Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định pháp luật về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký – đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu 1 2. Mục đích của bài báo cáo 2 3. Đối tượng nghiên cứu 2 NỘI DUNG 3 I. KHÁI QUÁT 3 1. Về chứng thực 3 2. Về công chứng viên và thẩm quyền chứng thực của Công chứng viên 5 II. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CHỨNG THỰC BẢN SAO 6 1. Những loại giấy tờ không được chứng thực bản sao 6 2. Một số khái niệm trong hoạt động chứng thực 9 3. Trách nhiệm của công chứng viên trong việc chứng thực bản Sao từ bản chính 11 4. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 12 III. KỸ NĂNG CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRONG CÁC GIẤY TỜ, VĂN BẢN 15 1. Xác định phạm vi và thẩm quyền chứng thực chữ ký 15 2. Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký 17 IV. MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG QUY ĐỊNH VỀ QUY TRÌNH CHỨNG THỰC THỰC BẢN SAO, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ, ĐỀ XUẤT HƯỚNG HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT 18 1. Thực trạng 18 2. Nguyên nhân 18 3. Một số hạn chế trong quy định về Quy trình chứng thực thực bản sao, chứng thực chữ ký 19 4. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định về quy trình chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch 22 KẾT LUẬN 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 23
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết việc nghiên cứu Mục đích báo cáo Đối tượng nghiên cứu NỘI DUNG I KHÁI QUÁT Về chứng thực Về công chứng viên thẩm quyền chứng thực Công chứng viên II QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CHỨNG THỰC BẢN SAO Những loại giấy tờ không chứng thực Một số khái niệm hoạt động chứng thực Trách nhiệm công chứng viên việc chứng thực Sao từ 11 Thủ tục chứng thực từ 12 III KỸ NĂNG CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRONG CÁC GIẤY TỜ, VĂN BẢN 15 Xác định phạm vi thẩm quyền chứng thực chữ ký 15 Trình tự thực thủ tục chứng thực chữ ký 17 IV MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG QUY ĐỊNH VỀ QUY TRÌNH CHỨNG THỰC THỰC BẢN SAO, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ, ĐỀ XUẤT HƯỚNG HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT 18 Thực trạng 18 Nguyên nhân 18 Một số hạn chế quy định Quy trình chứng thực thực sao, chứng thực chữ ký 19 Một số kiến nghị nhằm hồn thiện quy định quy trình chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch 22 KẾT LUẬN 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết việc nghiên cứu Trong tiến trình hội nhập quốc tế, sau Việt Nam gia nhập Tổ chức thương mại giới (WTO), nước ta tích cực xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa việc đẩy mạnh cải cách tổng thể hành quốc gia, xây dựng hành sạch, đại, hiệu quả, đáp ứng ngày tốt nhu cầu công dân, việc cải cách lĩnh vực tư pháp nói riêng, đặc biệt chứng thực đòi hỏi tất yếu khách quan phát triển Ngày 20/6/2014, Quốc hội họp thông qua LCC năm 2014, có hiệu lực ngày 01/01/2015 thay cho LCC năm 2006, góp phần hoàn thiện khiếm khuyết năm đầu xã hội hóa hoạt động công chứng, mang lại hiệu thiết thực đối với xã hội Tại LCC năm 2014, nhà làm luật trao lại thẩm quyền chứng thực cho CCV Như vậy, so với LCC năm 2006, bên cạnh việc xác định tính xác thực, tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch thẩm quyền CCV phép công chứng dịch chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký giấy tờ, văn theo quy định pháp luật (được quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015, có hiệu lực ngày 10/4/2015, sau gọi Nghị định 23) Nghị định 23 thay cho Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký; Ngay sau Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (từ ngày 10/4/2015), quy định chứng thực nhanh chóng triển khai đến tổ chức hành nghề công chứng Với quy định này, người dân có thêm “điểm đến” cho việc lựa chọn công chứng, chứng thực, bên cạnh Phòng Tư pháp UBND cấp xã, người dân có thể lựa chọn chứng thực sao, chứng thực chữ ký tổ chức hành nghề công chứng Đây không việc trao lại cho công chứng viên nhiệm vụ thuộc thẩm quyền trách nhiệm họ, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, trao cho họ thêm hội lựa chọn tổ chức thực chứng thực phù hợp với nhu cầu thân Theo đó, thay phải chờ đợi cán bộ, công chức Phòng Tư pháp hay UBND cấp xã thực chứng thực số ngày định còn đảm đương nhiều nhiệm vụ quản lý Nhà nước khác, người dân có thể đến tổ chức hành nghề công chứng không làm việc theo ngày, quan hành nhà nước mà còn có thể làm việc ngồi hành chính, nơi ln có đội ngũ cơng chứng viên chuyên nghiệp, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ công chứng, chứng thực Tuy nhiên quy định quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký công chứng viên qua thời gian áp dụng bộc lộ số hạn chế Việc hồn thiện bảo đảm thực thi sách pháp luật quy trình chứng thực có vai trò quan trọng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý, bảo đảm tạo động lực cho quan hệ kinh tế - xã hội phát triển lành mạnh, đáp ứng nhu cầu tình hình mới Đây lý em chọn đề tài Khó khăn, bất cập việc áp dụng quy định pháp luật chứng thực sao, chứng thực chữ ký – đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật Mục đích báo cáo Cung cấp thêm cách nhìn tồn diện cụ thể chứng thực sao, chứng thực chữ ký công chứng viên theo quy định pháp luật Việt Nam kiến nghị số giải pháp hoàn thiện pháp luật Đồng thời sở nghiên cứu thực tiễn thực quy định quy trình cơng chứng, đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thực chứng thực công chứng viên Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu báo cáo quy định Quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký công chứng viên theo quy định pháp luật Việt Nam Cơ cấu báo cáo Cơ cấu báo cáo gồm phần Phần I: Khái quát Phần II: Quy định pháp luật Quy trình chứng thực Phần III Kỹ chứng thực chữ ký giấy tờ, văn Phần IV: Một số hạn chế quy định Quy trình chứng thực thực sao, chứng thực chữ ký, đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật thực tiễn áp dụng NỘI DUNG I KHÁI QUÁT Về chứng thực a) Pháp luật chứng thực Nhằm đáp ứng nhu cầu chứng thực ngày tăng bước hoàn thiện hệ thống pháp lý chứng thực, Nhà nước ta chú trọng ban hành nhiều văn quy phạm pháp luât chứng thực: Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ “Cơng chứng, chứng thực”; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP “Cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký”; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP “Cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký”; Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định hộ tịch nhân gia đình chứng thực; Nghị định số 23/2015/NĐCP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao dịch (sau gọi tắt Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) Hiện hoạt động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Đây bước tiến quan trọng cải cách tư pháp b) Khái niệm chứng thực ❖ Theo Từ điển Tiếng Việt có số định nghĩa có liên quan đến chứng thực cụ thể: “Sao chép lại tạo khác theo gốc (thường nói giấy tờ hành chính) Sao ngun văn tài liệu Sao y Bản sao” [tr 817] Định nghĩa xác nhận: “Thừa nhận thật Xác nhận chữ ký Xác nhận lời khai Tin tức xác nhận”[ tr.1101] Về chứng thực định nghĩa “Nhận cho để làm thật Chứng thực lời khai Xác nhận Thực tiễn chứng thực điều đó”[tr 186] Như vậy, chứng thực bao hàm số khái niệm liên quan đến sao, xác nhận, chứng thực ❖ Ở Việt Nam, sau cách mạng tháng thành cơng Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ban hành Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 ấn định thể lệ việc thị thực giấy tờ sử dụng thuật ngữ “thị thực”: Các Ủy ban có quyền thị thực tất giấy má địa phương mình, người đương làm giấy má thuộc quốc tịch Tuy nhiên, Ủy ban thị thực phải Ủy ban trú quán bên đương lập ước việc bất động sản phải Ủy ban nơi sở bất động sản [Điều 2] Sau Luật đất đai năm 1993 Bộ luật dân năm 1995 có hiệu lực thi hành ngày 18/5/1996 Chính phủ ban hành Nghị định số 31/CP tổchức hoạt động công chứng quy định: Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực việc pháp luật quy định chứng thực giấy tờ từ Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc việc khác pháp luật quy định, quan, tổ chức có thẩm quyền cấp giấy tờ giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, văn chứng giấy tờ khác có quyền cấp giấy tờ đó cho đương [Điều 19] Hoạt động công chứng chứng thực bước đầu có tách bạch Chính Phủ ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP công chứng, chứng thực Đây văn đầu tiên đưa khái niệm “chứng thực” gì: Chứng thực việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch chữ ký cá nhân giấy tờ phục vụ cho việc thực giao dịch họ theo quy định Nghị định này” [Điều 2] Thể chế hóa chủ trương, sách Đảng Nhà nước ta cải cách hành cải cách tư pháp ngày 18/5/2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký đưa khái niệm chứng thực sao, chứng thực chữ ký: ”Cấp từ sổ gốc việc quan, tổ chức quản lý sổ gốc, vào sổ gốc để cấp Bản từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi sổ gốc” “Chứng thực từ việc quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định Điều Nghị định vào để chứng thực đúng với chính”; “Chứng thực chữ ký việc quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định Điều Nghị định chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực” [Điều 2] Hiện nay, hoạt động chứng thực điều chỉnh Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Pháp luật hành không khái niệm cụ thể chứng thực gì, nhiên thơng qua quy định pháp luật Nghị định 23/2015/NĐ-CP có thể hiểu chứng thực việc quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho yêu cầu, giao dịch dân người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính xác, hợp lệ, hợp pháp bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch, giao dịch Bao gồm: “Cấp từ sổ gốc” việc quan, tổ chức quản lý sổ gốc, vào sổ gốc để cấp Bản từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, xác nội dung ghi sổ gốc “Chứng thực từ chính” việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định vào để chứng thực đúng với “Chứng thực chữ ký” việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” việc quan có thẩm quyền theo quy định Nghị định chứng thực thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch” [Điều 2] Như có thể thấy, khái niệm chứng thực gắn liền với thay đổi xã hội nước ta, giai đoạn khác khái niệm chứng thực ngày quy định rõ ràng, cụ thể Tuy nhiên khái niệm chứng thực mới gắn với việc cụ thể đó Từ khái niệm nêu có thể đưa khái niệm chung nhất, bao quát đúng chất hoạt động chứng thực sau: chứng thực việc quan nhà nước có thẩm quyền vào để chứng thực đúng với hoặc chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực Chứng thực việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định pháp luật chứng thực xác nhận tính xác, tính có thực giấy tờ, văn chứng thực so với sổ gốc; xác nhận tính xác, tính có thực chữ ký cá nhân; xác nhận tính xác, có thực thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch, lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch c) Giá trị pháp lý văn chứng thực Văn chứng thực có giá trị pháp lý, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực thủ tục hành chính, giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại… cá nhân, tổ chức xuất trình văn chứng thực cá nhân, tổ chức khác khơng có quyền u cầu xuất trình để đối chiếu hoặc phủ nhận tính xác thực văn Theo Điều Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giá trị pháp lý văn chứng thực quy định sau: ● Bản cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Bản chứng thực từ theo quy định Nghị định có giá trị sử dụng thay cho dùng để đối chiếu chứng thực giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; ● Chữ ký chứng thực theo quy định Nghị định có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực ký chữ ký đó, để xác định trách nhiệm người ký nội dung giấy tờ, văn bản; ● Hợp đồng, giao dịch chứng thực theo quy định Nghị định có giá trị chứng chứng minh thời gian, địa điểm bên ký kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch Về công chứng viên thẩm quyền chứng thực Công chứng viên Theo quy định khoản Điều Luật công chứng 2014 Cơng chứng viên “người có đủ tiêu chuẩn theo quy định Luật này, Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng” Như vậy, công chứng viên nhà chuyên môn pháp luật, có đủ tiêu chuẩn theo quy định pháp luật, Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng Công chứng viên cung cấp dịch vụ công Nhà nước ủy nhiệm thực nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức; ổn định phát triển kinh tế xã hội Để bổ nhiệm trở thành công chứng viên, người đó phải đáp ứng tiêu chuẩn khắt khe trình đào tạo tuyển chọn (tốt nghiệp đại học chuyên ngành luật, tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng viên Học viện Tư pháp, có kinh nghiệm làm việc pháp luật tối thiểu 05 năm phải vượt qua kỳ thi sát hạch Bộ Tư pháp) Thẩm quyền chứng thực Công chứng viên Theo quy định Điều 77 Luật Cơng chứng 2014 thì: "1 Cơng chứng viên chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký giấy tờ, văn Việc chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký giấy tờ, văn thực theo quy định pháp luật chứng thực." Ngoài ra, Khoản Điều Nghị định 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định: "Cơng chứng viên có thẩm quyền trách nhiệm chứng thực việc quy định Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản Điều này, ký chứng thực đóng dấu Phịng cơng chứng, Văn phịng cơng chứng (sau gọi chung tổ chức hành nghề công chứng)." - Điểm a Khoản 1:" Chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam; quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước cấp chứng nhận;" - Điểm b Khoản 2:" Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;" Như vậy, Công chứng viên Văn phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực từ giấy tờ theo quy định (khơng phải công chứng) II QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CHỨNG THỰC BẢN SAO Những loại giấy tờ không chứng thực Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, loại giấy tờ, văn sau không dùng làm sở để chứng thực sao: Bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ; Bản bị hư hỏng, cũ nát, không xác định nội dung; Bản đóng dấu mật quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật ghi rõ khơng chụp; Bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân; Bản quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng hoặc chứng nhận chưa hợp pháp hóa lãnh theo quy định Ngoại trừ số trường hợp không cần hợp pháp hóa lãnh sự: + Giấy tờ tùy thân quan, tổ chức có thẩm quyền nước cấp cho cá nhân như: Hộ chiếu, thẻ cước hoặc giấy tờ khác thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, tốt nghiệp, chứng bảng điểm kèm theo tốt nghiệp, chứng chỉ; + Chứng thực chữ ký người dịch dịch giấy tờ nêu hợp pháp hóa lãnh Giấy tờ, văn cá nhân tự lập không có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền Từ quy định thực tế thấy rằng: ⮚ Thứ nhất, mặc dù quy định cụ thể loại giấy tờ, văn không chứng thực sao, thực chứng thực sao, người thực chứng thực gặp nhiều khó khăn việc xác nhận xác loại giấy tờ, văn không làm sở để chứng thực Trong tình trạng giấy tờ giả mạo có xu hướng gia tăng nhanh chóng, người thực chứng thực khó để biết giấy tờ bị tẩy xóa, thêm, bớt nội dung, lẽ việc tẩy xóa, sửa chữa thực tinh vi, có nhiều trường hợp đối tượng dùng hóa chất để tẩy xóa mắt thường khó nhận biết, có sử dụng phương tiện, máy móc hỗ trợ hoặc phải qua giám định tài liệu quan giám định tài liệu mới phát ⮚ Thứ hai, “Bản giấy tờ, văn ghi thêm, bớt vào nội dung không hợp lệ” khơng làm sở để chứng thực Quy định hiểu là: giấy tờ, văn cấp có thẩm quyền ban hành nêu có sửa chữa, thêm, bớt nội dung phải có đóng dấu xác nhận quan ban hành văn đó vào chỗ sửa chữa văn hoặc việc ghi thêm, bớt vào nội dung phải thực theo đúng quy định pháp luật giấy tờ, văn đó mới làm sở để chứng thực sao, phát giấy tờ, văn ghi thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ cơng chứng viên phải từ chối chứng thực Hiện nay, thủ đoạn ghi thêm dòng vào văn thực tinh vi, có tinh tốn nên khó phát hiện, thể đòi hỏi công chứng viên chứng thực phải chú ý để không xảy sai sót Những trường hợp sửa chữa số liệu văn bản, giấy tờ làm thay đổi nội dung chính, nên cơng chứng viên cần xem xét kỹ số liệu có giấy tờ, văn để phát số liệu bị tẩy xóa, sửa chữa Ví dụ: Anh A yêu cầu công chứng viên chứng nhận 100 từ Quyết định giao 690m2 đất cho cán bộ, nhân viên quan H làm nhà Khi xem xét Quyết định cấp đất, cơng chứng viên nghi ngờ có sửa số thành số 9, tức giao 600m2 đất giao 690m2 đất Công chứng viên lập biên việc tiến hành xác minh Qua xác minh biết Quyết định giao đất Của quan có thẩm quyền giao 600m2 đất khơng phải giao 690m² đất Con số 690m2 đất đương sửa từ 600m2 thành 690m2 Từ ví dụ nêu cho thấy, thực chứng thực mà giấy tờ văn có ghi số liệu người thực chứng thực cần quan tâm nhiều đến số liệu đó để chứng thực Khoản Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Bản đóng dấu mộc quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật ghi rõ không chụp” khơng chứng thực Từ quy định có thể hiếu là: giấy tờ, văn có đóng dấu “MẬT”“TỐI MẬT”; “TUYỆT MẬT” vào trang đầu văn giấy tờ, văn thuộc loại không chứng thực sao, công chứng viên có thể dễ dàng nhận biết để từ chối chứng thực, còn giấy tờ, văn khác không có đóng dấu mật nêu quan thu giữ để điều tra, truy tố Các giấy tờ có yêu cầu chứng thực từ Khi tiếp nhận yêu cầu y tài liệu nêu trên, có công chứng viên còn băn khoăn trách nhiệm chứng thực đối với giấy tờ có liên quan đến vụ việc q trình điều tra, chưa cơng khai, cần giữ bí mật Vì vậy, để giải u cầu chứng thực loại giấy tờ nêu trên, thiết nghĩ công chứng viên nên đề nghị quan có công văn yêu cầu chứng thực loại giấy tờ nào, sao từ để lưu vào hồ sơ trước thực chứng thực ⮚ Thứ ba, quy định “Bản giấy tờ quan, tổ chức nước ngồi cấp cơng chứng chứng nhận chưa hợp pháp hóa lãnh theo quy định khoản Điều 20 Nghị định này’’thì khơng chứng thực sao” (khoản Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) Theo quy định này, để chứng thực giấy tờ quan, tổ chức nước cấp, công chứng hoặc chứng thực, công chứng viên phải biết cần y quan, tổ chức nước cấp, từ đó đối chiếu với danh sách nước miễn trừ hợp pháp hóa lãnh để biết giấy tờ nước đó có thuộc nước miễn hợp pháp hóa lãnh hay không giấy tờ miễn trừ, hợp pháp hóa lãnh Tuy nhiên, việc cập nhật danh sách nước miễn trừ hợp pháp hóa lãnh còn gặp nhiều khó khăn, danh sách nước miễn trừ hợp pháp hóa lãnh chưa cập nhật công bố thường xuyên Trên trang thông tin điện tử Bộ Ngoại giao có nêu danh sách nước loại giấy tờ miễn hợp pháp hóa sử dụng Việt Nam kể từ tháng 8/2016, danh sách có 24 nước, đó quy định rõ nước miễn số giấy tờ cụ miễn trừ hợp pháp hóa tất giấy tờ quan, tổ chức nước đó cấp Do đó, công chứng viên tiếp nhận yêu cầu chứng thực sao, phải xem văn đó nước cấp giấy tờ, văn đó có thuộc loại miễn trừ hay không để chứng thực Công chứng viên có thể chứng thực đối với số giấy tờ cụ thể nước đó quy định miễn hợp pháp hóa, giấy tờ khảo còn lại phải hợp pháp hóa mới chứng thực Ví dụ: Tại Nhật Bản, có loại giấy tờ dùng để đăng ký kết hôn, nuôi nuôi, nhận cha mẹ nuôi quan nhà nước có thẩm quyền cấp mới miễn hợp pháp hóa lãnh sự, còn giấy tờ khảo phải hợp pháp hóa lãnh mới chứng thực Đối với Cộng hòa Pháp loại giấy tờ dân (dân sự, nhân gia đình, thương mại lao động) quan nhà nước có thẩm quyền, giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi ni quan có thẩm quyền lập mới miễn hợp pháp hóa Các giấy tờ khác phải hợp pháp hóa lãnh mới chứng thực Như vậy, có thể thấy loại giấy tờ như: hộ chiếu, cấp, bảng điếm, chứng học tập , quan nước cấp không thuộc loại giấy tờ miễn hợp pháp hóa, đó chứng thực Để giải vấn đề trên, ngày 29/12/2015, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 20/2015/TT BTP việc hướng dẫn thực Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đó Điều quy định: “Giấy tờ tùy thân quan, tổ Chức có thẩm quyền nước cấp cho cá nhân Hộ chiếu, thẻ cước hoặc giấy tờ khác thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, tốt nghiệp, chứng Chỉ bảng điểm kèm theo tốt nghiệp, chứng khơng phải hợp pháp hóa lãnh chứng thực từ chính” Thơng tư số 20/2015/TT BTC nêu góp phần thảo gỡ nhiều khó khăn vướng mắc lĩnh vực chứng thực đối với loại giấy tờ lập, cấp từ nước Tuy nhiên, thực tế còn nhiều loại giấy tờ nước cấp như: giấy báo trúng tuyển thư mời nước ngoài… có nhu cầu chứng thực để làm thủ tục xin nhập học ,xin cấp thị thực Các giấy tờ không chứng thực gây nhiều khó khăn cho người dân Trường hợp người yêu cầu chứng thực yêu Cầu Công chứng viên chứng thực đối với “giấy tờ, văn cá nhân tự lập không có xác nhận đóng dấu quan: tổ chức có thẩm quyền cơng chứng viên phải từ chối tiếp nhận yêu cầu chứng thực theo quy định Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ,ví dụ“ Ông A đem hợp đồng vay cho vay tiên ông A ông B tự lập ký kết với nội dung ông A cho ông B vay 000 000 000 đồng (Một tỷ đồng) Hợp đồng vay tiền ông A ông B tự lập không có xác nhận, đóng dấu quan , tổ chức có thẩm quyền Do ong B khơng chịu trả tiền vay cho ơng A Vì ông A yêu cầu công chứng viên chứng thực hợp đồng vay tiền để khởi kiện ông B tòa Đối với trường hợp này, công chứng viên từ chối tiếp nhận yêu cầu chứng thực ơng A hợp đồng vay tiền ơng A ông B hợp đồng tự lập không có xác nhận quan có thẩm quyền, đó thuộc trường hợp giấy tờ không chứng thực theo quy định khoản Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ Một số khái niệm hoạt động chứng thực a) Khái niệm Theo quy định khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ “những giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp 10 hiểm, còn giấy tờ người xin bảo hiểm không giấy tờ khơng có xác nhận quan, tổ chức có thẩm quyền vào giấy tờ đó b) Khái niệm Theo khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP : “Bản chụp từ đánh máy có nội dung đầy đủ, xác nội dung ghi sổ gốc” Như hiểu có loại : ● Bản chụp từ nghĩa giấy tờ , văn cho vào máy photo để photo giống nhau, có nội dung hình thức đúng với đó ● Bản đánh mà có nội dung đầy đủ xác nội dung ghi sổ gốc, nghĩa sổ gốc có thơng tin phải đánh máy đầy đủ, xác nội dung ghi số gốc đó để thực chứng thực ⮚ “Sổ gốc” sổ quan, tổ chức có thẩm quyền lập thực việc cấp theo quy định pháp luật, đó có nội dung đầy đủ, xác mà quan, tổ chức đó cấp ⮚ Bản từ sổ gốc thường quan, tổ chức có thẩm quyền cấp thực quan mới có sổ gốc để đánh máy với nội dung đầy đủ xác nội dung ghi sổ gốc Trách nhiệm công chứng viên việc chứng thực Sao từ Theo quy định Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ CP: “Người yêu Cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp lệ, hợp Pháp giấy tờ, văn dùng làm sở để chứng thực sao; không yêu cầu chứng thực từ giấy tờ, văn quy định Điều 22 Nghị định này”và “Người thực chứng thực Chịu trách nhiệm tính xác với ” “Người thực chứng thực” quy định bao gồm: Trưởng, Phó trưởng Phòng Tư pháp; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quan đại diện ngoại giao, quan đại diện lãnh công chứng Viên có thẩm quyền chứng thực từ (Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).Trước đây, Nghị định số 45 HĐBT ngày 27/02/1991 Hội đồng Bộ trưởng tổ chức hoạt động công chứng nhà nước; Nghị định số 31 -CP ngày 18/5/1996 tổ chức hoạt động công chứng nhà nước; Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 Chính phủ công chứng, chứng thực có quy định trách nhiệm công chứng viên việc chứng nhận đúng với cơng chứng viên còn phải chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp lệ 12 giấy tờ, văn dùng làm sở để công chứng Từ quy định có thể thấy trách nhiệm người chứng thực nói chung, đó có công chứng viên so với quy định trước có thay đổi Hiện nay, công chứng viên chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp giấy tờ, văn dùng làm sở để chứng thực Vậy, công chứng viên có phải kiểm tra giấy tờ, văn chứng thực không? Có ý kiến cho rằng: công chứng viên chịu trách nhiệm nội dung giấy tờ khơng phải kiểm tra giấy tờ, ngược lại ý kiến khảo lại cho rằng: công chứng viên phải chịu trách nhiệm liên đới nội dung giấy tờ, văn yêu cầu chứng thực sao, theo Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chứng thực từ thì: “Người thực chứng thực kiểm tra ,đối chiếu với ,nếu nội dung đúng với chính, giấy tờ, văn khơng thuộc trường hợp quy định Điều 22 Nghị định thực chứng thực” Như vậy, chứng thực sao, người thực chứng thực (trong đó có cơng chứng viên) phải kiểm tra giấy tờ có kiểm tra giấy tờ, văn mới biết có thuộc loại giấy tờ, văn không dùng làm sở để thực chứng thực quy định Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hay không? Nếu giấy tờ, văn thuộc loại giấy tờ khơng làm sở để chứng thực mà người chứng thực thực chứng thực phải chịu trách nhiệm khơng thực đúng quy định Điều 20 Nghị định Quan điểm cho rằng, người thực chứng thực phải chịu trách nhiệm chứng thực giấy tờ, văn từ mà giấy tờ, văn đó khơng làm sở để chứng thực Thủ tục chứng thực từ Thủ tục chứng thực việc mà công chứng viên bắt buộc phải thực chứng thực từ Thủ tục chứng thực quy định Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Trình tự, thủ tục chứng thực có thể chia bước sau: Bước 1: công chứng viên tiếp nhận giấy tờ cần chứng thực người yêu cầu Bước 2: Kiểm tra giấy tờ, văn yêu cầu chứng thực sao; kiểm tra với Bước 3: Ghi lời chứng thực ký chứng thực a) Tiếp nhận giấy tờ cần chứng thực người yêu cầu Trong bước có hai trường hợp xảy ra: + Trường hợp thứ người yêu cầu chứng thực chuẩn bị sẵn giấy tờ, văn (bản phôtô) giấy tờ, văn cần chứng thực 13 + Trường hợp thứ người yêu cầu xuất trình giấy tờ, văn yêu cầu chứng thực Đối với trường hợp này, công chứng viên phải kiểm tra giấy tờ, văn người yêu cầu chứng thực trước xem có thuộc trường hợp quy định Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hay khơng Sau kiểm tra chính, cơng chứng viên thấy có thể chứng thực từ giấy tờ đó mới tiến hành phơ-tơ giấy tờ, văn đó Trước tiến hành phô-tô, công chứng viên hoặc thư ký phải hỏi người yêu cầu chứng thực số lượng loại giấy tờ cần chứng thực để tiến hành phô-tô Khi phô-tô nên phô-tô loại giấy tờ, văn thêm 01 đề làm lưu sao, mặc dù theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ CP, công chứng viên chứng thực từ khơng phải lưu trữ sao, thực tế công chứng viên tự thực lưu 01 để phòng có khiếu nại hoặc có yêu cầu giải trình quan pháp luật thi cơng chứng viên có lưu trữ đế Chứng Bản lưu sau khơng tính tiền phơ-tơ thu phí chứng thực (khoản Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) b) Kiểm tra giấy tờ, văn yêu cầu chứng thực sao; kiểm tra với Đây việc quan trọng đối với công chứng viên Nếu công chứng viên chủ quan, cảnh giác, không kiểm tra kỹ chính, thấy giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền, có đóng dấu quan, tổ chức hình thức văn đúng mà khơng xem xét nội dung văn bản, xem xét giấy tờ có bị tẩy xóa, thêm bớt nội dung khơng… mà vội ký chứng thực dễ bị kẻ xấu lợi dụng đưa có nội dung sửa chữa, nội dung trái pháp luật để chứng thực Khi chứng thực, kẻ xấu đem sử dụng, lúc đó hậu khơng lường trước Vì việc kiểm tra giấy tờ, văn cần chứng thực cần thiết vô quan trọng Khi kiểm tra văn bản, giấy tờ làm sở để chứng thực sao, công chứng viên cần tập trung vào số nội dung giấy tờ, văn mà người sử dụng thường hay muốn sửa chữa giấy tờ đó, chẳng hạn giấy khai sinh chú ý phần họ tên, tên đệm, ngày tháng năm sinh người đó Nếu tốt nghiệp chú ý đến loại hình đào tạo quy hay chức hoặc đào tạo từ xa Nếu tốt nghiệp chú ý tốt nghiệp xếp loại gì? Loại giỏi, loại hay trung bình Đối với loại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chứng nhận sở hữu nhà ,thì nên chú ý phần cấp cho chủ sở hữu nhà chủ sử dụng đất ai, diện tích, số thửa, tờ đồ ,bởi nội dung nêu giấy tờ, văn từ thực tế công chứng viên phát số văn bản, giấy tờ có nhiều trang, sửa chữa chỗ có nội dung lưu ý cần soát kỹ nêu Đây kinh nghiệm để người thực chứng thực tham khảo, tránh việc soát văn cách dàn đều, không có trọng điểm khó phát điểm tẩy xóa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ 14 Việc kiểm soát tất phơtơ đúng với để chứng thực bắt buộc, thực tế trước xảy nhiều trường hợp người yêu cầu chứng thực sửa chữa phôtô, còn bàn phơ-tơ khác thực đúng đề nghị công chứng viên chứng nhận sao, nêu cơng chứng viên khơng sốt kỹ tất phô-tô mà ký chứng nhận tất phô-tô họ có 01 công chứng có nội dung khơng đúng với Chẳng hạn, tốt nghiệp đại học bảng điểm anh A yêu cầu công chứng viên chứng nhận loại 20 Trong trường hợp này, công chứng viên phải sốt tất 40 phơ-tơ để chứng thực sao, nên công chứng viên ngại khó mà không sốt đủ 40 phơ-tơ có không phát photo không đúng với Khi hết 40 phơ-tơ, cơng chứng viên phát có 01 phô-tô tốt nghiệp đại học khơng đúng loại hình đào tạo sửa từ “tại chức” thành “chính quy” nên kịp thời từ chối cơng chứng Vì vậy, từ ví dụ nêu trên, công chứng viên không kiểm tra đủ tất 40 photo tốt nghiệp bảng điểm người yêu cầu công chứng chuẩn bị sẵn cơng chứng viên khơng phát 01 tốt nghiệp đại học có sửa loại hình đào tạo, khó lý giải trách nhiệm công chứng viên việc chứng thực Trường hợp người yêu cầu chứng thực xuất trình văn bản, giấy tờ cơng chứng viên tiến hành kiểm tra giấy tờ, văn đó có thuộc trường hợp không làm sở để chứng thực hay không, giấy tờ, văn đủ sở để chứng thực thực phơ-tơ thành nhiều theo yêu cầu người chứng thực Trường hợp này, công chứng viên đối chiếu tất phơ-tơ với trước thực ký chứng thực sao, thể vừa tạo thuận lợi cho công chứng viên vừa bảo đảm đúng với Tuy nhiên, cơng chứng viên, nhận chứng thực từ phơ-tơ máy phơ-tơ tổ chức hành nghề công chứng mà phải tiếp nhận chứng thực người yêu cầu chứng thực chuẩn bị sẵn phô-tô từ Trường hợp chứng thực từ có nhiều trang khơng đóng dấu giáp lai, còn có công chứng viên tỏ lo ngại có nhiều trang khơng đóng dấu giáp lai nên không có để bảo đảm trang đó đích thực văn đó mà không bị thay trang khảo, thực chứng thực có từ 02 trang trở lên người thực chứng thực lại phải đóng dấu giáp lai (điểm b khoản Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-.CP) Quy định có thể hiểu rằng: văn bản, giấy tờ không đóng dấu giáp lai, công chứng viên chứng thực từ đó, nghĩa công chứng viên xác nhận văn bản, giấy tờ chứng thực có trang đúng Vậy, cơng chứng viên chịu trách nhiệm chứng thực từ bị thay trang Vấn đề trách nhiệm người yêu cầu chứng thực, người thực chứng thực từ quy định cụ thể Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), cụ thể: người yêu cầu chứng thực 15 phải chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp giấy tờ, văn bản, còn người thực chứng thực chịu trách nhiệm tính xác đúng với Cơng chứng viên khơng phải lo lắng trách nhiệm chứng thực từ văn bản, giấy tờ khơng đóng dấu giáp lai không có quy định bắt buộc tổ chức, quan ban hành văn phải đóng dấu giáp lai vào văn đó, giấy tờ, văn không đóng dấu giáp lai hợp lệ, mà hợp lệ cơng chứng viên phải chứng thực cho người yêu cần chứng thực (trừ trường hợp phát có thay trang từ chối) Khi chứng thực sao, cơng chứng viên chịu trách nhiệm tính xác đúng với giấy tờ, văn đó, nên việc phải đóng dấu giáp lai vào chứng thực có từ 02 trang trở lên để xác nhận đúng với đương xuất trình c) Ghi lời chứng thực ký chứng thực Công chứng viên tiến hành kiểm tra với chính, đúng với cơng chứng viên đóng dấu “Bản sao” phần vào bên phải trang đầu giấy tờ, văn ghi đầy đủ lời chứng thực từ theo mẫu quy định, đối với có từ 02 trang trở lên ghi lời chứng vào trang cuối Công chứng viên ký, đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng nơi hành nghề, đóng dấu họ tên công chứng viên ký chứng thực ghi vào sổ chứng thực Khoản Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Đối với bàn có từ 02 (hai) trang trở lên ghi lời chứng vào trang cuối”, “Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu quan, tổ chức thực chứng thực ghi vào sổ chứng thực” Từ quy định có thể hiểu rằng: chứng thực văn bản, giấy tờ có nhiều trang công chứng viên ghi lời chứng thực vào trang cuối ký tên, đóng dấu giáp lai vào trang, không có quy định người thực chứng thực phải ký vào trang nên công chứng viên ký vào trang Điều 20 Nghị định quy định: Mỗi chứng thực từ giấy tờ, văn hoặc nhiều chứng thực từ bàn giấy tờ, văn thời điểm ghi số chứng thực Từ quy định có thể hiểu là: Mỗi giấy tờ chứng thực 01 hay nhiều thời điểm chứng thực ghi số Ví dụ : Anh A có giấy tờ cần chứng thực sao: Bằng tốt nghiệp cần y 20 bản, bảng điểm cần 10 hộ chiếu cần 02 Trong trường hợp ghi số chứng thực thành số cho giấy tờ: 20 ghi số chứng thực tốt nghiệp, 10 bảng điểm cho sổ chứng thực số chứng thực cho 02 hộ chiếu Công việc cuối vào số chứng thực lưu trữ sao, thu phí chứng thực theo quy định trả chứng thực cho người yêu cầu công chứng Theo khoản Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ CP chế độ lưu trữ đó có quy định: “Đối với việc chứng thực chữ ký chứng thực chữ ký người dịch, quan, tổ chức thực 16 chứng thực phải lưu trữ giấy tờ, văn chứng thực, thời hạn lưu trữ 02 (hai) năm Trong trường hợp chứng thực chữ ký người tiến hành giám định văn kết luận giám định tư pháp, chứng thực từ khơng lưu trữ" Từ quy định cho thấy, quan, tổ chức thực chứng thực từ khơng bắt buộc phải lưu trữ chứng thực III KỸ NĂNG CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRONG CÁC GIẤY TỜ, VĂN BẢN Xác định phạm vi thẩm quyền chứng thực chữ ký Hiện vấn đề Chứng thực chữ ký điều chỉnh Nghị định 23/2015/NĐ-CP Công văn 1352/2015/HTQTCT-CT Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, “Chứng thực chữ ký” việc quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực Như chất việc chứng thực chữ ký đó có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực ký chữ ký đó, để xác định trách nhiệm người ký nội dung giấy tờ, văn Đồng thời theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định trường hợp không chứng thực chữ ký để công chứng viên biết không thực chứng thực, còn trường hợp thực chứng thực chữ ký pháp luật khơng quy định nên có yêu cầu chứng thực chữ ký, công chứng viên phải xem xét cụ thể yêu cầu đó có thuộc trường hợp không chứng thực chữ ký hay không để định có chứng thực hay từ chối chứng thực chữ ký Để biết yêu cầu chứng thực chữ ký có thực hay không, trước hết cần phải hiểu rõ trường hợp không chứng thực chữ ký theo quy định Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đó quy định 04 trường hợp không chứng thực chữ ký gồm: - Người yêu cầu công chứng thực chữ ký không nhận thức làm chủ hành vi thời điểm chứng thực - Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo - Giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực xuất trình để yêu cầu chứng thực có nội dung quy định khoản Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP đó là: giấy tờ, văn có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân - Giấy tờ, văn có nội dung hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp quy định điểm d khoản Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác 17 Theo quy định trên, có thể hiểu rằng: người yêu cầu chứng nhận chữ ký phải có đủ lực hành vi dân sự, nghĩa họ phải nhận thức làm chủ hành vi Vậy, cách để nhận biết người yêu cầu chứng thực thời điểm chứng thực nhận thức làm chủ hành vi? Thông thường, tiếp nhận yêu cầu người chứng thực chữ ký, công chứng viên thường đặt câu hỏi dạng như: người yêu cầu chứng thực chữ ký có hiểu họ đến tổ chức hành nghề cơng chứng để làm gì; Ai viết hộ giấy tờ hay có thể tự viết được; Giấy tờ, văn sử dụng đâu; Người yêu cầu chứng thực có con, làm gì… người yêu cầu chứng thực chữ ký trả lời câu hỏi nghĩa họ tỉnh táo, họ nhận thức hành vi họ Các giấy tờ, văn người đề nghị chứng thực chữ ký phải có nội dung: không trái pháp luật, đạo đức xã hội mới chứng thực Luật không nêu cụ thể trường hợp theo thực tế đó đơn đề nghị, đơn xin, giấy cam kết,… giấy tờ công chứng viên phải xem nội dung có đúng quy định trước ký chứng nhận chữ ký, tránh việc giấy tờ đó có nội dung vi phạm pháp luật, chẳng hạn như: đơn đề nghị không thực nghĩa vụ dân có khó khăn, giấy cam kết chuyển nhà để giải phóng mặt đường nhận đủ tiền theo yêu cầu ; giấy tờ có nội dung xúc phạm danh sự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân… khơng chứng thực chữ ký Câu hỏi đặt ra: Các giấy tờ, văn có nội dung hợp đồng, giao dịch mà đề nghị chứng thực chữ ký cơng chứng viên có chứng thực không? Câu trả lời không Cơ sở pháp lý: Khoản Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Theo quy định cơng chứng viên thực chứng thực chữ ký trường hợp quy định điểm d khoản Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cụ thể là: “ Chứng thực chữ ký Giấy ủy quyền trường hợp ủy quyền khơng có thù lao, khơng có nghĩa vụ bồi thường bên ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản” Do đó, công chứng viên chứng thực chữ ký giấy ủy quyền trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường bên ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản Nếu có yêu cầu chứng nhận hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên giải thích cho người yêu cầu công chứng để người yêu cầu công chứng thực theo thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định Luật Công chứng Trình tự thực thủ tục chứng thực chữ ký – Bước 1: Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ Người yêu cầu chứng thực chữ ký, thành phần hồ sơ bao gồm: ▪ Bản hoặc có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng ▪ Giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực ký vào (số lượng theo nhu cầu người yêu cầu chứng thực) 18 – Bước 2: Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ: Đây bước quan trọng quy trình chứng thực chữ ký, cụ thể công chứng viên phải tiến hành việc sau: ● Kiểm tra xem giấy tờ người yêu cầu xuất trình đầy đủ theo quy định pháp luật hay chưa ● Kiểm tra nội dung giấy tờ, văn xem nội dung giấy tờ, văn xem nội dung giấy tờ, văn có thuộc trường hợp không chứng thực chữ ký theo quy định Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ● Kiểm tra lực hành vi dân người yêu cầu chứng thực người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức làm chủ hành vi Theo đó kết việc tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ có thể chia làm ba trường hợp: + Trường hợp hồ sơ đầy đủ hợp lệ nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức làm chủ hành vi việc chứng thực không thuộc trường hợp không chứng thực chữ ký theo quy định, đề nghị người yêu cầu chứng thực ký hoặc điểm (nếu người yêu cầu chứng thực không ký được) vào giấy tờ cần chứng thực trước mặt công chức tiếp nhận hồ sơ chuyển cho người thực chứng thực + Trường hợp người yêu cầu chứng thực ký, điểm cơng chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ Nếu hồ sơ đầy đủ hợp lệ nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức làm chủ hành vi việc chứng thực không thuộc trường hợp không chứng thực chữ ký theo quy định, ghi nhận chuyển hồ sơ đồng thời báo cáo trường hợp người yêu cầu chứng thực cho người thực chứng thực * Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 mà quan thực chứng thực giải trả kết ngày người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết cho người yêu cầu chứng thực + Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ người tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định, hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến quan có thẩm quyền chứng thực, nộp hồ sơ không đúng quan có thẩm quyền – Bước 3: Người thực chứng thực thực chứng thực sau: + Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định + Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn thực chứng thực ghi vào sổ chứng thực Đối với giấy tờ, văn có từ (02) hai trang trở lên ghi lời chứng vào trang cuối, giấy tờ, văn có từ 02 (hai) tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai * Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực chứng thực phải giải thích rõ lý văn cho người yêu cầu chứng thực 19 – Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết nơi nộp hồ sơ IV MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG QUY ĐỊNH VỀ QUY TRÌNH CHỨNG THỰC THỰC BẢN SAO, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ, ĐỀ XUẤT HƯỚNG HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT Thực trạng Ngay sau Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (từ ngày 10/4/2015), quy định chứng thực nhanh chóng triển khai đến tổ chức hành nghề công chứng Sau năm thực hiện, theo số liệu thống kê đến hết tháng 6/2018 Bộ Tư pháp tổ chức hành nghề công chứng thực chứng thực gần 45,7 triệu 1,5 triệu việc chứng thực chữ ký Bên cạnh kết đạt được, việc chứng thực sao, chứng thực chữ ký thời gian qua phát sinh số vấn đề tồn đáng chú ý, tình trạng chứng thực giấy tờ mà không phát đó giấy tờ giả dẫn đến hậu “biến giả thành thật”; chứng thực mà khơng cần chính; chứng thực giấy tờ, tài liệu quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng nhận hoặc chứng nhận giấy tờ, tài liệu chưa hợp pháp hóa lãnh theo quy định khoản Điều 20 Nghị định 23 Đối với chứng thực chữ ký, còn số trường hợp chứng thực chữ ký văn bản, giấy tờ bán xe ô tô, xe máy, văn ủy quyền định đoạt bất động sản… giấy tờ, văn có nội dung hợp đồng, giao dịch thuộc trường hợp không chứng thực chữ ký theo quy định Điều 25 Nghị định 23; chứng thực chữ ký người dịch mà theo quy định Luật Công chứng phải công chứng dịch Nguyên nhân Nguyên nhân tồn tại, hạn chế nêu quy định pháp luật chứng thực quy định pháp luật có liên quan chưa đầy đủ hoặc chưa chặt chẽ, phù hợp Chẳng hạn, Nghị định 23 quy định chứng thực từ không lưu trữ (Điều 23) Với quy định này, thực tế có thể phát sinh trường hợp chứng thực người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối sửa chữa sau chứng thực Nếu không lưu trữ quan thực chứng thực lại khơng có sở để đối chiếu có tranh chấp, sai sót xảy khó việc giám sát tài Bên cạnh đó, khơng vướng mắc Nghị định 23 mà thiếu đồng bộ, thiếu chặt chẽ Nghị định 23 quy định xử lý vi phạm hành lĩnh vực chứng thực dẫn đến tình trạng phát sai phạm mà khơng xử lý 20 Điển hình vụ Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Thu bị phát chứng thực khơng có chính, Nghị định số 110/2013/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành tư pháp, nhân gia đình, thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã Nghị định số 67/2015/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110 không quy định hình thức xử lý đối với hành vi Ngoài ra, quy định mức phạt nhẹ đối với hành vi “sửa chữa, tẩy xóa, làm sai lệch nội dung để yêu cầu chứng thực sao” (chỉ phạt 500 nghìn đến triệu đồng) hoặc quy định xử phạt đối với hành vi “sử dụng giấy tờ giả để làm thủ tục yêu cầu chứng thực” chưa quy định thủ tục xử phạt cụ thể nên khó xử lý… vài ví dụ khác thiếu sót quy định pháp luật Đó chưa nói đến thực trạng sử dụng lưu hành giấy tờ, văn bằng, chứng giả tràn lan, loại giấy tờ, văn bằng, chứng giả làm tinh vi mà có quan Công an mới có đủ trang thiết bị để xác định xác Đây tốn khơng dễ giải đối với người có thẩm quyền chứng thực nói chung, công chứng viên thực chứng thực nói riêng Một số hạn chế quy định Quy trình chứng thực thực sao, chứng thực chữ ký Về định nghĩa chứng thực Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 Chính phủ cơng chứng, chứng thực định nghĩa chứng thực “Chứng thực việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch chữ ký cá nhân giấy tờ phục vụ cho việc thực giao dịch họ theo quy định Nghị định này” Tuy nhiên, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không có quy định định nghĩa chứng thực, mà đưa định nghĩa hoạt động chứng thực cụ thể như: chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch Điều dẫn tới thực tế đó người dân không thực hiểu rõ chất chứng thực bị nhầm lẫn hoạt động công chứng hoạt động chứng thực Trong đó chứng thực chứng nhận mặt hình thức đối với giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch còn công chứng chứng nhận mặt nội dung hợp đồng, giao dịch dịch Về quy định giấy tờ tùy thân Theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ tùy thân Tuy nhiên giấy tờ tùy thân có thể sử dụng hoạt động chứng 21 thực bao gồm loại giấy tờ luật khơng có quy định Và quy định pháp luật Việt Nam không có quy định định nghĩa giấy tờ tùy thân gì, bao gồm loại giấy tờ Việc không quy định rõ giấy tờ tùy thân gây khó cho người dân lẫn quan hành Bởi lẽ, trường hợp người dân khơng có Chứng minh nhân dân hợp lệ (như bị mất, hết hạn sử dụng ), cán thực thủ tục dễ bị lúng túng việc chấp nhận hay không chấp nhận giấy tờ khác Về chứng thực từ ● Thứ nhất, Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trách nhiệm quan, tổ chức tiếp nhận quy định mới nhằm ngăn chặn tình trạng lạm dụng có chứng thực thực thủ tục hành chính.Tuy nhiên, thực tế còn xảy tình trạng nhiều mặc dù có chiều hướng giảm so với trước Nghị định số 23 chưa ban hành Theo số liệu thống kê Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cho thấy, từ năm 2015 đến nay, số yêu cầu chứng thực tiếp tục tăng Năm 2016, chứng thực 97.126.230 (tăng 18.539.184 so với năm 2015); năm 2017 chứng thực 116.881.069 (tăng 19.754.839 so với năm 2016); tháng đầu năm 2018 chứng thực 63.595.582 (tăng gần 23% so với kỳ năm 2017) Bên cạnh đó còn xảy tình trạng số quan tiếp nhận giải thủ tục hành tự đặt thời hạn sử dụng có chứng thực (không tiếp nhận chứng thực tháng) không làm phát sinh chi phí (cả thời gian kinh phí) người dân mà còn làm gia tăng áp lực cho quan thực chứng thực ● Thứ hai, quy định chế độ lưu trữ hoạt động chứng thực Điều 14 không đặt đối với chứng thực, nhiên, thực tế lại phát sinh trường hợp chứng thực người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối sửa chữa sau chứng thực Nếu khơng lưu trữ quan thực chứng thực lại không có sở để đối chiếu có tranh chấp, sai sót xảy ra… Đặc biệt, việc nhận biết giấy tờ giả khó khăn việc làm giả tinh vi, khó phát thời đại công nghệ thông tin, điều khó khăn đối với loại giấy tờ quan có thẩm quyền nước cấp ● Thứ ba, quy định thẩm quyền chứng thực từ UBND cấp xã đối với văn bản, giấy tờ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp hoặc chứng nhận, nhiên trường hợp văn thiết lập hồn tồn tiếng nước ngồi UBND cấp xã không tiếp nhận yêu cầu mà hướng dẫn Phòng Tư pháp hoặc tổ chức hành nghề công chứng không đảm bảo mặt nội dung văn Điều dẫn tới quy định bị vô hiệu hóa không phù hợp với thực tế 22 ● Thứ tư, theo quy định Khoản 1, Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nguyên tắc người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp giấy tờ, văn dùng làm sở để chứng thực Do đó, thời gian qua, thực chứng thực từ chính, số quan thực chứng thực chủ quan khơng kiểm tra kỹ làm sở để chứng thực nên xảy tình trạng chứng thực giả, cấp sai thẩm quyền Về chứng thực chữ ký Chứng thực chữ ký việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực, theo đó quan, tổ chức có thẩm quyền chịu trách nhiệm xác nhận chữ ký giấy tờ, văn Tuy nhiên có mâu thuẫn quy định trường hợp không chứng thực chữ ký với quy định văn chuyên ngành khác, cụ thể: Đối với việc chứng thực chữ ký Giấy bán, tặng, cho xe: Tại Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 Bộ Giao thông vận tải có quy định mẫu Giấy bán, cho, tặng xe chuyên dùng: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người bán, cho, tặng xe đăng ký thường trú chứng thực chữ ký người bán, cho, tặng xe Tại Điểm g, Khoản 1, Điều 10, Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 Bộ Công an quy định: “Giấy bán, cho, tặng xe cá nhân phải có cơng chứng theo quy định pháp luật công chứng chứng thực Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chữ ký người bán, cho, tặng xe theo quy định pháp luật chứng thực” Tuy nhiên Khoản 4, Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP lại quy định trường hợp không chứng thực chữ ký “Giấy tờ, văn có nội dung hợp đồng, giao dịch”, đó việc bán, cho, tặng xe chuyên dùng hay xe cá nhân chất hợp đồng dân mặc dù với tên gọi “giấy bán xe” thực tế nội dung thỏa thuận bên việc bán, cho, tặng xe, đó thay thực chứng thực chữ ký bên phải thực chứng thực hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Cùng với đó nhiều vướng mắc xuất phát từ yếu tố khách quan Khoản 3, điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Không chứng thực chữ ký giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ XHCN Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân” 23 Thực tế sở, quy định không phát sinh vướng mắc giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực lập tiếng Việt Tuy nhiên, giấy tờ, văn đó lập tiếng nước người thực chứng thực khó có thể hiểu nội dung để giải hay từ chối thực chứng thực Vì vậy, dễ dẫn đến việc người thực chứng thực vi phạm điều cấm theo quy định Đồng thời nay, văn chính, điều chỉnh trực tiếp hoạt động chứng thực mới dừng cấp độ Nghị định Trong đó, số văn điều chỉnh lĩnh vực khác có liên quan đến hoạt động chứng thực hầu hết ban hành cấp độ luật như: Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Công chứng Do đó, nhiều vấn đề liên quan đến việc sửa đổi, bổ sung pháp luật chứng thực phải phụ thuộc tuân theo quy định văn cấp độ Luật chuyên ngành khác Vì hoạt động chứng thực điều chỉnh văn pháp lý có giá trị thấp nên mức độ tuân thủ pháp luật chứng thực quan, tổ chức, cá nhân chưa đúng mức, còn bị chi phối nhiều văn quy phạm pháp luật khác Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định quy trình chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Để quy định hoạt động chứng thực hoàn thiện phù hợp với thực tế, tác giả đề xuất số kiến nghị sau: Thứ nhất, cần quy định định nghĩa chứng thực theo hướng xác định rõ chứng thực việc quan, tổ chức có thẩm quyền chứng nhận hình thức giấy tờ, văn Từ đó có cách nhìn nhận rõ chất hoạt động chứng thực, không nhầm lẫn với hoạt động công chứng Thứ hai, để đảm bảo tính xác thực hợp pháp văn chứng thực, cần có văn hướng dẫn nghiệp vụ, đó quy định cụ thể giấy tờ giấy tờ tùy thân tùy thân hoạt động chứng thực, để đảm bảo tính thống nghiệp vụ an toàn nghề nghiệp cho công chứng viên, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân yêu cầu công chứng Thứ ba hoạt động chứng thực từ chính: Một là, quy định thời hạn sử dụng có chứng thực, theo đó có chứng thực không xác định thời hạn Hai là, quy định có chứng thực lưu trữ 01 với thời hạn lưu trữ 02 năm Ba là, sửa đổi quy định Điểm a, Khoản 2, Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP sau: “Chứng thực từ giấy tờ, văn quan có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận, trừ giấy tờ, văn tiếng nước ngoài” Bốn là, bổ sung quy định chịu trách nhiệm nội dung giấy tờ, văn chứng thực người yêu cầu chứng thực 24 Thứ tư, hoạt động chứng thực chữ ký cần có rà soát thống quy định với văn chuyên ngành đặc biệt Thông Tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 Bộ Giao thông vận tải Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 Bộ Công an theo hướng xác định việc mua bán, tặng cho xe chuyên dùng dạng hợp đồng dân Thứ năm, xây dựng phần mềm quản lý liệu chứng thực dùng chung (phục vụ lưu trữ thông tin chứng thực hợp đồng giao dịch, kết nối với phần mềm chuyên ngành có liên quan như: Công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm…) nhằm tăng cường hiệu quả, chất lượng thực chứng thực, đảm bảo xác chứng thực, đặc biệt chứng thực hợp đồng, giao dịch, hạn chế rủi ro, tranh chấp xảy ra, góp phần nâng cao hiệu quản lý công tác chứng thực./ KẾT LUẬN Thực tế cho thấy, xã hội ngày phát triển, chứng thực nhu cầu tất yếu sống, xuất phát từ nhu cầu giao dịch công dân, tổ chức nhu cầu quản lý nhà nước Nhu cầu ngày tăng mở rộng phát triển quan hệ pháp luật Việc thực thủ tục hành chính, đặc biệt việc thực giao dịch dân sự, đất đai, nhà … cần tới công cụ thiếu – đó lòng tin – xác nhận pháp luật chứng thực pháp luật tạo “lòng tin”, đồng thời công cụ pháp lý để đảm bảo lòng tin, ngăn ngừa lừa dối bên, phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, góp phần ổn định xã hội Là chủ thể có thẩm quyền thực chứng thực,công chứng viên phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký, thực tốt nhiệm vụ bảo đảm an toàn pháp lý hạn chế phòng ngừa tranh chấp, góp phần bảo vệ quyền lợi ích đáng cho nhân dân, giữ gìn ổn định trật tự xã hội Động thời trình thực thi, quy định quy trình chứng thực Nghị định số 23/2015/NĐ-CP còn bộc lộ số hạn chế Như vậy, thiết nghĩ cần phải Tiếp tục cải cách thủ tục hành hoạt động chứng thực để hoạt động chứng thực phát huy tốt vai trò đời sống xã hội, trở thành công cụ đắc lực để phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội đất nước Đồng thời hoàn thiện văn quy phạm pháp luật hệ thống pháp luật nói chung để tạo thống nhất, đồng hệ thống pháp luật, tạo thuận lợi cho người dân 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật công chứng 2006 Luật công chứng 2014 Công văn 1352/HTQTCT-CT triển khai thực Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 Bộ Công an Thông Tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 Bộ Giao thông vận tải Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 Bộ Công an Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 công chứng, chứng thực Thông tư số 20/2015/TT-BTP Bộ Tư pháp ngày 29/12/2015 quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch 10 Một số bất cập Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch kiến nghị hoàn thiện - Ths Phan Thị Phương Huyền - Khoa Đào tạo nghiệp vụ 11 Vị trí, vai trò pháp luật chứng thực hệ thống pháp luật Việt nam – Trang thông tin điện tử phòng tư pháp thành phố Tam Kỳ tỉnh Quảng Nam 26