MỤC LỤCMỞ ĐẦU11. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu12. Mục đích của bài báo cáo23. Đối tượng nghiên cứu24. Cơ cấu của bài báo cáo3NỘI DUNG3Phần 1: Một số vấn đề chung về hoạt động công chứng và công chứng viên31. Về hoạt động công chứng32. Về công chứng viên53. Về hợp đồng giao dịch6Phần 2: Quy định pháp luật về Quy trình công chứng71. Tiếp nhận yêu cầu công chứng102. Nghiên cứu, xử lý hồ sơ144. Ký công chứng184. Hoàn tất thủ tục công chứng19Phần 3: Một số hạn chế trong quy định về quy trình công chứng, đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật và thực tiễn áp dụng201. Một số hạn chế trong quy định về quy trình công chứng và đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật.202. Thực tiễn việc thực hiện quy trình công chứng23Phần 4: Nguyên nhân, Giải pháp, kiến nghị271. Nguyên nhân272. Giải pháp, kiến nghị27KẾT LUẬN29DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO29
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết việc nghiên cứu Mục đích báo cáo Đối tượng nghiên cứu Cơ cấu báo cáo NỘI DUNG Phần 1: Một số vấn đề chung hoạt động công chứng công chứng viên Về hoạt động công chứng Về công chứng viên Về hợp đồng giao dịch Phần 2: Quy định pháp luật Quy trình cơng chứng Tiếp nhận yêu cầu công chứng 10 Nghiên cứu, xử lý hồ sơ 14 Ký công chứng 18 Hồn tất thủ tục cơng chứng 19 Phần 3: Một số hạn chế quy định quy trình cơng chứng, đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật thực tiễn áp dụng 20 Một số hạn chế quy định quy trình cơng chứng đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật 20 Thực tiễn việc thực quy trình cơng chứng Phần 4: Ngun nhân, Giải pháp, kiến nghị 23 27 Nguyên nhân 27 Giải pháp, kiến nghị 27 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết việc nghiên cứu Từ sau cơng đổi đất nước, kinh tế không ngừng phát triển, giao dịch theo gia tăng số lượng, quy mơ tính phức tạp Cùng với gia tăng Pháp luật điều chỉnh quan hệ bên hợp đồng giao dịch ngày hồn thiện với mục đích bảo vệ quyền lợi cá nhân an toàn pháp lý quan hệ hợp đồng Tuy nhiên để thực hóa pháp luật vào thực tiễn đời sống, “Nhà nước, với tư cách người bảo vệ quyền lợi cá nhân an toàn pháp lý quan hệ hợp đồng, uỷ quyền cho nhà chuyên nghiệp bổ nhiệm giám sát để thực chức đó.” Nhà chuyên nghiệp cơng chứng viên Cơng chứng viên người nhân danh nhà nước chứng nhận tính hợp pháp hợp đồng giao dịch Các văn công chứng khoa học pháp lý gọi văn công chứng Công chứng viên người chịu trách nhiệm trước pháp luật tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân mà chứng nhận Văn công chứng công chứng viên chứng nhận có giá trị chứng khơng cần chứng minh quan giải tranh chấp giá trị thi hành bên Để công chứng viên thực sứ mệnh mình, nhà nước ban hành hệ thống văn quy định công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, việc hành nghề công chứng, thủ tục công chứng quản lý nhà nước công chứng khơng ngừng hồn thiện theo thời kỳ để phù hợp với xu phát triển hệ thống pháp luật xã hội Trong quan trọng quy định quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch cơng chứng viên để hợp đồng giao dịch công chứng viên chứng nhận ln đảm bảo an tồn pháp lý phịng ngừa tranh chấp bắt buộc hoạt động cơng chứng phải tuân theo trình tự, thủ tục chặt chẽ theo quy định pháp luật Ngày 20/6/2014, Kỳ họp thứ 7, Quốc hội khóa XIII thơng qua Luật cơng chứng số 53/2014/QH13 Chủ tịch nước ký Lệnh công bố số 08/2014/L-CTN ngày 26/6/2014 công bố Luật công chứng Luật có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2015 Luật cơng chứng năm 2014 ban hành với mục đích nhằm khắc phục hạn chế, bất cập thể chế, tạo sở pháp lý cho bước phát triển hoạt động công chứng theo chủ trương xã hội hóa, nâng cao chất lượng tính bền vững hoạt động công chứng, bước phát triển nghề công chứng Việt Nam phù hợp với thông lệ quốc tế Theo bản, quy định thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch kế thừa từ Luật cơng chứng 2006, có sửa đổi, bổ sung theo hướng rõ ràng, chặt chẽ đơn giản hơn; sửa đổi quy định phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch, lời chứng công chứng viên, sửa lỗi kỹ thuật văn công chứng…; bổ sung quy định người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch thủ tục công chứng dịch giấy tờ Tuy nhiên thực tiễn áp dụng cho thấy số quy định quy trình cơng chứng cịn số hạn chế Do học viên lựa chọn đề tài: Khó khăn, bất cập việc áp dụng quy định pháp luật quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch – Đề xuất giải pháp hồn thiện Luật Cơng chứng Báo cáo tập trung nghiên cứu quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo Điều 40 Điều 41 Luật Công chứng 2014, sở đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện quy định quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch Mục đích báo cáo Cung cấp thêm cách nhìn tồn diện cụ thể quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch kiến nghị số giải pháp hoàn thiện pháp luật Đồng thời sở nghiên cứu thực tiễn thực quy định quy trình công chứng, đưa số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm công chứng viên việc tuân thủ quy định Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu báo cáo quy định quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch Cơ cấu báo cáo Cơ cấu báo cáo gồm phần Phần 1: Một số vấn đề chung hoạt động công chứng công chứng viên Phần 2: Quy định pháp luật Quy trình cơng chứng Phần 3: Một số hạn chế quy định quy trình cơng chứng, đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật thực tiễn áp dụng Phần 4: Nguyên nhân, Giải pháp, kiến nghị NỘI DUNG Phần 1: Một số vấn đề chung hoạt động công chứng công chứng viên Về hoạt động công chứng Ở Việt Nam, Công chứng xuất vào năm 30 kỷ XX, người Pháp đưa vào Việt Nam Thời điểm công chứng gọi "Chưởng khế", hoạt động thị thực cấp quyền, Nhà nước thực Đến năm 1987, công chứng đề cập lần hệ thống pháp luật Việt Nam, cụ thể công chứng “ Là hoạt động Nhà nước với mục đích giúp cơng dân, quan, tổ chức lập xác nhận văn bản, kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp pháp hóa văn bản, kiện đó, làm cho văn bản, kiện có hiệu lực thực Bằng hoạt động trên, công chứng nhà nước tạo bảo đảm pháp lý để bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp công dân, quan, tổ chức phù hợp với Hiến pháp pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, giúp cho việc giải tranh chấp thuận lợi, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.”1 Song hành với công đổi đất nước (1991-2000), Chính phủ ban hành ba nghị định tổ chức hoạt động cơng chứng nhà nước, là: Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/2/1991 Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) tổ chức hoạt động công chứng nhà nước tiếp sau Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 Chính phủ tổ chức hoạt động công chứng nhà nước Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 Chính phủ cơng chứng, chứng thực Tại Nghị định số 45/HĐBT Hội đồng Bộ trưởng năm 1991, thuật ngữ công chứng nhà nước xác định việc chứng nhận tính xác thực hợp đồng giấy tờ theo quy định pháp luật, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cơng dân quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội góp phần phịng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Các hợp đồng giấy tờ công chứng có giá trị chứng Đến năm 1996, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/CP thay Nghị định số 45/HĐBT khái niệm cơng chứng xác định khái niệm công chứng nhà nước quy định Nghị định số 45/HĐBT bổ sung thêm quy định loại trừ giá trị chứng hợp đồng, giấy tờ công chứng 13 nhà nước chứng nhận Uỷ ban nhân dân (UBND) cấp có thẩm quyền chứng thực bị Tịa án tun bố vô hiệu Tuy nhiên hai nghị định khái niệm cơng chứng cịn chung chung, khó hiểu chưa có tách bạch rõ ràng hoạt động công chứng chứng thực Đến Nghị định số 75/2000/NĐ-CP khái niệm công chứng tách bạch khỏi khái niệm chứng thực xác định cách cụ thể khoa học Theo Nghị định này: Công chứng việc phịng cơng chứng chứng nhận tính xác thực hợp đồng giao kết giao dịch khác xác lập quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại quan hệ xã hội khác (sau gọi hợp đồng, giao dịch) thực việc khác theo quy định Nghị định (khoản Điều 2) Tuy nhiên điểm hạn chế bật quy định xác định chủ thể hoạt động cơng chứng Phịng cơng chứng Quy định làm "mờ" vai trò công chứng viên hoạt động công chứng Đồng thời quan niệm hoạt động công chứng hoạt động mang tính cơng Luật cơng chứng 2006 đời đánh dấu thay đổi lớn quan điểm hoạt động công chứng nước ta Đây bước tiến quan trọng việc cụ thể hóa nội dung hồn thiện thể chế cơng chứng nước ta nêu Nghị số 49-NQ/TW ngày 02/6/2005 Bộ Chính trị Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, bước khởi đầu chủ trương xã hội hóa cơng chứng khái niệm cơng chứng nêu Luật Công chứng 2006 sau: “Cơng chứng việc cơng chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch khác (sau gọi hợp đồng, giao dịch) văn mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” Với việc cách xác định nội hàm thuật ngữ "công chứng" Luật Công chứng “ hoạt động công chứng Việt Nam dần trở chất hoạt động dịch vụ công, đồng thời nghề công chứng viên (không thiết công chức) thực hiện, nhằm mang lại tính xác thực cho hợp đồng, giao dịch qua bảo đảm Bộ Tư pháp (1987), Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10 công tác công chứng nhà nước, Hà Nội an toàn pháp lý cho bên giao kết, phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật.” Qua năm triển khai thực hiện, Luật công chứng 2006 đạt kết đáng khích lệ, góp phần tích cực vào việc thực chủ trương xã hội hóa hoạt động cơng chứng, thực cải cách hành cải cách tư pháp Tuy nhiên, trình triển khai thực cho thấy số quy định Luật văn hướng dẫn thi hành bất cập, không cịn phù hợp với tình hình thực tiễn Ngày 20/06/2014, Quốc hội ban hành Luật công chứng số 53/2014/QH13 (Luật công chứng 2014) với 10 chương, 81 điều, quy định công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, việc hành nghề công chứng, thủ tục công chứng quản lý nhà nước công chứng Luật công chứng 2014 có hiệu lực từ ngày 01/01/2015 Luật cơng chứng 2014 thay cho Luật công chứng 2006, sở bất cập cần phải hoàn thiện luật cũ, Luật cơng chứng 2014 có quy định thể quan điểm đổi Nhà nước ta hoạt động công chứng Khái niệm công chứng lần lại tiếp tục thay đổi Theo đó, cơng chứng việc cơng chứng viên tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn (sau gọi hợp đồng, giao dịch), tính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng( Khoản Điều 2) Như hiểu, Cơng chứng hành vi cơng chứng viên lập, chứng nhận tính xác thực giao dịch nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho chủ thể tham gia giao dịch, phòng ngừa tranh chấp vi phạm pháp luật Công chứng hoạt động quan trọng, thể chế thiếu Nhà nước pháp quyền Thông qua hoạt động công chứng quy định hướng dẫn, điều chỉnh pháp luật trở thành thực sinh động đời sống xã hội, thành hành vi sử xự theo pháp luật Về công chứng viên Công chứng viên – chủ thể thực hoạt động công chứng - người có đủ tiêu chuẩn theo quy định Luật, Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng (Khoản Điều Luật Công chứng 2014) Công chứng viên cung cấp dịch vụ công Nhà nước ủy nhiệm, nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phịng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức; ổn định phát triển kinh tế - xã hội Theo cách nói MICHEL CORDIER – Chủ tịch danh dự Hội đồng công chứng tối cao Pháp, ông coi cơng chứng viên coi "Thẩm phán phịng ngừa", hay "Thẩm phán hợp đồng", người có đủ lực để nhận biết phòng ngừa rủi ro pháp lý cho bên tham gia giao dịch Với vai trị đó, nhiệm vụ cơng chứng viên phải thận trọng trước thực công chứng hợp đồng để đảm bảo tính hợp pháp hợp đồng, công hợp đồng việc bảo quản hợp đồng Hoàn toàn khác với công việc luật sư, phải nghiêng bảo vệ lợi ích thân chủ, cơng chứng Đỗ Đức Hiển - Luận văn thạc sĩ “Giá trị pháp lý văn công chứng”, Tr.28 viên có chức “thẩm phán phịng ngừa”, người thứ ba tham gia chứng kiến giao dịch cách khách quan, trung thực không thiên vị bên Từ cơng chứng viên giúp bên soạn thảo hợp đồng ghi nhận ý chí họ giao kết cách xác, rõ ràng, pháp luật, ngăn chặn thỏa thuận bất công hay bất hợp pháp bên tham gia nhằm đảm bảo công cho bên, đảm bảm nghiêm minh pháp luật Đồng thời công chứng viên người nhân danh nhà nước chứng minh tính hợp pháp hợp đồng giao dịch công chứng ( văn công chứng) chịu trách nhiệm tính hợp pháp Để thực điều đó, người cơng chứng viên khơng cần kiến thức pháp luật vững vàng, kinh nghiệm kỹ hành nghề mà cịn phải có nhân phẩm, đạo đức Nếu công chứng viên không đảm bảo yêu cầu trên, đạo đức hành nghề, dẫn đến hành vi công chứng sai nhằm vụ lợi, dẫn đến nhiều hệ lụy, bên liên quan đến giao dịch, trật tự an tồn pháp lý xã hội Vì pháp luật đưa điều kiện chặt chẽ để bổ nhiệm công chứng viên Để bổ nhiệm trở thành công chứng viên, người phải đáp ứng tiêu chuẩn khắt khe trình đào tạo tuyển chọn (tốt nghiệp đại học chuyên ngành luật, tốt nghiệp khóa đào tạo nghề cơng chứng viên Học viện Tư pháp, có kinh nghiệm làm việc pháp luật tối thiểu 05 năm phải vượt qua kỳ thi sát hạch Bộ Tư pháp) Đồng thời pháp luật đưa quy định chặt chẽ quy trình cơng chứng hợp đồng cơng chứng viên nhằm hướng tới đảm bảo tính hợp pháp, cơng bằng, an toàn pháp lý bên giao dịch Về hợp đồng giao dịch ⮚ Theo quy định Điều 121 BLDS: "Giao dịch dân hợp đồng hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự." Giao dịch dân hoạt động phổ biến cá nhân, tổ chức nhằm đạt mục đích minh mong muốn Về khái niệm hợp đồng dân quy định Điều 383 BLDS: "Hợp đồng dân sự thoả thuận bên việc xác lập, thay đổi chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân Chẳng hạn: hợp đồng mua bán tài sản, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng vay tài sản, Từ quy định thấy hợp đồng loại giao dịch dân Còn khái niệm hành vi pháp lý đơn phương không quy định rõ BLDS, nhiên hiểu hành vi pháp lý đơn phương là giao dịch thể ý chí bên nhằm làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân Thông thường, hành vị pháp lý đơn phương xác lập theo ý chí bên chủ thể nhất, ví dụ: lập di chúc, từ chối hưởng thừa kế ⮚ Giao dịch dân sự kiện pháp lí làm phát sinh hậu pháp lí Tùy giao dịch cụ thể mà làm phát sinh , thay đổi chấm dứt quan hệ dân Giao dịch dân Michel Cordier – Chủ tịch danh dự Hội đồng công chứng tối cao Pháp, “Cơng chứng viên với vai trị bổ trợ viên Tư pháp” - Kỷ yếu hội thảo quốc tế “vai trò nghề tư pháp bổ trợ nhà nước pháp quyền”, Nhà Pháp luật Việt Pháp, 1999, TP.HCM hành vi mang tính ý chí chủ thể tham gia giao dịch ,với mục đích động định ⮚ Giao dịch dân phải thống ý chí bày tỏ ý chí Nếu thiếu thống giao dịch bị tuyên bố vô hiệu vơ hiệu.“Mục đích giao dịch dân lợi ích mà chủ thể mong muốn đạt xác lập giao dịch đó” (Điều 118 Bộ luật Dân năm 2015)Đó hậu pháp lí phát sinh từ giao dịch mà bên mong muốn đạt Nói cách khác , mục đích ln mang tính pháp lí Mục đích pháp lí trở thành thực , giao dịch chủ thể tuân thủ thực nghĩa vụ theo quy định mà pháp luật đề , ko trái với điều luật Và nhiệm vụ cơng chứng viên ghi nhận ý chí bên giao kết cách xác, rõ ràng, pháp, ngăn chặn thỏa thuận bất công hay bất hợp pháp bên tham gia nhằm đảm bảo công cho bên, đảm bảm nghiêm minh pháp luật Chính có người gọi công chứng viên “Người gác cổng cho hợp đồng, giao dịch” ⮚ Theo Điều 117 Bộ luật Dân 2015, điều kiện có hiệu lực giao dịch dân quy định sau: “1 Giao dịch dân có hiệu lực có đủ điều kiện sau đây: a) Chủ thể có lực pháp luật dân sự, lực hành vi dân phù hợp với giao dịch dân xác lập; b) Chủ thể tham gia giao dịch dân hoàn toàn tự nguyện; c) Mục đích nội dung giao dịch dân không vi phạm điều cấm luật, khơng trái đạo đức xã hội Hình thức giao dịch dân điều kiện có hiệu lực giao dịch dân trường hợp luật có quy định.” Như vậy, điều kiện có hiệu lực giao dịch dân bao gồm: - Điều kiện lực chủ thể : Chủ thể phải có lực pháp luật dân sự, lực hành vi dân Theo điều 16 Bộ luật Dân 2015 quy định lực pháp luật dân cá nhân sau: “1 Năng lực pháp luật dân cá nhân khả cá nhân có quyền dân nghĩa vụ dân Mọi cá nhân có lực pháp luật dân Năng lực pháp luật dân cá nhân có từ người sinh chấm dứt người chết.” Cịn lực hành vi dân cá nhân Điều 19 Bộ luật Dân 2015 quy định: “Năng lực hành vi dân cá nhân khả cá nhân hành vi xác lập, thực quyền, nghĩa vụ dân sự.” - Điều kiện thái độ chủ thể (tính tự nguyện): Các bên giao dịch phải hoàn toàn tự nguyện, xuất phát từ ý chí thân, khơng có cưỡng ép, đe doạ - Điều kiện mục đích nội dung giao dịch:Giao dịch phải không vi phạm quy định pháp luật, không trái với chuẩn mực, đạo đức xã hội - Điều kiện hình thức giao dịch (nếu có): Tuỳ giao dịch cụ thể có u cầu hình thức văn lời nói, văn phải công chứng, chứng thực Công chứng viên q trình cơng chứng hợp đồng giao dịch phải đảm bảo giao dịch dân mà chứng nhận đáp ứng điều kiện Đó để xây dựng quy định quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên, với mục đích văn cơng chứng viên chứng nhận phải đảm bảo điều kiện có hiệu lực giao dịch dân sự, đảm bảo an tồn pháp lý cho bên giao dịch, khơng có nhầm lẫn hay lừa dối hay ép buộc, lôi kéo Phần 2: Quy định pháp luật Quy trình cơng chứng Thủ tục cơng chứng hợp đồng, giao dịch quy định cần phải thực công chứng hợp đồng, giao dịch Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch phải chuẩn bị giấy tờ cần thiết để công chứng viên chứng nhận hợp đồng, giao dịch Có hai loại hợp đồng giao dịch thực hoạt động cơng chứng, loại hợp đồng giao dịch theo yêu cầu pháp luật bắt buộc phải công chứng hợp đồng giao dịch cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Các loại hợp đồng bắt buộc công chứng theo quy định pháp luật bao gồm: - Hợp đồng mua bán nhà - Hợp đồng tặng cho nhà ở, bất động sản - Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất - Hợp đồng mua bán bất động sản đấu giá - Hợp đồng đổi nhà - Hợp đồng góp vốn nhà - Hợp đồng góp vốn quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất - Hợp đồng chấp nhà - Hợp đồng chấp quyền sử dụng đất - Hợp đồng chuyển nhượng mua bán nhà thương mại - Hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất - Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất - Hợp đồng chấp tài sản - Hợp đồng bảo lãnh - Hợp đồng trao đổi tài sản - Di chúc người bị hạn chế thể chất người chữ - Di chúc lập tiếng nước - Văn thừa kế nhà ở, quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất Dù loại hợp đồng q trình cơng chứng, cơng chứng viên phải tn theo quy định quy trình cơng chứng, quy định giống quy tắc hành nghề mà công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ nghiêm ngặt Cụ thể Điều 40 Điều 41 Luật Công chứng 2014 quy định sau: Về quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn (Điều 40) “1 Hồ sơ yêu cầu công chứng lập thành bộ, gồm giấy tờ sau đây: a) Phiếu yêu cầu cơng chứng, có thơng tin họ tên, địa người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ; b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch; c) Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng; d) Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; đ) Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có Bản quy định khoản Điều chụp, in đánh máy có nội dung đầy đủ, xác chứng thực Công chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật thụ lý ghi vào sổ công chứng Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ quy định thủ tục công chứng quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc tham gia hợp đồng, giao dịch Trong trường hợp có cho hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mơ tả cụ thể cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp khơng làm rõ có quyền từ chối cơng chứng Cơng chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định pháp luật cơng chứng viên phải rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa cơng chứng viên có quyền từ chối cơng chứng Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị người yêu cầu công chứng Người yêu cầu cơng chứng đồng ý tồn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu người u cầu cơng chứng xuất trình giấy tờ quy định khoản Điều để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch” Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng (Điều 41) “1 Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ theo quy định điểm a, c, d đ khoản khoản Điều 40 Luật nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch Công chứng viên thực việc quy định khoản 3, Điều 40 Luật Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe Trường hợp người u cầu cơng chứng đồng ý tồn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ quy định khoản Điều để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch.” Theo đó, quy trình cơng chứng phân chia thành bước: 10 Tổ chức hành nghề cơng chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn thỏa thuận phân chia di sản trước thực việc công chứng" Như vậy, hoạt động công chứng nhiều trường hợp phải thực xác minh có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mơ tả cụ thể cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh để bảo đảm an tồn pháp lý cao cho văn cơng chứng Xác minh hoạt động công chứng xem xét việc có thật liên quan tới nội dung cần công chứng để làm đánh giá, kết luận cho hành vi công chứng Công chứng viên quy định Việc xác minh để làm rõ tính xác thực nội dung hợp đồng, giao dịch mà cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng nhằm ngăn chặn vi phạm pháp luật, bảo đảm hành lang pháp lý an toàn, ngăn ngừa tranh chấp xảy Xác minh hoạt động công chứng Công chứng viên quan có chức thực nhằm thu thập thông tin, tài liệu, chứng từ đối tượng cần xác minh Trong hoạt động công chứng việc cần xác minh mà bỏ qua xác minh khơng xác gây thiệt hại đến quyền lợi người liên quan tham gia công chứng hợp đồng, giao dịch Trong thủ tục, trình tự cơng chứng việc tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ xử lý hồ sơ quan trọng, bước tác nghiệp cần có nhận định xác, cần có kỹ nghề nghiệp nhận biết vấn đề cần xác minh Công chứng viên phải xác định pháp luật liên quan để áp dụng yêu cầu bổ sung giấy tờ cần thiết để chứng minh Đối với trường hợp người u cầu cơng chứng có dấu hiệu lực hành vi dân lực hành vi dân phần, Công chứng viên cần phải kiểm tra câu hỏi liên quan đến nội dung hợp đồng, giao dịch để xác minh lực hành vi dân Việc yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch đa dạng, cụ thể như: chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà, chấp tài sản, phân chia tài sản chung, tài sản riêng vợ chồng, khai nhận di sản thừa kế… Trong loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng liên quan đến nhiều vấn đề cần phải xác minh khác nhau, kết xác minh để làm cho việc chứng nhận tính xác thực, tính xác hợp đồng, giao dịch Xác minh hoạt động công chứng thực theo biện pháp kinh nghiệm sau: Biện pháp đơn giản Công chứng viên nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc yêu cầu công chứng, trao đổi với người yêu cầu cơng chứng để đạt mục đích xác minh Công chứng viên phải đến nơi cần xác minh để tìm hiểu, thu thập chứng vấn đề cần xác minh Trường hợp phức tạp phải yêu cầu quan có chức quan có chun mơn xác minh, giám định sau cung cấp thơng tin kết luận việc xác minh cho Cơng chứng viên Đó sở cho Cơng chứng viên xác nhận xác người tham gia giao dịch có đủ lực hành vi dân mục đích, nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội đối tượng hợp đồng giao dịch có thật, chữ ký hợp đồng, giao dịch chữ ký người tham gia hợp đồng, giao dịch 17 Trong trường hợp người yêu cầu công chứng cung cấp giấy tờ, tài liệu đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật, công chứng viên hướng dẫn bên tham gia hợp đồng giao dịch hiểu rõ tuân thủ quy định pháp luật có liên quan đến việc cơng chứng; Giải thích cho người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc công chứng Thực tế sau thụ lý giải hồ sơ, văn công chứng bên ký trước mặt công chứng viên, công chứng viên ký tên chuyển hợp đồng , văn tới phận thu lệ phí, đóng dấu, lúc tiến hành ghi vào sổ cơng chứng Do có nhiều trường hợp cơng chứng viên ghi vào sổ cơng chứng sau nhiều lý người u cầu cơng chứng khơng ký vào hợp đồng, văn công chứng rút hồ sơ u cầu cơng chứng khơng thực Việc để bên ký trước, sau đóng lệ phí, đóng dấu, lúc tiến hành ghi vào sổ công chứng tiến hành ghi vào sổ công chứng bảo đảm giao dịch thực công chứng trước ghi vào sổ công chứng c) Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng ⮚ Trường hợp văn người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, dự thảo văn có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung văn không phù hợp quy định pháp luật, Công chứng viên phải rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Nếu người yêu cầu công chứng không sửa chữa Cơng chứng viên có quyền từ chối cơng chứng; ⮚ Trường hợp văn Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng: nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội Cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch; Ký công chứng Sau hoàn thành việc soạn thảo/ kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn bản, công chứng viên cung cấp dự thảo cho bên đọc, trường hợp người u cầu cơng chứng khơng đọc cơng chứng viên đọc cho họ nghe để đảm bảo tất người tham gia giao dịch nắm thông tin, hiểu trí với nội dung hợp đồng, văn ⮚ Trường hợp người u cầu cơng chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét thực việc sửa đổi, bổ sung ngày hẹn lại ⮚ Trường hợp người yêu cầu cơng chứng đồng ý tồn nội dung ghi dự thảo hợp đồng, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào trang hợp đồng ❖ Việc ký, điểm văn công chứng: quy định Luật chặt chẽ người u cầu cơng chứng, người làm chứng phải ký vào văn 18 công chứng trước mặt cơng chứng viên Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đăng ký chữ ký mẫu tổ chức hành nghề cơng chứng người ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký họ hợp đồng với chữ ký mẫu trước thực việc công chứng Việc điểm thay việc ký văn công chứng trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng không ký khuyết tật ký Khi điểm chỉ, người yêu cầu cơng chứng, người làm chứng sử dụng ngón trỏ phải; khơng điểm ngón trỏ phải điểm ngón trỏ trái; trường hợp khơng thể điểm hai ngón trỏ điểm ngón khác phải ghi rõ việc điểm ngón nào, bàn tay Việc điểm thực đồng thời với việc ký trường hợp sau đây: - Công chứng di chúc; - Theo đề nghị người yêu cầu công chứng; - Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng ⮚ Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng chuyển phận thu phí tổ chức hành nghề cơng chứng ❖ Lời chứng công chứng viên: Theo Điều 22 Thông tư 06/2015/TT-BTP “Lời chứng phận cấu thành văn công chứng.”Như vậy, Lời chứng công chứng viên phận tách rời hợp đồng, giao dịch công chứng Hơn nữa, dường lời chứng cơng chứng viên đặc điểm pháp lý quan trọng bậc để người ta phân biệt hợp đồng thông thường hợp đồng công chứng Theo quy định Khoản Điều 46 Luật Công chứng 2014, lời chứng công chứng viên hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hồn tồn tự nguyện, có lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký dấu điểm hợp đồng, giao dịch chữ ký dấu điểm người tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm công chứng viên lời chứng; có chữ ký cơng chứng viên đóng dấu tổ chức hành nghề cơng chứng Đồng thời mẫu lời chứng hợp đồng giao dịch cụ thể ban hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT Lời chứng thể trách nhiệm pháp lý cơng chứng viên tính “xác thực”, tính “hợp pháp” nội dung trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng Do nay, mẫu lời chứng ban 19 hành nên mặt nguyên tắc, công chứng viên phải tuân thủ chặt chẽ mẫu lời chứng trích dẫn kể soạn thảo hay kiểm tra nội dung văn công chứng ⮚ Về Thời hạn trả hồ sơ công chứng: vấn đề người yêu cầu công chứng quan tâm Do vậy, Luật công chứng quy định: thời hạn công chứng xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết công chứng Thời gian xác minh, giám định khơng tính vào thời hạn công chứng Thời hạn công chứng không hai ngày làm việc Đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu cơng chứng phức tạp thời hạn cơng chứng kéo dài khơng q mười ngày làm Hồn tất thủ tục cơng chứng Thực xong bước quy định Điều 40 Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng phải thực bước sau để hồn tất thủ tục cơng chứng hợp đồng giao dịch: - Thu phí, thù lao cơng chứng khác theo quy định Điều 66, 67, 68 Luật Cơng chứng Đóng dấu, phát hành văn cơng chứng cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch Tiến hành lưu trũ hồ sơ công chứng theo quy định Điều 64 Luật cơng chứng Ngồi việc quy định cách chặt chẽ bước quy trình cơng chứng,để phịng tránh lạm dụng quyền hạn công chứng viên làm ảnh hưởng đến công sai phạm thực quy trình cơng chứng, Luật cơng chứng có quy định nghiêm cấm số hành vi công chứng viên như: không tiết lộ thông tin nội dung công chứng mà biết hành nghề, khơng sử dụng thơng tin để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp người khác; khơng nhận địi hỏi khoản tiền, lợi ích khác ngồi phí cơng chứng, thù lao cơng chứng thoả thuận; không thực công chứng mục đích nội dung hợp đồng, giao dịch trái với đạo đức xã hội, vi phạm pháp luật Công chứng viên không công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, lợi ích thân gia đình Phần 3: Một số hạn chế quy định quy trình cơng chứng, đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật thực tiễn áp dụng Một số hạn chế quy định quy trình cơng chứng đề xuất hướng hồn thiện pháp luật ⮚ Chưa có quy định cụ thể giấy tờ tùy thân sử dụng hoạt động công chứng Luật công chứng quy định hồ sơ yêu cầu cơng chứng phải có giấy tờ tùy thân Tuy nhiên giấy tờ tùy thân sử dụng hoạt động công chứng bao gồm loại giấy tờ luật khơng có quy định Và quy định pháp luật Việt Nam khơng có quy định định nghĩa giấy tờ tùy thân gì, bao gồm loại 20