TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, xu hướng hội nhập kinh tế thế giới và giao thương hàng hóa ngày càng phát triển mạnh mẽ Song song với đó, nhu cầu vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia cũng đòi hỏi sự nhanh chóng, thuận tiện và an toàn hơn Trong đó, vận tải đường biển là hình thức vận tải quốc tế tiện lợi và đang được sử dụng phổ biến nhất tại Việt Nam Tuy vậy, nhập khẩu hàng hóa là một quy trình phức tạp và nhiều công đoạn, đặc biệt là nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, từ khâu chuẩn bị giấy tờ, thủ tục hải quan, đóng gói, vận chuyển đến việc nhận hàng và kiểm tra chất lượng Trong quá trình này, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra, như hàng hoá bị hư hại, mất trộm, không đúng chủng loại, giấy tờ không hợp lệ, hay thậm chí là hàng giả, hàng nhái Do đó, việc quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là rất quan trọng để đảm bảo sự an toàn và hiệu quả cho công ty
Công ty TNHH Nhật Minh Logistics đã có gần 10 năm trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu và các dịch vụ logistics Nhưng trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy rằng mặc dù đã có những biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu các rủi ro, xong hiệu quả vẫn chưa cao, công ty vẫn chưa thực sự kiểm soát và hạn chế tối đa được một số rủi ro trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu của mình, đặc biệt trong phương thức vận tải bằng đường biển Trong khi đó, rủi ro trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển xuất hiện ở nhiều khía cạnh khách nhau và ngày càng trở nên phức tạp Điều này vừa làm tổn thất về kinh tế vừa ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của công ty trên thị trường kinh doanh
Chính vì vậy, việc nghiên cứu và đề xuất ra giải pháp để công ty có thể kiểm soát và hạn chế rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là điều vô cùng cần thiết Do vậy, em lựa chọn đề tài “Quản trị rủi ro trong quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển của Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam” với mong muốn nâng cao kiến thức bản thân đồng thời đóng góp một phần nhỏ sức lực vào sự phát triển của công ty.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
- Nghiên cứu 1: Trần Thị Bảo Quế (2006), “Quản lý rủi ro trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế”, Luận văn thạc sỹ, Đại học Ngoại thương Bài nghiên cứu hệ thống lại những vấn đề cơ bản về rủi ro và quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Phân tích thực trạng các rủi ro thường gặp và thực trạng quản trị rủi ro của các doanh nghiệp Việt Nam Qua đó đưa ra những dự báo và các giải pháp tăng cường quản lý rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam
- Nghiên cứu 2: Nguyễn Thị Quỳnh Như (2021), “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu”, Khóa luận tốt nghiệp, Đại học kinh tế Huế Tác giả đã đi phân tích từ cơ sở lý thuyết đến các bước cụ thể trong quy trình nhận hàng nhập khẩu nguyên container của công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu, từ đó chỉ ra được các ưu điểm và nhược điểm trong quy trình vận hành của doanh nghiệp Trên cơ sở đó nêu ra những rào cản, bất cập khiến công ty giảm sút năng lực cạnh tranh trên thị trường như trình độ, nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên công ty hay dịch vụ chăm sóc khách hàng
- Nghiên cứu 3: Cao Tuyết Nhi (năm 2021) “Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Hải Phòng” Khóa luận tốt nghiệp - Đại học Thương mại Bài nghiên cứu đã nêu ra được những rủi ro mà công ty
Cổ phần Cảng Hải Phòng đã gặp phải về đối tác, nhân sự, trang thiết bị,… đồng thời đem đến cái nhìn toàn diện hơn về thực trạng quản lý rủi ro tại doanh nghiệp Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp thích hợp, hạn chế các tác nhân tiêu cực bằng các giải pháp tích cực hoặc chuyển giao rủi ro
- Nghiên cứu 4: Nguyễn Thu Hồng (2022), “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải Bách Việt”, Khóa luận tốt nghiệp_Đại học Thương mại Trong bài nghiên cứu, tác giả đã phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vận tải Bách Việt Qua đó nhận diện, phân tích, đo lường và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình này Tác giả đã nêu ra được các giải pháp thiết thực để góp phần hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển
- Nghiên cứu 5 “Supply Chain Risk Assessment and Control of Port Enterprises: Qingdao port as case study” xuất bản trên ấn phẩm The Asian Journal of Shipping and Logistics (B Jian LI, Si Shen, 2018) Bài nghiên cứu lấy cảng Qingdao làm đối tượng để nghiên cứu và đánh giá rủi ro dịch vụ giao nhận của doanh nghiệp tăng cường kiểm soát rủi ro, cải thiện hiệu quả dịch vụ cảng, nâng cao khả năng hoạt động của cảng Các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình dịch vụ cảng, vận hành và đến từ môi trường bên ngoài Từ kết quả đó, bài viết đề xuất phương pháp AHP cải tiến được sử dụng để đề xuất các biện pháp tăng cường quản lý rủi ro
Nhìn chung tuy đã có khá nhiều nghiên cứu về quản trị rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu nhưng chưa có nghiên cứu nào đi sâu vào Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam Hơn nữa, những bài nghiên cứu được thực hiện ở các giai đoạn trước đó nên các vấn đề xảy ra cũng khác so với thời điểm hiện nay – khi mà logistics đang thực sự lên ngôi và đang trên đà phục hồi, sự thay đổi của các văn bản pháp luật, bối cảnh nền kinh tế, chất lượng nguồn nhân lực cũng có nhiều sự chuyển biến Do đó đề tài đóng góp thêm tính mới, không trùng lặp với các công trình, bài nghiên cứu đã có.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống các vấn đề lí thuyết cơ bản về quản trị rủi ro, quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu
- Đánh giá và phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam
- Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro và phân tích ảnh hưởng của nó đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam
- Đề xuất các giải pháp quản trị rủi ro để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Đưa ra các khuyến nghị để cải thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam
Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nội dung: Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam thực hiện nhập khẩu bằng cả đường biển và đường bộ Tuy nhiên trong quá trình làm việc thực tế tại công ty, em nhận thấy rằng công ty chủ yếu nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển và còn tồn tại nhiều rủi ro trong quá trình này Do vậy, đề tài này đặc biệt đi sâu vào nghiên cứu quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam
- Phạm vi về không gian: Đề tài nghiên cứu tại Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam
- Phạm vi về thời gian: Đề tài tập trung phân tích, đánh giá số liệu giai đoạn 2021 – 2023, phát triển định hướng đến 2025.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Trong quá trình thực tập tại công ty, dữ liệu sơ cấp được thu thập nhờ làm việc, trao đổi, tiếp xúc trực tiếp với các anh chị nhân viên trong các phòng ban Qua đó có thể nắm bắt được những thông tin về tình hình hoạt động, quy trình nhận hàng nhập khẩu, chất lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển mà công ty cung cấp cũng như những rủi ro mà công ty gặp phải và các biện pháp đang được áp dụng dể giảm thiểu rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của mình
Ngoài ra, dữ liệu sơ cấp còn được thu thập dưới hình thức Sử dụng phiếu điều tra: Nội dung của phiếu điều tra tập trung vào tìm hiểu mức độ nhận diện các nguy cơ, rủi ro và tổn thất trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của doanh nghiệp Đối tượng được khảo sát là các nhân viên từ bộ phận kinh doanh, chứng từ, Khai báo hải quan, nhân viên hiện trường trực tiếp tham gia vào quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
- Phương pháp thu tập dữ liệu thứ cấp: Trong khóa luận, nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ:
+ Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty như: Báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo của phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021 – 2023
+ Dữ liệu bên ngoài như các bài viết liên quan được đăng tải trên báo, tạp chí, website của công ty, google.com,
1.6.2 Phương pháp tổng hợp và phân tích
- Phương pháp thống kê: Từ những thông tin số liệu đã được thu thập và tìm kiếm Qua đó, lập các bảng biểu thống kê, sơ đồ hình vẽ về hoạt động kinh doanh của công ty nhằm đánh giá tình hình kinh doanh của công ty qua các năm trong giai đoạn
- Phương pháp phân tích: Từ những số liệu đã có được, sử dụng phương pháp phân tích để phân tích các thông tin, số liệu, từ đó nghiên cứu, so sánh các mối quan hệ giữa các dữ liệu để thấy được những tích cực cũng như những điểm còn hạn chế Trên cơ sở đó để đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
- Phương pháp so sánh: Lập các bảng biểu thống kê, sơ đồ hình vẽ về hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm, từ đó so sánh để chỉ ra sự khác nhau, tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận qua các năm
- Phương pháp tổng hợp: Phân tích và đưa ra các nhận xét đánh giá về thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam.
Kết cấu đề tài
Khoá luận được chia làm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển của Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển của Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là dịch vụ liên quan đến vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, làm thủ tục hải quan để tiến hành nhập khẩu hàng hóa bằng phương thức vận chuyển đường biển Dịch vụ nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển đảm nhận toàn bộ khối lượng công việc kể từ khi nhận hàng từ người xuất khẩu đến khi giao hàng cho người nhập khẩu
2.1.2 Khái niệm về nguy cơ, rủi ro, tổn thất
2.1.2.1 Khái niệm về nguy cơ
“Nguy cơ là một nguồn, một tình huống hoặc một hành động có tiềm năng gây ra tổn hại đối với con người, như tổn thương hay tác hại sức khoẻ hoặc kết hợp cả hai tồn tại trên” (Theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7301-1:2008)
Như vậy có thể hiểu, nguy cơ là sự kết hợp giữa khả năng có thể xảy ra một sự kiện và những hậu quả xấu do sự kiện đó gây ra Nó thường được đánh giá dựa trên xác xuất và mức độ nghiêm trọng của hậu quả Trong quản trị rủi ro, nguy cơ được xem như một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá mức độ rủi ro và lập kế hoạch quản trị rủi ro
2.1.2.2 Khái niệm về rủi ro
“Rủi ro là những sự kiện bất ngờ ngoài mong đợi của con người và gây những thiệt hại cho con người trong các hoạt động của mình Mặc dù rủi ro là sự kiện khách quan xảy ra ngoài ý muốn của con người, nhưng con người lại hoàn toàn có thể kiểm soát được rủi ro ở những mức độ khác nhau, từ đó có những biện pháp hạn chế tối đa những tổn thất do rủi ro mang đến.”.(PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009)
Khi nói đến rủi ro chúng ta cần lưu ý những vấn đề quan trọng như sau:
Rủi ro là sự kiện bất ngờ đã xảy ra: Bất ngờ là con người không thể lường trước được một cách chắc chắn, nó có thể xuất hiện vào một thời điểm bất kỳ trong tương lai và bất cứ nơi đâu Mọi rủi ro đều là bất ngờ, cho dù mức độ bất ngờ có thể khác nhau và phụ thuộc rất nhiều vào nhận thức con người, vào quy luật của rủi ro Sự kiện bất ngờ đó phải đã xảy ra thì mới được coi là rủi ro
Rủi ro là những sự cố gây ra tổn thất: Khi rủi ro xảy ra, luôn để lại những hậu quả Hay nói cách khác, mọi rủi ro đều dẫn đến tổn thất, trong một số trường hợp có thể là tổn thất không đáng kể hoặc tổn thất gián tiếp
Rủi ro là sự kiện ngoài mong đợi: Rủi ro mang lại tổn thất, là sự cố bất ngờ và vì thế nó là điều không được mong đợi của mọi người trong mọi hoạt động Bên cạnh đó, rủi ro là sự kiện ngoài mong đợi còn nói lên tính khó lường trước, tính khách quan và loại bỏ các ý đồ chủ quan của chủ thể tham gia các hoạt động
2.1.2.3 Khái niệm về tổn thất
“Tổn thất là những thiệt hại, mất mát về tài sản, cơ hội mất hưởng về con người, tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp của họ do những nguyên nhân từ các rủi ro gây ra” (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009)
Tổn thất mang hàm ý của sự mất mát, ở một khía cạnh khác nó cũng có ý nghĩa tương đương với thiệt hại Tổn thất có thể là hữu hình (tổn thất tài sản, con người, sức khỏe) và cũng có thể là vô hình (tinh thần, đe dọa sự nghiệp, ) Rủi ro và tổn thất có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, rủi ro phản ánh một sự kiện bất lợi có thể xảy ra bao gồm nguyên nhân, mức độ tính chất nguy hiểm còn tổn thất phản ánh về mặt lượng mức độ thiệt hại, mất mát về vật chất và tinh thần của sự kiện có nguyên nhân từ rủi ro gây ra, qua đó thấy được mức độ nghiêm trọng của sự kiện
2.1.3 Khái niệm về quản trị rủi ro
2.1.3.1 Khái niệm quản trị rủi ro
“Quản trị rủi ro là quá trình nhận dạng, phân tích (bao gồm cả đo lường và đánh giá) rủi ro, xây dựng và triển khai kế hoạch kiểm soát, tài trợ để khắc phục các hậu quả của rủi ro” (PGS.TS Trần Hùng, 2017)
Mục tiêu của quản trị rủi ro là tối ưu hóa sử dụng các nguồn lực thông qua việc tối thiểu hóa những thiệt hại do rủi ro gây ra và khai thác những cơ hội từ rủi ro Quản trị rủi ro không chỉ đơn thuần là hoạt động thụ động, né tránh hay phòng tránh, mà còn là những hoạt động chủ động, tích cực của nhà quản trị trong công việc dự kiến những thiệt hại, tổn thất có thể xảy ra và tìm cách làm giảm nhẹ hậu quả của chúng
2.1.3.2 Khái niệm quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là hệ thống các nghiệp vụ nhằm nhận dạng, phân tích, đánh giá, đối phó với những nguyên nhân và hậu quả của rủi ro trong quá trình này bằng cách đưa ra các biện pháp hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất do rủi ro mang đến
Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển phải đảm bảo rằng nhận dạng được rủi ro, đánh giá mức độ nguy hiểm của rủi ro và đưa ra giải pháp hạn chế tối thiểu những tổn thất do rủi ro gây ra lúc tiếp nhận yêu cầu khách hàng đến khi giao hàng cho khách Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cũng liên quan đến việc thực hiện các quy định pháp luật, đảm bảo tuân thủ các quy trình và quy chuẩn an toàn, đảm bảo các hợp đồng và cam kết được thực hiện đầy đủ và chính xác Qua đó giúp cho quy trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả.
Cơ sở lý thuyết về quy trình nhận hàng nhập khẩu
2.2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1: Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của khách hàng
Sales tiếp nhận các thông tin về khách hàng, hàng hóa và nhu cầu nhập khẩu hàng hóa của khách hàng Cần nắm bắt được rõ về thông tin sản phẩm như tên gọi, kích thước, cân nặng, các thông số kĩ thuật, công dụng,….để check được đúng mã HS code của hàng hóa Sau đó, cung cấp thông tin cho bộ phận check cước bao gồm: Commodity, term, volume, địa chỉ xưởng, POD, địa chỉ giao hàng, nhu cầu khách hàng (ủy thác, tự đứng tên…) Sau khi bộ phận check cước lấy được phí và cước tàu, Sales sẽ lên báo giá và gửi cho khách hàng và 2 bên thống nhất đi đến ký kết hợp đồng giao nhận
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng hoá nhập khẩu
Sau khi khách hàng đồng ý với điều kiện giá cả, thời gian đã đưa ra thì xin thông tin hàng và shipper từ khách rồi liên hệ với với bên đại lý để chốt booking và gửi cho khách Sau đó chờ HBL và MBL draft từ bên đại lý, nếu có điều chỉnh thì khách hàng sẽ gửi mail yêu cầu chỉnh sửa và bộ phận CUS liên hệ với đại lý để sửa lại và phát hành final Đồng thời với đó, chốt ngày đóng hàng lên cont để kịp ngày cut off (2-3 ngày), chốt thông tin và làm nhãn tiếng anh cho hàng hóa sớm nhất có thể, chậm nhất đến ngày đóng cont Đại lý gửi SO (Shipping order) nội dung sẽ có: số book, vận đơn, tên tàu, tên cảng, time cut off, ngày cuối cùng kéo cont ra cảng, ngày chốt VGM – Verified Gross Mass (phiếu cân) Sau khi hàng được đóng cont, cont sẽ đem đi cân để ra được số GW chuẩn và sửa lại trên packing list
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan
Chuẩn bị bộ hồ sơ để khai báo hải quan như: Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, hợp đồng mua bán, giấy phép, công bố, chứng nhận các loại (nếu có),
CO form E (nếu có), hồ sơ đăng kí kiểm tra chất lượng (nếu có),
Bước 4: Nhận lệnh giao hàng và chuẩn bị phương tiện vận tải để nhận hàng
Trước ngày dự kiến hàng đến (khoảng từ 1-2 ngày), công ty nhận AN (giấy thông báo hàng đến) Sau đó dựa vào số vận đơn trên giấy đi kèm Debit/ Credit của hàng, nhân viên giao nhận cầm giấy giới thiệu kèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hóa đơn để lấy lệnh Đối với hàng FCL, khách hàng trực tiếp đóng tiền cước container và đóng dấu chuyển thẳng tại đại lý hãng tàu nếu có nhu cầu Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ để thuê phương tiện vận tải, và liên hệ trước với khách hàng để xác nhận chính xác địa điểm nhận hàng và thời gian giao nhận
Sau khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên kinh doanh báo khách hàng hoặc trực tiếp gửi bản cứng các loại chứng từ về Hải Phòng, Nội Bài, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh (tùy vào cảng mà hàng về) và gửi bản mềm qua mail của Sales Các chứng từ và giấy tờ cần gửi gồm: Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, hợp đồng mua bán, giấy phép, công bố, chứng nhận các loại (nếu có), CO giảm thuế (nếu có)
Bước 6: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử để nhập số liệu vào tờ khai Bộ phận Ops khai hải quan sẽ tiến hàng mở tờ khai và truyền tờ khai điện tử trên phần mềm ECUS5 VNACCS dựa vào chữ ký số mà doanh nghiệp cung cấp Khi thành công, hệ thống của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng Sau đó, tiến hành khai MNF và up lên cổng thông tin một cửa quốc gia
Khách hàng nộp thuế (Nếu khách hàng không tự đi nộp thuế được thì nhân viên kinh doanh có thể đi nộp thuế hộ khách hàng)
Trường hợp phải kiểm hóa, nhân viên giao nhận mở hàng, giải trình với công chức hải quan để kiểm tra, giải thích chi tiết về tên gọi, xuất xứ, chất liệu sản phẩm, số lượng, đơn giá,… Sau khi kiểm tra, hải quan xác nhận “đã hoàn thành thủ tục hải quan”, nhân viên giao nhận được phép lấy hàng hóa từ cảng về kho
Bước 8: Nhận hàng hóa nhập khẩu và giao hàng cho khách
Khi nhận hàng, nhân viên giao nhận của Nhật Minh Logistics xem xét hiệu lực của lệnh giao hàng (nếu hết hạn thì đem lệnh đến hãng tàu xin gia hạn), sau đó tiến hành làm giấy mượn container rỗng Nhân viên đem lệnh giao hàng đến phòng logistics đổi phiếu vận chuyển container và báo cho nhân viên logistics biết số xe vận chuyển từng container để ghi trên giấy nhận chuyển container và ghi số container ứng với số xe để tài xế lên xe và chờ sẵn ở bãi Nhân viên giao nhận đến bộ phận hải quan ở cổng xuất trình tờ khai hải quan và giấy vận chuyển container, sau khi kiểm tra, hải quan cổng gửi lại nhân viên giao nhận, thủ tục nhận hàng hoàn tất
Bước 9: Quyết toán, bàn giao hồ sơ, hóa đơn và thanh toán với khách hàng
Sau khi giao hàng cho khách, nhân viên kiểm tra, sắp xếp và trao trả tất cả chứng từ cho khách hàng Khách hàng kiểm tra đủ và ký xác nhận lên biên bản bàn giao, chấp nhận thanh toán tất cả các khoản chi phí Nhân viên giao nhận mang biên bản bàn giao chứng từ về công ty để quyết toán
Nhân viên công ty sắp xếp lại các chứng từ thành bộ hoàn chỉnh, lưu lại một bộ cho công ty cùng với bảng kê có ký xác nhận của khách hàng để tránh những phát sinh không đáng có về sau.
Một số lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.3.1 Nội dung quản trị rủi ro trong nhận hàng nhập khẩu
“Nhận dạng rủi ro là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp” (PGS.TS Trần Hùng, 2017:39)
Trong quá trình nhận dạng rủi ro cần xác định được nguồn gốc rủi ro, đối tượng rủi ro và tổn thất nó gây ra để có thể phân tích và đo lường chính xác nhất
Cơ sở để nhận dạng rủi ro dựa trên phân tích nguồn rủi ro (yếu tố làm phát sinh mối nguy) và đối tượng rủi ro (đối tượng chịu tổn thất khi rủi ro xảy ra)
- “Nguồn rủi ro: là các yếu tố môi trường, điều kiện khách quan, chủ quan có mối quan hệ tương tác lẫn nhau, ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp Muốn đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, các nhà quản trị phải thường xuyên phân tích sự biến động của các yếu tố môi trường và ảnh hưởng của nó tới hoạt động của doanh nghiệp để nhận dạng các rủi ro có khả năng xảy ra.”
- “Đối tượng rủi ro: Nhóm đối tượng rủi ro hay đối tượng chịu tổn thất khi rủi ro xảy ra bao gồm: Tài sản, nhân lực và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.”
Một số rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là:
- Rủi ro từ chủ thể đối tác: Các công ty giả mạo, không uy tín hoặc không có hoạt động kinh doanh; không có giấy phép kinh doanh, không đăng ký kinh doanh, Đối tác kinh doanh không uy tín, không đủ điều kiện pháp lý, tiềm lực tài chính yếu, hoặc vượt quá phạm vi được uỷ quyền,
- Rủi ro trong đàm phán: các điều khoản quy định không rõ ràng, cụ thể, biến động tỷ giá, vi phạm hợp đồng, Hay có thể hiểu sai ý nghĩa của các từ ngữ nước ngoài, có sự nhầm lẫn trong việc dịch tiếng trong ngôn ngữ và đánh văn bản,
- Rủi ro về pháp lý: thuế suất thay đổi, các quy định về kiểm tra chất lượng thay đổi, quy định về chống bán phá giá, các quy định về danh mục hàng hoá nhập khẩu thay đổi,
- Rủi ro về chứng từ: Chứng từ nhầm lẫn, thiếu sót, chậm trễ trong việc tiến hành giao bộ chứng từ cho hải quan hoặc nhà nhập khẩu, , khai hải quan sai, hay là chậm trễ giao bộ chứng từ cho đại lý giao nhận, bộ chứng từ không đầy đủ,
- Rủi ro trong kiểm tra, giám định hàng hoá: kiểm tra giám định hàng hoá không sát sao sẽ xảy ra những lỗi không đáng có, gây ra tổn thất cho cả hai bên
- Rủi ro trong khâu nhận hàng: nhà xuất khẩu không giao hàng đúng hạn cho đại lũ, sóng thần, Những sai sót, nhầm lẫn thông tin trong hợp đồng giữa hai bên và hãng tàu khiến quá trình nhận hàng gặp khó khăn, trục trặc
- Rủi ro trong thanh toán: biến động tỷ giá, đồng tiền thanh toán không khớp, điều khoản thanh toán không rõ ràng,
Các phương pháp nhận dạng rủi ro
- Lập bảng câu hỏi: cần trả lời các câu hỏi gặp phải những rủi ro nào? Tổn thất bao nhiêu? Tần suất của rủi ro trong khoảng thời gian nhất định? Biện pháp phòng ngừa, tài trợ rủi ro là gì? Từ đó có cơ sở để đánh giá và đề xuất công tác quản trị rủi ro
- Phân tích báo cáo tài chính: phân tích bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tích từng tài khoản chi tiết các khoản chi phí và lợi nhuận và đối chiếu với kế hoạch tài chính được thiết lập đầu năm tài chính Đây là phương pháp khách quan, có độ tin cậy nhưng khó áp dụng tại nhiều doanh nghiệp do đòi hỏi nhân sự quản trị rủi ro phải có năng lực và kỹ năng tốt về rủi ro, tổn thất
- Phương pháp nhận dạng theo nhóm tác nghiệp: dựa trên sự phân chia chuỗi các tác nghiệp thương mại quốc tế thành các nhóm tác nghiệp nhất định theo đặc thù của tác nghiệp hoặc theo công đoạn tiến hành nội dung nghĩa vụ và các cam kết Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp bởi nó cho phép các doanh nghiệp có thể nhận dạng linh hoạt các rủi ro theo từng nhóm tác nghiệp mà mình tham gia
- Phương pháp sơ đồ: là phương pháp mô hình hóa để nhận dạng rủi ro Trên cơ sở xây dựng một hay một dãy các sơ đồ diễn ra trong những điều kiện cụ thể và trong những hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp, nhà quản trị có điều kiện phân tích nguyên nhân, liệt kê tổn thất tiềm năng về tài sản, về trách nhiệm pháp lý và về nguồn nhân lực trong từng công việc, hoạt động cụ thể trong sơ đồ
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NHẬT
Tổng quan về công ty
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Bảng 3.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam
Tên công ty CÔNG TY TNHH NHẬT MINH LOGISTICS VIỆT NAM
Tên quốc tế NHAT MINH LOGISTICS VIET NAM COMPANY LIMITED Tên viết tắt NHẬT MINH LOGISTICS
Ngày hoạt động 22 – 06 – 2015 Địa chỉ Số 24/83 Lê Lai, Phường Máy Chai, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam Người đại diện NGUYỄN THANH TÙNG
Loại hình doanh nghiệp Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà nước
Nguồn: Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam
Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam là công ty hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển hàng hoá quốc tế Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ cước vận chuyển hàng hoá bằng đường biển, đường bộ, xếp dỡ, kiểm đếm, giao nhận hàng hoá
Công ty được điều hành bởi đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải và hải quan kho vận Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và được đào tạo tốt, mỗi cá nhân của Nhật Minh Logistics luôn cam kết mang đến sự chuyên nghiệp, linh hoạt, tin cậy, giá trị và sự bền vững cho khách hàng trước, trong và sau quá trình cung ứng dịch vụ của mình
Lĩnh vực kinh doanh của công ty về cơ bản sẽ phân làm ba nhóm chính:
- Dịch vụ giao nhận vận tải đường biển: Nhật Minh Logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển như: hàng lẻ ghép cont, nguyên cont, trung gian vận chuyển,…
- Dịch vụ giao nhận vận tải đường bộ: Nhật Minh Logistics cung ứng các dịch vụ vận tải theo lịch trình, thuê nguyên chuyến hoặc gom ghép container
- Dịch vụ thủ tục hải quan: Nhật Minh Logistics tư vấn thủ tục hải quan, cung cấp dịch vụ xin giấy phép nhập khẩu, đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm dịch động vật thực vật,… đem lại khách hàng mới, giữ chân khách hàng cũ nhờ dịch vụ chuyên nghiệp
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nguồn lực của công ty
3.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam
Công ty TNHH Nhật Minh Logistics là công ty có quy mô thuộc nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bộ máy tổ chức của công ty khá tối giản Sau gần 10 năm hoạt động, Nhật Minh Logistics đã mở rộng bộ máy hoạt động với 35 nhân viên Với cơ cấu tổ chức bộ máy như sơ đồ
3.1.3.2 Nguồn lực của công ty
Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành bại của công ty chính là nguồn nhân lực Tính đến tháng 12 năm 2023, Công ty TNHH Nhật Minh Logistics có số lượng nhân viên làm việc tại các bộ phận cụ thể như sau:
Bảng 3.2 Phân chia nguồn lực Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam theo các tiêu chí giai đoạn 2021 - 2023
Tổng số lao động 26 100% 32 100% 35 100% Độ tuổi
Trên đại học 2 7,7% 2 6,2% 3 8,6% Đại học 20 76,9% 26 81,3% 28 80%
Dựa vào bảng trên có thể thấy, sự chênh lệch giới tính giữa nam và nữ không quá nhiều, từ đó đảm bảo được sự cân bằng trong công việc, đa dạng trong góc nhìn, tư duy và để hoàn thành công việc một cách có hiệu quả Cơ cấu nguồn lao động trẻ, chủ yếu là các bạn gen Z dưới 22 tuổi và từ 22 – 30 tuổi (chiếm hơn 60%) Trong khi đó, độ tuổi từ 31 - 40 chiếm trung bình khoảng gần 20%
Bên cạnh đó có thể thấy rằng, cơ cấu nguồn lao động có trình độ đại học chiếm phần lớn trong tổng số nhân viên (trung bình khoảng 80%), còn lại là trình độ trên đại học và cao đẳng Điều này đã đảm bảo tính hiệu quả trong công việc, đáp ứng được khối lượng lớn các công việc phức tạp và đòi hỏi chuyên môn cao, tiết kiệm được thời gian đào tạo và phát huy được năng lực trong quá trình phát triển của công ty
Về số lượng nhân viên thuộc các phòng ban đều đã được phân chia và tính toán kĩ lưỡng để đảm bảo hiệu quả trong quá trình vận hàng cũng như làm việc để đem lại hiệu quả tốt nhất Phòng kinh doanh có số lượng nhân viên lớn nhất công ty, chiếm khoảng 45% nhân sự, nhằm tìm kiếm, khai thác nguồn khách hàng tiềm năng,đem lại doanh thu lớn cho doanh nghiệp, các phòng ban khác cũng được phân bổ số lượng nhân sự phù hợp với khối lượng công việc, đảm bảo quá trình quản lí, vận hành và thực hiện công việc diễn ra một cách trơn tru, đạt kết quả cao Nhân viên được phân chia vào đúng với chức năng với thế mạnh của mình
3.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật là một yếu tố quan trọng để công ty hoạt động ổn định, góp phần lớp giúp thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả Hiểu được điều đó, Nhật Minh Logistics đã trang bị hệ thống cơ sở vật chất hiện đại và tiên tiến để đáp ứng các nhu cầu của cán bộ và nhân viên trong công ty Cụ thể như sau:
Về môi trường làm việc, tại văn phòng công ty luôn cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên được tiếp xúc với các trang thiết bị hiện đại nhằm đảm bảo được sự tiện lợi cho nhân viên, mang lại sự thuận lợi Trong văn phòng được bố trí mang đầy tính thẩm mỹ, khoa học nhằm thúc đẩy sự thoải mái cho nhân viên cùng với những trang thiết bị của văn phòng, bao gồm: máy in, máy fax, máy photo, máy scanner, điện thoại để bàn, giá đựng hồ sơ, tài liệu và các loại văn phòng phẩm khác,
Về cơ sở hạ tầng, trong từng phòng bàn đều được trang bị các loại máy vi tính hiện đại được kết nối Internet đầy đủ cho từng nhân viên nhằm đáp ứng, hỗ trợ công việc trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt trong việc tìm kiếm trong tin thị trường
Bên cạnh đó, công ty cũng trang bị thêm tủ lạnh, điều hòa, hệ thống quạt gió, hệ thống báo cháy, camera giám sát an ninh để bảo đảm cho sự an toàn cũng như các nhu cầu khác của nhân viên trong quá trình làm việc Ngoài ra toàn bộ nhân viên đều được cung cấp tài khoản hệ thống để phục vụ cho công việc Đảm bảo việc kết nối, trao đổi, cập nhật thông tin giữa các phòng ban được hiệu quả nhất
3.1.5 Tài chính của đơn vị
Bảng 3.3 Cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Công ty TNHH Nhật Minh Logistics
Việt Nam giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: tỷ VNĐ
TÀI SẢN Năm 2021 Tỷ lệ
Tỷ lệ (%) Tài sản ngắn hạn 16,07 51.5 60,67 69,94 65,24 70,31 Tài sản dài hạn 17,05 48.5 26,08 30,06 27,56 29,69
Nguồn: Báo cáo tài chính giai đoạn 2021 – 2023 từ Phòng Kế toán
Dựa vào bảng trên ta có thể thấy, năm 2022 có thể nói là năm đột phá trong hoạt động kinh doanh của Nhật Minh Logistics khi tổng tài sản và tổng nguồn vốn tăng lên mạnh mẽ Do tác động của giai đoạn hậu Covid – 19 và tăng trưởng phục hồi của nền kinh tế, sản lượng hàng hoá xuất nhập khẩu tăng cao, khiến cho hoạt động kinh doanh của Nhật Minh Logistics tăng vọt mạnh mà công ty đầu tư vào tài sản cố định, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc nhiều hơn để cải thiện chất lượng cung ứng dịch vụ Công ty chú trọng việc cân bằng giữa các khoản đầu tư để đảm bảo ổn định tài chính trong giai đoạn kinh tế tăng trưởng thấp với nhiều biến động.
Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty
3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 2021 – 2023
Bảng 3.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Nhật Minh
Logistics Việt Nam giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: VNĐ
Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận so với năm trước
Nguồn: Báo cáo tài chính giai đoạn 2021 – 2023 từ Phòng Kế toán
Qua số liệu được thể hiện ở bảng trên, ta có thể thấy rằng doanh thu và lợi nhuận của công ty có xu hướng tăng dần, liên tục qua các năm đặc biệt tăng cao trong giai đoạn 2021-2022 Năm 2022 được xem là năm thành công, đột phá của công ty mặc dù đó là thời gian phục hồi của nền kinh tế hậu ảnh hưởng nặng nề của Covid-19 Cụ thể:
Doanh thu của công ty giai đoạn 2021 – 2023 có xu hướng chuyển biến tích cực, năm sau cao hơn năm trước Năm 2022, doanh thu tăng trưởng khoảng 68,3% (tương đương khoảng 45,4 tỷ VNĐ) so với năm trước đó, đây cũng được coi là năm đột phá dịch Covid – 19 năm 2020 và 2021 Đến năm 2023, mặc dù doanh thu tăng nhưng tỷ lệ tăng trưởng so với năm 2022 thấp hơn (3,08%) bởi năm 2023 là năm nền kinh tế thế giới có sự suy thoái rõ rệt
Tổng doanh thu tăng, chi phí cũng tăng nhưng tỷ lệ chi phí tăng luôn nhỏ hơn doanh thu Năm 2021, lợi nhuận sau thuế của Công ty đạt 8,312 tỷ VNĐ Đến năm
2022, lợi nhuận sau thuế tăng trưởng một cách ấn tượng, tăng hơn 162% so với năm
2021 Năm 2023, lợi nhuận sau thuế chỉ tăng trưởng ở mức thấp (6,08%) so với năm
Doanh thu tăng kéo theo chi phí tăng Năm 2022, chi phí tăng 50,85% (tương đương 28,5 tỷ VNĐ) Năm 2023, chi phí tiếp tục tăng nhẹ 2,12% ( tương đương gần
1,8 tỷ VNĐ) Chi phí tăng do một số lý do sau: giá nhiên liệu như xăng dầu biến động khiến Công ty phải chi trả nhiều hơn cho lượng lớn nhiên liệu, làm tổng chi phí vận chuyển tăng Đặc biệt trong năm 2022, có khoảng thời gian giá xăng tăng kỷ lục lên tới 32.870 đồng Chi phí tăng do công ty mỗi năm đều đầu tư vào công nghệ và cơ sở hạ tầng, đầu tư cải tiến hệ thống quản lý phần mềm nhằm nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ Ngoài ra còn có các khoản chi phí bảo hiểm, chi phí đào tạo nhân sự mới,…
3.2.2 Tình hình hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2021 – 2023
Bảng 3.5 Doanh thu từ vận tải đường biển theo dịch vụ của Công ty TNHH Nhật
Minh Logistics giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: VNĐ
Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng
Dịch vụ giao nhận vận tải đường
26,590,458,589 40% 67,144,063,564 60% 66,907,036,962 58% Đây là dịch vụ chủ đạo, mũi nhọn của công ty, được chú trọng đẩy mạnh và phát triển Tỉ trọng đóng góp của dịch vụ vận tải quốc tế đường biển vào doanh thu của công ty chiếm hơn 40% trong tỉ trọng của hai năm 2021, 2022 Năm 2021, doanh thu giảm nhẹ do sự ảnh hưởng của dịch Covid – 19 Đến năm 2022, tỉ trọng dịch vụ vận tải đường biển trong doanh thu tăng vọt, chiếm 60% nhờ vào lợi thế cạnh tranh của Nhật Minh Logistics trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Nhật Minh Logistics cung cấp các giải pháp vận chuyển quốc tế nguyên cont (FCL), lẻ cont (LCL), gom cont ủy thác được khách hàng ưa chuộng do chi phí rẻ Ngoài ra, với mạng lưới hợp tác với hầu hết các hãng tàu tại các cảng biển của Trung Quốc, nên công ty cân đối được chi phí, thời gian, giá cả sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng Được đánh giá về độ tin cậy, an toàn, thời gian giao hàng nhanh chóng, chuẩn chỉ trong xử lí thông tin, thủ tục hải quan, Nhật Minh Logistics đã trở thành đối tác tin cậy của rất nhiều doanh nghiệp lớn trong vận chuyển quốc tế Trung Quốc – Việt Nam
Với lợi thế đường bờ biển dài, nhiều cảng biển lớn và có nhiều hãng tàu phù hợp với quy mô và hoạt động dịch vụ của Nhật Minh Logistics Thêm vào đó, Trung Quốc có biên giới đường biển giáp với Việt Nam và có nhiều điều kiện thuận lợi để công ty thực hiện hoạt động vận tải đường biển Tuy nhiên, giá cả vẫn gặp khó khăn khi phải cạnh tranh với nhiều công ty Logistics nên đây là một vấn đề nan giải cần tìm hướng phát triển phù hợp
3.2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh theo thị trường
Bảng 3.6 Kết quả hoạt động kinh doanh theo thị trường của Công ty TNHH
Nhật Minh Logistics giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: VNĐ
Thị trường Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Thị trường Trung Quốc lần lượt chiếm tỷ trọng cao nhất với 60% (khoảng 39,9 tỷ VNĐ) năm 2021, 63% (khoảng 70,5 tỷ VNĐ) năm 2022 và 65% (khoảng 75 tỷ) năm
2023 trong cơ cấu doanh thu theo thị trường
Chiếm tỷ trọng thứ hai là thị trường Châu Âu với tỷ trọng là 23% (khoảng 15,3 tỷ VNĐ) năm 2021, 22% (khoảng 24,6 tỷ VNĐ) năm 2022 và 21,5% (khoảng 24,8 tỷ VNĐ) năm 2023
Kế tiếp là thị trường Châu Mỹ chiếm tỷ trọng 11% (khoảng 7,3 tỷ VNĐ) năm
2021, 9% (khoảng hơn 10 tỷ VNĐ) năm 2022 và 8% (Khoảng 9,3 tỷ VNĐ) năm 2023, có xu hướng giảm nhẹ qua các năm từ 2021 – 2023
3.2.4 Các khách hàng tiêu biểu của công ty
Hiện tại, công ty đang làm việc với khá nhiều đối tác lớn trong và ngoài nước gồm các đối tác quan trọng trong lĩnh vực vận chuyển đường biển như các hãng vận chuyển APL, Maersk, CMA, MSC, Hapag-Lloyd, OOCL, MISC, K’line, NYK, NYK,
TS line, SITC, với những ưu đãi về giá cước vận tải hàng hóa.
Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty
3.3.1 Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty
Bước 1: Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của khách hàng
Sales tiếp nhận các thông tin về khách hàng, hàng hóa và nhu cầu nhập khẩu hàng hóa của khách hàng Cần nắm bắt được rõ về thông tin sản phẩm như tên gọi, kích thước, cân nặng, các thông số kĩ thuật, công dụng,….để check được đúng mã HS code của hàng hóa Sau đó, cung cấp thông tin cho bộ phận check cước bao gồm: Commodity, term, volume, địa chỉ xưởng, POD, địa chỉ giao hàng, nhu cầu khách hàng (ủy thác, tự đứng tên…) Sau khi bộ phận check cước lấy được phí và cước tàu, Sales sẽ lên báo giá và gửi cho khách hàng và 2 bên thống nhất đi đến ký kết hợp đồng giao nhận
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng hoá nhập khẩu
Sau khi khách hàng đồng ý với điều kiện giá cả, thời gian đã đưa ra thì xin thông tin hàng và shipper từ khách rồi liên hệ với với bên đại lý để chốt booking và gửi cho ngày), chốt thông tin và làm nhãn tiếng anh cho hàng hóa sớm nhất có thể, chậm nhất đến ngày đóng cont Đại lý gửi SO (Shipping order) nội dung sẽ có: số book, vận đơn, tên tàu, tên cảng, time cut off, ngày cuối cùng kéo cont ra cảng, ngày chốt VGM – Verified Gross Mass (phiếu cân) Sau khi hàng được đóng cont, cont sẽ đem đi cân để ra được số GW chuẩn và sửa lại trên packing list
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan
Chuẩn bị bộ hồ sơ để khai báo hải quan như: Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, hợp đồng mua bán, giấy phép, công bố, chứng nhận các loại (nếu có),
CO form E (nếu có), hồ sơ đăng kí kiểm tra chất lượng (nếu có),
Bước 4: Nhận lệnh giao hàng và chuẩn bị phương tiện vận tải để nhận hàng
Trước ngày dự kiến hàng đến (khoảng từ 1-2 ngày), công ty nhận AN (giấy thông báo hàng đến) Sau đó dựa vào số vận đơn trên giấy đi kèm Debit/ Credit của hàng, nhân viên giao nhận cầm giấy giới thiệu kèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hóa đơn để lấy lệnh Đối với hàng FCL, khách hàng trực tiếp đóng tiền cước container và đóng dấu chuyển thẳng tại đại lý hãng tàu nếu có nhu cầu Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ để thuê phương tiện vận tải, và liên hệ trước với khách hàng để xác nhận chính xác địa điểm nhận hàng và thời gian giao nhận
Sau khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên kinh doanh báo khách hàng hoặc trực tiếp gửi bản cứng các loại chứng từ về Hải Phòng, Nội Bài, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh (tùy vào cảng mà hàng về) và gửi bản mềm qua mail của Sales Các chứng từ và giấy tờ cần gửi gồm: Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, hợp đồng mua bán, giấy phép, công bố, chứng nhận các loại (nếu có), CO giảm thuế (nếu có)
Bước 6: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử để nhập số liệu vào tờ khai Bộ phận Ops khai hải quan sẽ tiến hàng mở tờ khai và truyền tờ khai điện tử trên phần mềm ECUS5 VNACCS dựa vào chữ ký số mà doanh nghiệp cung cấp Khi thành công, hệ thống của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng Sau đó, tiến hành khai MNF và up lên cổng thông tin một cửa quốc gia
Khách hàng nộp thuế (Nếu khách hàng không tự đi nộp thuế được thì nhân viên kinh doanh có thể đi nộp thuế hộ khách hàng) Trường hợp phải kiểm hóa, nhân viên giao nhận mở hàng, giải trình với công chức hải quan để kiểm tra, giải thích chi tiết về tên gọi, xuất xứ, chất liệu sản phẩm, số lượng, đơn giá,… Sau khi kiểm tra, hải quan xác nhận “đã hoàn thành thủ tục hải quan”, nhân viên giao nhận được phép lấy hàng hóa từ cảng về kho
Bước 8: Nhận hàng hóa nhập khẩu và giao hàng cho khách
Khi nhận hàng, nhân viên giao nhận của Nhật Minh Logistics xem xét hiệu lực của lệnh giao hàng (nếu hết hạn thì đem lệnh đến hãng tàu xin gia hạn), sau đó tiến hành làm giấy mượn container rỗng Nhân viên đem lệnh giao hàng đến phòng logistics đổi phiếu vận chuyển container và báo cho nhân viên logistics biết số xe vận chuyển từng container để ghi trên giấy nhận chuyển container và ghi số container ứng với số xe để tài xế lên xe và chờ sẵn ở bãi Nhân viên giao nhận đến bộ phận hải quan ở cổng xuất trình tờ khai hải quan và giấy vận chuyển container, sau khi kiểm tra, hải quan cổng gửi lại nhân viên giao nhận, thủ tục nhận hàng hoàn tất
Bước 9: Quyết toán, bàn giao hồ sơ, hóa đơn và thanh toán với khách hàng
Sau khi giao hàng cho khách, nhân viên kiểm tra, sắp xếp và trao trả tất cả chứng từ cho khách hàng Khách hàng kiểm tra đủ và ký xác nhận lên biên bản bàn giao, chấp nhận thanh toán tất cả các khoản chi phí Nhân viên giao nhận mang biên bản bàn giao chứng từ về công ty để quyết toán
Nhân viên công ty sắp xếp lại các chứng từ thành bộ hoàn chỉnh, lưu lại một bộ cho công ty cùng với bảng kê có ký xác nhận của khách hàng để tránh những phát sinh không đáng có về sau
3.3.2 Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty
3.3.2.1 Nhận dạng rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam nguyên nhân và nguồn gốc phát sinh rủi ro Từ cơ sở đó, có thể đưa ra các biện pháp hạn chế, phòng ngừa và xử lý được nhanh chóng, hiệu quả
Dựa trên việc xem xét quy trình thực hiện nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty kết hợp với kết quả khảo sát từ các anh/chị quản lí và nhân viên ở các bộ phận khác nhau để đảm bảo nhận dạng được tối đa những rủi ro mà công ty có thể gặp phải bao gồm:
- Rủi ro từ chủ thể đối tác: Mặc dù đã có kinh nghiệm gần 10 năm trong lĩnh vực này, tuy nhiên với những cá nhân, tổ chức đã có ý định lừa đảo hoặc các công ty “ma”, công ty không có giấy phép kinh doanh hoặc không có chức năng kinh doanh muốn hợp tác xuất hiện ngày càng nhiều, ngày càng tinh vi, vẫn là một trong những rủi ro rất lớn với phía công ty Hay những đối tác kinh doanh không có uy tín, không đủ điều kiện về pháp lý, người kí kết hợp đồng không có thẩm quyền Rủi ro từ chủ thể có thể khiến cho hoạt động giao nhận của công ty bị ảnh hưởng, vừa gây tổn hại về mặt vật chất lẫn uy tín của công ty
- Rủi ro trong đàm phán: Rủi ro đến từ việc các điều khoản được quy định không rõ ràng, cụ thể, biến động tỷ giá dẫn đến việc vi phạm hợp đồng Mặt khác, việc bất đồng ngôn ngữ, có thể hiểu sai ý nghĩa của các từ ngữ nước ngoài, có sự nhầm lẫn trong việc phiên dịch và đánh văn bản gây ra hiểu lầm giữa các bên
- Rủi ro về pháp lý: Cụ thể đối với hàng hoá nhập khẩu từ các quốc gia khác nhau, Nhật Minh Logistics sẽ phải tuân thủ các quy định pháp lý của nước đó Một số rủi ro phải kể đến như thuế suất thay đổi, các quy định về kiểm tra chất lượng thay đổi, quy định về chống bán phá giá, các quy định về danh mục hàng hoá nhập khẩu thay đổi,…
Đánh giá thực trạng về quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu về quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Nhật Minh Logistics có thể nhận thấy công ty đã đạt được một số thành công rõ rệt như:
- Trong quá trình nhận dạng rủi ro
Trải qua gần 10 năm hoạt động trong ngành, công ty đã chú trọng trong việc nhận dạng các rủi ro đã gặp phải bằng cách xây dựng nên bản thống kê chi tiết, đầy đủ những rủi ro, tổn thất và nguyên nhân rủi ro của từng phòng ban Phổ biển, đăng tải lên hệ thống làm việc chung để toàn thể nhân viên trong công ty ở mỗi bước để có thể hạn chế cũng như xử lý những rủi ro đó một cách hiệu quả nhất
Bên cạnh đó, bản thống kê được sửa đổi, bổ sung liên tục hàng quý, hàng năm để cập nhật kịp thời những rủi ro đã gặp phải, đồng thời đưa ra dự báo về các rủi ro có thể xảy đến trong tương lai
Ban lãnh đạo thường xuyên có những buổi trao đổi, chia sẻ trực tiếp cùng nhân viên ở các bộ phận để kịp thời nắm bắt được tình hình hoạt động thực tế diễn ra ở công ty Đồng thời, qua đó có thể nhanh chóng phát hiện những hiểm hoạ và rủi ro tiềm ẩn trong quá trình làm việc của các bộ phận để có thể đưa ra những góp ý, giải pháp cho nhân viên để tránh rủi ro
- Trong hoạt động phân tích và đo lường rủi ro
Công ty có đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, có tinh thần trách nghiệp, năng lực chuyên môn ngày càng được nâng cao nhờ những buổi đào tạo chuyên sâu trong suốt quá trình làm việc Vì vậy, khi các rủi ro bất ngờ xảy đến, nhân viên có thể xác định chính xác và xử lý một cách khéo léo theo tính chất của từng nguyên nhân
Thu hút được nhiều nhân tài, có năng lực chuyên môn cao về làm việc cho công ty Đặc biệt, xây dựng thành công môi trường chia sẻ, mọi người đều cởi mở và giúp đỡ lẫn nhau chứ không tranh giành, đấu đá Ngoài ra, nhân viên làm việc lâu năm có dày dặn kinh nghiệm luôn tận tình chỉ bảo, giúp đỡ các nhân viên còn non trẻ để tạo ra môi trường làm việc thân thiện, mọi người cùng phát triển
Tôn trọng ý kiến của nhân viên, mọi cá nhân đều có quyền bình đẳng, đóng góp ý kiến không quan trọng chức vụ thẩm quyền Hàng tuần/tháng công ty đều tổ chức các cuộc họp giữa các phòng ban để phân tích và đánh giá lại hoạt động đã diễn ra trong tuần vừa qua, có được cái nhìn thực tế và toàn diện về tất cả các rủi ro trong quá khứ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Công ty đã chú trọng hơn tới công tác quản trị rủi ro và ngày càng nỗ lực hơn để kiểm soát rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Điều này được minh chứng qua việc trong những năm vừa qua công ty không ngừng lớn mạnh và doanh thu tăng lên theo từng năm Tính đến nay, số lượng rủi ro xảy ra trong các thiểu rủi ro và chấp nhận rủi ro Mọi rủi ro đã xảy ra đều được tổng hợp và phổ biến đến toàn bộ nhân viên trong công ty để mọi người có phương án xử lý phù hợp
Công ty cũng đã xây dựng mối quan hệ làm ăn thân thiết với các đối tác là các hãng tàu lớn, Điều này giúp công ty luôn dễ dàng kí hợp đồng, đảm bảo tốt lợi ích của hai bên, góp phần tăng doanh thu lợi nhuận của công ty Khi xảy ra những rủi ro bất ngờ, công ty đã kịp thời đưa ra biện pháp để kiểm soát và khắc phục rủi ro, không để ảnh hưởng tới tiến độ giao hàng cho khách
- Trong hoạt động tài trợ rủi ro
Mỗi phòng ban trong công ty đã lập quỹ quản trị rủi ro riêng để tự tài trợ cho phòng ban mình để phòng trường hợp phải bồi thường tổn thất Chính vì vậy, công ty luôn trong trạng thái chủ động khi rủi ro xảy ra bởi nguồn quỹ rủi ro luôn có sẵn và những tổn thất cũng được giải quyết một cách nhanh chóng Bên cạnh đó, công ty cũng có chiến lược về quỹ quản trị rủi ro chung nhằm duy trì, phát triển và hỗ trợ công tác tài trợ rủi ro trong công ty
- Trong hoạt động nhận dạng rủi ro
Trong thời gian cao điểm, đặc biệt là những tháng cuối năm khối lượng công việc của các nhân viên trong công ty rất lớn Bộ phận kinh doanh liên tục làm báo giá và ký kết các hợp đồng dẫn tới tình trạng chồng chéo các công việc Bộ phận khai báo hải quan với mỗi lô hàng phải khai báo hai lần khiến lượng công việc nhiều hơn Khối lượng công việc lớn dẫn đến dễ mắc phải những rủi ro không nhận dạng được và lỏng lẻo trong việc quản trị rủi ro Trong khi đó đội ngũ nhân viên không đề ra các phương án để thực hiện quy trình hợp lí, thiếu khoa học, bị động nên dễ mắc phải những rủi ro mà không nhận dạng được
- Trong hoạt động phân tích và đo lường rủi ro Đội ngũ nhân viên phụ trách từng khâu tác nghiệp mặc dù được đào tạo tốt từ các trường đại học nhưng vẫn còn nhiều nhân viên còn trẻ, thiếu kinh nghiệm và kỹ năng, chưa nhiệt huyết trong công việc
Nhân viên mới chỉ được đào tạo về nghiệp vụ chứ chưa được củng cố sâu về kiến thức quản trị rủi ro Điều này làm tăng nguy cơ rủi ro cho công ty, bởi lẽ chính nhân viên trực tiếp đảm nhận công việc còn không thể nhận biết được rủi ro để có biện pháp kiểm soát thì ban giám đốc công ty sẽ không thể xử lý kịp thời rủi ro được
- Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Công ty vẫn còn chủ quan và thực hiện việc mua bảo hiểm cho các chuyến vận chuyển còn đại khái, lơ là Hiện tại công ty chưa có bộ phận riêng biệt chuyên nghiên cứu về quản trị rủi ro và chưa có nhân viên phụ trách xử lý, đưa ra các biện pháp kiểm soát rủi ro
Tỷ giá biến động liên tục nên trong quá trình thanh toán có thể tồn tại những rủi ro bất khả kháng xảy ra mà công ty khó kiểm soát được
- Trong hoạt động tài trợ rủi ro
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NHẬT
Định hướng phát triển hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển của công ty
4.1 Định hướng phát triển hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển của công ty
4.1.1 Định hướng chiến lược kinh doanh của công ty đến 2025
Hiện nay, Logistics Việt Nam đang trên đà phát triển sôi động, ngoài những doanh nghiệp trong nước đang hoạt động tại Việt Nam, có rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài đã, đang và sẽ gia nhập thị trường này Do đó, để có thể tồn tại và phát triển bền vững, công ty đặt ra những định hướng phát triển rõ ràng, đặc biệt để phát huy thế mạnh trong dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty cụ thể như sau:
Một là, nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên, phát triển đội ngũ quản lý Xây dựng được hệ thống nhân sự có năng lực, ý thức trách nhiệm, làm việc hiệu quả đóng góp vào sự phát triển của công ty Trong những năm tới, công ty sẽ xây dựng một bộ phận chuyên nghiên cứu các kế hoạch quản trị rủi ro, đặc biệt là quản trị rủi ro trong quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển để có thể nhận dạng hết các rủi ro có thể xảy ra, phân tích, đo lường và đưa ra các biện pháp kiểm soát rủi ro Hai là, tiếp tục hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ, kiểm tra, vận chuyển hàng hóa, giám sát và điều hành quy trình Tìm ra phương án hoạt động tối ưu để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, hạn chế các sai sót, giảm thiếu chi phi phát sinh không đáng có, kịp thời đáp ứng nhu cầu khách hàng
Ba là, mở rộng mối quan hệ giao dịch đối ngoại với các đơn vị giao nhận quốc tế Giữ vững mối quan hệ đại lý, những đối tác đang hợp tác để tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh của công ty, nhận được sự ưu đãi tốt nhất từ các đối tác
Bốn là, không ngừng tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới, đồng thời duy trì mối
Năm là, đầu tư vào cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin nhằm phục vụ hiệu quả hơn cho các công việc trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Tiếp tục cải thiện nâng cao hiệu quả cho website quản lý đơn hàng đang sử dụng Đầu tư về kho bãi, đội xe vận chuyển nội địa nhằm hạn chế thuê ngoài
4.1.2 Định hướng phát triển về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty
Thứ nhất, hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Các bộ phận kinh doanh, chứng từ, hiện trường và kế toán cần phối hợp thực hiện tốt các khâu trong quy trình từ khi tiếp nhận thông tin khách hàng đến khi quyết toán chi phí Các nhân viên cần đặc biệt lưu ý những rủi ro đã từng gặp phải trong lô hàng tương tự để có thể phòng tránh hoặc giảm thiểu rủi ro
Thứ hai, hướng tới mục tiêu toàn bộ nhân viên được đào tạo bài bản và nâng cao nghiệp vụ thường xuyên Để thực hiện tốt mục tiêu này, ban lãnh đạo công ty cần quan tâm và đầu tư để nhân viên được tiếp xúc với những hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Thứ ba, lấy hoạt động quản trị rủi ro là chiến lược lâu dài, xuyên suốt trong hoạt động kinh doanh của công ty Coi rủi ro và quản trị rủi ro là điều tất yếu sẽ xảy ra để có thể đối mặt một cách chủ động và linh hoạt Tăng cường công tác hoạch định các kế hoạch quản trị rủi ro để công ty có thể nhận dạng được các rủi ro có thể xảy ra, phân tích và đánh giá và đưa ra các biện pháp né tránh, giảm thiểu rủi ro
Thứ tư, luôn duy trì và phát triển quỹ tài trợ rủi ro để đối phó với các rủi ro phát sinh kịp thời Ngoài ra cần vạch ra kế hoạch và mục đích sử dụng quỹ một cách phù hợp, tránh lãng phí tiền bạc và nguồn lực
Thứ năm, thực hiện tốt các chính sách chăm sóc khách hàng, mở rộng và duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác trong và ngoài nước Tăng cường liên doanh, hợp tác với các đối tác, doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế, học hỏi phương pháp hoàn thiện quy trình quản trị rủi ro của đối tác và đối thủ
4.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty
4.2.1 Hoàn thiện và nâng cao năng lực nghiên cứu, nhận dạng và dự báo rủi ro
Công ty cần chú trọng nhiều vào công tác dự báo rủi ro vì nó rất quan trọng Dự báo sớm những rủi ro có thể xảy ra công ty sẽ chủ động hơn trong việc phòng ngửa và kiểm soát nó Quá trình dự báo rủi ro cần đầu tư rất nhiều thời gian và nhân lực để có thể nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn, phân tích diễn biến tiến triển của nó và vạch ra biện pháp để kiểm soát hiệu quả Do đó, công ty cần cho nhân viên nắm được rằng bản thân mỗi cá nhân cần tự giác quản trị rủi ro cho chính mình, nâng cao năng lực chuyên môn để giải quyết các vấn đề phát sinh
Bên cạnh đó, công ty cần tăng cường chiêu mộ nhân tài, đào tạo thường xuyên nghiệp vụ chuyên môn cũng như chuyên sâu về quản trị rủi ro từ đó dự báo rủi ro có thể xảy đến, phân tích và có các kế hoạch để ngăn ngừa, kiểm soát rủi ro một cách nhanh, chính xác nhất
Ngoài ra, công ty cần sắp xếp nhân sự hợp lý cho công tác quản trị rủi ro, tránh tình trạng nhân viên chồng chéo công việc, dẫn đến hoạt động không hiệu quả Phối hợp chặt chẽ các đầu mối công việc từ giám đốc đến nhân viên, hoạch định công tác quản trị rủi ro trong các khâu một cách hợp lí, có hiệu quả
4.2.2 Hoàn thiện và nâng cao năng lực phân tích và đo lường rủi ro
Trong tất cả các khâu của quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cần được giảm sát kĩ và nghiêm túc để tránh các rủi ro có thể xảy ra Xây dựng lưu đồ hoạt động của công ty để kiểm soát hoạt động, phân tích để nhận dạng rủi ro có thể xuất hiện ở những khâu nào tạo hiệu quả cho công tác dự báo rủi ro
Công ty cần tăng cường đo lường nguy cơ và rủi ro nhập khẩu bằng việc áp dụng linh hoạt các phương pháp đo lường nguy cơ và rủi ro nhập khẩu, đánh giá, tính toán và đưa ra được con số cụ thể mức độ thiệt hại có thể xảy ra là bao nhiêu với từng rủi ro, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty ở những khía cạnh nào, hệ quả để lại ra sao Dự tính để đo lường cả rủi ro nhận hàng nhập khẩu chưa xảy ra bao giờ các đầu mối công việc tử giám đốc đến nhân viên, hoạch định công tác quản trị rủi ro trong các khâu một cách hợp lí, có hiệu quả
Tập trung vào nâng cao chất lượng nhân sự trong phòng quản trị rủi ro Công ty cần chiêu mộ những cán bộ chuyên sâu về quản trị rủi ro tạo nền móng vững chắc để phân tích và đo lường rủi ro một cách nhanh chóng và chính xác nhất
4.2.3 Hoàn thiện và nâng cao năng lực kiểm soát rủi ro
Một số kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị với Nhà nước
Thứ nhất, Nhà nước cần tạo môi trường kinh doanh lành mạnh giữa các doanh nghiệp trong nước và quốc tế, các doanh nghiệp tư nhân hay doanh nghiệp nhà nước
Hỗ trợ các công ty về ưu đãi về thuế, hạn ngạch để thúc đẩy doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Thứ hai, Nhà nước cần đơn giản hoá các thủ tục, rút ngắn thời gian thực hiện các thủ tục hành chính; đồng thời cần hoàn thiện và đồng bộ các văn bản pháp lý, các quy định và cơ chế nhập khẩu để khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Đặc biệt, cập nhật hệ thống một cửa giảm thiểu tình trạng sập, lag khiến cho doanh nghiệp không truyền được tờ khai
Thứ ba, Nhà nước cần chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng cảng biển giúp tạo điều kiện thuận lợi, phục vụ cho hoạt động nhận hàng nhập khẩu Đưa công nghệ, trang thiết bị hiện đại vào cảng biển để hỗ trợ hoạt động nhận hàng nhập khẩu, đồng thời khai thác, mở rộng các cảng biển để giảm thiểu tối đa tình trạng tắc nghẽn tàu tại các cảng vào mùa cao điểm khiến trì hoãn việc nhận hàng nhập khẩu
Thứ tư, đẩy mạnh công tác thông tin về biến động thị trường xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp nhằm giúp các doanh nghiệp hạn chế rủi ro một cách tốt nhất
Các bộ ban ngành cần giúp các doanh nghiệp có thể tiếp cận với các thông tin chính thống và chính xác Hỗ trợ các doanh nghiệp tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại như: hội chợ, triển lãm quốc tế, để các doanh nghiệp có thể tìm hiểu thông tin, đối tác kinh doanh, qua đó tìm kiếm các cơ hội xuất nhập khẩu hàng hóa
Thứ năm, Nhà nước cần xây dựng một mô hình quản lý thống nhất để giảm bớt gánh nặng thủ tục cho doanh nghiệp tạo điều kiện cho doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội kinh doanh Hơn nữa, Nhà nước cần quan tâm đến vấn đề làm trong sạch đội ngũ cán bộ hải quan, tăng cường nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
4.3.2 Kiến nghị với Tổng cục Hải quan
Thứ nhất, đơn giản hóa, rút ngắn quá trình làm thủ tục hải quan, triển khai hệ thống EDI và hệ thống giao dịch không giấy tờ tại các điểm hải quan, cửa khẩu, cải cách hành chính và minh bạch hóa các dịch vụ công,
Thứ hai, tổ chức các tọa đàm nhằm nâng cao hiểu biết của doanh nghiệp về nghiệp vụ hải quan do cán bộ hải quan hướng dẫn nhằm chỉ ra những thiếu sót, sai phạm mà doanh nghiệp hay mắc phải, tùy từng trường hợp mà xử lý từ cảnh báo đến phạt hành chính để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp kinh doanh và thực hiện mua bán đúng pháp luật Khi được phân bổ nhiệm vụ, công chức Hải quan cần làm việc nhanh chóng để đảm bảo tiến độ công việc giúp doanh nghiệp xuất hàng, nhận hàng trong thời gian ngắn nhất tránh để lưu kho lưu bãi làm tốn thời gian, chi phí cho doanh nghiệp
Thứ ba, cơ quan Hải quan cần phải cập nhật thường xuyên và triển khai kịp thời các văn bản chính sách mới về thuế, thực hiện đúng các quy định về chế độ kế toán thuế, nghiêm túc thực hiện quy trình nghiệp vụ, mã số, thuế suất, xác định trị giá tính thuế, chế độ thu nộp ngân sách để doanh nghiệp nắm bắt được thông tin và thực hiện Đặc biệt, niêm yết công khai chế độ chính sách mới để các doanh nghiệp tiện theo dõi và thực hiện, đảm bảo tính minh bạch công khai hóa trong thủ tục hải quan nhằm phòng ngừa và giảm bớt được các hành vi vi phạm pháp luật và các hành vi tiêu cực khác
Cuối cùng, Cơ quan Hải quan cần tích cực phát huy và tăng cường triển khai tới các doanh nghiệp việc ứng dụng đồng bộ CNTT trong việc khai báo hải quan điện tử CNTT được coi như là nòng cốt chính giúp cán bộ hải quan trong việc thực hiện nghiệp vụ hải quan, giúp quá trình ra quyết định, thông quan diễn ra nhanh chóng.
