Báo cáo thực tập tại văn phòng công chứng, đợt thực tập 1 “Thực tập tại các tổ chức hành công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng”

Báo cáo thực tập tại văn phòng công chứng, đợt thực tập 1 “Thực tập tại các tổ chức hành công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng”

MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG PHẦN I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT KHÁI QT VỀ VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG VÀ SƠ LƯỢC VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Về Văn phịng cơng chứng Sơ lược trình thực tập PHẦN II: CƠ CẤU TỔ CHỨC, NỘI QUY HOẶC QUY CHẾ, CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG Cơ cấu tổ chức Nội quy văn phòng Cách thức quản trị 3.1 Về việc đảm bảo trình độ nhân 3.2 Về tổ chức quản trị, phân cơng cơng việc văn phịng PHẦN III: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG PHẦN IV: NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG 10 Cơ sở vật chất Văn phịng cơng chứng 10 Đối với việc thực hoạt động công chứng 10 2.1 Về quy trình cơng chứng: 10 2.2 Về việc ký, điểm văn công chứng: 12 2.3 Về lời chứng công chứng viên 12 2.4 Về Thời hạn trả hồ sơ công chứng: 12 Về việc tuân thủ quy định pháp luật cấu tổ chức, thực chức nhiệm vụ hoạt động Văn phịng cơng chứng 13 3.1 Về trụ sở, dấu tài khoản 13 3.2 Về cấu tổ chức 13 3.3 Nhận xét chung việc thực quyền nghĩa vụ văn phịng cơng chứng 13 Một số thuận lợi, khó khăn hoạt động Văn phịng cơng chứng 15 4.1 Những thuận lợi 15 4.2 Một số khó khăn 15 KẾT LUẬN 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập: Tìm hiểu cấu tổ chức,chức nhiệm vụ hoạt động Tổ chức hành nghề công chứng MỞ ĐẦU Các tổ chức hành nghề công chứng đời nhằm đáp ứng nhu cầu công chứng nhân dân tạo điều kiện cho giao dịch dân nhanh chóng, kịp thời, cung cấp dịch vụ công chứng cách toàn diện, nhằm đảm bảo an toàn pháp lý, nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức Cùng với phát triển thị trường vốn, thị trường giao dịch bất động sản trình hội nhập ngày sâu rộng đất nước, nhu cầu công chứng cá nhân, tổ chức ngày cao Bên cạnh đó, chứng nhận cơng chứng viên hợp đồng, giao dịch ảnh hưởng trực tiếp tới nhiều quan hệ xã hội giao dịch khác phát sinh sau Do đó, tổ chức hành nghề cơng chứng đóng vai trị quan trọng phát triển ổn định kinh tế, xã hội Cùng lý đó, học viên trình học hỏi kiến thức, rèn luyện kỹ để hành nghề công chứng, việc bổ trợ kiến thức tổ chức hoạt động, chức nhiệm vụ tổ chức hành nghề công chứng cần thiết Tuy nhiên kiến thức chưa đủ, để nhận thức cách toàn diện, cần vào thực tiễn hoạt động tổ chức hành nghề công chứng để lĩnh hội cách thức vận hành phối hợp hoạt động nhân viên văn phòng, chế quản lý giám sát hoạt động để đảm bảo chất lượng dịch vụ công chứng Nhận thức tầm quan trọng việc nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng tồn phát triển tổ chức hành nghề công chứng, theo kế hoạch học viện, tiến hành kiến tập Văn phịng cơng chứng Trong q trình thực tập đây, tơi có hội tìm hiểu cấu tổ chức,chức nhiệm vụ hoạt động Tổ chức hành nghề công chứng thực tế, học hỏi thêm kinh nghiệm, kỹ hành nghề cơng chứng viên văn phịng Cũng nhân đây, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến anh chị em đồng nghiệp Văn phòng cơng chứng – người hỗ trợ tơi hồn thành tốt đợt thực tập tạo điều kiện cho tơi hồn thành tốt báo cáo thực tập Vì thời gian thực tập khơng dài, trình độ kiến thức cịn chưa hồn thiện học viên nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận đóng góp ý kiến q thầy để tơi bổ sung, nâng cao kiến thức kỹ NỘI DUNG PHẦN I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT KHÁI QT VỀ VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG VÀ SƠ LƯỢC VỀ Q TRÌNH THỰC TẬP Về Văn phịng cơng chứng Văn phịng thành lập theo Quyết định 46/ QĐ - UBND việc cho phép thành lập Văn phịng cơng chứng ngày 11 tháng năm 2016 Theo đó, Văn phịng cơng chứng có trụ sở số X; có dấu riêng tài khoản riêng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài nguồn thu từ kinh phí đóng góp cơng chứng viên, phí cơng chứng thù lao cơng chứng nguồn thu hợp pháp khác Văn phịng cơng chứng hoạt động theo hình thức cơng ty hợp danh Trưởng văn phịng cơng chứng cơng chứng viên Y cơng chứng viên Z Sơ lược q trình thực tập  Thời gian thực tập: từ ngày 26 tháng 10 năm 2020 đến ngày 30 tháng 10 năm 2020 (từ thứ hai đến thứ 6, buổi sáng từ 07h30 đến 11h30; buổi chiều từ 13h00 đến 17h00)  Nhiệm vụ, mục tiêu Thông qua việc tham gia hỗ trợ hoạt động văn phịng, học hỏi tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, hoạt động cơng chứng văn phịng cơng chứng vai trị, chức năng, nhiệm vụ cơng chứng viên Qua nắm chất hoạt động tổ chức hành nghề công chứng chất hoạt động nghề nghiệp công chứng viên  Một số cơng việc giao q trình thực tập:  Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ văn phòng,  Photo hồ sơ lưu kèm văn công chứng  Hỗ trợ chuyển giao tài liệu phận  Soạn thảo số hợp đồng phần mềm công chứng  Tra cứu thông tin giao dịch phần mềm sở liệu công chứng PHẦN II: CƠ CẤU TỔ CHỨC, NỘI QUY HOẶC QUY CHẾ, CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác văn phịng bố trí để đảm nhận nhiệm vụ cơng tác văn phịng Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể quan mà cấu tổ chức văn phòng khác Với đặc trưng chức nhiệm vụ tổ chức hành nghề công chứng, cấu tổ chức văn phịng sau: Văn phịng cơng chứng tổ chức hoạt động theo loại hình cơng ty hợp danh với 20 thành viên, bao gồm: công chứng viên hợp danh, Công chứng viên, 10 Thư ký nghiệp vụ, 02 nhân viên Kế tốn, tài chính, nhân viên công nghệ thông tin, nhân viên Văn thư, lưu trữ, đánh máy hồ sơ Ngoài văn phịng cịn có nhân viên Bảo vệ, 01 nhân viên giữ xe, 01 nhân viên tạp vụ Nội quy văn phòng Nội quy văn phòng niêm yết khu vực tiếp nhận văn phòng: VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG NGUYỄN THỊ GÁING NGUYỄN THỊ GÁIN THỊ GÁI GÁI NỘI QUY LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG CƠNG CHỨNGI QUY LÀM VIỆC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNGC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNGA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG NGUYỄN THỊ GÁING NGUYỄN THỊ GÁIN THỊ GÁI GÁI I THỜI GIAN TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I GIAN TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: P NHẬN, GIẢI QUYẾT VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: N, GIẢI QUYẾT VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I QUYẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: T VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: U CÔNG CHỨNG NGUYỄN THỊ GÁING: Vi c tiếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ p nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ n giải yêu cầu công chứng thực từ thứ i quyếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ t yêu cầu công chứng thực từ thứ u công chứng thực từ thứ ng thực từ thứ c thực từ thứ c hi n từ thứ thứng thực từ thứ 2 đếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ n hếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ t sáng thứng thực từ thứ hàng tuầu công chứng thực từ thứ n  Buổi sáng từ 07h30 đến 11h30.i sáng từ thứ 07h30 đếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ n 11h30  Buổi sáng từ 07h30 đến 11h30.i chiều từ 13h00 đến 17h00.u từ thứ 13h00 đếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ n 17h00 II ĐỐI VỚI NGƯỜI YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I VỚI NGƯỜI YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I NGƯỜI GIAN TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: U CÔNG CHỨNG NGUYỄN THỊ GÁING: 1/ Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề p hồ sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề yêu cầu công chứng thực từ thứ u công chứng thực từ thứ ng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề i nơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề i nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ n hồ sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề , trường hợp đề ng hợc thực từ thứ p từ 13h00 đến 17h00 ngh! Văn phịng cơng chứng thực từ thứ ng soại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề n thải yêu cầu công chứng thực từ thứ o hợc thực từ thứ p đồ sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề ng, giao d!ch phải u cầu cơng chứng thực từ thứ i ghi rõ nộp hồ sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề i dung, ý đ!nh giao kếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ t hợc thực từ thứ p đồ sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề ng, giao d!ch 2/ Thực từ thứ c hi n thủ tục công chứng theo hướng dẫn Công chứng tục công chứng theo hướng dẫn Công chứngc công chứng thực từ thứ ng theo hướng dẫn Công chứngng dẫn Công chứngn củ tục công chứng theo hướng dẫn Công chứnga Công chứng thực từ thứ ng viên 3/ Nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ n kếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ t quải yêu cầu công chứng thực từ thứ công chứng thực từ thứ ng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề i nơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề i trải yêu cầu công chứng thực từ thứ kếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ t quải yêu cầu công chứng thực từ thứ , nộp hồ sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề p đầu công chứng thực từ thứ y đủ tục công chứng theo hướng dẫn Cơng chứng phí (l phí) thù lao (soại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề n thải yêu cầu công chứng thực từ thứ o hợc thực từ thứ p đồ sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề ng, giao d!ch) theo quy đ !nh thỏa thuận a thuận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ n Trang nhã, l!ch sực từ thứ , giữ gìn trật tự đến u cầu cơng chứng gìn trận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ t tực từ thứ đếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ n yêu cầu công chứng thực từ thứ u công chứng thực từ thứ ng III ĐỐI VỚI NGƯỜI YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I VỚI NGƯỜI YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I CÔNG CHỨNG NGUYỄN THỊ GÁING VIÊN: 1/ Kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng, bảo đảm đầy đủ phù m tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng, bảo đảm đầy đủ phù y tờng hợp đề hồ sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề yêu cầu công chứng thực từ thứ u công chứng thực từ thứ ng, bải yêu cầu công chứng thực từ thứ o đải yêu cầu công chứng thực từ thứ m đầu công chứng thực từ thứ y đủ tục công chứng theo hướng dẫn Công chứng phù hợc thực từ thứ p trướng dẫn Công chứngc thục công chứng theo hướng dẫn Công chứng lý ghi vào sổi sáng từ 07h30 đến 11h30 công chứng thực từ thứ ng ghi phiếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ u hẹn ngày giải n ngày gi ải yêu cầu công chứng thực từ thứ i quyếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ t công chứng thực từ thứ ng (trừ thứ trường hợp đề ng hợc thực từ thứ p công chứng thực từ thứ ng ngày) 2/ Hướng dẫn Công chứngng dẫn Công chứngn ngường hợp đề i yêu cầu công chứng thực từ thứ u công chứng thực từ thứ ng thực từ thứ c hi n thủ tục công chứng theo hướng dẫn Công chứng tục công chứng theo hướng dẫn Công chứngc công chứng thực từ thứ ng, trường hợp đề ng hợc thực từ thứ p từ thứ chối tiếp nhận hồ sơ từ chối cơng chứng i tiếp nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ p nhận giải yêu cầu công chứng thực từ thứ n hồ sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề từ chối công chứng c từ thứ chối tiếp nhận hồ sơ từ chối cơng chứng i cơng chứng thực từ thứ ng phải yêu cầu công chứng thực từ thứ i nêu rõ lý 3/ Thực từ thứ c hi n hồ sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề sơ yêu cầu công chứng nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề công chứng thực từ thứ ng theo thủ tục công chứng theo hướng dẫn Công chứng tục công chứng theo hướng dẫn Công chứngc công chứng thực từ thứ ng thờng hợp đề i hại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề n công chứng thực từ thứ ng 4/ Văn minh, ân cầu công chứng thực từ thứ n thực từ thứ c hi n chứng thực từ thứ c trách nhi m vục công chứng theo hướng dẫn Công chứng củ tục công chứng theo hướng dẫn Cơng chứnga Cách thức quản trị 3.1 Về việc đảm bảo trình độ nhân Các Cơng chứng viên Văn phịng cơng chứng có nhiều năm kinh nghiệm làm cơng tác pháp luật quan Nhà nước tổ chức hành nghề công chứng Cụ thể:  Trưởng văn phịng cơng chứng: X - thời điểm thành lập văn phịng (năm 2016), cơng chứng viên X có thời gian công tác pháp luật 34 năm 11 tháng, có 21 năm cơng tác cơng chứng, 14 năm làm công chứng viên nguyên trưởng Văn phịng cơng chứng số tỉnh Bình Dương năm  Công chứng viên Đặng Lương Giao có thời gian cơng tác pháp luật 12 năm, có năm tháng làm cơng tác công chứng năm làm công chứng viên  Cơng chứng viên Hồ Văn Ngọc có thời gian công tác pháp luật 27 năm, có năm làm cơng chứng năm làm công chứng viên  Các Thư ký nghiệp vụ Văn phịng cơng chứng tốt nghiệp cử nhân Luật Đa số có chứng đào tạo nghiệp vụ cơng chứng Học viện Tư pháp; có kinh nghiệm làm việc 01 năm tổ chức hành nghề công chứng sau cấp Chứng đào tạo nghiệp vụ công chứng 3.2 Về tổ chức quản trị, phân cơng cơng việc văn phịng  Trưởng phòng người đứng đầu đơn vị, quản lý điều hành hoạt động Phòng, chịu trách nhiệm trước pháp luật Giám đốc Sở toàn hoạt động Phịng  Cơng chứng viên hợp danh lại người giúp việc cho Trưởng văn phịng, thực số nội dung cơng việc cụ thể Trưởng văn phịng phân cơng chịu trách nhiệm trước Trưởng văn phòng kết thực nội dung cơng việc Khi Trưởng văn phịng vắng, Công chứng viên hợp danh Trưởng văn phòng ủy quyền điều hành hoạt động văn phòng  Bộ phận thư ký chuyên viên nghiệp vụ: Giúp việc cho công chứng viên, chịu trách nhiệm trước cơng chứng viên trưởng văn phịng việc phân công giải số công việc theo phân cơng trưởng văn phịng  Bộ phận công nghệ thông tin: Quản lý phần mềm văn phòng, cung cấp kịp thời đầy đủ phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng phương tiện vật chất nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu  Bộ phận văn thư, lưu trữ, đánh máy hồ sơ: Hỗ trợ soạn thảo, vào sổ cơng chứng; Đóng dấu hồ sơ, nhập lưu hồ sơ công chứng phần mềm công chứng; Báo cáo thống kê theo, quản lý hồ sơ công chứng, phân loại hồ sơ thực lưu trữ tài liệu theo quy định pháp luật công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ  Bộ phận văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn văn phịng, quản lý sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư  Bộ phận kế tốn, tài chính: Tính phí thù lao cơng chứng, thu phí thù lao cơng chứng; Vào sổ sách kế tốn, làm báo cáo thuế, lương, bảo hiểm, (gửi báo cáo hàng ngày theo quy định); Bảo đảm tính pháp lý hoạt động hành Phịng Thực cơng việc khác người mà Trưởng văn phịng/Cơng chứng viên đạo Dự trù kinh phí cho hoạt động văn phòng, tổ chức thực việc cấp phát theo dõi sử dụng kinh phí phận văn phòng  Nhân viên bảo vệ, giữ xe tạp vụ: tổ chức công tác bảo vệ tài sản văn phịng khách hàng, đảm bảo mơi trường, phòng ban văn phòng sẽ, gọn gàng, bảo vệ cảnh quan đơn vị Nhờ chế quản lý chặt chẽ, hoạt động công chứng Văn phịng cơng chứng X đạt hiệu cao, số lượng hồ sơ công chứng thụ lý không ngừng tăng Văn phịng cơng chứng hồn thành tốt nhiệm vụ tổ chức hành nghề công chứng, đáp ứng nhu cầu công chứng, chứng thực ngày tăng nhân, tổ chức địa bàn thành phố khu vực lân cận PHẦN III: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG Văn phịng cơng chứng thực chức nhiệm vụ theo quy định Luật Công chứng văn hướng dẫn thi hành, thực việc cơng chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn (sau gọi hợp đồng, giao dịch), tính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Với chức xã hội mình, cơng chứng viên văn phịng cung cấp dịch vụ cơng Nhà nước ủy nhiệm thực nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức; ổn định phát triển kinh tế - xã hội Một số hợp đồng, giao dịch cụ thể  Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng tài sản  Hợp đồng tặng cho tài sản  Hợp đồng chấp tài sản  Hợp đồng cho thuê, cho mượn, cho nhờ tài sản  Hợp đồng vay tiền  Hợp đồng ủy quyền  Thỏa thuận tài sản chung, riêng vợ chồng  Di chúc  Văn khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản  Hợp đồng góp vốn, Hợp đồng bán đấu giá tài sản  Một số hợp đồng, giao dịch khác theo yêu cầu người yêu cầu công chứng theo quy định pháp luật Bên cạnh công việc nêu Văn phịng cơng chứng cịn thực chứng thực từ chính, chứng thực giấy tờ theo quy định Nghị định số 23/2015/ NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp bảo từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch:  Chứng thực từ chính,  Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn  Chứng nhận dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt Ngoài ra, với tư cách tổ chức hành nghề công chứng, văn phòng thực nhiệm vụ:  Phối hợp với phịng chun mơn Sở Tư pháp giúp Giám đốc Sở Tư pháp xây dựng đề án, kế hoạch, thực chức tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước công tác công chứng địa phương  Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, lập báo cáo dự toán thu, chi báo cáo toán tài hàng năm theo quy định  Quản lý cơng tác tổ chức, lưu trữ hồ sơ công chứng, quản lý sử dụng tài sản đơn vị theo quy định  Tổ chức thực tốt công tác tiếp dân giải khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền  Thực cơng việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ văn phòng Giám đốc Sở Tư pháp giao PHẦN IV: NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG Cơ sở vật chất Văn phịng cơng chứng  Với phương châm thực dịch vụ công chứng phục vụ khách hàng công chứng cách chuyên nghiệp, đại, nên Văn phịng cơng chứng đầu tư hệ thống sở vật chất trang thiết bị văn phòng chuyên nghiệp, đại, bao gồm Máy Photocopy, máy Fax, máy In, máy Đếm tiền, Camera để theo dõi hoạt động công chứng…  Không gian văn phòng khang trang, đẹp mắt, cấu trúc bố trí khoa học hợp lý thuận tiện cho người dân đến giao dịch  Phòng cháy chữa cháy: Văn phòng chấp hành tốt nội quy phòng cháy chữa cháy quan công an ban hành Đối với việc thực hoạt động công chứng Qua năm thành lập hoạt động, văn phòng đáp ứng nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch nhu cầu chứng thực cá nhân tổ chức, góp phần thực nhiệm vụ chung tổ chức hành nghề công chứng – bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự, phịng ngừa tranh chấp, góp phần vào phát triển kinh tế -xã hội trình hội nhập đất nước Phương châm, chiến lược hoạt động Văn phịng cơng chứng tn thủ Hiến pháp pháp luật, tôn trọng đạo đức hành nghề công chứng; Phát triển bền vững, xây dựng uy tín, danh tiếng chất lượng cơng việc, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu đáng khách hàng, giải cơng việc thấu tình, đạt lý Đồng thời, với sách lấy khách hàng làm trọng tâm, cán nhân viên văn phịng ln sẵn sàng hỗ trợ khách hàng giải vấn đề pháp lý phức tạp với giải pháp nhằm đảm bảo mang lại an toàn pháp lý giao dịch cho khách hàng 2.1 Về quy trình cơng chứng: Qua q trình quan sát tham gia hỗ trợ số công việc văn phịng, tơi nhận thấy cơng chứng viên văn phịng ln tn thủ quy định quy trình công chứng Luật Công chứng 2014 văn có liên quan đảm bảo quy trình tiến hành nhanh chóng  Về hồ sơ cơng chứng, công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ yêu cầu công chứng theo Khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014, bao gồm:  Phiếu yêu cầu công chứng 10 Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng; Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;  Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có  Phiếu yêu cầu công chứng đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về:  Họ tên, địa người yêu cầu công chứng,  Nội dung cần công chứng,  Danh mục giấy tờ gửi kèm theo;  Tên tổ chức hành nghề công chứng,  Họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng,  Thời điểm tiếp nhận hồ sơ;y trình cơng chứng  Về việc xem xét, thụ lý hồ sơ:  Khi tiếp nhận giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp, công chứng viên tiến hành xác định tính hợp lệ, đầy đủ giấy tờ, tài liệu sở yêu cầu công chứng thành phần hồ sơ cần thiết tương ứng với u cầu cơng chứng Cùng với việc nghiên cứu giấy tờ, tài liệu hồ sơ yêu cầu công chứng, công chứng viên kỹ nghiệp vụ mình, thực biện pháp trao đổi với bên tham gia giao dịch để xác minh ý chí họ tham gia giao dịch, lực hành vi dân bên đối tượng mà hợp đồng giao dịch hướng tới  Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ)  Trường hợp hồ sơ không đủ sở pháp luật để thực việc công chứng (người u cầu cơng chứng khơng có lực hành vi dân phù hợp với hợp đồng, gioa dịch xác lập, tài sản đối tượng hợp đồng giao dịch bị cấm giao dịch, có dấu hiệu bên gioa dịch bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép….): Cơng chứng viên giải thích rõ lý từ chối tiếp nhận hồ sơ Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối văn bản, Cơng chứng viên báo cáo Trưởng Văn phịng xin ý kiến soạn văn từ chối  Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật: công chứng viên thụ lý ghi vào sổ công chứng    2.2 Về việc ký, điểm văn công chứng: Được công chứng viên thực chặt chẽ theo quy định pháp luật Người yêu cầu công chứng, người làm chứng phải ký vào văn công chứng trước mặt 11 công chứng viên Việc điểm thay việc ký văn công chứng trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng không ký khuyết tật ký Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng sử dụng ngón trỏ phải; khơng điểm ngón trỏ phải điểm ngón trỏ trái; trường hợp khơng thể điểm hai ngón trỏ điểm ngón khác phải ghi rõ việc điểm ngón nào, bàn tay Việc điểm thực đồng thời với việc ký trường hợp:  Công chứng di chúc;  Theo đề nghị người yêu cầu công chứng;  Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng 2.3 Về lời chứng công chứng viên Lời chứng công chứng viên hợp đồng, giao dịch đảm bảo yêu cầu theo quy định Khoản Điều 46 Luật Công chứng 2014 theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT:  Ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng;  Ghi rõ nội dung chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký dấu điểm hợp đồng, giao dịch chữ ký dấu điểm người tham gia hợp đồng, giao dịch;  Ghi rõ trách nhiệm cơng chứng viên lời chứng;  Có chữ ký cơng chứng viên đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng  Tuân thủ chặt chẽ mẫu lời chứng hợp đồng giao dịch cụ thể ban hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT 2.4 Về Thời hạn trả hồ sơ công chứng: Văn phịng ln trọng đầu tư sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng hợp đồng giao dịch nhằm đảm bảo thủ tục công chứng nhanh gọn, đồng thời đảm bảo thời hạn công chứng không vượt thời hạn quy định Luật Công chứng 2014: không hai ngày làm việc hợp đồng giao dịch không mười ngày làm việc hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp 12 Về việc tuân thủ quy định pháp luật cấu tổ chức, thực chức nhiệm vụ hoạt động Văn phịng cơng chứng 3.1 Về trụ sở, dấu tài khoản  Văn phòng cơng chứng có trụ sở, dấu tài khoản riêng  Trụ sở Văn phịng có địa cụ thể, 604 Lê Hồng Phong, phường Phú Hòa, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương, có nơi làm việc cho công chứng viên người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định pháp luật tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc đơn vị nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng nơi lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công chứng Điều kiện trụ sở Văn phịng cơng chứng 3.2 Về cấu tổ chức Văn phịng cơng chứng tổ chức hoạt động theo quy định Luật Công chứng 2014 văn hướng dẫn thi hành tổ chức hành nghề công chứng quy định Luật doanh nghiệp 2014 loại hình cơng ty hợp danh Hiện Văn phịng cơng chứng có hai Công chứng viên hợp danh theo quy định khoản Điều 22 Luật cơng chứng năm 2014: “Văn phịng cơng chứng phải có từ hai cơng chứng viên hợp danh trở lên” Công chứng viên X - Trưởng Văn phịng cơng chứng đồng thời Người đại diện theo pháp luật Văn phịng cơng chứng có 02 năm hành nghề kể thời điểm thành lập văn phòng, phù hợp với quy định Khoản Điều 22 Luật công chứng năm 2014: “Người đại diện theo pháp luật Văn phịng cơng chứng Trưởng Văn phịng Trưởng Văn phịng cơng chứng phải cơng chứng viên hợp danh Văn phịng cơng chứng hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên” Văn phịng khơng có thành viên góp vốn 3.3 Nhận xét chung việc thực quyền nghĩa vụ văn phịng cơng chứng Qua q trình thực tập, tơi nhận thấy Văn phịng cơng chứng đảm bảo thực quyền nghiêm chỉnh thực nghĩa vụ theo quy định Luật Công chứng 2014 văn có liên quan quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề cơng chứng:  Văn phịng công chứng X thực tuân thủ chế độ làm việc theo ngày, làm việc quan cơng chứng hành nước tiến hành niêm yết theo quy định khoản Điều 33 Luật cơng chứng năm 2014 Theo đó, Văn phịng làm việc vào ngày tuần từ thứ hai 13         đến sáng thứ bảy hàng tuần, trừ ngày lễ, tết theo quy định nhà nước, buổi sáng làm việc từ 7h00 đến 11h30, buổi chiều từ 1h 30 đến 17h Văn phòng thực việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên theo quy định Điều 37 Luật công chứng Khoản Điều 22 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP Chính phủ Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật công chứng Các nhân viên làm việc Văn phịng ký hợp đồng lao động, thực đóng bảo hiểm mở sổ theo dõi hợp đồng lao động theo quy định Thơng tư 06/2015/TT-BTP; Văn phịng có kho lưu trữ hồ sơ đảm bảo an tồn; thực chế độ báo cáo định kỳ quy định; hồ sơ công chứng xếp gọn gàng, khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, sử dụng; Trình tự, thủ tục hồ sơ công chứng thực theo quy định Đồng thời trình thực hoạt động cơng chứng, văn phịng thực đầy đủ việc sử dụng phần mềm quản lý sở liệu cơng chứng Có niêm yết nội quy hoạt động, lịch làm việc, trình tự thủ tục cơng chứng phí công chứng; quy định khoản Điều 33 Luật Công chứng năm 2014: "Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở tổ chức mình" Thực tra cứu cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản công chứng lên sở liệu theo quy định; Văn phòng đảm bảo đầy đủ nội dung theo mẫu sổ cơng chứng; Thu phí cơng chứng đủ theo quy định; Chấp hành quy định lao động, thuế, tài thực nghiêm túc việc báo cáo định kỳ; Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, làm việc quan hành nhà nước theo yêu cầu người yêu cầu công chứng vào ngày thứ bảy, chủ nhật buổi chiều tối Đây quyền tổ chức hành nghề công chứng theo quy định khoản Điều 32 Luật công chứng năm 2014: “Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu cơng chứng nhân dân’’ Bên cạnh đó, Văn phịng ln đảm bảo việc thực nghĩa vụ tạo điều kiện đảm bảo quyền lợi cho công chứng viên nhân viên Văn phịng Cụ thể văn phịng có tổ chức phân công cấu nhân cách chặt chẽ, trình độ phận giúp sức cho cơng việc công chứng viên đảm bảo nhằm hỗ trợ công chứng viên thực nghĩa vụ hoạt động công chứng, trách nhiệm văn công chứng người yêu cầu công chứng Văn phịng có chế giám sát nhằm đảm bảo hoạt động công chứng diễn khách quan, nghiêm minh, pháp luật Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi, xếp lịch làm việc để công chứng viên 14 tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hoạt động Hội công chứng viên tỉnh Bình Dương Một số thuận lợi, khó khăn hoạt động Văn phịng cơng chứng 4.1 Những thuận lợi Cùng với phát triển tổ chức hành nghề công chứng đội ngũ công chứng viên, công tác quản lý nhà nước hoạt động công chứng cấp ủy, quyền địa phương đặc biệt quan tâm Hàng năm, công tác tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ hành nghề đạo đức nghề nghiệp công chứng Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh phối hợp tổ chức thực theo quy định Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng Nội dung bồi dưỡng tập trung vào vấn đề thiết thực, sát sườn với thực tiễn hành nghề công chứng địa phương như: quyền nghĩa vụ người sử dụng đất theo Luật Đất đai năm 2013, điểm Luật Doanh nghiệp năm 2014, Luật Hơn nhân Gia đình năm 2014, Bộ luật Dân năm 2015, kỹ tiếp xúc khách hàng, kỹ nhận diện giấy tờ giả Ngồi ra, Sở Tư pháp cịn lồng ghép việc hướng dẫn nghiệp vụ cho công chứng viên thông qua hội nghị giao ban định kỳ với tổ chức hành nghề công chứng Công tác phối hợp Sở Tư pháp với sở, ban, ngành, UBND cấp huyện tổ chức, đơn vị có liên quan quản lý nhà nước công chứng thực nhịp nhàng, chặt chẽ có hiệu Văn phịng ln quan tâm đạo, hỗ trợ hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Sở Tư pháp Hội Công chứng viên tỉnh Đây điều kiện thuận lợi để Văn phòng hồn thành tốt nhiệm vụ trị 4.2 Một số khó khăn Theo chia sẻ trưởng văn phịng, đến chưa có chế liên thơng tổ chức hành nghề công chứng, quan thuế, quan đăng ký giao dịch bảo đảm, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thực thủ tục hành giao dịch bất động sản Điều dẫn đến xảy tình trạng không kịp thời phát hiện, ngăn chặn hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật xảy rủi ro hoạt động cơng chứng cịn hạn chế, chưa kịp thời làm ảnh hưởng đến quyền lợi ích tổ chức, cá nhân hoạt động cơng chứng nói chung Thực tế, q trình cơng chứng, chứng thực giấy tờ liên quan đến đất đai, văn phòng phát số trường hợp giấy tờ giả làm tinh vi khơng có liệu để đối chiếu Nếu chia sẻ liệu quản lý đất đai giúp Văn phịng cơng chứng tổ chức hành nghề cơng chứng khác thuận lợi q trình đối chiếu, phát 15 Bên cạnh đó, hệ thống liệu hoạt động công chứng có phần quản lý hồ sơ ngăn chặn để ngăn chặn việc tẩu tán tài sản việc cập nhật thơng tin chưa triệt để, có đơn vị gửi, có đơn vị khơng gửi, dẫn đến tình trạng thông tin tài sản cần ngăn chặn chưa cập nhật thường xuyên, đầy đủ dễ kéo theo hệ lụy mà người chịu ảnh hưởng trực tiếp người dân Để khắc phục điều này, văn phịng cơng chứng cần chủ động cập nhật nhanh chóng, thường xuyên, đầy đủ Nhận xét chung: Với nỗ lực tập thể cán bộ, nhân viên Văn phịng cơng chứng hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, thực tốt công tác quản lý hoạt động công chứng cơng chứng viên, thu nộp phí cơng chứng quy định Tập thể cán nhân viên đồn kết, n tâm cơng tác, ý thức phục vụ nhân dân ngày nâng cao Công tác quản lý văn phòng thực tốt, đời sống cán công chức đảm bảo, ổn định giúp cho cán yên tâm công tác, tập trung cho công tác chuyên môn phục vụ nhân dân Lực lượng cán nhân viên văn phịng có trình độ, động nhiệt tình cơng việc Để hồn thành tốt nhiệm vụ, cán nhân viên ln có ý thức nghiên cứu, cập nhật văn pháp luật, học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ nhằm đáp ứng u cầu cơng việc, góp phần thực tốt nhiệm vụ trọng tâm ngành công chứng KẾT LUẬN Sự đời hoạt động công chứng tất yếu khách quan trình phát triển xã hội Vai trò hoạt động công chứng đời sống kinh tế xã hội ngày quan trọng bối cảnh giao dịch dân khơng ngừng gia tăng phức tạp hóa Văn công chứng công cụ pháp lý hữu hiệu, tốn mà lại bảo vệ tốt quyền, lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức giao dịch dân Công chứng góp phần bảo đảm tính an tồn pháp lý, ngăn ngừa tranh chấp, giảm thiểu rủi ro cho hợp đồng, giao dịch, qua bảo vệ quyền, lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức, bảo đảm trật tự, kỷ cương đời sống xã hội, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước Để công chứng thực nhiệm vụ đó, khơng thể khơng kể đến vai trị tổ chức hành nghề cơng chứng công chứng viên – Những chủ thể mang pháp luật vào hợp đồng, giao dịch, đưa công chứng – cơng cụ bảo vệ an tồn pháp lý tới người dân Q trình kiến tập giúp tơi hiểu rõ tổ chức hành nghề cơng chứng nói chung cấu, chức nhiệm vụ văn phịng cơng chứng nói riêng Đồng thời tơi nhận thức công chứng hoạt động bổ trợ tư pháp, 16 loại hình dịch vụ cơng có vai trị quan trọng thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội đất nước, xã hội thừa nhận nghề cao quý Hoàn thành đợt kiến tập lần này, nhờ kiến thức học với nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ trưởng văn phịng cơng chứng anh chị em đồng nghiệp văn phịng, tơi xây dựng tảng kiến thức vững tổ chức hành nghề công chứng số kỹ nghề nghiệp Việc nhận thức sâu sắc vị trí, vai trị, nhiệm vụ cơng chứng viên tổ chức hành nghề công chứng tạo cho tơi động lực để học hỏi, tìm hiểu, tích lũy kiến thức pháp lý, tu dưỡng đạo đức, nâng cao kỹ công chứng để trở thành cơng chứng viên – Một “Thẩm phán phịng ngừa” 17 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Văn pháp luật Luật công chứng năm 2006 Luật công chứng năm 2014 Nghị định 29/NĐ-CP/2015 quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật công chứng Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp bảo từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Thông tư 06/2015/TT quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công Chứng Tài liệu tham khảo Quyết định 46/ QĐ - UBND việc cho phép thành lập Văn phịng cơng chứng ngày 11 tháng năm 2016 Quyết định bổ nhiệm công chứng viên số 06 QĐ-TP ngày 14/01/2002 Bộ Trưởng Bộ Tư pháp Quyết định bổ nhiệm công chứng viên số 201 QĐ-TP ngày 30/01/2015 Bộ Trưởng Bộ Tư pháp Học viện Tư pháp, Giáo trình kỹ hành nghề cơng chứng, tập 1, Nxb Tư pháp, Hà Nội - 2016 Học viện Tư pháp, Giáo trình kỹ hành nghề công chứng, tập 3, Nxb Tư pháp, Hà Nội - 2016 18