MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 I. Tóm tắt nội dung việc công chứng. 2 II. Bản ghi chép kết quả của hoạt động nghiên cứu hồ sơ và kết quả các hoạt động khác liên quan đến quá trình tham gia giải quyết việc công chứng. 4 2.1. Về tính hợp pháp của nội dung yêu cầu công chứng 4 2.2. Về chủ thể trong hợp đồng 5 2.3. Về đối tượng của công việc được uỷ quyền quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất 6 2.4. Về thẩm quyền công chứng 7 2.5. Về tính đầy đủ, xác thực, hợp pháp của thành phần hồ sơ 7 III. Nhận xét quá trình giải quyết việc công chứng của công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng 8 3.1. Về quy trình công chứng của công chứng viên. 8 3.2. Về văn bản công chứng 10 IV. Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút ra từ việc tham gia quá trình giải quyết việc công chứng hợp đồng ủy quyền. 11 V. Kiến nghị đề xuất về việc hoàn thiện pháp luật đối với hệ thống pháp luật liên quan đến công chứng hợp đồng ủy quyền. 13 KẾT LUẬN 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16
MỤC LỤC MỞ ĐẦU Cùng với phát triển kinh tế, xã hội, giao dịch dân ngày gia tăng số lượng, tính đa dạng tính phức tạp Tuy nhiên nhiều trường hợp, xuất phát từ nhiều lý khác mà thân chủ thể giao dịch dân khơng thể tự thực tồn cơng việc, nên họ phải nhờ nên phải “nhờ” người khác đại diện, nhân danh thực Chính từ thực tiễn mà chế định đại diện đời có tầm quan trọng lớn đời sống xã hội Song song đại diện theo pháp luật, hoạt động đại diện theo uỷ quyền diễn phổ biến có tầm quan trọng đặc biệt phát triển giao dịch dân Hợp đồng uỷ quyền coi pháp lý cho việc thực giao dịch người đại diện theo ủy quyền thực nhân danh người ủy quyền Vì pháp luật khơng quy định việc bắt buộc công chứng hợp đồng ủy quyền, nhiên xuất phát từ giá trị pháp lý văn công chứng so với văn thông thường vai trị đảm bảo an tồn pháp lý hoạt động công chứng, số lượng yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền ngày tăng Theo báo cáo tổng kết công tác công chứng, chứng thực UBND Phịng cơng chứng nước, tỉnh, thành phố lớn cho thấy, việc công chứng, chứng thực hợp đồng uỷ quyền ngày tăng, đặc biệt số Phịng cơng chứng số lượng hợp đồng uỷ quyền chiếm 30% tổng số hợp đồng, giao dịch công chứng Đây giao dịch dân có độ phổ biến cao nên Nhà nước pháp luật tạo điều kiện đảm bảo khung pháp lý tôn trọng quyền tự thỏa thuận chủ thể Cụ thể, Bộ luật Dân Việt Nam 2015, sở kế thừa phát triển pháp luật dân sự, tiếp tục bổ sung hoàn thiện quy định hợp đồng ủy quyền để tạo sở pháp lý rõ ràng, thuận tiện cho chủ thể áp dụng Tuy nhiên thực thực tiễn tiếp cận hồ sơ công chứng hợp đồng uỷ quyền thời gian thực tập vừa qua, em nhận thấy việc công chứng hợp đồng ủy quyền thực tế phát sinh nhiều bất cập Chế định uỷ quyền xem chế định mở thoáng Bộ luật dân sự, tính chất lại làm cho hoạt động cơng chứng hợp đồng uỷ quyền hàm chứa nhiều rủi ro Nếu công chứng viên không nắm rõ quy định pháp luật, rủi ro tiềm ẩn dẫn đến thiệt hại cho bên cơng chứng viên phải gánh chịu hậu pháp lý hợp đồng uỷ quyền mà cơng chứng nhiều trường hợp Do đó, việc sâu vào tìm hiểu quy trình cơng chứng hợp đồng ủy quyền học hỏi kinh nghiệm từ thực tiễn cơng chứng cần thiết Vì vậy, học viên lựa chọn hồ sơ “Công chứng hợp đồng ủy quyền” Để thực chuyên đề báo cáo Nội dung báo cáo tập trung phân tích vấn đề hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền, rút kinh nghiệm nghề nghiệp sở hạn chế, bất cập kiến nghị giải pháp, học viên đề giải pháp góp phần hoàn thiện quy định pháp luật liên quan đến công chứng hợp đồng ủy quyền NỘI DUNG Hồ sơ công chứng “Hợp đồng ủy quyền” hồ sơ mà học viên thu thập trình thực tập đợt kỹ cơng chứng hợp đồng, giao dịch khác văn phịng cơng chứng Hợp đồng ủy quyền đính kèm phần phụ lục cơng chứng viên Văn phịng cơng chứng, thành phố Hồ Chí Minh chứng nhận ngày 26 tháng 04 năm 2022, số công chứng 09219, số 04/2022 TP/CC-SCC/HĐGD Trên sở nội quy văn phịng cơng chứng, quy định Luật Công chứng 2014 quy tắc hành nghề công chứng trách nhiệm nghĩa vụ giữ bí mật nội dung cơng chứng cơng chứng viên, học viên thay đổi số thông tin người yêu cầu công chứng thông tin tài sản hợp đồng ủy quyền Do đó, phần nội dung báo cáo sau đây, học viên xin phép sử dụng thông tin thay đổi để thể kết trình thực tập nghiên cứu hồ sơ vừa qua I Tóm tắt nội dung việc công chứng Chủ thể yêu cầu công chứng: Bên ủy quyền: Ơng Võ Đình A Bên ủy quyền: Bà Võ Thị M Đối tượng hợp đồng ủy quyền: Các công việc liên quan đến tài sản Quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất thuộc sở hữu ông A bao gồm: - - Nhà gắn liền với đất địa chỉ: 12B Đường Nguyễn Ngọc Lộc, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất số BG 00011, số vào sổ cấp GCN: CH 00022 Ủy ban nhân dân Quận 10 cấp ngày 25/06/2012; Nhà gắn liền với đất địa chỉ: 1G Đường Nguyễn Ngọc Lộc, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh theo Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất ở, số 797712716900000, hồ sơ gốc số : 0001/2008/UB.GCN Ủy ban nhân dân Quận 10 cấp ngày 02/06/2008 Cụ thể công việc phạm vi ủy quyền sau: - Nộp nhận hồ sơ: Đăng ký biến động (Thay đổi chứng minh nhân dân sang cước công dân) quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà theo Giấy chứng nhận nêu theo quy định pháp luật; - Thực thủ tục xin hợp thửa, xác nhận vị trí đất, tiến hành xây dựng, hồn cơng (Bao gồm ký tên lên vẽ); cập nhật, đăng ký biến động, xin cấp mới, xin cấp đổi Giấy chứng nhận nhà đất nêu theo quy định pháp luật; Đăng ký nhận mã số thuế, nộp hồ sơ thuế, ký nhận hồ sơ thuế, kê khai ký tên tờ khai thuế phi nơng nghiệp (nếu có); kê khai ký tên tờ khai lệ phí trước bạ; nộp thuế, phí, lệ phí (bao gồm việc nộp phí phạt (nếu có)) theo quy định pháp luật Bà M nộp, nhận Giấy chứng nhận giấy tờ khác có liên quan đến nhà quyền sử dụng đất Ông A nêu quan nhà nước có thẩm quyền; - Bà M ủy quyền lại (Bao gồm việc hủy bỏ Hợp đồng ủy quyền lại) cho bên thứ ba thực công việc nêu theo quy định pháp luật Thành phần hồ sơ người yêu cầu công chứng cung cấp bao gồm: Phiếu yêu cầu cơng chứng Bản kèm đối chiếu loại giấy tờ sau: - - - Căn cước cơng dân ơng Võ Đình A bà Võ Thị M Sổ hộ hộ gia đình ơng Võ Đình A Giấy xác nhận tình trạng nhân ông Võ Đình A Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất số BG 00011, số vào sổ cấp GCN: CH 00022 Ủy ban nhân dân Quận 10 cấp ngày 25/06/2012; Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất ở, số 797712716900000, hồ sơ gốc số : 0001/2008/UB.GCN Ủy ban nhân dân Quận 10 cấp ngày 02/06/2008 Giấy phép xây dựng Biên thu hồi sổ hộ khẩu, sổ tạm trú hộ gia đình bà Võ Thị M Ngồi hồ sơ lưu cịn đính kèm thơng tin tra cứu ngăn chặn tài sản, đương tra cứu lịch sử giao dịch tài sản Với yêu cầu cơng chứng trên, Cơng chứng viên Văn phịng cơng chứng thực thủ tục công chứng quy định Điều 40, Điều 41 Luật Công chứng năm 2014 Căn vào yêu cầu công chứng hồ sơ người yêu cầu công chứng cung cấp, Công chứng viên tiến hành kiểm tra lực hành vi dân theo quy định pháp luật bên tham gia giao kết hợp đồng tự nguyện, không bị lừa dối ép buộc bà ơng Võ Đình A, bà Võ Thị M thực giao kết hợp đồng ủy quyền Bên cạnh đó, Cơng chứng viên xem xét nội dung công việc ủy quyền sở đối chiếu với quy định pháp luật Và từ kết đó, Cơng chứng viên tiến hành chứng nhận hợp đồng ủy quyền giao kết ơng Võ Đình A, bà Võ Thị M II 2.1 Bản ghi chép kết hoạt động nghiên cứu hồ sơ kết hoạt động khác liên quan đến trình tham gia giải việc cơng chứng Về tính hợp pháp nội dung yêu cầu công chứng Công chứng viên q trình tiến hành quy trình cơng chứng phải tuân thủ theo nguyên tắc chung: phải thật khách quan, trung thực, khơng thiên vị, khơng lợi ích cá nhân, quen thân làm ảnh hưởng đến lợi ích người khác, khơng cơng chứng hợp đồng, giao dịch có nội dung trái đạo đức xã hội Như tiếp nhận yêu cầu công chứng hợp đồng uỷ quyền lại, công chứng viên phải xem xét mục đích giao kết bên có phù hợp với quy định pháp luật khơng, có dấu hiệu vi phạm pháp luật hay nội dung giao dịch có trái với đạo đức xã hội không Trong trường hợp xác định mục đích nội dung giao kết phù hợp với quy định pháp luật, không trái với đạo đức xã hội, công chứng viên tiến hành bước quy trình cơng chứng u cầu cơng chứng trường hợp tiến tới xác lập hợp đồng uỷ quyền, theo bà M tồn quyền thay mặt, đại diện nhân danh ông A thực công việc: - Nộp nhận hồ sơ: Đăng ký biến động (Thay đổi chứng minh nhân dân sang cước công dân) quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà theo Giấy chứng nhận nêu theo quy định pháp luật; - Thực thủ tục xin hợp thửa, xác nhận vị trí đất, tiến hành xây dựng, hồn công (Bao gồm ký tên lên vẽ); cập nhật, đăng ký biến động, xin cấp mới, xin cấp đổi Giấy chứng nhận nhà đất nêu theo quy định pháp luật; Đăng ký nhận mã số thuế, nộp hồ sơ thuế, ký nhận hồ sơ thuế, kê khai ký tên tờ khai thuế phi nơng nghiệp (nếu có); kê khai ký tên tờ khai lệ phí trước bạ; nộp thuế, phí, lệ phí (bao gồm việc nộp phí phạt (nếu có)) theo quy định pháp luật Bà M nộp, nhận Giấy chứng nhận giấy tờ khác có liên quan đến nhà quyền sử dụng đất Ông A nêu quan nhà nước có thẩm quyền; Xuất phát từ đặc điểm pháp lý hợp đồng ủy quyền, để yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền hợp pháp, bên ủy quyền ông A phải có quyền thực cơng việc cách hợp pháp ủy quyền cho người khác thay mặt, nhân danh mình sử dụng quyền mà có để thực cơng việc Bên ủy quyền giao lại cho người khác quyền hay cơng việc vượt q phạm vi mà có quyền thực Như vậy, trường hợp trên, ông A muốn uỷ quyền cho bà M nhân danh thực cơng việc ơng phải chứng minh có quyền (Các quyền chủ sở hữu) Công chứng viên cần kiểm tra Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất để xác định tính xác thực, hợp pháp “quyền” “công việc” đối tượng hợp đồng uỷ quyền Đây coi điều kiện cần để từ đó, làm phát sinh quan quan hệ ủy quyền Qua thông tin tra cứu giao dịch ngăn chặn, tra cứu đương sự, lịch sử giao dịch tài sản thông tin Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất cho thấy ơng A có đầy đủ quyền chủ sở hữu tài sản Và việc ủy quyền trường hợp hoàn tồn hợp pháp nằm phạm vi quyền ơng A tài sản Nội dung công việc ủy quyền hoàn toàn phù hợp với quy định pháp luật quyền chủ sở hữu nhà chủ sử dụng đất, khơng có cơng việc nằm ngồi phạm vi quyền trái pháp luật, đạo đức xã hội Tựu chung lại, nội dung yêu cầu công chứng trường hợp hợp pháp 2.2 Về chủ thể hợp đồng Hợp đồng uỷ quyền giao dịch dân sự, để hợp đồng có giá trị pháp lý cần phải đáp ứng điều kiện chủ thể theo Điều 117 Bộ luật dân 2015 Theo đó, ơng A bà M trường hợp phải có lực pháp luật dân sự, lực hành vi dân phù hợp với giao dịch dân xác lập hoàn toàn tự nguyện giao kết hợp đồng Để xác định tư cách chủ thể lực hành vi dân ông A, bà M trường hợp này, trước hết cần vào thông tin cước công dân ông A bà M cung cấp Thông tin giấy tờ tùy thân để công chứng viên xác định xác người u cầu cơng chứng – chủ thể có quyền xác lập, thực hợp đồng ủy quyền Cũng qua thông tin trên, công chứng viên xác định ông A bà M đáp ứng quy định pháp luật độ tuổi xác lập giao dịch Đồng thời cơng chứng viên cịn cần vận dụng kỹ nhận diện xác định chủ thể yêu cầu công chứng (qua trao đổi, đặt câu hỏi, nắm bắt thái độ tâm lý, sức khoẻ…) xác định ông A, bà M không rơi vào trường hợp lực hành vi dân hay hạn chế lực hành vi dân Dựa trên, công chứng viên xác định ơng A, bà M có lực hành vi dân đầy đủ Về tự nguyện giao kết hợp đồng, trước hết, tự nguyện xác lập, thực hợp đồng việc chủ thể tự định có tham gia hay khơng tham gia vào hợp đồng theo nguyện vọng cá nhân mình, mà khơng chịu chi phối hay tác động, can thiệp chủ quan từ người khác Pháp luật đòi hỏi người tham gia xác lập, thực hợp đồng phải hoàn toàn tự nguyện Tự nguyện nguyên tắc pháp lý pháp luật dân nói chung Theo đó, tự nguyện chủ thể tham gia vào quan hệ pháp luật ủy quyền phải thể trạng thái khơng có ép buộc, đe dọa dối trá Trong trường hợp trên, qua trao đổi yêu cầu công chứng vấn đề liên quan đến việc giao kết hợp đồng, công chứng viên xác định ông A bà M tự nguyện tham gia giao kết hợp đồng uỷ quyền, tự nguyện thoả thuận thống điều khoản hợp đồng ủy quyền 2.3 Về đối tượng công việc uỷ quyền - quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất Như phân tích mục 2.1, việc xác định quyền ông A hai bất động sản nêu hợp đồng ủy quyền (Có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản gắn liền với đất) để công chứng viên tiến hành công chứng hợp đồng uỷ quyền Trước hết, chất việc uỷ quyền thỏa thuận bên, theo bên ủy quyền có nghĩa vụ thực công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền phải trả thù lao có thỏa thuận pháp luật có quy định” Theo đó, trường hợp uỷ quyền khác, ông A phải có quyền thực cơng việc mà ơng muốn ủy quyền cho bà M nhân danh, thay mặt thực Đây coi điều kiện cần để từ đó, làm phát sinh quan quan hệ ủy quyền Đồng thời ông A giao lại cho người khác quyền hay công việc vượt phạm vi mà có quyền thực Do cơng chứng viên cần tiến hành xác nhận xem ơng A có quyền tài sản quyền sử dụng đất không qua việc xem xét giấy tờ chứng minh quyền sở hữu ơng A xuất trình Xét Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất số BG 00011, số vào sổ cấp GCN: CH 00022 Ủy ban nhân dân Quận 10 cấp ngày 25/06/2012, mục IV – Những thay đổi sau cấp giấy chứng nhận có ghi nhận thơng tin “CHUYỂN NHƯỢNG Ơng: VÕ ĐÌNH A – Năm sinh: 1951 - CMND số: 024698000 - Địa chỉ: 122 Nguyễn Ngọc Lộc, Phường 14, Quận 10, Tp.HCM Căn hợp đồng mua bán nhà ở, chuyển nhượng quyền sử dụng đất tài sản khác gắn liền với đất số 025764 lập Phòng chứng số ngày 25/9/2012, trước bạ ngày 05/10/2012 (Theo hồ sơ số 1183/BNN-VPĐK ngày 05/10/2012)” Và thông tin chủ sở hữu nhà chủ sử dụng đất ông Võ Đình A ghi nhận Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất ở, số 797712716900000, hồ sơ gốc số : 0001/2008/UB.GCN Ủy ban nhân dân Quận 10 cấp ngày 02/06/2008 Tại mục IV giấy chứng nhận có ghi nhận điều chỉnh thông tin giấy tờ tùy thân ông A sang số CMND Theo đó, ơng A chủ sở hữu, chủ sử dụng tài sản đối tượng công việc hợp đồng uỷ quyền 2.4 Về thẩm quyền công chứng Quy định Điều 42 Luật Công chứng giao dịch ủy quyền không bị ràng buộc thẩm quyền địa hạt thực công chứng Bởi chất ủy quyền giao cho người khác nhân danh để thực cơng việc nên đối tượng hợp đồng ủy quyền cơng việc bất động sản hay tài sản khác Theo dó xét thẩm quyền địa hạt, việc cơng chứng viên văn phịng cơng chứng tiến hành thụ lý chứng nhận hợp đồng ủy quyền phù hợp với quy định pháp luật Đồng thời việc thụ lý không vi phạm Điểm c Khoản Điều Luật Công chứng 2014 Căn vào phân tích trên, việc cơng chứng viên tiếp nhận yêu cầu công chứng thẩm quyền công chứng theo quy định pháp luật 2.5 Về tính đầy đủ, xác thực, hợp pháp thành phần hồ sơ Thành phần hồ sơ công chứng trường hợp đầy đủ theo quy định Điều 40 Điều 41 Luật Công chứng năm 2014, Cụ thể: Phiếu yêu cầu công chứng Phiếu yêu cầu công chứng giấy tờ đầu tiên, làm cứ, sở cho việc thực bước quy trình cơng chứng Phiếu u cầu cơng chứng hồ sơ đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định Điểm a Khoản Điều 40 Luật công chứng 2014, bao gồm thông tin về: Họ tên, địa người yêu cầu công chứng, Nội dung cần công chứng, Tên tổ chức hành nghề công chứng, Họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, Thời điểm tiếp nhận hồ sơ Tuy nhiên phần Danh mục giấy tờ gửi kèm theo thiếu giấy phép xây dựng, biên thu hồi sổ hộ khẩu, sổ tạm trú chưa liệt kê vào Người nhận phiếu ký không ghi rõ họ tên Việc đảm bảo đầy đủ thông tin phiếu yêu cầu công chứng theo quy định pháp luật cần thiết, giúp hạn chế việc người yêu cầu công chứng khiếu nại, khiếu kiện giúp cho hoạt động tra (nếu có) thực cách thuận lợi Giấy tờ tùy thân: Trong trường hợp trên, cước công dân ông A, bà M hiệu lực theo quy định pháp luật Khi nộp giấy tờ tùy thân bên có xuất trình để đối chiếu Qua xem xét cơng chứng viên xác định khơng có dấu hiệu giả mạo giấy tờ trường hợp Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản Ở đây, ơng A xuất trình 02 Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất Tuy nhiên thông tin giấy tờ tùy thân ông A giấy chứng nhận số CMND, giấy tờ ông A cung cấp cước công dân Mặc dù hợp đồng ủy quyền phần thơng tin chủ thể có ghi nhận số CMND cũ ông A, thiết nghĩ nên lưu kèm phần thông tin quét mã QR cước công dân ông A để đảm bảo tính đầy đủ hồ sơ lưu Đồng thời để chứng minh tài sản nêu thuộc quyền sở hữu mình, ơng A xuất trình giấy xác nhận tình trạng nhân Khoản Điều 23 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Chính phủ: Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Hộ tịch quy định “Giấy xác nhận tình trạng nhân sử dụng để kết quan có thẩm quyền Việt Nam, kết quan có thẩm quyền nước nước sử dụng vào mục đích khác.” Theo giấy xác nhận tình trạng nhân sử dụng vào mục đích bổ túc hồ sơ ủy quyền, có ghi nhận nội dung “Tình trạng nhân: Có vợ vợ chết ngày 31/12/2002 (Giấy chứng từ 012003 UBND Đức Lân, Mộ Đức, Quảng Ngãi ngày 09/01/2003) Hiện chưa kết hôn với ai” Từ thông tin giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nêu giấy xác nhận tình trạng nhân, xác định tài sản thuộc sở hữu riêng ông A, không thuộc trường hợp sở hữu chung với người khác Bên cạnh đó, hồ sơ tài sản trường hợp bao gồm giấy phép xây dựng nhằm cung cấp thêm thông tin công việc đối tượng hợp đồng ủy quyền Giấy tờ nơi cư trú Cho đến giai đoạn nay, chưa có văn pháp luật thức quy định bắt buộc người u cầu cơng chứng phải xuất trình giấy tờ nơi cư trú tiến hành thủ tục công chứng Tuy nhiên theo Thông tư 01/2021/TT-BTP hướng dẫn Luật Công chứng 2014, mẫu lời chứng phải xác định địa thường trú cá nhân Có thể thấy trường hợp trên, ông A xuất trình sổ hộ để làm xác định nơi thường trú Tuy nhiên, sổ hộ có thơng tin bà M bị thu hồi theo quy định Điều 38 Luật cư trú 2020 Bà M xuất trình Biên thu hồi sổ hộ khẩu, sổ tạm trú có ghi nhận thơng tin nơi đăng ký thường trú bà M III 3.1 Nhận xét q trình giải việc cơng chứng công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng Về quy trình cơng chứng cơng chứng viên Do văn ủy quyền thuộc chế định hợp đồng, giao dịch, cho nên, thực công chứng văn ủy quyền, công chứng viên phải tuân thủ quy định thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền Điều 55 Luật Công chứng mà cịn phải tn thủ trình tự, thủ tục chung công chứng quy định Mục Chương V Luật Công chứng (từ Điều 40 đến Điều 52) văn hướng dẫn có liên quan Khơng thế, cơng chứng viên cịn phải tn thủ quy định hợp đồng ủy quyền Mục 13 Chương XVI Bộ luật Dân 2015 (từ Điều 562 đến Điều 569) quy định pháp luật giao dịch dân hợp đồng dân nói chung Xem xét quy trình cơng chứng hợp đồng uỷ quyền công chứng viên trường hợp trên, công chứng viên đảm bảo việc tuân thủ chặt chẽ trình tự, thủ tục pháp luật nội dung nêu trên, đảm bảo tính xác thực, hợp pháp văn cơng chứng, tránh tình trạng áp đặt “ý chí chủ quan” cơng chứng viên, bảo đảm cho hợp đồng ủy quyền có giữ giá trị chứng cứ, giá trị thi hành pháp luật công chứng quy định Cụ thể, trường hợp Công chứng hợp đồng công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng nên bước tuân theo quy định Điều 40, Điều 41 Luật Công chứng 2014: Công chứng viên tiếp nhận yêu cầu công chứng Xét thấy yêu cầu công chứng thuộc thẩm quyền tiến hành xem xét hồ sơ kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng Công chứng viên tiến hành kiểm tra, đối chiếu đánh giá giấy tờ hồ sơ mà bên cung cấp Đồng thời tiến hành kiểm tra tính xác thực, hợp pháp chủ thể, đối tượng hợp đồng ủy quyền tính thống thông tin giấy tờ mà người yêu cầu công chứng cung cấp Công chứng viên xét thấy nội dung công việc ủy quyền đảm bảo đầy đủ theo quy định pháp luật, khơng có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch phù hợp với quy định pháp luật.Đồng thời qua trao đổi xác định lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện bên ủy quyền bên nhận ủy quyền Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật, công chứng viên hướng dẫn bên tuân thủ quy định thủ tục công chứng quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hợp đồng; giải thích cho họ hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp mình, ý nghĩa hậu pháp lý việc giao kết hợp đồng ủy quyền Trong hồ sơ này, người yêu cầu cơng chứng khơng có dự thảo sẵn hợp đồng ủy quyền nên Công chứng viên Nguyễn Thị Phương phân công thư ký nghiệp vụ hỗ trợ soạn thảo theo đề nghị ông A, bà M (căn Điều 40 Luật Công chứng 2014) nội dung, ý định giao kết hợp đồng ủy quyền sở thỏa thuận ơng, bà theo mẫu văn phịng công chứng 10 Công chứng viên chuyển hợp đồng cho ông A, bà M tự đọc lại dự thảo hợp đồng ủy quyền Sau đọc lại, ông A, bà M đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, Công chứng viên hướng dẫn ông A, bà M ký vào trang hợp đồng Công chứng viên u cầu người u cầu cơng chứng xuất trình giấy tờ quy hồ sơ để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng Sau chuyển hồ sơ qua phận đóng dấu, thu phí, thù lao cơng chứng để vào sổ thụ lý, tiến hành đóng dấu trả kết cho bên (thể hợp đồng đóng mộc dấu đầy đủ) Đồng thời trình cơng chứng hợp đồng ủy quyền cơng chứng viên đảm bảo tuân thủ nguyên tắc khách quan, trung thực, đảm bảo yêu cầu khác văn công chứng chữ viết, ghi trang tờ, đóng dấu giáp lai Lời chứng cơng chứng viên có đầy đủ nội dung theo Khoản Điều 46 Luật Công chứng 2014 mẫu lời chứng hợp đồng giao dịch cụ thể ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BTP hướng dẫn Luật Công chứng 3.2 Về văn công chứng Về bản, Hợp đồng ủy quyền tuân thủ với hình thức văn cơng chứng dùng tiếng Việt không viết tắt, không viết ký hiệu, khơng viết xen dịng, viết đè dịng, khơng tẩy xố, khơng để trống văn cơng chứng Thời điểm công chứng ghi ngày tháng năm, số ghi số chữ theo quy định Khoản Điều 45 Luật Công chứng năm 2014 Người yêu cầu công chứng ký tên vào trang hợp đồng (trang trang 2), ký ghi rõ họ tên vào trang theo quy định pháp luật Việc ký điểm cơng chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng nên công chứng viên cho điểm thực đồng thời với việc ký văn công chứng theo quy định Khoản Điều 48 Luật Cơng chứng năm 2014 Văn cơng chứng có từ hai trang trở lên trang đánh số thứ tự Văn cơng chứng có ba tờ đóng dấu giáp lai tờ theo quy định Điều 49 Luật Công chứng năm 2014.Văn cơng chứng khơng có sửa lỗi kỹ thuật Nội dung hợp đồng soạn thảo đảm bảo đầy đủ điều khoản theo quy định pháp luật, khơng có điều khoản trái pháp luật hay trái với đạo đức xã hội Bố cục điều Trần Thị Hiền (2020), tlđd, tr.35 2Theo Khoản Điều 45 Luật Công chứng 2014 Chữ viết văn công chứng 11 khoản rõ ràng, ngôn từ diễn đạt dễ hiểu Đồng thời đảm bảo thể cách xác ý chí chủ quan ơng A, bà M Tựu chung lại, trình hỗ trợ quan sát quy trình xử lý hồ sơ văn phịng công chứng, học viên nhận thấy chuyên nghiệp việc phối hợp làm việc, xử lý hồ sơ văn phịng cơng chứng Cơng chứng viên với hỗ trợ chuyên viên nghiệp vụ phối hợp làm việc cách hiệu phận thu phí phận văn thư, hồ sơ yêu cầu công chứng tiếp nhận thụ lý theo quy trình mà Luật Cơng chứng 2014 quy định, đồng thời tốc độ xử lý hồ sơ nhanh đảm bảo quy trình, quy định pháp luật, đảm bảo tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch công chứng, đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp bên tham gia giao dịch IV Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút từ việc tham gia q trình giải việc cơng chứng hợp đồng ủy quyền Trong thời gian thực tập văn phịng cơng chứng, tơi có hội tham gia hỗ trợ quy trình cơng chứng học hỏi kinh nghiệm thụ lý hồ sơ từ công chứng viên, cụ thể: Để đảm bảo quy trình cơng chứng hợp đồng ủy quyền thực quy định pháp luật, đảm bảo tính xác thực, hợp pháp tất phương diện chủ thể, nội dung, hình thức kỹ vận dụng kiến thức pháp luật ủy quyền quy phạm pháp luật công chứng, đại diện,…và kỹ chứng nhận hợp đồng giao dịch quan trọng với công chứng viên Do với tư cách chủ thể chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng ủy quyền, cơng chứng viên cần có am hiểu quy định pháp luật ủy quyền, đại diện lĩnh vực khác có liên quan phạm vi công việc ủy quyền rộng, liên quan đến nhiều lĩnh vực Đồng thời cần thường xuyên cập nhập quy định pháp luật mới, kinh nghiệp thực tiễn hay gọi là “nghiệp vụ cơng chứng” yếu tố quan trọng địi hỏi công chứng viên phải không ngừng học hỏi trau dồi kinh nghiệm thực tiễn Bên cạnh đó, khác với hợp đồng, giao dịch khác, đối tượng Hợp đồng ủy quyền đơn công việc, hay nói cách khác hành vi cụ thể Có thể cơng việc có liên quan tới tài sản đó, điều khơng có nghĩa tài sản đối tượng giao dịch Do đó, q trình thụ lý hồ sơ hợp đồng ủy quyền, công chứng viên cần lưu ý số vấn đề đối tượng ủy quyền sau: - Đối tượng hợp đồng ủy quyền đơn công việc phải thực thân tài sản hay “quyền” chủ thể Do giao dịch ủy quyền không bị ràng buộc quy định địa hạt thực công chứng 12 - Với tư cách đối tượng ủy quyền, “công việc” không tồn hay khơng cịn tồn việc ủy quyền khơng xác lập hay bị chấm dứt - Không phải trường hợp nào, công việc “quyền” có hợp pháp giao lại cho người khác thông qua ủy quyền Đồng thời, Đối tượng hợp đồng cơng việc thực phép thực hiện, hành vi pháp lý, không trái đạo đức không bị pháp luật ngăn cấm Người ủy quyền thực công việc phạm vi, nội dung ủy quyền Sau hồn thành xong cơng việc ủy quyền, thoả thuận trước pháp luật quy định bên ủy quyền có nghĩa vụ phải toán thù lao cho bên ủy quyền Về nội dung ủy quyền nội dung ủy quyền công việc, hành vi cụ thể Cũng mà người ủy quyền không phép vượt nội dung ủy quyền, phải bồi thường thiệt hại cho người ủy quyền vượt nội dung Đồng thời thỏa thuận ủy quyền có người khác đại diện thực quyền chủ sở hữu không làm tư cách chủ sở hữu tài sản Và quan hệ xác lập với người thứ ba từ công việc thực theo hợp đồng ủy quyền quan hệ ràng buộc trực tiếp quyền nghĩa vụ người ủy quyền người thứ ba Hơn nữa, người ủy quyền nhân danh người ủy quyền thực cơng việc phải lợi ích người ủy quyền khơng nhắm đến lợi ích Theo đó, cơng chứng viên cần lưu ý xem xét nội dung ủy quyền phải đảm bảo vấn đề sau: - Công việc phạm vi công việc giao phải phù hợp với quyền chủ thể (xem xét chứng minh) - Công việc giao phải rõ ràng, cụ thể, soạn thảo văn tránh sử dụng cụm từ thể tính liệt kê mang tính chất suy diễn nguyên lý, người ủy quyền phép thực xác cơng việc ghi hợp đồng ủy quyền thực công việc không ghi nhận hợp đồng ủy quyền - Cơng chứng viên ngồi việc làm rõ cơng việc giao cịn phải xác định cụ thể quyền nghĩa vụ liên quan mà bên cần phải tuân thủ để thực công việc giao; phải dự liệu đầy đủ hành vi mà người ủy quyền làm; phải nắm vững khái niệm, thuật ngữ pháp lý để bảo đảm chặt chẽ xác văn công chứng 13 - Việc thực công việc ủy quyền bị hạn chế thời gian, đó, nội dung công việc giao, công chứng viên cần hướng dẫn bên làm rõ thời hạn ủy quyền, thời điểm phát sinh hiệu lực thực công việc thời điểm chấm dứt công việc Đồng thời quy trình cơng chứng cơng chứng viên phải đảm bảo tuân thủ tuân thủ trình tự, thủ tục công chứng quy định pháp luật hợp đồng công chứng quy định Điều 55 Luật Công chứng năm 2014, Mục chương V Luật Công chứng năm 2014 (từ Điều 40 đến Điều 52) văn hướng dẫn có liên quan Đối với pháp luật nội dung, công chứng viên cần vào quy định hợp đồng ủy quyền Mục 13 chương XVI Bộ luật Dân năm 2015 (từ Điều 562 đến Điều 569) quy định pháp luật giao dịch dân hợp đồng dân nói chung Và mang theo đạo đức hành nghề, khách quan, trung thực với thỏa thuận bên, không làm sai lệch, không thiên lệch bên quan hệ ủy quyền để gây thiệt hại đến quyền lợi ích cho bên cịn lại Đồng thời, phải xác định ý chí đích thực bên nhằm hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn, giả tạo xác lập hợp đồng ủy quyền dẫn tới hậu phát sinh tranh chấp V Kiến nghị đề xuất việc hoàn thiện pháp luật hệ thống pháp luật liên quan đến công chứng hợp đồng ủy quyền Trên sở nghiên cứu hạn chế quy định pháp luật công chứng hợp đồng ủy quyền, để khắc phục hạn chế quy định pháp luật, học viên kiến nghị số giải pháp sau: Thứ nhất, Đơn cử hạn chế quy định pháp luật đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền, Điều 569 Bộ luật dân 2015 quy định bên ủy quyền bên nhận ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền lúc kèm theo điều kiện khác Tuy nhiên Điều 51 Luật Công chứng năm 2014 quy định việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch công chứng thực có thỏa thuận, cam kết văn tất người tham gia hợp đồng, giao dịch Như vậy, bên muốn chấm dứt hợp đồng ủy quyền phải đến tổ chức công chứng cơng chứng hợp đồng ủy quyền để ký vào văn hủy hủy hợp đồng ủy quyền Quy định Luật công chứng, văn pháp luật chuyên ngành lĩnh vực dân đương nhiên tước bỏ quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền nói riêng bên tham gia giao dịch ghi nhận đạo luật gốc lĩnh vực dân - Bộ luật dân Quy định không thống Bộ luật Dân 2015 Luật Công chứng năm 2014 dẫn đến khơng khó khăn 14 áp dụng thực tế Thiết nghĩ việc sớm nghiên cứu để sửa đổi, thống quy định vấn đề cần thiết Hiện thực tế, quan hệ ủy quyền xác lập hợp đồng ủy quyền giấy ủy quyền, vậy, cần phải xác định thống hình thức việc giao kết ủy quyền Thực tiễn cho thấy, lập hợp đồng ủy quyền nội dung hợp đồng có thỏa thuận hai bên quyền nghĩa vụ bên mà quan trọng việc chấp nhận công việc ủy quyền người ủy quyền thể hợp đồng việc ký tên trước mặt công chứng viên người ủy quyền Ngược lại, với giấy ủy quyền có bên ủy quyền ký, bên ủy quyền chọn lựa chấp nhận cơng việc ủy quyền, từ chối công việc ủy quyền Nhưng việc từ chối việc ủy quyền thực nào? Những quy định chưa rõ ràng làm cho việc phân định quyền lợi, trách nhiệm bên khó khăn cần giải tranh chấp Bởi vậy, pháp luật cần thống hình thức việc ủy quyền hợp đồng ủy quyền hay Giấy ủy quyền, trường hợp sử dụng hình thức nào.3 Thứ hai, pháp luật hợp đồng ủy quyền nằm nhiều văn pháp luật có giá trị pháp lý khác nhau, có nội dung khơng thống Đây nguyên nhân gây khó khăn người dân việc giao kết hợp đồng ủy quyền, làm phát sinh thủ tục hành khơng cần thiết ảnh hưởng đến hiệu lực quản lý Nhà nước tính thực thi pháp luật Điều gây khó khăn cho hoạt động áp dụng pháp luật cơng chứng viên q trình thụ lý hồ sơ Xuất phát thực trạng trên, việc xây dựng phát triển hệ thống pháp luật chung hệ thống quy định pháp luật riêng hợp đồng ủy quyền cần đảm bảo đồng để khắc phục chồng chéo quy định pháp luật chấp quyền sử dụng đất nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực thi pháp luật Bên cạnh đó, việc hồn thiện quy định pháp luật ủy quyền cịn phải đảm bảo đồng việc tổ chức thực pháp luật Thứ ba, theo quy định Bộ luật Dân sự, thời hạn ủy quyền bên thỏa thuận pháp luật quy định, theo ngồi trường hợp luật định việc ủy quyền không bị hạn chế thời gian thực công việc phạm vi ủy quyền Việc người dân lợi dụng tính ưu việt hợp đồng ủy quyền để nhằm che đậy giao dịch “thực” phía sau điều có thể, tài sản bất động sản Vì vậy, cơng việc liên quan tới quản lý tài sản, mua bán, chuyển nhượng tài sản bất động sản pháp luật cần quy định rõ thời gian thực công việc phải cụ thể không dùng câu mang tính chất chung chung như: "Thời hạn ủy quyền tính từ thời điểm công Ma Thị Thanh Hiếu (2011), Hợp đồng ủy quyền giao dịch nhà chung cư, Luận Văn Thạc Sĩ Luật Học, Khoa Luật - Đại Học Quốc Gia Hà Nội, Tr 70 15 chứng viên ký tên, đóng dấu hồn thành cơng việc" Do hành vi pháp lý thực cơng việc ủy quyền tác động đến quyền bên ủy quyền toàn tài sản mình, nên ủy quyền "tồn bộ" gây nguy hiểm cho bên ủy quyền, sơ ý hay nhận thức pháp luật hạn chế họ cho người ủy quyền có quyền hạn rộng rãi tài sản Do đó, pháp luật nên quy định quy phạm bảo vệ người ủy quyền cách quy định hình thức hợp đồng chặt chẽ, nội dung rõ ràng, cụ thể nhằm hạn chế rủi ro KẾT LUẬN Cùng với phát triển xã hội, quy định pháp luật hợp đồng ủy quyền ngày hồn thiện Có thể nói xã hội đại, hợp đồng ủy quyền giao dịch dân ghi nhận đánh giá cao, có ý nghĩa quan trọng phát triển giao dịch dân Hợp đồng ủy quyền kênh cơng cụ hữu hiệu ngày có vai trị thiết yếu đời sống xã hội, đặc biệt lĩnh vực kinh doanh – thương mại, dân hành Luật gia Cameluti nói “Càng nhiều cơng chứng viên thẩm phán”.Thơng qua việc thực hoạt động công chứng hợp đồng ủy quyền nói riêng cơng chứng hợp đồng, giao dịch nói chung, cơng chứng viên người có trách nhiệm giúp bên tham gia giao kết thể ý chí cách vơ tư, khách quan, pháp luật qua loại bỏ nguyên nhân gây tranh chấp, đảm bảo an toàn pháp lý phòng ngừa rủi ro pháp lý cho tổ chức, cá nhân Có thể thấy pháp luật dân Việt Nam có quy định tương đối đầy đủ hợp đồng ủy quyền Để đáp ứng yêu cầu xã hội, quy định pháp luật hợp đồng uỷ quyền ban hành không điều chỉnh quan hệ truyền thống mà điều chỉnh lĩnh vực thương mại, lao động, đất đai, Điều tạo thuận lợi cho công chứng viên việc áp dụng pháp luật vào quy trình cơng chứng hợp đồng ủy quyền, tạo tảng quan trọng để hoạt động công chứng hợp đồng ủy quyền triển khai có hiệu quả, bảo đảm an tồn pháp lý bên phịng ngừa tranh chấp ể Tuy nhiên, quy định pháp luật hợp đồng ủy quyền thiếu quy định hướng dẫn, cịn chưa đồng bộ, đơi ban hành giải pháp tình phục vụ nhiệm vụ trước mắt Điều địi hỏi cần có giải pháp đồng hoàn thiện pháp luật để đảm bảo việc áp dụng thực tiễn hoạt động công chứng Thời gian trải nghiệm quý báu văn công chứng giúp học viên nắm chất chế định đại diện theo ủy quyền sở quy định pháp luật, đồng thời học hỏi kinh nghiệm kỹ hành nghề, nhận thức sâu sắc vai trị nghề nghiệp cơng chứng viên với tư cách “thẩm phán phòng ngừa” Để nâng cao hiệu hoạt động 16 công chứng hợp đồng ủy quyền nâng cao nhận thức pháp luật kỹ thân, sở nghiên cứu hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền, Học viên rút kinh nghiệm nghề nghiệp đưa định hướng giải pháp hoàn thiện pháp luật đại diện theo ủy quyền công chứng hợp đồng ủy quyền Đồng thời cần nâng cao quản lý nhà nước hoạt động công chứng, nâng cao phối hợp, hỗ trợ quan, ban ngành có liên quan đến q trình thực công chứng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ luật Dân năm 2015 Luật Công chứng 2014 Luật cư trú 2020 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Chính phủ: Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Hộ tịch Thơng tư 01/2021/TT-BTP hướng dẫn Luật Cơng chứng có hiệu lực từ ngày 03/02/2021 Thông tư 11/2012/TT-BTP Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Học viện Tư pháp (2018), Giáo trình kỹ hành nghề cơng chứng – tập 2, Nhà xuất Tư pháp, Hà Nội Ma Thị Thanh Hiếu (2011), Hợp đồng ủy quyền giao dịch nhà chung cư, Luận Văn Thạc Sĩ Luật Học, Khoa Luật - Đại Học Quốc Gia Hà Nội 17