Giải pháp quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Cơ sở lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

- Phân tích nguyên nhân rủi ro: nguyên nhân khách quan xuất phát từ điều kiện tự nhiên như bão, lũ lụt, sóng thần..hoặc các sự cố xảy ra không có sự tham gia của con người và nguyên nhân chủ quan xuất phát trong nội bộ doanh nghiệp như thái độ nhân viên, tính đoàn kết, sự yếu kém của cán bộ quản lý. - Rủi ro trong quá trình thanh toán: Nguyên nhân dẫn đến sai sót trong quá trình thanh toán từ việc không đồng nhất đồng tiền thanh toán, tỷ giá biến động không kiểm soát được, các vấn đề về khủng hoảng kinh tế lạm phát khiến đồng tiền mất giá, ngân hàng hai phía chậm trễ trong quá trình thanh toán. “Tài trợ rủi ro được định nghĩa như là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra và cung cấp những phương tiện (hay nguồn lực) để khắc phục hậu quả hay bù đắp tổn thất khi rủi ro xảy ra, gây quỹ dự phòng cho những chương trình để giảm bớt bất trắc và rủi ro hay để gia tăng những kết quả tích cực”(PGS.

Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam

Dịch vụ khai báo hải quan và các dịch vụ khác của công ty chiếm tỷ trọng khiêm tốn trong cơ cấu doanh thu chỉ chiếm dưới 10% trong tổng doanh thu của cả công ty, những loại hình dịch vụ này được xem là hoạt động bổ trợ rất cần thiết của doanh nghiệp khi nó góp phần tạo nên các gói dịch vụ trọn gói, đem tới sự hài lòng cao cho khách hàng. Năm 2021, do tình hình đại dịch Covid còn diễn biến phức tạp ảnh hưởng đến nền kinh tế và hoạt động thương mại xuất nhập khẩu hàng hóa nên hoạt động kinh doanh của giao nhận vận chuyển quốc tế nói chung và vận tải hàng hóa quốc tế bằng đường biển nói riêng nhìn chung là không cao chỉ đạt 5,15 tỷ đồng. Tuy nhiên dịch vụ Logistics vẫn chịu ảnh hưởng không ít từ chính sách Zero-COVID, chính sách chống dịch quan trọng và xuyên suốt của Trung Quốc, dẫn đến thành phố cảng quan trọng tại Thượng Hải bị phong tỏa và các hoạt động khai thác dịch vụ logistics khác bị gián đoạn nghiêm trọng.

Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam

Cụ thể, gần đây nhân viên kinh doanh nhận thông báo từ hãng tàu về việc thời tiết xấu có thể sẽ bị giao hàng muộn hơn 2-4 ngày so với ngày giao hàng dự kiến, nhưng nhân viên kinh doanh nhận thông tin đã quên không báo lại tình hình với khách hàng, dẫn đến việc khách hàng không nắm được thông tin sớm để sắp xếp công việc. - Rủi ro trong quá trình thanh toán: biến động tỷ giá giữa đồng tiền thanh toán USD và nhân dân tệ (CNY) khiến cho công ty sẽ phải thanh toán mức giá cao hơn; bộ chứng từ không hợp lệ thì quá trình thanh toán kéo dài gây phát sinh chi phí, điều khoản thanh toỏn khụng rừ ràng, khỏch hàng chưa đủ tài chớnh chi trả gõy ra vấn đề công nợ kéo dài. - Rủi ro về pháp lý quy định về giấy tờ thủ tục chuyên ngành: Nguyên nhân dẫn đến rủi ro này là các nước nhập khẩu thay đổi các chính sách về thuế, các quy định về kiểm tra chất lượng thay đổi, quy định về chống bán phá giá, các quy định về danh mục hàng hoá nhập khẩu thay đổi..một cách nhanh chóng khiến công ty do không có phòng ban về quản trị rủi ro và cập nhật thông tin nhanh chóng nên chưa cập nhật kịp thời gây ra một số rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu.

- Rủi ro về thời gian giao nhận hàng: Công ty mặc dù luôn tìm kiếm và mở rộng mạng lưới kinh doanh, đặc biệt là tạo mối quan hệ thân thiết với các hãng tàu để đảm bảo được lịch và thời gian vận chuyển hàng hóa cho khách hàng nhưng vẫn không thể tránh khỏi được những yếu tố khách quan như thời tiết, tắc biên, khan hiếm lịch trình, nhà cung cấp chưa có hàng sẵn, hải quan kiểm hóa,. Từ biểu đồ có thể thấy công ty Văn Lam Logistics tập trung chủ yếu hướng đến tự tài trợ, cụ thể là xây dựng quỹ dự phòng rủi ro chiếm khoảng 65%, trong khi chuyển giao tài trợ chiếm 35%(mua bảo hiểm thương mại chiếm 15%, nhân viên chịu một phần trách nhiệm chiếm 12% và ký kết điều khoản bổ sung trong hợp đồng và nhà xuất khẩu hoặc hãng tàu để họ chịu chi phí và tổn thất nằm ngoài các điều khoản hợp đồng hoặc rủi ro khách quan chiếm 8%).

Đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam

Công ty mua bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thương mại của các doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ bảo hiểm trong nước và nước ngoài để các doanh nghiệp bảo hiểm sẽ chịu trách nhiệm chi trả nguồn kinh phí bù đắp tổn thất. Khối lượng công việc lớn dẫn đến dễ mắc phải những những rủi ro không nhận dạng được và lỏng lẻo trong việc quản trị rủi ro.Bên cạnh đó, công ty chưa có riêng bộ phận quản trị rủi ro mà chủ yếu sử dụng phương pháp phiếu điều tra và phân tích rủi ro trong quá khứ nên đôi khi có những rủi ro công ty chưa thể nhận diện được. Tổ chức bộ máy của công ty chưa hợp lý, thiếu đồng bộ các bộ phận, hoạt động chồng chéo công việc của nhau và đặc biệt là chưa có bộ phận nghiên cứu về quản trị rủi ro riêng biệt, mặc dù lĩnh vực hoạt động của công ty trong từng tác nghiệp còn xuất hiện nhiều rủi ro.

Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Văn Lam

Công ty nên tổ chức nhiều cuộc họp để phối hợp các phòng ban lại với nhau để cùng nhau trao đổi thông tin, cùng nhau phân tích kỹ càng hơn nữa về các nguyên nhân gây ra rủi ro từ khách quan đến chủ quan để tìm ra tất cả những hướng giải quyết khác nhau đối với mỗi trường hợp giúp thực hiện quy trình giao nhận trơn tru hiệu quả nhất. Để có thể khắc phục huy động thêm vốn và xây dựng quỹ dự phòng rủi ro dồi dào thì công ty phải có những chính sách, biện pháp huy động các nguồn vốn tài trợ rủi ro từ: các ngân hàng nhà nước, các đối tác lớn có uy tín trong nước và nước ngoài,. Tạo lập uy tín, mối quan hệ làm ăn lâu năm với các hãng tàu để thảo luận trong việc thanh toán tiền vận chuyển chậm, kéo dài thời gian chờ để thu vốn từ việc ký nhiều hợp đồng khác hay giảm tiền cọc để khỏi vay ngân hàng và đỡ khỏi lãi suất cao.

Một số kiến nghị

Công ty cần thường xuyên kiểm tra hệ thống kho bãi để đảm bảo kho bãi phải đủ rộng, sạch và thoáng mát, các trang thiết bị bảo quản hiện đại để đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất khi nhận hàng về cho đến khi giao hàng cho khách hàng. Cho nên có rất nhiều hợp đồng béo bở mà công ty đã bỏ lỡ cơ hội để đem về lợi nhuận cao cho công ty, mà thường ký các hợp đồng có giá trị nhỏ, chưa gây ảnh hưởng, uy tín lớn cho các đối tác lớn nước ngoài. Ngoài ra, các cán bộ hải quan cần có kiến thức sâu rộng về tất cả các loại mặt hàng đặc biệt là các mặt hàng có giá trị cao như máy móc, linh kiện điện tử để có thể hướng dẫn trực tiếp nhân viên hiện trường chuẩn bị đầy đủ chứng từ khi làm thủ tục hải quan mà không cần phải chờ để hỏi ý kiến cấp trên hay phải cần thời gian bổ sung thêm các chứng từ khác.