hồ sơ báo cáo thực tâ p tìm hiểu về cơ cấu tổ chức chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

HỌC VIỆN TƯ PHÁPKHOA ĐÀ O TẠO CÔNG CH ỨNG VIÊNVÀ CÁC CHỨC DANH KHÁCNỘI DUNG BÁO CÁ O THỰC TÂ PĐợt 1: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề côn

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC -o0o -

HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TÂ P

Đợt 1: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng

Họ và tên: Chử Thu Hương

Ngày tháng năm sinh: 03/01/1985 Số báo danh: 075 – Lớp: C1

Công chứng khóa: K26.1 tại Hà Nội

Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2023

1

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀ O TẠO CÔNG CH ỨNG VIÊNVÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

NỘI DUNG BÁO CÁ O THỰC TÂ P

Đợt 1: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng

MỤC LỤC

Phần I: Khái quát chung về quá trình thực tập.

Phần II: Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, và hoạt động của Văn phòngcông chứng Vũ Tiến Trí.

Phần III: Nhận xét về hoạt động cung cấp dịch vụ và việc thực hiện quyền vànghĩa vụ của Công chứng viên và Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí.Phần IV: Nhận xét và bài học kinh nghiệm trong quá trình thực tập tại Vănphòng công chứng Vũ Tiến Trí, và kết luận.

PHẦN I

KHÁI QUÁT CH UNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

Thực hiện việc thực tập đợt 1 cho chuyên đề “Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức

năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng” đối với học

viên của lớp Đào tạo nghề công chứng Khóa 26.1 cuối tuần tại Hà Nội, tôi đã chọnthực tập tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí, thành phố Hà Nội và nhận được sựhướng dẫn tận tình của công chứng viên Vũ Tiến Trí Thời gian thực tập đã giúp tôihọc hỏi được nhiều điều bổ ích và bước đầu được trải nghiệm thực tế về hoạt độngcông chứng, củng cố và vận dụng những kiến thức đã học trong thực tiễn cũng nhưhiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng côngchứng; về đạo đức, trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên, cũng như cácdịch vụ được cung cấp tại văn phòng công chứng và việc thực hiện quyền và nghĩavụ trên thực tế của công chứng viên và văn phòng công chứng tại một tổ chức hànhnghề công chứng cụ thể

Như đã được các thầy cô truyền tải trong phần lý thuyết, công chứng là một hoạtđộng bổ trợ tư pháp, là việc công chứng viên, các chủ thể có thẩm quyền theo yêucầu của cá nhân, tổ chức hoặc theo quy định của pháp luật, chứng nhận tính xácthực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; v.v nhằmtạo ra những bảo đảm pháp lý để bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợppháp của cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng, phòng ngừa vi phạm pháp luật, giúpviệc giải quyết các tranh chấp được thuận lợi và góp phần tăng cường pháp chế xãhội chủ nghĩa.

Như vậy, hoạt động công chứng là một dịch vụ công đặc biệt với yêu cầu về tính antoàn pháp lý luôn phải đặt lên hàng đầu Ngoài hệ thống các Phòng công chứng thìviệc các công chứng viên thành lập và xin cấp phép hoạt động cho các Văn phòngcông chứng đồng nghĩa với việc các công chứng viên đó phải đảm bảo cho sự hoạtđộng, phát triển ổn định, bền vững của văn phòng mình Khi thành lập và đăng kýhoạt động cho Văn phòng công chứng, ngoài các điều kiện về nhân sự, cơ sở vật chất,các Văn phòng còn phải tiến hành các thủ tục chặt chẽ và hoàn thiện hồ sơ pháp lýđầy đủ đúng theo quy định pháp luật Các Văn phòng công chứng phải có từ hai côngchứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn Người đại diện theopháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng Văn phòng công chứngsau khi hoàn tất các thủ tục thành lập và đi vào hoạt động sẽ có con dấu và tài khoảnriêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí côngchứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

3

Về công chứng viên, Luật Công chứng 2014 cũng quy định rõ các tiêu chuẩn để xemxét, bổ nhiệm công chứng viên tại Điều 8 và được sửa đổi bổ sung theo Quyết định1319/QĐ-BTP của Bộ tư pháp Điều này đảm bảo cho việc nâng cao cả về số lượngvà chất lượng cho đội ngũ công chứng viên, không chỉ đáp ứng được cho nhu cầucông chứng mà còn phải đảm bảo tính pháp lý cho văn bản công chứng, tránh nhữngrủi ro, tranh chấp về sau Bên cạnh đó, bản thân các công chứng viên khi hoạt độngnghề nghiệp trên hết cần phải lấy nguyên tắc hành nghề công chứng làm kim chỉnam trong quá trình hành nghề của mình Việc xây dựng các Quy tắc hành nghềcông chứng là một trong những điều quan trọng trong hoạt động công chứng buộcmọi công chứng viên phải tuân theo.

Dựa trên phần lý thuyết chung nêu trên, trong đợt thực tập từ ngày 07/8/2023 đến11/8/2023 tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí, thành phố Hà Nội, tôi đã có cơhội để đối chiếu các nội dung lý thuyết và các quy định nêu trên với các hoạt độngvà việc áp dụng, vận dụng các quy định của pháp luật về cơ cấu tổ chức, chức năngnhiệm vụ và hoạt động của văn phòng công chứng tại Văn phòng công chứng VũTiến Trí, thành phố Hà Nội

Trong thời gian năm (05) ngày thực tập tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí, đốichiếu với các quy định của pháp luật, các nguyên tắc hành nghề công chứng và cácQuy tắc đạo đức hành nghề đã được học và nghiên cứu, tôi nhận thấy Văn phòngcông chứng Vũ Tiến Trí và các công chứng viên tại văn phòng đã tuân thủ và thựchiện đầy đủ các quy định, nguyên tắc và quy tắc trong hành nghề Vì vậy, trong thờigian thực tập này, tôi không tìm thấy bất kỳ vi phạm pháp luật công chứng hoặc quytắc đạo đức hành nghề công chứng của công chứng viên tại Văn phòng công chứngVũ Tiến Trí Do đó, trong khuôn khổ của Báo cáo thực tập này, ngoài Phần I kháiquát chung về quá trình thực tập, thì Báo cáo gồm ba phần dưới đây:

- Phần II: Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, và hoạt động của Văn phòng

công chứng Vũ Tiến Trí.

- Phần III: Ghi chép, miêu tả và nhận xét về hoạt động cung cấp dịch vụ và

việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của Công chứng viên và Văn phòng côngchứng Vũ Tiến Trí.

- Phần IV: Nhận xét và bài học kinh nghiệm trong quá trình thực tập tại Văn

phòng công chứng Vũ Tiến Trí, và kết luận.

PHẦN II

CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂNPHÒNG CÔNG CHỨNG VŨ TIẾN TRÍ

1 Giới thiệu chu ng:

Văn phòng Công chứng Vũ Tiến Trí được thành lập và hoạt động theo Quyết địnhthành lập Văn phòng Công chứng số 4358/QĐ-UBND ngày 03/10/2012; Giấy phépđăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng số 95/TP-ĐKHĐ-CC do Sở tư phápthành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 26/10/2012.

Văn phòng Công chứng Vũ Tiến Trí tổ chức và hoạt động theo quy định của LuậtCông chứng, các quy định của pháp luật liên quan và theo quy chế của Văn phòng.Trụ sở văn phòng tại địa chỉ: Tổ 1 - Khu Xuân Hà - Thị Trấn Xuân Mai - ChươngMỹ - Hà Nội

Tên gọi của Văn phòng đã được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 22 LuậtCông chứng 2014: Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Vănphòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng văn phòng, không trùng và khônggây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không vi phạmtruyền thống lịch sử, văn hóa và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

2 Cơ cấu tổ chức:

Trong thời gian thực tập tôi đã tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của Văn phòngcông chứng Vũ Tiến Trí như sau:

Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí đăng ký hoạt động theo mô hình Văn phòng công

chứng do 02 (hai) Công chứng viên thành lập, được tổ chức và hoạt động theo loại

hình công ty hợp danh do Công chứng viên Vũ Tiến Trí làm Trưởng Văn phòng Địachỉ trụ sở của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí tại: Tổ 1 - Khu Xuân Hà - Thị TrấnXuân Mai - Chương Mỹ - Hà Nội

- Bộ phận công chứng viên: Bao gồm 03 (ba) công chứng viên trong đó có 02 (hai)công chứng viên hợp danh là Ông Vũ Tiến Trí là Trưởng Văn phòng và bà NghiêmThị Tần, và 01 (một) công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng là Ông

5

Nguyễn Tiến Vinh Như vậy, bộ phận công chứng viên của Văn phòng công chứngVũ Tiến Trí đã tuân thủ theo đúng quy định của Luật Công chứng 2014 là: Vănphòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên, Văn phòng côngchứng không có thành viên góp vốn (Khoản 1 Điều 22 Luật công chứng).

Công chứng viên Vũ Tiến Trí ngoài tư cách là công chứng viên hợp danh, thực hiệncác quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của một công chứng viên thì Công chứng viênVũ Tiến Trí còn là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng (với chức danh làTrưởng Văn phòng công chứng), trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm trước phápluật về mọi hoạt động của Văn phòng Các công chứng viên còn lại thực hiện côngviệc trong phạm vi quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật công chứng 2014, cácquy định tại các văn bản liên quan, và quy chế, nội quy của Văn phòng.

- Bộ phận Chuyên viên nghiệp vụ: bao gồm 08 (tám) chuyên viên - trình độ Đại học:có trách nhiệm chính là thư ký giúp việc cho công chứng viên, hỗ trợ và hướng dẫnbước đầu cho người yêu cầu công chứng về trình tự, thủ tục và hồ sơ công chứng đểCông chứng viên tiếp nhận khi có đầy đủ giấy tờ, thủ tục liên quan đến việc yêu cầucông chứng.

- Bộ phận hành chính Văn phòng:

+ Có 01(một) nhân viên kiêm nghiệm kế toán và nhân sự của Văn phòng.+ 01 (một) nhân viên kiêm nghiệm Văn thư lưu trữ và thủy quỹ chịu tráchnhiệm quản lý tiền mặt, quản lý các khoản thu, chi của văn phòng, thực hiện hoạtđộng thu chi bằng phiếu thu, phiếu chi cùng với bộ phận kế toán.

Qua quá trình thực tập tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí, tôi nhận thấy việc tổchức trong Văn phòng rất chặt chẽ, các bộ phận làm việc có sự phối hợp nhịp nhàng,đạt hiệu quả, môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp, và có sự giúp đỡ lẫnnhau giữa các phòng ban để công việc được hiệu quả và tối ưu.

3 Các h th ức quản lý củ a Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí:

Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí đã xây dựng quy chế làm việc trong đó phâncông nhiệm vụ cụ thể rõ ràng cho từng công chứng viên, từng nhân viên trong vănphòng.

Trong quá trình hoạt động, trưởng Văn phòng là người đại diện theo pháp luật củaVăn phòng và là người quản lý chung, trực tiếp toàn bộ bộ máy hoạt động của Vănphòng công chứng, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Vănphòng công chứng theo quy định của pháp luật

Trong hoạt động công chứng, các Công chứng viên là người trực tiếp chịu tráchnhiệm đối với hợp đồng, giao dịch mà mình đã công chứng do đó mọi vấn đề phátsinh liên quan và ảnh hưởng trực tiếp tới nội dung cần công chứng thì đều phải traođổi, được sự đồng ý, chỉ đạo của chính công chứng viên đó.

Nhân viên trong Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn và giám sát của Trưởng văn phòng, hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyênmôn, giữ gìn kỷ luật, kiểm tra thông tin, báo cáo trung thực, chính xác đảm bảonguyên tắc tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

Công chứng viên, nhân viên trong Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí đã chấp hànhcác quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, thực hiện tốt việc bảo quản vàsử dụng tài sản của Văn phòng Đảm bảo công khai, minh bạch và hiệu quả trongmọi hoạt động của Văn phòng công chứng Hàng ngày, Công chứng viên có tráchnhiệm đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho thư ký và những nhân viên liên quan khác.Nhân viên có trách nhiệm tuân thủ cách làm việc do công chứng viên hướng dẫn.Điều này đảm bảo cho bộ máy của Văn phòng hoạt động ổn định, trơn tru và tránhnhững rủi ro, tranh chấp không mong muốn.

7

5 Dịch v ụ pháp lý của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí:

Thời gian làm việc của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí là 06 (ngày)/ tuần (từ thứ2 đến thứ 7 hàng tuần) Buổi chiều thứ 7 các nhân viên bố trí nhau lịch trực hợp lýđể giải quyết công việc cho người yêu cầu công chứng một cách nhanh chóng vàhiệu quả.

Dịch vụ công chứng của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí chủ yếu gồm các loạihợp đồng giao dịch sau:

+ Các hợp đồng, giao dịch liên quan tới chuyển quyền tài sản như: Hợp đồngchuyển nhượng, Hợp đồng tặng cho đối với tài sản là quyền sử dụng đất, quyền sởhữu nhà ở; các loại văn bản chuyển nhượng hợp đồng.

+ Hợp đồng mua bán ô tô, xe máy.

+ Các loại Hợp đồng uỷ quyền, giấy uỷ quyền

+ Các loại Văn bản sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch.

+ Di chúc, văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, vănbản từ chối nhận di sản.

+ Các thoả thuận phân chia, nhập và xác nhận tài sản của vợ chồng.+ Các giao dịch dân sự và thương mại khác: đặt cọc, thế chấp tài sản.Ngoài các loại hợp đồng giao dịch trên, Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí có thựchiện việc công chứng các giao dịch, hợp đồng, văn bản khác theo quy định của phápluật.

Ngoài việc công chứng các hợp đồng, giao dịch, Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trícòn thực hiện việc chứng thực chữ ký, chứng thực bản chính các giấy tờ, văn bảntheo quy định của pháp luật đáp ứng nhu cầu của người dân Chứng thực bản chínhcác giấy tờ, văn bản lấy luôn tại Văn phòng, tiết kiệm được thời gian, công sức chokhách hàng khi có nhu cầu.

6 Chế độ tài chính của Văn phòng c ông chứng Vũ Tiến Trí

Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí không chỉ tự chủ về mặt tổ chức bộ máy, nhân sự,các công chứng viên của Văn phòng công chứng còn được tự chủ hoàn toàn về mặt tàichính Cũng như các Văn phòng công chứng khác, Văn phòng công chứng Vũ TiếnTrí cũng có tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng các

nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao côngchứng vào các nguồn thu hợp pháp khác Các nguồn thu từ phí, thù lao công chứng được coi là doanh thu chính của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí nói riêng và cácVăn phòng công chứng khác nói chung Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí có nghĩavụ nộp thuế theo quy định của pháp luật đối với các doanh thu mà Văn phòng thuđược Văn phòng cũng tự quản lý, sử dụng số tiền còn sau khi đã nộp thuế.

9

Ngoài ra, Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí còn hỗ trợ tư vấn miễn phí các thủ tụccông chứng, các thủ tục liên quan hồ sơ hợp đồng công chứng như liệt kê tại Mục 5của Phần II trong Báo cáo

Các hoạt động nêu trên được thực hiện rất chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng,nhanh chóng nhưng luân tuân thủ các quy định của pháp luật nội dung, Luật Côngchứng và các Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; tôn trọng và thực hiện đầy đủcác quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng

II Việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ củ a các công chứng viên tại Văn phòngcông chứng Vũ Tiến Trí

1 Về việc thực hiện các quyền

Các công chứng viên tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí đã thực hiện đầy đủ cácquyền như quy định tại Khoản 1 Điều 17 Luật Công chứng 2014, bao gồm:Thứ nhất, các công chứng viên được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề côngchứng, tham gia thành lập Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độ hợpđồng cho tổ chức hành nghề công chứng Theo đó, các công chứng viên được tạođiều kiện tốt nhất để hành nghề, được từ chối công chứng trong những trường hợp

pháp luật quy định, được bồi dưỡng để nâng cao năng lực chuyên mộn, được muabảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp; đồng thời được tham gia thành lập văn phòng Thứ hai, các công chứng viên được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theoquy định Trong đó, các hoạt động công chứng hợp đồng và giao dịch là các hoạtđộng phổ biến và chính yếu của Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí Các hoạt độngnày bao gồm công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn (theo quy địnhtại Điều 35 Luật Công chứng 2014) và công chứng hợp đồng, giao dịch do côngchứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng (theo quy định tạiĐiều 36 Luật Công chứng 2014).

Thứ tư, các công chứng viên được đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quancung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng.

Thứ năm, các công chứng viên được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bảndịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội.

2 Về việc thực hiện các nghĩa vụ

Các công chứng viên tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí đã thực hiện đầy đủ cácquyền như quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Công chứng 2014, bao gồm:Thứ nhất, các công chứng viên tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí tuân thủ cácnguyên tắc hành nghề công chứng và chỉ hành nghề tại một tổ chức hành nghề côngchứng là tại Văn phòng công chứng Vũ Tiến Trí Việc tuân thủ các nguyên tắc hànhnghề công chứng được thể hiện ở việc các công chứng viên tại Văn phòng côngchứng Vũ Tiến Trín đều tuân thủ Hiến pháp, pháp luật, rất khách quan và thực khihành nghề, tuân theo đạo đức hành nghề công chứng.

Thứ hai, các công chứng viên tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của ngườiyêu cầu công chứng; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩavụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng;trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì đều giải thích rõ lý do cho người yêu cầucông chứng Sự tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu côngchứng được thể hiện ở sự tôn trọng những chuẩn mực đạo đức, quyền và lợi ích hợppháp của người yêu cầu công chứng cũng như các quy định của pháp luật chứ khôngtiếp nhận vô điều kiện những đòi hởi của các bên; sự tận tâm với công việc, sử dụng

11