Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần MK Vision

Một số vấn đề cơ bản về mua hàng tại doanh nghiệp

Từ đó cho phép mua bám sát các điều kiện thực tại trong thị trường, quản lý mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năng cung cấp các sản phẩm có lợi thế về giá cả, chất lượng, công nghệ…đồng thời duy trì tốt mối quan hệ thân thiết với các NCC bên ngoài. Bao gồm: (1) Đảm bảo chất lượng sản phẩm về đặc điểm vật chất, kỹ thuật, kiểm định khi nhận vật liệu và đúng theo yêu cầu hợp đồng; (2) đảm bảo chất lượng lượng dịch vụ bằng việc tư vấn trước giao dịch, hướng dẫn sửa chữa, cung cấp dịch vụ ổn định và tin cậy; (3) đảm bảo quá trình cung ứng liên tục đồng bộ, thông tin kết nối nhịp nhàng.

Phân định nội dung về quy trình mua hàng tại doanh nghiệp

Quyết định về giá mua và tổng chi phí: mua hàng phải đảm bảo sở hữu hàng hóa với mức giá hợp lý, đây là mức giá thấp nhất để đảm bảo nguồn cung liên tục với chất lượng đảm bảo, vào đúng lúc và đúng chỗ khi DN cần. Đây là căn cứ để bộ phận mua hàng so sánh giá, các điều kiện và điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, từ đó xác định NCC tiềm năng và lựa chọn ra NCC phù hợp nhất với các yêu cầu của DN. Sau khi đã lựa chọn được NCC cung ứng hàng hóa, trên cơ sở đàm phán với NCC để tiến hành soạn thảo PO (purchasing order - đơn đặt hàng) hoặc hợp đồng đối với những đơn hàng có giá trị cao và hàng hóa có tính chất phức tạp cần các điều khoản ràng buộc chặt chẽ giữa người bán và người mua.

Các điều khoản chính của hợp đồng mua bán bao gồm: giá cả, chất lượng, số lượng, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh toán, chính sách trả hàng và bảo hành, cuối cùng là điều khoản phạt và bồi thường. Là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, vì vậy mà cần xác định trách nhiệm vật chất của hàng hóa bằng việc kiểm tra chi tiết thông số kỹ thuật, loại hàng, chất lượng, đảm bảo tiếp nhận kịp thời và nhanh chóng. Bước này phải đo lường kết quả sau quá trình mua theo các tiêu chuẩn, đối chiếu với các chỉ tiêu ở bước 1, kiểm tra kết quả mua sau đó so sánh kết quả thực tế và mục tiêu đặt ra theo mặt hàng hoặc NCC.

Các tiêu chuẩn đánh giá sau mua thường bao gồm (1) các tiêu chuẩn lô hàng, liên quan đến mức độ đáp ứng về số lượng, cơ cấu và chất lượng, (2) tiêu chuẩn hoạt động, liên quan đến tiêu chuẩn về thời gian đáp ứng và mức độ tin cậy của việc thực hiện đơn hàng, (3) tiêu chuẩn về chi phí, mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua.

Các yếu tố tác động đến hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp

Chính trị ổn định sẽ tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động kinh doanh và trở thành động lực cho hoạt động đầu tư, tăng trưởng kinh tế và thúc đẩy chi tiêu của người tiêu dùng, từ đó dẫn đến nhu cầu tăng cao, tạo điều kiện mở rộng DN và phát triển mạng lưới bán hàng. Sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá, để tạo ra được lợi thế cạnh tranh về giỏ, DN phải thường xuyờn theo dừi chớnh sỏch giỏ của cỏc đối thủ, đưa ra được mức giá khách hàng chấp nhận được mà mức giá đó phải nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm bảo DN vẫn có lãi. Vì vậy mà DN phải dựa vào đặc điểm và nhu cầu của khách hàng để xây dựng quy trình cung ứng phù hợp, hoạt động mua hàng cũng phải thích ứng theo yêu cầu này để đáp ứng sự hài lòng của khách hàng.

Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng, hoạt động mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược của DN, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lý. Cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại giúp DN nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn… điều này giúp tăng sức cạnh tranh của DN so với các đối thủ cạnh tranh. • Các giải pháp CNTT giúp DN tiếp cận được nguồn cung ở khắp nơi trên thế giới, tạo thuận tiện trong quá trình đàm phán trao đổi, tiết kiệm thời gian và chi phí trong hoạt động giao dịch, thanh toán, chuyển giao hàng hóa và dịch vụ…từ đó giúp nâng cao hiệu suất của hoạt động mua hàng và cải thiện dịch vụ khách hàng.

Nhân viên chính là người trực tiếp thực hiện hoạt động mua hàng, bao gồm việc tìm kiếm nguồn cung, làm việc với nhà cung cấp, đàm phán, quản lý mối quan hệ NCC, ra quyết định…Trình độ và kỹ năng của nhân viên thu mua sẽ quyết định hiệu suất của hoạt động mua hàng.

Dự báo xu hướng phát triển của thị trường camera và phương hướng hoạt động của công ty Cổ phần MK Vision đến năm 2025 và tầm nhìn đến năm 2030

(Nguồn: Market Research Future & Globe Newswire) Tại Việt Nam, thị trường camera giám sát được đánh giá có tiềm năng tăng trưởng lớn, với tổng lượng camera dự kiến khoảng 15 triệu chiếc vào năm 2025. Bên cạnh đó, dân số đô thị ngày càng tăng cho thấy xu hướng đầu tư vào camera an ninh thông minh không chỉ của người dân mà còn ở các cơ quan chính phủ, cơ quan thực thi pháp luật nhằm giám sát và quản lý an ninh xã hội tốt hơn. Bên cạnh việc giám sát, bảo vệ an toàn ngôi nhà, nhu cầu lắp đặt camera tại nhiều hộ gia đình Việt có xu hướng mở rộng chức năng quan sát, quản lý và chăm sóc ngôi nhà từ xa.

Trong những năm sắp tới, MK Vision tiếp tục theo đuổi sứ mệnh trở thành DN đứng đầu trong lĩnh vực cung cấp và sản xuất thiết bị quan sát thông minh (AI), mở rộng thị trường trong nước và quốc tế. Năm 2024, công ty hướng đến hoàn thiện dây chuyền sản xuất, dây chuyền SMT và dây chuyền lắp ráp, tiếp nhận chuyển giao công nghệ 2 dòng sản phẩm M6 và BWC camera để tự chủ sản xuất tại chính nhà máy của mình. Với lợi thế về chất lượng, đặc biệt là tính an toàn bảo mật thông tin cá nhân và chi phí tối ưu, năm 2024 công ty đặt mục tiêu mở rộng thị trường, phấn đấu sản xuất và cung ứng ra thị trường 10.000 sản phẩm AI camera, tiếp tục khẳng định chuỗi giá trị “Make in Việt Nam”.

Trong những năm tiếp theo, công ty hướng đến đưa ra thị trường những giải pháp camera thông minh chất lượng cao phục vụ nhu cầu giám sát và quản lý đặc thù của Việt Nam, đưa ra thị trường những giải pháp camera thông minh chất lượng cao, giải quyết các vấn đề đặc thù trong quản lý và giám sát tại Việt Nam, tạo mối quan hệ đối tác bền vững, đầu tư phát triển.

Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần MK Vision .1 Giải pháp hoàn thiện quy trình mua

Ngoài ra, việc tiếp nhận đơn hàng cần sự phối hợp với bộ phận kho một cách nhịp nhàng để tính toán diện tích kho có thể tiếp nhận lượng hàng hóa phù hợp hay có phương án dự phòng trong trường hợp cần tiếp nhận lượng hàng hóa lớn mà hệ thống kho không đáp ứng được. Ngoài ra, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận mua hàng với bộ phận sản xuất, bộ phận kỹ thuật, bộ phận tài chính kế toỏn…trong việc trao đổi thụng tin và thực hiện cỏc nhiệm vụ, phõn cụng nhiệm vụ rừ ràng để mọi người có ý thức cao với việc thực hiện công việc của mình. Do hạn chế về nguồn lực tài chính hiện tại mức độ ứng dụng CNTT của MK Vision vào hoạt động mua hàng vẫn còn ở trình độ thấp, đa phần là các phần mềm điện tử, email, internet cơ bản, các bước trong quy trình mua hàng tại MK Vision đang được thực hiện thủ công bởi nhân viên mua hàng.

Tích hợp nhiều module trong hệ thống như tài chính - kế toán, quản lý kho, quản lý hóa đơn…Phần mềm giúp thiết lập kế hoạch mua hàng theo từng giai đoạn, tính toán lượng NVL cần đặt một cách tự động, từ đó gửi báo giá một cách tự động đến NCC dựa vào mức tồn kho. Lưu trữ, phân loại và đánh giá các bảng báo giá của các NCC khác nhau từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp nhất; thống kế, phân tích và thiết lập các báo cáo mua hàng trực quan với các dạng bảng biểu…Phần mềm này đang được rất nhiều DN sản xuất sử dụng khá hiệu quả, tiết kiệm được thời gian, nhân lực và tăng độ chính xác. • Thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo về các dòng sản phẩm camera của mình, về sản xuất chế biến, kỹ năng mềm liên quan đến việc xử lý tình huống, đàm phán và thiết lập mối quan hệ với NCC, kỹ năng ngoại ngữ, khả năng ứng dụng CNTT vào hoạt động mua hàng….

Nghiên cứu thị trường là căn cứ để công ty xây dựng kế hoạch trong tương lai, các vấn đề công ty cần quan tâm bao gồm mạng lưới NCC, đối thủ cạnh tranh, tình hình biến động NVL, biến động giá cả….Trên cơ sở đó, công ty có thể chủ động trong quá trình tìm nguồn hàng với mức giá cạnh tranh, đảm bảo chất lượng NVL đầu vào đúng với tiến độ sản xuất được vạch ra.