HỌC VIỆN TƯ PHÁP HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt 1: Thực tập tại các Tổ chức hành nghề Công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng MỤC LỤC Giấy tiếp nhận học viên thực tập…………………………………………… 2 Nhật ký thực tập …………………………………………………………….. 4 Nội dung báo cáo thực tập ………………………………………………….. 5 Phần I: Giới thiệu tổng quát về quá trình thực tập………………………... 4 Phần II: Giới thiệu khái quát về Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V và nhiệm vụ được giao trong quá trình thực tập……………………………… 5 1. Cơ sở pháp lý…………………………………………………………………. 5 2. Giới thiệu chung……………………………………………………………… 6 3. 4. 5. Về cơ sở vật chất ……………………………………………………………... Về công tác quản lý hoạt động tại Văn phòng công chứng…………………… Nhiệm vụ được giao trong quá trình thực tập…………………………………. 6 6 6 Phần III: Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V …………………………………… 7 1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng Nguyễn Văn V ………………… 7 2. Chức năng và lĩnh vực hoạt động ………………………………..…………… 9 3. Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng……………………………………………………………………. 10 4. Nội quy giao dịch công chứng tại Văn phòng công chứng Nguyễn Văn V … 12 5. Trình tự, thủ tục công chứng………………………………………………….. 13 6. Phí, thù lao công chứng, chi phí khác………………………………………… Phần IV: Đánh giá thực tiễn hoạt động và bài học rút ra cho bản thân trong quá trình thực tập…………………………………………………….. 14 16 1. Đánh giá thực tiễn hoạt động tại Văn phòng công chứng Nguyễn Văn V … 17 2. Bài học rút ra sau đợt thực tập………………………………………………….. Phiếu nhận xét kết quả thực tập Phụ lục 17 GIẤY TIẾP NHẬN HỌC VIÊN THỰC TẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG Nguyễn Văn V CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Tên tổ chức hành nghề công chứng: Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V Giấy đăng ký hoạt động: …/TP-ĐKHĐ-CC Địa chỉ trụ sở: ………………………………………………………………………….. Điện thoại: ………………..; Email: ………................................................................. XÁC NHẬN Học viên: Nguyễn Minh H được nhận thực tập nghề công chứng tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V kể từ ngày …. Tháng…. năm ….., đến ngày …..tháng …… năm …… Họ tên công chứng viên là người hướng dẫn: Nguyễn Văn V Số thẻ công chứng viên: …../CCV Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn, người thực tập cam kết tuân thủ các quy định tại hướng dẫn thực tập nghề công chứng của Học viện Tư pháp. ………., ngày …..tháng ……năm 2023 Đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng Người hướng dẫn thực tập Người thực tập HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC NHẬT KÝ THỰC TẬP Họ và tên: Nguyễn Minh H Số báo danh: ……. Lớp: ……. Khóa: ……. Thời gian Nội dung công việc Địa điểm Ghi chú Ngày .../…/2023 (Thứ 2) - Đến tổ chức hành nghề công chứng nộp công văn thực tập của Học viện tư pháp. - Được Văn phòng bố trí Công chứng viên hướng dẫn thực tập, trao đổi với Công chứng viên hướng dẫn về nội dung của đợt thực tập. - Tiếp đón khách đến văn phòng. Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V Ngày .../…/2023 (Thứ 3) - Tìm hiểu kỹ cách bố trí văn phòng, cơ sở hạ tầng, cơ cấu tổ chức, cơ cấu nhân sự, nội quy, quy chế của văn phòng. - Tìm hiểu, nghiên cứu các văn bản pháp lý của Văn phòng công chứng như: Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng Công chứng; Giấy đăng ký hoạt động; Quyết định về việc bổ nhiệm công chứng viên; - Quan sát lại lịch làm việc, nội quy, bảng niêm yết phí công chứng, thù lao công chứng... - Kết hợp đặt các câu hỏi vướng mắc trao đổi với người hướng dẫn thực tập. - Tiếp đón khách đến Văn phòng - Xây dựng đề cương báo cáo thực tập. Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V Ngày .../…/2023 (Thứ 4) - Tiếp đón người yêu cầu công chứng, quan sát cách tiếp đón, trả lời, hỗ trợ và cách nắm bắt nguyện vọng của người yêu cầu công chứng từ các chuyên viên khác. - Tiếp nhận giấy tờ bản gốc, bản chính, bản phô tô để đối chiếu; xem cách viết Phiếu yêu cầu công chứng theo sự hướng dẫn của Công chứng viên. - Hoàn thiện phần cơ sở lý luận trong báo cáo. - Hoàn thiện phần khái quát về văn phòng công chứng. - Kết hợp đặt các câu hỏi vướng mắc trao đổi với người hướng dẫn thực tập. Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V Ngày .../…/2023 (Thứ 5) - Tiếp xúc với hồ sơ công chứng - Quan sát công việc thường ngày của Văn phòng và được công chứng viên hướng dẫn trực tiếp hồ sơ pháp lý, quan sát công việc tư vấn, tiếp nhận các yêu cầu công chứng. - Hoàn thiện nội dung cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V. - Quan sát các quy trình công chứng - Kết hợp đặt các câu hỏi vướng mắc trao đổi với người hướng dẫn thực tập. Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V Ngày .../…/2023 (Thứ 6) - Hoàn thiện phần nhận xét, đánh giá và rút ra bài học cho bản thân trong quá trình thực tập. - Xin nhận xét và xác nhận của Văn phòng Công chứng trong thời gian thực tập. Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V Xác nhận của người hướng dẫn thực tập HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập 1: Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng. Báo cáo kết quả thực tập đối với đợt thực tập 1: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng. Phần I: Giới thiệu tổng quát về quá trình thực tập Trong thời gian từ ngày .../…/2023 đến ngày .../…/2023, bản thân học viên đã tự liên hệ thực tập tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V có địa chỉ trụ sở tại: …………………………………….. để áp dụng những kiến thức và thực hành kỹ năng nghề nghiệp đã học vào tại Học viện tư pháp vào môi trường làm việc thực tế tại tổ chức hành nghề công chứng; Bổ sung kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn nghề nghiệp; Bước đầu được làm quen với môi trường thực tế, tạo sự kết nối giữa lý thuyết và thực hành trên thực tiễn, từ đó bổ sung kiến thức, những thiếu sót của bản thân để trang bị một kỹ năng hành nghề tốt nhất; Học hỏi, rèn luyện phong cách làm việc và ứng xử trong các mối quan hệ công tác tại tổ chức hành nghề công chứng. Trong quá trình thực tập tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V, học viên đã được Công chứng viên giới thiệu về quá trình thành lập và phát triển của Văn phòng, mô hình và cơ cấu tổ chức của văn phòng quản lý của tổ chức hành nghề công chứng, cung cấp các giấy tờ, tài liệu pháp lý phục vụ cho việc làm báo cáo. Dưới đây là nội dung kết quả của quá trình tìm hiểu trong thời gian thực tập tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V: Phần II: Giới thiệu khái quát về Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V và nhiệm vụ được giao trong quá trình thực tập 1. Cơ sở pháp lý Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V trước đây là Văn phòng Công chứng H được thành lập theo Quyết định số ………../QĐ-UBND ngày …./…./….của UBND ….. về việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng H. Năm 2017, Văn phòng Công chứng H đã làm thủ tục chuyển đổi từ Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập thành Văn phòng Công chứng H có hai công chứng viên hợp danh. (CHÈN ẢNH CHỤP BIỂN TÊN VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TẠI ĐÂY) 2. Về cơ sở vật chất - Trụ sở của Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V có địa chỉ cụ thể đặt tại ………………………………, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật. Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V có 03 phòng làm việc, cụ thể: Tầng 1 gồm 02 phòng: 01 Phòng làm việc chính là nơi tiếp đón người yêu cầu công chứng; 01 Phòng máy phô tô riêng gồm 02 máy; Tầng 2 là phòng lưu trữ hồ sơ công chứng. (CHÈN ẢNH CHỤP PHÒNG LƯU TRỮ HỒ SƠ CÔNG CHỨNG TẠI ĐÂY) - Nhân viên được trang bị máy in, Laptop để thuận tiện trong quá trình cung cấp dịch vụ cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. - Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V sử dụng con dấu không có hình quốc huy. (CHÈN ẢNH CHỤP MẪU CON DẤU ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY) - Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu phí công chứng, thù lao công chứng, có tài khoản riêng với thông tin như sau: Tên tài khoản: Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V Số tài khoản: ……………………………………………………………….... Tại Ngân hàng: ……………………………………………………………… - Văn phòng được trang bị camera giám sát. 3. Về công tác quản lý hoạt động tại Văn phòng công chứng Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V đã thực hiện niêm yết tại trụ sở: Nội quy giao dịch công chứng; trình tự, thủ tục công chứng; mức thu phí công chứng; Mức trần thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định tại khoản 4 điều 33 Luật Công chứng năm 2014. 5. Nhiệm vụ được giao trong quá trình thực tập - Nắm các quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn, các quy định pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng để từ đó vận dụng vào thực tiễn trong quá trình thực tập. - Giao tiếp, khai thác thông tin từ người yêu cầu công chứng, tiếp nhận giấy tờ bản gốc, bản phô tô để đối chiếu, kiểm tra các thông tin…theo đúng quy định của pháp luật dưới sự hướng dẫn của Công chứng viên. Phần III: Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V 1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng Nguyễn Văn V Văn phòng công chứng Nguyễn Văn V hiện tại có tổng số nhân sự là 05 người, trong đó có: - Công chứng viên: 02 công chứng viên hợp danh là Ông Nguyễn Văn V và Ông Đoàn Văn M là những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công tác pháp luật và luôn sẵn lòng tận tâm trong công việc. STT Họ và tên Năm sinh Đã được bổ nhiệm công chứng viên theo Quyết định số, ngày, tháng, năm Số thẻ công chứng viên Công chứng viên hợp danh 1 Nguyễn Văn V 1981 …../QĐ-BTP ngày …./…./…. (Phụ lục Quyết định đính kèm) …./CCV Trưởng Văn phòng công chứng 2 Đoàn Văn M 1965 ……./QĐ-BTP ngày …./…./…. (Phụ lục Quyết định đính kèm) …./CCV Công chứng viên hợp danh - Nhân viên nghiệp vụ, nhân viên khác: Văn phòng có 02 thư ký nghiệp vụ, 01 kế toán, Cụ thể: STT Họ và tên Năm sinh Vị trí công tác trong tổ chức hành nghề công chứng 1 Trần Văn H 1985 Thư ký nghiệp vụ 2 Hà Thị M 1989 Thư ký nghiệp vụ 3 Lê Thị H 1980 Kế toán Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V đã xây dựng được đội ngũ nhân viên nghiệp vụ và nhân viên hỗ trợ năng động, nhiệt tình và có trình độ chuyên môn. Tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiếu khách liên tục được đào tạo và tái đào tạo để hỗ trợ hoạt động công chứng hợp đồng giao dịch an toàn, nhanh chóng và hiệu quả. Toàn bộ cán bộ nhân viên của Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V luôn đồng hành sẵn sàng vì một Văn phòng công chứng phát triển. Bên cạnh đó, cán bộ nhân viên của Văn phòng luôn đoàn kết, hỗ trợ đồng nghiệp; luôn có tinh thần cầu tiến, học hỏi, hỗ trợ người mới và nhân viên tập sự, học viên đến thực tập. Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V - Hội đồng thành viên: Bao gồm Trưởng Văn phòng và Công chứng viên hợp danh. - Bộ phận nghiệp vụ công chứng: Bao gồm Công chứng viên đang hành nghề tại Văn phòng và thư ký nghiệp vụ giúp việc cho Công chứng viên: Giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực của khách hàng, tư vấn hồ sơ, soạn thảo văn bản công chứng, thực hiện nghiệp vụ chứng thực. - Nhân viên phụ trách kế toán kiêm lưu trữ: Giúp việc Trưởng Văn phòng trong lĩnh vực tài chính, kế toán như: Ghi chép sổ sách kế toán, hạch toán các khoản thu chi của Văn phòng đúng chế độ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán, tính và thu phí thù lao công chứng theo quy định của pháp luật và Văn phòng…Thực hiện lưu trữ, quản lý hồ sơ công chứng, ghi chép, bảo quản các loại sổ sách có liên quan tới nghiệp vụ công chứng, quản lý công văn đi đến, tổ chức mua sắm trang thiết bị cho Văn phòng theo phương án được Trưởng Văn phòng phê duyệt. Như vậy: Về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V đảm bảo theo quy định tại Điều 22 Luật công chứng năm 2014 và Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về công ty hợp danh, Văn phòng được tổ chức phù hợp với lượng khách hàng và quy mô của Văn phòng. Văn phòng đã phân công nhân viên kiêm nhiệm thêm công việc như nhân viên kế toán kiêm hành chính nhằm tinh gọn bộ máy, khắc phục tình trạng lãng phí nhân lực và chi phí quản lý. Việc phân công này trên thực tế đang mang lại hiệu quả rõ rệt. 2. Chức năng và lĩnh vực hoạt động 2.1. Chức năng Công chứng là hoạt động dịch vụ công đặc biệt phục vụ và tạo ra những bảo đảm, an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch dân sự qua đó bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, ngăn ngừa rủi ro, hạn chế tranh chấp dân sự góp phần bảo đảm trật tự kinh tế - xã hội. Văn phòng Công chứng thực hiện chức năng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại, đất đai, nhà ở, hôn nhân - gia đình, phân chia di sản thừa kế…theo quy định của Luật Công chứng. Các hợp đồng, giao dịch được công chứng là các hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng hoặc pháp luật không quy định phải công chứng nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. 2.2. Lĩnh vực hoạt động - Công chứng hợp đồng thế chấp: nhà ở, quyền sử dụng đất, xe ô tô, xe máy và các tài sản khác cho ngân hàng, cá nhân và các tổ chức khác để vay tiền. - Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, góp vốn bằng tài sản là nhà ở, quyền sử dụng đất, xe ô tô, xe máy và các tài sản khác. - Công chứng bản dịch - Công chứng hợp đồng ủy quyền, thụ ủy quyền, giấy ủy quyền. - Công chứng hợp đồng vay tiền và các tài sản khác. - Công chứng hợp đồng cho thuê, cho mượn nhà và các tài sản gắn liền với đất; - Công chứng di chúc, khai nhận, phân chia di sản thừa kế, thỏa thuận về tài sản (chung, riêng) của vợ chồng; - Chứng thực chữ ký của cá nhân trên các văn bản, giấy tờ phục vụ giao dịch; - Chứng thực sao y bản chính; - Các hợp đồng giao dịch khác mà pháp luật không quy định phải công chứng nhưng các bên tự nguyện yêu cầu công chứng. Hiện nay, số lượng giấy tờ yêu cầu chứng nhận lãnh sự của công dân tại Cục Lãnh sự ngày càng nhiều, trong đó có nhiều loại giấy tờ do các tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận. Để bảo đảm việc chứng nhận các loại văn bản, giấy tờ được chính xác Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V đã gửi công văn cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại về việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của Ông Nguyễn Văn V khi chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Điều 7 Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự do Bộ Ngoại giao ban hành. 3. Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng 3.1. Thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên * Công chứng viên Nguyễn Văn V (Trưởng văn phòng). - Là Công chứng viên và là người đứng đầu văn phòng, quản lý và điều hành mọi hoạt động của văn phòng, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Sở Tư pháp về toàn bộ hoạt động của văn phòng. - Quản lý công tác tổ chức, phân công nhiệm vụ cho công chứng viên và nhân viên văn phòng. Theo dõi, hướng dẫn và kiểm tra chất lượng, hiệu quả công việc; nhận xét đánh giá nhân viên của văn phòng theo quy định. - Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ và điều hành việc phân công đảm bảo thực hiện nhiệm vụ của văn phòng đạt hiệu quả. - Thực hiện báo cáo đột xuất và báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm báo cáo tình hình hoạt động với cơ quan thuế, Sở tư pháp theo quy định. - Là người đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thu, chi tài chính của văn phòng. - Giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật. - Thực hiện nhiệm vụ của Công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng. - Tham gia tiếp nhận, hướng dẫn, thụ lý, ký văn bản công chứng các hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung trong văn bản mà mình ký công chứng, chứng thực. * Các công chứng viên khác: Thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên theo đúng quy định của pháp luật. 3.2. Thực hiện quyền và nghĩa vụ của Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V * Quyền của Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V - Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với các nhân viên làm việc tại Văn phòng công chứng Nguyễn Văn V. - Người yêu cầu công chứng tự nguyện nộp phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác phát sinh cho kế toán căn cứ bảng phí công chứng, thù lao công chứng được niêm yết tại trụ sở Văn phòng công chứng hoặc mức đã được thỏa thuận với người yêu cầu công chứng. Như vậy, Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V đã thực hiện đầy đủ quyền của mình được quy định tại khoản 2 điều 32 Luật công chứng năm 2014 về thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác. - Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, ngoài giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng. - Công chứng viên thường xuyên phải tra cứu trên cơ sở dữ liệu công chứng do Ủy Ban Nhân dân ………….. quản lý về tình trạng tài sản dự kiến giao dịch để đảm bảo an toàn pháp lý, giảm tối đa rủi ro trong Hợp đồng, giao dịch trước khi giao kết. - Ngoài ra, Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V còn thực hiện các quyền khác theo quy định của pháp luật như: Thu phí xác minh, giám định hoặc công chứng ngoài trụ sở. * Nghĩa vụ của Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V - Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng. - Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê. - Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước. - Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng và thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình. - Tiếp nhận và tạo điều kiện thuận lợi và quản lý tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình. - Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định tại Điều 37 của Luật Công chứng 2014 và bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 38 của Luật Công chứng 2014. - Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm. - Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng. - Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng. Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, phát huy và thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng cũng như có những cơ chế tổ chức và quản lý có tính linh hoạt tạo điều kiện thuận lợi và thuận tiện nhất cho người yêu cầu công chứng. Người yêu cầu công chứng có thái độ hài lòng cao khi sử dụng dịch vụ công chứng tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V. 4. Nội quy giao dịch công chứng tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V 4.1. Thời gian làm việc - Từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7 hàng tuần: Buổi sáng từ 07 giờ 00 phút đến 11 giờ 30 phút. Buổi chiều từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ 00 phút Ngoài ra, Văn phòng còn nhận công chứng ngoài giờ theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng. 4.2. Đối với cán bộ, nhân viên văn phòng - Phải có thái độ và tác phong lịch sự, tôn trọng đối với khách đến yêu cầu công chứng, - Giải quyết các yêu cầu công chứng với trách nhiệm cao nhất, bảo đàm nhanh, gọn, hiện quả và đúng với quy định của pháp luật, - Phải giải thích rõ ràng, hướng dẫn tận tình và đầy đủ những vấn đề cần thiết cho khách hàng khi giao dịch, - Không được sách nhiễu, gây phiền hà cho khách, - Trong giờ làm việc phải đeo phù hiệu theo quy định của Văn phòng công chứng. 4.3. Đối với người yêu cầu công chứng - Khi đến công chứng, Quý khách phải tuân theo sự hướng dẫn của nhân viên văn phòng công chứng, tôn trọng trật tự chung trong văn phòng để giúp cán bộ, nhân viên văn phòng công chứng thực hiện các yêu cầu công chứng của quý khách được thuận lợi, nhanh chóng, - Trong quá trình làm việc, nếu Quý khách có vấn đề gì vướng mắc thì có quyền đề nghị cán bộ, nhân viên của Văn phòng công chứng giải thích. Trường hợp Quý khách thấy sự giải thích đó chưa thỏa đáng thì có quyền đề nghị lãnh đạo Văn phòng công chứng giải thích, - Văn phòng công chứng có quyền từ chối tiếp những khách hàng có hành vi, lời nói, ăn mặc thiếu lịch sự hoặc uống bia, rượu say làm mất trật tự chung trong trụ sở văn phòng. Trong trường hợp khẩn cấp, Văn phòng sẽ yêu cầu sự can thiệp của cơ quan Công an, tiến hành các biện pháp cần thiết để duy trì trật tự nhằm bảo đảm cho sự an toàn của Văn phòng cũng như Quý khách khác, Văn phòng công chứng hoan nghênh những Quý khách có thái độ hợp tác, tôn trọng các quy định của pháp luật và nội quy của văn phòng khi đến yêu cầu công chứng, đồng thời Văn phòng công chứng sẵn sàng tiếp thu những ý kiến đóng góp xây dựng của quý khách, kịp thời chấn chỉnh những thiếu sót hoặc bất cập để phục vụ quý khách ngày càng tốt hơn. 5. Trình tự, thủ tục công chứng 5.1. Thủ tục chung công chứng hợp đồng, giao dịch 1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây: a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ; b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch; c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc ban sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà Pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có, 2. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc dối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng. 3. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng. Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng không quá mười ngày làm việc, (Đối với quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia thừa kế, khai nhận di sản thời hạn giải quyết hồ sơ: 20 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ (gồm 05 ngày chuẩn bị hồ sơ niêm yết, 15 ngày niêm yết). 5.2 Quy trình cấp bản sao văn bản công chứng Bộ phận được phân công tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng. Kèm theo Phiếu yêu cầu phải có bản Phô tô giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác của người yêu cầu đã được cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu bản chính, + Người tham gia hợp đồng, giao dịch, + Người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, + Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng; Thời hạn giải quyết hồ sơ: Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu. 5.3 Một số quy trình thực hiện công chứng riêng 5.3.1 Công chứng ngoài trụ sở - Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của cơ quan công chứng, thì việc công chứng được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của người yêu cầu công chứng. - Thời gian giải quyết hồ sơ: Từ hai đến mười ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. 5.3.2 Công chứng hồ sơ có sự tham gia của người làm chứng phiên dịch việc công chứng hồ sơ, giấy tờ phải có sự tham gia của người làm chứng nếu pháp luật quy định việc công chứng phải có người làm chứng hoặc trường hợp pháp luật không quy định nhưng người yêu cầu công chứng là một trong các trường hợp sau: Không đọc được; không nghe được; không ký được; không điểm chỉ được. - Trường hợp người yêu cầu công chúng không thông thạo Tiếng Việt thì phải có người phiên dịch, - Trường hợp người yêu cầu công chứng là một trong các trường hợp sau: Không đọc, không nghe, không ký hoặc không điểm chỉ được thì phải có người làm chứng. - Cơ quan công chứng phải hướng dẫn và giải thích cho người có yêu cầu công chứng về việc phải có người làm chứng và người phiên dịch cũng như các điều kiện có liên quan theo quy định của Pháp luật. - Người yêu cầu công chứng được tự mới người làm chứng, người phiên dịch. Nếu họ không mời được thì công chứng viên chỉ định người làm chứng. 6. Phí, thù lao công chứng, chi phí khác 6.1 Mức thu phí công chứng - Cơ sở pháp lý: Luật công chứng năm 2014; Thông tư số 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 11/11/2016; Thông tư số 111/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 20/10/2017 sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư số 257/2016 TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 11/11/2016. - Mức thu phí công chứng hợp đồng giao dịch được xác định theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch. TT Giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch Mức thu (đồng/trường hợp) 1 Dưới 50 triệu đồng 50 nghìn 2 Từ 50 triệu đồng đến 100 triệu 100 nghìn 3 Từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng 0,1% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch 4 Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng 01 triệu + 0,06% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng. 5 Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng 2,2 triệu + 0,05% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng. 6 Từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng 3,2 triệu + 0,04% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng. 7 Từ trên 10 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng 5,2 triệu + 0,03% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng. 8 Trên 100 tỷ đồng 32,2 triệu + 0,02% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 100 tỷ đồng. (mức thu tối đa là 70 triệu/ trường hợp) 6.2 Mức trần thù lao công chứng, thù lao dịch thuật và chi phí đánh máy, sao chụp giấy tờ văn bản - Cơ sở pháp lý: Theo quyết định số…../2015/QD-UBND của Uỷ Ban nhân dân tỉnh …….. ngày …./…/…. - Mức trần thù lao soạn thảo hợp đồng, giao dịch TT Hợp đồng, giao dịch Mức thu (đồng/trường hợp) 1 Hợp đồng kinh tế, thương mại, đầu tư, kinh doanh 300 nghìn 2 Hợp đồng ủy quyền 80 nghìn 3 Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất, góp vốn bằng quyền sử dụng đất 100 nghìn 4 Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sư dụng đất có tài sản gắn liền với đất, góp vốn bằng quyền sử dụng đất có tài sản gắn liền với đất 120 nghìn 5 Hợp đồng mua bán, tặng cho xe ô tô, xe máy 60 nghìn 6 Hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản, bảo lãnh tài sản 100 nghìn 7 Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất, thuê nhà ở; thuê, thuê lại tài sản 80 nghìn 8 Hợp đồng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng 50 nghìn 9 Di chúc 150 nghìn 10 Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản 150 nghìn 11 Văn bản thỏa thuận về tài sản của vợ chồng 100 nghìn 12 Văn bản từ chối nhận di sản 50 nghìn 13 Giấy ủy quyền 50 nghìn 14 Hợp đồng, giao dịch khác 50 nghìn Phần IV: Đánh giá thực tiễn hoạt động và bài học rút ra cho bản thân trong quá trình thực tập 1. Đánh giá thực tiễn hoạt động tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V - Ưu điểm: + Tổ chức bộ máy Văn phòng từng bước đã được hoàn thiện, đội ngũ công chứng viên chuyên môn cao qua đó đáp ứng được hầu hết yêu cầu công chứng của nhân dân. + Đội ngũ nhân viên nghiệp vụ, nhân viên văn phòng siêng năng, được đào tạo cơ bản. Thái độ làm việc tốt, biết lắng nghe nhu cầu của khách hàng, giải quyết nhanh các công việc thuộc phạm vi quyền hạn của mình, giúp sức đắc lực cho công chứng viên nói riêng và cho hoạt động nghề nghiệp của văn phòng công chứng nói chung. - Hạn chế: + Hạn chế về đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại đáp ứng kịp thời phát hiện những giấy tờ giả mạo trong hoạt động công chứng, hiện tại chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của công chứng viên. Trong khi đó, kỹ thuật công nghệ càng hiện đại nên các thủ đoạn, kỹ thuật làm giả giấy tờ, tài liệu hết sức tinh vi, nếu dựa vào “mắt thường” của công chứng viên khó nhận biết được. + Hạn chế về cơ sở dữ liệu công chứng: hiện vẫn chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu công chứng trên phạm vi cả nước nên việc cập nhật các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của các tài sản và biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng… còn khó khăn cho công chứng viên trong quá trình hành nghề. + Do đặc thù về điều kiện kinh tế của địa phương nên việc các giao dịch liên quan đến tài sản hình thành trong tương lai không phổ biến. + Sự phối hợp, chia sẻ thông tin từ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền liên quan đến hoạt động công chứng như: Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký, Ủy ban nhân dân các cấp… còn thiếu chặt chẽ, rườm rà gây mất thời gian trong quá trình trong quá trình xác minh thông tin phục vụ hoạt động công chứng, giám định giấy tờ tài liệu, xác minh chủ thể tham gia giao dịch. Tình trạng sách nhiễu, vòi vĩnh gây tốn kém cho người yêu cầu công chứng ở một số cán bộ vẫn còn. 2. Bài học rút ra sau đợt thực tập - Tiếp xúc thực tế với hoạt động công chứng tại một tổ chức hành nghề công chứng, cụ thể là tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V. Học viên được trực tiếp quan sát các kỹ năng công chứng đa dạng được các công chứng viên của Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V thực hiện. Nắm bắt và hiểu rõ hơn các quy tắc đạo đức hành nghề công chứng để từ đó biết được thêm những kiến thức mình còn thiếu sót để hoàn thiện hơn. - Quan sát, học tập được tác phong, thái độ làm việc của các công chứng viên, thư ký nghiệp vụ trong suốt quy trình công chứng, từ đó tiếp thu và sửa đổi tác phong của bản thân cho phù hợp. Giải quyết công việc luôn cần khéo léo, giữ thái độ lịch sự, đúng mực trong giao tiếp với khách hàng. Luôn phải học hỏi, cập nhật thông tin, văn bản mới, nâng cao kiến thức chuyên môn phục vụ cho công việc. Luôn hòa đồng, chan hòa với đồng nghiệp, hỗ trợ đồng nghiệp trong quá trình công tác nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của Văn phòng công chứng và góp phần khẳng định vị thế nghề công chứng - Tìm hiểu, quan sát các giấy tờ cần có trong một bộ hồ sơ công chứng áp dụng cho từng loại việc cụ thể. So sánh thành phần hồ sơ theo quy định của pháp luật với thực tiễn nhận thấy cần có sự linh hoạt trong quy trình công chứng nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật, phòng ngừa tranh chấp, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức tránh gây phiền hà, sách nhiễu cho người yêu cầu công chứng. Ví dụ: Giấy tờ, tài liệu để chứng minh quan hệ cha, mẹ, con: việc xin trích lục khai sinh với trường hợp đã mất bản chính Giấy khai sinh đôi khi gặp khó khăn cho người yêu cầu công chứng do trong sổ hộ tịch của UBND xã/ phường nơi trước đây làm thủ tục đăng ký khai sinh không còn lưu giữ hồ sơ thì có thể thay bằng Thông báo số định danh cá nhân do Công an cấp xã/phường nơi công dân đăng ký thường trú cấp văn bản thông báo, trong nội dung thông báo có thông tin họ tên cha và họ tên mẹ của người yêu cầu cấp văn bản thông báo số định danh. - Nắm bắt được một cách cơ bản về cơ cấu tổ chức của một văn phòng công chứng: số lượng nhân sự, cách bố trí nhân sự và nhiệm vụ của từng nhân sự trong hệ thống đó. Trên đây là toàn văn bản báo cáo thực tập đợt 1 tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V, ……… để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng. Qua đợt thực tập đầu tiên, bản thân học viên đã bước đầu hiểu và nắm bắt được sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tiễn của nghề công chứng, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn như thế nào. Học viên bước đầu có một số kinh nghiệm, kiến thức thực tế, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc và khả năng đánh giá, phân tích một cách tổng thể. Tuân thủ pháp luật là tiêu chí được đặt lên hàng đầu tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V mà bản thân học viên trong năm ngày thực tập vừa qua đã có cơ hội để tiếp cận và học hỏi. Qua đây, bản thân học viên đã rút ra được rất nhiều bài học quý giá và chuẩn bị cho mình những kiến thức, kinh nghiệm vững chắc hơn cho các đợt thực tập tiếp theo. Trong quá trình nghiên cứu có gì thiếu sót rất mong nhận được sự cảm thông từ phía các thầy, cô giáo. Học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể công chứng viên và nhân viên Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V đã tận tình giúp đỡ trong suốt quá trình thực tập tại đây. HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC PHIẾU NHẬN XÉT KẾT QUẢ THỰC TẬP (Phần dành cho người hướng dẫn nhận xét) Họ và tên công chứng viên hướng dẫn: Nguyễn Văn V Tên tổ chức hành nghề công chứng: Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V Địa chỉ………………………………………………………………………………… Họ và tên học viên: Nguyễn Minh H Lớp: …. Khóa …… tổ chức tại………………. Nhận xét của người hướng dẫn: Tôi, Công chứng viên Nguyễn Văn V là công chứng viên hướng dẫn thực tập cho học viên: Nguyễn Minh H nêu trên. Nay, nhận xét quá trình thực tập từ ngày .../…/2023 đến ngày .../…/2023 như sau: 1. Về năng lực, trình độ chuyên môn: 2. Về kỹ năng hành nghề công chứng và khả năng đáp ứng chất lượng công việc được giao: 3. Về ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức tuân thủ pháp luật: 4. Về tư cách đạo đức, việc thực hiện Quy tắc đạo đức và ứng xử nghề nghiệp công chứng của học viên thực tập: 5. Kết luận Qua thời gian hướng dẫn thực tập, tôi nhận xét học viên Nguyễn Minh H đã hoàn thành thời gian thực tập tại Văn phòng công chứng Nguyễn Văn V. ………, ngày ……tháng ….năm 2023 Người hướng dẫn thực tập PHỤ LỤC STT Nội dung tài liệu 1 Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng Công chứng 2 Giấy đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng 3 Quyết định về việc bổ nhiệm công chứng viên Nguyễn Văn V số …./QĐ-BTP ngày …/…/… 4 Quyết định về việc bổ nhiệm công chứng viên Đoàn Văn M số …./QĐ-BTP ngày …/…/…
MỤC LỤC Giấy tiếp nhận học viên thực tập……………………………………………… Nhật ký thực tập ……………………………………………………………… Nội dung báo cáo thực tập …………………………………………………… Phần I: Giới thiệu tổng quát trình thực tập……………………… Phần II: Giới thiệu khái qt Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V nhiệm vụ giao trình thực tập……………………………… Cơ sở pháp lý………………………………………………………………… Giới thiệu chung……………………………………………………………… Về sở vật chất …………………………………………………………… Về công tác quản lý hoạt động Văn phịng cơng chứng…………………… Nhiệm vụ giao trình thực tập………………………………… Phần III: Tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V …………………………………… Cơ cấu tổ chức Văn phòng công chứng Nguyễn Văn V ………………… Chức lĩnh vực hoạt động ……………………………… …………… 10 Việc thực quyền nghĩa vụ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng…………………………………………………………………… 11 Nội quy giao dịch cơng chứng Văn phịng cơng chứng Nguyễn Văn V … 13 Trình tự, thủ tục cơng chứng………………………………………………… 14 Phí, thù lao cơng chứng, chi phí khác………………………………………… 16 Phần IV: Đánh giá thực tiễn hoạt động học rút cho thân trình thực tập…………………………………………………… 18 Đánh giá thực tiễn hoạt động Văn phịng cơng chứng Nguyễn Văn V … 18 GIẤY TIẾP NHẬN HỌC VIÊN THỰC TẬP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG Nguyễn Văn V CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tên tổ chức hành nghề công chứng: Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V Giấy đăng ký hoạt động: …/TP-ĐKHĐ-CC Địa trụ ………………………………………………………………………… sở: Điện thoại: ……………… ; Email: ……… XÁC NHẬN Học viên: Nguyễn Minh H nhận thực tập nghề cơng chứng Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V kể từ ngày … Tháng… năm … , đến ngày … tháng …… năm …… Họ tên công chứng viên người hướng dẫn: Nguyễn Văn V Số thẻ công chứng viên: … /CCV Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn, người thực tập cam kết tuân thủ quy định hướng dẫn thực tập nghề công chứng Học viện Tư pháp ………., ngày … tháng ……năm ……… Đại diện theo pháp luật tổ chức hành nghề công chứng Người hướng dẫn thực tập Người thực tập HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC NHẬT KÝ THỰC TẬP Họ tên: Nguyễn Minh H Số báo danh: …… Lớp: …… Khóa: …… Thời gian Nội dung cơng việc Ngày …./ …./… - Đến tổ chức hành nghề công chứng nộp công văn thực tập Học viện tư pháp (Thứ 2) Địa điểm Văn phịng Cơng chứng - Được Văn phịng bố trí Cơng chứng viên hướng Nguyễn Văn V dẫn thực tập, trao đổi với Công chứng viên hướng dẫn nội dung đợt thực tập - Tiếp đón khách đến văn phịng Ngày …./ …./… (Thứ 3) - Tìm hiểu kỹ cách bố trí văn phịng, sở hạ Văn phòng tầng, cấu tổ chức, cấu nhân sự, nội quy, Công chứng quy chế văn phịng Nguyễn Văn V - Tìm hiểu, nghiên cứu văn pháp lý Văn phịng cơng chứng như: Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động Văn phịng Cơng chứng; Giấy đăng ký hoạt động; Quyết định việc bổ nhiệm công chứng viên; - Quan sát lại lịch làm việc, nội quy, bảng niêm yết phí cơng chứng, thù lao cơng chứng - Kết hợp đặt câu hỏi vướng mắc trao đổi với Ghi người hướng dẫn thực tập - Tiếp đón khách đến Văn phịng - Xây dựng đề cương báo cáo thực tập Ngày …./ …./… (Thứ 4) - Tiếp đón người u cầu cơng chứng, quan sát Văn phịng cách tiếp đón, trả lời, hỗ trợ cách nắm bắt Công chứng nguyện vọng người yêu cầu công chứng từ Nguyễn Văn chuyên viên khác V - Tiếp nhận giấy tờ gốc, chính, phơ tơ để đối chiếu; xem cách viết Phiếu yêu cầu công chứng theo hướng dẫn Cơng chứng viên - Hồn thiện phần sở lý luận báo cáo - Hoàn thiện phần khái qt văn phịng cơng chứng - Kết hợp đặt câu hỏi vướng mắc trao đổi với người hướng dẫn thực tập Ngày …./ …./… (Thứ 5) - Tiếp xúc với hồ sơ cơng chứng Văn phịng - Quan sát cơng việc thường ngày Văn phịng Cơng chứng công chứng viên hướng dẫn trực tiếp hồ Nguyễn Văn V sơ pháp lý, quan sát công việc tư vấn, tiếp nhận yêu cầu công chứng - Hoàn thiện nội dung cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V - Quan sát quy trình cơng chứng - Kết hợp đặt câu hỏi vướng mắc trao đổi với người hướng dẫn thực tập Ngày …./ …./… (Thứ 6) - Hoàn thiện phần nhận xét, đánh giá rút Văn phòng học cho thân q trình thực tập Cơng chứng - Xin nhận xét xác nhận Văn phịng Cơng Nguyễn Văn chứng thời gian thực tập V Xác nhận người hướng dẫn thực tập HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập 1: Thực tập tổ chức hành nghề cơng chứng để tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề công chứng Báo cáo kết thực tập đới với đợt thực tập 1: Tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề công chứng Phần I: Giới thiệu tổng quát trình thực tập Trong thời gian từ ngày …./…./….đến ngày …./…./…., thân học viên tự liên hệ thực tập Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V có địa trụ sở tại: …………………………………… để áp dụng kiến thức thực hành kỹ nghề nghiệp học vào Học viện tư pháp vào môi trường làm việc thực tế tổ chức hành nghề công chứng; Bổ sung kiến thức kinh nghiệm thực tiễn nghề nghiệp; Bước đầu làm quen với môi trường thực tế, tạo kết nối lý thuyết thực hành thực tiễn, từ bổ sung kiến thức, thiếu sót thân để trang bị kỹ hành nghề tốt nhất; Học hỏi, rèn luyện phong cách làm việc ứng xử mối quan hệ công tác tổ chức hành nghề cơng chứng Trong q trình thực tập Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V, học viên Công chứng viên giới thiệu q trình thành lập phát triển Văn phịng, mơ hình cấu tổ chức văn phịng quản lý tổ chức hành nghề công chứng, cung cấp giấy tờ, tài liệu pháp lý phục vụ cho việc làm báo cáo Dưới nội dung kết trình tìm hiểu thời gian thực tập Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V: Phần II: Giới thiệu khái qt Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V nhiệm vụ giao trình thực tập Cơ sở pháp lý Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V trước Văn phịng Cơng chứng H thành lập theo Quyết định số ……… /QĐ-UBND ngày …./…./….của UBND … việc cho phép thành lập Văn phịng cơng chứng H Năm 2017, Văn phịng Cơng chứng H làm thủ tục chuyển đổi từ Văn phịng cơng chứng cơng chứng viên thành lập thành Văn phịng Cơng chứng H có hai cơng chứng viên hợp danh (CHÈN ẢNH CHỤP BIỂN TÊN VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG TẠI ĐÂY) Về sở vật chất - Trụ sở Văn phòng Cơng chứng Nguyễn Văn V có địa cụ thể đặt ………………………………, có nơi làm việc cho cơng chứng viên người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định pháp luật Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V có 03 phịng làm việc, cụ thể: Tầng gồm 02 phịng: 01 Phịng làm việc nơi tiếp đón người u cầu cơng chứng; 01 Phịng máy phơ tơ riêng gồm 02 máy; Tầng phịng lưu trữ hồ sơ cơng chứng (CHÈN ẢNH CHỤP PHỊNG LƯU TRỮ HỒ SƠ CƠNG CHỨNG TẠI ĐÂY) - Nhân viên trang bị máy in, Laptop để thuận tiện trình cung cấp dịch vụ cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch - Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V sử dụng dấu khơng có hình quốc huy (CHÈN ẢNH CHỤP MẪU CON DẤU ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY) - Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài nguồn thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, có tài khoản riêng với thơng tin sau: Tên tài khoản: Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V Số tài khoản: ……………………………………………………………… Tại Ngân hàng: ……………………………………………………………… - Văn phòng trang bị camera giám sát Về cơng tác quản lý hoạt động Văn phịng cơng chứng Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V thực niêm yết trụ sở: Nội quy giao dịch cơng chứng; trình tự, thủ tục cơng chứng; mức thu phí cơng chứng; Mức trần thù lao cơng chứng, chi phí khác theo quy định khoản điều 33 Luật Công chứng năm 2014 Nhiệm vụ giao trình thực tập - Nắm quy định Luật Công chứng văn hướng dẫn, quy định pháp luật có liên quan đến hoạt động cơng chứng để từ vận dụng vào thực tiễn trình thực tập - Giao tiếp, khai thác thông tin từ người yêu cầu công chứng, tiếp nhận giấy tờ gốc, phô tô để đối chiếu, kiểm tra thông tin…theo quy định pháp luật hướng dẫn Công chứng viên Phần III: Tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V Cơ cấu tổ chức Văn phịng cơng chứng Nguyễn Văn V Văn phịng cơng chứng Nguyễn Văn V có tổng số nhân 05 người, có: - Cơng chứng viên: 02 cơng chứng viên hợp danh Ơng Nguyễn Văn V Ơng Đồn Văn M người có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực cơng tác pháp luật ln sẵn lịng tận tâm cơng việc STT Họ tên Năm sinh Đã bổ nhiệm công chứng viên theo Quyết định số, ngày, tháng, năm Số thẻ công chứng viên Công chứng viên hợp danh Nguyễn Văn V 1981 … /QĐ-BTP ngày …./ …./… …./ CCV Trưởng Văn phịng cơng chứng …./ CCV Cơng chứng viên hợp danh (Phụ lục Quyết định đính kèm) Đoàn Văn M 1965 ……./QĐ-BTP ngày …./…./… (Phụ lục Quyết định đính kèm) - Nhân viên nghiệp vụ, nhân viên khác: Văn phịng có 02 thư ký nghiệp vụ, 01 kế toán, Cụ thể: STT Họ tên Năm sinh Vị trí cơng tác tổ chức hành nghề công chứng Trần Văn H 1985 Thư ký nghiệp vụ Hà Thị M 1989 Thư ký nghiệp vụ Lê Thị H 1980 Kế toán Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V xây dựng đội ngũ nhân viên nghiệp vụ nhân viên hỗ trợ động, nhiệt tình có trình độ chun môn Tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiếu khách liên tục đào tạo tái đào tạo để hỗ trợ hoạt động công chứng hợp đồng giao dịch an tồn, nhanh chóng hiệu Tồn cán nhân viên Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V ln đồng hành sẵn sàng Văn phịng cơng chứng phát triển Bên cạnh đó, cán nhân viên Văn phịng ln đồn kết, hỗ trợ đồng nghiệp; ln có tinh thần cầu tiến, học hỏi, hỗ trợ người nhân viên tập sự, học viên đến thực tập Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng Cơng chứng Nguyễn Văn V Trưởng văn phịng cơng ng văn phịng cơng chứngng Cơng chứngng viên hợp danhp danh Thư ký nghiệp vụp vụ Kế toán toán - Hội đồng thành viên: Bao gồm Trưởng Văn phịng Cơng chứng viên hợp danh - Bộ phận nghiệp vụ công chứng: Bao gồm Công chứng viên hành nghề Văn phòng thư ký nghiệp vụ giúp việc cho Công chứng viên: Giải yêu cầu công chứng, chứng thực khách hàng, tư vấn hồ sơ, soạn thảo văn công chứng, thực nghiệp vụ chứng thực - Nhân viên phụ trách kế toán kiêm lưu trữ: Giúp việc Trưởng Văn phịng lĩnh vực tài chính, kế toán như: Ghi chép sổ sách kế toán, hạch tốn khoản thu chi Văn phịng chế độ kế toán theo quy định pháp luật kế tốn, tính thu phí thù lao cơng chứng theo quy định pháp luật Văn phòng…Thực lưu trữ, quản lý hồ sơ công chứng, ghi chép, bảo quản loại sổ sách có liên quan tới nghiệp vụ công chứng, quản lý công văn đến, tổ chức mua sắm trang thiết bị cho Văn phòng theo phương án Trưởng Văn phòng phê duyệt Như vậy: Về cấu tổ chức Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn V đảm bảo theo quy định Điều 22 Luật công chứng năm 2014 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định công ty hợp danh, Văn phòng tổ chức phù hợp với lượng khách hàng quy mơ Văn phịng Văn phịng phân công nhân viên kiêm nhiệm thêm công việc nhân viên kế tốn kiêm hành nhằm tinh gọn máy, khắc phục tình trạng lãng phí nhân lực chi phí quản lý Việc phân cơng thực tế mang lại hiệu rõ rệt Chức lĩnh vực hoạt động 2.1 Chức Công chứng hoạt động dịch vụ công đặc biệt phục vụ tạo bảo đảm, an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch dân qua bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức, ngăn ngừa rủi ro, hạn chế tranh chấp dân góp phần bảo đảm trật tự kinh tế - xã hội Văn phịng Cơng chứng thực chức chứng nhận tính xác thực hợp đồng, giao dịch xác lập quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại, đất đai, nhà ở, nhân - gia đình, phân chia di sản thừa kế…theo quy định Luật Công chứng Các hợp đồng, giao dịch công chứng hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng pháp luật không quy định phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu Văn cơng chứng có giá trị chứng cứ; tình tiết, kiện văn công chứng chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu 2.2 Lĩnh vực hoạt động - Công chứng hợp đồng chấp: nhà ở, quyền sử dụng đất, xe ô tô, xe máy tài sản khác cho ngân hàng, cá nhân tổ chức khác để vay tiền - Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, góp vốn tài sản nhà ở, quyền sử dụng đất, xe ô tô, xe máy tài sản khác - Công chứng dịch - Công chứng hợp đồng ủy quyền, thụ ủy quyền, giấy ủy quyền - Công chứng hợp đồng vay tiền tài sản khác - Công chứng hợp đồng cho thuê, cho mượn nhà tài sản gắn liền với đất; - Công chứng di chúc, khai nhận, phân chia di sản thừa kế, thỏa thuận tài sản (chung, riêng) vợ chồng; - Chứng thực chữ ký cá nhân văn bản, giấy tờ phục vụ giao dịch; - Chứng thực y chính; - Các hợp đồng giao dịch khác mà pháp luật không quy định phải công chứng bên tự nguyện yêu cầu công chứng Hiện nay, số lượng giấy tờ yêu cầu chứng nhận lãnh công dân Cục Lãnh ngày nhiều, có nhiều loại giấy tờ tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận Để bảo đảm việc chứng nhận loại văn bản, giấy tờ xác Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V gửi công văn cho Cục Lãnh Bộ Ngoại việc giới thiệu mẫu dấu, mẫu chữ ký chức danh Ông Nguyễn Văn V chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh theo quy định Điều Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn Nghị định 111/2011/NĐ-CP chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh Bộ Ngoại giao ban hành Việc thực quyền nghĩa vụ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng 3.1 Thực quyền nghĩa vụ công chứng viên * Công chứng viên Nguyễn Văn V (Trưởng văn phịng) - Là Cơng chứng viên người đứng đầu văn phòng, quản lý điều hành hoạt động văn phòng, chịu trách nhiệm trước pháp luật Sở Tư pháp tồn hoạt động văn phịng - Quản lý công tác tổ chức, phân công nhiệm vụ cho công chứng viên nhân viên văn phòng Theo dõi, hướng dẫn kiểm tra chất lượng, hiệu công việc; nhận xét đánh giá nhân viên văn phòng theo quy định - Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ điều hành việc phân công đảm bảo thực nhiệm vụ văn phòng đạt hiệu - Thực báo cáo đột xuất báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm báo cáo tình hình hoạt động với quan thuế, Sở tư pháp theo quy định - Là người đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật việc thu, chi tài văn phịng - Giải khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ Công chứng viên theo quy định Luật Công chứng - Tham gia tiếp nhận, hướng dẫn, thụ lý, ký văn công chứng hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu người yêu cầu công chứng Chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung văn mà ký cơng chứng, chứng thực * Các công chứng viên khác: Thực quyền nghĩa vụ công chứng viên theo quy định pháp luật 3.2 Thực quyền nghĩa vụ Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V 10 * Quyền Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V - Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với nhân viên làm việc Văn phịng cơng chứng Nguyễn Văn V - Người yêu cầu công chứng tự nguyện nộp phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác phát sinh cho kế tốn bảng phí cơng chứng, thù lao cơng chứng niêm yết trụ sở Văn phịng cơng chứng mức thỏa thuận với người yêu cầu công chứng Như vậy, Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V thực đầy đủ quyền quy định khoản điều 32 Luật công chứng năm 2014 thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác - Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, ngồi làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng người yêu cầu công chứng - Công chứng viên thường xuyên phải tra cứu sở liệu công chứng Ủy Ban Nhân dân ………… quản lý tình trạng tài sản dự kiến giao dịch để đảm bảo an toàn pháp lý, giảm tối đa rủi ro Hợp đồng, giao dịch trước giao kết - Ngồi ra, Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V cịn thực quyền khác theo quy định pháp luật như: Thu phí xác minh, giám định cơng chứng ngồi trụ sở * Nghĩa vụ Văn phịng Công chứng Nguyễn Văn V - Quản lý công chứng viên hành nghề tổ chức việc tuân thủ pháp luật quy tắc đạo đức hành nghề công chứng - Chấp hành quy định pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê - Thực chế độ làm việc theo ngày, làm việc quan hành nhà nước - Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người u cầu cơng chứng, phí cơng chứng thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở tổ chức - Tiếp nhận tạo điều kiện thuận lợi quản lý tập hành nghề cơng chứng q trình tập tổ chức - Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho cơng chứng viên tổ chức theo quy định Điều 37 Luật Công chứng 2014 bồi thường thiệt hại theo quy định Điều 38 Luật Công chứng 2014 - Tạo điều kiện cho công chứng viên tổ chức tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm - Thực yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền việc báo cáo, kiểm tra, tra, cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch công chứng - Lập sổ công chứng lưu trữ hồ sơ cơng chứng 11 Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V thực quyền nghĩa vụ theo quy định Luật Công chứng năm 2014 văn hướng dẫn thi hành, phát huy thực đầy đủ quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề cơng chứng có chế tổ chức quản lý có tính linh hoạt tạo điều kiện thuận lợi thuận tiện cho người yêu cầu cơng chứng Người u cầu cơng chứng có thái độ hài lịng cao sử dụng dịch vụ cơng chứng Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V Nội quy giao dịch cơng chứng Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V 4.1 Thời gian làm việc - Từ thứ đến hết sáng thứ hàng tuần: Buổi sáng từ 07 00 phút đến 11 30 phút Buổi chiều từ 13 30 phút đến 17 00 phút Ngồi ra, Văn phịng cịn nhận cơng chứng ngồi theo u cầu người u cầu công chứng 4.2 Đối với cán bộ, nhân viên văn phịng - Phải có thái độ tác phong lịch sự, tôn trọng khách đến yêu cầu công chứng, - Giải yêu cầu công chứng với trách nhiệm cao nhất, bảo đàm nhanh, gọn, với quy định pháp luật, - Phải giải thích rõ ràng, hướng dẫn tận tình đầy đủ vấn đề cần thiết cho khách hàng giao dịch, - Không sách nhiễu, gây phiền hà cho khách, - Trong làm việc phải đeo phù hiệu theo quy định Văn phịng cơng chứng 4.3 Đối với người yêu cầu công chứng - Khi đến công chứng, Quý khách phải tuân theo hướng dẫn nhân viên văn phịng cơng chứng, tơn trọng trật tự chung văn phòng để giúp cán bộ, nhân viên văn phịng cơng chứng thực u cầu công chứng quý khách thuận lợi, nhanh chóng, - Trong q trình làm việc, Q khách có vấn đề vướng mắc có quyền đề nghị cán bộ, nhân viên Văn phịng cơng chứng giải thích Trường hợp Quý khách thấy giải thích chưa thỏa đáng có quyền đề nghị lãnh đạo Văn phịng cơng chứng giải thích, - Văn phịng cơng chứng có quyền từ chối tiếp khách hàng có hành vi, lời nói, ăn mặc thiếu lịch uống bia, rượu say làm trật tự chung trụ sở văn phòng Trong trường hợp khẩn cấp, Văn phòng yêu cầu can thiệp quan 12 Công an, tiến hành biện pháp cần thiết để trì trật tự nhằm bảo đảm cho an tồn Văn phịng Q khách khác, Văn phịng cơng chứng hoan nghênh Q khách có thái độ hợp tác, tơn trọng quy định pháp luật nội quy văn phòng đến u cầu cơng chứng, đồng thời Văn phịng cơng chứng sẵn sàng tiếp thu ý kiến đóng góp xây dựng quý khách, kịp thời chấn chỉnh thiếu sót bất cập để phục vụ quý khách ngày tốt Trình tự, thủ tục cơng chứng 5.1 Thủ tục chung công chứng hợp đồng, giao dịch Hồ sơ yêu cầu công chứng lập thành bộ, gồm giấy tờ sau đây: a) Phiếu u cầu cơng chứng, có thơng tin họ tên, địa người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ; b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch; c) Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng, d) Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng ban giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà Pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; đ) Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có, Trong trường hợp có cho hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng dối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mơ tả cụ thể công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ có quyền từ chối cơng chứng Cơng chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định pháp luật cơng chứng viên phải rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa cơng chứng viên có quyền từ chối cơng chứng Thời hạn giải hồ sơ: Không hai ngày làm việc; hợp đồng, giao dịch yêu cầu cơng chứng phức tạp thời hạn cơng chứng không mười ngày làm 13 việc, (Đối với quy trình cơng chứng văn thỏa thuận phân chia thừa kế, khai nhận di sản thời hạn giải hồ sơ: 20 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ (gồm 05 ngày chuẩn bị hồ sơ niêm yết, 15 ngày niêm yết) 5.2 Quy trình cấp văn công chứng Bộ phận phân công tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp văn công chứng Kèm theo Phiếu u cầu phải có Phơ tơ giấy chứng minh nhân dân giấy tờ tùy thân khác người yêu cầu cán tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu chính, + Người tham gia hợp đồng, giao dịch, + Người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch công chứng, + Các quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu văn việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc công chứng; Thời hạn giải hồ sơ: Ngay ngày tiếp nhận yêu cầu 5.3 Một số quy trình thực cơng chứng riêng 5.3.1 Cơng chứng ngồi trụ sở - Trong trường hợp người yêu cầu công chứng người già yếu lại được, người bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù có lý đáng khác khơng thể đến trụ sở quan cơng chứng, việc cơng chứng thực chỗ nơi có mặt người yêu cầu công chứng - Thời gian giải hồ sơ: Từ hai đến mười ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ 5.3.2 Cơng chứng hồ sơ có tham gia người làm chứng phiên dịch việc cơng chứng hồ sơ, giấy tờ phải có tham gia người làm chứng pháp luật quy định việc cơng chứng phải có người làm chứng trường hợp pháp luật không quy định người yêu cầu công chứng trường hợp sau: Không đọc được; không nghe được; không ký được; không điểm - Trường hợp người yêu cầu công chúng khơng thơng thạo Tiếng Việt phải có người phiên dịch, - Trường hợp người yêu cầu công chứng trường hợp sau: Không đọc, không nghe, khơng ký khơng điểm phải có người làm chứng - Cơ quan công chứng phải hướng dẫn giải thích cho người có u cầu cơng chứng việc phải có người làm chứng người phiên dịch điều kiện có liên quan theo quy định Pháp luật 14 - Người yêu cầu công chứng tự người làm chứng, người phiên dịch Nếu họ khơng mời cơng chứng viên định người làm chứng Phí, thù lao cơng chứng, chi phí khác 6.1 Mức thu phí cơng chứng - Cơ sở pháp lý: Luật công chứng năm 2014; Thơng tư số 257/2016/TT-BTC Bộ Tài ngày 11/11/2016; Thơng tư số 111/2017/TT-BTC Bộ Tài ngày 20/10/2017 sửa đổi, bổ sung số điều thông tư số 257/2016 TT-BTC Bộ Tài ngày 11/11/2016 - Mức thu phí cơng chứng hợp đồng giao dịch xác định theo giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch TT Giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch Mức thu (đồng/trường hợp) Dưới 50 triệu đồng 50 nghìn Từ 50 triệu đồng đến 100 triệu 100 nghìn Từ 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng 0,1% giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch Từ 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng 01 triệu + 0,06% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 01 tỷ đồng Từ 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng 2,2 triệu + 0,05% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 03 tỷ đồng Từ 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng 3,2 triệu + 0,04% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 05 tỷ đồng Từ 10 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng 5,2 triệu + 0,03% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 10 tỷ đồng Trên 100 tỷ đồng 32,2 triệu + 0,02% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 100 tỷ đồng (mức thu tối đa 70 triệu/ trường hợp) 6.2 Mức trần thù lao công chứng, thù lao dịch thuật chi phí đánh máy, chụp giấy tờ văn 15 - Cơ sở pháp lý: Theo định số… /2015/QD-UBND Uỷ Ban nhân dân tỉnh …… ngày …./…/… - Mức trần thù lao soạn thảo hợp đồng, giao dịch TT Hợp đồng, giao dịch Mức thu (đồng/trường hợp) Hợp đồng kinh tế, thương mại, đầu tư, kinh doanh 300 nghìn Hợp đồng ủy quyền 80 nghìn Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất, góp vốn quyền sử dụng đất 100 nghìn Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sư dụng đất có tài sản gắn liền với đất, góp vốn quyền sử dụng đất có tài sản gắn liền với đất 120 nghìn Hợp đồng mua bán, tặng cho xe ô tô, xe máy 60 nghìn Hợp đồng chấp tài sản, cầm cố tài sản, bảo lãnh tài sản 100 nghìn Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất, thuê nhà ở; thuê, thuê lại tài sản 80 nghìn Hợp đồng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng 50 nghìn Di chúc 150 nghìn 10 Văn thỏa thuận phân chia di sản, văn khai nhận di sản 150 nghìn 11 Văn thỏa thuận tài sản vợ chồng 100 nghìn 16 12 Văn từ chối nhận di sản 50 nghìn 13 Giấy ủy quyền 50 nghìn 14 Hợp đồng, giao dịch khác 50 nghìn Phần IV: Đánh giá thực tiễn hoạt động học rút cho thân trình thực tập Đánh giá thực tiễn hoạt động Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V - Ưu điểm: + Tổ chức máy Văn phòng bước hồn thiện, đội ngũ cơng chứng viên chun mơn cao qua đáp ứng hầu hết u cầu công chứng nhân dân + Đội ngũ nhân viên nghiệp vụ, nhân viên văn phòng siêng năng, đào tạo Thái độ làm việc tốt, biết lắng nghe nhu cầu khách hàng, giải nhanh cơng việc thuộc phạm vi quyền hạn mình, giúp sức đắc lực cho cơng chứng viên nói riêng cho hoạt động nghề nghiệp văn phịng cơng chứng nói chung - Hạn chế: + Hạn chế đầu tư trang thiết bị, máy móc đại đáp ứng kịp thời phát giấy tờ giả mạo hoạt động công chứng, chủ yếu dựa kinh nghiệm cơng chứng viên Trong đó, kỹ thuật công nghệ đại nên thủ đoạn, kỹ thuật làm giả giấy tờ, tài liệu tinh vi, dựa vào “mắt thường” công chứng viên khó nhận biết + Hạn chế sở liệu công chứng: chưa xây dựng sở liệu công chứng phạm vi nước nên việc cập nhật thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch cơng chứng… cịn khó khăn cho cơng chứng viên q trình hành nghề + Do đặc thù điều kiện kinh tế địa phương nên việc giao dịch liên quan đến tài sản hình thành tương lai khơng phổ biến + Sự phối hợp, chia sẻ thông tin từ quan, tổ chức có thẩm quyền liên quan đến hoạt động công chứng như: Sở Tài nguyên Môi trường, Văn phòng đăng ký, Ủy ban nhân dân cấp… thiếu chặt chẽ, rườm rà gây thời gian q trình q trình xác minh thơng tin phục vụ hoạt động công chứng, giám định giấy tờ tài liệu, xác minh chủ thể tham gia giao dịch Tình trạng sách nhiễu, vịi vĩnh gây tốn cho người yêu cầu công chứng số cán 17 Bài học rút sau đợt thực tập - Tiếp xúc thực tế với hoạt động công chứng tổ chức hành nghề công chứng, cụ thể Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V Học viên trực tiếp quan sát kỹ công chứng đa dạng công chứng viên Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V thực Nắm bắt hiểu rõ quy tắc đạo đức hành nghề cơng chứng để từ biết thêm kiến thức cịn thiếu sót để hồn thiện - Quan sát, học tập tác phong, thái độ làm việc công chứng viên, thư ký nghiệp vụ suốt quy trình cơng chứng, từ tiếp thu sửa đổi tác phong thân cho phù hợp Giải công việc cần khéo léo, giữ thái độ lịch sự, mực giao tiếp với khách hàng Luôn phải học hỏi, cập nhật thông tin, văn mới, nâng cao kiến thức chun mơn phục vụ cho cơng việc Ln hịa đồng, chan hòa với đồng nghiệp, hỗ trợ đồng nghiệp q trình cơng tác nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ Văn phịng cơng chứng góp phần khẳng định vị nghề cơng chứng - Tìm hiểu, quan sát giấy tờ cần có hồ sơ công chứng áp dụng cho loại việc cụ thể So sánh thành phần hồ sơ theo quy định pháp luật với thực tiễn nhận thấy cần có linh hoạt quy trình cơng chứng đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, phịng ngừa tranh chấp, góp phần bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức tránh gây phiền hà, sách nhiễu cho người yêu cầu công chứng Ví dụ: Giấy tờ, tài liệu để chứng minh quan hệ cha, mẹ, con: việc xin trích lục khai sinh với trường hợp Giấy khai sinh đơi gặp khó khăn cho người u cầu công chứng sổ hộ tịch UBND xã/ phường nơi trước làm thủ tục đăng ký khai sinh khơng cịn lưu giữ hồ sơ thay Thông báo số định danh cá nhân Công an cấp xã/phường nơi công dân đăng ký thường trú cấp văn thông báo, nội dung thông báo có thơng tin họ tên cha họ tên mẹ người yêu cầu cấp văn thông báo số định danh - Nắm bắt cách cấu tổ chức văn phòng cơng chứng: số lượng nhân sự, cách bố trí nhân nhiệm vụ nhân hệ thống Trên tồn văn báo cáo thực tập đợt Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V, ……… để tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề công chứng Qua đợt thực tập đầu tiên, thân học viên bước đầu hiểu nắm bắt khác biệt lý thuyết thực tiễn nghề công chứng, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn Học viên bước đầu có số kinh nghiệm, kiến thức thực tế, kỹ giao tiếp, kỹ làm việc khả đánh giá, phân tích cách tổng thể Tuân thủ pháp luật tiêu chí 18 đặt lên hàng đầu Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V mà thân học viên năm ngày thực tập vừa qua có hội để tiếp cận học hỏi Qua đây, thân học viên rút nhiều học quý giá chuẩn bị cho kiến thức, kinh nghiệm vững cho đợt thực tập Trong trình nghiên cứu có thiếu sót mong nhận cảm thơng từ phía thầy, giáo Học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể cơng chứng viên nhân viên Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V tận tình giúp đỡ suốt trình thực tập HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC PHIẾU NHẬN XÉT KẾT QUẢ THỰC TẬP (Phần dành cho người hướng dẫn nhận xét) Họ tên công chứng viên hướng dẫn: Nguyễn Văn V Tên tổ chức hành nghề cơng chứng: Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn V Địa chỉ………………………………………………………………………………… Họ tên học viên: Nguyễn Minh H Lớp: … Khóa …… tổ chức tại……………… Nhận xét người hướng dẫn: Tôi, Công chứng viên Nguyễn Văn V công chứng viên hướng dẫn thực tập cho học viên: Nguyễn Minh H nêu Nay, nhận xét trình thực tập từ ngày …/…./ … đến ngày …/…/… sau: Về lực, trình độ chuyên môn: Về kỹ hành nghề công chứng khả đáp ứng chất lượng công việc giao: 19 Về ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức tuân thủ pháp luật: Về tư cách đạo đức, việc thực Quy tắc đạo đức ứng xử nghề nghiệp công chứng học viên thực tập: Kết luận Qua thời gian hướng dẫn thực tập, tơi nhận xét học viên Nguyễn Minh H hồn thành thời gian thực tập Văn phịng cơng chứng Nguyễn Văn V ………, ngày …….tháng …… năm …… Người hướng dẫn thực tập 20