Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Văn Lam

Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Văn Lam Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Văn LamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Văn LamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Văn LamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Văn LamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Văn Lam

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VĂN LAM

Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về nguy cơ, rủi ro, tổn thất a Khái niệm về nguy cơ

“Nguy cơ là một nguồn, một tình huống hoặc một hành động có tiềm năng gây ra tổn hại đối với con người như tổn thương hay tác hại sức khỏe hoặc kết hợp cả hai tổn hại trên” (Theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7301-1:2008)

Như vậy nguy cơ có thể hiểu là sự kết hợp giữa khả năng có thể xảy ra sự cố và những hậu quả xấu mà sự cố để lại Nguy cơ thường được đánh giá dựa trên xác suất và mức độ nghiệm trọng của hậu quả Trong quản trị rủi ro, nguy cơ được xem như một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá mức độ rủi ro và lập kế hoạch quản trị rủi ro b Khái niệm về rủi ro

“Rủi ro là những sự kiện bất ngờ ngoài mong đợi của con người và gây ra những thiệt hại cho con người trong các hoạt động của mình Mặc dù rủi ro là sự kiện khách quan, xảy ra ngoài ý muốn của con người, nhưng con người lại hoàn toàn có thể kiểm soát được rủi ro ở những mức độ khác nhau, từ đó có những biện pháp hạn chế tối đa những tổn thất rủi ro mang đến.” (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trang 334)

Trong lĩnh vực kinh doanh: “Rủi ro là sự tổn thất về tài sản hay là sự giảm sút lợi nhuận thực tế so với lợi nhuận dự kiến” “Rủi ro là những bất trắc ngoài ý muốn xảy ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, tác động xấu đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp”

Theo AllanWillett: "Rủi ro là sự bất trắc cụ thể liên quan đến việc xuất hiện một biến cố không mong đợi", quan điểm này nhận được sự ủng hộ của một số học giả như Hardy, Blanchard, Crobough và Redding, Klup, Anghell,

Trong một nghiên cứu của JohnHaynes, và được nhắc lại một lần nữa trong cuốn

Lý thuyết Bảo hiểm và Kinh tế của IrvingPfeffer thì rủi ro là : “ Khả năng xảy ra tổn thất, là tổng hợp những sự ngẫu nhiên có thể đo lường được bằng xác suất”

Một sự kiện được coi là rủi ro khi thoả mãn đồng thời ba điều kiện sau: rủi ro là sự kiện bất ngờ xảy ra, rủi ro là những sự cố gây ra tổn thất và rủi ro là sự kiện ngoài mong đợi

Tóm lại, các định nghĩa trên dù ít nhiều khác nhau song có thể thấy rằng nó cùng đề cập đến hai đặc điểm cơ bản của rủi ro, đó là: “Rủi ro là sự không chắc chắn và là khả năng xảy ra kết quả không mong muốn Trong các khả năng xảy ra, có ít nhất một khả năng đưa đến kết quả không mong muốn Và kết quả này có thể đem lại tổn thất hay thiệt hại cho đối tượng gặp rủi ro.” Và việc nghiên cứu rủi ro thực chất là nhằm nghiên cứu để hạn chế những thiệt hại và tổn thất mà rủi ro đem lại cho các đối tượng liên quan Cụ thể là việc nghiên cứu rủi ro được xem xét trong những phạm vi và đối tượng nhất định trong từng hoạt động bởi sự kiện xảy ra được coi là rủi ro với đối tượng này nhưng lại là cơ hội cho đối tượng khác c Khái niệm về tổn thất

“Tổn thất là những thiệt hại, mất mát về tài sản; cơ hội mất hướng; về con người, tinh thần, sức khoẻ và sự nghiệp của họ do những nguyên nhân từ các rủi ro gây ra.” (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, trang 336).Tổn thất mang hàm ý của sự mất mát, ở một khía cạnh khác nó cũng có ý nghĩa tương đương với thiệt hại Tổn thất tồn tại ở hai dạng là vô hình (tinh thần, đe dọa, ) và hữu hình (tài sản, con người, sức khỏe) Thường thì người ta chỉ đề cập đến những tổn thất hữu hình

Khả năng tổn thất là chỉ số biểu hiện tổn thất trong một số trường hợp nhất định Thuật ngữ khả năng tổn thất được dùng khi người ta muốn đánh giá về một tình trạng xấu đã xảy ra trong quá khứ của một nhóm đối tượng đồng loại nhất định.Đây là chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp xác định được khả năng tổn thất để họ đánh giá một cách đầy đủ và chính xác về những rủi ro liên quan đến doanh nghiệp

Có thể đánh giá khả năng tổn thất qua hai cách biểu hiện:

- Tính theo giá trị: gọi là Mức độ tổn thất

- Tính theo số lượng: gọi là Tần số tổn thất

Tóm lại có thể thấy, rủi ro và tổn thất là hai phạm trù khác nhau, chúng cùng phản ánh một sự kiện bất ngờ xảy ra, nhưng lại có mối quan hệ nhân quả Trong đó, rủi ro là nguyên nhân còn tổn thất là hậu quả Rủi ro phản ánh về mặt chất của sự kiện bao gồm nguyên nhân, mức độ, tính chất nguy hiểm; còn tổn thất về mặt lượng của sự kiện bao gồm mức độ thiệt hại, mất mát về vật chất và tinh thần

2.1.2 Khái niệm về quản trị rủi ro

“Quản trị rủi ro là quá trình nhận dạng, phân tích (bao gồm cả đo lường và đánh giá) rủi ro, xây dựng và triển khai kế hoạch kiểm soát, tài trợ để khắc phục các hậu quả của rủi ro” (PGS TS Trần Hùng, 2017, Giáo trình quản trị rủi ro, trang 28)

Qua khái niệm trên có thể thấy, mục đích thực sự của quản trị rủi ro là tối ưu hóa nguồn lực và tối thiểu hóa những thiệt hại mà rủi ro gây ra Quá trình quản trị rủi ro gồm các nội dung: nhận dạng rủi ro, phân tích rủi ro, kiểm soát rủi ro và tài trợ rủi ro

“Nhận dạng rủi ro là quá trình xác định một cách liên tục và có hệ thống các rủi ro có thể xảy ra trong các hoạt động của doanh nghiệp” (PGS.TS Trần Hùng, 2017, Giáo trình quản trị rủi ro, trang 39)

“Phân tích rủi ro là quá trình nghiên cứu những hiểm hoạ, xác định nguyên nhân gây ra rủi ro và phân tích những tổn thất” (PGS.TS Trần Hùng, 2017, Giáo trình quản trị rủi ro, trang 69)

Cơ sở lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.2.1 Quy trình nhận hàng hàng nhập khẩu bằng đường biển

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của khách hàng

Nhân viên kinh doanh tiến hành tiếp nhận yêu cầu khách hàng, thu thập đầy đủ thông tin về hàng hóa như: Tên hàng, HS Code, điều kiện giao hàng, POD, POL,… và thông tin chi tiết về bao gói hàng hóa, thông tin về tuyến đường

Căn cứ vào thông tin đã thu thập từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu phù hợp để hỏi giá và lịch trình của tàu

Sau khi nhận được thông tin từ hãng tàu, công ty sẽ thực hiện đàm phán với khách hàng về giá cả và tiến hành ký hợp đồng dịch vụ Hợp đồng dịch vụ giao nhận sẽ gồm những điều khoản được hai bên chấp thuận bằng hình thức văn bản, có chữ ký, đóng dấu của hai bên

Bước 2: Nhận và kiểm tra chứng từ của hàng hóa nhập khẩu

Sau khi kí kết hợp đồng, công ty sẽ nhận bộ chứng từ từ đại lý bao gồm Master Bill of Lading, House Bill of Lading, Debit/ Credit Noted, thông tin tàu đi và ngày dự kiến tàu đến, Sau khi tiếp nhận, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và thông tin trên vận đơn cùng với khách hàng Nếu có sai lệch hoặc thay đổi sẽ báo đại lý để điều chỉnh và bổ sung

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan

Công ty cần xác định xem lô hàng cần phải có những chứng từ gì Sau đó yêu cầu đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ đó cho bạn

Các chứng từ cần thiết để mở tờ khai hải quan hàng nhập khẩu bao gồm:

+ Tờ khai hải quan hàng nhập: 02 bản chính

+ Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao

+ Hóa đơn thương mại: 01 bản chính, 01 bản sao

+ Phiếu đóng gói: 01 bản chính, 01 bản sao

+ Giấy giới thiệu: 01 bản chính

Ngoài ra có thể có thêm một số chứng từ khác như: giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch, phụ lục tờ khai,

Bước 4: Nhận thông báo hàng đến A/N và lệnh giao hàng D/O

Trước khi tàu đến khoảng 1 – 2 ngày, công ty sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice), trên A/N thường có thông báo số cước và các loại Local charges phải nộp Sau đó dựa vào số vận đơn trên giấy đi kèm Debit/ Credit của hàng, nhân viên giao nhận công ty cầm giấy giới thiệu kèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hóa đơn để lấy lệnh Đối với hàng FCL, khách hàng trực tiếp đóng tiền cước container và đóng dấu chuyển thẳng tại đại lý hãng tàu nếu có nhu cầu

Bước 5: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Khai báo hải quan qua truyền số liệu qua hải quan điện tử, hệ thống mạng của hải quan điện tử tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa:

+ Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, thực tế hàng hóa Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan vào tờ khai nhập khẩu + Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chỉ cục duyệt, đóng dấu thông quan vào tờ khai nhập khẩu

+ Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa Sau khi kiểm tra hàng nếu đúng với khai bảo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong (seal) hải quan vào container và ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chỉ cục duyệt, đóng dấu thông quan vào tờ khai NK

Người giao nhận nộp phiếu tiếp nhận tại bộ phận trả tờ khai để lấy tờ khai đã thông quan, đóng lệ phí hải quan và thuế Sau đó, người giao nhận thay mặt nhà nhập khẩu mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí Nhân viên giao nhận liên hệ xe vận tải nội địa, sắp xếp thời gian vào cảng kéo container về kho khách hoặc đến kho CFS để lấy hàng lẻ ghép container

Bước 6: Quyết toán chi phí

Sau khi nhận hàng hoá, công ty giao nhận làm thông báo nợ (Debit note) gửi cho khách hàng Sau đó quyết toán chi phí, xuất hoá đơn và gửi chứng từ gốc cho khách hàng

Nhân viên chứng từ sắp xếp các loại chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, lưu lại 1 bộ cho công ty cùng với bảng kê có chữ ký xác nhận của khách hàng để tránh những vấn đề phát sinh

2.2.2 Nội dung quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển a Nhận dạng rủi ro

“Nhận dạng rủi ro là quá trình xác định một cách liên tục và có hệ thống các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp” (PGS TS Trần Hùng,

2017, Giáo trình quản trị rủi ro, trang 44)

Nhận dạng rủi ro là giai đoạn đầu tiên trong quy trình quản trị rủi ro của doanh nghiệp, vì vậy nó có vai trò quan trọng, là cơ sở, tiền đề để triển khai có hiệu quả các bước tiếp theo trong quy trình quản trị rủi ro Nhận dạng rủi ro nhằm tìm kiếm các thông tin về: các loại rủi ro có thể xuất hiện, các mối nguy và thời điểm xuất hiện rủi ro Đây là cơ sở để các nhà quản trị có thể xây dựng ma trận rủi ro và xác định mức độ ưu tiên, cách thức phân tích, đánh giá, cũng như chủ động xây dựng kế hoạch kiểm soát, tài trợ rủi ro phù hợp nhất, hiệu quả nhất

Nhận dạng rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cần xác định nguồn gốc rủi ro, đối tượng rủi ro và hệ thống các tổn thất có thể xảy ra trong các hoạt động nhận hàng NK của doanh nghiệp để có thể phân tích và đo lường một cách chính xác nhất

Các phương pháp nhận dạng rủi ro bao gồm:

Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ

3.1.1 Giới thiệu chung về công ty a Khái quát chung về công ty

Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam

Tên giao dịch: VAN LAM TRADING AND SERVICES COMPANY LIMITED Trụ sở chính: Số 06, Tổ 3 Khu Tiên Trượng, Xuân Mai, Chương Mỹ, TP Hà Nội Văn phòng kinh doanh: 26A Xí nghiệp Phú Diễn, Ngõ 31 Đường Cầu Diễn, Phường Phúc Diễn, Quận Bắc Từ Liêm, TР Hà Nội Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Văn Điệp Điện thoại: 0378.999.998 Địa chỉ email: Vanlamlogistics@gmail.com

Ngành nghề kinh doanh: Vận tải đa phương thức quốc tế b Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Văn Lam được thành lập vào năm 2019 với tên gọi Văn Lam Logistics Tuy nhiên, do ảnh hưởng của đại dịch Covid19 nên đến 22/09/2021, công ty mới chính thức được cấp phép hoạt động với tên đăng ký là: Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Văn Lam

Năm 2019, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam được thành lập hướng đến mục tiêu cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam

Năm 2021, Công ty định hướng tập trung xây dựng công ty thành một công ty logistics chuyên nghiệp, mạng lưới phát triển các đại lý vận tải và vận chuyển hàng hóa không chỉ mở rộng khai thác tuyến vận chuyển Trung – Việt mà còn vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc đến các nước Đông Nam Á và một số nước trên thế giới Năm 2022 – nay, Văn Lam Logistics tiếp tục phát triển mở rộng mạng lưới kinh doanh sang nhiều thị trường trên Thế giới, cụ thể tuyến Trung Quốc đến Đài Loan,

Nhật Bản, Mỹ… Hiện nay doanh nghiệp đang khai thác thêm tuyến vận chuyển từ Trung Quốc đi Trung Đông với mong muốn phục vụ khách hàng trên toàn cầu

Với phương châm “Phục vụ nhanh chóng, an toàn và chất lượng”, nên tuy mới thành lập được gần 5 năm nhưng công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế khá vững trong ngành dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu và đã được nhiều khách hàng lớn cả trong, ngoài nước tin cậy và chọn lựa

Văn Lam Logistics cung cấp các dịch vụ hỗ trợ vận tải bao gồm:

- Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển (vận chuyển hàng nguyên container và vận chuyển hàng lẻ), đường bộ và đường hàng không

- Dịch vụ khai báo hải quan: Công ty thay mặt khách hàng chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ cần thiết và khai báo hải quan một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn

- Dịch vụ thanh toán quốc tế: Công ty cung cấp dịch vụ thanh toán quốc tế bằng đồng CNY với tỷ giá cạnh tranh cho các doanh nghiệp Việt Nam có hoạt động xuất nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới với các đối tác Trung Quốc

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam được thiết lập theo cơ cấu tổ chức theo chức năng Mỗi phòng ban thực hiện từng chức năng để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung Mô hình này giúp chuyên môn hóa cho phép các bộ phận tập trụng và chuyên môn của họ hơn

Tính đến nay Văn Lam Logistics gồm có 30 thành viên, chủ yếu là các nhân sự trẻ năng động, nhiệt huyết và ham học hỏi, với trình độ từ cao đẳng trở lên Tuy nhiên do nhân sự còn trẻ nên còn ít kinh nghiệm trong công việc, vì vậy cần được đào tạo, trau dồi kiến thức, kinh nghiệm nhiều hơn nữa để có thể đạt hiệu quả cao và giúp công ty ngày một phát triển lớn mạnh

3.1.5 Cơ sở vật chất và kỹ thuật

Hiện tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam có văn phòng kinh doanh tại 26A ngõ 31 Cầu Diễn, Phúc Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội Văn phòng được bố trí một cách hợp lý, đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, đảm bảo sự liên kết và hỗ trợ lẫn nhau của các phòng ban Công ty được trang bị hệ thống thiết bị kỹ thuật phục vụ như: hệ thống máy tính, điện thoại di động, máy in, máy photo, máy fax, mạng wifi… Công ty cũng cung cấp các thiết bị cần thiết như hệ thống bàn ghế, điều hòa, phòng nghỉ ngơi ăn uống và tập thể dục, tạo một môi trường vô cùng thoải mái cho nhân viên.

Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam

và Dịch vụ Văn Lam

3.2.1 Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty Được thành lập từ năm 2019, tính đến nay đã được gần 5 năm, công ty đã đi vào ổn định và dần trở lên vững mạnh hơn, lấy được sự tin tưởng của khách hàng Trong giai đoạn 2021 – 9 tháng đầu năm 2023, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty tương đối tốt Sau đây là bảng kết quả phản ánh tình hình kinh doanh của công ty:

Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Văn Lam giai đoạn 2021 – T9/2023 Đơn vị: Tỷ đồng

Khoản mục Năm 2021 Năm 2022 9 tháng đầu năm 2023

(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty Văn Lam giai đoạn 2021 – T9/2023)

Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy:

Về tổng doanh thu, trong năm 2021 do ảnh hưởng của đại dịch Covid 19 nên doanh thu của công ty là: 8,26 tỷ đồng Sau đó tổng doanh thu của công ty tăng lên mạnh mẽ đạt tới 10,37 tỷ đồng đã tăng 25,5% so với năm trước đó Kéo theo đó lợi nhuận sau thuế của công ty cũng đã tăng lên 15% so với năm 2021, thể hiện rằng công ty đang dần phát triển trở lại sau khi đại dịch tại Việt Nam và nhiều quốc gia trên thế giới dần được kiểm soát giúp cho hoạt động xuất nhập khẩu hoạt động mạnh mẽ trở lại Chín tháng đầu năm 2023, mức doanh thu của công ty vẫn tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ đạt 6,90 tỷ đồng, tương ứng bằng 66,58% doanh thu của năm 2022 và 83,56% doanh thu so với năm 2021 Kéo theo đó lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp cũng tăng lên đáng kể, mặc dù mới 9 tháng đầu năm nhưng lợi nhuận đã tương ứng với 79,69% lợi nhuận sau thuế của năm 2021 và 69,29% so với lợi nhuận sau thuế của năm 2022 Ngoài ra năm 2023 công ty cũng mở rộng quy mô kinh doanh, khai thác thị trường tiềm năng và mở rộng mạng lưới đối tác để thúc đẩy hoạt động kinh doanh

Về tổng chi phí , cũng thể hiện sự biến động tăng dần qua từng năm, cụ thể năm

2022 tổng chi phí tăng lên 27,29% so với năm 2021 9 tháng đầu năm 2023 đã chiếm 66,25% so với năm 2022 và 84,34% so với năm 2021

3.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty

Bảng 3.2 Thống kê doanh thu theo loại hình dịch vụ của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam giai đoạn 2021 – 9 tháng đầu năm 2023 Đơn vị: Tỷ đồng và %

Doanh thu Tỷ lệ Doanh thu Tỷ lệ Doanh thu Tỷ lệ

(Nguồn: Phòng Kế toán công ty Văn Lam Logistics)

Dựa vào bảng số liệu trên ta thấy:

Trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì lĩnh vực giao nhận vận tải chiếm tỉ trọng cao nhất trong tổng doanh thu lần lượt là 88,03%, 88,07% và 90,01% trong giai đoạn 2021,2022 và 9 tháng đầu năm 2023 Năm 2021, mặc dù chịu ảnh hưởng của đại dịch Covid những hoạt động giao nhận vận tải vẫn là loại hình mang lại doanh thu chủ yếu đạt 7,28 tỷ đồng Năm 2022 và 9 tháng đầu năm 2023 doanh thu từ hoạt động giao nhận vận chuyển quốc tế có sự gia tăng nhẹ so với năm 2021 vì vẫn còn chịu ảnh hưởng bởi nền kinh tế suy thoái và sự mọc lên như nấm của các công ty vận tải quốc tế khác

Dịch vụ khai báo hải quan và các dịch vụ khác của công ty chiếm tỷ trọng khiêm tốn trong cơ cấu doanh thu chỉ chiếm dưới 10% trong tổng doanh thu của cả công ty, những loại hình dịch vụ này được xem là hoạt động bổ trợ rất cần thiết của doanh nghiệp khi nó góp phần tạo nên các gói dịch vụ trọn gói, đem tới sự hài lòng cao cho khách hàng

Bảng 3.3 Doanh thu từ hoạt động giao nhận vận tải của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam giai đoạn 2021 – T9/2023 Đơn vị: Tỷ đồng và %

Doanh thu Tỷ lệ Doanh thu Tỷ lệ

Giao nhận đường hàng không 1,50 20,60% 2,08 22,66% 1,60 25,72%

(Nguồn: Phòng Kinh doanh công ty Văn Lam Logistics)

Theo bảng số liệu ta thấy:

Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển luôn chiếm tỉ trọng cao nhất trong tổng doanh thu giao nhận vận tải của công ty lần lượt là 70,74%, 68,52% và 65,92% trong giai đoạn 2021, 2022 và 9 tháng đầu năm 2023

Năm 2021, do tình hình đại dịch Covid còn diễn biến phức tạp ảnh hưởng đến nền kinh tế và hoạt động thương mại xuất nhập khẩu hàng hóa nên hoạt động kinh doanh của giao nhận vận chuyển quốc tế nói chung và vận tải hàng hóa quốc tế bằng đường biển nói riêng nhìn chung là không cao chỉ đạt 5,15 tỷ đồng

Năm 2022 do nền kinh tế đã dần hồi phục mở cửa trở lại giúp nhu cầu vận chuyển quốc tế tăng cao, hoạt động xuất nhập khẩu phát triển mạnh mẽ và công ty bước đầu mở rộng quy mô hợp tác thêm các khu vực mới giúp doanh thu tăng lên 22,13% so với năm 2021 Tuy nhiên dịch vụ Logistics vẫn chịu ảnh hưởng không ít từ chính sách Zero-COVID, chính sách chống dịch quan trọng và xuyên suốt của Trung Quốc, dẫn đến thành phố cảng quan trọng tại Thượng Hải bị phong tỏa và các hoạt động khai thác dịch vụ logistics khác bị gián đoạn nghiêm trọng

Sang năm 2023, dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển tăng trưởng khá tốt, khi nền kinh tế toàn cầu đang từng bước khôi phục Doanh thu của hoạt động giao nhận vận tải 9 tháng đầu năm 2023 đã tương ứng xấp xỉ 77% doanh thu năm 2022 và có cơ hội tăng trưởng cao trong 3 tháng cuối năm còn lại.

Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam

3.3.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của khách hàng

Nhân viên kinh doanh tiến hành tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, thu thập đầy đủ thông tin về hàng hóa như: Tên hàng, HS Code, điều kiện giao hàng, POD, POL, và các thông tin chi tiết về bao gói hàng hóa, thông tin tuyến đường

Căn cứ và thông tin đã thu thập từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu phù hợp để hỏi giá và lịch trình của tàu biển

Sau khi đã có thông tin đầy đủ từ hãng tàu, bộ phận kinh doanh sẽ gửi báo giá gồm cước biển, các chi phí tại cảng nước ngoài và cảng Việt Nam, chi phí vận chuyển nội địa từ cảng Việt Nam đến kho khách hàng Cùng với các chi phí cố định của các dịch vụ hỗ trợ khác, bộ phận kinh doanh lên báo giá chi tiết tất cả các chi phí để nhập khẩu cho khách

Công ty tiến hành đàm phán với khách hàng về giá cả và tiến hành ký hợp đồng dịch vụ Hợp đồng dịch vụ giao nhận sẽ gồm những điều khoản được hai bên chấp thuận bằng hình thức văn bản có chữ ký và đóng dấu hai bên

Bước 2: Nhận và kiểm tra chứng từ của hàng hóa

Sau khi ký kết hợp đồng, công ty sẽ nhận bộ chứng từ đại lý bao gồm Master Bill of Lading, House Bill of Lading, Debit/Credit Note thông tin tàu đi và ngày dự kiến đến, Sau khi tiếp nhận, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và thông tin trên vận đơn cùng với khách hàng Nếu có sai lệch thay đổi sẽ báo đại lý để điều chỉnh và bổ sung

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan

Công ty xác định xem lô hàng cần phải có những chứng từ gì, sau đó yêu cầu công ty đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ đó Chứng từ cần thiết để mở tờ khai hải quan nhập khẩu bao gồm:

- Phiếu chi tiết hàng hóa: 1 bản chính

- Hóa đơn thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa(CO): 1 bản chính

- Tờ khai hải quan hàng nhập: 2 bản chính

- Phiếu đóng gói hàng hóa(Packing List): 1 bản chính, 1 bản sao

- Giấy giới thiệu và các chứng từ liên quan khác

Nhân viên chứng từ chịu trách nhiệm chuẩn bị, kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ để làm thủ tục hải quan nhận hàng Nếu trong quá trình làm thủ tục hải quan thiếu chứng từ, nhân viên sẽ làm công văn xin nợ chứng từ và xin gia hạn nộp chứng từ gốc

Bước 4: Nhận thông báo hàng đến A/N và lệnh giao hàng D/O

Trước khi tàu cập cảng 1-2 ngày, đại lí của hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến (A/N) Sau khi nhận được thông báo hàng đến cần kiểm tra lại các thông tin như: ngày cập cảng, tên nhà nhập khẩu, xuất khẩu, số hiệu container, kho lưu trữ, các loại chi phí…

Sau khi kiểm tra thông tin trên thông báo hàng đến, tiến hành lấy lệnh giao hàng(D/O) Để lấy được bộ lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu hoặc đại lý, cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo yêu cầu như vận đơn gốc, giấy giới thiệu ĐỒng thời, tiến hành thanh toán các loại phí như LCC và tiền cược vỏ container Đối với hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng(L/C), khi đến hãng tàu nhận bộ lệnh cần phải mang theo vận đơn gốc có ký hiệu của ngân hàng

Bước 5: Làm thủ tục hải quan

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam sử dụng hình thức khai hải quan điện tử Ecus để tiết kiệm thời gian và chi phí Sau khi khai báo hải quan bằng hình thức điện tử, hệ thống mạng của hải quan điện tự sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa, gồm có 3 luồng như sau:

- Luồng xanh: Doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan và tờ khai nhập khẩu

- Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa Công ty cần in hồ sơ của bộ chứng từ mang đến cơ quan hải quan làm thủ tục để cơ quan hải quan kiểm tra giấy tờ trực tiếp và tham vấn doanh nghiệp Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan vào tờ khai nhập khẩu

- Luồng đỏ: chuyển kiểm hóa Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa Sau khi kiểm tra hàng nếu đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và ghi chú vào tờ khi xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan vào tờ khai nhập khẩu

Nhân viên chứng từ nộp phiếu tiếp nhận tại bộ phận trả tờ khai để lấy tờ khai đã thông quan, đóng lệ phí hải quan và thuế Sau đó thay mặt nhà nhập khẩu mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí Nhân viên phụ trách sẽ liên hệ xe vận tải nội địa, sắp xếp thời gian vào cảng kéo container về kho khách hoặc đến kho CFS để lấy hàng lẻ ghép container

Bước 6: Quyết toán chi phí

Sau khi hoàn tất thủ tục giao hàng cho khách hàng, bộ phận kế toán sẽ liệt kê các khoản mục các chi phí phát sinh sau đó nộp lên Ban Giám Đốc để xem xét và phê duyệt Sau đó quyết toán chi phí, xuất hóa đơn và gửi chứng từ gốc cho khách hàng

Đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam

Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu về quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam có thể nhận thấy công ty đã đạt được một số thành công như sau:

- Trong hoạt động nhận dạng rủi ro

Nhận thức được sự ảnh hưởng của rủi ro tới hoạt động kinh doanh của công ty, ban giám đốc đã cho xây dựng, thiết lập bảng liệt kê các rủi ro thường gặp trong từng khâu và tổn thất của quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Sau đó phổ biến với nhân viên thường xuyên trong những buổi họp tuần và họp tháng để nhân viên có thể dễ dàng nhận dạng rủi ro, tìm ra nguyên nhân và sửa chữa kịp thời đối với hoạt động tác nghiệp của mình Danh sách thống kê này mỗi quý sẽ được bổ sung và sửa đổi một lần nhằm cập nhật những rủi ro đã gặp phải trong quý đó và những rủi ro có thể gặp phải trong tương lai

- Trong hoạt động phân tích và đo lường rủi ro

Công ty không ngừng cố gắng để tuyển chọn nhân tài Nhân sự Văn Lam Logistics với tinh thần nhiệt huyết, luôn cố gắng học hỏi hoàn thiện bản thân và có tinh thần trách nhiệm cao Đối với nhân viên mới, luôn được đào tạo bài bản, theo sát từng nhân viên để đảm bảo nắm vững kiến thức và kỹ năng

Công ty cũng thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo chuyên sâu từ những anh chị có kinh nghiệm để nhân viên có thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cũng như kỹ năng xử lý các rủi ro trong quá trình làm việc

Ngoài ra, cá nhân các bộ phận đã tự có thể phân tích và đo lường rủi ro bằng các công cụ đơn giản như MS Excel Bằng việc thống kê và tính toán chi phí, doanh thu, các nhân viên cũng có thể đưa ra đánh giá tức thời về mức độ tổn thất của rủi ro mang lại Từ đó có những phương án để tự kiểm soát cho những lô hàng của mình

- Trong hoạt động kiểm soát rủi ro

Văn Lam Logistics đã chú trọng hơn về công tác quản trị rủi ro và đang ngày càng nỗ lực hơn nữa để kiểm soát rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Tính đến nay, số lượng rủi ro xảy ra trong các hợp đồng giao nhận có xu hướng giảm Để làm được như vậy, công ty đã linh hoạt trong việc triển khai nhiều biện pháp và kỹ thuật để kiểm soát rủi ro như giảm thiểu rủi ro, chấp nhận rủi ro, giám sát chặt chẽ mọi vấn đề để có thể kịp thời hỗ trợ và xử lý

Công ty cũng đã xây dựng mối quan hệ làm ăn thân thiết với các đối tác là hãng tàu lớn, Điều này giúp công ty luôn dễ dàng ký kết hợp đồng, đảm bảo tốt lợi ích của hai bên, góp phần tăng doanh thu lợi nhuận của công ty

- Trong hoạt động tài trợ rủi ro

Công ty đang tích cực huy động vốn từ các nguồn khác nhau để có khả năng chi trả trong hoạt động kinh doanh và khi xảy ra rủi ro

Ngoài ra, hiện nay công ty đang mở rộng hợp tác với các doanh nghiệp bảo hiểm để chuyển giao tài trợ khi tổn thất xảy ra

Củng cố quỹ dự phòng rủi ro để tự tài trợ cho mình nếu trong trường hợp công ty phải bồi thường rủi ro nghiêm trọng

Bên cạnh những thành công mà công ty đạt được, công ty vẫn còn những hạn chế trong việc quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển như sau:

- Trong hoạt động nhận dạng rủi ro

Những tháng cuối năm thường có khối lượng công việc chồng chéo, trong khi đội ngũ nhân viên liên tục hoạt động Khối lượng công việc lớn dẫn đến dễ mắc phải những những rủi ro không nhận dạng được và lỏng lẻo trong việc quản trị rủi ro Bên cạnh đó, công ty chưa có riêng bộ phận quản trị rủi ro mà chủ yếu sử dụng phương pháp phiếu điều tra và phân tích rủi ro trong quá khứ nên đôi khi có những rủi ro công ty chưa thể nhận diện được

- Trong hoạt động phân tích và đo lường rủi ro Đội ngũ nhân viên mặc dù được đào tạo tốt nghiệp từ bậc cao đẳng đến bậc đại học nhưng vẫn còn trẻ thiếu kinh nghiệm và kỹ năng Chỉ khi xảy ra rủi ro, nhân viên mới trực tiếp nhận thức được và rút ra kinh nghiệm Hoạt động phân tích và đo lường rủi ro trong công ty đều do giám đốc, trưởng phòng và trợ lý thực hiện Ngoài ra trong các khâu làm việc thường chưa có bước đánh giá về tần suất cũng như mức độ tổn thất của rủi ro trước khi tiến hành xử lý các đơn hàng

- Trong hoạt động kiểm soát rủi ro

Hiện tại công ty chưa có bộ phận riêng biệt nghiên cứu về quản trị rủi ro và chưa có nhân viên phụ trách xử lý, đưa ra các biện pháp kiểm soát rủi ro chủ yếu là đợi cấp trên đưa xuống

Tỷ lệ biến động liên tục nên trong quá trình thanh toán có thể tồn tại những rủi ro bất khả kháng xảy ra mà công ty khó kiểm soát được

- Trong hoạt động tài trợ rủi ro

Việc xây dựng và duy trì quỹ quản trị rủi ro này được trích ra từ doanh thu tháng mà công ty đạt được Do đó, nếu trong tháng doanh thu lớn thì quỹ quản trị rủi ro được trích ra nhiều và ngược lại Vì vậy, quỹ quản trị rủi ro vẫn còn hạn chế, nếu gặp phải những rủi ro nghiêm trọng thì công ty cần phải cân nhắc để có nguồn tài chính đền bù tổn thất

Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế mà công ty Van Lam Logistics gặp phải đến từ nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan

Các chính sách và quy định của nhà nước nhập khẩu và hải quan thường xuyên thay đổi và chưa rõ ràng làm ảnh hưởng đến hoạt động nhận hàng nhập khẩu Ngoài ra sự thiếu đồng bộ trong chính sách, quy định, luật lệ, thuế gây ra khó khăn lớn tới quy trình nhận hàng nhập khẩu từ nước ngoài

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ RỦI RO

Định hướng phát triển hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, lĩnh vực logistics đang ngày càng mở rộng và phát triển mạnh mẽ, cùng với sự mọc lên như nấm của các công ty logistics không chỉ là công ty trong nước mà còn có cả công ty nước ngoài vì vậy sự cạnh tranh vô cùng gay gắt Để phát triển vững mạnh trên thị trường, Văn Lam Logistics đã và đang không ngừng nỗ lực đưa ra những mục tiêu dài hạn và ngắn hạn để trở thành công ty có được sự tin tưởng của khách hàng và có chỗ đứng trên thị trường Các mục tiêu cụ thể như sau:

Trong những năm tới, công ty sẽ xây dựng một bộ phận chuyên nghiên cứu các kế hoạch quản trị rủi ro nói chung và quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nói riêng Từ đó có thể nhận dạng được các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai, phân tích đo lường và đưa ra các biện pháp kiểm soát rủi ro phù hợp Xây dựng, củng cố và tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác trong và quốc tế Mỗi đối tác ở các quốc gia khác nhau thì đều có đặc điểm kinh doanh, phong tục tập quán và các tác phong làm việc khác nhau, đòi hỏi công ty phải có các cách tiếp cận phù hợp và an toàn Đầu tư vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị để phục vụ cho hoạt động nhập khẩu Công ty cần trang bị thêm những phương tiện tiên tiến, thiết bị mới đạt yêu cầu về chất lượng, áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến, tân trang và mở rộng thêm văn phòng làm việc để tạo một môi trường làm việc thân thiện và thoải mái nhất có thể Nâng cao nhận thức về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển bằng cách chú trọng đầu tư và xây dựng công tác đào tạo, tổ chức cho nhân viên qua các buổi đào tạo từ các chuyên gia trong ngành, các buổi đào tạo thực tế để nhân viên có thể học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn và có thêm nhiều kinh nghiệm xử lý tình huống

4.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam

4.2.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình nhận dạng rủi ro

Trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển mạnh mẽ hiện nay, sự biến động của môi trường kinh tế, chính trị, pháp luật thường xuyên xảy ra nhiều rủi ro trong hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế của doanh nghiệp Vì là vận chuyển hàng hóa quốc tế nên sự khác nhau về thể chế chính trị, phong tục tập quán kinh doanh văn hóa của các doanh nghiệp luôn tiềm ẩn những rủi ro khó lường mà công ty phải đối mặt

Công ty cần chú trọng nhiều vào công tác dự báo rủi ro trước khi thực hiện hợp đồng vì nó rất quan trọng Dự báo sớm những rủi ro có thể xảy ra công ty sẽ chủ động hơn trong việc ngăn ngừa và kiểm soát nó Quá trình dự báo rủi ro cần đầu tư thời gian và nhân lực có kinh nghiệm để có thể nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn, phân tích diễn biến tiến triển và đưa ra giải pháp hợp lý Thực tế tại công ty còn nhiều bất cập vì nhân viên chưa có đủ năng lực để nghiên cứu, nhận dạng rủi ro Vì vậy cần cung cấp cho nhân viên những kiến thức cập nhật chính sách, thông tin thị trường, tham gia các hội thảo,

Bên cạnh đó, công ty có thể chiêu mộ những cán bộ nhân viên chuyên sâu về mảng quản trị rủi ro để tập trung nghiên cứu về rủi ro, tạo nền móng vững chắc thành lập bộ phận quản trị rủi ro trong công ty Từ đây sẽ giúp công ty nhận diện được rủi ro sớm, từ đó sẽ phân tích và lên kế hoạch phòng ngừa một cách nhanh và chính xác nhất Công ty cần thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường, những biến động của kinh tế, chính trị, khả năng cung ứng của thị trường, biến động trong tỷ giá thanh toán để có thể xử lý kịp thời những thay đổi Bên cạnh đó, bạn lãnh đạo cần tổ chức triển khai hoạt động nghiên cứu về thị trường một cách cụ thể, nghiên cứu kỹ về đối tác và hoạt động kinh doanh của họ để tránh bị lừa đảo

4.2.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình phân tích và đo lường rủi ro

Sau khi thực hiện xong công tác nhận dạng rủi ro, công ty cần thực hiện nhiệm vụ về phân tích rủi ro đó và đo lường mức độ thiệt hại của rủi ro Để thực hiện quy trình này công ty cần cải thiện thêm những vấn đề sau:

Thực hiện kiểm tra phân tích kỹ càng các rủi ro trong nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Công ty nên tổ chức nhiều cuộc họp để phối hợp các phòng ban lại với nhau để cùng nhau trao đổi thông tin, cùng nhau phân tích kỹ càng hơn nữa về các nguyên nhân gây ra rủi ro từ khách quan đến chủ quan để tìm ra tất cả những hướng giải quyết khác nhau đối với mỗi trường hợp giúp thực hiện quy trình giao nhận trơn tru hiệu quả nhất

Công ty cũng nên phân tích kỹ càng các loại hàng hóa mà khách hàng nhập về từ mẫu mã, chất liệu, kích thước đến các giấy tờ quan trọng cần thiết như CO, phiếu kiểm tra an toàn thực phẩm, để bố trí sao cho phù hợp cả về máy móc thiết bị, nguồn nhân lực bốc dỡ phải hợp lí để không gây ra hư hại cho hàng hóa khi đến tay khách hàng cũng như có thể tiết kiệm được thời gian, chi phí

Trong quá trình nhận hàng, công ty cần chú trọng đến thời gian nhận hàng để tránh phát sinh thêm các chi phí lưu kho lưu bãi Các nhân viên cần có kinh nghiệm, hiểu biết chuyên môn và thao tác chính xác để đánh giá và lường trước những khả năng có thể ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng

Trước khi thực hiện hợp đồng cần có thêm bước đo lường những tổn thất có thể xảy ra để có phương án xử lý kịp thời cũng như chuẩn bị các nguồn lực cần thiết để có thể ứng phó nhanh chóng Qua đó, công ty có thể phân loại được các rủi ro để có những biện pháp giải quyết cụ thể hơn cho từng trường hợp nhất định như né tránh, chuyển giao hay chấp nhận rủi ro,

4.2.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình kiểm soát rủi ro

Công ty nên thường xuyên cập nhật biến động tỷ giá, tình hình kinh tế chính trị, kinh tế để tránh những rủi ro khi thanh toán Bên cạnh đó, công ty nên sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro bằng cách ký hợp đồng kỳ hạn khi thanh toán để phòng ngừa các khoản rủi ro phải trả

Trong quá trình thanh toán để diễn ra thuận lợi, hiệu quả thì bộ phận xuất nhập khẩu hàng hóa phối hợp cùng bộ phận kế toán để cùng nhau thực hiện tốt quá trình thanh toán phù hợp với quy định giao nhận hàng nhập khẩu Bên cạnh đó cần kiểm tra kỹ, đối chiếu đúng với điều kiện thanh toán trong hợp đồng mà hai bên đã ký kết để tránh những rủi ro không đáng có, không lấy được nhiều tiền từ khách hàng dẫn đến tổn thất cho công ty

Công ty cần thường xuyên kiểm tra hệ thống kho bãi để đảm bảo kho bãi phải đủ rộng, sạch và thoáng mát, các trang thiết bị bảo quản hiện đại để đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất khi nhận hàng về cho đến khi giao hàng cho khách hàng Việc chuẩn bị nhân công và phương tiện vận chuyển trong quá trình nhận hàng nhập khẩu và giao hàng cho khách cũng hết sức quan trọng để đảm bảo được thời gian giao hàng nhanh chóng và kịp thời

4.2.4 Hoàn thiện và nâng cao năng lực tài trợ rủi ro

Công ty đang gặp khó khăn trong công tác xử lý các tổn thất do tổn thất do nguồn vốn của quỹ quản trị rủi ro còn hạn chế Cho nên có rất nhiều hợp đồng béo bở mà công ty đã bỏ lỡ cơ hội để đem về lợi nhuận cao cho công ty, mà thường ký các hợp đồng có giá trị nhỏ, chưa gây ảnh hưởng, uy tín lớn cho các đối tác lớn nước ngoài Để có thể khắc phục huy động thêm vốn và xây dựng quỹ dự phòng rủi ro dồi dào thì công ty phải có những chính sách, biện pháp huy động các nguồn vốn tài trợ rủi ro từ: các ngân hàng nhà nước, các đối tác lớn có uy tín trong nước và nước ngoài,

Một số kiến nghị

4.3.1 Kiến nghị với nhà nước

Nhà nước hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam, tiến hành hội nhập kinh tế phù hợp với các công ước quốc tế, bộ luật quốc tế mà nước ta là thành viên Hệ thống pháp luật được xây dựng đồng bộ, theo đúng kỹ thuật quốc tế sẽ giúp khắc phục dần những yếu kém của dịch vụ và doanh nghiệp trong quá trình tham gia thương mại quốc tế, nâng cao sức mạnh cạnh tranh của chính mình

Nhà nước cần đơn giản hóa các thủ tục, rút ngắn thời gian thực hiện các thủ tục hành chính; đồng thời cần hoàn thiện và đồng bộ các văn bản pháp lý, các quy định và cơ chế nhập khẩu để khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp

Nhà nước cần tạo môi trường kinh doanh lành mạnh giữa các doanh nghiệp trong nước và quốc tế, các doanh nghiệp tư nhân hay doanh nghiệp nhà nước Hỗ trợ các công ty về ưu đãi về thuế, hạn ngạch để thúc đẩy doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Nhà nước cần chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng cảng biển, cảng hàng không giúp tạo điều kiện thuận lợi, phục vụ cho hoạt động nhận hàng nhập khẩu Đưa công nghệ, trang thiết bị hiện đại để hỗ trợ hoạt động nhận hàng nhập khẩu, giảm thiểu tối đa tình trạng tắc nghẽn tàu tại các cảng vào mùa cao điểm khiến trì hoãn việc nhận hàng nhập khẩu

4.3.2 Kiến nghị với hải quan

Hiện nay, việc làm quy trình thủ tục hải quan còn rườm rà, nhiều thủ tục và tốn nhiều thời gian Do vậy, công ty nên giao việc này cho cán bộ có chuyên môn, nghiệp vụ giỏi, hiểu biết các chính sách trong lĩnh vực này để làm các thủ tục hải quan Ngoài ra, các cán bộ hải quan cần có kiến thức sâu rộng về tất cả các loại mặt hàng đặc biệt là các mặt hàng có giá trị cao như máy móc, linh kiện điện tử để có thể hướng dẫn trực tiếp nhân viên hiện trường chuẩn bị đầy đủ chứng từ khi làm thủ tục hải quan mà không cần phải chờ để hỏi ý kiến cấp trên hay phải cần thời gian bổ sung thêm các chứng từ khác

Công ty nên kiến nghị với tổng cục hải quan tạo điều kiện cho công ty làm thủ tục hải quan và kiểm hóa nhanh chóng, tích hợp công nghệ vào thủ tục thông quan để tiết kiệm thời gian thông quan hàng hóa.