rủi ro
Sau khi phân tích rủi ro sẽ đến bước tiến hành đo lường rủi ro để xác định tần suất xuất hiện rủi ro là cao hay thấp và tìm ra biện pháp khắc phục.
Bảng 3.8: Phân loại rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội theo mức độ tổn thất và tần suất xuất hiện
Tần suất xuất hiện
Mức độ tổn thất
Cao Thấp
Cao
- Rủi ro trong quy trình thanh toán
- Rủi ro trong kiểm tra, giám định hàng hoá - Rủi ro về hàng hoá
- Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản
Thấp - Rủi ro trong khai thuê hải quan
- Rủi ro do giao hàng chậm
- Rủi ro do hành vi lừa đảo của đối tác
Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hoạt động rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội a) Nhóm tần suất xuất hiện thấp
Rủi ro hành vi lừa đảo của đối tác
Trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, các doanh nghiệp gặp không ít các trường hợp lừa đảo, kí hợp đồng chứng từ giả để giao hàng mà không có hàng hoặc hàng hóa kém chất lượng, người nhận từ chối nhận hàng... Tuy nhiên qua 15 năm hình thành và phát triển, nhờ việc phối hợp với các chi nhánh Doora Logistics ở nước ngoài và các mối quan hệ hợp tác với nhiều doanh nghiệp trong khu vực, Doora Hà Nội rất hiếm gặp phải các trường hợp lừa đảo.
Rủi ro do giao hàng chậm
Nguyên nhân của việc giao hàng chậm trễ cho khách cũng bởi vì yếu tố khách quan từ môi trường bên ngoài như điều kiện về thời tiết gió, bão làm đình trệ quá trình vận chuyển. Bởi là yếu tố khách quan nên rất khó để né tránh rủi ro mà cần hạn chế tổn thất ở mức thấp nhất. Những năm qua công ty đặc biệt chú trọng đến yếu tố thiên nhiên trước khi thực hiện mỗi đơn hàng để có thể đưa ra các biện pháp đề phòng và hạn chế rủi ro, cho nên số đơn hàng có tình trạng giao hàng chậm rất ít xảy ra, trong giai đoạn 2020 - 2022 chỉ có 5% số hợp đồng bị giao hàng chậm trễ.
Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản
Ban đầu, trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty thường xảy ra một số vấn đề về hàng hóa, như bị hư hỏng do bảo quản không đúng với đặc tính của sản phẩm hay do xếp hàng không đúng quy cách, chuyển tải hàng hóa. Nhưng những năm gần đây tình trạng này đã được khắc phục nhờ đội ngũ nhân viên đã có nhiều kinh nghiệm và trang bị những thiết bị bảo quản, cảnh báo nguy hiểm tiên tiến, hiện đại hơn.
Một trong những mặt hàng thường xuyên xuất khẩu của công ty là gạo và tinh bột, dễ bị ảnh hưởng chất lượng, hư hỏng khi vận chuyển, đặc biệt là vận chuyển đường biển. Do đó, để hạn chế hư hại, hàng hóa được đóng gói và bọc lót rất cẩn
thận. Doora Hà Nội có các biện pháp thông qua các thiết bị đo nhiệt độ và độ ẩm, cảnh báo nguy hiểm trong suốt quá trình chuyển chở nên tần suất xảy ra hư hỏng hàng hóa là rất thấp.
Vận chuyển đường biển còn đối mặt với nguy cơ gặp cướp biển có thể mất toàn bộ hàng hóa, gây thiệt hại vô cùng lớn. Nhưng nhờ lựa chọn những tuyến đường an toàn, những lô hàng của công ty chưa từng gặp tình trạng này. Đồng thời, công ty cũng thực hiện duy trì liên lạc với lực lượng cảnh sát biển và cứu hộ cứu nạn trên biển để xin trợ giúp khi có cướp biển hoặc thiên tai.
b) Nhóm tần suất xuất hiện cao
Rủi ro trong khai thuê hải quan
Khi công ty được ủy thác cả dịch vụ làm thủ tục hải quan thuê sẽ gặp phải một số rủi ro như bộ chứng từ không đầy đủ, chứng từ thiếu thông tin cần thiết, nhân viên khai báo thông tin không đúng, không thống nhất mã HS với hàng hóa. Nếu gửi cho cơ quan hải quan thông tin không chính xác, công ty sẽ phải tốn chi phí để sửa chữa lại thông tin trong tờ khai. Thêm vào đó, thủ tục hải quan yêu cầu nhiều giấy tờ, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng. Tuy nhiên, Doora Hà Nội có đội ngũ làm thủ tục hải quan giàu kinh nghiệm, có thể xử lý kịp thời các sai sót. Tuy nhiên, chính sách hải quan liên tục thay đổi và quy trình thông quan hàng hóa còn nhiều bất cập, khiến cho công việc làm thủ tục giấy tờ hay gặp trục trặc. Năm 2021, một lô hàng máy móc của công ty không thống nhất mã HS hàng hóa nên đã bị cơ quan hải quan giữ lại, không thể giao hàng đúng tiến độ.
Rủi ro trong kiểm tra, giám định hàng hóa
Đây là rủi ro thường gặp và cũng gây ra tổn thất lớn, yêu cầu công ty đặc biệt chú trọng vào công tác này. Bởi kiểm tra giám định hàng hóa không kỹ càng đã dẫn đến việc giao cho khách hàng hàng hóa bị hư hỏng và không đạt tiêu chuẩn chất lượng như trong hợp đồng. Nguyên nhân chính là do đội ngũ nhân viên hiện trường chưa có đầy đủ kinh nghiệm, chủ quan trong việc kiểm tra hàng, khâu bốc dỡ hàng không đúng cách, dẫn đến kết quả giám định hàng hóa không chính xác.
Rủi ro về hàng hóa
Một số lỗi thường gặp về hàng hóa của công ty trong quá trình giao hàng xuất khẩu là hàng hóa không đúng quy cách, sai kích cỡ, màu sắc, mẫu mã hoặc bản thân
hàng hóa bị lỗi. Tuy nhiên, thiệt hại của rủi ro này khá lớn khi công ty phải liên hệ với công ty xuất khẩu để đổi hàng và tốn nhiều chi phí trong quá trình vận chuyển qua lại.
Bảng 3.9: Rủi ro về hàng hoá trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
Rủi ro Số phiếu Tỉ lệ (%)
Hàng hoá bị hư hỏng, mất mát 21/30 70
Hàng hoá không đúng chất lượng 3/30 10
Hàng hoá không đúng số lượng, kích cỡ 0/30 0
Hàng hoá không đúng mẫu mã 0/30 0
Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hoạt động rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội Qua tổng hợp phiếu điều tra, về rủi ro hàng hoá thì rủi ro hàng hoá bị hư hỏng, mất mát xuất hiện nhiều nhất. Để hạn chế những rủi ro này, Ban lãnh đạo công ty cùng Phòng vận chuyển đã triển khai nghiệp vụ nhận hàng và kiểm kê hàng hoá một cách kỹ lưỡng cho đội ngũ nhân viên kho, đảm bảo quản lý hàng hoá ra vào kho phải đảm bảo đầy đủ cả về số lượng lẫn chất lượng.
Rủi ro trong quy trình thanh toán
Bảng 3.10: Rủi ro về hàng hoá trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội
Rủi ro Số phiếu Tỷ lệ (%)
Bộ chứng từ giả, không hợp lệ 18/30 60
Rủi ro từ ngân hàng mở L/C 6/30 20
Tỷ giá biến động 3/30 10
Rủi ro khác 3/30 10
Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hoạt động rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Doora Hà Nội Từ tổng hợp phiếu điều tra, ta thấy được phần lớn rủi ro trong quy trình thanh toán mà công ty thường gặp phải là do bộ chứng từ giả không hợp lệ chiếm 60%, rủi ro từ ngân hàng mở L/C chiếm 20% và còn lại do tỷ giá biến động và những rủi ro
Đối với những rủi ro trên thì công ty cần có bộ phận am hiểu về thanh toán và có những biện pháp, ngân sách đề phòng trường hợp gặp rủi ro đáng tiếc.