Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Cent Beauty
MỤC LỤC
Mục tiêu của mua hàng a. Đảm bảo nguồn cung
Nguồn cung bị hạn chế xuất phát từ nhân viên làm việc trong bộ phận, các tư vấn bên ngoài, công tác đào tạo, sự di chuyển và giới hạn ngân sách CNTT, ngân sách khác, thời gian, thông tin và kiến thức. Bên cạnh đó có một số lý do khiến việc mua hàng không thích hợp với các kế hoạch của công ty như: do ban lãnh đạo chậm trễ trong nhận thức giá trị mà một tổ chức mua sắm có thể cung cấp cho doanh nghiệp, do nhân viên mua hàng trước đây không tham gia vào các diễn đàn cấp cao thảo luận về các kế hoạch kinh doanh chiến lược.
Chính sách và thủ tục mua hàng 1. Chính sách mua hàng
Thủ tục mua hàng
Xu hướng của các doanh nghiệp hiện nay là tập trung nhiều hơn vào việc xác định và giảm thiểu rủi ro, sử dụng các phương pháp tiếp cận dự báo đồng thời thiết lập cơ sở cung ứng (trong và ngoài nước), phân bổ nguồn cung ứng trên toàn cầu và cho nó thâm nhập vào những thị trường mới nổi để nhân rộng mô hình cung ứng. Do đó, để các công ty thành công nhất và tối đa hóa hiệu suất tổng thể, họ phải phát triển và điều chỉnh nhiều chuỗi cung ứng được phân khúc tập trung vào khách hàng, bắt đầu từ phát triển sản phẩm/dịch vụ mới, để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của thị trường và khách hàng cụ thể.
Nội dung hoạt động Mua hàng
Khi hàng hóa được chuyển đến kho, bộ phận được công ty ủy quyền tại kho (thông thường là bộ phận kho hàng) sẽ thực hiện kiểm định hàng hóa, đảm bảo hàng hóa nhận vào đủ theo quy cách đóng gói, số lượng hàng hóa, thông số kỹ thuật,…theo như đã đề ra kèm theo đó biên bản (phiếu) nhập kho và một số biển bản khác như kiểm thu, nghiệm thu,…. Sau khi hàng hóa đã được hoàn thành nhập kho, phòng mua hàng tiến hành lập hồ sơ thanh toán dựa trên điều khoản của hợp đồng và các tài liệu liên quan và gửi sang bộ phận kế toán để hoàn thành nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp (bộ phận kế toán sẽ phản hồi và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp nếu hồ sơ thanh toán hợp lệ, ngược lại nếu không không thì sẽ phản hồi lại cho phòng mua hàng để chỉnh sửa). Các công ty/doanh nghiệp cần đánh giá và lựa chọn khi: khi khách hàng nội bộ gửi yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ; trong quá trình phát triển sản phẩm mới; do hoạt động của nhà cung cấp kém hiệu quả; khi thời hạn hợp đồng kết thúc; khi cần mua thiết bị mới; khi mở rộng sang các thị trường hoặc dòng sản phẩm mới; khi thực hiện các thử nghiệm thị trường; khi phải đối mặt với các yêu cầu cần đối phó; trong quá trình phân tích thuê ngoài;.
- Nhà sản xuất hay nhà phân phối: Việc lựa chọn mua trực tiếp nhà sản xuất gốc (OEM-Origine Eqiupment Manufacturer) so với từ nhà phân phối thường dựa trên bốn tiêu chí: (1) Quy mô của việc mua hàng; (2) Các chính sách của nhà sản xuất liên quan đến bán hàng trực tiếp; (3) Không gian lưu trữ có sẵn tại cơ sở của người mua; (4) Yêu cầu về mức độ của các dịch vụ.
THỰC TRẠNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ CENT BEAUTY
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Những khó khăn ngày đầu khởi nghiệp cùng thực tế cạnh tranh khốc liệt của ngành spa đã khiến Cent Beauty phải tạm đóng cửa vào ngày 2/11/2019 sau gần 6 tháng kinh doanh. Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh offline cửa hàng, Hà Phương đã dành thời gian tìm hiểu thêm về những dịch vụ, sản phẩm tiềm năng, phù hợp với phân khúc khách hàng mà Cent Beauty hướng đến. Ngoài ra phòng Marketing còn có nhiệm vụ lên các ý tưởng chiến lược quảng cáo, tiếp thị kết nhằm bán được nhiều sản phẩm cho công ty cũng như nâng cao thương hiệu.
Cú chức năng theo dừi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyờn vật liệu, sản phẩm hàng hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của công ty diễn ra một cách suôn sẻ.
Tầm nhỡn, sứ mệnh và giỏ trị cốt lừi của Cent Beauty Tầm nhìn
Lợi nhuận sau thuế: hay còn được gọi là lợi nhuận ròng, được xác định sau khi tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí và trừ tiền thuế TNDN. Cho thấy mặc dù vẫn trong hoàn cảnh kinh tế suy thoái, sức mua giảm, việc kinh doanh cũng đã có những tiến triển hơn, công ty đã tối ưu chi phí bằng cách cắt giảm các khoản chi phí không hoặc chưa cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tối ưu được nhiều lợi nhuận hơn. + Tự nhiên và bền vững: Công ty cam kết sử dụng các thành phần tự nhiên, hữu cơ và bền vững trong các sản phẩm của mình để bảo vệ sức khỏe của khách hàng và môi trường.
Công ty cam kết cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy về các sản phẩm của mình, không sử dụng quảng cáo đánh lừa hay thông tin sai lệch để lôi kéo khách hàng.
Chuỗi cung ứng của Cent Beauty
+ Sáng tạo: Khám phá và áp dụng các công nghệ, thành phần và quy trình sản xuất mới để phát triển sản phẩm mỹ phẩm đột phá và đa dạng. + Trung thực và minh bạch: Công ty xây dựng một môi trường kinh doanh trung thực và minh bạch, đặt giá trị khách hàng lên hàng đầu. Qua sơ đồ 1.6 Ta thấy chuỗi cung cứng của Cent Beauty nhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp chứ không trực tiếp sản xuất sau đó Cent Beauty cung cấp các sản phẩm của mình các khách hàng cá nhân (khách hàng mua mỹ phẩm thông thường và khách hàng phát sinh nhu cầu khi sử dụng dịch vụ tại spa).
Đến thời điểm hiện tại đa phần các sản phẩm đang bán tại công ty chủ yếu được cung cấp bởi 3 nhà cung cấp: Công ty TNHH dược phẩm Hoa Linh, Công ty CP dược mỹ phẩm Coco Skin Việt Nam, Công ty TNHH Mỹ phẩm thiên nhiên Mela (chiếm khoảng 8-90% trong hệ thống nhà cung cấp).
Thực trạng hoạt động mua hàng Công ty cổ phẩn dịch vụ Cent Beauty 1. Hoạt động Mua hàng tại công ty
Ngoài các thông tin cũ về các nhà cung cấp như sản phẩm của nhà cung cấp, chất lượng, giá cả, chính sách ưu đãi khi mua hàng, phương thức thanh toán, uy tín kinh doanh, quá trình quan hệ, khả năng đáp ứng hàng thì công ty thường quan tâm, cập nhật các thông tin khác về nhà cung cấp như là uy tín, cách. Bản hợp đồng mua bán gồm những nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ, số điện thoại của các bên (gồm bên mua là công ty và bên bán là nhà cung ứng hàng hóa); Tên, quy cách của hàng hóa, đơn giá, số lượng cần mua; điều kiện và hình thức thanh toán; địa điểm, thời gian giao hàng, vận chuyển. Sau khi đơn hàng đến thời gian bắt đầu giao hàng về kho công ty thì nhân viên bộ phận mua hàng phải xin nhà cung cấp số theo dừi đơn hàng (number tracking) và giao lại cho bộ phận kho để theo dừi đơn hàng đang được vận chuyển đến đâu và chuẩn bị kho sẵn sàng nhập hàng.
- Sản phẩm phải có nhãn mác, tem phụ (đối với trường hợp hàng nhập khẩu) - Phải kèm bảng kết quả kiểm tra lô hàng nếu hàng thuộc đối tượng cần kiểm tra - Kiểm tra điều kiện giao hàng có đúng với cam kết không (có một số mặt hàng mỹ. phẩm phải vận chuyển bằng thùng xe lạnh để đảm bảo nhiệt độ hoạt động ổn định của hàng hóa). Trước khi hoàn trả lại hàng hóa không đạt yêu cầu thì bộ phận liên quan được công ty ủy quyền phải liên lạc với nhà cung cấp về việc thực hiện hoàn trả lại hàng cho nhà cung cấp và thiết lập các chứng từ, hóa đơn nghiệp vụ để trả hàng theo như nội dung đã liên lạc với nhà cung cấp. - Thứ hai, vì đặc thù của nghành và chiến lược lựa chọn nhà cung cấp của công ty nên gần như các nhà cung cấp của Cent Beauty hầu như là những tên tuổi đã có trên thị trường nền không có sự thay đổi nhiều về việc lựa chọn nhà cung cấp, giúp công ty tiết kiệm được thời gian cũng như nhân lực tìm kiếm nhà cung cấp.
CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ CENT BEUTY
Công ty nên bớt chút thời gian để tìm hiểu thêm các nguồn cung ở nước ngoài qua các hội chợ triển lãm quốc tế, các sàn thương mại điện tử nước ngoài (ví dụ như Alibaba),… để đa dạng và chủ động hơn về nguồn hàng, bớt sự phụ thuộc vào các nguồn cung trong nước. Để xác định khối lượng mua vào một cách tối ưu thì công ty phải tiến hành nghiên cứu nhu cầu thị trường, để xác định được nhu cầu thị trường thì công ty cần quan tâm đến các vấn đề sau: Công tác nghiên cứu thị trường tại công ty phải đi liền với việc tiêu thu hàng hóa, thông qua việc nghiên cứu thi trường công ty phải thấy được mình nên kinh doanh mặt hàng nào, hiện tại thì mặt hàng nào đang được ưa chuộng trên thị trường. Ngoài ra các giải pháp hầu hết được đưa ra theo góc nhìn chủ quan và một số ít tham khảo các tài liệu để đưa ra nên có thể có một số chỗ chưa sát với tình hình thực tế, cần được quý thầy cô đóng góp thêm để bài luận văn của em có thể hoàn thiện đúng với thực tiễn môi trường kinh tế đầy biến động này.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng của trường Đại học Thăng Long nói chung và thầy giáo Nguyễn Kim Cường nói riêng đã giúp đỡ, hướng dẫn em trong thời gian hoàn thành khóa luận.
