hồ sơ báo cáo thực tâ p tìm hiểu về cơ cấu tổ chức chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

HỌC VIỆN TƯ PHÁPKHOA ĐÀ O TẠO CÔNG CH ỨNG VIÊNVÀ CÁC CHỨC DANH KHÁCNỘI DUNG BÁO CÁ O THỰC TÂ PĐợt 1: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề côn

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

-o0o -HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TÂ P

Đợt 1: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ

và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng

Họ và tên: Chử Thu Hương

Ngày tháng năm sinh: 03/01/1985

Số báo danh: 075 – Lớp: C1

Công chứng khóa: K26.1 tại Hà Nội

Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2023

1

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀ O TẠO CÔNG CH ỨNG VIÊN

VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

NỘI DUNG BÁO CÁ O THỰC TÂ P

Đợt 1: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ

và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng

MỤC LỤC

Phần I: Khái quát chung về quá trình thực tập

Phần II: Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, và hoạt động của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí

Phần III: Nhận xét về hoạt động cung cấp dịch vụ và việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của Công chứng viên và Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí Phần IV: Nhận xét và bài học kinh nghiệm trong quá trình thực tập tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí, và kết luận

PHẦN I KHÁI QUÁT CH UNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

Thực hiện việc thực tập đợt 1 cho chuyên đề “Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức

năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng” đối với học

viên của lớp Đào tạo nghề công chứng Khóa 26.1 cuối tuần tại Hà Nội, tôi đã chọn thực tập tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí, thành phố Hà Nội và nhận được sự hướng dẫn tận tình của công chứng viên Vũ Tiến Trí Thời gian thực tập đã giúp tôi học hỏi được nhiều điều bổ ích và bước đầu được trải nghiệm thực tế về hoạt động công chứng, củng cố và vận dụng những kiến thức đã học trong thực tiễn cũng như hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng công chứng; về đạo đức, trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên, cũng như các dịch vụ được cung cấp tại văn phòng công chứng và việc thực hiện quyền và nghĩa

vụ trên thực tế của công chứng viên và văn phòng công chứng tại một tổ chức hành nghề công chứng cụ thể

Như đã được các thầy cô truyền tải trong phần lý thuyết, công chứng là một hoạt động bổ trợ tư pháp, là việc công chứng viên, các chủ thể có thẩm quyền theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức hoặc theo quy định của pháp luật, chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; v.v nhằm tạo ra những bảo đảm pháp lý để bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng, phòng ngừa vi phạm pháp luật, giúp việc giải quyết các tranh chấp được thuận lợi và góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

Như vậy, hoạt động công chứng là một dịch vụ công đặc biệt với yêu cầu về tính an toàn pháp lý luôn phải đặt lên hàng đầu Ngoài hệ thống các Phòng công chứng thì việc các công chứng viên thành lập và xin cấp phép hoạt động cho các Văn phòng công chứng đồng nghĩa với việc các công chứng viên đó phải đảm bảo cho sự hoạt động, phát triển ổn định, bền vững của văn phòng mình Khi thành lập và đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng, ngoài các điều kiện về nhân sự, cơ sở vật chất, các Văn phòng còn phải tiến hành các thủ tục chặt chẽ và hoàn thiện hồ sơ pháp lý đầy đủ đúng theo quy định pháp luật Các Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng Văn phòng công chứng sau khi hoàn tất các thủ tục thành lập và đi vào hoạt động sẽ có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác

3

Về công chứng viên, Luật Công chứng 2014 cũng quy định rõ các tiêu chuẩn để xem xét, bổ nhiệm công chứng viên tại Điều 8 và được sửa đổi bổ sung theo Quyết định 1319/QĐ-BTP của Bộ tư pháp Điều này đảm bảo cho việc nâng cao cả về số lượng

và chất lượng cho đội ngũ công chứng viên, không chỉ đáp ứng được cho nhu cầu công chứng mà còn phải đảm bảo tính pháp lý cho văn bản công chứng, tránh những rủi ro, tranh chấp về sau Bên cạnh đó, bản thân các công chứng viên khi hoạt động nghề nghiệp trên hết cần phải lấy nguyên tắc hành nghề công chứng làm kim chỉ nam trong quá trình hành nghề của mình Việc xây dựng các Quy tắc hành nghề công chứng là một trong những điều quan trọng trong hoạt động công chứng buộc mọi công chứng viên phải tuân theo

Dựa trên phần lý thuyết chung nêu trên, trong đợt thực tập từ ngày 07/8/2023 đến 11/8/2023 tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí, thành phố Hà Nội, tôi đã có cơ hội để đối chiếu các nội dung lý thuyết và các quy định nêu trên với các hoạt động

và việc áp dụng, vận dụng các quy định của pháp luật về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của văn phòng công chứng tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí, thành phố Hà Nội

Trong thời gian năm (05) ngày thực tập tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí, đối chiếu với các quy định của pháp luật, các nguyên tắc hành nghề công chứng và các Quy tắc đạo đức hành nghề đã được học và nghiên cứu, tôi nhận thấy Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí và các công chứng viên tại văn phòng đã tuân thủ và thực hiện đầy đủ các quy định, nguyên tắc và quy tắc trong hành nghề Vì vậy, trong thời gian thực tập này, tôi không tìm thấy bất kỳ vi phạm pháp luật công chứng hoặc quy tắc đạo đức hành nghề công chứng của công chứng viên tại Văn phòng công chứng

Vũ Tiến Trí Do đó, trong khuôn khổ của Báo cáo thực tập này, ngoài Phần I khái quát chung về quá trình thực tập, thì Báo cáo gồm ba phần dưới đây:

- Phần II: Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, và hoạt động của Văn phòng

công chứng Vũ Tiến Trí

- Phần III: Ghi chép, miêu tả và nhận xét về hoạt động cung cấp dịch vụ và

việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của Công chứng viên và Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí

- Phần IV: Nhận xét và bài học kinh nghiệm trong quá trình thực tập tại Văn

phòng công chứng Vũ Tiến Trí, và kết luận

PHẦN II

CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN

PHÒNG CÔNG CHỨNG VŨ TIẾN TRÍ

1 Giới thiệu chu ng:

Văn phòng Công chứng Vũ Tiến Trí được thành lập và hoạt động theo Quyết định thành lập Văn phòng Công chứng số 4358/QĐ-UBND ngày 03/10/2012; Giấy phép đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng số 95/TP-ĐKHĐ-CC do Sở tư pháp thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 26/10/2012

Văn phòng Công chứng Vũ Tiến Trí tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng, các quy định của pháp luật liên quan và theo quy chế của Văn phòng Trụ sở văn phòng tại địa chỉ: Tổ 1 - Khu Xuân Hà - Thị Trấn Xuân Mai - Chương

Mỹ - Hà Nội

Tên gọi của Văn phòng đã được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng 2014: Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng văn phòng, không trùng và không gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa và thuần phong mỹ tục của dân tộc

2 Cơ cấu tổ chức:

Trong thời gian thực tập tôi đã tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí như sau:

Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí đăng ký hoạt động theo mô hình Văn phòng công

chứng do 02 (hai) Công chứng viên thành lập, được tổ chức và hoạt động theo loại

hình công ty hợp danh do Công chứng viên Vũ Tiến Trí làm Trưởng Văn phòng Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí tại: Tổ 1 - Khu Xuân Hà - Thị Trấn Xuân Mai - Chương Mỹ - Hà Nội

- Bộ phận công chứng viên: Bao gồm 03 (ba) công chứng viên trong đó có 02 (hai) công chứng viên hợp danh là Ông Vũ Tiến Trí là Trưởng Văn phòng và bà Nghiêm Thị Tần, và 01 (một) công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng là Ông

5

Nguyễn Tiến Vinh Như vậy, bộ phận công chứng viên của Văn phòng công chứng

Vũ Tiến Trí đã tuân thủ theo đúng quy định của Luật Công chứng 2014 là: Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên, Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn (Khoản 1 Điều 22 Luật công chứng)

Công chứng viên Vũ Tiến Trí ngoài tư cách là công chứng viên hợp danh, thực hiện các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của một công chứng viên thì Công chứng viên

Vũ Tiến Trí còn là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng (với chức danh là Trưởng Văn phòng công chứng), trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Văn phòng Các công chứng viên còn lại thực hiện công việc trong phạm vi quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật công chứng 2014, các quy định tại các văn bản liên quan, và quy chế, nội quy của Văn phòng

- Bộ phận Chuyên viên nghiệp vụ: bao gồm 08 (tám) chuyên viên - trình độ Đại học:

có trách nhiệm chính là thư ký giúp việc cho công chứng viên, hỗ trợ và hướng dẫn bước đầu cho người yêu cầu công chứng về trình tự, thủ tục và hồ sơ công chứng để Công chứng viên tiếp nhận khi có đầy đủ giấy tờ, thủ tục liên quan đến việc yêu cầu công chứng

- Bộ phận hành chính Văn phòng:

+ Có 01(một) nhân viên kiêm nghiệm kế toán và nhân sự của Văn phòng + 01 (một) nhân viên kiêm nghiệm Văn thư lưu trữ và thủy quỹ chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, quản lý các khoản thu, chi của văn phòng, thực hiện hoạt động thu chi bằng phiếu thu, phiếu chi cùng với bộ phận kế toán

Qua quá trình thực tập tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí, tôi nhận thấy việc tổ chức trong Văn phòng rất chặt chẽ, các bộ phận làm việc có sự phối hợp nhịp nhàng, đạt hiệu quả, môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp, và có sự giúp đỡ lẫn nhau giữa các phòng ban để công việc được hiệu quả và tối ưu

3 Các h th ức quản lý củ a Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí:

Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí đã xây dựng quy chế làm việc trong đó phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng cho từng công chứng viên, từng nhân viên trong văn phòng

Trong quá trình hoạt động, trưởng Văn phòng là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng và là người quản lý chung, trực tiếp toàn bộ bộ máy hoạt động của Văn phòng công chứng, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật

Trong hoạt động công chứng, các Công chứng viên là người trực tiếp chịu trách nhiệm đối với hợp đồng, giao dịch mà mình đã công chứng do đó mọi vấn đề phát sinh liên quan và ảnh hưởng trực tiếp tới nội dung cần công chứng thì đều phải trao đổi, được sự đồng ý, chỉ đạo của chính công chứng viên đó

Nhân viên trong Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và giám sát của Trưởng văn phòng, hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn, giữ gìn kỷ luật, kiểm tra thông tin, báo cáo trung thực, chính xác đảm bảo nguyên tắc tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng

Công chứng viên, nhân viên trong Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí đã chấp hành các quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, thực hiện tốt việc bảo quản và

sử dụng tài sản của Văn phòng Đảm bảo công khai, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động của Văn phòng công chứng Hàng ngày, Công chứng viên có trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho thư ký và những nhân viên liên quan khác Nhân viên có trách nhiệm tuân thủ cách làm việc do công chứng viên hướng dẫn Điều này đảm bảo cho bộ máy của Văn phòng hoạt động ổn định, trơn tru và tránh những rủi ro, tranh chấp không mong muốn

4 Cơ sở vật chất:

Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí có trụ sở tại: Tổ 1 - Khu Xuân Hà - Thị Trấn Xuân Mai - Chương Mỹ - Hà Nội

Trụ sở văn phòng rộng rãi được bố trí hợp lý nơi làm việc, tiếp khách và bàn hướng dẫn công dân về thủ tục công chứng

Trang thiết bị được đầu tư hiện đại đáp ứng đầy đủ nhu cầu của công dân khi đến yêu cầu công chứng cũng như các nhân viên làm việc tại Văn phòng

Văn phòng Công chứng Vũ Tiến Trí chấp hành nghiêm túc việc niêm yết công khai các thủ tục công chứng, bảng thu phí và thù lao công chứng theo đúng quy định của pháp luật

7

5 Dịch v ụ pháp lý của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí:

Thời gian làm việc của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí là 06 (ngày)/ tuần (từ thứ

2 đến thứ 7 hàng tuần) Buổi chiều thứ 7 các nhân viên bố trí nhau lịch trực hợp lý

để giải quyết công việc cho người yêu cầu công chứng một cách nhanh chóng và hiệu quả

Dịch vụ công chứng của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí chủ yếu gồm các loại hợp đồng giao dịch sau:

+ Các hợp đồng, giao dịch liên quan tới chuyển quyền tài sản như: Hợp đồng chuyển nhượng, Hợp đồng tặng cho đối với tài sản là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở; các loại văn bản chuyển nhượng hợp đồng

+ Hợp đồng mua bán ô tô, xe máy

+ Các loại Hợp đồng uỷ quyền, giấy uỷ quyền

+ Các loại Văn bản sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

+ Di chúc, văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản

+ Các thoả thuận phân chia, nhập và xác nhận tài sản của vợ chồng

+ Các giao dịch dân sự và thương mại khác: đặt cọc, thế chấp tài sản Ngoài các loại hợp đồng giao dịch trên, Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí có thực hiện việc công chứng các giao dịch, hợp đồng, văn bản khác theo quy định của pháp luật

Ngoài việc công chứng các hợp đồng, giao dịch, Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí còn thực hiện việc chứng thực chữ ký, chứng thực bản chính các giấy tờ, văn bản theo quy định của pháp luật đáp ứng nhu cầu của người dân Chứng thực bản chính các giấy tờ, văn bản lấy luôn tại Văn phòng, tiết kiệm được thời gian, công sức cho khách hàng khi có nhu cầu

6 Chế độ tài chính của Văn phòng c ông chứng Vũ Tiến Trí

Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí không chỉ tự chủ về mặt tổ chức bộ máy, nhân sự, các công chứng viên của Văn phòng công chứng còn được tự chủ hoàn toàn về mặt tài chính Cũng như các Văn phòng công chứng khác, Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí cũng có tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng các

nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng vào các nguồn thu hợp pháp khác Các nguồn thu từ phí, thù lao công chứng được coi là doanh thu chính của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí nói riêng và các Văn phòng công chứng khác nói chung Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí có nghĩa

vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật đối với các doanh thu mà Văn phòng thu được Văn phòng cũng tự quản lý, sử dụng số tiền còn sau khi đã nộp thuế

9

PHẦN III NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ VIỆC THỰC HIỆN QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÔNG CHỨN G VIÊN VÀ VĂN PHÒNG CÔNG

CHỨNG VŨ TIẾN TRÍ

I Nhận xét về hoạt động cung cấp các dịch vụ của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí

Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí hoạt động với phương châm “Nhanh chóng – Chính xác – Linh hoạt” theo mức phí, thù lao công chứng theo quy định và được niêm yết công khai mang đến sự minh bạch cho khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ Bên cạnh đó, Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí còn cung cấp các dịch vụ

tư vấn pháp lý miễn phí về các lĩnh vực như tư vấn pháp luật đất đai, đầu tư, sở hữu trí tuệ và doanh nghiệp cho các khách hàng trong nước và khách hàng là những doanh nghiệp với thời gian nhanh nhất bảo đảm cơ sở pháp lý và tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật

Ngoài ra, Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí còn hỗ trợ tư vấn miễn phí các thủ tục công chứng, các thủ tục liên quan hồ sơ hợp đồng công chứng như liệt kê tại Mục 5 của Phần II trong Báo cáo

Các hoạt động nêu trên được thực hiện rất chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng, nhanh chóng nhưng luân tuân thủ các quy định của pháp luật nội dung, Luật Công chứng và các Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; tôn trọng và thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng

II Việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ củ a các công chứng viên tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí

1 Về việc thực hiện các quyền

Các công chứng viên tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí đã thực hiện đầy đủ các quyền như quy định tại Khoản 1 Điều 17 Luật Công chứng 2014, bao gồm:

Thứ nhất, các công chứng viên được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng, tham gia thành lập Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng Theo đó, các công chứng viên được tạo điều kiện tốt nhất để hành nghề, được từ chối công chứng trong những trường hợp