Đánh giá và giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Nhật Minh Logistics Việt Nam

Một số khái niệm cơ bản

Rủi ro và tổn thất có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, rủi ro phản ánh một sự kiện bất lợi có thể xảy ra bao gồm nguyên nhân, mức độ tính chất nguy hiểm còn tổn thất phản ánh về mặt lượng mức độ thiệt hại, mất mát về vật chất và tinh thần của sự kiện có nguyên nhân từ rủi ro gây ra, qua đó thấy được mức độ nghiêm trọng của sự kiện. Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là hệ thống các nghiệp vụ nhằm nhận dạng, phân tích, đánh giá, đối phó với những nguyên nhân và hậu quả của rủi ro trong quá trình này bằng cách đưa ra các biện pháp hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất do rủi ro mang đến.

Cơ sở lý thuyết về quy trình nhận hàng nhập khẩu 1. Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển phải đảm bảo rằng nhận dạng được rủi ro, đánh giá mức độ nguy hiểm của rủi ro và đưa ra giải pháp hạn chế tối thiểu những tổn thất do rủi ro gây ra lúc tiếp nhận yêu cầu khách hàng đến khi giao hàng cho khách. Trường hợp phải kiểm hóa, nhân viên giao nhận mở hàng, giải trình với công chức hải quan để kiểm tra, giải thích chi tiết về tên gọi, xuất xứ, chất liệu sản phẩm, số lượng, đơn giá,… Sau khi kiểm tra, hải quan xác nhận “đã hoàn thành thủ tục hải quan”, nhân viên giao nhận được phép lấy hàng hóa từ cảng về kho.

Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty

Ngoài ra, với mạng lưới hợp tác với hầu hết các hãng tàu tại các cảng biển của Trung Quốc, nên công ty cân đối được chi phí, thời gian, giá cả sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng. Được đánh giá về độ tin cậy, an toàn, thời gian giao hàng nhanh chóng, chuẩn chỉ trong xử lí thông tin, thủ tục hải quan, Nhật Minh Logistics đã trở thành đối tác tin cậy của rất nhiều doanh nghiệp lớn trong vận chuyển quốc tế Trung Quốc – Việt Nam. Hiện tại, công ty đang làm việc với khá nhiều đối tác lớn trong và ngoài nước gồm các đối tác quan trọng trong lĩnh vực vận chuyển đường biển như các hãng vận chuyển APL, Maersk, CMA, MSC, Hapag-Lloyd, OOCL, MISC, K’line, NYK, NYK, TS line, SITC, với những ưu đãi về giá cước vận tải hàng hóa.

Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty

Các khách hàng tiêu biểu của công ty. Hiện tại, công ty đang làm việc với khá nhiều đối tác lớn trong và ngoài nước gồm các đối tác quan trọng trong lĩnh vực vận chuyển đường biển như các hãng vận chuyển APL, Maersk, CMA, MSC, Hapag-Lloyd, OOCL, MISC, K’line, NYK, NYK, TS line, SITC, với những ưu đãi về giá cước vận tải hàng hóa. Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu. ngày), chốt thông tin và làm nhãn tiếng anh cho hàng hóa sớm nhất có thể, chậm nhất đến ngày đóng cont. - Rủi ro về thời hạn giao hàng cho khách: Thời gian giao hàng cho khách bị chậm trễ hoặc bị lùi lại, sai so với thời gian giao hàng dự kiến và những điều khoản trong hợp đồng vì các lý do như tắc biên, hải quan thắt chặt hoạt động kiểm tra hàng hoá, giấy tờ không được chuẩn bị đầy đủ, dẫn đến những sai phạm trong hợp đồng và hậu quả khó lường khi hàng hoá không được giao đúng thời điểm khách cần. Nhà nước liên tục thay đổi các chính sách, thủ tục, quy định liên quan đến các mặt hàng gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp, đặc biệt trong việc áp dụng thuế giá trị gia tăng VAT 10% hay 8% gây ra nhiều tranh cãi và nhầm lẫn khi tra phụ lục, gây phân vân trong quá trình áp dụng vào thực tế hàng hóa, việc nhầm lẫn chính sách gây ra rất nhiều hệ lụy đến công ty và doanh nghiệp về cả uy tín, thời gian và chi phí.

- Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản: Mặc dù đã được trang bị các thiết bị chuyên dụng trong ngành để có thể xử lí hàng hóa khi xếp dỡ tuy nhiên vẫn có nhiều trường hợp kho không thể tự mình bốc xếp, dỡ hạ hàng hóa do thiếu thiết bị chuyên dụng, phải đi thuê ngoài gây tốn chi phí và có thể không kiểm soát được hậu quả do sự thiếu chuyên nghiệp của bên thứ ba, đặc biệt là vào các mùa cao điểm lượng hàng hoá tăng cao. - Nhằm tạo cho nhân viên công ty một môi trường chung để làm việc, lưu trữ tham khảo tài liệu, mọi tài liệu, thông tin nội bộ đều được công ty cập nhật trên Onedrive của Microsoft 365, đặc biệt các case study, các rủi ro đã xảy ra trong quá khứ và những rủi ro mà các phòng ban có thể gặp phải trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cũng được công ty cập nhật trên hệ thống để nhân viên phòng tránh và có các phương án giải quyết phù hợp.

Đánh giá thực trạng về quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu

Công ty đã ký kết những điều khoản bổ sung trong hợp đồng với các đại lý hãng tàu, đại lý vận tải để họ chịu những chi phí và tổn thất vượt ra ngoài các điều khoản ký kết trong hợp đồng hay rủi ro khách quan. Hàng tuần/tháng công ty đều tổ chức các cuộc họp giữa các phòng ban để phân tích và đánh giá lại hoạt động đã diễn ra trong tuần vừa qua, có được cái nhìn thực tế và toàn diện về tất cả các rủi ro trong quá khứ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này làm tăng nguy cơ rủi ro cho công ty, bởi lẽ chính nhân viên trực tiếp đảm nhận công việc còn không thể nhận biết được rủi ro để có biện pháp kiểm soát thì ban giám đốc công ty sẽ không thể xử lý kịp thời rủi ro được.

Định hướng phát triển hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển của công ty

Các bộ phận kinh doanh, chứng từ, hiện trường và kế toán cần phối hợp thực hiện tốt các khâu trong quy trình từ khi tiếp nhận thông tin khách hàng đến khi quyết toán chi phí. Để thực hiện tốt mục tiêu này, ban lãnh đạo công ty cần quan tâm và đầu tư để nhân viên được tiếp xúc với những hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển. Tăng cường công tác hoạch định các kế hoạch quản trị rủi ro để công ty có thể nhận dạng được các rủi ro có thể xảy ra, phân tích và đánh giá và đưa ra các biện pháp né tránh, giảm thiểu rủi ro.

Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty

Công ty cũng cần đặc biệt chú trọng đến những biến động của chính trị, kinh tế vì nó liên quan mật thiết đến biến động tỷ giá của đồng USD, CNY và VNĐ để có thể kiểm soát rủi ro trong khâu thanh toán một cách phù hợp. Công ty có thể huy động vốn từ các ngân hàng để cân đối nguồn tài chính phục vụ cho việc đầu tư cơ sở vật chất, đầu tư trang thiết bị, hoặc đầu tư cho việc phát triển nguồn nhân lực,… Xây dựng các biện pháp huy động nguồn vốn hiệu quả, tận dụng những khoản vay ưu đãi của nhà nước để cân đối tài chính trong các trường hợp bị tổn thất hay tình trang chưa thu được công nợ kéo dài. Tạo lập mối quan hệ hợp tác lâu dài với các hãng tàu để thoả thuận trong việc thanh toán chi phí vận chuyển chậm, kéo dài thời gian chờ để thu hồi vốn từ việc ký nhiều hợp đồng khác hay giảm tiền cọc.

Một số kiến nghị

Thứ hai, tổ chức các tọa đàm nhằm nâng cao hiểu biết của doanh nghiệp về nghiệp vụ hải quan do cán bộ hải quan hướng dẫn nhằm chỉ ra những thiếu sót, sai phạm mà doanh nghiệp hay mắc phải, tùy từng trường hợp mà xử lý từ cảnh báo đến phạt hành chính để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp kinh doanh và thực hiện mua bán đúng pháp luật. Thứ ba, cơ quan Hải quan cần phải cập nhật thường xuyên và triển khai kịp thời các văn bản chính sách mới về thuế, thực hiện đúng các quy định về chế độ kế toán thuế, nghiêm túc thực hiện quy trình nghiệp vụ, mã số, thuế suất, xác định trị giá tính thuế, chế độ thu nộp ngân sách để doanh nghiệp nắm bắt được thông tin và thực hiện. Đặc biệt, niờm yết cụng khai chế độ chớnh sỏch mới để cỏc doanh nghiệp tiện theo dừi và thực hiện, đảm bảo tính minh bạch công khai hóa trong thủ tục hải quan nhằm phòng ngừa và giảm bớt được các hành vi vi phạm pháp luật và các hành vi tiêu cực khác.