Tính cấp thiết của đề tài
Mua hàng là bước khởi đầu quan trọng cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm thu thập các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, máy móc, và công cụ Từ những năm 1850, doanh nghiệp đã xem mua hàng như một hoạt động đơn lẻ, nhưng nhận thức về tầm quan trọng của nó đã thay đổi, khi nhận ra rằng nó ảnh hưởng trực tiếp đến đầu ra, lợi nhuận, chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng Nhiều doanh nghiệp lớn đã thành lập bộ phận mua hàng riêng, trong khi các doanh nghiệp nhỏ hơn thường thuê ngoài để tập trung vào năng lực cốt lõi Tuy nhiên, hoạt động mua hàng vẫn còn thiếu sự hoàn thiện và liên kết giữa các bên, dẫn đến thông tin không chính xác và tốn thời gian.
Dịch vụ mua hàng ra đời nhằm mang lại quy trình mua sắm dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi với mức giá hợp lý Khách hàng có thể tìm nguồn hàng uy tín, chất lượng mà không cần đầu tư quá nhiều thời gian và vốn Dịch vụ này đảm bảo quy trình giao hàng tận nơi một cách nhanh chóng và hiệu quả Nhận thấy nhu cầu và tầm quan trọng của hoạt động mua hàng, Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs, thành lập năm 2015, đã mở rộng dịch vụ kho vận và vận tải quốc tế, cung cấp thủ tục hải quan và ủy thác nhập khẩu, đồng thời hỗ trợ khách hàng tìm nhà cung cấp, đàm phán giao dịch, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục thông quan, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đến tận nơi khách hàng một cách thuận lợi.
Trong quá trình thực tập, tác giả nhận thấy phòng dịch vụ mua hàng gặp nhiều khó khăn như quy trình làm việc phức tạp và thiếu kết nối giữa các phòng ban, dẫn đến chậm trễ trong giao nhận và thông tin không thống nhất giữa nhà cung cấp và khách hàng Do đó, tác giả quyết định nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện dịch vụ mua hàng của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs” để xác định quy trình hoàn chỉnh của dịch vụ mua hàng, từ đó cải thiện quy trình nhằm đáp ứng sự hài lòng của khách hàng và nâng cao hiệu quả dịch vụ, đồng thời đưa ra giải pháp cho những hạn chế hiện tại.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Phạm Chí Linh (2021), luận văn Thạc sĩ “Quản trị mua hàng tại công ty cổ phần Thương mại và Dược phẩm Hưng Việt”
Bài viết nêu rõ các vấn đề cơ bản liên quan đến mua hàng, bao gồm các nhân tố ảnh hưởng và quy trình mua hàng Tác giả đã nghiên cứu thực trạng mua hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dược phẩm Hưng Việt, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng Công ty chú trọng phát triển hệ thống nhân sự trong bộ phận mua hàng, kiểm soát và giám sát toàn bộ quy trình từ khâu đầu vào đến khi hoàn tất đơn hàng Sau mỗi giao dịch, công ty thực hiện đánh giá hiệu quả và đưa ra các giải pháp cải tiến cho những đơn hàng tiếp theo Tác giả cũng chỉ ra hai giải pháp quan trọng mà công ty cần thực hiện để hoàn thiện công tác mua hàng: phát triển đội ngũ nhân sự và cải tiến quy trình chuẩn bị chứng từ, giấy phép kinh doanh.
Hoàng Thị Kim Phượng (2021), luận văn tốt nghiệp trường Đại học Thương mại
“Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng công nghệ Cao An Cường”
Tác giả phân tích hoạt động mua hàng và quản trị nguồn cung cấp từ khâu đầu vào, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp Công ty chú trọng tối thiểu hóa chi phí và tối ưu hóa quy trình giao nhận nguyên vật liệu Qua việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng, tác giả đã chỉ ra những thành công và hạn chế mà công ty đang gặp phải, đồng thời đề xuất các giải pháp để cải thiện công tác mua hàng.
Trần Thị Thúy Hường (2023), luận văn tốt nghiệp “Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt”
Bài viết phân tích thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt, đồng thời đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình này Qua việc xem xét kết quả mua hàng trong những năm gần đây, tác giả chỉ ra những hạn chế còn tồn tại và đề xuất giải pháp nhằm cải thiện hoạt động mua, bao gồm việc nâng cao chất lượng hệ thống nhà cung cấp, cải tiến quy trình thương lượng và đặt hàng, cũng như tăng cường công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hóa, đồng thời cải thiện kỹ năng của nhân sự trong quá trình mua sắm.
Nguyễn Thúy Hồng Ngọc Hoa (2020),luận văn tốt nghiệp “Hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH thương mại dịch vụ Thuận Hảo”
Trong bài viết, tác giả phân tích quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định quy trình mua hàng rõ ràng và tuân thủ quy định pháp luật Quy trình vận chuyển cần được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo chất lượng và tuân thủ các quy định hải quan để hàng hóa được thông quan Bài viết cũng đánh giá tính hoàn chỉnh của quy trình mua hàng và chỉ ra những lỗ hổng có thể tồn tại Để cải thiện, tác giả đề xuất nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên mua hàng và thiết lập bộ máy nghiên cứu thị trường hiệu quả Nguồn: Đỗ Phạm Thúy Quỳnh (2021), luận văn tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác tổ chức mua nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Vinahome”.
Tác giả phân tích thực trạng hoạt động thu mua thông qua các chỉ tiêu đánh giá và tác động của các yếu tố như nguồn lực doanh nghiệp, quy trình thu mua, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh và chính sách kinh tế Qua đó, bài viết chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu trong hoạt động thu mua, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quy trình này, bao gồm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của bộ phận thu mua và nâng cấp quy trình hoạt động thu mua.
Mở rộng mạng lưới nhà cung cấp
Hoạt động mua hàng ngày càng trở nên quan trọng, thu hút nhiều nghiên cứu và ứng dụng nhằm cải thiện hiệu quả và tối ưu hóa thời gian cũng như chi phí Tuy nhiên, hầu hết các nghiên cứu chỉ tập trung vào các công ty kinh doanh và sản xuất, trong khi chưa có phân tích thực trạng cung cấp dịch vụ mua hàng của các công ty dịch vụ Từ những nghiên cứu hiện có về hoạt động mua hàng, tác giả chỉ ra những hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải, từ đó đề xuất giải pháp để các công ty cung cấp dịch vụ mua hàng hoàn thiện dịch vụ của mình, nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện dịch vụ mua hàng của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs” là rất quan trọng và cần thiết, đồng thời không trùng lặp với các nghiên cứu trước đây.
Đối tƣợng và mục tiêu nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Dịch vụ mua hàng của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu
Dữ liệu thứ cấp về thực trạng của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs được thu thập trong khoảng thời gian 3 năm (2020-2022) Các giải pháp và kiến nghị sẽ được đề xuất nhằm thực hiện đến hết năm 2025, với tầm nhìn hướng tới năm 2030.
Mục tiêu của nghiên cứu này là phân tích thực trạng tổ chức dịch vụ mua tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ mua tại công ty.
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về dịch vụ mua tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs
- Phân tích và đánh giá thực trạng dịch vụ mua tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs
- Đề xuất giải pháp để nâng cao, hoàn thiện dịch vụ mua hàng của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Nghiên cứu này dựa trên dữ liệu từ giáo trình, bài giảng và luận văn của giảng viên tại Đại học Thương mại cùng các trường đại học khác Ngoài ra, nghiên cứu còn khai thác thông tin từ các trang báo chí, luận văn, và tài liệu liên quan đến quản trị hoạt động mua hàng, đặc biệt là dịch vụ mua hàng.
Bài viết này sử dụng dữ liệu từ báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs trong giai đoạn 2020-2022 Ngoài ra, còn đề cập đến các văn bản và số liệu liên quan đến quá trình thành lập, phát triển cũng như những định hướng phát triển tương lai của công ty.
Dữ liệu sơ cấp bao gồm các quan sát thực tế, sự tiếp xúc trực tiếp trong công việc, cùng với ý kiến đóng góp từ lãnh đạo và nhân viên trong công ty.
Phương pháp xử lý dữ liệu:
Phương pháp thống kê được áp dụng trong luận văn nhằm phân tích các số liệu, thông tin và bảng biểu đã thu thập, từ đó đánh giá hiệu quả và đề xuất giải pháp cải thiện dịch vụ logistics.
Phương pháp so sánh được áp dụng trong khóa luận này nhằm phân tích các số liệu tài chính và tình hình kinh doanh qua các năm Bằng cách đối chiếu các báo cáo, nghiên cứu sẽ chỉ ra sự chênh lệch giữa các năm, từ đó xác định nguyên nhân gây ra sự khác biệt và đề xuất các giải pháp khắc phục hiệu quả.
Phương pháp phân tích tổng hợp là kỹ thuật quan trọng trong việc kết hợp lý thuyết và kết quả nghiên cứu để giải quyết các vấn đề trong đề tài Phương pháp này không chỉ giúp làm rõ các số liệu và thông tin mà còn hỗ trợ trong việc phân tích bảng biểu thu thập được, từ đó cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về nội dung nghiên cứu.
Kết cấu của đề tài
Khóa luận bao gồm 3 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về dịch vụ mua hàng tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng về dịch vụ mua hàng tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs
Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện dịch vụ mua hàng tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ DỊCH VỤ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP
Khái quát về mua và dịch vụ mua
1.1.1 Khái niệm, bản chất và mục tiêu của mua
Mua sắm là quá trình tạo ra nguồn lực vật tư và nguyên liệu hàng hóa cho doanh nghiệp, nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với chi phí tối ưu Quan điểm này tập trung vào các chức năng giao dịch và hoạt động tác nghiệp quy mô nhỏ của từng chủ thể, mà chưa có sự liên kết chặt chẽ giữa nhiều bên liên quan.
Bản chất của hoạt động mua gồm các yếu tố:
+ Nhu cầu: Doanh nghiệp thường cần mua nguyên vật liệu hoặc thành phẩm từ các nhà cung cấp để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh
Quy trình đặt hàng lớn là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì nguồn cung ổn định, đồng thời giảm thiểu chi phí vận chuyển và lưu kho.
Doanh nghiệp cần kiểm soát chất lượng để đảm bảo nguyên liệu và thành phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, nhằm tránh sai sót có thể ảnh hưởng đến các công đoạn sản xuất tiếp theo.
+ Quản lý rủi ro cung ứng: Là một phần quan trọng của hoạt động mua hàng
Doanh nghiệp phải đối phó với các rủi ro trong chuỗi cung ứng, bao gồm biến động giá cả, tình trạng thiếu nguyên vật liệu và sự không ổn định từ phía nhà cung cấp.
Tối ưu hóa chi phí là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp nhằm gia tăng lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Việc mua sắm số lượng lớn không chỉ giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển mà còn mang lại mức giá ưu đãi hơn.
Hàng hóa là những nguyên vật liệu và thành phẩm mà các doanh nghiệp mua sắm để phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc kinh doanh của mình.
Dịch vụ là việc cung cấp các sản phẩm vô hình nhằm mang lại lợi ích cho khách hàng, giúp họ đáp ứng những nhu cầu hoặc mong muốn cụ thể của mình.
Để đảm bảo cung ứng liên tục, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu của các nhóm khách hàng nội bộ như bộ phận sản xuất, trung tâm phân phối, bộ phận kỹ thuật, bộ phận nghiên cứu và phát triển, và phòng công nghệ thông tin Điều này bao gồm việc mua sản phẩm và dịch vụ với mức giá hợp lý, lựa chọn đúng nguồn cung, tuân thủ các đặc điểm kỹ thuật, đảm bảo số lượng phù hợp, và sắp xếp giao hàng đúng thời điểm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng nội bộ.
Quản lý quá trình mua hiệu quả là điều cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh Bộ phận mua cần phải tối ưu hóa hoạt động nội bộ bằng cách phát triển đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đồng thời xây dựng và duy trì các chính sách, thủ tục và quy trình mua sắm hợp lý.
Phát triển nguồn cung ứng là một mục tiêu quan trọng giúp lựa chọn, phát triển và duy trì nguồn cung hiệu quả Mục tiêu này đảm bảo rằng các nguồn cung luôn giữ được tính cạnh tranh, đồng thời nắm bắt các nguồn cung tiềm năng và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp Bên cạnh đó, việc cải thiện và phát triển các nguồn cung không cạnh tranh sẽ góp phần cung cấp sản phẩm với lợi thế về giá thành, chất lượng, thời gian giao hàng, cũng như thúc đẩy sự phát triển của sản phẩm mới.
Để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức, bộ phận mua cần phát triển mối quan hệ hợp tác chặt chẽ và tích cực với các bộ phận chức năng khác như marketing, sản xuất, kỹ thuật, công nghệ và tài chính Việc cung cấp thông tin và tư vấn kịp thời là rất quan trọng trong quá trình này.
Hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức là mục tiêu quan trọng nhằm tạo sự thống nhất với các mục tiêu tổng thể, vì mua sắm có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất doanh nghiệp Khi đạt được mục tiêu này, mua sắm sẽ được công nhận như một tài sản chiến lược, mang lại lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.
1.1.2 Khái niệm, bản chất và mục tiêu của dịch vụ mua
Dịch vụ mua hàng là quá trình mà người mua ủy thác cho công ty trung gian thực hiện các hoạt động mua sắm, bao gồm tìm nhà cung cấp, đàm phán giá cả, thỏa thuận hợp đồng, vận chuyển và thanh toán Công ty trung gian sẽ giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong suốt quá trình mua hàng và giao hàng để tối ưu hóa lợi nhuận Sản phẩm của dịch vụ này là vô hình, và công ty trung gian không sở hữu bất kỳ hàng hóa nào.
Bản chất của dịch vụ mua hàng:
Công ty cung cấp dịch vụ mua hàng hoạt động như một đại diện cho khách hàng, tiếp nhận yêu cầu chi tiết về sản phẩm mà khách hàng mong muốn.
Quá trình đàm phán mua sắm là bước quan trọng mà công ty cung cấp dịch vụ mua thực hiện để lựa chọn sản phẩm, giá cả và điều kiện giao hàng từ các nhà cung cấp Họ cam kết đảm bảo rằng tất cả yêu cầu của khách hàng đều được đáp ứng một cách tốt nhất.
Dịch vụ mua hàng tại doanh nghiệp
1.2.1 Các thành phần tham gia vào quá trình cung ứng dịch vụ mua
Dịch vụ mua là một chuỗi hoạt động liên kết giữa nhiều thành phần, trong đó các yếu tố này phụ thuộc và hỗ trợ lẫn nhau, tạo nên một dịch vụ mua hoàn chỉnh.
Hình 1.1 Mô hình các thành phần tham gia vào quá trình cung ứng dịch vụ mua
(Nguồn: Tự tổng hợp từ giáo trình quản trị chuỗi cung ứng)
Từ mô hình trên có thể kể đến các thành phần tham gia vào quá trình cung ứng dịch vụ nhƣ:
Nhà cung cấp nguyên vật liệu thô đóng vai trò quan trọng trong dịch vụ mua, yêu cầu việc tìm hiểu và lựa chọn kỹ lưỡng Sự gia tăng số lượng nhà cung cấp dẫn đến mức độ cạnh tranh cao, buộc dịch vụ mua phải linh hoạt trong việc lựa chọn Đồng thời, các nhà cung cấp cũng có thể trở thành khách hàng của dịch vụ mua, giúp họ tìm kiếm những khách hàng có nhu cầu.
Doanh nghiệp sản xuất cần có mối liên kết chặt chẽ với các nhà cung cấp nguyên vật liệu thô, vì vậy dịch vụ mua đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối hai bên Họ cần tìm kiếm những nhà cung cấp nguyên vật liệu tốt nhất với giá cả hợp lý, đồng thời tối ưu hóa thời gian và chi phí Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào quy trình sản xuất và phân phối mà không phải lo lắng về các thủ tục phức tạp Dịch vụ mua sẽ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu này, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động.
Nhà phân phối đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối doanh nghiệp sản xuất với khách hàng, giúp tìm ra những người có nhu cầu mua sắm Dịch vụ mua không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất hoàn thiện sản phẩm mà còn giúp nhà phân phối tìm kiếm các doanh nghiệp sản xuất phù hợp với yêu cầu của họ.
Dịch vụ mua sẽ kết nối các đại lý bán buôn và bán lẻ với nhà phân phối hoặc doanh nghiệp sản xuất, giúp tối ưu hóa quy trình cung ứng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Khách hàng là người tiêu dùng cuối cùng, tìm kiếm các nhà bán buôn và bán lẻ uy tín, chất lượng với giá cả hợp lý Dịch vụ mua giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mua sắm của họ.
1.2.2 Quy trình cung ứng dịch vụ mua
Hình 1.2 Quy trình cung ứng dịch vụ mua (Nguồn: Tự tổng hợp từ giáo trình quản trị logistics kinh doanh)
Các dịch vụ mua sắm có quy trình đa dạng, cho phép doanh nghiệp khách hàng tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể Doanh nghiệp khách hàng đưa ra các tiêu chí như giá cả, chất lượng, dịch vụ giao hàng, phương thức thanh toán và thời gian thanh toán để giúp dịch vụ mua sắm tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp.
Tổ chức nội bộ trong doanh nghiệp bao gồm cấu trúc phòng ban, quan hệ và phương pháp quản lý, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ mua Mặc dù cơ cấu tổ chức khó nhận thấy trong quá trình cung ứng dịch vụ, nhưng nó ảnh hưởng sâu sắc đến hiệu quả hoạt động của hệ thống và tác động trực tiếp đến cơ sở vật chất cũng như đội ngũ cung ứng dịch vụ mua.
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cần trang bị đầy đủ và hoàn thiện để nâng cao chất lượng dịch vụ Điều này bao gồm việc đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và cải thiện cơ sở vật chất.
Nhân viên giao tiếp dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, sở hữu kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để thực hiện giao tiếp cá nhân theo quy định của doanh nghiệp Họ cũng được rèn luyện về thái độ và hành vi giao tiếp, góp phần nâng cao lòng tin và uy tín cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cần trang bị cơ sở vật chất đầy đủ, bao gồm thiết bị, nguồn vốn và mạng lưới hạ tầng, nhằm phục vụ hiệu quả cho việc cung cấp dịch vụ mua Tiêu chí này không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn là yếu tố quan trọng để khách hàng đánh giá xem dịch vụ có đáp ứng được yêu cầu của họ hay không.
Các dịch vụ mua mà doanh nghiệp cung cấp được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu của khách hàng, nhằm đạt được kết quả tốt nhất cho cả hai bên Chúng mang đến những phương án phù hợp và giúp thực hiện mục tiêu chung Dịch vụ mua này không chỉ phản ánh năng lực mà còn thể hiện trình độ quản lý của doanh nghiệp Các dịch vụ mua có thể bao gồm nhiều hình thức khác nhau để phục vụ nhu cầu của khách hàng.
Dịch vụ tư vấn mua hàng chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp hướng dẫn khách hàng hiểu rõ quy trình mua sắm, từ đó nắm bắt thông tin về thị trường và các lựa chọn phù hợp.
Dịch vụ đàm phán hợp đồng cung cấp hỗ trợ chuyên nghiệp trong quá trình thương thảo với các nhà cung cấp, nhằm đảm bảo khách hàng nhận được điều kiện và giá cả hợp lý nhất.
Quản lý chuỗi cung ứng là dịch vụ thiết yếu giúp theo dõi và duy trì sự ổn định của nguồn cung, từ đó đảm bảo hoạt động sản xuất và kinh doanh của khách hàng diễn ra suôn sẻ.
Các yếu tố ảnh hưởng dến dịch vụ mua
Các yếu tố kinh tế như GDP, tỷ lệ hối đoái, lãi suất, tỷ lệ lạm phát và thuế không chỉ ảnh hưởng đến nền kinh tế mà còn tạo ra cơ hội cho một số doanh nghiệp, đồng thời cũng là thách thức cho những doanh nghiệp khác.
Kinh tế ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, quyết định sử dụng dịch vụ mua cũng vì thế mà thay đổi Trong giai đoạn tăng trưởng kinh tế, thu nhập của khách hàng tăng, dẫn đến sức mua và khả năng chi tiêu cho dịch vụ mua cũng tăng theo Ngược lại, trong thời kỳ suy thoái kinh tế, khách hàng có xu hướng giảm chi tiêu và tìm cách tiết kiệm, điều này có thể làm giảm sự phổ biến của dịch vụ mua hàng.
Trong bối cảnh thị trường giảm giá và kinh tế khó khăn, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm các ưu đãi giảm giá và khuyến mãi Dịch vụ mua sắm có thể giúp khách hàng tìm kiếm sản phẩm với giá cả cạnh tranh, từ đó nâng cao hiệu quả cạnh tranh trong thị trường.
Lãi suất có tác động lớn đến chi phí vốn và chiến lược phát triển của doanh nghiệp Khi lãi suất cho vay tăng, các nhà cung cấp nhỏ và vừa trở nên nhạy cảm hơn, dẫn đến việc siết chặt điều khoản thanh toán Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc mở rộng thị trường và đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng.
Yếu tố chính trị pháp luật
Yếu tố chính trị pháp luật bao gồm hệ thống luật pháp hiện hành, các quy tắc và chuẩn mực do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành Doanh nghiệp chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi tuân thủ các yếu tố chính trị, đảm bảo rằng các hoạt động của họ phù hợp với các chính sách và đường lối của Nhà nước.
Các quy định và luật pháp liên quan đến mua bán đóng vai trò quan trọng trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp, tạo dựng lòng tin giữa người mua và người bán Điều này giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi giao dịch với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ mua, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của dịch vụ mua.
Luật pháp rõ ràng và minh bạch giúp hoạt động mua bán diễn ra thuận lợi và nhanh chóng Ngược lại, các văn bản chồng chéo và lỗ hổng trong luật pháp có thể dẫn đến hành vi mua bán bất chính và tiếp tay cho doanh nghiệp có mục đích xấu.
Yếu tố văn hóa – xã hội
Yếu tố văn hóa – xã hội đóng vai trò quan trọng trong kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến thói quen tiêu dùng của các nhóm dân cư Điều này dẫn đến sự hình thành sở thích và cách cư xử của khách hàng trên thị trường Khách hàng có xu hướng mua sắm thường xuyên và tìm kiếm sự tiện lợi để tiết kiệm thời gian, từ đó sẵn sàng chi trả cho các dịch vụ mua sắm.
Yếu tố công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc sản xuất hàng hóa và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp Trong bối cảnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa ngày nay, tốc độ thay đổi công nghệ diễn ra nhanh chóng Để tồn tại và phát triển trên thị trường, các doanh nghiệp cần liên tục nghiên cứu và cải tiến công nghệ, từ đó đổi mới và nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của khách hàng.
Hầu hết các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ mua hàng hiện nay đều áp dụng công nghệ, với sự khác biệt về mức độ và quy mô Công nghệ không chỉ giúp phân tích nhu cầu và biến động giá cả mà còn tối ưu hóa quá trình ra quyết định và thực hiện mua hàng, mang lại sự nhanh chóng và thuận tiện Hơn nữa, công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc tích hợp thông tin và chuỗi cung ứng giữa doanh nghiệp, nhà cung cấp và khách hàng, tạo ra sự kết nối bền vững hơn.
1.3.1.2 Các yếu tố vi mô
Khách hàng là yếu tố then chốt cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, vì vậy việc định hướng theo nhu cầu và sự hài lòng của họ là mục tiêu hàng đầu Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ mua cần hiểu rõ nhu cầu của cả cá nhân và tổ chức để đưa ra các giải pháp phù hợp Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến dịch vụ, đổi mới và nắm bắt kịp thời sự biến động của thị trường nhằm mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Yếu tố nhà cung cấp
Nhà cung cấp là tổ chức hoặc cá nhân cung ứng hàng hóa và dịch vụ cho doanh nghiệp, tạo thành thị trường cung cấp các yếu tố đầu vào như máy móc, nguyên vật liệu và dịch vụ tài chính Đối với doanh nghiệp dịch vụ, việc phụ thuộc vào nhà cung cấp cho các phương tiện vận tải và kho bãi là điều cần thiết Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp nhận được mức giá ưu đãi và xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh Do đó, xây dựng và mở rộng mạng lưới với nhà cung cấp là yếu tố quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Yếu tố đối thủ cạnh tranh
Yếu tố cạnh tranh từ đối thủ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp Khi mức độ cạnh tranh gia tăng, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ mua phải đối mặt với áp lực lớn hơn để cải thiện và hoàn thiện dịch vụ Điều này dẫn đến việc phong phú và đa dạng hóa dịch vụ, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ khách hàng tìm kiếm nguồn hàng, thực hiện đàm phán, vận chuyển và giao hàng đến địa điểm yêu cầu.
Các doanh nghiệp 3PL cung cấp dịch vụ logistics toàn diện, bao gồm tìm kiếm nhà cung cấp, vận chuyển, lưu kho, soạn hàng, đóng gói, dự báo hàng tồn kho và thực hiện đơn hàng Họ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG DỊCH VỤ MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VNLOGS
Khái quát về công ty
2.1.1 Giới thiệu về công ty
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs, tên tiếng Anh là Vnlogs Export and Import Joint Stock Company, được thành lập vào ngày 21/09/2015 bởi ông Mạc Hữu Toàn Văn phòng chính của công ty tọa lạc tại Tòa nhà Sacombank, đường Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
Hình 2.1 Logo của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs
( Nguồn: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs)
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs, với 8 năm hoạt động và phát triển, hiện có văn phòng chính tại Hà Nội và đại diện tại Hải Phòng và Hồ Chí Minh, chuyên cung cấp dịch vụ logistics và là đại lý tại nhiều quốc gia như Trung Quốc, Hàn Quốc, Ấn Độ và Nga Kể từ năm 2018, công ty đã mở rộng dịch vụ mua hàng, tập trung chủ yếu vào thị trường Trung Quốc và một phần nhỏ ở Hàn Quốc, đồng thời đang trong quá trình mở rộng quy mô Với mục tiêu trở thành đối tác tin cậy cho cá nhân và doanh nghiệp mới, Vnlogs cam kết cung cấp tư vấn và giải pháp hiệu quả, luôn đặt khách hàng lên hàng đầu và nỗ lực mang đến dịch vụ tốt nhất Công ty hướng đến hình ảnh chuyên nghiệp, thân thiện, năng động và nhiệt tình phục vụ khách hàng.
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs chuyên cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu và logistics, cùng với quản lý hậu cần và giải pháp chuỗi cung ứng Chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp tối ưu, quy trình hoàn chỉnh và tốc độ nhanh nhất, nhằm tối đa hóa giá trị cho khách hàng.
Dịch vụ kho – vận chuyển chuyên cung cấp giải pháp lưu trữ và vận tải hàng hóa cả trong nước và quốc tế, bao gồm quản lý kho bãi, đóng gói, bốc xếp và phân phối hàng hóa một cách hiệu quả.
Dịch vụ hải quan của công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs chuyên thực hiện và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho khách hàng, bao gồm thủ tục khai báo hải quan và kiểm hóa tại cảng Với thế mạnh trong việc xin cấp giấy phép, Vnlogs giúp khách hàng hoàn tất các thủ tục một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Dịch vụ thu mua chuyên nghiệp giúp khách hàng tìm kiếm nhà cung cấp và nguồn hàng phù hợp theo yêu cầu Chúng tôi đại diện cho khách hàng trong việc đàm phán, chuẩn bị giấy tờ cần thiết và vận chuyển hàng hóa tận tay, đảm bảo sự thuận tiện và tiết kiệm thời gian cho khách hàng.
Dịch vụ ủy thác xuất – nhập khẩu của chúng tôi hỗ trợ khách hàng chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, cung cấp giải pháp toàn diện cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa Chúng tôi thực hiện tất cả các công đoạn, từ đặt container, booking tàu cho đến làm bill, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Dịch vụ xin giấy phép xuất nhập khẩu của công ty hỗ trợ khách hàng trong việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho những mặt hàng đặc biệt Quy trình xuất nhập khẩu thường yêu cầu các giấy phép chuyên ngành phức tạp, bao gồm dịch vụ xin giấy phép kiểm dịch, dán nhãn năng lượng, an toàn thực phẩm, kiểm tra chất lượng và các tài liệu liên quan khác.
Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs
Ban giám đốc của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs bao gồm một giám đốc và một phó giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty Dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc, công ty tổ chức các phòng ban để thực hiện các chức năng khác nhau, đảm bảo hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững.
Phòng mua hàng mới thành lập với 4 nhân sự, hỗ trợ từ các phòng ban khác, có trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng và nhà cung cấp theo yêu cầu khách hàng Phòng này sẽ trực tiếp kết nối nhà cung cấp với khách hàng, đàm phán về số lượng, giá cả, phương thức thanh toán và vận chuyển, cũng như ký kết hợp đồng, đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ hợp tác giữa hai bên.
Phòng logistics bao gồm bộ phận chứng từ và bộ phận hiện trường, thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến phòng mua hàng Sau khi đơn hàng được ký kết, phòng logistics sẽ chuẩn bị các giấy tờ và thủ tục cần thiết để hàng hóa được thông quan, đồng thời thuê phương tiện vận chuyển và theo dõi quá trình vận chuyển cho đến khi đơn hàng được giao đến địa điểm yêu cầu.
Phòng bán hàng có nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua các trang mạng xã hội và mối quan hệ Đội ngũ này tư vấn và báo giá cước cho khách hàng, đồng thời theo dõi và xử lý đơn hàng để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh Họ cũng hỗ trợ các phòng ban khác trong quá trình thực hiện đơn hàng.
Phòng marketing bao gồm nhân sự cố định và part-time, chịu trách nhiệm thực hiện các chiến dịch quảng bá và quảng cáo cho dịch vụ của công ty Đội ngũ này cũng chia sẻ những mẹo và thông tin mới nhất về logistics trên thị trường, đồng thời quản lý các nhóm cộng đồng do công ty sáng lập, như Cộng đồng xuất nhập khẩu - logistics, nhằm tìm kiếm nguồn hàng uy tín.
Phòng kế toán – nhân sự bao gồm hai bộ phận chính: kế toán và nhân sự Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm tổng hợp kết quả kinh doanh, xuất hóa đơn cho khách hàng và kiểm soát chi tiêu của công ty Trong khi đó, bộ phận nhân sự quản lý hồ sơ, cơ sở vật chất và văn phòng phẩm, đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ.
2.1.2 Nguồn lực của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs
Công ty bắt đầu với quy mô nhỏ và vốn điều lệ 1.600.000.000 VNĐ, nhưng nhờ sự tâm huyết và nỗ lực không ngừng, đã xây dựng được niềm tin từ khách hàng Qua nhiều năm hoạt động, công ty đã tăng trưởng cả về tài chính lẫn quy mô, từng bước khẳng định vị thế trên thị trường logistics.
Bảng 2.1 Nguồn tài chính tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs năm 2020 -2022 Đơn vị tính: Tỷ đồng
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs)
Thực trạng cung cấp dịch vụ mua hàng của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu
2.2.1 Mô tả thị trường dịch vụ mua của công ty
2.2.1.1 Các khách hàng mục tiêu
Bảng 2.5 Danh sách một số khách hàng của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu
(Nguồn: Tự tổng hợp của tác giả từ dữ liệu của công ty)
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs tập trung vào đối tượng khách hàng là cá nhân tự kinh doanh và các doanh nghiệp nhỏ, những người chưa có kinh nghiệm trong việc tìm kiếm nguồn hàng và thị trường, đặc biệt là thị trường Trung Quốc Công ty cung cấp dịch vụ mua hàng, hỗ trợ khách hàng trong việc tiếp cận và khai thác tiềm năng của thị trường này.
Cá nhân tự kinh doanh trên các nền tảng thương mại điện tử thường thiếu kinh nghiệm trong việc tìm nguồn hàng Họ chủ yếu cạnh tranh về giá cả và chất lượng sản phẩm, do đó cần một công ty cung cấp dịch vụ mua sắm giúp họ tìm kiếm nguồn cung cấp với giá hợp lý và chất lượng tốt nhất.
Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh vừa và nhỏ thường không có thế mạnh trong việc mua hàng, vì vậy họ chọn sử dụng dịch vụ mua hàng để giảm bớt gánh nặng trong quá trình này Dịch vụ này hỗ trợ từ việc tìm kiếm nhà cung cấp, thương lượng giá cả đến theo dõi đơn hàng, giúp doanh nghiệp tập trung vào lĩnh vực cốt lõi và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
Hình 2.3 Tỷ lệ khách hàng sử dụng dịch vụ mua của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs
( Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ dữ liệu công ty)
Theo thống kê, 42% khách hàng đã sử dụng dịch vụ mua hàng và tiếp tục quay lại Đối tượng chính là các doanh nghiệp nhỏ nhập khẩu hàng hóa để bán trên thị trường Việt Nam và các sàn thương mại điện tử Nhờ vào dịch vụ của công ty, họ tìm được nguồn hàng phù hợp với giá cả ổn định và tiếp tục nhập hàng, đồng thời sử dụng các dịch vụ khác để vận chuyển hàng từ nhà cung cấp về kho Công ty tập trung vào việc hỗ trợ khách hàng cũ trong suốt quá trình mua hàng và cả sau mua, giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng và số lượng hàng hóa, đồng thời cung cấp giải pháp và lời khuyên để khách hàng mua sắm hiệu quả nhất.
Trong số khách hàng hiện tại, 58% là những khách hàng mới, chủ yếu là các cá nhân tự kinh doanh đang trong giai đoạn khởi nghiệp Số lượng khách hàng doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh chiếm tỷ lệ nhỏ, vì họ đã có các nhà cung cấp dịch vụ từ đầu Để Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs thu hút và biến họ thành khách hàng tiềm năng, cần phải có những lợi thế ưu tiên rõ rệt.
Tỷ lệ khách hàng sử dụng dịch vụ mua
Khách hàng cũ Khách hàng mới
Hình 2.4 Tỷ lệ các nhà cung cấp ở các quốc gia
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ dữ liệu công ty)
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs tập trung chủ yếu vào thị trường Trung Quốc, với 83% khách hàng tìm kiếm nhà cung cấp tại đây Với nhiều năm kinh nghiệm và mối quan hệ hợp tác vững chắc với các nhà sản xuất Trung Quốc, Vnlogs cam kết mang đến cho khách hàng nhiều lựa chọn tốt nhất Ngoài ra, công ty cũng muốn mở rộng hợp tác tại thị trường Hàn Quốc, nơi 9% khách hàng sử dụng dịch vụ tìm kiếm nhà cung cấp, chủ yếu trong lĩnh vực mỹ phẩm, rong biển và thực phẩm chức năng Mặc dù Ấn Độ không phải là thị trường ưu tiên của Vnlogs, vẫn có 4% khách hàng tìm kiếm nhà cung cấp từ quốc gia này, trong khi các quốc gia khác chỉ chiếm thị phần rất nhỏ, cũng 4%.
Tỷ lệ nhà cung cấp ở các quốc gia
Trung Quốc Hàn Quốc Ấn Độ Các quốc gia khác
Bảng 2.6 Một số nhà cung cấp ở Trung Quốc của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ dữ liệu công ty) Ưu điểm để khách hàng lựa chọn các nguồn hàng từ Trung Quốc có thể kể đến như:
Hàng Trung Quốc có giá thành thấp hơn so với sản phẩm từ các quốc gia như Hàn Quốc, Úc hay Mỹ, điều này làm cho chúng phù hợp hơn với túi tiền của người tiêu dùng Việt Nam Nguyên nhân chính bao gồm nguồn nguyên liệu phong phú, chi phí nhân công rẻ và sự hỗ trợ từ chính phủ Trung Quốc.
Trung Quốc nổi bật với sự đa dạng sản phẩm, từ đồ gia dụng, thiết bị, thời trang đến điện tử và hàng công nghiệp, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường và xu hướng tiêu dùng Sự phong phú này là yếu tố chính giúp người tiêu dùng ưu ái lựa chọn hàng hóa từ Trung Quốc.
Chi phí vận chuyển giữa Trung Quốc và Việt Nam rất hợp lý nhờ vị trí địa lý tiếp giáp, tạo điều kiện thuận lợi cho giao thương hàng hóa Người tiêu dùng có thể lựa chọn nhiều phương thức vận chuyển như đường bộ, đường biển hay đường hàng không, đảm bảo nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
2.2.2 Quy trình cung cấp dịch vụ mua của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs
Bước 1: Khách hàng liên hệ với Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs để tìm nguồn hàng
Khách hàng có nhu cầu tư vấn có thể liên hệ với Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs qua hotline 0987.287.988 hoặc trên các nền tảng xã hội như Facebook, TikTok, Zalo.
Theo báo cáo từ phòng kế toán, chỉ có 30% khách hàng chủ động tìm kiếm thông tin về công ty và liên hệ trực tiếp Ngược lại, 70% khách hàng còn lại được tiếp cận thông qua nỗ lực tìm kiếm của phòng kinh doanh.
Bước 2: Vnlogs gửi báo giá tìm nguồn hàng đến khách hàng
Bảng 2.7 Bảng báo giá chung của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs 2023
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs cung cấp bảng giá dịch vụ nhập khẩu hàng hóa, với phí tìm nguồn hàng dao động từ 3.000.000 đến 5.000.000 VNĐ, tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng Ngoài ra, Vnlogs còn hỗ trợ khách hàng chưa nắm rõ quy trình và thủ tục xuất nhập khẩu thông qua các dịch vụ kèm theo với mức giá được liệt kê trong bảng.
Nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa và giao hàng từ điểm thông quan đến kho của mình, sẽ có thêm các phí dịch vụ khác không có trong bảng biểu hiện tại Các phí này sẽ được xác định dựa trên vị trí nhận hàng của khách.
Bảng phí dưới đây áp dụng cho hàng nặng, được tính theo khối lượng, trong khi các mặt hàng to, cồng kềnh và nhẹ sẽ có bảng giá riêng tính theo số khối, tùy thuộc vào từng loại sản phẩm cụ thể.
Bảng 2.8 Bảng giá phí vận chuyển nội địa của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu
(Nguồn: Từ phòng kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs)
Nếu sau khi xem bảng báo giá cũng nhƣ thỏa thuận các dịch vụ muốn sử dụng kèm theo thì 2 bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng
Ví dụ về bảng báo giá mặt hàng “Bỉm” nhập khẩu từ Thƣợng Hải, Trung Quốc giao đến kho ở Hà Nội cho khách hàng, khối lƣợng 10,2 tấn
Bảng 2.9 Bảng báo giá mặt hàng bỉm từ Thượng Hải đến Hà Nội
(Nguồn: Phòng kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs)
Bước 3: Khách hàng gửi thông tin cụ thể ( mẫu mã, số lượng) để Vnlogs tìm nguồn hàng phù hợp
Sau khi ký hợp đồng, Vnlogs cần thu thập thông tin chi tiết về nguồn hàng nhập khẩu, bao gồm số lượng, màu sắc, kích thước, chất lượng (tốt hay tầm trung), giá cả, phương thức thanh toán và phương thức vận chuyển.
Kết quả về dịch vụ mua hàng của công ty
* Chất lƣợng dịch vụ tốt, nhiệt tình hỗ trợ khách hàng
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs đã tạo dựng được thương hiệu vững mạnh trong lòng khách hàng nhờ vào đội ngũ nhân viên tận tâm, nhiệt tình và chu đáo trong việc hỗ trợ khách hàng.
Vnlogs không chỉ hỗ trợ khách hàng tận tình trong quá trình sử dụng dịch vụ mà còn tiếp tục cung cấp sự giúp đỡ sau khi dịch vụ kết thúc Khách hàng cũ có thể dễ dàng liên hệ với đội ngũ nhân viên, bao gồm anh Vũ Mạnh Dũng và CEO Mạc Hữu Toàn, để được giải đáp thắc mắc và hỗ trợ giải quyết vấn đề Điều này không chỉ tạo dựng lòng tin và uy tín mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững và ổn định.
* Đáp ứng hàng hóa kịp thời cho khách hàng
Hàng hóa được giao đúng thời gian và đầy đủ theo yêu cầu của khách hàng Chúng tôi luôn theo dõi và kiểm soát đơn hàng để giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển Đến nay, chưa có bất kỳ rủi ro nào xảy ra trong quá trình giao hàng đến tay khách hàng.
* Có mạng lưới các nhà cung cấp uy tín, chất lượng, giá cả cạnh tranh và có nhiều ƣu đãi:
Khi hợp tác với Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs, các nhà cung cấp đều trải qua quy trình tìm kiếm và kiểm tra thông tin kỹ lưỡng Điều này đảm bảo rằng họ là những nhà sản xuất trực tiếp, cung cấp giá cả cạnh tranh và ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng Nhờ vậy, Vnlogs không chỉ mang đến mức giá tốt nhất mà còn duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng thông qua các dịch vụ hỗ trợ kèm theo.
* Duy trì đƣợc mối quan hệ trung gian giữa nhà cung cấp và khách hàng
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs đã thành công trong việc duy trì mối quan hệ bền vững giữa nhà cung cấp và khách hàng, tạo điều kiện cho khách hàng được hưởng mức giá ưu đãi từ nhà cung cấp Thông tin của cả hai bên đều được bảo mật, không ai biết thông tin của nhau, và mọi liên lạc đều diễn ra thông qua Vnlogs, ngăn chặn việc hợp tác riêng giữa hai bên.
* Thời gian xử lý đơn hàng chậm
Trên thực tế, nhân sự phòng mua vẫn còn thiếu so với nhu cầu của khách hàng
Bộ phận mua hàng chỉ có 4 nhân viên, mỗi người phụ trách một mảng riêng, dẫn đến khó khăn trong việc hỗ trợ lẫn nhau khi có vấn đề phát sinh hoặc khi một người bận Khối lượng công việc lớn cùng với việc tổng hợp danh sách nhà cung cấp để báo cho khách hàng tốn nhiều thời gian, gây ra sự chậm trễ trong quy trình làm việc.
* Quy trình cung ứng dịch vụ mua giữa các phòng ban chưa có sự liên kết
Nhiều phòng ban chưa nắm vững quy trình dịch vụ hoàn chỉnh, dẫn đến việc thông tin trao đổi không đầy đủ và bị chồng chéo, gây chậm trễ trong xử lý Khi khách hàng gặp vấn đề cần hỗ trợ, việc giải quyết thường mất thời gian do phải thông qua các phòng ban khác.
* Chưa có hệ thống đánh giá quá trình thực hiện đơn hàng
Sau mỗi đơn đặt hàng, cần đánh giá thành công và hạn chế của đơn hàng đó, đồng thời xem xét phản hồi từ khách hàng Việc này giúp rút ra những mặt hạn chế để có biện pháp khắc phục hiệu quả.
2.3.3 Nguyên nhân của thành công và hạn chế
* Những tác động của nền kinh tế
Trong bối cảnh suy thoái kinh tế toàn cầu và cạnh tranh gia tăng, các doanh nghiệp đang phải tối ưu hóa chi phí bằng cách sử dụng dịch vụ mua sắm Điều này giúp họ tìm kiếm nhà cung cấp với giá cả cạnh tranh, đồng thời cho phép doanh nghiệp tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi của mình.
Nhà nước đã thực hiện chính sách giảm thuế VAT từ 10% xuống 8% và áp dụng các biện pháp thúc đẩy tăng trưởng thương mại quốc tế, dẫn đến xu hướng doanh nghiệp tăng cường nhập khẩu Tuy nhiên, hoạt động xuất nhập khẩu không hề đơn giản, do đó, nhu cầu về dịch vụ mua bán ngày càng phát triển.
Công nghệ đang có tác động tích cực đến dịch vụ mua sắm, giúp việc tìm kiếm nhà cung cấp trở nên dễ dàng hơn Sự phát triển của công nghệ không chỉ rút ngắn thời gian và chi phí cho quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng mà còn nâng cao khả năng kiểm soát vận chuyển và thực hiện dịch vụ Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ mua hàng hoàn chỉnh nhất cho khách hàng.
Vnlogs, với mục tiêu cung cấp dịch vụ mua sắm hoàn chỉnh, đã quyết định thuê ngoài các hoạt động vận chuyển và kho bãi Là một doanh nghiệp nhỏ, việc này giúp Vnlogs tiết kiệm chi phí đầu tư lớn cho việc sở hữu và quản lý phương tiện vận tải Đồng thời, Vnlogs cũng có thể linh hoạt trong việc lựa chọn các dịch vụ vận chuyển phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Khi thuê ngoài dịch vụ vận chuyển, Vnlogs gặp khó khăn trong việc kiểm soát trực tiếp quá trình này, dẫn đến việc chậm trễ trong việc tiếp nhận thông tin khi có sự cố xảy ra Điều này cũng khiến chi phí dịch vụ cho khách hàng tăng cao, làm giảm khả năng cạnh tranh so với các doanh nghiệp sở hữu đầy đủ phương tiện vận tải.
Khách hàng mục tiêu của công ty là cá nhân tự kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ và vừa, tạo ra nhu cầu lớn về dịch vụ mua Theo “Tạp chí Tài chính”, năm 2022 ghi nhận kỷ lục 148,5 nghìn doanh nghiệp mới được thành lập, tăng mạnh so với các năm trước Doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm hơn 80% tổng số doanh nghiệp cả nước, tạo ra một lượng khách hàng tiềm năng lớn Những đặc điểm này đã giúp Vnlogs xây dựng những chiến lược hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ mua hoàn chỉnh nhất.
Hội nhập kinh tế ngày càng mạnh mẽ đã dẫn đến sự gia tăng của các công ty cung cấp dịch vụ mua sắm Tuy nhiên, số lượng công ty cung cấp dịch vụ mua hoàn chỉnh vẫn còn hạn chế, chủ yếu tập trung vào mua hàng tiểu ngạch hoặc cung cấp riêng lẻ các dịch vụ vận chuyển và ủy thác mà không tích hợp với hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp Điều này mở ra nhiều cơ hội cho Vnlogs trong việc phát triển và nâng cao vị thế trên thị trường.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Dự báo triển vọng của thị trường
3.1.1 Xu hướng của thị trường dịch vụ mua
Theo báo cáo logistics Việt Nam 2022, cả nước có 30.000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, trong đó hơn 5.000 doanh nghiệp chuyên về logistics quốc tế Có 69 trung tâm logistics quy mô lớn và vừa, thu hút đầu tư từ nhiều lĩnh vực khác nhau Đáng chú ý, 89% doanh nghiệp là Việt Nam, thuộc quy mô vừa và nhỏ, 10% là doanh nghiệp liên doanh, và chỉ 1% là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài cung cấp dịch vụ logistics xuyên quốc gia.
Doanh nghiệp logistics tại Việt Nam chủ yếu là vừa và nhỏ, chiếm tỷ lệ lớn nhưng vốn ít, dẫn đến việc họ chủ yếu cung cấp dịch vụ chuỗi cung ứng nhỏ như giao nhận, cho thuê kho bãi, làm thủ tục hải quan và gom hàng lẻ Điều này khiến cho khả năng cung cấp dịch vụ mua hàng của các công ty logistics còn hạn chế, khi mà họ thường tập trung vào lĩnh vực giao nhận Do đó, thị trường dịch vụ mua hàng vẫn còn nhiều tiềm năng phát triển.
Thị trường thương mại điện tử toàn cầu và Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, với số lượng người mua sắm trực tuyến tăng nhanh chóng Sự gia tăng đối thủ cạnh tranh dẫn đến mức độ cạnh tranh gay gắt, đặc biệt là về giá cả Để tạo lợi thế cạnh tranh, cá nhân và doanh nghiệp cần tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và chất lượng Tuy nhiên, việc tìm nguồn hàng chất lượng trở nên khó khăn đối với những ai thiếu kinh nghiệm và hiểu biết về thị trường Do đó, nhiều cá nhân và doanh nghiệp chọn thuê ngoài dịch vụ mua sắm để tập trung vào năng lực cốt lõi của mình.
Hiện nay, có nhiều công ty cung cấp dịch vụ mua hàng hộ, nhưng chủ yếu là các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ tự phát, chuyên mua hàng tiểu ngạch với số lượng ít Họ thường thiếu kiến thức chuyên sâu về xuất nhập khẩu hàng hóa chính ngạch, dẫn đến số lượng công ty kinh doanh dịch vụ này còn hạn chế Do đó, thị trường dịch vụ mua hàng hộ vẫn còn nhiều cơ hội phát triển.
Khách hàng ngày càng nhận thức rõ rằng việc mua bán hàng hóa tiểu ngạch chỉ là giải pháp tạm thời và tiềm ẩn nhiều rủi ro, cả trong khâu nhập hàng lẫn bán hàng Để phát triển kinh doanh bền vững, việc chuyển sang nhập hàng chính ngạch là xu hướng tất yếu, giúp đảm bảo an toàn và bảo vệ quyền lợi cho bản thân.
3.1.2 Phương hướng hoạt động của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs Mục tiêu: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs đặt ra mục tiêu là tích hợp và hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ mua, cung cấp cho khách hàng một dịch vụ hoàn chỉnh nhất Đồng thời đƣa ra những giải pháp tích hợp, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, giúp khách hàng có thể tối ƣu hóa chi phi, tìm đƣợc một nhà cung cấp tốt nhất sao cho có lợi cho khách hàng nhất Định hướng của công ty: Công ty vẫn cung cấp các dịch vụ cũ nhƣng sẽ mở rộng thị trường qua các nước khác Tránh khách hàng định vị công ty chỉ chuyên cung cấp các dịch vụ qua thị trường Trung Quốc Các thị trường Vnlogs muốn mở rộng tiếp theo là thị trường Hàn Quốc và Mỹ Đối với việc hoàn thiện bộ máy nhân sự: công ty tiếp tục thực hiện công tác xây dựng và hoàn thiện bộ máy nhân sự của mình thông qua việc cử nhân viên tham gia các lớp nghiệp vụ, trải nghiệm các công việc cụ thể của các phòng ban để mọi người đều hiểu rõ từng quy trình trong một chuỗi dịch vụ mua hoàn chỉnh để dễ dàng trao đổi cũng nhƣ nắm bắt đƣợc thông tin, quá trình xử lý thông tin sẽ đƣợc nhanh chóng hơn.
Đề xuất giải pháp
3.2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ
Chất lượng dịch vụ cần liên tục cải tiến để công ty phát triển và phục vụ khách hàng tốt hơn, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ mua sắm bao gồm:
Để nâng cao khả năng tìm kiếm nhà cung cấp, doanh nghiệp nên tham gia các hội chợ và mở rộng mối quan hệ, từ đó tạo ra nhiều lựa chọn cho khách hàng và tìm kiếm những nhà cung cấp tốt nhất với giá thành hợp lý Đồng thời, việc nâng cao năng lực đàm phán với nhà cung cấp là rất quan trọng; công ty cần tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng đàm phán cho nhân viên mua hàng nhằm đạt được mức giá tốt nhất và duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững giữa hai bên.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp cần cung cấp nhiều kênh liên lạc đa dạng, giúp khách hàng giải quyết vấn đề nhanh chóng Đồng thời, việc đào tạo nhân viên hỗ trợ khách hàng để họ có thể cung cấp thông tin chi tiết và hỗ trợ hiệu quả cũng là yếu tố quan trọng.
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm cho khách hàng, cần thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng để sản phẩm đạt đúng yêu cầu và giống như mô tả Nhà cung cấp cũng nên cam kết rằng sản phẩm nhận được sẽ hoàn toàn giống 100% với mẫu đã xem trước đó.
Để nâng cao trải nghiệm khách hàng, doanh nghiệp nên cung cấp các công cụ theo dõi trực tuyến cho phép khách hàng dễ dàng kiểm tra tình trạng đơn hàng Việc này không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn gia tăng sự tin cậy trong quá trình mua sắm.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ mua
Cung cấp dịch vụ mua hàng tận tay khách hàng yêu cầu sự liên kết thông tin giữa các phòng ban Nhân sự cần hiểu rõ nhiệm vụ của mình và các quy trình tiếp theo để hoàn thành dịch vụ mua hàng một cách hiệu quả Sự hiểu biết về các phòng ban và quy trình dịch vụ là yếu tố quan trọng giúp cung cấp dịch vụ nhanh chóng và hoàn chỉnh cho khách hàng.
Công ty có thể tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ để các thành viên chia sẻ về công việc và quy trình hoàn chỉnh của mình Ngoài ra, tổ chức thảo luận nhỏ cho phép mỗi nhân sự chọn một vấn đề công ty đang gặp phải hoặc những lưu ý trong công việc Qua việc sáng tạo nội dung và trình bày, mọi người có thể cùng nhau tìm hiểu và giải quyết vấn đề, từ đó nâng cao hiểu biết về công việc của từng bộ phận Việc trao đổi thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, đồng thời mọi người có thể hỗ trợ nhau để cung cấp dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Để tối ưu hóa quy trình làm việc trong công ty nhỏ, việc luân chuyển vị trí công việc giữa các nhân viên là cần thiết, giúp mỗi người trải nghiệm và hiểu rõ hơn về các công việc khác nhau cũng như quy trình cung cấp dịch vụ mua hàng hoàn chỉnh Bên cạnh đó, việc khảo sát khách hàng sau khi kết thúc dịch vụ sẽ giúp công ty nắm bắt nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó nhận diện những điểm mạnh và yếu để đưa ra giải pháp cải tiến dịch vụ hiệu quả hơn.
Xây dựng mối quan hệ vững mạnh với các đối tác cung ứng và vận chuyển là rất quan trọng để đảm bảo sự hỗ trợ liên tục và hiệu quả Việc thực hiện các cuộc đàm phán nhằm đạt được các điều khoản và điều kiện tối ưu cho cả hai bên sẽ góp phần tăng cường sự hợp tác và phát triển bền vững.
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá năng lực cung ứng dịch vụ
Công ty cần phân công cụ thể cho nhân viên hoặc có một nhân viên chuyên trách theo dõi thông tin đơn hàng của khách hàng Nhân viên này sẽ giám sát quá trình tiếp nhận đơn hàng và vận chuyển hàng quốc tế cho đến khi hàng được giao tận tay khách hàng Việc này giúp cập nhật thông tin nhanh chóng và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh, từ đó hạn chế thiệt hại trong quá trình vận chuyển.
Công ty có bộ phận theo dõi nhằm đánh giá chất lượng dịch vụ mua sắm, xác định những vấn đề mà khách hàng còn không hài lòng và cần cải thiện Qua đó, công ty sẽ có những biện pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ mua, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Một số giải pháp đồng bộ
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlog đang trong giai đoạn mở rộng thị trường, vì vậy không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình vận hành Tác giả, với vai trò là thực tập sinh, đã đề xuất các giải pháp đồng bộ nhằm khắc phục những lỗ hổng này.
Tốc độ tìm kiếm nhà cung cấp và báo giá cho khách hàng hiện tại còn chậm do thiếu dữ liệu, dẫn đến quá trình tìm kiếm kéo dài Để cải thiện tình hình, công ty cần tổ chức thêm các buổi đào tạo thực tiễn cho nhân viên, nhằm xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và cạnh tranh công bằng Điều này sẽ tạo cơ hội cho nhân viên làm việc với đối tác nước ngoài nhiều hơn, từ đó nâng cao kỹ năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề phát sinh.
Phòng mua hàng cần tăng cường hợp tác với bộ phận vận hành để kết nối các thành viên trong chuỗi cung ứng, nhằm tối ưu hóa lợi ích chung Sự liên kết này sẽ giúp tạo ra dịch vụ mua hàng hoàn thiện nhất, từ đó mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả trong việc khai thác thông tin từ nhà cung cấp, bộ phận mua hàng cần chủ động hơn bằng cách không chỉ đọc các bài đăng và bình luận mà còn thường xuyên nhắn tin, gọi điện và trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp về hàng hóa Việc này không chỉ giúp hiểu rõ hơn về sản phẩm mà còn thể hiện sự nhiệt tình của công ty, từ đó nhà cung cấp sẽ sẵn sàng cung cấp nhiều thông tin hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đàm phán và thỏa thuận.
Hoạt động marketing cần được tăng cường để thu hút khách hàng mới, đồng thời duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ thông qua việc thường xuyên liên lạc, hỏi thăm và tặng quà vào các dịp lễ, Tết.