hoàn thiện quản trị mua hàng của công ty tnhh công nghiệp và kỹ thuật điện

Như vậy, mua hàng được hiểu rằng hoạt động này không chỉ đơn giản là đảm bảo khâu đầu vào của chuỗi cung ứng mà còn liên quan đến quản lý rủi ro và duy trì mối quan hệ với các đối tác là

TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Thứ nhất, những xung đột giữa các thể chế chính trị, mâu thuẫn giữa các nền kinh tế và biến động xã hội trên thế giới những năm trở lại đây đã để lại hàng loạt các hệ quả và hệ lụy nghiêm trọng Trong chưa đầy nửa thập kỷ (giai đoạn 2019-2022), do sự bùng nổ của đại dịch Covid-19, tình hình bất ổn chính trị giữa Nga và Ukraine cùng với xung đột tôn giáo tại khu vực Trung Đông, có thể thấy rõ, những sự kiện này đã làm chao đảo gần như toàn bộ nguồn cung ứng khắp thế giới Điều này đẩy nền kinh tế thế giới vào cuộc khủng hoảng chưa từng xuất hiện trở lại trong vòng 40 năm nay, tạo ra sự gián đoạn và xấu hơn là đã gây ra sự đứt gãy chuỗi cung ứng trên phạm vi toàn cầu

Thứ hai, mua hàng là hoạt động đầu tiên, là hoạt động mở đầu vô cùng quan trọng cho các hoạt động kinh doanh khác của doanh nghiệp và đây cũng là bước đầu tiên cho quá trình lưu chuyển hàng hoá Mua hàng không chỉ bao gồm việc xác định, lựa chọn và mua sắm các nguyên vật liệu và hàng hóa cần thiết cho doanh nghiệp mà hoạt động này còn là nhằm tạo tiền đề cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp Hoạt động bán hàng của doanh nghiệp có được đánh giá là tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng Như vậy, mua hàng được hiểu rằng hoạt động này không chỉ đơn giản là đảm bảo khâu đầu vào của chuỗi cung ứng mà còn liên quan đến quản lý rủi ro và duy trì mối quan hệ với các đối tác là các nhà cung cấp xuyên suốt thời gian diễn ra các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Thứ ba, mua hàng, đặc biệt là công tác quản trị mua hàng, là yếu tố quan trọng mang tính chiến lược Quản trị mua hàng, cụ thể là các hoạt động liên quan tới việc thu mua, quản lý dòng hàng từ đầu vào cho đến công đoạn bảo quản trước khi đưa vào sản xuất, là khâu quyết định tới hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp sản xuất Trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc giảm thiểu chi phí, hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu của khách hàng luôn là mối ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp Thực tế cho thấy, sự thành công của doanh nghiệp kinh doanh sản xuất phần lớn có sự phụ thuộc tới yếu tố đầu vào Yếu tố này trực tiếp ảnh hưởng tới chính chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào, chi phí sản xuất sản phẩm, chất lượng và cả khả năng cạnh tranh của thành phẩm trên thị trường nói chung và với các công ty khác trong cùng lĩnh vực sản xuất nói riêng Bất kỳ sai sót nào trong quản trị mua hàng đều có khả năng gây ra những tổn thất nặng nề về kinh tế cũng như tổn hại về uy tín của doanh nghiệp Bên cạnh đó, nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu chất lượng có được cung cấp đủ số lượng vào đúng thời điểm quy định hay không sẽ quyết định tới số lượng, chất lượng của thành phẩm và thời

10 điểm có thể giao hàng Như vậy, quản trị mua hàng có nhiệm vụ quan trọng, quyết định tới tính hiệu quả, tính liên tục và tính nhịp nhàng của doanh nghiệp trong tất cả các hoạt động liên quan tới sản xuất Ngoài ra, quản trị mua hàng cũng góp phần quyết định doanh thu và lợi nhuận ròng của doanh nghiệp

Thứ tư, Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện (EIE.Co.,Ltd) là một công ty chuyên về cung cấp, lắp đặt sửa chữa các thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế Với mục tiêu là nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành sản xuất, EIE.Co.,Ltd đã đạt được những thành công nhất định, như việc đàm phán mua hàng với giá cả hợp lý Tuy nhiên, các mặt hàng chủ yếu của EIE.Co.,Ltd vẫn còn mang tính thời vụ bởi nhóm khách hàng chính của doanh nghiệp là khách hàng tổ chức như Công ty Điện lực các tỉnh, các công ty xây dựng - nhà thầu xây lắp điện thuộc ba miền: Bắc - Trung – Nam, Ban Quản lý Dự án khu công nghiệp các tỉnh vậy nên lượng tiêu thụ các thiết bị điện này thường chỉ tăng mạnh từ trong những thời điểm có dự án hay đề xuất của chính phủ Đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh lắp đặt sửa chữa các thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế thì quản trị mua hàng càng phải được chú trọng hơn vì sản phẩm đặc thù của doanh nghiệp có khả năng gây nguy hiểm cho con người và gây thiệt hại lớn đến tài sản vật chất Nếu sản phẩm không đảm bảo chất lượng theo các quy chuẩn, tiêu chuẩn đã được đặt ra thì khi xảy ra những tình huống xấu, sự an toàn, thậm chí là tính mạng của con người có thể bị đe dọa Điều này đặt ra thách thức lớn cho EIE.Co.,Ltd trong việc luôn đảm bảo được khâu lựa chọn, kiểm định chất lượng của từng lô hàng và duy trì nguồn cung ứng ổn định Đồng thời, doanh nghiệp này cũng phải đối mặt với những thách thức lớn khác như tối ưu hóa được quy trình sản xuất còn mang tính thời vụ cao và xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp

Nhận thức được tầm quan trọng của quản trị mua hàng từ vấn đề nêu trên, em lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quản trị mua hàng của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình Đề tài mang tính cấp thiết và có ý nghĩa với EIE.Co.,Ltd, cũng là cơ hội để em có thể tìm hiểu sâu hơn và hiểu rõ hơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế Thông qua bài khóa luận tốt nghiệp, em hi vọng sẽ có đóng góp tích cực vào quản trị mua hàng tại doanh nghiệp, góp phần vào sự phát triển và tăng thêm tính cạnh tranh của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện trên thị trường kinh doanh đang ngày một khốc liệt hơn.

Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực đề tài

Quản trị mua hàng tính đến thời điểm hiện tại đã, đang có rất nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan tới hoạt động này của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp

11 tại Việt Nam đang trong giai đoạn hội nhập kinh tế, công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày nay Dưới đây là một số nghiên cứu về mặt lý thuyết và một số nghiên cứu thực tế liên quan tới quản trị mua hàng của doanh nghiệp cụ thể:

Theo nghiên cứu của PGS.TS An Thị Thanh Nhàn và cộng sự có viết tại “Chương 5:

Mua và quản lý nguồn cung” trong cuốn giáo trình “Quản trị chuỗi cung ứng”, độc giả có cái nhìn toàn diện về nội dung cơ bản liên quan đến quản lý nguồn cung trong chuỗi cung ứng, cụ thể như về vai trò, về đặc điểm, và về quản lý quan hệ với (các) nhà cung cấp Qua đây, ta có thể thấy, quản trị mua hàng phải được diễn ra liên tục kể từ khâu tìm kiếm các nhà cung cấp từ phía thượng nguồn cho tới khâu thu thập phản hồi từ phía hạ nguồn và các khâu trong suốt quá trình này phải luôn được phối hợp chặt chẽ nhằm tạo sự liên kết giữa các khâu với nhau

Luận án tiến sĩ với đề tài “Quản trị mua nguyên vật liệu của các doanh nghiệp may thuộc Vinatex - Tác giả: Vũ Thị Như Quỳnh (2020), Trường Đại học Thương Mại” đã xây dự hệ thống thông tin cơ sở về quản trị mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp may Được thiết lập trên cơ sở tổng hợp và phân tích ở mức độ nhất định các công trình nghiên cứu đã công bố tại các quốc gia phát triển, hệ thống thông tin, lý luận này đồng thời cũng được lựa chọn và bổ sung những yếu tố mới có mức độ phù hợp cao với điều kiện hiện có tại nước đang phát triển như Việt Nam Chính nhờ vậy, luận án đã phát triển được thành công một khung lý thuyết tương đối hoàn thiện về quản trị mua nguyên vật liệu của các doanh nghiệp may của Việt Nam Điều này giúp tạo tiền đề cho thực hiện khảo sát và đánh giá thực trạng quản trị mua nguyên vật liệu của các doanh nghiệp may thuộc Vinatex thông qua thực trạng tổ chức và triển khai quản trị mua nguyên vật liệu của một số doanh nghiệp may điển hình và nghiên cứu các doanh nghiệp may thuộc Vinatex Từ đó, đưa ra những giải pháp và kiến nghị có tính khả thi cao cho các doanh nghiệp may thuộc Vinatex nói riêng và các doanh nghiệp ngành may nói chung đối với quản trị mua nguyên vật liệu Những kiến nghị của luận án là cơ sở giúp các doanh nghiệp may thuộc Vinatex và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung đạt được lợi thế cạnh tranh thông qua việc nâng cao hiệu quả của quản trị mua nguyên vật liệu, góp phần nâng cao năng lực của chuỗi cung ứng ngành may tại Việt Nam

Theo tác giả Vũ Thị Như Quỳnh (2022), Chiến lược mua hàng trong chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, Tập 64 - Số 10 - Tạp chí khoa học và công nghệ Việt Nam, trong bài báo tổng quan các tài liệu về chuỗi cung ứng và chiến lược mua, từ đó đưa ra các giả thuyết và kiểm chứng về mối quan hệ của chiến lược mua hàng với các thành phần trong chuỗi cung ứng Bốn giả thuyết đã được kiểm tra thông qua điều tra

12 khảo sát đối với các nhà quản trị mua và kết quả được phân tích bằng phương pháp hồi quy Kết quả chỉ ra rằng, chiến lược mua chịu ảnh hưởng tích cực của khả năng đáp ứng của nhà cung cấp, hoạt động giao tiếp với nhà cung cấp và những thay đổi trên thị trường

Trong công trình nghiên cứu xuất bản năm 2015 “The Investigation of Purchasing Process and Supplier Development Practices in Manufacturing Companies: Multiple Case Studies on Food Processing Sector in Alexandria, Egypt”, hai nhà nghiên cứu Lobna

Hafez (đến từ Arab Academy for Science, Technology & Maritime Transport) và Sara Elzarka đã nhận định rằng mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định được chất lượng và giá thành sản phẩm Đồng thời, nghiên cứu cũng đưa ra quan điểm rằng mua hàng hiện không còn được xem là một hoạt động đảm bảo đầu vào trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp nữa mà nó đã được nâng cấp và mở rộng thành quản trị mua hàng Tại nhiều doanh nghiệp, quản trị mua hàng tốt đồng nghĩa với việc đã nắm trong tay lợi thế cạnh tranh vượt trội hơn so với các doanh nghiệp sản xuất trong cùng lĩnh vực kinh doanh nói riêng và các doanh nghiệp sản xuất khác trên thị trường nói chung

Kết quả nghiên cứu mô hình hồi quy được Steven Coy và cộng sự (2021) chỉ ra trong

“Purchasing Development in Small and Medium Enterprises Empirical Research and Management Implications” - Tạp chí Các vấn đề quản trị, Đại học Houston cho thấy các biến số nhất định phát triển mua hàng như tích hợp các chiến lược mua hàng với chiến lược của công ty và mối quan hệ hợp tác với nhà cung cấp góp phần vào hiệu quả hoạt động của tổ chức Qua đó, đánh giá mối liên hệ giữa nhà quản trị thu mua với hiệu quả của tổ chức ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Theo “Digital transformation of the purchasing and supply management process” -

Tạp chí quốc tế về Phân phối hàng hóa và Quản trị logistics (2023), tác giả Elina

Karttunen đã chỉ ra rằng mục đích của việc thực hiện nghiên cứu này là xác định các biện pháp can thiệp và cơ chế chuyển đổi kỹ thuật số của quy trình quản lý cung ứng và mua hàng mà cụ thể hơn là giải thích nhu cầu tích hợp dữ liệu và ứng dụng trong quản trị hoạt động mua hàng Ngoài ra, nghiên cứu này cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của các bộ dữ liệu chung đối với thực tiễn hoạt động mua hàng mang tính chiến thuật.

Mục tiêu, nhiệm vụ và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

Khóa luận tập trung vào phân tích thực trạng quy trình quản trị mua hàng của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện Từ đó, đưa ra nhận định và kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện Thông qua đó, giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận

1.3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu nêu trên, khóa luận tốt nghiệp tập trung vào các nhiệm vụ chính sau:

Thứ nhất, tập hợp, nghiên cứu cơ sở lý luận về quản trị mua hàng tại doanh nghiệp sản xuất, về các yếu tố môi trường tác động đến vấn đề nghiên cứu

Thứ hai, tìm hiểu và phân tích thực trạng hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty

TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện, từ đó rút ra những kết quả đã đạt được, phát hiện và tìm ra những điểm mạnh, những điểm hạn chế và nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong quản trị mua hàng của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

Thứ ba, đề xuất giải pháp phù hợp và khả thi nhằm hoàn thiện quản trị mua hàng cho

Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện hướng tới nâng cao năng lực cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận

1.3.3 Ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu

Thông qua thiết lập hệ thống cơ sở lý luận về quản trị mua hàng, khóa luận góp phần làm rõ thêm những vấn đề lý luận xoay quanh quản trị mua hàng tại doanh nghiệp sản xuất nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị này.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện dưới góc độ tiếp cận tác nghiệp sản xuất kinh doanh bao gồm các nội dung: (1) Phân tích nhu cầu mua hàng; (2) Quyết định phương thức mua hàng; (3) Xác định và lựa chọn nhà cung cấp; (4) Đặt hàng, ký hợp đồng mua; (5) Tiếp nhận hàng hoá; (6) Đánh giá kết quả sau mua hàng

Phạm vi không gian nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

Phạm vi thời gian nghiên cứu: Các dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong bài nghiên cứu là các dữ liệu mới trong khoảng thời gian từ 2021-2023, được tập hợp từ các nguồn tin chính thống và những đề xuất giải pháp đưa ra trong nghiên cứu có tầm nhìn, được định hướng đến năm 2025.

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận chủ yếu sử dụng dữ liệu thứ cấp bên cạnh một lượng dữ liệu sơ cấp nhất định Thu thập dữ liệu bao gồm:

❖ Thu thập dữ liệu thứ cấp: Nguồn thu thập dữ liệu thứ cấp đa phần được đọc và tổng hợp lấy từ sổ tay chất lượng, từ các báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023; kế hoạch mua hàng tại công ty; các báo cáo của chính phủ, bộ

14 ngành, ban ngành và các văn bản có liên quan khác Sau là tổng hợp có chọn lọc các luận văn, đề tài khoa học về quản trị mua hàng, quản trị nguồn cung,… được thu thập cùng với các nguồn thông tin đại chúng như internet, tạp chí,…

❖ Thu thập dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sơ cấp là các dữ liệu phản ánh thực trạng quản trị mua hàng tại các doanh nghiệp Dữ liệu sơ cấp được thu thập từ phương pháp phỏng vấn các cán bộ trực tiếp đảm nhận công việc về quản trị mua hàng của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện Dữ liệu được tổng hợp và tiến hành chọn lọc những thông tin phù hợp nhằm sử dụng cho khóa luận

Phương pháp xử lý và phân tích loại dữ liệu sơ cấp, thứ cấp nêu trên gồm các phương pháp lần lượt như sau:

❖ Phương pháp so sánh: Tác giả thực hiện đối chiếu và so sánh kết quả kinh doanh của công ty giữa các năm, từ đó phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị mua hàng, qua đó đánh giá hiệu quả hoạt động của quản trị mua hàng tại công ty

❖ Phương pháp thống kê: Tác giả thực hiện tổng hợp và phân tích các tài liệu đã thu thập được, đưa ra những thông tin hữu ích và rút ra kết luận, đánh giá cụ thể Ngoài các phương pháp trên, tác giả còn sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp mô tả, để phân tích, đánh giá hiệu quả quản trị mua hàng tại công ty.

Kết cấu khóa luận tốt nghiệp

Ngoài các phần như Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng, Danh mục hình vẽ và Danh mục từ viết tắt, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục, khóa luận được kết cấu theo 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu: Nội dung của chương nhằm giới thiệu cái nhìn tổng quan về tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu, mục tiêu, nhiệm vụ, đối tượng, phạm vi và ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất: Chương này tập trung vào nêu rõ khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng Phân tích quản trị mua hàng trên 6 nội dung: Phân tích nhu cầu mua hàng, xác định và lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng ký hợp đồng mua, tiếp nhận hàng hóa và đánh giá kết quả sau mua hàng Các yếu tố vĩ mô và vi mô ảnh hưởng đến quản trị mua hàng của doanh nghiệp Bên cạnh đó, chương này cũng chỉ ra các yếu tố vĩ mô và vi mô ảnh hưởng đến quản trị mua hàng của doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện Ở chương này, tác giả giới thiệu tổng quan về công ty, chỉ ra các yếu tố vĩ mô và vi mô ảnh hưởng tới quản trị mua hàng của công ty Đồng thời tác giả cũng phân tích rõ thực trạng quản trị mua hàng của công ty dựa trên 6 nội dung đã nêu ở phần lý thuyết Trên cơ

15 sở thực trạng đó, tác giả đưa ra những đánh giá chung về triển khai hoạt động quản trị mua hàng tại công ty

Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện Trong chương này, tác giả đưa ra dự báo xu hướng phát triển của thị trường thiết bị điện và phương hướng phát triển hoạt động kinh doanh của công ty Trên cơ sở những hạn chế ở chương 3 đã được tác giả chỉ ra, tác giả tiến hành đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Khái niệm, mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng

2.1.1 Khái niệm mua hàng, quản trị mua hàng

Theo quan điểm truyền thống, mua (purchasing) là hành vi thương mại, là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư đầu vào, nguyên vật liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, thực hiện các quyết định của dự trữ, cung ứng trong phân phối và bán hàng với tổng chi phí tối ưu Cách tiếp cận này tập trung vào các giao dịch hơn là vào các mối quan hệ, hoạt động mua được xử lý ở mức độ tác nghiệp hoặc chiến thuật hơn là chiến lược

Xét dưới góc độ sản xuất, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa giữa doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp nguồn hàng Mua hàng là mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu đầu tiên cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn

Xét ở góc độ kinh tế, mua được hiểu là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền (Đồng Thị Thanh Phương, 2002) Ngoài ra dưới góc độ logistics thì mua là các hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra nguồn lực đầu vào, liên quan đến tìm nguồn cung ứng, ký kết các hợp đồng mua bán và quản lý lượng tồn kho (An Thị Thanh Nhàn và cộng sự, 2018)

Năm 1997, Carr và Smeltzer đưa ra quan niệm: Thu mua (Procurement) là quá trình lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và kiểm soát chiến lược và vận hành các quyết định để hướng chức năng mua vào việc tìm kiếm các cơ hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạt được mục tiêu dài hạn Định nghĩa này bổ sung vào cách tiếp cận truyền thống, cho thấy mua không chỉ nhằm đạt được mức giá rẻ nhất mà còn tập trung vào việc tìm kiếm các cơ hội dài hạn có tính chiến lược

Ngoài ra, thu mua còn được hiểu là quá trình thiết kế, hoạch định và đánh giá nhu cầu về vật liệu và dịch vụ trong doanh nghiệp, từ đó đặt hàng và tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp theo điều kiện thuận lợi nhất So với mua hàng, thu mua chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến thuật, bao gồm các hoạt động như: Tham gia vào phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết kỹ thuật thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu, quản lý các hoạt động phân tích giá trị; Quản trị chất lượng

17 nhà cung cấp; Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư như: tận dụng, sử dụng lại các nguyên liệu; Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng

Nếu mua hàng và thu mua chủ yếu là các hoạt động chỉ dừng lại ở mức độ tác nghiệp và mức độ chiến thuật thì quản trị mua hàng được xem như đạt tới mức độ chiến lược Quản trị mua hàng được hiểu theo hai cách tiếp cận dưới đây:

Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu hoạt động kinh doanh

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng hóa, nguyên vật liệu nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định

Riêng đối với những doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất nên ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên liệu do đó ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Nguyên liệu được đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng

Do chiếm tỷ trọng lớn trong chỉ phí nên nguyên liệu cũng chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giải thành sản phẩm, đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giả cả sản phẩm

2.1.2 Mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng

❖ Quản trị mua hàng có tầm ảnh hưởng ngày càng rộng lớn trong các chuỗi cung ứng và luôn phải đáp ứng một số mục tiêu sau:

Thứ nhất, đảm bảo an toàn cho sản phẩm khi bán ra Hàng hóa, nguyên liệu mua phải đủ về số lượng và cơ cấu, tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá Mặt khác, nguyên vật liệu được mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do doanh nghiệp bán ra Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua và vận chuyển không gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển )

Thứ hai, đảm bảo chất lượng đầu vào phù hợp với tiêu chuẩn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả 3 giai đoạn sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu thay vì những hàng hóa có chất lượng tối đa Chất lượng tối đa ở đây được hiểu là mức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bản hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất Chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng

18 này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp sản xuất ra hàng hóa mang chất lượng tối đa chưa hẳn đã tối ưu

Thứ ba, mua hàng với chi phí thấp nhất Quản trị mua hàng có trách nhiệm tìm nguồn mua hàng với chi phí thấp, khi đó việc xác định giá thành sản phẩm sẽ trở nên thuận lợi và linh hoạt hơn vì doanh nghiệp có thể điều chỉnh trong một khung giá rộng hơn, từ đó có thể nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Nội dung quản trị mua hàng của doanh nghiệp

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh các nhà quản trị cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì? Mua bao nhiêu, mua của ai? Giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào? Đây là một

21 quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó đồng thời cũng là tập hợp các quyết định có tính kế tiếp và chu kỳ trong triển khai thực hiện các thương vụ mua

Quá trình mua của doanh nghiệp thường có những đặc trưng riêng phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, quy mô, loại hình doanh nghiệp Điều này cũng liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lý cung ứng như đánh giá môi trường chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hóa trên thị trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nước và ngoài nước, chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác

Hình 2.1 Mô hình quản trị mua hàng tại doanh nghiệp

(Nguồn: John Joseph Coyle và cộng sự, 2006) 2.2.1 Phân tích nhu cầu mua hàng

Cơ sở tiến hành mua hàng cần được doanh nghiệp xác định bởi số lượng, chất lượng hàng hóa cần thiết cho toàn bộ thời kỳ sử dụng và cho từng thời điểm mua hàng trong kỳ cũng như xác định giá của hàng hóa, nguyên vật liệu trong thời điểm mua sắm Thông thường các doanh nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch mua hàng tiến hành theo kỳ (tháng, quý, năm)

Việc hoạch định nhu cầu mua hàng giúp doanh nghiệp xác định được bao nhiêu loại mặt hàng, nguyên vật liệu được cần tới, số lượng bao nhiêu và khi nào theo tiến độ sản xuất, đảm bảo cung cấp đầy đủ nhưng không phải dự trữ quá mức, tránh được chi phí tồn kho quá nhiều, giảm được thời gian đặt hàng và phân phối Bằng cách phối hợp các hoạt động tồn kho, mua và sản xuất có thể tránh được sự chậm trễ trong sản xuất nhờ việc thiết

Phân tích nhu cầu mua hàng

Quyết định phương thức mua hàng

Xác định và lựa chọn nhà cung cấp Đặt hàng, ký hợp đồng mua

Tiếp nhận hàng hóa Đánh giá kết quả sau mua hàng

22 lập trât tự các hoạt động thông qua việc đặt thời gian đến hạn các công việc theo đơn đặt hàng của khách hàng để thiết lập việc cung ứng

Xác định nhu cầu hàng hóa, nguyên vật liệu là xác định thời gian và lượng hàng, nguyên liệu sản xuất cần thiết cho một thương vụ mua Thời gian cho một giai đoạn sản xuất càng ngắn thì chi phí sản xuất càng thấp vì giảm thiểu được lượng vốn động trong dự trữ

Lượng mua nguyên vật liệu (NVL) cho một đơn hàng được xác định như sau:

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Xác định nhu cầu mua hàng là xác định các chỉ tiêu sau: Số lượng, chất lượng hàng hóa, Nhu cầu này có thể bất nguồn từ kế hoạch sản xuất, yêu cầu của các bộ phận, từ dự báo hay yêu cầu mua hàng của khách Các nhu cầu mua cần được xác định rõ và lượng hóa thành các chỉ tiêu cụ thể như kích thước hay các thông số kỹ thuật của sản phẩm Mục tiêu chính của xác định nhu cầu mua hàng là đảm bảo nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất sẵn sàng ở đúng nơi đúng chỗ Các mục tiêu tổ chức cụ thể liên quan đến việc xây dựng và thực thi xác định nhu cầu được dựa trên 3 khía cạnh chính: lượng hàng lưu kho, thời gian giao hàng và khả năng sản xuất của doanh nghiệp

2.2.2 Quyết định phương thức mua hàng

Sau khi xác định được nhu cầu mua hàng doanh nghiệp thì trước khi tiền kiếm các nhà cung cấp bên ngoài doanh nghiệp cần quyết định sẽ tự mua hoặc thuê ngoài mua, hoặc kết hợp cả hai Tự mua được hiểu là doanh nghiệp tự tổ chức thực hiện mua hàng để

Hình 2.2 Trình tự lập kế hoạch mua nguyên vật liệu

(Nguồn: Trương Đức Lộc và Nguyễn Đình Trung, 2011)

Phân tích kết cấu sản phẩm

Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất

Lượng NVL cần dùng cho đơn hàng

Lượng NVL cần dự trữ

Lượng NVL mua cho đơn hàng còn tồn kho

23 phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Trong khi đó, thuê ngoài mua là doanh nghiệp ký kết hợp đồng với một đơn vị chuyên thực hiện mua hàng (nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị ) để cung ứng cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Xác định phương thức mua bao gồm: Mua lại không điều chỉnh, mua lại có điều chỉnh, hoặc mua mới Mua lại không điều chỉnh được tiến hành đối với nhà cung cấp đã có quan hệ mua theo mối liên kết chặt chẽ Là phương thức mua không có những vấn đề gì lớn cần phải điều chỉnh, thương lượng với nguồn nguyên liệu Phương thức này thường được thực hiện dưới các hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua Những nguồn hàng đang cung ứng (gọi là người cung ứng trong - insuppliers) thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này Phương thức mua này thường áp dụng trong hệ thống kênh tiếp thị dọc

Mua lại có điều chỉnh là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa người mua và bán về nguyên liệu, giá cả, cách thức cung cấp trong trường hợp tình thế môi trường thay đổi và những quyết định mua bán của các bên không phù hợp Nếu không đi đến thống nhất, có thể phải chuyển nguồn cung cấp

Mua mới là phương thức mua bắt đầu bằng tạo lập mối quan hệ với nguồn cung ứng để mua trong trường hợp doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm,… Lúc này phải xác định lại nguồn nguyên liệu, và cần thiết phải nghiên cứu và phân tích lựa chọn nguồn nguyên liệu phù hợp

2.2.3 Xác định và lựa chọn nhà cung cấp

Xác định và lựa chọn nhà cung cấp tùy thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó những căn cứ để xác định và lựa chọn nhà cung cấp có thể kể đến như:

- Căn cứ vào sự xuất hiện nhà cung cấp mới hấp dẫn: Trường hợp này cần phải tiến hành nghiên cứu, đánh giá nhà cung cấp mới một cách cẩn thận

- Căn cứ vào danh sách xếp loại nhà cung cấp: Theo danh sách xếp loại ưu tiên đã nghiên cứu để chọn nhà cung cấp thay thế nhà cung cấp hiện tại

Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị mua hàng của doanh nghiệp

2.3.1 Các yếu tố vĩ mô

Yếu tố chính trị, pháp luật: Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và luật pháp Do đó, các doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong việc nắm bắt tình hình những thay đổi nhất là các doanh nghiệp liên quan đến xuất nhập khẩu, vì khi đó hoạt

26 động kinh thành liên quan đến các quy định luật pháp của mỗi nước một khác nhau Chỉ cần một sự thay đổi nhỏ trong hệ thống luật pháp như thuế, đầu tư sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Pháp luật đưa ra những quy định cho phép, không cho phép hoặc những đòi hỏi buộc các doanh nghiệp phải tuân thủ Vấn đề đặt ra đối với các doanh nghiệp là phải hiểu rõ tinh thần của luật pháp và chấp hành tốt những quy định của pháp luật, nghiên cứu để tận dụng được các cơ hội từ các điều khoản của pháp lý mang lại và có những đối sách kịp thời trước những nguy cơ có thể đến từ những quy định pháp luật tránh được các thiệt hại do sự thiếu hiểu biết về pháp lý trong kinh doanh

Yếu tố văn hóa - xã hội: Bao gồm những chuẩn mực và giá trị mà những chuẩn mực và giá trị này được chấp nhận và tôn trọng, bởi một xã hội hoặc một nền văn hoá cụ thể

Sự thay đổi của các yếu tố văn hoá xã hội một phần là hệ quả của sự tác động lâu đài của các yếu tố vĩ mô khác, do vậy nó thường xảy ra chậm hơn so với các yếu tố khác Một số những đặc điểm mà các nhà quản trị cần chú ý là sự tác động của các yếu tố văn hoá xã hội thưởng có tính dài hạn và tinh tế hơn so với các yếu tố khác, thậm chí nhiều lúc khó mà nhận biết được Mặt khác, phạm vi tác động của các yếu tố văn hoá xã hội thường rất rộng, văn hóa - xã hội xác định cách thức người ta sống làm việc, sản xuất, và tiêu thụ các sản phẩm và dịch vụ Như vậy những hiểu biết về mặt văn hoá - xã hội sẽ là những cơ sở rất quan trọng cho các nhà quản trị trong quá trình quản trị mua nguyên liệu ở các doanh nghiệp

Yếu tố kinh tế: Là một yếu tố rất quan trọng thu hút sự quan tâm của tất cả các nhà quản trị Những diễn biến của môi trường kinh tế bao giờ cũng chứa đựng những cơ hội và đe doạ khác nhau đối với từng doanh nghiệp trong các ngành khác nhau và có ảnh hưởng tiềm tàng đến các chiến lược của doanh nghiệp Có nhiều yếu tố của môi trường vĩ mô có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp như tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, lạm phát, hệ thống thuế và mức thuế Nền kinh tế ở giai đoạn có tốc độ tăng trưởng cao sẽ tạo nhiều cơ hội cho đầu tư mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ngược lại khi nền kinh tế sa sút sẽ dẫn đến giảm chi phí tiêu dùng đồng thời làm tăng lực lượng cạnh tranh, thông thường sẽ gây nên chiến tranh giá cả trong ngành Lạm phát quá cao sẽ làm cho sức mua của xã hội bị giảm sút và làm cho nền kinh tế bị đình trệ, trái lại thiểu phát cũng làm cho nền kinh tế bị trì trệ Việc duy trì một tỷ lệ lạm phát vừa phải có tác dụng khuyến khích đầu tư vào nền kinh tế, kích thích thị trường tăng trưởng Trong khi đó, sự thay đổi của hệ thống thuế hoặc mức thuế có thể tạo ra những cơ hội hoặc nguy cơ đối với các doanh nghiệp vì nó làm cho mức chi phí hoặc thu nhập của doanh nghiệp thay đổi Do vậy, để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi

27 doanh nghiệp cần có nguồn tài chính vững mạnh và các giải pháp nhằm quản lý tốt các khoản mục chi phí của mình

Yếu tố công nghệ: Đây là một yếu tố rất năng động chứa đựng nhiều cơ hội và đe doạ đối với các doanh nghiệp Sự ra đời của công nghệ mới làm xuất hiện và tăng cường ưu thế cạnh tranh của các sản phẩm thay thế, làm cho công nghệ hiện hữu bị lỗi thời và tạo ra áp lực đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới công nghệ để tăng cường khả năng cạnh tranh Mặt khác, sự phát triển của khoa học công nghệ có thể tạo điều kiện để sản xuất sản phẩm rẻ hơn với chất lượng cao hơn, làm cho sản phẩm có khả năng cạnh tranh tốt hơn Nhờ đó, các thiết bị sản xuất luôn không ngừng được cải tiến, quá trình sản xuất diễn ra nhanh hơn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đặc biệt chi phí về lao động sống Hiện nay trang thiết bị, công nghệ sản xuất thiết bị điện không ngừng thay đổi, ngày càng hiện đại hơn, đẩy mạnh tự động trong một số công đoạn gia công cắt ghép, nâng cao hiệu suất thu hồi, dây chuyền sản xuất ngày càng được tối ưu hóa, do vậy việc sản xuất ngày càng hiện đại và năng suất hơn, khả năng đáp ứng các đơn hàng nhanh chóng hơn Hơn thế, công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanh nghiệp có nhiều điều kiện cũng như thuận lợi hơn trong các khâu tổ chức mua hàng, việc mua hàng diễn ra nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn

2.3.2 Các yếu tố vi mô

Cơ sở vật chất kỹ thuật: Nhà xưởng, máy móc, thiết bị trong sản xuất, cửa hàng, văn phòng làm việc là những vấn đề mà doanh nghiệp cần xem xét cân nhắc cẩn thận Đây là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến quá trình thu mua, gia công nguyên vật liệu và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, công ty cần lên kế hoạch đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật đề nâng cấp cơ sở sản xuất, nhằm tạo ra sản phẩm với chất lượng cao hơn, tiết kiệm nguyên liệu và chi phí sản xuất Đối thủ cạnh tranh: Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng gặp phải đối thủ cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh kìm hãm và gây tổn thất đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mặt khác đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển Trong lĩnh vực mua hàng cũng vậy, doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường mua thường là sự cạnh tranh về giá nên doanh nghiệp phải thường xuyên quan tâm đến các chính sách giá của NCC và của đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá mà NCC có thể chấp nhận được

Khách hàng: Khách hàng là người quyết định thành bại đối với doanh nghiệp, là mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Mục tiêu của doanh nghiệp là đáp ứng nhu cầu của khách hàng mục tiêu do vậy doanh nghiệp cần hiểu rõ khách hàng Ngoài ra, đây là một

28 trong những yếu tố quyết định đến số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào Do đó, bất kỳ một sự thay đổi nào về nhu cầu của khách hàng, của thị trưởng tiêu thụ sẽ ảnh hưởng đến công tác hoạch định và tổ chức các khâu trong quản trị mua hàng Vì vậy các doanh nghiệp cần phải thăm dò thị hiếu của khách hàng để có thể đưa ra những chính sách mua hàng có hiệu quả nhất

Nhà cung cấp: Một trong những nhân tố ảnh hưởng lớn tới các quá trình quản trị mua hàng đó là các nhà cung cấp Số lượng đông đảo các nhà cung cấp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau là thể hiện sự phát triển của thị trường các yếu tố đầu vào nguyên liệu Thị trường càng phát triển bao nhiêu sẽ càng tạo ra khả năng cho sự lựa chọn nguồn hàng tối ưu lớn hơn bấy nhiêu Mặt khác, sức ép của nhà cung cấp có thể tạo ra các điều kiện thuận lợi hoặc khó khăn cho quản trị nguyên liệu Sức ép này gia tăng trong những trường hợp sau: (1) Không có sản phẩm thay thế; (2) Các công ty độc quyền cung cấp; (3) Nguồn cung ứng trở nên khó khăn hơn; (4) Đảm bảo các nguồn nguyên liệu thiết yếu nhất cho doanh nghiệp Thế nên ta có thể thấy được, nhà cung cấp cũng là yếu tố quan trọng trong việc quyết định hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có duy trì được tính liên tục và đảm bảo có hiệu quả không Nếu như nhà cung cấp của doanh nghiệp tuân thủ thực hiện đúng như chính sách mà doanh nghiệp đưa ra thì điều đó sẽ tạo mối quan hệ lâu dài và bền vũng giữa hai bên Nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp một cách tốt nhất sẽ là sẽ tạo ra ảnh hưởng tốt đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và ngược lại.

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN

Tổng quan về Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

3.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện (tên quốc tế: Electrical Industry And Engineering Company Limited) được khởi công xây dựng và thành lập vào năm 2003, Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện (tên viết tắt: EIE Co ,Ltd) đã trở thành doanh nghiệp có đóng góp không nhỏ cho ngành Điện nói riêng và các ngành kinh tế khác nói chung tại Việt Nam Là một công ty chuyên về cung cấp, lắp đặt sửa chữa các thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế được xây dựng và đưa vào hoạt động văn phòng trụ sở chính tại phố Đội Cấn, phường Đội Cấn, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội năm 2003, hiện tại công ty đã có 01 kho và nhà máy sản xuất, lắp ráp cùng 01 trung tâm bảo hành ở Hà Nội phục vụ cho sản xuất các thiết bị điện và lưu trữ hàng hóa, nguyên vật liệu

Trải qua nhiều năm hình thành và phát triển trong lĩnh vực sản xuất, thi công và lắp đặt, EIE Co ,Ltd đã sở hữu cho mình đội ngũ nhân sự có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác tư vấn, lắp đặt và nghiệm thu các thiết bị điện, từ đó đưa ra những giải pháp hữu ích, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng, đem lại những sản phẩm phù hợp nhất cho các công trình Trong hơn 20 năm hình thành và phát triển, Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện đã có những cột mốc đáng chú ý như sau:

- Năm 2004: Hoàn thiện xây dựng và đưa vào khai thác nhà máy sản xuất, lắp ráp tại KCN Quang Minh, Mê Linh, Hà Nội

- Năm 2007: Mở rộng và tăng vốn điều lệ dưới sự cho phép của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội Với những nỗ lực không ngừng nghỉ, Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện đã hoàn thiện xây dựng và đưa vào khai thác trung tâm bảo hành tại KCN Quang Minh, Mê Linh, Hà Nội

- Năm 2014: Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện đã liên tục đầu tư, cải tiến công nghệ, cùng với đó là mở rộng đội ngũ nhân lực giúp nâng cao năng lực sản xuất và phân phối các sản phẩm trong và ngoài nước

Hình 3.1 Logo Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

(Nguồn: Hồ sơ năng lực của công ty năm 2023) 3.1.2 Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh

Lĩnh vực kinh doanh chính của EIE.Co.,Ltd là sản xuất, lắp ráp, cung cấp, lắp đặt, sửa chữa và phân phối một số ngành nghề chính như sau:

Bảng 3.1 Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

STT Tên ngành Mã ngành Chi tiết

1 Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp 3320

- Lắp đặt, hiệu chỉnh, chạy thử, vận hành, bảo hành, bảo trì các thiết bị điện và công nghiệp;

- Lắp đặt, hiệu chỉnh, chạy thử, vận hành, bảo hành, bảo trì các thiết bị điện, viễn thông, xây dựng và công nghiệp;

2 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác 4290

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, các công trình đường dây và trạm biến áp đến 35KV;

3 Lắp đặt hệ thống điện 4321 - Gia công, lắp ráp thiết bị điện (chủ yếu là các loại tủ điện);

Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

- Buôn bán vật tư, máy móc, thiết bị phục vụ ngành: Điện, viễn thông, xây dựng và công nghiệp;

Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan

7110 - Thiết kế đường dây và trạm biến áp đến

35KV đối với công trình điện năng;

(Nguồn: Hồ sơ năng lực của công ty năm 2023) 3.1.3 Cơ cấu tổ chức

Ban giám đốc là cơ quan quản lí cao nhất của công ty, là cơ quan chịu trách nhiệm trước pháp luật về thực hiện các quyền và nghĩa vụ đảm nhiệm Ban giám đốc có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến tương lai phát triển của công ty và đảm nhiệm các công việc sau: Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty Đồng thời, ban giám đốc cũng có chức năng điều hành và quản lí mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Hình 3.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm đối tượng là các khách hàng tiềm năng, bên cạnh đó, đảm nhận nhiệm vụ tuyển dụng, phát triển nguồn lực cho công ty cùng quản lí các nghiệp vụ hành chính, đảm bảo công tác hậu cần Ngoài ra, phòng kinh doanh cũng

(Nguồn: Hồ sơ năng lực của công ty năm 2023)

Kho và Nhà máy sản xuất, lắp ráp Trung tâm bảo hành

32 đảm nhiệm các nhiệm vụ như: Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về cơ cấu tổ chức, bộ máy, sắp xếp và sử dụng nguồn nhân lực của Công ty; Tổ chức thực hiện công tác đào tạo và nâng bậc lương, theo dõi công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật; Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch, thẩm tra và bổ sung lý lịch hàng năm, thống kê số lượng và chất lượng lao động; Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về chính sách trả lương và đãi ngộ đối với người lao động; Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách lao động cho người lao động; Quản lý công tác văn thư, lưu trữ, con dấu, thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công

Phòng kỹ thuật: Quản lý và tổ chức thực hiện các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, thi công tại công trường, cập nhật các quy chuẩn xây lắp, đảm bảo an toàn tại công trường; Xây dựng và duy trì hệ thống công nghệ thông tin, điều hành máy móc, thiết bị, sửa chữa, khắc phục các lỗi liên quan đến công nghệ và máy móc

Phòng tài vụ có nhiệm vụ quản lí thu – chi của doanh nghiệp, quản lí tài sản, vật tư và báo cáo tình hình tài chính khi nhận được yêu cầu từ cấp trên Bên cạnh đó, phòng tài vụ còn có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, chiến lược với các nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung đầu vào, điều phối hàng hóa của doanh nghiệp nhằm đảm bảo hàng hóa được phân phối hợp lý và hiệu quả, điều hành bán hàng trong phạm vi trong và ngoài nước, Phòng thiết kế tham gia thiết kế trực tiếp các công trình, cách bố trí an toàn, đúng kỹ thuật nghiên cứu nhu cầu khách hàng, đưa ra các phương án thiết kế và sản xuất, lắp ráp, lắp đặt thiết bị theo yêu cầu của khách hàng và khả năng sẵn có của doanh nghiệp

3.1.4 Nguồn lực của công ty a) Nguồn lực tài chính

Là một công ty chuyên về cung cấp, lắp đặt sửa chữa các thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế ra đời năm 2003 với tổng số vốn điều lệ 10 tỷ VNĐ sau hơn 20 năm hoạt động và phát triển hiện nay, Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện, đã trở thành doanh nghiệp có đóng góp không nhỏ cho ngành Điện tại Việt Nam

Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện từ năm 2021 đến năm 2023 Đơn vị: VNĐ

STT Năm Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023

4 Chi phí quản lý doanh nghiệp 39.227.181 34.907.744 39.004.773

5 Lợi nhuận kế toán trước thuế 1.355.343.636 7.189.488.559 4.406.859.135

6 Lợi nhuận kế toán sau thuế 1.031.145.438 5.469.762.896 3.352.738.430

(Nguồn: Báo cáo tài chính của EIE Co ,Ltd năm 2021 – 2023)

Từ bảng 3.2 ta có thể thấy, dưới tác động của đại dịch Covid cùng những căng thẳng trên thế giới khi cuộc tranh chấp giữa Nga – Ukraina nổ ra, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện cũng gặp nhiều biến động b) Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật

Về mạng lưới nhà kho: Hiện nay, các sản phẩm máy móc, thiết bị điện của Công ty

TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện đã được phát hành tại Công ty Điện lực các tỉnh, Ban Quản lý Dự án khu công nghiệp trên 47 tỉnh/ thành phố thuộc lãnh thổ Việt Nam

Về cơ sở sản xuất: EIE.Co.,Ltd sở hữu hệ thống kho và nhà máy rộng 3.3 ha, tại Mê

Linh, Hà Nội Các dây chuyền sản xuất khép kín được đầu tư công nghệ hiện đại từ các quốc gia phát triển trên thế giới

Về mạng lưới hệ thống thông tin: Để có thể quản lý các nguồn lực một cách hiệu quả, EIE.Co.,Ltd đã và đang ứng dụng một số hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, trong đó tiêu biểu nhất ứng dụng giải pháp bán hàng MCP và hệ thống thông tin tổng thể nguồn lực doanh nghiệp SAP-ERP với các phân hệ: Mua hàng, bán hàng, kho vận, tài chính và sản xuất c) Nguồn nhân lực

Về tình hình nhân sự của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện, bảng dưới đây sẽ thể hiện cơ cấu nhân sự của công ty trong giai đoạn năm 2021-2023 theo các tiêu chí: Giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn

Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

3.2.1 Các yếu tố vĩ mô

Yếu tố chính trị, pháp luật: Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và luật pháp Đặc biệt, Việt Nam có một nền chính trị khá ổn định, giúp thu hút đầu tư, tạo điều kiện tốt nhất cho doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong việc nắm bắt tình hình những thay đổi nhất là các doanh nghiệp liên quan đến xuất nhập

37 khẩu, vì khi đó hoạt động kinh thành liên quan đến các quy định luật pháp của mỗi nước một khác nhau Chỉ cần một sự thay đổi nhỏ trong hệ thống luật pháp như thuế, đầu tư sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Pháp luật đưa ra những quy định cho phép, không cho phép hoặc những đòi hỏi buộc các doanh nghiệp phải tuân thủ Việt Nam hiện đang tiếp tục được đánh giá là một trong những nền kinh tế phục hồi và phát triển nhanh nhất khu vực, là cơ sở để các quốc gia, các nhà đầu tư sẵn sàng hợp tác, gửi gắm niềm tin trong một môi trường kinh doanh ổn định, đáng tin cậy và giàu tiềm năng Vấn đề đặt ra đối với các doanh nghiệp là phải hiểu rõ tinh thần của luật pháp và chấp hành tốt những quy định của pháp luật, nghiên cứu để tận dụng được các cơ hội từ các điều khoản của pháp lý mang lại và có những đối sách kịp thời trước những nguy cơ có thể đến từ những quy định pháp luật tránh được các thiệt hại do sự thiếu hiểu biết về pháp lý trong kinh doanh

Yếu tố văn hóa - xã hội: Bao gồm những chuẩn mực và giá trị mà những chuẩn mực và giá trị này được chấp nhận và tôn trọng, bởi một xã hội hoặc một nền văn hoá cụ thể

Sự thay đổi của các yếu tố văn hoá xã hội một phần là hệ quả của sự tác động lâu đài của các yếu tố vĩ mô khác, do vậy nó thường xảy ra chậm hơn so với các yếu tố khác Một số những đặc điểm mà các nhà quản trị cần chú ý là sự tác động của các yếu tố văn hoá xã hội thưởng có tính dài hạn và tinh tế hơn so với các yếu tố khác, thậm chí nhiều lúc khó mà nhận biết được Mặt khác, phạm vi tác động của các yếu tố văn hoá xã hội thường rất rộng “nó xác định cách thức người ta sống làm việc, sản xuất, và tiêu thụ các sản phẩm và dịch vụ" Như vậy những hiểu biết về mặt văn hoá - xã hội sẽ là những cơ sở rất quan trọng cho các nhà quản trị trong quá trình quản trị mua nguyên liệu ở các doanh nghiệp

Yếu tố kinh tế: Là một yếu tố rất quan trọng thu hút sự quan tâm của tất cả các nhà quản trị Quỹ Tiền tệ Quốc tế (IMF) chỉ ra rằng, Covid-19 đã châm ngòi cho cuộc khủng hoảng kinh tế xã hội nghiêm trọng nhất kể từ chiến tranh thế giới thứ Hai trở lại đây Mức độ nghiêm trọng đã vượt xa khủng hoảng tài chính 2008, thậm chí vượt cả Đại suy thoái ở Mỹ vào những năm 1930

Các chuyên gia phân tích cho rằng, nền kinh tế toàn cầu nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng cần một thời gian khá dài để khắc phục những tổn thất do Covid-19 gây ra Những diễn biến của môi trường kinh tế bao giờ cũng chứa đựng những cơ hội và đe doạ khác nhau đối với từng doanh nghiệp trong các ngành khác nhau và có ảnh hưởng tiềm tàng đến các chiến lược của doanh nghiệp

Có nhiều yếu tố của môi trường vĩ mô có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp như tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, lạm phát, hệ thống thuế và mức thuế Nền kinh tế ở giai đoạn có tốc độ tăng trưởng cao sẽ tạo nhiều cơ hội cho đầu

38 tư mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ngược lại khi nền kinh tế sa sút sẽ dẫn đến giảm chi phí tiêu dùng đồng thời làm tăng lực lượng cạnh tranh, thông thường sẽ gây nên chiến tranh giá cả trong ngành

Hình 3.3 Tốc độ tăng trưởng kinh tế tính theo GDP toàn cầu và Việt Nam giai đoạn 2020-2023 Đơn vị: %

(Nguồn: Dữ liệu quốc gia từ Ngân hàng Thế giới)

Lạm phát quá cao sẽ làm cho sức mua của xã hội bị giảm sút và làm cho nền kinh tế bị đình trệ, trái lại thiểu phát cũng làm cho nền kinh tế bị trì trệ Việc duy trì một tỷ lệ lạm phát vừa phải có tác dụng khuyến khích đầu tư vào nền kinh tế, kích thích thị trường tăng trưởng

Trong khi đó, sự thay đổi của hệ thống thuế hoặc mức thuế có thể tạo ra những cơ hội hoặc nguy cơ đối với các doanh nghiệp vì nó làm cho mức chi phí hoặc thu nhập của doanh nghiệp thay đổi Do vậy, để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi doanh nghiệp cần có nguồn tài chính vững mạnh và các giải pháp nhằm quản lý tốt các khoản mục chi phí của mình

World's and Vietnam's GDP growth rate 2020-2023

Hình 3.4 Tỷ lệ lạm phát của Việt Nam trong giai đoạn 2020-2023 Đơn vị: %

(Nguồn: Cổng Thông tin điện tử Bộ Tài chính) Yếu tố công nghệ: Đây là một yếu tố rất năng động chứa đựng nhiều cơ hội và đe doạ đối với các doanh nghiệp Sự ra đời của công nghệ mới làm xuất hiện và tăng cường ưu thế cạnh tranh của các sản phẩm thay thể, làm cho công nghệ hiện hữu bị lỗi thời và tạo ra áp lực đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới công nghệ để tăng cường khả năng cạnh tranh Mặt khác, sự phát triển của khoa học công nghệ có thể tạo điều kiện để sản xuất sản phẩm rẻ hơn với chất lượng cao hơn, làm cho sản phẩm có khả năng cạnh tranh tốt hơn Nhờ đó, các thiết bị sản xuất luôn không ngừng được cải tiến, quá trình sản xuất diễn ra nhanh hơn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đặc biệt chi phí về lao động sống Hiện nay trang thiết bị, công nghệ sản xuất thiết bị điện không ngừng thay đổi, ngày càng hiện đại hơn, đẩy mạnh tự động trong một số công đoạn gia công cắt ghép, nâng cao hiệu suất thu hồi, dây chuyền sản xuất ngày càng được tối ưu hóa, do vậy việc sản xuất ngày càng hiện đại và năng suất hơn khả năng đáp ứng các đơn hàng nhanh chóng Hơn thế công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanh nghiệp có nhiều điều kiện cũng như thuận lợi hơn trong các khâu tổ chức mua hàng, việc mua hàng diễn ra nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn

3.2.2 Các yếu tố vi mô

Khách hàng và đối thủ cạnh tranh: Hiện nay, các sản phẩm máy móc, thiết bị điện của EIE Co ,Ltd đã được phát hành tại Công ty Điện lực các tỉnh, Ban Quản lý Dự án khu công nghiệp trên 47 tỉnh/ thành phố thuộc lãnh thổ Việt Nam Với tiềm năng như trên, thị trường Việt Nam hiện nay có sự cạnh tranh quyết liệu giữa các thương hiệu Có thể kể đến một số đối thủ cạnh tranh trực tiếp của EIE Co ,Ltd như: Thiết Bị Điện Hoàng Tân Khang - Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Hoàng Tân Khang, Thiết bị điện HBQ Việt Nam - Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ HBQ Việt Nam, Công Ty TNHH Thiết Bị Điện Ngọc Sơn, Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Điện Sài Gòn TTL, và đặc biệt là một số các thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế có giá thành rẻ đã chiếm một phần không nhỏ ttong thị phần ngành Điện tại Việt Nam

Nhà cung cấp: Nhà cung cấp ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm, tiến độ thực hiện, hoàn thành các dự án vậy nên EIE.Co.,Ltd luôn có sự lựa chọn kỹ càng nhà cung cấp cho nguồn nguyên vật liệu trong nước và linh phụ kiện như: Tủ điều khiển bảo vệ đường dây, máy biến áp, tủ MK, tủ nạp ắc quy; Tủ phân phối, tủ động lực và tủ điều khiển hạ thế phục vụ cung cấp điện nhà xưởng, công trình; Tủ trung thế (tủ máy cắt xe đẩy) cho phân phối điện tại các trạm biến áp 110kV, trạm trung gian, trạm hạ áp, Các nguyên vật liệu này đều được nhập khẩu được một số thương hiệu sau: Satem (Pháp), Lauritz Knudsen Electric (Đan Mạch), Crompton Greaves (Ấn Độ), Electroteknica (Ấn Độ), EXIDE (Đức), Sarel (Italy), Nature (China), Mesa (Tây Ban Nha), Ensto (Phần Lan), Electro Sciencentifica (Italy),…

Thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

3.3.1 Phân tích nhu cầu mua hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

Các yêu cầu cơ bản để có thể xác định chính xác nhu cầu NVL gồm: Phải đúng số lượng mong muốn; Lượng mua của công ty nhằm phục vụ yêu cầu của sản xuất và dự trữ đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đủ khả năng đối phó với bất kỳ một biến động nào của thị trường (khi cung lớn hơn cầu hoặc khi khan hiếm) Việc mua hàng quá ít hoặc quá nhiều đều gây nên những bất lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp Nếu lượng mua về quá ít so với lượng cần có, công ty sẽ lâm vào tình trạng không đủ nguyên vật liệu để sản xuất Hậu quả của tình trạng này là không sử dụng hết năng lực lao động và thiết bị, hiệu quả sản xuất kinh doanh giảm, không đủ hàng hóa cung ứng cho thị trưởng

Ngược lại, nếu lượng mua quá nhiều so với nhu cầu sử dụng và do vậy, lượng dự trữ của công ty quá lớn, sẽ gây nên tình trạng ứ đọng vốn Mặt khác, điều đó còn làm cho chi

41 phí sản xuất của công ty tăng lên, do đó phải bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các loại nguyên liệu, cho kho bãi của công ty Tất cả những điều đó dẫn đến làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện Căn cứ xác định nhu cầu mua hàng của công ty bao gồm: Số lượng đơn hàng của khách hàng trong năm; Tình hình nhu cầu nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị của cùng kỳ năm trước đó Tuy nhiên, việc xác định nhu cầu mua hàng vẫn mang tính chủ quan của nhân viên mua chứ chưa có căn cứ khoa học, rõ ràng

Nhóm Vật tư - Phòng Tài vụ đảm nhiệm các công việc liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu để sản xuất các thiết bị điện hạ thế, trung thế và cao thế; Theo dõi số lượng hàng về thực tế so với phiếu nhập; Tổng hợp báo cáo các mặt hàng trong kho về số lượng;

Rà soát hồ sơ và chăm sóc các nhà cung cấp; Lưu giữ các tài liệu thu mua tồn kho xuất kho của công ty; Lập báo cáo các mặt hàng sai số lượng Sau khi có được thông báo từ nhà máy sản xuất, lắp ráp, về nhu cầu mua NVL, vật tư cho thời gian tới, nhóm Vật tư – Phòng Tài vụ sẽ xem xét và quyết định lập kế hoạch mua hàng, nguyên vật liệu

Căn cứ quan trọng nhất để nhóm này ty xây dựng kế hoạch là dựa trên nhu cầu sản phẩm đặt hàng của khách hàng Các yếu tố EIE Co ,Ltd quan tâm nhất là chất lượng, số lượng, giá cả, vận chuyển và phương thức thanh toán khi mua hàng Thông thường, công ty dựa vào các đơn đặt hàng trong từng giai đoạn để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cụ thể Với mỗi giai đoạn, Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện sẽ xác định cụ thể từng loại nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị, số lượng và chất lượng

Dựa trên những căn cứ này, EIE.Co.,Ltd cũng sẽ xác định được thời gian ký kết, vận chuyển nguyên vật liệu nhằm đảm bảo nguyên liệu cung cấp cho công ty đúng thời hạn Một số NVL, thiết bị, vật tư Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện cần cho sản xuất, lắp đặt sửa chữa các thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế như: Tủ điều khiển bảo vệ đường dây, máy biến áp, tủ MK, tủ nạp ắc quy; Tủ phân phối, tủ động lực và tủ điều khiển hạ thế phục vụ cung cấp điện nhà xưởng, công trình; Tủ trung thế (tủ máy cắt xe đẩy) cho phân phối điện tại các trạm biến áp 110kV, trạm trung gian, trạm hạ áp, Trong năm 2023, doanh thu thuần là 20.478.894.447 VNĐ, giá vốn bán hàng là 16.000.047.765 VNĐ Số liệu trên cho thấy hàng hóa được xuất đi đều đặn không dư thừa quá lớn, giảm thiểu rủi ro dự trữ điều này thấy rõ việc phân tích nhu cầu mua hàng của EIE.Co.,Ltd hiện tại khá hợp lý

3.3.2 Thực trạng phương thức mua hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

Hiện nay, tất cả nguyên vật liệu, vật tư của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện đều được mua tập trung, sau đó phân bố vật liệu theo nhu cầu đến nhà máy của công

42 ty Nhóm Vật tư - Phòng Tài vụ đảm nhiệm các công việc liên quan đến việc thu mua NLV để các thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế tiếp đó sẽ phân bổ NVL đến nhà máy sản xuất của EIE.Co.,Ltd tại Khu công nghiệp Quang Minh, huyện Mê Linh, Hà Nội Hiện tại, công ty lựa chọn tự mua nguyên vật liệu để phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp

Do đặc thù hoạt động của công ty là sản xuất thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế nên nhóm Vật tư hiểu rõ về đặc điểm, yêu cầu và nhu cầu mua NVL của công ty Từ đó, mua hàng phù hợp và chính xác hơn so với việc thuê công ty bên ngoài thực hiện hoạt động mua hàng này Điều này giúp cho công ty có thể linh hoạt trong việc mua NVL và đáp ứng đúng nhu cầu mua NVL của nhà máy sản xuất hơn

Trong từng giai đoạn, thời điểm khác nhau mà công ty lựa chọn phương thức mua lại có điều chỉnh, không điều chỉnh và mua mới Khi trên thị trường có biến động giá về NVL, thiết bị, vật tư cho sản xuất các thiết bị điện của công ty thì công ty sẽ tham khảo giá thị trường rồi tiến hành mua lại có điều chỉnh để thương lượng về giá cả, chất lượng nguyên vật liệu, phương thức thanh toán giữa công ty và nhà cung cấp và đi đến thống nhất giữa các bên

Nếu 2 bên không thống nhất được công ty sẽ tìm nhà cung cấp khác và cứ sau 1 năm EIE.Co.,Ltd sẽ đánh giá lại nhà cung cấp trước khi mua để kịp thời điều chỉnh Theo như quan sát của tác giả về tình hình sản xuất các tiết bị điện của công ty như hiện nay thì đa số hoạt động mua đều diễn ra theo phương thức mua lại không điều chỉnh và Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện luôn có những mỗi quan hệ chặt chẽ, hợp tác lâu dài giữa các nhà cung cấp của mình

3.3.3 Thực trạng xác định và lựa chọn nhà cung cấp tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện sử dụng lượng NVL, vật tư rất lớn trong sản xuất các thiết bị điện cao thế, trung thế và hạ thế Do đó, ngoài ký hợp đồng với một số đơn vị cung ứng khác mang tính chất không thường xuyên, công ty cũng đã ký hợp đồng dài hạn với một số đơn vị cung ứng lớn có khả năng lớn về mặt tài chính, nguồn cung cấp, có cơ sở vật chất tốt, có uy tin

Mặt khác về vấn đề chuẩn hóa và thống nhất hóa; Vấn đề pháp luật; ý thức trách nhiệm cao của các chủ thể kinh tế được quan tâm đúng mức Là một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh lĩnh vực điện thì vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, lựa chọn nhà cung cấp càng phải chú trọng vì sản phẩm của công ty có tính gây nguy hiểm cao, có đảm bảo được an toàn cho người dân hay không phụ thuộc vào chất lượng của sản phẩm

Chất lượng đi đôi với sự an toàn chính là kim chỉ nam để các sản phẩm của EIE Co ,Ltd tạo dựng niềm tin đối với khách hàng

Bảng 3.5 Một số nhà cung cấp của công ty

STT Nhà cung cấp NVL cung cấp

1 Sarel (Italy) Tủ điều khiển bảo vệ đường dây

2 Mesa (Tây Ban Nha) Máy biến áp

3 Lauritz Knudsen Electric (Đan Mạch) Tủ MK

4 EXIDE (Đức) Tủ nạp ắc quy

5 Electroteknica (Ấn Độ) Tủ động lực

Tủ điều khiển hạ thế phục vụ cung cấp điện nhà xưởng, công trình

Tủ trung thế (tủ máy cắt xe đẩy) cho phân phối điện tại các trạm biến áp 110kV

8 Ensto (Phần Lan) Trạm trung gian

9 Electro Sciencentifica (Italy) Trạm hạ áp

(Nguồn: Nhóm Vật tư - Phòng Tài vụ)

Lựa chọn đơn vị cung ứng: Khi đã có quyết định mua vật tư, nhóm Vật tư sẽ chịu trách nhiệm lập danh sách các đơn vị cung ứng trình lên phòng Tài vụ phê duyệt, nếu các đơn vị cung ứng nào đó được phê duyệt nhưng lại không đáp ứng được thì phải lựa chọn đơn vị cung ứng khác theo trình tự như sau:

Bước 1: Thu thập những thông tin của ít nhất 3 đơn vị cung ứng về loại nguyên vật liệu cần cung cấp

Bước 2: Lấy thông tin trực tiếp từ các đơn vị cung ứng, xem mẫu vật tư, phiếu kiểm tra hay chứng chỉ chất lượng,

Bước 3: Chọn lựa, phê duyệt: Phòng mua hàng đánh giá khả năng cung ứng của

Đánh giá chung về quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

Sau hơn 20 năm xây dựng và phát triển, Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện được biết đến là doanh nghiệp có thế mạnh trong lĩnh vực sản xuất, thi công lắp đặt và sửa chữa các thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế EIE.Co.,Ltd đã và đang dần khẳng định, nâng tầm vị thế của mình trên thị trường trong nước Cùng với sự phát triển này, hoạt động quản trị công ty nói chung và hoạt động quản trị mua hàng nói riêng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh cũng như những điều kiện mới trong môi trường kinh doanh – kinh tế hội nhập ngày càng sâu rộng Sau thời

49 gian quan sát trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện, tác giả nhận thấy hoạt động quản trị mua hàng tại EIE.Co.,Ltd đã đạt được các thành tựu sau:

Thứ nhất, với quá trình nghiên cứu và thử nghiệm bài bản, sau khi đối chiếu và so sánh với năng lực sản xuất của mình, Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện đã đưa ra những quyết định đúng đắn về những bộ phận nào của sản phẩm mà mình có thể tự sản xuất hoặc mua và thuê ngoài Quá trình thử nghiệm thường diễn ra khoảng từ 1 tháng đến 3 tháng để công ty có thể hiểu rõ về cách thức sản xuất sản phẩm và các kết cấu, linh kiện liên quan nên nhá máy sản xuất và lắp ráp có thể đưa ra những định mức chính xác về nguyên vật liệu và quyết định có nên tự sản xuất hay không Quá trình này đã giúp EIE.Co.,Ltd tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí, giảm thiểu tối đa những hoạt động sản xuất kém hiệu quả

Thứ hai, với quy trình quản trị mua hàng minh bạch, được hệ thống hóa và quy định rõ ràng trong các văn bản của công ty là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý và điều hành, kiểm soát các hoạt động quản trị mua hàng Điều này giúp người mua hàng nghiêm chỉnh tuân thủ đúng theo quy định và quy trình thực hiện hoạt động mua hàng và hoạt động quản trị mua hàng được công ty đề ra Việc này giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong các giao dịch mua sắm Việc công ty đã xây dựng được kế hoạch mua hàng cụ thể cho từng bộ phận của nhà máy sản xuất và lắp ráp đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục và hiệu quả mặc dù sản xuất nhiều loại sản phẩm với những kiểu dáng phong phú và đa dạng Bên cjanh đó, các văn bản hệ thống hóa quy trình mua hàng cung cấp đầy đủ hướng dẫn và trách nhiệm của người mua hàng và các bên liên quan, giúp định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình thực hiện hoạt động quản trị mua hàng

Ngoài ra, việc có quy trình mua hàng minh bạch giúp nhà quản trị mua hàng của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện quản lý nhân viên mua hàng một cách hiệu quả

Họ có thể theo dõi và đánh giá hoạt động của nhân viên dựa trên các quy định và tiêu chuẩn đã được đề ra Khi có dấu hiệu sai phạm hoặc gian lận trong quá trình mua hàng, công ty có thể dễ dàng đối chiếu với quy định về mua hàng đã được hệ thống hóa Việc này giúp phát hiện lỗi sai, xử lý vi phạm và đảm bảo tính chính xác và công bằng trong các hoạt động kinh doanh

Chính vì vậy, việc hệ thống hóa quy trình mua hàng không chỉ giúp tăng tính hiệu quả và minh bạch trong hoạt động quản trị mua sắm (đặc biệt là việc xây dựng được định mức tương đối hoàn chỉnh cho các sản phẩm) mà còn là công cụ hữu ích để quản lý rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và nội quy của công ty Đây có thể nói là một

50 bước quan trọng để nâng cao chất lượng,giảm định mức tiêu hao nguyên vật liệu, mà vẫn làm gia tăng lợi nhuận và hiệu suất của hoạt động kinh doanh của công ty

Thứ ba, sự liên kết hiệu quả giữa các bộ phận trong công ty và việc sở hữu riêng cho mình một đội ngũ cán bộ thu mua có trình độ, năng lực, năng động, nắm bắt được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn thu mua NVL với chất lượng đảm bảo, giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty Bên cạnh việc Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện đã lập được định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, làm giảm chi phí dự trữ, giảm hao hụt trong bảo quản, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết, EIE.Co.,Ltd đã xây dựng một mô hình liên kết mạnh mẽ giữa các bộ phận, tạo nên một quy trình mua hàng suôn sẻ và hiệu quả Việc đặt hàng, kiểm soát chất lượng, vận chuyển và thanh toán đều được thực hiện với sự chặt chẽ và mạch lạc, nhờ vào sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận quan trọng như mua hàng và tài vụ, bộ phận pháp chế và bộ phận sản xuất Đặc biệt, sự liên kết này giúp giảm thiểu sai sót trong quy trình quản trị mua hàng, đảm bảo mọi đơn hàng được xử lý một cách chính xác và nhanh chóng Ngoài ra, việc tích hợp giữa các bộ phận còn giảm thiểu thời gian chu kỳ mua hàng, từ khi nhận đơn hàng đến khi thanh toán, mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng và công ty

Thứ tư, quan hệ tốt với nhà cung ứng Nhà cung ứng là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm cũng như lợi thế cạnh tranh của công ty Vì vậy, công ty đã xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung ứng dựa trên nguyên tắc hợp tác hai bên cùng có lợi Công ty luôn chú trọng xây dựng và củng cố mối quan hệ với các nhà cung ứng cũ Đồng thời, công ty cũng chủ động tìm các nguồn cung ứng NVL mới, phù hợp với yêu cầu chất lượng và mục tiêu giảm chi phí của công ty, đảm bảo cung ứng kịp thời nguyên vật liệu, vật tư cho quá trình sản xuất

Tóm lại, những kết quả trên là kết quả đạt được trong hoạt động quản trị mua hàng của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện, điều này giúp công ty duy trì vị thế cạnh tranh và thịnh vượng trên thị trường, tạo nên một quá trình quản trị mua hàng không chỉ hiệu quả mà còn mang lại sự hài lòng cho khách hàng

3.4.2 Hạn chế và nguyên nhân

Thứ nhất, để hạn chế các rủi ro đem lại, công ty thường ưu tiên chọn các nhà cung cấp cũ, đã có mối quan hệ làm ăn lâu năm hơn các bên mới Việc này vừa có lợi song cũng đi kèm mặt trái rằng bản thân công ty đã bỏ lỡ nhiều cơ hội mua hàng với giá thành thấp hơn mà chất lượng cũng tương tự từ các nhà cung cấp khác Trong thời kì khan hiếm một vài mặt hàng nhất định, doanh nghiệp dễ bị thiếu hụt, không đảm bảo lượng hàng để bán

51 do nhà cung cấp truyền thống cũng khan hiếm đầu vào Từ đó ảnh hưởng cả một chuỗi các hoạt đồng đầu ra gây khó khăn cho tài chính của doanh nghiệp

Thứ hai, Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện mất nhiều thời gian để đánh giá nhà cung cấp Công ty thường mất nhiều thời gian trong việc đánh giá từng nhà cung cấp gây ra sự chậm trễ trong quy trình lựa chọn đối tác Điều này có thể xuất hiện do nhiều yếu tố, bao gồm đàm phán điều khoản hợp đồng và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn Mặc dù quy trình đánh giá chi tiết là quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và chất lượng, nhưng cũng tạo ra thách thức về thời gian Trong khi các bước này là quan trọng, nhưng việc chúng diễn ra quá dài có thể ảnh hưởng đến khả năng sản xuất kịp thời, đặt ra thách thức lớn cho quy trình sản xuất và cả chuỗi cung ứng của EIE.Co.,Ltd

Thứ ba, vấn đề thiếu nguồn lực nhân sự trong các bộ phận kho vận, giao nhận và nghiên cứu thị trường có thể gây ra nhiều khó khăn và ảnh hưởng đáng kể đến các hoạt động quan trọng của công ty, đặc biệt là các hoạt động liên quan đến đánh giá và quản lý dây chuyền cung ứng của nhà cung cấp Đây là những vấn đề quan trọng và cần được giải quyết một cách hiệu quả để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN

Dự báo xu hướng phát triển của thị trường thiết bị điện và phương hướng phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của thị trường thiết bị điện tại Việt Nam

Theo quy định Số 48/2008/QĐ-BCT của Bộ Công Thương, trong giai đoạn từ năm

2015 – 2025, ngành sản xuất thiết bị điện sẽ phải đầu tư và phát triển để đáp ứng 70% nhu cầu trong nước về những thiết bị đường dây, trạm biến áp; 55% nhu cầu về động cơ điện và một số loại máy phát điện thông dụng Cũng theo kế hoạch, vào năm 2025, các sản phẩm trong nước có thể cung cấp trọn bộ thiết bị điện cho các công trình đường dây điện, trạm biến áp,… Với các kế hoạch ở trên mà Chính phủ đã đề xuất, đây chắc chắn sẽ là một cơ hội lớn đối với các doanh nghiệp trong ngành sản xuất thiết bị điện

Hơn thế nữa, một thị trường tiềm năng khác dành cho các doanh nghiệp trong ngành chính là mạng lưới điện quốc gia ở những vùng sâu, vùng xa, hải đảo,…Ở những khu vực này sẽ khai thác tối đa lợi thế điều kiện tự nhiên để sản xuất điện Đây là thị trường tiềm năng mà các đơn vị sản xuất thiết bị điện trong nước nên khai thác Đối với thị trường xuất khẩu, Lào và Campuchia là 2 đích đến tiềm năng cho các doanh nghiệp Việt Nam vì họ đang đẩy mạnh tỷ lệ hộ được cấp điện trong cả nước nhưng khả năng trong nước lại không đủ cung cấp

Hiện nay, bức tranh kinh tế tiếp tục diễn biến phức tạp Thị trường tài chính, tiền tệ vẫn còn nhiều rủi ro tác động tiêu cực đến an toàn hệ thống cũng như vai trò cung ứng vốn cho nền kinh tế Lãi suất cho vay cao, thị trường chứng khoán sụt giảm, kênh huy động trái phiếu gần như đóng băng, thực hiện đầu tư công thấp hơn nhiều so với kế hoạch Điều này dẫn đến, tăng trưởng GDP Quý 1 ở mức thấp trong điều kiện nền kinh tế đã mở cửa sau khi kiểm soát dịch Covid-19, báo hiệu một năm thách thức trong việc hoàn thành mục tiêu tăng trưởng

Tuy nhiên, chúng ta vẫn có những tin tích tích cực như sau nhiều thông tin về các dự án phát triển mạng lưới điện quốc gia được chính phủ phê duyệt, thị trường thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế đã trở nên nóng hơn bao giờ hết Nắm bắt được thị trường, các cơ sở doanh nghiệp kinh doanh thiết bị điện đều tăng giá thành các sản phẩm bởi Giá các sản phẩm tăng gấp 2-3 lần so với trước khi xuất hiện thông tin về các dự án phát triển mạng lưới điện quốc gia được chính phủ phê duyệt Thậm chí các mặt hàng đều không có sẵn và liên tục cháy hàng, cung thấp hơn cầu khách hàng phải đặt hàng trước mới có hàng

Nắm bắt được cơ hội, các nhà cung cấp trang thiết bị điện, nguyên vật liệu sản xuất các sản phẩm điện đều tăng giá mạnh Nguyên liệu đầu vào tăng thì giá thành sản xuất các sản phẩm đều tăng, thị trường sản xuất kinh doanh thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế cạnh tranh gay gắt Nắm bắt tình hình này, công ty cần có những giải pháp nâng cao mối quan hệ giữa các nhà cung cấp và phải liên tục tìm kiếm các nhà cung cấp mới đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và nguyên liệu nhập vào với mức giá phù hợp nhất

Theo kết quả đánh giá từ Cục Điều tiết Điện lực - Bộ Công thương và Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) cùng với báo cáo từ Hội nghị Tiết kiệm năng lượng toàn quốc năm

2023, nhu cầu năng lượng sơ cấp trong giai đoạn 2010-2019 tăng trưởng khoảng 6%/năm Trong khi đó, giai đoạn 2010-2021, tốc độ tăng trưởng sản lượng điện thương phẩm bình quân là 9,71%/năm

Theo dự báo, trong 5 năm tới, nhu cầu điện năng vẫn tăng trưởng ở mức khoảng 8,5%/năm Theo phản hồi của Bộ Công thương và Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) về kế hoạch cung cấp điện giai đoạn 2020 - 2025, việc đảm bảo cung cấp điện trong giai đoạn này sẽ gặp nhiều khó khăn, thách thức, nhất là trong trường hợp xảy ra các hiện tượng thời tiết cực đoan, điển hình như việc thiếu điện tại miền Bắc trong 2 quý đầu năm

Kết quả đánh giá về lượng tiêu thụ trên cũng cho thấy dự báo trong thời gian tới, tình hình có thể tiếp tục diễn biến phức tạp nhất là trong quá trình công nghiệp hóa, đô thị hóa; trong các khu dân cư, nhà ở nhiều tầng, nhiều căn hộ; cơ sở kinh doanh dịch vụ cho thuê trọ, nhà để ở vừa kết hợp sản xuất, kinh doanh dịch vụ; chợ, trung tâm thương mại, nhà cao tầng, khu công nghiệp, cơ sở có tập trung đông người; nhiều công trình, cơ sở hạ tầng xuống cấp không đáp ứng yêu cầu quy chuẩn, tiêu chuẩn về truyền tải điện nhưng chưa thể khắc phục được ngay Chính vì thế mà thị trường kinh doanh thiết bị điện trong thời gian tới sẽ tiếp tục phát triển mạnh, nhu cầu của người dân ngày một tăng cao Tình hình kinh doanh sản xuất của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện trong thời gian tới dự báo các đơn hàng sẽ tăng mạnh, công ty cần chú trọng đến tiến độ sản xuất các đơn hàng để đáp ứng đúng thời gian giao hàng cho khách, tránh bị chậm tiến độ ảnh hưởng đến quá trình giao hàng

4.1.2 Định hướng phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện định hướng phát triển chiến lược kinh doanh đến năm 2025 như sau:

Phát triển Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện thành công ty mạnh, hiệu quả, có sức cạnh tranh cao, hoạt động hoàn chỉnh trong tất cả các khâu thu mua-sản xuất- phân phối- dịch vụ, đóng vai trò chủ đạo trong sản xuất, kinh doanh các sản phẩm thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế phục vụ cho các công trình xây dựng và công nghiệp trên toàn quốc, đồng thời, chuẩn bị hành trang để bước tới thị trường quốc tế Mục tiêu doanh thu của công ty trong những năm tới phải đạt mốc trên 47 tỷ đồng Đầu tư thiết bị máy móc, đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất cho các công trình, an toàn với người lao động; nhanh nhạy với công nghệ mới và nghiên cứu công nghệ phù hợp nhất với quy mô công ty Ứng dụng khoa học công nghệ vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng, đồng thời hạ giá thành sản phẩm

Tiếp tục tập trung vào lĩnh vực sản xuất và phân phối các sản phẩm thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế Cung cấp và lắp đặt cho các công trình với quy mô lớn với mục tiêu đảm bảo chất lượng các công trình, đảm bảo đúng tiến độ, quá trình nghiệm thu các công trình đã ký hợp đồng

Yêu cầu hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty phải luôn đáp ứng đủ về số lượng, chất lượng mua Nhóm Vật tư – Phòng Tài vụ luôn có những theo dõi về nhu cầu cho sản xuất và khả năng cung ứng của người bán nguyên vật liệu để lên kế hoạch cụ thể và chính xác cho việc mua hàng Để làm tốt công tác này thì bộ phận mua phải luôn có những công tác kiểm tra, tìm hiểu về những vấn đề có liên quan đến nhà cung ứng như tình hình sản xuất NVL, những đối tác làm ăn với họ và xem những nhu cầu về sản phẩm và của quá trình sản xuất Hơn thế công ty phải luôn tìm kiếm và lựa chọn được nhà cung cấp nguyên vật liệu tốt nhất Lập chi tiết danh sách những nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn từ đó so sánh và cân nhắc đưa ra những nhà cung cấp tốt nhất trong số đó Công ty nên sử dụng linh hoạt các tiêu chuẩn đối với các nhà cung cấp trong từng trường hợp, không nên quá cứng nhắc Hơn nữa, cần chủ động tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới nhằm có nhiều cơ hội kinh doanh cũng như tránh những rủi ro có thể xảy ra do nhà cung cấp cũ mang đến.

Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

nghiệp và Kỹ thuật Điện

4.2.1 Hoàn thiện phân tích nhu cầu mua hàng

Việc xây dựng kế hoạch mua hàng của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện mới chỉ dừng lại ở việc xác định lượng nguyên liệu cần dùng và coi đây là lượng nguyên liệu cần mua sắm trong kỳ chưa tính đến lượng vật tư cần dự trữ trong kỳ (dự trữ bảo hiểm, dự trữ thưởng xuyên) Công ty nên xây dựng kế hoạch mua nguyên liệu sát với thực tế hơn, cụ thể chi tiết hơn, xác định rõ ràng số lượng nguyên liệu cần dự trữ đầu kỳ và cuối kỳ Có như vậy mới xây dựng kế hoạch mua nguyên liệu một cách chính xác Để làm

55 tốt hơn các phương pháp định lượng cho việc xây dựng kế hoạch mua hàng, công ty cần sử dụng những phần mềm thống kê để phục vụ xử lý số liệu cho việc dự báo nhu cầu sản xuất bởi vì công cụ excel mà hầu hết các công ty đang sử dụng không được thiết kế đặc biệt để thu thập và xử lý số liệu thống kê chuyên nghiệp Thay vào đó công ty sử dụng các phần mềm khác như SPSS; EVIEW, STATA, Song song cùng với việc sử dụng phần mềm mới công ty cần tổ chức đào tạo nhân viên để sử dụng thành thạo những phần mềm, công cụ mới phục vụ cho công việc

Ngoài ra, việc xác định nhu cầu mua hàng trong Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện thực chất chưa dựa trên các kết quả nghiên cứu thị trường Công ty cũng cần thu thập các kết quả phân tích dự báo thị trường của các cơ quan nghiên cứu để làm cơ sở cho việc xác định cầu Trên cơ sở cầu nguyên vật liệu, vật tư và thiết bị trong kỳ, Công ty xác định mức nguyên liệu dự trữ hợp lý, đảm bảo sẵn sàng cho sản xuất Nếu dự trữ với khối lượng lớn sẽ làm tăng chi phi lưu kho, tuy nhiên, nếu mức dự trữ quá thấp thì sẽ không đảm bảo cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất

4.2.2 Hoàn thiện lựa chọn phương thức mua hàng

Hiện nay công ty lựa chọn tự mua mà không lựa chọn phương thức thuê ngoài Chính vì công ty tự thu mua nguyên liệu, vật tư, thiết bị nên công ty cần có một đội ngũ nhân viên mua hàng chuyên nghiệp có kỹ năng, nghiệp vụ mua hàng đặc biệt phải có các kiến thức liên quan đến các sản phẩm thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế thì mới quá trình mua hàng mới có hiệu quả cao Nếu trong quá trình mua hàng nhân viên không đáp ứng được những yêu cầu đề ra thì công ty cần có các giải pháp nâng cao năng lực làm việc của nhân viên ví dụ như cho đi học những lớp đào tạo nghiệp vụ mua hàng, học các chứng chỉ liên quan về an toàn phòng chống cháy nổ thiết bị điện, hoặc công ty có thể lựa chọn phương thức thuê ngoài (thuê công ty bên ngoài mua hàng) Thuê ngoài giúp công ty tập chung vào năng lực cốt lõi của mình là sản xuất các loại thiết bị điện

Không chỉ mua hàng chủ yếu với phương thức mua lại không điều chỉnh mà công ty cũng phải kết hợp với mua mới và mua lại có điều chỉnh để công ty có thể linh hoạt hơn trong quá trình mua nguyên vật liệu, vật tư và thiết bị Mua mới giúp công ty có thêm được nhiều nhà cung cấp mới, và khi lựa chọn mua hàng công ty sẽ có nhiều lựa chọn mua hàng hơn với mức giá phù hợp hơn

4.2.3 Hoàn thiện xác định và lựa chọn nhà cung cấp

Việc chủ yếu lựa chọn các nhà cung ứng cũ dẫn đến một số khó khăn cho Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện Số lượng nhà cung ứng quá ít, vì thế, khi nhà cung ứng cung cấp NVL không đảm bảo chất lượng hay không đúng thời gian ảnh hưởng xấu đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty Công ty nên lựa chọn thêm một vài nhà

56 cung ủng và xây dựng, củng cố mối quan hệ với họ để chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh, giảm rủi ro, tránh được bị ép giá Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện cần chủ động tìm kiếm và lựa chọn thêm cho mình nhà cung cấp mới chứ không dừng lại ở những nhà cung cấp hiện tại Song song với việc đó thì công ty cũng vẫn củng cố và giữ mối quan hệ làm ăn tốt đẹp với những nhà cung cấp truyền thống hiện tại vì công ty đang có khá nhiều thuận lợi khi mua hàng của nhà cung cấp truyền thống Vì như vậy, công ty có thể yên tâm hơn về hàng hóa, chất lượng mẫu mã, thời gian giao hàng, tiết kiệm chi phi, sự tin tưởng, giúp đỡ lẫn nhau, những ưu ái khác trong mua hàng Đối với những mặt hàng mới, Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện nên có những chính sách thăm đò thị trường, tiến hành mua bán, sản xuất thử nghiệm Nếu việc mua bán những mặt hàng mới này đạt hiệu quả thì công ty sẽ tiếp tục kinh doanh và ngược lại

4.2.4 Hoàn thiện đặt hàng và ký kết hợp đồng

Trước khi đặt hàng công ty nên tiến hành đàm phán và đặt mua Với mỗi mặt hàng khi cần mua nhân viên mua hàng nên gặp nhà cung cấp để đàm phán các điều khoản liên quan đến mua hàng Mặc dù việc đàm phán sẽ tốn nhiều chi phí và thời gian nhưng vì thị trường luôn biến đổi, giá cả mẫu mã, chất lượng, nhu cầu cũng biến đổi từng ngày Hơn nữa, ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển con người luôn tìm cách để cải tiến nâng cao mẫu mã chất lượng hàng hóa, cùng một sản phẩm ngày mai sẽ khác hôm qua cho nên mỗi nhân viên mua hàng trước khi đặt hàng cần đến để xem xét và thương lượng sẽ thu được lợi ích từ công tác này Khi đã tham gia đàm phản thương lượng với các đối tác, công ty phải lựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt Có như vậy công ty mới đạt được các mục đích của mình trong đàm phán Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận, công ty cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế

Trên cơ sở các nhà thầu đã lựa chọn, phòng Tài vụ tiến hành kí kết hợp đồng Việc kí hợp đồng phải chặt chẽ và đảm bảo tính pháp lý nên nhân viên thực hiện hoạt động này phải là người có nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn vững Nghiêm túc thực hiện các điều khoan hợp đồng và theo dõi đốc thúc đối tác thực hiện hợp đồng

Sử dụng các hình thức đặt hàng phù hợp: Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện nên lựa chọn các hình thức đặt hàng cho phù hợp với từng mặt hàng Vì các mặt hàng rất đa dạng và phong phú về chất lượng, chủng loại và giá trị

4.2.5 Hoàn thiện tiếp nhận hàng hoá

Việc kiểm tra hoạt động của nhân viên có thể kiểm tra bằng xác suất hay có bảo trước Nội dung kiểm tra là hóa đơn mua hàng, hợp đồng mua hàng, nguyên vật liệu mua về để kiểm tra xem có gian lận của nhân viên kiểm tra với nhân viên của nhà cung cấp để tráo hàng giả hàng kém chất lượng cho công ty hay không Công ty TNHH Công nghiệp và

Kỹ thuật Điện nên yêu cầu nhà cung cấp khi giao hàng cho bên bán phải có nhân viên giám sát việc giao nhận hàng hóa có diễn ra theo đúng thỏa thuận của hợp đồng hay không, có biên bản khi giao hàng Nếu khi giao hàng chỉ có nhân viên giao hàng mà nếu xảy ra sai sót mới báo lại cho nhà cung cấp để giải quyết sai sót thì sẽ ảnh hưởng tới quá trình nhập hàng và ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất của công ty

Mọi nguyên vật liệu tiếp nhận phải qua thủ tục kiếm nhận và kiểm nghiệm, xác định chính xác số lượng Hiện nay công ty dùng phương pháp đo có độ chính xác không cao thường hao hụt từ 2% đến 4% Công ty cần áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào quản lý, Công ty cần triển khai việc nhập NVL bằng cân điện tử, phương pháp này mang lại hiệu quả kinh tế cao giảm hao hụt xuống còn 1%, mặt khác công tác quản lý và bốc hàng tại kho nhập cũng dễ dàng hơn

4.2.6 Hoàn thiện đánh giá kết quả sau mua hàng Đánh giá thường xuyên với những đơn hàng có giá trị lớn Từ đó sẽ tiến hành đánh giá nhà cung cấp, nguyên vật liệu, nhân viên mua hàng, quy trình mua nguyên vật liệu Việc đánh giá thường xuyên đảm bảo hạn chế mức thấp nhất tổn thất mua NVL có rủi ro xảy ra Bởi những mặt hàng có giá trị lớn như vậy mà xảy ra lỗi từ phía nhà cung cấp hay công ty thì thiệt hại cũng rất lớn Việc kiểm tra thường xuyên giúp công ty nhìn ra những sai lầm xảy ra là do đâu và dự đoán được sai lầm trong mua NVL để từ đó kịp thời có những biện pháp tránh những sai lầm có thể xảy ra

Sau khi nguyên vật liệu, vật tư và thiết bị nhập kho công ty cần tiến hành đánh giá kiểm tra hàng hóa mua được bằng cách so sánh với mục tiêu mua hàng, kế hoạch mua hàng và kết quả tiêu thụ Nếu việc mua hàng không thỏa mãn so với mục tiêu đề ra thì công ty đi xác định nguyên nhân của việc không thỏa mãn so với mục tiêu đề ra Nếu từ phía nhà cung cấp mà công ty vẫn muốn giữ quan hệ với nhà cung cấp thì hai bên cùng tìm ra nguyên nhân và cùng nhau khắc phục Còn nếu công ty không muốn có quan hệ với nhà cung cấp đó nữa thì đi tìm nhà cung cấp mới Nếu như nguyên nhân từ phía công ty thì công ty sẽ tìm cách khắc phục, trong trường hợp này công ty có thể hợp tác với nhà cung cấp để cùng khắc phục Còn nếu việc mua hàng thỏa mãn nhu cầu của công ty thi công ty vẫn tiến hành mua hàng của nhà cung cấp đó

Các giải pháp kiến nghị khác

Một trong những yếu tố có tác động mạnh mẽ tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nhưng lại nằm ngoái tầm kiểm soát của doanh nghiệp chính là chính quản lý được ban hành bởi các cơ quan có thẩm quyền liên quan Một môi trường kinh doanh thuận lợi cho doanh nghiệp trong và ngoài nước là một môi trường mà ở đó luôn duy trì được sự ổn định và đúng đắn về những quyết định và chính sách của Nhà nước

Trong bối cảnh như hiện nay nhà nước ta đang không ngừng hoàn thiện hệ thống pháp luật nhằm tạo ra một hành lang pháp lý an toàn và hấp dẫn, đảm bảo khả năng cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp Qua nghiên cứu công tác quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện, tác giả của đề tài đề xuất một số ý kiến đối với các cơ quan chức năng của Nhà nước để góp phần hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp nói riêng và các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện nói chung có thể hoàn thành những mục tiêu đề ra

Hiện nay do chính sách thuế và mậu dịch biên giới Việt Nam - Trung Quốc ngày càng phát triển nên những doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này tại Việt Nam ngày càng khó cạnh tranh hơn với các doanh nghiệp nước bạn Vậy nên, những chính sách ưu đãi thuế đối với các mặt hàng thiết bị điện cao thế, trung thế, hạ thế trong nước cần được xem xét kỹ lưỡng hơn nhằm tạo lợi thế cạnh tranh cho chính các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam Từ đó, hạn chế tình trạng buôn lậu và tuồn hàng kém chất lượng tràn lan loại mặt hàng này tại nước ta.

Đề xuất của sinh viên trong thời gian thực tập

4.4.1 Đề xuất đã được triển khai tại đơn vị thực tập

Trong quá trình thực tập, tác giả nhận thấy việc quản lý dữ liệu nhà cung cấp dự trù trong công ty hiện nay không được tổ chức một cách hiệu quả Do đó, dẫn đến sự phân tán và không đồng nhất trong việc quản lý thông tin về nhà cung cấp Đây là một vấn đề đáng chú ý đặc biệt là khi phải đối mặt với các dự án lớn và đột ngột phát sinh

Như vậy, để giải quyết hiệu quả vấn đề này và tăng cường sự hợp tác giữa các cá nhân trong phòng mua hàng, tác giả đã đề xuất công ty nên xây dựng một hệ thống dữ liệu nội bộ để quản lý thông tin về các nhà cung cấp Việc này sẽ giúp tạo ra một nền tảng chung và trung tâm dữ liệu nhằm thu thập, tổ chức và chia sẻ dữ liệu một cách hiệu quả và đồng

59 nhất Sau khi xây dựng sơ bộ và đưa vào thử nghiệm, sử dụng thử hệ thống, ban quản lý của công ty đã phản hồi lại với tác giả về một số tín hiệu tích cực như sau: Đầu tiên, nhờ vào việc xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ đã giúp công ty bước đầu tăng cường đảm bảo tính bảo mật và độ tin cậy của thông tin Dữ liệu đã được quản lý và bảo vệ một cách chặt chẽ hơn, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền trong quá trình thử nghiệm sử dụng mới có thể truy cập và chỉnh sửa thông tin quan trọng

Thứ hai, việc chia sẻ dữ liệu nhà cung cấp đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa các nhân viên mua hàng trong các dự án lớn và phát sinh đột ngột, đặc biệt là trong dự án mà công ty mới ký kết thời gian cuối quý I năm nay và đang thực hiện các công tác đầu tiên để phục vụ sản xuất đơn hàng cho một Công ty Điện lực của một tỉnh thành thuộc khu vực Bắc Trung Bộ Hệ thống này đã giúp nhân viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin, đánh giá năng lực của nhà cung cấp và tìm kiếm thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, từ đó tạo ra sự liên kết và hiệu quả trong công tác đội nhóm

Nhờ vào chia sẻ dữ liệu nhà cung cấp nội bộ theo hệ thống mới được thử nghiệm này, bản thân doanh nghiệp không những có cơ hội tổ chức quản lý thông tin về nhà cung cấp theo cách hiệu quả hơn nhằm mục đích đánh giá chất lượng của hệ thống và tiến tới triển khai áp dụng sâu rộng trong trường hợp kết quả đánh giá chất lượng của hệ thống khả quan nói chung mà còn giúp EIE.Co.,Ltd hạ thấp mức độ phân tán, không đồng nhất trong việc quản lý thông tin về nhà cung cấp đồng thời tối thiểu hóa thời gian của quy trình mua hàng trong dự án với khách hàng là một Công ty Điện lực của một tỉnh thành thuộc khu vực Bắc Trung Bộ ở trên nói riêng, Điều này sẽ giúp đẩy nhanh toàn bộ thời gian thực hiện đơn hàng, từ đó giúp khách hàng của doanh nghiệp kịp thời có hàng nhằm chuẩn bị phục vụ cho các đợt nắng nóng cao điểm diễn ra liên tục trong quý II và quý III năm nay theo yêu cầu từ kịch bản cung ứng điện năm 2024 mà Cục Điều tiết Điện lực – Bộ Công thương đã ban hành

4.4.2 Đề xuất của sinh viên với trường Đại học Thương Mại liên quan đến chương trình đào tạo chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng

Trong quá trình đi thực tập, tác giả nhận thấy bản thân còn thiếu kiến thức về kỹ năng đàm phàn hiệu quả trong các giao dịch đàm phán thương mại Mặc dù với chương trình chuẩn của hệ đại học, tác giả có được học về một số các kiến thức trong đàm phán thương mại nhưng phạm vi kiến thức còn chung chung, sử dụng trong kinh doanh nói chung chứ không phải trong chính ngành tác giả đang theo học là Logistics và Quản lí chuỗi cung ứng Xuất phát từ hiện trạng trên, tác giả đề xuất nhà trường và Bộ môn xem xét có thể đưa được thêm môn học có liên quan tới kỹ năng đàm phán thương mại, đặc biệt là có liên quan tới hoạt động quản trị mua hàng vào chương trình giảng dạy Việc cập nhật

60 chương trình học để phù hợp với yêu cầu thực tiễn của ngành nghề sẽ giúp sinh viên nâng cao năng lực và chuẩn bị tốt hơn cho công việc trong tương lai Đồng thời, việc này sẽ giúp sinh viên làm quen với các thuật ngữ, khái niệm và tài liệu chuyên ngành Điều này hỗ trợ cho việc nghiên cứu, học tập và làm việc trong lĩnh vực này sau này Ngoài ra, sinh viên từ đó nâng cao năng lực chuyên môn và cơ hội nghề nghiệp Hơn thế nữa, việc có kiến thức và kỹ năng đàm phán thương mại hiệu quả sẽ là lợi thế khi sinh viên xin việc và làm việc trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng Doanh nghiệp đòi hỏi nhân viên có khả năng đàm phán và làm việc hiệu quả trong môi trường quốc tế